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COMITÉS CONSULTATIFS PATRONAUX-SYNDICAUX
1. Introduction
La consultation, caractérisée par la communication et par le maintien du dialogue entre la direction et les agents négociateurs, favorise l'amélioration de leurs relations, assumant que de saines relations patronales-syndicales sont nécessaires à une bonne gestion des ressources humaines. A cet effet, l'engagement des dirigeants supérieurs des deux parties est essentiel. La mise en oeuvre de ces comités, dans de nombreux cas, exigera un changement culturel pour les parties concernées, ainsi que l'établissement de relations fondées sur la confiance ainsi que sur le partage des pouvoirs et des responsabilités.
Les présentes lignes directrices ont pour objet d'établir un cadre de mise sur pied et de fonctionnement des CCPS qui aidera les parties à fonctionner efficacement et à améliorer leur milieu de travail.
2. Fondement législatif
La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP, article 8; ajouter lien), promulguée par la Loi sur la modernisation de la fonction publique, renferme une disposition en vertu de laquelle les administrateurs généraux doivent, après consultation des agents négociateurs, mettre sur pied un comité consultatif aux fins de l'échange de renseignements et pour obtenir des opinions et des conseils au sujet des enjeux du milieu de travail.
3. Application
Les présentes lignes directrices s'appliquent aux ministères et aux organismes dont le nom figure aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques (ajouter lien), dont le Conseil du Trésor est l'employeur (c.-à-d., l'administration publique en général).
4. Terminologie
Les définitions des diverses expressions (ex., agent négociateur, unité de négociation, commission (CRTFP), employé, employeur) utilisées tout au long des présentes lignes directrices se trouvent dans la LRTFP (ajouter lien).
5. Sens de consultation
La consultation est un processus qui consiste à chercher et à fournir des renseignements et des conseils, à échanger des points de vue et à discuter d'enjeux dans un cadre de confiance et de respect mutuel. Pour être efficace, le processus doit être soutenu par un engagement franc et honnête des deux parties quant au partage de l'information et à l'écoute des opinions, des observations, et des recommandations de l'autre partie, avant que la décision soit prise. Dans cette perspective, ce processus permettra à la partie ainsi affectée de saisir l'ensemble des conséquences de ces actions sur ses intérêts legitimes.
Certaines exigences doivent toutefois être respectées. En voici quelques-unes :
- les droits de la direction et des agents négociateurs ne doivent pas être négligés, bafoués ou réduits;
- les conventions collectives et les dispositions législatives, ainsi que l'intention qu'elles visent, doivent être respectées;
- les problèmes pour lesquels d'autres mécanismes ou institutions sont prévus (ex., santé et sécurité au travail, questions relatives au Conseil national mixte) doivent normalement y être traités;
- les griefs ou les problèmes individuels ne doivent pas être discutés d'une façon qui enfreint la confidentialité.Cependant les griefs peuvent être discutés dans le but de dégager des tendances ou des causes qui aideraient à régler les problèmes.
De plus, en règle générale, une question ne doit pas être discutée à un niveau inopportun. Des discussions peuvent toutefois avoir lieu au sujet de questions ayant des répercussions extérieures au niveau de la discussion afin :
- d'éclairer la question à l'étude;
- d'expliquer ou de définir l'application d'une politique relative à la question;
- d'exposer des problèmes liés à la question en vue de réduire la tension et de favoriser la compréhension entre les parties concernées;
- de communiquer de l'information, le cas échéant, à d'autres niveaux de direction.
6. Composition et structure des comités
La structure du comité est établie en consultation avec les agents négociateurs. Le principal CCPS est normalement établi au niveau national entre la direction et l'ensemble des agents négociateurs qui représentent les fonctionnaires. Des sous-comités peuvent être formés lorsqu'il s'agit de traiter d'un sujet en profondeur ou lorsque la participation d'un agent négociateur en particulier est nécessaire ou encore si une question se rapporte particulièrement aux membres représentés par un agent négociateur. Au moment de mettre sur pied un CCPS, les parties doivent chercher à assurer une participation équitable (c.-à-d. une représentation équilibrée). Cela inclurait, par exemple, la nomination de coprésidents des deux parties.
