Directive sur les voyages – Taux au millage

Les fonctionnaires contestent le rejet de leur demande d'utilisation d'un véhicule personnel pour prendre part à une conférence à l'emplacement Y, du 24 au 26 mars 2003. Elles contestent aussi le fait que des membres de leurs familles n'ont pas été autorisés à voyager dans des véhicules de l'État. Les fonctionnaires demandent qu'à l'avenir, l'employeur tienne compte des besoins familiaux des employés en voyage en service commandé et approuve l'utilisation d'un véhicule personnel, au besoin.

Les fonctionnaires s'estimant lésés devaient faire le trajet de leur administration centrale à l'emplacement Y pour participer à une conférence en mars 2003. Comme la conférence coïncidait avec les vacances scolaires de mars, ils ont présenté une demande pour voyager ensemble dans un véhicule personnel afin que leurs enfants puissent les accompagner. La direction a rejeté la demande au motif qu'ils pouvaient utiliser un véhicule de l'État. Elle a aussi rejeté une demande ultérieure que l'avion était le moyen transport le plus économique et que c'était un moyen plus sécuritaire que conduire une voiture à ce moment de l'année. Finalement, lorsque les fonctionnaires s'estimant lésés ont proposé d'utiliser leur véhicule personnel à leurs frais, la direction a refusé au motif que l'employeur n'avait pas la latitude voulue pour renégocier les indemnités payables compte tenu des circonstances personnelles.

Le représentant de l'agent négociateur a fourni au Comité des renseignements de base sur les fonctionnaires s'estimant lésés.

La direction a avisé les fonctionnaires s'estimant lésés que le taux à la demande du fonctionnaire avait été aboli et que l'employeur devait s'assurer que le moyen de transport le plus économique était utilisé. La direction a ajouté que la proposition de la fonctionnaire s'estimant lésée de payer elle-même les frais semblaient raisonnables, mais que la direction était préoccupée par la question de la responsabilité. C'était la première fois que la responsabilité était considérée comme un facteur possible.

La direction a envoyé une autre réponse à la fonctionnaire s'estimant lésée A, recommandant qu'elle-même et le fonctionnaire s'estimant lésé B ne soient pas autorisés à utiliser un véhicule personnel même à leurs frais parce qu'il était dangereux de faire le trajet en voiture entre l'emplacement X et l'emplacement Y durant le mois de mars. L'avion était moins cher et entraînait des frais d'hébergement, de repas et des dépenses accessoires minimes.

La fonctionnaire s'estimant lésée A a répondu qu'elle n'avait pas l'intention de demander le remboursement de ses frais de voyage, sauf pour la période de la conférence. La direction l'a alors avisée que si elle prenait son véhicule personnel, l'employeur serait obligé de lui rembourser le taux de kilométrage prévu par la Directive sur les voyages, en ajoutant qu'il était plus sécuritaire et plus économique de prendre l'avion.

Le représentant de l'agent négociateur renvoie le Comité aux paragraphes 2.2.4, 2.2.5, 2.2.6 et 2.2.7 de la Directive sur les voyages et indique que cette directive n'indique pas clairement que l'employeur doit assumer la responsabilité en cas d'accident avec une voiture personnelle.

Le représentant de l'agent négociateur soutient que l'interprétation de l'employeur fait en sorte que les fonctionnaires habitant dans les régions rurales se font régulièrement refuser un droit qui est accordé à leurs homologues de la ville. De plus, cette interprétation ne permet aucune concession en ce qui a trait aux besoins des parents des fournisseurs de soins ou à la conciliation travail-vie. Si l'élimination du taux à la demande du fonctionnaire a signifié la fin du droit d'utiliser un véhicule personnel pour les voyages en service commandé, comment se fait-il alors qu'il soit question de l'utilisation d'un véhicule personnel dans la Directive? En limitant les choix à l'utilisation d'un véhicule appartenant à l'État pour les voyages en service commandé, les fonctionnaires n'ont plus le droit de faire valoir leurs préférences pour ce qui touche le moyen de transport. Cela n'est pas conforme aux valeurs et objectifs énoncés dans la Directive.

Le représentant de l'agent négociateur renvoie à l'affaire Alberta Dairy Pool puis au paragraphe 3.1.11 — Transports, de la Directive sur les voyages; le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.

L'employeur a admis que les fonctionnaires s'estimant lésés avaient des raisons familiales impérieuses de demander le droit d'utiliser un véhicule personnel pour faire le trajet, mais il était lié par la nouvelle Directive sur les voyages, qui stipule que le moyen de transport le plus économique doit être utilisé. Le coût est l'un des facteurs à prendre en considération pour approuver le moyen de transport à utiliser en vertu de la Directive sur les voyages, avec d'autres facteurs comme la commodité et l'accessibilité.

