DSE 56 - Indemnités et dispositions connexes/Prime de SE

Le fonctionnaire a contesté, par voie de grief, la décision de l'employeur de ne pas tenir compte de ses années de service à l'extérieur du Canada à titre d'employé participant au programme Échanges Canada (du premier trimestre de 1996 jusqu'au 31 juillet 2001) dans le calcul de la prime de service extérieur pour son affectation actuelle qui a commencé en août 2001. Le fonctionnaire a demandé que le calcul de points utilisé afin d'établir la prime de service extérieur pour son affectation actuelle englobe le temps qu'il a passé dans un pays étranger dans le cadre du programme Échanges Canada. En outre, le fonctionnaire a demandé que le rajustement soit rétroactif au mois d'août 2001.

Le fonctionnaire s'estimant lésé a accepté une affectation à l'étranger dans une organisation d'accueil dans le cadre du programme Échanges Canada. L'affectation a commencé le 4 novembre 1996 et a pris fin le 31 juillet 2001.

Dans une lettre datée du 29 octobre 1996, le représentant syndical a convenu de renoncer à l'application de la DSE durant l'affectation à l'étranger. Le fonctionnaire s'estimant lésé a indiqué être pleinement satisfait des avantages négociés avec l'organisation d'accueil.

En août 2001, le fonctionnaire s'estimant lésé a accepté une autre affectation au sein d'un organisme gouvernemental. En septembre 2001, il a demandé que l'employeur tienne compte des mois de travail pour l'organisation d'accueil dans le calcul de sa prime de service extérieur. L'employeur a rejeté la demande.

Même si le fonctionnaire s'estimant lésé s'est adressé aux niveaux supérieurs de l'organisme gouvernemental au sujet de cette affaire, l'employeur a confirmé le 14 avril 2003 le rejet de sa demande. Le 25 avril 2003, le fonctionnaire s'estimant lésé a déposé un grief.

Exposé de l'agent négociateur sur le respect des délais

Le représentant de l'agent négociateur a indiqué son désaccord à l'égard de l'objection soulevée par l'employeur concernant le fait que le grief avait été jugé hors délai.

Le 20 septembre 2001, le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu une réponse de l'employeur indiquant que les mois passés à l'étranger à l'emploi d'une organisation d'accueil seraient comptabilisés dans le calcul des primes de service extérieur versées durant l'affectation en cours. Dans sa réponse, l'employeur citait une source du Conseil du Trésor qui a amené le fonctionnaire s'estimant lésé à conclure que la situation avait été non seulement mal comprise mais également mal interprétée. Le fonctionnaire s'estimant lésé ne demandait pas le paiement rétroactif des primes auxquelles il avait renoncé.

Insatisfait de la réponse reçue, le fonctionnaire s'estimant lésé s'est adressé aux niveaux supérieurs de l'organisme gouvernemental qui ont porté l'affaire à l'attention des autorités appropriées conformément aux circonstances discutées durant une réunion d'équipe. Une note de service datée du 25 avril 2002 préparée et présentée aux responsables de l'organisme gouvernemental faisait référence à la situation du fonctionnaire s'estimant lésé, sans toutefois le nommer, et à d'autres personnes aux prises avec le même problème. Le fonctionnaire s'estimant lésé a attendu plusieurs mois, mais n'a reçu aucune réponse à la note de service.

En décembre 2002, le fonctionnaire s'estimant lésé a une fois de plus discuté de la question avec un gestionnaire des ressources humaines de l'organisme gouvernemental durant une réunion sur le terrain. Cette personne a communiqué avec les autorités appropriées, ce qui a donné lieu à un échange de courriels. Toutefois, le 14 avril 2003, cette personne a répété la même interprétation de la DSE 56 que l'employeur avait déjà indiqué en septembre 2001.

Jusqu'à ce moment-là, le fonctionnaire s'estimant lésé avait espéré qu'une meilleure compréhension de la situation inciterait l'employeur à reconsidérer sa position. Ainsi, en avril 2003, le fonctionnaire s'estimant lésé a constaté qu'il se trouvait devant une impasse et que tous les recours internes avaient été épuisés.

Son représentant syndical a suggéré de déposer un grief sans délai, ce qui a été fait le 25 avril 2003, seulement sept jours ouvrables après avoir reçu la réponse de l'employeur.

