Nota:  Les employés de la fonction publique doivent communiquer avec leur Coordonnateur ministériel désigné de la réinstallation avec leurs questions.

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Principes

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte (CNM). Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des réinstallations du gouvernement et devraient aider tous les fonctionnaires et de la direction à établir des pratiques de réinstallation justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Confiance - accroître le pouvoir discrétionnaire et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d’agir d’une manière juste et raisonnable.

Souplesse - créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l’obligation d’adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des nécessités du service dans l’organisation des préparatifs de réinstallation.

Respect - créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux réinstallations.

Valorisation des gens - reconnaître les fonctionnaires d’une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité dans les situations de réinstallations.

Transparence - assurer l’application cohérente, juste et équitable de la directive et de ses pratiques.

Pratiques de réinstallation modernes - adopter des pratiques de gestion des réinstallations qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l’industrie des réinstallations; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des réinstallations.

Généralités

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte (CNM). Les fonctionnaires doivent pouvoir accéder facilement à la présente directive.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d’allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires représentés en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral sera conforme à l’article 15.0 du Règlement du CNM. Pour les fonctionnaires non-représentés la procédure de règlement de griefs du ministère ou de l’organisme concerné est applicable.

Définitions

Administrateur général (deputy head) - Relativement à un ministère, son administrateur général et, relativement à toute autre entité de la fonction publique, son premier dirigeant ou, s’il n’y a pas de premier dirigeant, la personne désignée par le gouverneur en conseil comme administrateur général aux fins de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Animal de compagnie (pet) - animal vivant habituellement dans la résidence familiale et gardé pour sa compagnie. (si l’animal a le droit d’aller dans la salle familiale, il peut être déménagé). Les grands animaux tels que les chevaux ou les moutons, ou une grande quantité d’animaux domestiques, comme une chatière ou un chenil, ne sont pas considérés comme des animaux de compagnie.

Circonstances exceptionnelles (exceptional circumstances) – signifie des circonstances rares et imprévisibles qui sont normalement hors du contrôle du fonctionnaire.

Conjoint ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) - l’expression « conjoint de fait » désigne une personne vivant une relation conjugale avec un fonctionnaire pour une période continue d’au moins un (1) an. Le mot « conjoint » désigne la personne mariée avec le fonctionnaire.

Déclaration (personal declaration) - déclaration écrite signée par le fonctionnaire, qui confirme et qui dresse la liste des dépenses à rembourser pour lesquelles il n’y a aucun reçu.

Effets mobiliers (household goods and effects) - meubles, articles de ménage et effets personnels d’un fonctionnaire ou d’une personne nommée et des personnes à sa charge, à l’exclusion des automobiles, du bétail et des animaux de compagnie.

Employeur (employer) - Sa Majesté du Chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor, y compris toute personne autorisée à exercer les pouvoirs du Conseil du Trésor.

Fonctionnaire (employee) - désigne une personne employée dans la fonction publique fédérale et dont le salaire est payé à même le Trésor.

  1. Fonctionnaire à temps plein (full-time employee) - personne dont les heures normales de travail sont celles d’un fonctionnaire à temps plein, conformément à la convention collective;
  2. Fonctionnaire à temps partiel (part-time employee) - personne dont le nombre d’heures normales de travail est inférieur à celui d’un fonctionnaire à temps plein aux termes de la convention collective, mais pas inférieur à un tiers de ces heures;
  3. Fonctionnaire saisonnier (seasonal employee) - personne dont la période de travail est de nature saisonnière;
  4. Fonctionnaire nommé pour une période déterminée (term employee) - personne dont la période de travail est déterminée.

Fournisseur de services de réinstallation (FSR) [Contracted Relocation Service Provider (CRSP)] - entreprise privée chargée à contrat par le gouvernement du Canada d’administrer les services de réinstallation des fonctionnaires conformément à la présente directive.

Frais de subsistance (living expenses) - dépenses engagées pour de la nourriture et un logement de nuit. Peut également désigner des faux frais tels que la lessive, le service de valet, les pourboires, les appels téléphoniques locaux, le transport local, conformément à la présente directive.

Frais de voyage (travelling expenses) - frais de transport et de subsistance engagés en route vers le nouveau lieu de travail.

Frais réels et raisonnables (actual and reasonable expenses)

  1. les dépenses réelles encourues, appuyées d’une preuve de paiement, p. ex. des reçues et des pièces justificatives; et
  2. le montant raisonnable que l’employeur juge à la fois approprié et justifiable en fonction des frais engagés par le passé dans des occasions semblables, et à l’intérieur des limites imposées par la présente directive.

Habitation unifamiliale (single-family dwelling) - logement ayant les commodités normales pour être habitable toute l’année. L’habitation doit avoir une structure indépendante et posséder une ou plusieurs entrées donnant à l’extérieur de l’immeuble ou dans un corridor, un hall, un vestibule ou un escalier commun à l’intérieur de l’immeuble.

Hypothèque (mortgage) - prêt inscrit en tant qu’hypothèque sur un bien immobilier. D’un montant fixe et il peut ne pas faire l’objet de nouvelles avances à mesure que l’emprunteur paie l’hypothèque. Il arrive à échéance à la fin de la période; c’est à ce moment que l’emprunteur a le choix de renouveler son prêt avec son prêteur actuel ou changer de prêteur pour payer le solde restant. Les paiements sont effectués selon un calendrier fixe et ils comprennent le capital et les intérêts. Il est entendu que tout prêt qui permet à l’emprunteur d’accéder à des fonds à d’autres fins, comme les marges de crédit hypothécaires, n’est pas considéré comme une hypothèque.

Indemnité pour les faux frais non soumis à une justification (non-accountable incidental expenses allowance) – indemnité versée à la réinstallation qui n’est pas soumise à vérification; autrement dit, les reçus ne sont pas requis, mais ils devraient être conservés.

Lieu de travail (workplace/place of duty)

  1. Permanent/régulier (permanent/regular) - endroit permanent particulier, déterminé par l’employeur, auquel ou à partir duquel, le fonctionnaire exerce habituellement les fonctions liées à son poste ou dont il relève.
  2. le lieu de travail d’un fonctionnaire qui est employé à titre d’officier de navire ou d’un membre d’un équipage de navire doit être réputé être un édifice adéquat, déterminé par l’employeur :
    1. au port d’attache du navire, dans le cas des fonctionnaires travaillant normalement à bord d’un navire; ou
    2. à l’endroit où les fonctionnaires exercent normalement leurs fonctions lorsqu’ils ne travaillent pas à bord d’un navire.

Logement (accommodation)

  1. Logement commercial (commercial accommodation) - établissement d’hébergement, tel qu’un hôtel, un motel, une résidence d’affaires ou un appartement.
  2. Logement de l’État (Crown-owned living accommodation) - logement que le gouvernement du Canada possède, loue ou dont celui-ci contrôle l’occupation.
  3. Logement provisoire (interim accommodation) - correspond aux jours où les frais de subsistance doivent être payés au nouveau lieu de travail lorsqu’un fonctionnaire est incapable d’emménager dans sa nouvelle résidence.
  4. Logement autonome (self-contained accommodation) - logement commercial qui est aménagé de façon à ce que les fonctionnaires puissent préparer et consommer des repas. Ce logement peut également avoir des installations requises pour faire la lessive.
  5. Logement temporaire (temporary accommodation) - logement dont les frais de subsistance sont acquittés au début et/ou à la fin de la réinstallation au nouveau lieu de travail, ou les deux.

Maison mobile et maison mobile double (mobile home and double-wide removable home) - sont synonymes aux fins de la présente Directive et désignent une unité mobile d’habitation unifamiliale constituant le logement principal d’un fonctionnaire et qui contient par sa conception, les commodités normales pour être habitée toute l’année. L’unité est raccordée aux services publics et est installée dans un endroit spécialement aménagé, bien qu’elle n’ait pas de fondation permanente. L’unité est construite pour être remorquée ou déplacée sur les routes. Cette définition ne comprend pas : les appentis ou autres annexes habitables, les clôtures ou autres objets du même genre, les roulottes de tourisme, de camping et autres véhicules analogues ou tout genre de véhicule automoteur, tels que les caravanes ou les camionnettes de camping.

Nouvelle résidence principale (new principal residence) - habitation unifamiliale achetée ou louée au nouveau lieu de travail qui deviendra la résidence principale du fonctionnaire après sa réinstallation.

Personne à charge (dependant) – personne qui habite en permanence avec le fonctionnaire à sa résidence ou qui n’habite pas à la résidence du ou de la fonctionnaire mais pour qui le ou la fonctionnaire a officiellement déclaré une responsabilité d’assistance et/ou de soutien et :

  1. qui est le conjoint du fonctionnaire; ou
  2. qui est un enfant biologique, un enfant du conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d’adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et :
    1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d’une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d’enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
  3. qui est un parent, un grand-parent, un frère, une sœur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-enfant du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et :
    1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d’une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d’enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Remarque :

Une déclaration officielle peut être soit un document signé par le fonctionnaire, soit un document juridique.

Personne nommée (appointee) - personne recrutée à l’extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques. Lors de sa réinstallation à son premier lieu de travail, cette personne est réputée ne pas être un fonctionnaire aux fins de la présente directive. Lorsqu’un membre des Forces canadiennes fait l’objet d’une première nomination à la fonction publique, il a le statut de personne nommée.

Personne transférée (transferee) - fonctionnaire réinstallé d’un lieu de résidence à une nouvelle destination pour accomplir les tâches d’un poste au sein de la fonction publique.

Porte-à-porte (door-to-door) – un déménagement porte-à-porte s’entend d’un déménagement synchronisé de la résidence principale au lieu d’origine à la nouvelle résidence principale à destination, où le fonctionnaire s’efforce de réduire, autant que possible, les besoins en logement intérimaire, en repas, et en dépenses diverses.

Poste isolé (isolated post) - endroit nommé à l’Appendice A de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État.

Reçu (receipt) - document original ou copie électronique ou papier indiquant la date de la dépense et le montant dépensé par le fonctionnaire.

Réinstallation (relocation) - déménagement autorisé d’un fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre. Le déménagement correspond à la réinstallation à partir de la résidence principale occupée pendant l’emploi à l’ancien lieu de travail à la nouvelle résidence principale qui sera occupée pendant l’emploi au nouveau lieu de travail. Il est entendu que le fonctionnaire doit être réinstallé dans une nouvelle résidence principale pour être admissible au remboursement des frais de réinstallation.

Réinstallation à la demande du fonctionnaire (employee-requested relocation) - réinstallation résultant d’une demande officielle présentée par le fonctionnaire pour des raisons de compassion ou d’autres raisons personnelles et pour laquelle les dépenses engagées doivent être remboursées en conformité avec la Partie XII.

Résidence principale (principal residence) - habitation unifamiliale achetée ou louée et occupée par le fonctionnaire ou une personne à sa charge demeurant avec lui, qui était occupée de façon permanente au moment où sa réinstallation aux frais de l’État a été autorisée et qui correspond à l’adresse permanente inscrite dans le dossier du personnel du ministère ou de l’organisme. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Services centraux de déménagement (SCD) (central removal services) – Unité de l’administration centrale de Services publics et Approvisionnement Canada responsable d’administrer les contrats liés à la prestation de services de déménagement d’objets ménagers pour toute réinstallation au Canada.

Sur le marché de façon active (actively marketed) - aux fins de la présente directive, lors de circonstances normales, une résidence principale sera considérée « sur le marché de façon active » lorsque :

  1. la résidence principale est en vente de façon continue (sauf pour de brèves périodes d’interruption, par exemple pour changer de courtier ou d’inscription) par l’entremise d’un agent immobilier autorisé (courtier immobilier);
  2. le prix de vente indiqué est conforme au prix de vente suggéré dans l’évaluation;
  3. le fonctionnaire agit de bonne foi pour se départir de sa résidence;
  4. aucune offre raisonnable n’est refusée; et
  5. la propriété n’est pas louée à des locataires pour une quelconque période.

Taux et frais des fournisseurs de service tiers (third-party service provider rates and fees) - montant maximum prévu dans le contrat que le fournisseur de services de réinstallation embauché facture au gouvernement du Canada pour offrir, en tant qu’une tierce partie, des services immobiliers, juridiques, d’inspection de bâtiments et d’aide à la location.

Transaction sans lien de dépendance (arm’s length transaction) - opération effectuée entre deux ou plusieurs parties sans lien de parenté. À l’inverse, une opération avec lien de dépendance, désigne toute transaction effectuée entre deux ou plusieurs personnes ayant un lien de parenté.

  • Les personnes ayant un lien de parenté incluent les descendants directs (grands-parents, parents, enfants, etc.) ainsi que les conjoints ou conjoints de fait, les frères et soeurs, et les beaux parents.
  • Les personnes ayant un lien de parenté incluent également les membres de la famille non immédiate telles que les cousins et cousines, oncles et tantes, neveux et nièces.

Les parties à une opération avec lien de dépendance ont la possibilité d’influer sur l’opération à leur avantage.

Véhicule automobile personnel (VAP) [personal motor vehicle (PMV)] - aux fins d’expédition, cela signifie une berline, une voiture sport ou familiale, une fourgonnette, une camionnette ou un véhicule à quatre roues motrices de trois quarts de tonne ou moins, immatriculée au nom du fonctionnaire, du conjoint ou conjoint de fait, ou d’une personne à charge, et utilisé principalement pour le transport de la famille. La présente définition exclut les voitures de course, les autocaravanes et tout autre véhicule qui ne répond pas aux critères ci-dessus.

Partie I - Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte

1.1 Entrée en vigueur

1.1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er janvier 2021.

1.2 Objet et portée

1.2.1 La présente directive vise à garantir le traitement équitable des fonctionnaires dont l’employeur autorise la réinstallation dans une nouvelle résidence principale à un nouveau lieu de travail régulier, conformément aux principes énoncés ci‑dessus. L’objectif est de réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace possible, et en s’assurant que le coût soit le plus raisonnable possible pour l’État tout en ayant le moins possible de conséquences négatives pour le fonctionnaire, sa famille et les activités du ministère.

1.2.2 La présente directive fournit une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Elle comprend deux volets :

  1. une formule alliant le remboursement direct des dépenses sur lesquelles le fonctionnaire exerce peu de contrôle et une approche individualisée offrant au fonctionnaire la possibilité de choisir les avantages les mieux adaptés pour lui ou elle (selon les Fonds alloués) en fonction de la situation de sa famille ou à des circonstances uniques; et
  2. un contrat conclu avec un FSR qui offrira au fonctionnaire une aide professionnelle lors de chaque étape de sa réinstallation, dans le but d’informer le fonctionnaire de toutes les opportunités raisonnables de maximiser les avantages à sa disposition. Cela comprend des services de planification de la réinstallation, des services d’aide à la vente, des services liés à la destination, ainsi que plusieurs autres services améliorés en matière de réinstallation.

1.2.3 La présente directive assurera l’accès à des services professionnels en réinstallation pour chacune des étapes du déménagement du fonctionnaire. C’est au fonctionnaire de prendre la décision finale d’accepter ou de refuser les conseils professionnels reçus.

1.2.4 La présente directive et toutes les restrictions qui s’y rattachent sont publiées en tant qu’une politique, il ne s’agit pas de lignes directrices facultatives. Le fonctionnaire, les gestionnaires ou les ministères ne peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire que dans les cas où ils sont dûment autorisés à le faire.

1.2.5 Les dépenses de réinstallation doivent être directement liées à la réinstallation et doivent être clairement raisonnables et justifiables. Les remboursements ne doivent pas améliorer la situation financière du fonctionnaire et doivent être appuyés par des reçus tel que stipulé dans la présente directive. Les dispositions applicables ne porteront que sur les frais légitimes du fonctionnaire, sans permettre un profit personnel ou le remboursement d’extravagances.

1.2.6 Les prestations qui ne sont pas énoncées dans la présente directive ne devraient normalement pas être remboursées, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Il est nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’administrateur général ou de l’autorité ministérielle désignée pour rembourser de telles dépenses.

