le 16 février 2005
21.4.847
Le fonctionnaire conteste le refus d'une demande de remboursement de frais de voyage pour l'utilisation d'un véhicule personnel pour se rendre de l'emplacement X à l'emplacement Y dans le but d'assister à un atelier. Le fonctionnaire demande le remboursement du kilométrage fondé sur un montant négocié, une pratique semblable à celle d'un autre organisme où un montant convenu est versé pour l'aller et le retour, fondé sur le tarif de transport aérien le moins élevé. La conjointe du fonctionnaire avait également l'intention de l'accompagner afin de visiter son père vieillissant. Étant donné qu'il n'y a pas de coût supplémentaire pour l'employeur et dans l'intérêt des employés et de leurs familles, le fonctionnaire s'estimant lésé demande que le taux de kilométrage négocié soit accepté parce qu'il est juste et raisonnable.
Le représentant de l'agent négociateur renvoie au paragraphe 3.3.11 - Transports - de la Directive sur les voyages. Il affirme que le facteur déterminant retenu par l'employeur pour approuver le mode de transport est le coût alors qu'il s'agit seulement d'un des facteurs applicables en vertu de la Directive sur les voyages. Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Il ressort de l'examen de la nouvelle Directive sur les voyages entrée en vigueur le 1er octobre 2002 que l'objet des modifications était de rendre la politique plus sensée et plus juste.
Le représentant de l'agent négociateur affirme que l'employeur avait admis que le fonctionnaire s'estimant lésé avait des raisons familiales sérieuses de demander l'autorisation d'utiliser son véhicule personnel pour effectuer un voyage d'affaires; or ce facteur ne semble pas avoir pesé dans la balance dans le cadre du processus décisionnel.
Le représentant de l'agent négociateur termine en disant que l'élimination du taux à la demande du voyageur dans la nouvelle Directive cause davantage un problème puisqu'il est impossible de se prévaloir du taux inférieur. Les modalités de la Directive devraient être assouplies de manière à permettre aux employés habitant dans des régions rurales de voyager en voiture avec les membres de leur famille et de prendre en charge une partie des frais.
Le représentant du ministère fournit des renseignements sur les coûts et précise que le coût estimatif de l'utilisation d'une voiture personnelle pour un voyage aller-retour entre les emplacements X et Y s'établit à 637 $. Le fonctionnaire s'estimant lésé aurait aussi eu droit à des heures supplémentaires pour la période de déplacement, ce qui aurait occasionné des frais supplémentaires pour l'employeur. Le coût d'un billet d'avion retour et les frais du transport terrestre s'établissaient à 373,79 $. Le coût du vol s'établissait à 278,89 $, taxes incluses.
Eu égard au paragraphe 3.1.11, le représentant du ministère indique que les valeurs mentionnées dans la Directive sur les voyages sont la confiance, la flexibilité, le respect et la valorisation des gens; le ministère s'efforce certes de tenir compte de ces valeurs dans son processus décisionnel, mais il reste que la direction doit prendre en considération les coûts financiers d'une telle flexibilité.
Le fonctionnaire a clairement fait preuve de flexibilité en proposant de négocier un taux de kilométrage différent pour l'utilisation de sa voiture personnelle; la direction et l'agent négociateur ont convenu que l'esprit de la directive n'était pas d'encourager les parties à renégocier les droits en fonction des circonstances individuelles.
En vertu de l'ancienne Directive sur les voyages, le comité a déterminé qu'il appartenait à l'employeur de choisir le moyen et la classe de transport (21.4.601). La nouvelle Directive n'ayant pas modifié les pouvoirs de l'employeur, il est incontestable que le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la Directive.
Le représentant du ministère affirme qu'en enjoignant à l'employeur d'autoriser dorénavant le fonctionnaire à utiliser son véhicule personnel dans des circonstances semblables, on le contraindrait à ne pas tenir compte des facteurs prévus par la Directive et à prendre en charge des frais de voyage déraisonnables dans les circonstances.
Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé et accepte la conclusion selon laquelle, en vertu de la Directive sur les voyages, les gestionnaires et les fonctionnaires ne sont pas autorisés à négocier un taux de kilométrage ou d'autres indemnités / montants au lieu des taux prescrits. En vertu de la Directive sur les voyages, il est possible de tenir compte des besoins ou de la situation du fonctionnaire mais à l'intérieur des paramètres établis dans la directive.
Par conséquent, le Comité convient que le fonctionnaire a été traité selon l'esprit de la Directive et recommande le rejet du grief.