Le représentant de l'agent négociateur maintient que la recevabilité du grief ne fait aucun doute et donne donc au fonctionnaire s'estimant lésé une chance d'être entendu et de préciser cet enjeu fondamental.

Exposé de l'agent négociateur sur le fond de l'affaire

Le représentant de l'agent négociateur précise principalement la portée et la nature du grief. Contrairement à ce qu'avait indiqué l'employeur, le fonctionnaire s'estimant lésé ne demande pas le paiement rétroactif de la prime de service extérieur pour les années de service à l'étranger, mais plutôt qu'on tienne compte des mois de travail pour l'organisme gouvernemental dans le calcul des primes de l'affectation actuelle et des affectations subséquentes.

La question qui doit être tranchée est de déterminer si la durée d'une affectation à l'étranger doit ou non être comptabilisée dans le calcul de la prime de service extérieur des affectations subséquentes, dans un cas où le fonctionnaire aurait eu droit à cette prime, mais a décidé d'y renoncer.

En 1996, le fonctionnaire s'estimant lésé a participé à une affectation à l'étranger dans le cadre du programme Échanges Canada, un programme administré par la Commission de la fonction publique pour aider à diversifier l'expérience et les compétences des fonctionnaires fédéraux. À l'époque, le fonctionnaire s'estimant lésé était un employé de l'organisme gouvernemental et travaillait pour une organisation d'accueil. Cette initiative avait été entreprise avec le soutien de l'employeur et de l'organisme gouvernemental, en collaboration avec l'organisation d'accueil.

Le représentant de l'agent négociateur souhaite préciser quelques faits concernant l'affectation du fonctionnaire s'estimant lésé :

• le fonctionnaire s'estimant lésé était le seul fonctionnaire canadien engagé dans le projet. Un des collègues du fonctionnaire s'estimant lésé était un consultant canadien. L'entreprise privée avait embauché 24 consultants étrangers pour une affectation d'une année;
• tous les employés de l'organisme d'accueil travaillant sur le projet étaient admissibles aux mêmes normes administratives; cette démarche assurait la cohérence interne du projet;
• si le fonctionnaire s'estimant lésé avait reçu les paiements prévus par la DSE, ceci aurait entraîné des distorsions dans le paiement d'indemnités aux employés, des complications de nature administrative et des coûts suppléémentaires pour l'organisation d'accueil responsable de la gestion du projet (les règles suivies par l'organisation d'accueil et les avantages offerts étaient différents des règles et des avantages en vigueur à l'organisme gouvernemental, c.-à-d., les règles et avantages fixés dans les Directives sur le service extérieur);
• à l'Annexe A de l'entente conclue le 1^er novembre 1996 dans le cadre du programme Échanges Canada, on indique que les normes de l'organisation d'accueil ont préséance et on décrit le rôle de l'organisation d'accueil dans l'approbation des coûts;
• ainsi, il était plus simple, logique et efficace d'uniformiser les primes et les avantages offerts à toutes les personnes travaillant sur le projet.

Le représentant de l'agent négociateur attire l'attention sur un des principes énoncés dans l'introduction de la DSE, soit le principe de l'encouragement :

Ce principe est réitéré dans l'introduction de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur

Le représentant de l'agent négociateur fait remarquer que le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu de l'organisme gouvernemental un salaire et des avantages et qu'il était un fonctionnaire affecté à l'étranger au sens de la DSE 3.01(b). En fait, durant toute l'affectation, qui a duré près de cinq ans, le fonctionnaire s'estimant lésé n'était pas en congé sans solde, mais est demeuré un fonctionnaire payé par l'organisme gouvernemental. Ce statut d'employé est conforme aux lignes directrices du programme Échanges Canada :

Le représentant de l'agent négociateur cite également le préambule de ces lignes directrices :

Le représentant de l'agent négociateur maintient que le fonctionnaire s'estimant lésé était admissible à l'indemnité incitative de service extérieur. Le fonctionnaire s'estimant lésé a choisi d'y renoncer, comme il peut le faire en vertu des lignes directrices du programme Échanges Canada :

et avec l'approbation du représentant syndical, comme l'indique précisément la DSE 56.04(b) :

Le représentant de l'agent négociateur explique qu'en renonçant aux sommes d'argent auxquelles il aurait eu droit si la DSE s'était appliquée, le fonctionnaire s'estimant lésé ne renonçait pas aux droits de comptabiliser les années de service en vue du calcul de la prime de service extérieur des affectations subséquentes.

