le 15 October 2008
21.4.964
Contexte
L'employé conteste la décision du ministère de soustraire de sa demande de remboursement des frais la différence entre le coût d'une suite à deux chambres à coucher et celui d'une suite à une chambre à coucher.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur déclare qu'il n'y a pas de liste de logements pour les séjours prolongés à l'endroit où l'employé était en service commandé et que le coût de la suite à deux chambres à coucher sélectionnée par le fonctionnaire s'estimant lésé était identique à celui d'un logement à une chambre à coucher utilisé par le fonctionnaire s'estimant lésé dans le même secteur alors qu'il était en service commandé quelques mois auparavant. Le représentant de l'agent négociateur ajoute que cette demande antérieure de remboursement des frais d'hébergement a été approuvée et payée par le ministère sans qu'il ne pose aucune question.
Le représentant de l'agent négociateur indique que le fonctionnaire s'estimant lésé a eu avec son gestionnaire avant son voyage une discussion/rencontre durant laquelle ont été discutés et consignés de bonne foi les différents aspects du voyage et les circonstances personnelles du fonctionnaire s'estimant lésé (c'est-à-dire qu'il avait l'intention de conduire son véhicule privé et d'emmener sa famille avec lui).
Le représentant de l'agent négociateur ajoute qu'en plus d'avoir eu cette discussion en toute bonne foi avant son voyage, le fonctionnaire s'estimant lésé a également demandé et obtenu l'approbation du conseiller en réinstallations/déplacements pour ses arrangements de voyage. Le conseiller en réinstallations/déplacements a confirmé par écrit que les arrangements de voyage du fonctionnaire s'estimant lésé respectaient l'esprit de la Directive sur les voyages. L'agent négociateur fait valoir qu'il est déraisonnable de la part du ministère de décider après les faits que les mesures prises par le fonctionnaire s'estimant lésé étaient insuffisantes pour faire approuver ses arrangements de voyage.
Le représentant de l'agent négociateur soutient qu'étant donné qu'il n'y a pas eu de coûts additionnels pour l'employeur (le coût de la suite à deux chambres à coucher choisie par le fonctionnaire s'estimant lésé était le même que celui d'un logement à une chambre à coucher utilisé antérieurement par lui dans la même région, pendant qu'il était en service commandé quelques mois auparavant), l'utilisation d'une suite à deux chambres à coucher n'était pas déraisonnable. Il fait valoir également qu'aucune exigence ne prévoit le choix du logement le moins cher.
Le représentant de l'agent négociateur suggère qu'une suite à deux chambres à coucher constitue une forme de logement à « chambre individuelle » admissible en vertu de la Directive sur les voyages. Le représentant de l'agent négociateur fournit les résultats d'une recherche dans l'actuelle version en ligne du Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC, qui révèle qu'une « suite à deux chambres à coucher » est un type de logement à « occupation simple ».
Le représentant de l'agent négociateur renvoie également à l'offre à commandes du Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules (REHELV) concernant l'hébergement de longue durée. Il précise que la stipulation concernant un logement à une chambre à coucher dans l'offre permanente est un critère minimum fixé pour la « chambre individuelle » admissible et n'empêche pas l'utilisation d'autres types de logements qui dépassent ce seuil minimum.
Finalement, le représentant de l'agent négociateur s'appuie fortement sur les principes de la confiance, de la souplesse, du respect, de la valorisation des gens, de la transparence et des pratiques de voyage modernes énoncés dans la Directive sur les voyages et met plus particulièrement l'accent sur la nécessité de faire preuve de souplesse pour être accommodant envers un employé et, dans le cas du fonctionnaire s'estimant lésé, pour assurer un bon équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie familiale.
Exposé du ministère
Le représentant du ministère maintient que, conformément à la stipulation 3.3.1 de la Directive sur les voyages, le fonctionnaire s'estimant lésé avait droit à un logement comportant une « chambre individuelle » et qu'alors que la Directive sur les voyages permet à un employé de rester dans un appartement pendant des périodes de voyage de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, la norme prévoyant le choix d'un logement comportant une chambre individuelle s'applique toujours.
Le représentant du ministère reconnaît que le fonctionnaire s'estimant lésé avait eu une rencontre avec son gestionnaire avant son départ, mais soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a jamais informé expressément son gestionnaire qu'il avait l'intention de loger dans une suite à deux chambres à coucher. De plus, la demande de remboursement des dépenses de voyage et le reçu que le fonctionnaire s'estimant lésé a soumis à son gestionnaire ne précisaient pas le type de logement dans lequel il logeait.
Le représentant du ministère indique que, même si le gestionnaire du fonctionnaire s'estimant lésé avait approuvé à l'origine le remboursement de toutes les dépenses de ce dernier, l'article 1.3 de la Directive sur les voyages indique clairement que « les paiements en trop […] qui ne sont pas conformes à la présente directive doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État ».
Le représentant du ministère fait valoir que même si le fonctionnaire s'estimant lésé avait peut-être l'impression qu'il avait obtenu une autorisation préalable pour ses arrangements de voyage, aucun document ne confirme qu'il avait l'intention de loger dans une suite à deux chambres à coucher. Le fait que le taux ait été le même que ce qu'il avait payé durant un séjour antérieur dans la même région ne justifiait pas sa demande de remboursement des dépenses pour une suite à deux chambres à coucher.
Finalement, le représentant du ministère soutient qu'étant donné que des unités à une chambre à coucher étaient disponibles dans le même hôtel, à un taux inférieur, il n'y avait aucune raison valide pour laquelle le fonctionnaire s'estimant lésé devrait être admissible au remboursement d'une suite à deux chambres.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif étudie le rapport du Comité des voyages en service commandé et convient qu'en ce qui concerne sa demande de remboursement du coût d'une suite à deux chambres à coucher, le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité conformément à l'esprit de la Directive. Le Comité admet qu'une chambre individuelle sous le régime de la Directive sur les voyages signifie un logement comportant une seule chambre à coucher. Pour cette raison, le Comité exécutif convient que le fonctionnaire s'estimant lésé doit assumer la différence entre le coût d'une suite à deux chambres à coucher et celui d'une suite à une chambre à coucher.
Le Comité exécutif fait remarquer également que le fonctionnaire s'estimant lésé a demandé et obtenu l'autorisation d'utiliser son véhicule automobile personnel (VAP) pour se rendre à l'endroit où il était en service commandé et en revenir, mais qu'il n'a pas demandé ni obtenu le remboursement du taux par kilomètre prescrit à l'Annexe B de la Directive sur les voyages. Le Comité reconnaît que le fonctionnaire s'estimant lésé a droit aux termes de la Directive sur les voyages au taux par kilomètre. Pour cette raison, il accepte que le ministère rembourse au fonctionnaire s'estimant lésé le taux par kilomètre prescrit (moins tout remboursement des frais d'essence) conformément à l'Annexe B de la Directive sur les voyages.
Par conséquent, le grief est accueilli en partie.