Rapport sur l'Appendice D (Indemnités internationales de repas et de faux frais) de la Directive sur les voyages

À l'intention du Comité Exécutif du Conseil National Mixte

pour l'exercice 2017-2018

Objet

Lors de la réunion du 10 septembre 2009 du Comité exécutif du Conseil national mixte (CNM), le Comité a demandé à recevoir, une fois par année ou selon les besoins, un rapport sur les tendances relatives à l’Appendice D, Indemnités internationales de repas et de faux frais, de la Directive sur les voyages du CNM. Le rapport fournit un aperçu des mises à jour trimestrielles à titre d’information.

Contexte

La Directive sur les voyages du CNM contient plusieurs taux et indemnités, qui sont précisés dans les appendices. L’Appendice D, qui indique les indemnités internationales de repas et de faux frais pour les fonctionnaires et autres personnes voyageant en service commandé, est mis à jour chaque trimestre (1^er janvier, 1^er avril, 1^er juillet et 1^er octobre).
Les mises à jour des indemnités internationales de repas sont fondées sur des sondages relatifs aux repas menés auprès des hauts-commissariats du Canada et des ambassades canadiennes à l’étranger ainsi que sur le suivi effectué par Statistique Canada, qui comprend notamment des renseignements comme l’indice des prix à la consommation (IPC), les taux de change, les valeurs des devises étrangères, l’inflation et des exemples de menus. Le « Guide des taux et indemnités du CNM » décrit davantage la méthode utilisée à cette fin (se reporter à l’Appendice A).
L’Appendice D de la Directive sur les voyages énumère 231 pays :
- Dans 4 pays énumérés [Guam, les Îles Mariannes du Nord, Puerto Rico et les Îles Vierges (américaines)] où ils n’ont pas fait l’objet d’un sondage et sont énumérés aux États-Unis (Hors des États Continentaux des États-Unis seulement) pour les indemnités de repas et de faux frais. Ils correspondent aux montants publiés à l’Appendice C, sous « Canada & É.-U. », qui sont payés en dollars américains (USD), et sont mis à jour deux fois par année (1er avril et 1er octobre).
- Dans 227 pays énumérés, 192 villes précises font l’objet d’un sondage environ tous les trois à quatre ans. Pour tous les autres lieux et villes de ces pays qui ne sont pas énumérés à l’Appendice D, l’indemnité de repas correspond à 80 % de l’indemnité de repas établie pour la capitale ou le lieu du siège du gouvernement du pays; ces lieux et villes sont désignés comme « Autre » pour ce qui est du nom de la ville ou du lieu. Dans d’autres cas, il est aussi possible qu’un seul taux ait été établi pour le pays. De plus, les repas peuvent être représentés par un astérisque (*) dans les colonnes « Petit déjeuner », « Déjeuner » et « Dîner » de l’appendice parce que les menus des hôtels ou restaurants n’étaient pas disponibles. Dans ces cas, les employés peuvent se faire rembourser des dépenses raisonnables et justifiables étayées par un reçu (ou une déclaration signée lorsqu’il n’y a pas de reçus ou que ceux-ci ont été perdus).
- 31 pays énumérés n’ont pas fait l’objet d’un sondage en raison de l’absence d’une présence canadienne sur place, de l’instabilité politique, de guerres, de l’absence de moyens de transport pour se rendre aux destinations ou des mauvaises conditions météorologiques (tempête tropicale, ouragan), de la très petite taille des pays ou îles, etc. En pareil cas, les trois (3) repas sont indiqués par un astérisque – par exemple : Andorre, République de Corée, Martinique, Syrie, etc.
- Lorsqu’un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues, les dépenses réelles et raisonnables sont remboursées sur présentation des reçus (référence : article 3.4.9 de la Directive sur les voyages du CNM).

Aperçu de la période allant du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018

Inflation - Exemples d’augmentations globales du total général de plus de 25 % – Pour la majeure partie, les augmentations ont été touchées par l’IPC, le chômage, l’instabilité de la monnaie, la hausse des coûts des fournitures et de l’énergie et le recul dans le secteur agricole ainsi que les taux pour le petit déjeuner dans certaines villes. The substantive increase for Guinea-Bissau is primarily due to the number of years that has passed since it was last surveyed in 2011. Changes for Lesotho are based on the survey results which had double the amount of observations since the last survey which was also done in 2011.

Angola : + 25%	Afrique du Sud (Durban) : + 26%
Soudan : + 27%	Australie (Adelaide) : + 27%
Honduras : + 28%	Micronésie : + 28%
Gambie : + 28%	Italie (Rome) : + 29%
Swaziland : + 30%	Italie (Milan) : + 31%
Guinée-Bissau : + 35%	Lesotho : + 55%

Déflation - Exemples de baisses générales du grand total de plus de 25 % – les baisses (en général) sont principalement attribuables à l’IPC variable précédent, à l’instabilité politique, au désordre civil, à un déficit commercial défavorable et à une monnaie irrégulière. The rates for Mongolia and Azerbaijan are published in USD and due to the strength of the USD, the currency exchange has factored heavily to the decrease. The issue for the decrease in South Sudan is extreme deflation and political unrest which also contributed to the variance in the movement of the rates.

