le 14 September 2007
21.4.915
Contexte
La fonctionnaire s'estimant lésée a accepté un certain nombre de nominations intérimaires à un autre lieu de travail entre le 11 septembre 2000 et juin 2002. Au moment de la première nomination, la fonctionnaire s'estimant lésée a été informée qu'elle n'avait pas droit au remboursement des frais de déplacement en vertu de la Directive sur les voyages de 1993. Le 6 avril 2004, elle a demandé de nouveau le remboursement des frais de déplacement parce qu'elle croyait que d'autres fonctionnaires s'étaient fait rembourser de tels frais dans des situations semblables avant novembre 1997. La fonctionnaire conteste le refus de l'employeur de lui rembourser les frais de déplacement réclamés le 22 juin 2004 en vertu de la Directive sur les voyages.
Exposé de l'agent négociateur
L'agent négociateur a indiqué que la fonctionnaire s'estimant lésée a demandé et s'est fait offrir une nomination intérimaire dans la « ville B », à compter du 11 septembre 2000. Elle a travaillé à titre intérimaire, et cette nomination a été prorogée à cinq reprises au total, jusqu'en juin 2002, date à laquelle elle a été nommée pour une période indéterminée dans la « ville B ».
En avril 2004, le ministère a annulé l'entente qui était en vigueur pour permettre à la fonctionnaire s'estimant lésée de travailler dans la « ville A » deux jours par semaine. La fonctionnaire s'estimant lésée a appris également que d'autres fonctionnaires obtenaient le remboursement de leurs frais de déplacement pendant qu'ils occupaient un poste à titre intérimaire. Lorsqu'elle a demandé la raison pour laquelle elle n'obtenait pas le remboursement de ses frais de déplacement pendant qu'elle occupait un poste à titre intérimaire, le ministère n'a pu lui donner de réponse initialement, mais il a par la suite répondu, citant la Directive sur les voyages qui était en vigueur à l'époque et admettant également qu'il avait pu ne pas appliquer correctement à la fonctionnaire s'estimant lésée la nouvelle Directive sur les voyages.
L'agent négociateur a cité la définition de déplacement, énoncée dans la Directive sur les voyages de 1993, et fait remarquer qu'il était admis que le bureau situé dans la « ville B » se trouve à plus de 16 km de la résidence de la fonctionnaire s'estimant lésée, dans la « ville A ».
Le représentant a déclaré que le ministère faisait valoir qu'il avait modifié le lieu de travail de la fonctionnaire s'estimant lésée de la « ville A » à la « ville B » et qu'il lui avait fait part de ce changement au moyen des formulaires de nomination intérimaire, qu'elle avait signés. C'est la raison qu'a invoquée le ministère pour rejeter les demandes de remboursement des frais de déplacement à compter de juin 2004. Avant cette date, la fonctionnaire s'estimant lésée n'a pas obtenu cette réponse, car elle a été informée initialement que les nominations à titre intérimaire ne donnaient lieu à aucun remboursement des frais de déplacement.
Le représentant de l'agent négociateur a déclaré que le ministère tente ainsi d'échapper à la responsabilité qu'il doit assumer à l'égard de l'erreur qu'il a commise en ne communiquant pas cette information d'une manière claire et officielle. Plusieurs champs des formulaires de nomination intérimaire sont incomplets et obscurs et, bien qu'ils indiquent que le lieu de travail qui se rattache au poste intérimaire est la « ville B », les formulaires n'indiquent à aucun endroit que le ministère a modifié le lieu de travail de la fonctionnaire s'estimant lésée comme le requiert la Directive.
Le représentant de l'agent négociateur estime que le ministère n'a produit aucune preuve établissant qu'il a informé clairement la fonctionnaire s'estimant lésée que son lieu de travail était modifié et que, pour cette raison, elle ne serait pas admissible au remboursement de ses frais de déplacement. Le ministère fait valoir que la direction ayant le pouvoir de modifier le lieu de travail d'un fonctionnaire, la fonctionnaire s'estimant lésée n'était pas réputée être en déplacement.
Le représentant a fait remarquer que le ministère avait dit de la « ville B » qu'elle était un « autre lieu de travail » pour expliquer la situation à la fonctionnaire s'estimant lésée. Ce terme est défini dans le Guide sur l'administration qui est joint à la Directive sur les voyages et publié par le Conseil du Trésor, dans lequel on peut lire que, « [l]orsque le lieu de travail demeure le même et que le fonctionnaire doit se présenter ailleurs, ce fonctionnaire a droit au remboursement d'une partie de ses frais quotidiens de déplacement. Lorsque son autre lieu de travail est situé dans une autre ville et que sa réinstallation n'est pas souhaitable, le fonctionnaire est alors réputé être en déplacement ou en réaffectation à court terme, compte tenu de la durée de l'affectation.
