2.1 Autorisation
2.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les réinstallations et de s'assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente directive.
- L'autorisation est fournie à l'avance par écrit.
- L'employeur autorise par écrit le FSR à fournir au fonctionnaire concerné les services de réinstallation prévus au contrat aux termes du PRI.
- Le FSR ne peut rembourser aucune dépense non visée par la présente directive ni aucune dépense en sus des taux prévus au contrat aux termes de la présente Directive.
- Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national peut autoriser a posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu'à 30 jours avant la date d'inscription auprès du fournisseur de services. Dans les cas d'autorisation a posteriori de dépenses engagées au-delà du délai de 30 jours, il est nécessaire d'obtenir l'approbation du responsable du programme au SCT.
2.1.2 L'employeur n'est pas responsable de ces frais, sauf si la réinstallation est autorisée subséquemment, et le fonctionnaire peut ne pas avoir droit à certains avantages.
2.2 Responsabilités
2.2.1 Responsabilités de l'employeur
2.2.1.1 L'employeur doit rembourser, dans les limites prévues par la présente directive, les frais de réinstallation réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire (par l'entremise du FSR).
2.2.1.2 L'employeur doit informer le fonctionnaire de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant d'avoir consulté le FSR.
2.2.1.3 Dès qu'il délivre l'autorisation de procéder à la réinstallation, l'employeur doit référer le dossier du fonctionnaire au FSR.
2.2.1.4 Les coûts d'exécution du programme sont assumés par les ministères et organismes utilisateurs, conformément au barème approuvé pour la rémunération des services.
2.2.1.5 Les fonctionnaires ministériels qui recommandent, autorisent, interprètent, administrent le processus de paiement, revoient et vérifient les demandes de remboursements et les indemnités doivent connaître la présente directive et la Directive sur les voyages du CNM.
2.2.1.6 Les gestionnaires qui autorisent les réinstallations doivent collaborer étroitement avec les responsables ministériels de la réinstallation :
- pour éviter que des engagements inappropriés (financement, réinstallation) soient pris envers les fonctionnaires;
- pour s'assurer que la procédure d'autorisation préalable soit suivie; et
- pour veiller à ce qu'aucun fonctionnaire n'entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du FSR les services de prestation de conseils prévus au contrat.
2.2.1.7 Le coordonnateur ministériel national désigné pour le programme doit donner son approbation relativement à certains éléments de la présente directive.
Toutes les demandes de remboursement visées par la présente directive, mais touchant une situation qui n'y est pas décrite, doivent être acheminées, selon la filière habituelle, directement au coordonnateur ministériel national désigné, à l'administration centrale.
2.2.1.8 Par l'entremise du FSR, l'employeur :
- planifie la réinstallation et les déplacements connexes de manière à réduire le plus possible les perturbations subies par la famille et les coûts que lui-même doit engager;
- veille à trouver des aménagements, tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive;
- vérifie et approuve les dépenses de réinstallation préalablement à leur remboursement.
2.2.1.9 L'employeur, en consultation avec le FSR, enclenche la procédure de déménagement d'effets mobiliers en communiquant au SCD un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit au fonctionnaire un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités du fonctionnaire et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.
2.2.1.10 L'employeur accorde au fonctionnaire et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.
2.2.1.11 À la demande du fonctionnaire, l'employeur fournit des instructions et/ou des conseils par écrit, directement ou par l'entremise d'un FSR.
2.2.2 Responsabilités du fonctionnaire
Les responsabilités du fonctionnaire sont les suivantes :
2.2.2.1 Il lit le présent document et consulte le FSR avant d'entreprendre toute activité de réinstallation.
2.2.2.2 Il obtient, conformément au cadre de délégation applicable, une autorisation écrite avant d'engager quelque dépense de réinstallation que ce soit. Le fonctionnaire qui conclut des opérations reliées à la réinstallation avant d'obtenir une telle autorisation ou qui engage des dépenses excédant les seuils prévus dans la présente directive doit assumer personnellement ces dépenses et risque de ne plus pouvoir se prévaloir de la présente Directive.
2.2.2.3 Le fonctionnaire peut renoncer à se prévaloir de la totalité ou de certaines des dispositions de la présente directive s'il conclut un contrat (courtier immobilier, avocat, estimateur, vente préalable, etc.) ou si l'employeur le défraie directement de frais de réinstallation.