1.2.7 Les fonctionnaires qui réclament le remboursement de frais non prévus dans la présente directive doivent soumettre une demande écrite au coordonnateur ministériel national (CMN), qui l’achemine avec sa recommandation à l’administrateur général ou l’autorité ministérielle désignée, pour approbation.

1.2.8 Les taux et indemnités prévus dans la Directive sur les voyages du CNM, avec ses modifications occasionnelles apportées par le CNM, font partie de la présente directive, sauf indication contraire dans la présente directive. Ils doivent être appliqués à tout participant admissible, indépendamment de l’âge, du sexe, de l’état civil, de la situation familiale ou de la déficience.

1.2.9 Les dispositions relatives aux voyages et à l’expédition des effets mobiliers doivent être conformes aux dispositions en vigueur de la Directive sur les voyages du CNM et du marché des Services de déménagement articles de ménage, sauf indication contraire dans la présente directive.

1.3 Demandes de renseignements

1.3.1 Toute demande de renseignements sur l’expédition des effets mobiliers et des véhicules automobiles doit être adressée au Service central de déménagement (SCD).

1.3.2 Toute demande de renseignements en matière de réservations de voyages et de logement doit être adressée au fournisseur de services de voyages du gouvernement du Canada.

1.3.3 Toute demande de renseignements d’ordre fiscal doit être adressée à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

1.3.4 Toute demande de renseignements sur les dispositions de la présente directive doit être adressée aux coordonnateurs ministériels nationaux (CMN).

1.4 Application

1.4.1 La présente directive s’applique aux fonctionnaires qui travaillent dans :

  1. les ministères et autres secteurs de la fonction publique du Canada mentionnés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques; et
  2. les organisations mentionnées à l’Annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques qui sont membres du CNM et qui ont choisi de participer à la présente directive.

1.4.2 Sous réserve de l’article 2.1 Autorisation, la présente directive s’applique aux :

  1. fonctionnaires pour une période déterminée nommés à des postes pour une période indéterminée;
  2. fonctionnaires nommés pour une période déterminée dont la période d’emploi doit excéder un (1) an;
  3. fonctionnaires en affectation pour plus d’un an;
  4. fonctionnaires en congé non payé pour moins d’un (1) an; ou
  5. fonctionnaires bénéficiant d’une priorité en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP) ou des politiques de statut prioritaire de l’employeur.

Remarque :

Lorsque l’affectation ou la période d’emploi déterminée est de moins de trois (3) ans, la disposition sur la vente et l’achat de la propriété ne s’appliquera pas (voir l’article 13.5).

1.4.3 Règle des 40 kilomètres : Si la réinstallation ne satisfait pas à la règle des 40 kilomètres, les avantages relatifs à la réinstallation peuvent être imposables.

1.4.4 Normalement, la réinstallation doit seulement être autorisée lorsque la nouvelle résidence principale du fonctionnaire est plus proche du nouveau lieu de travail d’au moins 40 km (en utilisant la voie publique usuelle la plus courte) que de sa résidence précédente conformément au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

1.4.5 La formule pour calculer la distance se trouve à l’Appendice A (Formulaire TI-MF (99), « Réclamation des frais de déménagement » de l’ARC).

1.4.6 La présente directive ne s’applique pas aux :

  1. fonctionnaires dont la réinstallation est régie par les Directives sur le service extérieur ou d’autres autorités (p. ex., la GRC, les Forces armées canadiennes); ou
  2. fonctionnaires en congé pour études ou en congé de perfectionnement au Canada et aux fonctionnaires en affectation ou qui participent à un échange dans la fonction publique et à l’extérieur de celle-ci pour des périodes de moins d’un (1) an.

1.4.7 Les organisations de la fonction publique qui ne sont pas mentionnées par renvoi au paragraphe 1.4.1 de la présente directive peuvent demander au responsable du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor d’être assujetties à la présente directive.

1.5 Dispositions transitoires

1.5.1 La présente directive s’applique uniquement aux réinstallations autorisées à partir du 1er janvier 2021. Les réinstallations autorisées avant cette date sont assujetties aux dispositions énoncées dans la Directive sur la réinstallation du CNM entrée en vigueur le 1er avril 2009.

Partie II - Application

2.1 Autorisation

2.1.1 Lorsque l’employeur détermine qu’une réinstallation est nécessaire, il devra autoriser la réinstallation et s’assurer que toutes les modalités de la réinstallation sont conformes aux dispositions de la présente directive. Le coordonnateur ministériel national (CMN), désigné précisément pour ce programme, doit donner son approbation dans certaines sections de la présente directive, au nom de l’administrateur général.

2.1.2 L’autorisation doit être fournie à l’avance par écrit. Une réinstallation est considérée comme autorisée lorsque l’employeur a enregistré le dossier de réinstallation avec succès auprès du FSR. Le fonctionnaire ne devra engager aucune dépense en vertu de la présente directive avant que la première consultation avec le FSR ait eu lieu. Cette autorisation doit être donnée au moins 30 jours avant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au nouveau lieu de travail, comme il est indiqué dans le document de dotation pertinent, à moins que l’administrateur général ou l’autorité ministérielle désignée n’autorise personnellement une période plus courte.

2.1.3 L’employeur doit autoriser par écrit le FSR à fournir au fonctionnaire concerné les services de réinstallation prévus au contrat.

2.1.4 Le FSR n’est pas autorisé à rembourser les dépenses non visées par la présente directive ni aucune dépense qui excède les taux contractuels établis dans la présente directive.

2.1.5 Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national (CMN), au nom de l’administrateur général, peut autoriser a posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu’à 30 jours avant la date d’inscription auprès du FSR. L’employeur ne sera pas responsable des dépenses engagées avant l’autorisation de la réinstallation, à moins que la présente section l’y autorise.

2.1.6 L’employeur n’est pas responsable de ces frais, sauf si, et jusqu’à ce que, la réinstallation est autorisée subséquemment, et le fonctionnaire peut être inadmissible à certains avantages.

Responsabilités

2.2 Responsabilités de l'employeur

2.2.1 L’employeur doit :

  1. s’assurer que la présente directive est disponible au lieu de travail habituel des fonctionnaires qui seront réinstallés, pendant leurs heures de travail normales;
  2. déterminer qu’une réinstallation est nécessaire;
  3. enregistrer la réinstallation auprès du FSR;
  4. informer le fonctionnaire qui sera réinstallé de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant la première consultation avec le FSR;
  5. donner au fonctionnaire qui sera réinstallé le congé nécessaire pour mener à bien toutes les activités liées à la réinstallation;
  6. allouer de la flexibilité dans les dates auxquelles le fonctionnaire est tenu de se présenter afin de lui permettre de coordonner les activités liées à sa réinstallation efficacement et de la façon la plus économique;
  7. s’assurer que les fonctionnaires soient remboursés pour les frais de réinstallation réels et raisonnables (par l’intermédiaire du FSR) dans les limites prévues par la présente directive;
  8. lancer la procédure de déménagement des effets mobiliers en acheminant au SCD une « Demande de services de déménagement »;
  9. s’assurer de fournir des arrangements pour accommoder les besoins du fonctionnaire, tant qu’il n’en résulte pas une contrainte excessive.

2.2.2 Au nom de l’employeur, les CMN désignés précisément pour ce programme, qui sont tenus de donner des approbations relativement à certains éléments de la présente directive, doivent :

  1. connaître la présente directive et d’autres directives au besoin;
  2. recommander, interpréter, approuver, administrer le processus de paiement, examiner et vérifier les demandes de remboursement et les indemnités;
  3. travailler étroitement avec les autorités ministérielles afin de s’assurer que :
    1. aucun engagement inapproprié en matière de financement ou de réinstallation n’est pris envers les fonctionnaires;
    2. la procédure d’autorisation préalable appropriée est suivie;
    3. aucun fonctionnaire n’entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du FSR les services de prestation de conseils prévus au contrat;
  4. donner des instructions et/ou des conseils par écrit, soit par l’entremise du FSR ou directement, lorsque demandé par un fonctionnaire; et
  5. fournir au FSR toute l’information utile pour faciliter la coordination du déménagement du fonctionnaire et réduire le plus possible la période passée dans un logement provisoire.

2.2.3 Au nom de l’employeur, le FSR doit :

  1. assurer la prestation des services conformément au contrat et à la présente directive;
  2. communiquer dans les 48 heures avec le fonctionnaire qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de consultation, conformément au contrat;
  3. s’assurer que le moment de la réinstallation et le voyagement associé avec celle-ci sont planifiés de manière à réduire le plus possible les perturbations à la vie familiale et de réduire les coûts pour l’employeur;
  4. vérifier et approuver les demandes de remboursement des frais de réinstallation avant leur remboursement;
  5. accorder des avances de fonds au fonctionnaire immédiatement avant son voyage de recherche d’un logement ou le transport de ses effets mobiliers; et
  6. traiter les demandes de remboursement le plus tôt possible après avoir reçu les demandes de remboursement remplies et les documents à l’appui.

2.2.4 L’employeur doit, en consultation avec le FSR, enclencher la procédure de déménagement d’effets mobiliers en acheminant au SCD un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit au fonctionnaire un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités du fonctionnaire et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.

2.2.5 L’employeur doit accorder au fonctionnaire et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.

2.3 Responsabilités du fonctionnaire

2.3.1 Le fonctionnaire doit :

  1. connaître les dispositions de la présente directive et consulter le FSR avant d’entreprendre toute activité de réinstallation;
  2. informer l’employeur ou le fournisseur de ses besoins qui pourraient devoir être accommodés;
  3. suivre les instructions et/ou conseils fournis par le FSR au cours du processus de réinstallation;
  4. demander que les instructions et/ou les conseils soient donnés par écrit lorsque le fonctionnaire croit que ceux-ci contredisent la présente directive;
  5. consulter le CMN pour obtenir des précisions sur les instructions ou les conseils donnés, au besoin;
  6. s’assurer de la présence d’une relation sans lien de dépendance lorsqu’il choisit un fournisseur de service;
  7. s’assurer que tout fournisseur de services est remis au Receveur général du Canada, si le gouvernement du Canada paie les frais facturés pour ces services;
  8. présenter dans les 90 jours suivants la date de son arrivée au nouveau lieu de travail ou de l’arrivée des personnes à sa charge, selon laquelle de ces dates est la plus tard, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la présente directive; et
  9. rendre immédiatement et entièrement, sur présentation d’un avis au FSR, au terme du processus de réinstallation, les fonds qu’il a reçus et qui n’auraient pas dû lui être versés.

2.3.2 Le fonctionnaire doit être conscient que :

  1. le fait d’entamer la réinstallation et les opérations qui s’y rattachent avant d’avoir obtenu l’autorisation ou d’engager des dépenses supérieures à celles permises en vertu de la présente directive pourrait donner lieu au non remboursement de ces dépenses;
  2. le refus de suivre l’instruction et/ou le conseil fourni par le CMN, lorsque l’instruction et/ou le conseil ne contredit pas la présente directive, pourrait entraîner des problèmes de réinstallation et des frais personnels additionnels; et
  3. l’admissibilité à une partie ou à l’ensemble des dispositions de la présente directive peut lui être retirée si il ou elle signe des contrats (avec un agent immobilier, un avocat, un évaluateur ou pour une prévente) ou si l’employeur lui rembourse directement ses frais liés à la réinstallation.

2.3.3 Les fonctionnaires qui sont sur le point de dissoudre un mariage ou une union conjugale ou qui se trouvent dans une situation de séparation indéfinie pouvant entraîner la dissolution doivent en informer le FSR et présenter une confirmation de la séparation sous la forme d’une déclaration ou d’un accord de séparation légal.

2.4 Contrôles effectués par les ministères

2.4.1 Les ministères et organismes utilisateurs doivent assumer les coûts liés à l’exécution du programme conformément aux frais de service approuvés.

2.4.2 Toutes les demandes de remboursement qui sont conformes à l’esprit de la présente directive, mais dont les circonstances particulières n’ont pas été abordées précisément, doivent être acheminées par l’intermédiaire des canaux habituels directement au CMN désigné au bureau principal.

2.5 Formulaires et dossiers

2.5.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :

  1. les dispositions particulières à l'égard d'une réinstallation à la demande du fonctionnaire pour des raisons personnelles (voir paragraphe 2.3.3) doivent être portées au dossier de réinstallation du fonctionnaire; le remboursement doit respecter les conditions convenues, et tenir compte des limites stipulées dans la présente directive;
  2. le formulaire de pré-autorisation de voyage intitulé « Autorisation de voyager et avance » doit être rempli avant le déménagement et mis au dossier de réinstallation du fonctionnaire; et
  3. lorsqu'il ne s'agit pas d'un poste isolé, un relevé de toutes les prolongations de temps autorisées ainsi qu’un relevé de l'entreposage à long terme qui a été approuvé doit être mis au dossier de réinstallation du fonctionnaire.

2.6 Reçus

2.6.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus pour les dépenses engagées.

2.6.2 Dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu’un fonctionnaire atteste qu’un reçu a été perdu, détruit accidentellement ou impossible à obtenir, une déclaration personnelle peut remplacer le reçu.

2.7 Réinstallation du conjoint

2.7.1 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait est réinstallé, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un fonctionnaire réinstallé au même endroit au cours de l’année suivant l’enregistrement du dossier, la présente directive doit s’appliquer comme s’il s’agissait d’un fonctionnaire et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux fonctionnaires.

2.7.2 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait a l’autorisation de procéder à une réinstallation, et que le conjoint ou le conjoint de fait (qui n’est pas un fonctionnaire) s’attend à recevoir des indemnités de déménagement de son employeur, le fonctionnaire doit choisir entre recevoir les indemnités de déménagement par l’entremise de l’employeur de son conjoint ou conjoint de fait ou par l’entremise de la Directive sur la réinstallation; le fonctionnaire ne peut pas demander d’obtenir les deux. Ce choix doit être effectué dans les 15 jours ouvrables suivant la réception par le fonctionnaire de l’avis d’enregistrement du dossier et avant que des frais de réinstallation soient engagés.

2.7.3 Un congé payé doit également être accordé au conjoint ou au conjoint de fait qui est aussi un fonctionnaire.

2.8 Avances

2.8.1 Le fonctionnaire doit recevoir une avance de fonds (par l’entremise du FSR) pour l’aider à payer les frais engagés dans le cadre de la réinstallation tel que pour le voyage à la recherche d’un logement (VRL), d’autres déplacements et le logement provisoire.

2.8.2 Pour s’assurer que le fonctionnaire puisse utiliser le montant total du produit de la vente de son ancienne résidence, le fonctionnaire peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d’avocats s’il a reçu une offre écrite d’achat et si sa résidence figure sur la liste d’un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu’immédiatement avant la date où le fonctionnaire en a besoin.

2.9 Réinstallation à la demande de l’employeur

2.9.1 On entend par « réinstallation à la demande de l’employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l’exclusion des nominations initiales.

2.10 Réinstallation à la demande du fonctionnaire

2.10.1 Dans les cas d’une « réinstallation à la demande du fonctionnaire » l’aide doit être fournie conformément à la Partie XII.

2.11 Nomination initiale

2.11.1 Les dispositions sur la réinstallation des nouveaux fonctionnaires de la fonction publique ou de quiconque n’est pas un fonctionnaire, avant qu’ils ne soient autorisés à déménager aux frais de l’État, figurent dans le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique (PRNE), sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.12 Demande de remboursement

2.12.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :

  1. le fonctionnaire doit présenter son compte dans les 90 jours suivants la date de son arrivée au nouveau lieu de travail ou de l’arrivée des personnes à sa charge, selon laquelle de ces dates est la plus tard [mais à l’intérieur d’un délai d’un (1) an];
  2. la demande doit être appuyée par des pièces justificatives pour chaque élément contenu dans la demande, sauf lorsqu’il s’agit : d’une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 12 $, de frais de repas, de faux frais et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;
  3. la demande doit être accompagnée de toute autre information requise; et
  4. la demande doit être signée ou signée de façon électronique par le fonctionnaire pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été payées.

