Partie I - Administration

1.1 Autorisation

1.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages en service commandé et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et aux nécessités du service de l'employeur.

1.1.2 Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.

1.1.3 Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.

1.2 Programmes de fidélisation

1.2.1 Dans la mesure où l'État n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement.

1.3 Paiements en trop

1.3.1 Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente directive, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État.

1.4 Reçus

1.4.1 Lorsque le voyageur certifie que l'original du reçu ou la copie de celui-ci est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration personnelle doit remplacer le reçu.

1.5 Responsabilités

1.5.1 L'employeur doit :

  1. établir la structure de délégation adéquate en vue de se conformer à la présente directive;
  2. s'assurer que la présente directive est accessible au lieu de travail normal du fonctionnaire, pendant les heures de travail de ce dernier;
  3. veiller à ce que, en consultation avec le fonctionnaire et son superviseur immédiat, le gestionnaire s'étant vu déléguer des pouvoirs s'occupe :
    1. déterminer s'il est nécessaire de voyager;
    2. faire en sorte que les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive; et
    3. veiller à prendre des mesures d'adaptation tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive.
  4. autoriser les voyages, y compris l'autorisation générale de voyager;
  5. vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement avant que les frais ne soient remboursés;
  6. traiter la demande d'indemnité de déplacement dans les meilleurs délais après avoir reçu une demande d'indemnité dûment remplie ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant;
  7. faire en sorte que tous les préparatifs de voyage respectent les lois fédérales et les politiques de l'employeur qui s'appliquent, telles que l'équité en matière d'emploi et les langues officielles;
  8. s’efforcer de dresser un horaire de travail qui laissera au voyageur le temps d’utiliser d’autres moyens de transport lorsqu’il éprouve une aversion pour les voyages en avion;
  9. envisager la réinstallation d’un fonctionnaire plutôt que de le placer en déplacement de longue durée lorsque le déplacement est prévu pour une période de plus d’un an, sous réserve de l’accord du fonctionnaire; et
  10. veiller à ce que le déplacement soit prolongé lorsqu’une situation d’urgence ou un événement tel qu’une éruption volcanique, une grève des compagnies aériennes, etc., rend impossible ou peu pratique le retour du voyageur à son lieu d’origine dans les délais prévus. L’employeur remboursera tous les frais de voyage raisonnables encourus qui ne sont pas couverts par une police d’assurance ou une autre autorisation.

1.5.2 Le voyageur doit :

  1. prendre connaissance des dispositions de la présente directive;
  2. consulter et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente directive, ce qui inclut l'autorisation générale de voyager;
  3. informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins;
  4. remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant aussitôt que possible après la fin du voyage. Lorsque le voyage dure plus d'un mois, le voyageur peut présenter une demande d'indemnité de déplacement provisoire avant la fin du voyage; et
  5. être responsable de l'annulation des réservations au besoin, de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun.

1.5.3 Lorsque l'employeur et le fonctionnaire n'arrivent pas à trouver une solution aux obstacles qui nuisent aux personnes handicapées pouvant découler de l'application de la présente directive, l'employeur et le fonctionnaire doivent consulter un spécialiste de l'équité en matière d'emploi du ministère ou de la partie syndicale, ou les deux.

1.6 Fournisseurs, services et produits

1.6.1 Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles. Cela inclut normalement l'utilisation d'une carte individuelle de voyage. Par contre, le fonctionnaire doit avoir accepté qu'une carte lui soit remise et doit accepter de s'en servir.

1.6.2 La préférence sera donnée à l'utilisation de fournisseurs, de services et de produits canadiens et respectueux de l'environnement.

1.6.3 En consultation avec le fonctionnaire, l'employeur utilisera la carte ministérielle de frais de voyage dans la mesure du possible pour payer d'avance les arrangements en matière de voyage.

1.6.4 Si, en raison des circonstances, il n'a pas été possible de payer au préalable des dépenses de voyage, il faut rembourser au voyageur les frais réels et raisonnables étayés par des reçus.

1.7 Avances de voyage

1.7.1 Si un fonctionnaire en déplacement décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées.

1.8 Formulaires applicables aux voyages

1.8.1 Il faut utiliser les formulaires ou les systèmes applicables aux voyages en service commandé pour obtenir une autorisation de voyager et pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.

1.9 Changement du lieu de travail temporaire (ne s'applique que dans la zone d'affectation)

1.9.1 Les dispositions de la présente section ne s’appliquent que dans la zone d’affectation.

1.9.2 Lorsqu'il est demandé à un fonctionnaire de se présenter à un lieu de travail temporaire à partir d'un lieu de travail permanent, pour une durée de 30 jours civils consécutifs et plus, les dispositions de la présente directive doivent être suivies sauf si les conditions suivantes sont réunies : le fonctionnaire doit obtenir, par écrit, un préavis de 30 jours civils concernant le changement du lieu de travail. Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé par écrit du changement de lieu de travail, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pour la durée du changement de lieu de travail jusqu'à concurrence de 60 jours civils.

1.9.3 Lorsqu’il est demandé à un fonctionnaire de se présenter à un lieu de travail temporaire pour une durée de 30 jours civils consécutifs ou plus, et que le fonctionnaire reçoit un préavis écrit de 30 jours civils avant le changement de lieu de travail, il doit se voir offrir soit :

  1. le transport jusqu’au lieu de travail temporaire; ou
  2. le taux par kilomètre payé pour la distance entre le domicile et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la valeur la plus faible.

1.9.4 Dans les cas où le fonctionnaire n’est pas avisé d’un changement de lieu de travail par écrit 30 jours civils avant ce changement, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pendant toute la durée du changement de lieu de travail, jusqu’à concurrence de 60 jours civils. Après le 60e jour, le fonctionnaire doit bénéficier de l’un ou l’autre des moyens suivants :

  1. le transport jusqu’au lieu de travail temporaire; ou
  2. le taux par kilomètre payé pour la distance entre le domicile et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la valeur la plus faible.
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