Directive sur l'aide au transport quotidien

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte. Ces principes fondamentaux aideront les parties à établir, en matière d'aide au transport quotidien, des pratiques justes et raisonnables dans toute la fonction publique.

Confiance – favoriser un environnement qui permet aux fonctionnaires, aux agents négociateurs et à la direction de travailler ensemble à l'élaboration de solutions acceptables pour tous.

Souplesse – créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des employés et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs d'aide au transport quotidien.

Respect – créer un environnement sensible et positif et traiter les fonctionnaires de manière professionnelle, tout en les soutenant, ainsi que leurs familles, et en protégeant leur santé et leur sécurité dans le contexte de la directive.

Transparence – assurer l'application cohérente, juste et équitable de la directive et de ses pratiques.

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte et les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 des Règlements du Conseil national mixte. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou de l'organisme concerné qui s'appliquera.

Date d'entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1^er juin 2010.

But

L'aide au transport quotidien vise à aider les fonctionnaires à payer le prix excessif du transport quotidien, à destination et en provenance du lieu de travail habituel, les jours où ils sont tenus par la direction de se présenter au travail et s'y présentent et à faciliter le recrutement et la rétention du personnel chargé d'exécuter les programmes gouvernementaux dans ces lieux de travail éloignés.

Normalement, les fonctionnaires sont censés se présenter au travail à leurs propres frais, étant donné qu'ils choisissent librement leur lieu de résidence. Il y a cependant des cas où il n'existe pas de quartier résidentiel convenable à proximité du lieu de travail, de sorte que certains fonctionnaires sont susceptibles de payer des coûts de transport plus élevés.

La Loi canadienne sur les droits de la personne et la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor, telles que modifiées de temps à autre, s'appliquent à la présente directive. Les décisions et pratiques découlant de la présente directive sont inclusives et sans obstacles. Par exemple, il incombe à l'employeur de s'assurer que des mesures d'adaptation sont prises à l'égard du fonctionnaire handicapé à moins que les mesures à prendre n'imposent une contrainte excessive.

Champ d'application

La présente directive s'applique à tous les fonctionnaires d'un lieu de travail pour lequel une aide au transport quotidien a été autorisée, et ne s'applique pas :

a) aux kilomètres additionnels parcourus pour des raisons personnelles (p. ex. le transport des enfants à l'école ou au service de garde);

b) aux fonctionnaires qui se servent habituellement des transports en commun à destination et en provenance de leur lieu de travail et qui ne peuvent s'en prévaloir en raison d'une interruption de service causée par un arrêt de travail des employés du transport en commun;

c) au transport à destination et en provenance d'un lieu de travail autre que le lieu d'affectation habituel assigné ou entre le lieu de travail ou un autre endroit de travail;

d) là où il existe un service de transport en commun adéquat entre le lieu de travail et un quartier résidentiel convenable, quelle que soit la distance en cause; ou

e) aux fonctionnaires qui, au moment de leur affectation au lieu de travail, refusent sans motif convaincant, selon l'administrateur général, une offre écrite de logement appartenant à l'État ou contrôlé par l'État au lieu de travail ou à une distance de 16 kilomètres routiers de celui-ci en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable et qui décident de résider ailleurs.

Il ne faut pas interpréter les indemnités prévues dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État comme comprenant l'aide au transport quotidien. L'autorisation touchant l'aide au transport quotidien dans les postes isolés sera déterminée conformément aux critères décrits dans la présente directive.

Définitions

Dans la présente directive,

administrateur général (deputy head) – s'entend du sous-ministre ou autre premier dirigeant d'un ministère ou organisme et comprend le fonctionnaire d'un ministère ou organisme qui a été autorisé à agir au nom du sous-ministre ou du premier dirigeant pour les besoins de la présente directive.

aide au transport quotidien (commuting assistance) – s'entend de l'aide versée aux fonctionnaires en vertu de la présente directive.

fonctionnaire (employee) – désigne une personne,

a) qui travaille dans la fonction publique;

b) qui touche un traitement tiré à même le Trésor;

c) qui est membre des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada.

fonction publique (public service) – aux fins de la présente directive, « fonction publique » inclut les mêmes parties et personnes qu'à l'article 1 des Règlements du Conseil national mixte.

lieu de travail (worksite) – s'entend du lieu où les fonctionnaires travaillent habituellement et, dans le cas des fonctionnaires dont les tâches sont de nature itinérante, de l'immeuble où ils retournent pour rédiger ou présenter leurs rapports, et où sont exécutées les autres tâches administratives touchant leur travail.

majorité des fonctionnaires (majority of the employees) – signifie 50 % ou plus des fonctionnaires d'un lieu de travail, à l'exclusion de ceux qui occupent, au lieu de travail, un logement dont Sa Majesté est propriétaire ou locataire.