2.13 Annulation d’une réinstallation

2.13.1 Conformément à l’article 2.1 Autorisation, l’employeur doit rembourser au fonctionnaire les dépenses engagées lorsque l’employeur annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail sur lesquels le fonctionnaire n’a aucun contrôle en conformité avec la présente directive.

2.13.2 Sur réception de l’avis officiel d’annulation, le fonctionnaire a la responsabilité de résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d’une maison mobile, qui seront résiliés par l’employeur par l’intermédiaire du SCD.

2.13.3 Le fonctionnaire qui désire annuler une réinstallation avant le déménagement des effets mobiliers doit demander l’approbation d’annuler la réinstallation auprès du CMN. Le CMN peut approuver l’annulation de la réinstallation s’il est convaincu qu’il est approprié de le faire dans les circonstances. Une fois que les effets mobiliers ont été chargés, la réinstallation pourrait ne pas être annulée à la demande du fonctionnaire.

2.13.4 Les dépenses à rembourser seront en fonction du stade où en est la réinstallation. Les dépenses à rembourser sont celles que l’administrateur général ou l’autorité ministérielle désignée juge raisonnables selon les circonstances; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente directive. Normalement, un fonctionnaire n’a pas de grandes dépenses à faire avant de disposer de sa résidence. S’il louait un logement, par exemple, un fonctionnaire peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s’il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s’entendant avec l’acheteur, mais il est possible qu’il doive payer un frais à l’agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l’employeur estime que le fonctionnaire doit quitter son logement, un déménagement local des effets mobiliers doit être approuvé ainsi qu’un montant raisonnable pour couvrir les faux frais de réinstallation.

2.13.5 L’employeur remboursera au fonctionnaire un large éventail de faux frais que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déménagement et être clairement raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas améliorer la situation financière du fonctionnaire.

2.13.6 Tous les faux frais de réinstallation doivent être appuyés par des reçus et leur remboursement est assujetti au jugement des autorités compétentes qui décideront si les dépenses sont conformes à l’esprit des dispositions et s’ils sont raisonnables dans les circonstances.

2.13.7 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se référer à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IMTDR) ou de frais juridiques reliés à l’acquisition d’une résidence principale peut également être approuvé.

2.13.8 Si, pour une raison quelconque, le fonctionnaire cesse de travailler pour le gouvernement du Canada durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d’emploi ne sont pas remboursables en vertu de la présente directive.

2.14 Réinstallation d’un fonctionnaire en déplacement

2.14.1 Lorsqu’on autorise la réinstallation d’un fonctionnaire pendant qu’il est en déplacement au nouveau lieu de travail, il passe du statut de fonctionnaire en déplacement à celui de fonctionnaire en cours de réinstallation. Si le fonctionnaire a droit à de l’aide (IMTDR, etc.), celle-ci doit être approuvée. L’aide doit débuter le lendemain de la date d’entrée en vigueur de l’avis écrit de réinstallation.

2.15 Délais

2.15.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est d’un (1) an à compter de la date d’inscription chez le FSR. Dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire peut obtenir une prolongation jusqu’à un maximum de trois mois en soumettant une demande au coordonnateur ministériel national (CMN).

 

Partie III - Réinstallation - Avantages offerts

3.1 Introduction

3.1.1 La présente directive fournie une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Elle s’adresse aux fonctionnaires admissibles qui déménagent à l’intérieur du Canada. Ce programme permet aux fonctionnaires de bénéficier de services professionnels de réinstallation tels que la planification, aide à la vente, et des services liés à la destination lors de chaque étape du déménagement du fonctionnaire.

3.1.2 La présente directive a pour objet d’encourager et de faciliter les déménagements porte-à-porte, éliminant ainsi la nécessité de verser des indemnités additionnelles, par exemple IMTDR, grâce à une meilleure gestion des déménagements.

3.2 Aperçu de la disposition

3.2.1 La présente directive comporte deux composantes distinctes mais interdépendantes : la composante de base et la composante personnalisée. La composante de base se divise en deux autres composantes, soit la composante de base principale et la composante de base sur mesure. Les avantages mentionnés dans le présent article sont décrits de façon plus détaillée dans d’autres articles de la Directive.

3.3 Composante de base

Composante de base principale

3.3.1 L’objet du présent article est de décrire les avantages de la composante de base principale offerts aux fonctionnaires qui effectuent une réinstallation. Il s’agit des dispositions fondamentales touchant le remboursement des dépenses admissibles, notamment les commissions immobilières et les frais juridiques, le remboursement étant effectué directement par l’employeur, par l’entremise du FSR. Cela comprend aussi certaines améliorations, telles que les services de planification de la réinstallation et les services liés à la destination.

3.3.2 Les avantages de la composante de base principale aux termes des paramètres énoncés sont entièrement financés par le ministère, sauf indication contraire expresse. Par exemple, le fonctionnaire qui verse une commission immobilière de 15 000 $ a droit à un remboursement de 15 000 $.

3.3.3 Pour obtenir de l’information sur les conditions et les restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la section appropriée à la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires effectuant une réinstallation dans le cadre de la composante de base principale :

Aperçu

  • Frais d’évaluation - vente de la maison
  • Inspection de la structure ou du bâtiment (à l’achat)
  • Appels téléphoniques - VRL
  • Transport de véhicule - 1 véhicule automobile personnel (VAP)
  • Nettoyage d’une résidence
  • Conseils - planification de la réinstallation
  • Garde des personnes à charge
  • Frais de voyage à la recherche d’un logement
  • Indemnité pour le logement provisoire, les repas et les frais accessoires
  • Frais juridiques - achat d’une résidence
  • Frais juridiques - déboursement
  • Frais juridiques - vente d’une résidence
  • Frais juridiques - acquisition d’un bail
  • Entreposage de longue durée (postes isolés seulement) Pénalité de rupture d’hypothèque - hypothèque non transférable seulement
  • Différence d’intérêts hypothécaires (emprunt hypothécaire non transférable)
  • Frais de procuration
  • Aide à la vente privée
  • Commission immobilière (vente)
  • Loyer versé d’avance
  • Responsabilité relative au bail
  • Frais des agences de recherche de logement locatif
  • Expédition des effets mobiliers 20 000 livres/9 071,94 kg
  • Transport d’une maison mobile - des restrictions sont applicables
  • Entreposage en route
  • IMTDR (dépenses réelles durant six mois)
  • Frais de déplacement à la nouvelle résidence

3.3.4 Bien que l’utilisation des éléments de la composante de base principale ne soit pas obligatoire, les éléments non utilisés ne peuvent en aucun cas être échangés ou se voir attribuer une valeur pécuniaire qui pourrait être ajoutée à la composante de base sur mesure prévue à la présente directive. En décidant de ne pas se prévaloir des avantages de la composante de base principale, le fonctionnaire y renonce tout simplement. Par exemple, un fonctionnaire qui choisit de ne pas se prévaloir du voyage à la recherche d’un logement (VRL) renonce à un avantage de la composante de base et n’aura droit à aucun montant au titre de cette mesure.

Composante de base sur mesure

3.3.5 La composante de base sur mesure renferme des éléments qui peuvent donner droit à un remboursement, à concurrence de la valeur déterminée à partir de montants calculés au préalable, des avantages prévus à la composante de base sur mesure.

3.3.6 Cette composante est fournie par l’employeur pour permettre au fonctionnaire de réclamer d’autres dépenses relatives au déménagement qui ne sont pas prévues par la composante de base principale. Il est ainsi possible de choisir les éléments correspondant le mieux aux besoins de réinstallation du fonctionnaire.

3.3.7 Le montant dont dispose le fonctionnaire dans sa composante de base sur mesure est calculé au moyen de la formule de financement (voir l’Appendice B) et variera en fonction de la situation de chaque fonctionnaire. Ces fonds n’ayant d’autre but que de faciliter le déménagement, les sommes inutilisées doivent être retournées au ministère et ne sont pas payables au fonctionnaire.

3.3.8 Les fonds affectés à la composante de base sur mesure ne peuvent servir à bonifier les avantages associés à la composante personnalisée.

3.3.9 Pour obtenir de l’information sur les conditions et les restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à l’article approprié de la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires effectuant une réinstallation dans le cadre de la composante de base sur mesure:

  • Ajustement/modification des meubles
  • Frais d’évaluation additionnels
  • Assurance supplémentaire (transport d’effets mobiliers)
  • Pension d’animaux de compagnie (VRL)
  • Financement provisoire - intérêts seulement
  • Inspection du bâtiment
  • Location d’automobile - surclassement
  • Emballage en caisses
  • Garde des personnes à charge
  • Personnes à charge - frais de déplacement
  • VRL/VINR, frais/jours additionnels
  • Prêt à la réinstallation - intérêts
  • Rénovations (famille dont un membre est handicapé)
  • Faux frais de réinstallation
  • Indemnité pour le logement provisoire, les repas et les frais accessoires
  • Encouragements à la vente
  • Frais d’expédition divers
  • Prime d’assurance d’un prêt hypothécaire
  • Frais de nettoyage professionnel
  • Frais de gestion de la propriété
  • Frais d’entretien de la propriété
  • Transport d’oeuvres d’art ou d’antiquités
  • Transport de bateaux
  • Transport d’animaux de compagnie (avec certaines restrictions)
  • Transport de véhicules récréatifs
  • Transport de véhicules automobiles personnels additionnels
  • Transport de remorques
  • Emprunt à court terme – intérêts
  • Services au conjoint ou conjoint de fait
  • Frais de déplacement (personnes à charge)
  • IMTDR, y compris les loyers versés à l’avance

3.3.10 Le calcul du financement de la composante de base sur mesure sera déterminé à partir du tableau se trouvant à l’Appendice B. Pour obtenir de l'information sur les conditions et les restrictions de toute partie du calcul reportez-vous aux dispositions appropriées du présent article.

  1. Commission immobilière - Le premier facteur utilisé pour le calcul de la composante de base sur mesure varie selon la situation concernant le logement au moment de l'avis de réinstallation, selon les situations suivantes :
    1. Propriétaire : le montant le plus élevé entre 1 000 $ ou 35 % de la commission immobilière sur la valeur estimative de la propriété, jusqu’à concurrence de 5 250 $ (taxes applicables non comprises);
    2. Locataire : un montant de 1 000 $ sera porté au crédit d'un fonctionnaire qui était locataire au lieu d'origine;
    3. Le prix de vente de la résidence principale sera utilisé en remplacement de sa valeur estimative en vue d'établir l'enveloppe de financement si la résidence principale du fonctionnaire est vendue entre la réception de la lettre d'offre et le début du processus de services de conseil de la part du FSR.
  2. Transport des membres de la famille - Le deuxième élément utilisé pour le calcul de la composante de base sur mesure est le coût du transport pour l’aller seulement au nouveau lieu de travail.
    1. Aux fins de calcul seulement, le financement sera fondé sur la distance, aller seulement, entre l'ancien lieu de travail et le nouveau, multiplié par le nombre de membres de la famille, multiplié par le taux kilométrique approprié fixé annuellement par le ministère des Finances (taux applicable au lieu d’origine), et multiplié par 35 %.
    2. Dans les situations où le fonctionnaire et ses personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail par un moyen de transport appartenant à l'employeur ou loué par lui, le fonctionnaire n'a pas droit à cet élément de la composante de base sur mesure et le calcul du kilométrage entre l'ancien et le nouveau lieu de travail ne s'applique pas.
  3. Transport des effets mobiliers - Le troisième élément utilisé pour le calcul de la composante de base sur mesure est le coût d'expédition d'un poids moyen de 1 000 livres, ou 453,60 kilos, de biens mobiliers par unité/pièce d'un lieu à un autre. Les biens mobiliers n'incluent aucun véhicule, quel qu'il soit.
    1. Pièces admissibles comprises : cuisine, chambres (y compris celles d'un sous-sol aménagé), salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriété et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement); confirmé au moyen d'une évaluation pour les propriétaires ou d'une liste signée pour les locataires.
    2. Un fonctionnaire partageant un logement peut se prévaloir de l'expédition des effets mobiliers selon un facteur de pondération fondé sur la formule de location. Par exemple : si trois personnes louent une maison de trois chambres et que le loyer s'applique à une chambre, le fonctionnaire a droit au poids d'une pièce. Toutefois, si la formule de location est fondée sur la division de l'ensemble des lieux par le nombre de locataires, le fonctionnaire a droit au tiers du nombre total de pièces.
    3. Cette règle s'applique aux articles expédiés sous la composante de base, que le transporteur accepte sur la base de leur poids seulement (tarifs confirmés par le centre de politique).
    4. Dans les cas exceptionnels où des travailleurs sont envoyés par avion à des collectivités éloignées pour faire l'emballage, etc., ce coût sera exclu de la formule utilisée pour le calcul.

3.3.11 Services fournis au conjoint – Les services suivants qui sont fournis au conjoint ou conjoint de fait du fonctionnaire peuvent être remboursés à partir de la composante de base sur mesure :

  1. recherche d’emploi;
  2. aide à l’emploi;
  3. voyages aller-retour pour des entrevues;
  4. préparation d’un curriculum vitae; et
  5. photocopie et transmission de relevés de notes.

3.3.12 Ces dépenses sont assujetties aux politiques et directives de l’ARC.

3.3.13 Des reçus sont requis.

3.3.14 Un avantage imposable pourrait découler de ces remboursements.

3.4 Composante personnalisée

Objet

3.4.1 Les sommes d’argent qui constituent la composante personnalisée proviennent des économies/mesures incitatives et des indemnités décrites au paragraphe 3.4.5.

3.4.2 Les dépenses raisonnables et justifiables excédant les limites de la composante de base, qui correspondent à l’esprit de la présente directive et sont accompagnées de reçus, peuvent également être réclamées à partir des fonds de la composante personnalisée.

3.4.3 Il revient au fonctionnaire de décider de la façon de dépenser les fonds de la composante personnalisée; toutefois, les montants qui dépassent les tarifs/frais de tierces parties (p. ex. commissions immobilières, frais judiciaires, frais d’inspection, etc.) ne seront pas remboursés.

3.4.4 Une fois le déménagement achevé ou au bout d’un an, selon la première de ces éventualités, les sommes inutilisées de la composante personnalisée seront versées au fonctionnaire. Il est à noter que tous les déboursements de fonds de la composante personnalisée sont imposables.

3.4.5 Calcul de la Composante personnalisée - Le calcul de la formule de financement accordée en vertu de la composante personnalisée doit être déterminé en fonction du tableau se trouvant à l’Appendice C. Pour obtenir de l’information sur les conditions et les restrictions de toute partie du calcul, reportez-vous aux dispositions appropriées du présent article.

  1. Indemnité pour faux frais non soumis à une justification - Les fonctionnaires recevront l’Indemnité pour les faux frais non soumis à une justification sous la forme d’un crédit à la composante personnalisée d’un montant de 650 $. Cette indemnité doit être versée 30 jours avant la date de déménagement des effets mobiliers.
  2. Indemnités de transfert - Les fonctionnaires doivent recevoir une indemnité de transfert équivalente à deux (2) semaines de salaire. L’indemnité se fonde sur le salaire annuel en vigueur à la date de nomination au nouveau lieu de travail et doit être versée 30 jours avant la date de déménagement des effets mobiliers.

