Frais de voyage – Indemnité pour logement particulier

21.4.845 : Le fonctionnaire interjette appel du refus de la direction de lui rembourser la totalité des frais de voyage encourus alors qu'il était en déplacement à l'extérieur de la zone d'affectation puisqu'il avait conservé une résidence dans la zone de déplacement désigné. Le fonctionnaire demande que ses frais de voyage lui soient remboursés conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages de 1993 et que la direction applique les dispositions de la Directive sur les voyages relatives aux repas, à l'hébergement privé et les frais accessoires.

21.4.846 : La fonctionnaire interjette appel du refus de la direction de lui rembourser le taux d'hébergement privé en vertu de la Directive sur les voyages de 2002 alors qu'elle était en déplacement en dehors de la zone d'affectation. La fonctionnaire demande le remboursement de ces dépenses légitimes encourues.

La fonctionnaire s'estimant lésée possède deux résidences dans deux villes différentes – une à l'emplacement X et l'autre à l'emplacement Y. À titre de conseillère de secteur, la fonctionnaire s'estimant lésée est affectée à un secteur géographique qui comprend l'emplacement X.

La fonctionnaire s'estimant lésée doit se déplacer dans une zone désignée et, à ce titre, elle a droit à l'indemnité de logement particulier, de repas et de frais accessoires lorsqu'elle effectue un déplacement autorisé pour rencontrer des clients dans sa zone désignée puisqu'elle doit se rendre à plus de 16 kilomètres de son lieu de travail.

La direction reconnaît que les frais de logement particulier ont été remboursés par erreur par le passé. Puisque la fonctionnaire s'estimant lésée n'a été avisée de l'interprétation correcte de la Directive sur les voyages que le 12 septembre 2002, la direction a accepté de rembourser les frais de logement particulier encourus avant la date en question.

La fonctionnaire s'estimant lésée s'est également vu rembourser des frais de déplacement, tels que le kilométrage, la location d'un véhicule et l'essence pour des déplacements liés à son emploi lorsqu'elle s'était rendue à plus de 16 kilomètres de la seconde résidence entre le 12 septembre et le 1^er octobre 2002.

Le représentant de l'agent négociateur indique qu'il y a deux griefs en instance. Le premier porte sur les droits en vertu de la Directive sur les voyages (1993), alors que le second porte sur les mêmes droits prévus par la nouvelle Directive sur les voyages (en vigueur depuis octobre 2002).

1.  Le premier grief a été déposé à la suite de l'exclusion des frais de logement particulier, de repas et de frais accessoires de la demande de remboursement des dépenses de voyage encourues en juillet et août 2002. La direction a toutefois reconnu que les frais de logement particulier avaient été remboursés par erreur par le passé et a donc partiellement accueilli le grief.

Cette décision n'a pas complètement satisfait la fonctionnaire s'estimant lésée, qui souhaitait obtenir le remboursement de l'ensemble de ses dépenses légitimes. En fait, elle cherchait à obtenir le remboursement des dépenses encourues en juillet et août 2002. Ces dépenses de déplacement lui avaient été remboursées précédemment jusqu'au 12 septembre 2002, date à laquelle la fonctionnaire s'estimant lésée a été avisée de l'interprétation correcte de la Directive sur les voyages. Le remboursement des frais de logement particulier était une indication que le grief n'était que partiellement accueilli, et l'agent négociateur, au nom de la fonctionnaire s'estimant lésée, cherchait à ce que le grief soit pleinement accueilli.

2.  Le deuxième grief a été déposé à la suite du refus par la direction des demandes de remboursement de la fonctionnaire s'estimant lésée pour des dépenses encourues en octobre et novembre 2002.

Le représentant de l'agent négociateur maintient qu'aucune mention n'est faite dans la Directive sur les voyages la plus courante (2002) concernant une seconde résidence et, en fait, il n'y a aucune référence à une seconde résidence primaire non plus. 

