Frais de voyage – Indemnité de repas

Contexte

La fonctionnaire s'estimant lésée et d'autres employés du ministère se sont rendus à un site gouvernemental, où ils sont restés du 25 au 28 septembre 2006, pour assister à une séance de formation, effectuer du travail sur le terrain et rencontrer la direction et d'autres membres du personnel. Parallèment, des représentants de la direction participaient à une réunion de gestion et logeaient dans une auberge voisine. Le but de leur voyage était différent de celui des fonctionnaires, car ces derniers, dont la fonctionnaire s'estimant lésée, devaient effectuer du travail sur le terrain, participer à une réunion du personnel et rencontrer les membres de la direction qui logeaient à l'auberge.

Avant le voyage, le ministère a informé les fonctionnaires qu'il allait fournir la nourriture pour l'ensemble des participants et que les fonctionnaires ne pourraient pas réclamer d'indemnités de repas. La fonctionnaire s'estimant lésée a eu la possibilité de choisir elle-même ses mets.

Elle a présenté une demande de remboursement de frais de déplacement dans laquelle elle réclamait des frais de repas et des faux frais. La demande a été refusée. La fonctionnaire s'estimant lésée veut que les frais de repas et les faux frais lui soient remboursés conformément à la Directive sur les voyages.

Exposé de l'agent négociateur

Selon la représentante de l'agent négociateur, la direction a décidé de manière arbitraire de modifier son interprétation de l'article 3.3.9 de la Directive sur les voyages. Même si la décision de fournir des provisions a pu être avantageuse pour le ministère, elle n'a pas permis à la fonctionnaire s'estimant lésée de prendre un repas dans une installation ou un autre endroit si elle le souhaitait, brimant ainsi ses droits en vertu de la Directive. Par ailleurs, rien ne semble avoir motivé la décision de la direction de ne pas procéder comme par le passé, en versant une indemnité de repas aux employés. La seule raison apparente serait que le site où la fonctionnaire s'estimant lésée logeait était muni d'une cuisine entièrement fonctionnelle.

La représentante de l'agent négociateur a fait valoir que la direction ne s'était pas acquittée de ses responsabilités en vertu de l'article 1.5.1. c)(iii) de la Directive en ne veillant pas « à prendre des mesures d'adaptation tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive ». La fonctionnaire s'estimant lésée a avisé la direction avant son voyage qu'elle n'était pas d'accord avec les dispositions prises pour les repas, mais on n'a pas tenu compte de ses préoccupations.

La représentante de l'agent négociateur a fait valoir que les repas n'ont pas été fournis à la fonctionnaire s'estimant lésée. L'employeur a plutôt acheté des provisions qu'elle devait nettoyer et faire cuire pour préparer son repas. À l'appui de sa position, la représentante de l'agent négociateur a présenté la décision suivante de la CRTFP (166-2-21115) dans laquelle l'arbitre a déclaré ce qui suit :

Il faut donc examiner le sens du mot « repas » dans les deux clauses à l'étude. En l'espèce, les repas étaient préparés et servis. La clause 25.02 parle des « repas normalement fournis en vertu de la clause 25.01 quie ne sont pas disponibles ». En l'espèce, la preuve montre clairement que ces repas étaient préparés et servis par des membres de l'équipage du navire. Dans ce cas-ci, par normalement, on entend des repas préparés et servis par d'atures personnes. Par conséquent, en ce qui concerne les officiers en cause, recevoir les repas voulait dire choisir leur repas à l'aide d'un menu, le faire préparer par un cuisinier et le faire servir par un steward. L'employeur n'a pas fourni de repas du 8 au 16 décembre 1989. Bien que des provisions de bord eussent été disponibles, cela ne constitute par « d'autres dispositions pour fournir les repas » au sens de la clause 25.02.

La représentante de l'agent négociateur affirme que la direction peut seulement modifier son interprétation de la Directive sur les voyages lorsque surviennent des circonstances spéciales de voyage comme le prévoit la partie IV de la Directive. Ce n'était pas le cas en l'espèce.

Selon la représentante de l'agent négociateur, les principes d'équité, de souplesse et de transparence en particulier ont été violés. Les employés logés à l'auberge voisine ont eu droit à une indemnité de repas, contrairement à ceux qui demeuraient au site. Aucune nécessité de service n'empêchait la direction de faire preuve de souplesse en accordant à la fonctionnaire s'estimant lésée l'indemnité qu'elle demandait. De plus, l'application incohérente de la Directive sur les voyages relativement aux provisions alimentaires manque de transparence et n'est pas compatible avec les pratiques de voyage modernes.

La représentante de l'agent négociateur signale également que la fonctionnaire s'estimant lésée ne devrait être tenue de présenter des reçus dans ce cas, puisqu'il n'est pas nécessaire d'en présenter pour recevoir des indemnités de repas.

Exposé du ministère

Le représentant du ministère a déclaré qu'il n'aurait pas été réaliste de demander aux personnes participant à la réunion de marcher 80 minutes jusqu'à l'auberge ou d'utiliser le bateau du ministère pour aller prendre chaque repas à la ville la plus proche. Comme elle savait qu'il n'y avait pas de restaurants ou d'épiceries au site et que le seul moyen de se rendre à un autre endroit était par bateau, la direction a décidé d'acheter des provisions sans frais supplémentaires pour la fonctionnaire s'estimant lésée ou les autres personnes participant à ce voyage de quatre jours.

L'article 3.3.9 de la Directive sur les voyages prévoit ce qui suit : « Une indemnité ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question ».

Le représentant du ministère a expliqué que, bien qu'elle ait manifesté son insatisfaction à son superviseur, la fonctionnaire s'estimant lésée a tout de même participé à l'achat des aliments nécessaires pour la durée du voyage et a mangé ces aliments pendant quatre jours. De plus, elle n'avait présenté aucun reçu démontrant qu'elle avait déboursé des montants supplémentaires pour ses repas. Le représentant a précisé que l'objet de la Directive sur les voyages est de fournir un remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé, non pas de fournir un revenu à des fins de gains personnels.

Le représentant du ministère a ajouté que, même si les gestionnaires demeuraient à l'auberge, la fonctionnaire s'estimant lésée était chargée d'entreposer l'équipement dans un lieu protégé. Or, l'auberge où logeaient les gestionnaires n'était pas munie d'un lieu protégé pour entreposer les armes à feu.

Le représentant a aussi mentionné que le soir du 27 septembre 2006, le personnel logeant au site et les gestionnaires demeurant à l'auberge ont organisé un BBQ. Ils ont tous participé à la préparation et à la cuisson du repas et l'ont mangé ensemble. Les gestionnaires n'ont pas été autorisés à demander des indemnités pour ce repas.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif examine et accepte le rapport du Comité des voyages en service commandé qui a conclu que la fonctionnaire s'estiminant lésée n'avait pas été traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité a convenu qu'il n'y a pas eu de repas fourni en application de l'article 3.3.9 de la Directive, étant donné que des provisions ne constituent pas un repas. La fonctionnaire s'estimant lésée a droit à l'indemnité de repas prévue pour la durée de son voyage, du 25 au 28 septembre 2006, à l'exception du dîner du 27 septembre 2006. Le grief est donc accueilli.