2.2.2.4 Il ne choisit aucun fournisseur de services avec lequel il a un lien de dépendance.
2.2.2.5 Il s'assure que tout rabais accordé par le fournisseur de services est remis au Receveur général du Canada, si le gouvernement du Canada paie les frais facturés pour ces services.
2.2.2.6 Il suit les instructions et/ou conseils fournies par le personnel ministériel et par le FSR au cours du processus de réinstallation.
2.2.2.7 Lorsque l'instruction et/ou le conseil donné semble contredire la présente directive, le fonctionnaire doit demander que celui-ci lui soit donné par écrit. Il convient par la suite de consulter le coordonnateur ministériel national pour qu'il puisse apporter des précisions sur l'instruction et/ou le conseil donné. Cette démarche est très importante, car les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre forme d'erreur ne seront pas nécessairement remboursables.
2.2.2.8 Le fonctionnaire doit être conscient que le refus de suivre l'instruction et/ou le conseil fourni par le coordonnateur ministériel national, lorsque l'instruction et/ou le conseil ne contredit pas la présente directive, pourrait entraîner des problèmes de réinstallation et des frais personnels additionnels.
2.2.2.9 Le fonctionnaire informe l'employeur ou le fournisseur de ses besoins éventuels en termes de mesures d'adaptation.
2.2.2.10 Il présente dans les 90 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la présente directive.
2.2.2.11 À la fin de la réinstallation, si le fonctionnaire a reçu des fonds qui n'auraient pas dû lui être fournis, il doit les rembourser intégralement au FSR dès qu'il reçoit un avis à cet égard.
2.2.3 Responsabilités du fournisseur de services de réinstallation (FSR)
Le FSR doit:
2.2.3.1 Assurer la prestation des services conformément au contrat et à la présente directive.
2.2.3.2 Communiquer dans les 48 heures avec le fonctionnaire qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de counselling, conformément au contrat;
2.2.3.3 Accorder une avance de fonds au fonctionnaire immédiatement avant le début de son voyage à la recherche d'un logement ou pour le transport de ses effets mobiliers.
2.3 Reçus
2.3.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus au titre des dépenses engagées.
2.3.2 Dans des circonstances exceptionnelles, un fonctionnaire peut signer une déclaration personnelle en lieu et place du reçu si celui-ci a été perdu, a été détruit accidentellement ou ne peut être produit pour quelque autre raison.
2.4 Réinstallation du conjoint
2.4.1 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait est réinstallé, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un fonctionnaire réinstallé au même endroit, la présente directive s'applique comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux fonctionnaires.
2.4.2 Si les deux fonctionnaires sont au service de ministères différents, des ententes préalables de partage des coûts peuvent être conclues conformément aux principes établis de gestion responsable des deniers publics.
2.4.3 On accorde aussi un congé payé au conjoint ou au conjoint de fait qui est également un fonctionnaire.
2.5 Avances
2.5.1 Le fonctionnaire reçoit une avance de fonds (par l'entremise du FSR) au titre de ses frais engagés dans le cadre de la réinstallation (voyages à la recherche d'un logement (VRL), autres déplacements et logement provisoire).
2.5.2 De façon qu'il puisse utiliser le montant total du produit de la vente de son ancienne résidence, le fonctionnaire peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d'avocats s'il a reçu une offre écrite d'achat et si sa résidence figure sur la liste d'un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu'immédiatement avant la date où le fonctionnaire en a besoin.
2.6 Réinstallation à la demande de l'employeur
2.6.1 On entend par « réinstallation à la demande de l'employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l'exclusion des nominations initiales.
2.6.2 Lorsqu'un fonctionnaire demande que l'on prenne en considération sa demande de mutation dans une autre région, la réinstallation qui fera suite à une telle demande peut être considérée comme une réinstallation à la demande de l'employeur; se reporter à ce propos à l'article 12.1.2.
2.7 Réinstallation à la demande du fonctionnaire
2.7.1 Dans les cas de réinstallation à sa demande, le fonctionnaire a droit à l'aide prévue à la Partie XII.
2.8 Nomination initiale
2.8.1 Les dispositions sur la réinstallation des nouveaux fonctionnaires de la fonction publique ou de quiconque n'est pas un fonctionnaire, avant qu'ils ne soient autorisés à déménager aux frais de l'État, figurent dans le Programme de réinstallation intégré pour les nouveaux fonctionnaires de la fonction publique (PRINE), sur le site Web du SCT (https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/deplacements-reinstallation/addendum-programme-reinstallation-nouveaux-employes-fonction-publique.html).
