Déplacements – Frais – Rappel

Le fonctionnaire conteste le refus de la direction de lui rembourser les frais engagés le 1^er avril 1996. Il prétend que cela contrevient à la Directive sur les voyages d'affaires en plus d'être contraire aux instructions expresses données par la direction dans la lettre de rappel qu'elle lui a adressée le 13 février 1996. Le fonctionnaire demande le remboursement intégral des frais engagés conformément à sa demande du 1^er avril 1996.

Le fonctionnaire, chef d'équipe saisonnier, a travaillé au lieu « A » du 1^er avril au 27 septembre 1996. Avant le début de la saison, tous les membres de l'équipe doivent subir un examen médical et une évaluation de la condition physique au lieu « B ». Pendant les évaluations, le fonctionnaire est considéré comme étant au travail. Celui-ci est parti de son lieu de résidence normal pour se rendre au lieu « B », puis au lieu « A ». Ces activités se sont échelonnées du 24 au 30 mars 1996.

Le représentant de l'agent négociateur commence son exposé en affirmant que la demande de remboursement du fonctionnaire a été retournée à ce dernier le 1^er mai 1996 sans avoir été traitée parce que le déplacement n'avait pas été autorisé à l'avance. Les frais engagés se rapportaient à l'évaluation de la condition physique et englobaient les frais de déplacement du fonctionnaire du 24 au 30 mars 1996 (inclusivement) :

Utilisation du véhicule personnel à la
demande de l'employeur1 017,97

Logement privé 81,00

6 petits déjeuners, 7 déjeuners, 7 soupers 293,60

Frais accessoires 24,00

Total:1 416,57

Avant 1996, le fonctionnaire pouvait s'adresser au médecin de son choix pour se faire examiner en dehors des heures ouvrables et il n'était pas obligé de se soumettre à une évaluation de la condition physique. En 1996, il s'attendait à recevoir la lettre habituelle de rappel au travail pour le 1^er avril 1996.

Le 13 février 1996, le fonctionnaire a reçu un avis de rappel modifié lui demandant de confirmer, au plus tard le 8 mars 1996, qu'il acceptait l'offre d'emploi pour la période du 1^er avril au 27 septembre 1996. Les deuxième et troisième paragraphes l'informaient de deux changements par rapport aux années antérieures : il devait subir un examen médical avant d'assumer ses fonctions, lequel examen serait effectué par un médecin de Santé Canada qui se trouverait au lieu « B » les 28 et 29 mars ainsi que du 22 au 26 avril 1996; il devait prendre rendez-vous par téléphone. Le ministère lui a également indiqué qu'à la même occasion il y aurait une évaluation de sa condition physique.

Le représentant soutient que le fonctionnaire a interprété la phrase : « Vous devez subir un examen médical avant d'assumer vos fonctions » comme un ordre de l'employeur, et il a pris des dispositions pour se rendre au lieu « B » afin de subir l'examen médical et l'évaluation de sa condition physique.

Le fonctionnaire a quitté son lieu de résidence habituelle le 24 mars 1996 et est arrivé au lieu « B » le 27 mars 1996. Les 28 et 29 mars, il s'est fait examiner par le médecin et s'est soumis à l'évaluation de sa condition physique, qui comprenait des activités liées à son travail. Selon le représentant, le fonctionnaire n'avait pas le choix; on lui avait dit quand, pourquoi et où se présenter au lieu « B ».

Le 30 mars, le fonctionnaire s'est rendu au lieu « A », son lieu de travail. Le 1^er avril 1996, il s'est présenté au travail et a demandé le remboursement de ses dépenses. Sa demande ayant été rejetée, il a décidé de déposer un grief, lequel a été accueilli en partie du fait que l'employeur lui a remboursé 135,50 $ au titre des frais de logement et de repas engagés au cours de son séjour de deux jours au lieu « B ». Les frais de déplacement depuis sa résidence n'ont pas été remboursés.

Le fonctionnaire estime que la lettre de rappel datée du 16 février 1996 lui ordonnait de se rendre au lieu « B ». Il a obtempéré et a demandé le remboursement de ses frais.

En 1997, le fonctionnaire a assumé les frais de déplacement entre son lieu de résidence et le lieu « A ». La différence entre les deux cas tient au libellé des deuxième et troisième paragraphes de la lettre de 1996 qui ne lui laissait pas le choix – il devait obéir aux ordres faute de quoi il perdrait son emploi saisonnier d'une durée indéterminée.

