Frais de voyage à l'occasion d'un congé annuel

La fonctionnaire conteste le fait que ses demandes d'avances de voyage ont été retenues ou qu'on a en a modifié le montant initialement demandé; que sa demande de remboursement de frais de voyage a été refusée, ce qui l'a obligée à « rembourser » 342,42 $ de l'avance de 1 000 $ qu'elle avait reçue. Elle conteste en outre l'interprétation que fait actuellement la direction de l'article 2.4.4 de la Directive sur les postes isolés du CNM et le fait que la direction et/ou le service des finances n'a pas réglé sa situation de façon diligente (en ressassant continuellement les mêmes choses).

La fonctionnaire travaillait au lieu A. Ce lieu est désigné comme un poste isolé et la Directive sur les postes isolés (DPI) s'applique donc à la fonctionnaire s'estimant lésée. Il n'y a pas d'aéroport commercial dans la zone d'affectation. L'aéroport commercial le plus proche est situé à Medicine Hat (Alberta). Les « points de départ » préétablis les plus proches, aux termes de la DPI, sont Saskatoon et Calgary, localités situées respectivement à 449 km et 589 km du lieu de travail de la fonctionnaire. Toutefois, la direction locale a établi Calgary comme le point de départ exclusif. Par conséquent, le remboursement des frais de voyage engagés lors d'un congé annuel est calculé en utilisant Calgary comme point de départ.

Le représentant de l'agent négociateur affirme que la fonctionnaire conteste l'interprétation que fait l'employeur des dispositions de la DPI concernant les « frais de voyage à l'occasion d'un congé annuel» et l'application la plus récente de cette interprétation, à la suite de laquelle la direction lui a partiellement refusé les frais de voyage dont elle avait demandé le remboursement en avril 1998.

Le représentant explique que, le 20 janvier 1997, la fonctionnaire a demandé une avance de voyage de 1 000 $, laquelle a été traitée par la section des finances. Toutefois, vers le 3 février, la fonctionnaire a été informée que son avance de voyage était ramenée à 600 $, étant donné qu'il y avait des problèmes concernant l'interprétation et l'application de l'article 2.4 de la DPI. En dépit du fait qu'elle n'avait pas reçu la pleine avance à laquelle elle avait droit, la fonctionnaire a néanmoins voyagé pendant deux semaines et demie. À son retour, les Finances n'avaient toujours pas réglé leurs problèmes concernant l'interprétation et l'application de la DPI.

Finalement, un tableau de ventilation a été établi indiquant les valeurs spécifiques qui s'appliquaient à divers employés en fonction du statut particulier de chacun. Ces lignes directrices ont été convenues afin de traiter les demandes de remboursement de frais de voyage pour l'exercice 1996-1997. Ce sont ces lignes directrices qu'on a finalement utilisées pour traiter la demande non réglée de la fonctionnaire. Par conséquent, puisque le tableau de ventilation, qui avait été établi par la direction, indiquait que la fonctionnaire avait droit à 1 036 $ (c.-à-d. le montant auquel a droit une fonctionnaire qui a une personne à sa charge et qui est affectée au lieu de travail A) et puisque, en vertu de l'article 2.4.4 de la DPI, celle-ci n'avait pas le droit de recouvrer plus de 1 000 $, on a finalement accepté de rembourser à la fonctionnaire les frais de voyage qu'elle réclamait pour 1997.

Le 30 octobre 1997, la fonctionnaire a demandé une avance de voyage de 1 000 $ en vue d'un voyage qu'elle comptait faire dans le Sud, montant que la direction a finalement accepté de lui avancer. La fonctionnaire est partie en voyage en compagnie d'une personne à sa charge. En raison des vols qui étaient disponibles, elle a dû prendre l'avion à Regina.

Puisque Regina n'est pas considérée comme un point de départ, la fonctionnaire a présenté une demande de remboursement dans laquelle elle a indiqué ce qu'elle estimait être des « frais raisonnables » associés à l'article 2.4.4b) de la DPI, à savoir:

• l'aller-retour par route entre Medicine Hat et Regina;
• le vol entre Medicine Hat et Calgary;
• les repas, l'hébergement dans un établissement commercial et d'autres frais connexes qu'aurait à engager la fonctionnaire si elle partait de Calgary sur un vol international (puisque le temps de déplacement entre le lieu de l'affectation et Calgary combiné aux formalités d'enregistrement requises pour les vols internationaux font qu'il est peu pratique d'atteindre la destination internationale le même jour.)

