Généralités

Introduction

Les Directives sur le service extérieur sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique du Canada participants au Conseil national mixte.

Objet et portée

Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités, de bénéfices et de conditions d'emploi qui, combiné au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en affectation, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent leur affectation. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement offre des séances d’information avant l'affectation à l’étranger aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation à l’étranger, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Principes

Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :

L'équivalence – dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.

L'encouragement – l'employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires à accepter à l'occasion une affectation à l'étranger et pour recruter et conserver des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.

Les dispositions relatives à l'exécution des programmes – afin d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.

Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.

Convention collective

Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives dans le site Web du Conseil national mixte (www.njc-cnm.gc.ca).

Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre des directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux du fonctionnaire ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.

Procédure des griefs

Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de ces directives, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou organisme concerné qui s'appliquera.

Entrée en vigueur

Les Directives sur le service extérieur entrent en vigueur le 1er avril 2019.

Responsabilité de l'employé

Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et/ou l'aide nécessaires auprès de leur administrateur des DSE concernant l'application et/ou l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.

Programmes de fidélisation

Les fonctionnaires qui adhèrent à un ou plusieurs programmes de fidélisation pour voyageurs peuvent accumuler et échanger des points pour voyageurs ou d’autres avantages offerts par l’industrie du tourisme au cours de déplacements autorisés par les Directives sur le service extérieur. Ces points peuvent être considérés comme des avantages imposables lorsqu’ils sont échangés à des fins personnelles, et les fonctionnaires devraient consulter l’Agence du revenu du Canada (ARC) en conséquence.

Révision périodique

Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers.

Indemnités et obligation de faire rapport

Plusieurs directives requièrent la vérification et/ou la présentation de rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport fournit des précisions sur la fréquence et les détails de la vérification des indemnités et des rapports à soumettre.

Demandes de renseignements

Toute demande de renseignements au sujet des Directives sur le service extérieur peut être adressée aux coordonnateurs ministériels désignés, comme l’indique le site Web du CNM.

Avant-propos et Introduction

Avant-propos

Toute demande de renseignements au sujet des Directives sur le service extérieur peut être adressée au :

Secteur de la rémunération et des relations de travail
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH)
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A OR5

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international publie chaque mois des « Annexes mensuelles aux DSE et indemnités de repas » par voie électronique. Comme on ne peut appliquer les directives sans consulter les annexes mensuelles, les ministères et organismes ayant des fonctionnaires en mission à l'étranger peuvent adresser leurs demandes au :

Directeur
Direction des initiatives et du contrôle des DSE (AEF)
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Immeuble Lester B. Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (ON) K1A 0G2

Introduction

Les Directives sur le service extérieur sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique du Canada participants au Conseil national mixte.

Principes

Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :

L'équivalence – dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.

L'encouragement – l'employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires à accepter à l'occasion une affectation à l'étranger et pour recruter et conserver des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.

Les dispositions relatives à l'exécution des programmes – afin d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.

Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.

Objet et Champ d'application

Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités et de conditions d'emploi qui, combinés au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en affectation, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent leur affectation. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international offre des programmes d'adaptation avant l'affectation aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Convention collective

Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives dans le site Web du Conseil national mixte (www.njc-cnm.gc.ca).

Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre des directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux du fonctionnaire ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.

Responsabilité de l'employé

Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et(ou) l'aide nécessaires auprès de leur administrateur des DSE concernant l'application et(ou) l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.

Procédure des griefs

Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de cette ligne de conduite, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou organisme concerné qui s'appliquera.

Révision périodique

Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers, normalement tous les trois ans.

Au terme d'une révision complète par les membres du Comité des Directives du service extérieur du CNM, les directives révisées sont entrées en vigueur le 1er avril 2009 et ont été affichées sur les sites Web du Conseil national mixte et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Ces directives révisées indiquent également le taux de majoration de certaines indemnités et les montants qui entraient aussi en vigueur le 1er avril 2009.

Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

Plusieurs directives requièrent la vérification et(ou) la présentation d'un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités - fournit des précisions sur la fréquence des rapports et les données à fournir, ainsi que sur la vérification des indemnités.

Formulaires

L'application ou l'administration des Directives sur le service extérieur nécessite l'utilisation de diverses formules du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Affaires étrangères et Commerce international. Le titre et le numéro de ces formulaires sont indiqués à la fin des directives auxquelles elles se rapportent.

Partie I - Généralités

DSE 1 - Généralités

Les présentes directives peuvent être citées sous le titre : Directives sur le service extérieur.

Entrée en vigueur

Les Directives sur le service extérieur entrent en vigueur le 1er avril 2009.

DSE 2 – Définitions

Ces définitions s'appliquent à chacune des directives. Les définitions propres à chacune des directives se trouvent sous la section de définition de la directive.

Administrateur général (deputy head) sauf s'il en est spécifié autrement, s'entend du sous-ministre d'un ministère ou de l'administrateur en chef de l'un des autres éléments de la fonction publique du Canada ou, s'il n'y a pas d'administrateur en chef, de toute autre personne que le gouverneur en conseil peut désigner comme l'administrateur général aux fins des présentes directives.

Affectation d’un poste à l’étranger à un autre (cross-posting) désigne l'affectation d'un fonctionnaire d'un poste à un autre.

Agent supérieur (senior officer) s'entend, pour chaque ministère représenté à la mission, de la personne que l'administrateur général désigne à chaque mission comme agent supérieur ou, à défaut, du fonctionnaire du ministère dont le rang est le plus élevé à la mission.

Bureau principal (headquarters) s'entend du lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada, tel que déterminé par l'administrateur général au moment de l’affectation à l'étranger; dans le cas des fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, la ville du bureau principal est Ottawa-Gatineau.

Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur (Appropriate foreign service interdepartmental coordinating committee) s’entend de l’un des comités décrits dans le Guide des taux et indemnités du CNM dont le rôle et les responsabilités consistent à formuler des recommandations et/ou à rendre une décision sur une interprétation et/ou une application précise des dispositions des DSE.

Congé (leave) s'entend de toute absence autorisée et pour prendre un congé annuel, un congé de maladie, un congé spécial, un congé pour événements familiaux malheureux ou un congé de service à l'extérieur autorisé en vertu des présentes directives, et de tout autre congé :

  1. autorisé en vertu des Directives régissant les conditions d'emploi de certains fonctionnaires non-représentés dans certaines parties de la fonction publique; ou
  2. autorisé par toute autre loi, dans le cas de ceux dont l'emploi est assujetti à cette autre loi; ou
  3. autorisé selon les clauses de la convention collective applicable au fonctionnaire et dont les dispositions sont appliquées conformément à l'ordonnance générale d'application du Conseil du Trésor.

Congé de déplacement (travel leave) s'entend de la période d'absence rémunérée que l'administrateur général autorise comme temps de déplacement au cours d'un voyage et durant laquelle le fonctionnaire est considéré comme étant de service aux fins de toute indemnisation applicable en cas d'accident.

Couple de fonctionnaires (employee-couple) désigne deux personnes affectées au même poste, ou à deux postes différents, qui sont mariées ensemble ou qui ont signé conjointement la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive, lorsque :

  1. toutes les deux sont des fonctionnaires; ou
  2. l'un est fonctionnaire et que l'autre a droit aux prestations au titre du service extérieur versées par le gouvernement du Canada (par exemple, un membre du personnel des Forces armées).

La DSE 3 - Application précise comment les Directives sur le service extérieur s'appliquent aux couples de fonctionnaires.

Effets mobiliers (household effects) s'entend des meubles, des appareils ménagers et des effets personnels des fonctionnaires et des personnes à leur charge (y compris les motocyclettes), mais ne comprend ni les autres voitures particulières, ni le bétail, ni les animaux domestiques.

Élève à charge (dependent student) à l'exception de ce qui est prévu dans l’article 51.6 de la DSE 51 - Réunion de famille, s'entend d'une personne qui est à charge au sens de b) et c) de la définition de « personne à charge », qui ne demeure pas avec le fonctionnaire parce qu'elle fréquente à plein temps un établissement d'enseignement.

Enfant avec une entente de garde (child under a custody arrangement) s’entend de l’un des enfants du fonctionnaire ou de l’époux/du conjoint de fait qui ne demeurera pas avec le fonctionnaire au poste mais pour qui le fonctionnaire peut demander une réunion de famille en vertu des dispositions de l’article 51.10 de la DSE 51 – Réunion de famille; lorsque l’enfant demeurera avec le fonctionnaire au poste pendant au moins 12 mois consécutifs, il sera considéré comme une personne à charge alors qu’il est au poste et les dispositions normales des présentes directives s’appliqueront.

Époux ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) désigne la personne avec laquelle le fonctionnaire est marié, ou une personne qui, avec le fonctionnaire, a signé la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive; lorsqu'on utilise la déclaration, le conjoint de fait ne doit pas être considéré comme une personne à charge aux fins des Directives sur le service extérieur, à moins que l'acceptabilité du conjoint de fait qui accompagne le fonctionnaire ait été reconnue par le sous-ministre des Affaires étrangères après consultation avec le chef de mission et l'administrateur général.

Fonctionnaire (employee) s'entend de toute personne assujettie aux directives sur le service extérieur conformément à la DSE 3 - Application.

Fonctionnaire affecté à l'étranger (foreign assignment employee) désigne un fonctionnaire qui ne s'est pas engagé à être affecté successivement à un certain nombre de postes à l'étranger durant sa carrière, mais qui est, à l'occasion, affecté à un poste.

Fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur (career foreign service employee) désigne un fonctionnaire tenu, pour occuper son emploi, d'être affecté successivement à un certain nombre de postes à l'étranger durant sa carrière. Il peut arriver à l'occasion qu'en raison des nécessités du service, un fonctionnaire soit affecté à seulement quelques postes, voire à une seule.

Fournisseur de services médicaux (medical service provider) est normalement Santé Canada ou le fournisseur désigné par l’administrateur général pour offrir des services médicaux à un fonctionnaire ou une personne à charge.

Frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer mensuellement à l'employeur lorsqu'il occupe :

  1. un logement de l'État; ou
  2. un logement loué privément et le fonctionnaire bénéficie d'une aide au logement, conformément aux dispositions de la DSE 25 - Logement.

Frais de réinstallation (relocation expenses) s’entend des frais :

  1. de déplacement d’un fonctionnaire et d’une personne à charge, et/ou d’empaquetage, d’emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers d’un fonctionnaire, et/ou d’entreposage de longue durée des effets mobiliers, lorsque l’administrateur général n’a pas autorisé l’expédition desdits effets au poste du fonctionnaire, ou les frais imprévus d’entreposage nécessaire desdits effets dont l’administrateur général a autorisé l’expédition pendant une période ne dépassant pas douze mois; ou
  2. des divers frais prévus dans la DSE 15 - Réinstallation.

Frais de subsistance (living expenses) s’entend des frais réels et raisonnables engagés aux fins du logement, des repas, des services de blanchissage, de nettoyage à sec et d'entretien des vêtements, et les pourboires afférents.

Frais de voyages (travelling expenses) sauf ceux qui sont identifiés dans la section Déplacement à l'occasion de la réinstallation de la DSE 15 – Réinstallation, spécifiquement pour ce genre de déplacement, et/ou ceux qui sont identifiés dans la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, sont les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, et lorsque l'administrateur général a donné son accord préalable, le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un voyage continu à la destination approuvée.

Jour (day) aux fins des congés ou allocations ou de leur calcul, s'entend d'un jour de rémunération.

Jour de rémunération (compensation day) s'entend de tous les jours sauf le jour ou les deux jours par semaine désignés comme jours de repos à la mission.

Lieu de travail (place of duty) désigne tout endroit au Canada ou tout poste à l’étranger où un fonctionnaire est habituellement en service; cette expression englobe tout secteur qui, compte tenu des usages locaux, est situé en banlieue du lieu de travail.

Logement de l'État (Crown-held accommodation) s'entend du logement possédé, loué à bail ou contrôlé par l'État et comprend le logement fourni directement au fonctionnaire par le gouvernement d'accueil.

Logement indépendant (self-contained accommodation) s'entend d'un logement commercial ou d'un logement de l'État temporaire, pourvu de meubles, d'équipements et d'appareils électroménagers convenables.

Logement unifamilial (single-family dwelling) désigne les pièces d'habitation comprenant l'équipement normal nécessaire à une occupation continue toute l'année. Le logement doit avoir une structure distincte et posséder une ou des entrées donnant à l'extérieur de l'édifice ou sur un corridor, un couloir, un vestibule ou un palier commun à l'intérieur de l'édifice.

Ministère (department) s'entend d'un ministère ou d'un autre élément de la fonction publique du Canada :

  1. qui figure aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  2. qui figure à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui est membre du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada et pour lesquels les Directives sur le service extérieur font partie de ses conventions collectives.

Mission (mission) s'entend du bureau d'un ministère situé à l'extérieur du Canada.

Mois de service (month of service) s’entend de chaque mois civil pendant lequel le fonctionnaire a gagné au moins soixante-quinze (75) heures de rémunération au poste, sauf que le fonctionnaire ne peut pas, à l’occasion d’une affectation d’un poste à un autre, accumuler des crédits à raison de deux périodes de dix jours de rémunération pendant le même mois civil.

Non accompagné (unaccompanied) s'entend de tout fonctionnaire qui n'est pas accompagné d'une personne à charge.

Période de service temporaire (period of temporary duty) s'entend du temps passé par le fonctionnaire en service officiel à un endroit situé hors de la zone ordinairement desservie par la mission où il est affecté et comprend le temps qu'il lui faut pour se rendre du poste au lieu de service temporaire et en revenir.

Personne à charge (dependant) s'entend :

  1. de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire; ou
  2. d'un enfant biologique, d'un enfant adopté, d'un enfant du premier lit ou l'enfant en tutelle du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), qui :
    1. réside avec le fonctionnaire au poste; et
    2. n’est pas marié; et
    3. est âgé de moins de 21 ans et continue d'être à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), ou est âgé de 21 ans ou plus et qui est à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison d'une déficience intellectuelle ou physique;
  3. sous réserve de la définition « d'époux ou de conjoint de fait », de toute autre personne qui demeure avec le fonctionnaire au poste et qui, de l'avis de l'administrateur général, est à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison de circonstances exceptionnelles; il faut communiquer les détails de toute décision prise par l'administrateur général à l'égard du présent article au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Poste (post) s'entend d'une ville, d'une collectivité ou d'un autre endroit où se trouve une « mission ».

Poste insalubre (unhealthy post) s'entend de la mission désignée comme telle par Santé Canada et figurant à l'Appendice A de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

Réinstallation (Relocation) s’entend du déménagement autorisé d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à un poste, ou d’un poste à un autre.

Résidant normalement avec l’employé au poste (normally residing with the employee at post s’entend du fait de demeurer à temps plein avec le fonctionnaire au poste, malgré des absences temporaires qui ne dépassent pas une période de 120 jours au cours de chaque période de 12 mois et sous réserve de l’article 3.6 de la DSE 3 – Application. Pour les fins de la présente définition, la première période de 12 mois commencera à la date d’arrivée de la personne à charge et chaque période de 12 mois subséquente commencera la date d’anniversaire de l’arrivée initiale.

Résidence principale (principal residence) s’entend d’une habitation unifamiliale achetée ou louée par le fonctionnaire ou une personne à sa charge demeurant avec lui, où le fonctionnaire ou la personne à charge vivait de façon permanente au moment de la réinstallation et qui correspond à l’adresse permanente dans la ville où est situé son bureau principal inscrite dans le dossier du personnel du ministère ou de l’organisme. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Taille de la famille (family configuration) s’entend du fonctionnaire qui est au poste et du nombre de personnes à charge qui demeurent normalement avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois au cours de toute période de 12 mois consécutifs ainsi :

  1. Non-accompagné (unaccompanied) s’entend de tout fonctionnaire qui n’est pas accompagné d’une personne à charge;
  2. Accompagné d'une personne à charge (accompanied by one dependant) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec une personne à charge au poste;
  3. Accompagné de deux personnes à charge (accompanied by two dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec deux personnes à charge au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge;
  4. Accompagné de trois personnes à charge (accompanied by three dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec trois personnes à charge au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge;
  5. Accompagné d’au moins quatre personnes à charge (accompanied by four or more dependants) s’entend de tout fonctionnaire qui demeure avec quatre personnes à charge ou plus au poste, l’une d’elle étant un enfant à charge.

Taux de kilométrage/millage (kilometric/mileage rate) désigne le taux en cents qui peut être demandé par kilomètre/mille selon le taux applicable.

Au Canada : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php;

À l’extérieur du Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra

Taux de kilométrage/millage réduit (lower kilometric/mileage rate) s’entend du taux en cents qui peut être demandé par kilomètre/mille selon le taux applicable.

Au Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=478&lang=fra

À l’extérieur du Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra

Temps de déplacement (travelling time) s'entend du temps réellement nécessaire au déplacement, y compris les arrêts inévitables ou permis dont il est question à l’article 15.9 de la DSE 15 – Réinstallation mais pas plus du temps nécessaire au même voyage par le moyen le plus économique et l'itinéraire le plus direct que détermine l'administrateur général selon les circonstances de chaque cas.

Traitement annuel (annual salary) s'entend, sauf indication contraire, du taux annuel de base de la rémunération normale ou d'intérim, payable au fonctionnaire pour l'exercice de ses fonctions normales au ministère qui l'emploie.

Appendice A – Déclaration de conjoint de fait

Sous réserve de la définition de « époux ou conjoint de fait », la présente déclaration servira à désigner une personne comme conjoint de fait aux fins des Directives sur le service extérieur et des avantages qui s'y rattachent accordés à ce titre.

Nous soussignés, _________________________ et ________________________________, déclarons solennellement que notre relation a été et est manifestée par notre cohabitation et notre relation qui s'assimile à une union conjugale. Cette relation est reconnue et nous nous sommes présentés comme tels pendant une période d'au moins une année dans la ou les collectivités où nous avons vécu.***

Si cette situation prend fin, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de mettre un terme aux paiements faits en raison de l'existence de cette situation.

Si cette situation n'existe pas dans les faits, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de recouvrer les sommes versées en raison de cette situation.

*** Dans des cas précis, cette déclaration peut être faite lorsqu'il y a eu interruption de la période de cohabitation pour des raisons indépendantes de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint de fait. Voir l'Appendice B de la présente directive.

Signature _____________________________ Fonctionnaire

_____________________________________ Conjoint de fait

_____________________________________ Date

Signature _____________________________ pour l'administrateur général

_____________________________________ Date

Appendice B – Conjoint de fait – Interruption de la période de cohabitation

1. Le Comité des DSE du CNM, dans son interprétation de la Déclaration à l'Appendice A de la présente directive, a convenu de reconnaître une relation de conjoints dans certaines situations où il y a eu interruption de la cohabitation durant la période de référence.

2. Le Comité des DSE du CNM tiendra compte des situations particulières où la cohabitation a débuté avant le départ en poste ou la mutation à un autre poste, mais où la période de référence d'un an a été interrompue parce que la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait a été dans l'impossibilité d'accompagner le ou la fonctionnaire en poste.

3. La séparation doit être attribuable à des motifs raisonnablement indépendants de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait. Ces motifs peuvent être liés aux études, à la santé, à la vente d'une résidence principale, à des litiges portant sur la garde d'enfants ou à des obligations contractuelles. Les circonstances justifiant l’application des dispositions de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille serviront de guide.

4. Il incombe au ou à la fonctionnaire de démontrer qu'il existe une continuité dans la relation de conjoints de fait, que les conjoints de fait ont été reconnus comme tels pendant une période d'au moins une année, y compris la période d'interruption approuvée, dans la ou les collectivités où ils ont vécu. Le Comité des DSE du CNM peut demander des preuves ou des renseignements corroborant les déclarations fournies par le ou la fonctionnaire.

5. En règle générale, la personne devant être désignée comme conjoint de fait ne doit pas être placée dans une situation plus favorable ou moins favorable qu'un conjoint.

DSE 3 – Application

Portée

Introduction

La présente directive décrit comment appliquer ces directives en général et dans des situations particulières. L’autorité formelle est contenue dans les directives qui figurent dans les articles de chaque directive. Lorsqu’il semble y avoir divergence entre les dispositions énoncées dans l’introduction à une directive et l’un des articles exécutoires de ladite directive, c’est ce dernier qui prévaut.

Conformément aux paragraphes 3.7.1 et 3.7.2, les directives s’appliquent au fonctionnaire en affectation à l’étranger sauf lorsqu’une directive précise expressément ou implicitement que leurs dispositions sont applicables pendant le séjour du fonctionnaire au Canada.

Directive

3.1 Affectations

3.1.1 Sauf indication contraire, les présentes directives s’appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affecté à l'étranger dans le cadre d’une affectation et comprennent les affectations à :

  1. un bureau du gouvernement du Canada situé à l’extérieur du Canada;
  2. un autre gouvernement ou organisme situé à l’extérieur du Canada.

3.1.2 Lorsque la durée de l’affectation est de plus de 121 jours et de moins d’une année, les dispositions de la DSE 8 – Affectations à court terme, s’appliquent.

3.2 Autres arrangements

3.2.1 À la discrétion de l’administrateur général et sous réserve des dispositions de la DSE 8 – Affectations à court terme, les présentes directives peuvent s’appliquer intégralement, en partie ou pas du tout aux autres arrangements, conformément au paragraphe 3.2.5, pour satisfaire aux exigences opérationnelles.

3.2.2 Au moment de déterminer le niveau d’aide fourni à l’employé, l’administrateur général doit évaluer l’avantage direct de l’arrangement pour le ministère.

3.2.3 L’administrateur général doit s’assurer qu’un fonctionnaire ne reçoit pas des avantages en double et qu’il n’est pas traité de manière plus avantageuse qu’un fonctionnaire servant à l’extérieur du Canada dans le cadre d’une affectation à un bureau du gouvernement du Canada.

3.2.4 Lorsqu’un arrangement est convenu, un contrat écrit doit être mis en place. Le contrat doit être signé par le fonctionnaire, l’agent négociateur du fonctionnaire si celui-ci est représenté, le représentant du ministère et le représentant du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

3.2.5 Les autres arrangements comprennent ce qui suit :

  1. lorsqu’un congé payé est autorisé et qu’aucune aide financière ou avantage connexe n’est accordé au fonctionnaire par l’organisme d’accueil dans le cadre d’une affectation :
    1. à un organisme international situé à l’extérieur du Canada;
    2. à un projet mis en œuvre à l’extérieur du Canada et subventionné, directement ou indirectement, par le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ou une Aide au développement officielle du Canada;
    3. à un gouvernement provincial ou territorial, à un gouvernement étranger ou à une entreprise ou un organisme privé œuvrant à l’extérieur du Canada, en vertu d’une entente officielle entre le ministère employeur et l’organisme d’accueil; ou
    4. à un établissement de recherche ou à une université à l’extérieur du Canada, lorsque les fonctionnaires ont reçu l’ordre de continuer de travailler à plein temps dans leur domaine;
  2. lorsqu’un congé non payé est autorisé en guise de congé d’études ou de perfectionnement professionnel et qu’aucune aide financière ou aucun avantage connexe n’est accordé au fonctionnaire par l’organisme d’accueil; et
  3. une affectation d’un non-fonctionnaire à un poste à l’étranger auprès d’un ministère ou d’un organisme dans le cadre du programme Échanges Canada, ou du Programme d’échanges de cadres de direction entre les milieux d’affaires et l’administration fédérale, et tel qu’il est précisé dans le contrat d’affectation.
3.3 Couple de fonctionnaires

3.3.1 Les directives s’appliquent à chaque fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires tout comme elles s’appliquent au fonctionnaire non accompagné, sauf :

  1. lorsque le couple de fonctionnaires est affecté à des missions différentes, auquel cas les directives s’appliquent à chaque fonctionnaire en tenant compte de toute personne à charge qui l’accompagne; ou
  2. lorsque le couple de fonctionnaires est affecté à la même mission et qu’une personne à charge demeure avec le couple de fonctionnaires à la mission, auquel cas l’un des deux fonctionnaires sera considéré comme non accompagné et l’autre comme accompagné et l’indemnité applicable aux personnes à charge lui sera versée; et
  3. lorsqu’une disposition spécifique d’une directive en particulier, conformément au paragraphe 3.5.2, prévoit autrement.

3.3.2 Les directives suivantes prévoient les dispositions qui concernent spécifiquement les couples de fonctionnaires :

  1. DSE 15 – Réinstallation, article 15.2;
  2. DSE 16 – Aide pour la résidence principale, article 16.5;
  3. DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, article 18.3;
  4. DSE 25 – Logement, paragraphe 25.13.1;
  5. DSE 30 – Moyens de transport à la mission et dépenses connexes, paragraphes 30.1.4, 30.2.3 et 30.3.2;
  6. DSE 50 – Aide au déplacement du poste, article 50.2;
  7. DSE 51 – Réunion de famille, article 51.2 et paragraphe 51.13.1;
  8. DSE 54 – Déplacements pour événements familiaux malheureux – article 54.2;
  9. DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur – article 56.3; et
  10. DSE 58 – Indemnité différentielle de poste – article 58.2.
3.4 Les affectations en soutien des Forces canadiennes

3.4.1 Les employés affectés à l’étranger pour y travailler à l’appui des opérations internationales conçues par le chef d’état-major de la Défense du Canada sont assujettis à certaines dispositions des Directives sur le service militaire à l’étranger (DSME), tel qu’il est précisé au chapitre 10 des DSME. Ils sont également assujettis à certaines dispositions des Directives sur le service extérieur (DSE), tel qu’il est exigé par le Conseil du Trésor ou le président du Conseil du Trésor et tel qu’il est précisé dans le Protocole d’entente concernant le paiement de certains avantages et indemnités aux fonctionnaires affectés à l’étranger à l’appui d’opérations internationales conçues par le chef d’état-major du Canada, disponible sur le site Web du Conseil national mixte (CNM). (https://www.njc-cnm.gc.ca/a701/MOA%20FSD%203-F.pdf)

3.4.2 Les modifications apportées à la section 3 du chapitre 10 des DSME – Indemnités d’opération, seront signalées au Comité du CNM sur les DSE.

3.5 Déclaration visant la désignation d’une personne à charge

3.5.1 Sauf indication expresse dans une directive particulière, lorsque le fonctionnaire déclare une personne à charge, celle-ci lui sera rattachée pour toute la durée de son affectation.

3.5.2 Lorsque le fonctionnaire demande qu’il soit tenu compte d’une personne à sa charge pour les besoins des présentes directives, il lui incombe d’informer l’employeur de tout changement ou de tout fait qui influe sur l’application des directives. Les versements effectués après tout changement influant sur l’admissibilité peuvent faire l’objet d’un recouvrement.

3.6 Calcul des indemnités pour moins d’un mois complet

3.6.1 Lorsqu’un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée conformément à l’Appendice A de la présente directive.

3.7 Annulation ou changement de l’affectation

3.7.1 Lorsque, en raison des nécessités du service déterminées par l’administrateur général, le fonctionnaire qui travaille au Canada qui a été avisé officiellement d’une affectation à l’étranger reçoit un nouvel avis officiel indiquant que l’affectation a été annulée ou changée, l’administrateur général doit, dans la mesure où cela est jugé nécessaire :

  1. autoriser l’application des directives suivantes, lorsque ces directives ont été appliquées en prévision de l’affectation du fonctionnaire :
    1. DSE 4 - Avances comptables;
    2. DSE 9 - Examens médicaux et dentaires;
    3. DSE 10 - Prêt d’affectation à l’étranger;
    4. DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent aux séances pré-affectation et/ou à une formation en langue étrangère;
    5. DSE 15 – Réinstallation;
    6. DSE 16 - Aide pour la résidence principale;
    7. DSE 34 - Indemnités scolaires; et
    8. DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives;
  2. autoriser l’application de la DSE 15  - Réinstallation, à la suite de l’annulation ou du changement de l’affectation, afin de fournir l’aide supplémentaire jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire du fait de l’annulation ou du changement de son affectation; et/ou
  3. recommander au président du Conseil du Trésor l’attribution d’une aide supplémentaire jugée appropriée dans les circonstances, lorsque :
    1. l’aide fournie en vertu des alinéas 3.7.1a) et b) est jugée insuffisante; et/ou
    2. le fonctionnaire a engagé des dépenses en prévision d’une affectation ou à la suite de l’annulation ou du changement de l’affectation pour lesquelles il n’y a aucune autorisation de paiement.

3.7.2 Le paragraphe 3.7.1 s’applique aussi à un chef de mission désigné dont la nomination proposée a été annulée ou changée par l’administrateur général sans que le fonctionnaire en soit responsable.

3.7.3 Les paragraphes 3.7.1 et 3.7.2 s’appliquent également lorsqu’une affectation confirmée est annulée ou modifiée en raison d’un trouble médical du fonctionnaire ou d’une personne à charge qui l’accompagne, tel qu’il est déterminé par l’administrateur général sur avis du fournisseur de services médicaux.

3.7.4 Dans les cas autres que ceux décrits aux paragraphes 3.7.1, 3.7.2 et 3.7.3 où une affectation à l’étranger a été annulée ou changée, à la suite d’une décision ou d’une erreur du fonctionnaire, l’administrateur général peut recommander au président du Conseil du Trésor d’accorder l’aide jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire.

3.8 Application des DSE pendant les périodes de congés non payés

3.8.1 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé pendant la période de remboursement d’un prêt d’affectation à l’étranger, le fonctionnaire devra continuer de rembourser le prêt, conformément à l’alinéa 10.8.4b).

3.8.2 Lorsqu’un fonctionnaire met fin à une affectation en raison d’un congé non payé, la réinstallation devra être approuvée conformément à l’article 15.27 et de l’Appendice F de la DSE 15 - Réinstallation.

3.8.3 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé, autre qu’un congé de maternité ou parental, et qu’il est autorisé à demeurer à la mission, l’ensemble des dispositions des présentes directives peuvent continuer à s’appliquer, à l’exception des DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, qui ne s’appliqueront pas.

3.8.4 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé de maternité ou parental et qu’il est autorisé à demeurer à la mission, les dispositions complètes des présentes directives devront continuer de s’appliquer sous réserve de l’article 3.9 – Congé de maternité et/ou congé parental non payé.

3.8.5 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé de maternité ou parental au Canada, les dispositions de la DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada, devront continuer de s’appliquer.

3.8.6 Lorsqu’un fonctionnaire est en congé non payé au Canada, les dispositions de la DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada, peuvent s’appliquer pendant la période de congé non payé à condition que le fonctionnaire présente un engagement écrit, avant le début du congé, de revenir en service pour une période correspondant au moins à la durée du congé accordé.

3.8.7 Lorsqu’un fonctionnaire ne reprend pas le service ou qu’il cesse d’être employé, sauf en cas de décès ou de mise en disponibilité, avant la fin de la période pendant laquelle il s’était engagé à servir après la fin du congé, le fonctionnaire doit rembourser un montant proportionnel pour les indemnités versées pendant la période du congé.

3.9 Congé de maternité et/ou congé parental non payé

3.9.1 Les fonctionnaires qui reçoivent une indemnité de congé de maternité ou de congé parental en vertu de leur convention collective ou de toute autre autorisation appropriée, qui sont assujettis aux Directives sur le service extérieur et qui sont autorisés à demeurer à la mission durant le congé de maternité ou le congé parental devront recevoir des indemnités selon les dispositions de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58  – Indemnité différentielle de poste.

3.9.2 Un fonctionnaire a droit à 93 % du montant de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58  – Indemnité différentielle de poste pour la même période que celle pour laquelle l’indemnité de congé de maternité ou de congé parental est autorisée, afin que les indemnités versées en vertu des Directives sur le service extérieur soient conformes aux dispositions applicables aux indemnités de congé de maternité et de congé parental.

3.9.3 Lorsqu’un fonctionnaire au poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant moins de 12 semaines, les montants de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de mission, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de mission, moins les frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 – Logement, lui sont versés en entier lors de son retour au travail.

3.9.4 Lorsqu’un fonctionnaire au poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant 12 semaines ou plus, 50 % des montants de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, moins 50 % des frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 – Logement, devront lui être versés avant le début du congé de maternité ou du congé parental, et le solde impayé, incluant les rajustements nécessaires, devra lui être versé à son retour au travail.

3.9.5 Les indemnités selon la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste, la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste seront rajustées conformément aux dispositions précises de ces directives afin de tenir compte :

  1. d’une augmentation de salaire;
  2. d’un changement dans la taille de la famille;
  3. d’un changement dans l’indice de mission;
  4. d’une révision du tableau des primes du service extérieur (Appendice A de la DSE 56), et Indemnité spéciale de poste (Appendice B de la DSE 56);
  5. d’une révision du tableau d’Indemnité différentielle de poste (Appendice A de la DSE 58); et/ou
  6. d’un changement du niveau d’évaluation des postes aux fins de l’indemnité différentielle de poste (Appendice B de la DSE 58).

3.9.6 Aucun rajustement fondé entièrement sur le service à l’extérieur du Canada ne sera apporté (par exemple, une indemnité de 50 % en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, ou une progression par étapes à l’Appendice A – Tableau des primes du service extérieur en vertu de la DSE 56).

3.9.7 La prime du service extérieur d’un fonctionnaire devra être rajustée en fonction de l’augmentation d’un échelon dans le tableau des primes du service extérieur le premier jour de travail au cours duquel il a accumulé suffisamment de points ou crédits pour mériter l’augmentation, suivant le retour du fonctionnaire d’un congé de maternité ou d’un congé parental.

3.9.8 Le fonctionnaire qui quitte temporairement une mission pour une période dépassant 25 jours de rémunération cessera de toucher la DSE 55 – Indemnité de subsistance de poste et la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, à partir du 26e jour de rémunération où il est absent.

3.10 Enfant visé par une entente de garde

3.10.1 Lorsque l’administrateur général est convaincu au moyen d’une ordonnance judiciaire ou d’une déclaration signée par les deux parents qu’un fonctionnaire a une entente de garde en place à l’égard d’un enfant, l’application des présentes directives devra être déterminée en fonction du lieu de résidence de l’enfant au Canada avant l’affectation ainsi que sur le lieu de résidence de l’enfant pendant l’affectation, conformément à l’Appendice B de la présente directive.

3.10.2 Dans l’éventualité où l’enfant résidera avec le fonctionnaire au poste pendant la durée de l’affectation, l’enfant sera réputé être une personne à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, et les dispositions s’appliquant aux personnes à charge résidant au poste s’appliqueront à l’enfant.

3.10.3 Dans l’éventualité où l’enfant ne résidera pas avec le fonctionnaire au poste pendant toute la durée de l’affectation, l’enfant sera réputé être une personne à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, à condition que la période au poste soit d’une durée minimale de 12 mois consécutifs et l’enfant sera réputé être un enfant visé par une entente de garde au sens de la DSE 2 – Définitions pour le reste de l’affectation. Les dispositions s’appliquant aux personnes à charge résidant au poste seront rajustées, au besoin, lorsque l’enfant ne résidera pas au poste pendant toute la durée de l’affectation.

3.10.4 Dans l’éventualité où l’enfant ne résidera pas avec le fonctionnaire au poste, l’enfant sera réputé être un enfant visé par une entente de garde, au sens de la DSE 2 – Définitions, et l’article 51.10 de la DSE 51 – Réunion de famille et des articles 54.10 et 54.11 de la DSE 54 – Déplacements pour événements familiaux malheureux, s’appliqueront.

3.11 Situation de grève légale

3.11.1 Nonobstant les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur les grèves, les Directives sur le service extérieur, à l’exception de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, continueront de s’appliquer dans une situation de grève légale.

3.12 Nouvelle affectation au même poste

3.12.1 Lorsqu’un fonctionnaire accepte une nouvelle affectation au même poste, les dispositions des présentes directives continuent de s’appliquer de la même façon que lorsque le fonctionnaire accepte une prolongation. L’employé n’a pas droit à un nouveau prêt à l’affectation aux termes de la DSE 10 – Prêt d’affectation à l’étranger, et la DSE 15 – Réinstallation, ne s’applique pas.

Appendice A - Calcul des indemnités pour moins d’un mois complet

Conformément au paragraphe 3.6.1, lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon la formule suivante :

T x D
   R

où :

T représente le taux d'indemnité annuel,

R équivaut à 260,88 jours, soit le nombre de jours de rémunération par année, et

D représente le nombre total de jours pour lesquels le fonctionnaire a droit à l'indemnité dans le mois, y compris :

  1. chaque jour de rémunération en service au poste ou en congé payé autorisé; et
  2. chaque jour reconnu par une autorité compétente comme jour férié général payé, sauf s'il se trouve dans une période de congé non payé ou s'il précède le premier jour de travail du fonctionnaire ou suit le dernier jour de travail.

Appendice B - Application des dispositions des DSE lorsqu’une entente de garde est en place

Le tableau suivant présente un aperçu général de l’application de quelques-unes des directives lorsqu’une entente de garde est en place, conformément à l’article 3.9 de la présente directive. Dans l’éventualité où l’enfant n’accompagnera pas le fonctionnaire au poste pour la durée de l’affectation, l’application de ces directives sera déterminée par l’administrateur général en fonction de la période de temps passée au poste.

Emplacement de l’enfant pendant l’affectation

Enfant se rendant au poste pour la durée de l’affectation

Enfant ne se rendant pas au poste

Enfant se rendant au poste pendant une partie de l’affectation

Statut de l’enfant aux fins des DSE

Personne à charge

Enfant visée par une entente de garde

Personne à charge pendant qu’il est au poste, autrement enfant visé par une entente de garde

Application de la DSE 15 - Réinstallation

Oui

Non, car l’enfant ne résidera pas au poste

Une réinstallation à condition que la personne à charge soit réinstallée au poste pendant une période d’au moins 12 mois consécutifs

Application de la DSE 33 – Aide aux études dans un Lycée au Canada

Non, car l’enfant est au poste; la DSE 33 peut s’appliquer au retour au Canada

Non, car l’intention de la DSE 33 n’est pas satisfaite puisque l’enfant ne se rend pas au poste

Non, car l’intention de la DSE 33 n’est pas satisfaite puisque l’enfant ne se rend pas au poste pour la durée de l’affectation

Application de la DSE 34 – Indemnités scolaires

Oui, pendant qu’il est au poste/ l’application des dispositions au Canada sera établi selon les conditions de vie au moment de la réinstallation

Non

Oui, pendant qu’il est à la mission/l’application des dispositions au Canada sera établi selon les conditions de vie au moment de la réinstallation

Application de la DSE 34.6 – Aide au logement pour les études postsecondaires

Non, car l’enfant est au poste

Selon les conditions de vie au moment de la réinstallation

Selon les conditions de vie au moment de la réinstallation

Application de la DSE 50 – Aide au déplacement de poste

Oui

Non

Selon la période de temps au poste et le niveau de difficulté du poste

Application de la DSE 51 – Réunion de famille

Oui, pour permettre à l’enfant de rendre visite à l’autre parent

Oui, pour permettre à l’enfant de rendre visite au fonctionnaire ou au conjoint au poste

Selon la période de temps au poste

 

DSE 4 - Avances comptables

Portée

Introduction

L'employeur a pour principe d'accorder au fonctionnaire une avance comptable pour toute dépense autorisée en vertu des Directives sur le service extérieur.

Directive

4.1 Application

4.1.1 L'administrateur général peut autoriser le paiement, au fonctionnaire, d'une avance comptable en prévision de toute dépense comptable autorisée en vertu des directives; cette avance ne doit pas être refusée sans raison valable.

4.1.2 Un fonctionnaire qui reçoit une avance comptable doit en rendre compte et rembourser en entier toute portion non utilisée dans les dix jours de la date à laquelle elle a servi aux fins prévues ou dans tout autre délai précisé dans les présentes directives et en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4.1.3 Un fonctionnaire qui ne rend pas compte d'une avance ou qui n'en rembourse pas la portion non utilisée dans les délais prévus au paragraphe 4.1.2 ne peut en recevoir une autre avant d'avoir justifié l'emploi de la première.

DSE 8 - Affectations de courte durée

Portée

Introduction

La présente directive énonce les dispositions qui s’appliquent aux fonctionnaires en affectation de courte durée à l’étranger.

Définitions

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

Affectation à court terme (short-term assignment) s’entend au sens de la mutation temporaire d’un fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre pour une période de 121 jours civils consécutifs ou plus et de moins d’un an, et, sous réserve de la DSE 3 - Application, à :

  1. un bureau du gouvernement du Canada situé à l’étranger; ou
  2. un autre gouvernement, une organisation ou une institution qui se trouve à l’étranger.

Directive

8.1 Application

8.1.1 Les dispositions de la présente directive s’appliquent à une affectation à court terme au sens de la présente directive.

8.1.2 Dans le cas des affectations de 120 jours civils consécutifs ou moins, les avantages et dispositions conformes à la Directive sur les voyages du CNM s’appliquent.

8.1.3 La présente directive ne s’applique pas aux fonctionnaires qui sont déjà affectés en vertu de l’ensemble des dispositions des présentes directives, ni aux fonctionnaires, personnes à charge ou autres personnes qui sont embauchés localement.

8.1.4 Lorsqu’un fonctionnaire est officiellement avisé par écrit que la durée d’une affectation à court terme sera subséquemment réduite à une période équivalant, en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, à celle d’un déplacement de 120 jours civils consécutifs ou moins, l’administrateur général doit procéder de la manière suivante :

  1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la réduction de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
  2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 cessent de s’appliquer à la date du premier jour de rémunération suivant la présentation de l’avis écrit qui indique au fonctionnaire que la durée d’affectation est réduite;
  3. le montant de l’indemnité de faux frais payable sera le plus élevé des suivants : celui prévu selon les dispositions de l’article 8.4, qui est autorisé au début de l’affectation à court terme, ou le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, pour toute la période;
  4. les autres avantages et dispositions applicables au fonctionnaire demeurent inchangés; et
  5. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.5 Lorsqu’un fonctionnaire est assujetti à la Directive sur les voyages du CNM et qu’il est officiellement avisé par écrit que la période de déplacement est prolongée à 121 jours civils consécutifs ou plus et à moins d’un an, et que la définition de l’affectation à court terme est respectée, les dispositions de la présente directive s’appliquent une fois que le fonctionnaire a accepté la prolongation par écrit.

En outre :

  1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la prolongation de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
  2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 s’appliquent rétroactivement à compter du premier jour de rémunération suivant le jour d’arrivée au poste;
  3. sous réserve de l’alinéa 8.1.5a), le montant de l’indemnité de faux frais payable équivaudra à la différence entre la somme totale prévue selon les dispositions de l’article 8.4 et le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, que le fonctionnaire a reçue avant d’être avisé de la prolongation; et
  4. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.6 Lorsqu’un fonctionnaire affecté à court terme accepte une affectation au même poste, les dispositions de la présente directive cessent de s’appliquer et l’ensemble des dispositions des présentes directives s’appliquent, s’il y a lieu, sous réserve de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires, à compter de la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation. L’administrateur général doit s’assurer que les fonctionnaires ne bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.7 Sous réserve du paragraphe 8.1.6, dans des circonstances exceptionnelles, où la durée de l’affectation à court terme dépasse la durée habituelle, les dispositions de la DSE 8 continuent de s’appliquer jusqu’à la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation.

8.1.8 Les présentes dispositions s’appliquent aux affectations à court terme commençant le 1er avril 2019. Les fonctionnaires affectés à court terme à l’étranger au 1er avril 2019, en vertu des dispositions de la DSE 8 - Affectations de courte durée, auront la possibilité de conserver l’application des dispositions actuelles pour la période de leur affectation à court terme, à l’exclusion des prolongations, ou d’opter pour l’application des dispositions révisées de la DSE 8 - Affectations de courte durée, à compter du 1er avril 2019.

8.2 Transport

8.2.1 L’administrateur général doit appliquer l’indemnité de transport pertinente, au titre de la Directive sur les voyages du CNM, au transport à destination et en provenance du poste. Dans le cas des voyages internationaux, une période de repos convenable ou un arrêt de nuit est autorisé, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

8.2.2 L’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de transport de cinq bagages d’accompagnement dont la taille et le poids ne dépassent pas les limites permises par le transporteur, ce qui comprend le bagage que le transporteur transporte gratuitement.

8.2.3 Dans des circonstances spéciales, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais d’expédition de bagages d’accompagnement supplémentaires, afin de répondre aux besoins particuliers d’un fonctionnaire.

8.3 Entreposage des effets mobiliers

8.3.1 L’administrateur général peut autoriser l’entreposage des effets mobiliers, y compris un véhicule motorisé particulier (VMP), en conformité avec l’article 15.13 de la DSE 15 - Réinstallation, si le fonctionnaire n’entretient pas de résidence principale durant l’affectation de courte durée.

8.3.2 Lorsque l’entreposage des effets mobiliers du fonctionnaire est autorisé, et que celui‑ci n’est pas en mesure d’occuper un logement permanent, le paiement de frais de subsistance de deux jours au Canada, au départ et au retour, est autorisé en vertu des dispositions de l’alinéa 15.4.1c) de la DSE 15 – Réinstallation.

8.3.3 Lorsque les effets mobiliers d’un fonctionnaire sont placés en entreposage aux frais de l’État, le fonctionnaire doit payer les frais de logement applicables, en conformité avec l’Appendice A de la DSE 25 - Logement au taux pour « le ménage d’une personne », à compter du jour suivant la date d’arrivée au poste.

8.4 Indemnité de faux frais de réinstallation

8.4.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4, 8.1.5 et 8.1.6, l’administrateur général doit autoriser le paiement de 50 % de l’indemnité de faux frais de réinstallation, en conformité avec l’Appendice C de la DSE 15 - Réinstallation, et ce, au début et à la fin de l’affectation de courte durée.

8.5 Logement

8.5.1 L’administrateur général doit autoriser le paiement des frais de logement et de services publics réels et raisonnables, y compris les frais d’installation, sur les lieux de l’affectation de courte durée.

8.5.2 Lorsque possible, les fonctionnaires doivent occuper un logement indépendant commercial ou appartenant à l’État.

8.5.3 À condition que l’employeur n’exige pas que le fonctionnaire demeure au poste, un fonctionnaire peut décider de passer la fin de semaine à un autre endroit. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte du contexte sécuritaire et diplomatique.

8.5.4 Sous réserve du paragraphe 8.5.3, le remboursement se limitera à celui des frais équivalents à ceux du maintien du fonctionnaire au poste et inclura les frais de logement et l’indemnité de repas. Pour être admissible à un remboursement, le fonctionnaire doit :

  1. annuler les frais du logement et des repas offerts sur place au poste;
  2. assumer une responsabilité personnelle, comme s’il n’était pas affecté à courte durée; et
  3. ne pas retourner au foyer ni dans la zone d’affectation pendant les fins de semaine.

8.5.5 Le fait que le fonctionnaire passe la fin de semaine ailleurs n’entrave pas son droit à l’application de l’article 8.9 - Voyage au foyer.

8.6 Indemnité de repas

8.6.1 L’administrateur général autorise uniquement, sans tenir compte des faux frais, le paiement de l’indemnité quotidienne de repas, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, selon le cas.

8.6.2 Lorsque, en raison de circonstances spéciales comme une lourde charge de travail, des difficultés à trouver de la nourriture ou un nombre extrêmement limité de restaurants, l’administrateur général juge que les indemnités mentionnées au paragraphe 8.6.1 ne sont pas suffisantes, il peut autoriser le paiement d’une indemnité qu’il considère comme raisonnable, jusqu’à concurrence du taux maximal de l’indemnité de repas quotidienne.

8.6.3 Lorsqu’une indemnité de repas n’a pas été fixée pour le pays d’affectation ou lorsqu’il y a de soudaines variations du taux de change ou de fortes poussées inflationnistes, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de repas, sur présentation des reçus.

8.7 Blanchissage et nettoyage à sec

8.7.1 L’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage aux fonctionnaires qui occupent des logements qui ne sont pas pourvus d’installations de buanderie qui comprennent des machines à laver et à sécher le linge.

8.7.2 Lorsque l’administrateur général est convaincu que les frais de nettoyage à sec sont sensiblement plus élevés que ceux applicables dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, un remboursement de 50 % des frais de nettoyage à sec réels est accordé, sur présentation de reçus.

8.8 Aide au transport quotidien

8.8.1 L’administrateur général peut autoriser une aide financière concernant l’excédent des frais engagés pour le transport quotidien, en conformité avec les dispositions sur l’indemnité de transport quotidien aux termes de la DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes.

8.8.2 Lorsque les heures supplémentaires autorisées désorganisent le transport quotidien du fonctionnaire, ou si ce dernier doit participer à une activité liée au travail en dehors des heures normales de travail, le fonctionnaire doit recevoir le remboursement des frais de transport supplémentaires réels et raisonnables.

8.9 Voyage au foyer et solutions de rechange

8.9.1 Un fonctionnaire est admissible aux dispositions relatives au voyage au foyer, à son lieu d’affectation habituel en vertu de la présente directive, pourvu que les conditions suivantes soient satisfaites :

  1. les horaires de travail permettent au fonctionnaire de s’absenter; et
  2. le fonctionnaire a accès à un moyen de transport privé ou public adéquat, et il est à la fois raisonnable et pratique d’y recourir.

8.9.2 À condition d’être affecté à court terme de façon continue, le fonctionnaire a droit au voyage au foyer, conformément au tableau ci‑dessous. Le fonctionnaire peut planifier des déplacements, jusqu’à concurrence du nombre maximal autorisé, afin de répondre à ses besoins personnels.

Minimum de :

121 jours = 1 déplacement

200 jours = 2 déplacements

280 jours = 3 déplacements

 

8.9.3 Le fonctionnaire doit se faire rembourser, sur présentation de reçus, le prix du billet d’avion aller‑retour le plus économique, le coût du transport terrestre nécessaire à destination et en provenance du terminal du transporteur et les frais des repas pris pendant le trajet. Les frais de repas et frais divers engagés à destination ne sont pas remboursés. Les frais de logement au poste doivent être annulés, si possible.

8.9.4 En guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à visiter le fonctionnaire à son poste, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte du contexte sécuritaire, diplomatique et sanitaire.

8.9.5 Lorsque l’administrateur général n’autorise pas l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à se rendre au poste, en guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, il peut autoriser le fonctionnaire et l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à séjourner ailleurs, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire.

8.10 Communications à domicile

8.10.1 L’administrateur général doit autoriser les dispositions pour la communication à domicile aux fonctionnaires affectés à des postes situés à l’extérieur de la zone continentale des États-Unis seulement, en conformité avec les dispositions connexes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.11 Garde des personnes à charge

8.11.1 L’administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de garde des personnes à charge en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.12 Soins médicaux, dentaires et de santé

8.12.1 L’administrateur général doit autoriser l’application de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires à des postes désignés comme étant malsains en vertu de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

8.12.2 Il incombe au fonctionnaire de s’assurer de bénéficier d’une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province ou de son territoire et de la protection supplémentaire aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) pendant son séjour à l’étranger, ainsi que d’une protection continue dans le cadre du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP).

8.12.3 Lorsque l’affectation de courte durée est prolongée au‑delà d’un an, il incombe au fonctionnaire de passer de la protection supplémentaire à la protection totale dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

8.13 Prime de service extérieur

8.13.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser le paiement de la prime de service extérieur et l’accumulation de points de service extérieur, en conformité avec la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur (prime de service extérieur).

8.14 Indemnité différentielle de poste

8.14.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives à l’indemnité différentielle de poste, en conformité avec la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste.

8.14.2 Lorsque le paiement d’un montant additionnel d’indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial est prévu pour reconnaître les conditions extraordinaires d’un poste difficile, en conformité avec le paragraphe 58.5.4 de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste, l’administrateur général doit autoriser ces paiements à compter de la première journée d’affectation dans un poste difficile, même si le fonctionnaire n’est pas assujetti aux dispositions de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste.

8.15 Absence temporaire

8.15.1 Une absence du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, un congé autorisé, un voyage au foyer ou une solution de rechange au voyage au foyer ne constituent pas une interruption de l’affectation de courte durée aux fins de l’établissement de sa durée.

8.15.2 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement, il ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.16 Taux de change

8.16.1 L’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives aux taux de change en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM.

8.17 Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

8.17.1 Dans certains cas rares et inhabituels, et sous réserve du paragraphe 8.17.4, l’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à se faire accompagner de son époux ou conjoint de fait et des personnes à charge, résidant normalement avec le fonctionnaire, sujet à la preuve de couverture d’assurance maladie.

8.17.2 L’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à précéder l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge.

8.17.3 Lorsque l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge sont autorisés à accompagner le fonctionnaire, l’aide doit se limiter à ce qui suit :

  1. les coûts de transport, en conformité avec le paragraphe 8.2.1, jusqu’à concurrence du coût total du voyage au foyer auquel aurait droit le fonctionnaire en vertu de l’article 8.9;
  2. la DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste, lorsque l’indice de poste est supérieur à 100;
  3. la DSE 56 – Prime de service extérieur et la DSE 58 - l’Indemnité différentielle de poste prévue pour un fonctionnaire non accompagné; et
  4. les frais visés par les dispositions de la DSE 39 - Frais de soins de santé, de la DSE 41 - Déplacement pour soins de santé, et de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et/ou pour frais dentaires, sauf si ces frais sont assurés par le régime provincial ou le régime d’assurance supplémentaire du fonctionnaire.

8.17.4 Dans les cas où les dispositions du paragraphe 8.17.3 s’appliquent :

  1. les dispositions relatives au voyage au foyer, aux solutions de rechange, aux communications à domicile et aux indemnités de repas ne s’appliquent pas;
  2. aucun autre logement ne sera fourni et aucun autres frais de logement ne seront remboursés;
  3. aucun remboursement de frais additionnels ne sera autorisé pour l’expédition d’effets mobiliers; et
  4. les fonctionnaires sont responsables de s’assurer de bénéficier d’une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire, telle que le RSSFP, à l’égard des personnes à charge lorsqu’ils sont à l’étranger.
8.18 Aide aux parents seuls

8.18.1 À la demande du fonctionnaire, et au lieu des dispositions relatives au voyage au foyer, l’administrateur général peut autoriser :

  1. des frais de transport aller-retour encourus pour un ou plusieurs enfants d’âge préscolaire jusqu’à concurrence des frais de voyage au foyer que le fonctionnaire aurait autrement encourus;
  2. des frais de garde des personnes à charge au lieu de travail à l’extérieur du Canada qui dépassent les frais normalement engagés pour de services équivalents, jusqu’à concurrence des frais qu’il aurait engagés à l’ancien lieu de travail et qui auraient été remboursés en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et
  3. des frais afférents aux vaccins ou inoculations reçus par l’enfant en raison du lieu de travail à l’extérieur du Canada.
8.19 Urgences, maladies, blessures ou décès pendant une affectation de courte durée

8.19.1 En cas d’urgence, de maladie, de blessure ou de décès pendant une affectation de courte durée, l’employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires, en conformité avec la partie V de la Directive sur les voyages du CNM, et ce, pour le fonctionnaire, l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge, en conformité avec l’article 8.17.

Partie II - Avant l'affectation

DSE 9 - Examens médicaux et dentaires

Portée

Introduction

L'employeur veut s'assurer, au moyen de soins préventifs, que les fonctionnaires et les personnes à leur charge sont aptes, du point de vue médical, au service à l'étranger et sont aptes du point de vue médical au retour de leur service à l’étranger. Normalement, le fournisseur des services médicaux effectuera les examens à cette fin. Si le fournisseur des services médicaux ne peut s'en charger et si l'administrateur général autorise le recours aux services d'installations privées, l'employeur paiera les frais connexes pour ces examens. Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier l'Appendice de la présente directive, au besoin.

Directive

9.1 Application

9.1.1 Avant d'être affecté à un poste à l’étranger, ou d'être muté d’un poste à l’étranger à un autre poste, le fonctionnaire aura droit, ainsi que chacune des personnes à sa charge qui partagera sa résidence au poste, ou qui sera inscrite à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada, à un examen médical; ils peuvent aussi être tenus de subir, comme condition à l'affectation ou mutation d’un poste à l’étranger à un autre poste, un examen dentaire ou médical comprenant au besoin des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins. Les postes nécessitant des examens dentaires avant l'affectation sont énumérés à l'Appendice A de la présente directive.

