Directives sur le service extérieur

Introduction

Les Directives sur le service extérieur sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique du Canada participants au Conseil national mixte.

Objet et portée

Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités, de bénéfices et de conditions d'emploi qui, combiné au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en affectation, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent leur affectation. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement offre des séances d’information avant l'affectation à l’étranger aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation à l’étranger, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Principes

Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :

L'équivalence – dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.

L'encouragement – l’employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires affectés à l’étranger à accepter à l’occasion une affectation à l’étranger et pour recruter et maintenir en poste des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.

Les dispositions relatives à l'exécution des programmes – afin d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.

Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.

Même si les dispositions qui ne sont pas précisées dans les présentes directives ne sont normalement pas remboursées, l’administrateur général peut, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, autoriser le paiement des dépenses dans des circonstances exceptionnelles découlant d’un service extérieur et ne pas corriger la faute, l’erreur ou la négligence de la part d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge ou découlant de choix personnels.

Dans une situation de crise nécessitant une intervention immédiate, l’administrateur général peut autoriser ce paiement des dépenses sans recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. 

Les principes de l’équivalence, l’encouragement et les dispositions relatives à l’exécution des programmes seraient pris en considération en fonction de chaque cas. Lorsque l’administrateur général exerce son pouvoir discrétionnaire en vertu du présent article, les détails doivent être communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Convention collective

Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives sur le site Web du Conseil national mixte (www.njc-cnm.gc.ca).

Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre les directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux des fonctionnaires ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.

Procédure des griefs

Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de ces directives, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou organisme concerné qui s'appliquera.

Entrée en vigueur

Les présentes directives entrent en vigueur le 1er avril 2025.

Responsabilité de l'employé

Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et/ou l'aide nécessaires auprès de leur administrateur des DSE concernant l'application et/ou l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.

Programmes de fidélisation

Les fonctionnaires qui adhèrent à un ou plusieurs programmes de fidélisation pour voyageurs peuvent accumuler et échanger des points pour voyageurs ou d’autres avantages offerts par l’industrie du voyage au cours de déplacements autorisés par les Directives sur le service extérieur. Ces points peuvent être considérés comme des avantages imposables lorsqu’ils sont échangés à des fins personnelles, et les fonctionnaires devraient consulter l’Agence du revenu du Canada (ARC) en conséquence.

Révision périodique

Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers.

Indemnités et obligation de faire rapport

Plusieurs directives requièrent la vérification et/ou la présentation de rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport fournit des précisions sur la fréquence et les détails de la vérification des indemnités et des rapports à soumettre.

Demandes de renseignements

Toute demande de renseignements au sujet des Directives sur le service extérieur peut être adressée aux coordonnateurs ministériels désignés, comme l’indique le site Web du CNM.

Avant-propos

Toute demande de renseignements au sujet des Directives sur le service extérieur peut être adressée au :

Secteur de la rémunération et des relations de travail
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH)
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A OR5

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international publie chaque mois des « Annexes mensuelles aux DSE et indemnités de repas » par voie électronique. Comme on ne peut appliquer les directives sans consulter les annexes mensuelles, les ministères et organismes ayant des fonctionnaires en mission à l'étranger peuvent adresser leurs demandes au :

Directeur
Direction des initiatives et du contrôle des DSE (AEF)
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Immeuble Lester B. Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (ON) K1A 0G2

Introduction

Les Directives sur le service extérieur sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique du Canada participants au Conseil national mixte.

Principes

Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :

L'équivalence – dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.

L'encouragement – l'employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires à accepter à l'occasion une affectation à l'étranger et pour recruter et conserver des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.

Les dispositions relatives à l'exécution des programmes – afin d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.

Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.

Objet et Champ d'application

Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités et de conditions d'emploi qui, combinés au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en affectation, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent leur affectation. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international offre des programmes d'adaptation avant l'affectation aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Convention collective

Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives dans le site Web du Conseil national mixte (www.njc-cnm.gc.ca).

Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre des directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux du fonctionnaire ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.

Responsabilité de l'employé

Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et(ou) l'aide nécessaires auprès de leur administrateur des DSE concernant l'application et(ou) l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.

Procédure des griefs

Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de cette ligne de conduite, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou organisme concerné qui s'appliquera.

Révision périodique

Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers, normalement tous les trois ans.

Au terme d'une révision complète par les membres du Comité des Directives du service extérieur du CNM, les directives révisées sont entrées en vigueur le 1^er avril 2009 et ont été affichées sur les sites Web du Conseil national mixte et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Ces directives révisées indiquent également le taux de majoration de certaines indemnités et les montants qui entraient aussi en vigueur le 1^er avril 2009.

Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

Plusieurs directives requièrent la vérification et(ou) la présentation d'un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités - fournit des précisions sur la fréquence des rapports et les données à fournir, ainsi que sur la vérification des indemnités.

Formulaires

L'application ou l'administration des Directives sur le service extérieur nécessite l'utilisation de diverses formules du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Affaires étrangères et Commerce international. Le titre et le numéro de ces formulaires sont indiqués à la fin des directives auxquelles elles se rapportent.

Les présentes directives peuvent être citées sous le titre : Directives sur le service extérieur.

Entrée en vigueur

Les Directives sur le service extérieur entrent en vigueur le 1^er avril 2009.

Ces définitions s'appliquent à chacune des directives. Les définitions propres à chacune des directives se trouvent sous la section de définition de la directive.

Administrateur général (deputy head) sauf s'il en est spécifié autrement, s'entend du sous-ministre d'un ministère ou de l'administrateur en chef de l'un des autres secteurs de la fonction publique du Canada ou, s'il n'y a pas d'administrateur en chef, de toute autre personne que le gouverneur en conseil peut désigner comme l'administrateur général aux fins des présentes directives.

Affectation d’un poste à l’étranger à un autre (cross-posting) désigne l'affectation d'un fonctionnaire d'un poste à un autre.

Agent supérieur (senior officer) s'entend, pour chaque ministère représenté à la mission, de la personne que l'administrateur général désigne à chaque mission comme agent supérieur ou, à défaut, du fonctionnaire du ministère dont le rang est le plus élevé à la mission.

Base non accompagné (unaccompanied basis) s’entend de la situation où un fonctionnaire accepte une affectation sans personne à charge au poste, car l’administrateur général a déterminé qu’il est interdit aux personnes à charge d’accompagner le fonctionnaire au poste.

Bureau principal (headquarters) s'entend du lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada, tel que déterminé par l'administrateur général au moment de l’affectation à l'étranger; dans le cas des fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, la ville du bureau principal est Ottawa-Gatineau. Dans les cas où, pendant l’affectation, le statut du fonctionnaire passe de fonctionnaire affecté à l’étranger à fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur conformément à la DSE 2 – Définitions, ou vice versa, la ville du bureau principal, telle qu’elle est déterminée par l’administrateur général au moment de l’affectation du fonctionnaire à l’étranger, demeure inchangée jusqu’à ce que le fonctionnaire soit affecté de nouveau au Canada.

Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur (Appropriate foreign service interdepartmental coordinating committee) s’entend de l’un des comités décrits dans le Guide des taux et indemnités du CNM dont le rôle et les responsabilités consistent à formuler des recommandations et/ou à rendre une décision sur une interprétation et/ou une application précise des dispositions des DSE.

Congé (leave) s'entend de toute absence autorisée et comprend un congé annuel, un congé de maladie, un congé spécial, un congé pour événements familiaux malheureux ou un congé de service à l'extérieur autorisé en vertu des présentes directives, et de tout autre congé :

1. autorisé en vertu des Directive sur les conditions d’emploi de certains groupes et niveaux exclus et non représentés; ou
2. autorisé par toute autre loi, dans le cas de ceux dont l'emploi est assujetti à cette autre loi; ou
3. autorisé selon les clauses de la convention collective applicable au fonctionnaire et dont les dispositions sont appliquées conformément à l'ordonnance générale d'application du Conseil du Trésor.

Congé de déplacement (travel leave) s'entend de la période d'absence rémunérée que l'administrateur général autorise comme temps de déplacement au cours d'un voyage et durant laquelle le fonctionnaire est considéré comme étant de service aux fins de toute indemnisation applicable en cas d'accident.

Couple de fonctionnaires (employee-couple) désigne deux personnes affectées au même poste, ou à deux postes différents, qui sont mariées ensemble ou qui ont signé conjointement la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive, lorsque :

1. les deux individus sont des fonctionnaires du gouvernement du Canada; ou
2. l'un est fonctionnaire et que l'autre a droit aux prestations au titre du service extérieur versées par le gouvernement du Canada (par exemple, un membre du personnel des Forces armées).

La DSE 3 – Application précise comment les Directives sur le service extérieur s'appliquent aux couples de fonctionnaires. Aux fins des directives qui peuvent s’appliquer aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur pendant qu’ils sont au Canada, les DSE 16 – Aide à la résidence principale et DSE 33 – Aide aux études dans un lycée au Canada, la définition de « couple de fonctionnaires » fait référence aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur qui ne sont pas en affectation à l’étranger.

Effets mobiliers (household effects) s'entend des meubles, l’équipement ménager et des effets personnels des fonctionnaires et des personnes à leur charge (y compris les motocyclettes), mais ne comprend ni les autres voitures particulières, ni le bétail, ni les animaux domestiques.

Élève à charge (dependent student) à l'exception de ce qui est prévu dans l’article 51.6 de la DSE 51 - Réunion de famille, s'entend d'une personne qui est à charge au sens de b) et c) de la définition de « personne à charge », qui ne demeure pas avec le fonctionnaire parce qu'elle fréquente à plein temps un établissement d'enseignement.

Enfant avec une entente de garde (child under a custody arrangement) s’entend de l’un des enfants du fonctionnaire ou de l’époux/du conjoint de fait qui ne demeurera pas avec le fonctionnaire au poste mais pour qui le fonctionnaire peut demander une réunion de famille en vertu des dispositions de l’article 51.10 de la DSE 51 – Réunion de famille; lorsque l’enfant demeurera avec le fonctionnaire au poste pendant au moins 12 mois consécutifs, il sera considéré comme une personne à charge alors qu’il est au poste et les dispositions normales des présentes directives s’appliqueront.

Enfant majeur à charge (dependent adult child) s’entend d’une personne à charge, au sens de l’alinéa b) de la définition de « personne à charge » qui ne demeure pas avec le fonctionnaire parce que l’enfant majeur à charge reçoit des soins et/ou suit une formation à un établissement au Canada ou à partir de celui-ci, en raison d’une incapacité mentale ou physique.

Époux ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) désigne la personne avec laquelle le fonctionnaire est marié, ou une personne qui, avec le fonctionnaire, a signé la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive; lorsqu'on utilise la déclaration, le conjoint de fait ne doit pas être considéré comme une personne à charge aux fins des Directives sur le service extérieur, à moins que l'acceptabilité du conjoint de fait qui accompagne le fonctionnaire ait été reconnue par le sous-ministre des Affaires étrangères après consultation avec le chef de mission et l'administrateur général.

Fonctionnaire (employee) s'entend de toute personne assujettie aux directives sur le service extérieur conformément à la DSE 3 – Application.

Fonctionnaire affecté à l'étranger (foreign assignment employee) désigne un fonctionnaire qui ne s'est pas engagé à servir à l’étranger pendant toute la durée de sa carrière selon un régime de rotation, mais qui effectue une affectation occasionnelle à un poste.

Fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur (career foreign service employee) désigne un fonctionnaire tenu, pour occuper son emploi, d'être affecté successivement à un certain nombre de postes à l'étranger durant sa carrière. Il peut arriver à l'occasion qu'en raison des nécessités du service, les affectations peuvent être limitées à un ou quelques postes.

Fournisseur de services médicaux (medical service provider) est normalement Santé Canada ou le fournisseur désigné par l’administrateur général pour offrir des services médicaux à un fonctionnaire ou une personne à charge.

Frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer mensuellement à l'employeur lorsqu'il occupe :

1. un logement de l'État; ou
2. un logement loué privément et le fonctionnaire bénéficie d'une aide au logement, conformément aux dispositions de la DSE 25 – Logement.

Frais de réinstallation (relocation expenses) s’entend des frais :

1. de déplacement d’un fonctionnaire et d’une personne à charge, et/ou d’empaquetage, d’emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers d’un fonctionnaire, et/ou d’entreposage de longue durée des effets mobiliers, lorsque l’administrateur général n’a pas autorisé l’expédition desdits effets au poste du fonctionnaire, ou les frais imprévus d’entreposage nécessaire desdits effets dont l’administrateur général a autorisé l’expédition pendant une période ne dépassant pas douze mois; ou
2. des divers frais prévus dans la DSE 15 – Réinstallation.

Frais de subsistance (living expenses) s’entend des frais réels et raisonnables engagés aux fins du logement, des repas, des services de blanchissage, de nettoyage à sec et d’entretien des vêtements, des pourboires afférents et du stationnement (y compris les services de voiturier lorsqu’il s’agit de la seule option disponible).

Frais de voyages (travelling expenses) sauf ceux qui sont identifiés dans la section Déplacement à l'occasion de la réinstallation de la DSE 15 – Réinstallation, spécifiquement pour ce genre de déplacement, et/ou ceux qui sont identifiés dans la DSE 64 – Évacuation d'urgence et pertes, sont les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, et lorsque l'administrateur général a donné son accord préalable, le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un voyage continu à la destination approuvée.

Frais réels et raisonnables (actual and reasonable expenses) :

1. s’entend des dépenses réelles encourues, appuyées d’ une preuve de paiement, par exemple, des reçus et des pièces justificatives; et
2. le montant raisonnable que l’employeur juge à la fois approprié et justifiable en fonction des frais engagés par le passé dans des occasions semblables, et à l’intérieur des limites imposées par la présente directive.

Jour (day) aux fins des congés ou indemnités ou de leur calcul, s'entend d'un jour de rémunération.

Jour de rémunération (compensation day) s'entend de tous les jours sauf le jour ou les deux jours par semaine désignés comme jours de repos à la mission.

Lieu de travail (place of duty) désigne tout endroit au Canada ou au poste à l’étranger où un fonctionnaire est habituellement en service y compris toute région qui, selon la coutume locale, se trouve à une distance de navettage du lieu de travail. Lorsqu’un fonctionnaire se réinstalle à un endroit ou à partir d’un endroit qui n’est pas le lieu de travail, les dispositions et l’application des présentes directives peuvent différer comme le précisent les paragraphes 15.26.5 et 15.26.7.

Logement (accommodation) s’entend d’un logement que l’administrateur général peut approuver pour un fonctionnaire et/ou une personne à charge comme suit :

1. Logement commercial (commercial accommodation) - des installations d’hébergement, comme les hôtels et les motels;
2. Logement indépendant (self-contained accommodation) - un logement commercial indépendant, comme des résidences d’affaires ou des appartements et des logements de l’État temporaire pourvu de meubles, d’équipements et d’appareils électroménagers convenables permettant aux fonctionnaires de préparer et de consommer des repas; et
3. Logement particulier non commercial (private non-commercial accommodation) - logement privé ou installations non commerciales dont le fonctionnaire ou son conjoint n’est pas propriétaire et où ils ne résident pas normalement.

Logement de l'État (Crown-held accommodation) s'entend du logement possédé, loué à bail ou contrôlé par l'État et comprend le logement fourni directement au fonctionnaire par le gouvernement d'accueil.

Logement unifamilial (single-family dwelling) désigne les pièces d'habitation comprenant l'équipement normal nécessaire à une occupation continue toute l'année. Le logement doit avoir une structure distincte et posséder une ou des entrées donnant à l'extérieur de l'édifice ou sur un corridor, un couloir, un vestibule ou un palier commun à l'intérieur de l'édifice.

Ministère (department) s'entend d'un ministère ou d'un autre secteur de la fonction publique du Canada :

1. qui figure aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2. qui figure à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui est membre du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada et pour lesquels les Directives sur le service extérieur font partie de ses conventions collectives.

Mission (mission) s'entend du bureau d'un ministère situé à l'extérieur du Canada.

Mois de service (month of service) s’entend de chaque mois civil pendant lequel le fonctionnaire a gagné au moins soixante-quinze (75) heures de rémunération au poste, sauf que le fonctionnaire ne peut pas, à l’occasion d’une affectation d’un poste à un autre, accumuler des crédits à raison de deux périodes de dix jours de rémunération pendant le même mois civil.

Non accompagné (unaccompanied) s'entend de tout fonctionnaire qui n'est pas accompagné d'une personne à charge.

Personne à charge (dependant) s'entend :

1. de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire; ou
2. d'un enfant biologique, d'un enfant adopté, d'un enfant du premier lit ou l'enfant en tutelle du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), qui :
   1. réside ou résidera avec le fonctionnaire au poste; et
   2. n’est pas marié; et
   3. est âgé de moins de 21 ans et continue d'être à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), ou est âgé de 21 ans ou plus et qui est à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison d'une déficience intellectuelle ou physique;
3. toute autre personne qui demeure ou qui demeurera avec le fonctionnaire au poste et qui, de l’avis de l’administrateur général, est à la charge du fonctionnaire (ou de l’époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison de circonstances exceptionnelles; lorsque l’administrateur général exerce son pouvoir discrétionnaire en vertu du présent article, les détails doivent être communiqués conformément aux dispositions de la DSE 70.5.

Période de service temporaire (period of temporary duty) s'entend du temps passé par le fonctionnaire en service officiel à un endroit situé hors de la zone ordinairement desservie par la mission où il est affecté et comprend le temps qu'il lui faut pour se rendre du poste au lieu de service temporaire et en revenir.

Poste (post) s’entend d’une ville, d’une collectivité ou d’un autre lieu géographique dans lequel au moins une mission est située.

Poste insalubre (unhealthy post) s'entend d’une mission désignée comme telle par Santé Canada et figurant à l'Appendice A de la DSE 38 – Frais de services médicaux préventifs.

Réinstallation (Relocation) s’entend du déménagement autorisé d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à un poste, ou d’un poste à un autre.

Résidence principale (principal residence) s’entend d’une habitation unifamiliale achetée ou louée par le fonctionnaire ou une personne à sa charge demeurant avec lui, où le fonctionnaire ou la personne à charge vivait de façon permanente au moment de la réinstallation et qui correspond à l’adresse permanente dans la ville où est situé son bureau principal inscrite dans le dossier du personnel du ministère ou de l’organisme. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Résidant normalement avec le fonctionnaire au poste (normally residing with the employee at post) s’entend du fait de demeurer à temps plein avec le fonctionnaire au poste, malgré des absences temporaires qui ne dépassent pas une période de 120 jours au cours de chaque période de 12 mois et sous réserve de l’article 3.6 de la DSE 3 – Application. Pour les fins de la présente définition, la première période de 12 mois commencera à la date d’arrivée de la personne à charge et chaque période de 12 mois subséquente commencera la date d’anniversaire de l’arrivée initiale.

Sur le marché de façon active (actively marketed) dans des circonstances normales, s’entend qu’une résidence principale sera considérée comme « activement commercialisée » pour la vente ou la location lorsque :

1. La résidence principale est continuellement mise en vente ou en location (sauf pour de brèves interruptions, par exemple pour changer de courtier ou d’annonces);
2. Le prix d’inscription est conforme à une évaluation, en reconnaissant que le prix d’inscription peut fluctuer au cours de l’historique d’inscription;
3. Le fonctionnaire agit de bonne foi pour disposer de la résidence; et
4. Aucune offre raisonnable n’est refusée.

Taille de la famille (family configuration) s’entend du fonctionnaire qui est au poste et du nombre de personnes à charge qui demeurent normalement avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois au cours de toute période consécutive de 12 mois comme suit :

1. Non-accompagné (unaccompanied) s’entend de tout fonctionnaire qui n’est pas accompagné d’une personne à charge;
2. Accompagné d'une personne à charge (accompanied by one dependant) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec une personne à charge au poste;
3. Accompagné de deux personnes à charge (accompanied by two dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec deux personnes à charge au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge;
4. Accompagné de trois personnes à charge (accompanied by three dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec trois personnes à charge au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge;
5. Accompagné d’au moins quatre personnes à charge (accompanied by four or more dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec quatre personnes à charge ou plus au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge.

Taux par kilomètre/millage (kilometric/mileage rate) désigne le taux en cents qui peut être demandé par kilomètre/mille selon le taux applicable.

Au Canada : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php;

À l’extérieur du Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra

Taux par kilomètre/millage réduit (lower kilometric/mileage rate) s’entend du taux en cents qui peut être demandé par kilomètre/mille selon le taux applicable.

Au Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=478&lang=fra

À l’extérieur du Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra

Temps de déplacement (travelling time) s'entend du temps réellement nécessaire au déplacement, y compris les arrêts inévitables ou permis dont il est question à l’article 15.9 de la DSE 15 – Réinstallation mais pas plus que le temps nécessaire pour le même voyage par le moyen le plus économique et l'itinéraire le plus direct tel que déterminé par l'administrateur général selon les circonstances de chaque cas.

Traitement annuel (annual salary) s'entend, sauf indication contraire, du taux annuel de base de la rémunération normale ou d'intérim, payable au fonctionnaire pour l'exercice de ses fonctions normales au sein du ministère.

Sous réserve de la définition de « époux ou conjoint de fait » prévue dans la DSE 2 – Définitions et copier ci-dessous, cette déclaration constitue une demande de désigner une personne en tant que conjoint de fait pour l’application des Directives sur le service extérieur et pour les indemnités et les prestations devant être accordées en vertu de celles-ci.

Nous soussignés, _________________________ et ________________________________, déclarons solennellement que notre relation a été et est manifestée par notre cohabitation et notre relation qui s'assimile à une union conjugale. Cette relation est reconnue et nous nous sommes présentés comme tels pendant une période d'au moins une année dans la ou les collectivités où nous avons vécu.***

Nous comprenons que des documents démontrant à la satisfaction de l’administrateur général que le fonctionnaire et la personne qui doit être désignée en tant que conjoint de fait pour l’application des Directives sur le service extérieur ont cohabité pendant une période d’au moins un an et qu’ils sont dans une relation conjugale reconnue dans la ou les communautés dans lesquelles ils ont vécu, doivent être joints à la présente déclaration.

Si cette situation prend fin, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de mettre un terme aux paiements faits en raison de l'existence de cette situation.

Si cette situation n'existe pas dans les faits, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de recouvrer les sommes versées en raison de cette situation.

Définition « époux ou conjoint de fait »

Époux ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) désigne la personne avec laquelle le fonctionnaire est marié, ou une personne qui, avec le fonctionnaire, a signé la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive; lorsqu'on utilise la déclaration, le conjoint de fait ne doit pas être considéré comme une personne à charge aux fins des Directives sur le service extérieur, à moins que l'acceptabilité du conjoint de fait qui accompagne le fonctionnaire ait été reconnue par le sous-ministre des Affaires étrangères après consultation avec le chef de mission et l'administrateur général.

*** Dans des cas précis, cette déclaration peut être faite lorsqu'il y a eu interruption de la période de cohabitation pour des raisons indépendantes de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint de fait. Voir l'Appendice B de la DSE 2 – Définitions.

SIGNATURES

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Fonctionnaire

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Personne à désigner comme conjoint de fait

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Date

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Désignation approuvée par l’administrateur général

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Date

1. Le Comité des DSE du CNM, dans son interprétation de la Déclaration à l'Appendice A de la présente directive, a convenu de reconnaître une relation de conjoints dans certaines situations où il y a eu interruption de la cohabitation durant la période de référence.
2. Le Comité des DSE du CNM tiendra compte des situations particulières où la cohabitation a débuté avant le départ en poste ou la mutation à un autre poste, mais où la période de référence d'un an a été interrompue parce que la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait a été dans l'impossibilité d'accompagner le ou la fonctionnaire en poste. Les périodes pendant lesquelles le couple ne cohabite pas ne font pas partie de la période d’admissibilité d’un an.
3. La séparation doit être attribuable à des motifs raisonnablement indépendants de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait. Ces motifs peuvent être liés aux études, à la santé, à la vente d'une résidence principale, à des litiges portant sur la garde d'enfants ou à des obligations contractuelles. Les circonstances justifiant l’application des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille serviront de guide.
4. Il incombe au ou à la fonctionnaire de démontrer qu'il existe une continuité dans la relation de conjoints de fait, que les conjoints de fait ont été reconnus comme tels pendant une période d'au moins une année, y compris la période d'interruption approuvée, dans la ou les collectivités où ils ont vécu. Le Comité des DSE du CNM peut demander des preuves ou des renseignements corroborant les déclarations fournies par le ou la fonctionnaire.
5. En règle générale, la personne devant être désignée comme conjoint de fait ne doit pas être placée dans une situation plus favorable ou moins favorable qu'un conjoint.

Portée

Introduction

La présente directive décrit comment appliquer ces directives en général et dans des situations particulières. L’autorité formelle est contenue dans les directives qui figurent dans les articles de chaque directive. Lorsqu’il semble y avoir divergence entre les dispositions énoncées dans l’introduction à une directive et l’un des articles exécutoires de ladite directive, c’est ce dernier qui prévaut.

Conformément aux paragraphes 3.7.1 et 3.7.2, les directives s’appliquent au fonctionnaire en affectation à l’étranger sauf lorsqu’une directive précise expressément ou implicitement que leurs dispositions sont applicables pendant le séjour du fonctionnaire au Canada.

Directive

3.1 Affectations

3.1.1 Sauf indication contraire, les présentes directives s’appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affecté à l'étranger dans le cadre d’une affectation et comprennent les affectations à :

1. un bureau du gouvernement du Canada situé à l’extérieur du Canada; ou
2. un autre gouvernement ou organisme situé à l’extérieur du Canada.

3.1.2 Lorsque la durée de l’affectation est de plus de 121 jours et de moins d’une année, les dispositions de la DSE 8 – Affectations à court terme s’appliquent.

3.2 Autres arrangements

3.2.1 À la discrétion de l’administrateur général et sous réserve des dispositions de la DSE 8 – Affectations à court terme, les présentes directives peuvent s’appliquer intégralement, en partie ou pas du tout aux autres arrangements, conformément au paragraphe 3.2.5, pour satisfaire aux nécessités du service.

3.2.2 Au moment de déterminer le niveau d’aide fourni à l’employé, l’administrateur général doit évaluer l’avantage direct de l’arrangement pour le ministère.

3.2.3 L’administrateur général doit s’assurer qu’un fonctionnaire ne reçoit pas des avantages en double et qu’il n’est pas traité de manière plus avantageuse qu’un fonctionnaire servant à l’extérieur du Canada dans le cadre d’une affectation à un bureau du gouvernement du Canada.

3.2.4 Lorsqu’un arrangement est convenu, une entente écrite doit être mise en place. L’entente doit être signée par le fonctionnaire, l’agent négociateur du fonctionnaire si celui-ci est représenté, le représentant du ministère et le représentant du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

3.2.5 Les autres arrangements comprennent ce qui suit :

1. lorsqu’un congé payé est autorisé et qu’aucune aide financière ou avantage connexe n’est accordé au fonctionnaire par l’organisme d’accueil dans le cadre d’une affectation :
   1. à un organisme international situé à l’extérieur du Canada;
   2. à un projet mis en œuvre à l’extérieur du Canada et subventionné, directement ou indirectement, par une Aide au développement officielle du Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ;
   3. à un gouvernement provincial ou territorial, à un gouvernement étranger ou à une entreprise ou un organisme privé œuvrant à l’extérieur du Canada, en vertu d’une entente officielle entre le ministère employeur et l’organisme d’accueil; ou
   4. à un établissement de recherche ou à une université à l’extérieur du Canada, lorsque les fonctionnaires ont reçu l’ordre de continuer de travailler à plein temps dans leur domaine;
2. lorsqu’un congé non payé est autorisé en guise de congé d’études ou de perfectionnement professionnel et qu’aucune aide financière ou aucun avantage connexe n’est accordé au fonctionnaire par l’organisme d’accueil; et
3. une affectation d’une personne à un ministère ou à un organisme à un poste, dans le cadre du programme Échanges Canada ou d’un programme semblable, et conformément à l’entente d’affectation.

3.3 Couple de fonctionnaires

3.3.1 Les directives s’appliquent à chaque fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires tout comme elles s’appliquent au fonctionnaire non accompagné, sauf :

25. lorsque le couple de fonctionnaires est affecté à différents postes, les directives s’appliqueront à chacun des fonctionnaires, compte tenu de toute personne à charge qui l’accompagne, sauf la DSE 25.10 – Frais de logement dans les cas où un seul fonctionnaire paye les frais de logement en fonction des deux fonctionnaires et du nombre total de personnes à charge avec les fonctionnaires à l’étranger;
26. lorsque le couple de fonctionnaires est affecté à la même mission et qu’une personne à charge demeure avec le couple de fonctionnaires à la mission, auquel cas l’un des deux fonctionnaires sera considéré comme non accompagné et l’autre comme accompagné et l’indemnité applicable aux personnes à charge lui sera versée; et
27. lorsqu’une disposition spécifique d’une directive en particulier, conformément au paragraphe 3.3.2, prévoit autrement.

3.3.2 Les directives suivantes prévoient les dispositions qui concernent spécifiquement les couples de fonctionnaires :

15. DSE 15 – Réinstallation, article 15.2;
16. DSE 16 – Aide pour la résidence principale, article 16.5;
17. DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, article 18.3;
18. DSE 25 – Logement, paragraphe 25.13.1;
19. DSE 30 – Moyens de transport à la mission et dépenses connexes, paragraphes 30.1.4, 30.2.3 et 30.3.2;
20. DSE 50 – Aide au déplacement du poste, article 50.2;
21. DSE 51 – Réunion de famille, article 51.2 et paragraphe 51.13.1;
22. DSE 54 – Déplacements pour événements familiaux malheureux – article 54.2;
23. DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur – article 56.3; et
24. DSE 58 – Indemnité différentielle de poste – article 58.2.

3.4 Les affectations en soutien des Forces canadiennes

3.4.1 Les employés affectés à l’étranger pour y travailler à l’appui des opérations internationales conçues par le chef d’état-major de la Défense du Canada sont assujettis à certaines dispositions des Directives sur le service militaire à l’étranger (DSME), tel qu’il est précisé au chapitre 10 des DSME. Ils sont également assujettis à certaines dispositions des Directives sur le service extérieur (DSE), tel qu’il est exigé par le Conseil du Trésor ou le président du Conseil du Trésor et tel qu’il est précisé dans le Protocole d’entente concernant le paiement de certains avantages et indemnités aux fonctionnaires affectés à l’étranger à l’appui d’opérations internationales conçues par le chef d’état-major du Canada, disponible sur le site Web du Conseil national mixte (CNM). (MOA-FSD-3-F.pdf (njc-cnm.gc.ca))

3.4.2 Les modifications apportées à la section 3 du chapitre 10 des DSME – Indemnités d’opération, seront signalées au Comité du CNM sur les DSE.

3.5 Déclaration visant la désignation d’une personne à charge

3.5.1 Sauf indication expresse dans une directive particulière, lorsque le fonctionnaire déclare une personne à charge, celle-ci lui sera rattachée pour toute la durée de son affectation.

3.5.2 Lorsque le fonctionnaire demande qu’il soit tenu compte d’une personne à sa charge pour les besoins des présentes directives, il lui incombe d’informer l’employeur de tout changement ou de tout fait qui influe sur l’application des directives. Les versements effectués après tout changement influant sur l’admissibilité peuvent faire l’objet d’un recouvrement.

3.6 Calcul des indemnités pour moins d’un mois complet

3.6.1 Lorsqu’un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée conformément à l’Appendice A de la présente directive.

3.7 Annulation ou changement de l’affectation

3.7.1 Lorsque, en raison des nécessités du service déterminées par l’administrateur général, le fonctionnaire qui travaille au Canada qui a été avisé officiellement d’une affectation à l’étranger reçoit un nouvel avis officiel indiquant que l’affectation a été annulée ou changée, l’administrateur général doit, dans la mesure où cela est jugé nécessaire :

1. autoriser l’application des directives suivantes, lorsque ces directives ont été appliquées en prévision de l’affectation du fonctionnaire :
   1. DSE 4 – Avances comptables;
   2. DSE 9 – Examens médicaux et dentaires;
   3. DSE 10 – Prêt d’affectation à l’étranger;
   4. DSE 12 – Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent aux séances pré-affectation et/ou à une formation en langue étrangère;
   5. DSE 15 – Réinstallation;
   6. DSE 16 – Aide pour la résidence principale;
   7. DSE 34 – Indemnités scolaires; et
   8. DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives;
2. autoriser l’application de la DSE 15 – Réinstallation, à la suite de l’annulation ou du changement de l’affectation, afin de fournir l’aide supplémentaire jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire du fait de l’annulation ou du changement de son affectation; et/ou
3. recommander au président du Conseil du Trésor l’attribution d’une aide supplémentaire jugée appropriée dans les circonstances, lorsque :
   1. l’aide fournie en vertu des alinéas 3.7.1a) et b) est jugée insuffisante; et/ou
   2. le fonctionnaire a engagé des dépenses en prévision d’une affectation ou à la suite de l’annulation ou du changement de l’affectation pour lesquelles il n’y a aucune autorisation de paiement.

3.7.2 Le paragraphe 3.7.1 s’applique aussi à un chef de mission désigné dont la nomination proposée a été annulée ou changée par l’administrateur général sans que le fonctionnaire en soit responsable.

3.7.3 Les paragraphes 3.7.1 et 3.7.2 s’appliquent également lorsqu’une affectation confirmée est annulée ou modifiée en raison d’un trouble médical du fonctionnaire ou d’une personne à charge qui l’accompagne, tel qu’il est déterminé par l’administrateur général sur avis du fournisseur de services médicaux.

3.7.4 Les paragraphes 3.7.1 et 3.7.2 s’appliquent aux situations dans lesquelles une affectation confirmée est annulée ou modifiée à la suite d’un refus d’entrée par le pays d’accueil d’une personne à charge, pour des raisons indépendantes de sa volonté, telles que des raisons politiques.

3.7.5 Dans les cas autres que ceux décrits aux paragraphes 3.7.1, 3.7.2 et 3.7.3 où une affectation à l’étranger a été annulée ou changée, à la suite d’une décision ou d’une erreur du fonctionnaire, l’administrateur général peut recommander au président du Conseil du Trésor d’accorder l’aide jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire.

3.8 Application des DSE pendant les périodes de congés non payés

3.8.1 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé pendant la période de remboursement d’un prêt d’affectation à l’étranger, le fonctionnaire devra continuer de rembourser le prêt, conformément à l’alinéa 10.8.4b).

3.8.2 Lorsqu’un fonctionnaire met fin à une affectation en raison d’un congé non payé, la réinstallation devra être approuvée conformément à l’article 15.27 et de l’Appendice F de la DSE 15 – Réinstallation.

3.8.3 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé, autre qu’un congé de maternité ou parental, et qu’il est autorisé à demeurer à la mission, l’ensemble des dispositions des présentes directives peuvent continuer à s’appliquer, à l’exception des DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, qui ne s’appliqueront pas.

3.8.4 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé de maternité ou parental et qu’il est autorisé à demeurer à la mission, les dispositions complètes des présentes directives devront continuer de s’appliquer sous réserve de l’article 3.9 – Congé de maternité et/ou congé parental non payé.

3.8.5 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé de maternité ou parental au Canada, les dispositions de la DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada, devront continuer de s’appliquer.

3.8.6 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé au Canada, les dispositions de la DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada, peuvent s’appliquer pendant la période de congé non payé à condition que le fonctionnaire présente un engagement écrit, avant le début du congé, de revenir en service pour une période correspondant au moins à la durée du congé accordé.

3.8.7 Lorsqu’un fonctionnaire ne reprend pas le service ou qu’il cesse d’être employé, sauf en cas de décès ou de mise en disponibilité, avant la fin de la période pendant laquelle il s’était engagé à servir après la fin du congé, le fonctionnaire doit rembourser un montant proportionnel pour les indemnités versées pendant la période du congé.

3.9 Congé de maternité et/ou congé parental non payé

3.9.1 Les fonctionnaires qui reçoivent une indemnité de congé de maternité ou de congé parental en vertu de leur convention collective ou de toute autre autorisation appropriée, qui sont assujettis aux Directives sur le service extérieur et qui sont autorisés à demeurer à la mission durant le congé de maternité ou le congé parental devront recevoir des indemnités selon les dispositions de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58  – Indemnité différentielle de poste.

3.9.2 Un fonctionnaire a droit à 93 % du montant de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58  – Indemnité différentielle de poste pour la même période que celle pour laquelle l’indemnité de congé de maternité ou de congé parental est autorisée, afin que les indemnités versées en vertu des Directives sur le service extérieur soient conformes aux dispositions applicables aux indemnités de congé de maternité et de congé parental.

3.9.3 Lorsqu’un fonctionnaire au poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant moins de 12 semaines, les montants de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de mission, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de mission, moins les frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 – Logement, lui sont versés en entier lors de son retour au travail.

3.9.4 Lorsqu’un fonctionnaire au poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant 12 semaines ou plus, 50 % des montants de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, moins 50 % des frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 – Logement, devront lui être versés avant le début du congé de maternité ou du congé parental, et le solde impayé, incluant les rajustements nécessaires, devra lui être versé à son retour au travail.

3.9.5 Les indemnités selon la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste seront rajustées conformément aux dispositions précises de ces directives afin de tenir compte :

1. d’une augmentation de salaire;
2. d’un changement dans la taille de la famille;
3. d’un changement dans l’indice de mission;
4. d’une révision du tableau des primes du service extérieur (Appendice A de la DSE 56), et Indemnité spéciale de poste (Appendice B de la DSE 56);
5. d’une révision du tableau d’Indemnité différentielle de poste (Appendice A de la DSE 58); et/ou
6. d’un changement du niveau d’évaluation des postes aux fins de l’indemnité différentielle de poste (Appendice B de la DSE 58).

3.9.6 Aucun rajustement fondé entièrement sur le service à l’extérieur du Canada ne sera apporté (par exemple, une indemnité de 50 % en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, ou une progression par étapes à l’Appendice A – Tableau des primes du service extérieur en vertu de la DSE 56).

3.9.7 La prime du service extérieur d’un fonctionnaire devra être rajustée en fonction de l’augmentation d’un échelon dans le tableau des primes du service extérieur le premier jour de travail au cours duquel il a accumulé suffisamment de points ou crédits pour mériter l’augmentation, suivant le retour du fonctionnaire d’un congé de maternité ou d’un congé parental.

3.9.8 Le fonctionnaire qui quitte temporairement une mission pour une période dépassant 25 jours de rémunération cessera de toucher la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste et la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, à partir du 26^e jour de rémunération où il est absent.

3.10 Enfant visé par une entente de garde

3.10.1 Lorsque l’administrateur général est convaincu au moyen d’une ordonnance judiciaire ou d’une déclaration signée par les deux parents qu’un fonctionnaire a une entente de garde en place à l’égard d’un enfant, l’application des présentes directives devra être déterminée en fonction du lieu de résidence de l’enfant au Canada avant l’affectation ainsi que sur le lieu de résidence de l’enfant pendant l’affectation, conformément à l’Appendice B de la présente directive.

3.10.2 Dans l’éventualité où l’enfant résidera avec le fonctionnaire au poste pendant la durée de l’affectation, l’enfant sera réputé être une personne à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, et les dispositions s’appliquant aux personnes à charge résidant au poste s’appliqueront à l’enfant.

3.10.3 Dans l’éventualité où l’enfant ne résidera pas avec le fonctionnaire au poste pendant toute la durée de l’affectation, l’enfant sera réputé être une personne à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, à condition que la période au poste soit d’une durée minimale de 12 mois consécutifs et l’enfant sera réputé être un enfant visé par une entente de garde au sens de la DSE 2 – Définitions pour le reste de l’affectation. Les dispositions s’appliquant aux personnes à charge résidant au poste seront rajustées, au besoin, lorsque l’enfant ne résidera pas au poste pendant toute la durée de l’affectation.

3.10.4 Dans l’éventualité où l’enfant ne résidera pas avec le fonctionnaire au poste, l’enfant sera réputé être un enfant visé par une entente de garde, au sens de la DSE 2 – Définitions, et l’article 51.10 de la DSE 51 – Réunion de famille et des articles 54.10 et 54.11 de la DSE 54 – Déplacements pour événements familiaux malheureux, s’appliqueront.

3.11 Situation de grève légale

3.11.1 Nonobstant les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur les grèves, les Directives sur le service extérieur, à l’exception de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, continueront de s’appliquer dans une situation de grève légale.

3.12 Nouvelle affectation au même poste

3.12.1 Lorsqu’un fonctionnaire accepte une nouvelle affectation au même poste, les dispositions des présentes directives continuent de s’appliquer de la même façon que lorsque le fonctionnaire accepte une prolongation. L’employé n’a pas droit à un nouveau prêt à l’affectation aux termes de la DSE 10 – Prêt d’affectation à l’étranger, et la DSE 15 – Réinstallation, ne s’applique pas. Lorsqu’un fonctionnaire a terminé une première affectation d’au moins trois ans (y compris toute prolongation) et accepte une nouvelle affectation au même poste ne présentant pas de difficultés, les dispositions de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste ne s’appliqueront que dans les cas où la durée de la nouvelle affectation est d’au moins trois ans. Toute prolongation de l’affectation précédente n’est pas incluse aux fins de déterminer l’application des dispositions de la DSE 50 à l’affectation subséquente. Les dispositions de la DSE 56.1 – Indemnités incitatives de service extérieur peuvent prendre fin conformément à ce qui est précisé au paragraphe 56.10.1.

3.13 Application des dispositions de la DSE à l’égard d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge ayant un handicap ou des besoins spéciaux

3.13.1 Les directives suivantes énoncent des dispositions particulières qui peuvent s’appliquer à l’égard d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge ayant un handicap ou des besoins spéciaux :

1. DSE 2 – Définitions de personne à charge;
2. DSE 15 – Réinstallation, articles 15.10, 15.16, 15.20 et 15.23;
3. DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, paragraphes 18.8.7 et 18.9.1;
4. DSE 25 – Logement, paragraphe 25.3.4;
5. DSE 34 – Indemnités scolaires, paragraphe 34.9;
6. DSE 34 – Indemnités scolaires, paragraphe 34.10;
7. DSE 51 – Réunion de famille, articles 51.8 et 51.10;
8. DSE 54 – Déplacements pour événements familiaux malheureux, article 54.3 et paragraphe 54.12.

Conformément au paragraphe 3.6.1, lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon la formule suivante :

T x D
R

où :

T représente le taux d'indemnité annuel,

R équivaut à 260,88 jours, soit le nombre de jours de rémunération par année, et

D représente le nombre total de jours pour lesquels le fonctionnaire a droit à l'indemnité dans le mois, y compris :

1. chaque jour de rémunération en service au poste ou en congé payé autorisé; et
2. chaque jour reconnu par une autorité compétente comme jour férié général payé, sauf s'il se trouve dans une période de congé non payé ou s'il précède le premier jour de travail du fonctionnaire ou suit le dernier jour de travail.

Le tableau suivant présente un aperçu général de l’application de quelques-unes des directives lorsqu’une entente de garde est en place, conformément à l’article 3.10 de la présente directive. Dans l’éventualité où l’enfant n’accompagnera pas le fonctionnaire au poste pour la durée de l’affectation, l’application de ces directives sera déterminée par l’administrateur général en fonction de la période de temps passée au poste.

Portée

Introduction

L'employeur a pour principe d'accorder au fonctionnaire une avance comptable pour toute dépense autorisée en vertu des Directives sur le service extérieur.

Directive

4.1 Application

4.1.1 L'administrateur général peut autoriser le paiement, au fonctionnaire, d'une avance comptable en prévision de toute dépense comptable autorisée en vertu des directives; cette avance ne doit pas être refusée sans raison valable.

4.1.2 Un fonctionnaire qui reçoit une avance comptable doit en rendre compte et rembourser en entier toute portion non utilisée dans les dix jours de la date à laquelle elle a servi aux fins prévues ou dans tout autre délai précisé dans les présentes directives et en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4.1.3 Un fonctionnaire qui ne rend pas compte d'une avance ou qui n'en rembourse pas la portion non utilisée dans les délais prévus au paragraphe 4.1.2 ne peut en recevoir une autre avant d'avoir justifié l'emploi de la première.

Portée

Introduction

La présente directive énonce les dispositions qui s’appliquent aux fonctionnaires en affectation de courte durée à l’étranger.

Définitions

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

Affectation de courte durée (short-term assignment) s’entend du déménagement temporaire d’un fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre pour une période de 121 jours civils consécutifs ou plus et de moins d’un an, et, sous réserve de la DSE 3 – Application, à :

1. un bureau du gouvernement du Canada situé à l’étranger; ou
2. un autre gouvernement, une organisation ou une institution qui se trouve à l’étranger.

Directive

8.1 Application

8.1.1 Les dispositions de la présente directive s’appliquent à une affectation de courte durée au sens de la présente directive.

8.1.2 Dans le cas des affectations de 120 jours civils consécutifs ou moins, les avantages et dispositions conformes à la Directive sur les voyages du CNM s’appliquent.

8.1.3 La présente directive ne s’applique pas aux fonctionnaires qui sont déjà affectés en vertu de l’ensemble des dispositions des présentes directives, ni aux fonctionnaires, personnes à charge ou autres personnes qui sont embauchés localement.

8.1.4 Lorsqu’un fonctionnaire est officiellement avisé par écrit que la durée d’une affectation de courte durée sera subséquemment réduite à une période équivalant, en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, à celle d’un déplacement de 120 jours civils consécutifs ou moins, l’administrateur général doit procéder de la manière suivante :

1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la réduction de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 cessent de s’appliquer à la date du premier jour de rémunération suivant la présentation de l’avis écrit qui indique au fonctionnaire que la durée d’affectation est réduite;
3. le montant de l’indemnité de faux frais payable sera le plus élevé des suivants : celui prévu selon les dispositions de l’article 8.4, qui est autorisé au début de l’affectation de courte durée, ou le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, pour toute la période;
4. les autres avantages et dispositions applicables au fonctionnaire demeurent inchangés; et
5. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.5 Lorsqu’un fonctionnaire est assujetti à la Directive sur les voyages du CNM et qu’il est officiellement avisé par écrit que la période de déplacement est prolongée à 121 jours civils consécutifs ou plus et à moins d’un an, et que la définition de l’affectation de courte durée est respectée, les dispositions de la présente directive s’appliquent une fois que le fonctionnaire a accepté la prolongation par écrit.

En outre :

1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la prolongation de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 s’appliquent rétroactivement à compter du premier jour de rémunération suivant le jour d’arrivée au poste;
3. sous réserve de l’alinéa 8.1.5a), le montant de l’indemnité de faux frais payable équivaudra à la différence entre la somme totale prévue selon les dispositions de l’article 8.4 et le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, que le fonctionnaire a reçue avant d’être avisé de la prolongation; et
4. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.6 Lorsqu’un fonctionnaire en affectation de courte durée accepte une affectation au même poste, les dispositions de la présente directive cessent de s’appliquer et l’ensemble des dispositions des présentes directives s’appliquent, s’il y a lieu, sous réserve de la DSE 9 – Examens médicaux et dentaires, à compter de la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation. L’administrateur général doit s’assurer que les fonctionnaires ne bénéficient pas deux fois des mêmes avantages.

8.1.7 Sous réserve du paragraphe 8.1.6, dans des circonstances exceptionnelles, où la durée de l’affectation de courte durée dépasse la durée habituelle, les dispositions de la DSE 8 – Affectations de courte durée continuent de s’appliquer jusqu’à la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation.

8.2 Transport

8.2.1 L’administrateur général doit appliquer l’indemnité de transport pertinente, au titre de la Directive sur les voyages du CNM, au transport à destination et en provenance du poste. Dans le cas des voyages internationaux, une période de repos convenable ou un arrêt de nuit est autorisé, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

8.2.2 L’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de transport de cinq bagages d’accompagnement dont la taille et le poids ne dépassent pas les limites permises par le transporteur, ce qui comprend le bagage que le transporteur transporte gratuitement.

8.2.3 Dans des circonstances spéciales, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais d’expédition de bagages d’accompagnement supplémentaires, afin de répondre aux besoins particuliers d’un fonctionnaire.

8.3 Entreposage des effets mobiliers

8.3.1 L’administrateur général peut autoriser l’entreposage des effets mobiliers, y compris un véhicule motorisé particulier (VMP), en conformité avec l’article 15.13 de la DSE 15 – Réinstallation, si le fonctionnaire n’entretient pas de résidence principale durant l’affectation de courte durée.

8.3.2 Lorsque l’entreposage des effets mobiliers du fonctionnaire est autorisé, et que celui‑ci n’est pas en mesure d’occuper un logement permanent, le paiement de frais de subsistance de deux jours au Canada, au départ et au retour, est autorisé en vertu des dispositions de l’alinéa 15.4.1c) de la DSE 15 – Réinstallation.

8.3.3 Lorsque les effets mobiliers d’un fonctionnaire sont placés en entreposage aux frais de l’État, le fonctionnaire doit payer les frais de logement applicables, en conformité avec l’Appendice A de la DSE 25 – Logement au taux pour « le ménage d’une personne », à compter du jour suivant la date d’arrivée au poste.

8.4 Indemnité de faux frais de réinstallation

8.4.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4, 8.1.5 et 8.1.6, l’administrateur général doit autoriser le paiement de 50 % de l’indemnité de faux frais de réinstallation, en conformité avec l’Appendice C de la DSE 15 – Réinstallation, et ce, au début et à la fin de l’affectation de courte durée.

8.5 Logement

8.5.1 L’administrateur général doit autoriser le paiement des frais de logement et de services publics réels et raisonnables, y compris les frais d’installation, sur les lieux de l’affectation de courte durée.

8.5.2 Lorsque possible, les fonctionnaires doivent occuper un logement indépendant commercial ou de l’État.

8.5.3 À condition que l’employeur n’exige pas que le fonctionnaire demeure au poste, un fonctionnaire peut décider de passer la fin de semaine à un autre endroit. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte des contextes sécuritaire et diplomatique.

8.5.4 Sous réserve du paragraphe 8.5.3, le remboursement se limitera à celui des frais équivalents à ceux du maintien du fonctionnaire au poste et inclura les frais de logement et l’indemnité de repas. Pour être admissible à un remboursement, le fonctionnaire doit :

1. annuler les frais du logement et des repas offerts sur place au poste;
2. assumer une responsabilité personnelle, comme s’il n’était pas en affectation de courte durée; et
3. ne pas retourner au foyer ni dans la zone du bureau principal pendant les fins de semaine.

8.5.5 Le fait que le fonctionnaire passe la fin de semaine ailleurs n’entrave pas son droit à l’application de l’article 8.9 – Voyage au foyer.

8.6 Indemnité de repas

8.6.1 L’administrateur général autorise uniquement, sans tenir compte des faux frais, le paiement de l’indemnité quotidienne de repas, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, selon le cas.

8.6.2 Lorsque, en raison de circonstances spéciales comme une lourde charge de travail, des difficultés à trouver de la nourriture ou un nombre extrêmement limité de restaurants, l’administrateur général juge que les indemnités mentionnées au paragraphe 8.6.1 ne sont pas suffisantes, il peut autoriser le paiement d’une indemnité qu’il considère comme raisonnable, jusqu’à concurrence du taux maximal de l’indemnité de repas quotidienne.

8.6.3 Lorsqu’une indemnité de repas n’a pas été fixée pour le pays d’affectation ou lorsqu’il y a de soudaines variations du taux de change ou de fortes poussées inflationnistes, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de repas, sur présentation des reçus.

8.7 Blanchissage et nettoyage à sec

8.7.1 L’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage aux fonctionnaires qui occupent des logements qui ne sont pas pourvus d’installations de buanderie qui comprennent des machines à laver et à sécher le linge.

8.7.2 Lorsque l’administrateur général est convaincu que les frais de nettoyage à sec sont sensiblement plus élevés que ceux applicables dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, un remboursement de 50 % des frais de nettoyage à sec réels est accordé, sur présentation de reçus.

8.8 Aide au transport quotidien

8.8.1 L’administrateur général peut autoriser une aide financière concernant l’excédent des frais engagés pour le transport quotidien, en conformité avec les dispositions sur l’indemnité de transport quotidien aux termes de la DSE 30 – Moyens de transport au poste et dépenses connexes.