Le représentant de l'agent négociateur mentionne un certain nombre de modifications additionnelles apportées à la Directive sur les voyages, qui visent à majorer les indemnités de logement particulier, de repas et de frais accessoires auxquelles la fonctionnaire s'estimant lésée a droit :

Les principes de la nouvelle politique sur les voyages énoncés dans un communiqué du CNM daté du 26 juin 2000; certaines définitions, incluant celles de logement particulier, de situation de déplacement et de Permanent/régulier; et l'article 1.1; 3.3 Module 3-3.3.1 et 3.3.7 de la Directive sur les voyages.

En conclusion, le représentant de l'agent négociateur demande au Comité de préciser les dépenses de voyage pour lesquelles la fonctionnaire s'estimant lésée est admissible à un remboursement.

Le représentant du ministère commence en fournissant au Comité des renseignements de base sur la fonctionnaire s'estimant lésée :

En examinant le grief déposé par la fonctionnaire au premier palier de la procédure, la direction a reconnu que les frais de logement particulier avaient été remboursés par erreur par le passé. Puisque la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait été avisée du changement d'interprétation que le 12 septembre 2002, la direction a conclu que les changements n'entreraient en vigueur qu'à compter de cette date. Par conséquent, le grief a été partiellement accueilli dans la réponse au premier palier de la procédure de règlement des griefs. Cette décision de verser l'indemnité de logement particulier se retrouve dans l'approbation de deux demandes modifiées de remboursement de dépenses de voyage. Dans une certaine mesure, l'employeur est d'avis que la demande de remboursement des frais de logement particulier présentée dans le grief a été satisfaite.

Le 10 décembre 2002, la fonctionnaire s'estimant lésée a transmis un grief au deuxième niveau de la procédure de règlement des griefs du CNM. Dans la réponse au deuxième palier de la procédure datée du 26 mai 2003, l'agent de liaison ministériel du CNM a fait remarquer qu'au premier palier de la procédure, le représentant de l'employeur avait accepté de rembourser à la fonctionnaire les frais de logement particulier. Dans cette mesure, le grief a déjà été accueilli. Durant la période de déplacement en question, la fonctionnaire s'estimant lésée a séjourné dans sa résidence privée de l'emplacement Y, et le ministère a consenti à rembourser à la fonctionnaire s'estimant lésée les frais de repas pris à une distance supérieure à 16 kilomètres de cette résidence. Compte tenu de ces faits, le représentant ministériel a tourvé que la fonctionnaire s'estimant lésée avait été traitée selon l'esprit de la directive sur les voyages qui était en vigueur avant le 1^er octobre 2002.

Le représentant du ministère fait remarquer que dans les deux demandes de remboursement des frais de déplacement, la fonctionnaire s'estimant lésée a indiqué l'emplacement Z comme étant l'adresse de la résidence, alors que l'emplacement X continue à être considéré comme un domicile. Il s'agit d'un changement par rapport à toutes les demandes de remboursement précédentes.

Dans le cas présent, le représentant ministériel soutient que deux questions doivent être réglées par le Comité : 

1.  En ce qui concerne le premier grief, il faut déterminer si la fonctionnaire s'estimant lésée a été traitée selon l'esprit de la précédente Directive sur les voyages. En ce qui concerne cette détermination, le logement particulier est la seule question soulevée dans le grief déposé par la fonctionnaire. L'examen de toute autre question, telle que l'indemnité de repas ou l'indemnité des frais accessoires, aurait l'effet de modifier le grief.

2.  En ce qui concerne le deuxième grief, il faut déterminer si la fonctionnaire s'estimant lésée a été traitée selon l'esprit de la nouvelle Directive sur les voyages. Plus précisément, est-ce que la fonctionnaire s'estimant lésée avait droit au remboursement des frais de logement particulier, des frais accessoires, du petit déjeuner et du souper durant son séjour à l'emplacement Y?

