Directive sur les voyages – Indemnités de repas

Le grief du fonctionnaire découle d'environ cinquante (50) demandes de remboursement de frais de repas pris entre le 9 juillet et le 30 octobre 2002, présentées le 4 novembre 2003 et rejetées par écrit le 1^er décembre 2003. Le fonctionnaire s'estimant lésé soutient que du 1^er octobre 2002 au 3 octobre 2003, la politique interne de la direction consistant à exiger des reçus pour le coût des repas pris au cours de voyages de moins de un (1) jour n'était pas compatible avec la Directive sur les voyages du CNM.

La représentante de l'agent négociateur a commencé sa présentation en rappelant que les demandes couvrant la période du 1^er octobre 2002 au 3 octobre 2003 ne sont pas remises en question, car la direction a accepté de rembourser au fonctionnaire s'estimant lésé les seize (16) demandes présentées pour cette période.

Le fonctionnaire conteste les trente-neuf (39) autres demandes présentées pour la période précédant le 1^er octobre 2002. La direction a fait valoir que la pratique consistant à exiger des reçus pour le coût des repas était répandue dans le milieu de travail du fonctionnaire s'estimant lésé.

Pour expliciter cet argument, la représentante de l'agent négociateur a cité le paragraphe 4.2.1 de la Directive sur les voyages (ayant pris effet le 1^er février 1993).

La représentante de l'agent négociateur soutenait que le ministère a demandé des reçus uniquement après que le fonctionnaire ait présenté son grief. En fait, le fonctionnaire a cumulé des dépenses dans un restaurant. Toutefois, aucun arrangement n'a été pris autre que la demande du fonctionnaire s'estimant lésé de modifier sa zone d'affectation.

En conclusion, la représentante de l'agent négociateur a affirmé que le Comité devrait accueillir le grief, car le ministère n'a pas adhéré à l'esprit de la Directive.

Le représentant du ministère a affirmé que la pratique qui consiste à exiger des reçus pour le coût des repas était répandue dans le milieu de travail du fonctionnaire s'estimant lésé. De plus, le 11 décembre 2002, une note de service provisoire a été distribuée pour clarifier la pratique de la direction concernant le remboursement du coût des repas. Au cours d'une réunion syndicale ultérieure tenue le ou vers le 11 décembre 2002, le surintendant du fonctionnaire s'estimant lésé a fait référence à cette note de service et a mentionné qu'elle était affichée sur le babillard. De plus, le poste de travail du fonctionnaire s'estimant lésé était doté d'un ordinateur. Il aurait donc été en mesure de consulter le site Web du Conseil national mixte (CNM).

Le représentant du ministère a fait valoir que le fonctionnaire s'estimant lésé ne pouvait donc pas prétendre ignorer la possibilité de se faire rembourser le coût des repas. Le représentant du ministère a en outre fait valoir que l'Ordonnance administrative du personnel civil 3.08, alors en vigueur, prévoyait que chaque fonctionnaire était responsable de présenter ses demandes de remboursement dans les quinze (15) jours suivant le voyage. Si, à ce moment-là, le fonctionnaire s'estimant lésé ne disposait plus des reçus nécessaires pour justifier les coûts réels engagés, comme l'exigeait la Directive du CNM d'alors, il aurait pu remplir une déclaration solennelle confirmant qu'il avait effectivement engagé le coût de ces repas. Comme le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas présenté de demandes dans le délai prévu, la direction n'est pas tenue de lui rembourser les frais engagés pour la période antérieure au 1^er octobre 2002.

Le Comité exécutif a étudié le rapport du Comité des voyages en service commandé et y a souscrit, rapport qui concluait que le fonctionnaire s'estimant lésé a été partiellement traité dans l'esprit de la Directive sur les voyages de 1993.

Le Comité a fait observer que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas présenté sa demande de remboursement de frais de voyage dans les trente (30) jours de la fin de l'exercice (alinéa 1.2.2f)) et n'a fourni ni reçus ni déclarations solennelles (paragraphes 1.9.3 et 4.2.1). Toutefois, la politique interne de l'employeur ne respectait pas complètement la Directive (paragraphes 4.2.1) en ce sens qu'elle ne prévoyait pas le remboursement d'un repas dans les cas où le fonctionnaire s'estimant lésé a été avisé d'avance qu'il travaillerait à l'extérieur de la zone de l'administration centrale. De plus, la politique interne de l'employeur accordait seulement quinze (15) jours au fonctionnaire s'estimant lésé pour présenter une demande de remboursement de frais de voyage (alinéa 1.2.2f)).

La Directive sur les voyages de 1993 n'est plus en vigueur. Toutefois, à titre de mesure corrective, l'employeur et le fonctionnaire s'estimant lésé sont tous deux responsables également de la situation; par conséquent, le fonctionnaire s'estimant lésé devrait recevoir 50 % de la valeur totale des demandes de remboursement de frais de voyage qui font l'objet du grief. Le Comité exécutif a convenu que le grief devrait être partiellement accueilli.