8.8.2 Lorsque les heures supplémentaires autorisées désorganisent le transport quotidien du fonctionnaire, ou si ce dernier doit participer à une activité liée au travail en dehors des heures normales de travail, le fonctionnaire doit recevoir le remboursement des frais de transport supplémentaires réels et raisonnables.

8.9 Voyage au foyer et solutions de rechange

8.9.1 Un fonctionnaire est admissible aux dispositions relatives au voyage au foyer, à son lieu d’affectation habituel en vertu de la présente directive, pourvu que les conditions suivantes soient satisfaites :

1. les horaires de travail permettent au fonctionnaire de s’absenter; et
2. le fonctionnaire a accès à un moyen de transport privé ou public adéquat, et il est à la fois raisonnable et pratique d’y recourir.

8.9.2 À condition d’être en affectation de courte durée de façon continue, le fonctionnaire a droit au voyage au foyer, conformément au tableau ci‑dessous. Le fonctionnaire peut planifier des voyages, jusqu’à concurrence du nombre maximal autorisé, afin de répondre à ses besoins personnels.

8.9.3 Le fonctionnaire doit se faire rembourser, sur présentation de reçus, le prix du billet d’avion aller‑retour le plus économique, le coût du transport terrestre nécessaire à destination et en provenance du terminal du transporteur et les frais des repas pris pendant le trajet. Les frais de repas et frais divers engagés à destination ne sont pas remboursés. Les frais de logement au poste doivent être annulés, si possible.

8.9.4 En guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à visiter le fonctionnaire à son poste, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte du contexte sécuritaire, diplomatique et sanitaire.

8.9.5 Lorsque l’administrateur général n’autorise pas l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à se rendre au poste, en guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, il peut autoriser le fonctionnaire et l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à séjourner ailleurs, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire.

8.10 Communications à domicile

8.10.1 L’administrateur général doit autoriser les dispositions pour la communication à domicile aux fonctionnaires affectés à des postes situés à l’extérieur de la zone continentale des États-Unis seulement, en conformité avec les dispositions connexes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.11 Garde des personnes à charge

8.11.1 L’administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de garde des personnes à charge en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.12 Soins médicaux, dentaires et de santé

8.12.1 L’administrateur général doit autoriser l’application de la DSE 9 – Examens médicaux et dentaires à des postes désignés comme étant insalubres en vertu de la DSE 38 – Frais de services médicaux préventifs.

8.12.2 Il incombe au fonctionnaire de s’assurer de bénéficier d’une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province ou de son territoire et de la protection supplémentaire aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) pendant son séjour à l’étranger, ainsi que d’une protection continue dans le cadre du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP).

8.12.3 Lorsque l’affectation de courte durée est prolongée au‑delà d’un an, il incombe au fonctionnaire de passer de la protection supplémentaire à la protection totale dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

8.13 Prime de service extérieur

8.13.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser le paiement de la prime de service extérieur et l’accumulation de points de service extérieur, en conformité avec la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur (prime de service extérieur).

8.14 Indemnité différentielle de poste

8.14.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives à l’indemnité différentielle de poste, en conformité avec la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste.

8.14.2 Lorsque le paiement d’un montant additionnel d’indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial est prévu pour reconnaître les conditions extraordinaires d’un poste difficile, en conformité avec le paragraphe 58.5.4 de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, l’administrateur général doit autoriser ces paiements à compter de la première journée d’affectation dans un poste difficile, même si le fonctionnaire n’est pas assujetti aux dispositions de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste.

8.15 Absence temporaire

8.15.1 Une absence du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, un congé autorisé, un voyage au foyer ou une solution de rechange au voyage au foyer ne constituent pas une interruption de l’affectation de courte durée aux fins de l’établissement de sa durée.

8.15.2 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement, il ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.16 Taux de change

8.16.1 L’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives aux taux de change en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM.

8.17 Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

8.17.1 Dans certains cas rares et inhabituels, et sous réserve du paragraphe 8.17.4, l’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à se faire accompagner de son époux ou conjoint de fait et des personnes à charge, résidant normalement avec le fonctionnaire, sujet à la preuve de couverture d’assurance maladie.

8.17.2 L’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à précéder l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge.

8.17.3 Lorsque l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge sont autorisés à accompagner le fonctionnaire, l’aide doit se limiter à ce qui suit :

1. les coûts de transport, en conformité avec le paragraphe 8.2.1, jusqu’à concurrence du coût total du voyage au foyer auquel aurait droit le fonctionnaire en vertu de l’article 8.9;
2. la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, lorsque l’indice de poste est supérieur à 100;
3. la DSE 56 – Prime de service extérieur et la DSE 58 –Indemnité différentielle de poste prévue pour un fonctionnaire non accompagné; et
4. les frais visés par les dispositions des DSE 39 – Frais de soins de santé, DSE 41 – Déplacement pour soins de santé, et DSE 42 – Avance pour frais médicaux et/ou pour frais dentaires, sauf si ces frais sont assurés par le régime provincial ou le régime d’assurance supplémentaire du fonctionnaire.

8.17.4 Dans les cas où les dispositions du paragraphe 8.17.3 s’appliquent :

1. les dispositions relatives au voyage au foyer, aux solutions de rechange, aux communications à domicile et aux indemnités de repas ne s’appliquent pas;
2. aucun logement additionnel ne sera fourni et les frais de logement supplémentaires ne seront remboursés;
3. aucun remboursement de frais additionnels ne sera autorisé pour l’expédition d’effets mobiliers; et
4. les fonctionnaires sont responsables d’assurer la couverture provinciale et supplémentaire telle que le RSSFP, à l’égard des personnes à charge lorsqu’ils sont à l’étranger.

8.18 Aide aux parents seuls

8.18.1 À la demande du fonctionnaire, et au lieu des dispositions relatives au voyage au foyer, l’administrateur général peut autoriser :

1. des frais de transport aller-retour encourus pour un ou plusieurs enfants d’âge préscolaire jusqu’à concurrence des frais de voyage au foyer que le fonctionnaire aurait autrement encourus;
2. des frais de garde des personnes à charge au lieu de travail à l’extérieur du Canada qui dépassent les frais normalement engagés pour de services équivalents, jusqu’à concurrence des frais qu’il aurait engagés à l’ancien lieu de travail et qui auraient été remboursés en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et
3. des frais afférents aux vaccins ou inoculations reçus par l’enfant en raison du lieu de travail à l’extérieur du Canada.

8.19 Urgences, maladies, blessures ou décès pendant une affectation de courte durée

8.19.1 En cas d’urgence, de maladie, de blessure ou de décès pendant une affectation de courte durée, l’employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires, en conformité avec la partie V de la Directive sur les voyages du CNM, et ce, pour le fonctionnaire, l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge, en conformité avec l’article 8.17.

Portée

Introduction

L'employeur veut s'assurer, au moyen de soins préventifs, que les fonctionnaires et les personnes à leur charge sont aptes, du point de vue médical, au service à l'étranger et sont aptes du point de vue médical au retour de leur service à l’étranger. Normalement, le fournisseur des services médicaux effectuera les examens à cette fin. Si le fournisseur des services médicaux ne peut s'en charger et si l'administrateur général autorise le recours aux services d'installations privées, l'employeur paiera les frais connexes pour ces examens. Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier l'Appendice de la présente directive, au besoin.

Directive

9.1 Application

9.1.1 Avant d'être affecté à un poste à l’étranger, ou d'être muté d’un poste à l’étranger à un autre poste, le fonctionnaire aura droit, ainsi que chacune des personnes à sa charge qui partagera sa résidence au poste, ou qui sera inscrite à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada, à un examen médical; ils peuvent aussi être tenus de subir, comme condition à l'affectation ou mutation d’un poste à l’étranger à un autre poste, un examen dentaire ou médical comprenant au besoin des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins. Les postes nécessitant des examens dentaires avant l'affectation sont énumérés à l'Appendice A de la présente directive.

9.1.2 Lorsqu'un examen dentaire est requis, celui-ci doit comprendre une évaluation de tout soin dentaire spécial qui peut être exigé avant ou durant l'affectation du fonctionnaire.

9.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire est affecté à un poste aux conditions difficiles au sens de l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, il aura droit au remboursement du coût d'un examen de la vue préalable à l'affectation à l’étranger pour lui-même et les personnes à sa charge. Les examens de la vue préalables à l'affectation à l’étranger ne sont pas obligatoires pour la délivrance d'un formulaire de confirmation d'affectation (ou l'équivalent).

9.1.4 L'examen dentaire, l'examen médical et, le cas échéant, l'hospitalisation, de même que tout examen spécial requis, se font de la manière prescrite par Santé Canada, dans une installation du gouvernement du Canada. Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut autoriser le recours à des installations privées seulement si le fournisseur des services médicaux ne peut se charger de ces examens ou si l'administrateur général conclut qu'une installation privée est plus appropriée.

9.2 Lors d'une affectation au Canada

9.2.1 Lors d'une affectation au Canada, un fonctionnaire et/ou une personne à charge qui résidait au poste peut, sur demande, obtenir l'autorisation de subir un examen médical ou peuvent être tenus de subir un examen médical comportant des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies ou des vaccins si nécessaires.

9.2.2 Les examens médicaux dont il est question au paragraphe 9.2.1 doivent habituellement avoir lieu lorsque :

1. le fonctionnaire et/ou une personne à sa charge termine une période d'affectation à un poste insalubre tel que défini à la DSE 2 – Définitions; et/ou
2. le fonctionnaire a déjà été en service à un poste insalubre ou été exposé de toute autre façon à des conditions insalubres à un poste; et/ou
3. un laps de temps raisonnable s'est écoulé depuis le dernier examen médical du fonctionnaire ou d'une personne à charge.

9.2.3 Les examens médicaux mentionnés au paragraphe 9.2.1 peuvent être subis au Canada ou à un autre endroit approuvé par l'administrateur général, pendant que le fonctionnaire est en congé ou exerce des fonctions temporaires.

9.3 L'évaluation d'aptitude au travail

9.3.1 Le fournisseur des services médicaux enverra à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu de la présente directive.

9.3.2 Le fournisseur des services médicaux présentera à l'administrateur général une évaluation des soins dentaires nécessaires qui ne peuvent être assurés au poste du fonctionnaire pour tout examen dentaire effectué en vertu de la présente directive.

9.3.3 Lorsqu'une question d'ordre médical est en litige, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit au fournisseur des services médicaux qui l'étudiera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.

9.3.4 Au nom de l’employeur, un avis médical écrit indépendant qui doit être pris en compte dans l’évaluation de l’aptitude au travail peut être demandé :

1. par l’administrateur général lorsque l’administrateur général n’est pas satisfait de l’évaluation de l’aptitude au travail prévue au paragraphe 9.3.1 et un deuxième avis médical écrit n’a pas été fourni en vertu du paragraphe 9.3.3; ou
2. par le fournisseur de services médicaux lorsqu’il détermine qu’il y a un écart important entre les avis médicaux écrits fournis en vertu des paragraphes 9.3.1 et 9.3.3.

9.3.5 Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations médicales et dentaires qui lui sont présentées en vertu des paragraphes 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3 et 9.3.4.

9.4 Frais admissibles

9.4.1 L'administrateur général doit autoriser :

1. le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens médicaux;
2. le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens dentaires effectués comme condition d'affectation à un poste à l’étranger figurant à l'Appendice A de la présente directive; et/ou
3. le paiement des frais réels et raisonnables pour couvrir les frais de transport local et/ou de stationnement pour assister aux rendez-vous obligatoires chez le médecin et chez le dentiste avant l’affectation à l’étranger tel que requis par Santé Canada ou par l’administrateur général.

9.4.2 Le cas échéant, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans la DSE 2 – Définitions.

9.4.3 Lorsque l'administrateur général autorise l’utilisation d’une installation privée, l'avis écrit et le compte d'honoraires doivent être remis au fournisseur des services médicaux qui vérifiera le compte et en recommandera le paiement lorsqu'il jugera que la qualité de l'avis écrit est satisfaisante.

9.4.4 Les frais engagés par le fonctionnaire conformément aux paragraphes 9.1.4 et 9.3.3 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie ou d'assurance hospitalisation.

9.5 Congé

9.5.1 Lorsque l'examen médical ou dentaire autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, on considérera le fonctionnaire comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.

9.5.2 Lorsque le fonctionnaire est tenu de subir un examen médical ou dentaire autorisé par la présente directive et qu'il n'est pas possible qu'il subisse cet examen pendant ses heures normales de travail, l'administrateur général peut autoriser qu'il soit rémunéré au tarif des heures supplémentaires selon les dispositions prévues dans la convention collective appropriée pour le temps nécessaire à cet examen.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Notes : Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier cet Appendice, au besoin.

Portée

Introduction

La présente directive reconnaît que les fonctionnaires puissent avoir à acheter des articles requis au poste et prévoit l’octroi d’un prêt aux fonctionnaires pour ces achats, au besoin.

Directive

10.1 Application

10.1.1 Un prêt d’affectation à l’étranger pour l’achat d’articles nécessaires au poste peut être accordé à un fonctionnaire. Les articles dont il aura besoin au poste peuvent inclure un véhicule motorisé particulier, des vêtements, des effets mobiliers et des produits alimentaires. Le fonctionnaire devra préciser l’objet du prêt. Le prêt d’affectation à l’étranger ne doit être utilisé que pour l’achat d’articles nécessaires au poste et son utilisation est assujettie à la vérification, tel qu’il est précisé à l’article 10.9. Les prêts d’affectation à l’étranger ne doivent pas être utilisés pour les motifs tels que des investissements, la consolidation de dettes, des rénovations domiciliaires ou un gain personnel.

10.1.2 Un prêt d’affectation à l’étranger peut être accordé à l’employé :

1. qui reçoit, par écrit, l’avis officiel d’une affectation à l’étranger imminente au poste; ou
2. qui est en affectation dans un poste et à qui l’on n’a pas consenti de prêt d’affectation à l’étranger avant cette affectation; et/ou
3. à qui l’on a consenti un prêt lors de son affectation à l’étranger et qui reçoit, par écrit, l’avis officiel d’une affectation imminente à un autre poste à l’étranger.

10.1.3 Lorsqu’un prêt est approuvé à la suite de l’avis d’une affectation à l’étranger ou d’une mutation à un autre poste à l’étranger, l’employé peut recevoir les fonds jusqu’à 90 jours avant la date officielle de son départ du Canada ou de son poste précédent.

10.1.4 Un prêt d’affectation à l’étranger est habituellement consenti avant l’affectation ou pendant les 12 premiers mois d’une affectation à un poste.

10.1.5 Un prêt d’affectation à l’étranger peut être accordé après 12 mois de service dans un poste si les raisons invoquées sont jugées valables par l’administrateur général.

10.1.6 Un prêt d’affectation à l’étranger peut seulement être accordé pendant les 12 derniers mois d’une affectation à un poste que dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les raisons invoquées sont jugées valables par l’administrateur général.

10.2 Montant maximum du prêt

10.2.1 À la discrétion de l’administrateur général, et sous réserve des restrictions et des conditions prévues dans la présente directive, un employé peut se voir accorder un prêt portant intérêt et n’excédant pas le moins élevé des deux montants suivants :

1. cinquante pour cent du salaire annuel brut de l’employé; ou
2. le montant indiqué à l’Appendice A de la Directive, fixé le 1^er avril de chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

10.2.2 Lorsqu’un prêt est accordé conformément à l’alinéa 10.1.2c), le montant maximal du prêt ne doit pas dépasser le montant disponible en vertu du paragraphe 10.2.1 au moment de l’avis officiel de mutation à un autre poste à l’étranger, moins la partie capitale non remboursée du prêt précédent, le remboursement devant s’effectuer conformément à l’article 10.5. Le « capital » s’entend du montant total du prêt, qui comprend le montant effectivement reçu par l’employé et tout autre montant nécessaire pour rembourser le solde impayé du prêt antérieur.

10.3 Durée maximale du prêt

10.3.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois. Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger est renégocié conformément à l’alinéa 10.6.1a), la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois, à compter du début de la période de remboursement du prêt initial.

10.4 Taux d’intérêt

10.4.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger ou un prêt supplémentaire a été approuvé conformément au paragraphe 10.1.2 et/ou à l’alinéa 10.6.1a),

1. le taux d’intérêt du prêt doit correspondre au taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre (c’est-à-dire le 1^er avril, le 1^er juillet, le 1^er octobre ou le 1^er janvier) pendant lequel le prêt est approuvé, ce taux étant fixé par le ministère des Finances (https://www.canada.ca/fr/ministere-finances/services/taux-interet-debiteur/affectation-service-exterieur.html - Prêts d’affectation à l’étranger – Service extérieur);
2. le taux d’intérêt de tout prêt supplémentaire sera le taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre pendant lequel le prêt supplémentaire est approuvé, et lorsque le nouveau taux d’intérêt applicable au prêt combiné doit être une moyenne pondérée des deux taux;
3. le taux d’intérêt doit demeurer le même pendant toute la durée du prêt, sous réserve des dispositions du paragraphe 10.6.1;
4. l’intérêt doit être calculé et est payable deux semaines après le jour où le prêt est approuvé en vue d’être déposé dans le compte bancaire du fonctionnaire, ces deux semaines représentant le délai moyen entre l’approbation et le dépôt. Les intérêts qui sont dus entre l’émission du prêt et le début de la période de remboursement sont ajoutés au capital;
5. les intérêts doivent être calculés sur le solde du prêt, y compris le solde d’un prêt antérieur et le montant d’un prêt supplémentaire.

10.5 Conditions de remboursement

10.5.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, le prêt doit être remboursé en versements égaux, comprenant le capital et les intérêts, effectués toutes les deux semaines. Même si les intérêts sont payables deux semaines après que le prêt est approuvé, à la demande du fonctionnaire, la date du premier paiement peut être reportée au premier jour du quatrième mois suivant le mois pendant lequel le prêt est approuvé, ou au premier jour du mois suivant l’arrivée du fonctionnaire au poste, selon la première de ces échéances.

10.5.2 Lorsque le fonctionnaire a terminé l’achat des articles nécessaires au poste et qu’il n’a pas utilisé la totalité du montant du prêt d’affectation à l’étranger, il doit rembourser la partie inutilisée et les intérêts dans les 30 jours suivant la fin des achats.

10.6 Renégociation d’un prêt

10.6.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, le fonctionnaire peut :

1. négocier un prêt supplémentaire, une seule fois, d’un montant de 1 500 $ ou plus, jusqu’à concurrence de la somme maximale qu’il aurait obtenue en vertu du paragraphe 10.2.1 lorsque le prêt initial a été accordé. La somme additionnelle serait accordée au taux d’intérêt courant pour les prêts d’affectation; et/ou
2. renégocier la durée du prêt jusqu’à concurrence de quatre ans au même taux d’intérêt; et/ou
3. renégocier le prêt de manière à augmenter les paiements et à réduire la durée du prêt, et ce, au même taux d’intérêt.

10.6.2 L’employé peut se prévaloir des dispositions de l’article 10.6 à n’importe quel moment après l’approbation de chaque prêt; toutefois, pendant les 12 derniers mois de l’affectation dans un poste, le prêt supplémentaire peut seulement être approuvé dans des circonstances exceptionnelles pour des motifs acceptables à l’administrateur général.

10.6.3 Les dispositions du paragraphe 10.6.1 ne s’appliquent pas lorsqu’un prêt a été remboursé intégralement.

10.7 Remboursement anticipé

10.7.1 Le fonctionnaire à qui l’on a consenti un prêt d’affectation à l’étranger peut procéder une seule fois à un remboursement partiel du capital du prêt en versant au moins 1 500 $; dans ce cas, le taux d’intérêt reste le même et le fonctionnaire peut, sur demande :

1. conserver la période initiale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera réduit en fonction de la diminution du capital; ou
2. réduire la période originale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera rajusté de manière à se rapprocher le plus possible, compte tenu de la nouvelle période de remboursement, du total du paiement effectué toutes les deux semaines avant le remboursement partiel du capital.

10.7.2 Après s’être assuré auprès de l’administrateur général du solde impayé de son prêt, un employé a le droit, pendant la durée du prêt, de rembourser la totalité du capital et des intérêts impayés, les intérêts étant calculés jusqu’à la fin de la période de deux semaines où le prêt est acquitté. Si l’employé exerce ce droit, il ne peut plus se prévaloir d’aucune des dispositions de la présente directive pour la durée de l’affectation, même si elle est prolongée, à moins qu’il ne reçoive par écrit l’avis officiel d’une affectation imminente à un autre poste à l’étranger. (Voir le paragraphe 10.1.3)

10.8 Remboursement/ Recouvrement – Autres circonstances

10.8.1 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque un employé à qui on a consenti un prêt d’affectation à l’étranger en prévision d’une affectation reçoit par la suite l’avis officiel de l’annulation de cette affectation à cause des nécessités du service déterminées par l’administrateur général, celui-ci peut autoriser le remboursement du prêt aux mêmes conditions que si l’employé s’était rendu au poste à l’étranger; toutefois, lorsque l’employé éprouve des difficultés financières, l’administrateur général peut prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.2 Lorsque l’employeur met fin à une affectation à l’étranger avant la date prévue, que le fonctionnaire doit rentrer au Canada et que le remboursement du prêt lui causerait des difficultés financières, l’administrateur général pourra envisager de prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.3 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque l’employé retourne au Canada avant la fin de son affectation, l’administrateur général peut autoriser le remboursement ininterrompu du prêt et peut également prolonger la période de remboursement jusqu’à concurrence de 48 mois à compter du début de la période de remboursement.

10.8.4 Nonobstant toutes les dispositions de la présente directive, lorsqu’un fonctionnaire :

1. quitte son emploi avant d’avoir remboursé le montant dû, le solde du prêt devient immédiatement recouvrable en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2. a été accordé un congé non payé pendant la période de remboursement du prêt, le fonctionnaire prendra les dispositions financières nécessaires pour couvrir les paiements aux deux semaines pendant la période de congé non payé. Si aucune mesure n’est prise en ce sens, le solde du prêt doit être recouvré en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

10.9 Vérification de l’utilisation du prêt d’affectation à l’étranger

10.9.1 Les fonctionnaires sont tenus de conserver des preuves que le montant du prêt n’a été utilisé qu’aux fins de l’achat d’articles nécessaires au poste et, à la demande de l’administrateur général, doivent pouvoir démontrer que le prêt a été utilisé pour l’achat d’articles nécessaires au poste.

10.9.2 Si le fonctionnaire n’est pas en mesure de démontrer que le prêt a été utilisé pour l’achat d’articles nécessaires au poste, il sera tenu de rembourser immédiatement la partie du prêt dont l’utilisation ne peut être justifiée.

10.9.3 Un prêt d’affectation à l’étranger utilisé à des fins autres que l’achat d’articles nécessaires au poste doit être recouvré et, en outre, le fonctionnaire peut être assujetti à des sanctions administratives et/ou disciplinaires.

En vigueur : le 1^er avril 2025

En conformité avec le paragraphe 10.2.1 de cette directive, le montant maximum du prêt à l'affectation en vigueur le 1^er avril 2025 est 55 052 $ ou jusqu'à 50 % du salaire annuel brut de l'employé en vigueur au moment où le prêt est approuvé, le montant le moins élevé étant à retenir.

Note : La somme prévue sera rajustée le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités du CNM - Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

Les dispositions de la présente directive fournissent une assistance au fonctionnaire pour son époux ou conjoint de fait ou les personnes à charge qui résideront avec le fonctionnaire au poste et qui ont été autorisés par l’administrateur général à participer à des séances pré-affectation et/ou à une formation en langue étrangère.

Le coût de la prestation des séances pré-affectation et/ou de la formation en langue étrangère n’est pas une dépense visée par les Directives sur le service extérieur.

Directive

12.1 Application

12.1.1 Lorsque l’administrateur général a autorisé une séance pré-affectation ou une formation en langue étrangère pour l’époux ou conjoint de fait ou les personnes à charge d’un fonctionnaire, au sens de la DSE 2 – Définitions, qui accompagne le fonctionnaire au poste, le fonctionnaire peut demander le remboursement des dépenses suivantes :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence de l’époux ou conjoint de fait ou des personnes à charge qui résideront avec le fonctionnaire au poste et le lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, jusqu’à concurrence du coût des frais de voyage de retour entre le lieu de résidence habituelle du fonctionnaire et le lieu où se donnera la séance ou la formation;
2. lorsque les frais de déplacement sont autorisés en vertu des dispositions d’une autre directive sur le service extérieur ou de la Directive sur les voyages du CNM vers un lieu autre que le lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, les dispositions de l’alinéa 12.1.1a) se limiteront aux frais de déplacement aller-retour de l’autre lieu vers le lieu de la séance ou de la formation;
3. les frais de subsistance, tels qu’ils sont définis dans la DSE 2 – Définitions, au lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, pour la durée de la séance ou de la formation;
4. les frais réels et raisonnables de transport local par le moyen le plus pratique et économique, tel qu’il est déterminé par l’administrateur général, pour un voyage aller-retour du lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère; et
5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, du lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère vers le lieu de résidence des membres de la famille séparés. Cependant, les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés si une indemnité de faux frais est versée pour le déplacement au Canada ou dans les états continentaux des États-Unis.

12.2 Garde des personnes à charge

12.2.1 Lorsque le fonctionnaire engage des frais qui dépassent ceux de tout arrangement existant pour la garde des personnes à charge par suite de la participation de l’époux ou conjoint de fait ou des personnes à charge à une séance pré-affectation ou à une formation en langue étrangère, l’administrateur général autorisera le paiement de frais réels et raisonnables de garde d’enfants à charge conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

12.2.2 Les frais de garde des personnes à charge peuvent être engagés à la résidence du fonctionnaire, au lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère ou, si l’administrateur général a donné son autorisation préalable, à un autre endroit. Il convient de noter que le déplacement de la personne à charge qui a besoin de soins n’est pas visé par la présente directive.

12.2.3 Sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le montant des frais de garde des personnes à charge engagés au poste peut dépasser le montant maximal établi par la Directive sur les voyages du CNM.

Champ d'application

Introduction

Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à l'étranger, cette formation entraînera peut-être des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.

Directive

14.1 Cours de langue étrangère en route à un poste

14.1.1 Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère à un endroit en route à un poste pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui résideront avec le fonctionnaire au poste, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes, ne dépassant pas celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 – Réinstallation, engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

b) les frais de transport local, à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours. Compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit ou à la location d'une voiture;

c) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné ou, si l'administrateur générale a donné son autorisation préalable, à un autre endroit, lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge et lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais réels et raisonnables de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé; et

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Si ces personnes se trouvent temporairement ailleurs au Canada, les frais de l'appel téléphonique ne doivent pas dépasser le coût d'un appel téléphonique de numéro à numéro de dix minutes, au tarif réduit de fin de semaine, du lieu de résidence au Canada au centre de formation. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

14.1.2 En ce qui a trait à l'alinéa 14.1.2c), les frais de garde d'enfant à charge, nulle aide n'est applicable lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

14.2 Cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

14.2.1 Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère à un endroit autre que le poste du fonctionnaire pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui sont arrivés à un poste et qui y résident avec le fonctionnaire, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes, ne dépassant pas celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 – Réinstallation, par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et l'endroit où le cours de langue est donné;

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

c) les frais de transport local à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours; compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit, ou à la location d'une voiture;

d) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné et(ou) au poste du fonctionnaire lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé; et

e) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

14.2.2 En ce qui a trait à l'alinéa 14.2.1d), garde des personnes à charge, nulle aide n'est applicable lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

Portée

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Option de voyage de réinstallation soumise à justification (accountable relocation travel option) s’entend d’une option de voyage offerte à un fonctionnaire pour son voyage de réinstallation de son ancien à son nouveau lieu de travail pour laquelle le fonctionnaire doit soumettre une demande de remboursement pour les frais réels et raisonnables associés au voyage de réinstallation, tels qu’énoncés dans la présente directive, dans les 30 jours suivant le voyage et pour lequel un fonctionnaire peut demander une avance, sous réserve de la DSE 4 – Avances comptables.

Valeur réelle (VR) (actual cash value) s’entend de l’âge, de l’état et de la durée de vie prévue de l’article en conformité avec l’usage actuel dans le domaine.

Trajet officiel (official routing) s’entend du trajet le plus direct et pratique, tel que déterminé par l’administrateur général pour un aller simple de l’ancien au nouveau lieu de travail.

Indemnité de voyage de réinstallation (relocation travel allowance) s’entend d’une indemnité non soumise à une justification versée à un fonctionnaire pour le voyage de réinstallation de l’ancien au nouveau lieu de travail, et inclut l’indemnité de voyage, ainsi que les frais engagés à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

Réparation (repair) s’entend de la remise en état d’un article sans excéder sa valeur de remplacement.

Allocation de voyage (travel allocation) s’entend du montant qui sera versé au fonctionnaire pour le voyage par avion, par véhicule motorisé particulier (VMP) ou par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail, et peut inclure les frais prévus au paragraphe 15.6.2 concernant une escale autorisée si l’administrateur général détermine qu’elle est nécessaire.

Directive

15.1 Application

15.1.1 Cette directive s’applique à un fonctionnaire et/ou à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans un poste ou entre deux postes ou qui cesse d’être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l’extérieur du Canada.

15.1.2 Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire, sans ouvrir la voie à un gain personnel ou à la souscription d’extravagances. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu’un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l’avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d’une interprétation erronée ou d’une erreur ne sont pas nécessairement remboursées.

15.1.3 C’est l’employeur qui décide de la réinstallation d’un fonctionnaire; c’est donc à lui seul qu’il incombe de déterminer l’aide nécessaire à cette occasion.

15.1.4 Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c’est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l’État, tout en causant le moins d’inconvénients possibles au fonctionnaire et à sa famille.

15.1.5 Lorsque la présente directive ou d’autres directives prévoient l’autorisation des frais de déplacement et/ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s’appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l’autorisation de l’administrateur général, si, à l’occasion d’une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d’un poste, l’une des personnes à charge doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

15.1.6 L’employeur fournira au fonctionnaire devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, en fonction des circonstances du fonctionnaire, pour réaliser toutes les activités liées à la réinstallation, y compris la supervision de l’emballage et du déballage des effets mobiliers, ainsi que conformément à l’article 15.20 – Voyages à la recherche d’un logement s’ils sont autorisés par l’administrateur général, et le voyage de réinstallation en soi conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail.

15.1.7 Les dispositions de la DSE 3.7 – Annulation ou changement de l’affectation s’appliquent lorsque, en raison des nécessités du service telles que déterminés par l’administrateur général, un fonctionnaire qui a été officiellement informé d’une affectation à l’étranger est ultérieurement informé officiellement que l’affectation a été annulée ou changée.

15.1.8 Les dispositions relatives à la réinstallation prévues dans la présente directive visent à faciliter la réinstallation du fonctionnaire et de ses personnes à charge dans leur nouveau lieu de travail. Un fonds flexible de frais de réinstallation peut être créé conformément à l’appendice G de la présente directive si un fonctionnaire choisit de ne pas utiliser ou de limiter l’application de l’une ou plusieurs des dispositions suivantes : entreposage des effets mobiliers, expédition des effets mobiliers, entreposage ou expédition d’un véhicule et voyage en classe affaires, le cas échéant.

15.1.9 Le fonds flexible a pour objet d’appuyer la réinstallation du fonctionnaire dans le nouveau lieu de travail en autorisant d’autres frais de réinstallation qui ne sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu de la DSE ou pour lesquels les montants peuvent ne pas être suffisants pour la situation personnelle du fonctionnaire.

15.1.10 Les frais admissibles sont remboursés en fonction de reçus jusqu’à concurrence du montant du fonds flexible. Les frais admissibles comprennent les bagages supplémentaires, y compris le fret lorsque cela est organisé par le fonctionnaire, les frais de transport local supplémentaires autorisés en vertu de la DSE 15.22, les frais de transport local lorsque la DSE 15.22 ne s’applique pas, l’expédition ou l’hébergement des animaux de compagnie, le voyage d’une personne supplémentaire pour appuyer la réinstallation du fonctionnaire et d’autres frais liés à la réinstallation avec l’approbation préalable de l’administrateur général. Autres que les frais énumérés ci-dessus, les frais de réinstallation qui sont par ailleurs inclus dans l’indemnité de faux frais de réinstallation d’un fonctionnaire, telle qu’elle est décrite à l’appendice C, ne seront pris en compte que si le fonctionnaire choisit de démontrer que le montant total de l’indemnité de faux frais de réinstallation a été utilisé. L’indemnité de faux frais de réinstallation demeure non soumise à une justification

15.1.11 Tous les reçus doivent être soumis à l’administrateur général dans les six mois suivant l’arrivée du fonctionnaire à son nouveau lieu de travail. Tout montant restant dans le fonds flexible de frais de réinstallation après le remboursement des reçus admissibles sera retourné à la Couronne.

15.2 Couple de fonctionnaires

15.2.1 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, les dispositions de la présente directive ne s’appliquent normalement qu’à l’un d’eux, sous réserve des dispositions du paragraphe 15.2.3. L’autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l’administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les détails sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.2.2 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté à deux postes différents, les dispositions de la présente directive s’appliquent à chacun d’eux, compte tenu de toutes personnes à charge qui les accompagnent.

15.2.3 L’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, selon les circonstances du fonctionnaire, conformément à la DSE 2 – Définitions, pour accomplir toutes les activités liées à la réinstallation.

Déplacement lors d’une réinstallation

15.3 Général

15.3.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé, l’allocation de voyage, telle qu’elle est décrite dans la présente directive, doit être établie par l’administrateur général. Le fonctionnaire peut choisir entre une indemnité de voyage de réinstallation ou l’option de voyage de réinstallation soumise à une justification, conformément à la présente directive.

15.3.2 Le transport aérien est le mode de transport habituel lors de la réinstallation d’un fonctionnaire puisque, dans presque tous les cas, il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Toutefois, selon le cas, un employé peut décider de voyager par VMP ou bateau ou une combinaison d’avion, de VMP ou de bateau, conformément à la présente directive. L’indemnité de voyage de réinstallation sera calculée en fonction du mode ou des modes de transport demandés par le fonctionnaire. Lorsqu’il est possible de conduire, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu’il a voyagé selon le mode ou les modes de transport préétablis. Lorsque le voyage réel ne suit pas le mode de transport établi pour l’indemnité de voyage de réinstallation, le fonctionnaire sera réputé avoir choisi l’option de voyage de réinstallation soumise à une justification et une demande de remboursement sera nécessaire. Les fonds seront récupérés, le cas échéant.

15.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire voyage par VMP ou bateau ou une combinaison d’avion, de VMP ou de bateau, l’indemnité de voyage maximale correspond au montant qui aurait été autorisé au paragraphe 15.6.1 pour le transport aérien, sauf indication contraire.

15.3.4 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge qui habiteront au poste avec le fonctionnaire ont droit à l’indemnité de voyage et à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes acceptables à l’administrateur général offrent des billets à tarif réduit aux enfants, ces tarifs sont normalement utilisés pour établir l’indemnité de transport.

15.3.5 Sous réserve de l’article 15.6, lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé d’un poste à un autre, l’administrateur général doit déterminer l’indemnité de voyage en fonction du trajet officiel ou, à la demande du fonctionnaire ou de la personne à charge, de l’ancien poste au nouveau poste en passant par la ville où est situé le bureau principal. Lorsqu’une indemnité de voyage est autorisée pour un déplacement par la ville où est situé le bureau principal, le fonctionnaire devra démontrer qu’il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal, et ce, pour chaque voyageur.

15.3.6 Si l’administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de son poste à son poste de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l’accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation à l’étranger, d’effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément au paragraphe 50.4.3 de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste, sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire au moment de la réinstallation. En pareil cas, seul le fonctionnaire aura le droit d’effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent paragraphe.

15.3.7 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire et aux personnes à charge qui l’accompagnent l’autorisation d’effectuer un voyage aller-retour entre le poste d’affectation du fonctionnaire et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne quitte son poste actuel, au lieu d’accorder les avantages prévus aux paragraphes 15.3.5 et 15.3.6, après avoir reçu confirmation de la réaffectation à un autre poste, afin de répondre aux nécessités du service du ministère.

15.3.8 Dans des circonstances exceptionnelles, les dispositions des paragraphes 15.3.5, 15.3.6 et 15.3.7 peuvent être appliquées pour le voyage vers le dernier lieu de travail au Canada au lieu de la ville où est situé le bureau principal, si le fonctionnaire peut démontrer à l’administrateur général la nécessité de se rendre au dernier lieu de travail au lieu de la ville où est situé le bureau principal. Les considérations peuvent inclure des rendez-vous médicaux, juridiques ou financiers.

15.4 Indemnité de voyage de réinstallation ou Option de voyage de réinstallation soumise à justification

15.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire choisit de recevoir une indemnité de voyage de réinstallation, l’indemnité lui sera versée avant le déplacement. Une fois le déplacement terminé, le fonctionnaire peut présenter une demande de remboursement pour les frais de réinstallation supplémentaires, conformément à l’article 15.5. L’indemnité de voyage de réinstallation sera établie sur une base individuelle par l’administrateur général en fonction de ce qui suit :

1. l’indemnité de voyage spécifique au choix du moyen de transport, conformément à l’article 15.6 pour le transport aérien, à l’article 15.7 pour le voyage au moyen d’un VMP et à l’article 15.8 pour le voyage par bateau;
2. un montant de 75 $ pour les déplacements à destination et en provenance du Canada pour couvrir les frais de transport local au lieu de travail au Canada, lorsque le fonctionnaire n’a pas accès à un VMP;
3. deux nuits d’hébergement à l’hôtel dans la ville du lieu de travail au Canada, si le fonctionnaire n’a pas accès à sa résidence; et
4. l’indemnité quotidienne de repas pour chaque voyageur et une indemnité quotidienne de faux frais par famille, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours respectivement, à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

15.4.2 Lorsqu’un fonctionnaire choisit l’option de voyage de réinstallation soumise à justification, une demande de remboursement basée sur les frais réels et raisonnables peut être présentée aux fins de déplacement et d’hébergement jusqu’à concurrence du montant maximal autorisé aux alinéas 15.4.1a) et c) respectivement. Les frais de transport local au Canada, l’indemnité quotidienne de repas et l’indemnité quotidienne de faux frais peuvent être réclamés en vertu des alinéas 15.4.1b) et d), sous réserve de l’article 15.11.

15.4.3 Lorsque le fonctionnaire choisit de ne pas se déplacer conformément au trajet officiel et/ou de prendre un congé de déplacement supplémentaire, le fonctionnaire est responsable de toute différence de coûts qui dépasse l’indemnité de voyage et l’employeur ne sera responsable des dépenses supplémentaires engagés en raison de perturbations ou de retards découlant des dispositions prises par le fonctionnaire. Le fonctionnaire doit réclamer le congé de déplacement, tel qu’il est précisé à l’article 15.9. Le fonctionnaire doit soumettre une demande de congé pour tout temps additionnel pris pendant les heures normales de travail en raison des arrangements de voyage personnels du fonctionnaire.

15.5 Frais de réinstallation supplémentaires

15.5.1 Les fonctionnaires peuvent soumettre une demande de dépenses sur présentation de reçus pour les frais de réinstallation réels et raisonnables suivants :

1. deux nuits d’hébergement au lieu de travail à l’extérieur du Canada, sous réserve des limites prévues à l’article 15.23, ou deux nuits d’exemption du paiement des frais de logement au poste où le fonctionnaire occupera un logement de l’État, tel qu’il est établi par l’administrateur général;
2. les frais de transport local engagés au lieu de travail à l’étranger pour le transport vers ou depuis l’aéroport, selon le cas;
3. les frais réels et raisonnables pour les frais de service/frais relatifs aux opérations financières directement liées à un voyage de réinstallation en fonction du trajet officiel, notamment, mais sans s’y limiter, l’utilisation des guichets automatiques, l’utilisation des cartes de débit ou de crédit, les commissions d’un établissement financier relativement à une opération en devise étrangère, l’achat des chèques de voyage et les frais d’encaissement de chèques, pourvu que ces frais soient appuyés par des reçus et que la devise utilisée pour les dépenses soit indiquée;
4. les dépenses relatives aux appels téléphoniques officiels nécessaires, pourvu que l’objet de l’appel soit déclaré dans la demande de remboursement des frais;
5. les passeports et les dépenses connexes comme les visas et les certificats de santé et la traduction de documents officiels exigés par les autorités;
6. les pourboires liés au voyage, sauf les pourboires liés aux repas qui sont prévues dans l’indemnité quotidienne de faux frais;
7. les assurances pour les bagages perdus ou endommagés pendant le voyage jusqu’à concurrence de 1 000 $ par voyageur, au-delà de l’indemnisation prévue par le transporteur, la société de carte de crédit, l’agence de voyages ou l’assureur automobile, selon le cas; et
8. les frais de garde des personnes à charge conformément aux dispositions pour la garde des personnes à charge de la Directive sur les voyages du CNM, pour un maximum de quatre jours par réinstallation des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins et partageant la résidence du fonctionnaire, pendant que les effets personnels sont emballés ou déballés et chargés ou déchargés, à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail.

15.5.2 Les frais liés aux passeports et les frais connexes énoncés à l’alinéa 15.5.1e) peuvent être couverts pour les personnes à charge, nonobstant le fait qu’une réinstallation ne soit pas imminente. Par exemple, la naissance d’un enfant au poste.

15.6 Déplacement en avion

15.6.1 Le déplacement en avion de l’ancien au nouveau lieu de travail sera fondé sur le trajet officiel décrit dans la présente directive à l’intention du fonctionnaire et de chaque personne à charge qui l’accompagne, au moyen de ce qui suit :

1. le plein tarif en classe économique, sans restrictions; ou
2. le coût d’un billet d’avion à plein tarif en classe affaires, lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge voyagent conformément au trajet officiel selon lesquels le fonctionnaire et ses personnes à charge sont autorisés à voyager en classe affaires en raison d’un vol de neuf heures ou plus ou d’un déplacement continu en avion excédant 12 heures entre l’heure prévue du départ et l’heure prévue d’arrivée à destination, ou d’une escale d’une nuit ou d’une escale correspondant à une escale d’une nuit, et si l’employé accepte de fournir par la suite des preuves (cartes d’embarquement ou billets) attestant que toutes les personnes autorisées à voyager en classe affaires ont effectivement voyagé dans cette classe comme prévu.

15.6.2 Lorsque l’itinéraire pour lequel l’indemnité de voyage en avion, tel qu’il a été déterminé par l’administrateur général, donne lieu à une escale autorisée, l’indemnité de voyage comprendra des dépenses au lieu de l’escale conformément à la Directive sur les voyages du CNM pour le transport aller-retour local entre l’aéroport et le lieu d’hébergement, l’hébergement, l’indemnité quotidienne de repas pour tous les voyageurs autorisés, et une indemnité quotidienne de faux frais par famille.

15.6.3 Pour se remettre de la fatigue causée par le long voyage, le déplacement de nuit et le décalage horaire, une période de repos convenable sera prévue si possible entre l’heure d’arrivée à destination et l’heure à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au travail.

15.6.4 Le trajet officiel pour le déplacement lors d’une réinstallation entre les postes et Ottawa, y compris les escales autorisées, doit être soumis au Comité des DSE du CNM avant le 30 juin de chaque année, conformément à ce qui est précisé dans la DSE 70.5.3 – Exigences en matière de rapports.

15.7 Déplacement en véhicule motorisé particulier (VMP)

15.7.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement en VMP de l’ancien lieu de travail au nouveau lieu de travail sera déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

1. le taux par kilomètre/millage applicable aux voyages en service commandé, en vigueur au lieu de départ, pour le nombre de kilomètres/milles parcourus entre l’ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements additionnels nécessaires, tel qu’il aura été déterminé par l’administrateur général;
2. les frais de voyage effectué en VMP, pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l’accompagne. L’administrateur général doit déterminer le nombre d’arrêts et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l’hébergement, calculés selon le trajet le plus économique et le plus pratique en VMP; et
3. le taux par kilomètre/millage réduit pour l’utilisation d’un deuxième VMP pour la même distance que celle parcourue par le premier véhicule.

15.7.2 Lorsque deux VMP sont utilisés, l’indemnité de voyage sera majorée du coût estimatif de l’expédition d’un VMP, qui aurait autrement été expédié de l’ancien au nouveau lieu de travail, tel qu’il est décrit à l’article 15.18. Lorsqu’une voiture est expédiée et que l’autre est conduite ou lorsqu’un seul VMP est conduit, l’indemnité de voyage est limitée au coût du voyage par avion seulement.

15.7.3 Sous réserve de l’alinéa 15.7.1b), en général, on ne doit pas s’attendre à ce qu’un fonctionnaire qui est autorisé à voyager en VMP parcoure plus de 500 kilomètres par jour. Lorsque la distance entre l’ancien et le nouveau lieu de travail est inférieure à 650 kilomètres, il est attendu du fonctionnaire à ce qu’il effectue le voyage dans un délai d’un jour, à moins qu’il y ait des conditions jugées acceptables par l’administrateur général qui empêchent l’achèvement du voyage en temps voulu. Lorsque la distance entre l’ancien et le nouveau lieu de travail nécessite plus d’un jour de voyage et après que le fonctionnaire ait effectué un ou plusieurs jours de voyage il reste une distance inférieure à 650 kilomètres du trajet à parcourir, il est attendu du fonctionnaire à ce qu’il effectue le voyage dans un délai d’un jour, à moins qu’il y ait des conditions jugées acceptables par l’administrateur général qui empêchent l’achèvement du voyage en temps voulu.

15.8 Déplacement par bateau

15.8.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail doit être déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

1. un montant jusqu’à concurrence de l’indemnité du déplacement en avion prévue à l’alinéa 15.6.1a); et
2. le coût estimatif de l’expédition du VMP du fonctionnaire, tel qu’il est établi par l’administrateur général conformément aux dispositions de l’article 15.18, lorsque l’administrateur général en a autorisé l’expédition, pourvu que de tels coûts ne soient pas inclus dans le prix total du billet du transport/déplacement par bateau, y compris les dépenses liées à l’expédition d’un VMP, tels que les droits de quai, les frais d’assurance, etc.

15.9 Congé de déplacement

15.9.1 Un fonctionnaire se verra accorder un congé de déplacement pour réinstallation en fonction du temps de déplacement requis pour le voyage en avion, selon le trajet officiel, sauf si :

1. un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 15.10.2, auquel cas l’administrateur général doit déterminer la durée appropriée du congé de déplacement; et
2. le fonctionnaire choisit d’utiliser un VMP auquel cas il se voit accorder un congé de deux jours.

15.10 Voyageur ayant des besoins spéciaux

15.10.1 Lorsqu’un voyageur ayant un handicap physique est tenu de payer pour recevoir de l’aide spéciale en cours de déplacement (p. ex. chauffeur de taxi ou porteur), l’administrateur général doit rembourser ces frais réels et raisonnables sur présentation de reçus, à condition qu’ils soient clairement nécessaires et raisonnables.

15.10.2 Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l’administrateur général autorise un mode de transport alternatif, autre que le voyage en avion pour une partie ou la totalité du voyage du fonctionnaire, l’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables associés à ce voyage conformément à la présente directive, même si de tels frais peuvent dépasser le prix d’un billet d’avion plein tarif en classe économique. Dans de telles circonstances exceptionnelles, l’employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyages du CNM.

15.11 Service temporaire en cours de route

15.11.1 Lorsque le fonctionnaire voyage à destination ou en provenance d’un poste et qu’il fait un arrêt autorisé pour conclure des affaires officielles, l’administrateur général peut autoriser à l’avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l’égard de chaque personne à charge qui est autorisée à voyager avec le fonctionnaire et :

1. qui partageait la résidence du fonctionnaire à son ancien lieu de travail et partagera la résidence avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail; et/ou
2. pour laquelle les frais de réinstallation sont autorisés en vertu de l’article 15.29.

15.11.2 L’administrateur général peut autoriser le remboursement de ces dépenses tant qu’elles sont considérées raisonnables et justifiables selon les circonstances, normalement pour une période pouvant aller jusqu’à sept jours à un endroit donné.

15.12 Maladie, blessure ou décès en cours de route

15.12.1 On peut rembourser des frais d’ambulance ou de taxi, selon le cas, si un fonctionnaire ou une personne à charge tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l’administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l’hôtel, en taxi.

15.12.2 Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu’occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l’administrateur général est convaincu que ces frais s’ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n’avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d’une police d’assurance, de la Loi sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’État ou de quelque autre autorisation.

15.12.3 Lorsque, selon le médecin traitant, l’état d’un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d’un représentant de la famille, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

1. des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour de cette personne jusqu’au lieu où se trouve le fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour de cette personne entre la localité où réside la personne qui voyage et la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire; et
2. les frais de logement réels et raisonnables, au lieu où se trouve le fonctionnaire, pendant toute période raisonnable fixée par l’administrateur général.

15.12.4 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l’administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 – Décès à l’étranger d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge. Si le corps n’est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu’au lieu d’inhumation, selon les dispositions du paragraphe 15.12.3.

Déménagement des effets mobiliers et véhicule motorisé particulier (VMP)

15.13 Expédition et entreposage des effets mobiliers

15.13.1 À l’occasion d’une réinstallation à un nouveau lieu de travail, l’administrateur général autorisera et prendra les mesures nécessaires pour l’expédition d’une partie ou de la totalité des effets mobiliers du fonctionnaire de la façon suivante :

1. quant aux effets mobiliers dont l’expédition est autorisée, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport, d’entreposage temporaire inhérent au déménagement d’une durée maximale de douze mois et de dépaquetage;
2. quant aux effets mobiliers dont l’expédition n’est pas autorisée, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le paiement des frais réels et raisonnables afin d’assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le camionnage, l’entreposage et, au besoin, le transport à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à l’endroit le plus proche où, de l’avis de l’administrateur général, il existe des entrepôts convenables;
3. que le VMP ait ou non été expédié en vertu de l’article 15.18, l’administrateur général pourra autoriser le paiement :
   1. des frais réels et raisonnables d’entreposage commercial du VMP, y compris les frais d’assurance et le paiement d’une indemnité unique d’entretien pour des services tels que l’enlèvement de la batterie, la mise sur blocs et l’application de lubrifiants au besoin, lorsque la valeur du véhicule indiquée dans le « Canadian Red Book » est supérieure au coût estimatif de son entreposage pendant la période d’affectation à l’étranger; ou
   2. jusqu’à 30 $ par mois, frais d’assurance compris, pour un entreposage de longue durée à titre privé, ce montant étant rajusté de temps à autre lorsque le coût estimatif d’entreposage du VMP pendant la période d’affectation à l’étranger est supérieur à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.13.2 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire d’effets mobiliers, sous réserve des limites de poids globales prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.13.3 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire et approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des articles suivants :

1. des effets mobiliers essentiels demandés dans les six mois suivant la date d’occupation d’un logement permanent après l’arrivée au poste;
2. des effets mobiliers lorsque survient un changement dans le nombre de personnes à charge du fonctionnaire, par exemple, avec la naissance ou l’adoption d’un enfant;
3. des effets mobiliers d’une ou plusieurs personnes à charge qui sont ou seront assujetties à la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, sous réserve de l’article 18.8;
4. des effets mobiliers pour un élève à charge, sous réserve de l’article 35.5 de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives;
5. des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.32, pour un époux, un conjoint de fait ou un enfant devenant une personne à charge en cours d’affectation;
6. des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.30 – Personne qui cesse d’être à charge, pour une personne qui cesse d’être à charge lors d’une affectation à l’étranger; et
7. des effets mobiliers pour remplacer les articles de l’inventaire qui ont été perdus au poste à la suite d’un incendie, d’un vol ou d’un désastre, auquel cas la limite de poids globale peut être dépassée.