9.1.2 Lorsqu'un examen dentaire est requis, celui-ci doit comprendre une évaluation de tout soin dentaire spécial qui peut être exigé avant ou durant l'affectation du fonctionnaire.

9.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire est affecté à un poste aux conditions difficiles au sens de l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, il aura droit au remboursement du coût d'un examen de la vue préalable à l'affectation à l’étranger pour lui-même et les personnes à sa charge. Les examens de la vue préalables à l'affectation à l’étranger ne sont pas obligatoires pour la délivrance d'un formulaire de confirmation d'affectation (ou l'équivalent).

9.1.4 L'examen dentaire, l'examen médical et, le cas échéant, l'hospitalisation, de même que tout examen spécial requis, se font de la manière prescrite par Santé Canada, dans une installation du gouvernement du Canada. Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut autoriser le recours à des installations privées seulement si le fournisseur des services médicaux ne peut se charger de ces examens ou si l'administrateur général conclut qu'une installation privée est plus appropriée.

9.2 Lors d'une affectation au Canada

9.2.1 Lors d'une affectation au Canada, un fonctionnaire et/ou une personne à charge résidant au poste peuvent, sur demande, obtenir l'autorisation de subir un examen médical ou peuvent être tenus de subir un examen médical comportant des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins, suivant les besoins.

9.2.2 Les examens médicaux dont il est question au paragraphe 9.2.1 doivent habituellement avoir lieu lorsque :

  1. le fonctionnaire et/ou une personne à sa charge termine une période d'affectation à un poste insalubre tel que défini à la DSE 2 – Définitions; et/ou
  2. le fonctionnaire a déjà été en service à un poste insalubre ou été exposé de toute autre façon à des conditions insalubres à un poste; et/ou
  3. un laps de temps raisonnable s'est écoulé depuis le dernier examen médical du fonctionnaire ou d'une personne à charge.

9.2.3 Les examens médicaux mentionnés au paragraphe 9.2.1 peuvent être subis au Canada ou à un autre endroit approuvé par l'administrateur général, pendant que le fonctionnaire est en congé ou exerce des fonctions temporaires.

9.3 L'évaluation d'aptitude au travail

9.3.1 Le fournisseur des services médicaux enverra à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu de la présente directive.

9.3.2 Le fournisseur des services médicaux présentera à l'administrateur général une évaluation des soins dentaires nécessaires qui ne peuvent être assurés au poste du fonctionnaire pour tout examen dentaire effectué en vertu de la présente directive.

9.3.3 Lorsqu'une question d'ordre médical est en litige, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit au fournisseur des services médicaux qui l'étudiera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.

9.3.4 Au nom de l’employeur, un avis médical écrit et indépendant qui doit être pris en compte dans l’évaluation de l’aptitude au travail peut être demandé :

  1. par l’administrateur général lorsque l’administrateur général n’est pas satisfait de l’évaluation de l’aptitude au travail prévue au paragraphe 9.3.1 et un deuxième avis médical écrit n’a pas été fourni en vertu du paragraphe 9.3.3; ou
  2. par le fournisseur de services médicaux lorsqu’il détermine qu’il y a un écart important entre les avis médicaux écrits fournis en vertu des paragraphes 9.3.1 et 9.3.3.

9.3.5 Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations médicales et dentaires qui lui sont présentées en vertu des paragraphes 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3 et 9.3.4.

9.4 Frais admissibles

9.4.1 L'administrateur général doit autoriser :

  1. le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens médicaux;
  2. le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens dentaires effectués comme condition d'affectation à un poste à l’étranger figurant à l'Appendice A de la présente directive; et/ou
  3. le paiement des frais réels et raisonnables pour couvrir les frais de transport local et/ou de stationnement pour assister aux rendez-vous obligatoires chez le médecin et chez le dentiste avant l’affectation à l’étranger tel que requis par Santé Canada ou par l’administrateur général.

9.4.2 Le cas échéant, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans la DSE 2 - Définitions.

9.4.3 Lorsque l'administrateur général autorise le recours à une installation privée, l'avis écrit et le compte d'honoraires doivent être remis au fournisseur des services médicaux qui vérifiera le compte et en recommandera le paiement lorsqu'il jugera que la qualité de l'avis écrit est satisfaisante.

9.4.4 Les frais engagés par le fonctionnaire conformément aux paragraphes 9.1.4 et 9.3.3 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie ou d'assurance hospitalisation.

9.5 Congé

9.5.1 Lorsque l'examen médical ou dentaire autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, on considérera le fonctionnaire comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.

9.5.2 Lorsque le fonctionnaire est tenu de subir un examen médical ou dentaire autorisé par la présente directive et qu'il n'est pas possible qu'il subisse cet examen pendant ses heures normales de travail, l'administrateur général peut autoriser qu'il soit rémunéré au tarif des heures supplémentaires selon les dispositions prévues dans la convention collective appropriée pour le temps nécessaire à cet examen.

Appendice A – Postes nécessitant des examens dentaires avant l'affectation à l'étranger

Le 1er février 2019

Abidjan, Côte-d'Ivoire

Abuja, Nigéria

Accra, Ghana

Addis-Abeba, Éthiopie

Alger, Algérie

Amman, Jordanie

Ankara, Turquie

Astana, Kazakhstan

Bagdad, Irak

Bamako, Mali

Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam

Bangalore, Inde

Bangkok, Thaïlande

Beijing, Chine

Belgrade, Serbie

Beyrouth, Liban

Bogotá, Colombie

Brasilia, Brésil

Bratislava, Slovaquie

Bridgetown, Barbade

Bucarest, Roumanie

Buenos Aires, Argentine

Caracas, Venezuela

Chandigarh, Inde

Chennai, Inde

Chongqing, Chine

Colombo, Sri Lanka

Cotonou, Bénin

Dacca, Bangladesh

Dakar, Sénégal

Damas, Syrie

Dar es Salaam, Tanzanie

Doha, Qatar

Erbil, Irak

Georgetown, Guyana

Guangzhou, Chine

Guatemala, Guatemala

Hanoï, Vietnam

Harare, Zimbabwe

Hô Chi Minh-Ville, Vietnam

Islamabad, Pakistan

Istanbul, Turquie

Jakarta, Indonésie

Juba, Soudan

Kaboul, Afghanistan

Kandahar, Afghanistan

Katmandou, Népal

Khartoum, Soudan

Kigali, Rwanda

Kingston, Jamaïque

Kinshasa, République démocratique du Congo

Koweït, Koweït

Kuala Lumpur, Malaisie

Kyiv, Ukraine

La Havane, Cuba

La Paz, Bolivie

Lagos, Nigéria

Le Caire, Égypte

Lima, Pérou

Lusaka, Zambie

Managua, Nicaragua

Manille, Philippines

Maputo, Mozambique

Montevideo, Uruguay

Moscou, Russie

Mumbai, Inde

Nairobi, Kenya

New Delhi, Inde

Ouagadougou, Burkina Faso

Oulan-Bator, Mongolie

Panama, Panama

Phnom Penh, Cambodge

Port-au-Prince, Haïti

Port of Spain, Trinité-et-Tobago

Quito, Équateur

Rabat, Maroc

Ramallah, Cisjordanie

Rio de Janeiro, Brésil

Riyad, Arabie saoudite

Saint-Domingue, République dominicaine

San José, Costa Rica

San Salvador, Salvador

São Paulo, Brésil

Séoul, République de Corée

Shanghai, Chine

Taipei, Taïwan

Tegucigalpa, Honduras

Tripoli, Libye

Tunis, Tunisie

Varsovie, Pologne

Vientiane, Laos

Yangon, Birmanie (Myanmar)

Yaoundé, Cameroun

Notes:

  1. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
  2. Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier cet Appendice, au besoin.

DSE 10 - Prêt d'affectation à l'étranger

Portée

Introduction

La présente directive reconnaît que les fonctionnaires puissent avoir à acheter des articles requis au poste et prévoit l’octroi d’un prêt aux fonctionnaires pour ces achats, au besoin.

Directive

10.1 Application

10.1.1 Un prêt d’affectation à l’étranger pour l’achat d’articles nécessaires au poste peut être accordé à un fonctionnaire. Les articles dont il aura besoin au poste peuvent inclure une voiture particulière, des vêtements, des effets mobiliers et des produits alimentaires. Le fonctionnaire devra préciser l’objet du prêt. Le prêt d’affectation à l’étranger ne doit être utilisé que pour l’achat d’articles nécessaires au poste dont l’utilisation fera l’objet d’une vérification, tel qu’il est précisé à l’article 10.9. Les prêts d’affectation à l’étranger ne doivent pas être utilisés pour les motifs tels que des investissements, la consolidation de dettes, des rénovations domiciliaires ou un gain personnel.

10.1.2 Un prêt d’affectation à l’étranger peut être accordé à l’employé :

  1. qui reçoit, par écrit, l’avis officiel d’une affectation à l’étranger imminente au poste; ou
  2. qui est en affectation dans un poste et à qui l’on n’a pas consenti de prêt d’affectation à l’étranger avant cette affectation; et/ou
  3. à qui l’on a consenti un prêt lors de son affectation à l’étranger et qui reçoit, par écrit, l’avis officiel d’une affectation imminente à un autre poste à l’étranger.

10.1.3 Lorsqu’un prêt est approuvé à la suite de l’avis d’une affectation à l’étranger ou d’une mutation à un autre poste à l’étranger, l’employé peut recevoir les fonds jusqu’à 90 jours avant la date officielle de son départ du Canada ou de son poste précédente.

10.1.4 Un prêt d’affectation à l’étranger est habituellement consenti avant l’affectation ou pendant les 12 premiers mois d’une affectation à un poste.

10.1.5 Un prêt d’affectation à l’étranger peut être accordé après 12 mois de service dans un poste si les raisons invoquées sont jugées valables par l’administrateur général.

10.1.6 Un prêt d’affectation à l’étranger peut seulement être accordé pendant les 12 derniers mois d’une affectation à un poste que dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les raisons invoquées sont jugées valables par l’administrateur général.

10.2 Montant maximum du prêt

10.2.1 À la discrétion de l’administrateur général, et sous réserve des restrictions et des conditions prévues dans la présente directive, un employé peut se voir accorder un prêt portant intérêt et n’excédant pas le moins élevé des deux montants suivants :

  1. cinquante pour cent du salaire annuel brut de l’employé; ou
  2. le montant indiqué à l’Appendice A de la Directive, fixé le 1er avril de chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM.

10.2.2 Lorsqu’un prêt est accordé conformément à l’alinéa 10.1.2c), le montant maximal du prêt ne doit pas dépasser la somme établie en vertu du paragraphe 10.2.1 au moment de l’avis officiel de mutation à un autre poste à l’étranger, moins la partie capitale non remboursée du prêt précédent, le remboursement devant s’effectuer conformément à l’article 10.5. Le « capital » s’entend du montant total du prêt, qui comprend la somme effectivement reçue par l’employé et toute autre somme nécessaire pour rembourser le solde impayé du prêt antérieur.

10.3 Durée maximale du prêt

10.3.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois. Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger est renégocié conformément à l’alinéa 10.6.1a), la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois, à compter du premier jour du mois suivant le mois pendant lequel le prêt est renégocié.

10.4 Taux d’intérêt

10.4.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger ou un prêt supplémentaire a été approuvé conformément au paragraphe 10.1.2 et/ou à l’alinéa 10.6.1a),

  1. le taux d’intérêt du prêt doit correspondre au taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre (c’est-à-dire le 1er avril, le 1er juillet, le 1er octobre ou le 1er janvier) pendant lequel le prêt est approuvé, ce taux étant fixé par le ministère des Finances (https://www.fin.gc.ca/admin/len/fs-ase-fra.asp - Prêts d’affectation à l’étranger – Service extérieur);
  2. le taux d’intérêt de tout prêt supplémentaire sera le taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre pendant lequel le prêt supplémentaire est approuvé, et lorsque le nouveau taux d’intérêt applicable au prêt combiné doit être une moyenne pondérée des deux taux;
  3. le taux d’intérêt doit demeurer le même pendant toute la durée du prêt, sous réserve des dispositions du paragraphe 10.6.1;
  4. l’intérêt doit être calculé et est payable deux semaines après le jour où le prêt est approuvé en vue d’être déposé dans le compte bancaire du fonctionnaire, ces deux semaines représentant le délai moyen entre l’approbation et le dépôt. Les intérêts qui sont dus entre l’émission du prêt et le début de la période de remboursement sont ajoutés au capital;
  5. les intérêts doivent être calculés sur le solde du prêt, y compris le solde d’un prêt antérieur et le montant d’un prêt supplémentaire.
10.5 Conditions de remboursement

10.5.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, le prêt doit être remboursé en versements égaux, comprenant le capital et les intérêts, effectués toutes les deux semaines. Même si les intérêts sont payables deux semaines après que le prêt est approuvé, à la demande du fonctionnaire, la date du premier paiement peut être reportée au premier jour du quatrième mois suivant le mois pendant lequel le prêt est approuvé, ou au premier jour du mois suivant l’arrivée du fonctionnaire au poste, selon la première de ces échéances.

10.5.2 Lorsque le fonctionnaire a terminé l’achat des articles nécessaires au poste et qu’il n’a pas utilisé la totalité du montant du prêt d’affectation à l’étranger, il doit rembourser la partie inutilisée et les intérêts dans les 30 jours suivant la fin des achats.

10.6 Renégociation d’un prêt

10.6.1 Lorsqu’un prêt d’affectation à l’étranger a été accordé conformément au paragraphe 10.1.2, le fonctionnaire peut :

  1. négocier un prêt supplémentaire, une seule fois, d’un montant de 1 500 $ ou plus, jusqu’à concurrence de la somme maximale qu’il aurait obtenue en vertu du paragraphe 10.2.1 lorsque le prêt initial a été accordé. La somme additionnelle serait accordée au taux d’intérêt courant pour les prêts d’affectation; et/ou
  2. renégocier la durée du prêt jusqu’à concurrence de quatre ans au même taux d’intérêt; et/ou
  3. renégocier le prêt de manière à augmenter les paiements et à réduire la durée du prêt, et ce, au même taux d’intérêt.

10.6.2 L’employé peut se prévaloir des dispositions de l’article 10.6 à n’importe quel moment après l’approbation de chaque prêt; toutefois, pendant les 12 derniers mois de l’affectation dans un poste, le prêt supplémentaire peut seulement être approuvé dans des circonstances exceptionnelles pour des motifs acceptables à l’administrateur général.

10.6.3 Les dispositions du paragraphe 10.6.1 ne s’appliquent pas lorsqu’un prêt a été remboursé intégralement.

10.7 Remboursement anticipé

10.7.1 Le fonctionnaire à qui l’on a consenti un prêt d’affectation à l’étranger peut procéder une seule fois à un remboursement partiel du capital du prêt en versant au moins 500 $; dans ce cas, le taux d’intérêt reste le même et le fonctionnaire peut, sur demande :

  1. conserver la période initiale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera réduit en fonction de la diminution du capital; ou
  2. réduire la période originale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera rajusté de manière à se rapprocher le plus possible, compte tenu de la nouvelle période de remboursement, du total du paiement effectué toutes les deux semaines avant le remboursement partiel du capital.

10.7.2 Après s’être assuré auprès de l’administrateur général du solde impayé de son prêt, un employé a le droit, pendant la durée du prêt, de rembourser la totalité du capital et des intérêts impayés, les intérêts étant calculés jusqu’à la fin de la période de deux semaines où le prêt est acquitté. Si l’employé exerce ce droit, il ne peut plus se prévaloir d’aucune des dispositions de la présente directive pour la durée de l’affectation, même si elle est prolongée, à moins qu’il ne reçoive par écrit l’avis officiel d’une affectation imminente à un autre poste à l’étranger. (Voir le paragraphe 10.1.3)

10.8 Remboursement/ Recouvrement – Autres circonstances

10.8.1 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque un employé à qui on a consenti un prêt d’affectation à l’étranger en prévision d’une affectation reçoit par la suite l’avis officiel de l’annulation de cette affectation à cause de nécessités du service déterminées par l’administrateur général, celui-ci peut autoriser le remboursement du prêt aux mêmes conditions que si l’employé s’était rendu au poste à l’étranger; toutefois, lorsque l’employé éprouve des difficultés financières, l’administrateur général peut prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.2 Lorsque l’employeur met fin à une affectation à l’étranger avant la date prévue, que le fonctionnaire doit rentrer au Canada et que le remboursement du prêt lui causerait des difficultés financières, l’administrateur général pourra envisager de prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.3 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque l’employé retourne au Canada avant la fin de son affectation, l’administrateur général peut autoriser le remboursement ininterrompu du prêt et peut également prolonger la période de remboursement jusqu’à concurrence de 48 mois à compter du début de cette période.

10.8.4 Nonobstant toutes les dispositions de la présente directive, lorsqu’un fonctionnaire :

  1. quitte son emploi avant d’avoir remboursé le montant dû, le solde du prêt devient immédiatement recouvrable en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  2. a obtenu un congé non rémunéré pendant la période de remboursement du prêt, il doit soumettre des chèques postdatés au titre des montants payables toutes les deux semaines au cours de la période visée. Si aucune mesure n’est prise en ce sens, le solde du prêt doit être recouvré en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.
10.9 Vérification de l’utilisation du prêt d’affectation à l’étranger

10.9.1 Les fonctionnaires sont tenus de conserver des preuves que le montant du prêt n’a été utilisé qu’aux fins de l’achat d’articles nécessaires au poste et, à la demande de l’administrateur général, doivent pouvoir démontrer que le prêt a été utilisé pour l’achat d’articles nécessaires au poste.

10.9.2 Si le fonctionnaire n’est pas en mesure de démontrer que le prêt a été utilisé pour l’achat d’articles nécessaires au poste, il sera tenu de rembourser immédiatement la partie du prêt dont l’utilisation ne peut être justifiée.

10.9.3 Un prêt d’affectation à l’étranger utilisé à des fins autres que l’achat d’articles nécessaires au poste doit être recouvré et, en outre, le fonctionnaire peut être assujetti à des sanctions administratives ou disciplinaires.

Appendice A - Montant maximum du prêt - Article 10.2

En vigueur le 1er avril 2019

En conformité avec le paragraphe 10.2.1 de cette directive, le montant maximum du prêt d’affectation à l’étranger en vigueur le 1er avril 2019 est 45 043 $ ou jusqu’à cinquante pour cent du salaire annuel brut de l’employé en vigueur au moment où le prêt est approuvé, le montant le moins élevé étant à retenir.

Note :

La somme prévue sera rajustée le 1er avril de chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM.

DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent aux séances pré-affectation et/ou à une formation en langue étrangère

Portée

Introduction

Les dispositions de la présente directive fournissent une assistance au fonctionnaire pour son époux ou conjoint de fait ou les personnes à charge qui résideront avec le fonctionnaire au poste et qui ont été autorisés par l’administrateur général à participer à des séances pré-affectation ou à une formation en langue étrangère.

Le coût de la prestation des séances pré-affectation ou de la formation en langue étrangère n’est pas une dépense visée par les Directives sur le service extérieur.

Directive

12.1 Application

12.1.1 Lorsque l’administrateur général a autorisé une séance pré-affectation ou une formation en langue étrangère pour l’époux ou conjoint de fait ou les personnes à charge d’un fonctionnaire, au sens de la DSE 2 – Définitions, qui accompagne le fonctionnaire au poste, le fonctionnaire peut demander le remboursement des dépenses suivantes :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence de l’époux ou conjoint de fait ou des personnes à charge qui résideront avec le fonctionnaire au poste et le lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, jusqu’à concurrence du coût des frais de voyage de retour entre le lieu de résidence habituelle du fonctionnaire et le lieu où se donnera la séance ou la formation;
  2. lorsque les frais de déplacement sont autorisés en vertu des dispositions d’une autre directive sur le service extérieur ou de la Directive sur les voyages du CNM vers un lieu autre que le lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, les dispositions de l’alinéa 12.1.1a) se limiteront aux frais de déplacement aller-retour de l’autre lieu vers le lieu de la séance ou de la formation;
  3. les frais de subsistance, tels qu’ils sont définis dans la DSE 2 – Définitions, au lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère, pour la durée de la séance ou de la formation;
  4. les frais réels et raisonnables de transport local par le moyen le plus pratique et économique, tel qu’il est déterminé par l’administrateur général, pour un voyage aller-retour du lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère; et
  5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, du lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère vers le lieu de résidence des membres de la famille séparés. Cependant, les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés si une indemnité de faux frais est versée pour le déplacement au Canada ou dans les états continentaux des États-Unis.
12.2 Garde des personnes à charge

12.2.1 Lorsque le fonctionnaire engage des frais qui dépassent ceux de tout arrangement  existant pour la garde des personnes à charge par suite de la participation de l’époux ou conjoint de fait ou des personnes à charge à une séance pré-affectation ou à une formation en langue étrangère, l’administrateur général autorisera le paiement de frais réels et raisonnables de garde d’enfants à charge conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

12.2.2 Les frais de garde des personnes à charge peuvent être engagés à la résidence du fonctionnaire, au lieu de la séance pré-affectation ou de la formation en langue étrangère ou, si l’administrateur général a donné son autorisation préalable, à un autre endroit. Il convient de noter que le déplacement de la personne à charge qui a besoin de soins n’est pas visé par la présente directive.

12.2.3 Sur recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur approprié, le montant des frais de garde des personnes à charge engagés au poste peut dépasser le montant maximal établi par la Directive sur les voyages du CNM.

Partie III - Réinstallation et dispositions connexes

DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère

Champ d'application

Introduction

Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à l'étranger, cette formation entraînera peut-être des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.

Directive

14.1 Cours de langue étrangère en route à un poste

14.1.1 Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère à un endroit en route à un poste pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui résideront avec le fonctionnaire au poste, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes, ne dépassant pas celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 – Réinstallation, engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

b) les frais de transport local, à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours. Compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit ou à la location d'une voiture;

c) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné ou, si l'administrateur générale a donné son autorisation préalable, à un autre endroit, lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge et lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais réels et raisonnables de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé; et

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Si ces personnes se trouvent temporairement ailleurs au Canada, les frais de l'appel téléphonique ne doivent pas dépasser le coût d'un appel téléphonique de numéro à numéro de dix minutes, au tarif réduit de fin de semaine, du lieu de résidence au Canada au centre de formation. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

14.1.2 En ce qui a trait à l'alinéa 14.1.2c), les frais de garde d'enfant à charge, nulle aide n'est applicable lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

14.2 Cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

14.2.1 Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère à un endroit autre que le poste du fonctionnaire pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui sont arrivés à un poste et qui y résident avec le fonctionnaire, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes, ne dépassant pas celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 – Réinstallation, par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et l'endroit où le cours de langue est donné;

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

c) les frais de transport local à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours; compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit, ou à la location d'une voiture;

d) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné et(ou) au poste du fonctionnaire lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé; et

e) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

14.2.2 En ce qui a trait à l'alinéa 14.2.1d), garde des personnes à charge, nulle aide n'est applicable lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

DSE 15 - Réinstallation

Portée

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Allocation de voyage (travel allocation) s’entend du montant qui sera versé au fonctionnaire pour le voyage par avion, par véhicule motorisé particulier (VMP) ou par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail, et peut inclure les frais prévus au paragraphe 15.6.2 concernant une escale autorisée si l’administrateur général détermine qu’elle est nécessaire.

Indemnité de voyage de réinstallation (relocation travel allowance) s’entend d’une indemnité non soumise à une justification versée à un fonctionnaire pour le voyage de réinstallation de l’ancien au nouveau lieu de travail, et inclut l’indemnité de voyage, ainsi que les frais engagés à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

Option de voyage de réinstallation soumise à justification (accountable relocation travel option) s’entend d’une option de voyage offerte à un fonctionnaire pour son voyage de réinstallation de son ancien à son nouveau lieu de travail pour laquelle le fonctionnaire doit soumettre une demande de remboursement pour les frais réels et raisonnables associés au voyage de réinstallation, tels qu’énoncés dans la présente directive, dans les 30 jours suivant le voyage et pour lequel un fonctionnaire peut demander une avance, sous réserve de la DSE 4 – Avances comptables.

Réparation (repair) s’entend de la remise en état d’un article sans excéder sa valeur de remplacement.

Trajet officiel (official routing) s’entend du trajet le plus direct et pratique, tel que déterminé par l’administrateur général pour un aller simple de l’ancien au nouveau lieu de travail.

Valeur réelle (VR) (actual cash value) s’entend de l’âge, de l’état et de la durée de vie prévue de l’article en conformité avec l’usage actuel dans le domaine.

Directive

15.1 Application

15.1.1 Cette directive s’applique à un fonctionnaire et/ou à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans un poste ou entre deux postes ou qui cesse d’être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l’extérieur du Canada.

15.1.2 Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire et excluent le gain personnel ou le remboursement des extravagances du fonctionnaire. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu’un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l’avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d’une interprétation erronée ou d’une erreur ne sont pas nécessairement remboursables.

15.1.3 Puisque c’est l’employeur qui décide de la réinstallation d’un fonctionnaire; c’est donc à lui seul qu’il incombe de déterminer l’aide nécessaire à cette occasion.

15.1.4 Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c’est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l’État, tout en causant le moins d’ennuis possibles au fonctionnaire et à sa famille.

15.1.5 Lorsque la présente directive ou d’autres directives prévoient l’autorisation des frais de déplacement et/ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s’appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l’autorisation de l’administrateur général, si, à l’occasion d’une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d’un poste, l’une de celles-ci doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

15.1.6 L’employeur fournira au fonctionnaire devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, en fonction des circonstances du fonctionnaire, pour réaliser toutes les activités liées à la réinstallation, y compris la supervision de l’emballage et du déballage des effets mobiliers, ainsi que conformément à l’article 15.20 – Voyages à la recherche d’un logement s’ils sont autorisés par l’administrateur général, et le voyage de réinstallation en soi conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail.

15.2 Couple de fonctionnaires

15.2.1 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, les dispositions de la présente directive ne s’appliquent normalement qu’à l’un d’eux, sous réserve des dispositions du paragraphe 15.2.3. L’autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l’administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les renseignements requis sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.2.2 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté à deux postes différents, les dispositions de la présente directive s’appliquent à chacun d’eux, compte tenu de toutes personnes à charge qui les accompagnent.

15.2.3 L’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, selon les circonstances du fonctionnaire, conformément à la DSE 2 – Définitions, pour lui permettre de réaliser toutes les activités liées à la réinstallation.

Déplacement lors d’une réinstallation

15.3 Général

15.3.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé, l’allocation de voyage, telle qu’elle est décrite dans la présente directive, doit être établie par l’administrateur général. Le fonctionnaire peut choisir entre une indemnité de voyage de réinstallation ou l’option de voyage de réinstallation soumise à une justification, conformément à la présente directive.

15.3.2 Le transport aérien est le mode de transport habituel lors de la réinstallation d’un fonctionnaire puisque, dans presque tous les cas, il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Selon le cas, un employé peut décider de voyager par bateau ou d’utiliser un véhicule motorisé particulier (VMP), conformément à la présente directive. Lorsqu’il est possible de conduire, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu’il a voyagé selon le mode de transport préétabli.

15.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire voyage par bateau ou au moyen d’un VMP, l’indemnité de voyage maximale correspond au montant qui aurait été autorisé au paragraphe 15.6.1 pour le transport aérien, sauf indication contraire.

15.3.4 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge qui habitent à la résidence du fonctionnaire ont droit à l’indemnité de voyage et à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes acceptables à l’administrateur général offrent des billets à tarif réduit aux enfants, ces tarifs sont normalement utilisés pour établir l’indemnité de transport.

15.3.5 Sous réserve de l’article 15.6, lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé d’un poste à un autre, l’administrateur général doit déterminer l’indemnité de voyage en fonction du trajet officiel ou, à la demande du fonctionnaire ou de la personne à charge, de l’ancien poste au nouveau poste en passant par la ville où est situé le bureau principal. Lorsqu’une indemnité de voyage est autorisée pour un déplacement par la ville où est situé le bureau principal, le fonctionnaire devra démontrer qu’il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal, et ce, pour chaque voyageur.

15.3.6 Si l’administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de son poste à son poste de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l’accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation à l’étranger, d’effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément au paragraphe 50.4.3 de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste, sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire au moment de la réinstallation. En pareil cas, seul le fonctionnaire aura le droit d’effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent paragraphe.

15.3.7 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire et aux personnes à charge qui l’accompagnent l’autorisation d’effectuer un voyage aller-retour entre le poste d’affectation du fonctionnaire et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne quitte son poste actuel, au lieu d’accorder les avantages prévus aux paragraphes 15.3.5 et 15.3.6, après avoir reçu confirmation de la réaffectation à un autre poste, afin de répondre aux besoins opérationnels du ministère.

15.4 Indemnité de voyage de réinstallation ou Option de voyage de réinstallation soumise à justification

15.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire choisit de recevoir une indemnité de voyage de réinstallation, l’indemnité lui sera versée avant le déplacement. Une fois le déplacement terminé, le fonctionnaire peut présenter une demande de remboursement pour les frais de réinstallation supplémentaires, conformément à l’article 15.5. L’indemnité de voyage de réinstallation sera établie sur une base individuelle par l’administrateur général en fonction de ce qui suit :

  1. l’indemnité de voyage spécifique au choix du moyen de transport, conformément à l’article 15.6 pour le transport aérien, à l’article 15.7 pour le voyage au moyen d’un véhicule motorisé particulier et à l’article 15.8 pour le voyage par bateau;
  2. un montant de 75 $ pour les déplacements à destination et en provenance du Canada pour couvrir les frais de transport local au lieu de travail au Canada, lorsque le fonctionnaire n’a pas accès à un véhicule motorisé particulier;
  3. deux nuits d’hébergement à l’hôtel dans la ville du lieu de travail au Canada, si le fonctionnaire n’a pas accès à sa résidence; et
  4. l’indemnité quotidienne de repas pour chaque voyageur et une indemnité quotidienne de faux frais par famille, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours respectivement, à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

15.4.2 Lorsqu’un fonctionnaire choisit l’option de voyage de réinstallation soumise à justification, une demande de remboursement basée sur les frais réels et raisonnables peut être présentée aux fins de déplacement et d’hébergement jusqu’à concurrence du montant maximal autorisé aux alinéas 15.4.1a) et c) respectivement. Les frais de transport local au Canada, l’indemnité de repas quotidienne et l’indemnité de faux frais quotidienne peuvent être réclamés en vertu des alinéas 15.4.1b) et d), sous réserve de l’article 15.11.

15.4.3 Un fonctionnaire peut seulement choisir de se prévaloir du droit aux crédits de déplacements en vertu de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur conjointement avec l’indemnité de voyage soumise à une justification. Lorsqu’une indemnité de voyage a été autorisée conformément à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur, les frais peuvent être réclamés tel qu’il est précisé dans la directive.

15.4.4 Lorsque le fonctionnaire choisit de ne pas se déplacer conformément au trajet officiel et/ou de prendre un congé de déplacement supplémentaire, le fonctionnaire est responsable de toute différence de coûts qui dépasse l’indemnité de voyage et l’employeur ne sera responsable d’aucuns frais supplémentaires engagés en raison de perturbations ou de retards découlant des dispositions prises par le fonctionnaire. Le fonctionnaire doit réclamer le congé de déplacement, tel qu’il est précisé à l’article 15.9. Le fonctionnaire doit soumettre une demande de congé pour tout temps additionnel pris pendant les heures normales de travail en raison des arrangements de voyage personnels du fonctionnaire.

15.5 Frais de réinstallation supplémentaires

15.5.1 Les fonctionnaires peuvent soumettre une demande de dépenses sur présentation de reçus pour les frais de réinstallation réels et raisonnables suivants :

  1. deux nuits d’hébergement au lieu de travail à l’extérieur du Canada, sous réserve des limites prévues à l’article 15.23, ou deux nuits d’exemption du paiement des frais de logement au poste où le fonctionnaire occupera un logement de l’État, tel qu’il est établi par l’administrateur général;
  2. les frais de transport local engagés au lieu de travail à l’étranger pour le transport entre l’aéroport, selon le cas;
  3. les frais réels et raisonnables pour les frais de service/frais relatifs aux opérations financières directement liées à un voyage de réinstallation en fonction du trajet officiel, notamment, mais sans s’y limiter, l’utilisation des guichets automatiques, l’utilisation des cartes de débit ou de crédit, les commissions d’un établissement financier relativement à une opération en devise étrangère, l’achat des chèques de voyage et les frais d’encaissement de chèques, pourvu que ces frais soient appuyés par des reçus et que la devise utilisée pour les dépenses soit indiquée;
  4. les dépenses relatives aux appels téléphoniques officiels nécessaires, pourvu que l’objet de l’appel soit déclaré dans la demande de remboursement des frais;
  5. les passeports et les dépenses connexes comme les visas et les certificats de santé;
  6. les pourboires liés au voyage, sauf les pourboires liés aux repas qui sont prévues dans l’indemnité de faux frais quotidienne;
  7. les assurances pour les bagages perdus ou endommagés pendant le voyage jusqu’à concurrence de 1 000 $ par voyageur, au-delà de l’indemnisation prévue par le transporteur, la société de carte de crédit, l’agence de voyages ou l’assureur automobile, selon le cas; et
  8. les frais de garde des personnes à charge conformément aux dispositions pour la garde des personnes à charge de la Directive sur les voyages du CNM, pour un maximum de quatre jours par réinstallation des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins et partageant la résidence du fonctionnaire, pendant que les effets personnels sont emballés ou déballés et chargés ou déchargés, à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail.
15.6 Déplacement en avion

15.6.1 Le déplacement en avion de l’ancien au nouveau lieu de travail sera fondé sur le trajet officiel décrit dans la présente directive à l’intention du fonctionnaire et de chaque personne à charge qui l’accompagne, au moyen de ce qui suit :

  1. le plein tarif en classe économique, sans restrictions; ou
  2. le coût d’un billet d’avion à plein tarif en classe affaires, lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge voyagent conformément au trajet officiel selon lesquels le fonctionnaire et ses personnes à charge sont autorisés à voyager en classe affaires en raison d’un vol de neuf heures ou plus ou d’un déplacement continu en avion excédant 12 heures entre l’heure prévue du départ et l’heure d’arrivée à destination, ou d’une escale d’une nuit ou d’une escale correspondant à une escale d’une nuit, et si l’employé accepte de fournir par la suite des preuves (cartes d’embarquement ou billets) attestant que toutes les personnes autorisées à voyager en classe affaires ont effectivement voyagé dans cette classe comme prévu.

15.6.2 Lorsque l’itinéraire pour lequel l’indemnité de voyage en avion, tel qu’il a été déterminé par l’administrateur général, donne lieu à une escale autorisée, l’indemnité de voyage comprendra des dépenses au lieu de l’escale conformément à la Directive sur les voyages du CNM pour le transport aller-retour local entre l’aéroport et le lieu d’hébergement, l’hébergement, l’indemnité de repas quotidienne pour tous les voyageurs autorisés, et une indemnité de faux frais quotidienne par famille.

15.6.3 Pour se remettre de la fatigue causée par le long voyage, le déplacement de nuit et le décalage horaire, une période de repos convenable sera prévue si possible entre l’heure d’arrivée à destination et l’heure à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au travail.

15.7 Déplacement en véhicule motorisé particulier (VMP)

15.7.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement en VMP de l’ancien lieu de travail au nouveau lieu de travail sera déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

  1. le taux de kilométrage/millage applicable aux voyages en service commandé, en vigueur au lieu de départ, pour le nombre de kilomètres/milles parcourus entre l’ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements additionnels nécessaires, tel qu’il aura été déterminé par l’administrateur général;
  2. les frais de voyage effectué en VMP, pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l’accompagne. L’administrateur général doit déterminer le nombre d’arrêts et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l’hébergement, calculés selon le trajet le plus économique et le plus pratique en VMP; et
  3. le taux de kilométrage/millage réduit pour l’utilisation d’un deuxième véhicule motorisé particulier pour la même distance que celle parcourue par le premier véhicule.

15.7.2 Lorsque deux VMP sont utilisés, l’indemnité de voyage sera majorée du coût estimatif de l’expédition d’un VMP, qui aurait autrement été expédié de l’ancien au nouveau lieu de travail, tel qu’il est décrit à l’article 15.18. Lorsqu’une voiture est expédiée et que l’autre est conduite ou lorsqu’un seul VMP est conduit, l’indemnité de voyage est limitée au coût du voyage par avion seulement.

15.7.3 Sous réserve de l’alinéa 15.7.1b), en général, on ne doit pas s’attendre à ce qu’un fonctionnaire qui est autorisé à voyager en VMP parcoure plus de 500 kilomètres par jour. Lorsque la distance entre l’ancien et le nouveau lieu de travail est inférieure à 650 kilomètres, il est attendu du fonctionnaire à ce qu’il effectue le voyage dans un délai d’un jour, à moins qu’il y ait des conditions jugées acceptables par l’administrateur général qui empêchent l’achèvement du voyage en temps voulu.

15.8 Déplacement par bateau

15.8.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail doit être déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

  1. un montant jusqu’à concurrence de l’indemnité du déplacement en avion prévue à l’alinéa 15.6.1a); et
  2. le coût estimatif de l’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, tel qu’il est établi par l’administrateur général conformément aux dispositions de l’article 15.18, lorsque l’administrateur général en a autorisé l’expédition, pourvu que de tels coûts ne soient pas inclus dans le prix total du billet du transport/déplacement par bateau, y compris les dépenses liées à l’expédition d’un véhicule motorisé particulier, tels que les droits de quai, les frais d’assurance, etc.
15.9 Congé de déplacement

15.9.1 Un fonctionnaire se verra accorder un congé de déplacement pour réinstallation en fonction du temps de déplacement requis pour le voyage en avion, selon le trajet officiel, sauf si :

  1. un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 15.10.2, auquel cas l’administrateur général doit déterminer la durée appropriée du congé de déplacement; et
  2. le fonctionnaire choisit d’utiliser un VMP auquel cas il se voit accorder un congé de deux jours.
15.10 Voyageur ayant des besoins spéciaux

15.10.1 Lorsqu’un voyageur ayant un handicap physique est tenu de payer pour recevoir de l’aide spéciale en cours de déplacement (p. ex. chauffeur de taxi ou porteur), l’administrateur général doit rembourser ces frais réels et raisonnables sur présentation des reçus, à condition qu’ils soient clairement nécessaires et raisonnables.

15.10.2 Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l’administrateur général autorise un mode de transport alternatif, autre que le voyage en avion pour une partie ou la totalité du voyage du fonctionnaire, l’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables associés à ce voyage conformément à la présente directive, même si de tels frais peuvent dépasser le prix d’un billet d’avion plein tarif en classe économique. Dans de telles circonstances exceptionnelles, l’employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyages du CNM.

15.11 Service temporaire en cours de route

15.11.1 Lorsque le fonctionnaire voyage à destination ou en provenance d’un poste et qu’il fait un arrêt autorisé pour conclure des affaires officielles, l’administrateur général peut autoriser à l’avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l’égard de chaque personne à charge qui est autorisée à voyager avec le fonctionnaire et :

  1. qui partageait la résidence du fonctionnaire à son ancien lieu de travail et partagera la résidence avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail; et/ou
  2. pour lequel les frais de réinstallation sont autorisés en vertu de l’article 15.29.

15.11.2 L’administrateur général peut autoriser le remboursement de ces dépenses tant qu’elles sont considérées raisonnables et justifiables selon les circonstances, normalement pour une période pouvant aller jusqu’à sept jours à un endroit donné.

15.12 Maladie, blessure ou décès en cours de route

15.12.1 On peut rembourser des frais d’ambulance ou de taxi, selon le cas, à un fonctionnaire ou une personne à charge qui tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l’administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l’hôtel, en taxi.

15.12.2 Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu’occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l’administrateur général est convaincu que ces frais s’ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n’avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d’une police d’assurance, de la Loi sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’État ou de quelque autre autorisation.

15.12.3 Lorsque, selon le médecin traitant, l’état d’un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d’un représentant de la famille, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour de cette personne jusqu’au lieu où se trouve le fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour de cette personne entre la localité où réside la personne qui voyage et la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire; et
  2. les frais de logement réels et raisonnables, au lieu où se trouve le fonctionnaire, pendant la période raisonnable fixée par l’administrateur général.

15.12.4 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l’administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 - Décès à l’étranger d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge. Si le corps n’est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu’au lieu d’inhumation, selon les dispositions du paragraphe 15.12.3.

Déménagement des effets mobiliers et véhicule motorisé particulier

15.13 Expédition et entreposage des effets mobiliers

15.13.1 À l’occasion d’une réinstallation à un nouveau lieu de travail, l’administrateur général autorisera et prendra les mesures nécessaires pour l’expédition d’une partie ou de la totalité des effets tous ou partie des effets mobiliers du fonctionnaire de la façon suivante :

  1. quant aux effets mobiliers dont l’expédition est autorisée, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport, d’entreposage inhérent au déménagement d’une durée maximale de douze mois et de dépaquetage;
  2. quant aux effets mobiliers dont l’expédition n’est pas autorisée, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le paiement des frais réels et raisonnables afin d’assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le camionnage, l’entreposage et, au besoin, le transport à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à l’endroit le plus proche où, de l’avis de l’administrateur général, il existe des entrepôts convenables;
  3. que le VMP ait ou non été expédié en vertu de l’article 15.18, l’administrateur général pourra autoriser le paiement :
    1. des frais réels et raisonnables d’entreposage commercial du VMP, y compris les frais d’assurance et le paiement d’une indemnité unique d’entretien pour des services tels que la dépose de la batterie, la mise sur blocs et l’application de lubrifiants au besoin, lorsque la valeur du véhicule indiquée dans le « Canadian Red Book » est supérieure au coût estimatif de son entreposage pendant la période d’affectation à l’étranger; ou
    2. d’une somme maximale de 30 $ par mois, frais d’assurance compris, pour un entreposage de longue durée à titre privé, ce montant étant rajusté de temps à autre lorsque le coût estimatif d’entreposage du VMP pendant la période d’affectation à l’étranger est supérieur à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.13.2 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire d’effets mobiliers, sous réserve des limites de poids globales prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.13.3 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire et approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des articles suivants :

  1. des effets mobiliers essentiels demandés dans les six mois suivant la date d’occupation d’un logement permanent après l’arrivée au poste;
  2. des effets mobiliers lorsque survient un changement dans le nombre de personnes à charge du fonctionnaire, par exemple, avec la naissance ou l’adoption d’un enfant;
  3. des effets mobiliers d’une ou plusieurs personnes à charge qui sont ou seront assujetties à la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, sous réserve de l’article 18.8;
  4. des effets mobiliers pour un élève à charge, sous réserve de l’article 35.5 de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives;
  5. des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.32, pour un époux, un conjoint de fait ou un enfant devenant une personne à charge en cours d’affectation;
  6. des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.30 – Personne qui cesse d’être à charge, pour une personne qui cesse d’être à charge lors d’une affectation à l’étranger; et
  7. des effets mobiliers pour remplacer les articles de l’inventaire qui ont été perdus à l’arrivée au poste à la suite d’un incendie, d’un vol ou d’un désastre, auquel cas la limite de poids globale peut être dépassée.

15.13.4 Il peut être permis à un fonctionnaire en affectation d’un poste à l’étranger à un autre d’effectuer des expéditions supplémentaires, à la discrétion de l’administrateur général de la façon suivante :

  1. de la ville du bureau principal du fonctionnaire ou d’un troisième endroit au nouveau poste du fonctionnaire. Cela s’appliquera aux situations où, notamment, mais sans s’y limiter, un déménagement vers un milieu où le climat est sensiblement différent, exigeant des vêtements différents, ou où la nourriture et d’autres fournitures doivent être achetées au poste; et/ou
  2. à la ville du bureau principal de l’ancien lieu de travail d’effets qui ne seront pas nécessaires au nouveau lieu de travail. Si l’administrateur général n’approuve pas une expédition à la ville du bureau principal pour des motifs de coûts, le fonctionnaire ne sera pas pénalisé pour l’excédent de poids de ces biens excédants allant vers et/ou du nouveau lieu de travail.

15.13.5 Lorsqu’un fonctionnaire hérite de biens ou d’effets mobiliers et/ou d’un véhicule motorisé  particulier (VMP) pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général doit autoriser le paiement de la totalité ou d’une partie des frais d’entreposage seulement, engagés au Canada ou à l’étranger, de ces effets jusqu’à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. L’héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l’entreposage d’un véhicule motorisé particulier (VMP) hérité, les dispositions de l’alinéa 15.13.1c) s’appliqueront.

15.13.6 Les frais d’expédition payés selon le paragraphe 15.13.3 ne doivent pas dépasser ceux qu’aurait occasionnés l’expédition des effets entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et son poste.

15.13.7 Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et mettre en caisse ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n’auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

15.13.8 En vertu de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, on peut autoriser l’expédition des effets d’un élève à charge qui rejoint un fonctionnaire à son poste.

15.13.9 Lorsque, à la suite de l’avis d’une affectation à l’étranger, un fonctionnaire décide d’expédier les effets mobiliers destinés à un élève à charge qui a été membre de son ménage à une résidence temporaire et qui est uniquement occupée à cause de la réinstallation, l’administrateur général peut utiliser des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l’article 15.33 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, mise en caisse, de transport et de dépaquetage (y compris les frais d’assurance en transit) de ces effets et leur expédition et à leur retour à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais qu’auraient occasionnés l’empaquetage, mise en caisse, le camionnage et l’entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

15.13.10 Nonobstant le paragraphe 15.13.2, une expédition supplémentaire d’effets personnels et/ou mobiliers ou un bagage enregistré excédentaire devra être autorisé pour les fonctionnaires qui reviennent à un poste difficile de niveau III, IV ou V, conformément aux dispositions de l’article 50.6 de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

15.13.11 Lorsque, à la demande d’un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n’avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l’alinéa 15.13.1b), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage et d’entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

15.13.12 Advenant la réinstallation d’un fonctionnaire d’un poste à un lieu de travail au Canada, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le remboursement des frais que cela entraîne pour assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu’à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.

15.14 Modes d’expédition

15.14.1 Les effets mobiliers dont l’expédition au nouveau lieu de travail d’un fonctionnaire est approuvée doivent être envoyés par le mode de transport et l’itinéraire le plus pratique. Les effets seront expédiés par voie de surface, par fret aérien ou les deux, tel que déterminé par l’administrateur général. Le mode d’expédition peut différer en fonction de la réinstallation vers un poste ou à partir de celui‑ci. Pour déterminer le mode d’expédition, l’administrateur général doit tenir compte des coûts prévus du logement temporaire, des installations qui sont disponibles pour l’expédition et des conditions qui existent au nouveau lieu de travail.

15.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut autoriser un certain excédent de bagages ou des effets accompagnés par fret aérien, au besoin, par exemple lorsque :

  1. l’accès aux effets expédiés par avion pourrait être retardé;
  2. le séjour dans un logement temporaire pourrait se prolonger; ou
  3. un climat sensiblement différent exige les différents types de vêtements.
15.15 Restrictions concernant les expéditions

15.15.1 Lorsqu’un déménagement aux frais de l’État est autorisé conformément à ce qui précède, un fonctionnaire peut inclure tous ses effets mobiliers sous réserve des limites prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.15.2 Voici une liste représentative d’articles qui ne doivent pas être déménagés aux frais de l’État :

  1. articles qui, en vertu de la loi ou d’une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés en même temps que des effets mobiliers, par exemple, carburants, explosifs, munitions, corrodants, liquides inflammables, aérosols, bière de ménage, huile de cuisine;
  2. biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières;
  3. matériaux de construction, pierres de patio, blocs de ciment, barbecues extérieurs (en brique, en ciment ou en pierre);
  4. bateaux (sauf s’il y a suffisamment de place dans le conteneur autorisé pour l’expédition des effets y compris le VMP, ou une motocyclette, si l’expédition de ceux-ci avec les effets mobiliers par conteneur a été autorisée);
  5. avions et pièces d’avion;
  6. remorques;
  7. bétail;
  8. bâtiments transportables (sauf lorsqu’ils sont démontés et que le déménageur accepte de les déménager à un tarif calculé d’après le poids); et
  9. équipement ou machinerie agricole ou de construction.
15.16 Limites de poids

15.16.1 La quantité totale d’effets dont l’administrateur général peut normalement approuver l’expédition, en vertu de l’article 15.13, à l’occasion de chaque réinstallation aux frais de l’État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées à l’Appendice B pour le genre de logement occupé au poste. Le poids des effets mobiliers utilisés pour des besoins relatifs à un handicap (comme un fauteuil roulant motorisé, etc.) ne doit pas être pris en compte dans le calcul du poids des effets mobiliers d’un fonctionnaire aux fins des limites de poids.

15.16.2 Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deçà de la limite prévue, ou bien acceptera d’assumer les frais liés à l’excédent de poids.

15.16.3 Avant son départ du poste, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée au poste. Il lui incombera de signaler tout écart à l’administrateur général.

15.16.4 Lorsqu’une autorisation a été accordée pour l’expédition des effets au poste aux frais de l’État, cette autorisation vaudra pour l’expédition de ces effets et/ou leur entreposage aux frais de l’État à partir de ce poste, moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le poids des biens de consommation expédiés au poste ayant causé la situation d’excédent de poids et/ou d’une autre disposition des DSE.

15.16.5 Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d’emballage sont d’un poids supérieur à la normale ou qu’il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu’on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l’approbation de l’administrateur général, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l’article 15.16. S’il y a lieu, le poids total des effets à l’arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu’on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu’il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu’il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l’excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d’expédition et autres frais attribuables à l’excédent de poids.

15.16.6 Lorsqu’un fonctionnaire décide d’expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d’expédier à son départ du poste.

15.17 Préparation de l’inventaire

15.17.1 Les inventaires des effets mobiliers que le fonctionnaire doit remettre avant son départ à l’administrateur général doit comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier, entreposage de longue durée et bagage enregistré.

15.17.2 Les articles répertoriés dans l’inventaire doivent être accompagnés d’une courte description, donnant des précisions sur l’année d’achat, le modèle et les numéros de série, s’il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l’inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes. Le montant maximal payable pour tout article inclus dans un groupe est de 200 $.

15.17.3 Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

  1. Généralités - Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les œuvres d’art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc., doivent être décrits de manière plus détaillée. Des évaluations professionnelles peuvent être nécessaires pour certains articles spécifiques, précisés par le fournisseur du service. Il convient aussi de garder au dossier des photos ou des enregistrements vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.
  2. La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d’art, etc.doit mettre l’accent sur les objets susceptibles d’être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n’est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.
  3. Il n’est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s’ils sont répertoriés individuellement dans l’inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu’il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune.
  4. La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu’il s’agisse d’articles uniques ou d’antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 000 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d’évaluation courante et de l’annexer à l’inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l’inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l’expédition ou de l’entreposage.
  5. Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.
  6. Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 200 $ doit faire l’objet d’un rapport d’évaluation, dont copie est jointe à l’inventaire.
  7. Les articles qui ne sont pas couverts par l’assurance fournie par l’État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles.

15.17.4 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l’occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d’indemnité en vertu de la présente directive à moins d’avoir remis à l’administrateur général, avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et/ou entreposés aux frais de l’État.

15.17.5 Les inventaires constituent l’un des éléments essentiels de la procédure d’indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L’inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d’articles particuliers. Les fonctionnaires sont avisés de conserver des reçus, des photos ou des enregistrements vidéos des effets importants et uniques ainsi que des effets de valeur.

15.18 Expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP)

15.18.1 Sous réserve des dispositions du présent article, l’administrateur général peut autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP), qui sert principalement au transport de la famille. Pour les besoins de l’expédition, les véhicules motorisés particuliers (VMP) comprennent les motocyclettes (lorsqu’ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d’au plus trois-quart de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l’un ou l’autre.

15.18.2 Le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à mise en caisse, s’il s’agit d’une exigence de l’entreprise de transports et/ou d’assurances, à l’assurance et au transport d’un véhicule motorisé particulier du fonctionnaire en provenance et/ou à destination de son poste, peut être autorisé lorsque l’administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d’être réinstallé :

  1. n’impose pas de restrictions quant à la taille ou à d’autres caractéristiques du véhicule motorisé particulier à expédier;
  2. n’a pas de lois ou de conditions concernant l’utilisation des véhicules qui rendent, de l’avis de l’administrateur général, l’utilisation du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire beaucoup moins sûre qu’au Canada;
  3. n’impose ni droits prohibitifs d’importation, ni embargo à l’entrée des véhicules particuliers, ni restrictions prohibitives de cession.

15.18.3 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada au poste, bien que le véhicule motorisé particulier peut être expédié d’un troisième endroit jusqu’au poste du fonctionnaire.

15.18.4 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, de son poste jusqu’à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le véhicule est la propriété du fonctionnaire ou de l’une des personnes à charge, au poste, avant l’expédition.

15.18.5 Dans le cas d’une affectation d’un poste à l’étranger à un autre, les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire :

  1. de l’ancien au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, si le véhicule est expédié à l’ancien lieu de travail; ou
  2. de l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada à son nouveau lieu de travail, si le véhicule est expédié d’un endroit autre que l’ancien poste du fonctionnaire, sauf si l’administrateur général juge que des circonstances exceptionnelles permettent de passer outre à cette restriction et en informe le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.18.6 Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu du paragraphe 15.4.3, le coût de l’expédition du véhicule motorisé particulier doit être établi conformément aux paragraphes 15.18.3, 15.18.4 et 15.18.5 ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l’expédition du véhicule de l’endroit où il se trouve jusqu’au nouveau lieu de travail.

15.18.7 L’administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits, des taxes ou l’immatriculation qu’un fonctionnaire peut être appelé à payer à un poste ou au Canada à l’égard de son véhicule motorisé particulier, d’une motocyclette, d’un bateau ou d’une remorque qu’il a expédiés.

15.18.8 Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

15.18.9 L’administrateur général ne doit pas autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

15.18.10 Les dispositions de l’article 15.18 peuvent s’appliquer à un VMP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local du poste du fonctionnaire, qu’il ait ou non été immatriculé au nom du fonctionnaire ou d’une de ses personnes à charge ou que l’un ou l’autre en soit propriétaire au moment de l’expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Seuls les frais de transport proprement dits du nouveau VMP seront remboursés à condition qu’une preuve satisfaisante montrant que ces frais ont été engagés soit présentée à l’administrateur général.

15.18.11 Les dispositions du paragraphe 15.18.10 pourront également s’appliquer lorsque, de l’avis de l’administrateur général, il est plus économique d’acheter un nouveau VMP d’un concessionnaire local que de payer directement pour l’expédition d’un VMP jusqu’au poste.

Réclamation des effets mobiliers endommagés ou perdus

15.19 Dispositions générales

15.19.1 Les fonctionnaires doivent recevoir un dédommagement pour les effets mobiliers endommagés ou perdus lors du transport comme suit :

  1. 120 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement de l’État meublé; ou
  2. 140 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement non meublé pour lequel ils ont expédié des meubles; et
  3. 120 000 $ pour des effets entreposés aux frais de l’État, ce qui inclut la couverture pour dommage et perte d’un VMP à l’entrée à l’entrepôt si sa valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » est inférieure et n’inclut pas une indemnité pour corrosion ou détérioration naturelle; et
  4. une couverture pour dommage et perte d’un VMP qui est expédié à ou d’un poste à l’étranger jusqu’à concurrence de la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.19.2 Avant le règlement d’une réclamation pour endommagement et/ou perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l’État, l’administrateur général peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d’une avance comptable dont le montant n’excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

15.19.3 Toute avance versée à un fonctionnaire et toute indemnité reçue par le fonctionnaire d’une tierce partie doivent être remboursées par le fonctionnaire.

