le 27 October 2004
21.4.848
Le fonctionnaire se plaint de ne pas avoir reçu le remboursement des frais de réinstallation. Le fonctionnaire s'estimant lésé cherche à obtenir le remboursement des frais de réinstallation/une indemnité. La direction fait valoir le non-respect des délais.
Le fonctionnaire s'estimant lésé a été muté de l'emplacement X à l'emplacement Y le 1er octobre 2001. À ce moment, l'employeur n'a pas discuté de la possibilité de rembourser les frais de réinstallation, mais lorsque le fonctionnaire s'estimant lésé a posé quelques questions à ce sujet, il a été informé oralement par un adjoint en dotation qu'il n'avait pas droit au remboursement des frais de réinstallation. Le personnel de bureau n'était pas admissible au remboursement des frais de réinstallation en vertu de la Directive sur la réinstallation. Dans la lettre de mutation du fonctionnaire s'estimant lésé, aucune mention n'était faite aux frais de réinstallation. Le 17 février 2003, à la demande du fonctionnaire s'estimant lésé, le représentant syndical a de nouveau soulevé la question et a reçu une réponse officielle du ministère uniquement le 13 mars 2003. Le grief a été déposé le 14 avril 2003.
Le représentant de l'agent négociateur, en ce qui concerne la question préliminaire du non-respect des délais, prétend que, en réalité, le grief susmentionné est recevable. Des notes suffisamment explicites, préparées par le fonctionnaire s'estimant lésé, permettent de démontrer qu'il a été mal informé par le ministère avant, durant et après la mutation, et ce, à maintes reprises et par le personnel de différents secteurs du ministère, incluant le personnel de la dotation, des finances et des relations de travail. Le personnel de bureau n'était pas admissible au remboursement des dépenses en vertu de la Directive sur la réinstallation. Ces notes décrivent les nombreux efforts déployés par le fonctionnaire s'estimant lésé pour tenter d'obtenir des renseignements précis, le tout appuyé par les références applicables tirées de la Directive sur la réinstallation.
Le représentant de l'agent négociateur maintient que le délai, dans cette affaire, a été causé par le ministère, et ce, malgré les tentatives du fonctionnaire s'estimant lésé et du syndicat pour obtenir une réponse définitive du ministère. La réponse officielle finale n'a été reçue que le 13 mars 2003, et le grief a été déposé dans le délai requis de vingt-cinq (25) jours, le 14 avril 2003.
En ce qui concerne le bien-fondé du grief, le représentant de l'agent négociateur cite le paragraphe 1.7.4 de la Directive sur la réinstallation pour faire valoir son point de vue :
Il faut informer l'employé par écrit des dispositions de la présente directive, s'il en est, qui s'appliquent. Des exemplaires de toutes les lettres seront conservés dans son dossier de réinstallation (voir le paragraphe 1.12.1). Cependant, une mutation demandée par l'employé qui donne lieu à une réinstallation autorisée pour qu'il occupe un poste du groupe et du niveau pertinents vacant à son arrivée au nouveau lieu de travail sera considérée comme une réinstallation à la demande de l'employeur. On remboursera à l'employé les frais de réinstallation en respectant les limites prévues par la présente directive, à moins que l'administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire soumette un certificat attestant que, si le poste vacant n'avait pas été pourvu par suite d'une mutation demandée par l'employé, il l'aurait été par la voie normale de dotation en personnel sans entraîner de frais de réinstallation. Lorsqu'un tel certificat est présenté, l'aide à la réinstallation est laissée à la discrétion de l'administrateur général ou d'un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire, selon les conditions énoncées au début du présent article.
Les dispositions de l'article 1.7 auraient dû être respectées. La lettre d'offre ne contenait aucune certification semblable.
En conclusion, le représentant de l'agent négociateur cherche à obtenir une décision qui confirme l'admissibilité du fonctionnaire s'estimant lésé à obtenir le remboursement complet des frais de réinstallation et qui exige qu'une personne au ministère, familière avec la Directive sur la réinstallation, aide à remplir la demande du fonctionnaire s'estimant lésé et la traite aussi rapidement que possible.
Le représentant du ministère émet une objection préliminaire pour non-respect des délais.
Le 1er octobre 2001, un agent en dotation a informé le fonctionnaire s'estimant lésé qu'il n'était pas admissible au remboursement des frais de réinstallation. Le 17 février 2003, plus de 16 mois plus tard, le président du syndicat local a demandé à la direction si le fonctionnaire s'estimant lésé était admissible au remboursement des frais de réinstallation. Le fonctionnaire s'estimant lésé a été informé de la position de la direction le 27 mars 2003. Le 17 avril 2003, le fonctionnaire s'estimant lésé a déposé le présent grief.
Selon le représentant du ministère, l'article 14.1.6 du Règlement du CNM stipule clairement qu'un fonctionnaire s'estimant lésé doit présenter le grief au premier palier de la procédure de règlement des griefs, de la façon décrite au paragraphe 14.1.7, au plus tard le 25e jour suivant la date à laquelle le fonctionnaire a été avisé oralement ou par écrit ou à laquelle le fonctionnaire a pris connaissance de l'action ou de la circonstance qui a mené au dépôt du grief.
En ce qui concerne le respect des délais, le Comité exécutif du CNM a déjà abordé la question dans une affaire semblable. En août 1995, le Comité a entendu le grief d'un fonctionnaire demandant le remboursement des frais de réinstallation. Dans cette affaire, le Comité avait noté que le grief avait été déposé le 27 mai 1994 et concernait un transfert (mutation) qui avait eu lieu en septembre 1991. Le Comité avait conclu que le grief était irrecevable.
Le représentant du ministère maintient que le Comité devrait arriver à la même conclusion dans la présente affaire, puisque les faits sont essentiellement identiques. En ce qui concerne la question du non-respect des délais, il renvoie également le Comité aux décisions de la CRTFP suivantes : Ouellette, Sittig et Sallenback. Dans ces décisions, les arbitres ont tous conclu qu'ils n'avaient pas la compétence d'entendre les griefs puisque ces derniers avaient tous été déposés après l'expiration du délai prévu.
La question du respect du délai mise à part, le représentant du ministère maintient que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été traité selon l'esprit de la Directive sur la réinstallation. Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a en aucun temps, ni avant, ni durant ni après la mutation, été amené à croire ni a été informé que les frais de réinstallation ne seraient pas remboursés ni que le remboursement de tels frais était autorisé en vertu de la Directive sur la réinstallation.
En ce qui concerne les frais encourus avant d'avoir reçu l'autorisation écrite, l'article 1.1.1 de la Directive sur la réinstallation stipule que l'employeur n'a pas à assumer la responsabilité de ces dépenses, sauf si cette réinstallation est autorisée subséquemment.
Par conséquent, le fonctionnaire s'estimant lésé a été et est traité selon l'esprit de la Direction sur les voyages.
Le Comité exécutif étudie et approuve le rapport du Comité sur les voyages en service commandé qui a conclu que les délais avaient été respectés et que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas été traité selon l'esprit de la Directive sur la réinstallation. Le Comité exécutif juge que le fonctionnaire s'estimant lésé avait droit au remboursement des frais de réinstallation conformément au paragraphe 1.7.4 de la Directive sur la réinstallation et que les renseignements présentés au paragraphe 1.7.4 de la Directive sur la réinstallation fournissent une orientation suffisante pour résoudre la question. Le Comité exécutif accueille le grief.