le 21 June 2006
21.4.882
Contexte
La fonctionnaire s'estimant lésée demande le remboursement des frais engagés pour un voyage à la recherche d'un logement ainsi que pour un déplacement prolongé en vertu de diverses dispositions de la Directive sur les voyages.
Présentation de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur signifie que le grief conteste le fait que le ministère refuse de compenser la fonctionnaire s'estimant lésée pour des dépenses de voyages effectuées raisonnablement par cette dernière pour un déplacement de longue durée. Il précise que les déplacements et les dépenses afférentes se sont concrétisés à la suite d'une offre, confirmée verbalement, d'affectation temporaire de trois mois.
Le représentant de l'agent négociateur explique que plusieurs actions des représentants du ministère auraient convaincu toute personne raisonnable que l'affectation temporaire et des dépenses étaient autorisées, et que la formalité de produire la documentation suivrait.
Il indique que cela est confirmé par le fait qu'une commande avait été passée par un gestionnaire pour qu'une entente de détachement soit produite. La fonctionnaire s'estimant lésée avait aussi reçu des messages écrits de la part des gestionnaires lui souhaitant la bienvenue à la ville « B ». Ceci fut effectué avant que l'avis d'annulation soit communiqué à celle-ci.
Le représentant de l'agent négociateur mentionne que le ministère avait originalement donné, de façon erronée, des références à la Directive sur la réinstallation concernant son affectation. Il précise que la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait aucune raison de croire que l'entente d'affectation temporaire et l'autorisation de dépenses subséquentes ne surviendraient pas et que l'entente écrite et l'autorisation des dépenses survinrent après le début de l'affectation et la concrétisation de certaines dépenses.
Le représentant de l'agent négociateur rapporte qu'à cause de circonstances hors du contrôle de la fonctionnaire s'estimant lésée et des gestionnaires impliqués, l'entente d'affectation temporaire, l'autorisation de voyager et l'autorisation des dépenses n'ont jamais été rédigées ou concrétisées.
Le représentant de l'agent négociateur clarifie qu'il fut établi que ce sont les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages de 1993, pour un déplacement prolongé (paragraphe 5.9) qui devaient s'appliquer. Il souligne aussi que le paragraphe 1.1.6 de la Directive prévoit l'autorisation des dépenses après le début du voyage, si cela n'a pas été fait ou n'a pu être fait avant le début du voyage.
Le représentant de l'agent négociateur affirme que la fonctionnaire s'estimant lésée n'a pas été traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Sur la foi des événements qui se sont déroulés, il demande que le grief soit accueilli.
Présentation du ministère
Le représentant ministériel explique que la gestion a respecté les dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires (1993). Il indique que l'objet et la portée de la Directive ont été respectés parce que seuls les remboursements et dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé sont prévus.
Le représentant ministériel revoit également la chronologie des événements et note que le projet qui a été présenté à la fonctionnaire s'estimant lésée le 21 décembre 2001, était conditionnel à l'approbation de l'exécutif. De plus, il mentionne que l'affectation était aussi sujette à l'approbation des gestionnaires impliqués puisque les ententes d'affectation exigent la signature du superviseur du poste d'attache. Il ajoute que ces restrictions furent mentionnées à la fonctionnaire s'estimant lésée lors de cette rencontre et par conséquent qu'il ne s'agissait pas d'une entente d'affectation, mais plutôt d'une possibilité d'affectation.
Le représentant conclut que les dépenses engagées par la fonctionnaire s'estimant lésée pour s'établir dans la ville « B » ne peuvent pas être remboursées par le ministère puisque d'une part, la Directive est formelle à savoir que le voyageur doit obtenir l'autorisation préalable de l'employeur pour voyager en vertu du paragraphe 1.1.5.
Le représentant ministériel affirme qu'aucune autorisation verbale ou écrite de voyager ne fut accordée à la fonctionnaire s'estimant lésée et par conséquent, les dépenses engagées par celle-ci pour s'établir dans la ville « B » où devrait avoir lieu l'affectation ne furent jamais autorisées.
Le représentant ministériel réfère au paragraphe 5.9.3 qui traite de déplacement prolongé. Il mentionne qu'étant donné qu'aucun consentement écrit a été signé entre les parties, la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait aucune raison d'entreprendre des démarches et d'engager des dépenses pour la recherche d'un logement dans la ville où devait avoir lieu l'affectation.
Il mentionne que les démarches de la fonctionnaire s'estimant lésée pour s'établir dans la ville « B » furent prématurées et découlent totalement de sa propre initiative. L'employeur n'est donc aucunement responsable d'assumer les dépenses engagées par cette dernière puisqu'elle n'était pas en service commandé. En faisant référence à certains courriels, il indique qu'il est raisonnable de conclure que les démarches effectuées et les dépenses engagées par la fonctionnaire s'estimant lésée furent initiées pour des raisons personnelles et non professionnelles.
Le représentant ministériel indique que la décision de la gestion respecte l'esprit de cette Directive et que le grief, ainsi que les mesures correctives, doivent alors être rejetés.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif n'arrive pas au consensus sur l'esprit de la Directive dans cette affaire, il aboutit à une impasse.