15.19.4 Le fonctionnaire peut recevoir plus d’une avance comptable, pourvu que :

  1. le montant total de toutes les avances n’excède pas la valeur réelle des articles faisant l’objet de la réclamation; ou
  2. le fonctionnaire a présenté une justification pour une avance comptable et demande une autre avance afin d’acheter les articles de remplacement, jusqu’à concurrence de la valeur réelle des autres articles faisant l’objet d’une réclamation.

15.19.5 Les délais stipulés dans la DSE 4 - Avances comptables ne s’appliquent pas aux avances comptables versées conformément au paragraphe 15.19.2.

15.19.6 Si un fonctionnaire éprouve des difficultés à régler une réclamation d’effets mobiliers et/ou personnels endommagés ou perdus, l’administrateur général communiquera avec l’autorité contractante, au besoin.

15.19.7 Lorsque l’évaluation de la réclamation pour endommagement ou perte des effets personnels ou mobiliers suscite des problèmes, l’administrateur des réclamations peut consulter un expert en sinistres ou un estimateur indépendant pour déterminer l’étendue des dommages et/ou de la perte et l’indemnité à verser en conformité avec l’usage actuel.

Autres types de frais de réinstallation

15.20 Voyages à la recherche d’un logement (VRL)

15.20.1 Les voyages à la recherche d’un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. Lorsqu’un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l’État n’est disponible, l’administrateur général peut autoriser, dans les cas où l’on peut démontrer de façon raisonnable qu’un tel voyage est rentable, à l’égard du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait, ce qui suit :

  1. le paiement des frais de déplacement aller-retour au tarif aérien le plus économique compte tenu de l’itinéraire établi, de l’ancien au nouveau lieu de travail. L’utilisation d’un véhicule motorisé particulier au taux de kilométrage/millage réduit ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route et/ou que les déplacements conformément aux modalités de la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d’une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s’il y a lieu; lorsque le transport se fait par véhicule motorisé particulier (VMP). Les frais de location de voiture ou d’autres frais de transport ne seront pas remboursés;
  2. les frais de subsistance, définis au sens de la DSE 2 – Définitions, au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (jusqu’à huit nuits);
  3. le paiement des frais réels et raisonnables de transport local pendant un VRL au Canada, pendant une période maximale de sept jours, comme suit :
    1. le coût d’un véhicule de location conformément à la Directive sur les voyages du CNM; ou
    2. le taux de kilomètre prévu dans la Directive sur les voyages du CNM pour l’utilisation d’un véhicule motorisé particulier; ou
    3. les coûts de transport public n’excédant pas le coût d’un véhicule de location;
  4. les frais de transport réels et raisonnables pendant un VRL à un poste par les moyens les plus pratiques et économiques, tels que déterminés par l’administrateur général, pour une période jusqu’à sept jours; cela peut inclure les taxis ou un véhicule de location, conformément à la Directive sur les voyages du CNM;
  5. le paiement des frais de garde des personnes à charge, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Si les frais de garde des personnes à charge sont engagés au poste, le montant maximal peut être supérieur sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
  6. les appels téléphoniques pendant un VRL, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, aux personnes à charge à l’ancien lieu de travail; cependant, les appels téléphoniques ne peuvent pas faire l’objet d’une réclamation si un fonctionnaire reçoit une indemnité de faux frais pour les voyages au Canada ou dans des États continentaux des États-Unis;
  7. congé payé pour le fonctionnaire; et/ou
  8. le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail.

15.20.2 Une prolongation de la date limite concernant les frais visés par les alinéas 15.20.1b), c), d) et f) peut être autorisée si, selon l’administrateur général, un délai supplémentaire est nécessaire au nouveau lieu de travail pour conclure des arrangements.

15.20.3 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation.

15.20.4 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et/ou de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s’il est avantageux de le faire dans le cadre d’un autre voyage, comme un voyage d’affectation temporaire, un déplacement pour le service à l’extérieur ou un voyage de vacances.

15.20.5 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance ou de garde des personnes à charge, ou les deux, à l’égard d’un enfant à charge, s’il est avantageux d’autoriser un VRL en même temps qu’un autre voyage.

15.20.6 Aucune indemnité de service de garde des personnes à charge ne sera versée lorsque l’autre parent réside dans la même localité que l’enfant qui nécessite des services de garde.

15.20.7 Lorsque des enfants souffrant d’une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu’ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d’un logement, les frais de transport commerciaux seulement peuvent être remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l’administrateur général.

15.20.8 Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n’a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

15.21 Indemnité de faux frais de réinstallation

15.21.1 En compensation des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas remboursables en vertu d’une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l’administrateur général autorisera une indemnité de faux frais de réinstallation selon l’Appendice C, sans que le fonctionnaire ait à présenter de reçus.

15.22 Frais de transport local

15.22.1 Un fonctionnaire peut soumettre une réclamation par réinstallation pour des frais de transport local avec reçus, à l’ancien et/ou nouveau lieu de travail de la façon suivante :

  1. conformément à l’article a) de l’Appendice D de la présente directive, pour :
    1. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail, sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
    2. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
    3. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail et qu’il attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
    4. les réinstallations d’un poste à un autre, si un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste ou s’il attend l’expédition d’un VMP au nouveau poste; ou
  2. conformément à l’article b) de l’Appendice D, pour les réinstallations d’un poste à un autre si :
    1. un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée d’un nouveau VMP qui est envoyé au nouveau poste; ou
    2. un fonctionnaire a expédié le VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée de ce VMP au nouveau poste.

15.22.2 Si un fonctionnaire possède un véhicule motorisé particulier (VMP) entreposé dans la ville du bureau principal, les frais de transport local ne peuvent faire l’objet d’une réclamation dans la ville du bureau principal, sauf dans des circonstances exceptionnelles interdisant son retrait en temps opportun.

15.22.3 Si un fonctionnaire loue un véhicule et qu’une couverture gratuite d’une assurance-collision sans franchise ou d’une assurance de responsabilité civile et de dommages matériels n’est pas fournie par une carte de crédit personnelle ou qu’une couverture additionnelle est nécessaire, le coût des primes de couverture peut faire l’objet d’une réclamation en vertu de la présente directive.

15.22.4 L’administrateur général peut autoriser une aide financière supplémentaire dans des circonstances exceptionnelles pour les frais de transport local si l’aide n’est pas offerte par la société de transports. À cette fin, il a le pouvoir discrétionnaire de tenir compte des délais d’expédition qui varient d’une région à l’autre aussi bien que des conditions locales susceptibles de provoquer des écarts par rapport aux temps de transit garantis. Il exerce son pouvoir discrétionnaire en cas d’exigences du service extérieur qui échappent à la volonté raisonnable du fonctionnaire. Il évite d’exercer son pouvoir discrétionnaire pour que la situation que connaît un fonctionnaire à l’étranger soit plus avantageuse que celle qu’il connaîtrait au Canada ou pour remédier à une faute, à une erreur ou à la négligence d’un fonctionnaire ou d’une personne à sa charge. L’utilisation du pouvoir discrétionnaire fait l’objet de rapport tel qu’il est indiqué au paragraphe 70.5.1 de la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

15.22.5 Quand un véhicule motorisé particulier (VMP) expédié aux frais de l’État est endommagé lors du transport, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation pour les frais de transport local pour un maximum de 30 jours supplémentaires si le montant maximal permis en vertu de l’article 15.22 est dépassé et que la responsabilité des transporteurs ou d’autres assureurs est dépassée.

15.23 Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d’une réinstallation vers un poste ou en provenance d’un poste

15.23.1 Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l’ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n’est pas en mesure d’occuper le logement permanent qui lui est réservé. La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l’administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

15.23.2 Sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l’ancien qu’au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l’ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu’il existe des logements de l’État au poste, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

15.23.3 Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu’il habite un logement temporaire à l’ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

  1. le fonctionnaire décide de continuer d’occuper le logement permanent jusqu’à son départ de l’ancien lieu de travail ou d’emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l’employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance, à l’exclusion des frais de logement, (qui comprendront l’exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 - Logement); ou
  2. le fonctionnaire entretient une résidence principale à l’ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu’une aide a été autorisée en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille. Dans ces circonstances, où des frais de subsistance ne sont pas nécessairement engagés à la suite de la réinstallation, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s’applique pas.

15.23.4 Un fonctionnaire qui est autorisé à l’avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s’il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

  1. Logement dans un hôtel
    1. frais de logement réels et raisonnables;
    2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
    3. un montant pour les repas, conformément à l’Appendice E de la présente directive.
  2. Logement indépendant
    1. frais de logement réels et raisonnables;
    2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
    3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité totale pour les repas quotidiens, conformément à l’Appendice E de la présente directive.
  3. Logement privé non commercial
    1. frais de logement applicables à un logement privé non commercial selon la Directive sur les voyages du CNM;
    2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
    3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité totale pour les repas quotidiens, conformément à l’Appendice E de la présente directive.

15.23.5 En plus de l’indemnité quotidienne de faux frais, un fonctionnaire peut déposer une réclamation pour :

  1. les frais de stationnement engagés à l’égard d’un véhicule motorisé particulier (VMP) au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n’est pas gratuit;
  2. les faux frais supplémentaires, quand un voyageur ayant un handicap physique doit payer pour de l’aide spéciale (p. ex., porteur), à condition qu’elle soit clairement raisonnable et nécessaire. Des reçus sont exigés.

15.23.6 Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou privé ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent toutefois être remboursés s’ils sont engagés pour des raisons de service, s’ils sont directement liés à l’exécution d’un programme ministériel précis et s’ils sont autorisés d’avance par l’administrateur général. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

15.23.7 La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne sera pas établie en fonction d’une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d’un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu’il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, le remboursement de frais de logement temporaire aux fins d’une nouvelle décoration ou de réparation n’est pas autorisé.

15.23.8 Lorsque la période de 30 jours de séjour dans un logement temporaire est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l’arrivée du fonctionnaire au poste.

15.23.9 Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause de besoins opérationnels exceptionnels (par exemple, des délais d’agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu’un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l’obligent à retarder son départ, l’obligation de quitter son logement de l’État qui a besoin d’être remis à neuf, rénové ou réparé, ou d’autres besoins opérationnels), les jours où ce fonctionnaire a dû, à la demande de l’administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l’exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l’empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

15.24 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

15.24.1 Sous réserve de l’article 15.23, un fonctionnaire qui y est autorisé à l’avance peut réclamer, de la façon précisée dans la présente directive, les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire, précisés à l’Appendice E, avant son départ de son ancien lieu de travail et immédiatement après son arrivée au poste, et ce, pour une période totale de 30 jours.

15.24.2 Lorsqu’un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d’un logement, la durée du voyage, à l’exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

15.24.3 Un fonctionnaire qui se rend au poste avant une personne à charge et qui bénéficie d’une aide aux termes de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, peut se faire rembourser deux jours de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire à son arrivée au poste. De plus, à l’échéance de la période initiale de deux jours, il peut demander le remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire conformément à la présente section, sous réserve des conditions suivantes :

  1. si le fonctionnaire précède les personnes à charge, les dépenses ne pourront pas être réclamées à l’ancien lieu de travail;
  2. les dépenses engagées pour les personnes à charge à l’ancien lieu de travail sont remboursées pour une période de deux jours;
  3. le fonctionnaire sera exempté des frais de logement en vertu de la DSE 25 - Logement, en attendant l’arrivée d’une personne à charge, à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge continuent d’occuper un logement temporaire, dans lequel cas les frais de logement s’appliquent à compter du 31jour suivant l’arrivée dans le logement temporaire; et
  4. un fonctionnaire peut demander une indemnité pour l’occupation d’un logement privé, auquel cas le montant de l’indemnité est rajusté aux termes des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

15.24.4 Toutefois, si un fonctionnaire n’a pas occupé un logement permanent à l’arrivée au poste des personnes à sa charge, il peut demander, au besoin, le remboursement de frais de subsistance engagés pour son compte et celui des personnes à sa charge pour une période maximale de 30 jours, moins la période pour laquelle il a touché, en vertu de la présente section, un remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire pour son compte et/ou celui des personnes à sa charge.

15.24.5 Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l’État doté de meubles, agencements et appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s’il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée au poste. Dans ces circonstances, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d’occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d’un logement temporaire après l’arrivée au poste, les frais de logement sont payables dès l’occupation du logement permanent, s’ils n’ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

15.24.6 Si un fonctionnaire en affectation dans un poste située ailleurs qu'aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 30 jours parce qu'aucun logement de l'État n'est disponible et que l'administrateur général est convaincu qu'il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 75 % de l'indemnité totale de repas quotidiens applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, ce fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité totale de repas quotidiens applicable.

15.24.7 Sauf lors de l’occupation d’un logement privé ou d’un logement indépendant temporaire, tout fonctionnaire qui, à l’expiration de la période limite de 30 jours précisée ci-dessus, est toujours incapable d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute raison valable aux yeux de l’administrateur général, peut réclamer les frais de logement réels et raisonnables, les faux frais et les frais de repas au terme de l’article 15.23.

15.24.8 Un fonctionnaire peut continuer de réclamer le remboursement des dépenses de logement réelles et raisonnables lorsqu’à l’expiration de la période de 30 jours visée ci-dessus, il occupe encore un logement temporaire privé ou un logement temporaire indépendant et n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants, ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute autre raison valable selon l’administrateur général.

15.24.9 À l’échéance de la période de 30 jours, si le fonctionnaire n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent, pour des raisons valables aux yeux de l’administrateur général, il devra assumer les frais de logement prévus par la DSE 25 - Logement. Si les frais de logement excèdent les dépenses de logement réelles, le fonctionnaire n’aura pas à payer de frais de logement, mais il devra plutôt assumer les dépenses de logement réelles.

15.24.10 Nonobstant les limites prévues au paragraphe 15.24.9, mais sous réserve du pouvoir discrétionnaire de l’administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou déménage d’un logement indépendant temporaire à un logement permanent pour employés peut soumettre une réclamation pour jusqu’à 75 % de l’indemnité quotidienne de repas totale pour une période allant jusqu’à deux jours.

15.24.11 Dans toutes les autres situations non décrites ci-dessus, le fonctionnaire qui occupe un logement temporaire devra assumer ses frais de subsistance.

15.25 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

15.25.1 Conformément à l’article 15.23, s’il y est autorisé d’avance, un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance qu’il a engagés dans un logement temporaire, conformément à cette directive, avant son départ du poste et immédiatement après son arrivée à son nouveau lieu de travail au Canada, pendant une période totale de 30 jours.

15.25.2 Lorsqu’un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu’il a engagés au cours d’un voyage à la recherche d’un logement fructueux, le nombre de jours du dit voyage, moins le temps de déplacement, est déduit de la période de 30 jours.

15.25.3 Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à recevoir de l’aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, la période totale pour laquelle des frais de subsistance peuvent être réclamés avant et après son arrivée au nouveau lieu de travail au Canada est limitée à sept jours. Lorsqu’une personne à charge arrive au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire peut toutefois réclamer le remboursement, s’il y a lieu, de ses frais de subsistance et de ceux de la personne à charge pour une période totale de 30 jours, moins la période pendant laquelle les frais de subsistance lui ont été payés avant l’arrivée de la personne à charge.

15.25.4 Le fonctionnaire ne peut se prévaloir des présentes dispositions si une personne à sa charge a occupé la résidence principale avant le fonctionnaire et que le mobilier et les articles d’ameublement sont suffisants pour que la famille puisse occuper la résidence de façon normale à la suite de la réinstallation du fonctionnaire. L’article 15.33 - Pouvoir discrétionnaire accorde à l’administrateur général le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour envisager une exception à cette règle dans des circonstances inhabituelles.

15.25.5 Si un logement permanent se libère et que, sans qu’il y ait choix ou faute de la part du fonctionnaire ou d’une personne à charge, les effets mobiliers n’ont pu être livrés à son logement permanent dans la ville de son bureau principal à cause d’un retard d’expédition ou parce qu’il n’a pas été possible de faire livrer les effets mobiliers pour la date d’occupation, l’administrateur général peut autoriser paiement des frais actuels et raisonnables pour le logement et lavage jusqu’au lendemain de la livraison des effets mobiliers.

15.25.6 Lorsque des conditions inhabituelles existent, telles que : une pénurie extrême de logements à louer, si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans le délai de 30 jours indiqué à l’article 15.25, l’administrateur général peut approuver le remboursement au fonctionnaire de toutes dépenses engagées dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement à concurrence normalement d’une période de 60 jours.

15.25.7 Le remboursement mentionné au paragraphe 15.25.6 se limite aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage demandés par un établissement approuvé par l’administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s’entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s’entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

Réinstallation dans des circonstances particulières

15.26 Cessation de service hors du Canada

15.26.1 Lorsqu’un fonctionnaire est en affectation à l’étranger et que son service prend fin pour cause :

  1. de retraite, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus en ce directive, à partir du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire, ou à un autre endroit, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été remboursés jusqu’à la ville du bureau principal du fonctionnaire, à la condition que le déménagement se fasse dans un délai de six mois après le dernier jour d’emploi, sauf que, si le fonctionnaire doit prendre sa retraite pour des raisons sur lesquelles il a un contrôle et qu’il n’a pas terminé sa période de service prévue, l’administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paye une partie des dépenses, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l’Appendice F, en ce cas, le fonctionnaire doit alors être informé de la situation par écrit avant son départ du poste;
  2. du réaménagement des effectifs, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l’alinéa 15.26.1a); sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou il pourra être réinstallé directement à l’endroit où il décide de prendre sa retraite;
  3. de décès du fonctionnaire, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d’une personne à charge à l’étranger, conformément à l’alinéa 15.26.1a), pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d’emploi du fonctionnaire;
  4. de démission ou de renvoi, l’administrateur général peut :
    1. autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l’alinéa a) de la définition des frais de réinstallation du fonctionnaire et de chaque personne à charge, du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, le remboursement étant calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive toutefois, dans le cas d’un fonctionnaire qui choisit d’être réinstallé dans un endroit autre que la ville où est situé son bureau principal, la somme payable ne doit pas dépasser celle calculée au moyen de la formule précédente; et/ou
    2. autoriser le recouvrement des frais de réinstallation définis selon ce directive payés lors du voyage à destination du poste, si le fonctionnaire donne sa démission dans l’année qui suit son arrivée au poste; le recouvrement est alors calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive; et
    3. les frais de réinstallation ne seront remboursés que si la réinstallation a lieu dans les deux mois suivant le dernier jour d’emploi et ne s’appliqueront qu’aux dépenses qui seraient remboursées dans le cas d’une réinstallation du poste du fonctionnaire et du lieu de résidence approuvé à l’étranger des personnes à charge à la ville de son bureau principal;
  5. longues périodes de congé non payé, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l’alinéa 15.26.1a) et l’Appendice F de la présente directive, pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois du dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

15.26.2 Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d’un fonctionnaire, l’expédition de ces effets à un autre endroit ne sera pas autorisée.

15.26.3 Lorsque l’emploi d’un fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d’entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d’emploi du fonctionnaire.

15.26.4 Tout fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d’entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d’emploi.

15.27 Cessation anticipée de l’affectation à l’étranger

15.27.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation, l’administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d’une partie des frais de réinstallation définis selon ce directive, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l’Appendice F, dans ce cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ du poste.

15.27.2 Le paragraphe 15.27.1 ne s’applique que dans les cas où la cessation d’affectation à l’étranger dépend exclusivement de la volonté d’un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l’employeur.

15.27.3 Lorsqu’un fonctionnaire qui a été affecté au poste à l’extérieur du Canada pour une période d’un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d’affectation à l’étranger, l’administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l’égard d’une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise des droits à cause d’une période insuffisante de possession ou d’absence du Canada, auquel cas le remboursement doit être autorisé :

  1. seulement pour des biens achetés avant l’avis de rappel au Canada qui auraient été habituellement admis en franchise des droits et taxes au Canada, si le fonctionnaire avait terminé sa période d’affectation; et
  2. si l’affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin pour cause de maladie ou de décès du fonctionnaire ou d’une personne à charge; ou pour des raisons liées au programme, telles que une réaffectation au Canada, ou à un poste, lorsque les biens du fonctionnaire sont renvoyés au Canada pour y être entreposés, une promotion, un renvoi, une mise à pied, un stage de formation, ou la compression du personnel.
15.28 Mutation d’un ministère à un autre

15.28.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste est muté d’un ministère à un autre, c’est le ministère d’accueil qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis selon cette directive. Cependant, les ministères de départ et d’accueil peuvent partager les frais si c’est à l’avantage de l’un et l’autre et qu’ils se sont entendus au préalable.

15.29 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.29.1 Si un fonctionnaire est réinstallé au cours de grandes vacances scolaires, l’administrateur général peut autoriser le paiement de frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, pour une personne à charge qui réside avec le fonctionnaire au moment de la réinstallation et qui deviendra un élève à charge, tel que défini à la DSE 2 – Définitions, et si un époux ou un conjoint de fait ne demeure pas à l’ancien lieu de travail et :

  1. qu’il ne réside pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une allocation de logement sera versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire suivant immédiatement la réinstallation et qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire; et/ou
  2. qui ne résidait pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une allocation de logement a été versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire précédant immédiatement la réinstallation et qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire.

15.29.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 15.29.1, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d’un élève à charge, jusqu’à concurrence de la somme maximale établie dans le paragraphe 34.4.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l’article 15.24 jusqu’au début de la session scolaire.

15.30 Personne qui cesse d’être à charge

15.30.1 Lorsqu’une personne cesse d’être une personne à charge à l’étranger, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

  1. définis selon ce directive, lorsque la personne quitte le poste en même temps que le fonctionnaire ou avant; ou
  2. définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation, » lorsque la personne quitte le poste dans l’année qui suit la date du départ du fonctionnaire du poste; ou
  3. définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » lorsque la personne a fréquenté un établissement d’enseignement à temps plein à l’étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d’études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d’enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.30.2 Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l’article 15.30, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.30 ne doit pas dépasser le poids maximal que l’administrateur général était disposé à approuver en vertu de l’article 15.16.

15.31 Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.31.1 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, lorsqu’un fonctionnaire en service à l’étranger est réinstallé dans un poste où il lui est interdit d’amener une personne à charge, l’administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation, tels qu’ils sont définis selon cette directive, d’une telle personne de son lieu de résidence approuvé à l’étranger :

  1. à la ville du bureau principal du fonctionnaire; ou
  2. à un endroit au Canada ou à l’étranger choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général.

15.31.2 Toutefois, si l’endroit choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation définis selon cette directive doit se limiter aux dépenses qui auraient été engagées si la personne à charge s’était réinstallée dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.31.3 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, si l’interdiction d’amener au poste une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l’administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon cette directive de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé au poste du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s’était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste.

15.31.4 Les frais de réinstallation payables en vertu des paragraphes 15.31.1, 15.31.2 et 15.31.3 doivent correspondre aux frais définis selon ce directive et autorisés à la discrétion de l’administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, compte tenu de la présente directive.

15.32 Époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d’affectation à l’étranger

15.32.1 Si un époux ou un conjoint de fait et tout enfant à charge l’accompagnant devient une personne à charge au cours de l’affectation à l’étranger, suite à un mariage ou une admissibilité aux termes de la déclaration prévue à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions, l’administrateur général, sous réserve de la DSE 9 – Examens médicaux et dentaires et de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, autorisera le paiement des frais suivants pour ces personnes à charge :

  1. les frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts d’escales autorisées, par le trajet le plus direct de l’endroit où le mariage a lieu ou le lieu de résidence de l’époux au moment du mariage, du lieu de résidence du conjoint de fait au moment de la désignation, ou du lieu de l’enfant, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût du voyage par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste, moins les frais de voyage entre le lieu de résidence et la ville du bureau principal du fonctionnaire;
  2. des frais d’entreposage pour effets mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait ou de la personne à charge seulement, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux effets du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu’à ce qu’on affecte ce dernier à un lieu de travail au Canada et que les effets soient retirés de l’entreposage à long terme. Si le fonctionnaire n’a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d’entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé;
  3. des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, jusqu’au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais d’expédition par la route la plus directe allant de la ville de son bureau principal au poste :
    1. de l’endroit où le mariage a été contracté ou du lieu de résidence de l’époux au moment du mariage; ou
    2. de l’ancien lieu de résidence du conjoint de fait s’il devient une personne à charge admissible en vertu de la déclaration qui se trouve à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions; ou
    3. du lieu de l’enfant, au moment où l’enfant est désigné comme personne à charge.

15.32.2 Si un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait donne naissance à un enfant au cours de l’affectation à l’extérieur du poste, sous réserve de la DSE 41 – Déplacement pour soins médicaux, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour le nouveau-né par le trajet le plus direct du lieu de traitement approuvé au poste du fonctionnaire; et
  2. des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût d’expédition par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal au poste.

15.32.3 Dans tous les autres cas, si un enfant devient une personne à charge, l’administrateur général peut autoriser le paiement des articles suivants :

  1. les frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour l’enfant par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du voyage par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire;
  2. les frais d’entreposage des effets mobiliers de l’enfant dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17; et
  3. les frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût d’expédition par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.32.4 Le déménagement des effets mobiliers de l’époux ou conjoint de fait ne sera pas autorisé dans un secteur qui, dans l’esprit de la population locale, est situé en banlieue du lieu de travail du fonctionnaire.

15.32.5 Les frais d’emballage, de mise en caisse et d’expédition associés à l’entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait sont à la responsabilité du fonctionnaire.

Pouvoir discrétionnaire

15.33 Pouvoir discrétionnaire

15.33.1 Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l’administrateur général qui juge que l’aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d’aide qu’il faut, à son avis, pour permettre l’exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l’égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s’il est explicitement interdit par l’un ou l’autre article de la présente directive.

15.33.2 La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d’une séparation de bonne foi, d’une séparation légale ou d’un divorce et que, de l’avis de l’administrateur général, l’aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l’époux ou conjoint de fait séparé.

15.33.3 Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Appendice A – Déplacement à l’occasion de la réinstallation– Articles 15.3 à 15.10

DISPOSITION RELATIVE AUX VOYAGES

Un fonctionnaire qui est autorisé à se réinstaller peut choisir une indemnité de voyage de réinstallation non soumise à une justification ou une option de voyage de réinstallation soumise à justification.

Indemnité de voyage de réinstallation non soumise à justification
(voir le paragraphe 15.4.1)

Disposition

Pour les réinstallations au ou du Canada

Pour les réinstallations entre les postes à l’étranger

Indemnité de voyage

Indemnité de voyage en fonction du moyen de transport, tel que prévu aux articles 15.6, 15.7 et 15.8

Indemnité de voyage en fonction du moyen de transport, tel que prévu aux articles 15.6, 15.7 et 15.8, sous réserve des paragraphes 15.3.5 et 15.3.6

Escale

Frais relatifs à une escale autorisée pour le transport en avion (voir le paragraphe 15.6.2)

Frais relatifs à une escale autorisée pour le transport en avion (voir le paragraphe 15.6.2)

Transport local

Un montant de 75 $ CA pour couvrir les frais de transport local au lieu de travail au Canada, lorsque le fonctionnaire n’a pas accès à un VMP (voir l’alinéa 15.4.1b))

Voir la section relative aux frais de réinstallation additionnels ci-dessous (voir l’alinéa 15.5.1b))

Hébergement

Deux nuits d’hébergement en hôtel au lieu de travail au Canada, si le fonctionnaire n’a pas accès à sa résidence principale (voir l’alinéa 15.4.1c))

Voir la section relative aux frais de réinstallation additionnels ci-dessous (voir l’alinéa 15.5.1a))

Repas

Indemnité quotidienne de repas pour chaque voyageur, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours respectivement, à l’ancien et au nouveau lieu de travail (voir l’alinéa 15.4.1d))

Indemnité quotidienne de repas pour chaque voyageur, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours respectivement, à l’ancien et au nouveau lieu de travail (voir l’alinéa 15.4.1d))

Faux frais

Une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours à l’ancien et au nouveau lieu de travail (voir l’alinéa 15.4.1d))

Une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours à l’ancien et au nouveau lieu de travail (voir l’alinéa 15.4.1d))

Option de voyage de réinstallation soumise à justification
(voir le paragraphe 15.4.2)

Les frais réels et raisonnables pour les mêmes frais que ceux inclus dans l’indemnité de voyage de réinstallation non soumise à une justification peuvent faire l’objet d’une réclamation par le fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût du voyage aérien (voir le paragraphe 15.3.3)

 

FRAIS DE RÉINSTALLATION SUPPLÉMENTAIRES

Les fonctionnaires peuvent soumettre une réclamation avec reçus à l’appui pour certains frais de réinstallation supplémentaires réels et raisonnables.

Disposition

Pour les réinstallations au ou du Canada

Pour les réinstallations entre les postes à l’étranger

Hébergement

Deux nuits d’hébergement au lieu de travail à l’extérieur du Canada, sous réserve des limites prévues à l’article 15.23, ou deux nuits d’exemption du paiement des frais de logement au poste où le fonctionnaire occupera un logement de l’État, tel qu’il est établi par l’administrateur général (voir l’alinéa 15.5.1a))

Deux nuits d’hébergement à l’ancien et au nouveau lieu de travail à l’extérieur du Canada, sous réserve des limites prévues à l’article 15.23, ou deux nuits d’exemption du paiement des frais de logement au poste où le fonctionnaire occupera un logement de l’État, tel qu’il est établi par l’administrateur général (voir l’alinéa 15.5.1a))

Transport local

Frais de transport local engagés au lieu de travail à l’extérieur du Canada entre l’aéroport, selon le cas (voir l’alinéa 15.5.1b))

Frais de transport local engagés à l’ancien et au nouveau lieu de travail à l’extérieur du Canada entre l’aéroport (voir l’alinéa 15.5.1b))

Opérations financières

Frais réels et raisonnables pour les frais de service ou les frais relatifs aux opérations financières pendant le voyage de réinstallation en fonction du trajet officiel, notamment, mais sans s’y limiter, l’utilisation des guichets automatiques, l’utilisation des cartes de débit ou de crédit, les commissions d’un établissement financier relativement à une opération en devise étrangère, l’achat des chèques de voyage et les frais d’encaissement de chèques, pourvu que ces frais soient appuyés par des reçus et que la devise utilisée pour les dépenses soit indiquée

Appels téléphoniques officiels

Dépenses relatives aux appels téléphoniques officiels nécessaires, pourvu que l’objet de l’appel soit déclaré dans la demande de remboursement des frais

Documents de voyage

Passeports et dépenses connexes comme les visas et les certificats de santé

Pourboires liés au voyage

Pourboires liés au voyage, sauf ceux liés aux repas qui sont prévues dans l’indemnité de faux frais quotidienne

Assurances

Assurances pour couvrir les bagages perdus ou endommagés pendant le voyage, sauf lorsqu’une telle couverture est offerte par le transporteur

Garde de personnes à charge

Frais de garde des personnes à charge, conformément aux dispositions pour la garde des personnes à charge de la Directive sur les voyages du CNM, pour un maximum de quatre jours par réinstallation des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins qui résident avec le fonctionnaire, pendant que les effets personnels sont emballés ou déballés et chargés ou déchargés à l’ancien et au nouveau lieu de travail

Notes :

  1. Toutes les indemnités et tous les faux frais au Canada et dans les États continentaux des États‑Unis sont payables aux taux indiqués à l’Appendice C de la Directive sur les voyages du CNM.
  2. Toutes les indemnités et tous les faux frais à l’extérieur du Canada et des États continentaux des États-Unis sont payables aux taux indiqués à l’Appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM.

Appendice B - Limites de poids (pour l'expédition des effets mobiliers) – Article 15.16

Nombre de personnes
dans le ménage

Logement meublé

Logement non meublé

1

3 100 kg net (6 820 livres)

4 700 kg net (10 340 livres)

2

3 400 kg net (7 480 livres)

5 300 kg net (11 660 livres)

3

3 700 kg net (8 140 livres)

5 900 kg net (12 980 livres)

4

4 000 kg net (8 800 livres)

6 500 kg net (14 300 livres)

5

4 300 kg net (9 460 livres)

7 100 kg net (15 620 livres)

6

4 600 kg net (10 120 livres)

7 700 kg net (16 940 livres)

7 ou plus

4 900 kg net (10 780 livres)

8 300 kg net (18 260 livres)

Les limites de poids dont il est question à l'article 15.16 sont des chiffres nets. Pour calculer les poids bruts, on majore les poids nets des pourcentages au titre de l'empaquetage des effets :

Transport aérien :

20 %

Transport par route :

15 %

Transport outremer par conteneur :

15 %

Transport outremer par caisse d'empaquetage en bois :

30 %

Appendice C - Indemnité de faux frais de réinstallation – Article 15.21

Date en vigueur le 1er avril 2019

L’indemnité de faux frais de réinstallation est de 3 397 $ par réinstallation.

Note:

Cet appendice sera révisé le 1er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice D - Frais de transport local – Article 15.22

Date en vigueur le 1er avril 2019

Le fonctionnaire peut se faire rembourser les frais de transport local avec reçus à l’appui, conformément aux modalités prévues à l’article 15.22, selon la modalité suivante :

  1. jusqu’a concurrence de 1 097 $ par réinstallation à l’intérieur ou à l’extérieur du Canada; ou
  2. jusqu’à concurrence de 1 638 $ par réinstallation d’un poste à un autre; ou s’il s’est départi d’un véhicule motorisé particulier à l’ancien poste et attend l’arrivée d’un nouveau VMP au nouveau poste; ou s’il a expédié un véhicule motorisé particulier utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée de ce VMP au nouveau poste; ou
  3. jusqu’à concurrence de 1 097 $ par réinstallation d’un poste à un autre dans tous les autres cas où le fonctionnaire s’est départi d’une voiture particulière utilisée à l’ancien poste ou attend l’arrivée d’une VP au nouveau poste.

Note:

Cet appendice sera révisé le 1er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice E – Logement temporaire – Articles 15.23, 15.24 et 15.25

Jours

Logement à l’hôtel

Logement indépendant

Logement privé

Deux derniers jours à l’ancien lieu de travail et deux premiers jours au nouveau lieu de travail

(compris dans la DSE 15 – Indemnité de voyage)

Logement

Aucuns frais de logement

indemnité de repas quotidienne complète applicable

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Logement

Aucuns frais de logement

indemnité de repas quotidienne complète applicable

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Logement

Aucuns frais de logement

indemnité de repas quotidienne complète applicable

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

5e au 30e jour

Réinstallation au poste et au Canada

Logement

Aucuns frais de logement

Indemnité de repas quotidienne complète

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Logement

Aucuns frais de logement

Jusqu’à 75 % de l’indemnité de repas quotidienne

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Logement

Aucuns frais de logement

Jusqu’à 75 % de l’indemnité de repas quotidienne

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Après le 30e jour

 

 

 

Réinstallation au poste

Logement

Les frais de logement s’appliquent

Jusqu’à 75 % de l’indemnité de repas quotidienne

Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale

Logement

Les frais de logement s’appliquent

Aucune indemnité de repas



Aucuns faux frais

Logement

Aucuns frais de logement


Aucune indemnité de repas



Aucuns faux frais

Réinstallation au Canada

Logement

Les frais de logement s’appliquent

Aucune indemnité de repas

Aucuns faux frais

Logement

Les frais de logement s’appliquent

Aucune indemnité de repas


Aucuns faux frais

Logement

Les frais de logement s’appliquent

Aucune indemnité de repas


Aucuns faux frais

 

Indemnités de repas pour les enfants

Au Canada et aux États-Unis

Jusqu’à l’âge de 12 ans

50 % de l’indemnité de repas quotidienne applicable, conformément à l’approbation de l’administrateur général

12 ans et plus

Montant total de l’indemnité de repas quotidienne applicable, conformément à l’approbation de l’administrateur général

À l’extérieur du Canada et des États-Unis

Jusqu’à l’âge de 4 ans

50 % de l’indemnité de repas quotidienne applicable, conformément à l’approbation de l’administrateur général

4 ans et plus

Montant total de l’indemnité de repas quotidienne applicable, conformément à l’approbation de l’administrateur général

 

Notes:

  1. L’administrateur général doit autoriser les frais d’hébergement de plus de 30 jours. Normalement, lorsqu’un employé se réinstalle à un nouveau lieu de travail au Canada, de tels frais d’hébergement supplémentaires ne devraient être approuvés que jusqu’à concurrence de 60 jours, tout au plus.
  2. Le logement indépendant signifie tout logement indépendant commercial et tout logement d’État temporaire à l’intention du personnel aménagé de manière appropriée et équipé de meubles et d’appareils ménagers adéquats.
  3. L’indemnité pour un logement privé non commercial est payable conformément à la Directive sur les voyages du CNM, par jour, par unité familiale.
  4. Les indemnités de repas quotidiennes complètes correspondent à 100 % des indemnités de repas figurant à l’Appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM.
  5. Une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale est payable, conformément à la Directive sur les voyages du CNM.
  6. Lorsqu’un employé qui se réinstalle au Canada a réclamé des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d’un logement qui a atteint son objectif, le nombre de jours du voyage, à l’exclusion du temps de déplacement réel, doit être déduit de la période de 30 jours initiale.

Appendice F – Frais de réinstallation pour la cessation de service hors du Canada – Articles 15.26 et 15.27

Retraite/ Longues périodes de congé non payé

Conformément aux alinéas 15.26.1a), b), c) ou e), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de départ à la retraite ou les longues périodes de congé non payé, et qu’il n’a pas terminé sa période de service prévue, l’administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paie une partie des dépenses de réinstallation, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement d’après la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Démission ou de renvoi

Conformément à l’alinéa 15.26.1d), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de démission ou de renvoi, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation; le remboursement est calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par l’État

Conformément au sousalinéa 15.26.1d)(ii), lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin pour cause de démission, si le fonctionnaire donne sa démission dans l’année qui suit son arrivée à la mission, l’administrateur général peut autoriser le recouvrement des frais de réinstallation payés lors du voyage à destination de la mission; le recouvrement est alors calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Réinstallation à la demande du fonctionnaire

Conformément au paragraphe 15.27.1, lorsque l’affectation d’un fonctionnaire prend fin à sa demande avant la fin prévue de son affectation, l’administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d’une partie des frais de réinstallation, calculée proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l’affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu’à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

DSE 16 - Aide pour la résidence principale

Portée

Introduction

La politique de l'employeur a pour but d'accroître la mobilité du fonctionnaire en facilitant l'acquisition, la gestion et la vente de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal.

Il est donc disposé à lui offrir son aide pour composer avec les frais applicables à sa résidence principale suivants, tels que décrits dans cette directive :

  1. dépenses/frais associés à un logement permanent résultant d'une réinstallation;
  2. exemption du paiement du frais de logement si le fonctionnaire paye deux logements pendant une affectation à l’étranger;
  3. frais associés à la vente et/ou à l'achat d'une résidence principale.
Définitions

Note : Cette définition s'applique seulement à cette directive.

Ville du bureau principal (headquarters city) désigne le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada tel que déterminé par l'administrateur général lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste à l'étranger et comprend la région qui, selon les habitudes locales, est à distance raisonnable de ce lieu de travail.

Dans le cas des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, la ville du bureau principal est Ottawa-Gatineau.

Dans le cas des fonctionnaires affectés à l'étranger, il s'agit normalement de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada avant qu'il soit affecté à un poste; cependant, lorsqu'il est certain au moment de l'affectation à l'étranger que le fonctionnaire ne retournera pas à son ancien lieu de travail, l'administrateur général pourra désigner une autre localité à titre de ville du bureau principal pour les besoins de la présente directive, par exemple la ville canadienne où il retournera à la fin de son affectation (ou Ottawa-Gatineau, lorsque ce n'était pas le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada avant son affectation).

Directive

16.1 Application

16.1.1 Sauf indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent à la fois aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (permutant) et aux fonctionnaires affectés à l'étranger (non-permutant).

16.1.2 Les fonctionnaires peuvent présenter une demande de remboursement en vertu de la présente directive à l'égard de frais et dépenses engagés seulement pendant leur carrière dans le service extérieur ou à titre de fonctionnaire affecté à l'étranger.

16.1.3 À moins d’indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent seulement en conjonction avec l'achat et/ou la vente d'une résidence principale tel que définie dans la DSE 2 – Définitions, pour lesquels on rembourse des honoraires de vente d'immeuble et/ou des frais juridiques en vertu de la présente directive.

16.1.4 Les fonctionnaires doivent aussi savoir que, lorsque l'employeur ne rembourse pas les frais ou les dépenses associés à l'achat ou à la vente d'une résidence relevant d'une réinstallation, ces frais pourraient faire l’objet d’une déduction aux fins des impôts pour l'année civile au cours de laquelle ils ont été engagés.

16.2 Fonctionnaire locataire

16.2.1 Le fonctionnaire qui retient les services d'une agence de location pour trouver un logement au moment de sa réinstallation peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables facturés par l’agence.

16.2.2 Lorsque l'administrateur général est convaincu que la disposition était raisonnable et justifiée dans les circonstances, le fonctionnaire autorisé à se réinstaller qui est tenu de payer un loyer avant de se présenter au travail afin de réserver le logement loué, peut se faire rembourser :

  1. au plus un mois de loyer au nouveau lieu de travail au Canada; et/ou
  2. au plus trois mois de loyer au nouveau lieu de travail à l'étranger.

16.2.3 Le fonctionnaire autorisé à se réinstaller qui doit par conséquent résilier le bail de sa résidence principale louée peut se faire rembourser les frais réels de résiliation. Il est tenu de produire une preuve satisfaisante de son obligation de résilier le bail et de l'impossibilité de conclure un arrangement moins onéreux.

Fonctionnaire propriétaire

16.3 Location de la résidence principale du fonctionnaire

16.3.1 Si le fonctionnaire, une fois son affectation à l’étranger confirmée, a recours aux services d’un agent d’immeuble commercial ou d’une société de gestion immobilière afin de trouver un locataire pour sa résidence principale et qu’il doit par conséquent payer des commissions d’intermédiaire, l’administrateur général pourra l’exempter du paiement des frais de logement pour un mois ou une fraction de celui-ci, sur présentation des documents nécessaires. Cette disposition ne peut être appliquée que deux fois au cours de l’affectation, y compris les prolongations.

16.3.2 Cette exemption s'applique pour un maximum d'un mois, pour chacune des commissions d'intermédiaire versées pour trouver soit un premier locataire, et/ou un locataire subséquent, sans égard à la durée du bail.

16.3.3 Le fonctionnaire qui a conclu un bail avec le locataire de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables occasionnés par :

  1. la cessation du bail avec ce locataire lorsque l'employeur décide de réaffecter le fonctionnaire à son bureau principal avant la date de la fin de l'affectation à l’étranger indiquée sur le formulaire de confirmation de l'affectation du fonctionnaire et quand celui-ci désire occuper sa résidence principale pendant la période du bail, mais est incapable de le faire; ou
  2. la cessation du bail lorsque le préavis de sa réaffectation au bureau principal à la fin de son affectation à l’étranger est trop court et que le fonctionnaire ne peut donc pas donner au locataire le préavis exigé par la loi de la province de sa résidence.

16.3.4 Lorsqu'il autorise le remboursement des frais de résiliation du bail du locataire en vertu de l'alinéa 16.3.3a), l'administrateur général doit s'assurer qu'ils sont avantageux par rapport aux frais qu'entraînerait le recours à des dispositions de rechange concernant le logement.

16.3.5 Le paragraphe 16.3.3 ne vise pas à dédommager le fonctionnaire des frais engagés en raison de sa décision personnelle de retourner dans la ville de son bureau principal, mais plutôt de ceux qu'il doit engager par suite d'une décision de l'employeur de le réaffecter dans cette ville pour des raisons de service, y compris la santé.

16.4 Résidence principale inoccupée durant l'affectation à l’étranger

16.4.1 Lorsque l'affectation du fonctionnaire à l'extérieur du Canada est confirmée ainsi que lorsque ce dernier est muté d’un poste à un autre poste à l’étranger, l'administrateur général peut exempter le fonctionnaire du paiement des frais de logement dans les cas où celui-ci est réputé payer deux logements, quand il doit payer des frais de logement au poste et:

  1. paye des frais de propriété, mais ne touche aucun revenu de location parce que :
    1. en raison d'un court préavis d'affectation, il n'a pas eu le temps de louer ou de vendre sa résidence principale avant de quitter la ville de son bureau principal, et que sa résidence est inoccupée; et/ou
    2. quand, à la demande de l'employeur, il accepte avec un court préavis une mutation d’un poste à un autre poste à l’étranger ou une prolongation d'une affectation à l’étranger et que, par conséquent, sa résidence principale est inoccupée; et/ou
    3. lorsque son locataire quitte la résidence principale pendant son affectation, sans que ce soit la faute ou le choix du fonctionnaire, et que sa résidence est inoccupée pendant qu'il recherche un nouveau locataire. Ce sous-alinéa ne s'applique pas dans le cas des périodes de moins d'un mois qui surviennent immédiatement avant le départ définitif du poste; ou
  2. quand le fonctionnaire touche un revenu de location pour sa résidence principale, mais qu'il a payé un agent d’immeuble ou une société de gestion immobilière pour trouver un locataire conformément au paragraphe 16.3.1 et qu'il doit aussi payer des frais de logement au poste.

16.4.2 L'exemption du paiement des frais de logement visée aux paragraphes 16.3.1 et 16.4.1 est limitée à la période pendant laquelle le fonctionnaire doit payer des frais de logement en double (deux logements). Elle ne doit pas normalement dépasser neuf mois en tout pendant chaque affectation à l’étranger, période de prolongation incluse.

16.4.3 Lorsque le fonctionnaire doit payer deux logements au début de son affectation à l’étranger ou de son affectation d’un poste à un autre poste à l’étranger parce que l'employeur lui a donné un court préavis, l'exemption du paiement des frais de logement ne s'applique normalement pas au-delà de la dernière journée du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de l'affectation à l’étranger ou de l’affectation d’un poste à un autre poste à l’étranger.

16.4.4 Lorsque le paragraphe 16.3.1 s'applique, le fonctionnaire peut réclamer, pour chaque commission d'intermédiaire, une exemption du paiement des frais de logement pour une période d'au plus un mois comprise dans la période maximale de neuf mois, mais pouvant s'appliquer après le dernier jour du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de son affectation à l’étranger ou de son affectation d’un poste à un autre poste à l’étranger.

16.4.5 Normalement, aucune exception à la période maximale de neuf mois n'est autorisée. Toutefois, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur peut déterminer s'il y a lieu d'accorder une aide pour une autre période d'au plus trois mois lorsqu’il est impossible de louer la résidence principale et qu’elle demeure vacante :

  1. pendant la période initiale de l’affectation à l’étranger ou de l’affectation d’un poste à un autre poste à l’étranger, dans des circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté du fonctionnaire, par exemple, en raison d’une catastrophe naturelle ou d’une autre calamité; et/ou
  2. suite à l’acceptation par le fonctionnaire d’une demande par l’employeur de prolonger l’affectation à l’étranger.

16.4.6 L'article 16.4 ne vise pas à fournir une aide financière au fonctionnaire qui choisit de ne pas louer la résidence principale qu'il possède dans la ville de son bureau principal, ni de le dédommager pour une perte de revenus de location ou autres attribuable à des circonstances comme la mise en vente ou en location d'une propriété à un prix plus élevé que sa valeur marchande.

Achat et vente d'une résidence principale

16.5 Couple de fonctionnaires

16.5.1 Dans le cas d'un couple de fonctionnaires, seul l'un d'entre eux peut présenter une réclamation en vertu de la présente directive, à moins que :

  1. chaque fonctionnaire n'ait déjà réclamé des honoraires de vente d'immeuble et des honoraires d’avocat/de notaire avant de devenir membre d'un couple de fonctionnaires, auquel cas aucun avantage n'est accordé; ou que
  2. les fonctionnaires ne se soient mariés après avoir été avertis de l'affectation à l’étranger, auquel cas :
    1. chaque fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires de vente d'immeuble et les honoraires d'avocat/de notaire liés à la vente de la résidence principale; et
    2. un fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat/de notaire versés pour l'achat de la résidence principale.

16.5.2 En cas de divorce, chaque fonctionnaire reprend le statut de personne seule et conserve les avantages non utilisés en ce qui concerne le paiement des honoraires de vente d'immeuble et des honoraires d'avocat/de notaire sur la vente et/ou l'achat d'une résidence principale. Lorsque ces frais ont été réclamés par le couple de fonctionnaires, le fonctionnaire qui a présenté la demande aura utilisé ses avantages et ne pourra présenter une demande subséquente.

16.6 Fonctionnaire faisant carrière dans le service extérieur (Permutant)

16.6.1 Les présentes dispositions s’appliquent aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, après réception de l’avis officiel leur annonçant leur première réinstallation de la ville de leur bureau principal à un lieu de travail à l’extérieur du Canada et, en tout temps par la suite, dans le cadre d’une telle carrière.

16.6.2 Les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur pourront exercer sous réserve des articles 16.11 – Implications fiscales et 16.18 – Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations, ainsi que des limitations de la présente directive, l’une ou l’autre de ces options :

  1. une fois au cours de leur carrière dans le service extérieur, demander le remboursement :
    1. des honoraires de vente d'immeuble (paragraphe 16.8.1) ou des frais de vente privée (article 16.9) ainsi que des honoraires d'avocat/de notaire versés pour la vente d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); et
    2. des honoraires d'avocat/notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); ou
  2. deux fois au cours de la carrière dans le service extérieur, de demander le remboursement des honoraires d'avocat/de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville du bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3).
16.7 Fonctionnaire affecté à l'étranger (Non-permutant)

16.7.1 Au moment de sa réinstallation de la ville de son bureau principal à un poste, le fonctionnaire affecté à l’étranger peut demander le remboursement :

  1. des honoraires de vente d’immeuble et des honoraires d'avocat/de notaire à l'occasion de la vente d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal, au moment d'une réinstallation à partir de cette ville; et
  2. des honoraires d'avocat/de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal au moment d'une réinstallation dans cette ville à partir d'un poste, s'il avait vendu une résidence principale au moment de sa réinstallation de la ville de son bureau principal au poste.

16.7.2 Cet article s'applique de nouveau lorsqu'il s'est écoulé au moins sept ans entre le retour au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger et une prochaine affectation à l'étranger.

16.7.3 Le fonctionnaire affecté à l’étranger qui ne s’est pas prévalu des dispositions de la présente directive et qui accepte une prolongation de sa période d’affectation à l’étranger ou une affectation d’un poste à l’étranger à un autre peut demander les remboursements prévus à l’alinéa 16.7.1a) lorsqu’il accepte ladite prolongation ou affectation d’un poste à l’étranger à un autre par écrit.

16.7.4 L’article 16.7 est assujetti aux articles 16.11 – Implications fiscales et 16.18 – Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations.

16.8 Frais remboursables

16.8.1 Les honoraires d’un agent immobilier accrédité, y compris les taxes applicables sur ces honoraires, seront remboursés, aux conditions suivantes :

  1. la résidence vendue sert ou a servi de résidence principale au fonctionnaire ou à une personne à charge selon la définition de la DSE 2 - Définitions;
  2. la résidence est située sur un terrain d'une superficie ne dépassant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et
  3. la commission d'un agent immobilier, incluant le service d'inscriptions multiples (SIM) qui correspond à l'échelle normalement en vigueur dans la région. Les honoraires majorés de l'agent immobilier ne seront pas remboursés.

16.8.2 Le fonctionnaire qui s'engage juridiquement à vendre ou à acheter une résidence principale a droit au remboursement des honoraires d'avocat/de notaire versés pour fournir ou obtenir un titre libre, jusqu'à concurrence du tarif établi par le barreau de la province, y compris les taxes applicables, à condition que :

  1. la résidence vendue satisfasse aux conditions relatives au remboursement des honoraires de vente d'immeuble prévues au paragraphe 16.8.1; et/ou
  2. la résidence achetée soit occupée par le fonctionnaire et lui appartienne, ou qu'elle soit occupée par le fonctionnaire et appartienne à une personne à charge qui y réside.

16.8.3 Le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale ne doit avoir lieu qu'une fois que le fonctionnaire a commencé à occuper cette résidence.

16.8.4 Les frais nécessaires pour acquérir ou céder un titre libre sont remboursables sur production de preuves de paiement. Les frais comprennent l’assurance de titres, des honoraires du shérif, des taxes de cession d'un terrain, du transfert du titre et/ou du coût de l'arpentage, lorsque celui-ci est nécessaire pour confirmer la description de la propriété achetée.

16.8.5 Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire a droit au remboursement :

  1. des frais d'inspection de la structure par un inspecteur qualifié avant d'acheter une résidence appartenant à quelqu'un d'autre ou une résidence neuve qui n'était pas protégée par une garantie au moment de la prise de possession. Ce remboursement est limité à 300 $;
  2. les frais réels et raisonnables facturés par deux évaluateurs professionnels pour deux évaluations de la résidence à vendre.
16.9 Vente privée

16.9.1 Lorsqu'un fonctionnaire décide de vendre lui-même sa résidence principale, les frais engagés pour la faire évaluer, placer des annonces dans les journaux locaux et acheter ou fabriquer des écriteaux « À vendre », lui sont remboursés au lieu des frais du service d'inscription multiples (SIM), sans toutefois les dépasser, sur production de preuves de paiement et d'une preuve que :

  1. la résidence a été vendue;
  2. la résidence est ou était occupée comme résidence principale par lui ou par une personne à charge selon la définition de la DSE 2 - Définitions;
  3. la résidence est située sur un terrain d'une superficie n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et
  4. la résidence a été annoncée jusqu'à sa vente (de courtes interruptions étant acceptables).
16.10 Construction d'une nouvelle résidence principale

16.10.1 Le fonctionnaire qui construit une résidence principale se verra rembourser les dépenses au titre de l'achat du terrain et de la construction de la maison qu'on aurait remboursées s'il avait acheté une maison.

16.11 Implications fiscales

16.11.1 L'Agence du revenu du Canada a déterminé que le remboursement par l'employeur des frais liés à l'achat ou à la vente de la résidence principale d'un fonctionnaire constitue un avantage imposable. Une exception est prévue lorsque la vente ou l'achat de la résidence est lié à une réinstallation rendue nécessaire par l'emploi, par exemple l'affectation à l’étranger, aux conditions suivantes :

  1. le remboursement des frais admissibles liés à la vente de la résidence après l'envoi de l'avis d'affectation à l'étranger n'est pas imposable;
  2. le remboursement des frais associés à l'achat d'une résidence sont aussi exonérés d'impôt lorsque le fonctionnaire revient au Canada à la fin de son affectation à l’étranger et qu'il achète une nouvelle résidence principale pour remplacer celle qu'il avait vendue lors de sa dernière affectation à l'étranger.

16.11.2 Les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (permutant) qui vendent ou achètent une résidence à un autre moment que ceux qui sont spécifiés ci-dessus se verront rembourser les frais conformément aux dispositions de la présente directive. Toutefois, le remboursement de ces frais sera traité comme un avantage imposable.

16.12 Frais d'hypothèque et frais connexes

16.12.1 Les frais suivants sont remboursables sur production de preuves de paiement :

  1. les frais engagés pour liquider et/ou acquérir une première hypothèque sur la résidence principale du fonctionnaire;
  2. les frais de liquidation ou d'acquisition d'une deuxième hypothèque pour la résidence principale, s'il n'y a pas de frais associés à la liquidation de la première hypothèque lors de la vente d'une résidence principale ou à l'acquisition d'une première hypothèque lors de l'achat d'une résidence principale;
  3. lorsque les taux d'intérêt hypothécaires offerts par les établissements offrant des prêts hypothécaires sont élevés, et si l'intérêt de la première hypothèque sur la nouvelle résidence principale du fonctionnaire est supérieur à celui de la première hypothèque précédente, il faut rembourser au fonctionnaire l'écart entre les taux d'intérêts des deux hypothèques calculé à partir du montant de la nouvelle hypothèque et du solde de l'ancienne pour une période maximale de cinq ans, jusqu'à concurrence de 5 000 $. Lorsque le capital de la nouvelle hypothèque est inférieur à celui de l'ancienne, il servira au calcul de la différence. Veuillez consulter les Appendices A, B, C, D et E de la présente directive pour des exemples;
  4. les primes d'assurance du prêt hypothécaire et/ou les droits de préparation de l'assurance, si :
    1. le fonctionnaire était auparavant propriétaire d'une maison;
    2. on a vérifié que l'assurance s'imposait (l'avoir net du fonctionnaire est inférieur à 25 % du coût de la maison); et
    3. la prime est perçue en un seul paiement sauf que si l'avoir net dans l'ancienne résidence n'est pas transféré pleinement dans la nouvelle résidence, on ne remboursera pas l'augmentation résultant de la prime (ou de la perception de la prime).

