Repas et faux frais

Contexte

Le fonctionnaire s'estimant lésé était en formation à l'extérieur de sa zone d'affectation du 10 mai au 23 juin 2004; il a réclamé le remboursement de ses repas et de ses faux frais.

Présentation de l'agent négociateur

La représentante syndicale indique que le fonctionnaire s'estimant lésé était en voyage en service commandé du 9 mai au 23 juin 2004 pour suivre une formation dans la ville « B ».

Elle rapporte que le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu des informations par son ministère que seulement un voyage de retour à toute les trois semaines serait accordé aux employés. Elle ajoute que pour la durée de la formation, le fonctionnaire s'estimant lésé n'a réclamé que deux voyages de retour, et cela, en accord avec la politique du ministère.  Elle affirme que les participants avaient deux voyages de retour payé et quatre fins de semaine où leur frais de repas, faux frais et logement étaient couvert par le ministère.  

Elle précise que les repas et faux frais non accordés au fonctionnaire s'estimant lésé font parti des fins de semaine où il n'était pas payé pour rentrer chez lui et donc, selon le paragraphe 3.3.13, ces frais devraient être assumés par le ministère. 

La représentante syndicale soumet que le fonctionnaire était en droit de ne pas rester au collège.  Sur ce, elle réfère au dossier 166-2-12658 de la Commission des relations de travail dans la fonction publique, où l'arbitre avait déterminé que l'employé était en déplacement commandé même s'il avait séjourné ailleurs qu'à l'endroit autorisé et a eu droit aux remboursements des frais de repas et des faux frais, et ce, dans des circonstances similaires au présent cas.

Elle note que par rapport à certaines allégations à l'effet que le fonctionnaire s'estimant lésé ait soumis de fausses déclarations, que le ministère aurait pu entrevoir l'utilisation de mesures disciplinaires si tel était le cas, ce qu'il n'a pas fait.

Présentation du ministère

La représentante rapporte qu'avant le début de la formation, le fonctionnaire s'estimant lésé a fait parvenir un courriel à son superviseur immédiat afin d'obtenir réponses à ses questions concernant son séjour au Collège.  En date du 30 avril 2004, elle indique qu'il a obtenu réponses et elle précise que la nature de ces questions touchait entre autres les comptes de dépenses, le moyen de transport au Collège, le statut des employés pendant la semaine, en congé férié et pendant le voyage au foyer. 

Dans le cas particulier du fonctionnaire s'estimant lésé, elle rapporte que quatre versions ont été soumises pour les périodes visées.  La représentante rapporte que l'étude des comptes de dépenses soumis par le fonctionnaire s'estimant lésé a révélé que, non seulement il n'avait pas suivi la Directive sur les voyages ou obéi aux instructions qu'il avait reçu des agents vérificateurs, mais que les premières versions soumises rapportaient des fausses déclarations signées de sa part. 

Elle précise que la 4^ième version pour chacune des périodes soumises fut approuvée et que les réclamations furent remboursées, soient le souper du 28 mai, du 11 et du 18 juin 2004.

La représentante du ministère explique qu'en ce qui concerne les indemnités réclamées pour la fin de semaine du 22, 23 et 24 mai 2004, il fut déterminé que le fonctionnaire s'estimant lésé s'était déplacé à la ville « C »  au cours de cette fin de semaine. 

Elle indique que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait jamais, au préalable, informé son Employeur de son désir de se prévaloir d'une solution de rechange pour cette fin de semaine.  Elle note aussi qu'il n'a pas annulé le logement au lieu d'hébergement, tel que spécifié par le paragraphe 3.3.13 de la Directive. 

Elle explique que le ministère n'a donc pas eu l'opportunité de s'exprimer sur son exigence ou non, à ce que le fonctionnaire s'estimant lésé ait à demeurer sur les lieux d'hébergement.  Elle spécifie que bien que les réponses du gestionnaire n'adressait pas spécifiquement la situation potentielle d'utiliser une solution de rechange pour les employés en formation, le ministère considère qu'il appartient à quiconque veut se prévaloir d'une telle solution de rechange, d'en informer son employeur.  Elle indique que conséquemment, le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas eu droit aux indemnités réclamées.

La représentante du ministère mentionne que le fonctionnaire s'estimant lésé est familiarisé avec les directives sur les réclamations de dépenses et ne peut invoquer les ignorer.  Elle soumet que si le fonctionnaire voulait se prévaloir d'une autre solution de rechange, il se devait à tout le moins d'en informer son superviseur ou le gestionnaire lui-même. 

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif prend connaissance du rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que l'intéressé a été partiellement traité conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages, en souscrivant à cette conclusion. Il prend bonne note du fait que le fonctionnaire s'estimant lésé était en déplacement du 9 mai au 23 juin 2004. Même s'il n'était pas à l'endroit où il a dû se rendre pendant certaines fins de semaine, il avait droit au remboursement de ses repas et de ses faux frais, conformément au paragraphe 3.3.13 de la Directive sur les voyages.

Le Comité décide que le fonctionnaire s'estimant lésé doit se faire rembourser tous les repas et les faux frais qu'il a réclamés sauf son dîner le dimanche 30 mai 2004, puisqu'il n'était pas admissible à ce moment-là à ce remboursement, en vertu du paragraphe 3.3.12 de la Directive sur les voyages.

Le grief est accueilli dans cette mesure.