3.4.6 Économies transférables à la composante personnalisée - Les fonctionnaires peuvent augmenter le montant de leur composante personnalisée en effectuant des économies réalisées grâce aux façons suivantes :

  1. Économie découlant du non-versement d’une commission immobilière - Les fonctionnaires qui choisissent de ne pas vendre leur résidence à leur ancien lieu de travail peuvent transférer 80 % de la commission immobilière qui aurait été payable si leur résidence avait été vendue (taxes non comprises) à la composante personnalisée;
    1. le fonctionnaire doit se prévaloir de cette option dans les quinze jours ouvrables suivant la réception du premier rapport d’évaluation immobilière. Il est entendu que toute évaluation réalisée par la suite, s’il y a lieu, ne prolonge pas la période durant laquelle il est possible de se prévaloir de l’option de ne pas vendre;
    2. le montant à payer est fondé sur la valeur estimée et sur les taux négociés à l’avance pour les commissions immobilières, le plafond étant de 12 000 $;
    3. le fonctionnaire qui se prévaut de ce crédit doit signer une décharge à l’égard de tout remboursement par l’État de commissions immobilières, frais juridiques ou autres frais rattachés à la vente de la propriété concernée; et
  2. Économies découlant d’un voyage à la recherche d’un logement (VRL) raccourci - Les fonctionnaires autorisés à conduire, le trajet (aller ou retour) étant de 650 kilomètres ou moins, et dont le VRL est achevé avec succès en moins de cinq jours peuvent transférer à la composante personnalisée la totalité des économies réalisées au titre des frais de logement, de repas et des faux frais pour les journées durant lesquelles ceux-ci n’ont pas été utilisés (le montant maximal étant fixé à 250 $). La durée normale d’un VRL comprend :
    1. 5 jours frais de repas et faux frais (VRL) + 2 jours (en déplacement);
    2. 5 nuits de logement (VRL) + 1 nuit de logement (en déplacement);
    3. par exemple, un fonctionnaire et son conjoint ou conjoint de fait partis le dimanche et revenus le mercredi auraient ainsi utilisé trois jours de repas et trois nuits de logement. Par conséquent, le fonctionnaire pourrait transférer à la composante personnalisée le coût de deux jours de repas pour lui-même et son conjoint ou conjoint de fait, du logement pour deux nuitées et pour deux jours de faux frais jusqu’à un maximum de 250 $; ou
  3. Mesure incitative pour effectuer une nuitée un samedi - Les fonctionnaires qui partent en VRL par avion et qui planifient une nuitée le samedi pour ainsi permettre au ministère de faire une économie sur le prix des billets d’avion, doivent recevoir un montant de 250 $ versé dans leur composante personnalisée.
    1. L’économie en fonction d’un vol aller-retour selon le tarif plein de la classe économique du point d’origine à la destination finale, sans escale (sauf si le transporteur oblige à faire une escale ou un arrêt, par exemple entre Halifax et Whitehorse);
    2. La nuitée doit être à destination, non en route;
    3. Ne s’applique pas aux fonctionnaires réinstallés dans un logement ou des installations de l’État;
  4. Mesure incitative/économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel - Un fonctionnaire qui utilise un nombre de chambres d’hôtel inférieur à ce qu’il a droit (voir l’article 4.9), en fonction de la taille de sa famille, doit recevoir un montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera transféré à la composante personnalisée;
  5. Transport des effets mobiliers inférieur à l’estimation avant le déménagement - Lorsqu’un fonctionnaire réduit la quantité d’effets mobiliers expédiés en vertu de l’enveloppe de la composante de base au nouveau lieu, il est admissible à l’encouragement au transport d’effets mobiliers inférieur à l’estimation avant le déménagement. Cette mesure incitative se fonde sur l’écart entre l’estimation du SCD avant le déménagement menée par les entreprises de transport et le poids réel des biens transportés. Le fonctionnaire dont l’envoi entier d’effets mobiliers est inférieur à l’estimation établie avant le déménagement doit recevoir 80 % des économies réalisées grâce à la quantité inférieure transportée à sa composante personnalisée. Le présent avantage est assujetti à ce qui suit :
    1. le transport de véhicules n’est pas compris dans le calcul; et
    2. les fonctionnaires qui effectuent leur réinstallation non-accompagnés n’ont pas droit à cet avantage.
 

Partie IV - Voyage à la recherche d'un logement (VRL)

4.1 Objet

4.1.1 L’objet du voyage à la recherche d’un logement (VRL) est d’aider le fonctionnaire à trouver un logement convenable à son lieu de travail.

4.1.2 Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte-à-porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, les repas et les faux frais et éliminant les frais d’entreposage non nécessaire en route.

4.1.3 Le fonctionnaire qui prévoit réoccuper une résidence qui était précédemment occupée, ou qui a déjà acquis un logement ou à qui on attribue un logement « officiel » de l’État ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d’effectuer un voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR).

4.2 Déplacement

4.2.1 Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, le fonctionnaire doit obtenir l’autorisation préalable de son gestionnaire. Le fonctionnaire réinstallé à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché viable a le droit d’effectuer un VRL. Les fonctionnaires sont réputés être en déplacement pour la durée normale du VRL (5 + 2 jours) durant cette période. Il est possible de prendre des congés annuels ou compensatoires lorsque le VRL est prolongé au-delà de la durée habituelle. Le remboursement des dépenses admissibles engagées dans le cadre d’un VRL doit être payé comme si le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait ou les deux se trouvaient en déplacement, conformément au module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM. Seule une dépense accessoire doit être versée par famille.

4.3 Économies découlant d’un VRL raccourci et mesure incitative pour effectuer une nuitée un samedi

4.3.1 Les fonctionnaires peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à la composante personnalisée. Voir les alinéas 3.4.6b) et c).

4.4 Temps de déplacement

4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux (2) jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans de tels cas, le temps de déplacement supplémentaire doit être autorisé par le coordonnateur ministériel national et ces dépenses doivent être payées à partir de la composante de base.

4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix du fonctionnaire pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même la composante personnalisée.

4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.

4.5 Aperçu du financement

4.5.1 Les avantages liés aux voyages à la recherche d’un logement (VRL) sont payés à partir de la composante de base principale et de la composante de base sur mesure, comme suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

VRL : Logement : 5 + 1 nuits;
Repas et faux frais : 5 + 2 jours de déplacements

Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait.

Enfants et/ou autres personnes à charge; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuits parce qu’aucun logement adéquat n’est trouvé

VRL prolongé (raisons familiales) : Logement, repas et faux frais : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.08)

 

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Logement et repas

VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Logement, repas et faux frais : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.8)

 

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Logement et repas

Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Logement : 2 + 1 nuits;
Repas et faux frais : 2 + 2 jours de déplacements (voir l’article 4.19)

Fonctionnaire/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne)

 

Location d’un véhicule voiture de série intermédiaire seulement

6 jours (VRL); 3 jours (VINR).

 

Transport de retour

Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait.

Enfants et/ou autres personnes à charge.

Appels téléphoniques

Locaux/interurbains - appels d'affaires seulement

Pas de remboursement pour les appels téléphoniques à domicile

Garde des personnes à charge - 7 jours

Frais réels selon les restrictions prévues

Frais engagés pour les jours additionnels de VRL/VINR et au-dessus de la composante de base principale

Pension d'animaux de compagnie

 

Frais réels.

Transport durant le VRL

Frais de kilométrage pour 5 jours

 

4.6 Durée du VRL

4.6.1 Un fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d’un logement (VRL) d’une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale du VRL ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.

4.6.2 Un fonctionnaire qui a fait un VRL et qui décide par la suite de ne pas effectuer la réinstallation n’est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.

4.7 VRL prolongé

4.7.1 Les fonctionnaires peuvent utiliser des fonds de la composante de base sur mesure pour prolonger leur VRL jusqu’à un maximum de quatre jours pour les raisons suivantes :

  1. Raisons familiales – un maximum de deux jours pour trouver une garderie, une école et/ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés; et/ou
  2. Recherche de logement – un maximum de deux jours pour trouver un logement convenable (autres que la résidence principale) tel qu’un établissement de soins pour aînés.

4.8 Frais de déplacement supplémentaires pour les enfants/ autres personnes à charge

4.8.1 Les fonctionnaires qui désirent emmener leurs enfants et/ou d’autres personnes à charge au cours d’un VRL peuvent le faire en utilisant des fonds de la composante de base sur mesure.

4.9 Hôtel/motel - Principes

4.9.1 Le nombre de chambres auquel a droit un fonctionnaire lors du voyage en direction du nouveau lieu dépend du nombre de membres de sa famille. Voici le nombre de chambres alloué en fonction du nombre de membres de la famille :

  • famille de 1 = 1 chambre pour une personne;
  • famille de 2 = 1 chambre;
  • famille de 3 à 5 = 2 chambres;
  • famille de 6 ou 7 = 3 chambres;
  • famille de 8 ou plus = 4 chambres.

4.10 Frais de logement

4.10.1 Les fonctionnaires recevront un remboursement pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.

4.10.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

Composante de base principale

4.10.3 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de six nuits incluant le temps de déplacement.

Composante de base sur mesure

4.10.4 Le fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de quatre nuits supplémentaires.

4.10.5 Les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit à un maximum de dix nuits.

4.10.6 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.

4.11 Repas et faux frais

4.11.1 Le fonctionnaire a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) conformément aux taux établis dans la Directive sur les voyages du CNM, ainsi qu’à une seule indemnité pour faux frais par famille tel qu’indiqué ci-dessous :

Composante de base principale

4.11.2 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de sept jours incluant le temps de déplacement.

Composante de base sur mesure

4.11.3 Les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit à un maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge.

4.11.4 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de quatre jours.

4.12 Transport

4.12.1 Les fonctionnaires auront droit au transport aller-retour le plus pratique et économique du lieu de travail jusqu’ au nouveau lieu et seront remboursés pour les dépenses connexes, conformément aux dispositions sur le transport qui se trouvent dans le module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM.

4.12.2 Tous les voyages effectués par l’intermédiaire d’un transporteur commercial doivent être organisés par les services de voyages accrédités par le gouvernement.

4.12.3 Il n’y aura aucun remboursement provenant soit de la composante de base principale ou de la composante de base sur mesure pour les arrangements de voyage avec un autre fournisseur.

4.12.4 Les fonctionnaires et leur conjoint ou conjoint de fait ont droit à ce qui suit :

Composante de base principale

  1. le transport commercial; ou
  2. le remboursement des dépenses selon le taux par kilomètre établi dans la Directive sur les voyages du CNM lorsqu’ils utilisent un véhicule automobile personnel (VAP). Lorsque la chose s’avère pratique, un fonctionnaire peut se rendre à la destination du VRL à la fin d’un jour de travail régulier ou la fin de semaine;

    Composante de base sur mesure
  3. les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit au transport commercial lorsque le voyage est autorisé.

4.13 Transport local

4.13.1 Pour effectuer la recherche d’un logement ou l’inspection de la nouvelle résidence, un fonctionnaire peut être remboursé pour les frais suivants :

Composante de base principale

  1. Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)
    1. jusqu’à un maximum de six (6) jours (VRL); ou
    2. trois (3) jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d’une voiture de série intermédiaire;
    3. le coût raisonnable engagé pour l’essence;
    4. les frais de stationnement et de péage pour six (6) jours (VRL) ou trois (3) jours (VINR); ou
  2. Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)
    1. le nombre de kilomètres parcourus calculé en fonction du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
    2. les frais de stationnement et de péage pour six (6) jours (VRL) ou trois (3) jours (VINR).

4.14 Appels téléphoniques

Composante de base principale

4.14.1 Le coût des appels téléphoniques et des envois par télécopieur relativement à la recherche d’un logement. Les reçus doivent être fournis, si disponibles.

4.14.2 Le coût des appels au domicile n’est pas remboursé puisque ce coût est compris par l’indemnité de faux frais.

4.15 Garde des personnes à charge

4.15.1 Le coût des services de garde pour les personnes à charge résultant d’un VRL doit être remboursé conformément à la Directive sur les voyages.

4.15.2 Les fonctionnaires doivent être remboursés pour les frais de garde des personnes à charge qui excèdent les dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu’à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :

Composante de base principale

  1. les dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à maximum de 35 $ canadiens par jour et par ménage avec une déclaration; ou
  2. jusqu’à 75 $ par nuit avec un reçu;
  3. jusqu’à sept jours;

    Composante de base sur mesure
  4. les dépenses qui excèdent celles prévues par la composante de base principale, sous réserve des fonds disponibles.

4.16 Pension d’animaux de compagnie

4.16.1 Le fonctionnaire doit être remboursé à partir de la composante de base sur mesure les frais réels engagés pour la pension d’animaux de compagnie pendant un VRL.

4.17 Plus d’un VRL

4.17.1 Un fonctionnaire peut faire plus d’un VRL.

4.17.2 Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base principale pour le voyage de cinq jours doivent être financées à partir de la composante de base sur mesure.

4.18 Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR)

4.18.1 Les fonctionnaires qui prévoient reprendre habiter une ancienne résidence, qui se sont déjà procuré une habitation ou qui doivent habiter dans un logement appartenant à l’État ou loué par l’État en raison de fonctions spéciales ont droit à un VINR. Les fonctionnaires qui sont admissibles à un VINR ont droit au remboursement des frais suivants :

Composante de base principale

  1. Transport local et transport pour aller-retour (fonctionnaire ou conjoint ou conjoint de fait);
  2. Jusqu’à deux (2) jours de voyage;
  3. Jusqu’à deux (2) jours à la destination [logement pour trois (3) nuits, repas et faux frais pour trois (3) jours] pour effectuer l'inspection ou pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés.

4.19 VRL à l’arrivée au nouveau lieu de travail

4.19.1 Lorsque le VRL n’a pas été effectué avant la date officielle d’affectation ou de départ, un fonctionnaire peut être remboursé à partir de la composante de base principale, les frais raisonnables de recherche de logement, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu’il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.

4.19.2 Un fonctionnaire peut demander le remboursement des frais susmentionnés; toutefois le montant de l’indemnité pour les frais de logement provisoire, les frais de repas et les frais accessoires qui auraient normalement été autorisés ne peuvent pas être augmentés.

4.19.3 Il est entendu qu’un fonctionnaire ne pouvant effectuer un VRL en raison d’exigences opérationnelles et n’ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail et le fonctionnaire aura droit au remboursement de ses frais de logement provisoire et de repas ainsi qu’à l’indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à partir de la composante de base principale. Les frais de garde d’enfants et de location d’automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut normalement pas dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la Partie V.

 

Partie V - Indemnité de logement provisoire, de repas et de frais accessoires en cours de réinstallation (ILPRFAR)

5.1 Objet

5.1.1 Le paiement d’ILPRFAR, au lieu initial et/ou à destination, vise à rembourser aux fonctionnaires les frais de subsistance engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que :

  1. ils doivent déménager à court préavis;
  2. ils sont déjà en poste au nouveau lieu (ils cessent d’être considérés comme étant en déplacement au moment de l’acceptation de la lettre d’offre) et ne peuvent pas quitter leur résidence au lieu d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre;
  3. leurs effets se font emballer ou déballer; ou
  4. ils attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement au nouveau lieu.

5.2 Responsabilités

5.2.1 Les fonctionnaires doivent assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de leurs effets mobiliers, la date officielle d’affectation/la date à laquelle ils doivent quitter l’ancienne résidence et la date d’emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période passée dans un logement provisoire.

5.2.2 Les gestionnaires doivent démontrer de la flexibilité concernant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principes et approbation

5.3.1 L’autorisation d’occuper un logement provisoire n’est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n’est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre l’ILPRFAR doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 Normalement, les dépenses liées à l’ILPRFAR doivent seulement être remboursées pour la période consécutive pendant laquelle le fonctionnaire est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou lorsque le logement permanent n’est pas disponible ou ne peut être occupé et qu’un autre logement convenable n’est pas disponible.

5.3.3 Les fonctionnaires qui doivent demeurer dans un logement provisoire en raison d’un retard de livraison de leurs effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, seront remboursés pour les frais réels et raisonnables engagés selon les limites prescrites pour toute la période consécutive durant laquelle les fonctionnaires sont séparés de leurs effets mobiliers.

5.4 Financement - Aperçu

5.4.1 Sous réserve des limites prescrites, les fonctionnaires ont droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

Remboursements autorisés

Cours préavis/ changement de situation

  • Jusqu’à 60 jours de logement provisoire à la nouvelle destination

Emballage, chargement et nettoyage

  • Logement - jusqu’à 3 jours
  • Repas - jusqu’à 3 jours (conformément aux taux de la Directive sur les voyages du CNM)
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 3 jours

Attente des effets mobiliers et/ou du logement

  • Logement - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés
  • Repas - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours supplémentaires : 65 % de l’indemnité)
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 15 jours
  • Sous réserve de certaines conditions, 15 jours supplémentaires (logement et repas) peuvent être autorisés par le coordonnateur ministériel national

Déchargement et déballage

  • Logement - jusqu’à 2 jours
  • Repas - jusqu’à 2 jours
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 2 jours

 

5.4.2 La source du financement pour ces dépenses est la suivante :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Court péavis/changement de situation

Fonctionnaire

 

Emballage, chargement et nettoyage

3 jours

Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants

Autres personnes à charge

Logement provisoire

Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants - 15 premiers jours
Fonctionnaire, personnes à charge – jusqu’à 15 jours supplémentaires

Autres personnes à charge - 15 premiers jours

Déchargement et déballage

2 jours

Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants

Autres personnes à charge

 

5.5 Procédure détaillée

5.5.1 Normalement, le déménagement des effets mobiliers d’un fonctionnaire au nouveau lieu n’est autorisé que lorsqu’un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par le fonctionnaire.