16.12.2 Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire admissible au remboursement des honoraires de vente d'immeuble et des honoraires d'avocat/de notaire qui doit liquider une première hypothèque au moment de la vente d'une résidence et doit alors payer une pénalité a droit au remboursement de cette pénalité, jusqu'à concurrence de six mois d'intérêts sur l’hypothèque.

16.12.3 Le montant du remboursement autorisé en vertu du paragraphe 16.12.2 est rajusté pour correspondre au montant prévu par la Directive sur la réinstallation du CNM, telle que modifiée de temps à autre.

16.13 Frais inadmissibles

16.13.1 Les dépenses relatives aux ententes financières découlant de la cession ou de l'acquisition d'une résidence principale (p. ex. les commissions des agents d'hypothèques et les règlements de départ, comme les taxes municipales) ne sont pas remboursables, puisqu'elles ne sont pas essentielles à l'obtention d'un titre libre.

16.13.2 Les taxes applicables sur les maisons nouvellement construites ne sont pas remboursées.

16.14 Prêt-relais

16.14.1 Un fonctionnaire qui obtient un prêt personnel à court terme afin d'acheter une nouvelle résidence principale avant d'avoir vendu l'ancienne, sera remboursé :

  1. l'intérêt couru sur ce prêt-relais au taux bancaire courant; et
  2. les honoraires d'avocat/de notaire et les frais administratifs afférents au prêt, exception faite des frais de tiers liés à l’obtention d’un tel prêt-relais.

16.14.2 Lorsque le fonctionnaire ne peut obtenir un prêt personnel à court terme, l'intérêt couru ainsi que les frais administratifs et les honoraires d'avocat/de notaire relatifs au prêt hypothécaire contracté aux mêmes fins lui seront remboursés, à condition que ces coûts n'excèdent pas ceux d'un prêt personnel à court terme, comme indiqué ci-dessus.

16.14.3 Le montant du prêt personnel ou hypothécaire à l'égard duquel il est possible de rembourser l'intérêt ne doit pas dépasser le capital réel que le fonctionnaire détient dans la résidence principale à vendre. Le capital réel correspond à la différence entre la valeur estimative et les prêts hypothécaires consentis à l'égard de la résidence principale.

16.14.4 Le remboursement doit cesser dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente a été conclue (« vendu et classé » dans le langage de l'immobilier) ou après six mois, selon la première des deux éventualités. Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général ou un cadre supérieur délégué peut prolonger cette période de remboursement d'une autre période de six mois.

16.14.5 Le remboursement ne doit se faire que lorsqu'il y a eu présentation d'une preuve de paiement de l'intérêt, et il doit être fondé sur le montant du prêt ou de l'hypothèque qui a servi à acheter une résidence principale, tel qu'il figure dans une copie de l'acte d'achat et de vente. Ce remboursement peut être versé une fois au cours d'une carrière à la suite de l'achat ou de la vente d'une résidence principale, dans les cas où les honoraires de vente et/ou d'avocat/de notaire sont payés en vertu de la présente directive.

16.14.6 On n'avance des fonds au titre des dépenses remboursables qu'en cas de nécessité. Dans le cas d'un prêt-relais, le fonctionnaire devrait obtenir une ligne de crédit et emprunter, au besoin, jusqu'à concurrence du maximum de ce crédit, après quoi l'État paiera l'intérêt pour les périodes où les sommes empruntées ont été utilisées.

16.15 Copropriétés

16.15.1 Lorsque la résidence principale appartient en copropriété à une personne autre que l’époux, le conjoint de fait ou les personnes à charge du fonctionnaire, seuls les frais directement proportionnels à la partie de la propriété du fonctionnaire et de son époux, conjoint de fait ou de leurs personnes à charge doivent être remboursés.

16.16 Les grandes propriétés

16.16.1 Le remboursement des frais autorisé par la présente directive est limité aux terrains n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige. Lorsque l'employé achète ou vend un terrain ou une/des acres avec sa résidence principale, on lui rembourse seulement la partie du coût qui résulterait de la vente de la résidence et d'un terrain ne dépassant pas les limites précisées ci-haut.

16.17 Les propriétés à revenus

16.17.1 Le fonctionnaire qui possède un immeuble à plusieurs unités d'habitation dont chacune est indépendante (p. ex. un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe une à titre de résidence principale et qui vend l'immeuble ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond l'unité qu'il occupe comme résidence principale. Pour le calcul, on peut utiliser la surface de plancher de cette unité ou toute autre modalité de calcul acceptable en application de la Loi de l'impôt sur le revenu.

16.17.2 Si le fonctionnaire vend ou achète un immeuble à revenus (tel qu’un petit magasin ou une boutique) où est ou était située sa résidence principale, le remboursement versé correspond à la valeur de la résidence principale par rapport à l'ensemble de l'immeuble.

16.18 Vente et/ou achat d’une résidence principale – Autres situations

16.18.1 Le fonctionnaire peut demander le remboursement des dépenses liées à la vente et/ou à l’achat d’une résidence principale au moment de la réinstallation, de la manière indiquée dans la présente directive, conformément aux modalités suivantes :

  1. un fonctionnaire qui a été affecté dans une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, et qui est réinstallé à un poste peut demander le remboursement des dépenses pour la vente de sa résidence principale dans cette ville canadienne au moment de la réinstallation au poste uniquement; ou
  2. un fonctionnaire qui a été réinstallé d’une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté d’un poste vers une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, peut demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une résidence principale au moment de sa réinstallation dans cette ville canadienne, dans la mesure où le fonctionnaire a vendu sa résidence au moment de sa réinstallation au poste; ou
  3. un fonctionnaire qui a fait l’objet d’une réinstallation de la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté d'un poste vers une ville canadienne autre que la ville de son bureau principal pendant une période de trois ans ou plus, comme le confirme l’avis officiel d’affectation, peut demander le remboursement des dépenses pour la vente de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal après avoir reçu l’avis officiel de l’affectation. Le fonctionnaire peut également demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une résidence principale dans l’autre ville canadienne, dans la mesure où sa résidence principale dans la ville de son bureau principal a été vendue; ou
  4. un fonctionnaire qui a été réinstallé de la ville de son bureau principal vers un poste et qui est par la suite affecté à une nouvelle ville de son bureau principal, comme le confirme l’administrateur général, peut demander le remboursement des frais pour la vente de sa résidence principale dans la ville de son précédent bureau principal après l’avis officiel de son affectation. Le fonctionnaire peut également demander le remboursement des dépenses pour l’achat d’une nouvelle résidence principale dans la ville de son nouveau bureau principal au moment de sa réinstallation, dans la mesure où sa résidence principale dans la ville de son précédent bureau principal a été vendue.

16.18.2 Au moment de demander le remboursement des frais conformément aux alinéas 16.18.1c) et d), lorsque la résidence principale est dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, les honoraires de vente d’immeuble et les honoraires d’avocat/de notaire versés pour la vente lui sont remboursés même s’il n’occupait pas la résidence au moment de sa réinstallation.

16.18.3 Sous réserve de l'article 16.11 - Implications fiscales, les limitations des articles 16.6 et 16.7 ne s'appliquent pas dans le cas d'une réinstallation entre deux villes canadiennes, ni d'une réinstallation entre le poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire.

16.18.4 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé d’un poste et affecté à une ville canadienne autre que la ville canadienne à partir de laquelle il a été réinstallé à un poste, les frais de réinstallation au nouveau lieu de travail au Canada seront remboursés conformément aux dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, y compris pour l’expédition des effets mobiliers au sein du Canada.

Appendice A - Différence d'intérêts hypothécaires

Exemple

Données

  • Montant principal de l'ancienne hypothèque à la date où l'employé a cessé les paiements (30 avril 1981) - 35 694,93  $
  • Période non échue de l'ancienne hypothèque - 16 mois
  • Hypothèque à l'ancien lieu de travail

date du début

1er août 1977

date de renouvellement

1er août 1982

taux

8 %

période d'amortissement

25 ans

paiement par mille dollars

7,64 $

diviseur d'intérêt mensuel

.0065581970

  • Hypothèque au nouveau lieu de travail (du début) (transférée de l'ancien propriétaire le 1er mai 1981, durée de 10 mois)

date du début

1er mars 1977

date de renouvellement

1er mars 1982

taux

10 3/4 %

période d'amortissement

25 ans

paiement par mille dollars

?

diviseur d'intérêt mensuel

.00876405312

Première demande d'aide - du 1er mai 1981 au 1er mars 1982.

Deuxième demande d'aide - du 1er mars 1982 au 1er août 1982.

Hypothèque au nouveau lieu de travail (renouvellement)

date du début

1er mars 1982

date de renouvellement

1er mars 1983

taux

18 1/2 %

période d'amortissement

15 ans

paiement par mille dollars

$15,98 $

diviseur d'intérêt mensuel

.0148540152

Appendice B – Calculs

Exemple

Première demande d'aide

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1er mai 1981 au 1er mars 1982

Mois

Montant de l'intérêt
qui aurait dû
être payé

Paiement sur
le capital

Paiement
mensuel

Résidu sur
le capital

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement par
tranche de 1 000 $

 

1er avril 81

   

7.64

35 694,93

1er mai 81

234,09

38,62

272,71

35 656,31

1er juin 81

233,84

38,87

272,71

35 617,44

1er juillet 81

233,58

39,13

272,71

35 578,31

1er août 81

233,33

39,38

272,71

35 538,93

1er sept. 81

233,07

39,64

272,71

35 499,29

1er oct. 81

232,81

39,90

272,71

35 459,39

1er nov. 81

232,55

40,16

272,71

35 419,23

1er déc. 81

232,29

40,42

272,71

35 378,81

1er jan. 82

232,02

40,69

272,71

35 338,12

1er fév. 82

231,75

40,96

272,71

35 297,16

1er mars 82

231,48

41,23

272,71

35 255,93

 

2 560,81

     

Appendice C - Hypothèque au nouveau lieu de travail

Exemple

Pour la période allant du 1er mai 1981 au 1er mars 1982 (Date de renouvellement)
Montant de l'intérêt payable le 1er avril
Capital pour fins de calcul de la différence 35 694,93 $

       Mois       

Montant de l'intérêt
qui aurait dû être payé

Paiement
sur le capital

Paiement
mensuel

Résidu sur
le capital

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement par tranche de 1 000 $

 

1er mai 81

312,83

39,17

352,00

35 655,76

1er juin 81

312,49

39,51

352,00

35 616,25

1er juillet 81

312,14

39,86

352,00

35 576,39

1er août 81

311,79

40,12

352,00

35 536,18

1er sept. 81

311,44

40,56

352,00

35 495,62

1er oct. 81

311,09

40,91

352,00

35 454,71

1er nov. 81

310,73

41,27

352,00

35 413,40

1er déc. 81

310,37

41,63

352,00

35 371,81

1er jan. 82

310,00

42,00

352,00

35 329,81

1er fév. 82

309,63

42,37

352,00

35 287,44

1er mars 82

309,26

42,74

352,00

35 244,70

 

3 421,77

     

Différence 860 ÷ 11 paiements = 78,27 par mois

Appendice D - Deuxième demande d'aide

Exemple

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1er mars 1982 au 1er août 1982

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement par tranche de 1 000 $

 

1er mars 82

     

35 255,93

1er avril 82

231,21

41,50

272,71

35 214,43

1er mai 82

230,94

41,77

272,71

35 172,66

1er juin 82

230,67

42,04

272,71

35 130,62

1er juillet 82

230,39

42,32

272,71

35 088,30

1er août 82

230,11

42,60

272,71

35 045,70

 

1 153,32 $

     

Hypothèque au nouveau lieu de travail pour la période allant du 1er mars au 1er août 1982 (renouvelée le 1er mars 1982 à un taux d'intérêt de 18 1/2%).

Capital le 1er mars 1982 -  35 255,93 $.

Période d'amortissement - 15 ans.

Appendice E - Calcul de la différence d'intérêts

Exemple

Diviseur d'intérêt mensuel .0148540152
Paiement mensuel par mille dollars 15,98 $
Paiement mensuel

 

Diviseur
(.0148540152)

 

Paiement par tranche
de 1 000 $

 

1er mars 82

     

35 255,93

1er avril 82

523,69

39,70

563,39

35 216,23

1er mai 82

523,10

40,29

563,39

35 175,94

1er juin 82

522,50

40,89

563,39

35 135,05

1er juillet 82

521,89

41,50

563,39

35 093,55

1er août 82

521,28

42,11

563,39

35 051,44

 

2 612,46 $

     

Différence 1 ,459,14 $ ÷ 5 paiements = 291,83 $

DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait

Portée

Introduction

Dans certains cas, l’employeur accorde une aide financière particulière aux époux ou conjoints de fait afin de les aider à se trouver un emploi au lieu d’affectation ou à réintégrer le marché du travail canadien à leur retour au pays.

Directive

17.1 Cotisations à une association professionnelle

17.1.1 Lorsqu’un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d’une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu’il travaillait dans la profession pertinente au cours de l’année avant son départ du Canada et qu’il se voit obligé de verser, pendant son séjour à l’étranger, des cotisations à cette ou ces associations professionnelles pour pouvoir conserver son accréditation professionnelle, l’administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire, du coût, pendant son séjour à l’étranger, des cotisations annuelles versées à titre de membre d’au plus deux associations professionnelles.

17.1.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 17.1.1, l’administrateur général peut autoriser le paiement, jusqu’à concurrence de 300 $ par année, des cotisations versées à une ou plusieurs associations directement liées au maintien de possibilités d’emploi qui faciliteront la réinsertion sur le marché du travail au Canada.

17.1.3 Pour demander l’indemnité prévue au paragraphe 17.1.1, le fonctionnaire doit fournir une lettre de la ou des associations concernant l’accréditation quant à la nécessité des cotisations pendant l’affectation à l’étranger. Pour demander l’indemnité prévue au paragraphe 17.1.2, le fonctionnaire doit fournir les documents justificatifs indiquant le montant des cotisations payées à la ou aux associations. Les deux indemnités seront calculées proportionnellement pour la période durant laquelle l’époux réside avec le fonctionnaire au poste.

17.1.4 Le fonctionnaire fournit à l’employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l’indemnité a été utilisée pour les fins prévues.

17.2 Indemnité relative à l’emploi

17.2.1 Un fonctionnaire peut demander une indemnité conformément à l’Appendice A de la présente directive pour un époux ou un conjoint de fait, afin de l’aider à trouver un emploi après la réinstallation au Canada et/ou du Canada ou pour une affectation à une autre poste à l’étranger, sous réserve des conditions suivantes :

  1. l’époux ou conjoint de fait réside ou résidait avec le fonctionnaire au Canada ou au poste et travaillait durant l’année précédant le départ du Canada ou du poste du fonctionnaire; et
  2. les frais qui ont été engagés visent directement à faciliter l’insertion sur le marché du travail au nouveau lieu de travail à l’extérieur du Canada ou au retour au Canada.

17.2.2 Les frais admissibles comprennent :

  1. les frais engagés pour la rédaction d’un curriculum vitae par un professionnel;
  2. les frais d’inscription à des conférences et des foires commerciales;
  3. les frais d’orientation professionnelle;
  4. les frais de contrôle des références;
  5. les frais administratifs associés à la recherche d’emploi; et
  6. autres coûts liés à l’emploi.

17.2.3 Le fonctionnaire fournit à l’employeur la preuve que celui-ci exige pour démontrer que l’indemnité a été utilisée pour les fins prévues.

17.2.4 L’indemnité peut être réclamée une fois par déménagement, soit dans les deux années suivant l’arrivée au nouveau lieu de travail ou sur confirmation officielle d’une affectation au Canada. Il est reconnu qu’il est possible qu’il soit nécessaire d’engager des frais remboursables avant la réception de la confirmation de l’affectation.

17.2.5 À la discrétion de l’administrateur général, les dispositions du présent article peuvent valoir dans des situations où un époux ou conjoint de fait n’a pas travaillé à l’extérieur du Canada parce qu’il n’y avait pas d’emploi rémunéré disponible au poste ou parce qu’il ne travaillait pas dans l’année précédant le départ du Canada à cause d’un congé pour soins et éducation d’enfants d’âge préscolaire, d’un congé de maladie, d’un congé d’études ou d’un congé de soins à des aînés.

17.3 Recyclage professionnel

17.3.1 Lorsqu’un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d’une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu’il travaillait dans la profession pertinente au cours de l’année avant son départ du Canada et qu’il se voit obligé de se recycler pour obtenir une accréditation professionnelle au niveau précédemment détenu afin de trouver un emploi à son retour au Canada, l’administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire des frais de scolarité réels et raisonnables engagés pour les cours de recyclage requis s’ils sont suivis dans les 12 mois précédant le retour au Canada ou dans les 12 mois suivant le retour au Canada.

17.3.2 À la discrétion de l’administrateur général, le remboursement des frais réels et raisonnables d’études ou de formation engagés peut être autorisé jusqu’à concurrence de 1 000 $ lorsque :

  1. l’absence de l’époux ou conjoint de fait du marché du travail au Canada pour accompagner le fonctionnaire au poste a exigé la mise à jour de ses connaissances ou qualifications;
  2. les études/la formation de l’époux ou conjoint de fait ne sont pas autrement offerts en vertu d’un programme d’emploi ou de formation du gouvernement; et
  3. les études/la formation font partie de la spécialisation de l’époux ou conjoint de fait et amélioreront ses possibilités d’emploi dans cette spécialisation telle que, mais sans s’y limiter, technicien informatique, agent de voyage et secrétaire ou adjoint administratif.

Appendice A - Indemnité relative à l'emploi

Le montant maximal de l’indemnité en dollars canadiens qui peut être demandé en vertu de l’article 17.2 – Indemnités relatives à l'emploi à compter du 1er avril 2019 est de 750 $ CAD.

Note :

Le montant sera modifié le 1er avril de chaque année conformément à la méthodologie convenue par le Comité des DSE du CNM.

DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille

Portée

Introduction

Cette directive assure une plus grande souplesse à l’égard de l’époux ou du conjoint de fait qui, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant l’ensemble ou une partie de l’affectation à l’étranger. Une aide est prévue dans les situations qui sont attribuables au service extérieur et non dans les situations qui découlent d’un choix personnel.

Directive

18.1 Objet

18.1.1 Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l’époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en poste ou rester au Canada avec l’époux ou le conjoint de fait.

18.1.2 Il s’agit de prévoir une aide dans les situations attribuables au service extérieur et non dans les situations résultant d’un choix personnel.

18.1.3 L’aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d’une série de frais du ménage. L’objet de cette directive n’est pas qu’un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.

18.1.4 L’aide est limitée dans les cas où un ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.

18.1.5 Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d’une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d’une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l’union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l’objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.

18.2 Application

18.2.1 S’il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s’appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction conformément à l’article 18.9.

18.2.2 Une aide selon cette directive peut être autorisée par l’administrateur général dans les circonstances suivantes:

  1. dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l’administrateur général ordonne à un fonctionnaire d’accepter d’être affecté à l’étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d’urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l’affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu’à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient autorisées, par l’administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en poste à l’étranger;
  2. dans les circonstances où, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, l’époux/le conjoint de fait n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l’étranger ou rester au Canada avec l’époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;
  3. dans les circonstances où les études d’une personne à charge seraient perturbées; sauf sous réserve de l’alinéa d), la période irait normalement jusqu’à la fin de la période scolaire en cause;
  4. dans les circonstances où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l’ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l’enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l’enfant finirait sa dernière année d’études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au poste, ou lorsque l’affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s’appliquerait;
  5. dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire, la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d’un point de vue médical, capable de voyager;
  6. dans les circonstances où une personne à charge reste à l’ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire, la période n’excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d’un contrat de location, selon le cas.

18.2.3. Lorsqu’une aide est demandée en vertu des alinéas 18.2.4b), c), d), e) et/ou f), la responsabilité appartient au fonctionnaire de remplir le formulaire de demande requis, avant son affectation à l’étranger, et d’informer l’employeur en détail sur la séparation conjugale/familiale prévue. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, l’employeur prendra en considération une telle demande présentée par un fonctionnaire pendant son affectation à l’étranger.

18.2.4 Sous réserve de l’alinéa 18.2.4d), lorsqu’il reste moins de trois mois d’affectation après la fin de la dernière année d’études secondaires de l’enfant, l’exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu’à la fin de l’affectation à l’étranger du fonctionnaire.

18.2.5 Une aide selon l’alinéa 18.2.4f) vise à faciliter la disposition de la résidence principale, ce qui inclut à la fois les possibilités de vente et de location pendant la période de douze mois, et non la disposition d’une propriété générant des revenus. Il incombe au fonctionnaire de prouver, de manière à convaincre l’administrateur général, que des tentatives réalistes et actives ont été faites pour la disposition de la résidence principale, après la réception du formulaire de confirmation d’affectation à l’étranger (ou l’équivalent).

18.3 Couple de fonctionnaires

18.3.1 Les dispositions de cette directive s’appliquent aux couples de fonctionnaires.

18.4 Exemption du paiement des frais de logement
(DSE 25 - Logement)

18.4.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 25 - Logement, dans les cas où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire ne l’accompagne pas pendant la totalité ou une partie de son affectation à l’étranger à cause de circonstances décrites au paragraphe 18.2.4, l’administrateur général peut autoriser une exemption intégrale du paiement des frais de logement du fonctionnaire lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la ville où se trouve le bureau principal, et engage des coûts de logement.

18.4.2 Une exemption du paiement des frais de logement vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal, et non pas à ce que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale. Le fonctionnaire doit fournir à l’administrateur général une preuve des frais de logement réels et raisonnables engagés dans le maintien d’un logement.

18.4.3 Une exemption du paiement des frais de logement pour une période de moins de trois mois à la fois ne sera autorisée que lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la résidence principale de la famille dans la ville où est situé le bureau principal.

18.4.4. Lorsque le fonctionnaire précède la ou les personnes à charge lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada, une exemption du paiement des frais de logement prendra effet à partir de la date à laquelle le fonctionnaire a quitté le poste.

18.4.5 Il n’est pas nécessaire pour l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire de continuer à habiter dans la résidence principale qu’ils occupaient lorsque le fonctionnaire a été affecté. Cependant, la résidence principale occupée par l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire doit être situé dans la ville du bureau principal.

18.4.6 Lorsque le fonctionnaire est affecté à l’étranger à partir d’un lieu de travail au Canada qui n’est pas la ville du bureau principal du fonctionnaire et que l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire n’accompagne pas le fonctionnaire tel que précisé au paragraphe 18.2.4, les dispositions du paragraphe 18.4.1 peuvent s’appliquer à la résidence principale dans le dernier lieu de travail au Canada.

18.5 Déplacements pour réunion de famille
(DSE 51 - Réunion de famille)

18.5.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 51 - Réunion de famille,

  1. un déplacement aux fins de réunion de famille pour personne ou personnes à charge séparées doit être autorisé pour chaque période de six (6) mois consécutifs de séparation, qui est calculé à partir de la date à laquelle le fonctionnaire arrive à son lieu d’affectation à l’étranger;
  2. lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville où est situé le bureau principal au poste de l’employé, ou, à partir du poste de l’employé à la ville où est situé le bureau principal, tel qu’applicable, moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal, à moins que le fonctionnaire accepte d’être affecté seul.

18.5.2 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à la ville où se situe le bureau principal du fonctionnaire et toute personne à charge au poste du fonctionnaire, en remplacement du voyage de toutes les personnes à charge séparées au poste du fonctionnaire. Lorsqu’il y a des enfants d’âge scolaire, l’un des voyages doit être aux fins de réunion de famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire, pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire.

18.5.3 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à un lieu tiers à condition que le voyage et la réunion de famille du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge admissibles soit pour un minimum de cinq jours ensemble au lieu approuvé. Sous réserve des dispositions de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité doit être calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire pour la ou les personnes à charge séparées.

18.5.4. Malgré les dispositions du paragraphe 18.5.2., lorsqu’une exemption de frais de logement est fournie en vertu des dispositions du paragraphe 18.4.6, le déplacement pour la réunion de famille doit être approuvé au dernier lieu de travail où résident les personnes à charge et les frais de déplacement pour la réunion de famille se limitent à un voyage aller-retour entre le dernier lieu de travail au Canada et le poste du fonctionnaire.

18.6 Aide au déplacement du poste
(DSE 50 – Aide au déplacement du poste)

18.6.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste :

  1. afin d’être admissible à une indemnité de déplacement du poste en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
  2. l’indemnité sera déterminée selon la taille réelle du ménage (fonctionnaire plus personnes à charge admissibles au poste) au moment de l’autorisation de l’indemnité.
18.7 Dispositions portant sur les études ou liées à l’éducation
(DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes)
(DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada)
(DSE 34 - Indemnités scolaires)
(DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives)

18.7.1 Les dépenses/coûts portant sur les études ou liés à l’éducation sont payables pour l’éducation - à la maternelle ainsi qu’aux niveaux élémentaire et secondaire - des enfants à charge qui sont avec le fonctionnaire au poste conformément aux directives susmentionnées, sauf que :

  1. nonobstant les dispositions de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le déplacement d’un parent pour accompagner l’enfant du poste du fonctionnaire au Canada ne doit normalement pas être approuvé; et
  2. les frais d’études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l’égard d’un enfant qui habite avec l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal.

18.7.2 En vertu de l’alinéa 18.7.1a), le déplacement du parent pour accompagner l’enfant ne doit être approuvé que si le fonctionnaire peut prouver, à la satisfaction de l’administrateur général, que :

  1. la compagnie aérienne n’acceptera pas l’enfant à charge sans accompagnateur (d’après une lettre de la compagnie); et
  2. des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 - Réunion de famille, ou la DSE 50 - Aide au déplacement du poste.

18.7.3 Sous réserve de l’alinéa 18.7.1b), l’aide ne sera pas autorisée une deuxième fois lorsque l’enfant n’a pas fréquenté de lycée à l’étranger, puisqu’une aide aux études dans un lycée au Canada était auparavant autorisée en vertu de la présente directive.

18.8 Réinstallation
(DSE 15 - Réinstallation)

18.8.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance du poste pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu’une fois pendant l’affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal.

18.8.2 Sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié au paragraphe 18.8.1, on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 - Réinstallation, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal.

18.8.3 Sous réserve du paragraphe 18.8.1, le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus au poste et, avec l’autorisation de l’administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois au poste.

18.8.4 Le fonctionnaire qui se réinstalle en poste peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l’entreposage d’effets mobiliers.

18.8.5 Lorsque le fonctionnaire se réinstalle en poste, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l’empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d’effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal.

18.8.6 Une seule fois lors d’une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l’expédition et le dépaquetage d’effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu’au poste et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personnes à charge séparées avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation. La limite totale de poids à l’égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personnes à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation à l’étranger.

18.8.7 Le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d’un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l’administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge qui sont des enfants d’âge préscolaire ou des personnes à charge handicapées ont besoin de l’aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu’au nouveau lieu de travail. Son but n’est pas d’offrir de l’aide lorsqu’il s’agit par exemple d’établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l’empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l’exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu du paragraphe 18.9.1.

18.9 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

18.9.1 Lorsque l’administrateur général, se fondant sur la recommandation du comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent, est d’avis que l’aide fournie en vertu de cette directive est nettement inadéquate pour un fonctionnaire (à cause de circonstances spéciales qui ne sont pas prévues par cette directive), de l’aide supplémentaire peut être autorisée selon ce qui sera considéré comme nécessaire pour faciliter un programme ministériel ou pour réparer ce qui serait par ailleurs une injustice manifeste envers le fonctionnaire, aux conditions suivantes :

  1. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas permettre que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse à l’étranger qu’au Canada;
  2. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne vise pas à faire en sorte qu’un fonctionnaire se retrouve dans une situation plus avantageuse ou moins avantageuse que celle de fonctionnaires affectés à l’étranger et n’ayant pas de personnes à charge séparées qui habitent au Canada;
  3. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire; et
  4. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas servir à réparer une faute, erreur ou négligence du fonctionnaire ou d’une personne à charge.

18.9.2 Un pouvoir discrétionnaire de la direction peut être exercé, au cas par cas, pour appliquer les dispositions de cette directive, y compris l’exemption du paiement des frais de logement, aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et obligés de quitter un bureau régional au Canada en raison d’une affectation à l’étranger, lorsque l’époux/le conjoint de fait reste à l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada pour l’une quelconque des raisons énoncées au paragraphe 18.2.4.

18.10 Rapport

18.10.1 Les ministères et organismes sont tenus de tenir des dossiers sur tous les cas d’aide spéciale pour séparation de la famille et de soumettre ces dossiers au comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent le 1er décembre de chaque année.

18.10.2 L’utilisation d’un pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu de l’article 18.9 doit faire l’objet d’un rapport devant être présenté au Comité des DSE du CNM le 31 janvier de chaque année.

Partie IV - Logement et dispositions connexes

DSE 25 - Logement

Portée

Introduction

L’employeur s’engage à une politique de comparabilité moyenne qui reconnaît que, lorsque cela est possible et pratique, et compte tenu des conditions et du mode de vie de l’endroit, l’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l’étranger un logement généralement comparable au logement locatif moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement annuel semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l’employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d’un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM.

La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l’étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d’Ottawa/Gatineau et où il n’est pas fourni de logement de l’État. Une aide est fournie pour combler la différence entre le prix d’un logement loué, doté de tous les services, dans la région d’Ottawa/Gatineau et celui d’un logement dans une telle localité à l’étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, la taille du ménage et les exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d’indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d’établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l’étranger, en conformité avec la politique d’intégration administrative à l’étranger et d’utilisation d’organismes de service communs.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Administrateur général (deputy head) s’entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c’est le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement qui fournit aux fonctionnaires un logement.

Loyer maximal (rent ceiling) s’entend de la somme maximale établie par l’employeur pour chaque localité où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour les locaux d’habitation non meublés à cette localité, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire applicable le premier jour de l’affectation, à la taille de son ménage et des exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à son domicile. Si l’administrateur général n’est pas prêt à autoriser l’expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l’Appendice B de la DSE 15 - Réinstallation, un loyer maximal séparé sera établi à l’égard d’un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l’établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s’il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, s’il s’agit d’une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Loyer réel (actual rent) s’entend du montant en devises locales versé au fonctionnaire par l’employeur pour lui permettre de louer, à un poste, un logement qui, lorsque c’est possible et pratique et eu égard aux conditions et modes de vie locaux, répond aux exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut comprendre, dans la mesure du possible, les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues, le déneigement, (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en retour de l’occupation du logement et visant à permettre au fonctionnaire d’acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, lorsqu’il s’agit d’une condition du bail et que l’administrateur général est convaincu de la nécessité de cet arrangement.

Directive

25.1 Application

25.1.1 Les frais de logement d’un fonctionnaire tel que précisé à l’Appendice A sont fondés sur :

  1. la fourchette salariale du fonctionnaire, déterminée par le traitement annuel applicable le premier jour de l’affectation, aussi bien que le taux annuel de rémunération applicable le premier avril de chaque année subséquente;
  2. la taille du ménage, qui comprend le fonctionnaire et les personnes à charge au sens de la DSE 2 – Définitions qui demeurent, ou vont demeurer avec le fonctionnaire pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
  3. lorsqu’un rajustement salarial rétroactif est autorisé, soit à la suite de la conclusion d’une convention collective ou d’une décision unilatérale de l’employeur, la date d’entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire doit être le premier avril suivant la date de la signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou la date de l’approbation de la révision dans le cas des employés exclus.

25.1.2 Pour déterminer le caractère convenable du logement aux termes du paragraphe 25.3.1, l’administrateur général sera guidé par les objectifs/lignes directrices suivants visant la taille des logements :

  1. 1 personne dans le ménage – 2 chambres à coucher;
  2. 2 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  3. 3 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  4. 4 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  5. 5 personnes dans le ménage – 4 chambres à coucher.

25.1.3 Un employé, qui est un parent seul avec des enfants accompagnants, doit être traité comme un couple avec des enfants accompagnants, aux fins de l’établissement du nombre de chambres à coucher autorisées.

25.1.4 Le fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage d’un niveau plus grand que la taille véritable du ménage pour tenir compte de l’arrivée très prochaine d’un enfant (par naissance ou adoption).

25.1.5 Le fonctionnaire qui est accompagné d’au moins trois personnes à charge et qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage d’un niveau plus petite que la taille véritable de son ménage.

25.1.6 Lorsqu’un fonctionnaire change de logement conformément au paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5, l’administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l’article 25.16.

25.1.7 Lorsqu’un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.4 ou 25.1.5, ce choix vaudra aussi longtemps que le fonctionnaire continuera d’occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et/ou le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas touchés par l’arrivée ou le départ d’un membre du ménage du fonctionnaire.

25.1.8 Dans le cas où le paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5 ne s’applique pas, la taille du ménage du fonctionnaire, aux fins de l’établissement des frais de logement, doit être rajustée le premier jour civil à la suite d’un changement dans la taille du ménage en raison de l’arrivée permanente ou du départ permanent d’une personne à charge; dans ce type de situations, dans le cas d’un fonctionnaire qui occupe un logement d’État, le fonctionnaire et l’employeur déploieront tous les efforts raisonnables pour la réinstallation du fonctionnaire dans un logement convenable compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

25.2 Logement de l’État

25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l’État à un poste, l’occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.

25.2.2 Comme condition d’occupation, le fonctionnaire doit signer un contrat d’occupation, identifier les articles sur les lieux dans un inventaire et noter leur état dans les annexes jointes au contrat d’occupation.

25.2.3 Lorsqu’un fonctionnaire a signé un contrat d’occupation, l’État assumera la responsabilité publique et le dédommagement des dommages/pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l’État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans le contrat d’occupation entre l’État et le propriétaire local comme relevant du locataire, mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario. La loi de l’Ontario s’appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l’interprétation du contrat d’occupation.

25.2.4 Il incombe au fonctionnaire de prendre l’assurance de locataire qui s’applique à l’égard de la responsabilité civile qui relèverait de lui en vertu de la loi de l’Ontario et à l’égard des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers, y compris ceux appartenant ou loués par l’État.

25.2.5 Le fonctionnaire qui choisit de quitter un logement de l’État pour des raisons personnelles doit donner avis par écrit de son intention au moins deux mois avant son départ et continuer à payer des frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

  1. deux mois civils après le mois de l’avis de son intention de quitter le logement; ou
  2. le temps écoulé jusqu’à ce que l’on se défasse du logement ou qu’il soit occupé de nouveau.

25.2.6 En cas de décès d’un fonctionnaire, l’administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d’occuper le logement de l’État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.3 Logement loué privément - Loyer réel

25.3.1 Sur présentation de la formule de demande d’aide au logement, l’administrateur général peut autoriser, à l’égard d’un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :

  1. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage; ou
  2. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, où, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire est tenu d’offrir à domicile des réceptions officielles importantes; ou
  3. le loyer réel, jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel de l’employé (indépendamment de la taille du ménage) lorsqu’un fonctionnaire compte moins de quatre autres personnes dans son ménage, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

25.3.2 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, ce montant ne doit pas différer pendant la durée du bail, sauf :

  1. lorsque le loyer maximal a été révisé, le loyer réel peut être rajusté jusqu’à concurrence du montant du loyer maximal révisé, conformément au traitement annuel et de la taille du ménage du fonctionnaire qui avaient servi à l’établissement du loyer maximal précédent, avec effet à la date de la révision du loyer maximal; et/ou
  2. lorsque le premier bail ou tout bail subséquent contient une clause de rajustement des coûts, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, avec effet à la date du rajustement.

25.3.3 Sous réserve des restrictions exposées à la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les conditions suivantes :

  1. si le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment où le fonctionnaire est entré dans le logement, si la clause de rajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l’administrateur général et si l’administrateur général estime qu’un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et/ou
  2. s’il peut être prouvé que, dans le cas d’un fonctionnaire en particulier, le loyer maximal est inapproprié en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles. Il faudra alors obtenir une recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

25.3.4 Les circonstances ou conditions inhabituelles visées à l’alinéa 25.3.4b) peuvent inclure les suivantes :

  1. les besoins spéciaux en matière de logement d’une personne handicapée;
  2. les besoins d’espace additionnel découlant de la taille du ménage et dont il n’a pas été tenu compte au moment de l’établissement du loyer maximal;
  3. les besoins particuliers du programme dont il n’a pas été tenu compte au moment de l’établissement du loyer maximal; et/ou
  4. les conditions inhabituelles du marché qui n’avaient pu être prévues au moment de l’établissement du loyer maximal.

25.3.5 Lorsqu’un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet au premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

25.3.6 Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.3.7 La responsabilité revient au fonctionnaire de prendre l’assurance voulue de locataire à l’égard de la responsabilité civile qui relèverait d’eux en vertu de la loi de l’Ontario, et à l’égard des biens personnels et les effets mobiliers qui pourraient être endommagés ou perdus, y compris les effets mobiliers appartenant ou loués par l’État.

25.3.8 En cas de décès d’un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l’administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l’occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.4 Logement loué privément - Avances

25.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l’occupation du logement, mais à l’exclusion de tout dépôt de garantie, l’administrateur général peut lui accorder l’avance requise qui n’excédera pas six fois son loyer réel, prévu au paragraphe 25.3.1.

25.4.2 Le recouvrement d’une avance faite à un fonctionnaire en vertu du paragraphe 25.4.1 se fera comme suit :

  1. lorsque l’avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l’avance a été faite;
  2. lorsque le fonctionnaire obtient une avance en retour de l’occupation du logement, le montant de l’avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l’Appendice C de la présente directive.

25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d’avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l’administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l’entreprise pour ces services.

25.4.4 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément au paragraphe 25.4.3 doit la rembourser comme suit :

  1. si l’avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle doit être :
    1. remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l’entreprise de services publics; ou
    2. retenue sur le traitement du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier; ou
  2. si l’avance a été accordée pour payer des services publics dont le paiement est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit se limiter aux frais réels des services fournis moins le montant de l’avance.

25.4.5 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et/ou lorsqu’il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance n’excédant pas les montants suivants :

  1. six mois de loyer réel établi conformément au paragraphe 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et/ou
  2. six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.6 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 25.4.8, 25.4.9 ou 25.4.10 sont applicables, l’avance faite en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être :

  1. remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l’agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l’intérêt couru, conformément aux dispositions du bail; ou
  2. recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d’expiration du bail, selon la première de ces échéances.

25.4.7 L’avance accordée en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être réglée dans la même devise que celle dans laquelle l’avance a été émise à moins que le fonctionnaire n’ait quitté le poste avant le règlement final, dans quel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en devise canadienne selon le taux de change applicable au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

25.4.8 Lorsque le bailleur, la société ou l’agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n’est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence :

  1. d’un mois de loyer réel, tel que prévu au paragraphe 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent; et/ou
  2. d’un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.9 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 25.4.8, l’administrateur général peut :

  1. autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n’excède pas celui du dépôt de garantie retenu; ou
  2. renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie retenue qui, selon l’avis de l’administrateur général, n’est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

25.4.10 Lorsque l’administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l’alinéa 25.4.9a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l’agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l’agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l’avance de dépôt de garantie qui n’est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

25.5 Logement loué privément – Autres coûts

25.5.1 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3 et à l’article 25.16 et engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent, lorsqu’un fonctionnaire dans un poste :

  1. loue un logement permanent à son arrivée; et/ou
  2. cède, à son départ, le logement permanent qu’il a loué.

25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou une partie des frais d’entretien et/ou de réparation d’un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’aménagement, d’entretien et/ou de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l’État dans un logement de l’État au poste.

25.5.3 Le paragraphe 25.5.2 n’a pas pour objet de fournir le paiement d’important travaux de réparation, d’entretien ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l’occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et/ou d’entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n’importe année financière donnée, l’approbation préalable de l’administrateur général doit précéder la demande de remboursement.

25.5.4 Des situations peuvent se présenter où, en raison d’une pénurie de logements convenable à louer, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d’aménagement et de réparation. Dans de tels cas, l’administrateur général peut alors autoriser le remboursement des frais d’aménagement et de réparation nécessaires jusqu’à concurrence d’un mois de frais de loyer réel pour un logement, sans toutefois dépasser le loyer maximal des loyers en vigueur. Entre autres exemples de frais pouvant être remboursés, il y a : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d’électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d’ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas remboursables.

25.6 Logement loué privément - Différends

25.6.1 Lorsqu’un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à son expiration, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais nécessaires pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n’excèdent pas la différence entre la somme que réclame le bailleur et celle dont le fonctionnaire se reconnaît responsable; ou
  2. d’un montant pouvant atteindre la somme qu’il faut pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont, à son avis, le fonctionnaire n’est pas responsable.

25.6.2 L’agent supérieur de la mission doit soumettre à l’administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d’un évaluateur indépendant, s’il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l’avis de l’administrateur général, n’est pas dûment attribuable à l’abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

  1. si l’administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou
  2. si des procédures judiciaires ont eu lieu et qu’un jugement a été porté contre le fonctionnaire.
25.7 Logement aux frais du fonctionnaire

25.7.1 Un fonctionnaire doit avoir le choix de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux paragraphes 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n’est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l’État. En pareils cas, l’approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.7.2 Le choix de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement doit normalement être exercé au début d’une affectation, et il s’applique en général à toute la durée de cette affectation. Ce choix n’est toutefois pas disponible au fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.8 Logement appartenu par le fonctionnaire

25.8.1 La présente directive ne s’applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l’approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

25.9 Frais des services publics et autres dépenses

25.9.1 Sous réserve de l’alinéa 25.4.4b), lorsqu’un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l’État à un poste, l’administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d’accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d’occupation du logement de l’État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l’administrateur général doit autoriser le paiement comprennent les frais :

  1. de location et de réparation des compteurs;
  2. du service d’eau, s’ils peuvent être déterminés;
  3. de gaz;
  4. du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu’il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d’énergie;
  5. du combustible normal utilisé pour la cuisson;
  6. d’électricité;
  7. du service d’égout;
  8. d’enlèvement des ordures;
  9. de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues et le déneigement (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), s’ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;
  10. de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu’elle est considérée par la direction de la mission comme dépassant la responsabilité personnelle d’un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l’administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d’hygiène de la municipalité. Au moment d’envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé; et
  11. des permis imposés par le gouvernement hôte à l’égard d’un seul téléviseur, d’un seul poste de radio d’auto et d’un seul poste de radio de maison.

25.9.3 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent :

  1. frais de notaire et d’enregistrement;
  2. timbres de douane;
  3. frais d’inventaire;
  4. commission du courtier en immeubles; et/ou
  5. prix d’une assurance obligatoire d’un genre qui ne serait pas normalement exigée comme condition d’occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité publique lorsque celle-ci relève du locataire en vertu des lois ou des pratiques locales, mais relèverait du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario.

25.9.4 Les frais des services publics énumérés au paragraphe 25.9.1 ne comprennent pas les frais et les taxes concernant:

  1. le téléphone; et
  2. les services personnels, y compris les services de portiers, de concierges, de bonnes et de jardiniers.

25.9.6 En ce qui concerne l’alinéa 25.9.4a), même sans être l’abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l’État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d’occupation, sauf dans des situations inhabituelles où l’autorisation a été donnée au préalable par l’administrateur général.

25.9.7 En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l’État ou un logement loué personnellement, l’administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec cet article.

25.10 Frais de logement

25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.15 et/ou des articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, le fonctionnaire qui occupe un logement de l’État ou qui occupe un logement qu’il a loué par ses propres moyens et touche un montant au titre du loyer doit payer des frais de logement conformément à l’Appendice A de la présente directive. Les frais de logement représentent un montant qui en général correspond au coût d’un logement loué moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne de la région d’Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et avant une taille de famille semblable.

25.10.2 Les frais de logement sont payables à l’avance le premier jour du mois.

25.10.3 Les frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l’équivalent en devises locales. Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devises locales peut se faire rembourser les frais de services bancaires ou d’opérations de change engagés pour acheter des devises locales dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet. Lorsqu’un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours qui précèdent le premier jour ouvrable du mois afin de payer le coût du logement de ce mois-là, le taux de change réel obtenu peut être utilisé pour la détermination de l’équivalent des frais de logement payables par le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, le coût équivalent en devises locales doit être fondé sur le taux de change légal le plus favorable à la disposition des fonctionnaires le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l’administrateur général.

25.10.4 Les frais de logement indiqué à l’Appendice A de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à un poste, et pour qui l’administrateur général était disposé à autoriser les frais d’expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l’État après avoir obtenu l’autorisation de l’administrateur général.

25.10.5 Les frais de logement demeurent inchangés jusqu’au 1er avril suivant, sauf :

  1. pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et
  2. lorsqu’il y a un changement dans la taille du ménage d’un fonctionnaire résidant au poste, dans lequel cas, les frais de logement doivent être rajustés le premier jour civil suivant l’arrivée ou le départ permanent d’une personne à charge, compte tenu du traitement du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage.

25.10.6 Les frais de logement d’un fonctionnaire doivent être rajustés le 1er avril de chaque année, conformément à l’Appendice A, afin de tenir compte de tout changement du traitement annuel du fonctionnaire, comme le prévoit l’article 25.1. De plus :

  1. lorsqu’un fonctionnaire change de logement à cause de circonstances indépendantes de sa volonté, qu’il s’agisse d’un logement de l’État ou d’un logement loué privément, les frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement demeure en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change; ou
  2. lorsqu’un fonctionnaire se voit attribuer un logement temporaire de l’État, parce qu’il n’existe pas de logement convenable, compte tenu de son traitement annuel, de la taille du ménage et/ou des exigences du programme, et se voit attribuer par la suite un logement de l’État convenable, les frais du logement occupé immédiatement avant le changement demeurent en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change.
25.11 Date de début et de fin des frais de logement

25.11.1 Sauf comme le prévoient les articles 25.13 et 25.15, et/ou les articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 - Réinstallation, la DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d’un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s’appliquent à compter du premier jour d’occupation d’un logement loué privément ou d’un logement de l’État au poste jusqu’au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.

25.11.2 En cas d’évacuation d’urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d’urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur la formule de confirmation d’affectation (ou l’équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l’article 25.13.

25.11.3 Si, à la suite du décès d’un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l’État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l’employeur, en conformité avec les articles 25.10 et 25.11.

25.12 Calcul des frais mensuel partiel du loyer réel ou des frais de logement

25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l’Appendice B de cette directive.

25.13 Logement partagé

25.13.1 Sous réserve du paragraphe 25.1.1, lorsqu’un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, soit parce que c’est un couple de fonctionnaires ou par choix personnel, les frais de logement sont imputés au total et payés par le fonctionnaire qui reçoit le traitement annuel le plus élevé et doit être déterminé en fonction de ce qui suit :

  1. le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage; et
  2. le traitement annuel applicable du fonctionnaire qui reçoit le traitement annuel le plus élevé.

25.13.2 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l’État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés d’après le traitement annuel et la taille du ménage, divisés par le nombre de fonctionnaires qui partagent le logement.

25.13.3 Lorsqu’un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s’applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

25.13.4 Le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l’article 25.15, lorsque :

  1. en raison d’une évacuation d’urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires;
  2. lorsque, avec l’approbation de l’administrateur général, il partage son logement avec une personne qui n’est pas un fonctionnaire; ou
  3. le fonctionnaire est tenu de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires qui sont à la mission en statut de voyage.
25.14 Absence temporaire du poste

25.14.1 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général, ou est affecté à un autre poste et qu’une des personnes à charge continue d’habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s’appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.2, 25.3.3, 25.3.5, 25.10.5, 25.10.6 et l’article 25.11.

25.14.2 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune personne à charge ne continue d’habiter le logement loué privément au poste, l’administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d’occupation de la résidence, en tenant compte :

  1. des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n’était pas résilié et si le loyer réel continuait de s’appliquer durant l’absence temporaire; et
  2. des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l’augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, le bail étant résilié, et si le bail est résilié, l’administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, le paiement de frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d’avantages ne s’appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.14.3 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune des personnes à charge ne continue d’habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.14.4 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste sans l’approbation de l’administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l’absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.15 Rajustement compensatoire

25.15.1 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu d’occuper un logement de l’État qui présente des lacunes inacceptables, d’après le sous‑ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de la famille, le fonctionnaire a droit à un rajustement compensatoire. Ce rajustement compensatoire est déterminé en tant que réduction au pourcentage de ses frais de logement applicables, afin de tenir compte de l’incidence des inconvénients sur l’habitabilité du logement, et est indiqué dans le relevé mensuel des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite à l’Appendice D de la présente directive.

25.15.2 Lorsque, dans le même mois, un fonctionnaire a le droit à une exemption du paiement des frais de logement en vertu des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille ou de la DSE 16 – Aide pour la résidence principale, et à un rajustement compensatoire en vertu du paragraphe 25.15.1, la somme maximale du rajustement compensatoire est la différence entre les frais de logement avant le rajustement et la dispense de logement applicable. Lorsqu’une exemption du paiement des frais de logement de 100 % est applicable, les dispositions du paragraphe 25.15.1 ne s’appliquent pas.

25.16 Déménagement local

25.16.1 L’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais lorsqu’un fonctionnaire est obligé de changer de logement permanent au poste en raison de besoins opérationnels ou pour des raisons qui sont acceptables pour l’administrateur général qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire et que l’on ne rencontre pas normalement à la ville du bureau principal.

25.16.2 Un déménagement local concernant une personne à charge désignée après l’arrivée du fonctionnaire au poste n’est pas considéré comme une raison indépendante de la volonté du fonctionnaire aux fins du présent article.

25.16.3 Les dépenses qui peuvent être payées sont :

  1. les dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3;
  2. l’emballage, le transport et le déballage des meubles et des effets conformément aux articles 15.13 à 15.17 de la DSE 15 – Réinstallation;
  3. le débranchement et le raccordement de services d’utilité publique, y compris le téléphone, l’électricité, l’eau, le câble et l’internet; et
  4. les dépenses réelles et raisonnables engagées pour le logement et les repas, telles que déterminées par l’administrateur général.

Appendice A – Frais de logement des fonctionnaires – Article 25.10

Le 1er avril 2019

Le tableau ci-dessous reflète la part de logement du fonctionnaire en dollars canadiens à compter du 1er avril 2019.

