Dépenses de voyage

La fonctionnaire conteste le fait qu'on ne l'a pas rémunérée pour les déplacements en service commandé qu'elle avait faits comme l'exigent l'article 370 de la Directive sur les voyages d'affaires du CNM et toute autre disposition d'une loi, d'un règlement, d'une directive, d'un contrat ou d'une convention particulière d'un groupe. Elle demande qu'on lui verse les montants en question, plus des intérêts composés calculés annuellement.

La fonctionnaire s'estimant lésée a été en détachement du 22 avril au 24 novembre 1996 (environ sept mois). Elle a dû se déplacer entre son organisme d'attache et un organisme d'accueil, mais aucun de ses frais de déplacement n'a été remboursé. En novembre 1996, à sa demande, la fonctionnaire a été mutée à l'organisme d'accueil. En avril 1997, ou aux environs de cette date, la fonctionnaire a appris que le ministère remboursait les frais de déplacement d'autres fonctionnaires se trouvant dans une situation semblable à la sienne. Le 30 mai 1997, la direction a refusé de rembourser les frais de repas et de transport qu'ont occasionnés les déplacements de la fonctionnaire entre l'organisme d'attache et l'organisme d'accueil au cours de la période du 22 avril 1996 au 9 mai 1997 (environ 13 mois), soit un total de 9 970,06 $. Le 9 juin 1997, la fonctionnaire a déposé le présent grief.

L'on a fait valoir que la direction n'avait jamais avisé la fonctionnaire que celle-ci avait été mutée de façon permanente à l'organisme d'accueil. La fonctionnaire avait donc lieu de croire que sa situation n'avait pas changé et qu'elle était en affectation temporaire.

Dans une lettre datée du 30 mai 1997, la direction a reconnu que la mutation de la fonctionnaire n'avait pas été confirmée par écrit et que celle-ci n'avait pas reçu de copie de l'entente de détachement datée du 17 avril 1996. Dans une autre lettre, datée du même jour, la direction a avisé la fonctionnaire que son lieu de travail avait été changé en date du 25 novembre 1996.

De l'avis de l'agent négociateur, il est évident que la direction, s'étant rendu compte du fait qu'elle n'avait pas respecté la procédure prévue pour le détachement et la réinstallation subséquente de la fonctionnaire, a voulu corriger son erreur en lui écrivant le 30 mai 1997, soit au-delà de six mois plus tard.

En raison de la décision de la direction de changer arbitrairement le lieu de travail de la fonctionnaire, celle-ci n'a pas été indemnisée pour le temps de déplacement additionnel, les inconvénients et les frais d'utilisation de son véhicule particulier.

Le représentant du ministère a confirmé que la fonctionnaire avait été détachée de son organisme d'attache à l'organisme d'accueil du 22 avril au 24 novembre 1996. L'entente de détachement datée du 17 avril 1996 indique clairement que l'organisme d'accueil serait considéré comme le lieu de travail de la fonctionnaire et que, par conséquent, celle-ci ne serait pas en situation de déplacement.

Le ministère a confirmé également que la fonctionnaire avait envoyé une note de service aller-retour, datée du 28 octobre 1996, dans laquelle elle demandait à être mutée de façon permanente à l'organisme d'accueil.

La direction a signé une Demande de dotation autorisant la mutation de la fonctionnaire à l'organisme d'accueil à compter du 25 novembre 1996, le nouveau lieu de travail étant indiqué à la partie C de la demande.

Dans une lettre datée du 30 mai 1997, la direction a avisé la fonctionnaire que celle-ci et la direction avaient convenu du changement de lieu de travail. D'abord, la fonctionnaire était initialement détachée, puis il était pris acte verbalement de sa mutation, qui entrait en vigueur le 25 novembre 1996. Des copies de l'entente de détachement et de la demande de dotation étaient jointes à la lettre du 30 mai 1997 parce que la fonctionnaire avait indiqué à la direction qu'elle n'avait jamais reçu ces documents.

Le représentant du ministère a soutenu que la fonctionnaire s'estimant lésée n'avait pas soumis à l'approbation de l'employeur le formulaire Autorisation de voyager et avance. Si la fonctionnaire avait été en situation de déplacement, tous ses frais de déplacement auraient été autorisés au préalable aux termes de l'article 1.1.5 de la Directive sur les voyages d'affaires.

La fonctionnaire a présenté les demandes de remboursement des dépenses qu'elle avait engagées au cours d'une période de 12 mois, 44 jours après la fin de l'exercice, alors qu'il lui incombait de les présenter le plus tôt possible, conformément à l'article 1.2.2 f) de la Directive sur les voyages d'affaires :

« Le voyageur doit [...] présenter les demandes ne comportant pas d'avance aussitôt que possible après la fin du voyage d'affaires et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours civils après la fin de l'année financière où le voyage d'affaires a été effectué. Les demandes reçues après cette date donneront lieu à un remboursement uniquement si le fonctionnaire démontre qu'elles sont fondées et si l'employeur est d'avis que le retard est justifié. »

Le représentant du ministère a soutenu aussi que ce n'était pas la direction qui avait tenu à ce que la fonctionnaire aille travailler à l'organisme d'accueil, mais bien la fonctionnaire qui avait demandé d'y être mutée. La direction a acquiescé à sa demande. La fonctionnaire a d'abord été affectée à l'organisme d'accueil aux termes d'une entente de détachement dans laquelle il était clairement indiqué qu'elle n'était pas en situation de déplacement; la mutation à l'organisme d'accueil est survenue plus tard. La fonctionnaire et l'employeur avaient mutuellement convenu que la fonctionnaire se présentait à un lieu d'affectation normal.

Le Comité exécutif souscrit au rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que la fonctionnaire avait été traitée selon l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires pour la période du 25 novembre 1996 au 9 mai 1997 (environ six mois) puisqu'il était clair que le lieu de travail permanent de la fonctionnaire était son organisme hôte et que par conséquent elle n'était pas réputée être en déplacement. En ce qui concerne la période du 22 avril 1996 au 24 novembre 1996 (environ sept mois), le Comité convient que le délai dans la présentation de la demande de remboursement des frais de voyage n'avait pas été justifié.

Le grief est rejeté.