15.13.4 Un fonctionnaire en affectation d’un poste à un autre poste peut être autorisé, à la discrétion de l’administrateur général, à effectuer des envois supplémentaires comme suit :

1. de la ville du bureau principal du fonctionnaire ou d’un troisième lieu vers son poste d’affectation. Cela s’applique à des situations telles que, sans s’y limiter, un déménagement vers un climat très différent nécessitant des vêtements adaptés, ou lorsque des denrées alimentaires et d’autres fournitures doivent être apportées au poste; et/ou
2. vers la ville du bureau principal à partir de l’ancien lieu d’affectation, pour les effets personnels qui ne seront pas nécessaires au nouveau lieu d’affectation. Cela s’applique à des situations telles que, sans s’y limiter, un déménagement d’un logement non meublé vers un logement meublé où les meubles ne seront pas requis, ou un déménagement où les personnes à charge n’accompagnent pas le fonctionnaire à son nouveau lieu d’affectation. Si l’administrateur général n’approuve pas un envoi vers la ville du bureau principal pour des raisons de coûts, le fonctionnaire ne sera pas pénalisé pour l’excédent de poids des biens envoyés à destination et/ou en provenance du nouveau lieu d’affectation. Le fonctionnaire ne sera pas responsable des coûts de l’entreposage, si nécessaire, au nouveau lieu de travail.

15.13.5 Lorsqu’un fonctionnaire hérite de biens ou d’effets mobiliers et/ou d’un véhicule motorisé particulier (VMP) pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général doit autoriser le paiement de la totalité ou d’une partie des frais d’entreposage seulement, engagés au Canada ou à l’étranger, de ces effets jusqu’à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. L’héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l’entreposage d’un véhicule motorisé particulier (VMP) hérité, les dispositions de l’alinéa 15.13.1c) s’appliqueront.

15.13.6 Les frais d’expédition payés selon le paragraphe 15.13.3 ne doivent pas dépasser ceux qu’aurait occasionnés l’expédition des effets entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et son poste.

15.13.7 Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et mettre en caisse ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n’auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

15.13.8 En vertu de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives, on peut autoriser l’expédition des effets d’un élève à charge qui rejoint un fonctionnaire à son poste.

15.13.9 Lorsque, à la suite de l’avis d’une affectation à l’étranger, un fonctionnaire décide d’expédier les effets mobiliers destinés à un élève à charge qui a été membre de son ménage à une résidence temporaire et qui est uniquement occupée à cause de la réinstallation, l’administrateur général peut utiliser des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l’article 15.33 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de transport et de dépaquetage (y compris les frais d’assurance en transit) de ces effets et leur expédition et à leur retour à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais qu’auraient occasionnés l’empaquetage, la mise en caisse, le camionnage et l’entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

15.13.10 Nonobstant le paragraphe 15.13.2, une expédition supplémentaire d’effets personnels et/ou mobiliers ou un bagage enregistré excédentaire doit être autorisé pour les fonctionnaires qui reviennent à un poste difficile de niveau III, IV ou V, conformément aux dispositions de l’article 50.6 de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

15.13.11 Lorsque, à la demande d’un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n’avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l’alinéa 15.13.1b), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage et d’entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

15.13.12 Advenant la réinstallation d’un fonctionnaire d’un poste à un lieu de travail au Canada, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le remboursement des frais que cela entraîne pour assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu’à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.

15.13.13 Sous réserve du paragraphe 15.13.12, lorsque le fonctionnaire a obtenu un logement permanent, la livraison des effets mobiliers et d’un VMP qui ont été expédiés ou entreposés aux frais de l’État doit être effectuée le plus tôt possible. Le fonctionnaire peut demander une livraison à une date ultérieure à condition que les frais liés à celle-ci soient assumés par le fonctionnaire. Lorsqu’un VMP a été entreposé aux frais de l’État, le fonctionnaire doit retirer le VMP de l’entreposage dans les 14 jours suivant son arrivée au nouveau lieu de travail. Le fonctionnaire peut organiser une livraison à une date ultérieure d’un VMP à condition que les frais liés à la livraison ultérieure soient à la charge du fonctionnaire.

15.14 Modes d’expédition

15.14.1 Les effets mobiliers dont l’expédition au nouveau lieu de travail d’un fonctionnaire est approuvée doivent être envoyés par le mode de transport et l’itinéraire le plus pratique. Les effets seront expédiés par voie de surface, par fret aérien ou les deux, tel que déterminé par l’administrateur général. Le mode d’expédition peut différer en fonction de la réinstallation vers un poste ou à partir de celui‑ci. Pour déterminer le mode d’expédition, l’administrateur général doit tenir compte des coûts prévus du logement temporaire, des installations qui sont disponibles pour l’expédition et des conditions qui existent au nouveau lieu de travail.

15.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut autoriser un certain excédent de bagages ou des effets accompagnés par fret aérien, au besoin, par exemple lorsque :

1. l’accès aux effets expédiés par avion pourrait être retardé;
2. le séjour dans un logement temporaire pourrait se prolonger; ou
3. un climat sensiblement différent exige les différents types de vêtements.

15.15 Restrictions concernant les expéditions

15.15.1 Lorsqu’un déménagement aux frais de l’État est autorisé conformément à ce qui précède, un fonctionnaire peut inclure tous ses effets mobiliers sous réserve des limites prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.15.2 Voici une liste représentative d’articles qui ne doivent pas être déménagés aux frais de l’État :

1. les articles qui, en vertu de la loi ou d’une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés en même temps que des effets mobiliers, par exemple, carburants, explosifs, munitions, corrodants, liquides inflammables, aérosols, bière de ménage, huile de cuisine;
2. les biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières;
3. les matériaux de construction, pierres de patio, blocs de ciment, barbecues extérieurs (en brique, en ciment ou en pierre);
4. les bateaux (sauf s’il y a suffisamment de place dans le conteneur autorisé pour l’expédition des effets y compris le VMP, ou une motocyclette, si l’expédition de ceux-ci avec les effets mobiliers par conteneur a été autorisée);
5. les avions et pièces d’avion;
6. les remorques;
7. le bétail;
8. les bâtiments transportables (sauf lorsqu’ils sont démontés et que le déménageur accepte de les déménager à un tarif calculé d’après le poids); et
9. l’équipement ou la machinerie agricole ou de construction.

15.16 Limites de poids

15.16.1 La quantité totale d’effets dont l’administrateur général peut normalement approuver l’expédition, en vertu de l’article 15.13, à l’occasion de chaque réinstallation aux frais de l’État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées à l’Appendice B pour le genre de logement occupé au poste. Le poids des effets mobiliers utilisés pour des besoins relatifs à un handicap (comme un fauteuil roulant motorisé, etc.) ne doit pas être pris en compte dans le calcul du poids des effets mobiliers d’un fonctionnaire aux fins des limites de poids.

15.16.2 Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deçà de la limite prévue, ou bien acceptera d’assumer les frais liés à l’excédent de poids.

15.16.3 Avant son départ du poste, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée au poste. Il lui incombera de signaler tout écart à l’administrateur général.

15.16.4 Lorsqu’une autorisation a été accordée pour l’expédition des effets au poste aux frais de l’État, cette autorisation vaudra pour l’expédition de ces effets et/ou leur entreposage aux frais de l’État à partir de ce poste, moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives, le poids des biens de consommation expédiés au poste ayant causé la situation d’excédent de poids et/ou d’une autre disposition des DSE.

15.16.5 Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d’emballage sont d’un poids supérieur à la normale ou qu’il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu’on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l’approbation de l’administrateur général, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l’article 15.16. S’il y a lieu, le poids total des effets à l’arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu’on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu’il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu’il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l’excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d’expédition et autres frais attribuables à l’excédent de poids.

15.16.6 Lorsqu’un fonctionnaire décide d’expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d’expédier à son départ du poste.

15.17 Préparation de l’inventaire

15.17.1 Les inventaires des effets mobiliers que le fonctionnaire doit remettre avant son départ à l’administrateur général doit comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier, entreposage de longue durée et bagage enregistré.

15.17.2 Les articles répertoriés dans l’inventaire doivent être accompagnés d’une courte description, donnant des précisions sur l’année d’achat, le modèle et les numéros de série, s’il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l’inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes.

15.17.3 Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

1. Généralités - Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les œuvres d’art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc., doivent être décrits de manière plus détaillée. Des évaluations professionnelles peuvent être nécessaires pour certains articles spécifiques, précisés par le fournisseur du service. Il convient aussi de garder au dossier des photos ou des vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.
2. La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d’art, etc. doit mettre l’accent sur les objets susceptibles d’être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n’est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.
3. Il n’est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s’ils sont répertoriés individuellement dans l’inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu’il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune.
4. La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu’il s’agisse d’articles uniques ou d’antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 500 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d’évaluation courante et de l’annexer à l’inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l’inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l’expédition ou de l’entreposage.
5. Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.
6. Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 300 $ doit faire l’objet d’un rapport d’évaluation, dont copie est jointe à l’inventaire.
7. Les articles qui ne sont pas couverts par l’assurance fournie par l’État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles.

15.17.4 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l’occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d’indemnité en vertu de la présente directive à moins d’avoir remis à l’administrateur général, deux semaines avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et/ou entreposés aux frais de l’État.

15.17.5 Les inventaires constituent l’un des éléments essentiels de la procédure d’indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L’inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d’articles particuliers. Les fonctionnaires sont avisés de conserver des reçus, des photos ou des vidéos des effets importants, précieux et uniques.

15.18 Expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP)

15.18.1 Sous réserve des dispositions du présent article, l’administrateur général peut autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP), dont le but principal est le transport familial. Pour les besoins de l’expédition, les véhicules motorisés particuliers (VMP) comprennent les motocyclettes (lorsqu’ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d’au plus trois-quarts de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l’un ou l’autre.

15.18.2 Le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à la mise en caisse, s’il s’agit d’une exigence de l’entreprise de transports et/ou d’assurances, à l’assurance et au transport d’un VMP en provenance et/ou à destination du poste du fonctionnaire, peut être autorisé lorsque l’administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d’être réinstallé :

1. n’impose pas de restrictions quant à la taille ou à d’autres caractéristiques du VMP à expédier;
2. n’a pas de lois ou de conditions concernant l’utilisation des véhicules qui rendent, de l’avis de l’administrateur général, l’utilisation du VMP du fonctionnaire beaucoup moins sûre qu’au Canada;
3. n’impose ni droits prohibitifs d’importation, ni embargo à l’entrée des véhicules particuliers, ni restrictions prohibitives de cession.

15.18.3 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du VMP du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada au poste, bien que le VMP peut être expédié d’un troisième endroit jusqu’au poste du fonctionnaire.

15.18.4 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du VMP du fonctionnaire, de son poste jusqu’à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le VMP est la propriété du fonctionnaire ou de l’une des personnes à charge, au poste, avant l’expédition.

15.18.5 Dans le cas d’une affectation d’un poste à l’étranger à un autre, les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du VMP du fonctionnaire :

1. de l’ancien au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, si le véhicule est expédié à l’ancien lieu de travail; ou
2. de l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada à son nouveau lieu de travail, si le véhicule est expédié d’un endroit autre que l’ancien poste du fonctionnaire, sauf si l’administrateur général juge que des circonstances exceptionnelles permettent de passer outre à cette restriction et en informe le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.18.6 Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu du paragraphe 15.4.3, le coût de l’expédition du VMP doit être établi conformément aux paragraphes 15.18.3, 15.18.4 et 15.18.5 ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l’expédition du véhicule de l’endroit où il se trouve jusqu’au nouveau lieu de travail.

15.18.7 L’administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits, des taxes ou de l’immatriculation qu’un fonctionnaire peut être appelé à payer à un poste ou au Canada à l’égard de son VMP, d’une motocyclette, d’un bateau ou d’une remorque.

15.18.8 Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

15.18.9 L’administrateur général ne doit pas autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

15.18.10 Les dispositions de l’article 15.18 peuvent s’appliquer à un VMP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local du poste du fonctionnaire, même s’il n’appartient pas au fonctionnaire ou à la personne ou n’est pas immatriculé à son nom au moment de l’expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Le remboursement doit se limiter aux frais de transport identifiables, sur présentation d’une preuve jugée satisfaisante par l’administrateur général, pour l’achat d’un nouveau VMP.

15.18.11 Les dispositions du paragraphe 15.18.10 pourront également s’appliquer lorsque, de l’avis de l’administrateur général, il est plus économique d’acheter un nouveau VMP d’un concessionnaire local que de payer directement pour l’expédition d’un VMP jusqu’au poste.

Réclamation des effets mobiliers endommagés et/ou perdus

15.19 Dispositions générales

15.19.1 Les fonctionnaires doivent recevoir un dédommagement pour les effets mobiliers endommagés ou perdus lors du transport comme suit :

1. 120 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement de l’État meublé; ou
2. 140 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement non meublé pour lequel ils ont expédié des meubles; et
3. 120 000 $ pour des effets entreposés aux frais de l’État, ce qui inclut la couverture pour dommage et perte d’un VMP si sa valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » à l’entrée à l’entrepôt et n’inclut pas l’indemnisation pour la corrosion ou la détérioration naturelle; et
4. une couverture pour dommage et perte d’un VMP qui est expédié à ou d’un poste à l’étranger jusqu’à concurrence de la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.19.2 En attendant le règlement d’une réclamation pour dommages et/ou perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l’État, l’administrateur général peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d’une avance justifiable dont le montant n’excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

15.19.3 Toute avance versée à un fonctionnaire et toute indemnité reçue par le fonctionnaire d’une tierce partie doivent être remboursées par le fonctionnaire.

15.19.4 Le fonctionnaire peut recevoir plus d’une avance justifiable, pourvu que :

1. le montant total de toutes les avances n’excède pas la valeur réelle des articles faisant l’objet de la réclamation; ou
2. le fonctionnaire justifié une avance et demande une autre avance afin d’acheter les articles de remplacement, jusqu’à concurrence de la valeur réelle des autres articles faisant l’objet d’une réclamation.

15.19.5 Les délais stipulés dans la DSE 4 – Avances justifiables ne s’appliquent pas aux avances justifiables versées conformément au paragraphe 15.19.2.

15.19.6 Lorsqu’un fonctionnaire éprouve des difficultés à régler une réclamation d’effets mobiliers et/ou personnels endommagés ou perdus, l’administrateur général communiquera avec l’autorité contractante, au besoin.

15.19.7 Lorsqu’un fonctionnaire éprouve des difficultés à régler une demande d’indemnisation pour des dommages et/ou des pertes d’effets personnels et/ou mobiliers, l’administrateur général peut autoriser les services d’un fournisseur de services distinct à titre consultatif afin de déterminer l’étendue des dommages et/ou des pertes et de recommander une indemnisation conforme à la pratique de l’industrie.

Autres types de frais de réinstallation

15.20 Voyages à la recherche d’un logement (VRL)

15.20.1 Les voyages à la recherche d’un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. Lorsqu’un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l’État n’est disponible, l’administrateur général peut autoriser, dans les cas où l’on peut démontrer de façon raisonnable qu’un tel voyage est rentable, à l’égard du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait, ce qui suit :

1. le paiement des frais de déplacement aller-retour au tarif aérien le plus économique compte tenu de l’itinéraire établi, de l’ancien au nouveau lieu de travail. L’utilisation d’un véhicule motorisé particulier au taux par kilomètre/millage réduit ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route et/ou que les déplacements conformément aux modalités de la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d’une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s’il y a lieu lorsque le transport se fait par véhicule motorisé particulier (VMP). Les frais de location de voiture ou d’autres frais de transport ne seront pas remboursés;
2. les frais de subsistance, définis au sens de la DSE 2 – Définitions, au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (jusqu’à huit nuits);
3. le paiement des frais réels et raisonnables de transport local pendant un VRL au Canada, pendant une période maximale de sept jours, comme suit :
   1. le coût d’un véhicule de location conformément à la Directive sur les voyages du CNM; ou
   2. le taux par kilomètre prévu dans la Directive sur les voyages du CNM pour l’utilisation d’un VMP; ou
   3. les coûts de transport public n’excédant pas le coût d’un véhicule de location;
4. les frais de transport réels et raisonnables pendant un VRL à un poste par les moyens les plus pratiques et économiques, tels que déterminés par l’administrateur général, pour une période jusqu’à sept jours; cela peut inclure les taxis ou un véhicule de location, conformément à la Directive sur les voyages du CNM;
5. le paiement des frais de garde des personnes à charge, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Si les frais de garde des personnes à charge sont engagés au poste, le montant maximal peut être supérieur sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
6. les appels téléphoniques pendant un VRL, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, aux personnes à charge à l’ancien lieu de travail; cependant, les appels téléphoniques ne peuvent pas faire l’objet d’une réclamation si un fonctionnaire reçoit une indemnité de faux frais pour les voyages au Canada ou dans des États continentaux des États-Unis;
7. congé payé pour le fonctionnaire; et/ou
8. le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail.

15.20.2 Une prolongation de la date limite concernant les frais visés par les alinéas 15.20.1b), c), d) et f) peut être autorisée si, selon l’administrateur général, un délai supplémentaire est nécessaire au nouveau lieu de travail pour conclure des arrangements.

15.20.3 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation.

15.20.4 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et/ou de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s’il est avantageux de le faire dans le cadre d’un autre voyage, comme un voyage d’affectation temporaire, un déplacement pour le service à l’extérieur ou un voyage de vacances.

15.20.5 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance et/ou de garde des personnes à charge, à l’égard d’un enfant à charge, s’il est avantageux d’autoriser un VRL en même temps qu’un autre voyage.

15.20.6 Aucune indemnité de service de garde des personnes à charge ne sera versée lorsque l’autre parent réside au même endroit que l’enfant qui nécessite des services de garde.

15.20.7 Lorsque des enfants souffrant d’une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu’ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d’un logement, les frais de transport commerciaux seulement peuvent être remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l’administrateur général.

15.20.8 Le fonctionnaire peut prendre en considération les dispositions de la DSE 56.11.5 pour couvrir les frais d’une autre personne qui l’accompagne lors d’un voyage de recherche de logement au poste. Un fonctionnaire peut envisager d’utiliser les fonds reçus pendant son affectation en vertu de la DSE 56.11.1 pour couvrir les frais d’une autre personne qui l’accompagne lors d’un voyage de recherche de logement au Canada.

15.20.9 Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n’a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

15.21 Indemnité de faux frais de réinstallation

15.21.1 Compte tenu des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas autrement remboursables en vertu d’une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l’administrateur général doit autoriser une indemnité de faux frais de réinstallation selon l’Appendice C, pour laquelle des reçus ne sont pas requis.

15.22 Frais de transport local

15.22.1 Un fonctionnaire peut réclamer des frais de transport local avec reçus, par réinstallation, à l’ancien et/ou nouveau lieu de travail de la façon suivante :

1. conformément à l’article a) de l’Appendice D de la présente directive, pour :
   1. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail, sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
   2. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
   3. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail et qu’il attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
   4. les réinstallations d’un poste à un autre, si un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste ou s’il attend l’expédition d’un VMP au nouveau poste; ou
2. conformément à l’article b) de l’Appendice D, pour les réinstallations d’un poste à un autre si :
   1. un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée d’un nouveau VMP qui est envoyé au nouveau poste; ou
   2. un fonctionnaire a expédié le VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée de ce VMP au nouveau poste.

15.22.2 Si un fonctionnaire a un véhicule motorisé particulier (VMP) entreposé dans la ville du bureau principal, les frais de transport local ne peuvent faire l’objet d’une réclamation dans la ville du bureau principal, sauf dans des circonstances exceptionnelles interdisant son retrait en temps opportun.

15.22.3 Si un fonctionnaire loue un véhicule et qu’une couverture gratuite d’une assurance-collision sans franchise ou d’une assurance de responsabilité civile et de dommages matériels n’est pas fournie par une carte de crédit personnelle ou qu’une couverture additionnelle est nécessaire, le coût des primes de couverture peut faire l’objet d’une réclamation en vertu de la présente directive.

15.22.4 L’administrateur général peut autoriser une aide financière supplémentaire dans des circonstances exceptionnelles pour les frais de transport local si l’aide n’est pas offerte par la société de transports. L’exercice du pouvoir discrétionnaire vise à reconnaître les différences dans les délais d’expédition entre les différentes régions ainsi que les conditions locales qui peuvent affecter la livraison des envois dans les attentes normales telles que présentées dans les délais de transit garantis. L’exercice du pouvoir discrétionnaire devrait tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté raisonnable de l’employé. Il ne faut pas exercer un pouvoir discrétionnaire qui placerait un employé dans une position plus avantageuse à l’extérieur du Canada qu’au Canada, ou pour corriger une faute, une erreur ou une négligence de la part d’un employé ou d’une personne à charge. L’utilisation du pouvoir discrétionnaire fait l’objet de rapport tel qu’il est indiqué au paragraphe 70.5.1 de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

15.22.5 Quand un véhicule motorisé particulier (VMP) expédié aux frais de l’État est endommagé en transit, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation pour les frais de transport local pour un maximum de 30 jours supplémentaires si le montant maximal permis en vertu de l’article 15.22 est dépassé et que la responsabilité des transporteurs ou d’autres assureurs est dépassée.

15.23 Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d’une réinstallation vers un poste ou en provenance d’un poste

15.23.1 Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l’ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n’est pas en mesure d’occuper le logement permanent qui lui a été assigné. Cela peut inclure des situations telles que lorsque les expéditions sont endommagées par la moisissure et que le fonctionnaire ne peut pas demeurer dans le logement. La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l’administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

15.23.2 Sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l’ancien qu’au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l’ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu’il existe des logements de l’État au poste, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

15.23.3 Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu’il habite un logement temporaire à l’ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

1. le fonctionnaire décide de continuer d’occuper le logement permanent jusqu’à son départ de l’ancien lieu de travail ou d’emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l’employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance, à l’exclusion des frais de logement, (qui comprendront l’exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 – Logement); ou
2. le fonctionnaire entretient une résidence principale à l’ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu’une aide a été autorisée en vertu de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille. Dans ces circonstances, où des frais de subsistance ne sont pas nécessairement engagés à la suite de la réinstallation, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s’applique pas.

15.23.4 Un fonctionnaire qui est autorisé à l’avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s’il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

1. Logement dans un hôtel :
   1. frais de logement réels et raisonnables;
   2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
   3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % du total de l’indemnité quotidienne de repas, conformément à l’Appendice E (voir la note 5) de la présente directive.
2. Logement indépendant :
   1. frais de logement réels et raisonnables;
   2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
   3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité quotidienne totale pour les repas, conformément à l’Appendice E (voir la note 5) de la présente directive.
3. Logement particulier non commercial :
   1. frais de logement applicables à un logement particulier non commercial selon la Directive sur les voyages du CNM;
   2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
   3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité quotidienne totale pour les repas, conformément à l’Appendice E (voir la note 5) de la présente directive.

15.23.5 En plus de l’indemnité quotidienne de faux frais, un fonctionnaire peut réclamer :

1. les frais de stationnement engagés à l’égard d’un véhicule motorisé particulier (VMP) au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n’est pas gratuit;
2. les faux frais supplémentaires, quand un voyageur ayant un handicap physique doit payer pour de l’aide spéciale (p. ex., porteur), à condition qu’elle soit clairement raisonnable et nécessaire. Des reçus sont exigés.

15.23.6 Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou particulier ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail. Toutefois, les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent être remboursés s’ils sont directement liés à la facilitation d’un programme ministériel précis et s’ils sont autorisés d’avance par l’administrateur général. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

15.23.7 La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne sera pas établie en fonction d’une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d’un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu’il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, le remboursement de frais de logement temporaire aux fins de travaux de redécoration ou de réparation n’est pas autorisé.

15.23.8 Lorsque la période de 30 jours de séjour dans un logement temporaire est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l’arrivée du fonctionnaire au poste.

15.23.9 Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause des nécessités du service exceptionnels (par exemple, des délais d’agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu’un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l’obligent à retarder son départ, l’obligation de quitter son logement de l’État qui a besoin d’être remis à neuf, rénové ou réparé, ou d’autres nécessités du service), les jours où ce fonctionnaire a dû, à la demande de l’administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l’exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l’empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

15.24 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

15.24.1 Sous réserve de l’article 15.23, un fonctionnaire qui y est autorisé à l’avance peut réclamer, de la façon précisée dans la présente directive, les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire, précisés à l’Appendice E, avant son départ de son ancien lieu de travail et immédiatement après son arrivée au poste, et ce, pour une période totale de 30 jours.

15.24.2 Lorsqu’un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d’un logement, la durée du voyage, à l’exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

15.24.3 Un fonctionnaire qui se rend au poste avant une personne à charge et qui bénéficie d’une aide aux termes de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, peut se faire rembourser deux jours de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire à son arrivée au poste. De plus, à l’échéance de la période initiale de deux jours, il peut demander le remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire conformément à la présente section, sous réserve des conditions suivantes :

1. si le fonctionnaire précède les personnes à charge, les dépenses ne pourront pas être réclamées à l’ancien lieu de travail;
2. les dépenses engagées pour les personnes à charge à l’ancien lieu de travail sont remboursées pour une période de deux jours;
3. le fonctionnaire sera exempté des frais de logement en vertu de la DSE 25 – Logement, en attendant l’arrivée d’une personne à charge, à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge continuent d’occuper un logement temporaire, auquel cas les frais de logement s’appliquent à compter du 31^e jour suivant l’arrivée dans le logement temporaire; et
4. un fonctionnaire peut demander une indemnité pour l’occupation d’un logement privé, auquel cas le montant de l’indemnité est rajusté aux termes des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

15.24.4 Toutefois, si un fonctionnaire n’a pas occupé un logement permanent à l’arrivée au poste des personnes à sa charge, il peut demander, au besoin, le remboursement de frais de subsistance engagés pour son compte et celui des personnes à sa charge pour une période maximale de 30 jours, moins la période pour laquelle il a touché, en vertu de la présente section, un remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire pour son compte et/ou celui des personnes à sa charge.

15.24.5 Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l’État doté de meubles, d’ameublements et d’appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s’il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée au poste. Dans ces circonstances, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d’occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d’un logement temporaire après l’arrivée au poste, les frais de logement sont payables dès l’occupation du logement permanent, s’ils n’ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

15.24.6 Si un fonctionnaire en affectation dans un poste située ailleurs qu’aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 30 jours parce qu’aucun logement de l’État n’est disponible et que l’administrateur général est convaincu qu’il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 75 % de l’indemnité quotidienne totale de repas applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, ce fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu’à concurrence de l’indemnité quotidienne totale de repas applicable.

15.24.7 Sauf lors de l’occupation d’un logement privé ou d’un logement indépendant temporaire, tout fonctionnaire qui, à l’expiration de la période limite de 30 jours précisée ci-dessus, est toujours incapable d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute raison jugée satisfaisante par l’administrateur général, peut réclamer les frais de logement réels et raisonnables, les faux frais et les frais de repas au terme de l’article 15.23.

15.24.8 Un fonctionnaire peut continuer de réclamer le remboursement des dépenses de logement réelles et raisonnables lorsqu’à l’expiration de la période de 30 jours visée ci-dessus, il occupe encore un logement temporaire privé ou un logement temporaire indépendant et n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants, ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute autre raison valable selon l’administrateur général.

15.24.9 À l’échéance de la période de 30 jours, si le fonctionnaire n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent, pour des raisons jugées satisfaisantes par l’administrateur général, il devra assumer les frais de logement prévus par la DSE 25 - Logement. Si les frais de logement excèdent les dépenses de logement réelles, le fonctionnaire n’aura pas à payer de frais de logement, mais il devra plutôt assumer les dépenses de logement réelles.

15.24.10 Nonobstant les limites prévues au paragraphe 15.24.9, mais sous réserve du pouvoir discrétionnaire de l’administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou déménage d’un logement indépendant temporaire à un logement permanent pour employés peut soumettre une réclamation pour jusqu’à 75 % de l’indemnité quotidienne de repas totale pour une période allant jusqu’à deux jours.

15.24.11 Dans toutes les autres situations non décrites ci-dessus, le fonctionnaire qui occupe un logement temporaire devra assumer ses frais de subsistance.

15.25 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

15.25.1 Conformément à l’article 15.23, s’il y est autorisé d’avance, un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance qu’il a engagés dans un logement temporaire, conformément à cette directive, avant son départ du poste et immédiatement après son arrivée à son nouveau lieu de travail au Canada, pendant une période totale de 30 jours.

15.25.2 Lorsqu’un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu’il a engagés au cours d’un voyage à la recherche d’un logement fructueux, le nombre de jours du dit voyage, moins le temps de déplacement, est déduit de la période de 30 jours.

15.25.3 Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à recevoir de l’aide en vertu de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, la période totale pour laquelle des frais de subsistance peuvent être réclamés avant et après son arrivée au nouveau lieu de travail au Canada est limitée à sept jours. Lorsqu’une personne à charge arrive au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire peut toutefois réclamer le remboursement, s’il y a lieu, de ses frais de subsistance et de ceux de la personne à charge pour une période totale de 30 jours, moins la période pendant laquelle les frais de subsistance lui ont été payés avant l’arrivée de la personne à charge.

15.25.4 Le fonctionnaire ne peut se prévaloir des présentes dispositions si une personne à sa charge a occupé la résidence principale avant le fonctionnaire et que le mobilier et les articles d’ameublement sont suffisants pour que la famille puisse occuper la résidence de façon normale à la suite de la réinstallation du fonctionnaire. L’article 15.33 – Pouvoir discrétionnaire accorde à l’administrateur général le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour envisager une exception à cette règle dans des circonstances inhabituelles.

15.25.5 Si un logement permanent se libère et que, sans qu’il y ait choix ou faute de la part du fonctionnaire ou d’une personne à charge, les effets mobiliers n’ont pu être livrés à son logement permanent dans la ville de son bureau principal à cause d’un retard d’expédition ou parce qu’il n’a pas été possible de faire livrer les effets mobiliers pour la date d’occupation, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables pour le logement et le blanchissage jusqu’au lendemain de la livraison des effets mobiliers.

15.25.6 Lorsque des conditions inhabituelles existent, telles que des taux de vacances extrêmement bas, une pénurie extrême de logements à louer, si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans le délai de 30 jours indiqué à l’article 15.25, l’administrateur général peut approuver le remboursement au fonctionnaire de toutes dépenses engagées dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement à concurrence normalement d’une période de 60 jours.

15.25.7 Le remboursement mentionné au paragraphe 15.25.6 se limite aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage, dans un établissement approuvé par l’administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s’entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s’entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

Réinstallation dans des circonstances particulières

15.26 Cessation de service hors du Canada

15.26.1 Lorsqu’un fonctionnaire en poste voit son affectation prendre fin en raison de :

1. la retraite, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation conformément à la présente directive, du lieu de résidence approuvé à l’étranger jusqu’à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou tout autre lieu, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés pour un retour à la ville du bureau principal. Le déménagement doit être effectué dans les six mois suivant le dernier jour d’emploi. Dans les cas de retraite qui ne sont pas indépendants de la volonté du fonctionnaire et où celui-ci n’a pas terminé la durée d’affectation convenue, l’administrateur général peut exiger que le fonctionnaire assume une partie des frais, montant qui ne doit pas dépasser, et peut être inférieur à, la somme déterminée selon une base proportionnelle conformément à l’Appendice F. Dans ce cas, le fonctionnaire en sera informé par écrit avant son départ du poste;
2. réaménagement des effectifs, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation conformément à l'alinéa 15.26.1a). Sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou être directement réinstallé à l’endroit où il choisit de prendre sa retraite;
3.  décès du fonctionnaire, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d’une personne à charge à l’étranger, conformément à l’alinéa 15.26.1a), pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d’emploi du fonctionnaire;
4. de démission ou de renvoi, l’administrateur général peut :
   1. autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » du fonctionnaire et de chaque personne à charge, du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, le remboursement étant calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive; toutefois, dans le cas d’un fonctionnaire qui choisit d’être réinstallé dans un endroit autre que la ville où est situé son bureau principal, la somme payable ne doit pas dépasser celle calculée au moyen de la formule précédente; et/ou
   2. autoriser le recouvrement des frais de réinstallation, conformément à la présente directive, payés lors du voyage à destination du poste, si le fonctionnaire donne sa démission dans l’année qui suit son arrivée au poste; le recouvrement est alors calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive; et
   3. les frais de réinstallation ne seront remboursés que si la réinstallation a lieu dans les deux mois suivant le dernier jour d’emploi et ne s’appliqueront qu’aux dépenses qui seraient remboursées dans le cas d’une réinstallation du poste du fonctionnaire et du lieu de résidence approuvé à l’étranger des personnes à charge à la ville de son bureau principal;
5. de longues périodes de congé non payé, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l’alinéa 15.26.1a) et l’Appendice F de la présente directive, pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois suivant le dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

15.26.2 Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d’un fonctionnaire, l’expédition de ces effets à un autre endroit ne sera pas autorisée.

15.26.3 Lorsque l’emploi d’un fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d’entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d’emploi du fonctionnaire.

15.26.4 Tout fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d’entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d’emploi.

15.26.5 Lorsqu’un fonctionnaire a confirmé par écrit qu’il prendra sa retraite après la fin d’une affectation à l’étranger, nonobstant un congé approuvé après le départ de son poste, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus par cette directive, à partir du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire, ou à un autre endroit, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été remboursés jusqu’à la ville du bureau principal du fonctionnaire, à la condition que le déménagement se fasse dans un délai de six mois après le dernier jour d’emploi. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, l’expédition de ces effets à un autre endroit ne sera pas autorisée.

15.26.6 Lorsqu’un fonctionnaire, pour des raisons personnelles, demande et obtient l’approbation de l’administrateur général pour se réinstaller vers ou depuis un lieu qui n’est pas son lieu de travail, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables, jusqu’à concurrence du coût qui aurait été approuvé pour une réinstallation vers ou depuis la ville du bureau principal du fonctionnaire, pour :

1. le déplacement lors d’une réinstallation;
2. deux nuits de séjour dans un hôtel seulement, jusqu’à concurrence du coût d’un logement temporaire qui aurait été inclus dans l’indemnité de voyage de réinstallation, conformément à l’article 15.4; et
3. l’expédition des effets mobiliers et d’un VMP, conformément à la présente directive.

15.26.7 Les frais d’entreposage à long terme des effets mobiliers ou d’un VMP à l’autre endroit, d’expédition des effets mobiliers ou du VMP en entreposage à long terme et du transport local à l’endroit qui n’est pas le lieu de travail ne sont pas autorisés.

15.27 Cessation anticipée de l’affectation à l’étranger

15.27.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation, l’administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d’une partie des frais de réinstallation définis selon cette directive, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l’Appendice F, auquel cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ du poste.

15.27.2 Le paragraphe 15.27.1 ne s’applique que dans les cas où la cessation d’affectation à l’étranger dépend exclusivement de la volonté d’un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l’employeur.

15.27.3 Lorsqu’un fonctionnaire qui a été affecté au poste à l’extérieur du Canada pour une période d’un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d’affectation à l’étranger, l’administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l’égard d’une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise de taxes à cause d’une période insuffisante de possession ou d’absence du Canada lorsque :

1. le remboursement doit être autorisé seulement pour des biens achetés avant l’avis de rappel au Canada qui auraient été habituellement admis en franchise des droits et taxes au Canada, si le fonctionnaire avait terminé sa période d’affectation; et
2. l’affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin pour cause de maladie ou de décès du fonctionnaire ou d’une personne à charge ou pour des raisons liées au programme, telles qu’une réaffectation au Canada, ou à un poste, lorsque les biens du fonctionnaire sont renvoyés au Canada pour y être entreposés, une promotion, un renvoi, une mise à pied, une formation, ou la réduction du personnel.

15.28 Mutation d’un ministère à un autre

15.28.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste est muté d’un ministère à un autre, c’est le ministère d’accueil qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis selon cette directive. Cependant, les ministères de départ et d’accueil peuvent partager les frais si c’est à l’avantage de l’un et l’autre et qu’ils se sont entendus au préalable.

15.29 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.29.1 Si un fonctionnaire est réinstallé au cours de grandes vacances scolaires, l’administrateur général peut autoriser le paiement de frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, pour une personne à charge qui réside avec le fonctionnaire au moment de la réinstallation et qui deviendra un élève à charge, tel que défini à la DSE 2 – Définitions, et si un époux ou un conjoint de fait ne demeure pas à l’ancien lieu de travail et :

1. qu’il ne résidera pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une aide au logement postsecondaire sera versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire suivant immédiatement la réinstallation et pour qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire; et/ou
2. qui ne résidait pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une aide au logement postsecondaire a été versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire précédant immédiatement la réinstallation et pour qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire.

15.29.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 15.29.1, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d’un élève à charge, jusqu’à concurrence de la somme maximale établie dans le paragraphe 34.4.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l’article 15.24 jusqu’au début de la session scolaire.

15.30 Personne qui cesse d’être à charge

15.30.1 Lorsqu’une personne cesse d’être une personne à charge à l’étranger, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

1. définis selon cette directive, lorsque la personne quitte le poste en même temps que le fonctionnaire ou avant; ou
2. définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation, » lorsque la personne quitte le poste dans l’année qui suit la date du départ du fonctionnaire du poste; ou
3. définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » lorsque la personne a fréquenté un établissement d’enseignement à temps plein à l’étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d’études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d’enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.30.2 Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l’article 15.30, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.30 ne doit pas dépasser le poids maximal que l’administrateur général était disposé à approuver en vertu de l’article 15.16.

15.30.3 Sous réserve de 15.30.1, lorsque l’époux ou le conjoint de fait se réinstalle dans la ville du bureau principal et établit une résidence permanente, une partie des effets mobiliers en entreposage à long terme peut être livrée, sous réserve de l’approbation de l’administrateur général, à condition que les meubles de base nécessaire pour une résidence d’au moins une personne soit inclus.

15.31 Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.31.1 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, lorsqu’un fonctionnaire en service à l’étranger est réinstallé dans un poste où il lui est interdit d’amener une personne à charge, l’administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation, tels qu’ils sont définis selon cette directive, d’une telle personne de son lieu de résidence approuvé à l’étranger :

1. à la ville du bureau principal du fonctionnaire; ou
2. à un endroit au Canada ou à l’étranger choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général.

15.31.2 Toutefois, si l’endroit choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation définis selon cette directive doit se limiter aux dépenses qui auraient été engagées si la personne à charge s’était réinstallée dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.31.3 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, si l’interdiction d’amener au poste une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l’administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon cette directive de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé au poste du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s’était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste.

15.31.4 Les frais de réinstallation payables en vertu des paragraphes 15.31.1, 15.31.2 et 15.31.3 doivent correspondre aux frais définis selon cette directive et autorisés à la discrétion de l’administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, conformément à la présente directive.

15.32 Époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d’affectation à l’étranger

15.32.1 Si un époux ou un conjoint de fait et tout enfant à charge l’accompagnant devient une personne à charge au cours de l’affectation à l’étranger, par mariage ou par admissibilité aux termes de la déclaration prévue à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions, l’administrateur général, sous réserve de la DSE 9 – Examens médicaux et dentaires et de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, doit autoriser le paiement des frais suivants pour ces personnes à charge :

1. les frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts d’escales autorisées, par le trajet le plus direct de l’endroit où le mariage a lieu ou le lieu de résidence de l’époux au moment du mariage, du lieu de résidence du conjoint de fait au moment de la désignation, ou du lieu de l’enfant, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût du voyage par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste, moins les frais de voyage entre le lieu de résidence et la ville du bureau principal du fonctionnaire;
2. des frais d’entreposage pour les effets mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait ou de la personne à charge seulement, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux effets du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu’à ce qu’on affecte ce dernier à un lieu de travail au Canada et que les effets soient retirés de l’entreposage à long terme. Si le fonctionnaire n’a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d’entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé;
3. des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, jusqu’au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais d’expédition par la route la plus directe allant de la ville de son bureau principal au poste :
   1. de l’endroit où le mariage a eu lieu ou du lieu de résidence de l’époux au moment du mariage; ou
   2. de l’ancien lieu de résidence du conjoint de fait s’il devient une personne à charge admissible en vertu de la déclaration qui se trouve à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions; ou
   3. du lieu de l’enfant, au moment où l’enfant est désigné comme personne à charge.

15.32.2 Si un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait donne naissance à un enfant au cours de l’affectation à l’extérieur du poste, sous réserve de la DSE 41 – Déplacement pour soins médicaux, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

1. des frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour le nouveau-né par le trajet le plus direct du lieu de traitement approuvé au poste du fonctionnaire; et
2. des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût d’expédition par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal au poste.

15.32.3 Dans tous les autres cas, si un enfant devient une personne à charge, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

1. des frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour l’enfant par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du voyage par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire;
2. des frais d’entreposage des effets mobiliers de l’enfant dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17; et
3. des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût d’expédition par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.32.4 Le déménagement des effets mobiliers de l’époux ou conjoint de fait ne sera pas autorisé dans une région qui, selon la coutume locale, se trouve à une distance de navettage du lieu de travail du fonctionnaire.

15.32.5 Les frais d’emballage, de mise en caisse et d’expédition associés à l’entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait sont à la responsabilité du fonctionnaire.

Pouvoir discrétionnaire

15.33 Pouvoir discrétionnaire

15.33.1 Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l’administrateur général qui juge que l’aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d’aide qu’il faut, à son avis, pour permettre l’exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l’égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s’il est explicitement interdit par l’un ou l’autre article de la présente directive.

15.33.2 La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d’une séparation de bonne foi, d’une séparation légale ou d’un divorce et que, de l’avis de l’administrateur général, l’aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l’époux ou conjoint de fait séparé.

15.33.3 Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Notes :

1. Toutes les indemnités et tous les faux frais au Canada et dans les États continentaux des États‑Unis sont payables aux taux indiqués à l’Appendice C de la Directive sur les voyages du CNM.
2. Toutes les indemnités et tous les faux frais à l’extérieur du Canada et des États continentaux des États-Unis sont payables aux taux indiqués à l’Appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM.

Les limites de poids dont il est question à l'article 15.16 sont des chiffres nets. Pour calculer les poids bruts, on majore les poids nets des pourcentages au titre de l'empaquetage des effets :

En vigueur : le 1^er avril 2025

L’indemnité de faux frais de réinstallation est de 4 153 $ par réinstallation.

Note : Cet appendice sera révisé le 1^er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

La liste suivante est une liste représentative, qui n’est pas exhaustive, des faux frais de réinstallation visés par l’indemnité de faux frais de réinstallation prévue par la DSE 15.21.

1. Convertir les appareils électriques pour les rendre compatibles avec le service électrique au nouveau lieu de travail;
2. Débrancher et brancher le téléphone, le câble, l’électricité, le gaz naturel et d’autres services publics et services;
3. Coût des inspections pour déterminer l’état de fonctionnement des équipements et des appareils électriques entreposés et expédiés;
4. Réparation ou remplacement des équipements et des appareils électriques certifiés être en bon état de fonctionnement lorsqu’ils ont été entreposés en raison de leur détérioration pendant l’entreposage;
5. Transport local (y compris la location de voiture) pour trouver un logement au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, pour organiser le dédouanement des effets personnels et mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la DSE 15.22 ne s’applique pas;
6. Frais de téléphone et publicité pour aliéner ou acquérir un logement et un VMP à l’ancien ou au nouveau lieu de travail;
7. Pourboires versés aux emballeurs et aux déménageurs;
8. Expédition d’animaux domestiques, y compris les frais de quarantaine et l’achat de cages de transport;
9. Démontage et assemblage de meubles de jardin et de patio, de piscines hors terre, de remises, etc.;
10. Retrait ou installation de satellites, d’antennes, de boîtes de valence, de tringles à rideaux, de crochets muraux, d’horloges, etc.;
11. Enlever ou poser de nouveau une moquette, des tapis de couloir, etc.;
12. Nettoyage de la résidence;
13. Modification des tentures, des rideaux, des stores et autres accessoires, y compris l’achat d’articles mineurs nécessaires pour effectuer les modifications;
14. Frais d’administration découlant de l’annulation de polices d’assurance;
15. Perte des frais annuels d’adhésion à des clubs non couverts par la réception officielle ou d’autres fonds fournis par l’employeur, et l’assurance, lorsque ces frais ne sont pas annulables, établis au prorata; perte; la perte des droits d’entrée au club ne constitue pas des frais admissibles;
16. Frais juridiques liés à la forme ou à la légalité d’un bail pour un logement permanent au Canada;
17. Évaluation professionnelle liée à la vente d’une résidence principale lorsque des frais immobiliers ne sont pas engagés;
18. Modification d’un VMP autorisé pour l’expédition afin de respecter les normes anti-pollution et les autres normes de sécurité en vigueur au nouveau lieu de travail, à condition que le VMP ait respecté les normes canadiennes en premier lieu;
19. Inspection mécanique et/ou de sécurité d’un VMP lorsque requis par la loi locale, lorsque le fonctionnaire prend livraison à un nouveau lieu, ou dispose d’un VMP à son ancien lieu de travail;
20. Évaluation professionnelle d’objets de famille, d’œuvres d’art et d’autres objets de valeur nécessitant une évaluation pour une assurance transports;
21. Paiement des permis locaux, tels que le permis de conduire;
22. Coût de modification des serrures d’une nouvelle résidence;
23. Coût de l’assurance supplémentaire et/ou de l’assurance pour les articles exclus tels que les fourrures, les bijoux et les collections de pièces de monnaie en entreposage ou en transit qui ne sont pas garantis contre la perte ou les dommages par l’État;
24. Paiement des frais d’entreposage commercial pour les articles exclus ou interdits aux fins d’expédition (par exemple, les véhicules récréatifs tels que les remorques ou les bateaux) et non acceptés pour l’entreposage en tant qu’effets mobiliers;
25. Frais liés aux avis de changement d’adresse – bureau de poste et autres;
26. Accordage de pianos et d’autres instruments de musique;
27. Frais de photocopie et de transmission des relevés académiques et autres dossiers pour le fonctionnaire, l’époux ou les enfants à charge;
28. La franchise d’une police d’assurance privée pour l’assurance en transit des articles qui ont été endommagés ou perdus.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Le fonctionnaire peut se faire rembourser les frais de location de voiture, ou les frais de taxi avec reçus à l'appui, conformément aux modalités prévues à l'article 15.22, selon la modalité suivante:

1. jusqu'à concurrence de 1 342 $ par réinstallation à l'intérieur et/ou à l'extérieur du Canada; ou
2. jusqu'à concurrence de 2 002 $ par réinstallation d'un poste à un autre; ou s'il s'est départi d'une VMP à l'ancien poste et attend l'arrivée d'une nouvelle VMP au nouveau poste; ou s'il a expédié une VMP utilisée à l'ancien poste et attend l'arrivée de cette VMP au nouveau poste; ou
3. jusqu'à concurrence de 1 342 $ par réinstallation d'un poste à une autre dans tous les autres cas où le fonctionnaire s'est départi d'une VMP utilisée à l'ancien poste ou attend l'arrivée d'une VMP au nouveau poste.

Note : Cet appendice sera révisé le 1^er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Indemnités de repas pour les enfants :

Notes :

1. L’administrateur général doit autoriser les frais d’hébergement de plus de 30 jours. Normalement, lorsqu’un employé se réinstalle à un nouveau lieu de travail au Canada, de tels frais d’hébergement supplémentaires ne devraient être approuvés que jusqu’à concurrence de 60 jours, tout au plus.
2. Le logement indépendant signifie tout logement indépendant commercial et tout logement d’État temporaire à l’intention du personnel aménagé de manière appropriée et équipé de meubles et d’appareils ménagers adéquats.
3. L’indemnité pour un logement privé non commercial est payable conformément à la Directive sur les voyages du CNM, par jour, par unité familiale.
4. Les indemnités quotidiennes de repas complètes correspondent à 100 % des indemnités de repas figurant à l’Appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM.
5. Un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité totale de repas quotidiens signifie un montant jusqu’à concurrence de 75 % des indemnités de repas indiquées à l’appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM, sera fourni.
6. Une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale est payable, conformément à la Directive sur les voyages du CNM.
7. Lorsqu’un employé qui se réinstalle au Canada a réclamé des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d’un logement qui a atteint son objectif, le nombre de jours du voyage, à l’exclusion du temps de déplacement réel, doit être déduit de la période de 30 jours initiale.

Retraite/Longues périodes de congé non payé

Conformément aux alinéas 15.26.1a), b), c) ou e), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de départ à la retraite ou les longues périodes de congé non payé, et qu’il n’a pas terminé sa période de service prévue, l’administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paie une partie des dépenses de réinstallation, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement d’après la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Démission ou de renvoi

Conformément à l’alinéa 15.26.1d), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de démission ou de renvoi, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation; le remboursement est calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par l’État

Conformément au sous-alinéa 15.26.1d)(ii), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de démission, si le fonctionnaire donne sa démission dans l’année qui suit son arrivée à la mission, l’administrateur général peut autoriser le recouvrement des frais de réinstallation payés lors du voyage à destination de la mission; le recouvrement est alors calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Réinstallation à la demande du fonctionnaire

Conformément au paragraphe 15.27.1, lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin à sa demande avant la fin prévue de son affectation, l’administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d’une partie des frais de réinstallation, calculée proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Réinstallation à ou à partir d’un lieu qui n’est pas le lieu de travail

En vigueur : le 1^er avril 2025

Le fonds flexible de frais de réinstallation peut être créé conformément à cet appendice.

Note : Cet appendice sera révisé le 1^er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

La politique de l’employeur vise à accroître la mobilité des fonctionnaires en les aidant à couvrir les dépenses liées à l’acquisition, à la gestion et à la disposition d’une résidence principale dans la ville de son bureau principal.

L’employeur est disposé à apporter son aide pour les coûts suivants liés à une résidence principale, comme précisé dans la présente directive :

1. les dépenses/frais associés à un logement permanent résultant d'une réinstallation;
2. l’exemption des coûts de logement lorsque le fonctionnaire doit assumer des frais de double hébergement/logement lors d’une affectation à l’étranger;
3. les frais associés à la vente et/ou à l'achat d'une résidence principale.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Au moment de la réinstallation (at the time of relocation) signifie au plus tard 12 mois après la réception de l’avis officiel d’affectation par le fonctionnaire.

Court préavis (short notice) signifie une réinstallation où il y a un délai de 60 jours ou moins entre l’avis officiel de l’affectation et le départ de l’ancien lieu de travail.

Lieu du bureau principal (headquarters city) désigne le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada tel que déterminé par l'administrateur général lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste à l'étranger. Il comprend la région qui, selon la coutume locale, se trouve à une distance de navettage du lieu de travail.

Dans le cas des fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, la ville du bureau principal est Ottawa-Gatineau.

Pour les fonctionnaires affectés à l'étranger, la ville du bureau principal correspond normalement au dernier lieu d’affectation du fonctionnaire au Canada avant son affectation à un poste à l’étranger. Cependant, lorsque l'on sait au moment de l'affectation à l'étranger que le fonctionnaire ne retournera pas à son ancien lieu d'affectation, l'administrateur général peut désigner une autre ville comme ville du bureau principal aux fins de la présente directive. Par exemple, il peut s'agir de la ville canadienne où le fonctionnaire retournera à la fin de son affectation, ou encore d'Ottawa-Gatineau si ce n'était pas son lieu normal d'affectation au Canada avant l'affectation à l'étranger.

Directive

16.1 Application

16.1.1 Sauf indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent à la fois aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur (permutant) et aux fonctionnaires affectés à l'étranger (non-permutant).

16.1.2 Les fonctionnaires peuvent présenter une demande de remboursement en vertu de la présente directive à l'égard de frais et dépenses engagés seulement pendant leur emploi en tant que fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur ou à titre de fonctionnaire affecté à l'étranger.

16.1.3 À moins d’indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent seulement en conjonction avec l'achat et/ou la vente d'une résidence principale tel que définie dans la DSE 2 – Définitions, pour lesquels on rembourse des honoraires de vente d'immeuble et/ou des frais juridiques en vertu de la présente directive.

16.1.4 Les fonctionnaires doivent aussi savoir que, lorsque l'employeur ne rembourse pas les frais ou les dépenses associés à l'achat ou à la vente d'une résidence relevant d'une réinstallation, ces frais pourraient faire l’objet d’une déduction aux fins des impôts pour l'année civile au cours de laquelle ils ont été engagés.

16.2 Fonctionnaire locataire

16.2.1 Le fonctionnaire qui retient les services d'une agence de location pour trouver un logement au moment de la réinstallation peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables facturés par l’agence.