Fourchette
salariale

Nombre de personnes dans le ménage

Ménage
d'une
personne

Ménage
de 2
personnes

Ménage
de 3
personnes

Ménage
de 4
personnes

Ménage
de 5
personnes
ou plus

38 000

-

39 999

799

894

949

988

1 018

40 000

-

41 999

823

918

973

1 012

1 043

42 000

-

43 999

846

941

996

1 035

1 066

44 000

-

45 999

868

963

1 018

1 057

1 088

46 000

-

47 999

889

984

1 039

1 078

1 109

48 000

-

49 999

909

1 004

1 059

1 098

1 129

50 000

-

54 999

943

1 037

1 092

1 132

1 162

55 000

-

59 999

987

1 081

1 136

1 176

1 206

60 000

-

64 999

1 027

1 121

1 177

1 216

1 246

65 000

-

69 999

1 064

1 159

1 214

1 253

1 283

70 000

-

74 999

1 099

1 193

1 248

1 288

1 318

75 000

-

79 999

1 131

1 225

1 281

1 320

1 350

80 000

-

89 999

1 175

1 270

1 325

1 364

1 395

90 000

-

99 999

1 229

1 324

1 379

1 418

1 449

100 000

-

109 999

1 278

1 372

1 427

1 466

1 497

110 000

-

119 999

1 321

1 416

1 471

1 510

1 541

120 000

-

129 999

1 362

1 456

1 511

1 551

1 581

130 000

-

139 999

1 399

1 493

1 549

1 588

1 618

140 000

-

149 999

1 433

1 528

1 583

1 622

1 653

150 000

et

plus

1 466

1 560

1 615

1 655

1 685

Notes:

  1. Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées à la présente Appendice ne constituent pas des modifications aux conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
  2. Cet Appendice sera révisé en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice B – Calcul du loyer réel et/ou des frais de logement pour un mois partiel – Article DSE 25.12

Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera de la façon suivante :

Loyer réel mensuel (ou frais de logement mensuels)
X
Nombre de jours civils applicables
Nombre total de jours civils dans le mois en question

Appendice C – Calcul de recouvrement de l’avance – Logement loué privément – Alinéa 25.4.2b)

Lorsqu’une avance en retour de l’occupation du logement, le montant d’une telle avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur le loyer réel du fonctionnaire à un taux non inférieur aux taux calculés comme suit:

Montant de l’avance accordée
Durée du bail en mois

Appendice D – Rajustements compensatoires – Logements de l’État – Article 25.15

  1. Conformément à la DSE 25 – Logement, l’employeur s’engage, lorsque cela est possible et pratique, à fournir à chaque fonctionnaire en poste un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement annuel semblable et dont la famille est pareillement composée.
  2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les postes et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certains postes, des logements qui ne rencontre pas l'habitabilité globale décrit dans le paragraphe 6 de cette Appendice. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, l’article 25.15 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.
  3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.
  4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :
    1. Logement inadéquat : On peut envisager la possibilité d’accorder un rajustement compensatoire au fonctionnaire qui doit occuper un logement jugé inadéquat par rapport à son traitement annuel et/ou à la taille du ménage. Cette situation peut se présenter même lorsque les conditions de vie globales sont généralement comparables, mais qu’il n’est peut-être pas pratique ni économique de fournir un autre logement.
    2. Réparation et entretien courants insuffisants : il incombe à la direction de la mission de veiller à ce que les réparations et l'entretien des logements de l'État soient effectués rapidement et correctement; toutefois, un délai raisonnable doit être prévu à cette fin. Un délai de trois mois est jugé comparable à celui que prend en moyenne un propriétaire de la région d'Ottawa/Gatineau pour corriger les lacunes de nature non urgente. Par conséquent, si la réparation ou l'entretien n'est pas effectué dans les trois mois suivant la date à laquelle le problème a été signalé, le fonctionnaire pourra demander un rajustement compensatoire qui, s'il est approuvé, sera versé rétroactivement à partir de la date où le problème a été signalé et tant et aussi longtemps que la situation n'aura pas été corrigée.
    3. Réparations exceptionnelles dans les cas où la plus grande partie du logement demeure habitable : Par exemple, un incendie d'origine électrique peut rendre une pièce et une partie du vestibule inutilisable, sans toutefois obliger le fonctionnaire et les personnes à charge à quitter le logement pendant que s'effectuent les réparations.
    4. Facteurs locaux : Étant donné qu'une indemnité différentielle de poste (IDP) est accordée lorsqu'il existe des conditions laissant à désirer qui touchent tous les membres du personnel, il se peut que des fonctionnaires touchent déjà une indemnité pour des lacunes liées au milieu ou aux conditions locales. Toutefois, lorsqu'un ou plusieurs facteurs reconnus en vertu de l'indemnité différentielle de mission font qu'un logement se trouve dans un état nettement pire que les autres logements de l'État au poste, une demande de rajustement compensatoire peut être envisagée.
  5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, le contrat d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la procédure de redressement du CNM.
  6. L'habitabilité globale des logements de l'État et rajustements compensatoires doivent être évaluées en fonction des facteurs suivants :
    1. Dimensions et aménagement - Le nombre de pièces doivent généralement correspondre aux objectifs/lignes directrices visant la taille des logements du personnel au paragraphe 25.1.2.
      1. Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.
      2. Des logements pour des postes ayant des fonctions de représentation, et appuyés par des relevés d'accueil, peuvent être approuvés par le chef de mission, ce qui permet d'avoir une salle à dîner de taille convenable. Les facteurs de qualité de vie, tels que les aires de loisir (parcs pour les enfants, par exemple) ainsi que des chambres additionnelles pour les familles plus nombreuses seront pris en considération dans l'achat de logements pour fonctionnaires.
      3. L'aménagement des pièces doit également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.
    2. Systèmes mécaniques - Cette rubrique englobe les appareils de chauffage, de climatisation, de plomberie, le câblage et l'équipement connexe de la résidence, mais non les services publics. L'équipement de chauffage devrait être en mesure de maintenir la température à 22°C dans toutes les aires du domicile où vivent les occupants. L'équipement de climatisation doit maintenir une température conforme au degré « humidex » fixé pour les zones désignées et qui est indiqué dans le Manuel de gestion du matériel des Affaires étrangères (MGM 2 - Appendice A). La tuyauterie, le câblage et les pièces fixes doivent assurer un degré de commodité, d'utilité et de sécurité comparable à celui que l'on trouve dans les logements de la région d'Ottawa/Gatineau, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
    3. Aires de loisir - Dans le contexte de l'habitation, il existe deux types d'aires de loisir : a) les aires de jeu à l'intention des jeunes enfants, qui doivent se trouver à l'intérieur ou à proximité du domicile; et b) les parcs, terrains de jeu, etc., destinés aux enfants plus âgés et aux adultes et situés à distance raisonnable de la demeure. Selon les conditions et le mode de vie de l'endroit, les aires de loisir varieront considérablement quant à l'emplacement, à la forme et aux commodités, mais elles ne doivent présenter aucun danger (comme la circulation) et la mesure de sécurité personnelle doit y être équivalente à celle qu'on retrouve au poste. La nécessité d'aires de loisir pour enfants avec le logement n'est pas une exigence constante, mais varie en fonction de la structure familiale.
    4. Stationnement - Chaque logement doit disposer, au besoin, d'une aire de stationnement pour une voiture, située sur la propriété ou à une distance de marche raisonnable.
    5. Autres - Cette rubrique englobe la facilité d'accès, l'apparence, l'état, l'aménagement paysager, les services locaux, le bruit, la pollution, la sûreté, la sécurité, la circulation, les services publics et l'utilisation. Bien que la manière dont la plupart de ces éléments influent sur l'habitabilité globale du logement soit évidente en soi, il convient d'apporter les précisions suivantes concernant leur application en vertu des présentes lignes directrices.
      1. Accès - On entend par accès les allées, promenades, portes et barrières, couloirs, ascenseurs, etc., que l'on doit emprunter pour se rendre à son logement. Ces endroits doivent être facilement accessibles et sûrs. Dans le cas des immeubles à logements multiples, les aires communes (comme les escaliers, les paliers ou les vestibules) devraient être bien éclairées, bien entretenues et libres de tout encombrement.
      2. Apparence - Les biens connexes, y compris l'extérieur de l'immeuble, les terrains adjacents faisant partie de la propriété et les espaces utilisés en commun avec les autres résidents devraient être salubres, bien entretenus et nettoyés.
      3. État - L'intérieur des lieux doit être bien entretenu et en bon état.
      4. Aménagement paysager - L'aménagement paysager de base et l'embellissement des terrains en fonction du voisinage.
      5. Services locaux - Dans le cas du bureau, des écoles, magasins, parcs et aires de loisirs : en tenant pour acquis des conditions de conduite et des temps de déplacement normaux, le logement doit être situé, au plus, à une heure du lieu de travail en utilisant les moyens de transport publics, ou à 45 minutes en voiture, et dans un rayon de huit kilomètres des écoles publiques, des aires de loisirs et des magasins.
      6. Bruit - Le niveau de bruit dans les environs immédiats du logement ne doit pas gêner indûment l'occupation normale des lieux, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit. (Il faut se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste - renferme des dispositions sur le niveau de bruit qui incommode tous les membres de certains postes.)
      7. Pollution - La pollution de l'air, de l'eau et du sol dans les environs du logement ne doit pas excéder de beaucoup les moyennes locales. (Il convient de se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste renferme des dispositions concernant des facteurs comme la pollution qui, dans certains postes, affectent tout le personnel.)
      8. Sûreté - La solidité du bâtiment, les dispositifs d'alarmes et les sorties d'urgence doivent pouvoir protéger les locataires d'accidents causés par l'environnement ou par la nature, compte tenu des normes locales en matière de construction domiciliaire.
      9. Sécurité - La sécurité matérielle des lieux doit être suffisante pour prévenir les effractions. Dans le cas des logements fournis par le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, la sécurité personnelle supplémentaire est assurée conformément à la politique de ce ministère concernant la protection du personnel des postes.
      10. Circulation - La densité de la circulation dans les rues situées tout autour de l'immeuble devrait être raisonnable, compte tenu du type et de l'emplacement du logement.
      11. Services publics - On entend par services publics l'alimentation du logement en électricité et en eau, ainsi que l'évacuation des eaux usées. Comme il est impossible d'assurer la non-interruption de ces services, les postes qui connaissent de longues et fréquentes pannes doivent s'assurer que les logements du personnel disposent d'installations qui permettent de pallier à ces lacunes.
      12. Utilisation - L'utilisation des propriétés connexes doit être compatible avec des critères résidentiels, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
  7. À moins qu’il n’ait été déterminé qu’un rajustement s’appliquait à tous les locataires ultérieurs, le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, qui consiste à remplir une demande de rajustement compensatoire en matière de logement. Les aspects du logement qui sont comparables ou supérieurs à ceux que l’on retrouve dans le logement moyen d’Ottawa/Gatineau doivent également être notés.
  8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.
  9. En cas de différend, la mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements du Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de mission.
  10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :
    1. lorsqu'il n'existe pas d'autres logements permanents convenables et que l'employeur n'a aucun contrôle sur la correction des lacunes; ou
    2. lorsque le fonctionnaire accepte de rester dans le logement, malgré la gravité de l'inconvénient, et que les réparations et/ou améliorations essentielles peuvent être effectuées dans un délai raisonnable.
  11. Le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés au poste les 1er avril et 1er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.

DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie

Champ d'application

Introduction

L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.

Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DSE 25 - Logement.

Directive

26.1 Application

26.1.1 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :

a) six mois de loyer réel établi conformément à la DSE 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et(ou)

b) six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.2 Remboursement/Recouvrement

26.2.1 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 26.2.2, 26.2.3 ou 26.2.4 sont applicables, l'avance faite en vertu du paragraphe 26.1.1 doit être :

a) remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l'agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l'intérêt couru, conformément aux dispositions du bail, ou

b) recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d'expiration du bail, selon la première de ces échéances.

c) réglée dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté le poste avant le règlement final, auquel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

26.2.2 Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :

a) d'un mois de loyer réel, tel que prévu à la DSE 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent, et(ou)

b) d'un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.2.3 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 26.2.2, l'administrateur général peut :

a) autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n'excède pas celui du dépôt de garantie retenu, ou

b) renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie retenue qui, à son avis, n'est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

26.2.4 Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'alinéa 26.2.3a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l'agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l'agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

Formulaires

SCT 330-188 (82/5) DSE 26

Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)

DSE 28 - Indemnité d'entreposage en lieu sûr

Portée

Introduction

Lorsque le logement du fonctionnaire est inhabité en raison de son absence du poste, les risques de cambriolage ou d'effraction peuvent être plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, selon la durée de l'absence et le taux de criminalité à ce poste. L'employeur a pour politique d'assurer une protection raisonnable contre ces risques, que le besoin d'une telle protection provienne ou non de circonstances inhérentes au programme.

Directive

28.1 Application

28.1.1 Sous réserve des articles 28.2, 28.3 et 28.4, lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste et que le logement est inhabité durant cette absence et si l’administrateur général est d’avis qu’une protection contre le cambriolage ou l’effraction est nécessaire, l’administrateur général doit autoriser le moins élevé des frais réels et raisonnables suivants :

  1. l'entreposage, y compris les frais d'emballage, d'expédition, d'assurance complémentaire et de déballage des effets du fonctionnaire; ou
  2. les services de garde assurant une protection comparable à partir du premier jour d'absence du fonctionnaire.
28.2 Absence provenant de circonstances inhérentes au programme

28.2.1 Si, de l'avis de l'administrateur général, l'absence provient de circonstances inhérentes au programme, l'administrateur général pourra autoriser les frais d'entreposage mentionnés à l'alinéa 28.1.1a) pour toute la période précédant le départ qui est nécessaire pour permettre l'entreposage en lieu sûr des effets du fonctionnaire dès le premier jour de son absence; ces frais se limiteront aux dépenses relatives aux :

  1. effets mobiliers, lorsque le bail conclu par le fonctionnaire qui a loué à titre privé un logement est résilié avec l'approbation de l'administrateur général; ou
  2. effets personnels seulement, si le bail conclu par le fonctionnaire n'est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement de l'État ou un logement qui lui appartient.
28.3 Poids maximal

28.3.1 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente du poste en raison d'un congé payé autorisé, et non en raison d'une absence prévue au paragraphe 28.2.1, et que le bail qu'il a conclu n'est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement de l'État ou un logement qui lui appartient, les frais d'entreposage dont il est question à l'alinéa 28.1.1a) doivent se limiter :

  1. à un poids maximal de :
    1. 150 kilogrammes net (333 livres) pour un fonctionnaire non accompagné; ou
    2. 225 kilogrammes net (500 livres) pour un fonctionnaire accompagné; et/ou
  2. aux dépenses engagées à compter du premier jour de congé du fonctionnaire.
28.4 Autres circonstances

28.4.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais en vertu du paragraphe 28.3.1 à l'égard :

  1. de l'absence du poste de huit jours ou plus, lorsque les risques de cambriolage ou d'effraction du logement inhabité sont, à son avis, beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau; et
  2. d'une absence du poste, lorsque, à son avis, les risques de cambriolage et d'effraction du logement inhabité ne sont pas beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau:
    1. de 19 jours ou plus pendant un congé annuel ayant fait l'objet d'une aide en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste; ou
    2. de 25 jours ou plus à une autre fin.
28.5 Résiliation du bail

28.5.1 Le fonctionnaire qui s'absente du poste pour prendre un congé payé et dont le bail est résilié avec l'approbation de l'administrateur général est assujetti au paragraphe 15.13.1 de la DSE 15 - Réinstallation.

28.6 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

28.6.1 L'administrateur général peut, à sa discrétion, assurer l'entreposage en lieu sûr ou autoriser le paiement des frais d'entreposage de la voiture du fonctionnaire, dans les cas exceptionnels où le fonctionnaire ne peut prendre lui-même les dispositions à cet égard.

DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes

Introduction

L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter l’accès à un véhicule motorisé particulier ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires avec les besoins de transport personnel et les coûts visés en vertu de la présente directive soit : véhicule fourni par l’État, les taxes routières et les frais d'immatriculation, les frais de stationnement, l'aide au transport quotidien, et le transport relatif aux études.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens.

Frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport qu'assume un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un voyage aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément au paragraphe 30.4.2, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée.

Lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que la disponibilité de logements domiciliaires, les établissements d'enseignement, le cas échéant, les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.), la nécessité de donner des réceptions officielles, et l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.

Quote-part des frais de transport quotidien (commuting share) est le montant à payer par le fonctionnaire lorsque l’aide est fournie dans le cadre de la présente directive, pour la moindre des deux sommes suivantes :

  1. un laissez-passer mensuel régulier d’OC Transpo pour adulte pour chaque mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée; ou
  2. le tarif quotidien le plus bas pour un billet aller-retour pour adulte d’OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée.

Transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général :

  1. n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs; et
  2. fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire.

Directive

30.1 Véhicule fourni par l’État

30.1.1 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire dans un poste donné ne peut bénéficier des dispositions de l’article 15.18 de la DSE 15 - Réinstallation à cause des embargos, des droits prohibitifs de douane ou de restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de son véhicule particulier, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, la fourniture d’un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à ce poste, soit l'option que l'administrateur général jugera la plus économique, à la condition que le fonctionnaire remplisse les conditions énoncées au paragraphe 30.1.2.

30.1.2 Le fonctionnaire qui accepte un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :

  1. convenir d'assumer les frais de fonctionnement (huile, carburant/essence, stationnement, péages, etc.) et de payer le taux fixe visé à l'Appendice A jusqu'à ce que la méthodologie soit revue et que le taux fixe soit révisé par le Comité des DSE du CNM;
  2. convenir de rendre le véhicule, dans l'état où il était lorsqu'il l’a reçu, compte tenu de l'usure normale;
  3. s'assurer que le véhicule n'est conduit que par des personnes autorisées qui détiennent un permis de conduire conformément aux lois locales;
  4. veiller à ce que l'inspection et l'entretien du véhicule se fassent conformément aux instructions de l'administrateur général;
  5. convenir de payer les frais de toute réparation nécessaire qui, de l'avis de l'administrateur général, est attribuable à une faute ou une négligence de la part du fonctionnaire;
  6. convenir de payer la première tranche de $100 des frais de réparation, lorsque le véhicule subit des dommages dans un accident et que le conducteur du véhicule fourni par l’État en est responsable; et
  7. convenir de payer la première tranche de 25 $ des frais de réparation, lorsque le véhicule subit des dommages qui seraient assurables au Canada aux termes d'une police d'assurance-automobile tous risques.

30.1.3 L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'un véhicule fourni par l’État doit autoriser le paiement pour :

  1. les frais autres que les frais de fonctionnement du véhicule qui sont exigibles en vertu de l’alinéa 31.1.2a);
  2. les frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'alinéa 30.1.2e); et
  3. les frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément aux alinéas 30.1.2f) et g).

30.1.4 Les paragraphes 30.1.1 à 30.1.3 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

30.1.5 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont le véhicule motorisé particulier est expédié à destination ou en provenance d'un poste en vertu de l’article 15.18 de la DSE 15 - Réinstallation. La présente disposition discrétionnaire s'applique habituellement dans le cas des postes où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

30.1.6 Bien que le singulier soit utilisé au paragraphe 30.1.1, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

30.1.7 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. L'application de ces dispositions est à la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles au poste.

30.1.8 Lorsqu’un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l’État en vertu des dispositions du paragraphe 30.1.1, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément à l’article 30.4 ou aux paragraphes 30.5.3 ou 30.6.2.

30.2 Taxes routières et droits d'immatriculation

30.2.1 Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et/ou des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et/ou ces droits d'immatriculation locaux, il se verra rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et/ou taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et/ou aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.2 Le fonctionnaire en poste à l’extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits d’inspection de contrôle technique qui dépassent les exigences, les taux et/ou la fréquence imposés par la province de l’Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre le paiement par des pièces justificatives ou par des reçus, il peut se faire rembourser la différence entre les droits d’inspection de contrôle technique payés et ceux qui seraient exigés en Ontario. Toutefois, ces droits se limitent aux droits versés à l’égard d’une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.3 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.3 Frais de stationnement

30.3.1 L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

  1. les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou
  2. les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement son véhicule motorisé particulier pour se rendre au travail.

30.3.2 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.4 Aide au transport quotidien - Général

30.4.1 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.4 à 30.6.

30.4.2 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.5 et 30.6.

30.4.3 L'absence du travail peut avoir une incidence sur l'aide au transport quotidien. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel continuera de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.

30.5 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix de l'employeur

30.5.1 Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.5.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique; le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport.

30.5.3 Lorsqu’il n’existe pas de transport en commun satisfaisant et lorsque l’utilisation autorisée d’un véhicule motorisé particulier est le mode de transport quotidien le plus économique qui puisse être utilisé, le fonctionnaire peut réclamer au titre de l’aide au transport quotidien, pour la distance aller-retour la plus courte entre son lieu de travail et sa résidence, le montant qui excède la quote-part des frais de transport quotidiens, ce montant étant calculé en fonction du taux par kilomètre/millage réduits au poste utilisé lorsque la demande provient du voyageur selon la définition prévue par la DSE 2 - Définitions et des droits de péage applicables pour le nombre de jours où le fonctionnaire a effectivement supporté des frais de transport quotidiens dans un mois civil donné.

30.6 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix du fonctionnaire

30.6.1 Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :

  1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
  2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement, pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.6.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme il est dit aux paragraphes 30.5.2 et 30.5.3, sauf que, lorsque l'utilisation d'un véhicule motorisé particulier est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :

  1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
  2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.
30.7 Transport relatif aux études

30.7.1 Lorsqu’un fonctionnaire dans un poste touche, en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside au poste ou lorsqu’un enfant à charge fréquente un établissement d’enseignement gratuit qui fournit un enseignement compatible en vertu de la DSE 34 – Indemnités scolaires et que le transport scolaire n’est pas assuré par l’école ou compris dans les frais de scolarité, de l’aide peut être approuvé pour le transport d’un enfant à charge à destination et en provenance de l’école par le mode de transport le plus économique et le plus pratique.

30.7.2 Les frais qui peuvent être approuvés comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État et/ou par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

30.7.3 Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe peut être approuvé. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :

  1. il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;
  2. la surveillance n'est pas assurée pendant la pause du midi; ou
  3. l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.

30.7.4 Lorsque l'utilisation d'un véhicule motorisé particulier a été autorisée en vertu du paragraphe 30.7.1, l'aide se fonde sur le taux de kilométrage/millage réduit au poste lorsque la demande provient du voyageur, selon la définition prévue par la DSE 2 – Définitions. Lorsqu'un élève à charge utilise un véhicule motorisé particulier à destination ou en provenance d'un établissement d'enseignement, l'aide qui lui est accordée comprend également le remboursement des frais quotidiens, réels et raisonnables, de stationnement à (ou près de) l'établissement d'enseignement, mais pas le remboursement des frais de stationnement engagés pour le transport des enfants à destination ou en provenance de l'école.

30.7.5 Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser son véhicule motorisé particulier pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément au paragraphe 30.7.4.

Appendice A – Taux fixes pour véhicule fourni par l’État

Ce tableau tient compte des sommes en dollars canadiens qu’un fonctionnaire visé par les dispositions de l’article 30.1 – Véhicule fourni par l’État doit payer :

4 332 $ par année

361 $ par mois

18 $ par jour


Note:

Les sommes seront modifiées en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Partie V - Éducation des enfants à charge et frais connexes

DSE 32 - Aide aux frais de garderie

Portée

Introduction

Devant le coût élevé des garderies d'enfants à de nombreux postes, coût pour lequel l'indemnité de subsistance de poste ne prévoit pas de compensation, la présente directive offre une indemnité pour aider les parents seuls ou qui travaillent à assumer le coût de l'inscription de leurs enfants dans des garderies ou des services de garderie agréés, lorsque ce coût est supérieur aux tarifs demandés par de semblables services à Ottawa. (Pour les fins de la présente directive, les expressions « service de garde » et « garderie » sont synonymes.)

Directive

32.1 Application

32.1.1 La présente directive offre une aide financière aux fonctionnaires affectés aux postes à l'étranger qui sont des parents seuls ou dont l'époux ou conjoint de fait travaille à temps plein ou à mi-temps. L'aide est offerte pour :

  1. les nourrissons (âgés de moins de 18 mois) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3;
  2. les tout-petits (âgés de 18 mois à moins de deux ans et demi) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3;
  3. les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un programme agréé de garderie dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3; et
  4. les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un établissement d'enseignement, tel qu'un lycée à l'extérieur du Canada, dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la part du fonctionnaire), en conformité avec l'article 32.3.

32.1.2 Cette aide prend fin lorsque l'enfant atteint l'âge d'une inscription à temps plein à l'école.

32.1.3 Les fonctionnaires qui sont admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes de l'article 32.3 peuvent recevoir une indemnité calculée en fonction du nombre de périodes d'une demi-journée auxquelles l'enfant est inscrit dans un mois. Les périodes d'une demi-journée correspondent à la matinée ou à l'après-midi les jours ouvrables. La part mensuelle complète du fonctionnaire correspond au nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné.

32.1.4 Lorsque les fonctionnaires utilisent moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la part du fonctionnaire et le plafond du poste seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois tel que précisé à l'Appendice B.

32.1.5 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes du paragraphe 32.1.1 peuvent demander le versement d'une indemnité pour compenser les frais de garderie au-delà des tarifs moyens à Ottawa (la part du fonctionnaire), lorsque :

  1. le service de garderie est un établissement agréé possédant ses propres installations et doté d'un personnel composé de professionnels reconnus;
  2. la mission certifie que l'établissement sélectionné satisfait à une norme acceptable; et
  3. sauf dans les cas prévus par l'alinéa 32.1.1d), aucune assistance n'est fournie lorsqu'une indemnité scolaire est payable en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires.

32.1.6 Quand les deux parents travaillent, mais qu'un des deux travaille de la maison, une aide aux frais de garderie est autorisée lorsqu'ils est démontré, à la satisfaction de l'administrateur général, que le parent travaillant à la maison se livre à un travail tel qu'il ne peut pas s'occuper de ou des enfants à charge ayant besoin de services de garderie, pour une durée correspondant à la période de garderie (c.-à-d. une demi-journée ou la journée entière) et qu'il n'y a pas d'autres personnes capables de s'en occuper à la maison.

32.1.7 Aucune aide n'est accordée dans les cas où les fonctionnaires ont recours à des gardiennes ou à d'autres personnes vivant chez eux pour s'occuper des enfants.

32.1.8 En cas de pénurie de places dans une garderie agréée, le fonctionnaire peut envoyer son enfant à l'extérieur de la maison, dans une garderie en milieu familial agréée.

32.2 Plafond de frais de garderie

32.2.1 Lorsqu'il existe un service de garderie institutionnel au poste et que les fonctionnaires ont droit à une aide financière à cet égard, la mission fixera un plafond de frais de garderie représentatif le 1er avril de chaque année, qui représente ce qu'il en coûte en moyenne pour faire garder un enfant dans un établissement agréé comparable à ceux utilisés par les parents canadiens au poste.

32.3 Indemnité de garderie

32.3.1 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garderie aux termes du paragraphe 32.1.1 dont les enfants sont inscrits dans un programme de garderie peuvent demander, pour chaque enfant, une indemnité mensuelle qui équivaut au moindre des montants suivants, soit :

  1. le coût mensuel réel du programme; ou
  2. le plafond représentatif des frais de garderie pour le poste; ou
  3. un montant maximal équivalant à trois fois la franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec le paragraphe 32.1.1, qui reflète trois fois la moyenne des coûts/taux en vigueur pour les services de garderie à Ottawa, pour l’année civile, établi le 1eravril de chaque année par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

32.3.2 La part du fonctionnaire correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'Appendice A, qui reflète la moyenne des coûts annuels pour les services à Ottawa, telle qu'établie le 1er avril de chaque année par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, sera soustraite.

32.3.3 Les fonctionnaires doivent produire une preuve que l'enfant a été inscrit au programme de garderie. Si ce n'est pas le cas, le fonctionnaire est tenu de rembourser une partie de l'indemnité dont le montant sera calculé au prorata de la période durant laquelle l'enfant n'était pas inscrit au programme.

32.3.4 En circonstances exceptionnelles, les propositions d'aide au-delà des montants prescrits pour la garderie d'enfants, peuvent être étudiées par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

32.3.5 Le coût de la garde des personnes à charge au domicile du fonctionnaire, de la garderie après l'école ou du gardiennage (« babysitting ») d'enfant, le transport vers et en provenance du service de garderie et les frais non remboursables de demande d’admission ne donnent pas droit à une aide.

32.3.6 Afin de réserver une place dans le programme de garderie, le fonctionnaire aura droit à un remboursement de ces frais, jusqu'à concurrence de 250 $ par année civile par enfant sur réception d'un reçu pour les frais de demande d’inscription non remboursables.

Appendice A - Part mensuelle du fonctionnaire et plafonds mensuel

Le tableau ci-dessous reflète la part mensuelle du fonctionnaire et les plafonds mensuels des frais de la garderie en dollars canadiens à compter du 1er avril 2019.

Franchise mensuelle pour les frais de garde

Nourrissons (âgés de moins de 18 mois)

1 743 $

Tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi)

1 439 $

Enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus)

1 097 $

---

Plafonds mensuel pour les frais de garde

Nourrissons (âgés de moins de 18 mois)

5 229 $

Tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi)

4 318 $

Enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus)

3 290 $

Note :

Les sommes d'argent prévues sont rajustées le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Appendice B - Indemnité de garderie – Calcul au prorata des parts du fonctionnaire et des plafonds mensuels - Processus par étapes

Lorsqu'un fonctionnaire utilise moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la part du fonctionnaire et le plafond des frais mensuels de garderie seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.

Formule de calcul des indemnités

  1. Déterminer le nombre total de périodes dans un mois donné.
  2. Déterminer le nombre de périodes utilisées au cours du mois.
  3. Diviser le nombre de périodes utilisées dans un mois donné par le nombre total de périodes dans le même mois.
  4. Appliquer le résultat (pourcentage) au plafond des frais mensuels de garderie.
  5. Appliquer le même pourcentage à la part du fonctionnaire.
  6. L'indemnité de garderie correspond à la différence entre la part du fonctionnaire calculée au prorata et le montant payé par le fonctionnaire ou le plafond mensuel calculé au prorata, en retenant le moins élevé des deux montants.

Exemple - Indemnité de garderie - Calcul au prorata

Exemple 1 - Lorsque le montant réclamé ne dépasse pas le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2018, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

Le nombre total de périodes en juin 2018 au poste est 42

Le nombre de périodes utilisées est 16

Le fonctionnaire paie des frais de garderie (hypothétiques) de 1 200 $ pour le mois de juin

La part du fonctionnaire est 1 436 $ par mois pour les tout-petits (en fonction des frais de garderie en 2018, tel que précisé à l’Appendice A de la DSE 32)

Le plafond du poste est de 4 308 $ (en fonction des frais de garderie en 2018, tel que précisé à l’Appendice A de la DSE 32)

Nombre total de périodes

42

Nombre de périodes utilisées

16

Calcul au prorata du nombre de périodes utilisées par rapport au nombre total de périodes


438 %

Montant demandé par le fonctionnaire

1 200 $

Plafond mensuel calculé au prorata des frais de garderie (38 % du plafond maximal des frais de garderie tel qu’indiqué à l’Appendice A de la DSE 32)

1 637 $

Part du fonctionnaire calculée au prorata des frais de garderie (38 % de la part du fonctionnaire maximale des frais de garderie tel qu’indiqué à l’Appendice A de la DSE 32)

546 $

Indemnité de garderie (la différence entre le montant demandé par le fonctionnaire et la part du fonctionnaire des frais mensuels de garderie calculée au prorata dans la mesure où le montant demandé par le fonctionnaire ne dépasse pas le plafond des frais mensuels de garderie calculé au prorata)

654 $

Exemple 2 - Lorsque le montant réclamé dépasse le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2018, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

Le nombre total de périodes en juin 2018 au poste est 42

Le nombre de périodes utilisées est 16

Le fonctionnaire paie des frais de garderie (hypothétiques) de 1 650 $ pour le mois de juin

La part du fonctionnaire est 1 436 $ par mois pour les tout-petits

Le plafond du poste est de 4 308 $

Nombre total de périodes

42

Nombre de périodes utilisées

16

Calcul au prorata du nombre de périodes utilisées par rapport au nombre total de périodes

  438 %

Montant demandé par le fonctionnaire

1 650 $

Plafond mensuel calculé au prorata des frais de garderie (38 % du plafond maximal des frais de garderie tel qu’indiqué à l’Appendice A de la DSE 32)

1 637 $

Part du fonctionnaire calculée au prorata des frais de garderie (38 % de la part du fonctionnaire maximale des frais de garderie tel qu’indiqué à l’Appendice A de la DSE 32)

546 $

Indemnité de garderie (différence entre le plafond des frais mensuels de garderie calculé au prorata et la part du fonctionnaire des frais de garderie calculée au prorata dans la mesure où le montant demandé par le fonctionnaire dépasse le plafond des frais mensuels de garderie calculé au prorata)

1 091 $

DSE 33 - Aide aux études dans un lycée au Canada

Portée

Introduction

Reconnaissant que la disponibilité des études en français lorsqu’on est en poste à l’extérieur du Canada est souvent limitée au programme national français et que ce programme est unique et exige la continuité tout au long de la scolarité d’un enfant afin de suivre des études en français à l’étranger, la présente directive a pour objet d’apporter une aide financière aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur pendant leur affectation au Canada, pour qu’ils puissent inscrire leurs enfants à charge dans un lycée au Canada.

Directive

33.1 Application

33.1.1 Les dispositions de la présente directive s’appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et qui :

  1. ont choisi de scolariser leur enfant dans le programme national français;
  2. ont démontré à l’administrateur général leur intention d’accepter une affectation à l’étranger au cours des années de scolarité primaire et secondaire de leur enfant; et
  3. ont démontré à l’administrateur général leur intention d’inscrire leur enfant dans une école de langue française pendant leur affectation à l’étranger.

33.1.2 Sous réserve du paragraphe 33.1.1, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité, des manuels obligatoires et des fournitures scolaires, tel qu’il a été déterminé en vertu des définitions figurant dans les dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, engagés dans un lycée au Canada à l’égard d’enfants qui :

  1. étaient inscrits dans le système des lycées français pendant l’affectation précédente du fonctionnaire à l’étranger;
  2. débutent la maternelle dans le système des lycées français pendant l’affectation du fonctionnaire au Canada suivant une affectation à l’étranger; et
  3. sont inscrits dans un lycée au Canada avant que le fonctionnaire se fasse offrir une première affectation à l’étranger.

33.1.3 En ce qui a trait au paragraphe 33.1.2, l'enfant doit être admissible à une aide en conformité avec l’alinéa 34.1.1a) de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à savoir qu'il doit être âgé de 3 ans et 8 mois au 1er septembre de l'année scolaire.

33.2 Durée

33.2.1 Le paiement autorisé en vertu du paragraphe 33.1.2 doit normalement être limité à la période maximale de six ans qui suit immédiatement l’affectation au Canada du fonctionnaire à l’étranger ou la date où le fonctionnaire entre dans le régime d’emploi en vertu duquel il sera affecté successivement à un certain nombre de postes, selon l’éventualité la plus récente.

33.2.2 L’administrateur général pourra examiner, au cas par cas, la possibilité de faire exception aux limites prévues au paragraphe 33.2.1 concernant une affectation au Canada en raison d’exigences opérationnelles ou des circonstances atténuantes hors du contrôle du fonctionnaire. Il pourra également exercer ce pouvoir discrétionnaire dans les cas où un fonctionnaire est affecté au Canada ou à l’étranger pendant l’année scolaire. Ce pouvoir discrétionnaire ne pourrait normalement être utilisé si l’enfant doit terminer sa scolarité au cours de ou à la fin de cette affectation supplémentaire.

33.2.3 Nonobstant les dispositions des paragraphes 33.2.1 et 33.2.2, le comité interministériel de coordination compétent du service extérieur peut examiner des demandes supplémentaires dans des circonstances exceptionnelles.

DSE 34 - Indemnités scolaires

Portée

Introduction

La présente directive a pour objet la prestation d'une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études élémentaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.

Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève de faire un an de maternelle, un an de jardin, huit ans d'études élémentaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance.

Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23e anniversaire de naissance d'un élève fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

Les montants maximum pour les diverses dispositions relatives aux indemnités scolaires sont résumées à l'Appendice A de la présente directive.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.

Éducation spéciale (special education) s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.

Enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la maternelle à la fin des études secondaires, compte tenu :

  1. de l'attrait qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire; et
  2. des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.

Études postsecondaires (postsecondary education) s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada.

Frais de scolarité (education expenses)

frais de scolarité admissibles (admissible education expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève à charge. Celles-ci incluent :

  1. les frais et les dépenses liés aux cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement régulier en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève, comme :
    1. les frais de scolarité;
    2. les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire;
    3. les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si la somme peut excéder le plafond établi;
    4. les frais d'inscription non remboursables à l’établissement que l’enfant/l’élève à charge fréquentera;
    5. les droits d'entrée;
    6. le prix des manuels obligatoires, y compris les frais d’agrément;
    7. le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :
      • Ottawa-Carleton District School Board
      • Ottawa Catholic School Board
      • Conseil des écoles catholiques du Centre-Est
      • Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario;
    8. les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI) et le programme Advanced Placement (AP), qui dépassent la part du fonctionnaire, conformément à ce qui a été établi par le comité interministériel de coordination du Service extérieur approprié et tel qu’il est précisé à l’appendice A de la présente directive et les droits pour les tests d’aptitude aux études lorsqu’ils sont exigés pour l’inscription à un établissement postsecondaire canadien;
    9. les frais de bibliothèque;
    10. les frais de laboratoire; et
    11. les frais d'utilisation d'ordinateurs;
  2. les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
    1. les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques;
    2. les frais de non-résident;
    3. les frais de programme sportif;
    4. les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin;
    5. la souscription à une fondation scolaire;
    6. les frais d'examen et de services médicaux;
    7. les frais liés à la sécurité des élèves et/ou de l'établissement;
    8. les frais de cours, de leçons, de services et/ou de programmes obligatoires compris dans le curriculum régulier de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève;
    9. les frais des excursions scolaires obligatoires lorsque les conditions énoncées au paragraphe 34.1.4 sont satisfaites;
    10. les frais d’un service obligatoire du repas de midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents;
    11. l'assurance-cautionnement en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement; et
    12. les frais du test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada;
  3. les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour un voyage aller-retour à chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'enfant/l'élève et l'établissement d'enseignement;
  4. les frais et les dépenses pour :
    1. des cours ou programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et/ou de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et sans qu’il y ait faute ou choix de la part de l'élève et/ou du fonctionnaire;
    2. des cours et/ou des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;
    3. des leçons particulières dans des matières, sauf pour les élèves de la maternelle et du jardin, tel que précisé au paragraphe 34.2.4; et
    4. des leçons particulières en anglais ou en français, soit dans la langue qui n’est pas la langue d’enseignement de l’école, afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants fréquentant l'école au poste;
  5. un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;
  6. les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études élémentaires hors du poste parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors du poste;
  7. les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives tels qu’il est précisé à l’article 34.6;
  8. les frais de demande d'inscription à l'université et au collège ainsi que les frais d'équivalence de cours payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de 12 mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.

frais de scolarité inadmissibles (inadmissible education expenses) s'entend :

  1. des photographies de classe;
  2. de l'équipement sportif;
  3. des revues scolaires;
  4. des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues;
  5. des uniformes scolaires;
  6. de l'argent de poche;
  7. des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
  8. des frais pour des leçons particulières, comme la musique et la danse; et
  9. de l'achat ou de la location d'équipement informatique.

Indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration pour l'année suivante dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.

Directive

34. 1 Application

34.1.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin qu’un enfant/élève à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance, ce qui correspond :

  1. aux programmes facultatifs de maternelle/jardin offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire ou au 1er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;
  2. aux programmes d'école élémentaire équivalant aux niveaux de la 1reà la 8e année en Ontario ou de la 1re à la 6e année au Québec, selon le cas; et
  3. aux programmes d'école secondaire équivalant aux niveaux de la 9à la 12e année en Ontario ou de Secondaire 1 au Secondaire 5 ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant.

34.1.2 Afin d'assurer l'équivalence de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.1.1b) et c) seront révisés annuellement, le 1er septembre, et ajustés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.1.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire doit communiquer avec l'administrateur général par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et/ou qu'un enfant cesse de fréquenter une école pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général.

34.1.4 L’administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel de coordination du Service extérieur approprié, peut autoriser une indemnité pour les excursions scolaires, lorsque :

  1. l’excursion scolaire est une composante obligatoire du programme scolaire régulier et non une composante obligatoire d’un programme facultatif ou bonifié;
  2. une option gratuite n’est pas disponible; et
  3. la non-participation de l’enfant aurait une incidence importante sur la note de l’enfant ou entraînerait un échec de l’année tel qu’il est confirmé dans une lettre du directeur d’école.

34.1.5 Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent du service extérieur, doit considérer si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant/l'élève. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant/élève donné, l'administrateur général tient compte des conseils du plus haut fonctionnaire de la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements au poste, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :

  1. à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés (Droits à l'instruction dans la langue de la minorité);
  2. à l'enseignement dans un milieu sûr, sain et sécuritaire;
  3. à un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;
  4. à un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;
  5. à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
  6. à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;
  7. à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut au sein de la population étudiante de l’école;
  8. à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent.

34.1.6 Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation à l’étranger imminente, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.8 et des restrictions du paragraphe 34.10.1.

34.1.7 Le paragraphe 34.1.6 s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation à l’étranger.

34.1.8 Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire en affectation à l’étranger n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.2 Études élémentaires et secondaires au poste

34.2.1 Lorsqu'un enfant à charge fait des études élémentaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible au poste du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.

34.2.2 Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, les plafonds autorisés à l'égard du poste pour le coût des frais de scolarité admissibles dans les établissements types pour chaque poste, quand les établissements d'enseignement gratuits ne sont pas compatibles. Les établissements types sont choisis à partir de la liste des établissements compatibles recommandés par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que les établissements ont été approuvés comme des établissements types pour les postes, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quel établissement figurant à la liste des établissements compatibles du poste, jusqu'à concurrence du plafond établi pour les établissements types.

34.2.3 L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond du poste, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.

34.2.4 L’administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur approprié, établir une indemnité scolaire, à titre individuel, pour des leçons particulières dans certaines matières, sauf en maternelle et en jardin si, à la suite d’une réinstallation, les conditions suivantes sont satisfaites :

  1. le niveau de scolarité de l’enfant/de l’élève est inférieur au niveau de la classe ou de son niveau à l’établissement qu’il ou elle fréquente en raison d’un changement d’école, de programme et/ou de culture; et
  2. une autorité compétente en matière d’éducation recommande des leçons particulières afin d’assurer la compatibilité de l’éducation.

34.2.5 Les leçons particulières dans des matières ne sont pas admises si l’insuffisance académique n’est pas attribuable à la réinstallation, reconnaissant que les parents seraient responsables des leçons particulières pour leur enfant/élève au Canada, lorsqu’il y a une insuffisance académique.

34.2.6 Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera ses études à domicile au poste, le fonctionnaire doit en informer l’administrateur général annuellement. Une indemnité scolaire ne sera pas approuvée pour l’enseignement à domicile. Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera des études à domicile et qu’il choisit ensuite d’inscrire l’enfant à une école à un poste au cours de la même année scolaire ou l’année scolaire suivante ou au Canada à son retour, et lorsque le niveau scolaire de l’enfant est inférieur à celui de la classe ou du niveau de l’établissement fréquenté, une indemnité pour des leçons particulières ne sera pas autorisée.

34.3 Études élémentaires au Canada

34.3.1 Sous réserve des paragraphes 34.1.8, 34.4.2, 34.4.4, 34.4.5, 34.4.6 et 34.4.7 l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études élémentaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible au poste pour un enfant donné ou que les conditions de vie au poste sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

  1. frais de non-résident pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et frais de chambre et de pension calculés conformément au paragraphe 34.4.5; ou
  2. frais de scolarité admissibles dans un pensionnat tel que déterminés conformément au paragraphe 34.4.2 lorsque les arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris.

34.3.2 Au moment de l'affectation à un poste à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études élémentaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible au poste pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément au paragraphe 34.3.1 lorsque :

  1. l'enfant fréquente un établissement d'enseignement élémentaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études élémentaires; et
  2. l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.

34.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire engage des frais pour les primes de régime provincial d’assurance-santé au nom d’une personne à charge ou de personnes à charge qui résident au Canada, les dispositions de la DSE 40  - Primes de Régime provincial d’assurance-santé – Personnes à charge résidant au Canada, peuvent s’appliquer.

34.4 Études secondaires au Canada

34.4.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

  1. les frais de non-résident dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article; ou
  2. les frais de scolarité admissibles tel que déterminés conformément à cet article pour des études dans un pensionnat, quand des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris; et
  3. les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement et que l’établissement ne loge pas les élèves sept jours sur sept.

34.4.2 L'indemnité scolaire maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1b) et 34.4.1b) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, pour refléter les frais de scolarité admissibles réels exigés par Ashbury College à Ottawa.

34.4.3 Dans l'éventualité où Ashbury College cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des DSE du CNM.

34.4.4 Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et/ou de transport local (collecte et livraison) des effets personnels de l'élève lorsqu'il peut être démontré que :

  1. aucune autre option n'est disponible ni pratique;
  2. il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, où aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique; ou
  3. la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'élève.

34.4.5 L'indemnité maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1a) et 34.4.1a) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un élève interne et un élève externe à l’Ashbury College, déduction faite de tous les frais supplémentaires.

34.4.6 L'indemnité maximale payable en vertu de l'alinéa 34.4.1c) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, et ne doit pas dépasser l’indemnité maximale payable en vertu du paragraphe 34.4.5.

34.4.7 Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un Lycée au Canada, le fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada

34.4.8 Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

34.4.9 Lorsqu’un fonctionnaire engage des dépenses pour des primes de régime provincial d’assurance-santé au nom de personnes à charge résidant au Canada, les dispositions de la DSE 40 – Primes de Régime provincial d’assurance-santé – Personnes à charge résidant au Canada, peuvent s’appliquer.

34.5 Études secondaires hors du poste mais pas au Canada

34.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire le plus près du poste du fonctionnaire qui offre le programme d'enseignement canadien et qui est inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne dépasse pas le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.4.

34.5.2 Lorsqu'il n'existe pas au poste d'établissement d'enseignement compatible ou disponible et que l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents doivent être communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable. Cette aide peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études au niveau élémentaire.

34.6 Aide au logement postsecondaire

34.6.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un élève à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :

  1. d'un logement pour toute l'année scolaire, qui comprend le temps requis pour s'inscrire au début de la session et pour faire ses bagages à la fin de la session, lorsque l'élève à charge fréquente à plein temps, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général dans la ville du bureau principal du fonctionnaire ou dans son dernier lieu de travail au Canada avant l’affectation à l’étranger; ou
  2. d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'un poste à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un élève à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire au poste de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire; et
  3. des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'élève à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.6.2 Aux fins des alinéas 34.6.1a) et b), l'indemnité ne peut excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1erseptembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'élève à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel.

34.6.3 Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidents, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.

34.6.4 Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci au poste ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.

34.6.5 Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas lorsque l’élève à charge réside à la résidence principale du fonctionnaire ou dans une propriété du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait

34.6.6 Des dispositions transitoires s’appliquent aux fonctionnaires qui recevaient le 1er mars 2019 une indemnité de logement au Canada en vertu des dispositions des Directives sur le service extérieur de 2009. Les fonctionnaires continuent de recevoir l’indemnité prévue en vertu du paragraphe 34.6.1 des directives concernant les frais de logement de 2009 pendant que l’élève à charge fréquente un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada à plein temps, que son emplacement se trouve dans la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à son dernier lieu de travail au Canada, pour l’année scolaire 2019-2020, et jusqu’à la fin de l’affectation du fonctionnaire, à l’exclusion de toute prolongation.

34.7 Dépôt remboursable/avance comptable

34.7.1 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent le dépôt d'une somme remboursable à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable pour les frais de scolarité admissibles, égale au dépôt dont il doit rendre compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.

34.8 Réinstallation pendant l'année scolaire

34.8.1 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé pendant une année scolaire d'un poste à un autre poste à l’étranger ou d'un poste à un lieu de travail au Canada, et que :

  1. l'enfant/l’élève à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, doit autoriser le paiement d’indemnité pour les frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;
  2. l'enfant/l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors du poste du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire; ou
  3. lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.
34.9 Indemnité d'éducation spéciale

34.9.1 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité d’éducation spéciale à titre individuel pour un enfant/élève à charge ayant des besoins scolaires spéciaux démontrés en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l’Éducation de l’Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario.

34.9.2 L’indemnité doit être établie en fonction des frais engagés, conformément au paragraphe 34.9.1 et peut comprendre des frais tels que les frais horaires facturés par un assistant pédagogique qui est normalement présent en classe, un programme de soutien ou les frais de chambre et de pension.

34.9.3 La responsabilité revient au fonctionnaire de produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents.

34.10 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

34.10.1 Sous réserve de l'alinéa 34.6.1b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.6 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année scolaire au cours de laquelle l'élève à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé qu’en vertu de l'alinéa 34.6.1a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.

34.10.2 L'article 34.8 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, comme :

  1. lorsqu'un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes; ou
  2. lorsque l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève à charge devient incompatible.

Appendice A - Indemnités scolaires – Taux annuels

Le tableau ci-dessous indique les taux d’indemnités maximaux en dollars canadiens qui peuvent être autorisés conformément à la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire 2018‑2019.

Référence à la DSE

Description

Indemnité maximale en $ CA

Définition

Repas du midi obligatoire

Coût réel facturé par l’école, moins la part de l’employé (2,37 $ par jour)

Définition

Matériel scolaire, d’art et d’artisan

Maternelle à la 8e – 82,82 $ par année, ajusté par l’indice de mission, le cas échéant

Définition

Matériel scolaire, d’art et d’artisan

9e à la 12e année – 188,87 $ par année, ajusté par l’indice de mission, le cas échéant

Définition

Part de l’employé pour le BI et le programme Advanced Placement, selon le cas

Sans objet pour l’année scolaire 2018-2019

Alinéas 34.3.1a) et 34.4.1a)

Enseignement public au Canada

Coût réel facturé par le conseil scolaire approprié

Alinéas 34.3.1b) et 34.4.1b)

Pensionnat au Canada

Frais de scolarité, de repas et de logement

65 850 $/année

Alinéa 34.4.1a)

Enseignement public au Canada

Repas et logement seulement

28 800 $/année

2 880 $ par mois, dont 754,50 $ par mois pouvant être réclamés pour les repas

Paragraphe 34.5.1

École secondaire loin du poste, mais pas au Canada

65 850 $/année

Paragraphe 34.6.1

Aide au logement postsecondaire

8 385 $/année

34,65 $/jour

Paragraphe 34.6.3

Entreposage commercial des effets personnels entre les années scolaires

500 $/année

 

DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives

Portée

Introduction

La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève à charge à un établissement scolaire approuvé.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

35.1 Application

35.1.1 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction du moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.

35.1.2 La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là.

35.2 Niveaux élémentaires et secondaires

35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de l’article 34.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires. Le paiement d’une indemnité pour les frais réels et raisonnables peut être approuvé :

  1. du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou
  2. du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation; ou
  3. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au poste mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
  4. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou
  5. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.

35.2.2 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée, se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.2.3 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu du paragraphe 35.2.1 ou 35.2.2, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.

35.3 Niveau postsecondaire

35.3.1 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement postsecondaire en vertu de l’article 34.6 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge :

  1. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'élève a résidé avec le fonctionnaire;
  2. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
  3. d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
  4. du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
  5. d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.4 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.3.2 Aux fins des alinéas 35.3.1a), b), c), et d), l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre le poste du fonctionnaire et la ville de son bureau principal.

35.3.3 À la fin de l'alinéa 35.3.1e) l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principale du fonctionnaire.

35.4 Déplacement d’un accompagnateur

35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'élève du poste à son école, au début de la première année scolaire pendant laquelle l’élève sera éduqué à l’extérieur du poste :

  1. quand une indemnité scolaire est autorisée pour un élève à l'école élémentaire ou secondaire en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires; ou
  2. quand un élève termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qu’il a moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu de l'alinéa 35.4.1b), lorsqu'il y a lieu.

35.4.3 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada au niveau élémentaire ou secondaire, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée pour le parent au poste se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.4.4 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire est dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité pour les frais de déplacement autorisés pour le parent au poste se composera des frais de déplacement entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada.

35.4.5 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire n’est pas dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité de déplacement se composera des frais de déplacement entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire, moins la part d’un fonctionnaire qui sera basée sur les frais de déplacement entre la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada et l’emplacement de l’établissement d’enseignement postsecondaire.

35.4.6 Le parent au poste n'a pas droit à une indemnité de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'élève à charge réside au Canada, sous réserve des dispositions u paragraphe 18.7.2 de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.

35.5 Expédition des effets personnels

35.5.1 Lorsque l'indemnité de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève à charge à condition que :

  1. le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice B de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement; et
  2. les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.

35.5.2 Si des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids précisés au paragraphe 35.5.1, il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Partie VI - Frais médicaux et frais connexes

DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs

Portée

Introduction

L’employeur veut, par des services médicaux préventifs, veiller à la bonne santé de ses fonctionnaires et des personnes à leur charge qui résident aux postes à l’étranger, et éviter que le fonctionnaire doive mettre fin à une période de service à l’étranger à cause d’une maladie qu’on aurait pu prévenir et qui l’affecterait, lui ou une personne dont il a la charge. Santé Canada est autorisé à modifier l’Appendice A - Liste des postes insalubres de la présente directive, au besoin.

Directive

38.1 Application

38.1.1 Un fonctionnaire et chacune des personnes à sa charge doivent avoir le droit, ou peuvent être tenus par l’employeur, de subir des radiographies pulmonaires, des examens médicaux et des examens spéciaux ou de laboratoire, et de se faire immuniser, au besoin, à l’endroit le plus proche offrant des services convenables, selon l’avis du fournisseur de services de soins de santé, tel qu’il est défini par la DSE 2 – Définitions, et les résultats de ces examens doivent être transmis au fournisseur de services de soins de santé si le fonctionnaire et/ou la personne à sa charge :

  1. habitent à un poste qui figure à l’Appendice A de la présente directive; ou
  2. fréquentent à plein temps un établissement d’enseignement hors du poste et dont des dépenses sont payées en vertu de la DSE 51 - Réunion de famille.
38.2 Examens médicaux

38.2.1 Les examens médicaux mentionnés à l’article 38.1 et, le cas échéant, l’hospitalisation connexe, doivent se faire de la manière prescrite par Santé Canada, sans frais pour le fonctionnaire, dans une installation du gouvernement du Canada ou dans une installation médicale privée, lorsque l’administrateur général en a donné l’autorisation en raison de circonstances spéciales ou de l’absence d’installation du gouvernement canadien.

38.2.2 Dans le cas des examens médicaux prévus aux articles 38.1 et 38.3, l’administrateur général autorise :

  1. le paiement des frais médicaux réels et raisonnables; et
  2. le paiement des frais de déplacement, s’il y a lieu.

38.2.3 Le fournisseur de services de soins de santé doit présenter à l’administrateur général une évaluation de l’aptitude au travail à l’égard de tout examen médical que l’on fait subir en vertu de l’article 38.1. À la demande du fonctionnaire, l’employeur doit lui donner accès à cette évaluation.

38.3 Avis médical indépendant

38.3.1 Chaque fois qu’un enjeu médical est en cause, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit au fournisseur de services de soins de santé. Une autre évaluation de l’aptitude au travail sera présentée de nouveau à l’administrateur général, en tenant compte de l’avis médical du médecin du fonctionnaire.

38.3.2 Au nom de l’employeur, un avis médical écrit indépendant, qui sera pris en compte dans l’évaluation de l’aptitude au travail, peut être demandé :

  1. par l’administrateur général lorsque l’administrateur général n’est pas satisfait de l’évaluation de l’aptitude au travail fournie conformément au paragraphe 38.2.3 et lorsqu’un deuxième avis médical n’a pas été fourni en vertu du paragraphe 38.3.1; ou
  2. par le fournisseur de services de soins de santé lorsqu’il décide qu’il y a un écart important entre les avis médicaux écrits présentés conformément aux paragraphes 38.2.3 et 38.3.1.

38.3.3 Pour décider de l’affectation du fonctionnaire, l’administrateur général doit tenir compte des évaluations d’aptitude au travail qui lui sont remises conformément aux paragraphes 38.2.3, 38.3.1 et 38.3.2.

38.3.4 Lorsque, avant pris en considération les évaluations d’aptitude au travail qui lui ont été présentées, l’administrateur général décide qu’il est impossible d’affecter un fonctionnaire ou de maintenir son affectation à l’étranger, il doit l’en informer.

38.4 Dépenses médicales

38.4.1 L’administrateur général peut approuver le paiement des frais nécessaires d’immunisation d’un fonctionnaire et des personnes à sa charge contre une maladie contagieuse, pourvu que :

  1. Santé Canada recommande l’immunisation; et
  2. ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.4.2 L’administrateur général peut approuver le paiement des frais assumés par un fonctionnaire qui a recours à de la médication préventive, pourvu qu’une autorité médicale compétente et reconnue par le fournisseur de services de soins de santé ait prescrit ces médicaments.

38.4.3 Lorsque l’administrateur général détermine que l’aide de domestiques est nécessaire pour des raisons de sécurité, l’administrateur général peut approuver le paiement des frais d’un examen médical, de tests de laboratoire et de radiographies pulmonaires ainsi que les frais d’immunisation du domestique contre une maladie contagieuse avant son embauche et à titre annuel par la suite, pourvu que :

  1. le domestique soit régulièrement en contact avec le fonctionnaire ou une personne à sa charge; et
  2. ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.
38.5 Congé payé et heures supplémentaires

38.5.1 Lorsque l’examen médical autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, le fonctionnaire doit être considéré comme étant de service pendant le temps nécessaire à l’examen.

38.5.2 Lorsqu’un fonctionnaire doit subir un examen médical autorisé en vertu de la présente directive et qu’il est impossible de procéder à un tel examen durant les heures normales de travail, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire une compensation en temps supplémentaire, comme le stipule la convention collective pertinente, pour la durée de l’examen.

38.6 Régimes d’assurances

38.6.1 Les frais assumés par le fonctionnaire conformément à l’article 38.1 et aux paragraphes 38.3.1, 38.3.2, 38.4.1 et 38.4.2 ne doivent pas être imputés à son régime d’assurance-maladie et d’assurance-hospitalisation.

38.7 Postes insalubres

38.7.1 Aux fins de la présente directive, les postes énumérées dans l’Appendice A sont classées comme insalubres sur le conseil de Santé Canada.

38.7.2 Un poste insalubre est un poste où le personnel est exposé à et pourrait développer une maladie ou une maladie contagieuse qu’il ne contracterait pas ou probablement pas au Canada.

Appendice A - Liste des postes insalubres

En vigueur le 1er février 2019

Abidjan, Côte-d'Ivoire
Abuja, Nigéria
Accra, Ghana
Addis-Abeba, Éthiopie
Alger, Algérie
Amman, Jordanie
Ankara, Turquie
Astana, Kazakhstan
Bagdad, Irak
Bamako, Mali
Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam
Bangkok, Thaïlande
Beijing, Chine
Belgrade, Serbie
Beyrouth, Liban
Bogotá, Colombie
Brasilia, Brésil
Bridgetown, Barbade
Bucarest, Roumanie
Buenos Aires, Argentine
Caracas, Venezuela
Chandigarh, Inde
Chennai, Inde
Chongqing, Chine
Colombo, Sri Lanka
Dacca, Bangladesh
Dakar, Sénégal
Damas, Syrie
Dar es Salaam, Tanzanie
Djouba, Soudan
Georgetown, Guyana
Guadalajara, Mexique
Guangzhou, Chine
Guatemala, Guatemala
Hanoï, Vietnam
Harare, Zimbabwe
Hô Chi Minh-Ville, Vietnam
Hong Kong, Chine
Islamabad, Pakistan
Istanbul, Turquie
Jakarta, Indonésie
Johannesburg, Afrique du Sud
Kaboul, Afghanistan
Kampala, Ouganda
Kandahar, Afghanistan
Katmandou, Népal
Khartoum, Soudan
Kigali, Rwanda
Kingston, Jamaïque
Kinshasa, République démocratique du Congo
Koweït, Koweït
Kuala Lumpur, Malaisie
Kyiv, Ukraine
La Havane, Cuba
La Paz, Bolivie
Lagos, Nigéria
Le Caire, Égypte
Lima, Pérou
Lusaka, Zambie
Managua, Nicaragua
Manille, Philippines
Maputo, Mozambique
Mexico, Mexique
Monterrey, Mexique
Moscou, Russie
Mumbai, Inde
Nairobi, Kenya
New Delhi, Inde
Niamey, Niger
Ouagadougou, Burkina Faso
Oulan-Bator, Mongolie
Port-au-Prince, Haïti
Port of Spain, Trinité-et-Tobago
Pretoria, Afrique du Sud
Quetta, Pakistan
Quito, Équateur
Rabat, Maroc
Ramallah, Cisjordanie
Recife, Brésil
Rio de Janeiro, Brésil
Riyad, Arabie Saoudite
Saint-Domingue, République dominicaine
San José, Costa Rica
San Salvador, Salvador
Santiago, Chili
São Paulo, Brésil
Séoul, Corée du Sud
Shanghai, Chine
Taipei, Taïwan
Tartu, Estonie
Tegucigalpa, Honduras
Téhéran, Iran
Tel Aviv, Israël
Tripoli, Libye
Tunis, Tunisie
Wellington, Inde
Yaoundé, Cameroun

Notes:

  1. Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique fédéral, les révisions apportées à la présente annexe ne constituent pas une modification des conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
  2. Santé Canada est autorisé à modifier cette Appendice au besoin.