Le 2 avril 1998, plus de cinq mois après que la fonctionnaire eut soumis sa demande de remboursement de frais de voyage, la direction a informé celle-ci qu'elle n'appliquerait pas les lignes directrices sur lesquelles on s'était précédemment entendus. La section des finances a plutôt informé la fonctionnaire que, en vertu de sa « nouvelle » interprétation de la DPI, le montant de sa réclamation serait ramené à 657,58 $. La direction demandait donc à la fonctionnaire de rembourser 342,42 $ de l'avance de 1 000 $ qu'elle lui avait consentie.

Le représentant signale que la réclamation de la fonctionnaire repose plus particulièrement sur l'article 2.4.4 de la Directive sur les postes isolés, dont voici le libellé:

« Les frais remboursables en vertu du présent article sont les moindres des suivants:

a) Les frais réels de transport et de voyage engagés, quel que soit le moyen de transport, du lieu d'affectation au point de destination et vice versa, ou

b) le prix du voyage aller-retour par avion, en classe économique, du lieu d'affectation au point de départ, les frais de transport terrestre à destination et en provenance de l'aéroport au lieu d'affectation et au point de départ, et les frais de voyage aux escales imposées par les horaires des compagnies aériennes entre le lieu d'affectation et le point de départ. »

L'écart entre la réclamation de 1 000 $ de la fonctionnaire et le montant partiel qu'a finalement accepté la direction consiste en des frais engagés à Regina (frais de repas, l'hébergement dans un établissement commercial et autres frais connexes). La direction refuse de rembourser ces frais puisqu'ils n'ont pas été engagés au point de départ.

Selon le représentant, la position de la direction n'est pas raisonnable à la lumière de ce que prévoit l'article 2.4.4. D'ailleurs, la direction a corroboré ce haut, la direction reconnaît qu'il est impossible d'atteindre une destination internationale dans la même journée, compte tenu du temps de déplacement entre le lieu d'affectation et Calgary ainsi que des formalités d'enregistrement requises pour les vols internationaux, et ce, quelle que soit l'heure de départ du vol international. Il s'ensuit que, en vertu de la DPI, la direction rembourse à ses fonctionnaires les frais engagés aux escales en pareilles circonstances.

Or, dans le cas particulier de la fonctionnaire s'estimant lésée, celle-ci n'a pas pris l'avion à Calgary. Elle a plutôt été obligée de prendre l'avion à Regina. Elle ne l'a pas fait afin d'éviter des escales et les frais qui s'y rattachent, puisqu'elle a en fait passé une nuit à Regina, tant à son départ qu'à son retour du voyage dans le Sud. Le représentant fait valoir que la seule raison pour laquelle la fonctionnaire a fait des escales à Regina plutôt qu'à Calgary tenait à la disponibilité des vols. De plus, le représentant soutient que les frais associés aux deux escales à Regina auraient été engagés à Calgary si la fonctionnaire avait pris l'avion à l'aéroport de Calgary sur un vol international.

Dans ces circonstances, l'agent négociateur maintient que l'article 2.4.4a) ayant trait aux « frais réels de transport et de voyage » ne s'appliquait manifestement pas. La direction doit plutôt rembourser les frais nécessaires associés au « prix du voyage aller-retour par avion, en classe économique, du lieu d'affectation au point de départ, les frais de transport terrestre à destination et en provenance de l'aéroport au lieu d'affectation et au point de départ, et les frais de voyage aux escales imposés par les horaires des compagnies aériennes entre le lieu d'affectation et le point de départ ». De plus, la direction ne peut refuser de payer simplement parce que la fonctionnaire n'a pas pris l'avion à Calgary, engageant ainsi les frais à un endroit autre que le point de départ. Une telle décision serait inéquitable et obligerait les fonctionnaires à choisir leur destination à partir de ce qui est disponible à l'aéroport de Calgary plutôt qu'en fonction de leurs préférences personnelles.