16.2.2 Lorsqu'il est convaincu que l'entente était raisonnable et justifiable dans les circonstances, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais engagés par un fonctionnaire autorisé à se réinstaller et qui doit payer un loyer avant d’entrer en fonction afin de conserver un logement locatif. Le fonctionnaire peut être remboursé :

1. jusqu’à un mois de loyer au nouveau lieu de travail au Canada; et/ou
2. jusqu’à trois mois de loyer au nouveau lieu de travail à l'étranger.

16.2.3 Le fonctionnaire autorisé à se réinstaller qui doit par conséquent résilier le bail de sa résidence principale louée peut se faire rembourser les frais réels de résiliation. Il est tenu de produire une preuve satisfaisante de son obligation de résilier le bail et de l'impossibilité de conclure un arrangement moins onéreux.

Fonctionnaire propriétaire

16.3 Location de la résidence principale du fonctionnaire

16.3.1 Si le fonctionnaire, une fois son affectation à l’étranger confirmée, a recours aux services d’un agent d’immeuble commercial ou d’une société de gestion immobilière afin de trouver un locataire pour sa résidence principale et qu’il doit par conséquent payer des commissions d’intermédiaire, l’administrateur général pourra l’exempter du paiement des frais de logement pour un mois ou une fraction de celui-ci, sur présentation des documents nécessaires. Cette disposition ne peut être appliquée que deux fois au cours de l’affectation, y compris les prolongations.

16.3.2 Cette exemption s'applique pour un maximum d'un mois, pour chacune des commissions d'intermédiaire versées pour trouver soit un premier locataire, et/ou un locataire subséquent, sans égard à la durée du bail.

16.3.3 Le fonctionnaire qui a conclu un bail avec le locataire de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables occasionnés par :

1. la cessation du bail avec ce locataire lorsque l'employeur décide de réaffecter le fonctionnaire à son bureau principal avant la date de la fin de l'affectation à l’étranger indiquée sur le formulaire de confirmation de l'affectation du fonctionnaire et quand celui-ci désire occuper sa résidence principale pendant la période du bail, mais est incapable de le faire; ou
2. la cessation du bail lorsque le préavis de sa réaffectation au bureau principal à la fin de son affectation à l’étranger est trop court et que le fonctionnaire ne peut donc pas donner au locataire le préavis exigé par la loi de la province de sa résidence.

16.3.4 Lorsqu'il autorise le remboursement des frais de résiliation du bail du locataire en vertu de l'alinéa 16.3.3a), l'administrateur général doit s'assurer qu'ils sont avantageux par rapport aux frais qu'entraînerait le recours à des dispositions de rechange concernant le logement.

16.3.5 Le paragraphe 16.3.3 n’a pas pour but de compenser les dépenses engagées en raison du choix personnel du fonctionnaire de retourner dans la ville du bureau principal, mais plutôt de couvrir les dépenses résultant d’une décision de l’employeur de réaffecter le fonctionnaire à la ville du bureau principal pour des raisons liées à l’exécution des programmes, y compris des raisons de santé.

16.4 Résidence principale inoccupée durant l'affectation à l’étranger

16.4.1 Après confirmation d’une affectation à un poste et de nouveau lors d’une affectation d’un poste à un autre poste, l’administrateur général peut exempter le paiement des frais de logement dans les situations de double hébergement lorsque le fonctionnaire doit assumer des frais de logement à son poste d’affectation et que :

1. le fonctionnaire a des coûts liés à la propriété de sa résidence principale, mais ne perçoit aucun revenu locatif d’un locataire parce que :
   1. en raison d’un court préavis d’affectation donné par l’employeur, il n’a pas eu le temps de louer ou de vendre sa résidence principale avant de quitter la ville du bureau principal, et sa résidence est inoccupée; et/ou
   2. à la demande de l’employeur, le fonctionnaire accepte, à court préavis, une affectation d'un poste à un autre poste ou une prolongation d’affectation, ce qui entraîne l’inoccupation de sa résidence principale; et/ou
   3. sans faute ni choix du fonctionnaire, pendant son affectation, le locataire quitte la résidence principale, qui demeure inoccupée en attendant qu’un nouveau locataire soit trouvé. Ce sous-alinéa ne s’applique pas aux périodes de moins d’un mois survenant immédiatement avant le départ définitif du fonctionnaire du poste; ou
2. quand le fonctionnaire touche un revenu de location pour une résidence principale, mais qu'il a payé un agent d’immeuble ou une société de gestion immobilière pour trouver un locataire conformément au paragraphe 16.3.1 et qu'il doit aussi payer des frais de logement au poste.

16.4.2 L’exemption des frais de logement en vertu des paragraphes 16.3.1 et 16.4.1 est limitée à la période durant laquelle le fonctionnaire doit assumer deux ensembles de coûts de logement (double hébergement). Elle ne doit normalement pas dépasser un total de neuf mois pour chaque affectation, y compris toute prolongation d’affectation.

16.4.3 Lorsqu’un fonctionnaire se trouve en situation de « double hébergement » en raison d’un court préavis donné par l’employeur durant la période initiale d’une affectation ou d’une affectation d’un poste à un autre poste, l’exemption des frais de logement ne doit normalement pas dépasser le dernier jour du neuvième mois suivant le mois au cours duquel la confirmation de l’affectation ou de l’affectation d’un poste à un autre poste a été reçue.

16.4.4 Lorsque le paragraphe 16.3.1 s’applique, le fonctionnaire peut réclamer jusqu’à un mois d’exemption des frais de logement pour chaque commission d’intermédiaire, dans la limite maximale de neuf mois, même si cette exemption est appliquée après le dernier jour du neuvième mois suivant le mois de confirmation de l’affectation ou de la réaffectation.

16.4.5 Les exceptions à la limite de neuf mois ne seront normalement pas envisagées. Cependant, une période d’aide supplémentaire maximale de trois mois peut être accordée par le comité interministériel compétent de coordination des services étrangers lorsque la location de la résidence principale n’est pas possible et que celle-ci reste inoccupée :

1. pendant la période initiale d’affectation ou d’affectation d’un poste à un autre poste, en raison de facteurs indépendants de la volonté  du fonctionnaire, tels qu’une catastrophe naturelle ou autre calamité; et/ou
2. à la suite de l’acceptation par le fonctionnaire d’une prolongation d’affectation demandée par l’employeur.

16.4.6 L’article 16.4 n’a pas pour objectif d’offrir une aide financière à un fonctionnaire qui choisit de ne pas louer sa résidence principale dans la ville du bureau principal, ni de compenser une perte de revenu locatif résultant de circonstances telles que la mise sur le marché d’un bien immobilier à vendre ou à louer au-dessus de la valeur marchande.

Achat et vente d'une résidence principale

16.5 Couple de fonctionnaires

16.5.1 Seul un fonctionnaire d’un couple de fonctionnaire peut présenter une réclamation en vertu de la présente directive, à moins que :

1. chaque fonctionnaire n'ait déjà réclamé des frais de vente d'immeuble et des honoraires d’avocat/de notaire avant de devenir membre d'un couple de fonctionnaires, auquel cas aucun avantage n'est accordé; ou que
2. les fonctionnaires ne se soient mariés après avoir été avertis de l'affectation à l’étranger, auquel cas :
   1. chaque fonctionnaire admissible peut réclamer les frais de vente d'immeuble et les honoraires d'avocat/de notaire liés à la vente de la résidence principale; et
   2. un fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat/de notaire versés pour l'achat de la résidence principale.

16.5.2 En cas de divorce, chaque fonctionnaire reprend le statut de personne seule et conserve les avantages non utilisés en ce qui concerne le paiement des frais de vente d'immeuble et des honoraires d'avocat/de notaire sur la vente et/ou l'achat d'une résidence principale. Lorsque ces frais ont été réclamés par le couple de fonctionnaires, le fonctionnaire qui a présenté la demande aura utilisé ses avantages et ne pourra présenter une demande subséquente.

16.6 Fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur (Permutant)

16.6.1 Les présentes dispositions s’appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, après réception de l’avis officiel leur annonçant leur première réinstallation de la ville de leur bureau principal à un lieu de travail à l’extérieur du Canada et, en tout temps par la suite, dans le cadre d’une telle carrière.

16.6.2 Les fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur pourront exercer sous réserve des articles 16.11 – Implications fiscales et 16.18 – Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations, ainsi que des limitations de la présente directive, l’une ou l’autre de ces options :

1. une fois au cours de leur carrière dans le service extérieur, demander le remboursement :
   1. des frais de vente d'immeuble (paragraphe 16.8.1) ou des frais de vente privée (article 16.9) ainsi que des honoraires d'avocat/de notaire versés pour la vente d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); et
   2. des honoraires d'avocat/notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); ou
2. deux fois au cours de la carrière dans le service extérieur, de demander le remboursement des honoraires d'avocat/de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3).

16.7 Fonctionnaire affecté à l'étranger (Non-permutant)

16.7.1 Un fonctionnaire affecté à l’étranger peut réclamer, au moment de la réinstallation entre la ville du bureau principal et le poste  :

1. les frais immobiliers et les honoraires juridiques/notariés liés à la vente d’une résidence principale dans la ville du bureau principal, au moment de la réinstallation depuis cette ville; et
2. les frais juridiques/notariés pour l’achat d’une résidence principale dans la ville du bureau principal, au moment de la réinstallation dans cette ville depuis un poste, si le fonctionnaire avait vendu une résidence principale lors de la réinstallation de la ville du bureau principal vers le poste.

16.7.2 Cet article s'applique de nouveau lorsqu'il s'est écoulé au moins sept ans entre le retour au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger et une prochaine affectation à l'étranger.

16.7.3 Un fonctionnaire affecté à l’étranger qui n’a pas bénéficié de cette directive et qui accepte une prolongation de l’affectation ou une affectation d’un poste à un autre poste peut réclamer les dispositions du paragraphe 16.7.1a) dès qu’il accepte par écrit la prolongation ou l’affectation d’un poste à un autre poste.

16.7.4 L’article 16.7 est assujetti aux articles 16.11 – Implications fiscales et 16.18 – Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations.

16.8 Frais remboursables

16.8.1 Les frais d’un agent immobilier accrédité, y compris les taxes applicables sur ces frais, seront remboursés, aux conditions suivantes :

1. la résidence vendue sert ou a servi de résidence principale au fonctionnaire ou à une personne à charge selon la définition de la DSE 2 - Définitions;
2. la résidence est située sur un terrain d'une superficie ne dépassant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et
3. la commission d'un agent immobilier, incluant le service d'inscriptions multiples (SIM) qui correspond à l'échelle normalement en vigueur dans la région. Les primes payées à l'agent immobilier ne seront pas remboursées.

16.8.2 Le fonctionnaire qui s'engage légalement à vendre ou à acheter une résidence principale a droit au remboursement des honoraires d'avocat/de notaire versés pour fournir ou obtenir un titre libre, jusqu'à concurrence du tarif établi par le barreau de la province, y compris les taxes applicables, à condition que :

1. la résidence vendue satisfasse aux conditions relatives au remboursement des honoraires de vente d'immeuble prévues au paragraphe 16.8.1; et/ou
2. la résidence achetée soit occupée par le fonctionnaire et lui appartienne, ou qu'elle soit occupée par le fonctionnaire et appartienne à une personne à charge qui y réside.

16.8.3 Le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale ne doit avoir lieu qu'une fois que le fonctionnaire a commencé à occuper cette résidence.

16.8.4 Les frais nécessaires pour acquérir ou céder un titre libre sont remboursables sur production de preuves de paiement. Les frais comprennent l’assurance de titres, des honoraires du shérif, des taxes de cession d'un terrain, du transfert du titre et/ou du coût de l'arpentage, lorsque celui-ci est nécessaire pour confirmer la description de la propriété achetée.

16.8.5 Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire a droit au remboursement :

1. des frais d'inspection de la structure par un inspecteur qualifié avant d'acheter une résidence appartenant à quelqu'un d'autre ou une résidence neuve qui n'était pas protégée par une garantie au moment de la prise de possession. Le remboursement est limité au montant indiqué à l’annexe A de la présente directive. Lorsqu’une offre est révoquée à la suite d’une inspection, une inspection ultérieure avant l’achat peut être demandée;
2. des frais réels et raisonnables facturés par un évaluateur professionnel certifié pour un maximum de deux évaluations de la résidence à vendre.

16.9 Vente privée

16.9.1 Lorsqu'un fonctionnaire décide de vendre lui-même sa résidence principale, les frais engagés pour la faire évaluer, placer des annonces dans les journaux locaux et acheter ou fabriquer des écriteaux « À vendre », lui sont remboursés au lieu des frais du service d'inscription multiples (SIM), sans toutefois les dépasser, sur production de preuves de paiement et d'une preuve que :

1. la résidence a été vendue;
2. la résidence est ou était occupée comme résidence principale par lui ou par une personne à charge selon la définition de la DSE 2 - Définitions;
3. la résidence est située sur un terrain d'une superficie n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et
4. la résidence a été annoncée jusqu'à sa vente (de courtes interruptions étant acceptables).

16.10 Construction d'une nouvelle résidence principale

16.10.1 Le fonctionnaire qui construit une résidence principale se verra rembourser les dépenses au titre de l'achat du terrain et de la construction de la maison qui auraient été remboursées s'il avait acheté une maison.

16.11 Implications fiscales

16.11.1 L'Agence du revenu du Canada a déterminé que le remboursement par l'employeur des frais liés à l'achat ou à la vente de la résidence principale d'un fonctionnaire constitue un avantage imposable. Une exception est prévue lorsque la vente ou l'achat de la résidence est lié à une réinstallation rendue nécessaire par l'emploi, par exemple l'affectation à l’étranger, aux conditions suivantes :

1. le remboursement des frais admissibles liés à la vente de la résidence à la suite d’un avis d'affectation à l'étranger n'est pas imposable;
2. le remboursement des frais associés à l'achat d'une résidence sont aussi exonérés d'impôt lorsque le fonctionnaire revient au Canada à la fin de son affectation à l’étranger et qu'il achète une nouvelle résidence principale pour remplacer celle qu'il avait vendue au moment de la dernière affectation à l'étranger.

16.11.2 Les fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur (permutant) qui vendent ou achètent une résidence à un autre moment que ceux qui sont spécifiés ci-dessus se verront rembourser les frais conformément aux dispositions de la présente directive. Toutefois, le remboursement de ces frais sera traité comme un avantage imposable.

16.12 Frais d'hypothèque et frais connexes

16.12.1 Les frais suivants sont remboursables sur production de preuves de paiement :

1. les frais engagés pour liquider et/ou acquérir une première hypothèque sur la résidence principale du fonctionnaire;
2. les frais de liquidation ou d'acquisition d'une deuxième hypothèque pour la résidence principale, s'il n'y a pas de frais associés à la liquidation de la première hypothèque lors de la vente d'une résidence principale ou à l'acquisition d'une première hypothèque lors de l'achat d'une résidence principale;
3. lorsque les taux d'intérêt hypothécaires sont élevés dans les institutions prêteuses et que le premier prêt hypothécaire de la nouvelle résidence principale a un taux d'intérêt plus élevé que le premier prêt hypothécaire précédent, le fonctionnaire sera remboursé la différence des frais d'intérêt entre les deux prêts hypothécaires, en fonction du montant du prêt hypothécaire et de la durée restante du prêt précédent, jusqu'à la période maximale et le montant spécifiés à l'Annexe B de la présente directive. Si le capital du nouveau prêt hypothécaire est inférieur à celui du prêt hypothécaire précédent, le calcul de la différence sera basé sur le capital du prêt hypothécaire le plus bas; et.
4. les primes d'assurance du prêt hypothécaire et/ou les frais de traitement de l'assurance, si :
   1. le fonctionnaire était auparavant propriétaire d'une maison;
   2. le besoin d’assurance est vérifié (les capitaux propres du fonctionnaire sont inférieurs au pourcentage du coût de la maison spécifié à l’appendice B); et
   3. la prime est perçue en un seul paiement sauf que si l'avoir net dans l'ancienne résidence n'est pas transféré pleinement dans la nouvelle résidence, on ne remboursera pas l'augmentation résultant de la prime (ou de la perception de la prime).

16.12.2 Sur présentation d’une preuve de paiement, un fonctionnaire qui a droit au remboursement des frais immobiliers et des honoraires d’avocats ou de notaires, mais qui doit payer une pénalité de remboursement de premier prêt hypothécaire lors de la résiliation du premier prêt hypothécaire lors de la vente d’une résidence, sera remboursé du montant du paiement de pénalité dans une limite ne dépassant pas le nombre de mois d’intérêts hypothécaires, tel que spécifié à l’annexe B de la présente directive.

16.13 Frais inadmissibles

16.13.1 Les dépenses relatives aux ententes financières découlant de la cession ou de l'acquisition d'une résidence principale (p. ex. les commissions des agents d'hypothèques et les règlements de départ, comme les taxes municipales) ne sont pas remboursables, puisqu'elles ne sont pas essentielles à l'obtention d'un titre libre.

16.13.2 Les taxes applicables sur les maisons nouvellement construites ne sont pas remboursées.

16.14 Prêt-relais

16.14.1 Un fonctionnaire qui obtient un prêt personnel à court terme afin d'acheter une nouvelle résidence principale avant d'avoir vendu l'ancienne, se verra remboursé :

1. l'intérêt couru sur ce prêt-relais au taux bancaire courant; et
2. les honoraires d'avocat/de notaire et les frais administratifs afférents au prêt, exception faite des frais de tiers liés à l’obtention d’un tel prêt-relais.

16.14.2 Lorsque le fonctionnaire ne peut obtenir un prêt personnel à court terme, l'intérêt couru ainsi que les frais administratifs et les honoraires d'avocat/frais de notaire relatifs au prêt hypothécaire contracté aux mêmes fins lui seront remboursés, à condition que ces coûts n'excèdent pas ceux d'un prêt personnel à court terme, comme indiqué ci-dessus.

16.14.3 Le montant du prêt personnel ou hypothécaire à l'égard duquel il est possible de rembourser l'intérêt ne doit pas dépasser le capital réel que le fonctionnaire détient dans la résidence principale à vendre. Le capital réel correspond à la différence entre la valeur estimative et les prêts hypothécaires consentis à l'égard de la résidence principale.

16.14.4 Le remboursement doit cesser dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente a été conclue (« vendu et classé » dans le langage de l'immobilier) ou après six mois, selon la première des deux éventualités. Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général ou un cadre supérieur délégué peut prolonger cette période de remboursement d'une autre période de six mois.

16.14.5 Le remboursement ne doit se faire que lorsqu'il y a eu présentation d'une preuve de paiement de l'intérêt, et il doit être fondé sur le montant du prêt ou de l'hypothèque qui a servi à acheter une résidence principale, tel qu'il figure dans une copie de l'acte d'achat et de vente. Ce remboursement peut être versé une fois au cours d'une carrière à la suite de l'achat ou de la vente d'une résidence principale, dans les cas où les honoraires de vente et/ou d'avocat/de notaire sont payés en vertu de la présente directive.

16.14.6 On n'avance des fonds au titre des dépenses remboursables qu'en cas de nécessité. Dans le cas d'un prêt-relais, le fonctionnaire devrait obtenir une ligne de crédit et emprunter, au besoin, jusqu'à concurrence du maximum de ce crédit, après quoi l'État paiera l'intérêt pour les périodes où les sommes empruntées ont été utilisées.

16.15 Copropriétés

16.15.1 Lorsque la résidence principale appartient en copropriété à une personne autre que l’époux, le conjoint de fait ou les personnes à charge du fonctionnaire, seuls les frais directement proportionnels à la partie de la propriété du fonctionnaire et de son époux, conjoint de fait ou de leurs personnes à charge doivent être remboursés.

16.16 Les grandes propriétés

16.16.1 Le remboursement des frais autorisé par la présente directive est limité aux terrains n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige. Lorsque le fonctionnaire achète ou vend un terrain ou une/des acres avec sa résidence principale, on lui rembourse seulement la partie du coût qui résulterait de la vente de la résidence et d'un terrain ne dépassant pas les limites précisées ci-haut.

16.17 Les propriétés à revenus

16.17.1 Le fonctionnaire qui possède un immeuble à plusieurs unités d'habitation dont chacune est indépendante (p. ex. un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe une à titre de résidence principale et qui vend l'immeuble ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond l'unité qu'il occupe comme résidence principale. Pour le calcul, on peut utiliser la surface de plancher de cette unité ou toute autre modalité de calcul acceptable en application de la Loi de l'impôt sur le revenu.

16.17.2 Si le fonctionnaire vend ou achète un immeuble à revenus (tel qu’un petit magasin ou une boutique) où est ou était située sa résidence principale, le remboursement versé correspond à la valeur de la résidence principale par rapport à l'ensemble de l'immeuble.

16.18 Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations

16.18.1 Le fonctionnaire peut demander le remboursement des dépenses liées à la vente et/ou à l’achat d’une résidence principale au moment de la réinstallation, de la manière indiquée dans la présente directive, conformément aux modalités suivantes :

1. un fonctionnaire qui a été affecté dans une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, et qui est réinstallé à un poste peut demander le remboursement des dépenses pour la vente de sa résidence principale dans cette ville canadienne au moment de la réinstallation au poste uniquement; ou
2. un fonctionnaire qui a été réinstallé d’une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté d’un poste vers une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, peut demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une résidence principale au moment de sa réinstallation dans cette ville canadienne, dans la mesure où le fonctionnaire a vendu sa résidence au moment de sa réinstallation au poste; ou
3. un fonctionnaire qui a fait l’objet d’une réinstallation de la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté d'un poste vers une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, peut demander le remboursement des dépenses pour la vente de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal après avoir reçu l’avis officiel de l’affectation. Le fonctionnaire peut également demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une résidence principale dans l’autre ville canadienne, dans la mesure où sa résidence principale dans la ville de son bureau principal a été vendue; ou
4. un fonctionnaire qui a été réinstallé de la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté à une nouvelle ville de son bureau principal, comme le confirme l’administrateur général, peut demander le remboursement des frais pour la vente de sa résidence principale dans la ville de son précédent bureau principal après l’avis officiel de son affectation. Le fonctionnaire peut également demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une nouvelle résidence principale dans la ville de son nouveau bureau principal au moment de sa réinstallation, dans la mesure où sa résidence principale dans la ville de son précédent bureau principal a été vendue.

16.18.2 Au moment de demander le remboursement des frais conformément aux alinéas 16.18.1c) et d), lorsque la résidence principale est dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, les honoraires de vente d’immeuble et les honoraires d’avocat/de notaire versés pour la vente lui sont remboursés même s’il n’occupait pas la résidence au moment de sa réinstallation.

16.18.3 Sous réserve de l'article 16.11 - Implications fiscales, les limitations des articles 16.6 et 16.7 ne s'appliquent pas dans le cas d'une réinstallation entre deux villes canadiennes, ni d'une réinstallation entre le poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire.

16.18.4 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé d’un poste et affecté à une ville canadienne autre que la ville canadienne à partir de laquelle il a été réinstallé à un poste, les frais de réinstallation au nouveau lieu de travail au Canada seront remboursés conformément aux dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, y compris pour l’expédition des effets mobiliers au sein du Canada.

En vigueur : Le 1^er avril 2025

Le montant maximal de l’indemnité en dollars canadiens qui peut être réclamé conformément à la DSE 16, alinéa 16.8.5a) – Inspection structurelle en vigueur le 1^er avril 2025 est de 500 $.

Note : Le montant en dollars sera ajusté chaque année le 1er avril conformément à la méthodologie convenue par le Comité des DSE du CNM et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

En vigueur : Le 1^er avril 2025

Conformément à l’alinéa 16.12.1c), le montant maximum remboursable lorsque les taux d’intérêt sont élevés dans les établissements offrant des prêts hypothécaires, et lorsque le premier prêt hypothécaire sur la nouvelle résidence principale est un prêt hypothécaire à taux d’intérêt plus élevé que la première hypothèque précédente, est une période maximale de 5 ans et un montant maximum de 5 000 $.

Conformément à l’alinéa 16.12.1d), le pourcentage de capitaux propres du fonctionnaire dans une maison qui nécessite une assurance-prêt hypothécaire est inférieur à 20 %.

Conformément au paragraphe 16.12.2, le montant maximal payable pour une pénalité de remboursement d’une première hypothèque est de trois (3) mois d’intérêts ou 5 000 $, selon le montant moins élevé des deux.

Note : Les montants seront ajustés conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

Dans certains cas, l’employeur accorde une aide financière particulière aux époux ou conjoints de fait afin de les aider à se trouver un emploi au lieu d’affectation ou à réintégrer le marché du travail canadien à leur retour au pays.

Directive

17.1 Cotisations à une association professionnelle

17.1.1 Lorsqu’un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d’une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu’il travaillait dans la profession pertinente au cours de l’année avant son départ du Canada et qu’il se voit obligé de verser, pendant son séjour à l’étranger, des cotisations à cette ou ces associations professionnelles pour pouvoir conserver son accréditation professionnelle, l’administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire, du coût, pendant son séjour à l’étranger, des cotisations annuelles versées à titre de membre d’au plus deux associations professionnelles.

17.1.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 17.1.1, l’administrateur général peut autoriser le paiement, jusqu’à concurrence de 300 $ par année, des cotisations versées à une ou plusieurs associations directement liées au maintien de possibilités d’emploi qui faciliteront la réinsertion sur le marché du travail au Canada.

17.1.3 Pour demander l’indemnité prévue au paragraphe 17.1.1, le fonctionnaire doit fournir une lettre de la ou des associations concernant l’accréditation quant à la nécessité des cotisations pendant l’affectation à l’étranger. Pour demander l’indemnité prévue au paragraphe 17.1.2, le fonctionnaire doit fournir les documents justificatifs indiquant le montant des cotisations payées à la ou aux associations. Les deux indemnités seront calculées proportionnellement pour la période durant laquelle l’époux réside avec le fonctionnaire au poste.

17.1.4 Le fonctionnaire doit fournir à l’employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l’indemnité a été utilisée pour les fins prévues.

17.2 Indemnité relative à l’emploi

17.2.1 Un fonctionnaire peut demander une indemnité conformément à l’Appendice A de la présente directive pour un époux ou un conjoint de fait, afin de l’aider à trouver un emploi après la réinstallation au Canada et/ou du Canada ou pour une affectation à un autre poste à l’étranger, sous réserve des conditions suivantes :

1. l’époux ou conjoint de fait réside ou résidait avec le fonctionnaire au Canada ou au poste et a occupé un emploi au cours des trois années précédant son départ du Canada ou du poste du fonctionnaire; et
2. les frais qui ont été engagés visent directement à faciliter l’intégration au marché du travail au nouveau lieu de travail à l’extérieur du Canada ou au retour au Canada.

17.2.2 Les frais admissibles comprennent :

1. les frais engagés pour la rédaction d’un curriculum vitae par un professionnel;
2. les frais d’inscription à des conférences et des foires commerciales;
3. les frais d’orientation professionnelle;
4. la vérification des références;
5. les frais administratifs associés à la recherche d’emploi; et
6. autres coûts liés à l’emploi.

17.2.3 Le fonctionnaire doit fournir à l’employeur la preuve que celui-ci exige pour démontrer que l’indemnité a été utilisée pour les fins prévues.

17.2.4 L’indemnité peut être réclamée une fois par déménagement, soit dans les deux années suivant l’arrivée au nouveau lieu de travail ou sur confirmation officielle d’une affectation au Canada. Il est reconnu qu’il est possible qu’il soit nécessaire d’engager des frais remboursables avant la réception de la confirmation de l’affectation.

17.3 Recyclage professionnel

17.3.1 Lorsqu’un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d’une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu’il travaillait dans la profession pertinente au cours des trois années avant son départ du Canada et qu’il se voit obligé de se recycler pour obtenir une accréditation professionnelle au niveau précédemment détenu afin de trouver un emploi à son retour au Canada, l’administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire des frais de scolarité réels et raisonnables engagés pour les cours de recyclage requis s’ils sont suivis dans les 24 mois précédant le retour au Canada ou dans les 24 mois suivant le retour au Canada.

17.3.2 À la discrétion de l’administrateur général, le remboursement des frais réels et raisonnables d’études ou de formation engagés peut être autorisé jusqu’à concurrence de 1 000 $ lorsque :

1. la mise à niveau des connaissances et/ou des compétences est nécessaire en raison de l’absence de l’époux ou du conjoint de fait du marché du travail canadien, afin d’accompagner le fonctionnaire lors de l’affectation;
2. les études/la formation de l’époux ou conjoint de fait ne sont pas autrement offerts en vertu d’un programme d’emploi ou de formation du gouvernement; et
3. les études/la formation font partie de la spécialisation de l’époux ou conjoint de fait et amélioreront ses possibilités d’emploi dans cette spécialisation telle que, mais sans s’y limiter, technicien informatique, agent de voyage et secrétaire ou adjoint administratif.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Le montant maximal de l’indemnité en dollars canadiens qui peut être demandé en vertu de l’article 17.2 – Indemnités relatives à l'emploi à compter du 1^er avril 2025 est de 918 $.

Note : Le montant sera modifié le 1^er avril de chaque année conformément à la méthodologie convenue par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

Cette directive assure une plus grande souplesse à l’égard de l’époux ou du conjoint de fait qui, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant l’ensemble ou une partie de l’affectation à l’étranger. Une aide est prévue dans les situations qui sont attribuables au service extérieur et non dans les situations qui découlent d’un choix personnel.

Directive

18.1 Objet

18.1.1 Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l’époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en poste ou rester au Canada avec l’époux ou le conjoint de fait.

18.1.2 L’aide vise à reconnaître les situations attribuables au service extérieur, plutôt que les situations résultant d’un choix personnel. 

18.1.3 L’aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d’une série de frais du ménage. L’objet de cette directive n’est pas qu’un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.

18.1.4 L’aide est limitée dans les cas où une ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.

18.1.5 Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d’une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d’une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l’union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l’objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.

18.2 Application

18.2.1 S’il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s’appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction conformément à l’article 18.10.

18.2.2 Une aide selon cette directive peut être autorisée par l’administrateur général dans les circonstances suivantes :

1. dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l’administrateur général ordonne à un fonctionnaire d’accepter d’être affecté à l’étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l’affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu’à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient autorisées, par l’administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en poste à l’étranger;
2. dans les circonstances où, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, ou en raison du risque de discrimination un époux/un conjoint de fait n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l’étranger ou rester au Canada avec l’époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;
3. dans les circonstances où les études d’une personne à charge seraient perturbées; sauf sous réserve de l’alinéa d), la période irait normalement jusqu’à la fin de la période scolaire en cause;
4. dans les circonstances où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l’ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l’enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l’enfant finirait sa dernière année d’études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au poste, ou lorsque l’affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s’appliquerait;
5. dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire, la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d’un point de vue médical, capable de voyager;
6. dans les circonstances où une personne à charge reste à l’ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire, la période n’excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d’un contrat de location, selon le cas.

18.2.3. Lorsqu’une aide est demandée en vertu des alinéas 18.2.2b), c), d), e) et/ou f), la responsabilité appartient au fonctionnaire de remplir le formulaire de demande requis, avant son affectation à l’étranger, et d’informer l’employeur en détail sur la séparation conjugale/familiale prévue. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, l’employeur prendra en considération une telle demande présentée par un fonctionnaire pendant son affectation à l’étranger.

18.2.4 Sous réserve de l’alinéa 18.2.2d), lorsqu’il reste moins de trois mois d’affectation après la fin de la dernière année d’études secondaires de l’enfant, l’exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu’à la fin de l’affectation à l’étranger du fonctionnaire.

18.2.5 Une aide selon l’alinéa 18.2.2f) vise à faciliter la disposition de la résidence principale, ce qui inclut à la fois les possibilités de vente et de location pendant la période de douze mois, et non la disposition d’une propriété générant des revenus. Il incombe au fonctionnaire de fournir une preuve, jugée satisfaisante par l’administrateur général, que des tentatives réalistes et actives ont été faites pour la disposition de la résidence principale, après la réception du formulaire de confirmation d’affectation à l’étranger (ou l’équivalent).

18.3 Couple de fonctionnaires

18.3.1 Les dispositions de cette directive s’appliquent aux couples de fonctionnaires.

18.4 Exemption du paiement des frais de logement (DSE 25 – Logement)

18.4.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 25 – Logement, dans les cas où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire ne l’accompagne pas pendant la totalité ou une partie de son affectation à l’étranger à cause de circonstances décrites au paragraphe 18.2.2, l’administrateur général peut autoriser une exemption intégrale du paiement des frais de logement du fonctionnaire lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la ville où se trouve le bureau principal, et engage des coûts de logement.

18.4.2 Une exemption du paiement des frais de logement vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal, et non pas à ce que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale. Le fonctionnaire doit fournir à l’administrateur général une preuve des frais de logement réels et raisonnables engagés dans le maintien d’un logement.

18.4.3 Une exemption du paiement des frais de logement pour une période de moins de trois mois à la fois ne sera autorisée que lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la résidence principale de la famille dans la ville où est situé le bureau principal.

18.4.4. Lorsque le fonctionnaire précède la ou les personnes à charge lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada, une exemption du paiement des frais de logement prendra effet à partir de la date à laquelle le fonctionnaire a quitté le poste.

18.4.5 Il n’est pas nécessaire pour l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire de continuer à habiter dans la résidence principale qu’ils occupaient lorsque le fonctionnaire a été affecté. Cependant, la résidence principale occupée par l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire doit être situé dans la ville du bureau principal.

18.4.6 Lorsque le fonctionnaire est affecté à l’étranger à partir d’un lieu de travail au Canada qui n’est pas la ville du bureau principal du fonctionnaire et que l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire n’accompagne pas le fonctionnaire tel que précisé au paragraphe 18.2.2, les dispositions du paragraphe 18.4.1 peuvent s’appliquer à la résidence principale dans le dernier lieu de travail au Canada.

18.5 Déplacements pour réunion de famille (DSE 51 – Réunion de famille)

18.5.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 51 – Réunion de famille :

1. un déplacement aux fins de réunion de famille pour personne ou personnes à charge séparées doit être autorisé pour chaque période de six (6) mois consécutifs de séparation, qui est calculé à partir de la date à laquelle le fonctionnaire arrive à son lieu d’affectation à l’étranger; et
2. lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville où est situé le bureau principal au poste de l’employé, ou, à partir du poste de l’employé à la ville où est situé le bureau principal, tel qu’applicable, moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal, à moins que le fonctionnaire accepte une affectation sur une base non accompagné.

18.5.2 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à la ville où se situe le bureau principal du fonctionnaire et toute personne à charge au poste du fonctionnaire, en remplacement du voyage de toutes les personnes à charge séparées au poste du fonctionnaire. Lorsqu’il y a des enfants d’âge scolaire, l’un des voyages doit être aux fins de réunion de famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire, pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire.

18.5.3 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à un lieu tiers à condition que le voyage et la réunion de famille du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge admissibles soit pour un minimum de cinq jours ensemble au lieu approuvé. Sous réserve des dispositions de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité doit être calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire pour la ou les personnes à charge séparées.

18.5.4. Nonobstant les dispositions du paragraphe 18.5.2., lorsqu’une exemption de frais de logement est fournie en vertu des dispositions du paragraphe 18.4.6, le déplacement pour la réunion de famille doit être approuvé au dernier lieu de travail où résident les personnes à charge et les frais de déplacement pour la réunion de famille se limitent à un voyage aller-retour entre le dernier lieu de travail au Canada et le poste du fonctionnaire.

18.6 Aide au déplacement du poste (DSE 50 – Aide au déplacement du poste)

18.6.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste :

1. afin d’être admissible à une indemnité de déplacement du poste en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
2.  l’indemnité sera émise conformément aux dispositions de la DSE 49 – Banque de voyage des DSE.

18.7 Dispositions portant sur les études ou liées à l’éducation (DSE 30 – Moyens de transport au poste et dépenses connexes) (DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada) (DSE 34 – Indemnités scolaires) (DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives)

18.7.1 Les dépenses/coûts portant sur les études ou liés à l’éducation sont payables pour l’éducation - à la maternelle ainsi qu’aux niveaux élémentaire et secondaire - des enfants à charge qui sont avec le fonctionnaire au poste conformément aux directives susmentionnées, sauf que :

1. nonobstant les dispositions de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives, le déplacement d’un parent pour accompagner l’enfant du poste du fonctionnaire au Canada ne doit normalement pas être approuvé; et
2. les frais d’études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l’égard d’un enfant qui habite avec l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal.

18.7.2 En vertu de l’alinéa 18.7.1a), le déplacement du parent pour accompagner l’enfant ne doit être approuvé que si le fonctionnaire peut démontrer, à la satisfaction de l’administrateur général, que :

1. la compagnie aérienne n’acceptera pas l’enfant à charge sans accompagnateur (d’après une lettre de la compagnie); et
2. des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 – Réunion de famille, ou la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

18.7.3 Sous réserve de l’alinéa 18.7.1b), l’aide ne sera pas autorisée une deuxième fois lorsque l’enfant n’a pas fréquenté de lycée à l’étranger, puisqu’une aide aux études dans un lycée au Canada était auparavant autorisée en vertu de la présente directive.

18.8 Réinstallation (DSE 15 – Réinstallation)

18.8.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance du poste pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu’une fois pendant l’affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal.

18.8.2 Sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié au paragraphe 18.8.1, on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 – Réinstallation, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal.

18.8.3 Sous réserve du paragraphe 18.8.1, le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus au poste et, avec l’autorisation de l’administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois au poste.

18.8.4 Le fonctionnaire qui se réinstalle en poste peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l’entreposage d’effets mobiliers.

18.8.5 Lorsque le fonctionnaire se réinstalle en poste, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l’empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d’effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal.

18.8.6 Une seule fois lors d’une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l’expédition et le dépaquetage d’effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu’au poste et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personnes à charge séparées avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation. La limite totale de poids à l’égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personnes à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation à l’étranger.

18.8.7 Le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d’un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l’administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge qui sont des enfants d’âge préscolaire ou des personnes à charge ayant un handicap ont besoin de l’aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu’au nouveau lieu de travail. Son but n’est pas d’offrir de l’aide lorsqu’il s’agit par exemple d’établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l’empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l’exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu du paragraphe 18.10.1.

18.9 Primes d’assurance-maladie provinciales

18.9.1 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu de payer des primes d’assurance-maladie provinciale pour une ou plusieurs personnes à charge résidant au Canada qui dépassent le coût des primes pour une couverture familiale dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique qui aurait été payable si la ou les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire au poste, l’administrateur général doit autoriser le versement d’une indemnité pour le montant excédentaire engagé par le fonctionnaire, pour la ou les personnes à charge séparées :

1. pour qui le fonctionnaire reçoit une aide en vertu des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille; ou
2. pour qui une indemnité scolaire et/ou une aide au logement sont versées aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque cette personne ou ces personnes à charge fréquentent un établissement d’enseignement primaire, secondaire ou postsecondaire au Canada; ou
3. qui sont âgés de moins de 21 ans et qui reçoivent des soins ou une formation dans un établissement au Canada en raison d’une infirmité mentale et/ou physique ou d’un handicap.

18.9.2 Lorsqu’un époux ou un conjoint de fait choisit de rester au Canada pour des raisons personnelles, autres que celles précisées dans la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, et est assuré avec d’autres personnes à charge, le coût de la couverture individuelle sera attribué à l’époux ou au conjoint de fait et seul le solde de la prime réellement payée sera admissible à l’inclusion dans l’indemnité.

18.9.3 Au moment où l’indemnité est versée, le fonctionnaire devra attester que l’indemnité sera utilisée conformément à ce qui est précisé et que toute modification aux coûts prévus sera signalée à l’administrateur général.

18.9.4 Les fonctionnaires doivent soumettre les documents que l’administrateur général peut nécessiter pour démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

18.10 Pouvoir discrétionnaire

18.10.1 Lorsque l’administrateur général, se fondant sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, est d’avis que l’aide fournie en vertu de cette directive est nettement inadéquate pour un fonctionnaire (à cause de circonstances spéciales qui ne sont pas prévues par cette directive), de l’aide supplémentaire peut être autorisée selon ce qui sera considéré comme nécessaire pour faciliter un programme ministériel ou pour réparer ce qui serait par ailleurs une injustice manifeste envers le fonctionnaire, aux conditions suivantes :

1. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas permettre que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse à l’étranger qu’au Canada;
2. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne vise pas à faire en sorte qu’un fonctionnaire se retrouve dans une situation plus avantageuse ou moins avantageuse que celle de fonctionnaires affectés à l’étranger et n’ayant pas de personnes à charge séparées qui habitent au Canada;
3. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire; et
4. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas servir à réparer une faute, erreur ou négligence du fonctionnaire ou d’une personne à charge.

18.10.2 Le pouvoir discrétionnaire de la direction peut être exercé, au cas par cas, pour appliquer les dispositions de cette directive, y compris l’exemption du paiement des frais de logement, aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et obligés de quitter un bureau régional au Canada en raison d’une affectation à l’étranger, lorsque l’époux/le conjoint de fait reste à l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada pour l’une ou l’autre des raisons énoncées au paragraphe 18.2.2.

18.11 Rapport

18.11.1 Les ministères et organismes sont tenus de conserver des dossiers pour chaque cas d'Aide spéciale pour séparation de famille et de les soumettre chaque année, le 1^er décembre, au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

18.11.2 L’utilisation d’un pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu de l’article 18.10 doit faire l’objet d’un rapport devant être présenté au Comité des DSE du CNM le 31 janvier de chaque année.

Portée

Introduction

L’employeur s’engage à une politique de comparabilité moyenne qui reconnaît que, dans la mesure du possible et du praticable, et tenant compte des conditions et du mode de vie locaux, l’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l’étranger un logement généralement comparable au logement locatif moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement annuel semblable et dont la famille est pareillement composée. En contrepartie, le fonctionnaire doit verser à l’employeur un coût de logement qui correspond, en général, au coût moyen d’un logement locatif, non meublé, entièrement desservi, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un salaire semblable et dont la famille est pareillement composée. Les coûts de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Cette directive prévoit une aide financière pour un fonctionnaire qui loue un logement à l’extérieur du Canada lorsque les coûts du logement dépassent ceux d’Ottawa/Gatineau et qu’aucun logement détenu par l’État est fourni. Cette aide vise à compenser la différence de coût de logement de logement locatif entièrement desservi entre Ottawa/Gatineau et chaque lieu concerné à l’étranger en tenant compte salaire annuel du fonctionnaire, de la taille du ménage et des exigences du programme, y compris l’obligation d’offrir des réceptions officielles importantes à domicile. Sauf indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d’établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l’étranger, en conformité avec la politique d’intégration administrative à l’étranger et d’utilisation d’organismes de service communs.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Administrateur général (deputy head) s’entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c’est le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement qui fournit aux fonctionnaires un logement.

Loyer maximal (rent ceiling) s’entend du montant maximal établi par l’employeur pour chaque lieu où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour un logement non meublé à cet endroit, en tenant compte du salaire annuel du fonctionnaire applicable le premier jour de l’affectation, à la taille de son ménage et des exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à son domicile. Lorsque l’administrateur général n’est pas disposé à autoriser l’expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l’Appendice B de la DSE 15 - Réinstallation, un loyer maximal distinct doit être établi pour un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l’établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s’il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, s’il s’agit d’une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Loyer réel (actual rent) s’entend du montant en devise locale versé au fonctionnaire par l’employeur pour la location d’un logement au poste, un logement qui, dans la mesure du possible et du praticable et en tenant compte des conditions et modes de vie locaux, rencontre les exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut inclure, dans la mesure du possible, les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues, le déneigement, (à l’exception du déneigement d’une allée piétonne ou d’une entrée), les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en contrepartie de la location afin de permettre au fonctionnaire d’acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre le coût mensuel de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, lorsqu’il s’agit d’une condition du bail et que l’administrateur général est convaincu de la nécessité de cet arrangement.

Directive

25.1 Application

25.1.1 Les frais de logement d’un fonctionnaire tel que précisé à l’Appendice A sont fondés sur :

1. la fourchette salariale du fonctionnaire, déterminée par le salaire annuel applicable le premier jour de l’affectation, ainsi que le taux annuel de rémunération applicable le premier avril de chaque année subséquente;
2. la taille du ménage, qui comprend le fonctionnaire et les personnes à charge au sens de la DSE 2 – Définitions qui demeurent, ou vont demeurer avec le fonctionnaire pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
3. lorsqu’un rajustement salarial rétroactif est autorisé, soit à la suite de la conclusion d’une convention collective ou d’une décision unilatérale de l’employeur, la date d’entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire doit être le premier avril suivant la date de la signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou la date de l’approbation de la révision dans le cas des fonctionnaires exclus.

25.1.2 Lorsqu’il détermine la convenance d’un logement de l’État et d’un logement loué privément, l’administrateur général sera généralement guidé par les objectifs/lignes directrices suivants visant la taille des logements :

1. 1 personne dans le ménage – 2 chambres à coucher;
2. 2 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
3. 3 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
4. 4 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
5. 5 personnes dans le ménage – 4 chambres à coucher.

25.1.3 Un fonctionnaire monoparental avec des enfants accompagnants, doit être traité comme un couple avec des enfants accompagnants, aux fins de l’établissement du nombre de chambres à coucher autorisées.

25.1.4 Un fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage d’un niveau plus grand que la taille véritable du ménage afin de tenir compte de la naissance ou de l’adoption imminente d’un enfant.

25.1.5 Un fonctionnaire accompagné de trois personnes à charge ou plus et qui loue un logement privé pourra choisir une taille de ménage inférieur d’un niveau à la taille réelle du ménage.

25.1.6 Lorsque deux fonctionnaires affectés au même poste partagent la garde conjointe d’une ou plusieurs personnes à charge, le fonctionnaire qui ne reçoit pas les dispositions des DSE pour les personnes à charge aura la possibilité de choisir une taille de ménage pour reconnaître les personnes à charge résidant à temps plein au poste.

25.1.7 Lorsqu’un fonctionnaire change de logement conformément au paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5, l’administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l’article 25.17.

25.1.8 Lorsqu’un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.4 ou 25.1.5, ce choix demeure en vigueur tant que le fonctionnaire continue d’occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et/ou le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas affectés par l’arrivée ou le départ d’un membre du ménage du fonctionnaire.

25.1.9 Lorsque le paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5 ne s’applique pas, la taille du ménage du fonctionnaire, aux fins de l’établissement des frais de logement, doit être rajustée le premier jour civil à la suite d’un changement dans la taille du ménage en raison de l’arrivée permanente ou du départ permanent d’une personne à charge; dans de telles situations, si le fonctionnaire occupe un logement de l’État, le fonctionnaire et l’employeur doivent faire tous les efforts raisonnables pour la réinstallation du fonctionnaire dans un logement convenable compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

25.2 Logement de l’État

25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l’État à un poste, l’occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.

25.2.2 Comme condition d’occupation, le fonctionnaire doit signer une convention d’occupation, identifier les articles sur les lieux dans un inventaire et noter leur état dans les annexes jointes à la convention d’occupation. La convention d’occupation comprend des détails sur la responsabilité en cas de dommages et de perte de biens.

25.2.3 Lorsqu’un fonctionnaire a signé une convention d’occupation, l’État assumera la responsabilité civile et de l’indemnisation des dommages/pertes causés aux effets personnels et mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l’État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans la convention d’occupation entre l’État et le propriétaire local comme relevant du locataire, mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario. La loi de l’Ontario s’appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l’interprétation de la convention d’occupation.

25.2.4 Il incombe au fonctionnaire de souscrire une assurance appropriée pour la responsabilité civile, dont il serait responsable en vertu de la loi de l’Ontario et pour les dommages/ pertes d’effets personnels et mobiliers.

25.2.5 Lorsqu’un fonctionnaire choisit de quitter un logement de l’État pour des raisons personnelles, il doit donner un préavis écrit d’au moins deux mois de son intention de quitter le logement et le fonctionnaire doit continuer de payer les frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

1. deux mois civils après le mois de l’avis de son intention de quitter le logement; ou
2. le temps écoulé jusqu’à ce que l’on se défasse du logement ou qu’il soit occupé de nouveau.

25.2.6 En cas de décès d’un fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser les personnes à charge du fonctionnaire à continuer d’occuper le logement de l’État pendant une période raisonnable après le décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.3 Logement loué privément - Loyer réel

25.3.1 Sur présentation du formulaire de demande d’aide au logement, l’administrateur général peut autoriser le versement au fonctionnaire qui loue un logement les montants suivants :

1. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage; ou
2. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire est tenu d’offrir à domicile des réceptions officielles importantes; ou
3. le loyer réel, jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire (indépendamment de la taille du ménage) lorsqu’il y a moins de quatre autres personnes dans le ménage du fonctionnaire, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, un fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

25.3.2 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, le loyer demeure fixe pendant toute la durée du bail, sauf dans les cas suivants :

1. lorsque le loyer maximal a été révisé, le loyer réel peut être ajusté jusqu’ du montant du loyer maximal révisé, conformément au salaire annuel et de la taille du ménage du fonctionnaire qui avaient servi à l’établissement du loyer maximal précédent, et ce à compter de la date de la révision du loyer maximal; et/ou
2. lorsque le bail initial ou un bail ultérieur contient une clause d’ajustement des coûts, le loyer réel sera ajusté jusqu’au montant du loyer maximal en fonction du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, et ce à compter de la date du rajustement.

25.3.3 Nonobstant les limites définies par la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les cas suivants :

1. lorsque le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment de l’occupation initiale, lorsque la clause d’ajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l’administrateur général et que l’administrateur général estime qu’un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et/ou
2. lorsqu’il est démontré que le loyer maximal est insuffisant pour un fonctionnaire en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

25.3.4 Les circonstances ou conditions inhabituelles mentionnées à l’alinéa 25.3.3b) peuvent inclure les suivantes :

1. des besoins particuliers en matière de logement d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge ayant un handicap;
2. des besoins d’espace supplémentaire en raison de la taille du ménage qui n’ont pas été pris en compte lors de l’établissement du loyer maximal;
3. des exigences de programme particulières qui n’ont pas été prises en compte lors de l’établissement du loyer maximal; et/ou
4. des conditions inhabituelles du marché immobilier qui n’auraient pas pu être anticipées lors de l’établissement du loyer maximal.

25.3.5 Lorsqu’un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du salaire annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, à compter du premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

25.3.6 Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.3.7 Il incombe au fonctionnaire de souscrire une assurance habitation appropriée pour la responsabilité civile, dont il serait responsable en vertu de la loi de l’Ontario, et pour les dommages/pertes d’effets personnels et mobiliers.

25.3.8 En cas de décès d’un fonctionnaire qui occupait un logement loué privément, l’administrateur général peut autoriser le versement du loyer réel aux personnes à charge afin qu’elles puissent continuer d’occuper le logement, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, tenant compte des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.4 Logement loué privément - Avances

25.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent pour acquérir un logement permanent, soit à titre d’avance de loyer, soit en en contrepartie d’une location, mais à l’exclusion d’un dépôt de garantie, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire l’avance exigée qui ne doit pas dépasser six fois le loyer mensuel réel déterminé conformément au paragraphe 25.3.1.

25.4.2 Lorsqu’un fonctionnaire a obtenu une avance conformément au paragraphe 25.4.1, le recouvrement se fait comme suit :

1. lorsque l’avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l’avance a été faite;
2. lorsque le fonctionnaire obtient une avance en contrepartie d’une location, le montant de l’avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l’Appendice C de la présente directive.

25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer les services publics à l’avance afin de les obtenir peut se voir accorder, à la discrétion de l’administrateur général, une avance ne dépassant pas le montant précisé par l’entreprise de services publics.

25.4.4 Lorsqu’un employé a obtenu une avance conformément au paragraphe 25.4.3, le recouvrement se fait de la façon suivante :

1. lorsque l’avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle doit être :
   1. remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l’entreprise de services publics; ou
   2. retenue sur le salaire du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier; ou
2. lorsque l’avance a été versée pour des services publics pour lesquels le paiement de frais est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit être limité aux frais réels de services publics moins le montant de l’avance.

