le 16 February 2005
21.4.842, 21.4.843
Les fonctionnaires s'estimant lésés allèguent que la direction a choisi unilatéralement leur logement à l'occasion d'un voyage d'escorte à l'emplacement X, puis a modifié leur demande de remboursement des frais de voyage pour soustraire les frais additionnels engagés par les fonctionnaires lorsqu'ils ont choisi un logement différent à leur arrivée à l'emplacement. Les fonctionnaires s'estimant lésés demandent le remboursement complet de tous les frais de voyage engagés.
À deux occasions différentes (décembre 2000 et février 2001), les fonctionnaires s'estimant lésés ont été appelés à faire un voyage d'affaires autorisé par l'employeur soit à l'emplacement X, soit à l'emplacement Y. L'employeur a choisi pour eux un hôtel recommandé dans les pages jaunes du « Répertoire des hôtels pour les employés du gouvernement ». Il a en outre présumé que le travail devait être accompli à l'aéroport et que les fonctionnaires n'avaient donc pas besoin d'être logés ailleurs.
À leur arrivée à l'hôtel désigné, les fonctionnaires s'estimant lésés ont annulé leurs réservations et retenu des chambres ailleurs, ce qui a occasionné des frais supplémentaires. L'employeur a modifié leurs notes de frais en indiquant que le changement n'était pas autorisé.
Le représentant de l'agent négociateur affirme que le choix du logement a été fait par l'employeur sans tenir compte des besoins particuliers des fonctionnaires en service commandé. La décision de la direction n'est pas conforme aux « principes de la nouvelle politique sur les voyages d'affaires » axés sur la confiance, la flexibilité, le respect et la valorisation des gens dans la gestion des voyages.
En ce qui concerne les besoins particuliers des fonctionnaires en service commandé, le représentant de l'agent négociateur ajoute que le logement choisi par l'employeur était satisfaisant, exception faite de l'emplacement. Les fonctionnaires étaient logés à l'aéroport. S'ils voulaient sortir pour se divertir un peu ou faire de l'exercice, ils étaient obligés d'engager personnellement des frais.
Le représentant de l'agent négociateur fait observer que les frais engagés par les fonctionnaires s'estimant lésés pour se rendre à l'autre hôtel étaient inférieurs au coût de l'hôtel choisi par l'employeur. Encore une fois, l'employeur a imposé son choix de logement aux fonctionnaires sans envisager d'autres possibilités plus convenables.
Le représentant du ministère soutient qu'après avoir conclu à la nécessité d'un voyage d'affaires, l'employeur décide du moyen de transport et du logement conformément à la Directive sur les voyages. Par souci de précision, il cite les paragraphes suivants de la Directive sur les voyages de 1993 :
« 1.1.1 C'est l'employeur qui décide de l'opportunité du moment et de la destination d'un voyage d'affaires, de la personne qui le fera, du moyen et de la classe de transport et du logement à utiliser, sous réserve des dispositions de la présente directive
1.1.2 Les personnes qui voyagent en service commandé, y compris à des fins de formation, bénéficient de moyens de transport et de logement qui sont confortables et de bonne qualité...
1.1.5 Tous les voyages d'affaires, et notamment le moyen et la classe de transport, de même que le genre de logement précis, doivent être autorisés par écrit au préalable, au moyen de la formule «Autorisation de voyager et avance». Celle-ci doit être remplie de façon détaillée et doit être signée par l'employeur et le voyageur qui acceptent de ce fait les conditions de voyage qui doivent être conformes à toutes les stipulations de la présente directive.
1.2.1 L'employeur doit:
a) s'assurer que la présente directive est accessible au lieu de travail normal du fonctionnaire, pendant les heures de travail de ce dernier;
b) déterminer s'il est nécessaire de voyager;
c) s'assurer que le choix et l'acquisition des services connexes (transport, logement, avances, etc.) sont conformes aux dispositions de la présente directive;
d) autoriser les voyages d'affaires au préalable, dans la mesure du possible, au moyen de la formule désignée à cette fin;
e) vérifier et approuver au moyen de la formule désignée les demandes d'indemnité de déplacement avant que ces derniers ne soient remboursés.
3.1.1 Il appartient à l'employeur de choisir le logement destiné aux voyageurs. Le fonctionnaire doit toucher le remboursement des frais réels et raisonnables de logement commercial autorisé par l'employeur. Le fonctionnaire doit fournir des reçus à l'égard de tout montant supérieur à 13,50 $. »
Le représentant du ministère observe que, conformément à la procédure établie, l'employeur obtient des estimations du coût du voyage, notamment d'un hôtel recommandé dans les pages jaunes du « Répertoire des hôtels pour les employés du gouvernement ». De plus, la Directive sur les voyages ne permet pas de tenir compte des préférences personnelles des employés.
L'employeur tient également compte du fait que les tâches d'enlèvement sont surtout accomplies dans des aéroports et que les fonctionnaires n'ont donc aucune raison d'être logés ailleurs.
L'employeur a respecté l'esprit de la directive. Il se préoccupe en premier lieu du bien-être des fonctionnaires, ce qui signifie leur trouver un logement qui soit à la fois confortable et de bonne qualité.
En ce qui concerne le fait que les fonctionnaires s'estimant lésés ont annulé leurs réservations et retenu des chambres ailleurs, le représentant du ministère est d'avis que cela est contraire aux principes énoncés dans la Politique sur les voyages et érode les pouvoirs et les droits de la direction.
Le représentant du ministère observe aussi que deux fonctionnaires ont été affectés aux tâches d'escorte à l'aéroport pour des raisons de sécurité et qu'il est dès lors convenu que le travail était accompli à l'aéroport. Comme ils n'avaient pas de téléphone cellulaire, il était juste et raisonnable que l'employeur les joigne à la chambre d'hôtel réservée pour eux.
Le Comité des voyages en service commandé n'a pas pu arriver à un consensus quant à l'application de l'esprit de la Directive sur les voyages dans cette situation, de sorte qu'il s'est retrouvé dans une impasse. Le Comité exécutif confirme l'existence d'une impasse.
Le Comité exécutif fait observer que les fonctionnaires s'estimant lésés ont aussi contesté l'application des articles 1.01 et 1.02 de leur convention collective. Puisque cette question n'est pas du ressort du Conseil national mixte, elle n'est pas examinée par le Comité exécutif.