5.5.3 Lorsque du temps additionnel peut être nécessaire, par exemple, pour effectuer du nettoyage ou l’inspection du logement, un maximum de deux jours supplémentaires d’ILPRFAR peut être autorisé au début d’un déménagement par le coordonnateur ministériel national par l’entremise du gestionnaire compétent; ces frais sont remboursés à partir de la composante de base sur mesure ou de la composante personnalisée.

5.6 Logement provisoire pendant 60 jours – court préavis/changement de situation

5.6.1 Lorsque autorisé conformément à l’article 2.1, le coordonnateur ministériel national doit approuver le remboursement des frais de logement provisoire pour une période pouvant aller jusqu’à 60 jours pour les fonctionnaires qui :

  1. doivent déménager à court préavis; ou
  2. sont déjà en poste au nouveau lieu et ne peuvent pas quitter leur résidence au lieu d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre.

5.6.2 L’ILPRFAR cesseront le jour où le fonctionnaire met en vente la résidence principale ou déménage ses effets mobiliers, selon laquelle de ces éventualités arrive en premier. Si le fonctionnaire demeure responsable de deux résidences, les dispositions prévues à l’article 8.13 entrent en vigueur le jour suivant la fin de l’ILPRFAR.

5.7 ILPRFAR

5.7.1 Le FSR peut approuver jusqu’à 15 jours d’ILPRFAR lorsque le fonctionnaire est séparé de ses effets mobiliers. Ces jours ne font pas partie de l’ILPRFAR versés pendant l’emballage, le chargement, le déballage et le déchargement des effets mobiliers.

5.7.2 Le coordonnateur ministériel national peut approuver 15 jours supplémentaires d’ILPRFAR dans les situations suivantes :

  1. lorsque le choix de logements est limité dans un marché;
  2. lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d’un retard imputable à l’entreprise de déménagement;
  3. lorsque l’on a refusé au fonctionnaire le changement de la date à laquelle il doit se présenter au travail et que ce changement aurait pu éliminer la nécessité d’un versement d’ILPRFAR supplémentaire; ou
  4. lorsque le fonctionnaire n’a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent et qu’il n’y a pas d’autre logement convenable.

5.7.3 L’approbation des 15 jours supplémentaires d’ILPRFAR à laquelle fait référence le paragraphe 5.7.2 ne doit pas être accordée dans les situations suivantes :

  1. lorsque le logement provisoire résulte d’une décision d’attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s’il y a d’autres logements convenables;
  2. lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours; ou
  3. lorsque le fonctionnaire a pris la décision personnelle d’attendre pour occuper un logement de l’État acheté ou loué (à moins qu’il ne soit désigné) ou un logement privé, (loué, acheté ou en construction).

5.8 Logement

5.8.1 Les fonctionnaires seront remboursés pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.

5.8.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

5.8.3 Les frais de logement sont acquittés à partir de la composante de base principale et de la composante base sur mesure, en conformité avec les tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2.

5.8.4 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit, en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50,00 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.

5.8.5 Il est attendu que les fonctionnaires cherchent et occupent dès leur arrivée à la destination un logement provisoire autonome plutôt qu’un hôtel ou motel qui est plus coûteux.

5.8.6 Les normes d’occupation énoncées dans les dispositions relatives aux VRL (voir la Partie IV) s’appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés pour un logement de luxe.

5.8.7 Les fonctionnaires qui choisissent d’occuper un logement privé ont droit à une allocation de 50 $ par nuit pour l’ensemble de la famille à partir de la composante de base principale.

5.8.8 Aucun reçu n’est nécessaire.

5.8.9 Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

5.9 Indemnités de repas

5.9.1 L’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM doit être appliquée.

5.9.2 Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés - les frais réels et raisonnables seront remboursés).

5.9.3 Le fonctionnaire a droit à une indemnité de repas le premier jour et le dernier jour de la période correspondant aux l’ILPRFAR peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.

5.9.4 Après le dixième jour de logement provisoire (excluant le jour de l’emballage et le jour du déballage), l’indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.10 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

5.10.1 Le champ d’application de l’indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2.

5.10.2 L’indemnité est accordée pendant 15 jours au plus et s’applique aux personnes à charge.

5.10.3 Elle est calculée de la façon suivante :

  1. Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages);
  2. Conjoint ou conjoint de fait, personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l’indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.

5.11 Garde des personnes à charge

5.11.1 Les frais de garde des personnes à charge encourues durant l’emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM :

Composante de base principale

  1. frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à un maximum de 35 $ par jour par ménage avec une déclaration; ou
  2. jusqu’à un maximum de 75 $ par jour par ménage, un reçu étant requis; et
  3. jusqu’à deux jours au lieu d’origine et deux jours à la destination;

    Composante de base sur mesure
  4. tous les jours additionnels qui ont fait l’objet d’une autorisation.

Partie VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail

6.1 Objet

6.1.1 Il incombe au ministère de fournir aux fonctionnaires et à leurs personnes à charge le transport, le logement, les repas et une indemnité pour faux frais lors de la réinstallation de ceux-ci d’un lieu de travail à un autre au Canada. Durant le voyage jusqu’au nouveau lieu de travail, les fonctionnaires et leur famille ont droit aux indemnités de repas prévues dans la Directive sur les voyages et à l’indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation (voir le paragraphe 6.5.2).

6.1.2 Un fonctionnaire dont une personne à charge a des besoins particuliers peut demander l’aide d’un assistant médical ou d’un préposé aux soins durant le déplacement vers le nouveau lieu. Les coûts liés au voyage aller-retour de l’accompagnateur, incluant les frais de transport, de repas et de logement, seront payés à partir de la composante de base sur mesure.

6.1.3 Les préparatifs de voyages commerciaux doivent être faits par l’entremise des services de voyage accrédités par le gouvernement.

6.2 Aperçu du financement

6.2.1 Les avantages énoncés dans la présente partie sont payés à partir de la composante de base principale et de la composante de base sur mesure, comme suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Transport

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants

Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins

Repas

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants

(Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM)

Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins

Indemnité pour frais accessoires de réinstallation

Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages

Conjoint ou conjoint de fait et enfants : 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM

Autres personnes à charge : 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM

Logement

Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants

Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins

 

6.3 Transport

Sélection du moyen de transport

6.3.1 Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le fonctionnaire et le coordonnateur ministériel national. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :

  1. le coût, la durée, la commodité, la sécurité et la faisabilité;
  2. la situation familiale au moment du déménagement;
  3. les besoins et les intérêts du fonctionnaire;
  4. la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son nouveau lieu de travail;
  5. l’existence d’un réseau acceptable qui relie l’ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;
  6. la date de livraison des effets mobiliers; et
  7. le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail.

6.3.2 Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l’empruntent. Les cas d’exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. Lorsque l’approbation au préalable n’est pas obtenue, le fonctionnaire est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d’un changement du moyen de transport.

6.3.3 Les modalités de transport aérien doivent être effectuées par l’entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.

6.3.4 Lorsqu’ils ont l’autorisation de voyager par l’intermédiaire d’un transporteur commercial, les fonctionnaires seront remboursés pour les dépenses connexes conformément aux dispositions sur le transport du module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM.

6.3.5 Les frais raisonnables découlant d’un arrêt autorisé pour les affaires officielles du gouvernement (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.

6.3.6 Les surclassements en classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada.

Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport

6.3.7 Dans l’intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, conduire une distance supérieure à 500 kilomètres lors d’une journée où il n’a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque le fonctionnaire tente d’arriver à destination lors d’une journée donnée.

6.3.8 Les fonctionnaires autorisés à se rendre au nouveau lieu de travail avec leur véhicule automobile personnel ont droit au remboursement suivant :

  1. VAP conduit – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
  2. Motocyclette – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
  3. Remorque – 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;

    Composante de base principale
  4. Un VAP ou une motocyclette;
  5. Une remorque;

    Composante de base sur mesure
  6. 2e et véhicules additionnels conduits ou remorqués.

VAP - Passager

6.3.9 Un fonctionnaire qui est passager d’un VAP peut réclamer une indemnité de kilométrage :

  1. si le conducteur n’est pas admissible pour réclamer une indemnité de kilométrage;
  2. les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées; et
  3. ces sommes ne doivent pas excéder l’indemnité de kilométrage décrite précédemment.

6.3.10 Un reçu est nécessaire lorsqu’un remboursement est réclamé pour les sommes payées au conducteur.

Composante de base principale

6.3.11 Les paiements réels et raisonnables n’excédant pas l’indemnité de kilométrage.

6.3.12 Lorsque le fonctionnaire est passager d’un VAP dont le conducteur est admissible à réclamer une indemnité de kilométrage, le fonctionnaire ne recevra pas le remboursement de l’indemnité de kilométrage.

Frais de traversier et de péage

6.3.13 Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage pour les routes, les ponts et les tunnels et les frais de stationnement sont remboursables.

6.3.14 Le calcul du remboursement doit être déterminé en fonction de la manière dont l’indemnité de kilométrage est financée (par exemple : les frais de péage pour un deuxième véhicule doivent être payés à partir de la composante de base sur mesure).

Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport

Composante de base principale

6.3.15 Les dépenses relatives au fonctionnaire, à son conjoint ou conjoint de fait et à ses enfants sont remboursables en vertu de la composante de base principale.

Composante de base sur mesure

6.3.16 Les dépenses relatives à d’autres personnes à charge sont remboursables en vertu de la composante de base sur mesure.

6.4 Logement

6.4.1 Les fonctionnaires seront remboursés pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.

6.4.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

6.4.3 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit, en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50,00 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.

6.4.4 Les normes d’occupation énoncées dans les dispositions relatives aux VRL s’appliquent.

Logement privé

6.4.5 Les fonctionnaires qui occupent un logement privé ont droit à une indemnité de logement, payable pour l’ensemble de sa famille pour chaque nuit tel qu’énoncé ci-dessous :

Composante de base principale

  1. 50 $ par nuit et par famille;
  2. aucun reçu n’est requis;
  3. une famille qui occupe à la fois dans un logement commercial et un logement privé, sera seulement remboursée pour le coût du logement commercial.

6.5 Indemnité de repas

6.5.1 Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, et ses personnes à charge ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :

  1. l’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée;
  2. chaque personne à charge a droit à une indemnité de repas.

6.5.2 L’Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation est calculée de la façon suivante :

  1. fonctionnaire : 12 % de l’indemnité quotidienne de repas (Directive sur les voyages du CNM).
  2. chaque personne à charge : 6 % de l’indemnité quotidienne de repas.

6.6 Arrêts et retards durant le voyage

6.6.1 Arrêt autorisé - Le temps et les coûts additionnels découlant d’un arrêt autorisé pour affaires officielles du gouvernement (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à partir de la composante de base.

6.6.2 Arrêt non autorisé - Les fonctionnaires autorisés à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui font un arrêt pour des raisons personnelles n’ont pas droit à une extension du temps de voyage. Les coûts entraînés par cet arrêt ne seront pas remboursés.

6.6.3 Lors de circonstances normales, un fonctionnaire qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, le fonctionnaire qui passe deux (2) nuits au même endroit doit être remboursé les frais de déplacement normaux (à l’égard de la distance à couvrir entre l’ancien lieu de travail et le nouveau).

6.7 Personnes à charge séparées

6.7.1 Lorsque le fonctionnaire et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge (qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation) peuvent rester à l’ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d’études ou pour d’autres raisons justifiables).

6.7.2 Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :

  1. les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence doivent être remboursées conformément à la présente directive;
  2. les faux frais engagés durant le voyage ne doivent pas être remboursés; et
  3. en aucun cas, les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, (par exemple un congé au cours d’une période d’études de l’année scolaire) ne seront remboursées.

Partie VII - Logement loué

7.1 Objet

7.1.1 Accroître la mobilité des fonctionnaires en les aidant à quitter ou à louer les logements locatifs qui leur servent de résidence principale.

7.2 Responsabilités

7.2.1 Les fonctionnaires qui quittent un logement loué doivent tenter d’organiser leur départ de façon à éviter d’avoir à payer des sommes au titre de leur responsabilité relative au bail.

7.2.2 Les fonctionnaires doivent chercher un logement qui sera disponible au moment du déménagement de manière à réduire le montant de loyer à verser à l’avance ou les coûts de logement provisoire.

7.2.3 Les fonctionnaires doivent consulter l’expert-conseil en réinstallation au sujet des modalités du bail pour obtenir des précisions.

7.3 Financement - Aperçu

7.3.1 Les avantages énoncés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base principale et, au besoin, la composante de base sur mesure, comme suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Responsabilité relative au bail

Jusqu’à trois (3) mois ou plus de trois mois de loyer, si la loi le prévoit

 

Nettoyage professionnel de la résidence

Jusqu'à 100 $ (taxes comprises).

Coûts supérieurs à ce que prévoit la composante de base principale

Loyer versé d'avance (IOTDR)

2 mois de loyer.

Mois additionnels.

Honoraires des agences de recherche de logements

Dépenses réelles (tarifs négociés au préalable).

 

IMTDR

Voir l'article 7.8.

 

7.4 Responsabilité relative au bail

7.4.1 Un fonctionnaire qui doit s’acquitter de sa responsabilité à l’égard du bail pour se libérer de ses obligations de locataire sera remboursé conformément à ce qui suit :

Composante de base principale

  1. montant pouvant représenter jusqu’à trois (3) mois de loyer; ou
  2. montant prévu par la loi excédant l’équivalent de trois (3) mois de loyer**.

** Un arrangement alternatif doit être envisagé en vue de trouver une solution de règlement plus économique. Les résultats et l’approbation doivent être soumis au coordonnateur ministériel national.

7.4.2 Le fonctionnaire doit envisager toutes les options susceptibles de minimiser les coûts pour l’employeur, telles que la sous-location (avec l’aide d’une agence de recherche de logements locatifs si cela est approprié) ou le paiement des pénalités obligatoires de résiliation anticipée d’un bail. Le ministère va tenir compte de la situation familiale avant d’exiger que le fonctionnaire résilie son bail.

7.4.3 L’IMTDR sera accordée dans les cas lorsqu’au moins une personne à charge reste à l’ancienne résidence jusqu’à la fin de la période scolaire en cours.

7.5 Remboursement des dommages au logement

7.5.1 Aucun remboursement n’est prévu au titre de la responsabilité du fonctionnaire relative au bail par suite de dommages au logement.

7.5.2 Tout dommage découlant d’une sous-location demeure la responsabilité du fonctionnaire et ne sera pas remboursé.

7.6 Nettoyage professionnel de l'ancienne résidence

7.6.1 Le fonctionnaire peut être remboursé les frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel soit de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers, et de sa nouvelle résidence avant ou après le déchargement des effets mobiliers. Le montant maximum pouvant être prélevé à partir de la composante de base principale est de 100 $ (taxes comprises) tel que décrit ci-dessous :

Composante de base principale

  1. jusqu’à concurrence de 100 $ (taxes comprises);

    Composante de base sur mesure
  2. dépenses excédant ce que prévoit la composante de base.

Remarque :

Un reçu ou une preuve de paiement est nécessaire.

7.7 Honoraires des agences de recherche de logement

7.7.1 Les fonctionnaires ont le droit de se faire rembourser pour les services d’une agence de recherche de logements locatifs en vue de trouver un logement locatif permanent.

7.7.2 La durée des services ne doit pas dépasser deux (2)  jours; les frais sont remboursés à partir de la composante de base principale.