Le représentant de l'agent négociateur croit qu'en renonçant à l'application de la DSE, le fonctionnaire s'estimant lésé a permis à l'organisme gouvernemental, et donc au gouvernement du Canada, de réaliser d'importantes économies entre novembre 1996 et juillet 2001, grâce à l'application des normes de l'organisation d'accueil. Il ne serait pas juste de pénaliser le fonctionnaire s'estimant lésé d'avoir renoncé à la prime prévue par la DSE, ce qui était dans le meilleur intérêt de l'employeur et du gouvernement du Canada.

Le représentant de l'agent négociateur indique qu'un calcul rapide établit à 4 000 $ la différence entre la prime de service extérieur reçue par le fonctionnaire s'estimant lésé et le montant auquel ce dernier aurait eu droit si l'on avait tenu compte des mois de travail effectué pour l'organisme gouvernemental entre 1996 et 2001. Ces années sont comptabilisées dans le calcul de la prestation de retraite, du congé annuel et d'autres services liés au statut de fonctionnaire.

Le représentant de l'agent négociateur demande que le Comité examine attentivement les circonstances particulières de cette affaire et respecte le principe des indemnités incitatives prévues par la DSE, de même que les principes de la justice naturelle. Pour toutes ces raisons, le présent grief devrait être accueilli et les mesures correctives demandées devraient être accordées.

Exposé du ministère sur le respect des délais

Le représentant du ministère indique que le fonctionnaire s'estimant lésé a découvert le 20 septembre 2001 que la durée de l'affectation au sein d'une entreprise privée dans le cadre du programme Échanges Canada n'était pas comptabilisée dans le calcul de la prime de service extérieur des affectations subséquentes. L'employeur l'avait clairement informé par courriel à ce sujet : [traduction] « En aucun cas un fonctionnaire ne peut se voir créditer des points pour une prime de service extérieur non reçue ».

Rien ne laissait entendre dans ce courriel qu'il s'agissait d'une réponse temporaire et que le fonctionnaire s'estimant lésé pouvait s'attendre à toute autre réponse. Ainsi, le fonctionnaire s'estimant lésé était parfaitement au courant des circonstances ayant donné lieu au grief dès septembre 2001. Malgré cela, le fonctionnaire s'estimant lésé a déposé un grief 19 mois plus tard, soit le 25 avril 2003.

Le représentant du ministère croit que le fonctionnaire s'estimant lésé a profité d'une rencontre avec les gestionnaires des ressources humaines de l'organisme gouvernemental, durant une réunion sur le terrain en décembre 2002, pour soulever à nouveau cette question. Ce gestionnaire s'est adressé aux autorités appropriées, qui par la suite ont confirmé la décision de l'employeur fournie en septembre 2001. Cette situation ne suggérait pas que le fonctionnaire s'estimant lésé profiterait d'une nouvelle échéance.

Les raisons fournies par le fonctionnaire s'estimant lésé ne suffisent pas à montrer que le grief a été déposé dans les délais prescrits. Ainsi, le représentant du ministère conclut que le grief est irrecevable et qu'il devrait être rejeté.

Exposé du ministère sur le fond de l'affaire

Le fonctionnaire s'estimant lésé a participé au programme Échanges Canada dans le but d'accepter une affectation au sein d'une organisation d'accueil. L'entente originale prévoyait une affectation de deux ans, commençant le 4 novembre 1996 et prenant fin le 4 novembre 1998. Toutefois, l'affectation a été prolongée à deux reprises et a pris fin le 31 juillet 2001. Durant cette période, le fonctionnaire s'estimant lésé a pris un congé payé alors qu'il travaillait pour l'organisation d'accueil. Dans le cadre du programme Échanges Canada, l'organisation d'accueil rembourse à l'organisme gouvernemental le salaire et les avantages du fonctionnaire s'estimant lésé. Ainsi, le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu un salaire de l'organisme gouvernemental mais travaillait pour l'organisation d'accueil, qui en bout de ligne, payait son salaire.

Le représentant du ministère fait remarquer que l'entente originale, qui établit les conditions de l'affectation du fonctionnaire s'estimant lésé dans le cadre du programme Échanges Canada, dressait la liste des avantages qui seraient payés au fonctionnaire s'estimant lésé par l'organisation d'accueil.