DSE 39 - Frais de soins de santé

Portée

Introduction

La présente directive prévoit le versement d’une aide financière aux fonctionnaires qui doivent assumer à l’extérieur du Canada des frais de soins de santé supérieurs au plafond prévu par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RDSFP), sous réserve de certaines conditions énoncées dans la directive.

Définitions

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

Personne à charge (dependant) s’entend de toute personne à charge ou de tout élève à charge au sens de la DSE 2 - Définitions, respectivement, et qui habite avec le fonctionnaire au poste, ou qui est inscrit à plein temps dans un établissement d’enseignement situé hors du Canada.

Directive

39.1 Application

39.1.1 Sous réserve des dispositions de l’article 39.2, lorsque des frais reliés aux soins de santé, aux médicaments ou aux soins dentaires ont été engagés par le fonctionnaire et/ou une personne à sa charge et que ces frais dépassent le plafond prévu par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, l’administrateur général peut autoriser le remboursement du montant excédentaire, pourvu que :

  1. le fonctionnaire paie la franchise prévue par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou la partie qui aurait été applicable pour l’assurance en vertu de ces régimes;
  2. que le fonctionnaire paie la coassurance applicable en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou le montant de la coassurance qui s’appliquerait en vertu de ces régimes;
  3. lesdits frais aient été engagés après consultation d’un praticien ou d’un dentiste reconnu par Santé Canada; et
  4. le fonctionnaire présente une demande de règlement en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique dans les délais prévus par ce régime.

39.1.2 Lorsque le médecin traitant certifie qu’aucun psychiatre n’est disponible au poste et recommande donc de suivre un traitement offert par un psychologue, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des honoraires du psychologue dont le montant pourrait dépasser le montant maximal remboursable en vertu du RSSFP.

39.1.3 Les soins de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure des soins paramédicaux et des services de spécialistes en médecine ou en dentisterie, pourvu que ceux-ci aient été recommandés suite à une consultation auprès d’un praticien ou d’un dentiste reconnu par Santé Canada.

39.1.4 Le montant payable conformément à l’article 39.1 ne doit pas dépasser le montant excédant celui que le fonctionnaire a le droit de recevoir à titre de participant à tout autre régime d’assurance-maladie, comme les frais engagés à l’extérieur du Canada tout en étant encore protégé par un régime d’assurance-maladie provincial.

39.1.5 Chaque mission dresse une liste des praticiens ou des dentistes locaux qualifiés que le personnel du poste peut consulter. Cette liste devrait comprendre des spécialistes en médecine interne, des obstétriciens, des pédiatres et des omnipraticiens ainsi que des dentistes et des spécialistes en soins dentaires.

39.1.6 Lorsqu’un médecin de Santé Canada certifie, conformément à la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, que le traitement administré est conforme au traitement qui aurait été administré au sein d’un hôpital situé en Ontario, l’administrateur général peut autoriser une demande de remboursement qui a été rejetée par le Régime de soins de santé de la fonction publique au motif que les services n’avaient pas été fournis dans un hôpital. Les services d’une sage‑femme et les services d’un anesthésiste pour lesquels l’administrateur général peut autoriser une demande de remboursement qui a été rejetée par le Régime de soins de santé de la fonction publique sans la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur approprié font exception à cette règle.

39.1.7 Lorsque le remboursement de frais d’hospitalisation qui dépassent le plafond fixé est demandé et que le fonctionnaire est assuré pour un montant inférieur à la protection maximale, un rajustement sera effectué. Par exemple, si le fonctionnaire paie des frais additionnels de 200 $ par jour pour une chambre semi-privée et qu’il a choisi la protection de niveau I, laquelle prévoit un remboursement de 60 $ par jour au lieu de 220 $ par jour pour le niveau III, la différence entre la protection de niveau III et la protection de niveau I, c’est-à-dire 160 $, sera déduite du montant remboursé. Donc, le fonctionnaire touchera 200 $ moins 160 $ soit 40 $.

39.1.8 Lorsque les frais admissibles en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique qui sont engagés à l’extérieur du Canada sont plus élevés que les frais pour le même service tel qu’il est énoncé dans le guide des tarifs de l’Ontario utilisé en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, et que, par conséquent, les fonctionnaires doivent payer un montant de coassurance plus élevé tel qu’il est défini dans le Régime de soins dentaires de la fonction publique, les fonctionnaires peuvent présenter une demande de remboursement en vertu de cette directive pour la partie du montant de coassurance supérieure au montant qu’ils auraient été tenus de payer si le traitement avait eu lieu en Ontario. Par exemple, en supposant que le fonctionnaire a déjà payé sa franchise annuelle et que le Régime rembourse 50 % des frais admissibles, si en vertu du guide des frais de l’Ontario les frais admissibles étaient de 400 $ (dont 200 $ à la charge du fonctionnaire) et que les frais admissibles à l’étranger pour le même service sont de 600 $ (dont 300 $ à la charge du fonctionnaire), le fonctionnaire aurait donc à débourser 100 $ de plus qu’il ne l’aurait fait si le service était rendu en Ontario. Il pourrait alors demander le remboursement de ces 100 $ en vertu de la présente directive. Une telle mesure placerait les fonctionnaires en poste à l’étranger sur le même pied que ceux en poste en Ontario.

39.1.9 Lorsque la demande est refusée en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce qu’elle se rapporte à un traitement pour lequel une demande de règlement a déjà été présentée, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n’est pas expiré, l’administrateur général peut autoriser le remboursement de tout montant recommandé par l’administrateur du régime qui, autrement, aurait été remboursable en vertu du RSDFP au titre d’une première demande ainsi que des frais de soins dentaires excédentaires déterminés par l’administrateur du régime et payables en vertu de la présente directive. La présente disposition a pour but de compenser les coûts supplémentaires qu’a entraînés la mauvaise qualité du premier traitement ou l’incompétence du professionnel, lorsque le fonctionnaire ne se trouve plus à l’endroit où il a reçu le premier traitement ou, selon la mission, s’il ne peut obtenir réparation du professionnel initial.

39.2 Dépenses imputables aux conditions au poste

39.2.1 Les frais de soins de santé engagés au poste à l’égard d’une personne à charge sont payables conformément au paragraphe 39.2.2, s’ils sont engagés en raison :

  1. d’une maladie attribuable aux conditions dans un lieu où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge demeure ou a demeuré, maladie d’un type dont l’incidence est plus marquée qu’au Canada, tel qu’il est déterminé par Santé Canada; ou
  2. d’une blessure résultant d’un événement survenu à l’endroit où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge demeure ou demeuré et qui n’aurait pas été subie normalement au Canada, ou qui crée une situation qui ne se serait normalement pas produite au Canada, tel qu’il est déterminé par Santé Canada.

39.2.2 L’administrateur général prévoira le paiement, lors du calcul du remboursement  dans l’éventualité d’une maladie ou blessure, en vertu de l’article 39.1, de :

  1. la franchise découlant de la différence entre la protection d’une personne seule et la protection familiale prévue par la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, selon le cas; et
  2. du montant réel de la coassurance que le fonctionnaire doit assumer en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique.

39.2.3 Au moment d’examiner les demandes de remboursement présentées en vertu du paragraphe 39.2.1, l’administrateur général doit demander l’avis de Santé Canada et tenir compte de cet avis afin de confirmer que la maladie ou la blessure est attribuable aux conditions existant au poste.

39.2.4 Lorsque l’assurance-soins médicaux, hospitaliers ou dentaires du fonctionnaire contractée en vertu de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique est épuisée par suite de frais entraînés par une maladie ou une blessure du genre dont il est question au paragraphe 39.2.1, l’administrateur général doit autoriser le paiement des montants qui auraient été payés en vertu de ces régimes en attendant le rétablissement de la protection normale du fonctionnaire.

DSE 40 – Primes de Régime provincial d'assurance-santé - Personnes à charge résidant au Canada

Portée

Introduction

La présente directive a pour but de fournir une aide financière aux fonctionnaires qui engagent des frais au titre des primes payables à un régime provincial d’assurance-santé au nom d’une ou de plusieurs personnes à charge et que ces frais excèdent le montant des primes de la couverture familiale sous la Protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique qui auraient par ailleurs été payables si la ou les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire au poste.

Directive

40.1 Application

40.1.1 Lorsque le fonctionnaire est tenu de payer des primes à un régime provincial d’assurance-santé au nom d’une ou de plusieurs personnes à charge qui habitent au Canada, et que ces primes sont supérieures au montant des primes de la couverture familiale sous la Protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique que le fonctionnaire aurait par ailleurs été obligé de payer si les personnes à charge l’avaient accompagné au poste, l’administrateur général autorisera une indemnité au titre de l’excédent à l’égard de la personne ou des personnes à charge qui n’habitent avec le fonctionnaire au poste :

  1. pour lesquelles il reçoit une aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille; ou
  2. pour lesquelles il reçoit des indemnités scolaires et/ou une indemnité de logement, en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, si ces personnes à charge fréquentent une école élémentaire ou secondaire ou un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada; ou
  3. âgées de moins de 21 ans qui reçoivent des soins ou font un stage d’éducation dans un établissement au Canada en raison d’une déficience intellectuelle ou physique.

40.1.2 Dans les cas où un époux ou un conjoint de fait choisit de demeurer au Canada pour des raisons personnelles autres que celles figurants à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et qu’il est assuré avec les autres personnes à charge, le coût d’une couverture individuelle est attribué à l’époux ou au conjoint de fait et seul le solde de la prime payée dans les faits donne droit à un remboursement.

40.1.3 Sur réception de l’indemnité, le fonctionnaire doit certifier que le montant sera utilisé aux fins prévues et que toute modification des coûts sera signalée à l’administrateur des DSE.

40.1.4 Les fonctionnaires devront soumettre tous les documents exigés par l’administrateur général pour démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

DSE 41 - Déplacement pour soins de santé

Portée

Introduction

Dans certaines localités à l’étranger, les soins médicaux, les installations et les possibilités de traitement ou de recours aux spécialistes ne répondent pas aux normes canadiennes. De plus, dans plusieurs localités où les installations ou les soins seraient convenables, le coût des traitements est trop élevé. La présente directive a pour but de permettre au fonctionnaire et aux personnes à sa charge ayant besoin de soins de santé pour traiter une condition médicale aiguë ou urgente ou pour un accouchement, d’avoir accès à des installations ou à des services de santé convenables, et ce, à un coût rentable tel que défini par l’administrateur général.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Condition médicale aiguë (Acute medical condition) s’entend d’une maladie ou d’une blessure qui survient rapidement et abruptement, exigeant un traitement rapide. Elle est opposée à une condition médicale chronique.

Condition médicale chronique (Chronic medical condition) s’entend d’une condition médicale de longue durée pouvant exiger un traitement médical continu. Elle est opposée à une condition médicale aiguë.

Condition médicale urgente (Emergency medical condition) s’entend d’une condition médicale où la santé ou le bien-être du fonctionnaire et/ou des personnes à sa charge pourrait être touché si des soins de santé ne sont pas fournis immédiatement.

Examen médical de routine (Routine medical examination) s’entend d’un examen médical mené à des intervalles préétablis et n’étant pas lié à un changement à l’état de santé du fonctionnaire et des personnes à sa charge ou à une condition médicale non urgente nouvelle ou en évolution qui peut être évaluée à un centre médical canadien ou son équivalent pendant un déplacement prévu à partir du poste. À titre d’exemple, notons un examen physique annuel ou un examen de suivi pour une condition médicale, y compris une condition médicale chronique, mené par n’importe quel type de fournisseur de soins de santé.

Personne à charge (dependant) s’entend de toute personne à charge ou de tout élève à charge, selon la définition à la DSE 2 – Définitions, respectivement, et qui réside avec le fonctionnaire au poste, ou qui fréquente à plein temps un établissement d’enseignement situé hors du Canada.

Traitement/intervention médical facultatif (Elective medical treatment/procedure) s’entend d’une investigation ou le traitement d’une condition médicale non urgente et pour laquelle il est possible de planifier une prestation normale de soins sans s’attendre à une détérioration de l’état de santé ou du bien‑être général du fonctionnaire et des personnes à sa charge.

Directive

41.1 Application

41.1.1 La présente directive s’applique au fonctionnaire et/ou aux personnes à sa charge tel qu’il est défini dans la présente directive qui doivent se déplacer pour obtenir des soins de santé, quand l’administrateur général détermine qu’il est nécessaire de donner des soins de santé pour traiter une condition médicale aiguë ou une condition médicale urgente, ou pour un accouchement; et

  1. des installations ou services de santé ne sont pas disponibles localement; ou
  2. le coût des traitements locaux est trop élevé.

41.1.2 La présente directive ne vise pas à faciliter les examens médicaux de routine, les rendez-vous ou les traitements, y compris les traitements de conditions médicales chroniques ou les traitements/processus médicaux facultatifs. Il incombe aux fonctionnaires et/ou aux personnes à leur charge de prendre des rendez-vous pendant des déplacements prévu à l’extérieur du poste s’ils n’ont pas accès à des installations ou soins médicaux convenables dans la localité.

41.1.3 Les installations ou les services de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure les soins dentaires, uniquement pour les postes énumérées à l’Appendice A de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires, et les soins paramédicaux raisonnables.

41.1.4 Au moment de déterminer si un déplacement pour soins de santé est nécessaire, sous réserve du paragraphe 41.1.1, l’administrateur général demandera conseil à un médecin autorisé, au fournisseur de soins médicaux tel que défini dans la DSE 2 – Définitions ou à un praticien qualifié, s’il y a lieu.

41.1.5 Au moment de déterminer si les installations ou les services de santé sont convenables, l’administrateur général doit tenir compte de la comparabilité aux normes de soins de santé et à la portée des installations de traitement ou des services de spécialistes au Canada, de la compétence professionnelle des praticiens, de la qualité des soins post-opératoires, de facteurs d’ordre culturel, social et politique, et de la rentabilité.

41.1.6 Sous réserve des paragraphes 41.1.4 et 41.1.5, quand l’administrateur général approuve le déplacement pour soins de santé, il autorisera un déplacement à la plus proche localité acceptable, à une autre localité acceptable, ou au Canada, en fonction des circonstances propres au cas et de la rentabilité, et il approuvera les dépenses comme il est indiqué dans la présente directive pour :

  1. un fonctionnaire ou une personne à sa charge qui doit se déplacer pour des soins de santé; et
  2. un jeune enfant qui doit accompagner le parent devant se déplacer pour des soins de santé; et
  3. un accompagnateur, dans le cas où le besoin est attesté par un praticien qualifié.

41.1.7 Sous réserve de l’alinéa 41.1.6b), au moment de déterminer s’il doit autoriser les frais pour les enfants à charge devant accompagner le parent, l’administrateur général étudiera chaque cas selon son bien-fondé en tenant compte de facteurs comme l’âge des enfants, ainsi que la disponibilité et le coût des services de garde au poste.

41.1.8 Quand un praticien qualifié en atteste la nécessité, et lorsque le fonctionnaire ou une personne à sa charge reçoit un traitement et qu’il est souhaitable ou plus rentable de garder la personne qui a accompagné au centre de traitement pendant toute la période de traitement, des frais admissibles conformément à l’article 41.2 seront autorisés.

41.1.9 Les frais de voyages peuvent être payés pour permettre à la personne qui a accompagné de faire un deuxième aller-retour au centre de traitement au terme de la période de traitement, quand il n’est pas nécessaire qu’elle demeure avec la personne traitée.

41.2 Frais admissibles

41.2.1 Sous réserve du paragraphe 41.1.6, l’administrateur général autorisera :

  1. les frais de voyages réels et raisonnables tel qu’il est défini dans la DSE 2 – Définitions, y compris le tarif aérien le plus économique, compte tenu de la circonstance particulière et/ou de l’itinéraire, entre la localité où se trouve le fonctionnaire ou la personne à sa charge ayant besoin de soins de santé et la ville où se situe le centre de traitement, comme le détermine l’administrateur général;
  2. les frais de logement, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, dans la localité où se trouve le centre de traitement;
  3. les frais réels et raisonnables fondés sur les reçus pour des repas seulement lorsque les frais de logement commercial sont réclamés dans la localité où se trouve le centre de traitement. Cependant, les repas ne peuvent pas être réclamés lorsque les frais de logement privé sont réclamés;
  4. une indemnité de faux frais quotidienne par unité familiale, conformément à la Directive sur les voyages du CNM dans la localité où se situe le centre de traitement; et
  5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, entre la localité où se trouve la personne en déplacement pour soins de santé et les membres de la famille qui se trouvent au poste du fonctionnaire pour la personne qui reçoit les soins de santé et pour la personne qui l’accompagne qui n’est pas un membre de sa famille. On ne peut toutefois pas demander le remboursement des appels téléphoniques quand une indemnité de faux frais est versée pour un déplacement au Canada ou dans la zone continentale des États-Unis.
41.3 Garde des personnes à charge

41.3.1 L’administrateur général autorisera le paiement de frais pour la garde des personnes à charge conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

41.3.2 Quand des frais pour la garde des personnes à charge sont engagés au poste, il est possible de dépasser le montant maximal sur recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur approprié.

41.2 Congé de déplacement

41.2.1 À moins que l’administrateur général n’en convienne autrement, le congé de déplacement pour le fonctionnaire ne doit être accordé pendant les heures normales de travail que s’il est impossible au fonctionnaire de se déplacer avant ou après celles-ci.

41.5 Accouchement

41.5.1 Dans les cas d’accouchement et sous réserve du paragraphe 41.1.6, l’administrateur général approuvera aussi le paiement des frais tel qu’il est précisé à l’article 41.2, avant et après le moment de la naissance, quand :

  1. le transporteur public approuvé par l’administrateur général pour offrir le moyen de transport le plus convenable et le plus approprié impose des restrictions sur le déplacement de la femme enceinte ou du nouveau-né; et/ou
  2. les formalités de visa ou autres formalités de rentrée retardent le retour au poste; et/ou
  3. il existe une exigence médicale acceptable pour le fournisseur de soins médicaux.
41.6 Indemnité de déplacement pour soins de santé pour assister à la naissance d’un enfant

41.6.1 Sous réserve de l’article 41.5, l’administrateur général approuvera une indemnité de déplacement pour soins de santé pour permettre à l’époux ou au conjoint de fait d’être présent à la naissance de l’enfant, pour une période maximale de cinq (5) jours. Sous réserve de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport, l’indemnité comprendra :

  1. les frais de voyages, conformément à l’alinéa 41.2.1a);
  2. les frais de logement, conformément à l’alinéa 41.2.1b), au besoin; et
  3. une indemnité de repas quotidienne, conformément à la Directive sur les voyages du CNM. L’indemnité de faux frais prévue dans la Directive sur les voyages du CNM n’est pas payable.

41.7 Rapport médical

41.7.1 Quand un déplacement pour soins de santé est autorisé en vertu de la présente directive, un rapport médical du médecin traitant jugé satisfaisant par le fournisseur de soins médicaux doit être envoyé à celui-ci, comme le détermine l’administrateur général.

41.7.2 Dans les cas où Santé Canada est le fournisseur de soins médicaux, les rapports médicaux seront envoyés à l’adresse suivante :

Programme de santé au travail de la fonction publique, Clinique du RCN
Direction des services de santé spécialisés
Direction générale des services de gestion
Santé Canada
171, rue Slater, 12e étage, Arrêt postal 3712M
Ottawa (ON) K1A 0K9

Tél. : 1-855-312-1500
Télécopieur : 613-990-9397

Courriel: overseas.ncrclinic@hc-sc.gc.ca

DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) pour frais dentaires

Portée

Introduction

Il peut arriver que les médecins, les dentistes et les hôpitaux ne soient pas disposés à attendre le remboursement des services par les régimes d'assurance-maladie, d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-hospitalisation. Par conséquent, quand le fonctionnaire peut montrer qu’il est admissible à se faire rembourser ultérieurement des frais de soins de santé ou des frais dentaires, soit de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique ou en vertu des Directives sur le service extérieur, l’employeur versera une avance au fonctionnaire afin de payer les frais médicaux ou dentaires.

L'objet de la présente directive est d'accorder une aide financière pour des dépenses plus importantes, plutôt que pour des frais médicaux et dentaires courants.

Directive

42.1 Application

42.1.1 Quand un fonctionnaire engage des frais médicaux ou des frais dentaires et qu’il est admissible à obtenir un remboursement soit de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique ou en vertu des Directives sur le service extérieur, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance pour couvrir ces frais. Ces avances seront uniquement autorisées dans les cas suivants :

  1. lorsque l'avance n'est pas inférieure à 500 $; et
  2. lorsque, sous réserve des paragraphes 42.1.5, 42.1.6 et 42.1.7, le fonctionnaire s'engage à rembourser l'avance dans les six mois; et
  3. lorsque le fonctionnaire soumet une estimation des frais du médecin, du dentiste ou de l'hôpital représentant 90 % de l'avance demandée; et
  4. à condition que le fonctionnaire s'engage par écrit grâce à la formule d'avance pour frais médicaux et/ou dentaires, à endosser et à remettre au Receveur général du Canada tout chèque émis par les assureurs, ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels l'avance a été autorisée; et
  5. lorsque l'avance vise des frais dentaires pour des personnes à charge non assurées par le Régime de soins dentaire de la fonction publique (RSDFP), le fonctionnaire peut devoir présenter une preuve d'assurance.

42.1.2 Afin de protéger les fonctionnaires des fluctuations du taux de change, les avances peuvent être calculées et remboursées en dollars canadiens ou dans une autre monnaie, selon le cas, pour toutes les fins suivantes :

  1. l'estimation des coûts établie par le fournisseur de soins de santé et fournie par le fonctionnaire à l'appui de la demande d'avance pour frais médicaux/dentaires;
  2. le paiement des services pour lesquels l'avance a été approuvée; et
  3. le remboursement de la réclamation d'assurance du fonctionnaire.

42.1.3 Aucun fonctionnaire ne sera admissible à une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada si le régime d'assurance provincial du fonctionnaire est remis en vigueur ou si le médecin, l'hôpital ou tout autre service de santé est disposé à attendre le règlement du compte par le régime d'assurance-maladie provincial ou autre régime de soins de santé.

42.1.4 Sauf dans les cas prévus au paragraphe 42.1.7, lorsque, pour une raison quelconque, tout chèque émis par l'administrateur du Régime ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement de frais médicaux ou dentaires pour lesquels une avance a été autorisée, n'est pas endossé et remis au Receveur général du Canada par un fonctionnaire, cette avance doit être remboursée sur réception d'un tel règlement.

42.1.5 Sauf dans les cas prévus au paragraphe 42.1.7, lorsqu'un fonctionnaire qui a reçu le règlement de l'administrateur du Régime ou de l'employeur néglige de rembourser tout solde impayé de l'avance dans un délai de 60 jours à compter de la ou des dates où le ou les chèques(s) de règlement ont été émis par un administrateur du Régime ou par l'employeur, ce solde impayé de l'avance est susceptible de recouvrement en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

42.1.6 Sauf quand il est prévu au paragraphe 42.1.7, quand une avance a été autorisée en vertu de la présente directive, le fonctionnaire devra veiller à soumettre une réclamation au titre de la protection totale du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique le plus tôt possible, nonobstant les exigences relatives au temps que les régimes prévoient pour accepter les réclamations. Si une réclamation est rejetée en vertu du régime parce qu’elle a été présentée trop tard, le fonctionnaire ne peut pas demander une réclamation en vertu de la DSE 39 – Frais de soins de santé, de ces directives; il devra rembourser entièrement l’avance, qui pourra être recouvrée en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

42.1.7 Le délai de remboursement peut être prolongé lorsque l'administrateur général est convaincu que des circonstances exceptionnelles qui sont raisonnablement indépendantes de la volonté du fonctionnaire empêchent ce dernier de rembourser dans le délai prescrit l'avance qui lui a été consentie en vertu du paragraphe 42.1.1.

Partie VII - Jours fériés, congés et voyages personnels

DSE 44 - Jours fériés

Portée

Introduction

La présente directive vise à accorder aux fonctionnaires le même nombre de jours fériés rémunérés que s'ils étaient en service au Canada. De plus, l'administrateur général peut autoriser que les jours auxquels un fonctionnaire aurait normalement droit, s'il était en service au Canada, soient remplacés par les jours fériés locaux.

Directive

44.1 Application

44.1.1 Un fonctionnaire a droit au même nombre de jours fériés rémunérés par année civile auquel il aurait droit, s'il était en service au Canada, selon une convention collective ou toute autre autorité pertinente.

44.1.2 Nonobstant les dispositions d'une convention collective ou de toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada, l'administrateur général peut substituer un autre jour férié au jour férié désigné auquel un fonctionnaire aurait droit s'il était en service au Canada, lorsque ce jour férié désigné n'est pas reconnu au poste comme jour férié général.

44.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire travaille à plus d'un endroit au cours d'une année civile, l'administrateur général devra en outre rajuster les jours fériés désignés au poste pour cet fonctionnaire de manière à ce que celui-ci reçoive le même nombre de jours fériés désignés pour l'année civile que le nombre déterminé dans une convention collective ou toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

44.1.4 Lorsqu'un jour désigné comme jour férié au poste coïncide avec un jour de repos pour le fonctionnaire, ou que ce dernier est tenu de travailler au poste un jour férié, une rémunération ou un congé rémunéré devra être autorisé conformément à la convention collective du fonctionnaire ou à toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service l'extérieur

Portée

Introduction

La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.

La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.

Les procédures d'émission et de vérification des crédits se trouvent dans la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur

45.1.1 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre le poste et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.

45.1.2 Chaque plein crédit de déplacement du service extérieur est converti à une indemnité de déplacement non soumise à justification, équivalant à 75 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire à la ville du bureau principal lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif sans restriction, c'est 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion qui s'appliquera.

45.1.3 Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en devise locale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.

45.1.4 Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que le logement et les repas.

45.1.5 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit/une indemnité de déplacement du service extérieur pour :

  1. un voyage pendant son affectation à l’étranger; et/ou
  2. des frais de voyage engagés à l’occasion de son installation à son nouveau poste ou de son départ de celui-ci, à condition d’avoir reçu l’approbation au préalable et sujet à une vérification à l’arrivée au nouveau lieu de travail; et/ou
  3. un voyage pour se rendre, après avoir reçu une formulaire de confirmation d'affectation (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'éducation des personnes à charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité.

45.1.6 Le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne.

45.1.7 Le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent au poste).

45.1.8 Le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir du poste peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune.

45.1.9 Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ le poste du fonctionnaire, une escale d'au moins 24 heures au poste du fonctionnaire doit paraître sur l’itinéraire de voyage avant que le voyage reprenne.

45.1.10 Avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).

45.1.11 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n’est pas refusée sans motif valable.

45.1.12 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE au bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de déplacement.

45.1.13 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

  1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
  2. remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.14 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

  1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
  2. peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli; ou
  3. peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.15 Lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue.

45.1.16 En ce qui a trait à l'application des paragraphes 45.1.13 et 45.1.14, le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, selon l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non remboursables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.

45.1.17 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement le poste, (sauf s'il y a réinstallation conformément à l'alinéa 45.1.5b) et au paragraphe 45.1.15), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.

45.1.18 Le transport par voiture, au taux de kilométrage/millage réduit, est une pièce justificative acceptable, pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres du poste et que le voyage nécessite le logement pour une nuit ou plus.

45.1.19 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de congé de déplacement.

45.2 Banque de crédits de congé de service extérieur

45.2.1 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1er octobre 1997 peut :

  1. conserver et utiliser les crédits de congé du service extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/ou
  2. recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et
  3. lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.
45.3 Dispositions transitoires

45.3.1 Les fonctionnaires en poste ayant des crédits dans la banque de crédits de déplacement du service extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions jusqu’au 31 mars 2020. Le 1er avril 2020, tous les crédits de déplacement restants seront convertis en crédits de congé, conformément au paragraphe 45.1.12 de la présente directive et les crédits de congé seront assujettis aux dispositions du paragraphe 45.3.3.

45.3.2 Les fonctionnaires ayant des crédits dans la banque de crédits de congé de service à l’extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions, conformément au paragraphe 45.2.1, jusqu’au 31 mars 2020 ou jusqu’à ce que tous les crédits de congé soient utilisés en tant que congés ou remboursés tel qu’il est précisé au paragraphe 45.3.3.

45.3.3 À compter du 1er avril 2020, les fonctionnaires doivent utiliser au minimum 75 heures de crédits de congé par année ou demander le remboursement d’un minimum de 75 heures de crédits de congé. Lorsque le fonctionnaire n’a pas utilisé le minimum de 75 heures de crédits de congé, la différence entre la somme utilisée ou versée et les 75 heures doit être remboursée au fonctionnaire, en fonction de son salaire en vigueur au 1er avril de l’année où le paiement est accordé par l’administrateur général.

45.3.4 L’approbation du congé ne doit pas être refusée d’une façon déraisonnable.

DSE 46 - Congé de poste optionnel

Portée

Introduction

En vertu de la présente directive, un fonctionnaire peut choisir un congé de poste de dix jours par année au lieu de l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur. Le fonctionnaire recevra la prime de service extérieur au lieu du congé de poste à moins qu'il ne demande expressément le congé de poste.

Directive

46.1 Application

46.1.1 Un fonctionnaire peut choisir le congé de poste, tel qu'il est décrit dans la présente directive, ou l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, mais non les deux. Sauf s'il demande expressément le congé de poste, le fonctionnaire recevra la prime de service extérieur.

46.1.2 Pour passer d'une Indemnité spéciale de poste à un Congé de poste, ou vice versa, le fonctionnaire en fait la demande à son administrateur de DSE du bureau principal, par écrit, deux mois avant la date du changement souhaité. Les fonctionnaires ne peuvent modifier leur choix qu'une fois par année.

46.1.3 L'administrateur général accorde un congé de poste à un fonctionnaire aux mêmes conditions que les congés annuels qui sont attribués pour son groupe professionnel, sauf que :

  1. les crédits de congé de poste sont utilisables au poste, sont transférables d'un poste à l'autre et peuvent être utilisés en combinaison avec les indemnités de déplacement prévues à l'occasion du poste;
  2. le total des crédits de congé de poste acquis à tout moment ne peut dépasser 40 jours; lorsque ce maximum est atteint, le fonctionnaire recevra automatiquement l'Indemnité spéciale de poste prévue à l’article 56.11 de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, jusqu'à ce qu'il ait ramené ses crédits de congé de poste en deçà de 40 jours et qu'il opte de nouveau pour un congé de poste en vertu des dispositions de la présente directive;
  3. sur demande, un fonctionnaire peut recevoir un paiement en espèces pour une partie ou la totalité des crédits de congé de poste acquis, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de la demande; et
  4. les crédits de congé de poste sont monnayés au retour du fonctionnaire au Canada, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date du retour du fonctionnaire au travail au Canada.

46.1.4 Lorsqu'un fonctionnaire opte pour un congé de poste, il acquiert des crédits au taux de 10/12 d'une journée pour chaque mois de service complet accompli à un poste, au sens de la DSE 2 – Définitions :

  1. jusqu'à la fin de sa période d'affectation à l’étranger (ou des périodes d'affectation, s'il est affecté d’un poste à l’étranger à un autre), et ce, jusqu'à concurrence de 40 jours; ou
  2. jusqu'au dernier jour du mois suivant le préavis de deux mois qu'il donne de son intention de passer du congé de poste (DSE 46) à une Indemnité spéciale de poste (article 56.11 de la DSE 56).

DSE 47 - Congé pour cause de maladie ou blessure attribuable au poste

Portée

Introduction

La présente directive reconnaît qu’un fonctionnaire qui est en affectation à l’étranger peut s’absenter du travail en raison d’une maladie qui n’est pas endémique au Canada ou une blessure qui ne se serait pas normalement produite au Canada et prévoit qu’un congé pris pour des raisons médicales (physiques et/ou psychologiques) en raison d’une maladie ou d’une blessure attribuable au poste ne doit pas être imputée aux crédits de congé du fonctionnaire.

Directive

47.1 Application

Lorsque Santé Canada détermine qu'une maladie n'est pas endémique au Canada, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à prendre un congé en raison d'une maladie attribuable au poste, en prenant en considération les programmes appuyés par l’employeur.

47.1.2 Lorsque Santé Canada détermine qu'une blessure a des conséquences qu'elle n'aurait normalement pas au Canada, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à prendre un congé en raison de ladite blessure pour une période plus longue que celle à laquelle donnerait normalement droit la même blessure au Canada, en prenant en considération les programmes appuyés par l’employeur.

47.1.3 Les dispositions des paragraphes 47.1.1 et 47.1.2 doivent s’appliquer peu importe le lieu d’affectation du fonctionnaire au moment de l'absence.

47.1.4 Des absences en raison d’une maladie ou d’une blessure qui ne sont pas visées par la présente directive sont assujetties aux dispositions de la convention collective appropriée ou aux règlements applicables.

DSE 48 - Autre congé

Directive

48.1 Application

48.1.1 L'administrateur général peut accorder plus de jours de congé se rapportant à des responsabilités familiales ou à des deuils que ne le permet une convention collective ou une autre autorisation dans une situation semblable si, de l'avis de la direction, l'événement est plus pénible à un poste qu'il ne le serait au Canada. Cependant, ce congé ne peut en aucun cas dépasser huit jours additionnels en vertu de la présente directive.

DSE 50 - Aide au déplacement du poste

Portée

Introduction

On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d’une indemnité d’aide au déplacement du poste pour faire un voyage au Canada et/ou voyager ailleurs qu’au poste pendant leur affectation à l’étranger, et que les fonctionnaires affectés à des postes difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

50.1.1 Un fonctionnaire et les personnes à charge qui partagent normalement sa résidence au poste, y compris les élèves des cours élémentaires et secondaires qui font leurs études hors du poste, mais non au Canada, en vertu des dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque le système scolaire au poste n'est pas compatible, ont droit à une indemnité pour une aide au déplacement du poste (ADP) pour les aider à voyager :

  1. une fois par période d'affectation de trois ans ou plus (y compris toute prolongation), pour les postes qui ne sont pas énumérées dans l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste; lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste non difficile pour une période de moins de trois ans, il n'a droit à une allocation qu'à la fin de son affectation à l’étranger en vertu du paragraphe 50.4.1;
  2. une fois par période d'affectation de deux ans et une indemnité pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste;
  3. deux fois par période d'affectation de trois ans et une indemnité pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste;
  4. une fois pour chaque année d'affectation et une indemnité pour chaque année en sus de la période normale d'affectation, pour les postes de niveaux III, IV et V figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste.

50.1.2 Le fonctionnaire doit utiliser l'allocation pour se déplacer à l'extérieur du poste, et peut se prévaloir de l'allocation à plus d'une occasion, sur présentation d'un plan de voyage fournissant des précisions sur le déplacement de chacune des personnes pour lesquelles une allocation a été autorisée.

50.1.3 Lorsqu'une ADP est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.

50.1.4 En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation à l’étranger, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation à l’étranger prend fin.

50.1.5 Lorsqu'une demande d'aide conformément à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille est autorisée, l'indemnité accordée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée par le fonctionnaire et par les personnes à sa charge pour être certifiée en vertu de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.2 Couple de fonctionnaires

50.2.1 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés au même poste, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.

50.3 Calcul et certification de l’indemnité

50.3.1 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 50.1.1 et/ou 50.4.3, l'administrateur général doit autoriser une indemnité qui n’a pas à être justifiée et qui fera l’objet d’une certification et d’une vérification possible, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.3.2 L’indemnité doit être établie conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du CNM pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, et l’article 56.11 – Indemnités spéciale de poste, à compter du 1er juin de chaque année, conformément à l’Appendice A de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, et correspondre à :

  1. 80 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire jusqu’à la ville de son bureau principal; ou
  2. s’il n’y a pas de billet sans restriction à plein tarif en classe économique pour l’ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion.

50.3.3 Les fonctionnaires sont tenus de certifier que 75 % de l’indemnité est dépensée pour les déplacements et les frais liés aux déplacements, y compris le transport, l’hébergement, les repas et les faux frais comme les excursions et les droits d’entrée, etc. Une certification est exigée au terme du dernier voyage ou de l’affectation à l’étranger du fonctionnaire, selon la première éventualité, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport. Conformément aux dispositions de l’article 70.4, les fonctionnaires doivent conserver une preuve du voyage et peuvent avoir à démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

50.4 Prorogation de l'indemnité de transport

50.4.1 En plus de l'aide qui leur est accordée en vertu du paragraphe 50.1.1, le fonctionnaire et les personnes à charge partageant normalement sa résidence au poste, y compris les élèves des cours élémentaires et secondaires qui font leurs études hors du poste, mais non au Canada, en vertu des dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque le système scolaire au poste n'est pas compatible, ont droit de demander de voyager entre le poste et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation à l’étranger, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 - Réinstallation.

50.4.2 Le fonctionnaire ne peut se permettre de proroger son indemnité de transport prévue à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.3 L'administrateur général a le droit, pour des raisons opérationnelles, de proroger l'indemnité de transport à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire prévue à l’article 15.3 de la DSE 15 - Réinstallation. En pareil cas, le fonctionnaire a droit à une ADP supplémentaire en vertu de la présente directive pour le déplacement à la ville où est situé le bureau principal, pendant sa nouvelle affectation à l’étranger. Ce déplacement à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire doit être indiqué sur le Formulaire d'attestation de voyage de la DSE 70 au titre de la DSE 50.

50.4.4 Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.4 à la fin d'une affectation à l’étranger ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyages de réinstallation effectués en vertu de la DSE 15 - Réinstallation, et ne s'appliquent pas lorsque l'affectation à l’étranger est prolongée.

50.5 Congé

50.5.1 Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé au paragraphe 50.1.1 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.

50.5.2 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de son poste à la ville où est situé son bureau principal.

50.6 Expédition additionnelle des effets

50.6.1 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à un poste difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions des articles 15.13 à 15.15 de la DSE 15 - Réinstallation. Le fonctionnaire aura droit à un bagage accompagné excédent par voyageur admissible ou à faire expédier des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l’accompagne.

50.6.2 Les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste du fonctionnaire au moment où le voyage se fait.

50.6.3 Cette expédition peut se faire en provenance d'un ou de plusieurs endroits situés sur le parcours de retour au poste et doit se rattacher à la période de voyage.

50.6.4 Le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et/ou les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.

50.6.5 Le fonctionnaire est responsable des frais de tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.

50.7 Fonctions temporaires

50.7.1 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive est accompagné d'une personne à charge et reçoit l'ordre d’effectuer des fonctions temporaires pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à l’article 15.11 de la DSE 15 - Réinstallation.

50.8 Changement du taille de la famille

50.8.1 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADP. Une fois versée, l'ADP ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge.

50.9 Modification du niveau de difficulté du poste

50.9.1 Lorsque la fréquence de l'ADP est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à ce poste.

50.9.2 Lorsque la fréquence de l'ADP est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification touche seulement un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à ce poste.

50.10 Départ avant la fin de l'affectation

50.10.1 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à un poste, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'indemnité; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes des articles 15.26 et 15.27 de la DSE 15 - Réinstallation.)

50.11 Pouvoir discrétionnaire de la direction

50.11.1 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1 de la présente directive, lorsque l’administrateur est d’avis que l’année entière n’est pas achevée en raison d’exigences opérationnelles qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire, l’administrateur général peut verser l’indemnité au prorata au fonctionnaire et toute personne à sa charge qui a déménagé en même temps que le fonctionnaire.

50.11.2 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1. de la présente directive, lorsque l’administrateur général est d’avis que les fonctionnaires et/ou les personnes à leur charge qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, devraient être autorisés à utiliser l’indemnité prévue en vertu de la présente directive pour voyager ailleurs que l’endroit de l’évacuation plutôt qu’à partir du poste, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité accordée à partir du poste du fonctionnaire pour les voyages.

50.11.3 Lorsque le déplacement a lieu pendant une évacuation d’urgence, le déplacement doit avoir lieu ailleurs qu’au poste et qu’au lieu de l’évacuation. Les frais prévus en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, ne peuvent être utilisées pour certifier l’utilisation de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

50.11.4 Lorsque le pouvoir discrétionnaire de la direction est exercé :

  1. l’indemnité est assujettie aux mêmes conditions qu’une indemnité intégrale; et
  2. il faut rendre compte des détails au comité interministériel de coordination du service extérieur approprié.

DSE 51 - Réunion de famille

Portée

Introduction

Afin de limiter les effets d'une séparation directement attribuable à l'affectation d'un fonctionnaire à un poste, l'employeur prend en charge les appels téléphoniques et les frais de déplacement pour une réunion de famille au moins une fois l'an.

Les dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille prévalent sur celles de la présente directive.

Les dispositions relatives aux déplacements pour réunion de famille sont résumées à l'Appendice A de la présente directive.

Directive

51.1 Application

51.1.1 Les avantages auxquels la présente directive donne droit seront établis pour une période de 12 mois commençant le 1er septembre de chaque année, sauf s'il s'agit d'un voyage effectué en vertu de l'article 51.9 par une personne à charge d'un fonctionnaire qui a accepté d'être affecté seul, auquel cas les avantages auxquels cette personne a droit sont établis en fonction de la période de 12 mois à compter de la date d'arrivée du fonctionnaire au poste.

51.1.2 Pour déterminer l’admissibilité au remboursement des frais de déplacement pour des périodes de moins de 12 mois de service, l’administrateur général doit tenir compte de la date d’arrivée du fonctionnaire au poste par rapport à l’année scolaire et les mois de service complétés tel qu’il est défini à la DSE 2 – Définitions. Par exemple, lorsque deux voyages sont prévus par période de 12 mois, que l’année scolaire est du 1er septembre au 31 août et que le fonctionnaire est affecté en janvier, il ne sera normalement autorisé qu’à un voyage pendant les grandes vacances scolaires, avant le début de la première période complète de 12 mois commençant le 1er septembre.

51.1.3 Lorsque des déplacements peuvent être autorisés en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.10 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de 12 mois ne doit pas dépasser quatre.

51.2 Couple de fonctionnaires

51.2.1 Sous réserve des articles 51.1, 51.3 et 51.11, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille à un fonctionnaire ou à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires aux fins du déplacement pour réunion de famille.

51.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires accepte d'être affecté à des postes différents, l'administrateur général peut autoriser une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :

  1. jusqu'à deux voyages aller-retour par période de 12 mois entre les postes, lorsque l’un ou l'autre des fonctionnaires, y compris l'enfant à charge résidant avec un des fonctionnaires du couple de fonctionnaires, utilise cet indemnité pour voyager au poste de l'autre fonctionnaire; et
  2. jusqu'à trois voyages aller-retour par période de 12 mois pour des déplacements effectués par l'enfant/l'élève qui voyage jusqu'à l'un ou l'autre des postes, qui auraient autrement été autorisés conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7, de la ville où l'enfant/l'élève à charge réside jusqu'à l'un ou l'autre des postes.

51.2.3 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément à l'article 51.4 pour un enfant inscrit à l'école élémentaire ou secondaire au Canada, deux des voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.4 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément aux articles 51.5, 51.6 ou 51.7, il doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.5 Les voyages d'un enfant/élève conformément à l'article 51.2 sont assujettis aux limites d'âge et de coût prévues aux articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 ou 51.8, selon le cas.

51.2.6 Pour l'application des paragraphes 51.10.4 et 51.10.5, lorsque l'autre parent de l'enfant se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada et que ce dernier est un fonctionnaire/époux/conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.2.7 Pour l'application du paragraphe 51.10.6, l'enfant qui se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada en compagnie d'un parent qui est un fonctionnaire/époux/conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre la ville où se trouve l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.3 Indemnité de déplacement pour réunion de famille

51.3.1 Dans toute la présente directive, l’indemnité de déplacement pour réunion de famille équivaut :

  1. au tarif le plus bas d'un voyage par avion vers une destination donnée, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct entre le poste et soit la ville où la personne à charge réside, soit celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas; et
  2. à une somme correspondant aux frais de transport local à destination et à partir des aéroports des points de départ et/ou de destination; et
  3. à une somme calculée pour couvrir les frais des deux premiers bagages enregistrés lorsque la compagnie aérienne exige des frais; et
  4. à une somme calculée pour couvrir les frais de repas, de logement et de transport local aller-retour de l'aéroport lorsqu'une escale est nécessaire, quand il n'est pas possible ou pratique d'arranger un itinéraire pour que le voyage se poursuive sans escale jusqu'à la destination approuvée, lorsque cette somme est autorisée à l'avance par l'administrateur général.

51.3.2 Aux fins d'établir les montants sous le paragraphe 51.3.1, les critères suivants s'appliquent :

  1. un tarif réduit ou à rabais doit être choisi avant le plein tarif économique, quand ces tarifs sont offerts; des économies substantielles sont possibles lorsque les vols sont réservés aussi longtemps à l'avance que possible; on s'attend à ce que les fonctionnaires fassent leurs arrangements de voyage de quatre à six semaines à l'avance; à moins d'une raison acceptable pour l'administrateur général, le plein tarif économique n'est pas autorisé; et
  2. si, pour le même genre de voyage, les tarifs aériens varient selon que le billet est acheté au Canada ou au poste du fonctionnaire, on doit se fonder sur le tarif le plus bas; et
  3. si le fonctionnaire achète à l'avance des billets limités afin d'obtenir un tarif réduit, l'employeur lui rembourse le coût des frais de changement de billet s'il faut changer les dates de déplacement pour des raisons échappant au contrôle raisonnable du fonctionnaire; et
  4. si la personne à charge ou le fonctionnaire préfère se déplacer en voiture, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est calculée en fonction du taux de kilométrage/millage réduit tel qu’il est défini à la DSE 2 - Définitions, lorsque la demande provient du voyageur, pour le voyage aller-retour entre la ville où la personne à charge réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage par avion au tarif le plus bas, conformément au présent article; et
  5. lorsque les frais ne sont pas connus pour les dépenses indiquées à l’alinéa 51.3.1b), c) ou d), une indemnité supplémentaire peut être versée.
51.4 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire élémentaire ou secondaire

51.4.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour trois voyages aller-retour par période de 12 mois entre la ville où il réside et le poste pour un élève à charge fréquentant une école à plein temps et pour lequel une indemnité scolaire est versée conformément à la DSE 34 - Indemnités scolaires, si l'élève à charge poursuit ses études :

  1. élémentaires ou secondaires au Canada; ou
  2. secondaires hors du poste, en raison de l'incompatibilité des écoles au poste.

51.4.2 Aux fins du paragraphe 51.4.1 :

  1. la dernière année d'admissibilité doit être la période de 12 mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance; et
  2. l'un des voyages doit avoir lieu pendant les grandes vacances scolaires.
51.5 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau postsecondaire – 21 ans ou moins

51.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de 12 mois pour un élève à charge fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire, entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du déplacement entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de 12 mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'élève.

51.6 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau postsecondaire – 22 ou 23 ans

51.6.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de 12 mois pour un élève à charge :

  1. âgé de plus de 21 ans, mais de moins de 24 ans; et
  2. fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement approuvé par l'administrateur général, et fréquentant un programme d'enseignement reconnu, qui pourrait inclure des affectations de travail entre des cours (p. ex. un programme coopératif).

51.6.2 Aux fins du paragraphe 51.6.1, l'indemnité doit couvrir les dépenses occasionnées pour se rendre du lieu de l'élève au poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada.

51.6.3 La dernière année d'admissibilité aux dispositions du paragraphe 51.6.1 doit être la période de 12 mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 23e anniversaire de naissance de l’élève.

51.7 Voyage d'un enfant à charge au poste – Enfant non inscrit à un établissement d'enseignement

51.7.1 Aux fins des paragraphes 51.7.2 et 51.7.3, un enfant s'entend de l'enfant d'un fonctionnaire/époux/conjoint de fait qui :

  1. n'est pas un élève à charge;
  2. n'habite pas avec le fonctionnaire au poste; et
  3. habite normalement, comme personne à charge, avec le fonctionnaire/l'époux/le conjoint de fait au Canada.

51.7.2 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement non soumise à justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de 12 mois, si l'enfant n'a pas atteint l'âge de 19 ans, pour voyager entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût d'un voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de 12 mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 18e anniversaire de naissance de l'enfant.

51.7.3 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de 12 mois si l'enfant a plus de 18 ans, mais moins de 22 ans, pour se déplacer entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de 12 mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21anniversaire de naissance de l'enfant.

51.8 Un enfant ayant des besoins spéciaux

51.8.1 Lorsque l’enfant qui se déplace a une déficience intellectuelle ou physique et que la compagnie aérienne n’accepte pas qu’il voyage sans être accompagné ou lorsqu’il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 et 51.7 peut servir à une personne pour accompagner l’enfant.

51.8.2 Lorsqu’un enfant à charge ayant des besoins spéciaux reçoit des soins et/ou une formation à un établissement au Canada, en raison d’une déficience intellectuelle ou physique, et que le voyage n’a pas été autorisé à l’égard de cet enfant au cours de la période de 12 mois précédente en vertu de la présente directive, et qu’aucun des parents n’a voyagé au Canada en vertu de la présente directive concernant un autre enfant, l’administrateur général doit autoriser une indemnité de réunion de famille pour des frais de voyage réels et raisonnables aller-retour entre le poste du fonctionnaire et l’emplacement de l’enfant, moins les frais de voyage du retour entre l’emplacement de l’enfant et la ville du bureau principal :

  1. deux fois par année pour le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait (c’est-à-dire le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait ne peuvent demander le remboursement de quatre voyages individuels en voyageant séparément); ou
  2. deux fois par année pour un enfant ayant des besoins spéciaux et une personne pour l’accompagner; ou
  3. une fois par année pour le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait et une fois par année pour un enfant ayant des besoins spéciaux et une personne pour l’accompagner.

51.8.3 Lorsqu’un parent ou les deux parents ont voyagé au Canada en vertu de la présente directive pour un autre enfant, cela compterait comme un voyage, et ils seraient tenus de rendre visite à l’enfant ayant des besoins spéciaux en même temps. Cela réduirait d’un voyage le nombre de voyages autorisés en vertu de la présente directive.

51.9 Réunion de famille pour les fonctionnaires affectés seuls

51.9.1 Sous réserve de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et sauf si le présent article prévoit le contraire, lorsqu'un fonctionnaire accepte d'être affecté seul, l'administrateur général peut autoriser jusqu'à deux voyages aller-retour par période de 12 mois pour ses personnes à charge, selon les modalités suivantes :

  1. si les personnes à charge ont été réinstallées dans une autre ville, conformément à l’article 15.23 de la DSE 15 - Réinstallation, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un aller-retour entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire ;
  2. si l'alinéa 51.9.1a) ne s'applique pas, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un déplacement :
    1. entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire; ou
    2. entre la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste.
51.10 Visite d'un enfant visé par une entente de garde

51.10.1 En cas d'entente de garde ou lorsque l'enfant n'a pas encore 22 ans et qu'il n'y a pas d'entente de garde en raison de l'âge de l'enfant, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille conformément à cet article.

51.10.2 Les déplacements en vertu de cette section ne doivent pas dépasser le taux de fréquence des déplacements admissibles en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7.

51.10.3. Pour déterminer la part de l’employé des frais de déplacement, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé, par exemple :

  1. si le voyage est effectué selon un tarif d'excursion, la part de l’employé sera fondée sur les tarifs d'excursion;
  2. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable est plus de 800 kilomètres de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens canadiens en vigueur le jour où commence le voyage; ou
  3. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable est moins de 800 kilomètres de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs autobus ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs.

51.10.4 Si le fonctionnaire/époux/conjoint de fait est responsable du déplacement d'un enfant à charge qui réside avec le fonctionnaire au poste ou qui est un élève à charge au sens de la DSE 2 - Définitions pour visiter l'autre parent, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de 12 mois, moins le coût du déplacement entre la ville où réside l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.10.5 Au moment d'appliquer le paragraphe 51.10.4, lorsque l'enfant réside avec le fonctionnaire au poste, et lorsqu'il est dans l'intérêt de l'enfant de rencontrer son autre parent au poste, l'administrateur général peut, à la demande du fonctionnaire, autoriser le voyage, au titre des frais de déplacement seulement, de l'autre parent pour que l'enfant n'ait pas à voyager, eu égard notamment à l'âge de celui-ci, à la déficience intellectuelle ou physique de l’enfant, ou à des circonstances exceptionnelles, selon les recommandations d'un spécialiste de la santé ou d'un conseiller pédagogique, si l'administrateur général estime que la réunion au poste du fonctionnaire est la meilleure manière de respecter l'esprit de la réunion de famille.

51.10.6 Une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée dans le cas d'un enfant du fonctionnaire/époux/conjoint de fait qui n'est pas admissible comme personne à charge aux termes de la DSE 2 - Définitions pour la simple raison qu'il ne réside pas normalement avec le fonctionnaire/époux/conjoint de fait, si celui-ci a des droits de visite à l'égard de l'enfant aux termes d'une entente de garde, jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de 12 mois de la ville où réside l'enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre cette ville et celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

51.10.7 Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des paragraphes 51.10.4 et 51.10.6 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de 12 mois ne doit pas dépasser deux.

51.10.8 Lorsque l’enfant qui se déplace a une déficience intellectuelle ou physique et que la compagnie aérienne n’accepte pas qu’il voyage sans être accompagné ou lorsqu’il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément au présent article au cours de la période applicable de 12 mois peut servir à une personne pour accompagner l’enfant.

51.11 Réunion de famille hors du poste

51.11.1 Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu au poste du fonctionnaire, à sa demande, et où l'administrateur général estime que c'est la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée pour un voyage aller-retour entre le poste et la ville où réside l'enfant/l'élève/l'époux/conjoint de fait ou celle où est situé son bureau principal, à concurrence de l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive, selon le cas, pour :

  1. le fonctionnaire, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.9 ou le paragraphe 51.10.6; ou
  2. l'époux/conjoint de fait, si le déplacement remplace l'application des dispositions du paragraphe 51.10.6; ou
  3. le fonctionnaire et son époux/conjoint de fait ainsi que tout enfant à charge résidant avec le fonctionnaire au poste, si le déplacement tient lieu des dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 et 51.8.

51.11.2 Dans des circonstances exceptionnelles, pourvu que l'administrateur général estime que c'est la meilleure manière de respecter l'esprit de la réunion de famille, un voyage aller-retour à destination ou en provenance du lieu du poste peut être autorisé par l'administrateur général pour le fonctionnaire et toutes personnes à charge admissibles aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant au poste, à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal. Les frais de déplacement totaux ne peuvent dépasser l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par toutes les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

51.11.3 Les circonstances exceptionnelles aux termes du paragraphe 51.11.2, lorsque se rencontrer dans une autre ville fait qu'il est plus facile pour le fonctionnaire et toutes ses personnes à charge admissibles de se déplacer pour une réunion de famille en vertu de la présente directive, comprennent :

  1. des conditions de sécurité, de santé ou environnementales au poste font qu'il ne serait pas sage pour les personnes à charge de se rendre au poste;
  2. le vol est trop long ou les changements de fuseaux horaires sont trop nombreux, compte tenu de la brièveté de la réunion de famille;
  3. il est plus commode pour la famille de se réunir à mi-chemin en raison des horaires de travail et/ou des périodes d'études de ses membres;
  4. les personnes à charge peuvent habiter à des endroits différents.