25.4.5 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et/ou lorsqu’il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance n’excédant pas les montants suivants :

1. six mois de loyer réel établi conformément au paragraphe 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et/ou
2. six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.6 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 25.4.8, 25.4.9 ou 25.4.10 s’appliquent, l’avance consentie en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être :

1. remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l’agence ou la société lui rembourse le dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l’intérêt couru, conformément aux dispositions du bail; ou
2. recouvrée à même le salaire du fonctionnaire deux mois après la date d’expiration du bail, selon la première de ces échéances.

25.4.7 L’avance accordée en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être réglée dans la même devise que celle dans laquelle l’avance a été émise à moins que le fonctionnaire n’ait quitté le poste avant le règlement final, dans quel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en devise canadienne selon le taux de change applicable au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

25.4.8 Lorsque le bailleur, la société ou l’agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n’est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence :

1. d’un mois de loyer réel, tel que prévu au paragraphe 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent; et/ou
2. d’un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.9 Lorsque le dépôt de garantie est retenu pour un montant qui dépasse les limites prescrites au paragraphe 25.4.8, en compensation de dommages, de pertes ou d’une autre responsabilité allégués attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut :

1. autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n’excède pas celui du dépôt de garantie retenu; ou
2. renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie retenue qui, selon l’avis de l’administrateur général, n’est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

25.4.10 Lorsque l’administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l’alinéa 25.4.9a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l’agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l’agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l’avance de dépôt de garantie qui n’est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

25.5 Logement loué privément – Autres coûts

25.5.1 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3 et à l’article 25.17 et engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent, lorsqu’un fonctionnaire au poste :

1. loue un logement permanent à son arrivée; et/ou
2. dispose du logement permanent qu’il a loué au moment de son départ.

25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou une partie des frais d’entretien et/ou de réparation d’un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’aménagement, d’entretien et/ou de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l’État dans un logement de l’État au poste.

25.5.3 Le paragraphe 25.5.2 n’a pas pour objet de fournir le paiement d’important travaux de réparation, d’entretien ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l’occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et/ou d’entretien dépasse 500 $ pour un service ou une occasion donnée ou 1 000 $ au cours d’un exercice financier, l’approbation préalable de l’administrateur général est requise pour demander un remboursement.

25.5.4 Il peut arriver qu’en raison d’une pénurie de logements convenables à louer, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d’aménagement et de réparation. Dans de tels cas, l’administrateur général peut alors autoriser le remboursement des frais d’aménagement et de réparation nécessaires jusqu’à concurrence d’un mois de frais de loyer réel pour un logement, sans toutefois dépasser le loyer maximal des loyers en vigueur. Entre autres exemples de frais pouvant être remboursés, il y a : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher détachés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d’électricité, l’achat de couvre-fenêtres lorsqu’ils ne sont pas fournis. Les dépenses purement esthétiques (changement de couleur des murs) ne sont pas remboursables.

25.6 Logement loué privément - Différends

25.6.1 Lorsqu’un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à la résiliation d’un bail, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

1. des frais nécessaires pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n’excèdent pas la différence entre le montant que réclame le bailleur et le montant de la responsabilité reconnu par le fonctionnaire; ou
2. d’un montant pouvant aller jusqu’au coût de l’obtention d’une aide compétente et indépendante, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont le fonctionnaire n’est pas responsable.

25.6.2 L’agent supérieur de la mission doit soumettre à l’administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d’un évaluateur indépendant, s’il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l’avis de l’administrateur général, n’est pas dûment attribuable à l’abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

1. lorsque l’administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou
2. lorsque des procédures judiciaires ont eu lieu et qu’un jugement a été porté contre le fonctionnaire.

25.7 Logement aux frais du fonctionnaire

25.7.1 Un fonctionnaire a le droit de se soustraire aux dispositions relatives au logement de la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux paragraphes 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de prendre lui-même les dispositions nécessaires pour trouver un logement sur le marché local sans frais à l’État, sauf que ce choix ne serait normalement pas offert au fonctionnaire lorsque l’affectation est assujettie à la condition que le fonctionnaire occupe un logement de l’État. Dans ces cas, l’approbation est laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.7.2 Le droit de se soustraire aux dispositions sur le logement doit normalement être exercé au début d’une affectation, et il s’applique en général à toute la durée de cette affectation. Cette option ne serait pas disponible au fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.8 Logement appartenant au fonctionnaire

25.8.1 La présente directive ne s’applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l’approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

25.9 Frais des services publics et autres dépenses

25.9.1 Sous réserve de l’alinéa 25.4.4b), lorsqu’un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l’État à un poste, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d’accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d’occupation du logement de l’État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l’administrateur général doit autoriser le paiement comprennent les frais :

1. de location et de réparation des compteurs;
2. du service d’eau, s’ils peuvent être déterminés;
3. de gaz;
4. du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu’il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d’énergie;
5. du combustible normal utilisé pour la cuisson;
6. d’électricité;
7. du service d’égout;
8. d’enlèvement des ordures;
9. de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues et le déneigement (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), s’ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;
10. de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu’elle est considérée par l’administrateur général comme dépassant la responsabilité personnelle d’un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l’administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d’hygiène de la municipalité. Au moment d’envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé; et
11. des permis imposés par le gouvernement hôte à l’égard d’un seul téléviseur, d’un seul poste de radio d’auto et d’un seul poste de radio de maison.

25.9.3 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent :

1. frais de notaire et d’enregistrement;
2. timbres de douane;
3. frais d’inventaire;
4. commission du courtier en immeubles; et/ou
5. une assurance obligatoire d’un type qui n’est pas normalement exigé comme condition d’occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité civile lorsque celle-ci relève de la responsabilité du locataire en vertu de la loi ou de la pratique locale, mais qu’elle aurait été la responsabilité du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario.

25.9.4 Les frais de services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 n’incluent pas les frais ou les taxes liés :

1. au service téléphonique; et
2. aux services personnels, y compris ceux fournis par les portiers, les concierges, le personnel de ménage, et les jardiniers.

25.9.5 Concernant l’alinéa 25.9.4a), un fonctionnaire qui occupe un logement de l’État doit payer le coût du service téléphonique pendant toute la durée d’occupation, même si la ligne téléphonique n'est pas à son nom, sauf dans des situations inhabituelles où une autorisation préalable a été accordée par l’administrateur général.

25.9.6 En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer d’occuper un logement de l’État ou un logement loué privément, l’administrateur général peut autoriser le maintien du paiement des frais de services publics réels et raisonnables conformément aux dispositions de cet article.

25.10 Frais de logement

25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.16 et/ou des articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, un fonctionnaire qui occupe un logement de l’État ou qui occupe un logement loué privément et qui reçoit un loyer réel doit payer des frais de logement conformément à l’Appendice A de la présente directive. Les frais de logement correspondent en général au coût moyen d’un logement locatif non meublé et entièrement desservi, normalement occupé par une personne de la région d’Ottawa/Gatineau touchant un salaire semblable et avant une taille de famille semblable.

25.10.2 Les frais de logement sont payables à l’avance le premier jour du mois.

25.10.3 Les frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l’équivalent en devise locale. Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devise locale peut se faire rembourser les frais de services bancaires et/ou de change engagés pour acheter de la devise locale dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet. Lorsqu’un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours qui précèdent le premier jour ouvrable du mois afin de payer le coût du logement de ce mois-là, le taux de change réel obtenu peut être utilisé pour la détermination de l’équivalent des frais de logement payables par le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, le coût équivalent en devise locale doit être fondé sur le taux de change légal le plus favorable à la disposition des fonctionnaires le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l’administrateur général.

25.10.4 Les frais de logement indiqué à l’Appendice A de la présente directive seront augmentés de 20 % si un fonctionnaire loue un logement meublé à un poste où l’administrateur général était prêt à autoriser les frais d’expédition du mobilier et des appareils ménagers du fonctionnaire, mais que le fonctionnaire choisit de les entreposer aux frais de l’État, avec l’approbation de l’administrateur général.

25.10.5 Les frais de logement restent fixes jusqu’au 1^er avril suivant, sauf :

1. pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et
2. lorsqu’il y a un changement dans la taille du ménage d’un fonctionnaire résidant au poste, dans lequel cas, les frais de logement doivent être rajustés le premier jour civil suivant l’arrivée ou le départ permanent d’une personne à charge, compte tenu du salaire du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage.

25.10.6 Les frais de logement d’un fonctionnaire doivent être ajustés le 1^er avril de chaque année, conformément à l’Appendice A, pour refléter tout changement du salaire annuel du fonctionnaire, comme le prévoit l’article 25.1. De plus :

1. lorsqu’un fonctionnaire change de logement, loué privément ou de l’État, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, les frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement demeure en vigueur jusqu’au 1^er avril, sauf si la taille du ménage change; ou
2. lorsqu’un fonctionnaire est logé temporairement dans un logement de l’État, faute de logement adéquat, tenant compte de son salaire annuel, de la taille du ménage et/ou des exigences du programme, et qu’i se voit attribuer par la suite un logement de l’État convenable, les frais du logement occupé immédiatement avant le changement demeurent en vigueur jusqu’au 1^er avril, sauf si la taille du ménage change.

25.11 Date de début et de fin des frais de logement

25.11.1 Sauf dans les cas prévus aux articles 25.13 et 25.16, et/ou aux articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, la DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d’un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s’appliquent à compter du premier jour d’occupation d’un logement loué privément ou d’un logement de l’État au poste jusqu’au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.

25.11.2 En cas d’évacuation d’urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur le formulaire de confirmation d’affectation (ou l’équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l’article 25.13.

25.11.3 Lorsque, à la suite du décès d’un fonctionnaire, les personnes à charge ont été autorisées à continuer d’occuper un logement de l’État ou un logement loué privément, cette occupation est assujettie au paiement des frais de logement appropriés à l’employeur, conformément aux articles 25.10 et 25.11.

25.12 Calcul des frais mensuels partiels du loyer réel ou des frais de logement

25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l’Appendice B de cette directive.

25.13 Logement partagé

25.13.1 Sous réserve du paragraphe 25.1.1, lorsqu’un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, que ce soit en tant que couple de fonctionnaires ou par choix personnel, les frais de logement seront entièrement attribués et payés par le fonctionnaire qui reçoit le salaire annuel le plus élevé et doit être déterminé en fonction de ce qui suit :

1. le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage; et
2. le salaire annuel applicable du fonctionnaire ayant le salaire annuel le plus élevé.

25.13.2 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l’État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés en fonction du salaire annuel et la taille du ménage, divisés par le nombre de fonctionnaires qui partagent le logement.

25.13.3 Lorsqu’un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s’applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

25.13.4 Le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire conformément à l’article 25.16, lorsque :

1. en raison d’une évacuation d’urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires;
2. lorsque, avec l’approbation de l’administrateur général, il partage son logement avec une personne qui n’est pas un fonctionnaire; ou
3. le fonctionnaire est tenu de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires qui sont à la mission en statut de voyage.

25.14 Absence temporaire du poste

25.14.1 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général, ou est affecté à un nouveau poste et qu’une des personnes à charge continue d’habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s’appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.2, 25.3.3, 25.3.5, 25.10.5, 25.10.6 et l’article 25.11.

25.14.2 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune personne à charge ne continue de résider le logement loué privément au poste, l’administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d’occupation de la résidence, en tenant compte :

1. des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n’était pas résilié et si le loyer réel continuait de s’appliquer durant l’absence temporaire; et
2. des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l’augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, si le bail est résilié; et lorsque le bail est résilié, l’administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, le paiement des frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d’avantages ne s’appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.14.3 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune des personnes à charge ne continue de résider dans le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.14.4 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste sans l’approbation de l’administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l’absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.15 Indemnité d’entreposage en lieu sûr lors d’une absence temporaire d’un poste

25.15.1 Sous réserve des paragraphes 25.15.2, 25.15.3 et 25.15.4, lorsque le fonctionnaire s’absente temporairement du poste, et que le logement sera vacant pendant cette absence, et lorsque la protection contre le cambriolage ou l’entrée illégale est jugée essentielle, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables les moins élevés parmi les suivants :

1. entreposage, y compris le coût de l’emballage, du transport, de l’assurance supplémentaire et du déballage, des effets du fonctionnaire;
2. services d’entretien assurant une protection comparable, à partir du premier jour de l’absence du fonctionnaire.

25.15.2 Lorsque, de l’avis de l’administrateur général, l’absence découle de circonstances liées au programme, les frais d’entreposage visés à l’alinéa 25.15.1a) peuvent être autorisés par l’administrateur général autant de jours à l’avance que nécessaire pour permettre l’entreposage sécuritaire des effets du fonctionnaire à compter du premier jour d’absence, et doivent être limités aux frais liés à l’un des facteurs suivants :

1. les effets mobiliers, lorsque le bail de logement loué privé par le fonctionnaire est résilié avec l’approbation de l’administrateur général; ou
2. seulement les effets personnels, lorsque le bail du fonctionnaire n’est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement détenu par l’État ou appartenant au fonctionnaire.

25.15.3 Lorsqu’un fonctionnaire est absent du poste en raison d’un congé payé autorisé, sauf dans le cas d’une absence visée par le paragraphe 25.15.2 et lorsque le bail du fonctionnaire n’est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement détenu par l’État ou appartenant au fonctionnaire, les frais d’entreposage mentionnés à l’alinéa 25.15.1a) sont limités à ce qui suit :

1. une limite de poids de :
   1. 150 kilogrammes nets (333 lb) pour un fonctionnaire non accompagné;
   2. 225 net (500 lb) pour un fonctionnaire accompagné; et/ou
2. les frais engagés à partir du premier jour de congé du fonctionnaire.

25.15.4 Conformément au paragraphe 25.15.3, l’administrateur général doit autoriser le remboursement des frais relatifs à :

1. une absence de huit jours ou plus d’un poste où, de l’avis de l’administrateur général, le risque de cambriolage ou d’effraction de domicile dans un logement inoccupé est nettement plus élevé que celui d’Ottawa/Gatineau; et
2. lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le risque de cambriolage ou entrée illégale dans un logement inoccupé n’est pas significativement plus élevé qu’à Ottawa/Gatineau, une absence du poste de :
   1. 19 jours ou plus de congé annuel auxquels des prestations sous le régime de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste ont été versées;
   2. 25 jours ou plus pour toute autre raison.

25.15.5 Un fonctionnaire qui est absent du poste en raison d’un congé payé autorisé et dont le bail est résilié avec l’approbation de l’administrateur général est visé par le paragraphe 15.13.1 de la DSE 15 – Réinstallation.

25.15.6 Lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire n’est pas en mesure de prendre des dispositions personnelles de rechange pour l’entreposage sécuritaire d’une automobile, l’administrateur général peut exercer son pouvoir discrétionnaire pour prévoir un tel entreposage sécuritaire ou autoriser le remboursement des frais engagés par le fonctionnaire pour fournir un tel entreposage.

25.16 Rajustement compensatoire

25.16.1 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu d’occuper un logement de l’État qui présente des lacunes inacceptables, d’après le sous‑ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son salaire annuel et de la taille de la famille, le fonctionnaire a droit à un rajustement compensatoire. Ce rajustement compensatoire est déterminé en tant que réduction au pourcentage de ses frais de logement applicables, afin de tenir compte de l’incidence des inconvénients sur l’habitabilité du logement, et est indiqué dans le relevé mensuel des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite à l’Appendice D de la présente directive.

25.16.2 Lorsque, dans le même mois, un fonctionnaire a le droit à une exemption du paiement des frais de logement en vertu des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille ou de la DSE 16 – Aide pour la résidence principale, et à un rajustement compensatoire en vertu du paragraphe 25.16.1, la somme maximale du rajustement compensatoire est la différence entre les frais de logement avant le rajustement et la dispense de logement applicable. Lorsqu’une exemption du paiement des frais de logement de 100 % est applicable, les dispositions du paragraphe 25.16.1 ne s’appliquent pas.

25.17 Déménagement local

25.17.1 L’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais lorsqu’un fonctionnaire est obligé de changer de logement permanent au poste en raison de besoins opérationnels ou pour des raisons qui sont acceptables pour l’administrateur général qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire et que l’on ne rencontre pas normalement à la ville du bureau principal.

25.17.2 Un déménagement local concernant une personne à charge désignée après l’arrivée du fonctionnaire au poste n’est pas considéré comme une raison indépendante de la volonté du fonctionnaire aux fins du présent article.

25.17.3 Les dépenses qui peuvent être payées sont :

1. les dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3;
2. l’emballage, le transport et le déballage des meubles et des effets conformément aux articles 15.13 à 15.17 de la DSE 15 – Réinstallation;
3. le débranchement et le raccordement de services d’utilité publique, y compris le téléphone, l’électricité, l’eau, le câble et l’internet; et
4. les dépenses réelles et raisonnables engagées pour le logement et les repas, telles que déterminées par l’administrateur général.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Le tableau ci-dessous reflète la part de logement du fonctionnaire en dollars canadiens à compter du 1^er avril 2025.

Notes:

1. Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral les révisions apportées à la présente Appendice ne constituent pas des modifications aux conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
2. Cet Appendice sera révisé en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera de la façon suivante :

Loyer réel mensuel (ou frais de logement mensuels)
X
Nombre de jours civils applicables
Nombre total de jours civils dans le mois en question

Lorsqu’une avance en retour de l’occupation du logement, le montant d’une telle avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur le loyer réel du fonctionnaire à un taux non inférieur aux taux calculés comme suit :

Montant de l’avance accordée
Durée du bail en mois

1. Conformément à la DSE 25 – Logement, l’employeur s’engage, lorsque cela est possible et pratique, à fournir à chaque fonctionnaire en poste un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un salaire semblable et dont la famille est pareillement composée.
2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les postes et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certains postes, des logements qui ne rencontre pas l'habitabilité globale décrit dans le paragraphe 6 de cette appendice. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, l’article 25.16 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.
3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.
4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :
   1. Logement inadéquat : On peut envisager la possibilité d’accorder un rajustement compensatoire au fonctionnaire qui doit occuper un logement jugé inadéquat à la taille du ménage. Cette situation peut se présenter même lorsque les conditions de vie globales sont généralement comparables, mais qu’il n’est peut-être pas pratique ni économique de fournir un autre logement.
   2. Réparation et entretien courants insuffisants : il incombe à la direction de la mission de veiller à ce que les réparations et l'entretien des logements de l'État soient effectués rapidement et correctement; toutefois, un délai raisonnable doit être prévu à cette fin. Un délai de trois mois est jugé comparable à celui que prend en moyenne un propriétaire de la région d'Ottawa/Gatineau pour corriger les lacunes de nature non urgente. Par conséquent, si la réparation ou l'entretien n'est pas effectué dans les trois mois suivant la date à laquelle le problème a été signalé, le fonctionnaire pourra demander un rajustement compensatoire qui, s'il est approuvé, sera versé rétroactivement à partir de la date où le problème a été signalé et tant et aussi longtemps que la situation n'aura pas été corrigée. Lorsqu’un gros appareil électroménager est absent ou ne fonctionne pas, la mesure corrective sera exécutée le plus rapidement possible, en reconnaissant l’incidence de ne pas avoir ce gros appareil électroménager.
   3. Réparations exceptionnelles dans les cas où la plus grande partie du logement demeure habitable, par exemple, un incendie d'origine électrique peut rendre une pièce et une partie du vestibule inutilisable, sans toutefois obliger le fonctionnaire et les personnes à charge à quitter le logement pendant que s'effectuent les réparations.
   4. Facteurs locaux : Étant donné qu'une indemnité différentielle de poste (IDP) est accordée lorsqu'il existe des conditions laissant à désirer qui touchent tous les membres du personnel, il se peut que des fonctionnaires touchent déjà une indemnité pour des lacunes liées au milieu ou aux conditions locales. Toutefois, lorsqu'un ou plusieurs facteurs reconnus en vertu de l'indemnité différentielle de mission font qu'un logement se trouve dans un état nettement pire que les autres logements de l'État au poste, une demande de rajustement compensatoire peut être envisagée.
5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, la convention d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la Procédure de redressement du CNM.
6. L'habitabilité globale des logements de l'État et rajustements compensatoires doivent être évaluées en fonction des facteurs suivants :
   1. Dimensions et aménagement - Le nombre de pièces doivent généralement correspondre aux objectifs/lignes directrices visant la taille des logements du personnel au paragraphe 25.1.2.
      1. Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.
      2. Des logements pour des postes ayant des fonctions de représentation, et appuyés par des relevés d'accueil, peuvent être approuvés par le chef de mission, ce qui permet d'avoir une salle à dîner de taille convenable. Les facteurs de qualité de vie, tels que les aires de loisir (parcs pour les enfants, par exemple) ainsi que des chambres additionnelles pour les familles plus nombreuses seront pris en considération dans l'achat de logements pour fonctionnaires.
      3. L'aménagement des pièces doit également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.
   2. Systèmes mécaniques - Cette rubrique englobe les appareils de chauffage, de climatisation, de plomberie, le câblage et l'équipement connexe de la résidence, mais non les services publics. L'équipement de chauffage devrait être en mesure de maintenir la température à 22°C dans toutes les aires du domicile où vivent les occupants. L'équipement de climatisation doit maintenir une température conforme au degré « humidex » fixé pour les zones désignées et qui est indiqué dans le Manuel de gestion du matériel des Affaires étrangères (MGM 2 - Appendice A). La tuyauterie, le câblage et les pièces fixes doivent assurer un degré de commodité, d'utilité et de sécurité comparable à celui que l'on trouve dans les logements de la région d'Ottawa/Gatineau, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
   3. Aires de loisir - Dans le contexte de l'habitation, il existe deux types d'aires de loisir : a) les aires de jeu à l'intention des jeunes enfants, qui doivent se trouver à l'intérieur ou à proximité du domicile; et b) les parcs, terrains de jeu, etc., destinés aux enfants plus âgés et aux adultes et situés à distance raisonnable de la demeure. Selon les conditions et le mode de vie de l'endroit, les aires de loisir varieront considérablement quant à l'emplacement, à la forme et aux commodités, mais elles ne doivent présenter aucun danger (comme la circulation) et la mesure de sécurité personnelle doit y être équivalente à celle qu'on retrouve au poste. La nécessité d'aires de loisir pour enfants avec le logement n'est pas une exigence constante, mais varie en fonction de la structure familiale.
   4. Stationnement - Chaque logement doit disposer, au besoin, d'une aire de stationnement pour une voiture, située sur la propriété ou à une distance de marche raisonnable.
   5. Autres - Cette rubrique englobe la facilité d'accès, l'apparence, l'état, l'aménagement paysager, les services locaux, le bruit, la pollution, la sûreté, la sécurité, la circulation, les services publics et l'utilisation. Bien que la manière dont la plupart de ces éléments influent sur l'habitabilité globale du logement soit évidente en soi, il convient d'apporter les précisions suivantes concernant leur application en vertu des présentes lignes directrices.
      1. Accès - On entend par accès les allées, promenades, portes et barrières, couloirs, ascenseurs, etc., que l'on doit emprunter pour se rendre à son logement. Ces endroits doivent être facilement accessibles et sûrs. Dans le cas des immeubles à logements multiples, les aires communes (comme les escaliers, les paliers ou les vestibules) devraient être bien éclairées, bien entretenues et libres de tout encombrement.
      2. Apparence - Les biens connexes, y compris l'extérieur de l'immeuble, les terrains adjacents faisant partie de la propriété et les espaces utilisés en commun avec les autres résidents devraient être salubres, bien entretenus et nettoyés.
      3. État - L'intérieur des lieux doit être bien entretenu et en bon état.
      4. Aménagement paysager - L'aménagement paysager de base et l'embellissement des terrains en fonction du voisinage.
      5. Services locaux - Dans le cas du bureau, des écoles, magasins, parcs et aires de loisirs : en tenant pour acquis des conditions de conduite et des temps de déplacement normaux, le logement doit être situé, au plus, à une heure du lieu de travail en utilisant les moyens de transport publics, ou à 45 minutes en voiture, et dans un rayon de huit kilomètres des écoles publiques, des aires de loisirs et des magasins.
      6. Bruit - Le niveau de bruit dans les environs immédiats du logement ne doit pas gêner indûment l'occupation normale des lieux, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit. (Il faut se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste renferme des dispositions sur le niveau de bruit qui incommode tous les membres de certains postes.)
      7. Pollution - La pollution de l'air, de l'eau et du sol dans les environs du logement ne doit pas excéder de beaucoup les moyennes locales. (Il convient de se rappeler que la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste renferme des dispositions concernant des facteurs comme la pollution qui, dans certains postes, affectent tout le personnel.)
      8. Sûreté - La solidité du bâtiment, les dispositifs d'alarmes et les sorties d'urgence doivent pouvoir protéger les locataires d'accidents causés par l'environnement ou par la nature, compte tenu des normes locales en matière de construction domiciliaire.
      9. Sécurité - La sécurité matérielle des lieux doit être suffisante pour prévenir les effractions. Dans le cas des logements fournis par le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, la sécurité personnelle supplémentaire est assurée conformément à la politique de ce ministère concernant la protection du personnel des postes.
      10. Circulation - La densité de la circulation dans les rues situées tout autour de l'immeuble devrait être raisonnable, compte tenu du type et de l'emplacement du logement.
      11. Services publics - On entend par services publics l'alimentation du logement en électricité et en eau, ainsi que l'évacuation des eaux usées. Comme il est impossible d'assurer la non-interruption de ces services, les postes qui connaissent de longues et fréquentes pannes doivent s'assurer que les logements du personnel disposent d'installations qui permettent de pallier à ces lacunes.
      12. Utilisation - L'utilisation des propriétés connexes doit être compatible avec des critères résidentiels, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
7. À moins qu’il n’ait été déterminé qu’un rajustement s’appliquait à tous les locataires ultérieurs, le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, qui consiste à remplir une demande de rajustement compensatoire en matière de logement. Les aspects du logement qui sont comparables ou supérieurs à ceux que l’on retrouve dans le logement moyen d’Ottawa/Gatineau doivent également être notés.
8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de mission ou le comité qu'il a délégué doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.
9. En cas de différend, la mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements du Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de mission.
10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :
    1. lorsqu'il n'existe pas d'autres logements permanents convenables et que l'employeur n'a aucun contrôle sur la correction des lacunes; ou
    2. lorsque le fonctionnaire accepte de rester dans le logement, malgré la gravité de l'inconvénient, et que les réparations et/ou améliorations essentielles peuvent être effectuées dans un délai raisonnable.
11. Le chef de mission ou le comité qu'il a délégué examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés au poste les 1^er avril et 1^er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.

Champ d'application

Introduction

L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.

Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DSE 25 - Logement.

Directive

26.1 Application

26.1.1 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :

a) six mois de loyer réel établi conformément à la DSE 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et(ou)

b) six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.2 Remboursement/Recouvrement

26.2.1 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 26.2.2, 26.2.3 ou 26.2.4 sont applicables, l'avance faite en vertu du paragraphe 26.1.1 doit être :

a) remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l'agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l'intérêt couru, conformément aux dispositions du bail, ou

b) recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d'expiration du bail, selon la première de ces échéances.

c) réglée dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté le poste avant le règlement final, auquel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

26.2.2 Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :

a) d'un mois de loyer réel, tel que prévu à la DSE 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent, et(ou)

b) d'un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.2.3 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 26.2.2, l'administrateur général peut :

a) autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n'excède pas celui du dépôt de garantie retenu, ou

b) renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie retenue qui, à son avis, n'est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

26.2.4 Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'alinéa 26.2.3a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l'agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l'agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

Formulaires

SCT 330-188 (82/5) DSE 26

Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)

Portée

Introduction

Lorsque le logement du fonctionnaire est inhabité en raison de son absence du poste, les risques de cambriolage ou d'effraction peuvent être plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, selon la durée de l'absence et le taux de criminalité à ce poste. L'employeur a pour politique d'assurer une protection raisonnable contre ces risques, que le besoin d'une telle protection provienne ou non de circonstances inhérentes au programme.

Directive

28.1 Application

28.1.1 Sous réserve des articles 28.2, 28.3 et 28.4, lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste et que le logement est inhabité durant cette absence et si l’administrateur général est d’avis qu’une protection contre le cambriolage ou l’effraction est nécessaire, l’administrateur général doit autoriser le moins élevé des frais réels et raisonnables suivants :

1. l'entreposage, y compris les frais d'emballage, d'expédition, d'assurance complémentaire et de déballage des effets du fonctionnaire; ou
2. les services de garde assurant une protection comparable à partir du premier jour d'absence du fonctionnaire.

28.2 Absence provenant de circonstances inhérentes au programme

28.2.1 Si, de l'avis de l'administrateur général, l'absence provient de circonstances inhérentes au programme, l'administrateur général pourra autoriser les frais d'entreposage mentionnés à l'alinéa 28.1.1a) pour toute la période précédant le départ qui est nécessaire pour permettre l'entreposage en lieu sûr des effets du fonctionnaire dès le premier jour de son absence; ces frais se limiteront aux dépenses relatives aux :

1. effets mobiliers, lorsque le bail conclu par le fonctionnaire qui a loué à titre privé un logement est résilié avec l'approbation de l'administrateur général; ou
2. effets personnels seulement, si le bail conclu par le fonctionnaire n'est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement de l'État ou un logement qui lui appartient.

28.3 Poids maximal

28.3.1 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente du poste en raison d'un congé payé autorisé, et non en raison d'une absence prévue au paragraphe 28.2.1, et que le bail qu'il a conclu n'est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement de l'État ou un logement qui lui appartient, les frais d'entreposage dont il est question à l'alinéa 28.1.1a) doivent se limiter :

1. à un poids maximal de :
   1. 150 kilogrammes net (333 livres) pour un fonctionnaire non accompagné; ou
   2. 225 kilogrammes net (500 livres) pour un fonctionnaire accompagné; et/ou
2. aux dépenses engagées à compter du premier jour de congé du fonctionnaire.

28.4 Autres circonstances

28.4.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais en vertu du paragraphe 28.3.1 à l'égard :

1. de l'absence du poste de huit jours ou plus, lorsque les risques de cambriolage ou d'effraction du logement inhabité sont, à son avis, beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau; et
2. d'une absence du poste, lorsque, à son avis, les risques de cambriolage et d'effraction du logement inhabité ne sont pas beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau:
   1. de 19 jours ou plus pendant un congé annuel ayant fait l'objet d'une aide en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste; ou
   2. de 25 jours ou plus à une autre fin.

28.5 Résiliation du bail

28.5.1 Le fonctionnaire qui s'absente du poste pour prendre un congé payé et dont le bail est résilié avec l'approbation de l'administrateur général est assujetti au paragraphe 15.13.1 de la DSE 15 - Réinstallation.

28.6 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

28.6.1 L'administrateur général peut, à sa discrétion, assurer l'entreposage en lieu sûr ou autoriser le paiement des frais d'entreposage de la voiture du fonctionnaire, dans les cas exceptionnels où le fonctionnaire ne peut prendre lui-même les dispositions à cet égard.

Introduction

L’employeur reconnaît que, dans certains endroits à l’extérieur du Canada, les conditions liées au transport personnel et aux dépenses associées sont très différentes de celles normalement rencontrées par les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l’accès à un moyen de transport personnel contribue non seulement à l’efficacité du fonctionnaire dans l’exécution de ses fonctions, mais reflète également son niveau de vie au Canada. Toutefois, certaines restrictions locales peuvent limiter la disponibilité des véhicules motorisés personnels ou entraîner des coûts supplémentaires importants pour les fonctionnaires. Par conséquent, l’employeur est disposé à offrir divers types d’aide spécifique pour répondre aux besoins en transport personnel et aux coûts associés, comme précisé dans la présente directive, notamment pour : un véhicule fourni par l’État, les taxes routières et frais de permis, les frais de stationnement, l’aide au transport quotidien et le transport lié à l’éducation.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens.

Frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport d’un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un trajet aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément au paragraphe 30.4.2, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée.

Lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que la disponibilité de logements domiciliaires, les établissements d'enseignement, le cas échéant, les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.), la nécessité de donner des réceptions officielles, et l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.

Quote-part des frais de transport quotidien (commuting share) est le montant à payer par le fonctionnaire lorsque l’aide est fournie dans le cadre de la présente directive, pour la moindre des deux sommes suivantes :

1. un laissez-passer mensuel régulier d’OC Transpo pour adulte pour chaque mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée; ou
2. le tarif quotidien le plus bas pour un billet aller-retour pour adulte d’OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée.

Transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général :

1. n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs; et
2. fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire.

Directive

30.1 Véhicule fourni par l’État

30.1.1 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire dans un poste donné ne peut bénéficier des dispositions de l’article 15.18 de la DSE 15 – Réinstallation à cause des embargos, des droits prohibitifs de douane ou de restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de son véhicule particulier, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, la fourniture d’un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à ce poste, soit l'option que l'administrateur général jugera la plus économique, à la condition que le fonctionnaire remplisse les conditions énoncées au paragraphe 30.1.2.

30.1.2 Le fonctionnaire qui accepte un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport pour usage doit :

1. accepter d’être responsable des frais d’exploitation (huile, carburant/essence, stationnement, péages, etc.) et payer le tarif fixe spécifié à l’Appendice A, jusqu’à ce que la méthodologie soit révisée et le tarif fixe ajusté par le Comité des DSE du CNM;
2. s’engager à retourner le véhicule dans l’état où il a été reçu, sous réserve d’une usure normale;
3. s’assurer que le véhicule est conduit uniquement par des conducteurs qualifiés et titulaires d’un permis valide, conformément aux lois locales;
4. être responsable de l’entretien et des inspections du véhicule, selon les instructions prescrites par l’administrateur général;
5. accepter de payer les frais de toute réparation nécessaire qui, selon l’administrateur général, résultent d’une faute ou d’une négligence de la part du fonctionnaire;
6. accepter de payer les premiers 100 $ des frais de réparation si le véhicule est endommagé dans une collision et que le conducteur du véhicule fourni par l’État est responsable;
7. accepter de payer les premiers 25 $ des frais de réparation lorsque le véhicule subit des dommages qui seraient assurables dans le cadre d’une police d’assurance automobile tous risques au Canada.

30.1.3 Lorsque l'administrateur général a autorisé un fonctionnaire à se servir d'un véhicule fourni par l’État, il doit autoriser le paiement pour :

1. les frais autres que les frais de fonctionnement du véhicule qui sont exigibles en vertu de l’alinéa 31.1.2a);
2. les frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'alinéa 30.1.2e); et
3. les frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément aux alinéas 30.1.2f) et g).

30.1.4 Les paragraphes 30.1.1 à 30.1.3 de la présente directive ne s’appliquent qu’à un seul fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires affecté au même poste, sauf si l’administrateur général détermine que leur application à chaque fonctionnaire est justifiée par les exigences du programme.

30.1.5 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont le véhicule motorisé particulier est expédié à destination ou en provenance d'un poste en vertu de l’article 15.18 de la DSE 15 – Réinstallation. La présente disposition discrétionnaire s'applique habituellement dans le cas des postes où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

30.1.6 Bien que le singulier soit utilisé au paragraphe 30.1.1, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

30.1.7 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. L'application de ces dispositions est à la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles au poste.

30.1.8 Lorsqu’un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l’État en vertu des dispositions du paragraphe 30.1.1, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément à l’article 30.4 ou aux paragraphes 30.5.3 ou 30.6.2.

30.2 Taxes routières et droits d'immatriculation

30.2.1 Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et/ou des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et/ou ces droits d'immatriculation locaux, il se verra rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et/ou taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et/ou aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.2 Le fonctionnaire en poste à l’extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits d’inspection de contrôle technique qui dépassent les exigences, les taux et/ou la fréquence imposés par la province de l’Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre le paiement par des pièces justificatives ou par des reçus, il peut se faire rembourser la différence entre les droits d’inspection de contrôle technique payés et ceux qui seraient exigés en Ontario. Toutefois, ces droits se limitent aux droits versés à l’égard d’une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.3 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.3 Frais de stationnement

30.3.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

1. les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou
2. les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement son véhicule motorisé particulier pour se rendre au travail.

30.3.2 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.4 Aide au transport quotidien - Général

30.4.1 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.4 à 30.6.

30.4.2 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.5 et 30.6.

30.4.3 L’absence du travail peut avoir un impact sur l’aide au transport quotidien. Par exemple, un fonctionnaire autorisé à utiliser un véhicule motorisé personnel (VMP) pour ses déplacements domicile-travail ne peut pas réclamer d’aide au transport pendant son absence du travail. En revanche, un fonctionnaire ayant acheté un abonnement annuel continuerait à recevoir l’aide au transport habituelle. Les fonctionnaires ne doivent pas être compensés pour des frais de transport qui auraient pu être évités.

30.5 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix de l'employeur

30.5.1 Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.5.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique; le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport.

30.5.3 Lorsqu’il n’existe pas de transport en commun adéquat et que l’utilisation autorisée d’un véhicule motorisé personnel (VMP) constitue le moyen de transport quotidien le plus économique et praticable, une demande d’aide au transport quotidien peut être présentée pour la distance aller-retour la plus courte entre le lieu de travail et la résidence du fonctionnaire, qui dépasse la part des frais de transport à la charge du fonctionnaire. L’indemnité sera calculée sur la base du taux par kilomètre/millage le plus bas, tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, plus les péages applicables, pour le nombre réel de jours de déplacement effectués au cours d’un mois civil donné.

30.6 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix du fonctionnaire

30.6.1 Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :

1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement, pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.6.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme indiqué aux paragraphes 30.5.2 et 30.5.3, sauf que, lorsque l'utilisation d'un véhicule motorisé particulier est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :

1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.

30.7 Transport scolaire

30.7.1 Lorsqu’un fonctionnaire en poste reçoit une aide aux études en vertu de la FSD 34 – Indemnités scolaires pour un enfant à charge résidant au poste, ou lorsque l’enfant à charge fréquente une école gratuite offrant un programme éducatif compatible, tel que défini dans la DSE 34 – Indemnités scolaires, et que le transport scolaire n’est pas fourni par l’établissement ou inclus dans les frais de scolarité, une aide peut être accordée pour assurer le transport de l’enfant entre le domicile et l’école par le moyen de transport le plus économique et le plus pratique. Cette directive s’applique également au transport scolaire des enfants à charge ayant un handicap nécessitant un transport adapté.

30.7.2 Les frais qui peuvent être approuvées pour chaque trajet, sous réserve du paragraphe 30.7.3, comprennent le coût réel du transport commercial, le transport en véhicule fourni par l’État et/ou le transport en VMP. Si nécessaire, les frais de transport d’une personne accompagnant l’enfant en raison de circonstances locales telles que la distance, la disponibilité des transports en commun et la sécurité peuvent être approuvés, y compris les allers-retours, le cas échéant. Le recours au transport coopératif sera utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

30.7.3 En règle générale, le transport local est prévu pour un aller-retour par jour scolaire entre le domicile et l’établissement scolaire. Toutefois, dans des situations particulières, des frais de transport pour plus d’un aller-retour par jour peuvent être autorisés, notamment lorsque :

1. l’enfant n’est pas autorisé à rester à l’école pendant la pause de midi;
2. aucune supervision n’est assurée durant la pause de midi;
3.  l’horaire des cours prévoit une pause de midi et exige que les enfants rentrent à la maison.

30.7.4 Lorsque l’utilisation d’un véhicule motorisé personnel (VMP) a été autorisée en vertu du paragraphe 30.7.1, l’aide financière sera calculée sur la base du taux par kilomètre/millage le plus bas, tel que défini dans la FSD 2 – Définitions. Si un étudiant à charge conduit un véhicule motorisé personnel (VMP) entre son domicile et son établissement scolaire, l’aide inclura également le remboursement des frais réels et raisonnables de stationnement journalier à proximité de l’établissement. Toutefois, les frais de stationnement engagés par un parent pour déposer ou récupérer un enfant à l’école ne seront pas remboursés.

30.7.5 Lorsque le transport scolaire est disponible et que le fonctionnaire choisit d’utiliser un véhicule motorisé personnel (VMP) pour transporter son enfant à l’école, l’aide financière maximale qui peut être réclamée ne dépassera pas le coût du transport scolaire fourni par l’école, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou particulières justifiant une aide supplémentaire conformément au paragraphe 30.7.4.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Ce tableau tient compte des sommes en dollars canadiens qu’un fonctionnaire visé par les dispositions de l’article 30.1 – Véhicule fourni par l’État doit payer :

Note : Les sommes seront modifiées en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

Compte tenu des coûts élevés des garderies d'enfants à de nombreux postes, coût pour lequel l'indemnité de subsistance de poste ne fournit pas de compensation, la présente directive offre une indemnité pour aider les parents seuls ou qui travaillent à assumer le coût de l'inscription de leurs enfants dans des garderies ou des services de garderie agréés, lorsque ce coût est supérieur aux tarifs demandés par de semblables services à Ottawa. (Pour les fins de la présente directive, les expressions « service de garde » et « garderie » sont synonymes.)

Directive

32.1 Application

32.1.1 La présente directive offre une aide financière aux fonctionnaires affectés aux postes à l'étranger qui sont des parents seuls ou dont l'époux ou conjoint de fait travaille à temps plein ou à mi-temps. L'aide est offerte pour :

1. les nourrissons (âgés de moins de 18 mois) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3;
2. les tout-petits (âgés de 18 mois à moins de deux ans et demi) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3;
3. les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3; et
4. les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un établissement d'enseignement, tel qu'un lycée à l'extérieur du Canada, dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3.

32.1.2 Cette aide prend fin lorsque l'enfant atteint l'âge d'une inscription à temps plein à l'école.

32.1.3 Les fonctionnaires qui sont admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes de l'article 32.3 peuvent recevoir une indemnité calculée en fonction du nombre de périodes d'une demi-journée auxquelles l'enfant est inscrit dans un mois. Les périodes d'une demi-journée correspondent à la matinée ou à l'après-midi les jours ouvrables. La part mensuelle complète du fonctionnaire correspond au nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné.

32.1.4 Lorsque les fonctionnaires utilisent moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la part du fonctionnaire et le plafond du poste seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois tel que précisé à l'Appendice B.

32.1.5 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes du paragraphe 32.1.1 peuvent demander le versement d'une indemnité pour compenser les frais de garderie au-delà des tarifs moyens à Ottawa (la part du fonctionnaire), lorsque :

1. le service de garderie est un établissement agréé possédant ses propres installations et doté d'un personnel composé de professionnels reconnus;
2. la mission certifie que l'établissement sélectionné satisfait à une norme acceptable; et
3. sauf dans les cas prévus par l'alinéa 32.1.1d), aucune aide n'est fournie lorsqu'une indemnité scolaire est payable en vertu de la DSE 34 – Indemnités scolaires.

32.1.6 Quand les deux parents travaillent, mais qu'un des deux travaille de la maison, une aide aux frais de garderie est autorisée lorsqu'il est démontré, à la satisfaction de l'administrateur général, que le parent travaillant à la maison se livre à un travail tel qu'il ne peut pas s'occuper de ou des enfants à charge ayant besoin de services de garderie, pour une durée correspondant à la période de garderie (c.-à-d. une demi-journée ou la journée entière) et qu'il n'y a pas d'autres aidants à la maison.

32.1.7 Aucune aide n'est accordée dans les cas où les fonctionnaires ont recours à des nourrices ou à des aides permanentes.

32.1.8 En cas de pénurie de places dans une garderie agréée, le fonctionnaire peut envoyer son enfant à l'extérieur de la maison, dans une garderie en milieu familial agréée.

32.2 Plafond de frais de garderie

32.2.1 Lorsqu'il existe un service de garderie institutionnel au poste et que les fonctionnaires ont droit à une aide financière à cet égard, la mission fixera un plafond de frais de garderie représentatif le 1^er avril de chaque année, qui représente ce qu'il en coûte en moyenne pour faire garder un enfant dans un établissement agréé comparable à ceux utilisés par les parents canadiens au poste.

32.3 Indemnité de garderie

32.3.1 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes du paragraphe 32.1.1 dont les enfants sont inscrits dans un programme de garderie peuvent demander, pour chaque enfant, une indemnité mensuelle qui équivaut au moindre des montants suivants, soit :

1. le coût mensuel réel du programme; ou
2. le plafond représentatif des frais de garderie pour le poste; ou
3. un montant maximal, conformément à ce qui est précisé à l’appendice A de la présente directive pour les nourrissons, les tout-petits et les enfants d’âge préscolaire, conformément au paragraphe 32.1.1; l’appendice A sera ajusté le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur. 

32.3.2 La part du fonctionnaire correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'Appendice A, qui reflète la moyenne des coûts annuels pour les services à Ottawa, sera déduit de l’indemnité pour les frais de garde d’enfants. L’appendice A sera ajusté le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur. 

32.3.3 Les fonctionnaires doivent produire une preuve que l'enfant a été inscrit au programme de garderie. Si ce n'est pas le cas, le fonctionnaire est tenu de rembourser une partie de l'indemnité dont le montant sera calculé au prorata de la période durant laquelle l'enfant n'était pas inscrit au programme.

32.3.4 Dans des circonstances exceptionnelles, les propositions d'aide au-delà des montants prescrits pour la garderie d'enfants, peuvent être examinées par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

32.3.5 Le coût de la garde des personnes à charge au domicile du fonctionnaire, de la garderie après l'école ou du gardiennage (« babysitting ») d'enfant, le transport vers et en provenance du service de garderie et les frais non remboursables de demande d’admission ne sont pas admissibles à l’aide.

32.3.6 Afin de réserver une place dans le programme de garderie, le fonctionnaire aura droit à un remboursement de ces frais, jusqu'à concurrence de 250 $ par année civile par enfant sur réception d'un reçu pour les frais de demande d’inscription non remboursables.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Note : Les montants prévus sont rajustés le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

En vigueur : le 1^er avril, 2025

Lorsqu'un fonctionnaire utilise moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la part du fonctionnaire et le plafond des frais mensuels de garderie seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.

Formule de calcul des indemnités

1. Déterminer le nombre total de périodes dans un mois donné.
2. Déterminer le nombre de périodes utilisées au cours du mois.
3. Diviser le nombre de périodes utilisées dans un mois donné par le nombre total de périodes dans le même mois.
4. Appliquer le résultat (pourcentage) au plafond des frais mensuels de garderie.
5. Appliquer le même pourcentage à la part du fonctionnaire.
6. L'indemnité de garderie correspond à la différence entre la part du fonctionnaire calculée au prorata et le montant payé par le fonctionnaire ou le plafond mensuel calculé au prorata, en retenant le moins élevé des deux montants.

Exemple - Indemnité de garderie - Calcul au prorata

Exemple 1 - Lorsque le montant réclamé ne dépasse pas le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2018, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

• Le nombre total de périodes en juin 2018 au poste est 42
• Le nombre de périodes utilisées est 16
• Le fonctionnaire paie des frais de garderie (hypothétiques) de 1 200 $ pour le mois de juin
• La part du fonctionnaire est 1 436 $ par mois pour les tout-petits (en fonction des frais de garderie en 2018, tel que précisé à l’Appendice A de la DSE 32)
• Le plafond du poste est de 4 308 $ (en fonction des frais de garderie en 2018, tel que précisé à l’Appendice A de la DSE 32)

Exemple 2 - Lorsque le montant réclamé dépasse le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2018, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

• Le nombre total de périodes en juin 2018 au poste est 42
• Le nombre de périodes utilisées est 16
• Le fonctionnaire paie des frais de garderie (hypothétiques) de 1 650 $ pour le mois de juin
• La part du fonctionnaire est 1 436 $ par mois pour les tout-petits
• Le plafond du poste est de 4 308 $

Portée

Introduction

Reconnaissant que la disponibilité des études en français lorsqu’on est en poste à l’extérieur du Canada est souvent limitée au programme national français et que ce programme est unique et exige la continuité tout au long de la scolarité d’un enfant afin de suivre des études en français à l’étranger, la présente directive a pour objet d’apporter une aide financière aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur pendant leur affectation au Canada, pour qu’ils puissent inscrire leurs enfants à charge dans un lycée au Canada.

Directive

33.1 Application

33.1.1 Les dispositions de la présente directive s’appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et qui :

1. ont choisi de scolariser leur enfant dans le programme national français;
2. ont démontré à l’administrateur général leur intention d’accepter une affectation à l’étranger au cours des années de scolarité primaire et secondaire de leur enfant; et
3. ont démontré à l’administrateur général leur intention d’inscrire leur enfant dans une école de langue française pendant leur affectation à l’étranger.

33.1.2 Sous réserve du paragraphe 33.1.1, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité, des manuels obligatoires et des fournitures scolaires, tel qu’il a été déterminé en vertu des définitions figurant dans les dispositions de la DSE 34 – Indemnités scolaires, engagés dans un lycée au Canada à l’égard d’enfants qui :

1. étaient inscrits dans le système des lycées français pendant l’affectation précédente du fonctionnaire à l’étranger;
2. débutent la maternelle dans le système des lycées français pendant l’affectation du fonctionnaire au Canada suivant une affectation à l’étranger; ou
3. sont inscrits dans un lycée au Canada avant l’offre d’une première affectation à l’étranger au fonctionnaire.

33.1.3 En ce qui a trait au paragraphe 33.1.2, l'enfant doit être admissible à une aide en conformité avec l’alinéa 34.1.1a) de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à savoir qu'il doit être âgé de trois ans et huit mois au 1^er septembre de l'année scolaire.

33.1.4 Seul un fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires peut présenter une demande en vertu de la présente directive. Les restrictions, telles qu’elles sont précisées à l’article 33.2, s’appliquent à l’enfant. Lorsqu’il est nécessaire de changer le fonctionnaire qui présente une demande en vertu de la présente directive, le temps accumulé pour l’application des limites est transféré à l’autre fonctionnaire et les dates limites continuent de s’appliquer à l’enfant.

33.2 Durée

33.2.1 Le paiement autorisé en vertu du paragraphe 33.1.2 doit normalement être limité à la période maximale de six ans qui suit immédiatement l’affectation au Canada du fonctionnaire de l’étranger ou la date à laquelle le fonctionnaire commence à occuper un emploi par rotation, selon l’éventualité la plus récente.

33.2.2 L’administrateur général pourra examiner, au cas par cas, la possibilité de faire une exception aux limites prévues au paragraphe 33.2.1 concernant une affectation au Canada en raison des nécessités du service ou des circonstances atténuantes hors du contrôle du fonctionnaire. Il pourra également exercer ce pouvoir discrétionnaire dans les cas où un fonctionnaire est affecté au Canada ou à l’étranger pendant l’année scolaire. Ce pouvoir discrétionnaire ne pourrait normalement être utilisé si l’enfant doit terminer sa scolarité au cours de ou à la fin de cette affectation supplémentaire.

33.2.3 Nonobstant les dispositions des paragraphes 33.2.1 et 33.2.2, le comité interministériel de coordination du service extérieur compétent peut examiner des demandes supplémentaires dans des circonstances exceptionnelles.

Portée

Introduction

La présente directive a pour but de fournir une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études élémentaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.

Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève de faire un an de maternelle, un an de jardin, huit ans d'études élémentaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21^e anniversaire de naissance.

Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23^e anniversaire de naissance d'un élève fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

Les montants maximaux pour les diverses dispositions relatives aux indemnités scolaires sont résumés à l'Appendice A de la présente directive.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1^er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1^er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.

Éducation spéciale (special education) s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.

Enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la maternelle au diplôme d’études secondaires, compte tenu :

1. de l'attrait qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire; et
2. des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.

Études postsecondaires (postsecondary education) s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada. 