En outre, le représentant de l'agent négociateur a fait valoir que le ministère était tenu de veiller à ce que le fonctionnaire ait accès à la directive à son lieu de travail ordinaire, pendant ses heures de travail. Le ministère n'a pas veillé à ce que la directive soit accessible et n'a pu offrir à la fonctionnaire s'estimant lésée qu'une copie de celle‑ci, en 2004.
Le ministère a mis au point son propre guide sur l'administration à titre d'interprétation opérationnelle de la Directive sur les voyages, et ce guide contient des conseils sur les pratiques de gestion optimales. Ce guide précise que « [l]e fonctionnaire ne peut avoir plus d'un lieu de travail à la fois. Pour changer le lieu de travail d'un fonctionnaire, il faudrait désigner officiellement par écrit le nouveau lieu de travail pour éviter tout problème ultérieur. Dans le cas de la fonctionnaire s'estimant lésée, le représentant de l'agent négociateur soutient que cela n'a pas été fait et qu'il en a résulté des problèmes par la suite.
Le ministère ne s'est pas acquitté des obligations qui lui incombaient aux termes de la Directive sur les voyages qui était en vigueur à l'époque. Il n'a pas assuré un accès à la Directive au lieu de travail. Il n'a pas clairement et officiellement informé la fonctionnaire s'estimant lésée que le lieu de travail avait été modifié. Pour cette raison, la fonctionnaire continue d'avoir droit au remboursement de certains frais de déplacement quotidiennement aux termes de la Directive.
Exposé du ministère
Premièrement, le représentant a fait remarquer que la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait pas présenté à l'employeur, en vue de son approbation, le formulaire « Autorisation de voyager et avance », ainsi que le requiert l'article 1.1.5.
En outre, la fonctionnaire s'estimant lésée n'a pas présenté sa demande de remboursement des frais de déplacement dans un délai opportun conformément à l'alinéa 1.2.2 f) de la Directive sur les voyages de 1993. Dans la présente affaire, la demande de remboursement des frais de déplacement a été présentée le 7 mai 2004, soit plus d'un an après la période de déplacement la plus récente de la fonctionnaire s'estimant lésée.
Le représentant du Ministère a invoqué la décision no 21.4.222 rendue par le CNM à l'appui de sa thèse. Dans cette affaire, le fonctionnaire s'estimant lésé avait demandé le remboursement des frais pour la période du 4 septembre 1984 au 30 août 1985, au cours de laquelle il avait été nommé de nouveau à quelques reprises pour travailler dans un lieu de travail, mais s'était présenté dans un autre. Le comité administratif de l'époque a déterminé que la demande de remboursement de l'employé pour la période en cause n'avait pas été présentée dans le délai de 30 jours de la fin de l'exercice financier (1984) et qu'elle ne pouvait donc donner lieu à un remboursement, comme le prévoyait l'article 9.3.2 de la Politique sur les voyages.
Le représentant du Ministère a fait valoir pour le compte de la direction que la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait pas droit à l'application des dispositions de la Directive sur les voyages de 1993 au cours de la période en question parce qu'elle avait reçu un avis suffisant du changement du lieu de travail (les formulaires de nomination intérimaire).
Le représentant du Ministère a cité l'affaire Fuller et Fryer (CRTFP 166‑2‑15276, 15277, 16068 et 16069) ainsi que les décisions nos 21.4.672 et 21.4.388 rendues par le CNM.
Le représentant a invoqué également les définitions de lieu de travail, de déplacement et de zone d'affectation de même que l'article 1.1.4 à l'appui de sa thèse selon laquelle les formulaires de nomination intérimaire énoncent en fait clairement le lieu du poste d'attache et le lieu de la nomination intérimaire, en plus de contenir les signatures de la fonctionnaire s'estimant lésée et de la direction.
Dans la présente affaire, la fonctionnaire a été avisée tant par écrit (formulaires de nomination intérimaire) que verbalement par son gestionnaire que son lieu de travail avait été modifié pour la durée de son affectation — comme cela avait été le cas dans les dossiers susmentionnés. En outre, la fonctionnaire s'estimant lésée a été informée que les frais de déplacement ne seraient pas remboursés. C'est dans ce nouveau lieu de travail que la fonctionnaire s'estimant lésée s'acquittait ordinairement des tâches liées à son poste au cours de l'affectation (conformément à la définition de lieu de travail énoncée dans la Directive sur les voyages de 1993). Ainsi donc, sa zone d'affectation se trouvait dans un rayon de 16 km de ce lieu de travail, à savoir la « ville B ». La fonctionnaire s'estimant lésée ne peut donc être considérée comme étant en déplacement au cours de la période en question. De plus, l'article 1.1.4 de la Directive sur les voyages de 1993 prescrit que « les fonctionnaires sont censés se rendre à leur lieu de travail à leurs frais et en dehors des heures de travail ».
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif étudie le rapport du Comité des voyages en service commandé. Les parties conviennent que la fonctionnaire a été traitée conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages de 1993. À ce titre, le grief est rejeté.