51.11.4 L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.11 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas. Lorsque le déplacement d'un fonctionnaire/époux/conjoint de fait a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.10, l'administrateur général autorise aussi le remboursement des frais de logement réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire/époux/conjoint de fait dans la ville où est situé son bureau principal, pour une période ne dépassant pas cinq nuits.

51.11.5 Lorsque le voyage est autorisé à partir du poste, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, peu importe l'endroit où elles résident et la fréquence des voyages autorisés.

51.11.6 Le présent article n'a pas pour objet d'offrir au fonctionnaire et/ou à une personne à charge des indemnités de déplacement pour congé annuel supplémentaire, ni d'autoriser des échanges, comme par exemple lorsqu'il y a deux enfants résidant hors du poste, si le fonctionnaire tentait de les visiter six fois pendant la période d'admissibilité, ce qui aboutirait à une réunion de famille avec certains de ses membres, mais pas avec d'autres. Un voyage de l'un des parents pour visiter un seul enfant n'est approuvé par l'administrateur général dans des circonstances personnelles exceptionnelles exigeant la présence d'un parent au lieu où réside l'enfant et permettant d'atteindre l'objectif de la réunion de famille.

51.12 Congé

51.12.1 Lorsque les frais de déplacement du fonctionnaire sont autorisés en vertu de l'article 51.11, il faut défalquer au fonctionnaire le nombre voulu de crédits de congé, sauf que si l'administrateur général n'est pas disposé à autoriser la réunion de famille au poste à cause de circonstances inhabituelles au poste et que le fonctionnaire ne peut voyager hors des heures de travail, un congé de déplacement sera autorisé pour une période égale :

  1. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et le lieu où se trouve la personne à charge dont il est séparé, ou une autre ville approuvée, en vertu du paragraphe 51.11.2, si ce voyage remplace les dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.9; ou
  2. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, moins le temps de déplacement entre la destination et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et où se fait le voyage en remplacement des dispositions de l'article 51.10; ou
  3. au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, jusqu'à concurrence du temps de déplacement d'un voyage aller-retour jusqu'à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, dans tous les autres cas.
51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge

51.13.1 Lorsqu’un élève à charge ne réside pas au poste et que cet élève est admissible aux déplacements pour réunion de famille conformément aux dispositions des articles 51.4, 51.5 ou 51.6 ou lorsqu’un enfant à charge ne fréquente pas un établissement d’enseignement, mais est admissible aux déplacements pour réunion de famille conformément aux dispositions des articles 51.7 ou 51.8 de la présente directive, un fonctionnaire peut réclamer le remboursement d’un appel téléphonique par mois de service au cours d’une année scolaire de l’endroit où se trouve l’enfant ou l’élève à charge au poste du fonctionnaire.

51.13.2 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté à des postes différents, chaque fonctionnaire peut demander une indemnité tel qu’il est énoncé au paragraphe 51.13.1.

51.13.3 Pour déterminer le nombre de mois d’indemnité pour des périodes inférieures à une année scolaire complète, une indemnité doit être autorisée pour chaque mois de service pendant lequel l’enfant fréquentait l’école.

51.13.4 Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement de ses appels téléphoniques conformément au paragraphe 51.13.1, l'indemnité est calculé en fonction du nombre de mois pour lequel il a droit à une aide comparativement à la période de 12 mois applicable. Dans le cas des périodes inférieures à une année scolaire complète, le fonctionnaire a droit à une aide pour chaque mois pendant lequel il est affecté à un poste pendant au moins dix jours rémunérés.

51.13.5 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé au Canada pendant l'année scolaire, l'administrateur général peut se prévaloir de ses pouvoirs discrétionnaires lorsqu'il calcule l'indemnité au prorata selon le paragraphe 51.13.4.

51.14 Rapport

51.14.1 Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement pour réunion de famille se trouvent dans la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

Appendice A - Dispositions applicables pour réunion de famille

Le présent appendice fournit un aperçu des dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille en faisant référence à la disposition applicable de la DSE 51.

Élève à charge de 21 ans ou moins

Niveau
d'enseignement

Ville où se trouve l’élève à charge

Fréquence

Objet de l’indemnité

Élémentaire

Article 51.4

Canada

3 voyages aller-retour par période de 12 mois
1er septembre au 31 août

Le voyage aller-retour de l’établissement d’enseignement au poste

Secondaire

Article 51.4

Canada ou hors du poste

3 voyages aller-retour par période de 12 mois
1er septembre au 31 août

Le voyage aller-retour de l’établissement d’enseignement au poste

Postsecondaire

Article 51.5

Canada ou hors du poste

2 voyages aller-retour par période de 12 mois
1er septembre au 31 août

Le voyage aller-retour de l’établissement d’enseignement au poste jusqu’à concurrence du coût du voyage aller-retour de la ville du bureau principal au poste

Élève à charge de 22 ou 23 ans

Postsecondaire

Article 51.6

Canada ou hors du poste

1 voyage aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour de l’établissement d’enseignement au poste jusqu’à concurrence du coût du voyage aller-retour de la ville du bureau principal au poste

Enfant à charge ne fréquentant pas l’école

Âge

Ville où se trouve l’enfant

Fréquence

Objet de l’indemnité

18 ans ou moins

Paragraphe 51.7.2

N’importe quelle ville

2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour de la ville où se trouve l’enfant au Canada au poste jusqu’à concurrence du coût du voyage aller‑retour de la ville du bureau principal au poste ou le coût du voyage aller‑retour de la ville du bureau principal au poste si l’enfant réside hors du Canada

De 19 à 21 ans

Paragraphe 51.7.3

N’importe quelle ville

1 voyage aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour de la ville où se trouve l’enfant au Canada au poste jusqu’à concurrence du coût du voyage aller‑retour de la ville du bureau principal au poste ou le coût du voyage aller‑retour de la ville du bureau principal au poste si l’enfant réside hors du Canada

Fonctionnaire affecté seul

Personne autorisée à voyager

Ville où se trouve la personne à charge

Fréquence

Objet de l’indemnité

Époux/conjoint de fait/enfants

DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et alinéa 51.9.1b)

Canada

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour du poste à la ville où se trouvent la ou les personnes à charge séparées jusqu’à concurrence du coût du voyage aller-retour du poste à la ville du bureau principal ou le dernier lieu d’affectation au Canada

Époux/conjoint de fait/enfants

Alinéa 51.9.1a)

Une ville tierce conformément aux dispositions de l’article 15.32 de la DSE 15 – Réinstallation

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Un voyage aller-retour du poste à la ville où se trouvent la ou les personnes à charge séparées autorisé conformément aux dispositions de l’article 15.32 de la DSE 15 – Réinstallation

Couple de fonctionnaires affectés à de différents postes

Personne autorisée à voyager

Ville où se trouve la personne autorisée à voyager

Fréquence

Objet de l’indemnité

Aucun enfant

Alinéa 51.2.2a)

 

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour d’un poste à l’autre

Enfant(s) à charge résidant avec un parent
Alinéa 51.2.2a)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour d’un poste à l’autre

Enfants à charge résidant avec chacun des parents
Alinéa 51.2.2a)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour d’un poste à l’autre

Enfant visé par une entente de garde

Âge de l’enfant

Ville où se trouve l’enfant

Fréquence

Objet de l’indemnité

Enfant à charge (âgé de 21 ans ou moins)

Article 51.10

Poste

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour du poste à la ville où se trouve l’autre parent moins le coût du voyage aller-retour de la ville où se trouve l’autre parent à la ville du bureau principal

Enfant à charge (âgé de 21 ans ou moins)

Article 51.10

Localité où se trouve l'autre parent

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Le voyage aller-retour du poste à la ville où se trouve l’autre parent moins le coût du voyage aller-retour de la ville où se trouve l’autre parent à la ville du bureau principal

Note:

Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu au poste, les dispositions de l’article 51.11 – Réunion de famille hors du poste peuvent être autorisées pour voyager à la ville où se trouvent les personnes à charge séparées ou à une ville tierce au lieu du voyage mentionné ci-dessus.

DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux

Portée

Introduction

L'aide au déplacement pour événements familiaux malheureux doit servir à rembourser à un fonctionnaire au poste les frais découlant d'une maladie grave (ou de blessures graves) d'un élève à charge ou d'un enfant infirme, et d'une maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un parent, un frère ou une sœur (y compris les demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, ou un membre de l’unité familiale, ou découlant de leur décès, lorsque ces frais excèdent ceux qu'il aurait engagés s'il avait travaillé dans la ville où se trouve son bureau principal. Le fonctionnaire peut en outre obtenir de l'aide pour se rendre auprès de ses parents en vue de les aider à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale et le déménagement dans un établissement de soins aux aînés.

Les dispositions de la présente directive n'adressent pas toutes les urgences familiales. En ce qui concerne les situations non expressément prévues, les fonctionnaires doivent examiner la possibilité de se prévaloir des dispositions d'autres directives telles que la DSE 50 - Aide au déplacement du poste, l’article 56.11 de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur ou la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l’extérieur.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Enfant non à charge (non-dependent child) s'entend d’un enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui n'est pas considéré comme membre de l’unité familiale en raison de son âge et/ou du fait qu'il n'est plus à charge, et ne comprend pas l'enfant né d'un mariage précédent qui ne faisait pas partie de l’unité familiale.

Parent (parent) s'entend de la mère ou du père naturel ou adoptif (ou, alternativement, du beau-père, de la belle-mère ou d'un parent d’accueil) d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait.

Unité familiale (family unit) désigne :

  1. le fonctionnaire,
  2. son époux ou conjoint de fait,
  3. un enfant à charge,
  4. un élève à charge,
  5. un enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, qui demeure à sa charge, si cet enfant faisait partie de l’unité familiale du fonctionnaire avant son affectation à l’étranger, qu'il est âgé de moins de 21 ans, qu'il ne réside pas au poste et qu'il ne peut être considéré comme un élève à charge au sens de la DSE 2 – Définitions.

Directive

54.1 Application

54.1.1 L'aide au déplacement correspond normalement au coût du billet d'avion le moins cher reconnaissant que des tarifs réduits peuvent ne pas être disponibles lorsqu’il est nécessaire de voyager à court préavis.

54.1.2 Pour déterminer la part de l’employé des frais de déplacement en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé; par exemple :

  1. la part de l’employé est calculée en fonction du tarif utilisé au titre de l'aide au déplacement pour événements malheureux;
  2. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend au-delà de 800 kilomètres de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou
  3. si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend jusqu'à 800 kilomètres de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs d'autobus ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs;
  4. si un fonctionnaire a réclamé des frais de transport par véhicule motorisé particulier, sa part sera fondée sur le taux de kilométrage/millage réduit applicable à l'utilisation d'un véhicule en Ontario dans le cas d'un voyage aller-retour entre Ottawa et la destination; et
  5. lorsque les transporteurs aériens canadiens offrent des tarifs spéciaux ou des rabais pour un événement malheureux ou pour un décès, la part de l’employé sera fondée sur le tarif réduit, même si la compagnie aérienne utilisée n'a pas offert de rabais pour un évènement malheureux et même s'il était impossible ou inopportun de faire appel à une compagnie aérienne canadienne.

54.1.3 Les fonctionnaires sont tenus de s'assurer qu'ils demandent le rabais ou le remboursement approprié pour événements malheureux. Tout rabais ainsi obtenu par le fonctionnaire devra être remboursé au Receveur général du Canada.

54.1.4 Aux fins de l'approbation d'un déplacement pour événements malheureux en cas de maladie (ou de blessures) graves ou plaçant dans un état critique, l'administrateur général peut demander au fonctionnaire de fournir une attestation écrite du médecin traitant.

54.2 Couple de fonctionnaires

54.2.1 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, l'un des deux fonctionnaires est réputé être le fonctionnaire et l'autre, l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire.

54.3 Maladie grave/Blessures – Élève à charge/Enfant ayant une déficience mentale ou physique

54.3.1 En cas de maladie grave (ou de blessures graves) d'un élève à charge ou d'un enfant qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience intellectuelle ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les frais suivants qui sont engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait, et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux:

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et la localité où se trouve l'enfant; et
  2. les frais de logement réels et raisonnables engagés dans la localité où se trouve l'enfant, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.3.2 Lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'établissement d'enseignement résidentiel n'offre pas les soins nécessaires à l'enfant, une indemnité pour les frais de logement réels et raisonnables de l'enfant ainsi que les frais réels et raisonnables de transport local aller-retour entre l'établissement local de soins de santé, la localité où se trouve l'enfant et l'établissement d'enseignement pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.4 Maladie/Blessures plaçant à l’état critique – Membre de l’unité familiale

54.4.1 En cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un membre de l’unité familiale ne résidant pas au poste du fonctionnaire, ou d'un enfant qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience intellectuelle ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais suivants engagés par les membres de l’unité familiale :

  1. frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'élève à charge dont la maladie a atteint un état critique; et/ou
    2. un élève à charge, jusqu'à la localité où se trouve l'élève à charge dont la maladie a atteint un état critique; et/ou
    3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'élève dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et/ou
    4. les membres de l’unité familiale, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale (autre qu'un élève à charge) dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique; et
  2. les frais de logement réels et raisonnables engagés pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où se trouve l'élève à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
    2. un élève à charge, dans la localité où se trouve l'élève à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
    3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, dans la localité où se trouve l'élève à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et/ou
    4. les membres de l’unité familiale, dans la ville du bureau principal, lorsque c'est dans cette ville que réside le membre de l’unité familiale (autre qu'un élève à charge) dont la maladie a atteint un état critique, pour une période maximale de cinq nuits.

54.4.2 En cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un membre de l’unité familiale résidant au poste du fonctionnaire, l'administrateur générale autorise le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour:

  1. un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et/ou
  2. un membre de l’unité familiale qui ne réside pas au poste du fonctionnaire et qui n'est pas un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage.
54.5 Maladie/Blessures plaçant à l’état critique – Lors d'une absence temporaire

54.5.1 Dans le cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique le fonctionnaire qui exerce des fonctions temporaires en dehors du poste, l'administrateur général peut, en remplacement des dispositions correspondantes de la Directive sur les voyages du CNM, autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où celui-ci se trouve; et/ou
    2. un élève à charge, jusqu'à la localité où le fonctionnaire se trouve; et/ou
    3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le fonctionnaire se trouve, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et
  2. les frais de logement réels et raisonnables engagés dans la localité où se trouve le fonctionnaire, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.5.2 Dans le cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un membre de l’unité familiale qui réside habituellement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans une localité approuvée par l'administrateur général, ce dernier autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique; et/ou
    2. un élève à charge, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville que se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.5.3 En cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un membre de l’unité familiale qui réside habituellement au poste du fonctionnaire et qui suit un traitement médical hors du poste dans une localité approuvée par l'administrateur général, ce dernier autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagées par les membres de l’unité familiale :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale résidant au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique; et/ou
    2. un élève à charge, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique; et/ou
    3. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la localité où se trouve le membre de l’unité familiale dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.
54.6 Maladie/Blessures plaçant à l’état critique – Fonctionnaire non-accompagné à un poste désigné

54.6.1 Dans le cas de maladie (ou de blessures) plaçant le fonctionnaire non accompagné dans un état critique, lorsque le déplacement d'un membre de sa famille immédiate n'est pas autorisé, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et/ou jusqu'à la localité approuvée par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la localité où se trouve la personne qui voyage et la ville du bureau principal.

54.7 Maladie/Blessures plaçant à l’état critique – Fonctionnaire parent célibataire

54.7.1 Dans le cas de maladie (ou de blessures) plaçant le fonctionnaire, qui est un parent célibataire, dans un état critique, et que tous les membres de l’unité familiale ont moins de 21 ans, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et(ou) jusqu'à la localité approuvée par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la localité où se trouve la personne qui voyage et la ville du bureau principal.

54.8 Maladie/Blessures plaçant à l’état critique – Parent

54.8.1 En cas de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique l'un des parents comme il est défini dans la présente directive du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire et/ou son époux ou conjoint de fait et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à la localité où se trouve le parent dont la maladie a atteint un état critique, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le parent; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le parent dont la maladie a atteint un état critique y réside, pour une période maximale de cinq nuits.

54.8.2 Sous réserve de la définition du terme parent établie dans la présente directive, les dispositions prévues au paragraphe 54.8.1 peuvent être demandées tout au long de la carrière de l’employé pour deux parents tout au plus pour l’employé et pour deux parents tout au plus pour le conjoint.

54.8.3 Les dispositions du paragraphe 54.8.1 peuvent également s'appliquer lorsque le ou les parents d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait ont besoin, en raison de leur âge et/ou d'une infirmité, d'une aide que d'autres membres de la famille ne peuvent raisonnablement apporter, dans une situation non médicale non prévue au paragraphe 54.8.1. L'aide au déplacement est accordée uniquement au fonctionnaire et/ou à son époux ou conjoint de fait et à un nourrisson ou à un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents. Elle est normalement accordée une seule fois à l'égard du ou des parents du fonctionnaire et de son époux ou conjoint de fait pour aider le ou les parents à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale ou l'installation dans une maison de retraite ou un établissement de soins aux aînés. Sur la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent, on pourra déroger à cette disposition dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu'il n'y a pas d'autre frère ou sœur et que le ou les parents ont visiblement besoin d'aide, dans le cas notamment où il y a eu une détérioration de l'état de santé nécessitant un déménagement dans un autre établissement.

54.8.4 Sous réserve des limites précisés dans le paragraphe 54.8.3, les dispositions du paragraphe 54.8.1 englobent les cas de maladie des parents âgés, lorsque cette maladie ne met pas leur vie en péril, mais que les circonstances familiales et/ou la recommandation du médecin traitant indiquent clairement que la présence du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait est nécessaire, qui pourrait être pour prendre des dispositions en vue d'assurer des soins continus ou futurs ou pour régler des questions personnelles et/ou financières, et pour apporter un soutien moral essentiel, toutes des mesures qui sont une conséquence logique de la maladie.

54.9 Décès ou maladie/blessures plaçant à l’état critique – Enfant qui n'est pas à la charge

54.9.1 En cas de décès ou de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et qui n'est plus considéré comme un membre de l’unité familiale, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
    2. un élève à charge jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
  2. les frais réels et raisonnables de logement engagés par les membres de l’unité familiale dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.9.2 En cas de décès ou de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un enfant né d'un mariage précédent d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait et qui n'est pas à la charge du fonctionnaire, lorsque cet enfant n'est pas ou n'était pas considéré comme membre de l’unité familiale, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le parent d'un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à charge; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.
54.10 Décès ou maladie/blessures plaçant à l’état critique – Parent n'ayant pas la garde d'un enfant

54.10.1 En cas de décès ou de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique le parent n'ayant pas la garde d'un enfant, qui réside avec le fonctionnaire au poste, ou qui est un élève à charge au sens de la DSE 2 - Définitions et qui fréquente un établissement d'enseignement à l'extérieur du Canada en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité à l'enfant et, sous réserve de l'approbation préalable de l'administrateur général, du parent ayant la garde de l'enfant ou du beau-père ou de la belle-mère pour :

  1. les frais réels et raisonnables d'un voyage aller-retour à la localité où se trouve l'autre parent de l'enfant ou au lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de voyage aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'autre parent de l'enfant; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal, pour une période d'au plus cinq nuits, lorsque c'est la localité où se trouve l'autre parent de l'enfant ou le lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation).
54.11 Décès ou maladie/blessures plaçant à l’état critique –Frère et/ou sœur

54.11.1 En cas de décès ou de maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un frère ou une sœur (y compris demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait et un nourrisson ou un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux et par le parent du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui est une personne à charge en conformité avec la DSE 2 – Définitions et qui est également un parent de la personne qui souffre d'une maladie la plaçant dans un état critique ou qui est décédée :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour, jusqu'à la localité où se trouve le frère ou la soeur dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le frère ou la sœur dont la maladie a atteint un état critique; et
  2. les frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le frère ou la sœur dont la maladie a atteint un état critique y réside ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (si celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.
54.12 Décès - Membre de l’unité familiale

54.12.1 En cas de décès d'un membre de l’unité familiale qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, ou d'un enfant qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada, en raison d'une déficience intellectuelle ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et/ou
    2. un élève à charge, jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et
  2. les frais réels et raisonnables de logement engagés pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits; et/ou
    2. les membres de l’unité familiale qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation, ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.12.2 Lorsqu'un membre de l’unité familiale décède au poste du fonctionnaire et y est inhumé, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour engagés par les membres de l’unité familiale qui ne résident pas au poste du fonctionnaire pour :

  1. un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et/ou
  2. un membre de l’unité familiale qui n'est pas un élève à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de l’unité familiale qui voyage.
54.13 Décès lors d'une absence temporaire du poste

54.13.1 En cas de décès d'un membre de l’unité familiale qui réside habituellement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans une localité approuvée par l'administrateur général et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu en dehors du poste, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité aux titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale ou par une autre personne acceptable pour accompagner si nécessaire :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de décès et la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
    2. un élève à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.13.2 Lorsqu'un membre de l’unité familiale décède au poste du fonctionnaire ou à un lieu approuvé par l'administrateur général où la personne décédée, qui résidait normalement au poste du fonctionnaire, suivait un traitement médical, et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu hors du poste, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de l’unité familiale ou, le cas échéant, par une autre personne acceptable pour accompagner si nécessaire :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et/ou
    2. un élève à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part de l’employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
  2. les frais réels et raisonnables de logement pour :
    1. les membres de l’unité familiale qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits; et/ou
    2. les membres de l’unité familiale immédiate qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.
54.14 Décès – Parent

54.14.1 En cas de décès de l'un des parents soit du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait et un enfant mineur (moins de 18 ans) qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

  1. les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins la part d’un employé qui sera établie conformément au paragraphe 54.1.2 pour les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et
  2. les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq nuits.

54.14.2 Sous réserve de la définition du terme « parent » établie dans la présente directive, les dispositions prévues au paragraphe 54.15.1 peuvent être demandées tout au long de la carrière de l’employé, deux fois pour l’employé et deux fois pour son conjoint.

54.15 Congé

54.15.1 Lorsque le fonctionnaire ne peut voyager en dehors des heures normales de travail à la destination et/ou au poste, l'administrateur général accorde au fonctionnaire à qui est versée une indemnité en vertu de la présente directive un congé de déplacement pour la période égale au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et :

  1. la localité où se trouve un enfant à charge, en cas de maladie ou de décès d'un enfant à charge; ou
  2. dans tous les autres cas, le lieu de destination, moins le temps de déplacement entre son lieu de destination et la ville de son bureau principal.
54.16 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

54.16.1 Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur et en se fondant sur les lignes directrices établies par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, étendre les dispositions de la présente directive qui ont trait à l’« unité familiale » de manière à permettre le versement d'une aide au déplacement à l'égard des enfants du fonctionnaire qui ont plus de 21 ans.

54.17 Rapport

54.17.1 Les dispositions régissant l'attribution et la vérification des indemnités de voyage payables en vertu de la présente directive sont énoncées dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Partie VIII - Indemnités et dispositions connexes

DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste

Portée

Introduction

Pour aider les fonctionnaires affectés aux postes qui ont un coût de la vie plus élevé qu'à Ottawa/Gatineau, l'employeur prévoit une indemnité non soumise à une justification pour compenser l'achat des produits et services plus chers au lieu du poste.

Directive

55.1 Application

55.1.1 L'administrateur général autorisera le versement d'une Indemnité de subsistance de poste (ISP) à chaque fonctionnaire en poste dont l'indice de poste est supérieur à 100, conformément à l'Appendice A de la présente directive, et ce, de la façon suivante :

  1. les fonctionnaires recevront une compensation pour la proportion du traitement réellement dépensée au poste, calculée en fonction de leur traitement nominal et en tenant compte du rajustement de l'indice de poste;
  2. le traitement nominal est le point médian de la fourchette salariale d'un fonctionnaire, comme l'indique l'Appendice A de la présente directive; et
  3. l'indice de poste exprime la différence de prix entre le coût de la vie au poste et le coût de la vie à Ottawa, selon les rapports mensuels remis à l'administrateur général par Statistique Canada. https://www150.statcan.gc.ca/n1/fr/catalogue/62-013-X
55.2 Date d'entrée en vigueur

55.2.1 À moins d'indication contraire, l'Indemnité de subsistance de poste commence le premier jour de rémunération suivant l'arrivée du fonctionnaire à un poste et prendra fin le premier jour de rémunération après le dernier jour en fonction au poste.

55.2.2 Lorsqu'un fonctionnaire est muté d’un poste à l’étranger à un autre, l'ISP calculée conformément au paragraphe 55.1.1 continue de s'appliquer jusqu'au jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste, sauf :

  1. si ce jour n'est pas un jour de rémunération, auquel cas l'ISP continue de s'appliquer jusqu'au dernier jour de rémunération qui précède le jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste; ou
  2. si 25 jours de rémunération se sont écoulés depuis le départ du fonctionnaire de son poste précédent, auquel cas l'ISP est assujetti aux paragraphes 55.2.1 ou 55.3.1, selon le cas.
55.3 Changement de salaire

55.3.1 L'ISP sera rajustée afin de tenir compte de tout changement dans le traitement annuel brut du fonctionnaire, y compris la rémunération provisoire ou d'intérim pour l'exécution de fonctions ordinaires ou de fonctions d'un autre poste, à titre temporaire, lors d'une affectation à un poste, lorsque ces changements se traduisent par un mouvement à la hausse sur l'échelle salariale, aux fins de détermination du traitement nominal du fonctionnaire.

55.3.2 Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé le ou après le 1er octobre 1989 à l'égard des fonctionnaires visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle les fonctionnaires deviendront admissibles au nouveau taux d'Indemnité de subsistance de poste prévu par la DSE 55 sera la date d'effet du rajustement salarial, non la date du document qui l'entérine.

55.4 Méthodologie

55.4.1 L'Appendice A de la présente directive sera révisé en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des DSE du CNM:

  1. le 1er juin de chaque année, de façon à tenir compte de l'inflation annuelle dont fait rapport Statistique Canada, comme l'illustre l'indice des prix à la consommation pour la dernière période de douze mois se terminant le 31 décembre; et
  2. le 1er juin suivant la publication des résultats de l'Enquête sur les dépenses des ménages (EDM) menée par Statistique Canada tous les quatre ans.

55.4.2 Un indice de poste sera appliqué par l’administrateur général à la date déterminée en fonction des renseignements statistiques fournis tous les mois par Statistique Canada.

55.4.3 Les changements apportés à l'indice de poste entreront en vigueur aux dates déterminées suivantes :

  1. lorsqu'il s'agit de changements découlant d'une étude globale, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel Statistique Canada a pris sa décision;
  2. lorsqu'il y a eu dévaluation ou revalorisation d'une monnaie, le premier jour du mois qui suit cette dévaluation ou revalorisation;
  3. lorsque des révisions ont été apportées par suite de l'examen mensuel des indices de poste par Statistique Canada, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel on a déterminé le besoin d'une révision.

55.4.4 Statistique Canada effectuera périodiquement des enquêtes sur les coûts et les prix de vente au détail internationaux en vue de l'établissement des indices de poste pour les besoins de la présente directive. Il faudra effectuer ces enquêtes dans les délais requis, sous réserve des nécessités du service au poste en cause.

55.4.5 Nonobstant l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, une révision de l'indice de poste et la modification de l'ISP qui en résulte ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

55.4.6 Dans les postes où les renseignements sur les taux de change sont insuffisants pour permettre à Statistique Canada d'appliquer la méthode de calcul de l'indice de poste adoptée par le Comité des DSE du CNM, les fonctionnaires peuvent être tenus de fournir chaque mois des documents attestant les taux de change qu'ils ont obtenus lors de l'achat de devises locales.

55.5 Absence temporaire

55.5.1 Lorsqu'un fonctionnaire non accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit cesser de s'appliquer le 26e jour de rémunération et ne recommencer que le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire au poste.

55.5.2 Lorsqu'un fonctionnaire accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit :

  1. continuer d'être versée au fonctionnaire aussi longtemps qu'une personne à charge demeure à son domicile au poste, avec l'approbation de l'administrateur général;
  2. cesser le premier jour de rémunération suivant celui où la dernière personne à charge du fonctionnaire aura quitté le domicile du fonctionnaire au poste, ou à partir du 26jour de rémunération suivant le départ du fonctionnaire, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier; et
  3. reprendre le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire ou d'une personne à charge, avec l'approbation de l'administrateur général, selon celle de ces deux dates de retour qui survient en premier.

Appendice A – Indemnité de subsistance de poste – Traitement nominal

Le 1er juin 2018

Ce tableau indique le rajustement qui s’applique au salaire nominal de l’employé conformément à l’article 55.1. Le salaire annuel est en dollars canadiens.

Fourchette de rémunération

Point milieu/
traitement nominal

Rajustement

40 450

41 449

40 950

0,885

41 450

42 449

41 950

0,868

42 450

43 449

42 950

0,852

43 450

44 449

43 950

0,837

44 450

45 449

44 950

0,823

45 450

46 449

45 950

0,809

46 450

47 449

46 950

0,795

47 450

48 449

47 950

0,783

48 450

49 449

48 950

0,770

49 450

50 449

49 950

0,758

50 450

51 449

50 950

0,747

51 450

52 449

51 950

0,736

52 450

53 449

52 950

0,726

53 450

54 449

53 950

0,716

54 450

55 449

54 950

0,706

55 450

56 449

55 950

0,697

56 450

57 449

56 950

0,687

57 450

58 449

57 950

0,679

58 450

59 449

58 950

0,670

59 450

60 449

59 950

0,662

60 450

61 449

60 950

0,654

61 450

62 449

61 950

0,647

62 450

63 449

62 950

0,639

63 450

64 449

63 950

0,632

64 450

65 449

64 950

0,625

65 450

66 449

65 950

0,618

66 450

67 449

66 950

0,612

67 450

68 449

67 950

0,606

68 450

69 449

68 950

0,599

69 450

70 449

69 950

0,593

70 450

71 449

70 950

0,588

71 450

72 449

71 950

0,582

72 450

73 449

72 950

0,576

73 450

74 449

73 950

0,571

74 450

75 449

74 950

0,566

75 450

76 449

75 950

0,561

76 450

77 449

76 950

0,556

77 450

78 449

77 950

0,551

78 450

79 449

78 950

0,546

79 450

80 449

79 950

0,542

80 450

81 449

80 950

0,537

81 450

82 449

81 950

0,533

82 450

83 449

82 950

0,529

83 450

84 449

83 950

0,525

84 450

85 449

84 950

0,521

85 450

86 449

85 950

0,517

86 450

87 449

86 950

0,513

87 450

88 449

87 950

0,509

88 450

89 449

88 950

0,505

89 450

90 449

89 950

0,502

90 450

91 449

90 950

0,498

91 450

92 449

91 950

0,495

92 450

93 449

92 950

0,491

93 450

94 449

93 950

0,488

94 450

95 449

94 950

0,485

95 450

96 449

95 950

0,482

96 450

97 449

96 950

0,479

97 450

98 449

97 950

0,476

98 450

99 449

98 950

0,473

99 450

99 999

99 725

0,470

100 000

100 000+

100 000

0,470

Notes :

  1. Cet appendice est révisé le 1er juin de chaque année, en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.
  2. Lorsqu’un fonctionnaire affecté à l’étranger reçoit un salaire annuel qui est inférieur à 40 450 $, le ministère doit communiquer avec le CNM pour obtenir les renseignements nécessaires pour administrer cette indemnité.

Formule de calcul des indemnités

1. Sélectionnez la fourchette de rémunération annuelle.
2. Prenez le point milieu/traitement nominal et multipliez-le par le rajustement correspondant.
3. Prenez le produit obtenu et multipliez le par l'indice de poste (p. ex., 130), puis divisez le tout par 100.
4. Soustrayez du résultat le produit du point 2 et vous obtiendrez le montant de votre indemnité annuelle de subsistance de poste.
5. Conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM, le point milieu/traitement nominal maximum est 100 000 $ afin de déterminer l'indemnité annuelle de subsistance de poste.

Exemple 1

  • Un traitement de 69 700 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 69 450 $ à 70 449 $, dont le point milieu/traitement nominal est 69 950 $.
  • Multipliez 69 950 $ par 0,593, cela donne 41 480 $.
  • Multipliez 41 480 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
  • Vous obtenez 53 924 $. Soustrayez 41 480 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 12 444 $.

Exemple 2

  • Un traitement de 120 350 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 100 000 $ à 100 000 $+, dont le point milieu/traitement nominal est 100 000 $.
  • Multipliez 100 000 $ par 0,470; cela donne 47 000 $.
  • Multipliez 47 000 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
  • Vous obtenez 61 100 $. Soustrayez 47 000 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 14 100 $.

 

DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur

Portée

Introduction

Les Indemnités incitatives de service extérieur se composent de deux indemnités non imposables versées à titre d'encouragement au service extérieur.

La Prime de service extérieur se veut une marque d'encouragement au service à l'étranger et, en tant que telle, reconnait que servir le Canada à l’étranger comporte des inconvénients et des désagréments, dont certains peuvent être d'ordre financier. Cette prime varie selon la taille de la famille du fonctionnaire et la durée de son service hors du Canada, et elle est payable aux fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur, conformément à la DSE 3 - Application et à la DSE 8 - Affectations de courte durée.

L'Indemnité spéciale de poste est une indemnité de déplacement non soumise à justification visant à aider le fonctionnaire dans ses déplacements depuis le poste et équivaut à 80 % du plein tarif en classe économique sans restriction pour le voyage en avion aller-retour entre le poste et la ville de son bureau principal ou lorsqu'il n'y pas de plein tarif en classe économique sans restriction, 100 % du tarif en classe économique le plus élevé disponible. Cette indemnité n'est payable que si l'employé n'est pas assujetti aux dispositions de la DSE 46 - Congé de poste optionnel.

Définition

Note : Cette définition s'applique seulement à cette directive.

Enfant (child) désigne une personne à charge, selon la définition qu'en donne la DSE 2 – Définitions.

Directive

56.1 Application

56.1.1 Sauf indication contraire, la présente directive s'applique aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger.

56.2 Prime de service extérieur

56.2.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le paiement au fonctionnaire d'une Prime de service extérieur calculée en fonction de la taille de la famille de l'employé et de son service à l'extérieur du Canada, en utilisant l'Appendice A de la présente directive.

56.2.2 L’Appendice A de la présente directive sera mis à jour le 1er avril chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM.

56.3 Couple de fonctionnaires

56.3.1 Chaque membre d'un couple de fonctionnaires affectés au même poste touche la Prime de service extérieur prévue pour un fonctionnaire non accompagné, sauf que, si une personne à charge réside avec le couple au poste, un des fonctionnaires est considéré comme une personne non accompagnée et l'autre touche la prime, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

56.3.2 Chaque membre d'un couple de fonctionnaires affectés à des postes différents touche la Prime de service extérieur prévue pour un fonctionnaire non accompagné, sauf que, si une personne à charge réside avec le fonctionnaire, celui-ci touche la prime, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

56.4 Taux de la prime

56.4.1 Sous réserve des articles 56.8 et 56.9, un fonctionnaire sera admissible à recevoir une prime de service extérieur au taux applicable indiqué à l’Appendice A de la présente directive en ce qui concerne l’échelon auquel le fonctionnaire se trouve et la taille de sa famille, comme il est défini dans la DSE 2 – Définitions. Un parent monoparental dont les enfants sont des élèves à charge au sens de la DSE 2 – Définitions, sera admissible au taux applicable au fonctionnaire accompagné d’une personne à charge.

56.5 Les points du service à l'extérieur

56.5.1 Les points pour le service à l’extérieur du Canada sont calculés au taux d’un point par mois de service, comme il est défini dans la DSE 2 – Définition, pour tous les fonctionnaires depuis le 1er avril 1979. Les points accumulés avant le 1er avril 1979 ont été calculés de la façon indiquée à l’Appendice C de la présente directive – Calcul des points pour la Prime de service extérieur avant le 1er avril 1979.

56.5.2 Sous réserve de l'article 56.10, les points accumulés à l'égard du service accompli hors du Canada sont transférables et gardent leur valeur. Par conséquent, la progression d'un échelon à l'autre peut survenir au milieu d'une affectation à l'étranger.

56.5.3 Pour déterminer le taux de la Prime de service extérieur auquel un fonctionnaire a droit en vertu de la présente directive, on doit lui créditer les points de Prime de service extérieur accumulés en vertu des Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME). Cette disposition s'étend aux fonctionnaires de la fonction publique qui ont servi à l'étranger et étaient assujettis aux DSME, ainsi qu'aux membres des Forces canadiennes, lorsque le service en question est considéré comme un emploi continu dans la fonction publique aux fins des congés et de l'indemnité de départ.

56.6 Progression par échelon

56.6.1 Pour déterminer l'échelon de la Prime de service extérieur qu'il convient d'accorder à un fonctionnaire, on doit créditer au fonctionnaire son service accompli à l'extérieur du Canada, et la progression doit se fonder sur les points accumulés à l'égard de ce service.

56.6.2 Le fonctionnaire reçoit le taux applicable de l’échelon I de la Prime de service extérieur jusqu’à ce qu’il ait accumulé 24 points.

56.6.3 Sous réserve de l'article 56.10, un fonctionnaire reçoit :

  1. le taux de l'échelon II de la Prime de service extérieur, après avoir accumulé 24 points;
  2. le taux de l'échelon III de la Prime de service extérieur, après avoir accumulé 60 points;
  3. le taux de l'échelon IV de la Prime de service extérieur, après avoir accumulé 96 points;
  4. le taux de l'échelon V de la Prime de service extérieur, après avoir accumulé 132 points; et
  5. le taux de l'échelon VI de la Prime de service extérieur, après avoir accumulé 168 points.
56.7 Date d'entrée en vigueur

56.7.1 Sauf indication contraire, à moins que le fonctionnaire ne soit affecté d'un poste à l’étranger à un autre, auquel cas la Prime de service extérieur lui sera octroyée sans interruption, la période pendant laquelle un fonctionnaire a droit à la Prime de service extérieur :

  1. commence le premier jour de rémunération suivant son arrivée au poste; et
  2. prend fin le premier jour de rémunération suivant son dernier jour en fonction au poste.
56.8 Changement dans la taille de la famille

56.8.1 Lorsqu'un fonctionnaire touche une Prime de service extérieur conformément à l'article 56.2, cette prime doit être rajustée de manière à tenir compte du changement dans la taille de la famille qui se produit lorsqu'une personne à charge :

  1. vient habiter en permanence avec le fonctionnaire au poste; ou
  2. perd le statut de personne à charge ou élit domicile ailleurs; ou
  3. quitte en permanence le poste avant le fonctionnaire.

56.8.2 Le changement entrera en vigueur le premier jour de rémunération qui suit la date de l'événement; toutefois, si une personne à charge a quitté le poste du fonctionnaire avant le départ de ce dernier au moment de l’affectation d’un poste à l’étranger à un autre, un tel départ sera considéré comme une absence temporaire et les dispositions du paragraphe 56.9.1 s'appliqueront.

56.9 Absence temporaire d'une personne à charge

56.9.1 Lorsqu'un fonctionnaire touche la Prime de service extérieur au taux d'un fonctionnaire accompagné, conformément au paragraphe 56.4.1, cette prime doit être rajustée de manière à tenir compte du changement dans la taille de la famille qui se produit lorsqu'une personne à charge s'absente temporairement de la mission du fonctionnaire pour plus de 25 jours de rémunération. Le changement entrera en vigueur le 26e jour de rémunération et reprendra le premier jour de rémunération qui suit le retour de la personne à charge au domicile du fonctionnaire, sauf que :

  1. le présent article ne s'applique pas à un fonctionnaire monoparental qui reçoit la prime au taux d'un fonctionnaire « accompagné d'une personne à charge », si cette personne à charge est un élève à charge aux termes de l’article 56.4; et
  2. si la personne à charge est absente du poste où le fonctionnaire est affecté, l'administrateur général peut autoriser le maintien du paiement de la Prime de service extérieur, au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné, pour une période pouvant aller jusqu'à six mois à partir de la date de départ de la personne à charge si, à son avis, le maintien du versement de cette prime facilite la réalisation des objectifs du service. On signalera pareils cas au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
56.10 Fin de la prime

56.10.1 Nonobstant l'article 56.6, aucune prime ne peut être payée, sans l'approbation de l'administrateur général, à un fonctionnaire qui a servi pendant sept années consécutives dans le même poste. Une exception doit faire l’objet d’un rapport devant être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor en indiquant les circonstances liées au programme qui justifient cette exception.

56.10.2 Nonobstant le paragraphe 56.5.1, si le paiement de la prime a pris fin conformément au paragraphe 56.10.1, le fonctionnaire cessera d'accumuler des points pour service à l'extérieur du Canada durant la période au cours de laquelle le paiement de la prime n'est pas autorisé.

56.11 Indemnité spéciale de poste

56.11.1 Sous réserve des dispositions des paragraphes 56.11.4 et 56.11.5, un fonctionnaire a droit à une Indemnité spéciale de poste non soumise à justification, payable au taux d’un douzième du taux annuel de ladite indemnité par mois, conformément à l'Appendice B de la présente directive.

56.11.2 L’indemnité sera établie conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du CNM pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste et l’article 56.11 – Indemnité spéciale de poste en vigueur le 1er juin de chaque année, comme il est publié à l’Appendice A de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, qui équivaut à ce qui suit :

  1. 80 % du plein tarif en classe économique sans restriction pour le voyage aller-retour entre le poste du fonctionnaire et à la ville du bureau principal; ou
  2. quand aucun plein tarif en classe économique sans restriction n’est disponible pour la totalité ou une partie du voyage, 100 % du tarif en classe économique le plus élevé disponible.

56.11.3 Cette indemnité a pour objet d'aider le fonctionnaire dans les divers déplacements découlant du service à l'étranger, lesquels étaient auparavant assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993 et 1997. Il n'est pas nécessaire que le fonctionnaire conserve ou produise une preuve de ses déplacements à ce titre.

56.11.4 L'Indemnité spéciale de poste devient payable :

  1. le premier jour de rémunération suivant l’arrivée du fonctionnaire à son poste à moins que le fonctionnaire se soit prévalu des dispositions prévues dans la DSE 46 – Congé de poste optionnel; ou
  2. à la date déterminée par l’administrateur général pour les fonctionnaires qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 46 – Congé de poste optionnel, et qui ont accumulé 40 jours de crédits de congé de poste conformément aux dispositions de la DSE 46 – Congé de poste optionnel.

56.11.5 Une exception est prévue qu'après réception d'une confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent), et avant l'arrivée du fonctionnaire au poste. Ce dernier peut demander une avance d'un an d'Indemnité spéciale de poste pour permettre les déplacements de son époux ou son conjoint de fait qui se chercherait un emploi au poste, ou encore pour prendre des arrangements au poste pour l’éducation de personnes à charge qui l'accompagnent. Lorsqu'une avance a été autorisée, le fonctionnaire sera tenu de démontrer, preuve à l'appui, que l'indemnité a bel et bien été utilisée à la fin prévue.

56.11.6 À tout moment après le commencement du versement de l'Indemnité spéciale de poste, le fonctionnaire peut opter pour le congé de poste conformément aux dispositions de la DSE 46 - Congé de poste optionnel plutôt que pour l'Indemnité spéciale de poste, pour autant qu'il avise son administrateur des DSE deux mois à l'avance par écrit du changement désiré. Les fonctionnaires ne peuvent modifier leur choix qu'une fois par an.

Appendice A - Prime de service extérieur – Article 56.2

Le 1er avril 2019

Ce tableau représente les taux annuels de la Prime de service extérieur en dollars canadiens à compter du 1er avril 2019.

NON ACCOMPAGNÉ

Échelons

I

II

III

IV

V

VI

Points

(1-24)

(25-60)

(61-96)

(97-132)

(133-168)

(169+)

Prime

7 369

11 053

14 369

15 804

17 385

18 776

ACCOMPAGNÉ D'UNE PERSONNE À CHARGE

Échelons

I

II

III

IV

V

VI

Points

(1-24)

(25-60)

(61-96)

(97-132)

(133-168)

(169+)

Prime

10 317

15 473

20 119

22 128

24 342

26 288

ACCOMPAGNÉ DE DEUX PERSONNES À CHARGE

Échelons

I

II

III

IV

V

VI

Points

(1-24)

(25-60)

(61-96)

(97-132)

(133-168)

(169+)

Prime

12 378

18 567

24 140

26 552

29 207

31 546

ACCOMPAGNÉ DE TROIS PERSONNES À CHARGE

Échelons

I

II

III

IV

V

VI

Points

(1-24)

(25-60)

(61-96)

(97-132)

(133-168)

(169+)

Prime

12 998

19 496

25 345

27 880

30 669

33 122

ACCOMPAGNÉ D'AU MOINS QUATRE PERSONNES À CHARGE

Échelons

I

II

III

IV

V

VI

Points

(1-24)

(25-60)

(61-96)

(97-132)

(133-168)

(169+)

Prime

13 646

20 472

26 612

29 275

32 201

34 780

Cet appendice sera révisé le 1er avril de chaque année en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice B - Indemnité spéciale de poste (ISP) – Article 56.11

1er juin 2018

Ce tableau représente les taux annuels de l’Indemnité spéciale de poste (ISP) en dollars canadiens en vigueur à compter du 1er juin 2018 quand le bureau principal se trouve à Ottawa.

Poste

ISP 2018
($)

Abidjan, Côte d'Ivoire

7 255

Abou Dhabi, Émirats arabes unis

5 779

Abuja, Nigéria

5 828

Accra, Ghana

4 415

Addis-Abeba, Éthiopie

4 666

Alger, Algérie

3 282

Amman, Jordanie

3 792

Ankara, Turquie

3 710

Astana, Kazakhstan

5 158

Athènes, Grèce

4 763

Atlanta, Géorgie, É.-U.

2 360

Auckland, Nouvelle-Zélande

7 218

Bagdad, Irak

3 855

Bamako, Mali

6 213

Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam

8 195

Bangalore, Inde

5 157

Bangkok, Thaïlande

7 549

Barcelone, Espagne

5 245

Beijing, Chine

6 895

Belgrade, Serbie

4 859

Berlin, Allemagne

5 375

Berne, Suisse

4 765

Beyrouth, Liban

4 212

Bogotá, Colombie

2 880

Boston, Massachusetts, É.-U.

2 411

Brasilia, Brésil

5 246

Bratislava, Slovaquie

5 645

Bridgetown, Barbade

2 431

Bruxelles, Belgique

5 169

Bucarest, Roumanie

5 287

Budapest, Hongrie

5 090

Buenos Aires, Argentine

6 827

Canberra, Australie

8 552

Caracas, Venezuela

8 923

Chandigarh, Inde

5 301

Chicago, Illinois, É.-U.

3 041

Chongqing, Chine

7 612

Colombo, Sri Lanka

5 666

Copenhague, Danemark

5 412

Cotonou, Bénin

6 728

Dacca, Bangladesh

7 369

Dakar, Sénégal

6 354

Dallas, Texas, É.-U.

2 552

Dar es Salaam, Tanzanie

4 561

Denver, Colorado, É.-U.

3 010

Détroit, Michigan, É.-U.

1 582

Djouba, Soudan

6 880

Doha, Qatar

5 008

Doubaï, Émirats arabes unis

5 768

Dublin, Irlande

5 171

Düsseldorf, Allemagne

5 376

Erbil, Kurdistan irakien

5 350

Genève, Suisse

4 620

Georgetown, Guyana

2 476

Guadalajara, Mexique

2 588

Guangzhou, Chine

7 788

Guatemala, Guatemala

3 030

Hanoï, Vietnam

7 768

Harare, Zimbabwe

6 175

Helsinki, Finlande

5 826

Ho Chi Minh-Ville, Vietnam

7 779

Hong Kong, Chine

6 703

Houston, Texas, É.-U.

2 860

Islamabad, Pakistan

2 938

Istanbul, Turquie

3 438

Jakarta, Indonésie

8 981

Johannesburg, Afrique du Sud

3 535

Kaboul, Afghanistan

3 325

Khartoum, Soudan

4 308

Kigali, Rwanda

4 432

Kingston, Jamaïque

2 315

Kinshasa, République démocratique du Congo

6 265

Koweït, Koweït

4 204

Kuala Lumpur, Malaisie

6 445

Kyiv, Ukraine

5 744

La Havane, Cuba

2 033

La Haye, Pays-Bas

5 560

La Paz, Bolivie

4 722

Lagos, Nigéria

6 697

Le Caire, Égypte

2 922

Lima, Pérou

4 132

Lisbonne, Portugal

5 095

Londres, Royaume-Uni

3 201

Los Angeles, Californie, É.-U.

3 968

Lusaka, Zambie

6 211

Madrid, Espagne

5 287

Managua, Nicaragua

4 351

Manille, Philippines

7 843

Maputo, Mozambique

4 286

Melbourne, Australie

8 547

Mexico, Mexique

2 476

Miami, Floride, É.-U.

2 700

Minneapolis, Minnesota, É.-U.

2 884

Monterrey, Mexique

2 536

Montevideo, Uruguay

5 683

Moscou, Russie

6 020

Mumbai, Inde

5 093

Munich, Allemagne

5 368

Nagoya, Japon

8 395

Nairobi, Kenya

4 426

New Delhi, Inde

5 071

New York, New York, É.-U.

1 879

Oslo, Norvège

4 811

Ouagadougou, Burkina Faso

6 491

Oulan-Bator, Mongolie

6 939

Panama, Panama

2 212

Paris, France

6 362

Phnom Penh, Cambodge

7 923

Port-au-Prince, Haïti

2 713

Port of Spain, Trinité-et-Tobago

2 378

Prague, République tchèque

5 404

Pretoria, Afrique du Sud

3 535

Quito, Équateur

4 008

Rabat, Maroc

5 386

Ramallah, Cisjordanie

4 057

Reykjavik, Islande

2 260

Riga, Lettonie

5 614

Rio de Janeiro, Brésil

5 501

Riyad, Arabie saoudite

4 984

Rome, Italie

4 381

Saint-Domingue, République dominicaine

3 606

San Diego, Californie, É.-U.

3 452

San Francisco, Californie, É.-U.

4 442

San José, Costa Rica

2 925

San Salvador, Salvador

3 179

Santiago, Chili

6 193

São Paulo, Brésil

5 483

Seattle, Washington, É.-U.

3 871

Séoul, Corée du sud

5 788

Shanghai, Chine

6 697

Singapour, Singapour

7 443

Stockholm, Suède

4 755

Sydney, Australie

8 360

Taipei, Taïwan

8 193

Tegucigalpa, Honduras

3 901

Tel-Aviv, Israël

4 043

Tokyo, Japon

8 353

Tunis, Tunisie

3 066

Varsovie, Pologne

5 703

Vienne, Autriche

5 627

Vientiane, Laos

8 040

Vilnius, Lituanie

5 359

Washington, D.C., É.-U.

4 237

Wellington, Nouvelle-Zélande

7 216

Yangon, Birmanie (Myanmar)

4 827

Yaoundé, Cameroun

5 662

Zagreb, Croatie

5 392

Note :

Cet appendice sera révisé en conformité avec la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice C - Calcul des points pour la Prime de service extérieur avant le 1er avril 1979

Avant le 1er avril 1979, les points pour la Prime du service extérieur étaient calculés ainsi :

  1. avant le 1erjuillet 1975, pour les employés en affectation à l’étranger, au taux d’un point par mois de service à partir du 1er octobre 1972 ou à partir du 1er janvier 1973 pour les employés assujettis au Règlement sur le service extérieur le 31 décembre 1972;
  2. avant le 1erjuillet 1975 pour les fonctionnaires qui font leur carrière dans le service extérieur, au taux d’un point par mois de service;
  3. du 1erjuillet 1975 au 1er avril 1979, pour tous les employés, au taux de :
    1. un point par mois de service aux postes qui ne figuraient pas à l’Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste (1975);
    2. 1,25 point par mois de service aux postes de niveaux I et II qui figuraient à l’Appendice B de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste (1975); et
    3. 1,5 point par mois de service aux postes de niveaux III et IV qui figuraient à l’Appendice B de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste (1975).

DSE 58 - Indemnité différentielle de poste

Portée

Introduction

La présente indemnité est versée conformément aux Appendices A et B de la présente directive à titre de compensation pour les conditions indésirables qui peuvent exister dans certains postes. On a délégué au sous-ministre des Affaires étrangères le pouvoir de modifier, au besoin, les niveaux d'évaluation des postes sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Directive

58.1 Application

58.1.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement d'une indemnité différentielle de poste au taux applicable en tenant compte du niveau d'évaluation du poste et de la taille de la famille du fonctionnaire, selon la définition à la DSE 2 – Définitions, conformément à l'Appendice A de la présente directive, dans ce cas :

  1. les montants de l'Indemnité différentielle de poste seront révisés le 1eravril de chaque année, conformément à la méthode adoptée par le Comité des DSE du CNM, et tel qu’indiqué à l’Appendice A de la présente directive; et
  2. les niveaux d'évaluation des postes seront établis et/ou modifiés, au besoin, par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, et tel qu’indiqué à l’Appendice B de la présente directive.
58.2 Couple de fonctionnaires

58.2.1 L'indemnité applicable aux personnes non accompagnées sera payée à chaque membre d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf que, si une personne à charge réside avec le couple au poste, un des fonctionnaires est considéré comme une personne non accompagnée et l'autre touche la prime au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

58.2.2 L'indemnité applicable aux personnes non accompagnées sera payée à chaque membre d'un couple de fonctionnaires qui sont affectés à des postes différents, sauf que, si une personne à charge réside avec le fonctionnaire, celui-ci touche la prime au taux approprié d'un fonctionnaire accompagné.

58.3 Date d'entrée en vigueur

58.3.1 Sauf indication contraire, l'Indemnité différentielle de poste doit être versée au fonctionnaire, au taux approprié, à partir du premier jour de rémunération qui suit l'arrivée du fonctionnaire et/ou d'une personne à charge au poste et doit cesser le premier jour de rémunération qui suit le dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

58.3.2 Lorsqu'une personne à charge quitte définitivement le poste avant le fonctionnaire, le taux de l'Indemnité différentielle de poste est réduit en conséquence.

58.4 Supplément

58.4.1 Après 24 mois consécutifs de service dans un ou plusieurs postes donnant droit à une Indemnité différentielle de poste, l'Indemnité différentielle de poste à laquelle un fonctionnaire a droit en fonction de la taille de la famille et du niveau d'évaluation du poste sera majorée de 50 %.

58.4.2 Les situations suivantes d’absence temporaire du poste ou d’une affectation à un autre poste à l’étranger ne constituent pas une interruption de la période de 24 mois consécutifs de service prévue au paragraphe 58.4.1, mais, en même temps, ne peuvent pas être prises en compte aux fins du service pour établir l’admissibilité au supplément de 50 % :

  1. pour cause de congé payé;
  2. d'évacuation d'urgence;
  3. de service temporaire; ou
  4. de congé non payé (y compris les congés non payés au poste).

58.4.3 Le supplément sera versé jusqu’à ce que le fonctionnaire quitte définitivement un poste qui donne droit à une Indemnité différentielle de poste. L’admissibilité à ce supplément continuera en vertu de la présente directive dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  1. la période consacrée à une ou à plusieurs affectations au Canada, y compris toute période de congé non payé, entre une affectation à un poste qui figure à l’Appendice B de la présente directive et une affectation à un poste évalué aux niveaux I, II ou III, figurant à l’Appendice B ne dépasse pas 30 mois consécutifs; ou
  2. la période consacrée à une ou à plusieurs affectations au Canada, y compris toute période de congé non payé, entre une affectation à un poste qui figure à l’Appendice B de la présente directive et une affectation à un poste évalué aux niveaux IV ou V, figurant à l’Appendice B ne dépasse pas 42 mois consécutifs.