Les représentants doivent inclure des personnes qui au sein de l'administration sont en mesure de prendre des décisions et de discuter des sujets qui font l'objet de préoccupation. Une structure de CCPS plus élaborée peut s'avérer nécessaire et prévoir différents niveaux de comités reflétant le contexte des opérations des organisations visées, c'est-à-dire national, régional, local, sectoriel ou selon un goupe professionnel.
Au niveau national, les parties doivent examiner les besoins organisationnels et déterminer quelle sera la structure ou la sous-structure de comité, ou les deux. Les représentants qui sont membres du comité ou les autres employés qui sont des invités ne doivent pas perdre de revenu du fait qu'ils assistent aux réunions.
Sur consentement mutuel des parties, le comité peut inviter d'autres personnes (ex., fonctionnaires des ressources humaines) à assister aux réunions afin de fournir des conseils ou de l'information concernant un sujet donné inscrit à l'ordre du jour ou établir des sous-comités si un sujet requiert une étude approfondie.La consultation devrait se faire avec la participation des gestionnaires appropriés et avec les responsables des ressources humaines sur les questions requérant leur compétence.
La direction assurera le soutien administratif (c.-à-d, un secrétaire de comité) du comité. Cette fonction inclut, sans s'y restreindre :
La participation de substituts ou de remplaçants à une réunion donnée du CCPS doit être tenue au minimum, La stabilité au titre de la participation fait partie de l'engagement pris au moment de se joindre à un CCPS, car elle permet d'assurer la continuité dans la gestion des dossiers.
7. Protocoles
7.1 Mandat
Le mandat des CCPS devrait être préparé conjointement. Ce mandat devrait prévoir des dispositions portant sur les règles protocolaires qui suivent ainsi que sur la composition et la structure du comité. A l'annexe A de ce document se retrouve un modèle de mandat.
7.2 Calendriers des réunions
Il faut prévoir au moins deux réunions par année au niveau national, qu'elles soient formelles ou non, quoique le comité peut se réunir plus fréquemment lorsque l'une ou l'autre des parties soulève des questions de grande importance. Selon la structure ou la taille d'un agent négociateur ou d'un ministère ou d'un organisme en particulier et du niveau du CCPS, des réunions pourraient être tenues plus fréquemment. L'aspect formel de ces réunions peut varier selon le niveau du CCPS ou l'envergure du milieu de travail, toutefois cela devrait faire l'objet d'un consentement.
7.3 Endroit, heure et frais des réunions
Les réunions du comité doivent être tenues sur les lieux et aux heures déterminées suivant le consentement mutuel des parties. Les réunions doivent se tenir pendant les heures de travail. Certains participants peuvent ne pas disposer des ressources et de l'information requises pour assister aux réunions de sorte que de l'aide financière ou une autre forme de soutien peut s'avérer nécessaire afin d'assurer leur représentation. Cette aide pourrait prévoir le maintien de leur rémunération pour la préparation et le suivi de la réunion et les frais de voyage reliés à la réunion. En toutes circonstances, les dispositions de la convention collective ou les modalités d'emploi applicables, ou les deux, concernant le temps de déplacement et les congés pour affaires syndicales doivent être observées. Les représentants membres du comité ou les autres employés qui sont invités maintiennent leur salaire normal lorsqu'ils assistent aux réunions.
7.4 Ordres du jour
Les coprésidents préparent l'ordre du jour et en discutent, avec la participation des membres du comité et, selon le cas, des sous-comités locaux, régionaux, sectoriels, goupe professionnel particulier et ce, avant chaque réunion. Des points additionnels peuvent être ajoutés à la réunion si les parties sont d'accord.
Les représentants au sein du comité qui demandent d'inscrire des points à l'ordre du jour au secrétaire du comité, devraient les accompagner des notes explicatives ou des documents pertinents, ou des deux. La portée des points à discuter doit faire état du niveau de consultation (ex., national, régional ou local). L'ordre du jour et les documents afférents doivent être produits dans les deux langues officielles conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les langues officielles.