Le fonctionnaire a conclu que la lettre de rappel datée du 16 février 1996 l'autorisait à faire le voyage aux frais de l'employeur. Il a soutenu que l'employeur a contrevenu à l'esprit de la directive en lui ordonnant, par écrit, de se présenter au travail puis en refusant d'approuver sa demande de remboursement des dépenses réelles et raisonnables engagées lors du déplacement.

Le représentant du ministère a commencé son exposé en disant qu'il s'agit de déterminer en l'espèce si l'employeur doit rembourser les frais de déplacement engagés par le fonctionnaire s'estimant lésé pour se rendre de son lieu de résidence au lieu « A » étant donné qu'en cours de route il devait nécessairement faire un arrêt au lieu « B » pour se soumettre à un examen médical et à une évaluation de sa condition physique.

Le fonctionnaire travaille pour le ministère en qualité d'employé saisonnier pour une durée indéterminée depuis la saison des incendies de 1991. L'employeur ne lui a jamais remboursé ses frais de déplacement entre son lieu de résidence et le lieu « A », puisqu'il lui incombait de se présenter au travail à cet endroit.

La Directive sur les voyages d'affaires précise que le fonctionnaire doit assumer les frais de transport entre son lieu de résidence et son lieu de travail. Le représentant croit qu'une personne qui habite en Colombie-Britannique doit passer par le lieu « B » pour se rendre au lieu « A ».

La Directive sur les voyages d'affaires précise également ce qui suit : « Tous les voyages d'affaires, et notamment le moyen et la classe de transport, de même que le genre de logement précis, doivent être autorisés par écrit au préalable, au moyen de la formule « Autorisation de voyager et avance » ». La disposition sur les responsabilités est claire du fait qu'elle précise que le voyageur doit « obtenir l'autorisation préalable de voyager ».

Le représentant affirme que le ministère n'a jamais remboursé les frais de déplacement entre le lieu de résidence et le lieu de travail de l'employé, et qu'aucun autre employé saisonnier n'a obtenu le remboursement des frais de déplacement entre le lieu de résidence et le lieu « B ». Les frais de déplacement auraient été remboursés uniquement si l'employé s'était déjà trouvé à son lieu de travail quand l'ordre lui a été donné de se rendre au lieu « B » pour subir les examens particuliers.

Le fonctionnaire a obtenu le remboursement des frais de logement et de repas engagés pendant son séjour au lieu « B » pour subir l'examen médical et l'évaluation de sa condition physique. Le remboursement des frais de déplacement s'est élevé à 135,50 $, ce qui comprend deux nuits (28 et 29 mars) au lieu « B », l'indemnité quotidienne composée pour les repas du 29 mars plus le souper du 28 mars, ainsi que le petit déjeuner et le déjeuner du 30 mars 1996.

Le ministère soutient que rien dans l'avis de rappel daté du 13 février 1996 n'indique que la direction a autorisé des frais de déplacement étant donné que le fonctionnaire doit se présenter au lieu « A » de son propre chef, même s'il a fait valoir que l'avis de rappel constituait une autorisation de voyager et que ses collègues ont obtenu le remboursement de ce type de dépenses, soit les dépenses engagées pour se rendre du lieu de résidence au lieu de travail. En réalité, il fait ce trajet depuis 1991. Il a été rémunéré pour la journée du 29 mars 1996 où il a subi l'examen médical et l'évaluation de sa condition physique.

L'avis de rappel daté du 13 février 1996 précisait les dates auxquelles le fonctionnaire devait se présenter au travail et subir les examens. En outre, l'avis indiquait que le fonctionnaire avait jusqu'au 8 mars 1996 pour confirmer son intention de réintégrer son poste. La direction n'a pas indiqué que le fonctionnaire était en déplacement. Le fonctionnaire ne s'est pas renseigné au sujet du remboursement de ses frais de déplacement puisqu'il savait qu'il n'y avait pas droit parce qu'il lui incombait de se présenter au travail.

Le Comité exécutif accepte le rapport du Comité des voyages en service commandé qui conclut que le fonctionnaire n'a pas été traité en conformité avec les articles 1.1.2 et 1.1.4 de la Directive sur les voyages d'affaires en ce sens qu'il a droit au remboursement des frais engagés pour se rendre de endroit "B", sa zone d'affectation, et en revenir. Étant donné que tous les autres employés ont eu droit au remboursement des frais de déplacement de leur lieu de travail, l'employé devrait voir a droit au remboursement des mêmes frais pour faire évaluer sa condition médicale et physique avant d'entreprendre ses fonctions le 1^er avril.

Le grief est accueilli.