Frais de scolarité (education expenses)

Frais de scolarité admissibles (admissible education expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève à charge. Celles-ci incluent :

1. les frais et les dépenses liés aux cours, leçons, services ou programmes ordinairement fournis gratuitement dans le cadre du programme d'enseignement régulier en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève, comme :
   1. les frais de scolarité;
   2. les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire;
   3. les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si le montant peut excéder le plafond établi;
   4. les frais d'inscription non remboursables à l’établissement que l’enfant/l’élève à charge fréquentera;
   5. les droits d'entrée;
   6. le prix des manuels obligatoires, y compris les droits de licence;
   7. le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :
      • Ottawa-Carleton District School Board
      • Ottawa Catholic School Board
      • Conseil des écoles catholiques du Centre-Est
      • Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario
   8. les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI) et le programme Advanced Placement (AP), qui dépassent la part du fonctionnaire, conformément à ce qui a été établi par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur approprié et tel qu’il est précisé à l’Appendice A de la présente directive et les droits pour les tests d’aptitude aux études lorsqu’ils sont exigés pour l’inscription à un établissement postsecondaire canadien;
   9. les frais de bibliothèque;
   10. les frais de laboratoire; et
   11. les frais d'utilisation d'ordinateurs;
2. les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
   1. les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques;
   2. les frais de non-résident;
   3. les frais de programme sportif;
   4. les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin;
   5. les frais de fondation d’école;
   6. les frais d'examen et de services médicaux;
   7. les frais liés à la sécurité des élèves et/ou de l'établissement, y compris la surveillance du déjeuner;
   8. les frais de cours, de leçons, de services et/ou de programmes obligatoires compris dans le curriculum régulier de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève;
   9. les excursions scolaires obligatoires lorsque les conditions énoncées au paragraphe 34.1.4 sont satisfaites;
   10. le service obligatoire de repas de midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents;
   11. une assurance responsabilité civile en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement; et
   12. les frais des tests préalables lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada;
3. les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour un voyage aller-retour chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'enfant/l'élève et l'établissement d'enseignement;
4. les frais et les dépenses pour :
   1. des cours ou programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et/ou de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si la déficience scolaire est attribuable au service extérieur et sans qu’il y ait faute ou choix de la part de l'élève et/ou du fonctionnaire;
   2. des cours et/ou des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;
   3. des leçons particulières dans des matières, sauf pour les élèves de la maternelle et du jardin, tel que précisé au paragraphe 34.2.4; et
   4. des leçons particulières en anglais ou en français, soit dans la langue qui n’est pas la langue d’enseignement de l’école, afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants fréquentant l'école au poste;
5. un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;
6. les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études élémentaires hors du poste parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors du poste;
7. les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives tels qu’il est précisé à l’article 34.6;
8. les frais de demande d'inscription à l'université et au collège ainsi que les frais d'équivalence de cours payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de 12 mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.

Frais de scolarité inadmissibles (inadmissible education expenses) s'entend :

1. des photographies de classe;
2. de l'équipement sportif;
3. des revues scolaires;
4. des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues;
5. des uniformes scolaires;
6. de l'argent de poche;
7. des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
8. des frais pour des leçons particulières, comme la musique et la danse; et
9. de l'achat ou de la location d'équipement informatique.

Indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration dans le niveau scolaire supérieur suivant dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.

Directive

34.1 Application

34.1.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin qu’un enfant/élève à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21^e anniversaire de naissance, ce qui correspond :

1. aux programmes facultatifs de maternelle/jardin offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1^er septembre de l'année scolaire ou au 1^er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;
2. aux programmes d'école élémentaire équivalant aux niveaux de la 1^re à la 8^e année en Ontario ou de la 1^re à la 6^e année au Québec, selon le cas; et
3. aux programmes d'école secondaire équivalant aux niveaux de la 9^e à la 12^e année en Ontario ou de Secondaire 1 au Secondaire 5 ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant.

34.1.2 Afin d'assurer l'équivalence de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.1.1b) et c) seront révisés annuellement, le 1^er septembre, et ajustés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.1.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire doit communiquer avec l'administrateur général par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et/ou qu'un enfant cesse de fréquenter une école pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général.

34.1.4 L’administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur approprié, peut autoriser une indemnité pour les excursions scolaires, lorsque :

1. l’excursion scolaire est une composante obligatoire du programme scolaire régulier et non une composante obligatoire d’un programme facultatif ou bonifié;
2. une option gratuite n’est pas disponible; et
3. la non-participation de l’enfant aurait une incidence importante sur la note de l’enfant ou entraînerait un échec de l’année tel qu’il est confirmé dans une lettre du directeur d’école.

34.1.5 Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, doit considérer si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant donné, l'administrateur général tient compte des conseils de l’agent supérieur à la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements au poste, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :

1. à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 des Droits à l'instruction dans la langue de la minorité prescrits par la Charte canadienne des droits et libertés ;
2. à l'enseignement dans un milieu sûr, sain et sécuritaire;
3. à un programme d’études raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;
4. à un milieu exempt de problèmes découlant de la ségrégation raciale ou de l'hostilité envers les étrangers;
5. à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
6. à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;
7. à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut au sein de la population étudiante de l’école; et
8. à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent.

34.1.6 Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation à l’étranger imminente, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.8 et des restrictions du paragraphe 34.10.1.

34.1.7 Le paragraphe 34.1.6 s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation à l’étranger.

34.1.8 Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire en affectation à l’étranger n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.2 Études élémentaires et secondaires au poste

34.2.1 Lorsqu'un enfant à charge fait des études élémentaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible au poste du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.

34.2.2 Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, les plafonds autorisés à l'égard du poste pour le coût des frais de scolarité admissibles dans les écoles représentatives pour chaque poste, quand les écoles gratuites ne sont pas compatibles. Les écoles représentatives sont choisies à partir de la liste des écoles compatibles recommandées par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que les écoles ont été approuvées comme des écoles représentatives pour les postes, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quelle école figurant sur la liste des écoles compatibles du poste, jusqu'à concurrence du plafond établi pour les écoles représentatives.

34.2.3 L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond du poste, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.

34.2.4 L’administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur approprié, établir une indemnité scolaire, à titre individuel, pour des leçons particulières dans certaines matières, sauf en maternelle et en jardin si, à la suite d’une réinstallation, ou lorsque l’administrateur général est convaincu qu’un changement d’école était nécessaire parce que l’école précédente ne constituait plus un milieu sécuritaire, conformément à ce qui est décrit au paragraphe 34.1.5 pour un enfant particulier en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire et de la personne à charge, les conditions suivantes sont satisfaites :

1. le niveau de scolarité de l’enfant/de l’élève est inférieur au niveau de la classe ou de son niveau à l’établissement qu’il ou elle fréquente en raison d’un changement d’école, de programme et/ou de culture; et
2. une autorité compétente en matière d’éducation recommande des leçons particulières afin d’assurer la compatibilité de l’éducation.

34.2.5 Les leçons particulières dans des matières ne sont pas admises si la déficience académique n’est pas attribuable à la réinstallation, reconnaisant que les parents seraient responsables des leçons particulières pour leur enfant/élève au Canada, lorsqu’il y a une déficience académique.

34.2.6 L'administrateur général peut établir, à titre individuel, une indemnité scolaire si l'établissement représentative n'est pas compatible pour un enfant donné, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans le cas des postes où il ne convient pas d'appliquer le plafond autorisé à l'égard de ce poste dans le cas de cet enfant ou pour lesquelles ce plafond n'a pas été établi parce que l'établissement représentative n'exige pas de frais.

34.2.7 Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera ses études à domicile au poste, le fonctionnaire doit en informer l’administrateur général annuellement. Une indemnité scolaire ne sera pas approuvée pour l’enseignement à domicile. Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera des études à domicile et qu’il choisit ensuite d’inscrire l’enfant à une école à un poste au cours de la même année scolaire ou l’année scolaire suivante ou au Canada à son retour, et lorsque le niveau scolaire de l’enfant est inférieur à celui de la classe ou du niveau de la classe, forme ou niveau scolaire, une indemnité pour des leçons particulières ne sera pas autorisée.

34.3 Études élémentaires au Canada

34.3.1 Sous réserve des paragraphes 34.1.8, 34.4.2, 34.4.4, 34.4.5, 34.4.6 et 34.4.7, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études élémentaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible au poste pour un enfant donné ou que les conditions de vie au poste sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit inclure :

1. les frais de non-résident pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et de pension calculés conformément au paragraphe 34.4.5; ou
2. les frais de scolarité admissibles dans un pensionnat tel que déterminés conformément au paragraphe 34.4.2 lorsque les arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris.

34.3.2 Au moment de l'affectation à un poste à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études élémentaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible au poste pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément au paragraphe 34.3.1 lorsque :

1. l'enfant fréquente un établissement d'enseignement élémentaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études élémentaires; et
2. l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.

34.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire engage des frais pour les primes de régime provincial d’assurance-santé au nom d’une personne à charge ou de personnes à charge qui résident au Canada, les dispositions de l’article 18.9 de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille peuvent s’appliquer.

34.4 Études secondaires au Canada

34.4.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit inclure :

1. les frais de non-résident dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article; ou
2. les frais de scolarité admissibles tel que déterminés conformément à cet article pour des études dans un pensionnat, quand des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris; et
3. les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement et que l’établissement ne loge pas les élèves sept jours sur sept.

34.4.2 L'indemnité scolaire maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1b) et 34.4.1b) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, pour refléter les frais de scolarité admissibles réels exigés par Ashbury College à Ottawa.

34.4.3 Dans l'éventualité où Ashbury College cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des DSE du CNM.

34.4.4 Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et/ou de transport local (collecte et livraison) des effets personnels de l'élève lorsqu'il peut être démontré que :

1. aucune autre option n'est disponible ni pratique;
2. il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, lorsqu’aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique; ou
3. la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'élève.

34.4.5 L'indemnité maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1a) et 34.4.1a) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un élève interne et un élève externe à l’Ashbury College, déduction faite de tous les frais supplémentaires.

34.4.6 L'indemnité maximale payable en vertu de l'alinéa 34.4.1c) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, et ne doit pas dépasser l’indemnité maximale payable en vertu du paragraphe 34.4.5.

34.4.7 Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un lycée au Canada, le fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence du montant fixé à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

34.4.8 Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence du montant fixé à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

34.4.9 Lorsqu’un fonctionnaire engage des dépenses pour des primes de régime provincial d’assurance-santé au nom de personnes à charge résidant au Canada, les dispositions de la l’article 18.9 de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille peuvent s’appliquer.

34.5 Études secondaires hors du poste mais pas au Canada

34.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire le plus près du poste du fonctionnaire qui offre le programme d'enseignement canadien et qui est inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne peut excéder le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.4.

34.5.2 Lorsqu'il n'existe pas au poste d'établissement d'enseignement compatible ou disponible et que l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents doivent être communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable. Cette aide peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études au niveau élémentaire.

34.5.3 Lorsqu’une demande d’indemnité pour une excursion scolaire n’a pas été autorisée en vertu du paragraphe 34.1.4, et lorsqu’une indemnité est autorisée en vertu du paragraphe 50.1.1, les frais engagés pour les déplacements depuis l’établissement d’enseignement, y compris les frais d’une excursion scolaire, peuvent être utilisés pour certifier l’utilisation de prestations en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

34.6 Aide au logement postsecondaire

34.6.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un élève à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :

1. d'un logement pour toute l'année scolaire, qui comprend le temps requis pour s'inscrire au début de la session et pour faire ses bagages à la fin de la session, lorsque l'élève à charge fréquente à temps plein, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général dans la ville du bureau principal du fonctionnaire ou dans son dernier lieu de travail au Canada avant l’affectation à l’étranger; ou
2. d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'un poste à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un élève à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au poste de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire; et
3. des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'élève à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.6.2 Aux fins des alinéas 34.6.1a) et b), l'indemnité ne peut excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1^er septembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'élève à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel.

34.6.3 Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidents, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.

34.6.4 Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci au poste ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.

34.6.5 Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas lorsque l’élève à charge réside à la résidence principale du fonctionnaire ou dans une propriété du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait.

34.7 Dépôt remboursable/avance comptable

34.7.1 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent un dépôt remboursable à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable pour les frais de scolarité admissibles, égale au dépôt dont il doit rendre compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.

34.8 Réinstallation pendant l'année scolaire

34.8.1 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé pendant une année scolaire d'un poste à un autre poste à l’étranger ou d'un poste à un lieu de travail au Canada, et que :

1. l'enfant/l’élève à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, doit autoriser le paiement d’indemnité pour les frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;
2. l'enfant/l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors du poste du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire; ou
3. lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.

34.9 Indemnité d'éducation spéciale

34.9.1 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité d’éducation spéciale à titre individuel pour un enfant/élève à charge ayant des besoins scolaires spéciaux démontrés en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l’Éducation de l’Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario.

34.9.2 L’indemnité doit être établie en fonction des frais engagés, conformément au paragraphe 34.9.1 et peut comprendre des frais tels que les frais horaires facturés par un aide-enseignant ou un assistant d’enseignant qui est normalement présent en classe, un programme de soutien ou la pension et le logement.

34.9.3 La responsabilité revient au fonctionnaire de produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents.

34.10 Indemnité pour les besoins spéciaux

34.10.1 Il est reconnu qu’un fonctionnaire peut devenir inadmissible à recevoir ou à continuer de recevoir une aide dans le cadre des programmes fournis par le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires de l’Ontario, ou l’équivalent dans d’autres provinces ou territoires, pour les personnes à charge ayant des besoins spéciaux en raison d’une affectation à l’étranger.

34.10.2 Nonobstant le fait que les programmes ne soient pas offerts dans un milieu scolaire, l’administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser une indemnité, sur une base individuelle, afin de répondre aux besoins spéciaux avérés.

34.10.3 Le fonctionnaire doit fournir des documents qui démontrent son admissibilité aux programmes offerts par le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires de l’Ontario, ou l’équivalent dans la province ou le territoire de résidence où il résidait immédiatement avant son affectation à l’étranger, qui a cessé ou a été annulée en raison de l’affectation à l’étranger.

34.11 Pouvoir discrétionnaire de l’administrateur général

34.11.1 Sous réserve de l'alinéa 34.6.1b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.6 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année scolaire au cours de laquelle l'élève à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé qu’en vertu de l'alinéa 34.6.1a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.

34.11.2 L'article 34.8 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, lorsque :

1. un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes; ou
2. l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève à charge devient incompatible.

En vigueur : le 1^er août 2024

Le tableau ci-dessous indique les taux d’indemnités maximaux en dollars canadiens qui peuvent être autorisés conformément à la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire 2024‑2025.

Portée

Introduction

La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de voyages d'un élève à charge lorsque ni la DSE 15 – Réinstallation ni la DSE 51 – Réunion de famille s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de voyages habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève à charge à un établissement scolaire approuvé.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

35.1 Application

35.1.1 L'indemnité pour les frais de voyages payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction du moyen de transport que l'administrateur général estime le plus approprié.

35.1.2 La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là.

35.2 Niveaux élémentaires et secondaires

35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de voyages engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de l’article 34.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires. Le paiement d’une indemnité pour les frais réels et raisonnables de voyages peut être approuvé :

1. du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou
2. du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation; ou
3. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au poste mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
4. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou
5. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.

35.2.2 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, l'indemnité pour les frais de voyages autorisés, se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.2.3 Lorsqu'une indemnité pour les frais de voyages a été autorisée en vertu du paragraphe 35.2.1 ou 35.2.2, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de voyages réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.

35.3 Niveau postsecondaire

35.3.1 Lorsqu'une aide au logement postsecondaire est ou sera payée en vertu de l’article 34.6 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de voyages engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge :

1. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'élève a résidé avec le fonctionnaire;
2. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
3. d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
4. du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
5. d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.4 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.3.2 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire est dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité pour les frais de voyages autorisés pour l’étudiant à charge se composera des frais de voyages entre le poste et le lieu de l’étudiant à charge tel que précisé au paragraphe 35.3.1 et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada.

35.3.3 Lorsque l’indemnité pour l’aide au logement postsecondaire ne sera pas versée conformément à l’article 34.6 de la DSE 34 – Indemnités scolaires puisque l’établissement d’enseignement postsecondaire n’est pas dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité de déplacement se composera des frais de voyages entre le lieu de l’étudiant à charge tel que précisé au paragraphe 35.3.1 et le lieu de l'établissement d'enseignement postsecondaire moins la part du fonctionnaire qui sera basée sur les frais de voyages entre la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada et l’emplacement de l’établissement d’enseignement postsecondaire.

35.4 Déplacement d’un accompagnateur

35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'élève du poste à son école, au début de la première année scolaire pendant laquelle l’élève sera éduqué à l’extérieur du poste quand :

1. une indemnité scolaire est autorisée pour un élève à l'école élémentaire ou secondaire en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires; ou
2. un élève termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qu’il a moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), il peut à nouveau être autorisé en vertu de l'alinéa 35.4.1b), le cas échéant.

35.4.3 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada au niveau élémentaire ou secondaire, l'indemnité pour les frais de voyages autorisée pour le parent au poste se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.4.4 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire est dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité pour les frais de voyages autorisée pour le parent au poste se composera des frais de voyages entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada.

35.4.5 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire n’est pas dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité de déplacement se composera des frais de voyages entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire, moins la part du fonctionnaire qui sera basée sur les frais de voyages entre la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada et l’emplacement de l’établissement d’enseignement postsecondaire.

35.4.6 Les frais de voyages aller-retour du parent au poste ne sont pas autorisés lorsque le tuteur légal de l'élève à charge réside au Canada, sous réserve des dispositions du paragraphe 18.7.2 de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille.

35.4.7 Lorsque l’administrateur général est convaincu que les nécessités du service ou d’autres circonstances empêchent le parent d’accompagner l’élève du poste à l’école de l’élève, les frais de voyages de retour du parent peuvent être autorisés, sous réserve des paragraphes 35.4.1, 35.4.2, 35.4.3, 35.4.4, 35.4.5 et 35.4.6, à condition que le déplacement ait lieu dans les cinq jours civils suivant la date de départ de l’élève du poste.

35.5 Expédition des effets personnels

35.5.1 Lorsqu’une indemnité pour les frais de voyages est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève à charge à condition que :

1. le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour une personne à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice B de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement; et
2. les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.

35.5.2 Lorsque des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids conformément au paragraphe 35.5.1, les détails doivent être communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Portée

Introduction

L’employeur veut s’assurer, au moyen de services médicaux préventifs, que la bonne santé de ses fonctionnaires et des personnes à leur charge dans les postes à l’extérieur du Canada est maintenue et qu’il n’est pas nécessaire de mettre fin à une période de service à l’étranger à cause d’une maladie prévisible ou évitable du fonctionnaire ou d’une personne à charge. Santé Canada s’est vu déléguer le pouvoir de modifier l’Appendice A - Liste des postes insalubres de la présente directive, au besoin.

Directive

38.1 Application

38.1.1 Un fonctionnaire et chacune des personnes à charge doivent avoir le droit, ou peuvent être tenus par l’employeur, de subir des radiographies pulmonaires, des examens médicaux et des examens spéciaux ou de laboratoire, et de se faire immuniser, au besoin, à l’endroit le plus proche offrant des services convenables, selon l’avis du fournisseur de services de soins de santé, tel qu’il est défini par la DSE 2 – Définitions, et les résultats de ces examens doivent être transmis au fournisseur de services de soins de santé si le fonctionnaire et/ou la personne à sa charge :

1. habitent à un poste qui figure à l’Appendice A de la présente directive; ou
2. fréquentent à plein temps un établissement d’enseignement hors du poste et dont des dépenses sont payées en vertu de la DSE 51 – Réunion de famille.

38.2 Examens médicaux préventifs

38.2.1 Les examens médicaux mentionnés à l’article 38.1 et, le cas échéant, l’hospitalisation connexe, doivent se faire de la manière prescrite par Santé Canada, sans frais pour le fonctionnaire, dans une installation du gouvernement du Canada ou dans une installation médicale privée, lorsque l’administrateur général en a donné l’autorisation en raison de circonstances spéciales ou de l’absence d’installation du gouvernement canadien.

38.2.2 Dans le cas des examens médicaux prévus aux articles 38.1 et 38.3, l’administrateur général autorise :

1. le paiement des frais médicaux réels et raisonnables; et
2. le paiement des frais de voyages, s’il y a lieu.

38.2.3 Une évaluation de l’aptitude au travail préparée par le fournisseur de services médicaux doit être soumise à l’administrateur général à l’égard de tout examen médical effectué en vertu de l’article 38.1. À la demande du fonctionnaire, l’employeur doit lui permettre accès à cette évaluation.

38.3 Avis médical indépendant

38.3.1 Chaque fois qu’un enjeu médical est en cause, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit au fournisseur de services de soins de santé. Une autre évaluation de l’aptitude au travail sera présentée de nouveau à l’administrateur général, en tenant compte de l’avis médical du médecin du fonctionnaire.

38.3.2 Au nom de l’employeur, un avis médical écrit indépendant, qui sera pris en compte dans l’évaluation de l’aptitude au travail, peut être demandé :

1. par l’administrateur général lorsque l’administrateur général n’est pas satisfait de l’évaluation de l’aptitude au travail fournie conformément au paragraphe 38.2.3 et lorsqu’un deuxième avis médical n’a pas été fourni en vertu du paragraphe 38.3.1; ou
2. par le fournisseur de services de soins de santé lorsqu’il décide qu’il y a un écart important entre les avis médicaux écrits présentés conformément aux paragraphes 38.2.3 et 38.3.1.

38.3.3 Lorsqu’il prend la décision concernant l’affectation du fonctionnaire, l’administrateur général doit tenir compte des évaluations d’aptitude au travail présentées conformément aux paragraphes 38.2.3, 38.3.1 et 38.3.2.

38.3.4 Lorsque, avant pris en considération les évaluations d’aptitude au travail qui lui ont été présentées, l’administrateur général décide qu’il est impossible d’affecter un fonctionnaire ou de maintenir son affectation à l’étranger, il doit l’en informer.

38.4 Frais médicaux préventifs

38.4.1 L’administrateur général peut approuver le paiement des frais nécessaires d’immunisation d’un fonctionnaire et des personnes à charge contre une maladie contagieuse, pourvu que :

1. Santé Canada recommande l’immunisation; et
2. ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.4.2 L’administrateur général peut approuver le paiement des frais assumés par un fonctionnaire qui a recours à de la médication préventive, pourvu qu’une autorité médicale compétente et reconnue par le fournisseur de services de soins de santé ait prescrit ces médicaments.

38.4.3 Lorsque l’administrateur général détermine que l’aide de domestiques est nécessaire pour des raisons de sécurité, l’administrateur général peut approuver le paiement des frais d’un examen médical, de tests de laboratoire et de radiographies pulmonaires ainsi que les frais d’immunisation de l’aide domestique contre une maladie contagieuse avant son embauche et à titre annuel par la suite, pourvu que :

1. l’aide domestique soit régulièrement en contact avec le fonctionnaire ou une personne à sa charge; et
2. ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.5 Congé payé et heures supplémentaires

38.5.1 Lorsque l’examen médical autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, le fonctionnaire doit être considéré comme étant de service pendant le temps nécessaire à l’examen.

38.5.2 Lorsqu’un fonctionnaire doit subir un examen médical autorisé en vertu de la présente directive et qu’il est impossible de procéder à un tel examen durant les heures normales de travail, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire une rémunération en temps supplémentaire, comme le stipule la convention collective pertinente, pour la durée de l’examen.

38.6 Régimes d’assurances

38.6.1 Les frais assumés par le fonctionnaire conformément à l’article 38.1 et aux paragraphes 38.3.1, 38.3.2, 38.4.1 et 38.4.2 ne doivent pas être imputés à son régime d’assurance-maladie et d’assurance-hospitalisation.

38.7 Postes insalubres

38.7.1 Aux fins de la présente directive, les postes énumérées dans l’Appendice A sont classées comme insalubres sur le conseil de Santé Canada.

38.7.2 Un poste insalubre est un poste où le personnel est exposé à des maladies ou à des affections d’une nature qu’il ne développerait pas ou qu’il serait peu probable de développer au Canada.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Abidjan, Côte-d'Ivoire
Abuja, Nigéria
Accra, Ghana
Addis-Abeba, Éthiopie
Alger, Algérie
Amman, Jordanie
Ankara, Turquie
Bagdad, Irak
Bamako, Mali
Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam
Bangalore, Inde
Bangkok, Thaïlande
Beijing, Chine
Belgrade, Serbie
Beyrouth, Liban
Bogotá, Colombie
Brasilia, Brésil
Bridgetown, Barbade
Bucarest, Roumanie
Buenos Aires, Argentine
Caracas, Venezuela
Chandigarh, Inde
Chennai, Inde
Chongqing, Chine
Colombo, Sri Lanka
Cotonou, Bénin
Dacca, Bangladesh
Dakar, Sénégal
Damas, Syrie
Dar es Salaam, Tanzanie
Djouba, Soudan
Doha, Qatar
Erbil, Irak
Georgetown, Guyana
Guadalajara, Mexique
Guangzhou, Chine
Guatemala, Guatemala
Hanoï, Vietnam
Harare, Zimbabwe
Hô Chi Minh-Ville, Vietnam
Hong Kong, Chine
Islamabad, Pakistan
Istanbul, Turquie
Jakarta, Indonésie
Johannesburg, Afrique du Sud
Kaboul, Afghanistan
Kampala, Ouganda
Kandahar, Afghanistan
Katmandou, Népal
Khartoum, Soudan
Kigali, Rwanda
Kingston, Jamaïque
Kinshasa, République démocratique du Congo
Koweït, Koweït
Kuala Lumpur, Malaisie
Kyiv, Ukraine
La Havane, Cuba
La Paz, Bolivie
Lagos, Nigéria
Le Caire, Égypte
Lima, Pérou
Lusaka, Zambie
Managua, Nicaragua
Manille, Philippines
Maputo, Mozambique
Mexico, Mexique
Monterrey, Mexique
Moscou, Russie
Mumbai, Inde
Nairobi, Kenya
New Delhi, Inde
Niamey, Niger
Nur-Sultan, Kazakhstan (anciennement Astana)
Ouagadougou, Burkina Faso
Oulan-Bator, Mongolie
Phnom Penh, Cambodge
Port-au-Prince, Haïti
Port of Spain, Trinité-et-Tobago
Pretoria, Afrique du Sud
Quetta, Pakistan
Quito, Équateur
Rabat, Maroc
Ramallah, Cisjordanie
Recife, Brésil
Rio de Janeiro, Brésil
Riyad, Arabie Saoudite
Saint-Domingue, République dominicaine
San José, Costa Rica
San Salvador, Salvador
Santiago, Chili
São Paulo, Brésil
Séoul, Corée du Sud
Shanghai, Chine
Taipei, Taïwan
Tartu, Estonie
Tegucigalpa, Honduras
Téhéran, Iran
Tel Aviv, Israël
Tripoli, Libye
Tunis, Tunisie
Vientiane, Laos
Wellington, Inde
Yangon, Myanmar
Yaoundé, Cameroun

Notes :

1. Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées à la présente annexe ne constituent pas une modification des conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
2. Santé Canada est autorisé à modifier cet appendice au besoin.

Portée

Introduction

La présente directive prévoit le versement d’une aide financière aux fonctionnaires qui doivent assumer à l’extérieur du Canada des frais de soins de santé supérieurs au plafond prévu par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RDSFP), sous réserve de certaines conditions énoncées dans la directive.

Définitions

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

Personne à charge (dependant) désigne toute personne à charge ou tout étudiant à charge, tel que défini respectivement dans la DSE 2 – Définitions, qui réside avec le fonctionnaire au poste ou qui fréquente à temps plein un établissement d'enseignement à l'extérieur du Canada.

Directive

39.1 Application

39.1.1 Sous réserve des dispositions de l’article 39.2, lorsque des dépenses ont été engagées pour des soins de santé, des médicaments ou des traitements dentaires à l’égard d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge qui sont en sus des dépenses admissibles prévues par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, l’administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire du montant excédentaire, pourvu que :

1. le fonctionnaire paie la quote-part déductible en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique ou la quote-part qui aurait été applicable pour l’assurance dans le cadre de ces plans;
2. que le fonctionnaire paie la coassurance applicable en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou le montant de la coassurance qui s’appliquerait en vertu de ces régimes;
3. les dépenses en cause ont été engagées à la suite d’une consultation avec un médecin ou un dentiste acceptable par le fournisseur de services médicaux; et
4. le fonctionnaire présente une demande de règlement en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique dans les délais prévus par ces régimes.

39.1.2 Lorsque le médecin traitant certifie qu’aucun psychiatre n’est disponible au poste et recommande donc de suivre un traitement offert par un psychologue, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des honoraires du psychologue dont le montant pourrait dépasser le montant maximal remboursable en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

39.1.3 Les soins de santé visés par la présente directive peuvent comprendre des soins paramédicaux et les services de spécialistes médicaux et dentaires, à condition que ces services aient été recommandés après consultation d’un médecin ou d’un dentiste acceptable par le fournisseur de services médicaux.

39.1.4 Le montant payable en vertu de l’article 39.1 ne peut excéder le montant que le fonctionnaire est admissible à recevoir en tant que participant à un autre régime d’assurance-maladie, comme les dépenses engagées à l’extérieur du Canada tout en étant couvertes par un régime d’assurance-maladie provincial.

39.1.5 Chaque mission dresse une liste des praticiens ou des dentistes locaux qualifiés que le personnel du poste peut consulter. Cette liste devrait comprendre des spécialistes en médecine interne, des obstétriciens, des pédiatres et des omnipraticiens ainsi que des dentistes et des spécialistes en soins dentaires.

39.1.6 Lorsqu’un médecin de Santé Canada certifie, conformément à la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, que le traitement administré est conforme au traitement qui aurait été administré au sein d’un hôpital situé en Ontario, l’administrateur général peut autoriser une demande de remboursement qui a été rejetée par le Régime de soins de santé de la fonction publique au motif que les services n’avaient pas été fournis dans un hôpital. Les services d’une sage‑femme et de services d’anesthésie pour lesquels l’administrateur général peut autoriser une demande de remboursement qui a été rejetée par le Régime de soins de santé de la fonction publique sans la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur font exception à cette règle.

39.1.7 Lors d'une demande de remboursement pour des frais d'hospitalisation excédentaires, un ajustement sera effectué si un fonctionnaire dispose d'une couverture inférieure à la protection maximale. Par exemple, si un fonctionnaire engage des frais excédentaires de 200 $ par jour pour une chambre semi-privée et bénéficie d'une couverture de Niveau I offrant une prestation de 60 $ par jour, au lieu d'une couverture de Niveau III offrant une prestation de 220 $ par jour, la réclamation sera réduite de la différence entre la couverture de Niveau III et celle de Niveau I, soit 160 $. Le fonctionnaire recevra donc un montant ajusté de 200 $ moins 160 $, soit 40 $.

39.1.8 Lorsque les frais dentaires admissibles en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, engagés à l'extérieur du Canada, sont plus élevés que les frais pour le même service établis dans le guide des tarifs de l'Ontario utilisé par le Régime de soins dentaires de la fonction publiques, et que les fonctionnaires doivent ainsi payer une quote-part plus élevée, telle que définie dans le Régime de soins dentaires de la fonction publique, les fonctionnaires peuvent soumettre une demande de remboursement en vertu de la présente directive pour la portion de la quote-part qui dépasse le montant qu'ils auraient dû payer si le traitement avait eu lieu en Ontario. Par exemple, en supposant que la franchise ait été payée et que le remboursement en vertu du Régime soit de 50 %, si, selon le guide des tarifs de l’Ontario, les frais admissibles pour un service sont de 400 $ (avec une contribution du fonctionnaire de 200 $) et que, à l'extérieur du Canada, les frais admissibles pour le même service s’élèvent à 600 $ (avec une contribution du  fonctionnaire de 300 $ pour la quote-part), alors le coût pour le fonctionnaire est supérieur de 100 $ à ce qu'il aurait été si le service avait été rendu en Ontario. Le fonctionnaire pourrait alors réclamer 100 $ en vertu du présent sous-alinéa. Cela placerait le fonctionnaire à l'extérieur du Canada dans la même situation qu’un fonctionnaire en Ontario. Le montant de 100 $, qui dépasse les frais admissibles en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, pourrait être pris en considération en vertu du paragraphe 39.1.1.

39.1.9 Lorsque la demande est refusée en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce qu’elle se rapporte à un traitement pour lequel une demande de règlement a déjà été présentée, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n’est pas expiré, l’administrateur général peut autoriser le remboursement de tout montant recommandé par l’administrateur du régime qui, autrement, aurait été remboursable en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) au titre d’une première demande ainsi que des frais de soins dentaires excédentaires déterminés par l’administrateur du régime et payables en vertu de la présente directive. La présente disposition a pour but de compenser les coûts supplémentaires qu’a entraînés la mauvaise qualité du premier traitement ou l’incompétence du professionnel, lorsque le fonctionnaire ne se trouve plus à l’endroit où il a reçu le premier traitement ou, selon la mission, s’il ne peut obtenir réparation du professionnel initial.

39.1.10 Lorsqu’une demande de vaccination qui serait fournie gratuitement en Ontario est remboursée par le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et qu’une coassurance pour la vaccination est facturée au fonctionnaire, le montant de la coassurance peut être remboursé en vertu des dispositions de la présente directive.

39.2 Dépenses imputables aux conditions au poste

39.2.1 Les frais de soins de santé engagés au poste à l’égard d’une personne à charge sont payables conformément au paragraphe 39.2.2, s’ils sont engagés en raison :

1. d’une maladie attribuable aux conditions dans un lieu où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge demeure ou a demeuré, maladie d’un type dont l’incidence est plus marquée qu’au Canada, tel qu’il est déterminé par le fournisseur de services médicaux; ou
2. d’une blessure résultant d’un événement survenu à l’endroit où ce fonctionnaire ou la personne à charge demeure ou a demeuré et qui n’aurait pas été subie normalement au Canada, ou qui crée une situation qui ne se serait normalement pas produite au Canada, tel qu’il est déterminé par le fournisseur de services médicaux.

39.2.2 L’administrateur général doit inclure le paiement, lors du calcul du remboursement à la suite d’une maladie ou blessure, en vertu de l’article 39.1, de :

1. la franchise découlant de la différence entre la protection d’une personne seule et la protection familiale prévue par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, selon le cas; et
2. du montant réel de la coassurance que le fonctionnaire doit assumer en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique.

39.2.3 Au moment d’examiner les demandes de remboursement présentées en vertu du paragraphe 39.2.1, l’administrateur général doit demander l’avis de Santé Canada et tenir compte de cet avis afin de confirmer que la maladie ou la blessure est attribuable aux conditions existant au poste.

39.2.4 Lorsque l'assurance médicale, hospitalière ou dentaire d'un fonctionnaire, dans le cadre de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique, est épuisée en raison de dépenses engagées à la suite d'une maladie ou d'une blessure décrite au paragraphe 39.2.1, l'administrateur général doit autoriser le paiement des montants qui auraient été couverts par ces régimes jusqu'à ce que la couverture normale du fonctionnaire soit rétablie.

Portée

Introduction

La présente directive a pour but de fournir une aide financière aux fonctionnaires qui engagent des frais au titre des primes payables à un régime provincial d’assurance-santé au nom d’une ou de plusieurs personnes à charge et que ces frais excèdent le montant des primes de la couverture familiale sous la Protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique qui auraient par ailleurs été payables si la ou les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire au poste.

Directive

40.1 Application

40.1.1 Lorsque le fonctionnaire est tenu de payer des primes à un régime provincial d’assurance-santé au nom d’une ou de plusieurs personnes à charge qui habitent au Canada, et que ces primes sont supérieures au montant des primes de la couverture familiale sous la Protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique que le fonctionnaire aurait par ailleurs été obligé de payer si les personnes à charge l’avaient accompagné au poste, l’administrateur général autorisera une indemnité au titre de l’excédent à l’égard de la personne ou des personnes à charge qui n’habitent avec le fonctionnaire au poste :

1. pour lesquelles il reçoit une aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille; ou
2. pour lesquelles il reçoit des indemnités scolaires et/ou une indemnité de logement, en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, si ces personnes à charge fréquentent une école élémentaire ou secondaire ou un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada; ou
3. âgées de moins de 21 ans qui reçoivent des soins ou font un stage d’éducation dans un établissement au Canada en raison d’une déficience intellectuelle ou physique.

40.1.2 Dans les cas où un époux ou un conjoint de fait choisit de demeurer au Canada pour des raisons personnelles autres que celles figurants à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et qu’il est assuré avec les autres personnes à charge, le coût d’une couverture individuelle est attribué à l’époux ou au conjoint de fait et seul le solde de la prime payée dans les faits donne droit à un remboursement.

40.1.3 Sur réception de l’indemnité, le fonctionnaire doit certifier que le montant sera utilisé aux fins prévues et que toute modification des coûts sera signalée à l’administrateur des DSE.

40.1.4 Les fonctionnaires devront soumettre tous les documents exigés par l’administrateur général pour démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

Portée

Introduction

À divers endroits à l’étranger, les normes de soins médicaux ainsi que l’étendue des installations ou des services spécialisés sont inadéquates comparativement à celles du Canada. De plus, à certains endroits, bien que des soins de santé ou des installations adéquates soient disponibles, les coûts des traitements sont excessifs. Cette directive vise à faire en sorte qu’un fonctionnaire et/ou une personne à charge nécessitant des soins de santé pour une affection médicale aiguë, une urgence médicale ou un accouchement ait accès à des installations ou services de soins de santé convenables, et ce, à un coût rentable, tel que déterminé par l’administrateur général. Lorsque le fonctionnaire et/ou une personne à charge a voyagé à l’extérieur du poste en vertu des dispositions de cette directive et que la gravité de la situation médicale entraîne la fin de l’affectation, ou que l’affectation prend fin pendant le déplacement pour soins de santé, les dispositions de la DSE 15 – Réinstallation peuvent s’appliquer, en tenant compte du fait que le fonctionnaire et/ou la personne à charge peut ne pas retourner au poste.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Condition médicale aiguë (Acute medical condition) s’entend d’une maladie ou une blessure à apparition rapide et soudaine nécessitant un traitement rapide. Elle est à l’opposée d'une condition médicale chronique.

Condition médicale chronique (Chronic medical condition) s’entend d’une condition médicale de longue durée qui peut nécessiter un traitement médical continu. Elle est à l’opposée d'une condition médicale aiguë.

Condition médicale urgente (Emergency medical condition) s’entend d’une condition médicale pour laquelle l'absence de soins de santé immédiats est susceptible d’avoir un impact sur la santé ou le bien-être du fonctionnaire et/ou des personnes à charge.

Examen médical de routine (Routine medical examination) s’entend d’un examen médical effectué à des intervalles préétablis, non lié à une modification de l’état de santé du fonctionnaire et/ou des personnes à charge ou à une condition médicale nouvelle ou évolutive qui n’est pas de nature urgente et qui peut être évaluée dans un centre médical canadien ou équivalent lors d’un voyage planifié depuis le poste. Par exemple, un examen médical annuel ou un suivi pour une condition médicale, y compris une condition médicale chronique, réalisé par tout type de fournisseur de soins de santé.

Personne à charge (dependant) s’entend de toute personne à charge ou tout étudiant à charge, tel que défini respectivement dans la DSE 2 – Définitions, qui réside avec le fonctionnaire au poste ou qui fréquente à temps plein un établissement d'enseignement à l'extérieur du Canada.

Traitement/intervention médical facultatif (Elective medical treatment/procedure) s’entend d’une investigation ou un traitement d’une condition médicale qui n’est pas de nature urgente et pour lequel la prestation normale des soins peut être planifiée sans impact attendu sur la santé ou le bien-être général du fonctionnaire et/ou des personnes à charge.

Directive

41.1 Application

41.1.1 Cette directive s'applique au fonctionnaire et/ou aux personnes à charge, telles que définies dans cette directive, qui nécessitent un déplacement pour soins de santé, lorsque l'administrateur général détermine que des soins de santé sont nécessaires pour une condition médicale aiguë, une condition médicale urgente ou pour un accouchement; et

1. des installations ou services de santé ne sont pas disponibles localement; ou
2. les coûts des traitements locaux sont excessifs.

41.1.2 La présente directive ne vise pas à faciliter les examens médicaux de routine, les rendez-vous ou les traitements, y compris les traitements de conditions médicales chroniques ou les traitements/processus médicaux facultatifs. Il incombe aux fonctionnaires et/ou aux personnes à leur charge de prendre des rendez-vous pendant des déplacements prévus à l’extérieur du poste s’ils n’ont pas accès à des installations ou soins médicaux convenables localement

41.1.3 Les installations ou les services de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure les soins dentaires, uniquement pour les postes énumérées à l’Appendice A de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires, et les soins paramédicaux raisonnables.

41.1.4 Au moment de déterminer si un déplacement pour soins de santé est nécessaire, sous réserve du paragraphe 41.1.1, l’administrateur général demandera conseil à un médecin autorisé comme spécifié au paragraphe 39.1.5 de la DSE 39 – Frais de soins de santé, au fournisseur de soins médicaux tel que défini dans la DSE 2 – Définitions ou à un praticien qualifié, s’il y a lieu.

41.1.5 Au moment de déterminer si les installations ou les services de santé sont convenables, l’administrateur général doit tenir compte de la comparabilité avec les normes de soins de santé et de la portée des installations ou des services spécialisés au Canada, de la compétence professionnelle des praticiens médicaux, de la qualité des soins postopératoires, des facteurs culturels, sociaux et politiques, ainsi que de l’efficacité économique.

41.1.6 Sous réserve des paragraphes 41.1.4 et 41.1.5, lorsque l’administrateur général approuve un déplacement pour soins de santé, il doit autoriser un déplacement vers l’emplacement convenable le plus proche, un autre emplacement convenable ou le Canada, en fonction des circonstances spécifiques du cas et de l’efficacité économique, et il doit approuver les dépenses décrites dans cette directive pour :

1. un fonctionnaire ou une personne à sa charge nécessitant un déplacement pour des soins de santé; et
2. un jeune enfant qui est obligé d’accompagner le parent nécessitant un déplacement pour soins de santé et/ou un autre enfant, sous réserve du paragraphe 41.7.1 – Pouvoir discrétionnaire de la direction; et
3. une personne accompagnante lorsque la nécessité est certifiée par un praticien médical qualifié.

41.1.7 Sous réserve de l’alinéa 41.1.6b), lorsqu’il s’agit de déterminer si les dépenses pour accompagner des enfants à charge doivent être autorisées, l’administrateur général doit examiner chaque cas selon ses propres mérites, en tenant compte de facteurs tels que l’âge des enfants et la disponibilité et le coût des services de garde d’enfants au poste.

41.1.8 Lorsque la nécessité est certifiée par un praticien médical qualifié et, lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge reçoit un traitement en hospitalisation, et qu’il est soit souhaitable ou plus économique que la personne accompagnante reste au centre de traitement pendant toute la durée de la période de traitement, les dépenses admissibles conformément à l’article 41.2 doivent être autorisées.

41.1.9 Des frais de déplacement peuvent être remboursés pour la personne accompagnante afin qu’elle effectue un deuxième voyage aller-retour au centre de traitement à la fin de la période de traitement, si sa présence n’est pas nécessaire pendant toute la durée du traitement.

41.1.10 Lorsque des traitements de suivi sont prescrits par une autorité médicale compétente pour une condition aiguë ou urgente, les dispositions de cette directive peuvent s’appliquer, sous réserve du paragraphe 41.1.2.

41.2 Dépenses admissibles

41.2.1 Sous réserve du paragraphe 41.1.6, l’administrateur général doit autoriser :

1. les frais de voyages réels et raisonnables tel qu’il est défini dans la DSE 2 – Définitions, y compris le tarif aérien le plus économique, compte tenu de la circonstance particulière et/ou de l’itinéraire, entre l’endroit où se trouve le fonctionnaire ou la personne à sa charge ayant besoin de soins de santé et la ville où se situe le centre de traitement, tel que déterminé par l’administrateur général;
2. les frais de logement, conformément à la DSE 2 – Définitions, à l’endroit où se trouve le centre de traitement;
3. les frais réels et raisonnables fondés sur les reçus pour des repas seulement lorsque les frais de logement commercial sont réclamés à l’endroit où se trouve le centre de traitement. Cependant, les repas ne peuvent pas être réclamés lorsque des frais de logement privé sont réclamés;
4. une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale, conformément à la Directive sur les voyages du CNM à l’endroit où se situe le centre de traitement; et
5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, entre l’endroit où se trouve la personne en déplacement pour soins de santé et les membres de la famille qui se trouvent au lieu de l’affectation du fonctionnaire pour la personne qui reçoit les soins de santé et pour la personne qui l’accompagne et qui n’est pas un membre de sa famille. Toutefois, le remboursement des appels téléphoniques ne peut être demandé lorsqu’une indemnité de faux frais est versée pour un déplacement au Canada ou dans la zone continentale des États-Unis.

41.3 Garde des personnes à charge

41.3.1 L’administrateur général doit autoriser le paiement des frais liés à la garde des personnes à charge conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

41.3.2 Lorsque des frais pour la garde des personnes à charge sont engagés au poste, le montant maximum peut être dépassé sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

41.4 Congé de déplacement

41.4.1 Sauf directive contraire de l’administrateur général, le congé pour déplacement du fonctionnaire ne doit être accordé que pendant les heures normales de travail lorsqu’il n’est pas possible pour le fonctionnaire de voyager en dehors des heures de travail.

41.5 Accouchement

41.5.1 Dans les cas d’accouchement et sous réserve du paragraphe 41.1.6, l’administrateur général doit approuver aussi le paiement des frais tel qu’il est précisé à l’article 41.2, avant et après le moment de la naissance, quand :

1. le transporteur public approuvé par l’administrateur général pour offrir le moyen de transport le plus convenable et le plus approprié impose des restrictions sur le déplacement de la femme enceinte ou du nouveau-né; et/ou
2. les formalités de visa ou autres formalités de rentrée retardent le retour au poste; et/ou
3. il existe une exigence médicale acceptable pour le fournisseur de soins médicaux.

41.6 Rapport médical

41.6.1 Quand un déplacement pour soins de santé est autorisé en vertu de la présente directive, un rapport médical du médecin traitant jugé satisfaisant par le fournisseur de soins médicaux doit être envoyé à celui-ci, tel que déterminé par l’administrateur général.

41.6.2 Dans les cas où Santé Canada est le fournisseur de soins médicaux, les rapports médicaux doivent être envoyés à l’adresse suivante :

Programme de santé au travail de la fonction publique, Zone centrale, Clinique du RCN
Direction des services de santé spécialisés
Direction générale des services de gestion
Santé Canada
171, rue Slater, 12^e étage, Arrêt postal 3712M
Ottawa (ON) K1A 0K9

Tél. : 1-855-312-1500
Télécopieur : 613-990-9397

Courriel: overseas.ncrclinic@hc-sc.gc.ca

41.7 Pouvoir discrétionnaire de la direction

41.7.1 Nonobstant la limitation spécifique prévue à l’alinéa 41.1.6b), l’administrateur général peut exercer un pouvoir discrétionnaire et autoriser le déplacement d’un enfant, autre qu’un jeune enfant, qui est obligé d’accompagner le parent nécessitant un déplacement pour soins de santé.

41.7.2 Nonobstant les limitations spécifiques prévues dans cette directive, avec la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser un montant supplémentaire pour compenser les dépenses engagées en raison de circonstances échappant au contrôle du fonctionnaire et des personnes à charge, telles que les exigences de quarantaine imposées par une mesure de santé publique.

Portée

Introduction

Les médecins, les dentistes et les hôpitaux ne sont peut-être pas prêts à attendre le paiement des régimes d’assurance médicale, dentaire ou d’hospitalisation. Par conséquent, lorsque le fonctionnaire peut démontrer qu’il est admissible à un remboursement futur des frais de soins de santé ou des frais dentaires, soit de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique ou en vertu des Directives sur le service extérieur, l’employeur versera une avance au fonctionnaire afin de payer les frais médicaux ou dentaires.

La présente directive a pour objet de fournir une avance pour les frais médicaux et dentaires admissibles supérieurs à 500 $ lorsque le fonctionnaire doit payer les frais au moment du traitement.

Directive

42.1 Application

42.1.1 Quand un fonctionnaire engage des frais médicaux ou des frais dentaires et qu’il est admissible à obtenir un remboursement soit de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique ou en vertu des Directives sur le service extérieur, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance pour couvrir ces frais. Ces avances seront uniquement autorisées dans les cas suivants :

1. lorsque l'avance n'est pas inférieure à 500 $; et
2. lorsque, sous réserve des paragraphes 42.1.5, 42.1.6 et 42.1.7, le fonctionnaire s'engage à rembourser l'avance dans les six mois; et
3. lorsque le fonctionnaire soumet une estimation des frais du médecin, du dentiste ou de l'hôpital représentant 90 % de l'avance demandée; et
4. à condition que le fonctionnaire s'engage par écrit sur le formulaire d'avance pour frais médicaux et/ou dentaires, à endosser et à remettre au Receveur général du Canada tout chèque émis par les assureurs, ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels l'avance a été autorisée; et
5. lorsque l'avance vise des frais dentaires pour des personnes à charge non assurées par le Régime de soins dentaire de la fonction publique (RSDFP), le fonctionnaire peut devoir présenter une preuve d'assurance.

42.1.2 Afin de protéger les fonctionnaires des fluctuations du taux de change, les avances peuvent être calculées et remboursées en dollars canadiens ou dans une autre monnaie, selon le cas, pour toutes les fins suivantes :

1. l'estimation des coûts établie par le fournisseur de soins de santé et fournie par le fonctionnaire à l'appui de la demande d'avance pour frais médicaux/dentaires;
2. le paiement des services pour lesquels l'avance a été approuvée; et
3. le remboursement de la réclamation d'assurance du fonctionnaire.

42.1.3 Aucun fonctionnaire ne sera admissible à une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada si le régime d'assurance provincial du fonctionnaire est remis en vigueur ou si le médecin, l'hôpital ou tout autre service de santé est disposé à attendre le règlement du compte par le régime d'assurance-maladie provincial ou autre régime de soins de santé.

42.1.4 Sous réserve du paragraphe 42.1.7, lorsque, pour quelque raison que ce soit, un chèque émis par l'administrateur du Régime ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels une avance a été autorisée, n'est pas endossé et remis au Receveur général du Canada par un fonctionnaire, cette avance doit être remboursée sur réception d'un tel règlement.

42.1.5 Sous réserve du paragraphe 42.1.7, lorsqu'un fonctionnaire qui a reçu le règlement de l'administrateur du Régime ou de l'employeur néglige de rembourser tout solde impayé de l'avance dans un délai de 60 jours à compter de la ou des dates où le ou les chèques(s) de règlement ont été émis par un administrateur du Régime ou par l'employeur, ce solde impayé de l'avance peut être recouvrée conformément aux dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

42.1.6 Sous réserve du paragraphe 42.1.7, lorsqu’une avance a été autorisée en vertu de la présente directive, le fonctionnaire devra veiller à soumettre une réclamation au titre de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique le plus tôt possible, nonobstant les exigences relatives au temps que les régimes prévoient pour accepter les réclamations. Si une réclamation est rejetée en vertu du régime parce qu’elle a été présentée trop tard, le fonctionnaire ne peut pas demander une réclamation en vertu de la DSE 39 – Frais de soins de santé, de ces directives et il est responsable du remboursement intégral de l’avance, qui peut être recouvrée conformément aux dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

42.1.7 Le délai de remboursement peut être prolongé lorsque l'administrateur général est convaincu que des circonstances exceptionnelles qui sont raisonnablement indépendantes de la volonté du fonctionnaire empêchent ce dernier de rembourser dans le délai prescrit l'avance qui lui a été consentie en vertu du paragraphe 42.1.1.

Portée

Introduction

La présente directive vise à accorder aux fonctionnaires le même nombre de jours fériés rémunérés que s'ils étaient en service au Canada. De plus, l'administrateur général peut autoriser que les jours auxquels un fonctionnaire aurait normalement droit, s'il était en service au Canada, soient remplacés par les jours fériés locaux.

Directive

44.1 Application

44.1.1 Un fonctionnaire a droit au même nombre de jours fériés rémunérés par année civile auquel il aurait droit, s'il était en service au Canada, selon une convention collective ou toute autre autorité pertinente.

44.1.2 Nonobstant les dispositions d'une convention collective ou de toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada, l'administrateur général peut substituer un autre jour férié au jour férié désigné auquel un fonctionnaire aurait droit s'il était en service au Canada, lorsque ce jour férié désigné n'est pas reconnu au poste comme jour férié général.