ministère (department) – s'entend d'un ministère ou d'un autre secteur de la fonction publique,

a) figure aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;

b) figure à l'Annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques et qui est membre du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada.

quartier résidentiel convenable (suitable residential community) (à titre indicatif, voir l'Appendice C)  – s'entend d'un endroit où,

a) la majorité des fonctionnaires peuvent habiter, eu égard aux logements vacants, abstraction faite des lots vacants;

b) se trouvent des services publics, des écoles et des établissements commerciaux convenables; et

c) les routes d'accès terrestre au lieu de travail sont les plus directes, sûres et praticables.

transports en commun adéquats (adequate public transportation) – s'entend des transports en commun desservant le lieu de travail

a) dont l'horaire permet aux fonctionnaires de se présenter au travail à l'heure et de quitter le travail pour la maison dans un délai raisonnable à la fin de leur période de travail prévue à l'horaire;

b) qui sont capables d'accommoder les fonctionnaires; et

c) qui sont offerts aux fonctionnaires à un coût raisonnable.

1 Critères

1.1 L'administrateur général autorise le versement de l'aide au transport quotidien seulement que dans les cas suivants :

a) il n'existe pas de transports en commun adéquats entre un quartier résidentiel convenable et le lieu de travail; et

b) aucun quartier résidentiel convenable n'est situé à une distance de 16 kilomètres routiers du lieu de travail en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable.

1.2 Un quartier résidentiel sera considéré comme étant convenable :

a) sur consentement mutuel de l'administrateur général et des agents négociateurs touchés, ou

b) si la majorité des fonctionnaires réside à une distance de 16 kilomètres du lieu de travail en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable.

2 Autorisation

2.1 Au terme de consultations menées avec les agents négociateurs touchés, une autorisation doit :

a) désigner un quartier résidentiel convenable;

b) préciser le type d'aide au transport quotidien qui sera fourni; et

c) se limiter au type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique.

2.2 Lorsque cela est pratique et raisonnable, le même type d'aide au transport quotidien doit être autorisé pour les fonctionnaires de tous les ministères dans un lieu de travail.

2.3 L'administrateur général doit tenir compte des économies d'énergie réalisables, lorsqu'il s'agit de choisir le type d'aide au transport quotidien.

2.4 Lorsqu'il y a un grand nombre de fonctionnaires dans un lieu de travail ou lorsqu'il y a un certain nombre de quartiers résidentiels convenables près du lieu de travail, plus d'un quartier résidentiel convenable peut être désigné.

2.5 L'administrateur général doit, au moins une fois par exercice financier, revoir l'autorisation donnée en application du présent article et, sous réserve de l'article 5, la confirmer, la modifier ou l'annuler.

3 Plus d'un ministère

3.1 Lorsque plus d'un ministère compte des fonctionnaires dans un lieu de travail, les administrateurs généraux déterminent collectivement, à la suite de consultations avec les agents négociateurs touchés :

a) la manière d'appliquer et de mettre en œuvre la présente directive; et

b) quel type d'aide au transport quotidien sera autorisé.

3.2 Lorsqu'il n'y a pas d'entente entre les administrateurs généraux, la question peut être renvoyée au Conseil national mixte pour une recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor tranchera la question sur la recommandation du Conseil national mixte.

3.3 Sous réserve du paragraphe 3.2, l'autorisation que donne l'administrateur général de chaque ministère doit être conforme à la décision.

3.4 Les ministères peuvent tenter de conclure des ententes sur le partage des coûts, mais chaque ministère doit assumer les coûts de l'aide au transport quotidien offerte à leurs fonctionnaires.

4 Types d'aide

L'aide au transport quotidien sera assurée au moyen de véhicules appartenant à Sa Majesté, de services nolisés, de covoiturage en taxi, d'indemnités versées au titre du transport public ou l'utilisation de véhicules particuliers.

4.1 Aide accordée par l'employeur

4.1.1 Lorsque l'administrateur général détermine que le type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique est l'utilisation des véhicules de l'État ou un service nolisé, il doit demander aux fonctionnaires qui utilisent ces services de contribuer au paiement de leur coût.

4.1.2 Lorsque le service de véhicules fournit le transport uniquement en provenance et à destination de l'arrêt de transport en commun le plus près du lieu de travail, l'administrateur général ne doit pas exiger que les fonctionnaires versent une contribution.

4.1.3 Lorsqu'un service de véhicules est offert entre le quartier résidentiel convenable désigné et le lieu de travail, la contribution des fonctionnaires pour chaque trajet simple s'élève à 1,75 $ s'il n'existe pas de réseau de transport en commun ou à un montant égal au tarif normal du réseau de transport en commun, le montant le moins élevé étant à retenir.