2.9 Demande de remboursement
2.9.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :
- le fonctionnaire doit présenter son compte dans les 90 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, la dernière de ces deux dates étant retenue (mais à l'intérieur d'un délai d'un (1) an);
- chaque poste de la demande doit être étayé par des pièces justificatives, sauf lorsqu'il s'agit d'une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 10 $, de frais de repas, de frais accessoires et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;
- la demande doit être accompagnée également de tous les autres renseignements exigés;
- le fonctionnaire doit signer la demande pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été réglées.
2.10 Annulation d'une réinstallation
2.10.1 L'employeur, lorsqu'il annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail et indépendants de la volonté du fonctionnaire, peut, par l'entremise du FSR, rembourser au fonctionnaire les dépenses engagées par lui en application de la présente directive.
2.10.2 Sur réception de l'avis officiel d'annulation, le fonctionnaire doit résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d'une maison mobile; l'employeur résilie ces derniers par l'intermédiaire du SCD.
2.10.3 Les dépenses à rembourser seront en fonction du stade où en est la réinstallation. Elles correspondent au montant que l'administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire juge raisonnable en l'occurrence; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente directive. Normalement, un fonctionnaire n'a pas de grandes dépenses à faire avant de disposer de sa résidence.
2.10.3.1 S'il louait un logement, par exemple, il peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s'il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s'entendant avec l'acheteur, mais il est possible qu'il doive payer une commission à l'agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l'employeur estime que le fonctionnaire doit quitter son logement, on autorisera le déménagement local des effets mobiliers et le paiement, jusqu'à concurrence d'un montant raisonnable, des frais accessoires de réinstallation.
2.10.3.2 L'employeur rembourse au fonctionnaire un large éventail de frais accessoires que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déplacement et être vraiment raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas servir de prétexte pour améliorer la situation financière d'un fonctionnaire.
2.10.3.3 Tous les frais accessoires de réinstallation doivent être justifiés par des reçus et leur remboursement doit être soumis à l'examen des autorités compétentes qui décideront s'ils sont conformes aux dispositions pertinentes et s'ils sont raisonnables dans les circonstances.
2.10.4 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se reporter à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IOTDR) ou de frais juridiques reliés à l'acquisition d'une résidence principale peut également être autorisé.
2.11 Réinstallation d'un fonctionnaire en déplacement
2.11.1 Lorsqu'on autorise la réinstallation d'un fonctionnaire à un nouveau lieu de travail pendant qu'il est en voyage en service commandé à ce nouveau lieu de travail, il passe du statut de fonctionnaire en déplacement à celui de fonctionnaire en cours de réinstallation. Si le fonctionnaire a droit à de l'aide (IOTDR, etc.), celle-ci devra être approuvée. L'aide débute le lendemain de la date d'entrée en vigueur de l'avis écrit de réinstallation.
2.12 Contrôles effectués par les ministères
2.12.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :
- les dispositions particulières à l'égard d'une réinstallation à la demande d'un fonctionnaire pour des raisons personnelles doivent être portées au dossier de réinstallation du fonctionnaire; le remboursement doit respecter les conditions convenues, et tenir compte des limites stipulées dans la présente directive;
- il faut remplir le formulaire intitulé « Autorisation de voyager et avance » avant le déménagement et le verser au dossier de réinstallation du fonctionnaire;
- lorsqu'il ne s'agit pas d'un poste isolé, il faut verser au dossier de réinstallation du fonctionnaire un relevé de toutes les prolongations autorisées ainsi qu'un relevé de l'entreposage à long terme qui a été approuvé.
2.12.2 Si, pour une raison ou pour une autre, le fonctionnaire cesse de travailler pour l'administration fédérale durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d'emploi ne sont pas remboursables en vertu de la présente directive.
2.13 Délais
2.13.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est d'un (1) an à compter de la date d'inscription chez le FSC. Dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire peut demander une prolongation de ce délai en soumettant une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l'achemine avec sa recommandation au responsable du programme du SCT, pour approbation. Ce type de demande ne doit pas être rejeté sans motif raisonnable.