7.7.3 Les fonctionnaires seront remboursés les frais réels et raisonnables pour des services fournis par une agence professionnelle de recherche de logements locatifs, à concurrence des tarifs corporatifs négociés au préalable.

7.7.4 Lorsqu’aucune négociation n’a été menée au sujet des tarifs et des services, le montant remboursé sera jusqu’à concurrence du montant équivalent aux tarifs corporatifs négociés au préalable dans les endroits similaires.

7.7.5 Lorsqu’un fonctionnaire fait appel aux services d’une agence de recherche de logements locatifs durant le VRL afin de trouver un logement locatif permanent et décide par la suite d’acheter une résidence, les honoraires de l’agence ne sont pas déduits du coût d’achat s’il n’occupe pas déjà le logement locatif ou n’a pas encore signé de bail.

7.7.6 Lorsqu’un fonctionnaire fait appel aux services d’une agence de recherche de logements locatifs, qu’il décide par la suite d’annuler ces services et qu’il omet d’en informer l’agence (au moins sept jours à l’avance) préalablement à son arrivée, le fonctionnaire devra assumer lui-même les frais d’annulation applicables, le cas échéant.

7.8 Indemnité pour maintien temporaire de deux résidences (IMTDR)

7.8.1 Une IMTDR est accordée lorsque, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, le fonctionnaire occupe temporairement deux résidences. Voici les deux situations visées par cette disposition :

  1. lorsque les fonctionnaires doivent louer un logement avant leur arrivée au nouveau lieu de travail, ceux-ci doivent être remboursés jusqu’à deux (2) mois de loyer à partir de la composante de base principale, en fonction des conditions suivantes :
    1. le remboursement doit être calculé à partir du premier jour du bail au nouveau lieu de travail et ce termine à la date où le fonctionnaire quitte son ancien logement;
    2. lorsqu’une aide doit être accordée au-delà de deux (2) mois, elle peut être payée à partir de la composante de base sur mesure;
    3. lorsqu’un fonctionnaire déménage en tant que locataire, puis achète par la suite une résidence et obtient le remboursement de ses frais juridiques et d’autres coûts d’acquisition, le fonctionnaire doit rembourser l’aide financière reçue à partir de la composante de base principale en vertu de la présente disposition;
    4. lorsque la présente disposition est appliquée, le logement provisoire n’est admissible qu’au jour suivant la livraison des effets mobiliers du fonctionnaire;
  2. lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire restent à l’ancien lieu de travail pour terminer une période d’études (école intermédiaire, études secondaires - semestre en cours; collège ou université : année en cours) ou pour une autre raison justifiable, le fonctionnaire doit recevoir une indemnité de 525 $ par mois pour l’aider à couvrir les frais de subsistance des personnes à charge.

7.8.2 Les conditions suivantes s’appliquent :

  1. l’indemnité ne peut pas être versée si une autre forme d’IMTDR est versée; et
  2. l’admissibilité se limite à un maximum de 180 jours ou jusqu’à la fin de l’année scolaire.

7.9 Voyage de fin de semaine au foyer dans le cadre d’une IMTDR

7.9.1 Cette disposition s’applique aux fonctionnaires dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

7.9.2 Lorsqu’un déménagement de porte à porte n’est pas possible, les fonctionnaires ont le droit de voyager pour se rendre à leur foyer les fins de semaine pendant qu’ils sont admissibles à l’IMTDR. Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

  1. deux (2) voyages pendant la période initiale de trente (30) jours de l’IMTDR;
  2. quatre (4) voyages pendant la période initiale de soixante (60) jours de l’IMTDR; et
  3. cinq (5) voyages pendant la période de l’IMTDR.

7.9.3 Le paiement de ces dépenses de transport est effectué à partir de la composante de base principale.

7.10 Frais juridiques

7.10.1 Les fonctionnaires qui louent un logement à la destination ont droit au remboursement, des frais juridiques engagés pour l’approbation de la forme et de la validité du bail en tant que faux frais à partir de la composante de base principale.

Partie VIII - Vente de la résidence

8.1 Objet

8.1.1 Accroître la mobilité des fonctionnaires en les aidant à se départir de leur résidence à leur ancien lieu de travail.

8.2 Indemnité pour pertes immobilières (IPI)

8.2.1 Les fonctionnaires qui vendent leur résidence à perte peuvent être remboursés la différence entre le prix d'achat initial et le prix de vente conformément à ce qui suit :

 Composante de base principale

  1. 80 % de la perte, jusqu’à un maximum de 15 000 $;

    Composante de base sur mesure
  2. l’excédent du montant de l’avantage prévu par la composante de base principale.

8.2.3 Toute réduction du prix d'achat au titre des frais d'entretien reportés ne doit pas être incluse dans le calcul du montant de l'IPI. Par exemple, si l'inspection de la résidence permet de constater que la chaudière doit être remplacée et que le prix de vente est réduit au lieu de remplacer la chaudière, ce montant est exclu de l'IPI.

8.3 Critères d’occupation

8.3.1 Il n’y a aucun remboursement prévu pour les dépenses liées à la vente de la résidence à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge, ou les deux l’aient occupée à titre de résidence principale (telle que définie par l’ARC), immédiatement avant l’annonce officielle de l’affectation.

8.4 Superficie du terrain

8.4.1 Le remboursement des dépenses aux termes de la présente directive se limite aux terrains dont la superficie n’excède pas 1,235 acres (0,500 hectare), sauf exigence contraire de la réglementation de zonage locale, auquel cas la superficie maximale prise en compte se limite à 4 acres (1,619 hectares).

8.4.2 Lorsqu’une parcelle supplémentaire de terre est vendue avec la résidence principale, le fonctionnaire n’a droit qu’au remboursement des dépenses liées à la vente de la résidence ainsi que du terrain dont la superficie respecte les conditions susmentionnées.

8.5 Propriété conjointe

8.5.1 Lorsque la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge du fonctionnaire :

  1. seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant au fonctionnaire doit être remboursée;
  2. le fonctionnaire doit fournir les renseignements au sujet de sa part de propriété de la résidence tel que demandé par le FSR.

8.6 Aperçu du financement

8.6.1 Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base principale et, si nécessaire, la composante de base sur mesure conformément à ce que suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Commission immobilière

Taux établis

 

Débours et frais juridiques

Taux établis

 

Frais d’évaluation

Une évaluation professionnelle

Une évaluation additionnelle, si nécessaire

Pénalités de rupture de l’hypothèque

Le fonctionnaire choisit de ne pas acheter ou ne peut acheter : le moindre de trois mois d’intérêts et de 5 000 $

Le fonctionnaire n’a pas transféré son emprunt hypothécaire alors qu’il le pouvait - composante personnalisée : le moindre de trois mois d’intérêts et de 5 000 $

Frais de délégation ou de procuration

Conformément à la présente directive

 

IMTDR

Jusqu’à un maximum de 6 mois.

Coûts réels et raisonnables

Mois additionnels.

Aide au transport

Jusqu’à un maximum de 3 mois

Jusqu’à un maximum de 500 $ par mois

 

Inspection résidentielle

 

Tel que décrit à l’article 8.16

Indemnité pour pertes immobilières

Jusqu’à 15 000 $

Dépenses excédant ce que prévoit la composante de base principale

Nettoyage professionnel - l’ancienne/nouvelle résidence

Jusqu’à un maximum de 100 $ (taxes comprises)

Dépenses excédant ce que prévoit la composante de base principale.

Améliorations – immobilisations

 

 

Mesures incitatives pour la vente

 

Conformément aux règles établies par l’ARC.

Frais de gestion immobilière

 

 

 

8.7 Commission immobilière

8.7.1 Les fonctionnaires doivent être remboursés le montant réel de la commission immobilière à partir de la composante de base principale, pourvu qu’elle n’excède pas les tarifs établis avec le FSR.

8.8 Frais juridiques

8.8.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement des dépenses engagées pour effectuer la vente de la résidence à partir de la composante de base principale :

  1. les débours et frais juridiques, y compris les taxes applicables
  2. les frais juridiques engagés pour fournir un titre libre de toute charge.
  3. les frais d’arpentage si l’avocat ou le notaire du fonctionnaire atteste que :
    1. le dernier relevé d’arpentage a été fait il y a plus de cinq (5) ans,
    2. des modifications notables ont été apportées au terrain depuis le dernier arpentage,
    3. le propriétaire est tenu par la loi de fournir un relevé d’arpentage;
  4. les frais facturés par le prêteur pour se départir d’une première hypothèque ou d’une deuxième hypothèque sur la propriété, mais pas les deux.

8.9 Évaluation

8.9.1 Une évaluation professionnelle aidera le fonctionnaire à fixer un prix de vente réaliste pour sa résidence principale. Les fonctionnaires doivent être remboursés pour les coûts suivants :

 Composante de base principale

  1. une évaluation professionnelle (aux fins de la Directive), à un taux ne dépassant pas les taux négociés au préalable;

    Composante de base sur mesure
  2. une deuxième évaluation, si le fonctionnaire y tient.

8.10 Pénalités de rupture de l’hypothèque

8.10.1 Lorsqu’un fonctionnaire doit payer une pénalité pour être libéré de son hypothèque, il doit être remboursé un montant qui n’excède pas le montant le moins élevé entre trois (3) mois d’intérêt ou 5 000 $, conformément à ce qui suit :

 Composante de base principale

  1. les fonctionnaires qui achètent une résidence au nouveau lieu de travail et qui ne peuvent transférer leur emprunt hypothécaire;
  2. les fonctionnaires qui louent un logement au nouveau lieu de travail;
  3. les fonctionnaires qui ne peuvent pas acheter de résidence parce qu’ils doivent occuper un logement de l’État;

    Composante personnalisée
  4. les fonctionnaires qui achètent une résidence au nouveau lieu de travail et qui décident de ne pas transférer leur emprunt hypothécaire même s’ils ont la possibilité de le faire.

8.11 Frais de délégation ou de procuration

8.11.1 Normalement, les frais pour la préparation d’une procuration ne sont pas remboursables. Toutefois, ils peuvent être remboursés à partir de la composante de base principale si le fonctionnaire n’a pu se présenter pour des raisons opérationnelles.

8.12 Indemnité pour maintien temporaire de deux résidences (IMTDR)

8.12.1 Les fonctionnaires doivent se faire rembourser les frais réels et raisonnables associés au fait qu’ils occupent temporairement deux résidences.

8.12.2 L’IMTDR vise à aider les fonctionnaires à assumer les coûts liés au maintien d’une deuxième résidence lorsque les circonstances empêchent le fonctionnaire de disposer de sa résidence principale à l’origine et de faire un déménagement porte-à-porte. Les fonctionnaires se doivent être remboursés pour toutes les dépenses réelles et raisonnables liées au maintien d’une deuxième résidence dans les quatre situations familiales qui suivent :

  1. le fonctionnaire déménage ses effets mobiliers et sa famille;
  2. seul le fonctionnaire déménage;
  3. le fonctionnaire expédie ses effets mobiliers et laisse au moins une personne à charge à la résidence principale d’origine; ou
  4. au moins une personne à charge déménage avant le fonctionnaire.

8.12.3 Les fonctionnaires peuvent seulement recevoir l’IMTDR pour l’une des quatre situations décrites ci-dessus à la fois; l’IMTDR prévoit une fourchette différente de prestations pour chacune des situations. Les fonctionnaires peuvent passer d’une situation familiale à l’autre à tout moment et continuer de recevoir l’IMTDR; cependant ce changement ne prolonge toutefois pas la période maximale de 180 jours consécutifs durant laquelle un fonctionnaire peut recevoir des prestations de l’IMTDR.

8.12.4 Les dispositions propres à chaque situation admissible à l’IMTDR sont décrites ci-dessous.

8.12.5 Déménagement de la famille et des effets mobiliers - Lorsque le fonctionnaire et les personnes à sa charge se rendent au nouveau lieu de travail et que l’ancienne résidence, vide, n’est pas vendue mais qu’il est sur le marché de façon active, les frais suivants sont remboursables à l’égard de la résidence non vendue :

  1. frais d’intérêts sur la première hypothèque, ou la deuxième hypothèque si aucuns frais ne s’appliquent à la première;
  2. impôts fonciers;
  3. services publics (électricité et chauffage);
  4. entretien de la propriété (déneigement, tonte de la pelouse, etc.);
  5. frais d’assurance additionnels; et
  6. location d’une base pour maison mobile.

8.12.6 Les dépenses engagées en vertu du paragraphe 8.12.5 seront payées à partir des comptes de financement suivants :

 Composante de base principale

  1. frais réels et raisonnables;
  2. jusqu’à un maximum de 180 jours (six mois);

    Composante de base sur mesure
  3. période(s) en sus de celle de six mois (180 jours).

8.12.7 Déménagement du fonctionnaire seulement - Le fonctionnaire qui se rend au nouveau lieu de travail avant sa famille a le choix entre un logement temporaire et un logement permanent. Le coût de son logement doit être remboursé conformément à ce qui suit. Un logement non permanent doit être approuvé par le coordonnateur ministériel national avant que le fonctionnaire acquiert un tel logement.

  1. Logement provisoire - Le fonctionnaire qui se rend seul au nouveau lieu de travail doit être remboursé pour les frais de logement provisoire à partir de la composante de base principale pour une période maximale de sept (7) jours de manière à trouver un logement semi-permanent.
  2. Logement commercial (hôtel/résidence hôtelière)

             Composante de base principale
    1. frais réels et raisonnables de logement, y compris le stationnement, le lavage, etc.;
    2. jusqu’à un maximum de 180 jours (six mois);
    3. 65 % du taux du souper;

      Composante de base sur mesure
    4. période excédant six mois (180 jours).
  3. Logement privé ou chambre et pension

             Composante de base principale
    1. frais réels et raisonnables de logement, à jusqu’à concurrence des frais de logement et de repas habituels pour le lieu en question;
    2. jusqu’à concurrence de 180 jours (six mois);
    3. pas d’indemnité de repas.

      Composante de base sur mesure
    4. frais de logement en sus de ceux prévus dans la composante de base;
    5. pas d’indemnité de repas;
    6. dans le cas d’un fonctionnaire occupant un logement privé, l’indemnité mensuelle est réduite si la période d’absence est supérieure à une semaine. La réduction doit être proportionnelle à la période d’absence.
  4. Nouvelle résidence permanente - louée ou achetée - Lorsqu’un fonctionnaire se rend seul au nouveau lieu de travail, et que sa résidence antérieure n’a pas été vendue, bien qu’il est sur le marché de façon active, les frais suivants sont remboursables à l’égard de la propriété au nouveau lieu :
    1. frais de location incluant les frais de stationnement, de lavage, de location de meubles, etc.;
    2. services publics (c.-à-d. service téléphonique de base, câble, électricité);
    3. frais d’intérêts sur la première hypothèque ou la deuxième hypothèque si aucuns frais ne s’appliquent à la première;
    4. impôts fonciers;
    5. location d’une base pour maison mobile;

      Composante de base principale
    6. dépenses réelles et raisonnables;
    7. jusqu’à concurrence de 180 jours (six mois);

      Composante de base sur mesure
    8. période excédant celle couverte par la composante de base.
  5. Logement appartenant au gouvernement ou contrôle par celui-ci

           Composante de base principale
    1. remboursement des frais réels pour le logement, les repas et les faux frais;
    2. s’il s’agit d’un logement autonome ayant les installations pour préparer des repas, les seuls frais remboursés sont ceux des services publics et du lavage (sauf le nettoyage à sec) si ces services ne sont pas fournis gratuitement au fonctionnaire.

8.12.8 Expédition des effets mobiliers du fonctionnaire - une ou plusieurs personnes à charge demeure à lieu d’origine - Lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire restent à l’ancien lieu de travail pour achever une période d’études (secondaire - semestre; université – l’année scolaire en cours) ou pour un autre motif justifiable, les seuls frais de subsistance remboursés sont les suivants :

  Composante de base principale

  1. 525 $ par mois pour les frais de subsistance réels et raisonnables;
  2. jusqu’à concurrence de 180 jours (six mois);

    Composante personnalisée
  3. montants excédant ceux prévus dans la composante de base.