Le représentant du ministère indique que la DSE 3.01(d)(iv) précise que lorsqu'un fonctionnaire prend un congé avec solde pour être libre d'accepter une affectation au sein d'une organisation d'accueil exerçant des activités à l'extérieur du Canada et que cette organisation ne fournit aucune aide financière ni avantages connexes, la DSE peut s'appliquer. Mais dans ce cas, le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu une aide financière et des avantages connexes de l'organisation d'accueil. Ainsi, la DSE, incluant la DSE 56 et tous les avantages connexes, ne s'applique pas à l'affectation en question.

Le représentant du ministère fait remarquer que le fonctionnaire s'estimant lésé a accepté que la DSE ne s'applique pas à cette affectation. Dans une lettre datée du 29 octobre 1996 et adressée au représentant syndical, le fonctionnaire s'estimant lésé a indiqué que l'applicabilité de la DSE avait été examinée et, après avoir sérieusement étudié la question, il a été convenu que la DSE ne s'appliquerait pas à l'affectation puisque le fonctionnaire s'estimant lésé était pleinement satisfait des avantages négociés avec l'organisation d'accueil. Le représentant du ministère indique que le représentant syndical du fonctionnaire s'estimant lésé a lui aussi donné son accord en signant la lettre en question, approuvant ainsi que la DSE ne s'applique pas à cette affectation. De plus, le représentant du ministère fait remarquer que le troisième paragraphe de la lettre indiquait clairement que le fonctionnaire s'estimant lésé ne peut demander à la fois les avantages négociés avec l'organisation d'accueil et les avantages prévus dans les DSE. Ainsi, le représentant du ministère conclut que le fonctionnaire s'estimant lésé était parfaitement au courant des faits lorsqu'il a accepté les avantages fournis par l'entreprise privée.

Le représentant du ministère indique que selon la DSE 56.04(b), aux fins du calcul des points conformément à la présente directive, un fonctionnaire sera réputé avoir accumulé un point pour service à l'étranger s'il a droit à une prime de service extérieur pour dix jours de rémunération dans un mois civil. Par contre dans le présent cas, le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas droit à la prime de service extérieur durant l'affectation au sein de l'entreprise privée puisque, comme on l'a déjà indiqué, la DSE ne s'appliquait pas à cette affectation. Par conséquent, le fonctionnaire s'estimant lésé n'aurait reçu aucun point pour les mois de travail à l'étranger pour le compte de l'organisation d'accueil. Le représentant du ministère fait remarquer que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas demandé qu'on lui paye la prime de service extérieur, seulement de recevoir les points.

Le représentant du ministère indique également que les directives du programme Échanges Canada mentionnent clairement que la DSE ne s'applique pas automatiquement aux affectations de fonctionnaires à l'étranger. Le simple fait de participer au programme Échanges Canada ne rend pas le fonctionnaire s'estimant lésé admissible à la DSE qui, bien sûr, comprend les points calculés en vertu de la DSE 56.

Le représentant du ministère conclut en résumant les points suivants :

• Même si le fonctionnaire s'estimant lésé a été clairement informé des circonstances ayant donné lieu au grief le 20 septembre 2001, le grief a été déposé le 25 avril 2003. Le grief déposé est donc hors délai;
• Le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu de l'organisation d'accueil une aide financière et des avantages connexes, et la DSE (conformément à la DSE 3), qui comprend naturellement la DSE 56 et tous les avantages qui y sont inclus, ne s'appliquait pas à l'affectation en vertu de laquelle le fonctionnaire s'estimant lésé a profité d'un congé payé;
• L'échange de correspondance entre le fonctionnaire s'estimant lésé et le représentant syndical a révélé qu'ils étaient tous les deux pleinement d'accord avec le fait que la DSE ne s'appliquait pas à l'affectation du fonctionnaire s'estimant lésé au sein de l'organisation d'accueil.

Le représentant du ministère juge qu'il est impossible de conclure que le fonctionnaire s'estimant lésé avait droit à la prime de service extérieur et aux points de service extérieur pour une affectation au sein de l'organisation d'accueil dans le cadre du programme Échanges Canada. Le grief devrait être rejeté et, par conséquent, les mesures correctives demandées ne devraient pas être accordées.

Les membres du Comité exécutif examinent le rapport de la majorité du Comité des directives sur le service extérieur et concluent qu'ils ne parviennent pas à s'entendre sur la question à savoir si le fonctionnaire a été traité selon l'esprit de la Directive. Le Comité se trouve donc dans une impasse.