Pour trancher la première question, le représentant du ministère fait référence aux paragraphes 1.1.3; 1.2.2; 1.10.1; 4.1.1; et 4.6 de la Directive sur les voyages.

En se fondant sur ces définitions et sur les dispositions pertinentes de la Directive, le représentant du ministère indique que le logement à l'emplacement Y est en fait la résidence principale ou primaire de la fonctionnaire s'estimant lésée.

Le représentant du ministère fait référence à la décision Clarke rendue par la CRTFP (166-2-13543). Dans cette décision, le fonctionnaire s'estimant lésé, qui était affecté au bureau de Fredericton, avait un appartement à la fois à Fredericton et à Moncton. Lorsque le fonctionnaire s'estimant lésé a été affecté temporairement au bureau d'Amherst, qui est à une distance suffisamment proche de Moncton pour qu'il puisse s'y rendre et en revenir tous les jours, il prétendait qu'il était en déplacement et qu'il avait droit au remboursement des dépenses de logement au taux non commercial. L'arbitre a indiqué que le fonctionnaire s'estimant lésé devait être absent de son domicile et en dehors de sa zone d'affectation pour être considéré en déplacement, et que le terme « domicile » comprenait une deuxième résidence. Le grief de M. Clarke a donc été rejeté. À notre avis, cette décision établit un précédent et devrait s'appliquer au grief de la fonctionnaire s'estimant lésée.

Pour trancher la deuxième question, le représentant du ministère fait référence aux principes de la nouvelle politique sur les voyages énoncés dans un communiqué du CNM daté du 26 juin 2000; l'objet et la portée; ainsi que des définitions pertinentes établies dans la Directive sur les voyages actuelle.

En conclusion, le représentant du ministère maintient que la fonctionnaire s'estimant lésée est remboursée pour tous les frais réels encourus liés à son travail qui comprend la visite de clients dans la zone de l'emplacement Z. La fonctionnaire s'estimant lésée est, en fait, considérée en déplacement journalier durant ces journées et est remboursée en conséquence. Il s'agit d'un traitement juste, raisonnable et cohérent. Le remboursement à la fonctionnaire s'estimant lésée d'autres dépenses que les dépenses autorisées pour un voyage le même jour se traduirait par un gain personnel, ce qui sera une violation de l'esprit de la Directive sur les voyages. Par conséquent, la fonctionnaire s'estimant lésée a été et est traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages. 

Le Comité exécutif étudie et approuve le rapport du Comité des voyages en service commandé concernant le grief 21.4.845 qui a conclu que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages de 1993. Il est convenu que la décision initiale de payer au fonctionnaire les repas et des prestations connexes dans de telles circonstances avait été une erreur et que la décision subséquente de la direction de ne pas continuer à payer était conforme à l'esprit de la Directive. Le Comité exécutif rejette le grief.

Le Comité exécutif étudie et approuve le rapport du Comité des voyages en service commandé concernant le grief 21.4.846 qui a conclu que la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait pas été traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages de 2002 pour les raisons suivantes :

• la résidence principale de la fonctionnaire s'estimant lésée était située dans un autre emplacement;
• quand la fonctionnaire se trouvait en dehors de la zone d'affectation (16 kilomètres), elle était en déplacement;
• dans ce cas, la fonctionnaire s'estimant lésée était en déplacement à 120 kilomètres de sa zone d'affectation.

Il est convenu que le taux d'hébergement privé et que toutes les dispositions sur les frais de voyage prévus en vertu du Module 3 de la Directive sur les voyages de 2002 devraient s'appliquer. Il est également noté qu'il n'y a aucune preuve que la fonctionnaire s'estimant lésée était en déplacement à un moment ou l'autre en vertu du statut déterminé dans le Module 2 de la Directive sur les voyages de 2002. Ainsi, le Comité exécutif accepte que tous les aspects du Module 3 de la Directive sur les voyages soient respectés. Le Comité exécutif accueille le grief.