Remarques :

  1. Lorsque le fonctionnaire ou sa famille, ou les deux, se réinstallent mais qu’une ou plusieurs personnes à charge (qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation) restent à l’ancien endroit (p. ex. pour terminer une période d’études ou pour d’autres raisons justifiables), le fonctionnaire doit recevoir le remboursement d’un montant équivalant à l’indemnité de logement privé (525 $) pour l’aider à assumer les frais de subsistance des personnes à charge. Une seule indemnité doit être versée. Cette aide n’est pas payable si une autre forme d’IMTDR est versée.
  2. À la fin du semestre ou de l’année scolaire, les personnes à charge demeurées à l’ancien lieu de travail pour poursuivre leurs études sont admissibles à recevoir le remboursement des frais de transport et de voyage conformément à la Partie VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail, de la présente directive.

8.12.9 Personnes à charge se rendant au nouveau lieu de travail avant le fonctionnaire - Lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail avant le fonctionnaire et le reste de la famille (généralement pour commencer une période d’études), le fonctionnaire doit être remboursé pour les frais de subsistance à partir de la composante de base principale, à concurrence de l’indemnité de logement privé, soit 525 $.

8.13 Conditions de remboursement - IMTDR

8.13.1 Un fonctionnaire doit être responsable en tout temps des frais d’une résidence.

8.13.2 L’IMTDR n’est plus versée lorsque le fonctionnaire cesse d’être propriétaire de sa résidence au lieu d’origine ou que les fonds de la composante de base sur mesure et de la composante personnalisée sont épuisés.

8.13.3 La résidence au lieu d’origine doit faire l’objet d’efforts de vente.

8.13.4 La séparation n’est pas attribuable au fait que des personnes à charge veulent se départir de biens produisant des revenus ou pour des raisons d’emploi.

8.13.5 Une personne à charge qui reste à la résidence principale devait y demeurer au moment où la réinstallation a été autorisée et doit fréquenter l’école à temps plein avant la réinstallation.

8.13.6 Les dépenses suivantes ne sont pas remboursables :

  1. la fraction d’un paiement hypothécaire correspondant au coût en capital;
  2. les frais de location d’automobile à l’un ou l’autre des endroits;
  3. les frais reliés aux personnes à charge qui allaient à l’école et n’habitaient pas à la résidence familiale avant la réinstallation du fonctionnaire parce que ces dépenses ne seraient pas augmentées en raison de la réinstallation;
  4. les frais découlant d’une séparation volontaire de la famille pour des raisons personnelles.

8.14 Voyage de fin de semaine au foyer dans le cadre d’une IMTDR

8.14.1 Cette disposition est applicable aux fonctionnaires dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

8.14.2 Lorsqu’un déménagement de porte à porte n’est pas possible, les fonctionnaires ont le droit de voyager pour se rendre à son foyer les fins de semaine lorsqu’ils reçoivent une IMTDR. Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

  1. deux (2) voyages pendant la période initiale de 30 jours de l’IMTDR; et
  2. quatre (4) voyages pendant la période initiale de 60 jours de l’IMTDR; et
  3. pas plus de cinq (5) voyages pendant toute la période de l’IMTDR.

8.14.3 Le paiement de ces dépenses de transport est effectué à partir de la composante de base principale.

8.15 Aide au transport quotidien

8.15.1 Lorsque l’ancien lieu de travail et le nouveau se trouvent à une distance quotidienne de transport et que l’achat de la résidence au nouveau lieu de travail respecte la limite de 40 km conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, le gestionnaire qui accueille le fonctionnaire peut, en consultation avec le coordonnateur ministériel national, approuver une aide au transport quotidien afin de permettre au fonctionnaire de voyager quotidiennement pendant qu’il s’emploie à déterminer s’il fera l’acquisition d’un logement permanent au nouveau lieu d’emploi. Une fois approuvée, l’aide au transport quotidien est versée plutôt que de verser les coûts qui auraient été engagés pour obtenir un logement temporaire au nouveau lieu de travail. Il est entendu que chaque jour pour lequel l’aide au transport quotidien est demandée réduit la période d’admissibilité à l’IMTDR d’une journée.

8.15.2 Le remboursement sera en fonction du taux par kilomètre approuvé par la Directive sur les voyages du CNM, de la façon suivante :

Composante de base principale

  1. jusqu’à trois (3) mois; et
  2. jusqu’à 500 $ par mois.

8.16 Inspection du bâtiment et de la structure

8.16.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement des frais engagés pour une inspection du bâtiment ou de la structure s’il s’agit d’une condition préalable à la vente de la résidence conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. des frais d’inspection pour les situations dont le fonctionnaire réinstallé n’est pas responsable, notamment pour la détection de pyrite;

    Composante de base sur mesure
  2. le montant remboursable ne peut dépasser les frais négociés par le FSR.

8.17 Aller-retour pour régler la vente

8.17.1 Lorsque l’échange de documents par courrier ou par voie électronique ne suffit pas pour régler la vente, le fonctionnaire doit être autorisé par le coordonnateur ministériel national à retourner seul à son ancien lieu de travail pour régler la vente. Le fonctionnaire devra utiliser des jours de congé si le voyage ne peut être effectué durant ses jours de repos. Le remboursement se fera conformément à ce qui suit :

 Composante de base principale

  1. transport (par le moyen le plus économique). Lorsqu’ils ont l’autorisation de voyager par l’intermédiaire d’un transporteur commercial, les fonctionnaires se verront rembourser les dépenses connexes, conformément aux dispositions sur le transport se trouvant dans le module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM;
  2. repas et faux frais (maximum de deux jours).

8.18 Aller-retour pour participer au déménagement

8.18.1 Les fonctionnaires recevant l’IMTDR ou l’ILPRFAR (lorsqu’ils doivent déménager à court préavis dans le cadre de leur réinstallation ou qu’ils se trouvent déjà à destination) peuvent retourner à leur ancien lieu de travail pour aider et terminer le déménagement de leurs effets mobiliers. Le fonctionnaire doit utiliser des jours de congé s’il ne peut voyager pendant ses jours de repos et devra être remboursé pour les frais réels et raisonnables de transport et de voyage conformément à ce qui suit :

 Composante de base principale

  1. transport (par le moyen le plus économique). Lorsqu’ils ont l’autorisation de voyager par l’intermédiaire d’un transporteur commercial, les fonctionnaires se verront rembourser les dépenses connexes, conformément aux dispositions sur le transport se trouvant dans le module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM;
  2. repas pris durant la période (emballage/déballage) où le fonctionnaire a occupé un logement temporaire - à concurrence de cinq (5) jours, y compris la période de voyage;
  3. faux frais (emballage, déballage), pour un maximum de cinq (5) jours.

8.19 Nettoyage professionnel de la résidence

8.19.1 Les fonctionnaires ont droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de l’ancienne résidence après le chargement des effets mobiliers et de la nouvelle résidence, avant ou après le déchargement des meubles. Le remboursement doit être effectué conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. maximum de 100 $ (taxes comprises).

    Composante de base sur mesure
  2. dépenses excédant ce que prévoit la composante de base principale.

8.20 Propriété à revenu

8.20.1 Les fonctionnaires qui vendent une propriété à revenu, tel qu’un duplex, triplex, immeuble à logements multiples, petit magasin ou dépanneur, qui constitue également leur résidence principale peuvent uniquement réclamer les dépenses liées à la partie occupée comme une résidence principale. Aux fins du présent article, toute partie de la résidence qui n’est pas destinée à l’utilisation exclusive du fonctionnaire le jour où la réinstallation est autorisée et pour laquelle le fonctionnaire touche un revenu sous la forme d’un bail ou d’un autre paiement est considérée comme une partie à revenu.

8.20.2 Par exemple, si le fonctionnaire possède un immeuble à logements multiples dont chacun est indépendant (p. ex., un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe un en tant que résidence principale et qui vend l’immeuble lors de la réinstallation, ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond son logement. Le rapport entre la partie habitée par le fonctionnaire et l’ensemble de l’immeuble peut être calculé en utilisant la surface de plancher, ou avec toute autre méthode de calcul acceptable en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

8.21 Vente privée

8.21.1 Au lieu de frais de courtage, les fonctionnaires qui vendent eux-mêmes leur résidence principale seront remboursés à partir de la composante de base principale les frais réels et raisonnables engagés pour l’évaluation professionnelle, la publicité, les écriteaux portant la mention « À vendre », ainsi que les autres dépenses semblables associées à la vente. La somme totale des dépenses ne doit pas excéder les frais de courtage qui auraient été payables si la résidence avait été vendue par un courtier immobilier agréé.

8.21.2 Les fonctionnaires qui font une vente privée n’ont pas droit à l’indemnité correspondant à 80 % de la somme épargnée au titre de la commission immobilière, cet avantage est offert à ceux qui décident de ne pas vendre leur résidence.

8.22 Mesures incitatives pour la vente

8.22.1 Les mesures incitatives pour la vente doivent être remboursées lorsqu’ils sont jugés nécessaires par le FSR en vue de vendre la résidence. Ces mesures incitatives, par exemple, primes de décoration ou primes pour vente rapide, frais de logement en copropriété payés d’avance et/ou impôts fonciers, achat d’une réduction d’intérêts hypothécaires, etc. doivent être clairement indiqués sur l’accord modifié de vente et sur le document d’entente sur l’achat de la résidence. Les mesures incitatives sont financées à partir de la composante de base sur mesure ou la composante personnalisée et sont assujetties aux règles pertinentes de l’ARC.

8.23 Frais de gestion immobilière

8.23.1 Un fonctionnaire ayant transféré l’économie découlant du non-versement d’une commission immobilière (du fait qu’il n’a pas vendu la résidence au lieu d’origine) à la composante personnalisée peut l’utiliser pour acquitter les frais de gestion immobilière engagés.

Partie IX - Achat d'une nouvelle résidence

9.1 Objet

9.1.1 Accroître la mobilité des fonctionnaires transférées en les aidant à acquérir une résidence principale au nouveau lieu de travail. Les fonctionnaires qui n’étaient pas propriétaires auparavant sont admissibles à la présente partie.

9.2 Critères d’occupation

9.2.1 L’admissibilité aux avantages prévus par la présente directive est conditionnelle à l’occupation de la nouvelle résidence par le fonctionnaire ou par ses personnes à charge, non par un locataire.

9.3 Aperçu du financement

9.3.1 Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base et, si nécessaire, la composante sur mesure conformément à ce qui suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Débours et frais juridiques

X - Taux et frais d’un tiers fournisseur de services

 

Inspection de la structure

X - Taux et frais d’un tiers fournisseur de services

 

Inspections additionnelles en conformité avec la Directive

X

 

Frais de délégation ou de procuration

X

 

Différence d’intérêts hypothécaires. Jusqu’à concurrence de 5 000 $ et de 5 ans

Lorsqu’un transfert d’emprunt hypothécaire est impossible

 

Assurance-prêt hypothécaire

 

X

Intérêt sur un prêt comme dépôt pour l’achat d’une maison

X

 

Financement provisoire - intérêts

 

X

Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ - intérêts

 

X

Achat d’une réduction d’intérêts hypothécaire

 

 

Nettoyage professionnel

Maximum de 100 $

Montants excédant la somme de 100 $

Garantie de maison neuve

 

 

 

9.4 Terrain et superficie

9.4.1 Les avantages prévus par la présente directive doivent s’appliquer également à l’achat d’un terrain sur lequel la résidence principale sera construite.

9.4.2 Le remboursement des dépenses se limite aux terrains dont la superficie n’excède pas 1,235 acres (0.500 hectare), ou lorsque requis par la réglementation de zonage applicable, quatre (4) acres (1,619 hectares).

9.4.3 Si une parcelle supplémentaire de terrain est acquise (soit pour la résidence à construire, soit pour la résidence achetée), le fonctionnaire n’a droit qu’au remboursement des dépenses qui auraient été couvertes par ailleurs, compte tenu des conditions susmentionnées.

9.5 Construction d'une nouvelle résidence

9.5.1 Les fonctionnaires qui construisent leur résidence principale au nouveau lieu de travail doivent recevoir le remboursement des dépenses liées à l’achat du terrain et de la construction de l’habitation qui auraient été remboursés si une résidence avait été achetée sur le marché.

9.5.2 Tous les coûts prévus dans le contrat de construction sont réputés faire partie du prix d’achat initial.

9.5.3 Les garanties de maison neuve sont remboursables uniquement à partir de la composante personnalisée.

9.5.4 Les taxes, telles que TVP, TPS ou TVH ne sont pas remboursables (toutes les taxes sont réputées faire partie du prix d’achat).

9.5.5 La décision de faire construire une propriété est une décision personnelle; il ne s’agit pas d’une circonstance exceptionnelle qui justifierait de prolonger la période de réinstallation prévue à l’article 2.15.

9.6 Achat après le déménagement

9.6.1 Un seul type d’aide peut être versé pour l’obtention d’une résidence au nouveau lieu de travail, que celle-ci soit achetée ou louée. Un fonctionnaire doit être remboursé soit :

  Composante de base principale

  1. les frais engagés pour la location d’un logement; ou
  2. les frais engagés pour acheter une résidence.

9.6.2 Un fonctionnaire qui emménage initialement dans un logement loué a droit au remboursement des frais juridiques reliés à l’achat d’une résidence si cet achat survient dans le délai prévu à l’article 2.15. Cependant, le remboursement des frais juridiques doit être remboursé pour le loyer avant le déménagement et pour toute à la location qui est fournie.

9.7 Dépenses non admissibles

9.7.1 Les rajustements pour les services publics et les taxes municipales qui ne sont pas essentiels à l’établissement de titres clairs ne sont pas remboursables.

9.8 Propriété à revenu

9.8.1 Les fonctionnaires qui achètent une propriété à revenu (par exemple, un duplex, un triplex, un édifice à logements multiples, un petit magasin ou dépanneur) qui constitue également leur résidence principale doivent seulement recevoir le remboursement des dépenses liées à la partie de l’édifice qui sert de résidence principale.

9.9 Propriété conjointe

9.9.1 Lorsque la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge du fonctionnaire, seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant au fonctionnaire doit être remboursée. Le fonctionnaire doit divulguer le pourcentage qu’il possède de la propriété, lorsque nécessaire.

9.10 Perte du dépôt

9.10.1 Les fonctionnaires qui, par suite du défaut d’exécution du contrat d’achat, perdent le dépôt versé sur une habitation n’ont pas droit au remboursement pour la perte de ce dépôt. Une exception peut être faite si le fonctionnaire n’a pas été en mesure de compléter l’achat en raison des exigences du ministère.

9.11 Maisons mobiles

9.11.1 Les fonctionnaires qui achètent une maison mobile ont droit aux mêmes avantages que les fonctionnaires qui achètent une résidence construite sur un terrain résidentiel.

9.11.2 L’employeur ne paiera pas le coût de transport d’une maison mobile en cas de réinstallation subséquente - voir Partie X.

9.12 Débours et frais juridiques

9.12.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement des débours et frais juridiques, y compris les taxes afférentes, engagés pour l’achat d’une propriété. Ils ont aussi droit au remboursement des autres dépenses de nature juridique nécessaires encourues pour l’obtention d’un titre libre de propriété conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. les honoraires du shérif;
  2. la taxe de transfert de terrain;
  3. les frais de transfert du titre;
  4. les assurances garantissant le titre libre ou les frais d’arpentage;
  5. le certificat d’exécution;
  6. les frais de délégation et de procuration;
  7. les frais d’évaluation nécessaires engagés à la demande du prêteur pour obtenir une première ou une deuxième hypothèque - seulement lorsque l’évaluation remboursée à partir de la composante de base n’est pas acceptée par le prêteur.

9.13 Inspection du bâtiment et de la structure

9.13.1 Un fonctionnaire doit recevoir le remboursement des frais facturés par un inspecteur en bâtiment certifié pour une inspection du bâtiment et de la structure avant l’achat de la nouvelle résidence principale, que celle-ci soit ou non garantie au moment de la prise de possession.