44.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire travaille à plus d'un endroit au cours d'une année civile, l'administrateur général devra en outre rajuster les jours fériés désignés au poste pour ce fonctionnaire de manière à ce que celui-ci reçoive le même nombre de jours fériés désignés pour l'année civile que le nombre déterminé dans une convention collective ou toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

44.1.4 Lorsqu'un jour désigné comme jour férié au poste coïncide avec un jour de repos pour le fonctionnaire, ou que ce dernier est tenu de travailler au poste un jour férié, une rémunération ou un congé rémunéré devra être autorisé conformément à la convention collective du fonctionnaire ou à toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

Portée

Introduction

La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1^er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en poste le 1^er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.

La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.

Les procédures d'émission et de vérification des crédits se trouvent dans la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur

45.1.1 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1^er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre le poste et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.

45.1.2 Chaque plein crédit de déplacement du service extérieur est converti à une indemnité de déplacement non soumise à justification, équivalant à 75 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire à la ville du bureau principal lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif sans restriction, c'est 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion qui s'appliquera.

45.1.3 Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en devise locale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.

45.1.4 Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que le logement et les repas.

45.1.5 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit/une indemnité de déplacement du service extérieur pour :

1. un voyage pendant son affectation à l’étranger; et/ou
2. des frais de voyage engagés à l’occasion de son installation à son nouveau poste ou de son départ de celui-ci, à condition d’avoir reçu l’approbation au préalable et sujet à une vérification à l’arrivée au nouveau lieu de travail; et/ou
3. un voyage pour se rendre, après avoir reçu une formulaire de confirmation d'affectation (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'éducation des personnes à charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité.

45.1.6 Le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne.

45.1.7 Le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent au poste).

45.1.8 Le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir du poste peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune.

45.1.9 Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ le poste du fonctionnaire, une escale d'au moins 24 heures au poste du fonctionnaire doit paraître sur l’itinéraire de voyage avant que le voyage reprenne.

45.1.10 Avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).

45.1.11 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n’est pas refusée sans motif valable.

45.1.12 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE au bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de déplacement.

45.1.13 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
2. remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.14 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
2. peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli; ou
3. peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.15 Lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue.

45.1.16 En ce qui a trait à l'application des paragraphes 45.1.13 et 45.1.14, le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, selon l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non remboursables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.

45.1.17 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement le poste, (sauf s'il y a réinstallation conformément à l'alinéa 45.1.5b) et au paragraphe 45.1.15), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.

45.1.18 Le transport par voiture, au taux de kilométrage/millage réduit, est une pièce justificative acceptable, pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres du poste et que le voyage nécessite le logement pour une nuit ou plus.

45.1.19 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de congé de déplacement.

45.2 Banque de crédits de congé de service extérieur

45.2.1 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1^er octobre 1997 peut :

1. conserver et utiliser les crédits de congé du service extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/ou
2. recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et
3. lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.

45.3 Dispositions transitoires

45.3.1 Les fonctionnaires en poste ayant des crédits dans la banque de crédits de déplacement du service extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions jusqu’au 31 mars 2020. Le 1^er avril 2020, tous les crédits de déplacement restants seront convertis en crédits de congé, conformément au paragraphe 45.1.12 de la présente directive et les crédits de congé seront assujettis aux dispositions du paragraphe 45.3.3.

45.3.2 Les fonctionnaires ayant des crédits dans la banque de crédits de congé de service à l’extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions, conformément au paragraphe 45.2.1, jusqu’au 31 mars 2020 ou jusqu’à ce que tous les crédits de congé soient utilisés en tant que congés ou remboursés tel qu’il est précisé au paragraphe 45.3.3.

45.3.3 À compter du 1^er avril 2020, les fonctionnaires doivent utiliser au minimum 75 heures de crédits de congé par année ou demander le remboursement d’un minimum de 75 heures de crédits de congé. Lorsque le fonctionnaire n’a pas utilisé le minimum de 75 heures de crédits de congé, la différence entre la somme utilisée ou versée et les 75 heures doit être remboursée au fonctionnaire, en fonction de son salaire en vigueur au 1^er avril de l’année où le paiement est accordé par l’administrateur général.

45.3.4 L’approbation du congé ne doit pas être refusée d’une façon déraisonnable.

Portée

Introduction

En vertu de la présente directive, un fonctionnaire peut choisir un congé de poste de dix jours par année au lieu de l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur. Le fonctionnaire recevra l’indemnité spéciale de poste au lieu du congé de poste à moins qu'il ne demande expressément le congé de poste.

Directive

46.1 Application

46.1.1 Un fonctionnaire peut choisir le congé de poste, tel qu'il est décrit dans la présente directive, ou l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, mais non les deux. Sauf s'il demande expressément le congé de poste, le fonctionnaire recevra la prime de service extérieur.

46.1.2 Pour passer d'une Indemnité spéciale de poste à un Congé de poste, ou vice versa, le fonctionnaire en fait la demande à son administrateur de DSE au bureau principal, par écrit, deux mois avant la date du changement souhaité. Les fonctionnaires ne peuvent modifier leur choix qu'une fois par année.

46.1.3 L'administrateur général accorde un congé de poste au fonctionnaire aux mêmes conditions que les congés annuels qui sont attribués pour son groupe professionnel, sauf que :

1. les crédits de congé de poste sont utilisables au poste, sont transférables d'un poste à l'autre et peuvent être utilisés en combinaison avec le voyage de réinstallation du poste;
2. le total des crédits de congé de poste acquis à tout moment ne peut dépasser 40 jours; lorsque ce maximum est atteint, le fonctionnaire recevra automatiquement l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, jusqu'à ce qu'il ait ramené ses crédits de congé de poste en deçà de 40 jours et qu'il opte de nouveau pour un congé de poste en vertu des dispositions de la présente directive;
3. sur demande, un fonctionnaire peut recevoir un paiement en espèces pour une partie ou la totalité des crédits de congé de poste acquis, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de la demande; et
4. les crédits de congé de poste sont monnayés au retour du fonctionnaire au Canada, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date du retour du fonctionnaire au travail au Canada.

46.1.4 Lorsqu'un fonctionnaire opte pour un congé de poste, il acquiert des crédits au taux de 10/12 d'une journée pour chaque mois de service complet accompli au poste, au sens de la DSE 2 – Définitions :

1. jusqu'à la fin de sa période d'affectation à l’étranger (ou des périodes d'affectation, s'il est affecté d’un poste à l’étranger à un autre), et ce, jusqu'à concurrence de 40 jours; ou
2. jusqu'au dernier jour du mois suivant le préavis de deux mois qu'il donne de son intention de passer du congé de poste (DSE 46) à une Indemnité spéciale de poste (article 56.11 de la DSE 56).

Portée

Introduction

La présente directive reconnaît qu’un fonctionnaire qui est en affectation à l’étranger peut s’absenter du travail en raison d’une maladie qui n’est pas endémique au Canada ou une blessure qui ne se serait pas normalement produite au Canada et prévoit qu’un congé pris pour des raisons médicales (physiques et/ou psychologiques) en raison d’une maladie ou d’une blessure attribuable au poste ne doit pas être imputée aux crédits de congé du fonctionnaire.

Directive

47.1 Application

47.1.1 Lorsque le fournisseur de services médicaux détermine qu'une maladie n'est pas endémique au Canada, l'administrateur général peut autoriser un congé en raison d'une maladie attribuable au poste, en prenant en considération les programmes appuyés par l’employeur.

47.1.2 Lorsque le fournisseur de services médicaux détermine qu'une blessure a des conséquences qu'elle n'aurait normalement pas au Canada, l'administrateur général peut autoriser un congé en raison de la blessure pour une période qui dépasse celle à laquelle donnerait normalement droit la même blessure au Canada, en prenant en considération les programmes appuyés par l’employeur.

47.1.3 Les dispositions des paragraphes 47.1.1 et 47.1.2 doivent s’appliquer peu importe le lieu d’affectation du fonctionnaire au moment de l'absence.

47.1.4 Des absences en raison d’une maladie ou d’une blessure qui ne sont pas visées par la présente directive sont assujetties aux dispositions de la convention collective appropriée ou aux règlements applicables.

Directive

48.1 Application

48.1.1 L'administrateur général peut accorder plus de jours de congé se rapportant à des responsabilités familiales ou à des deuils que ne le permet une convention collective ou une autre autorisation dans une situation semblable si, de l'avis de la direction, l'événement est plus pénible à un poste qu'il ne le serait au Canada. Cependant, le congé accordé en vertu de la présente directive ne peut dépasser plus de huit jours supplémentaires à l’égard d’une même circonstance.

Portée

Introduction

La présente Directive précise les conditions qui s’appliquent à la banque de déplacement des DSE, en vertu de laquelle les montants relatifs aux indemnités de déplacement suivantes, selon le cas, sont versés aux fonctionnaires pour qu’ils puissent les utiliser pendant leur affectation à l’étranger : DSE 50 – Aide au déplacement du poste, DSE 51 – Réunion de famille et le paragraphe 56.11 de la DSE – Indemnité spéciale de poste.

Les dispositions relatives à l’utilisation de chaque indemnité sont précisées dans chaque directive et les dispositions relatives aux procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligations de faire rapport.

Directive

49.1 Aide au déplacement du poste

49.1.1 Le fonctionnaire est admissible à une indemnité en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, tel que précisé dans la DSE 50 – Aide au déplacement du poste. À l’arrivée au poste, le montant de l’indemnité pour le fonctionnaire et les personnes à charge admissibles sera ajouté à la banque de déplacement des DSE.

49.1.2 Lorsqu’une nouvelle personne à charge arrive au poste et qu’il y a un droit à une aide au déplacement du poste pour la personne à charge, le montant de l’aide est ajouté à la banque de déplacement des DSE.

49.1.3 Le fonctionnaire est tenu de certifier l’utilisation de l’indemnité après le déplacement, conformément au paragraphe 70.4.1.

49.1.4 Une fois la certification de l’indemnité approuvée, et lorsque le fonctionnaire a droit à une indemnité de déplacement du poste subséquente, le montant de l’indemnité subséquente pour le fonctionnaire et les personnes à charge admissibles sera ajouté à la banque de déplacement des DSE.

49.2 Réunion de famille

49.2.1 Un fonctionnaire peut avoir droit à une indemnité en vertu de la DSE 51 – Réunion de famille lorsque les conditions énoncées dans la DSE 51 sont remplies. À l’arrivée au poste, le montant de l’indemnité pour les personnes à charge du fonctionnaire sera ajouté à la banque de déplacement des DSE pour la période initiale du 1^er septembre au 30 août ou tel que précisé au paragraphe 51.1.1.

49.2.2 Le fonctionnaire doit utiliser l’indemnité pour le nombre de déplacements autorisés pour chaque personne à charge admissible.

49.2.3 La réunion de famille a normalement lieu au poste. Une autorisation de l’administrateur général est requise pour que la réunion de famille ait lieu à l’extérieur du poste, conformément à l’article 51.11.

49.2.4 Le fonctionnaire est tenu de certifier l’utilisation de l’indemnité après le déplacement pour chaque personne à charge, conformément au paragraphe 70.4.1 de la DSE.

49.2.5 Une fois que la certification de l’indemnité a été acceptée, et lorsque le fonctionnaire a droit à un voyage pour réunion de famille pour une autre année ou une partie de celle-ci, le montant de l’indemnité subséquente pour les personnes à charge admissibles sera ajouté à la banque de déplacement des DSE.

49.3 Indemnité spéciale de poste

49.3.1 Le fonctionnaire est admissible à l’indemnité prévue à l’article 56.11 de la DSE – Indemnité spéciale de poste, à moins qu’il n’ait choisi la DSE 46 – Congé de poste optionnel. À l’arrivée au poste, le montant proportionnel de l’indemnité pour la période se terminant le 31 mai sera ajouté à la banque de déplacement des DSE.

49.3.2 Au plus tard le 30 juin de chaque année, le montant total de l’indemnité sera ajouté à la banque de déplacement des DSE selon le taux en vigueur le 1^er juin, à condition que l’affectation du fonctionnaire s’étende sur toute l’année.

49.3.3 Lorsque l’affectation ne dure pas toute l’année, un montant proportionnel de l’indemnité sera ajouté à la banque de déplacement des DSE en fonction de la date prévue de la fin de l’affectation. Des rajustements seront effectués au besoin sur la base du premier jour de rémunération suivant le dernier jour de travail du fonctionnaire au poste.

49.3.4 Le fonctionnaire n’est pas tenu de certifier l’utilisation de l’indemnité.

Portée

Introduction

On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d’une indemnité d’aide au déplacement du poste pour faire un voyage au Canada et/ou voyager ailleurs qu’au poste pendant leur affectation à l’étranger, et que les fonctionnaires affectés à des postes difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

50.1.1 Un fonctionnaire et toute personne à charge qui résident normalement avec lui au poste, y compris les élèves du primaire et du secondaire qui poursuivent leurs études à l’extérieur du poste, mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque les installations éducatives au poste ne sont pas compatibles, ont droit à une indemnité pour une aide au déplacement du poste (ADP) pour les aider à voyager :

1. des postes qui ne sont pas inscrits à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par affectation (y compris toute prolongation) d'une durée de trois ans ou plus; lorsqu’un fonctionnaire est affecté à un poste sans niveau de difficulté attribué pour une période de moins de trois ans, il n’a droit à une indemnité qu’à la fin de son affectation, conformément au paragraphe 50.4.1;
2. des postes de niveaux I et II figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par affectation de deux ans, plus une indemnité pour chaque année supplémentaire au-delà de deux ans;
3. des postes de niveaux I et II figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, deux fois par affectation de trois ans, plus une indemnité pour chaque année supplémentaire au-delà de trois ans;
4. postes de niveaux III, IV et V figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par année pour la durée de l’affectation, plus une allocation pour chaque année supplémentaire au-delà de la durée normale de l’affectation.

50.1.2 Le fonctionnaire et chaque personne à charge admissible doivent utiliser l’indemnité pour effectuer un ou plusieurs déplacements à l’extérieur du poste.

50.1.3 Lorsqu'une ADP est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.

50.1.4 En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation à l’étranger, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation à l’étranger prend fin.

50.1.5 Lorsqu'une demande d'aide conformément à la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille est autorisée, l'indemnité accordée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée par le fonctionnaire et par les personnes à charge aux fins de la certification en vertu de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.1.6 Lorsqu’une personne à charge poursuit ses études à l’extérieur du poste mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 –  Indemnités scolaires, en raison de l’incompatibilité des installations éducatives au poste, l’indemnité autorisée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée pour les déplacements à partir de l’établissement d’enseignement, y compris les voyages éducatifs qui ne seraient pas autrement couverts par la DSE 34 – Indemnités scolaires.

50.2 Couple de fonctionnaires

50.2.1 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés au même poste, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.

50.3 Calcul et certification de l’indemnité

50.3.1 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 50.1.1 et/ou 50.4.3, l'administrateur général doit autoriser une indemnité qui n’a pas à être justifiée et qui fera l’objet d’une certification et d’une vérification possible, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.3.2 L’indemnité doit être établie conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, et l’article 56.11 – Indemnités spéciale de poste, à compter du 1^er juin de chaque année, conformément à l’Appendice B de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, et correspondre à :

1. 80 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire jusqu’à la ville de son bureau principal; ou
2. s’il n’y a pas de billet sans restriction à plein tarif en classe économique pour l’ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion.

50.3.3 Les fonctionnaires sont tenus de certifier que 75 % de l’indemnité est dépensée pour les déplacements et les frais liés aux déplacements, y compris le transport, l’hébergement, les repas et les frais accessoires de voyage tel que les excursions et les droits d’entrée, etc. Une certification est requise à la fin du dernier voyage ou à la fin de l’affectation à l’étranger, selon la première éventualité, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport. Conformément aux dispositions de l’article 70.4, les fonctionnaires doivent conserver des preuves de voyage et peuvent être tenus de démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

50.4 Voyage de réinstallation différé

50.4.1 En plus des droits de déplacement précisés au paragraphe 50.1.1, un fonctionnaire et toute personne à charge résidant normalement avec lui au poste, y compris les élèves du primaire et du secondaire qui poursuivent leurs études à l'extérieur du poste mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque les installations éducatives au poste ne sont pas compatibles, peuvent demander à voyager entre le poste et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.2 Le fonctionnaire n’a pas la possibilité de reporter son voyage de réinstallation en vertu de l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.3 L’administrateur général a le droit de différer le voyage de réinstallation d’un fonctionnaire vers la ville du bureau principal pour des raisons opérationnelles, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation. Dans ce cas, le fonctionnaire bénéficie d’une indemnité supplémentaire en vertu de cette directive pour un voyage vers la ville du bureau principal pendant la nouvelle affectation. Ce voyage doit être identifié sur le formulaire de certification de voyage de la DSE 70 pour la DSE 50.

50.4.4 Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.4 à la fin d'une affectation à l’étranger ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyage de réinstallation effectué en vertu de la DSE 15 – Réinstallation, et ne s'appliquent pas lorsque l'affectation à l’étranger est prolongée.

50.5 Congé

50.5.1 Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé au paragraphe 50.1.1 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.

50.5.2 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de son poste à la ville où est situé son bureau principal.

50.6 Expédition additionnelle des effets

50.6.1 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à un poste difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions des articles 15.13 à 15.15 de la DSE 15 – Réinstallation. Le fonctionnaire aura droit à un bagage accompagné excédent par voyageur admissible ou à faire expédier des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l’accompagne.

50.6.2 Les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste du fonctionnaire au moment où le voyage se fait.

50.6.3 Cette expédition peut se faire en provenance d'un ou de plusieurs endroits situés sur le parcours de retour au poste et doit se rattacher à la période de voyage.

50.6.4 Le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et/ou les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.

50.6.5 Le fonctionnaire est responsable des frais de tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.

50.7 Fonctions temporaires

50.7.1 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive est accompagné d'une personne à charge et reçoit l'ordre d’effectuer des fonctions temporaires pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à l’article 15.11 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.8 Changement de la taille de la famille

50.8.1 Lorsqu’une personne à charge arrive au poste après le versement de l’indemnité et que cette personne à charge répond à la définition de « résidant normalement avec le fonctionnaire au poste » prévue dans la DSE 2 – Définitions, une indemnité supplémentaire peut être ajoutée à la banque de déplacement des DSE. Lorsqu’une personne à charge quitte le poste avant la fin de l’affectation, l’administrateur général peut récupérer la totalité ou une partie de l’indemnité versée pour cette personne à charge. Lorsque, de l’avis de l’administrateur général, il existe des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire, il peut renoncer à une telle mesure de récupération.

50.9 Modification du niveau de difficulté du poste

50.9.1 Lorsque la fréquence de l’ADP est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à ce poste.

50.9.2 Lorsque la fréquence de l’ADP est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification touche seulement un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à ce poste.

50.10 Départ avant la fin de l'affectation

50.10.1 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à un poste, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'indemnité; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes des articles 15.26 et 15.27 de la DSE 15 – Réinstallation.)

50.11 Pouvoir discrétionnaire de la direction

50.11.1 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1 de la présente directive, lorsque l’administrateur est d’avis que l’année entière n’est pas achevée en raison des nécessités du service qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire, l’administrateur général peut verser l’indemnité au prorata au fonctionnaire et toute personne à sa charge qui a déménagé en même temps que le fonctionnaire.

50.11.2 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1. de la présente directive, lorsque l’administrateur général est d’avis que les fonctionnaires et/ou les personnes à leur charge qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, devraient être autorisés à utiliser l’indemnité prévue en vertu de la présente directive pour voyager ailleurs que l’endroit de l’évacuation plutôt qu’à partir du poste, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité accordée à partir du poste du fonctionnaire pour les voyages.

50.11.3 Nonobstant les limitations spécifiques prescrites au paragraphe 50.1.1 de cette directive, dans des circonstances exceptionnelles et sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité prévue par cette directive pour couvrir des dépenses engagées au poste plutôt qu’à l’extérieur du poste.

50.11.4 Lorsque le déplacement a lieu pendant une évacuation d’urgence, le déplacement doit avoir lieu ailleurs qu’au poste et qu’au lieu de l’évacuation. Les frais prévus en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, ne peuvent être utilisées pour certifier l’utilisation de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

50.11.5 Nonobstant les limitations spécifiques prescrites dans cette directive, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser un montant supplémentaire pour compenser des dépenses engagées en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire et des personnes à charge, telles que des exigences de quarantaine imposées dans le cadre d’une mesure de santé publique.

50.11.6 Lorsque le pouvoir discrétionnaire de la direction est exercé :

1. l’indemnité est assujettie aux mêmes conditions qu’une indemnité intégrale; et
2. il faut rendre compte des détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Portée

Introduction

Afin de minimiser la séparation des familles lorsque celle-ci est directement causée par l’affectation du fonctionnaire à un poste, l’employeur prend en charge les appels téléphoniques ainsi que la réunion des familles aux frais de l’État au moins une fois par an.

Le droit au déplacement pour réunion de famille en vertu de la FSD 18 – Aide spéciale pour séparation de famille prévaut sur les dispositions de la présente directive.

Les dispositions relatives aux déplacements pour réunion de famille sont résumées à l'Appendice A de la présente directive.

Directive

51.1 Application

51.1.1 Les droits prévus par la présente directive sont déterminés sur la base d’une période de 12 mois commençant le 1^er septembre de chaque année, sauf pour les voyages prévus à l’article 51.9, effectués par une personne à charge d’un fonctionnaire ayant accepté une affectation sur une base non accompagnée. Dans ce cas, les droits sont déterminés sur la base d’une période de 12 mois commençant à la date d’arrivée du fonctionnaire au poste.

51.1.2 Pour déterminer l’admissibilité au remboursement des frais de déplacement pour des périodes de moins de 12 mois de service, l’administrateur général doit tenir compte de la date d’arrivée du fonctionnaire au poste par rapport à l’année scolaire et les mois de service complétés tel qu’il est défini à la DSE 2 – Définitions. Par exemple, lorsque deux voyages sont prévus par période de 12 mois, que l’année scolaire est du 1^er septembre au 31 août et que le fonctionnaire est affecté en janvier, il ne sera normalement autorisé qu’à un voyage pendant les grandes vacances scolaires, avant le début de la première période complète de 12 mois commençant le 1^er septembre.

51.1.3 Lorsque des déplacements peuvent être autorisés en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.10 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de 12 mois ne doit pas dépasser quatre.

51.2 Couple de fonctionnaires

51.2.1 Sous réserve des articles 51.1, 51.3 et 51.11, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille à un fonctionnaire ou à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires aux fins du déplacement pour réunion de famille.

51.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires accepte d'être affecté à des postes différents, l'administrateur général peut autoriser une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :

1. jusqu’à deux voyages sur une période de 12 mois pour les déplacements entre les postes, où l’un des fonctionnaires, y compris un enfant à charge résidant avec l’un des membres du couple de fonctionnaires, peut utiliser son droit à un voyage vers le poste de l’autre fonctionnaire;
2. jusqu’à trois voyages sur une période de 12 mois pour un enfant/étudiant voyageant vers l’un ou l’autre des postes, voyages qui auraient autrement été autorisés en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7, depuis le lieu de résidence de l’enfant/l’étudiant vers l’un des postes.

51.2.3 Lorsqu’un voyage est effectué en remplacement d’un voyage prévu à l’article 51.4, pour un enfant fréquentant l’école élémentaire ou secondaire au Canada, deux voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.4 Lorsqu’un voyage est effectué en remplacement d’un voyage prévu aux articles 51.5, 51.6 ou 51.7, il doit être destiné à une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.5 Le voyage d’un enfant/étudiant prévu à l’article 51.2 est soumis aux limites d’âge et de coût définies dans les articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 ou 51.8, selon le cas.

51.3 Indemnité de déplacement pour réunion de famille

51.3.1 Dans toute la présente directive, l’indemnité de déplacement pour réunion de famille équivaut :

1. au tarif le plus bas d'un voyage par avion vers une destination donnée, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct entre le poste et soit la ville où la personne à charge réside, soit celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas; et
2. à une somme correspondant aux frais de transport local à destination et à partir des aéroports des points de départ et/ou de destination; et
3. à une somme calculée pour couvrir les frais des deux premiers bagages enregistrés lorsque la compagnie aérienne exige des frais; et
4. à une somme calculée pour couvrir les frais de repas, de logement et de transport local aller-retour de l'aéroport lorsqu'une escale est nécessaire, quand il n'est pas possible ou pratique d'arranger un itinéraire pour que le voyage se poursuive sans escale jusqu'à la destination approuvée, lorsque cette somme est autorisée à l'avance par l'administrateur général.

51.3.2 Lors de la détermination des montants prévus au paragraphe 51.3.1, les critères suivants s’appliquent :

1. les tarifs réduits et les rabais doivent être privilégiés avant les tarifs économiques à plein prix lorsqu’ils sont disponibles. Des économies importantes peuvent être réalisées si les vols sont réservés le plus longtemps possible à l’avance; les fonctionnaires sont tenus de prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements au moins quatre à six semaines avant le voyage; sauf raison jugée acceptable par l’administrateur général, le tarif économique à plein prix ne sera pas autorisé; et
2. lorsqu’il existe plusieurs tarifs pour le même niveau de service aérien, selon que le billet est acheté au Canada ou au poste, le tarif aérien le plus économique doit être choisi; et
3. si le fonctionnaire achète un billet restreint à l’avance pour bénéficier d’un tarif réduit, l’employeur remboursera les frais de modification du billet si un changement de date est nécessaire pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire; et
4. si la personne à charge ou le fonctionnaire préfère voyager en voiture, l’indemnité de voyage pour réunion de famille sera calculée sur la base du taux par kilomètre/millage réduit défini dans la DSE 2 – Définitions, pour un voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la personne à charge et le poste, jusqu’à concurrence du coût du billet d’avion le plus bas disponible, tel que déterminé selon le présent article; et
5. lorsque les frais ne sont pas connus pour les dépenses indiquées à l’alinéa 51.3.1b), c) ou d), une indemnité supplémentaire peut être versée.

51.3.3 Sous réserve de l’alinéa 51.4.2b), aucun délai minimal n’est requis entre les voyages. Lorsque le statut de la personne à charge change au cours de la période de 12 mois, l’administrateur général peut récupérer les fonds, le cas échéant. 

51.4 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire élémentaire ou secondaire

51.4.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour trois voyages aller-retour par période de 12 mois entre la ville où il réside et le poste pour un élève à charge fréquentant une école à temps plein et pour lequel une indemnité scolaire est versée conformément à la DSE 34 – Indemnités scolaires, si l'élève à charge poursuit ses études :

1. élémentaires ou secondaires au Canada; ou
2. secondaires hors du poste, en raison de l'incompatibilité des écoles au poste.

51.4.2 Aux fins du paragraphe 51.4.1 :

1. la dernière année d'admissibilité doit être la période de 12 mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance; et
2. l'un des voyages doit avoir lieu pendant les grandes vacances scolaires.

51.5 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau postsecondaire – 21 ans ou moins

51.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de 12 mois pour un élève à charge fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire, entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du déplacement entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de 12 mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'élève.

51.6 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau postsecondaire – 22 ou 23 ans

51.6.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de 12 mois pour un élève à charge :

1. âgé de plus de 21 ans, mais de moins de 24 ans; et
2. fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement approuvé par l'administrateur général, et fréquentant un programme d'enseignement reconnu, qui pourrait inclure des affectations de travail entre des cours (p. ex. un programme coopératif).

51.6.2 Aux fins du paragraphe 51.6.1, l'indemnité doit couvrir les dépenses occasionnées pour se rendre du lieu de l'élève au poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada.

51.6.3 La dernière année d'admissibilité aux dispositions du paragraphe 51.6.1 doit être la période de 12 mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 23^e anniversaire de naissance de l’élève.

51.7 Voyage d'un enfant à charge au poste – Pas un élève à charge

51.7.1 Aux fins des paragraphes 51.7.2 et 51.7.3, un enfant s'entend de l'enfant d'un fonctionnaire, époux, ou conjoint de fait qui :

1. n'est pas un élève à charge;
2. n'habite pas avec le fonctionnaire au poste; et
3. habite normalement, comme personne à charge, avec le fonctionnaire, l'époux, ou le conjoint de fait au Canada.

51.7.2 Une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille peut être autorisée par l’administrateur général pour deux voyages aller-retour sur une période de 12 mois, si l’enfant n’a pas encore atteint l’âge de 19 ans, pour des déplacements entre le lieu de résidence de l’enfant et le poste d’affectation. Le montant de l’indemnité ne peut excéder le coût d’un voyage entre la ville du bureau principal et le poste d’affectation pour un voyage en provenance du Canada, ou entre le poste et la ville du bureau principal pour un voyage en provenance de l’extérieur du Canada. La dernière année d’admissibilité correspond à la période de 12 mois commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 18^e anniversaire de naissance de l’enfant.

51.7.3 Une indemnité de voyage non soumise à justification pour réunion de famille peut être autorisée par l’administrateur général pour un voyage aller-retour sur une période de 12 mois, si l’enfant a plus de 18 ans mais n’a pas encore atteint l’âge de 22 ans, pour des déplacements entre le lieu de résidence de l’enfant et le poste d’affectation. Le montant de l’indemnité ne peut excéder le coût d’un voyage entre la ville du bureau principal et le poste d’affectation pour un voyage en provenance du Canada, ou entre le poste et la ville du bureau principal pour un voyage en provenance de l’extérieur du Canada. La dernière année d’admissibilité correspond à la période de 12 mois commençant le 1^er septembre au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l’enfant.

51.8 Enfant ayant des besoins spéciaux

51.8.1 Lorsqu’un voyage est effectué par un enfant à charge ayant un handicap mental ou physique, y compris un enfant majeur à charge tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, et que la compagnie aérienne refuse que l’enfant voyage seul ou que l’enfant ne peut pas voyager seul, ou encore si l’enfant a moins de 13 ans, l’un des voyages disponibles chaque année en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6 et 51.7 peut être utilisé pour qu’une personne accompagne l’enfant.

51.8.2 Lorsqu’un enfant à charge, y compris un enfant majeur à charge tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, ayant des besoins spéciaux, reçoit des soins et/ou une formation dans un établissement au Canada en raison d’un handicap mental ou physique, et qu’aucun voyage n’a été autorisé pour cet enfant au cours des 12 mois précédents en vertu de cette directive, et qu’aucun des parents n’a voyagé au Canada sous cette directive pour un autre enfant, l’administrateur général doit autoriser une indemnité de réunion de famille couvrant les frais de déplacement réels et raisonnables entre le poste du fonctionnaire et le lieu de résidence de l’enfant, moins les frais de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence de l’enfant et la ville du bureau principal, selon l’une des options suivantes :

1. deux fois par année pour le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait (c’est-à-dire le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait ne peuvent réclamer quatre voyages individuels en voyageant séparément); ou
2. deux fois par année pour un enfant ayant des besoins spéciaux et une personne pour l’accompagner; ou
3. une fois par année pour le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait et une fois par année pour un enfant ayant des besoins spéciaux et une personne pour l’accompagner.

51.8.3 Lorsqu’un ou les deux parents ont voyagé au Canada en vertu de cette directive pour un autre enfant, cela comptera comme un voyage, car ils seront censés rendre visite à l’enfant ayant des besoins spéciaux, y compris un enfant majeur à charge tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, en même temps. Cela réduira le droit au voyage prévu par cette directive d’un voyage.

51.9 Réunion de famille pour les fonctionnaires non accompagnés

51.9.1 Sous réserve de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille et sauf si le présent article prévoit le contraire, lorsque les personnes à charge du fonctionnaire ne sont pas au poste, l'administrateur général peut autoriser jusqu'à deux voyages aller-retour par période de 12 mois pour ses personnes à charge, selon les modalités suivantes :

1. si le fonctionnaire a accepté une affectation sur une base non accompagné tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, les personnes à charge ont été réinstallées dans une autre ville, conformément à l’article 15.31 de la DSE 15 – Réinstallation, l’indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l’égard d’un voyage aller-retour entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire;
2. si l'alinéa 51.9.1a) ne s'applique pas, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un déplacement :
   1. entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire; ou
   2. entre la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste.

51.10 Visite d'un enfant visé par une entente de garde

51.10.1 En cas d'entente de garde ou lorsque l'enfant n'a pas encore 22 ans et qu'il n'y a pas d'entente de garde en raison de l'âge de l'enfant, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille conformément à cet article.

51.10.2 Les déplacements en vertu de cette section ne doivent pas dépasser le taux de fréquence des déplacements admissibles en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7.

51.10.3 Pour l’application des paragraphes 51.10.6 et 51.10.7, lorsque l’autre parent de l’enfant se trouve dans un poste à l’extérieur du Canada et que ce dernier est un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l’indemnité de déplacement pour réunion de famille n’est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre l’autre parent de l’enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.10.4 Pour l’application du paragraphe 51.10.8, l’enfant qui se trouve dans un poste à l’extérieur du Canada en compagnie d’un parent qui est un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l’indemnité de déplacement pour réunion de famille n’est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre la ville où réside l’enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.10.5. Pour déterminer la part de l’employé des frais de déplacement, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé, par exemple :

1. si le voyage est effectué selon un tarif d'excursion, la part de l’employé sera fondée sur les tarifs d'excursion;
2. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable est à plus de 800 kilomètres de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens canadiens en vigueur le jour où commence le voyage; ou
3. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable est à moins de 800 kilomètres de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs autobus ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs.

51.10.6 Lorsque le fonctionnaire, son conjoint ou son conjoint de fait est responsable des frais de déplacement d’un enfant à charge, résidant avec le fonctionnaire à son poste ou d’un étudiant à charge tel que défini dans la FSD 2 – Définitions, afin de rendre visite à l’autre parent, une indemnité de voyage pour réunion de famille peut être autorisée pour jusqu’à deux voyages aller-retour sur une période de 12 mois, moins le coût du voyage, le cas échéant, entre le lieu de résidence de l’autre parent de l’enfant et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

51.10.7 Lors de l’application du paragraphe 51.10.6, lorsque l’enfant réside avec le fonctionnaire au poste et qu’il est dans le meilleur intérêt de l’enfant de rencontre son autre parent au poste, l’administrateur général peut, à la demande de l’employé, approuver le voyage aller-retour de l’autre parent vers le poste, en remplacement du voyage de l’enfant. Cette autorisation peut être accordée pour des raisons telles que l’âge de l’enfant, un handicap mental ou physique, ou des circonstances particulières fondées sur la recommandation d’un spécialiste de la santé ou de l’éducation. L’administrateur général doit être convaincu que l’objectif de la réunion de famille est mieux atteint au poste du fonctionnaire avant d’accorder cette approbation.

51.10.8 Une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée dans le cas d'un enfant du fonctionnaire, époux, ou conjoint de fait qui n'est pas admissible comme personne à charge aux termes de la DSE 2 – Définitions, pour la simple raison qu'il ne réside pas normalement avec le fonctionnaire, époux, ou conjoint de fait, si celui-ci a des droits de visite à l'égard de l'enfant aux termes d'une entente de garde, jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de 12 mois de la ville où réside l'enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre cette ville et celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.10.9 Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des paragraphes 51.10.6 et 51.10.8 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de 12 mois ne doit pas dépasser deux.

51.10.10 Lorsque l’enfant qui se déplace à un handicap mental ou physique et que la compagnie aérienne n’accepte pas qu’il voyage sans être accompagné ou lorsqu’il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément au présent article au cours de la période applicable de 12 mois peut servir à une personne pour accompagner l’enfant.

51.11 Réunion de famille hors du poste

51.11.1 Bien qu’il soit prévu que la réunion de famille aura normalement lieu au poste du fonctionnaire, à sa demande, et lorsque l'administrateur général est convaincu que l’intention d’une réunion de famille est la mieux respectée, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée pour un voyage aller-retour entre le poste et la ville où réside l'enfant, l'élève, l'époux, ou conjoint de fait ou celle où est situé son bureau principal, à concurrence de l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive, selon le cas, pour :

1. le fonctionnaire, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.9 ou le paragraphe 51.10.6; ou
2. l'époux/conjoint de fait, si le déplacement remplace l'application des dispositions du paragraphe 51.10.6; ou
3. le fonctionnaire et son époux/conjoint de fait ainsi que tout enfant à charge résidant avec le fonctionnaire au poste, si le déplacement tient lieu des dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 et 51.8.

51.11.2 Dans des circonstances exceptionnelles, pourvu que l'administrateur général soit convaincu que l’intention d’une réunion de famille est la mieux respectée, un voyage aller-retour à destination ou en provenance du lieu du poste peut être autorisé par l'administrateur général pour le fonctionnaire et toutes personnes à charge admissibles aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant au poste, à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal. Les frais de déplacement totaux ne peuvent dépasser l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par toutes les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

51.11.3 Les circonstances exceptionnelles aux termes du paragraphe 51.11.2, lorsque se rencontrer dans une autre ville fait qu'il est plus facile pour le fonctionnaire et toutes ses personnes à charge admissibles de se déplacer pour une réunion de famille en vertu de la présente directive, comprennent :

1. des conditions de sécurité, de santé ou environnementales au poste font en sorte qu’il n’est pas judicieux pour les personnes à charge de se rendre au poste;
2. le vol est trop long ou les changements de fuseaux horaires sont trop nombreux, compte tenu de la brièveté de la réunion de famille;
3. il est plus commode pour la famille de se réunir à mi-chemin en raison des horaires de travail et/ou des périodes d'études de ses membres; et/ou
4. les personnes à charge peuvent habiter à des endroits différents.

51.11.4 L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.11 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas. Lorsque le déplacement d'un fonctionnaire, époux, ou conjoint de fait a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.10, l'administrateur général autorise aussi le remboursement des frais de logement réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire, époux, ou conjoint de fait dans la ville où est situé son bureau principal, pour une période ne dépassant pas cinq nuits.

51.11.5 Lorsque le voyage est autorisé à partir du poste, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, peu importe l'endroit où elles résident et la fréquence des voyages autorisés.

51.11.6 Le présent article n'a pas pour objet d'offrir au fonctionnaire et/ou à une personne à charge des indemnités de déplacement pour congé annuel supplémentaire, ni d'autoriser des échanges, comme par exemple lorsqu'il y a deux enfants résidant hors du poste, si le fonctionnaire tentait de les visiter six fois pendant la période d'admissibilité, ce qui aboutirait à une réunion de famille avec certains de ses membres, mais pas avec d'autres. Un voyage de l'un des parents pour visiter un seul enfant n'est approuvé par l'administrateur général dans des circonstances personnelles exceptionnelles exigeant la présence d'un parent au lieu où réside l'enfant et permettant d'atteindre l'objectif de la réunion de famille.

51.12 Congé

51.12.1 Lorsque les frais de déplacement du fonctionnaire sont autorisés en vertu de l'article 51.11, il faut défalquer au fonctionnaire le nombre voulu de crédits de congé, sauf que si l'administrateur général n'est pas disposé à autoriser la réunion de famille au poste à cause de circonstances inhabituelles au poste et que le fonctionnaire ne peut voyager hors des heures de travail, un congé de déplacement sera autorisé pour une période égale :

1. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et le lieu où se trouve la personne à charge dont il est séparé, ou une autre ville approuvée, en vertu du paragraphe 51.11.2, si ce voyage remplace les dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.9; ou
2. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, moins le temps de déplacement entre la destination et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et où se fait le voyage en remplacement des dispositions de l'article 51.10; ou
3. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, jusqu'à concurrence du temps de déplacement d'un voyage aller-retour jusqu'à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, dans tous les autres cas.

51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge

51.13.1 Lorsqu’un élève à charge ne réside pas au poste et que cet élève est admissible aux déplacements pour réunion de famille conformément aux dispositions des articles 51.4, 51.5 ou 51.6 ou lorsqu’un enfant à charge ne fréquente pas un établissement d’enseignement, mais est admissible aux déplacements pour réunion de famille conformément aux dispositions des articles 51.7 ou 51.8 de la présente directive, un fonctionnaire peut réclamer le remboursement d’un appel téléphonique par mois de service au cours d’une année scolaire de l’endroit où se trouve l’enfant ou l’élève à charge au poste du fonctionnaire.

51.13.2 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté à des postes différents, chaque fonctionnaire peut demander une indemnité tel qu’il est énoncé au paragraphe 51.13.1.

51.13.3 Pour déterminer le nombre de mois d’indemnité pour des périodes inférieures à une année scolaire complète, une indemnité doit être autorisée pour chaque mois de service pendant lequel l’enfant fréquentait l’école.

51.13.4 Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement de ses appels téléphoniques conformément au paragraphe 51.13.1, l'indemnité est calculée en fonction du nombre de mois pour lequel il a droit à une aide comparativement à la période de 12 mois applicable. Dans le cas des périodes inférieures à une année scolaire complète, le fonctionnaire a droit à une aide pour chaque mois pendant lequel il est affecté à un poste pendant au moins 10 jours rémunérés.

51.13.5 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé au Canada pendant l'année scolaire, l'administrateur général peut se prévaloir de ses pouvoirs discrétionnaires lorsqu'il calcule l'indemnité au prorata selon le paragraphe 51.13.4.

51.14 Assister à la naissance d’un enfant

51.14.1 Sous réserve de l’article 41.5, l’administrateur général approuvera une indemnité de réunion de famille pour permettre à l’époux ou au conjoint de fait d’être présent à la naissance de l’enfant, pour une période maximale de cinq jours. L’indemnité englobera :

1. les frais de déplacement conformément à l’article 51.3 de la présente directive;
2. le logement, conformément à la définition prévue dans la DSE 2 – Définitions, à l’emplacement du centre de traitement, au besoin;
3. une indemnité quotidienne de repas, conformément à la Directive sur les voyages du CNM. L’indemnité de faux frais prévue dans la Directive sur les voyages du CNM ne peut être versée.

51.14.2 Lorsqu’un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait adopte un enfant, y compris au moyen d’une gestation pour autrui, et doit se déplacer du poste pour accepter la garde physique de cet enfant et/ou être présent lors de la naissance, l’administrateur général doit rembourser au fonctionnaire, les frais de déplacement, jusqu’à concurrence du coût du déplacement du poste à la ville où est situé le bureau principal, conformément à la DSE 2 – Définitions, engagés par :

1. le fonctionnaire et l’époux ou le conjoint de fait, pour le voyage entre le poste et le lieu de l’enfant;
2. le fonctionnaire, l’époux ou le conjoint de fait et l’enfant, pour le voyage aller-retour.

51.14.3 Lorsque le lieu de déplacement pour l’adoption d’un enfant, y compris au moyen d’une gestation pour autrui, est la ville où est situé le bureau principal ou le dernier lieu de travail, l’administrateur général peut inclure dans l’indemnité le logement et les repas pour une période ne dépassant pas cinq jours comme suit :

1. le logement, conformément à la définition prévue dans la DSE 2 – Définition, au besoin;
2. une indemnité quotidienne de repas et l’indemnité de faux frais, conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

51.14.4 Lorsque les paragraphes 51.14.1 et 51.14.2 s’appliquent, la DSE 50 – Aide au déplacement du poste ou la DSE 56.11 – Indemnité spéciale de poste peut être utilisée pour les déplacements des autres personnes à charge résidant au poste.

51.15 Pouvoir discrétionnaire de la direction

51.15.1 Nonobstant les limites particulières prescrites dans la présente directive, avec la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser un montant supplémentaire pour compenser les frais engagés en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire et de celle de ses personnes à charge, telles que les exigences de quarantaine en raison d’une mesure de santé publique.

51.16 Rapport

51.16.1 Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement pour réunion de famille se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Le présent appendice fournit un aperçu des dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille en faisant référence à la disposition applicable de la DSE 51.

Note : Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu au poste, les dispositions de l’article 51.11 – Réunion de famille hors du poste peuvent être autorisées pour voyager à la ville où se trouvent les personnes à charge séparées ou à une ville tierce au lieu du voyage mentionné ci-dessus.

Portée

Introduction

L'aide au déplacement pour événements familiaux malheureux sert à rembourser à un fonctionnaire au poste les frais découlant d'une maladie (y compris de blessures) grave d'un élève à charge ou d'un enfant infirme, et d'une maladie (y compris de blessures) critique d'un parent, un frère ou une sœur (y compris les demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, ou un membre de l’unité familiale, ou découlant de leur décès, lorsque ces frais excèdent ceux qu'il aurait engagés s'il avait travaillé dans la ville où se trouve son bureau principal. Le fonctionnaire peut en outre obtenir de l'aide pour se rendre auprès de ses parents en vue de les aider à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale et le déménagement dans un établissement de soins aux aînés.

Les dispositions de la présente directive n'adressent pas toutes les urgences familiales. En ce qui concerne les situations non expressément prévues, les fonctionnaires doivent examiner la possibilité de se prévaloir des dispositions d'autres directives telles que la DSE 50 - Aide au déplacement du poste et l’article 56.11 de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Enfant non à charge (non-dependent child) s'entend d’un enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui n'est pas considéré comme membre de l’unité familiale en raison de son âge et/ou du fait qu'il n'est plus à charge, et ne comprend pas l'enfant né d'un mariage précédent qui ne faisait pas partie de l’unité familiale.

Parent (parent) s'entend de la mère ou du père naturel ou adoptif (ou, alternativement, du beau-père, de la belle-mère ou d'un parent d’accueil) d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait.

Unité familiale (family unit) désigne :

1. le fonctionnaire,
2. son époux ou conjoint de fait,
3. un enfant à charge, y compris un enfant majeur à charge, tel que défini dans la DSE 2 – Définitions,
4. un élève à charge,
5. un enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, qui demeure à sa charge, si cet enfant faisait partie de l’unité familiale du fonctionnaire avant son affectation à l’étranger, qu'il est âgé de moins de 21 ans, qu'il ne réside pas au poste et qu'il ne peut être considéré comme un élève à charge au sens de la DSE 2 – Définitions.

Directive

54.1 Application

54.1.1 L'aide au déplacement correspond normalement au coût du billet d'avion le moins cher reconnaissant que des tarifs réduits peuvent ne pas être disponibles lorsqu’il est nécessaire de voyager à court préavis.

54.1.2 Pour déterminer la part du fonctionnaire des frais de déplacement en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé; par exemple :

1. la part du fonctionnaire est calculée en fonction du tarif utilisé au titre de l'aide au déplacement pour événements familiaux malheureux;
2. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend au-delà de 800 kilomètres de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou
3. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend jusqu'à 800 kilomètres de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs d'autobus ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs;
4. si un fonctionnaire a réclamé des frais de transport par véhicule motorisé particulier, sa part sera fondée sur le taux par kilomètre/millage réduit applicable à l'utilisation d'un véhicule en Ontario dans le cas d'un voyage aller-retour entre Ottawa et la destination; et
5. lorsque les transporteurs aériens canadiens offrent des tarifs spéciaux ou des rabais pour un événement familial malheureux ou pour un décès, la part de du fonctionnaire sera fondée sur le tarif réduit, même si la compagnie aérienne utilisée n'a pas offert de rabais pour un évènement malheureux et même s'il était impossible ou inopportun de faire appel à une compagnie aérienne canadienne.

54.1.3 Les fonctionnaires sont tenus de s'assurer qu'ils demandent le rabais ou le remboursement approprié pour événements malheureux. Tout remboursement ainsi obtenu par le fonctionnaire devra être versé au Receveur général du Canada.

54.1.4 Aux fins de l'approbation d'un déplacement pour événements malheureux en cas de maladie (y compris de blessures) grave ou plaçant dans un état critique, l'administrateur général peut demander au fonctionnaire de fournir une attestation écrite du médecin traitant.

54.2 Couple de fonctionnaires

54.2.1 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, l'un des deux fonctionnaires est réputé être le fonctionnaire et l'autre, l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire.

54.3 Maladie/blessures graves – Élève à charge/enfant ayant une déficience mentale ou physique

54.3.1 En cas de maladie (y compris de blessures) grave d'un élève à charge ou d'un enfant qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience intellectuelle ou physique, y compris un enfant adulte à charge, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité pour les frais suivants qui sont engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait, et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux:

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et l’endroit où se trouve l'enfant; et
2. les frais de logement réels et raisonnables engagés à l’endroit où se trouve l'enfant, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.3.2 Lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'établissement d'enseignement résidentiel n'offre pas les soins nécessaires à l'enfant, l'administrateur général doit autoriser une indemnité pour les frais de logement réels et raisonnables de l'enfant ainsi que les frais réels et raisonnables de transport local aller-retour entre l'établissement local de soins de santé, l’endroit où se trouve l'enfant et l'établissement d'enseignement pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.4 Maladie/blessures critiques – Membre de l’unité familiale

54.4.1 En cas de maladie (y compris de blessures) critique touchant un membre de l’unité familiale ne résidant pas au poste du fonctionnaire, ou d’un enfant recevant des soins ou suivant un programme de réadaptation dans un établissement au Canada en raison d’une déficience intellectuelle ou physique, y compris un enfant majeur à charge, l’administrateur général doit autoriser une indemnité pour les frais suivants engagés par les membres de l’unité familiale :

1. frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où se trouve l'élève à charge atteint d’une maladie critique; et/ou
   2. un élève à charge, jusqu'à l’endroit où se trouve l'élève à charge atteint d’une maladie critique; et/ou
   3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à là où se trouve l'élève atteint d’une maladie critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et/ou
   4. les membres de l’unité familiale, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale (autre qu'un élève à charge) atteint d’une maladie critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale atteint d’une maladie critique; et
2. les frais de logement réels et raisonnables engagés pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans l’endroit où l'élève à charge atteint d’une maladie critique se trouve, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
   2. un élève à charge, dans l’endroit où l'élève à charge atteint d’une maladie critique se trouve, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
   3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, dans l’endroit où l'élève à charge atteint d’une maladie critique se trouve, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
   4. les membres de l’unité familiale, dans la ville du bureau principal, lorsque c'est dans cette ville que réside le membre de l’unité familiale (autre qu'un élève à charge) atteint d’une maladie critique, pour une période maximale de cinq nuits.

54.4.2 En cas de maladie (y compris de blessures) critique d’un membre de l’unité familiale résidant au poste du fonctionnaire, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité couvrant les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour:

1. un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et/ou
2. un membre de l’unité familiale qui ne réside pas au poste du fonctionnaire et qui n'est pas un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage.

54.5 Maladie/blessures critiques – Lors d'une absence temporaire

54.5.1 Dans le cas de maladie (y compris de blessures) critique d’un fonctionnaire qui exerce des fonctions temporaires en dehors du poste, l'administrateur général peut, en remplacement des dispositions correspondantes de la Directive sur les voyages du CNM, autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où celui-ci se trouve; et/ou
   2. un élève à charge, jusqu'à l’endroit où le fonctionnaire se trouve; et/ou
   3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où le fonctionnaire se trouve, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et
2. les frais de logement réels et raisonnables engagés dans l’endroit où se trouve le fonctionnaire, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.5.2 Dans le cas de maladie (y compris de blessures) critique d’un membre de l’unité familiale qui réside normalement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans un endroit approuvé par l'administrateur général, ce dernier doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique; et/ou
   2. un élève à charge, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique; et
2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville que se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.5.3 En cas de maladie (y compris de blessures) critique d’un membre de l’unité familiale qui réside habituellement au poste du fonctionnaire et qui suit un traitement médical hors du poste dans un endroit approuvé par l'administrateur général, ce dernier doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale résidant au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique; et/ou
   2. un élève à charge, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique; et/ou
   3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et
2. les frais réels et raisonnables de logement à l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale dans un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.6 Maladie/blessures critiques – Fonctionnaire non accompagné à un poste désigné

54.6.1 Dans le cas de maladie (y compris de blessures) critique, lorsque le déplacement d'un membre de sa famille immédiate n'est pas autorisé, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et/ou jusqu'à l’endroit approuvé par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre l’endroit où se trouve la personne qui voyage et la ville du  bureau principal.

54.7 Maladie/blessures critiques – Fonctionnaire monoparental

54.7.1 Dans le cas de maladie (y compris de blessures) critique plaçant le fonctionnaire, qui est monoparental, dans un état critique, et que tous les membres de l’unité familiale ont moins de 21 ans, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et/ou jusqu'à l’endroit approuvé par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre l’endroit où se trouve la personne qui voyage et la ville du bureau principal.