4.1.4 Le taux de contribution sera revu au cours de chaque revue périodique, compte tenu d'une méthodologie approuvée par les parties.

4.1.5 Si les taux sont modifiés, chaque fonctionnaire et agent négociateur touché doivent être avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.

4.1.6 Le service de véhicules peut être autorisé à faire des arrêts le long de sa route normale directe pour prendre d'autres fonctionnaires. Ces passagers doivent payer le même tarif que les autres usagers du service de véhicules.

4.1.7 Dans la mesure du possible, les contributions sont retenues sur le salaire.

4.2 Véhicule particulier

4.2.1 Lorsque l'administrateur général détermine que l'utilisation d'un véhicule particulier est le type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique, le taux de cette aide correspondra au taux kilométrique tel que prescrit à l'Appendice A.

4.2.2 Le montant de l'aide au transport quotidien auquel les fonctionnaires ont droit pour chaque jour ouvrable où ils se présentent au travail doit être calculé en multipliant le taux :

a) en ce qui concerne les fonctionnaires qui habitent dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique de ce quartier, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres; ou

b) en ce qui concerne les fonctionnaires qui n'habitent pas dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus courte des deux routes suivantes :

1. la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et la résidence des fonctionnaires, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres; et
2. la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique du quartier résidentiel convenable désigné le plus éloigné, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres.

5 Consultation sur les changements

5.1 Les agents négociateurs touchés doivent être consultés sur les questions suivantes :

a) toute modification envisagée au type d'aide au transport quotidien;

b) toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien;

c) la date d'entrée en vigueur de toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien autorisée sous le régime de la directive.

5.2 Si l'aide au transport quotidien est modifiée ou annulée, chaque fonctionnaire et agent négociateur touché doivent être avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.

6 Exceptions

6.1 Lorsque les administrateurs généraux sont d'avis que la présente directive ne leur permet pas d'autoriser une aide au transport quotidien, ceux-ci ou les agents négociateurs touchés peuvent soumettre la question au Conseil national mixte. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut trancher la question sur la recommandation du Conseil national mixte.

6.2 La documentation présentée au Conseil national mixte doit comprendre une déclaration :

a) précisant que des consultations ont eu lieu;

b) décrivant les circonstances exceptionnelles qui justifient la recommandation d'autoriser une aide au transport quotidien, même si elles dépassent nettement le cadre de ces lignes directrices.

6.3 Ces circonstances peuvent être :

a) les difficultés de recrutement et de rétention des fonctionnaires, directement attribuables à l'absence d'une aide au transport quotidien;

b) les pratiques des employeurs privés dans les environs du lieu de travail;

c) les frais excessifs de transport quotidien;

d) des changements importants apportés au système de transport en commun;

e) des changements importants aux exigences opérationnelles de l'employeur; et

f) le temps excessif passé à bord de transports en commun.

7 Rapport

7.1 Chaque administrateur général doit tenir des dossiers qui peuvent faire l'objet d'un examen par le Secrétariat du Conseil du Trésor, ou constituer l'élément de base d'un rapport pour le cas où la demande en serait faite.

7.2 Les dossiers doivent comprendre :

a) un rapport des coûts annuels de l'aide au transport quotidien, le nombre des fonctionnaires qui en bénéficient à la fin de l'exercice financier et le type d'aide accordé, le tout ventilé par lieu de travail;

b) les noms des autres ministères participants, par lieu de travail;

c) un rapport avec explications sur les modifications apportées à l'octroi de l'aide au transport quotidien pour l'exercice financier précédent, indiquant la hausse ou la baisse des coûts liés à chaque changement;

d) les résultats de chaque révision mentionnée au paragraphe 2.5; et

e) le nombre de cas soumis au Conseil national mixte pour une décision et le nombre de cas réglés par le ministère.

Entrée en vigueur : le 1^er juillet 2020

L'Appendice B doit être utilisé à des fins d'information seulement.

Dernière mise à jour : le 1^er juin 2010

L'Appendice B est une liste non exclusive des lieux de travail qualifiés et des quartiers résidentiels convenables désignés. Les ministères sont fortement encouragés de s'assurer que leur coordonateur ministériel désigné de l'aide au transport quotidien soit prévenu de tout changement en ce qui a trait aux lieux de travail qualifiés et aux quartiers résidentiels convenables désignés pour fin d'inclusion dans l'Appendice B.

L'Appendice B est mis à jour au besoin. Par conséquent, il se peut que l'Appendice B ne capte pas tous les lieux de travail pour lesquels une aide au transport quotidien est autorisée.