Champ d'application
Introduction
La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève ou étudiant à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève ou étudiant à charge à un établissement scolaire approuvé.
Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.
Directive
35.1 Application
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
35.1.1 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction d'un moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.
35.2 Niveaux primaires et secondaires
35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des DSE 34.3, 34.4 et(ou) 34.5, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève ou étudiant à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de la DSE 34.1.
a) du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou
b) du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève ou étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38; ou
c) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la mission mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
d) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou
e) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.
(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)
35.2.2 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu de l'article 35.2.1, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève ou étudiant à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.
35.3 Niveau postsecondaire
35.3.1 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement en vertu de la DSE 34.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un étudiant à charge :
a) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'étudiant a résidé avec le fonctionnaire;
b) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
c) d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.5, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
d) du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
e) d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.4, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.
(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)
35.3.2 Aux fins des alinéas 35.3.1a), b), c), et d), l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre le poste du fonctionnaire et la ville de son bureau principal.
35.3.3 À la fin de l'alinéa 35.3.1e) l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principale du fonctionnaire.
35.4 Déplacement d'un accompagnateur
35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'étudiant à son école avec le poste comme point de départ, lors de la première année scolaire dans un endroit autre que le poste :
a) quand une indemnité scolaire est autorisée pour un étudiant à l'école élémentaire ou secondaire en vertu de la DSE 34.3, 34.4 et/ou 34.5, ou
b) quand un étudiant qui termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qui avait moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada reçoit une indemnité scolaire autorisée en vertu de la DSE 34.6.
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu de l'alinéa 35.4.1b), lorsqu'il y a lieu.
35.5 L'expédition des effets personnels
35.5.1 Lorsque l'indemnité pour les frais de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève ou étudiant à charge à condition que :
a) le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice A de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement, et que
b) les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.
35.5.2 Sauf si des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids précisés au paragraphe 35.5.1, auquel cas il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instructions
Instructions pour 35.1 - Application
1. La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.
2. Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des indemnités de déplacement figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Instructions pour 35.4.1 – Déplacement d'un accompagnateur
1. Si l'étudiant à charge est éduqué dans un endroit autre que le poste, mais pas au Canada, les frais de voyage seront normalement limités à l'équivalent entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
2. Les dispositions de cet article ne s'appliquent pas aux dépenses engagées à la destination.
3. Le parent au poste n'a pas droit à une indemnité pour des frais de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'étudiant à charge réside au Canada.
Lignes directrices
Ligne directrice pour 35.2.1 – Niveaux primaires et secondaires
Lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, les frais de déplacement se limiteront normalement à ceux qui seraient engagés entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
Lignes directrices pour 35.3.1 – Niveau postsecondaire
1. La Directive 15 - Réinstallation s'applique lorsque :
a) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant ne demeurera pas avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail;
b) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant n'a pas résidé avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail;
c) un élève ou étudiant à charge à l'égard duquel des indemnités scolaires ont été autorisées en vertu des DSE 34.3, 34.4 et(ou) 34.5, commence à résider avec le fonctionnaire au poste de ce dernier, même si des frais de réinstallation au poste ont pu être autorisés précédemment au nom de cet élève ou étudiant.
2. La DSE 51 - Réunion de famille s'applique au déplacement de l'école approuvée :
a) au poste du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est autorisé à se réinstaller au Canada pendant les grandes vacances scolaires; ou
b) à l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est affecté à un autre poste pendant les grandes vacances scolaires, et du nouveau poste à l'école approuvée.
3. Lorsqu'un étudiant à charge cesse d'être une personne à charge tout en fréquentant à plein temps une école à l'extérieur du Canada, les frais de réinstallation au Canada sont payables en vertu de la DSE 15.39.