54.8 Maladie/blessures critiques – Parent

54.8.1 En cas de maladie (y compris de blessures) critique l'un des parents comme il est défini dans la présente directive du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagées par le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à l’endroit où se trouve le parent dans un état critique, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le parent; et
2. les frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le parent dans un état critique y réside, pour une période maximale de cinq nuits.

54.8.2 Sous réserve de la définition du terme parent établie dans la présente directive, les dispositions prévues au paragraphe 54.8.1 peuvent être demandées tout au long de la carrière du fonctionnaire pour deux parents tout au plus pour le fonctionnaire et pour deux parents tout au plus pour le conjoint.

54.8.3 Les dispositions du paragraphe 54.8.1 peuvent également s'appliquer lorsque le ou les parents d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait ont besoin, en raison de leur âge et/ou d'une infirmité, d'une aide que d'autres membres de la famille ne peuvent raisonnablement apporter, dans une situation non médicale non prévue au paragraphe 54.8.1. L'aide au déplacement est accordée uniquement au fonctionnaire et/ou à son époux ou conjoint de fait et à un nourrisson ou à un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents. Elle est normalement accordée une seule fois à l'égard du ou des parents du fonctionnaire et de son époux ou conjoint de fait pour aider le ou les parents à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale ou l'installation dans une maison de retraite ou un établissement de soins aux aînés. Sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, on pourra déroger à cette disposition dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu'il n'y a pas d'autre frère ou sœur et que le ou les parents ont visiblement besoin d'aide, dans le cas notamment où il y a eu une détérioration de l'état de santé nécessitant un déménagement dans un autre établissement.

54.8.4 Sous réserve des limites précisées dans le paragraphe 54.8.3, les dispositions du paragraphe 54.8.1 englobent les cas de maladie des parents âgés, lorsque cette maladie ne met pas leur vie en péril, mais que les circonstances familiales et/ou la recommandation du médecin traitant indiquent clairement que la présence du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait est nécessaire, qui pourrait être pour prendre des dispositions en vue d'assurer des soins continus ou futurs ou pour régler des questions personnelles et/ou financières, et pour apporter un soutien moral essentiel, toutes des mesures qui sont une conséquence logique de la maladie.

54.9 Décès ou maladie/blessures critiques – Enfant qui n'est pas à la charge

54.9.1 En cas de décès ou de maladie (y compris de blessures) critique d’un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et qui n'est plus considéré comme un membre de l’unité familiale, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dans un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
   2. un élève à charge jusqu'à l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dans un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
2. les frais réels et raisonnables de logement engagés par les membres de l’unité familiale dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dans un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est l’endroit où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.9.2 En cas de décès ou de maladie (y compris de blessures) critique d’ un enfant né d'un mariage précédent d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait et qui n'est pas à la charge du fonctionnaire, lorsque cet enfant n'est pas ou n'était pas considéré comme membre de l’unité familiale, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagées par le parent d'un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dans un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve l'enfant qui n'est pas à charge; et
2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dans un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est l’endroit où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.10 Décès ou maladie/blessures critiques – Parent n'ayant pas la garde d'un enfant

54.10.1 En cas de décès ou de maladie (y compris de blessures) critique, le parent n'ayant pas la garde d'un enfant, qui réside avec le fonctionnaire au poste, ou qui est un élève à charge au sens de la DSE 2 – Définitions et qui fréquente un établissement d'enseignement à l'extérieur du Canada en vertu des dispositions de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité à l'enfant et, sous réserve de l'approbation préalable de l'administrateur général, du parent ayant la garde de l'enfant ou du beau-père ou de la belle-mère pour :

1. les frais réels et raisonnables d'un voyage aller-retour à l’endroit où se trouve l'autre parent de l'enfant ou au lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de voyage aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve l'autre parent de l'enfant; et
2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal, pour une période d'au plus cinq nuits, lorsque c'est l’endroit où se trouve l'autre parent de l'enfant ou le lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation).

54.11 Décès ou maladie/blessures critiques – Frère et/ou sœur

54.11.1 En cas de décès ou de maladie (y compris de blessures) critique, d’un frère ou d’une sœur (y compris demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait et un nourrisson ou un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux et par le parent du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui est une personne à charge en conformité avec la DSE 2 – Définitions et qui est également un parent de la personne qui souffre d'une maladie la plaçant dans un état critique ou qui est décédée :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour, jusqu'à l’endroit où se trouve le frère ou la sœur dans un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le frère ou la sœur dans un état critique; et
2. les frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le frère ou la sœur dans un état critique y réside ou si la ville du bureau principal est l’endroit où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (si celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.12 Décès - Membre de l’unité familiale

54.12.1 En cas de décès d'un membre de l’unité familiale qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, ou d'un enfant qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada, en raison d'une déficience intellectuelle ou physique, y compris un enfant adulte à charge, autorise l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et/ou
   2. un élève à charge, jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et
2. les frais réels et raisonnables de logement engagés pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans l’endroit où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits; et/ou
   2. les membres de l’unité familiale qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation, ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.12.2 Lorsqu'un membre de l’unité familiale décède au poste du fonctionnaire et y est inhumé, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour engagés par les membres de l’unité familiale qui ne résident pas au poste du fonctionnaire pour :

1. un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et/ou
2. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et l’endroit où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage.

54.13 Décès lors d'une absence temporaire du poste

54.13.1 En cas de décès d'un membre de l’unité familiale qui réside habituellement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans une localité approuvée par l'administrateur général et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu en dehors du poste, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité aux titres des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale ou par une autre personne acceptable pour accompagner si nécessaire :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de décès et l’endroit où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
   2. un élève à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.13.2 Lorsqu'un membre de l’unité familiale décède au poste du fonctionnaire ou à un lieu approuvé par l'administrateur général où la personne décédée, qui résidait normalement au poste du fonctionnaire, suivait un traitement médical, et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu hors du poste, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale ou, le cas échéant, par une autre personne acceptable pour accompagner si nécessaire :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à l’endroit où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
   2. un élève à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part du fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
2. les frais réels et raisonnables de logement pour :
   1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans l’endroit où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits; et/ou
   2. les membres de l’unité familiale immédiate qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.14 Décès – Parent

54.14.1 En cas de décès de l'un des parents soit du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagées par le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait et un enfant mineur (moins de 18 ans) qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part d’un fonctionnaire qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.14.2 Sous réserve de la définition du terme « parent » établie dans la présente directive, les dispositions prévues au paragraphe 54.15.1 peuvent être demandées tout au long de la carrière du fonctionnaire, deux fois pour le fonctionnaire et deux fois pour son époux ou conjoint de fait.

54.15 Congé

54.15.1 Lorsque le fonctionnaire ne peut voyager en dehors des heures normales de travail à la destination et/ou au poste, l'administrateur général accorde au fonctionnaire à qui est versée une indemnité en vertu de la présente directive un congé de déplacement pour la période égale au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et :

1. l’endroit où se trouve un enfant à charge, en cas de maladie ou de décès d'un enfant à charge; ou
2. dans tous les autres cas, le lieu de destination, moins le temps de déplacement entre son lieu de destination et la ville de son bureau principal.

54.16 Pouvoir discrétionnaire de la direction

54.16.1 Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur et en se fondant sur les lignes directrices établies par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, étendre les dispositions de la présente directive qui ont trait à l’« unité familiale » de manière à permettre le versement d'une aide au déplacement à l'égard des enfants du fonctionnaire qui ont plus de 21 ans.

54.16.2 Nonobstant les limites particulières prescrites dans la présente directive, sur recommandation du comité de coordination compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser un montant supplémentaire pour compenser les frais engagés en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire et de celle de ses personnes à charge, telles que les exigences de quarantaine en raison d’une mesure de santé publique.

54.17 Rapport

54.17.1 Les dispositions régissant l'attribution et la vérification des indemnités de voyage payables en vertu de la présente directive sont énoncées dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Portée

Introduction

Pour aider les fonctionnaires affectés aux postes qui ont un coût de la vie plus élevé qu'à Ottawa/Gatineau, l'employeur prévoit une indemnité non soumise à une justification pour compenser les coûts plus élevés d'achat de produits et de services au poste.

Directive

55.1 Application

55.1.1 L'administrateur général autorisera le versement d'une Indemnité de subsistance de poste (ISP) à chaque fonctionnaire en poste dont l'indice de poste est supérieur à 100, conformément à l'Appendice A de la présente directive, et ce, de la façon suivante :

1. les fonctionnaires recevront une compensation pour la proportion du traitement réellement dépensée au poste, calculée en fonction de leur traitement nominal et en tenant compte du rajustement de l'indice de poste;
2. le traitement nominal est le point médian de la fourchette salariale d'un fonctionnaire, comme l'indique l'Appendice A de la présente directive; et
3. l'indice de poste exprime la différence de prix entre le coût de la vie au poste et le coût de la vie à Ottawa, selon les rapports mensuels remis à l'administrateur général par Statistique Canada. https://www150.statcan.gc.ca/n1/fr/catalogue/62-013-X

55.2 Date d'entrée en vigueur

55.2.1 À moins d'indication contraire, l'Indemnité de subsistance de poste commence le premier jour de rémunération suivant l'arrivée du fonctionnaire au poste et prendra fin le premier jour de rémunération après le dernier jour en fonction au poste.

55.2.2 Lorsqu'un fonctionnaire est muté d’un poste à l’étranger à un autre, l'ISP calculée conformément au paragraphe 55.1.1 continue de s'appliquer jusqu'au jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste, sauf :

1. si ce jour n'est pas un jour de rémunération, auquel cas l'ISP continue de s'appliquer jusqu'au dernier jour de rémunération qui précède le jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste; ou
2. si 25 jours de rémunération se sont écoulés depuis le départ du fonctionnaire de son poste précédent, auquel cas l'ISP est assujetti aux paragraphes 55.2.1 ou 55.3.1, selon le cas.

55.3 Changement de salaire

55.3.1 L'ISP sera rajustée afin de tenir compte de tout changement dans le traitement annuel brut du fonctionnaire, y compris la rémunération provisoire ou d'intérim pour l'exécution de fonctions ordinaires ou de fonctions d'un autre poste, à titre temporaire, lors d'une affectation à un poste, lorsque ces changements se traduisent par un mouvement à la hausse sur l'échelle salariale, aux fins de détermination du traitement nominal du fonctionnaire.

55.3.2 Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé le ou après le 1^er octobre 1989 à l'égard des fonctionnaires visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle les fonctionnaires deviendront admissibles au nouveau taux d'Indemnité de subsistance de poste prévu par la DSE 55 sera la date d'effet du rajustement salarial, non la date du document qui l'entérine.

55.4 Méthodologie

55.4.1 L'Appendice A de la présente directive sera révisé en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur :

1. le 1^er juin de chaque année, de façon à tenir compte de l'inflation annuelle dont fait rapport Statistique Canada, comme l'illustre l'indice des prix à la consommation pour la dernière période de douze mois se terminant le 31 décembre; et
2. le 1^er juin suivant la publication des résultats de l'Enquête sur les dépenses des ménages (EDM) menée par Statistique Canada tous les quatre ans.

55.4.2 Un indice de poste sera appliqué par l’administrateur général à la date déterminée en fonction des renseignements statistiques fournis tous les mois par Statistique Canada.

55.4.3 Les changements apportés à l'indice de poste entreront en vigueur aux dates déterminées suivantes :

1. lorsqu'il s'agit de changements découlant d'une étude globale, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel Statistique Canada a pris sa décision;
2. lorsqu'il y a eu dévaluation ou revalorisation d'une monnaie, le premier jour du mois qui suit cette dévaluation ou revalorisation;
3. lorsque des révisions ont été apportées par suite de l'examen mensuel des indices de poste par Statistique Canada, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel on a déterminé le besoin d'une révision.

55.4.4 Statistique Canada effectuera périodiquement des enquêtes sur les coûts et les prix de vente au détail internationaux en vue de l'établissement des indices de poste pour les besoins de la présente directive. Il faudra effectuer ces enquêtes dans les délais requis, sous réserve des nécessités du service au poste en cause.

55.4.5 Nonobstant l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, une révision de l'indice de poste et la modification de l'ISP qui en résulte ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

55.4.6 Dans les postes où les renseignements sur les taux de change sont insuffisants pour permettre à Statistique Canada d'appliquer la méthodologie de calcul de l'indice de poste adoptée par le Comité des DSE du CNM, les fonctionnaires peuvent être tenus de fournir chaque mois des documents attestant les taux de change qu'ils ont obtenus lors de l'achat de devises locales.

55.5 Absence temporaire

55.5.1 Lorsqu'un fonctionnaire non accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit cesser de s'appliquer le 26^e jour de rémunération et ne recommencer que le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire au poste.

55.5.2 Lorsqu'un fonctionnaire accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit :

1. continuer d'être versée au fonctionnaire aussi longtemps qu'une personne à charge demeure à son domicile au poste, avec l'approbation de l'administrateur général;
2. cesser le premier jour de rémunération suivant celui où la dernière personne à charge du fonctionnaire aura quitté le domicile du fonctionnaire au poste, ou à partir du 26^e jour de rémunération suivant le départ du fonctionnaire, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier; et
3. reprendre le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire ou d'une personne à charge, avec l'approbation de l'administrateur général, selon celle de ces deux dates de retour qui survient en premier.

En vigueur : Le 1^er avril 2025

Ce tableau indique le rajustement qui s’applique au salaire nominal de l’employé conformément à l’article 55.1. Le salaire annuel est en dollars canadiens.

Notes :

1. Cet appendice est révisé le 1^er juin de chaque année, en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.
2. Lorsqu’un fonctionnaire affecté à l’étranger reçoit un salaire annuel qui est inférieur à 40 450 $, le ministère doit communiquer avec le CNM pour obtenir les renseignements nécessaires pour administrer cette indemnité.

Formule de calcul des indemnités

1. Sélectionnez la fourchette de rémunération annuelle.
2. Prenez le point milieu/traitement nominal et multipliez-le par le rajustement correspondant.
3. Prenez le produit obtenu et multipliez-le par l'indice de poste (p. ex., 130), puis divisez le tout par 100.
4. Soustrayez du résultat le produit du point 2 et vous obtiendrez le montant de votre indemnité annuelle de subsistance de poste.
5. Conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM, le point milieu/traitement nominal maximum est 100 000 $ afin de déterminer l'indemnité annuelle de subsistance de poste.

Exemple 1

• Un traitement de 69 700 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 69 450 $ à 70 449 $, dont le point milieu/traitement nominal est 69 950 $.
• Multipliez 69 950 $ par 0,701, cela donne 49 035 $.
• Multipliez 49 035 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
• Vous obtenez 63 746 $. Soustrayez 49 035 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 14 711 $.

Exemple 2

• Un traitement de 120 350 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 100 000 $ à 100 000 $+, dont le point milieu/traitement nominal est 100 000 $.
• Multipliez 100 000 $ par 0,538; cela donne 53 800 $.
• Multipliez 53 800 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
• Vous obtenez 69 940 $. Soustrayez 53 800 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 16 140 $.

Portée

Introduction

Les Indemnités incitatives de service extérieur se composent de deux indemnités non imposables versées à titre d'encouragement au service extérieur.

La prime de service extérieur se veut une marque d'encouragement au service extérieur et, en tant que telle, reconnait que servir le Canada à l’étranger comporte des inconvénients et des désagréments, dont certains peuvent être d'ordre financier. Cette prime varie selon la taille de la famille du fonctionnaire et la durée de son service hors du Canada, et elle est payable aux fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur, conformément à la DSE 3 – Application et à la DSE 8 – Affectations de courte durée.

L'Indemnité spéciale de poste est une indemnité de déplacement non soumise à justification visant à aider les fonctionnaires à quitter le poste et équivaut à 80 % du plein tarif en classe économique sans restriction pour le voyage en avion aller-retour entre le poste et la ville de son bureau principal ou lorsqu'il n'y pas de plein tarif en classe économique sans restriction, 100 % du tarif en classe économique le plus élevé disponible. Cette indemnité n'est payable que si l'employé n'est pas assujetti aux dispositions de la DSE 46 – Congé de poste optionnel.

Définition

Note : Cette définition s'applique seulement à cette directive.

Enfant (child) désigne une personne à charge, selon la définition qu'en donne la DSE 2 – Définitions.

Directive

56.1 Application

56.1.1 Sauf indication contraire, la présente directive s'applique aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger.

56.2 Prime de service extérieur

56.2.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le paiement au fonctionnaire d'une Prime de service extérieur calculée en fonction de la taille de la famille de l'employé et de son service à l'extérieur du Canada, en utilisant l'Appendice A de la présente directive.

56.2.2 L’Appendice A de la présente directive sera mis à jour le 1^er avril chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

56.3 Couple de fonctionnaires

56.3.1 Chaque membre d'un couple de fonctionnaires affectés au même poste touche la Prime de service extérieur prévue pour un fonctionnaire non accompagné, sauf que, si une personne à charge réside avec le couple au poste, un des fonctionnaires est considéré comme une personne non accompagnée et l'autre touche la prime, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

56.3.2 Chaque membre d'un couple de fonctionnaires affectés à des postes différents touche la prime de service extérieur prévue pour un fonctionnaire non accompagné, sauf que, si une personne à charge réside avec le fonctionnaire, celui-ci touche la prime, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

56.4 Taux de la prime

56.4.1 Sous réserve des articles 56.8 et 56.9, un fonctionnaire sera admissible à recevoir une prime de service extérieur au taux applicable indiqué à l’Appendice A de la présente directive en ce qui concerne l’échelon auquel le fonctionnaire se trouve et la taille de sa famille, comme il est défini dans la DSE 2 – Définitions. Un parent monoparental dont les enfants sont des élèves à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, sera admissible au taux applicable au fonctionnaire accompagné d’une personne à charge.

56.5 Les points du service à l'extérieur

56.5.1 Les points pour le service à l’extérieur du Canada sont calculés au taux d’un point par mois de service, comme il est défini dans la DSE 2 – Définition, pour tous les fonctionnaires depuis le 1^er avril 1979. Les points accumulés avant le 1^er avril 1979 ont été calculés de la façon indiquée à l’Appendice C de la présente directive – Calcul des points pour la prime de service extérieur avant le 1^er avril 1979.

56.5.2 Sous réserve de l'article 56.10, les points accumulés à l'égard du service accompli hors du Canada sont transférables et gardent leur valeur. Par conséquent, la progression d'un échelon à l'autre peut survenir au milieu d'une affectation à l'étranger.

56.5.3 Pour déterminer le taux de la prime de service extérieur auquel un fonctionnaire a droit en vertu de la présente directive, on doit lui créditer les points de la prime de service extérieur accumulés en vertu des Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME). Cette disposition s'étend aux fonctionnaires de la fonction publique qui ont servi à l'étranger et étaient assujettis aux DSME, ainsi qu'aux membres des Forces canadiennes, lorsque le service en question est considéré comme un emploi continu dans la fonction publique aux fins des congés et de l'indemnité de départ.

56.6 Progression par échelon

56.6.1 Pour déterminer l'échelon de la prime de service extérieur qu'il convient d'accorder à un fonctionnaire, on doit créditer au fonctionnaire son service accompli à l'extérieur du Canada, et la progression doit se fonder sur les points accumulés à l'égard de ce service.

56.6.2 Le fonctionnaire reçoit le taux applicable de l’échelon I de la prime de service extérieur jusqu’à ce qu’il ait accumulé 24 points.

56.6.3 Sous réserve de l'article 56.10, un fonctionnaire reçoit :

1. le taux de l'échelon II de la prime de service extérieur, après avoir accumulé 24 points;
2. le taux de l'échelon III de la prime de service extérieur, après avoir accumulé 60 points;
3. le taux de l'échelon IV de la prime de service extérieur, après avoir accumulé 96 points;
4. le taux de l'échelon V de la prime de service extérieur, après avoir accumulé 132 points; et
5. le taux de l'échelon VI de la prime de service extérieur, après avoir accumulé 168 points.

56.7 Date d'entrée en vigueur

56.7.1 Sauf indication contraire, à moins que le fonctionnaire ne soit affecté d'un poste à l’étranger à un autre, auquel cas la prime de service extérieur lui sera octroyée sans interruption, la période pendant laquelle un fonctionnaire a droit à la prime de service extérieur :

1. commence le premier jour de rémunération suivant son arrivée au poste; et
2. prend fin le premier jour de rémunération suivant son dernier jour en fonction au poste.

56.8 Changement dans la taille de la famille

56.8.1 Lorsqu'un fonctionnaire touche une prime de service extérieur conformément à l'article 56.2, cette prime doit être rajustée de manière à tenir compte du changement dans la taille de la famille qui se produit lorsqu'une personne à charge tel que défini dans la DSE 2 – Définitions :

1. vient habiter en permanence avec le fonctionnaire au poste; ou
2. perd le statut de personne à charge ou prend domicile ailleurs; ou
3. quitte en permanence le poste avant le fonctionnaire.

56.8.2 Le changement entrera en vigueur le premier jour de rémunération qui suit la date de l'événement; toutefois, si une personne à charge a quitté le poste du fonctionnaire avant le départ de ce dernier au moment de l’affectation d’un poste à l’étranger à un autre, un tel départ sera considéré comme une absence temporaire et les dispositions du paragraphe 56.9.1 s'appliqueront.

56.9 Absence temporaire d'une personne à charge

56.9.1 Lorsqu'un fonctionnaire touche la prime de service extérieur au taux d'un fonctionnaire accompagné, conformément au paragraphe 56.4.1, cette prime doit être rajustée de manière à tenir compte du changement dans la taille de la famille qui se produit lorsqu'une personne à charge s'absente temporairement du poste du fonctionnaire pour plus de 25 jours de rémunération. Le changement entrera en vigueur le 26^e jour de rémunération et reprendra le premier jour de rémunération qui suit le retour de la personne à charge au poste du fonctionnaire, sauf que :

1. le présent article ne s'applique pas à un fonctionnaire monoparental qui reçoit la prime au taux d'un fonctionnaire « accompagné d'une personne à charge », si cette personne à charge est un élève à charge aux termes de l’article 56.4; et
2. si la personne à charge est absente du poste où le fonctionnaire est affecté, l'administrateur général peut autoriser le maintien du paiement de la Prime de service extérieur, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné, pour une période pouvant aller jusqu'à six mois à partir de la date de départ de la personne à charge si, à son avis, le maintien du versement de cette prime facilite la réalisation des objectifs du service. On signalera pareils cas au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

56.9.2 Aux fins de l’application de la DSE 56.9.1, lorsque les personnes à charge s’absentent du poste pendant une période continue de plus de 25 jours de rémunération et doivent observer une quarantaine dans un lieu distinct du poste en raison des exigences locales, la prime de service extérieur sera rétablie à compter du premier jour de rémunération suivant le début de la période de quarantaine, plutôt que lors du retour à la résidence du fonctionnaire.

56.10 Fin de la prime

56.10.1 Nonobstant l'article 56.6, aucune prime ne peut être payée, sans l'approbation de l'administrateur général, à un fonctionnaire qui a servi pendant sept années consécutives dans le même poste. Lorsqu’une exception est faite, un rapport doit être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor en indiquant les circonstances liées au programme qui justifient cette exception.

56.10.2 Nonobstant le paragraphe 56.5.1, si le paiement de la prime a pris fin conformément au paragraphe 56.10.1, le fonctionnaire cessera d'accumuler des points pour service à l'extérieur du Canada durant la période au cours de laquelle le paiement de la prime n'est pas autorisé.

56.11 Indemnité spéciale de poste

56.11.1 Sous réserve des dispositions des paragraphes 56.11.4 et 56.11.5, un fonctionnaire a droit à une indemnité spéciale de poste non soumise à justification, conformément à l'Appendice B de la présente directive. L’indemnité est payable conformément aux paragraphes 49.3.1, 49.3.2 et 49.3.3.

56.11.2 L’indemnité sera établie conformément à la méthodologie convenue par le Comité des DSE du CNM pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste et l’article 56.11 – Indemnité spéciale de poste en vigueur le 1^er juin de chaque année, tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur et comme il est publié à l’Appendice B de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, qui équivaut à ce qui suit :

1. 80 % du plein tarif en classe économique sans restriction pour le voyage aller-retour entre le poste du fonctionnaire et à la ville du bureau principal; ou
2. quand aucun plein tarif en classe économique sans restriction n’est disponible pour la totalité ou une partie du voyage, 100 % du tarif en classe économique le plus élevé disponible.

56.11.3 L’objectif de cette indemnité est d’aider un fonctionnaire dans les divers déplacements découlant du service à l’étranger. Il n’est pas nécessaire que le fonctionnaire conserve ou produise une preuve de ses déplacements à ce titre.

56.11.4 L'Indemnité spéciale de poste devient payable :

1. le premier jour de rémunération suivant l’arrivée du fonctionnaire à son poste à moins que le fonctionnaire se soit prévalu des dispositions prévues dans la DSE 46 – Congé de poste optionnel; ou
2. à la date déterminée par l’administrateur général pour les fonctionnaires qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 46 – Congé de poste optionnel, et qui ont accumulé 40 jours de crédits de congé de poste conformément aux dispositions de la DSE 46 – Congé de poste optionnel.

56.11.5 Une exception est prévue qu'après réception d'une confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent), et avant l'arrivée du fonctionnaire au poste, un fonctionnaire peut demander une avance d'un an de l'Indemnité spéciale de poste pour permettre les déplacements de son époux ou son conjoint de fait qui se chercherait un emploi au poste, ou encore pour prendre des arrangements au poste pour l’éducation de personnes à charge qui l'accompagnent, ou pour le déplacement d’une personne à charge ou d’une autre personne lors d’un voyage à la recherche d’un logement. Lorsqu'une avance a été autorisée, le fonctionnaire sera tenu de démontrer, preuve à l'appui, que l'indemnité a bel et bien été utilisée à la fin prévue.

56.11.6 À tout moment après le commencement du versement de l'Indemnité spéciale de poste, le fonctionnaire peut opter pour le congé de poste conformément aux dispositions de la DSE 46 - Congé de poste optionnel plutôt que pour l'Indemnité spéciale de poste, pour autant qu'il avise son administrateur des DSE deux mois à l'avance par écrit du changement désiré. Les fonctionnaires ne peuvent modifier leur choix qu'une fois par an.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Ce tableau représente les taux annuels de la prime de service extérieur en dollars canadiens à compter du 1^er avril 2025.

Note : Cet appendice sera révisé le 1^er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

En vigueur : le 1^er juin 2024

Ce tableau représente les taux annuels de l’Indemnité spéciale de poste (ISP) en dollars canadiens en vigueur à compter du 1^er juin 2024 quand le bureau principal se trouve à Ottawa.

Note : Cet appendice sera révisé en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Avant le 1^er avril 1979, les points pour la Prime du service extérieur étaient calculés ainsi :

1. avant le 1^erjuillet 1975, pour les employés en affectation à l’étranger, au taux d’un point par mois de service à partir du 1^er octobre 1972 ou à partir du 1^er janvier 1973 pour les employés assujettis au Règlement sur le service extérieur le 31 décembre 1972;
2. avant le 1^erjuillet 1975 pour les fonctionnaires qui font leur carrière dans le service extérieur, au taux d’un point par mois de service;
3. du 1^erjuillet 1975 au 1^er avril 1979, pour tous les employés, au taux de :
   1. un point par mois de service aux postes qui ne figuraient pas à l’Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste (1975);
   2. 1,25 point par mois de service aux postes de niveaux I et II qui figuraient à l’Appendice B de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste (1975); et
   3. 1,5 point par mois de service aux postes de niveaux III et IV qui figuraient à l’Appendice B de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste (1975).

Portée

Introduction

La présente indemnité est versée conformément aux Appendices A et B de la présente directive afin de reconnaître les conditions indésirables qui peuvent exister dans certains postes. On a délégué au sous-ministre des Affaires étrangères le pouvoir de modifier, au besoin, les niveaux d'évaluation des postes sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Directive

58.1 Application

58.1.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement d'une indemnité différentielle de poste au taux applicable en tenant compte du niveau d'évaluation du poste et de la taille de la famille du fonctionnaire, selon la définition à la DSE 2 – Définitions, conformément à l'Appendice A de la présente directive, lorsque :

1. les montants de l'Indemnité différentielle de poste seront révisés le 1^er avril de chaque année, conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM, tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur et tel qu’indiqué à l’Appendice A de la présente directive; et
2. les niveaux d'évaluation des postes seront établis et/ou modifiés, au besoin, par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, au besoin, et tel qu’indiqué à l’Appendice B de la présente directive.

58.2 Couple de fonctionnaires

58.2.1 L'indemnité applicable aux personnes non accompagnées sera payée à chaque membre d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf que, si une personne à charge réside avec le couple au poste, un des fonctionnaires est considéré comme une personne non accompagnée et l'autre touche la prime au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

58.2.2 L'indemnité applicable aux personnes non accompagnées sera payée à chaque membre d'un couple de fonctionnaires qui sont affectés à des postes différents, sauf que, si une personne à charge réside avec le fonctionnaire, celui-ci touche la prime au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

58.3 Date d'entrée en vigueur

58.3.1 Sauf indication contraire, l'Indemnité différentielle de poste doit être versée au fonctionnaire, au taux approprié, à partir du premier jour de rémunération qui suit l'arrivée du fonctionnaire et/ou d'une personne à charge au poste et doit cesser le premier jour de rémunération qui suit le dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

58.3.2 Lorsqu'une personne à charge quitte définitivement le poste avant le fonctionnaire, le taux de l'Indemnité différentielle de poste est réduit en conséquence.

58.4 Supplément

58.4.1 Après 24 mois consécutifs de service dans un ou plusieurs postes donnant droit à une Indemnité différentielle de poste tel que défini à la DSE 2- Définitions, l'Indemnité différentielle de poste à laquelle un fonctionnaire a droit en fonction de la taille de la famille et du niveau d'évaluation du poste sera majorée de 50 %.

58.4.2 Les situations suivantes d’absence temporaire du poste ou d’une affectation à un autre poste à l’étranger ne constituent pas une interruption de la période de 24 mois consécutifs de service prévue au paragraphe 58.4.1, mais, en même temps, ne peuvent pas être prises en compte aux fins du service pour établir l’admissibilité au supplément de 50 % :

1. un congé payé;
2. une évacuation d'urgence;
3. un service temporaire; ou
4. un congé non payé (y compris les congés non payés au poste).

58.4.3 Le supplément sera versé jusqu’à ce que le fonctionnaire quitte définitivement un poste qui donne droit à une Indemnité différentielle de poste. L’admissibilité à ce supplément continuera en vertu de la présente directive dans l’un ou l’autre des cas suivants :

1. la période consacrée à une ou à plusieurs affectations au Canada, y compris toute période de congé non payé, entre une affectation à un poste qui figure à l’Appendice B de la présente directive et une affectation à un poste évalué aux niveaux I, II ou III, figurant à l’Appendice B ne dépasse pas 30 mois consécutifs. La période de temps consacrée à une ou plusieurs affectations au Canada comprend toute période de congé non payé; ou
2. la période consacrée à une ou à plusieurs affectations au Canada, y compris toute période de congé non payé, entre une affectation à un poste qui figure à l’Appendice B de la présente directive et une affectation à un poste évalué aux niveaux IV ou V, figurant à l’Appendice B ne dépasse pas 42 mois consécutifs. La période de temps consacrée à une ou plusieurs affectations au Canada comprend toute période de congé non payé.

58.4.4 Lorsqu’un fonctionnaire reçoit le supplément associé à un poste figurant à l’Appendice B de la présente directive et qu’au cours de son affectation le niveau d’évaluation du poste est révisé à un niveau ne présentant pas de difficultés ce qui rend le titulaire inadmissible à l’Indemnité différentielle de poste, l’admissibilité du fonctionnaire au supplément sera protégée jusqu’à la fin de son affectation, à l’exclusion de toute prolongation, et sous réserve du paragraphe 58.4.3.

58.4.5 Pour les besoins de l'alinéa 58.4.3b), les affectations au Canada débutent :

1. à la date à laquelle le fonctionnaire se présente au travail au Canada; ou
2. si le fonctionnaire est autorisé à prendre un congé non rémunéré après avoir quitté un poste pour la dernière fois et avant de se présenter à son lieu de travail au Canada, à la date de début de son congé non rémunéré.

58.4.6 Le supplément de 50 % autorisé en vertu du présent article ne doit pas être pris en considération dans le calcul de tout montant additionnel de l'Indemnité différentielle de poste ou de paiement spécial prévu au paragraphe 58.5.2.

58.5 Indemnité supplémentaire en raison de conditions extraordinaires

58.5.1 S'il existe des conditions extraordinaires découlant d'hostilités ouvertes et/ou de catastrophes naturelles au poste, le sous-ministre des Affaires étrangères doit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur mettra en œuvre une ou plusieurs des mesures suivantes:

1. établir un niveau d'évaluation du poste qui tient compte des conditions extraordinaires, si aucune Indemnité différentielle de poste n'était autorisée à ce moment;
2. réviser le niveau d'évaluation du poste qui était en vigueur et le porter jusqu'au niveau V, de manière à tenir compte des conditions extraordinaires qui existent au poste;
3. établir le paiement spécial d'une somme à concurrence de 100 % du niveau V de base de l'Indemnité différentielle de poste, afin de tenir compte des conditions extraordinaires qui existent au poste, si le poste était évalué au niveau V à ce moment;
4. établir une aide au titre des voyages de répit, au besoin, afin de permettre au fonctionnaire de quitter le poste lorsque les indemnités prévues aux directives actuelles sont insuffisantes et lorsque les personnes à charge ne sont pas autorisées à demeurer au poste en raison d’une évacuation d’urgence ou pour des raisons opérationnelles lorsque l’administrateur général ordonne à un fonctionnaire d’accepter une affectation sans être accompagné;
5. en cas d’urgence, établir ou ajuster un niveau d’évaluation du poste temporaire en cas de situation extrême due à des hostilités actives inattendues ou à une catastrophe naturelle, sans la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur lorsque le Comité interministériel des postes difficiles ne peut pas immédiatement attribuer un niveau d’évaluation du poste temporaire. Le nouveau niveau d’évaluation du poste temporaire nécessiterait un examen complet par le Comité interministériel des postes difficiles dans les trois mois suivant l’établissement du niveau d’évaluation du poste temporaire. L’utilisation de ce pouvoir discrétionnaire fait l’objet de rapport tel qu’il est indiqué au paragraphe 70.5.1 de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport; et/ou
6. recommander au président du Conseil du Trésor une aide supplémentaire si, dans une situation inhabituelle, les dispositions actuelles ne répondent pas aux besoins.

58.5.2 Lorsqu’une aide est offerte en vertu du paragraphe 58.5.1, les paiements et l’aide sont révisés sur une base continue, tel que déterminé par le sous‑ministre des Affaires étrangères et au moins deux fois par année afin de décider si l’aide devrait se poursuivre ou être révisée jusqu’à ce qu’il soit possible d’adapter en conséquence le barème normal d’évaluation des indemnités différentielles de poste.

58.5.3 Le sous‑ministre des Affaires étrangères fera rapport au Comité des DSE du CNM sur les paiements spéciaux supérieurs à 50 % du niveau V de base de l’Indemnité différentielle de poste et l’aide autorisée conformément aux alinéas c), d) et e) du paragraphe 58.5.1.

58.5.4 Lorsqu'un niveau d'évaluation de poste ou un paiement spécial a été déterminé conformément au paragraphe 58.5.1, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste qui doit être payé en sus de l'Indemnité différentielle de poste déterminée antérieurement doit se calculer comme suit :

1. si aucune Indemnité différentielle de poste n'était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond au montant établi dans l'Appendice A de la présente directive en fonction du niveau d'évaluation du poste et de la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
2. si une Indemnité différentielle de poste de niveau I, II, III ou IV était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond à la différence entre le montant de base de l'Indemnité différentielle de poste en vigueur à ce moment et le montant de base de l'Indemnité différentielle de poste jusqu'au niveau V qui est déterminé dans l'Appendice A de la présente directive en fonction de la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
3. si une Indemnité différentielle de poste de niveau V était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond au montant du paiement spécial déterminé conformément à l'alinéa 58.5.1c) d'après la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
4. les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste ou des paiements spéciaux établis conformément aux alinéas 58.5.4a), b), et c) seront rajustés, s'il y a lieu, de manière à tenir compte des révisions du montant de base de l'Indemnité différentielle de poste effectuées le 1^er avril de chaque année; et
5. nonobstant les dispositions des paragraphes 58.6.1 et 58.6.2, les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste ou les paiements spéciaux sont payables pendant la durée des conditions extraordinaires, qui en découlent, durée qui est déterminée par le sous-ministre des Affaires étrangères conformément au paragraphe 58.5.1, sauf que les paiements doivent se limiter à la période pendant laquelle un fonctionnaire et/ou les personnes à sa charge sont exposés aux conditions extraordinaires qui en découlent, et être rajustés de manière à tenir compte de la taille de la famille du fonctionnaire au poste.

58.5.5 Les paiements spéciaux ou les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste versés en vertu du paragraphe 58.5.4 sont calculés en fonction de l'Indemnité différentielle de poste de base et payés en sus des suppléments versés en vertu du paragraphe 58.4.1.

58.5.6 Les dispositions du paragraphe 58.5.4 s'appliquent à tous les fonctionnaires d'un poste pendant la période où l'on autorise un montant supplémentaire d'Indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial afin de tenir compte des conditions extraordinaires, y compris aux fonctionnaires en service temporaire, même si ces fonctionnaires peuvent par ailleurs ne pas être visés par la présente directive.

58.6 Absence temporaire

58.6.1 Lorsqu’un fonctionnaire non accompagné s’absente du poste pour une raison autre qu’un service temporaire ou qu’une évacuation d’urgence pendant une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’Indemnité différentielle de poste cesse le 26^e jour de rémunération et ne recommence que le premier jour de rémunération qui suit le retour du fonctionnaire au poste.

58.6.2 Lorsqu’un fonctionnaire non accompagné s’absente du poste en raison d’un service temporaire ou d’une évacuation d’urgence pendant une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’Indemnité différentielle de poste cesse le 26^e jour de rémunération, sauf si le service temporaire ou l’évacuation d’urgence a lieu à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste. Lorsque le service temporaire ou l’évacuation d’urgence a lieu à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, l’Indemnité différentielle de poste applicable au lieu de travail temporaire est versée à partir du 26^e jour de rémunération au lieu de travail temporaire et prend fin le premier jour de rémunération qui suit le départ du fonctionnaire du lieu de travail temporaire.

58.6.3 Lorsqu'un fonctionnaire touche une Indemnité différentielle de poste à un des taux applicables à un fonctionnaire accompagné, le taux de cette indemnité est rajusté comme suit :

1. lorsque le fonctionnaire et toutes les personnes à sa charge s’absentent du poste pour une raison autre qu’une évacuation d’urgence pour une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’indemnité est suspendue le 26^e jour de rémunération qui suit le départ et reprend au taux applicable le premier jour de rémunération qui suit le retour au poste du fonctionnaire et/ou de la ou des personnes à sa charge;
2. lorsque le fonctionnaire ou la ou les personnes à sa charge s’absentent du poste pour une raison autre qu’une évacuation d’urgence pour une période continue de plus de 25 jours de rémunération, le taux de l’indemnité est rajusté afin de tenir compte du changement de la taille de la famille, applicable le 26^e jour de rémunération qui suit le départ du fonctionnaire et/ou de la personne à sa charge et est rajusté de nouveau le premier jour de rémunération qui suit le retour au poste du fonctionnaire et/ou de la personne à sa charge;
3. lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste aux fins d’un service temporaire à un endroit qui n’ouvre pas droit à une Indemnité différentielle de poste, l’Indemnité différentielle de poste est ajustée afin de tenir compte d’une personne à charge de moins au poste;
4. lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste aux fins d’un service temporaire à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, il touche ladite indemnité applicable à son lieu de travail temporaire à partir du 26^e jour de rémunération au taux du fonctionnaire non accompagné en plus du taux applicable à la taille de la famille pour la ou les personnes à charge qui continuent de résider au poste, mais cette somme ne peut en aucun cas dépasser l’Indemnité différentielle de poste qui s’appliquerait si le fonctionnaire et la ou les personnes à sa charge vivaient au poste et bénéficiaient du taux le plus élevé; ou
5. lorsqu’un fonctionnaire et/ou les personnes à sa charge s’absentent du poste en raison d’une évacuation d’urgence à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, il touche ladite indemnité applicable à l’endroit temporaire à partir du 26^e jour de l’évacuation d’urgence au taux applicable à la taille de la famille située à l’endroit. Lorsqu’un fonctionnaire demeure au poste, l’Indemnité différentielle de poste est versée conformément à l’alinéa d) ci‑dessus.

58.6.4 Aux fins de l’application des DSE 58.6.1 et 58.6.3, lorsque le fonctionnaire et/ou les personnes à charge sont absents du poste pendant une période continue supérieure à 25 jours de rémunération et doivent se mettre en quarantaine dans un endroit qui n’est pas le poste en raison des exigences locales, l’indemnité différentielle de poste reprendra le premier jour de rémunération suivant le début de la période de quarantaine plutôt que le retour au poste.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Ce tableau tient compte des taux annuels de l’Indemnité différentielle de poste (IDP) en dollars canadiens à compter du 1^er avril 2025.

Note : Les sommes prévues seront rajustées le 1^er avril de chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

En vigueur : le 1^er avril 2025

Ce tableau tient compte des niveaux d’évaluation des postes et des indemnités supplémentaires, tel qu’ils sont établis conformément à l’alinéa 58.1.1b) et à l’article 58.5 de la présente directive.

* Prime spéciale de risque – alinéa 58.5.1e)

Notes :

1. Les niveaux d’évaluation des postes et les indemnités supplémentaires, tel qu’ils sont indiqués dans le présent appendice, seront révisés et modifiés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, au fur et à mesure des besoins.
2. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

Portée

Introduction

La présente directive a pour objet de pourvoir à l'évacuation d'urgence du poste d'un fonctionnaire et/ou d'une personne à charge dans le cas d'hostilités, de catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents, d'assurer la protection des biens matériels d'un fonctionnaire durant une telle absence et le dédommagement pour les pertes résultant de l'événement qui a causé l'évacuation.

Les présentes dispositions connexes tiennent compte du fait qu'une évacuation d'urgence d'un poste est susceptible d'entraîner un fardeau financier imprévu pour les fonctionnaires touchés. Les dispositions suivantes ont été élaborées afin de les aider à faire face à ces dépenses pendant la période d'évacuation.

Il incombe à chaque ministère qui est ou peut être touché par des mesures d'évacuation d'urgence de coordonner la mise en œuvre des dispositions de la DSE 64 et des directives connexes.

Directive

64.1 Application

64.1.1 L’administrateur général peut autoriser l’évacuation d’urgence du poste, d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge, vers un endroit convenable, le Canada inclus. Lorsque le temps presse ou que les communications sont insuffisantes, l’agent supérieur de la mission peut autoriser l’évacuation d’urgence. Si les conditions ultérieures le permettent, le retour au poste du fonctionnaire et/ou d’une personne à charge peut être autorisé. Les conditions suivantes s’appliquent à l’évacuation d’un poste :

1. lorsque des hostilités, une catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents rendent une telle évacuation nécessaire pour assurer la sécurité de la personne ou des personnes affectés;
2. lorsqu'aucune tâche prioritaire, en particulier la protection et l'évacuation d'urgence d'autres ressortissants canadiens, ne justifierait qu'un fonctionnaire reste au poste; et
3. lorsqu'une telle évacuation est plus raisonnable et plus opportune qu'une mutation directe à un autre poste à l'étranger ou au Canada, conformément aux dispositions de la DSE 15 – Réinstallation.

64.1.2 Un fonctionnaire évacué conformément à cette directive est réputé être en service à compter du jour de son départ du poste jusqu'à son retour à ce poste, son affectation à un autre poste ou son retour au Canada, selon le cas.

64.2 Frais de voyages et de subsistance

64.2.1 Quand l’administrateur général a autorisé l’évacuation d’urgence d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge d’un poste vers un lieu d’évacuation approuvé, il autorisera le paiement des dépenses suivantes :

1. les frais de voyages réels et raisonnables entre le poste et le lieu d’évacuation approuvé;
2. les frais réels et raisonnables d'hébergement pour un hôtel, un logement autonome ou, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, un hébergement privé non commercial, tels que déterminés au cas par cas par l'administrateur général;
3. les repas, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
4. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM; et
5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, du lieu d’évacuation approuvé au poste quand le fonctionnaire et ses personnes à charge sont séparés. Les appels téléphoniques ne seront toutefois pas remboursés quand une indemnité de faux frais est versée pour un déplacement au Canada ou dans la zone continentale des États-Unis.

64.3 Dépenses supplémentaires

64.3.1 En plus des dispositions du paragraphe 64.2.1, lorsque l’administrateur général a autorisé une évacuation d’urgence d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge d’un poste vers un lieu d’évacuation approuvé, l’administrateur général peut approuver le remboursement des frais liés à l’évacuation qui ne sont pas autrement prévus. Les frais possibles comprennent, sans toutefois s’y limiter :

1. le coût de deux appels interurbains de cinq minutes de personne à personne, un au proche d’un fonctionnaire ou à son plus proche parent désigné et un autre, le cas échéant, au proche ou au plus proche parent désigné de l’époux ou du conjoint de fait;
2. l'expédition des animaux de compagnie, généralement comme bagage d'accompagnement, ou par fret aérien, au besoin;
3. une indemnité de transport commercial à justifier de 100 $ CAN par semaine à l’endroit d’évacuation approuvé, sauf lorsque :
   1. le lieu d’évacuation approuvé est la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire et un véhicule motorisé particulier est entreposé, ce qui limitera donc l’indemnité à une semaine; ou
   2. une avance a été autorisée pour l’achat d’un véhicule de remplacement et le fonctionnaire ou ses personnes à charge ont pris livraison du véhicule de remplacement;
4. une indemnité supplémentaire de transport commercial à justifier au Canada lorsqu'une voiture de location est utilisée pour le transport scolaire; et/ou
5. la mise en pension des animaux de compagnie:
   1. au poste pour la durée de l'évacuation; ou
   2. à l'endroit de l'évacuation lorsque les hôtels n'acceptent pas les animaux de compagnie.

64.3.2 Les montants prévus aux alinéas 64.3.1c) et d) ne doivent pas excéder le montant fixé par l'administrateur général pour la location mensuelle d'une voiture de taille intermédiaire.

64.4 Frais de subsistance dans un logement temporaire au poste

64.4.1 Lorsque le fonctionnaire est tenu de demeurer au poste dans un logement temporaire dans une situation d’évacuation d’urgence, l’administrateur général autorisera le versement d’un paiement au fonctionnaire pour les frais réels et raisonnables de logement et les repas. Les faux frais seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

64.4.2 Les frais réels et raisonnables pour les repas ne devraient pas dépasser en temps normal l’indemnité quotidienne de repas pour le poste, comme le prévoient les Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM. Toutefois, lorsque les conditions au poste entraînent des coûts plus élevés, l’administrateur général peut autoriser un paiement supérieur à l’indemnité quotidienne de repas applicable.

64.4.3 Lorsque les conditions d’évacuation d’urgence au poste exigent que des fonctionnaires partagent un logement, les dispositions prévues à l’article 25.13 de la DSE 25 – Logement, peuvent s’appliquer.

64.5 Avances comptables pour l'achat des effets mobiliers essentiels

64.5.1 Au moment de l'évacuation du fonctionnaire et/ou de ses personnes à charge, l'administrateur général pourra autoriser, au cas par cas, une ou plusieurs avances comptables pour le remplacement des effets ménagers, des vêtements ou des jouets d'enfants essentiels laissés au poste et, dans le cas d'une évacuation dans un tiers pays, des articles essentiels qui sont les mêmes que ceux qui sont en entreposage à la ville du bureau principal. Ces avances ne peuvent être autorisées que pour l'achat d'articles qui sont les mêmes que ceux qui sont énumérés dans l'inventaire. Le paragraphe 64.10.2 s’applique à la fois aux cas de dédommagement et de recouvrement des avances qui ont a été accordés pour certains articles qui sont récupérés par la suite. Le montant des avances accordées ne devra pas dépasser :

1. 2 500 $ pour un fonctionnaire; ou
2. 2 500 $ pour l'époux ou le conjoint de fait d'un fonctionnaire dans les cas où le fonctionnaire n'est pas évacué ou que son époux ou son conjoint de fait le précède à l'occasion d'une évacuation d'urgence; et
3. 1 000 $ pour un fonctionnaire, lorsque son époux ou son conjoint de fait a reçu une avance de 2 500 $; et
4. 1 000 $ pour chaque personne à charge qui accompagne le fonctionnaire et/ou l'époux ou le conjoint de fait au moment d'une évacuation d'urgence.

64.5.2 Nonobstant le fait qu'un fonctionnaire et/ou des personnes à charge peuvent avoir reçu une avance pour l'achat d'articles essentiels à la suite d'une évacuation d'urgence, lorsque la mission n'a pas été capable d'expédier les effets mobiliers du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une nouvelle avance comptable dont le montant maximum correspond à la valeur dépréciée des effets mobiliers laissés au poste d'où le fonctionnaire a été évacué, tels qu'énumérés dans l'inventaire du fonctionnaire, laquelle avance est réduite du montant de toute avance déjà consentie pour l'achat d'articles essentiels en remplacement de ceux laissés au poste lorsque :

1. le fonctionnaire a été officiellement avisé d'une affectation d’un poste à l’étranger à un autre poste ou d'une affectation au Canada autre que pour du service temporaire; ou
2. la famille est réunie dans un logement permanent.

64.5.3 Nonobstant la DSE 4 – Avances comptables, une avance comptable peut être versée à une personne à charge pour toute dépense autorisée en vertu de la DSE 64 et des dispositions connexes lorsque le fonctionnaire s'engage à rembourser cette avance conformément à cette directive. Lorsque de telles avances sont versées à une personne à charge, elles sont réputées être versées au fonctionnaire.

64.6 Retrait des effets mobiliers de l'entreposage de longue durée

64.6.1 Lorsque le fonctionnaire et/ou la personne à charge a besoin d’articles entreposés conformément à la DSE 15 - Réinstallation, l'administrateur général peut autoriser qu'on prenne les dispositions nécessaires et approuver le paiement des frais d'empaquetage, d'emballage, de transport, de déballage, ainsi que les autres frais rattachés au retrait de ces effets.

64.7 Protection des effets mobiliers du fonctionnaire

64.7.1 L’administrateur général à la mission est autorisé à approuver les dépenses réelles et raisonnables de fonds publics afin de protéger les biens matériels des fonctionnaires qui ont été évacués et des fonctionnaires qui demeurent au poste contre les événements qui ont causé leur évacuation.

64.8 Dommages et pertes des effets mobiliers du fonctionnaire

64.8.1 Le présent article vise à indemniser un fonctionnaire pour les dommages ou pertes d'effets personnels et/ou mobiliers, y compris toute perte d'argent, lorsque ces pertes sont attribuables à une évacuation d'urgence, à une catastrophe naturelle ou un événement catastrophique dans les cas suivants :

1. la perte ne serait couverte que par une police d'assurance « à risques élevés »; ou
2. la perte aurait été évitée ou minimisée si le fonctionnaire n'avait pas été évacué; et/ou
3. la perte aurait autrement été couverte par la police d'assurance générale du fonctionnaire qui a été invalidée par l'assureur.

64.8.2 Sous réserve du paragraphe 64.8.6, lorsque les biens matériels du fonctionnaire ont été endommagés ou perdus du fait des circonstances décrites à l'article 64.1, qu'il y ait eu ou non évacuation d'urgence, l'administrateur général peut autoriser un dédommagement pour dommages ou pertes jusqu'à concurrence du montant maximal fixé dans l’article 15.19 de la DSE 15 – Réinstallation pour les effets personnels ou mobiliers endommagés ou perdus, et dans le cas d'une perte d'argent sous forme de dépôt en banque seulement, un montant maximal équivalant à six mois de salaire, lorsque :