Les ordres du jour des réunions, précisant l'heure et l'endroit de la réunion, doivent être remis le plus longtemps possible à l'avance. S'il y a des documents à lire avant une réunion donnée, une période doit être accordée pour permettre aux membres du CCPS d'en prendre connaissance.
7.5 Compte-rendu des réunions
Le secrétaire du CCPS veille à ce qu'un compte-rendu soit rédigé après chaque réunion. Les sujets qui ont été discutés ainsi que les consensus ou les désaccords entre les parties devraient être repris dans le compte-rendu, ce dernier est approuvé par le co-présidents. Les représentants doivent discuter avec leurs collègues des sujets d'intérêt et des mesures à prendre par suite des réunions, de manière à accélérer le processus. Des dates limites doivent être fixées au titre des mesures à prendre afin d'assurer le suivi des dossiers et la présentation de comptes rendus aux représentants du CCPS.
Les documents écrits qui doivent être rendus publics par suite d'une consultation doivent être approuvés par le comité. Ils doivent aussi être disponibles dans les deux langues officielles.
8. Évaluation de la qualité de la consultation et de ses résultats
Une évaluation du fonctionnement du CCPS ou l'un de ses sous-comités doit être effectuée périodiquement. Parmi les indicateurs de succès qui peuvent servir à mesurer le rendement, citons :
- Des comités de consultation sont en place et jouent un rôle utile (ex., ils affichent un taux de participation élevé et sont productifs);
- La consultation et le dialogue sont continus et ne se limitent pas à des réunions formelles. La consultation est perçue favorablement et est constructive. Les participants percoivent qu'ils ont la possibilité de soumettre des questions et constatent que ces drenières sont traitées sérieusement. Les participants estiment que leur implication est appréciée;
- Les discussions sont franches, et les deux parties réalisent leurs objectifs;
- Les relations syndicales-patronales s'améliorent, (c.-à-d. qu'il y a un lien de confiance et un respect mutuel entre les parties, et que les attitudes et les compétences qui favorisent une consultation utile sont favorisées);
- Il y a amélioration du milieu de travail en général, comme en font foi les sondages périodiques menés auprès des employés de la fonction publique.
On trouve à l'annexe B des présentes lignes directrices un outil qui a été mis au point afin d'aider les divers CCPS à mesurer leur rendement.
9. Pratiques exemplaires
À déterminer une fois que le sondage auprès des CCPS existants des ministères et des organismes aura pris fin. Nota : Parmi les ministères où des CCPS efficaces ont été mis sur pied, mentionnons TPSGC, MDN et SC.
Il reste à déterminer comment illustrer les pratiques exemplaires et créer des liens vers les sites ministériels où des renseignements sur les CCPS sont affichés. Il y a lieu d'envisager un lien vers l'actuel site des Relations de travail.
10. Documents de référence
Loi sur la modernisation de la fonction publique
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
Loi sur la gestion des finances publiques
Règlement et Règles de procédure de la Commission des relations de travail dans la fonction publique
Travailler ensemble dans l'intérêt public (rapport Fryer, juin 2001)
11. Bibliographie
Les publications suivantes constituent des lectures intéressantes au sujet des CCPS et peuvent être utiles aux organisations qui veulent mettre sur pied des comités initiaux ou celles qui veulent améliorer le rendement de leurs comités existants.
- Jonathan Brock et David B. Lipsky, Eds, "Going Public: The Role of Labor-Management in Delivering Quality Government Services", Industrial Relations Research Association, University of Illinois at Urbana-Champaign, 2003.
- Fisher, Ury et Patton, "Getting to Yes", Penguin Books, 1983.
12. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements doivent être adressées aux agents ministériels des ressources humaines, qui peuvent eux-mêmes les transmettre aux :
Relations de travail interministérielles Relations de travail et gestion des opérations de rémunération Secrétariat du Conseil du Trésor
13. Annexes
A. Exemple de mandat (à mettre au point)
B. Outil d'évaluation (à mettre au point)