Même si le coût était le seul facteur déterminant dans le choix du moyen de transport, les fonctionnaires s'estimant lésés estimaient que l'utilisation d'un véhicule personnel aurait coûté moins cher que l'avion. Étant donné que les deux fonctionnaires s'estimant lésés étaient disposés à voyager ensemble dans un véhicule personnel, seulement l'un des deux aurait pu demander le remboursement du taux de kilométrage. L'avion aurait coûté 680 $ environ pour les deux fonctionnaires contre 352 $ pour un véhicule personnel.

Au bout du compte, les fonctionnaires s'estimant lésés ont utilisé le véhicule de l'État pour se rendre à la conférence. L'élimination du taux à la demande du fonctionnaire a créé un obstacle dans la nouvelle Directive sur les voyages, puisque le taux moindre n'est plus offert.

En terminant, le représentant de l'agent négociateur indique que bien que la Directive sur les voyages se veuille plus flexible, dans le cas qui nous occupe, l'employeur n'a pas appliqué la directive d'une manière logique et souple en tenant compte des besoins des fonctionnaires. Par conséquent, ces derniers n'ont pas été traités selon l'esprit de la directive; leur grief respectif devrait dès lors être accueilli.

Le représentant du ministère commence par informer le Comité de la politique ministérielle — les membres de la famille ne sont pas autorisés de voyager dans les véhicules de l'État, sauf en cas d'urgence.

Il indique que le ministère a eu de la difficulté à interpréter la Directive et la politique sur les voyages; en bout de ligne, la direction a décidé de ne pas approuver l'utilisation d'un véhicule personnel étant donné qu'il était plus économique d'utiliser un véhicule de l'État.

Le représentant du ministère déclare que la direction a admis que la réponse donnée au deuxième palier de la procédure de règlement des griefs ne tient pas compte des critères énoncés dans la Directive sur les voyages. En prenant uniquement le coût en considération, la direction a fait abstraction de la commodité et de l'accessibilité, tel qu'il est prévu au paragraphe 3.1.11. En outre, les valeurs énoncées dans le préambule de la Directive n'ont pas été prises en considération comme il se devait; le grief a donc été accueilli en partie.

Cela dit, le coût du voyage demeure un facteur légitime pour déterminer le moyen de transport à utiliser; la direction conserve en outre la responsabilité du choix du moyen de transport approprié. Les fonctionnaires s'estimant lésés ont demandé une mesure corrective qui aurait pour effet de créer une politique générale qui serait contraire à l'esprit de la directive et limiterait la capacité de la direction de déterminer le moyen de transport le plus convenable. L'utilisation des véhicules personnels approuvés à la demande des fonctionnaires créerait une situation difficile où les autres facteurs tels que le coût, la durée, la sécurité et l'accessibilité seraient subordonnés à la commodité.

Le représentant du ministère termine en disant que la décision pertinente aurait dû tenir compte de tous les facteurs et qu'il est impossible de modifier la décision de la direction. En revanche, aucune indemnité n'a été refusée à tort aux fonctionnaires s'estimant lésés. Par conséquent, le ministère estime que le Comité devrait considérer la réponse donnée au deuxième palier comme pertinente et que les futures décisions concernant le moyen de transport devraient être prises par la direction à l'issue d'un examen complet de tous les facteurs énoncés dans la Directive.

Le Comité exécutif prend en considération la recommandation étoffée du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que les fonctionnaires n'avaient pas été traitées selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Il convient aussi que la décision rendue par la direction relativement au grief ne s'appuyait pas sur les six principes directeurs énoncés dans la Directive. Le Comité observe également que le ministère et les fonctionnaires ne se sont par acquittés de leurs responsabilités en vertu des articles 1.5 et 2.2.7 de la Directive.

Le Comité exécutif ne recommande aucune mesure corrective étant donné que le ministère a déjà répondu aux doléances des fonctionnaires s'estimant lésées en reconnaissant qu'il avait mal appliqué la Directive sur les voyages et pris des mesures pour qu'une telle situation ne se reproduise plus. Le Comité rappelle que, conformément aux principes énoncés dans la Directive sur les voyages, la préparation des voyages doit donner lieu à des échanges francs et ouverts entre les fonctionnaires et les gestionnaires. Il incombe donc aux parties de se renseigner à fond sur les questions.

Le grief est accueilli.