Mongolie : - 39%	Azerbaïdjan : - 42%
Soudan du Sud : - 67%

Nouveaux lieux/taux – Dubrovnik, Croatia was added to the listing and new rates were added to Tonga (which were previously starred) at the request of the Global Affairs Canada Mission.
Suppression de lieux/taux – The cities of Venice, Italy; San Pedro Sula, Honduras and Blantyre, Malawi removed during the fiscal year of 2017-2018 at the request of the Global Affairs Canada Missions.
De nouveaux taux pour le petit déjeuner ont été ajoutés pour les endroits suivants : Minsk, Belarus; Amman, Jordan; Milan and Rome, Italy and also Maputo, Mozambique. Rates had been previously starred denoting reasonable and justifiable expenses, receipts required.
Changement de devises – There was one location that changed the currency for publication which was Vietnam from Vietnamese Dong to USD at the request of the Global Affairs Canada Mission. Also Belarus had a devaluation of their currency by 10,000 which was reflected in their published allowances.
Événements spéciaux – Aucun événement spécial n’a été surveillé entre avril 2017 et avril 2018.
Catastrophes naturelles – Aucun événement n’a été surveillé entre avril 2015 et avril 2016, cependant, les catastrophes suivantes sont survenues durant cette période, lesquelles peuvent avoir des répercussions sur les coûts futurs : séisme in southern Mexico (8.0), and hurricanes Irma, José and Katia in the Caribbean.
Griefs – Il n’y a pas eu de griefs au sujet des indemnités internationales de repas et de faux frais de la Directive sur les voyages du CNM.

Communications stratégiques

Les indemnités de repas et de faux frais révisées sont habituellement publiées sur le site Web du CNM environ une semaine avant la date d’entrée en vigueur, chaque trimestre.
Aucun communiqué du CNM n’accompagne ces mises à jour régulières. Tous les renseignements relatifs aux voyages sont donnés sur les sites suivants :
- Site Web du CNM : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/fr; et,
- Site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les voyages : https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/deplacements-reinstallation/voyages-affaires-gouvernement.html.

Annexe A

Directive sur les voyages du Conseil National Mixte – Appendice D

Taux et indemnités : Repas et indemnités – International

Références : Appendice D (http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/app_d.php?lang=fr)

Description

L’Appendice D de la Directive sur les voyages établit les taux et indemnités pour le module 4 de la directive relativement aux logements particuliers non commerciaux, aux repas, aux faux frais à l’étranger en fonction du pays ou de la ville (à l’exception des États-Unis). La devise utilisée pour les remboursements dépend du lieu de déplacement.

Méthode

Statistique Canada calcule les indemnités de repas à l’aide d’une méthode d’enquête élaborée par le Conseil du Trésor. Les sondages sont envoyés aux Hauts-commissariats du Canada, aux ambassades et aux consulats à l’étranger pour qu’ils les remplissent. Les données sont ensuite compilées par Statistique Canada et examinées par le Comité des taux des repas (composé du Conseil du Trésor, de Statistique Canada, du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement et du ministère de la Défense nationale). Les taux pour le petit déjeuner, le déjeuner et le dîner sont établis à l’aide de deux sources de données : 1) une enquête sur les repas recueillant de l’information sur les coûts des repas dans plusieurs hôtels, cafétérias et restaurants et 2) le suivi de l’indice des prix à la consommation à l’échelle internationale et de la valeur des devises étrangères. Les indemnités de repas comprennent un montant au titre des taxes et des pourboires.

Soixante-quinze pour cent (75 %) de l’indemnité de repas et de faux frais doit être versé à compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement, au même endroit, lorsque des résidences d’affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier choisit d’occuper un logement particulier.

Le Comité des voyages en service commandé détermine l’indemnité pour logement particulier non commercial. Cette indemnité, qui est fondée sur des références en matière de pratiques exemplaires, a été mise en place à titre de mesure visant à encourager les voyageurs à utiliser des logements particuliers non commerciaux plutôt que les hôtels qui sont plus coûteux.

Le Comité des voyages en service commandé rajuste les différents pourcentages au titre des indemnités de faux frais de sorte à correspondre à l’ensemble du marché.

Le Comité des voyages en service commandé détermine également les indemnités de voyage de fin de semaine au foyer et de voyage de fin de semaine – solutions de rechange. Ce sont des indemnités générales qui englobent le billet d’avion aller-retour en classe économique, le transport terrestre nécessaire pour l’aller et le retour à un terminus et les repas en route. Consultez l’article 3.4.12 de la Directive sur les voyages.

Processus d’examen

Plusieurs taux pour les repas sont révisés tous les trois mois. Les changements qui en découlent entrent en vigueur le 1^er janvier, le 1^er avril, le 1^er juillet et le 1^er octobre. Les indemnités de logement particulier non commercial, de faux frais, de voyage de fin de semaine au foyer et de voyage de fin de semaine – solutions de rechange sont revues dans le cadre de l’examen triennal de la Directive.

Processus d’approbation

Suite à l’examen triennal, les rajustements apportés aux indemnités de logement particulier non commercial, de faux frais, de voyage de fin de semaine au foyer et de voyage de fin de semaine – solutions de rechange deviennent des recommandations qui sont soumises à l’approbation du Comité exécutif.

Communication of Decision

Once the rates and allowances are approved they are posted as Appendix D on the NJC's Web site and the directive is amended accordingly.