le 1er mai 1998
21.4.611
Le fonctionnaire demande le remboursement de ses frais de réinstallation et de déplacement relativement à son déménagement de sa résidence de Montréal à Toronto en vue de participer à un programme de formation.
Le fonctionnaire est un ancien stagiaire qui maintenait une résidence permanente à Montréal. Après avoir, sans succès, cherché à participer au programme du Québec, le fonctionnaire a été informé par le ministère qu'il avait besoin d'une adresse en Ontario pour pouvoir postuler des emplois dans cette région. Le fonctionnaire a donné l'adresse de sa sœur à Scarborough sur sa formule de demande. On lui a subséquemment offert un poste de stagiaire à Toronto.
Le représentant de l'agent négociateur fait remarquer qu'à aucun moment le fonctionnaire n'a affirmé qu'il vivait à l'adresse à Scarborough. Le fonctionnaire a présenté sa demande de participation au programme de l'Ontario en mai 1994. Selon le représentant, le fonctionnaire a suivi les conseils du ministère pour contourner ses propres obstacles géographiques concernant les recrues éventuelles.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que le ministère savait très bien que le fonctionnaire avait une résidence à Montréal, puisque sa lettre d'offre de formation a été envoyée à l'adresse à Montréal. En outre, dans la lettre d'offre, le ministère a expliqué au fonctionnaire qu'il était autorisé à réclamer le remboursement de ses frais de réinstallation, conformément à la Directive sur la réinstallation. Le ministère n'a jamais envoyé une lettre d'offre modifiée et l'adresse à Montréal a figuré dans diverses lettres que le fonctionnaire a reçues du ministère. Même après s'être présenté au travail à Toronto, le fonctionnaire a continué de recevoir de la correspondance à sa résidence de Montréal.
Puisque, dans la lettre d'offre qu'il a reçue, il était dit que les frais de réinstallation durant sa formation seraient remboursés, le fonctionnaire est demeuré dans un hôtel à Toronto pendant environ 19 jours (du 18 février au 3 mars) et il a loué une voiture pendant cette période. Le fonctionnaire a fourni à la direction les reçus de ses dépenses totalisant 2 300 $. Le 19 février 1996, le fonctionnaire a été informé par la direction que sa demande de remboursement était refusée.
Le représentant de l'agent négociateur fait remarquer que le ministère a envoyé le fonctionnaire à Toronto pendant un mois pour un stage d'orientation et qu'il a payé tous ses frais de déplacements de Montréal. Il a notamment remboursé les frais de déplacement à partir de Montréal, pour aller à Cornwall, un billet d'avion Montréal-Toronto et les frais de taxi pour l'aider à s'installer à Toronto.
De façon générale, la Directive sur la réinstallation vise à rembourser aux fonctionnaires les dépenses liées au travail et les frais de déplacement, et l'aspect géographique ne devrait nullement entrer en ligne de compte si l'employeur encourage sciemment un stagiaire à engager de tels frais relativement à sa formation.
Le représentant de l'agent négociateur maintient que le fonctionnaire a droit, conformément à la Directive sur les voyages d'affaires et à la Directive sur la réinstallation, au remboursement intégral des dépenses qu'il a engagées pendant qu'il était en formation en vue d'occuper un poste à Toronto.
Le représentant du ministère signale que, pendant qu'il était en formation, le fonctionnaire et d'autres étudiants ont été informés par le gestionnaire qu'ils n'auraient droit aux avantages liés à la réinstallation qu'en fonction de l'adresse fournie au moment de l'offre de formation, conformément à la politique régionale. Puisque l'adresse du fonctionnaire qui figurait au dossier était celle de Scarborough et qu'il était affecté à Toronto, on l'a informé qu'il n'aurait pas droit aux remboursements de réinstallation.
Le représentant explique que le fonctionnaire a terminé sa formation à l'Institut de formation et qu'on lui a offert un poste de stagiaire à Toronto. La lettre d'offre était une lettre type envoyée à tous les stagiaires éventuels qui expliquait qu'ils avaient droit aux remboursement des frais de réinstallation conformément à la Directive sur la réinstallation, mais qu'il ne devait signer aucun contrat avant de discuter avec le gestionnaire de ce à quoi il avait droit. L'adresse à Montréal a été utilisée par erreur. En février 1996, le fonctionnaire a été informé qu'on lui refusait le remboursement des frais de réinstallation de Montréal à Toronto, mais qu'il avait droit au remboursement de ces frais de Cornwall. Le fonctionnaire n'a pas voulu accepter cette option. La direction a alors accepté de payer le billet d'avion de Montréal à Toronto, en plus des frais de taxi.
Le ministère a refusé de rembourser les frais de réinstallation en disant que, en février 1996, le fonctionnaire a été avisé par le gestionnaire qu'il n'avait pas droit au remboursement de ces frais étant donné que l'adresse qu'il a donnée lorsqu'on lui a offert un cours de formation était à Scarborough. La Directive sur la réinstallation, de soutenir le représentant ministériel, dit clairement que dans des circonstances semblables à celles du fonctionnaire, une aide à la réinstallation est accordée à la discrétion de l'employeur, et la Directive sur les voyages d'affaires précise que tous les frais de déplacement doivent être autorisés à l'avance.
Le représentant fait remarquer qu'avant 1991 le ministère n'accordait pas d'aide aux fonctionnaires au titre de la réinstallation lors de la première affectation dans la région de l'Ontario. La politique régionale a subséquemment été modifiée de façon à permettre aux stagiaires de recevoir une aide à la réinstallation en fonction de l'adresse donnée lors de la présentation de l'offre de formation, de manière à assurer l'uniformité du programme. Les fonctionnaires obtiennent le remboursement des frais de déménagement de leurs effets personnels et des frais de transport (frais de kilométrage) à leur première affectation et à leur logement provisoire.
Le représentant explique que certains candidats de l'extérieur de la province, tel que le fonctionnaire s'estimant lésé, ont donné une adresse en Ontario, sans quoi ils n'auraient pas été admissibles à participer au programme dans la région de l'Ontario. Avant que les étudiants aient terminé leur formation, l'employeur leur a clairement dit que toute demande de remboursement des frais de réinstallation qu'ils présenteraient en tant que fonctionnaire serait étudiée en fonction de cette adresse.
Le représentant du ministère explique que le gestionnaire a informé le fonctionnaire avant et après sa nomination qu'il n'avait pas droit à une aide à la réinstallation en fonction de son adresse à Montréal puisqu'il avait été choisi en fonction d'une adresse à Scarborough, dans la région de Toronto. En réponse aux questions des membres du comité, le représentant confirme que la lettre d'offre n'a pas été modifiée et que le fonctionnaire n'a pas été avisé par écrit qu'il n'avait pas droit au remboursement frais de réinstallation.
Le représentant maintient que le fonctionnaire n'a pas droit aux indemnités prévus aux termes des directives sur la réinstallation et les voyages d'affaires.
Le Comité exécutif souscrit à la recommandation du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que le fonctionnaire n'avait pas été traité suivant l'esprit de la Directive sur la réinstallation. Les avantages accordés doivent être conformes à l'application de la Directive sur la réinstallation et à la Directive sur les voyages d'affaires, en ce qui concerne la nomination initiale des stagiaires.
Le grief a été agréé.