Le refus de la direction de rembourser les frais engagés aux escales est d'autant plus douteux qu'elle a fondé son interprétation de l'article 2.4.4b) sur l'hypothèse selon laquelle la fonctionnaire était partie de l'aéroport de Calgary. De plus, elle a spécifiquement appliqué cette interprétation à la demande de remboursement de la fonctionnaire lorsqu'elle a considéré les prix « hypothétiques » proposés pour le trajet Medicine Hat - Calgary afin de rembourser les frais de transport aérien de la fonctionnaire.

En terminant, le représentant fait remarquer que la direction a examiné quels frais de transport aérien la fonctionnaire aurait engagés si elle avait pris l'avion à Calgary. Or, la direction n 'a pas poussé son raisonnement jusqu'à sa conclusion logique lorsqu'elle a arbitrairement décidé de ne pas tenir compte des frais de stationnement, d'hébergement et de repas ainsi que des autres frais qui auraient été engagés si les escales avaient eu lieu à Calgary. À son avis, pour tous ces motifs, le grief devrait être accueilli.

La représentante du ministère explique que, pour calculer le montant à rembourser à la fonctionnaire conformément aux dispositions de la Directive sur les postes isolés, en l'occurrence l'article 2.4.4b), la méthode suivante a été utilisée: les frais de voyage en voiture jusqu'à Medicine Hat, qu'on avait désigné comme l'aéroport pour la zone d'affectation, puis le transport aérien, en classe économique, jusqu'à Calgary.

La direction a payé les frais associés au déplacement entre le lieu d'affectation et le point de départ, soit du lieu A jusqu'à Calgary. Ces frais incluent le kilométrage au taux qui s'applique à l'utilisation d'un véhicule particulier à la demande du fonctionnaire, le stationnement à l'aéroport et le ­billet d'avion de Medicine Hat à Calgary. Cette méthode a été utilisée puisque les frais réels engagés par la fonctionnaire aux termes de l'article 2.4.4a) pour se déplacer du lieu d'affectation jusqu'à Regina et pour se rendre à un lieu plus éloigné (une destination internationale) étaient plus élevés que les frais de déplacement entre le lieu d'affectation et le point de départ.

La représentante explique que le montant à rembourser à la fonctionnaire a été calculé en fonction du transport terrestre et aérien à destination de Calgary puisqu'il n'est pas possible de tenir compte des horaires des compagnies aériennes/escales etc., la fonctionnaire n'étant pas partie de Calgary mais de Regina. Elle signale que les vacances sont affaire de choix personnel et de préférence. Obliger un employé affecté au lieu de travail à assumer ses propres frais pour se rendre à Calgary équivaudrait à lui causer des difficultés financières en raison de la DPI; et c'est pourquoi le ministère paie les frais de ce genre.

La représentante conclut en signalant que l'objet de la Directive sur les postes isolés est d'accorder aux employés affectés à un poste isolé le même traitement, sur le plan économique, que celui qui est accordé aux autres employés qui ne travaillent pas dans un lieu isolé. La fonctionnaire a décidé d'aller en vacances dans le Sud, en partant de Regina, et la direction lui a donc remboursé les frais équivalant à ceux qu'elles auraient engagés si elle s'était rendue à Calgary, puisque c'était là le montant le moins élevé prévu par l'article 2.4.4 de la DPI. Par conséquent, puisqu'on a avancé 1 000 $ à la fonctionnaire, celle-ci doit rembourser à l'employeur 342,42 $, moins les 34 $ de frais de stationnement qui ont subséquemment été accordés au deuxième palier de la procédure de règlement des griefs.

Le Comité exécutif souscrit à la conclusion à laquelle le Comité des postes isolés et des logements appartenant à l'État est arrivé dans son rapport, à savoir que la fonctionnaire n'a pas été traitée entièrement selon "esprit de l'article 2.4.4 dans la mesure où, dans ce genre de situation, lorsqu'il n'y a pas d'aéroport au poste isolé et que l'employé est obligé de se rendre par route à l'aéroport le plus proche pour y prendre son avion, le calcul du montant maximum remboursable devrait comprendre des repas et frais connexes.

En l'occurrence, la fonctionnaire avait droit à huit (8) repas pour elle-même et pour la personne à sa charge (deux petits déjeuners, quatre déjeuners, deux dîners), aux frais d'hôtel ainsi qu'aux frais connexes pour deux jours de déplacement, étant donné les circonstances.

Le grief est accueilli dans cette mesure.