58.4.4 Lorsqu’un fonctionnaire reçoit le supplément associé à un poste figurant à l’Appendice B de la présente directive et qu’au cours de son affectation le niveau d’évaluation du poste est révisé à un niveau ne présentant pas de difficultés ce qui rend le titulaire inadmissible à l’indemnité différentielle, l’admissibilité du fonctionnaire au supplément sera protégée jusqu’à la fin de son affectation, à l’exclusion de toute prolongation, et sous réserve du paragraphe 58.4.3.

58.4.5 Pour les besoins de l'alinéa 58.4.3b), les affectations au Canada débutent :

  1. à la date à laquelle le fonctionnaire se présente au travail au Canada; ou
  2. si le fonctionnaire est autorisé à prendre un congé non rémunéré après avoir quitté un poste pour la dernière fois et avant de se présenter à son lieu de travail au Canada, à la date de début de son congé non rémunéré.

58.4.6 Le supplément de 50 % autorisé ne doit pas être en tenu compte en vertu du présent article dans le calcul de tout montant additionnel d'Indemnité différentielle de poste ou de paiement spécial prévu au paragraphe 58.5.2.

58.5 Indemnité supplémentaire en raison de conditions extraordinaires

58.5.1 S'il existe des conditions extraordinaires découlant d'hostilités ouvertes et/ou de catastrophes naturelles au poste, le sous-ministre des Affaires étrangères doit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur :

  1. établir un niveau d'évaluation du poste qui tient compte des conditions extraordinaires, si aucune Indemnité différentielle de poste n'était autorisée à ce moment; ou
  2. réviser le niveau d'évaluation du poste qui était en vigueur et le porter jusqu'au niveau V, de manière à tenir compte des conditions extraordinaires qui existent au poste; ou
  3. établir le paiement spécial d'une somme à concurrence de 100 % du niveau V de base de l'Indemnité différentielle de poste, afin de tenir compte des conditions extraordinaires qui existent au poste, si le poste était évalué au niveau V à ce moment; ou
  4. établir une aide au titre des voyages de répit, au besoin, afin de permettre au fonctionnaire de quitter le poste lorsque les indemnités prévues aux directives actuelles sont insuffisantes et lorsque les personnes à charge ne sont pas autorisées à demeurer au poste en raison d’une évacuation d’urgence ou pour des raisons opérationnelles lorsque l’administrateur général ordonne à un fonctionnaire d’accepter une affectation sans être accompagné; ou
  5. recommander au président du Conseil du Trésor une aide supplémentaire si, dans une situation inhabituelle, les dispositions actuelles ne répondent pas aux besoins.

58.5.2 Lorsqu’une aide est offerte en vertu du paragraphe 58.5.1, les paiements et l’aide sont révisés sur une base continue, tel que déterminé par le sous‑ministre des Affaires étrangères et au moins deux fois par année afin de décider si l’aide devrait se poursuivre ou être révisée jusqu’à ce qu’il soit possible d’adapter en conséquence le barème normal d’évaluation des indemnités différentielles de poste.

58.5.3 Le sous‑ministre des Affaires étrangères fera rapport au Comité des DSE du CNM sur les paiements spéciaux supérieurs à 50 % du niveau V de base de l’Indemnité différentielle de poste et l’aide autorisée conformément aux alinéas c), d) et e) du paragraphe 58.5.1.

58.5.4 Lorsqu'un niveau d'évaluation de poste ou un paiement spécial a été déterminé conformément au paragraphe 58.5.1, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste qui doit être payé en sus de l'Indemnité différentielle de poste déterminée antérieurement doit se calculer comme suit :

  1. si aucune Indemnité différentielle de poste n'était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond au montant établi dans l'Appendice A de la présente directive en fonction du niveau d'évaluation du poste et de la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
  2. si une Indemnité différentielle de poste de niveau I, II, III ou IV était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond à la différence entre le montant de base de l'Indemnité différentielle de poste en vigueur à ce moment et le montant de base de l'Indemnité différentielle de poste jusqu'au niveau V qui est déterminé dans l'Appendice A de la présente directive en fonction de la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
  3. si une Indemnité différentielle de poste de niveau V était autorisée auparavant, le montant supplémentaire de l'Indemnité différentielle de poste correspond au montant du paiement spécial déterminé conformément à l'alinéa 58.5.1c) d'après la taille de la famille du fonctionnaire au poste;
  4. les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste ou des paiements spéciaux établis conformément aux alinéas 58.5.4a), b), et c) seront rajustés, s'il y a lieu, de manière à tenir compte des révisions du montant de base de l'Indemnité différentielle de poste effectuées le 1er avril de chaque année; et
  5. nonobstant les dispositions des paragraphes 58.6.1 et 58.6.2, les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste ou les paiements spéciaux sont payables pendant la durée des conditions extraordinaires, qui en découlent, durée qui est déterminée par le sous-ministre des Affaires étrangères conformément au paragraphe 58.5.1, sauf que les paiements doivent se limiter à la période pendant laquelle un fonctionnaire et/ou les personnes à sa charge sont exposés aux conditions extraordinaires qui en découlent, et être rajustés de manière à tenir compte de la taille de la famille du fonctionnaire au poste.

58.5.5 Les paiements spéciaux ou les montants supplémentaires de l'Indemnité différentielle de poste versés en vertu du paragraphe 58.5.4 sont calculés en fonction de l'Indemnité différentielle de poste de base et payés en sus des suppléments versés en vertu du paragraphe 58.4.1.

58.5.6 Les dispositions du paragraphe 58.5.4 s'appliquent à tous les fonctionnaires d'un poste pendant la période où l'on autorise un montant supplémentaire d'Indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial afin de tenir compte des conditions extraordinaires, y compris aux fonctionnaires en service temporaire, même si ces fonctionnaires peuvent par ailleurs ne pas être visés par la présente directive.

58.6 Absence temporaire

58.6.1 Lorsqu’un fonctionnaire non accompagné s’absente du poste pour une raison autre qu’un service temporaire ou qu’une évacuation d’urgence pendant une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’Indemnité différentielle de poste cesse le 26e jour de rémunération et ne recommencer que le premier jour de rémunération qui suit le retour du fonctionnaire au poste.

58.6.2 Lorsqu’un fonctionnaire non accompagné s’absente du poste en raison d’un service temporaire ou d’une évacuation d’urgence pendant une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’Indemnité différentielle de poste doit cesser le 26e jour de rémunération, sauf si le service temporaire ou l’évacuation d’urgence a lieu à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste. Lorsque le service temporaire ou l’évacuation d’urgence a lieu à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, l’Indemnité différentielle de poste applicable au lieu de travail temporaire est versée à partir du 26e jour de rémunération au lieu de travail temporaire et prend fin le premier jour de rémunération qui suit le départ du fonctionnaire du lieu de travail temporaire.

58.6.3 Lorsqu'un fonctionnaire touche une Indemnité différentielle de poste à un des taux applicables à un fonctionnaire accompagné, le taux de cette indemnité est rajusté comme suit :

  1. lorsque le fonctionnaire et toutes les personnes à sa charge s’absentent du poste pour une raison autre qu’une évacuation d’urgence pour une période continue de plus de 25 jours de rémunération, l’indemnité est suspendue le 26jour de rémunération qui suit le départ et reprend au taux applicable le premier jour de rémunération qui suit le retour au poste du fonctionnaire et/ou de la ou des personnes à sa charge;
  2. lorsque le fonctionnaire ou la ou les personnes à sa charge s’absentent du poste pour une raison autre qu’une évacuation d’urgence pour une période continue de plus de 25 jours de rémunération, le taux de l’indemnité est rajusté afin de tenir compte du changement de la taille de la famille, applicable le 26jour de rémunération qui suit le départ du fonctionnaire et/ou de la personne à sa charge et est rajusté de nouveau le premier jour de rémunération qui suit le retour au poste du fonctionnaire et/ou de la personne à sa charge;
  3. lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste aux fins d’un service temporaire à un endroit qui n’ouvre pas droit à une Indemnité différentielle de poste, l’Indemnité différentielle de poste est ajustée afin de tenir compte d’une personne à charge de moins au poste;
  4. lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste aux fins d’un service temporaire à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, il touche ladite indemnité applicable à son lieu de travail temporaire à partir du 26jour de rémunération au taux du fonctionnaire non accompagné en plus du taux applicable à la taille de la famille pour la ou les personnes à charge qui continuent de résider au poste, mais cette somme ne peut en aucun cas dépasser l’Indemnité différentielle de poste qui s’appliquerait si le fonctionnaire et la ou les personnes à sa charge vivaient au poste et bénéficiaient du taux le plus élevé; ou
  5. lorsqu’un fonctionnaire et/ou les personnes à sa charge s’absentent du poste en raison d’une évacuation d’urgence à un endroit qui ouvre droit à une Indemnité différentielle de poste, il touche ladite indemnité applicable à l’endroit temporaire à partir du 26jour de l’évacuation d’urgence au taux applicable à la taille de la famille située à l’endroit Lorsqu’un fonctionnaire demeure au poste, l’Indemnité différentielle de poste est versée conformément à l’alinéa d) ci‑dessus.
58.7 Dispositions transitoires

58.7.1 Lorsqu’une aide supplémentaire au titre de voyages est en place le 31 mars 2019, conformément aux dispositions de l’alinéa 58.5.1e) des Directives sur le service extérieur du 1er avril 2013, l’aide supplémentaire continue de s’appliquer aux fonctionnaires jusqu’à ce que l’aide soit supprimée ou jusqu’à la fin de l’affectation au poste à l’étranger, à l’exclusion de toute prolongation, selon la première éventualité.

58.7.2 L’aide supplémentaire au titre de voyages en place le 31 mars 2019, conformément aux dispositions de l’alinéa 58.5.1e) des Directives sur le service extérieur du 1er avril 2013, est assujettie à un examen, conformément à ce qui est décrit au paragraphe 58.5.2 de ces directives.

Appendice A - Indemnité différentielle de poste

Le 1er avril 2019

Ce tableau tient compte des taux annuels de l’Indemnité différentielle de poste (IDP) en dollars canadiens à compter du 1er avril 2019.

Niveau
d'évaluation
du poste

Non
accompagné

Accompagné
d'une personne
à charge

Accompagné de
deux personnes
à charge

Accompagné de
trois personnes
à charge

Accompagné d'au
moins quatre
personnes à charge

 

($)

($)

($)

($)

($)

I

3 601

4 682

5 408

5 585

5 728

II

5 411

7 037

8 117

8 390

8 659

III

7 206

9 367

10 812

11 170

11 529

IV

10 812

14 054

16 219

16 760

17 297

V

14 416

18 739

21 623

22 342

23 065

Note:

Les sommes prévues seront rajustées le 1er avril de chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM.

Appendice B - Niveaux d’évaluation des postes et indemnités supplémentaires

1er avril 2019

Ce tableau tient compte des niveaux d’évaluation des postes et des indemnités supplémentaires, tel qu’ils sont établis conformément à l’alinéa 58.1.1b) et à l’article 58.5 de la présente directive.

Poste

Niveau d'évaluation
du poste

Niveau temporaire/
Paiement spécial
DSE 58.5.1
(Date d'entrée en vigueur)

Abidjan, Côte d'Ivoire

IV

 

Abou Dhabi, Émirats arabes unis

I

 

Abuja, Nigéria

V

 

Accra, Ghana

IV

 

Addis-Abeba, Éthiopie

V

 

Alger, Algérie

V

 

Amman, Jordanie

IV

 

Ankara, Turquie

III

 

Astana, Kazakhstan

IV

 

Athènes, Grèce

I

 

Bagdad, Irak

V

40 % (2014/04/01)

Bamako, Mali

V

15 % (2019/02/01)

Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam

II

 

Bangalore, Inde

IV

 

Bangkok, Thaïlande

III

 

Beijing, Chine

III

 

Belgrade, Serbie

III

 

Beyrouth, Liban

IV

 

Bogotá, Colombie

IV

 

Brasilia, Brésil

III

 

Bridgetown, Barbade

II

 

Bucarest, Roumanie

II

 

Budapest, Hongrie

I

 

Buenos Aires, Argentine

III

 

Bydgoszcz, Pologne

II

 

Caracas, Venezuela

V

 

Chandigarh, Inde

V

 

Chongqing, Chine

IV

 

Colombo, Sri Lanka

III

 

Cotonou, Bénin

IV

 

Dacca, Bangladesh

V

 

Dakar, Sénégal

IV

 

Damas, Syrie

IV

V (2011/03/23)

Dar-es-Salaam, Tanzanie

IV

 

Djouba, Soudan

V

30 % (2018/08/01)

Doha, Qatar

III

 

Doubaï, Émirats arabes unis

I

 

Erbil, Irak

V

 

Georgetown, Guyana

IV

 

Guadalajara, Mexique

III

 

Guangzhou, Chine

III

 

Guatemala, Guatemala

IV

 

Hanoï, Vietnam

III

 

Harare, Zimbabwe

IV

 

Ho Chi Minh-Ville, Vietnam

IV

 

Hong Kong, Chine

I

 

Islamabad, Pakistan

V

 

Istanbul, Turquie

III

 

Izmir, Turquie

II

 

Jakarta, Indonésie

IV

 

Johannesburg, Afrique du Sud

III

 

Kaboul, Afghanistan

V

50 % (2009/12/01)
+ 8 585 $* (2008/01/18)

Khartoum, Soudan

V

 

Kingston, Jamaïque

IV

 

Kinshasa, Congo

V

 

Koweït, Koweït

III

 

Kuala Lumpur, Malaisie

II

 

Kyiv, Ukraine

III

 

La Havane, Cuba

V

25 % (2018/07/01) 

La Paz, Bolivie

IV

 

Lagos, Nigéria

V

 

Le Caire, Égypte

V

 

Lima, Pérou

III

 

Lusaka, Zambie

IV

 

Managua, Nicaragua

III

 

Manille, Philippines

III

 

Maputo, Mozambique

V

 

Mexico, Mexique

III

 

Monterrey, Mexique

III

 

Montevideo, Uruguay

III

 

Moscou, Russie

IV

 

Mumbai, Inde

IV

 

Nairobi, Kenya

IV

 

New Delhi, Inde

V

 

Ouagadougou, Burkina Faso

V

 

Oulan-Bator, Mongolie

IV

 

Panama, Panama

II

 

Phnom Penh, Cambodge

IV

 

Port au Prince, Haïti

V

 

Port of Spain, Trinité-et-Tobago

III

 

Prague, République tchèque

I

 

Pretoria, Afrique du Sud

III

 

Pyeongtaek, Corée du Sud

I (2018/06/01)

 

Quito, Équateur

III

 

Rabat, Maroc

III

 

Ramallah, Cisjordanie

IV

 

Rio de Janeiro, Brésil

III

 

Riyad, Arabie saoudite

V

 

Saint-Domingue, République dominicaine

IV 

 

San José, Costa Rica

III

 

San Salvador, El Salvador

IV

 

Santiago, Chili

II

 

São Paulo, Brésil

III

 

Séoul, Corée du Sud

I

 

Shanghai, Chine

III

 

Szczecin, Pologne

I

 

Taipei, Taïwan

II

 

Tegucigalpa, Honduras

IV

 

Tel-Aviv, Israël

III

 

Thulé, Groenland

II

 

Tripoli, Libye

V

25 % (2014/09/01)

Tunis, Tunisie

IV

 

Valparaiso, Chili

I

 

Vientiane, Laos

IV

 

Wellington, Inde

III

 

Yangon, Birmanie (Myanmar)

IV

 

Yaoundé, Cameroun

IV

 

* Prime spéciale de risque – Alinéa 58.5.1e)

Notes :

  1. Les niveaux d’évaluation des postes et les indemnités supplémentaires, tel qu’ils sont indiqués dans le présent appendice, seront révisés et modifiés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, au fur et à mesure des besoins.
  2. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

Partie IX - Départ de la mission

DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes

Portée

Introduction

La présente directive a pour objet de pourvoir à l'évacuation d'urgence du poste d'un fonctionnaire et/ou d'une personne à charge dans le cas d'hostilités, de catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents, d'assurer la protection des biens matériels d'un fonctionnaire durant une telle absence et le dédommagement pour les pertes résultant de l'événement qui a nécessité l'évacuation.

Les présentes dispositions connexes tiennent compte du fait qu'une évacuation d'urgence d'un poste est susceptible d'entraîner un fardeau financier imprévu pour les fonctionnaires touchés. Les dispositions suivantes ont été élaborées afin de les aider à faire face à ces dépenses pendant la période d'évacuation.

Il incombe à chaque ministère qui est ou peut être touché par des mesures d'évacuation d'urgence de coordonner la mise en œuvre des dispositions de la DSE 64 et des directives connexes.

Directive

64.1 Application

64.1.1 L'administrateur général ou, lorsque le temps presse ou que les communications sont insuffisantes, l'agent supérieur de la mission peut autoriser l'évacuation d'urgence du poste, d'un fonctionnaire et/ou d'une personne à charge, vers un endroit convenable, le Canada inclus, et, si les conditions ultérieures le permettent, leur retour au poste :

  1. lorsque des hostilités, une catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents rendent une telle évacuation nécessaire pour assurer la sécurité de la personne ou des personnes affectés;
  2. lorsqu'aucune tâche prioritaire, en particulier la protection et l'évacuation d'urgence d'autres ressortissants canadiens, ne justifierait qu'un fonctionnaire reste au poste; et
  3. lorsqu'une telle évacuation est plus raisonnable et plus opportune qu'une mutation directe à un autre poste à l'étranger ou au Canada, conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation.

64.1.2 Un fonctionnaire évacué aux termes de la présente directive est considéré comme étant en service à compter du jour de son départ du poste jusqu'à son retour ou jusqu'à son affectation à un autre poste ou au Canada, selon le cas.

64.2 Frais de déplacement et de subsistance

64.2.1 Quand l’administrateur général a autorisé l’évacuation d’urgence d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge d’un poste vers un lieu d’évacuation approuvé, il autorisera le paiement des dépenses suivantes :

  1. les frais de déplacement réels et raisonnables entre le poste et le lieu d’évacuation approuvé;
  2. les frais de logement réels et raisonnables;
  3. les repas, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
  4. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM; et
  5. le coût des appels téléphoniques, conformément à la Directive sur les voyages du CNM du lieu d’évacuation approuvé au poste quand le fonctionnaire et ses personnes à charge sont séparés. Les appels téléphoniques ne seront toutefois pas remboursés quand une indemnité de faux frais est versée pour un déplacement au Canada ou dans la zone continentale des États-Unis.
64.3 Dépenses supplémentaires

64.3.1 Outre les frais prévus au paragraphe 64.2.1, l'administrateur général peut approuver le remboursement de frais liés à l'évacuation qui ne sont pas autrement prévus. Les frais possibles comprennent, sans s’y limiter :

  1. le coût de deux appels interurbains de cinq minutes de personne à personne, un au proche d’un fonctionnaire ou à son plus proche parent désigné et un autre, le cas échéant, au proche ou au plus proche parent désigné de l’époux ou du conjoint de fait;
  2. l'expédition des animaux de compagnie, généralement comme bagage d'accompagnement, ou par fret aérien, au besoin;
  3. une indemnité de transport commercial à justifier de 100 $ CAN par semaine à l’endroit d’évacuation approuvé, sauf dans les cas qui suivent :
    1. le lieu d’évacuation approuvé est la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire et un véhicule motorisé particulier est entreposé, ce qui limitera donc l’indemnité à une semaine; ou
    2. une avance a été autorisée pour l’achat d’un véhicule de remplacement et le fonctionnaire ou ses personnes à charge ont pris livraison du véhicule de remplacement;
  4. une indemnité supplémentaire de transport commercial à justifier au Canada lorsqu'une voiture de location est utilisée pour le transport scolaire; et/ou
  5. la mise en pension des animaux de compagnie:
    1. au poste pour la durée de l'évacuation; ou
    2. à l'endroit de l'évacuation lorsque les hôtels n'acceptent pas les animaux de compagnie.

64.3.2 Les montants prévus aux alinéas 64.3.1c) et d) ne doivent pas excéder le montant fixé par l'administrateur général pour la location mensuelle d'une voiture de taille intermédiaire.

64.4 Frais de subsistance dans un logement temporaire au poste

64.4.1 Lorsque le fonctionnaire est tenu de demeurer au poste dans un logement temporaire dans une situation d’évacuation d’urgence, l’administrateur général autorisera le versement d’un paiement au fonctionnaire pour les frais réels et raisonnables de logement et les repas. Les faux frais seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

64.4.2 Les frais réels et raisonnables pour les repas ne devraient pas dépasser en temps normal la pleine indemnité de repas quotidienne pour le poste, comme le prévoient les Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM. Toutefois, lorsque les conditions au poste entraînent des coûts plus élevés, l’administrateur général peut autoriser un paiement supérieur à la pleine indemnité de repas quotidienne applicable.

64.4.3 Lorsque les conditions d’évacuation d’urgence au poste exigent que des fonctionnaires partagent un logement, les dispositions prévues à l’article 25.13 de la DSE 25 – Logement, peuvent s’appliquer.

64.5 Avances comptables pour l'achat des effets mobiliers essentiels

64.5.1 Au moment de l'évacuation du fonctionnaire et/ou de ses personnes à charge, l'administrateur général pourra autoriser une ou plusieurs avances comptables pour le remplacement des effets ménagers essentiels, des vêtements essentiels ou des jouets d'enfants essentiels laissés au poste et, dans le cas d'une évacuation dans un tiers pays, des articles essentiels qui sont les mêmes que ceux qui sont en entreposage à la ville du bureau principal. Ces avances ne peuvent être autorisées que pour l'achat d'articles qui sont les mêmes que ceux qui sont énumérés dans l'inventaire. Le paragraphe 64.10.2 s'applique aux cas où un dédommagement a été accordé pour certains articles qui sont récupérés par la suite. Le montant des avances accordées ne devront pas dépasser :

  1. 2 500 $ pour un fonctionnaire; ou
  2. 2 500 $ pour l'époux ou le conjoint de fait d'un fonctionnaire dans les cas où le fonctionnaire n'est pas évacué ou que son époux ou son conjoint de fait le précède à l'occasion d'une évacuation d'urgence; et
  3. 1 000 $ pour un fonctionnaire, lorsque son époux ou son conjoint de fait a reçu une avance de 2 500 $; et
  4. 1 000 $ pour chaque personne à charge qui accompagne le fonctionnaire ou l'époux ou le conjoint de fait au moment d'une évacuation d'urgence.

64.5.2 Nonobstant le fait qu'un fonctionnaire et/ou des personnes à charge peuvent avoir reçu une avance pour l'achat d'articles essentiels à la suite d'une évacuation d'urgence, lorsque la mission n'a pas été capable d'expédier les effets mobiliers du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une nouvelle avance comptable dont le montant maximum correspond à la valeur dépréciée des effets mobiliers laissés au poste d'où le fonctionnaire a été évacué, tels qu'énumérés dans l'inventaire du fonctionnaire, laquelle avance est réduite du montant de toute avance déjà consentie pour l'achat d'articles essentiels en remplacement de ceux laissés au poste :

  1. lorsque le fonctionnaire a été officiellement avisé d'une affectation d’un poste à l’étranger à un autre poste ou d'une affectation au Canada autre que pour du service temporaire; ou
  2. lorsque la famille est réunie dans un logement permanent.

64.5.3 Nonobstant la DSE 4 - Avances comptables, une avance comptable peut être versée à une personne à charge pour toute dépense autorisée en vertu de la DSE 64 et des dispositions connexes lorsque le fonctionnaire s'engage à rembourser cette avance conformément à cette directive. Lorsque de telles avances sont versées à une personne à charge, elles sont réputées être versées au fonctionnaire.

64.6 Déménagement des effets mobiliers de l'entreposage de longue durée

64.6.1 Lorsque le fonctionnaire et/ou la personne à charge a besoin d’articles entreposés conformément à la DSE 15 - Réinstallation, l'administrateur général peut autoriser qu'on prenne les dispositions nécessaires et approuver le paiement des frais d'empaquetage, d'emballage, de transport, de déballage, ainsi que les autres frais rattachés au déménagement de ces effets.

64.7 Protection des effets mobiliers du fonctionnaire

64.7.1 L'administrateur général à la mission est autorisé à approuver les dépenses réelles et raisonnables de fonds publics afin de protéger les biens matériels d'un fonctionnaire contre les événements qui ont causé son évacuation.

64.8 Pertes et dommages des effets mobiliers du fonctionnaire

64.8.1 Le présent article vise à indemniser un fonctionnaire pour l’endommagement ou la perte d'effets personnels et/ou mobiliers, y compris toute perte d'argent, lorsque la perte est attribuable à une évacuation d'urgence, à une catastrophe naturelle ou un événement catastrophique dans les cas suivants :

  1. la perte ne serait couverte que par une police d'assurance « à risques élevés »; ou
  2. la perte aurait été évitée ou minimisée si le fonctionnaire n'avait pas été évacué; et/ou
  3. la perte aurait autrement été couverte par la police d'assurance générale du fonctionnaire qui a été annulée par l'assureur.

64.8.2 Sous réserve du paragraphe 64.8.6, lorsque les biens matériels du fonctionnaire ont été endommagés ou perdus du fait des circonstances décrites à l'article 64.1, qu'il y ait eu ou non évacuation d'urgence, l'administrateur général peut autoriser un dédommagement pour pertes ou dommages jusqu'à concurrence du montant maximal fixé dans l’article 15.19 de la DSE 15 - Réinstallation pour les effets personnels ou mobiliers endommagés ou perdus, et dans le cas d'une perte d'argent sous forme de dépôt en banque seulement, un montant maximal équivalant à six mois de traitement. Dans ces cas :

  1. le dédommagement est déterminé conformément aux dispositions applicables de la DSE 15 - Réinstallation, pour les dommages et/ou pertes d’effets mobiliers endommagés ou perdus au cours de la réinstallation, selon le cas;
  2. après une évacuation d’urgence, le fonctionnaire doit présenter un inventaire à jour, en se fondant sur l'inventaire des effets expédiés au poste, et y indiquer clairement tous les articles ajoutés ou enlevés depuis son arrivée au poste;
  3. en ce qui concerne les articles acquis après l'arrivée au poste qui ne figurent pas encore dans l'inventaire, les demandes d'indemnisation seront considérées avec une preuve d'achat et de possession acceptable à l'administrateur général;
  4. lorsque les inventaires n'avaient pas été mis à jour avant l'évacuation, c'est l'inventaire de la réinstallation au poste qui est utilisé;
  5. si l'administrateur général estime que le fonctionnaire n'a pas pris de mesures raisonnables pour se protéger contre cette perte, le montant du dédommagement qui doit être versé, le cas échéant, est déterminé par le comité interministériel de coordination du service extérieur compétent; et
  6. le dédommagement doit inclure le montant de toute franchise d'assurance imposée aux termes d'une police d'assurance à risques élevés qui fournit une protection contre les catastrophes naturelles, les agitations civiles ou tout autre événement pouvant entraîner une évacuation d'urgence.

64.8.3 Dans les cas où les fonctionnaires évacués ne retournent pas au poste, les demandes d'indemnisation au titre de la perte de denrées alimentaires et d'articles périssables n'excédant pas 500 $ seront acceptées sans reçu. Les demandes de remboursement excédant ce montant seront également acceptées à la condition de fournir les reçus.

64.8.4 Après le retour au poste des fonctionnaires évacués, les demandes d'indemnisation pour la perte de denrées alimentaires et d'articles périssables n'excédant pas 500 $ seront prises en considération par l'administrateur général, sur la recommandation de l'administration de la mission. Les demandes d'indemnisation excédant ce montant peuvent être prises en considération si elles sont accompagnées de reçus.

64.8.5 Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers. Sauf dans les cas prévus aux paragraphes 64.8.1, 64.8.7 et 64.8.8, aucune demande pour effets endommagés ou perdus qui seraient couverts par une telle police ne sera prise en considération aux termes de la présente directive.

64.8.6 Tout montant remboursé à un fonctionnaire par une compagnie d'assurance ou autre intervenant, en dédommagement des pertes subies, doit être signalé par le fonctionnaire et déduit du montant du dédommagement prévu au présent article.

64.8.7 En l'absence d'une police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers, un fonctionnaire ne peut réclamer d'être indemnisé que pour les effets endommagés ou perdus dans les cas suivants :

  1. la police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers ne couvre pas le risque ou est annulée par ce risque; ou
  2. le dommage ou la perte aurait été évité ou limité si le fonctionnaire n'avait pas été évacué.

64.8.8 Le montant du dédommagement payable pour les effets endommagés ou perdus est réduit par le montant déterminé par l'administrateur général, sur les conseils du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent, afin de tenir compte du coût d'une police générale de locataire pour effets personnels ou mobiliers à Ottawa, à partir d'un inventaire du fonctionnaire, pour la période allant de la date d'occupation du logement permanent au poste jusqu'à la fin de l'année d'assurance au cours de laquelle est survenue l'évacuation.

64.9 Perte réputée

64.9.1 L'administrateur général peut, sur les conseils du chef de mission et avec le consentement du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, considérer que les effets ont été perdus à la suite d'une évacuation d'urgence s'ils n'ont pas été récupérés dans les 12 mois qui suivent le départ du fonctionnaire du poste.

64.10 Dédommagement pour pertes/dommages

64.10.1 Le dédommagement pour la perte d'effets personnels et mobiliers qui ne sont pas récupérés à la suite d'une évacuation d'urgence sera effectué conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation qui ont trait aux dommages ou pertes des effets mobiliers.

64.10.2 Le dédommagement d’effets personnels et mobiliers qui sont récupérés ultérieurement, après une évacuation d'urgence, sera effectué conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation qui ont trait aux effets perdus ou endommagés, sauf que le fonctionnaire aura le choix de :

  1. conserver les articles récupérés qui ont été remplacés par des articles semblables en vertu des dispositions de l'article 64.9, auquel cas le dédommagement sera limité à la moitié de la valeur de remplacement à neuf des articles récupérés; ou
  2. refuser les articles récupérés qui ont été remplacés par des articles semblables en vertu des dispositions de l'article 64.9, auquel cas le dédommagement correspondra à la valeur de remplacement à neuf des articles récupérés et la propriété desdits articles est dévolue à l'État.

64.10.3 Le fonctionnaire peut réclamer un dédommagement pour des effets personnels et mobiliers perdus ou endommagés, conformément à la présente directive ou à la DSE 15 - Réinstallation; toutefois, le fonctionnaire ne peut réclamer un dédommagement à l'égard du même article plus d'une fois aux termes des dispositions des Directives sur le service extérieur ou d'une  police d’assurance privée.

64.10.4 En cas de pertes ou de dommages pour lesquels un dédommagement n'est pas par ailleurs payé en vertu de la présente directive ou de la DSE 15 - Réinstallation, l'administrateur général peut demander au président du Conseil du Trésor d'autoriser le paiement d'un dédommagement raisonnable jugé approprié, selon les circonstances.

64.11 Méthodes de comptabilisation et de règlement pour pertes et dommages

64.11.1 Un fonctionnaire qui a reçu une avance en vertu des présentes dispositions doit, dans les 90 jours qui suivent, présenter des reçus à l'appui de l'achat des effets mobiliers, vêtements et jouets essentiels.

64.11.2 Lorsque des effets mobiliers sont réellement ou réputés perdus ou endommagés, un fonctionnaire qui a reçu une avance comptable en vertu des présentes dispositions doit présenter une demande de dédommagement pour régler l'avance conformément aux dispositions de la présente directive et de la DSE 15 - Réinstallation concernant les dommages causés aux effets mobiliers ou leur perte dans les 90 jours, selon celle des dates suivantes qui survient en premier:

  1. de la date de prise de possession des effets mobiliers;
  2. de la date à laquelle l'administrateur général établit que les effets mobiliers sont perdus; ou
  3. de la date à laquelle l'administrateur général estime que les effets sont « réputés perdus ».

64.11.3 Un fonctionnaire qui n'a pas reçu d'avance en vertu des présentes dispositions et qui a subi une perte ou des dommages réels ou réputés d'effets mobiliers doit présenter une demande de dédommagement conformément à la DSE 15 - Réinstallation, sous réserve des dispositions de l'article 64.10.

64.11.4 Un fonctionnaire qui a reçu une avance comptable conformément aux présentes dispositions et qui ne présente pas de demande de dédommagement à l'État pour les dommages causés aux effets mobiliers ou pour leur perte doit rendre compte intégralement de ladite avance :

  1. aussitôt après avoir été réglé par une tierce partie (par exemple, une assurance privée); ou
  2. dans les 90 jours qui suivent la date de prise de possession des effets mobiliers, selon la première de ces deux éventualités.
64.12 Véhicule motorisé particulier

64.12.1 Lorsqu'un fonctionnaire a été incapable de vendre lui-même son véhicule et que la mission a été incapable de le vendre ou de l'expédier dans les six mois qui suivent son évacuation, le fonctionnaire a les choix suivants :

  1. demander à la mission de continuer à essayer de l'expédier; ou
  2. demander à la mission de continuer à essayer de le vendre; ou
  3. demander à l'État de l'acheter, auquel cas, l'administrateur général doit faire le nécessaire pour que l'État achète le véhicule.

64.12.3 Lorsque l'État achète la voiture, le prix d'achat doit être calculé comme suit :

  1. pour une voiture ayant plus d'un an, la valeur de vente au détail déterminée par l'administrateur général sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur :
    1. au moment de l'expédition, lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge n'a pas pris possession de la voiture au poste; ou
    2. au moment de l'évacuation du fonctionnaire, lorsque la voiture était utilisée au poste; cependant, lorsque le chef de mission a autorisé l'entreposage de la voiture en lieu sûr avant l'évacuation du fonctionnaire, la valeur de la vente au détail est déterminée au moment où la voiture est entreposée en lieu sûr; ou
  2. pour une voiture de moins d'un an, la valeur de vente au détail déterminée par l'administrateur général sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur ou le coût d'achat déprécié de 2 % par mois à compter de la date de prise de possession, à l'exclusion des périodes pendant lesquelles le chef de mission a autorisé son entreposage en lieu sûr, selon le plus élevé des deux montants; cependant, lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge n'a jamais pris possession de la voiture, aucune dépréciation ne s'applique.

64.12.4 Un fonctionnaire peut demander une avance pour l'achat d'une voiture de remplacement n'importe quand dans les six mois qui suivent une évacuation. L'avance ne doit pas dépasser le prix d'achat par l'État de la voiture laissée au poste, déterminé conformément au paragraphe 64.12.3 des présentes dispositions, et elle doit être remboursée intégralement au moment où :

  1. la voiture au poste est achetée par l'État; ou
  2. la voiture au poste est vendue à un particulier; ou
  3. le fonctionnaire ou une personne à charge prend livraison de la voiture; ou
  4. le véhicule de remplacement est vendu; ou
  5. une année après la date d'évacuation du fonctionnaire, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.

64.12.5 Si un fonctionnaire ne choisit pas l'avance comptable précisée au paragraphe 64.12.4 et reste au poste alors que les personnes à charge sont évacuées pour une période de plus de 30 jours, le fonctionnaire peut demander une avance comptable pour l'achat d'une voiture de remplacement à l'usage des personnes à charge évacuées. L'avance ne doit pas dépasser la valeur de vente au détail de la voiture laissée au poste, déterminée conformément au paragraphe 64.12.3 des présentes dispositions, et elle doit être remboursée intégralement au moment où :

  1. les personnes à charge du fonctionnaire retournent au poste;
  2. la voiture de remplacement est vendue;
  3. le fonctionnaire est évacué ultérieurement; ou
  4. le fonctionnaire est réaffecté, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.

64.12.6 Lorsqu'un fonctionnaire est par la suite évacué les dispositions du paragraphe 64.12.4 s'appliquent.

64.12.7 Lorsqu'un fonctionnaire réaffecté d'un poste où les mesures d'évacuation sont encore en cours est incapable de vendre ou d'expédier la voiture, l'administrateur général peut autoriser l’achat de la voiture par l'État, son prix d'achat étant calculé conformément au paragraphe 64.12.3.

64.12.8 Lorsque la protection normale de l'assurance ne couvre pas la perte d'une voiture ou les dommages qui lui sont causés par suite d'une émeute, d'une insurrection ou de risques semblables, une réclamation peut être présentée conformément aux principes généraux de la loi internationale concernant la responsabilité de l'État. Dans des circonstances extraordinaires, une demande de dédommagement pour la perte d'une voiture ou les dommages qui lui sont causés peut être présentée au président du Conseil du Trésor.

64.13 Incidence d’une évacuation d’urgence sur d’autres dispositions de la DSE

64.13.1 Les remboursements du prêt d’affectation à l’étranger se poursuivent pendant toute la durée d’une évacuation d’urgence. Toutefois, à la demande du fonctionnaire, les remboursements peuvent être suspendus à partir de la date d’évacuation du fonctionnaire. Aucun intérêt ne sera calculé sur le capital pendant la période de suspension.

64.13.2 Lorsque le remboursement du prêt d’affectation à l’étranger a été suspendu, le remboursement reprendra au retour au poste, à l’affectation d’un poste à l’étranger à un autre poste ou à l’affectation au Canada, autre qu’une affectation temporaire et la période de remboursement sera prolongée afin de tenir compte de la période de suspension.

64.13.3 Quand un fonctionnaire et les personnes à charge qui l’accompagnent ont été évacués conformément aux dispositions de la présente directive, les frais de logement continuent d’être payés conformément à la DSE 25 – Logement.

64.13.4 Quand un enfant à charge est évacué en vertu de la présente directive, l’administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, l’article 34.8 de la DSE 34 – Indemnités scolaires.

64.13.5 À la discrétion de la direction, comme le prévoit l’article 50.12, un fonctionnaire ou ses personnes à charge peuvent avoir l’autorisation de se prévaloir des dispositions de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, afin de partir du lieu d’évacuation approuvé.

64.13.6 L’administrateur général peut autoriser, pour réunir une famille, un déplacement vers le lieu d’évacuation approuvé plutôt que vers le poste, sous réserve des dispositions de la DSE 51 – Réunion de famille.

64.13.7 Les dispositions prévues à la DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste, s’appliquent comme le prévoit l’article 55.5 – Absence temporaire.

64.13.8 Les dispositions prévues à l’article 56.2 – Prime de service extérieur de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, s’appliquent comme le prévoit l’article 56.9 – Absence temporaire d’une personne à charge.

64.13.9 Les dispositions prévues à la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, s’appliquent comme le prévoit l’article 58.6 – Absence temporaire.

64.13.10 Quand l’administrateur général détermine qu’un fonctionnaire ou ses personnes à charge qui ont été évacués conformément à la présente directive ne retourneront pas au poste, les fonctionnaires recevront un avis écrit de la décision et les dispositions des présentes directives s’appliqueront comme suit :

  1. les dispositions prévues à la DSE 15 – Réinstallation, s’appliquent, sauf les frais de déplacement, à la date de l’avis de réinstallation;
  2. si le fonctionnaire ou ses personnes à charge n’ont pas été évacués vers la ville où se trouve le bureau principal ou son nouveau lieu de travail, les frais de déplacement réels et raisonnables à partir du lieu d’évacuation approuvé vers la ville de son bureau principal du fonctionnaire ou son nouveau lieu de travail sont approuvés en vertu de cette directive;
  3. lorsque l’époux ou le conjoint de fait est réinstallé dans la ville où se trouve le bureau principal, comme le prévoit le paragraphe 64.13.10 et que le fonctionnaire demeure en affectation au poste, la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, peut s’appliquer; et
  4. lorsque l’administrateur général détermine que le fonctionnaire ou ses personnes à charge qui ont été évacués conformément à la présente directive seront affectés dans un autre poste plutôt que de retourner dans la ville où se trouve le bureau principal, l’administrateur général décidera si les dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, s’appliquent pour la réinstallation du fonctionnaire ou de ses personnes à charge de l’ancien poste au Canada vers le nouveau poste ou directement de l’ancien poste vers le nouveau poste. Lorsque l’administrateur général détermine que les dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, s’appliquent pour la réinstallation de l’ancien poste vers le nouveau poste directement, il peut continuer d’appliquer les dispositions prévues dans la présente directive.
64.14 Pouvoir discrétionnaire de la direction

64.14.1 À la discrétion de l'administrateur général, le paragraphe 64.6.1 peut s’appliquer aux effets qui restent au poste d'un fonctionnaire.

64.14.2 À la discrétion de l'administrateur général, les vêtements personnels semblables que le fonctionnaire a remplacés et qui sont entreposés ailleurs qu'au lieu de travail peuvent être réputés perdus.

64.14.3 À la discrétion de l'administrateur général, la totalité ou une partie des présentes dispositions peuvent s'appliquer aux fonctionnaires qui sont réaffectés d'un poste où les mesures d'évacuation sont en vigueur.

DSE 66 - Décès à l'étranger d'un fonctionnaire ou d'une personne à charge

Portée

Introduction

Lorsqu'un fonctionnaire ou une personne à charge décède à l'étranger au cours de la période d'affectation du fonctionnaire, l'employeur peut autoriser le paiement de certains frais occasionnés par le décès, c'est-à-dire ceux qui excèdent les dépenses qui auraient été engagées si le décès était survenu dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

Directive

66.1 Application

66.1.1 Lorsqu'un fonctionnaire décède à un poste, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais occasionnés au lieu du décès : ambulance, corbillard, embaumement ou crémation, coffre extérieur (mais non le cercueil), et tous autres frais essentiels qui excèdent ceux qui auraient été engagés si le décès était survenu dans la ville du bureau principal du fonctionnaire; et
  2. des frais de transport de la dépouille mortelle du lieu où le décès est survenu jusqu'au lieu de l'inhumation, moins les frais de transport qui auraient été engagés entre le lieu de l'inhumation et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

66.1.2 Tout montant payable en vertu des lois sur les accidents du travail ou de toute autre loi pertinente pour les funérailles et les frais de transport sera déduit des sommes précisés aux alinéas 66.1.1a) et 66.1.1b).

66.1.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais énumérés au paragraphe 66.1.1 dans le cas de décès d'une personne à charge qui partageait la résidence du fonctionnaire au poste, ou qui était un élève ou un élève à charge.

Partie X - Dispositions administratives

DSE 69 - Calcul des indemnités

Champ d'application

Introduction

La présente directive expose la façon générale de calculer les indemnités, mais une directive particulière peut prescrire des conditions de paiement ou un mode de calcul précis qui aurait préséance.

Directive

69.1 Application

69.1.1 Sous réserve des paragraphes 69.1.2 et 69.1.3, lorsqu'un fonctionnaire devient admissible, en vertu des présentes directives, à un nouveau taux d'indemnité ou de paiement par suite d'un changement de classification ou de rémunération, il y devient admissible à la date d'entrée en vigueur du changement de classification ou de rémunération précisé dans la convention collective, la décision arbitrale ou une autre autorisation.

69.1.2 Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé à l'égard des fonctionnaires qui sont visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle le fonctionnaire deviendra admissible au nouveau taux de l'indemnité ou à laquelle il pourra se prévaloir des dispositions des présentes directives (à l'exception de la DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste) sera celle que porte le document entérinant ce changement (c'est-à-dire la date à laquelle la convention collective est signée, la date de la décision arbitrale ou la date à laquelle le rajustement est approuvé dans le cas des fonctionnaires exclus).

69.1.3 Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé le ou après le 1er octobre 1989 à l'égard des fonctionnaires visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle les fonctionnaires deviendront admissibles au nouveau taux d'Indemnité de subsistance de poste prévu par la DSE 55 sera la date d'effet du rajustement salarial, non la date du document qui l'entérine.

69.2 Calcul de l'indemnité

69.2.1 Lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon l'Appendice A de cette directive.

69.3 Situation grève légale

69.3.1 Nonobstant les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur les grèves, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste continueront de s'appliquer dans une situation de grève légale.

69.3.2 Sous réserve des dispositions de l'article 69.4, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste, continueront de s'appliquer aux fonctionnaires qui sont en congé non autorisé ou en congé non payé pendant une affectation à l'extérieur du Canada.

69.4 Indemnité de congé de maternité / congé parental

69.4.1 Les fonctionnaires qui reçoivent une indemnité de congé de maternité ou de congé parental en vertu de leur convention collective ou de toute autre autorisation, qui sont assujettis aux Directives sur le service extérieur et qui sont autorisés à demeurer au poste durant le congé de maternité ou le congé parental reçoivent une Indemnité de subsistance de poste (DSE 55), une Indemnité incitative de service extérieur (DSE 56) et une Indemnité différentielle de poste (DSE 58).

69.4.2 Un fonctionnaire a droit à 93 % de l'Indemnité de subsistance de poste (DSE 55), des Indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'Indemnité différentielle de poste (DSE 58) pour la même période que celle pour laquelle l'indemnité de congé de maternité ou de congé parental est autorisée, afin que les indemnités versées en vertu des Directives sur le service extérieur soient en harmonie avec les dispositions applicables aux indemnités de congé de maternité et de congé parental.

69.4.3 Lorsqu'un fonctionnaire en poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant moins de 12 semaines, l'Indemnité de subsistance de poste (DSE 55), les Indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'Indemnité différentielle de poste (DSE 58), moins les frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versées en entier lors de son retour au travail.

69.4.4 Lorsqu'un fonctionnaire en poste reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant 12 semaines ou plus, 50 % de l'Indemnité de subsistance de poste (DSE 55), des Indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'Indemnité différentielle de poste (DSE 58), moins 50 % des frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versés avant le début du congé de maternité ou du congé parental, et le solde impayé, incluant les rajustements nécessaires, lui est versé lors de son retour au travail.

69.4.5 L'Indemnité de subsistance de poste (DSE 55), les Indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'Indemnité différentielle de poste (DSE 58) seront rajustées conformément aux dispositions particulières de ces directives afin de tenir compte :

a) d'une augmentation de traitement,

b) d'un changement dans la taille de la famille,

c) d'un changement dans l'indice de poste,

d) d'une révision du tableau des Primes de service extérieur (Appendice A de la DSE 56), et Indemnité de poste (Appendice B de la DSE 56),

e) d'une révision du tableau d'Indemnités différentielles de mission (Appendice A de la DSE 58),

f) d'un changement du niveau d'évaluation des postes aux fins de l'Indemnité différentielle de poste (Appendice B de la DSE 58).

69.4.6 Aucun rajustement fondé entièrement sur le service du fonctionnaire à l'extérieur du Canada ne sera effectué (p. ex., une prime de 50 % en vertu de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste, ou une augmentation d'un échelon dans le tableau des Primes de service extérieur en vertu de la DSE 56).

69.4.7 La Prime de service extérieur du fonctionnaire est rajustée en fonction de l'augmentation d'un échelon dans le tableau des Primes de service extérieur le premier jour de travail au cours duquel il a accumulé suffisamment de points ou crédits pour mériter l'augmentation, suivant le retour du fonctionnaire d'un congé de maternité ou d'un congé parental.

69.4.8 Le fonctionnaire qui quitte temporairement un poste pour une période dépassant 25 jours de rémunération cessera de toucher l'Indemnité de subsistance de poste et l'Indemnité différentielle de poste à partir du 26e jour de rémunération où il est absent.

Appendice A – Calcul des indemnités

Conformément à l'article 69.2.1, lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon la formule suivante :

T x D
R

où :

T représente le taux d'indemnité annuel,

R équivaut à 260,88 jours, soit le nombre de jours de rémunération par année, et

D représente le nombre total de jours pour lesquels le fonctionnaire a droit à l'indemnité dans le mois, y compris :

a) chaque jour de rémunération en service à la mission ou en congé payé autorisé; et

b) chaque jour reconnu par une autorité compétente comme jour férié général payé, sauf s'il se trouve dans une période de congé non payé ou s'il précède le premier jour de travail du fonctionnaire ou suit le dernier jour de travail.

DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport

Portée

Introduction

La présente directive fait état des procédures administratives relatives au versement, à l’utilisation, à la certification et à la vérification des indemnités de déplacement et des exigences en matière de rapport prévues dans les Directives sur le service extérieur.

Définition

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

L’administrateur général (deputy head) s’entend de l’administrateur général du ministère employeur, sauf si, en vertu d’une entente conclue avec le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement au sujet de l’application des Directives sur le service extérieur, les rapports doivent être présentés par ce ministère.

Directive

70.1 Indemnités de déplacement – Application

70.1.1 Une des conditions qui s’appliquent aux indemnités de voyage non imposables est qu’elles ne sont dépensées qu’aux fins spécifiquement déterminées par l’employeur.

70.1.2 C’est au fonctionnaire qu’il incombe de démontrer que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.

70.1.3 Les procédures de versement, de certification et de vérification s’appliquent aux indemnités de déplacement suivantes :

  1. DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives;
  2. DSE 41.6 - Indemnité de déplacement pour soins de santé pour assister à la naissance d’un enfant (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification);
  3. DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l’extérieur;
  4. DSE 50 – Aide au déplacement du poste;
  5. DSE 51 - Réunion de famille; et
  6. DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux.
70.2 Indemnités de déplacement - Versement des indemnités

70.2.1 Les indemnités seront versées le plus près possible de la date proposée du déplacement, compte tenu de la nécessité de réserver les billets à l’avance.

70.2.2 Le fonctionnaire doit présenter un plan de voyage signé faisant état du déplacement proposé et des dépenses anticipées dans les limites du montant de l’indemnité.

70.2.3 Il est entendu que le plan de voyage d’un fonctionnaire peut changer et qu’il faille annuler ou modifier le déplacement prévu. Des modifications peuvent être apportées au plan s’il y a lieu. Dans le cas de la DSE  50 – Aide au déplacement du poste, le fonctionnaire n’est pas tenu d’informer l’administrateur général des changements ou des modifications au plan de voyage.

70.2.4 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu’il présente une demande dans le cadre de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste. Une fois versée, l’indemnité ne peut être rajustée pour tenir compte de l’arrivée ou du départ d’une personne à charge. Le montant intégral de l’indemnité prévue par la DSE 50 – Aide au déplacement du poste est versé pour l’ensemble de la famille au moment où la demande est faite, même si l’indemnité sert à faire plus d’un voyage.

70.3 Indemnités de déplacement – Utilisation des indemnités

70.3.1 Lorsqu’une indemnité est versée pour un déplacement de la manière prévue au paragraphe 70.1.3, les fonctionnaires doivent attester de l’utilisation des indemnités de la manière présentée ci-dessous.

70.3.2 Lorsqu’un crédit de déplacement visé à la DSE 45 est utilisé parallèlement à un déplacement pour réunion familiale ou événement familial malheureux, le déplacement visé par la DSE 45 -  doit être lié au but de l’autre voyage. Des exemples : un autre membre de la famille effectue un voyage à partir du poste dans le cadre d’un déplacement pour événement familial malheureux, comme un enfant qui se rend aux funérailles d’un grand-parent; un voyage auxiliaire pour rendre visite à des parents; un autre membre de la famille, ou un ami intime, qui se joint à la famille dans le cadre d’une réunion familiale.

70.3.3 La DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et la DSE 50 – Aide au déplacement du poste sont des indemnités fixes qui doivent être consacrées au déplacement et aux frais de voyage, qu’il s’agisse d’un seul déplacement ou de plusieurs. Ces deux indemnités ne peuvent être combinées.

70.4 Indemnités de déplacement - Certification et vérification de l’utilisation des indemnités

70.4.1 Bien que les indemnités précisées au paragraphe 70.1.3 ne soient pas soumises à justification, le fonctionnaire est tenu de certifier l’utilisation de chaque indemnité et il peut être tenu de prouver que l’indemnité a bel et bien été utilisée aux fins prévues, conformément aux modalités suivantes :

  1. dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé du service extérieur, les fonctionnaires doivent certifier qu’ils ont utilisé au moins 90 % de l’indemnité pour des dépenses liées au voyage et 70 % pour le transport;
  2. dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, les fonctionnaires doivent certifier que chaque personne qui a bénéficié d’une indemnité a voyagé et qu’au moins 75 % de l’indemnité reçue pour chaque personne a été utilisé pour le voyage et les dépenses liées au voyage, y compris le transport, le logement, les repas et les faux frais de voyage, comme les excursions, les droits d’entrée, etc. Lorsque le déplacement est effectué à l’aide d’une motorisée particulière ou louée, les frais de location du véhicule, d’essence et d’huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport peuvent être inclus, mais les frais de voyage ne doivent pas être basés sur un taux de kilométrage/millage; et
  3. pour les indemnités suivantes, les fonctionnaires doivent certifier l’utilisation du montant complet de l’indemnité :
    1. DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives;
    2. L’article 41.6 - Indemnité de déplacement pour soins de santé pour assister à la naissance d’un enfant (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification);
    3. DSE 51 - Réunion de famille; et
    4. DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux.

70.4.2 Dans les 30 jours suivant la fin du déplacement ou à la fin de l’affectation à l’étranger, selon la première occurrence, le fonctionnaire doit remplir et soumettre un formulaire de certification de voyage, qui formera la base de tout audit ultérieur. En outre, l’indemnité peut être vérifiée.

70.4.3 Le fonctionnaire est tenu de conserver pendant sept ans les preuves de voyage pour justifier le but de l’indemnité. Les pièces justificatives doivent démontrer que les frais ont été engagés à l’extérieur du poste. Si le fonctionnaire ne peut démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues, alors qu’on lui a demandé de le faire, l’indemnité sera rajustée et réduite de la partie dont l’utilisation n’a pu être justifiée.

70.4.4 En temps normal, une autre indemnité de déplacement aux termes de la même Directive sur le service extérieur pour le même voyageur ne sera accordée tant que le fonctionnaire n’aura pas complété la certification et répondu aux exigences de vérification sur demande concernant une indemnité de déplacement émise précédemment.

70.5 Exigences en matière de rapports

70.5.1 L’administrateur général, tel qu’il est défini dans la présente directive, devra présenter un rapport au plus tard au 1er décembre de chaque année pour la période du 1er novembre de l’année précédente au 31 octobre de l’année en cours au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à fsd.dse@tbs-sct.gc.ca. Le rapport devra comprendre les éléments suivants :

  1. nombre total de fonctionnaires en poste dans un poste aux termes de l’ensemble ou d’une partie des dispositions des DSE;
  2. désignation d’une personne à charge, conformément à l’alinéa c) de la définition de personne à charge sous la DSE 2 - Définitions, avec les détails nécessaires;
  3. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour accorder un traitement individuel à un couple de fonctionnaires aux fins de la réinstallation, conformément au paragraphe 15.2.1 de la DSE 15 – Réinstallation;
  4. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour accorder une aide financière supplémentaire pour les frais de transport local conformément au paragraphe 15.22.4 de la DSE 15 – Réinstallation;
  5. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu à la DSE 15.33 de la DSE 15 – Réinstallation – Pouvoir discrétionnaire de la direction;
  6. l’utilisation de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, conformément au paragraphe 18.10.1;
  7. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu au paragraphe 18.10.2 de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille;
  8. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu à l’article 56.10 de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur pour continuer de verser la prime à un fonctionnaire après sept années consécutives au même poste;
  9. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour continuer de verser la prime de service extérieur à un fonctionnaire pendant l’absence temporaire d’une personne à charge, conformément à l’alinéa 56.9.1b) de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur; et
  10. l’approbation du versement d’aide supplémentaire prévue par l’article 58.5 de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste – Indemnité supplémentaire à cause des conditions extraordinaires.

70.5.2 En plus du rapport annuel susmentionné, l’administrateur général, tel qu’il est défini dans la présente directive, devra présenter des rapports ministériels sur demande du Secrétariat du Conseil du Trésor.

70.5.3 Le Comité des DSE du CNM devra recevoir les rapports précisés ci-dessous :

  1. changements à la section 3 – Indemnités d’opération des DSME, conformément au paragraphe 3.4.3 de la DSE 3 – Application, le cas échéant;
  2. l’itinéraire officiel pour le déplacement à l’occasion de la réinstallation entre les postes et Ottawa, y compris toute escale autorisée, au plus tard le 30 juin de chaque année; et
  3. un rapport consolidé des éléments présentés au paragraphe 70.5.1 au plus tard le 31 janvier de chaque année.