le 8 juillet 2005
21.4.876
La fonctionnaire s'estimant lésée conteste la décision de ne pas lui verser une indemnité de repas lorsqu'elle était en déplacement le 11 décembre 2003.
Le représentant de l'agent négociateur déclare que la fonctionnaire s'estimant lésée a dû se déplacer du lieu X au lieu Y.
La fonctionnaire s'estimant lésée a présenté une autorisation de voyage indiquant que le départ se ferait du lieu X à 11 h 30 et a demandé que les repas du midi et du soir, qu'elle prendrait pendant le trajet du retour, lui soient payés. Elle devait parcourir 400 kilomètres en tout (en majeure partie pendant les heures normales de travail). La fonctionnaire s'estimant lésée est arrivée chez elle vers 19 h. Le 23 décembre 2003, on lui a remis une copie de son autorisation de voyage confirmant que l'indemnité pour le repas du soir ne lui serait pas accordée.
Le représentant de l'agent négociateur conclut qu'étant donné que la fonctionnaire s'estimant lésée était en déplacement pendant la période en question, elle devrait recevoir les indemnités auxquelles elle a droit.
Le représentant du ministère déclare que la seule question en litige soumise au Comité du CNM consiste à déterminer si le ministère a interprété avec exactitude les sections pertinentes de la Directive sur les voyages qui s'appliquent à la période en question.
Dans cette optique, le représentant du ministère expose brièvement les délais pertinents.
En conclusion, le ministère estime que la fonctionnaire s'estimant lésée n'a pas le droit de réclamer une indemnité pour repas. La direction a préautorisé que deux heures supplémentaires soient payées à la fonctionnaire s'estimant lésée le vendredi 11 décembre 2003, et il a été déterminé que le véhicule désigné comme mode de transport arriverait à environ 18 h 30 ce soirlà et que les deux heures supplémentaires accordées couvriraient les heures excédant la journée normale de travail, qui se terminait à 16 h 30.
Malheureusement, le véhicule transportant la fonctionnaire s'estimant lésée et ses collègues a quitté le lieu X après l'heure qui avait été prévue, soit 13 h, s'est arrêté pour une courte pause vers 16 h et est enfin arrivé au lieu Y entre 18 h 30 et 18 h 45. La fonctionnaire s'estimant lésée a indiqué, sur le formulaire de demande d'indemnité de déplacement, qu'elle avait pris un taxi avec ses collègues à 18 h 45.
Le représentant du ministère indique qu'il faut environ huit minutes pour parcourir la distance entre le lieu désigné et la résidence de la fonctionnaire s'estimant lésée, mais que dans le présent cas, un collègue a été déposé à sa résidence avant la fonctionnaire s'estimant lésée. Il était donc raisonnable d'assumer que la fonctionnaire s'estimant lésée était arrivée chez elle avant 19 h.
Toutes les dépenses ou allocations auxquelles la fonctionnaire s'estimant lésée était admissible en raison de son déplacement lié au travail, de 5 h le 9 décembre 2003 à 18 h 30 le 11 décembre 2003 inclusivement, ont été payées conformément à la Directive sur les voyages applicable et à la convention collective des Services des programmes et de l'administration.
Le Comité exécutif examine et approuve le rapport du Comité des voyages en service commandé. Le Comité des voyages en service commandé convient, après l'examen d'un certain nombre de facteurs, tels que le principe de souplesse de la Directive sur les voyages, les heures de travail de la fonctionnaire s'estimant lésée, les heures de travail de base, les modes de déplacement et le statut de déplacement, que la fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages.
Les fonctionnaires ont le droit de recevoir des indemnités de repas lorsqu'ils sont en déplacement, à moins que les repas ne soient fournis (article 3.3.9 de la Directive sur les voyages). Le comité détermine que la fonctionnaire s'estimant lésée était en déplacement jusqu'à son retour à domicile le 11 décembre 2003. Dans ce cas, le ministère a déterminé au préalable qu'aucune indemnité ne serait versée pour le souper ce jour-là. Ce faisant, le ministère a commis une erreur en interprétant l'article 1.1.2 de la Directive sur les voyages comme une définition des droits à des indemnités de déplacement. Toutefois, l'objectif de cet article est de «[...] garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive ». Le processus d'autorisation préalable, incluant la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire ainsi que la formule « Autorisation de voyage et avance » remplie et dûment signée, ne supplante pas les droits accordés en vertu de la Directive sur les voyages lorsqu'un fonctionnaire est en déplacement. Le Comité des voyages en service commandé recommande que la fonctionnaire s'estimant lésée reçoive l'indemnité de repas applicable au souper du 11 décembre 2003.
Le Comité exécutif accueille le grief.
Le Comité exécutif émet des réserves quant aux ressources requises pour instruire un grief lorsque le litige porte uniquement sur un paiement mineur versé à un seul fonctionnaire s'estimant lésé. Le Comité exécutif indique que le secrétaire général devrait être mandaté dans les futurs cas semblables pour travailler avec les secrétaires des deux parties en vue de déterminer s'il est possible de régler le grief sans recourir au processus complet d'audience devant le comité.