  Composante de base principale

  1. une (1) inspection de la structure (selon les taux établis) y compris dans le cas d’une nouvelle résidence habitée et couverte par une garantie;
  2. inspections de suivi supplémentaires pour des choses comme les termites, pyrite, inspection du puits, système d’eau potable, fosse septique, etc. - lorsqu’il s’agit d’une exigence ou d’une recommandation formulée lors de la première inspection;

    Composante de base sur mesure
  3. une (1) inspection de la structure (selon les taux établis) dans le cas d’une nouvelle résidence n’ayant jamais été habitée et qui est couverte par une garantie.

9.14 Frais de délégation et de procuration

9.14.1 Le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait doit, en principe, être présent à la clôture de la vente. Ainsi, les frais de délégation ou de procuration ne sont pas normalement remboursés. Si toutefois, pour des raisons opérationnelles le fonctionnaire ne peut se présenter, il doit recevoir le remboursement de ces frais. Dans ces situations, les frais de délégation et de procuration réels et raisonnables seront payés à partir de la composante de base principale.

9.15 Différence d'intérêts hypothécaires

9.15.1 Dans la plupart des cas, le fonctionnaire sera en mesure de transférer un emprunt hypothécaire d’une résidence à une autre (transfert d’une hypothèque). Toutefois, lorsqu’il n’est pas possible de transférer une hypothèque et que le taux d’intérêt hypothécaire de la première hypothèque au nouveau lieu de travail est plus élevé que le taux d’intérêt à l’ancien lieu de travail, le fonctionnaire a droit au remboursement de la différence de frais d’intérêt entre les deux hypothèques, jusqu’à concurrence de 5 000 $ conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. jusqu’à 5 000 $;

    Composante personnalisée
  2. lorsque l’option de transférer n’a pas été choisie.

9.15.2 Calcul de la différence d’intérêts hypothécaires

  1. Le calcul doit être fait à partir du solde de l’emprunt hypothécaire sur la résidence au lieu de travail initial et de sa durée résiduelle, à concurrence de cinq (5) ans.
  2. Si le nouveau capital hypothécaire est moins élevé que le capital antérieur, ce capital inférieur servira à calculer la différence.
  3. Lorsqu’un fonctionnaire a des taux hypothécaires flottants ou variables au nouveau lieu de travail, le nouveau taux d’intérêt initial doit être utilisé aux fins de calcul et de remboursement pour l’ensemble de l’année. Tout rajustement nécessaire sera effectué au moment du rapprochement annuel.

9.16 Prime d'assurance-prêt hypothécaire

9.16.1 Le paiement de l’assurance-prêt hypothécaire (APH) est requis par la loi lorsque l’emprunt hypothécaire représente plus de 80 % du prix d’achat ou lorsque d’autres conditions sont réunies. Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement du coût de la prime APH, sous forme d’un montant forfaitaire unique versé à partir des composantes de base sur mesure/personnalisées, conformément à ce qui suit :

  Composante de base sur mesure

  1. Si le capital réel relatif à l’ancienne résidence est transféré en entier à la nouvelle résidence, la prime APH doit être remboursée.
  2. Si le capital réel relatif à l’ancienne résidence n’est pas transféré en entier à la nouvelle résidence, la prime APH sera remboursée dans une proportion équivalente au transfert (au prorata).
  3. Toutefois, si la prime APH augmente en raison de la décision de ne pas transférer le capital réel en entier, la différence ne sera pas remboursée.

9.17 Autres dispositions relatives à l'hypothèque

9.17.1 Un fonctionnaire qui achète une résidence de remplacement au nouveau lieu de travail avant que la résidence principale à l’ancien lieu de travail ne soit vendue doit se faire rembourser les dépenses qui en découlent (à concurrence de la valeur de l’avoir du fonctionnaire dans l’ancienne résidence), conformément aux paragraphes 9.17.2 à 9.17.4.

9.17.2 Intérêts sur emprunt personnel à court terme - Dépôt à l’achat d’une résidence - Un fonctionnaire qui se procure un prêt personnel à court terme pour obtenir des fonds dans le but d’effectuer un dépôt pour l’achat d’une résidence principale est admissible pour une aide à partir de la composante de base principale, conformément à ce qui suit :

  1. remboursement des intérêts sur l’emprunt jusqu’à la date d’achat de la nouvelle résidence, ou pendant un (1) an - selon ce qui survient en premier;
  2. remboursement des frais administratifs nécessaires (traitement de la transaction et de l’emprunt);
  3. le montant de l’emprunt en question ne peut excéder le montant minimum requis pour confirmer l’offre d’achat de la résidence tel que confirmé par le fournisseur de services.

9.17.4 Intérêts sur un prêt-relais à court terme – Un prêt-relais est en fonction des capitaux propres provisoire selon l’avoir d’un prêt-relais à court terme :

  1. un fonctionnaire peut avoir recours à un prêt-relais pour acheter une résidence principale au nouveau lieu de travail;
  2. cet emprunt est fondé sur l’avoir du fonctionnaire dans sa résidence principale à l’ancien lieu de travail;
  3. une aide au financement peut être fournie en vertu de la composante de base sur mesure conformément à ce qui suit :
    1. le fonctionnaire recevra le remboursement des intérêts sur l’emprunt;
    2. le remboursement inclut les frais juridiques et administratifs requis relativement à l’emprunt, à l’exclusion des frais d’une tierce partie pouvant être encourus pour obtenir l’emprunt;
    3. la période de remboursement ne doit pas excéder dix (10) jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente est effectuée ou au terme de six (6) mois, selon la première de ces deux dates à survenir; et
    4. dans des circonstances exceptionnelles, cette période peut être prolongée d’une période additionnelle de six (6) mois avec l’approbation du coordonnateur ministériel national, à la demande du fonctionnaire et sur recommandation du FSR.

Remarque :

Un financement provisoire supplémentaire pour l’achat d’une nouvelle résidence peut être nécessaire parce que certaines lois provinciales imposent un délai sur le transfert des gains lors de la conclusion de la transaction, pour des raisons liées à l’inscription aux registres. Les intérêts sur un tel emprunt de courte durée seront remboursés, normalement pour un maximum de 14 jours pour les montants bloqués.

9.17.5 Emprunt à la réinstallation bonifié de 25 000 $ - Un fonctionnaire peut contracter un deuxième emprunt hypothécaire relatif à l’acquisition d’une résidence principale au nouveau lieu de travail. Une bonification d’intérêts assujettie à la disponibilité d’un financement est offerte au fonctionnaire en vertu de la composante de base sur mesure conformément à ce qui suit :

  1. frais d’intérêt sur un emprunt hypothécaire bonifié;
  2. pour que le fonctionnaire ait droit au remboursement, les conditions suivantes doivent être réunies :
    1. les limites prescrites par l’ARC doivent être respectées;
    2. l’emprunt bonifié est limité à un maximum de 25 000 $;
    3. la résidence doit être au moins 40 km plus proche du nouveau lieu de travail; et
    4. le fonctionnaire achète la résidence afin d’y emménager.

9.18 Achat d'une réduction d'intérêts

9.18.1 Un fonctionnaire qui souhaite acheter une réduction du taux d’intérêts sur un emprunt hypothécaire au nouveau lieu de travail peut avoir droit au remboursement des coûts suivants à partir de la composante personnalisée :

  1. paiement de réduction d’intérêts hypothécaires;
  2. frais juridiques requis.

9.18.2 Le montant en jeu doit être conforme au taux prescrit par l’ARC.

9.19 Nettoyage professionnel de la résidence

9.19.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de l’ancienne résidence après le chargement des effets mobiliers et de la nouvelle résidence, avant ou après le déchargement des meubles. Le remboursement doit être effectué conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. jusqu’à un maximum de 100 $ (taxes comprises);

    Composante de base sur mesure
  2. dépenses en sus de celles prévues dans la composante de base principale.

Partie X - Transport de maisons mobiles

10.1 Objet

10.1.1 Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à déménager ses effets mobiliers lors d’une réinstallation, l’employeur peut payer les frais de transport de la maison mobile du fonctionnaire servant de résidence principale à ce dernier. Cependant, le transport d’une maison mobile est limité aux fonctionnaires possédant une maison mobile avant le 1er avril 2003.

10.1.2 Les maisons mobiles acquises après le 1er avril 2003 ne sont pas visées par la présente directive, et l’État n’assumera pas les frais de transport qui s’y rattachent.

10.2 Responsabilité

10.2.1 Le fonctionnaire a la responsabilité de contracter et d’organiser le transport de la maison mobile, après avoir consulté le FSR.

10.3 Aperçu du financement

10.3.1 Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base principale et la composante de base sur mesure conformément à ce qui suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Transport d’une maison mobile

Frais réels et raisonnables

Maison mobile de grande taille ou à plusieurs unités

Location de matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et pour la fixer à la remorque

Frais réels et raisonnables

 

Location de matériel pour placer la maison mobile sur une base à la destination

Frais réels et raisonnables

 

Entreposage lorsque cela est autorisé

Frais réels et raisonnables

Dépenses additionnelles pour maison mobile de grande taille ou à plusieurs unités

Assurance de base pendant le transport

Coût réel, couverture à concurrence de 100 000 $

Couverture en sus de 100 000 $

Autres services et frais

 

Frais réels et raisonnables

 

10.4 Droits

10.4.1 L’employeur doit autoriser le remboursement à partir de la composante de base principale des frais réels et raisonnables de préparation, de transport et d’installation de la maison mobile, conformément à la présente directive.

10.4.2 Les dépenses doivent être inférieures à la valeur marchande de la maison mobile.

10.5 Économies non transférables de la composante de base à la composante personnalisée

10.5.1 Aucune économie n’est transférable de la composante de base principale à la composante personnalisée (p. ex. expédition de moins de 1 000 livres par pièce).

10.6 Transporter interdit d’une maison mobile

10.6.1 Le transport de maisons mobiles est interdit aux endroits suivants :

  1. au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest - à l'exception de Yellowknife;
  2. au Nunavut, à Goose Bay, au Labrador et à Terre-Neuve.

10.7 Entreposage

10.7.1 Si les effets mobiliers d’un fonctionnaire sont entreposés et que l’on constate que la maison mobile (résidence principale) du fonctionnaire ne serait pas pratique à la nouvelle destination ou qu’elle ne peut y être transportée et que le fonctionnaire ne veut pas la vendre ni la louer, le fonctionnaire doit recevoir le remboursement* des frais d’entreposage de la maison mobile.

* sous réserve de l'état de la maison mobile.

10.8 Transport du lieu d'entreposage

10.8.1 Lors d’une réinstallation à une nouvelle destination, le fonctionnaire doit être autorisé à faire transporter sa maison mobile au nouveau lieu de travail à partir du lieu où elle était entreposée. Les frais connexes sont remboursés à partir de la composante de base sur mesure.

10.9 Autres frais de service

10.9.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement des frais réels et raisonnables conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. location du matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et pour la fixer à la remorque;
  2. transport;
  3. préparation (à la destination), y compris l’installation sur sa base et le raccordement aux services publics;
  4. location, à destination, de matériel pour installer la maison mobile sur sa base;
  5. assurance de base durant le transport, jusqu’à concurrence d’une couverture de 100 000 $;
  6. entreposage à long terme (lorsque autorisé - postes isolés seulement);

    Composante de base sur mesure
  7. débranchement des services publics;
  8. transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs unités et entreposage en cours de route;
  9. assurance en sus de ce que prévoit la composante de base principale, et pour les maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs unités (composante personnalisée seulement);
  10. préparation de la maison mobile en vue du transport, y compris le déplacement de la maison mobile de sa base;
  11. vérification du véhicule pour s’assurer qu’il est en bon état et qu’il satisfait aux normes provinciales (composante personnalisée seulement);
  12. entreposage à long terme – Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) (lorsque autorisé) pour les maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs unités;
  13. frais additionnels engagés pour le transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs unités.

Partie XI - Expédition des effets mobiliers

11.1 Objet

11.1.1 L’expédition des effets mobiliers des fonctionnaires est assujettie aux restrictions énoncées dans la présente directive. Le contrat en vigueur des Services de déménagement d’articles de ménage (SDAM) à préséance dans le choix du transporteur et de ses tarifs.

11.1.2 L’employeur organise et paie l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de déménagement et le déballage d’une expédition d’une quantité raisonnable (voir l’article 11.2) d’effets personnels et mobiliers de la résidence principale du fonctionnaire, lors de la réinstallation. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d’un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l’exception de ce qui est prévu dans la présente directive. Il est entendu que l’avantage vise une seule expédition d’un endroit à un autre et non d’endroits multiples à d’autres.

11.1.3 Par souci d’économie et d’efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l’industrie du déménagement, les services de déménagement doivent être contractés par Services publics et Approvisionnement Canada et sont contrôlés par l’administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SPAC située dans la région de Gatineau-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l’intérieur du Canada.

11.1.4 L’employeur a la responsabilité d’organiser l’expédition avec la société de déménagement conformément aux modalités et conditions prévues au contrat des SDAM. Le fonctionnaire remplira les formulaires requis des SDAM et les soumettra au coordonnateur ministériel régional ou national qui les transmettra ensuite au FSR afin qu’il prenne les mesures appropriées.

11.1.5 Afin d’ajuster les enveloppes de financement du fonctionnaire, ce dernier doit soumettre une copie de la liste de chargement d’origine au coordonnateur ministériel régional ou national. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au FSR le poids des effets mobiliers facturé par la société de déménagement.

11.1.6 L’employeur n’est pas responsable financièrement ou d’une quelconque façon du transport des effets de tout endroit autre que l’ancien lieu de résidence désigné au lieu d’origine ou l’endroit où l’État avait précédemment payé l’entreposage des effets personnels du fonctionnaire.

11.1.7 Lorsque des effets mobiliers sont entreposés ailleurs que dans un entreposage en cours de route en vertu de l’article 11.7 ou un entreposage à long terme en vertu de l’article 11.8, la portion de l’expédition d’effets mobiliers financée par l’État est considérée comme terminée et le fonctionnaire est responsable de tous les coûts liés au retrait des effets mobiliers de l’entreposage et leur expédition à la nouvelle résidence principale.

11.2 Poids autorisé

11.2.1 L’employeur doit organiser et payer le coût de l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de route et le déballage d’une quantité raisonnable d’effets personnels et mobiliers, conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kilos;

     Composante de base sur mesure
  2. poids excédant 20 000 livres/9 071,94 kilos;
  3. frais additionnels résultant d’articles que la société de déménagement accepte sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s’appliquent.

11.2.2 Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au contrat des SDAM.

11.3 Aperçu du financement

11.3.1 Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base principale et la composante de base sur mesure conformément à ce qui suit :

Avantage

Composante de base principale

Composante de base sur mesure

Expédition d’effets mobiliers

Jusqu’à 20 000 livres/ 9 071,94 kg

Poids excédant 20 000 livres/ 9 071,94 kg

Faux frais divers de réinstallation

Frais réels, conformément à la présente directive

 

Entreposage en cours de route

À concurrence du nombre de jours en logement provisoire

Jours supplémentaires de ceux prévis par la composante de base principale

Entreposage à long terme (seulement lorsqu’il est autorisé)

Jusqu’à 20 000 livres/ 9 071,94 kg

Plus de 20 000 livres/ 9 071,94 kg

Assurance de base

Assurance pour les coûts de remplacement prévue dans le contrat des SDAM

Montants excédant la couverture de base

Assurance supplémentaire

Frais réels

 

Premier VAP

Frais réels

 

Autres VAPs

 

Frais réels

Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc.

 

Frais réels, conformément à la présente directive

Emballage dans des caisses

 

Frais réels

Objets d’art

 

Frais réels

Transport d’animaux de compagnie

 

Frais réels

Frais additionnels d’expédition

 

Frais réels

Location de voiture à destination

 

Dépenses raisonnables, conformément à la présente directive

 

11.4 Pièces admissibles

11.4.1 Les pièces suivantes sont admissibles :

  1. cuisine;
  2. chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé);
  3. salon;
  4. salle de jeux;
  5. salle familiale;
  6. salle à manger;
  7. sous-sol;
  8. garage - sauf dans le cas d'appartements et de logements en copropriété;
  9. remise extérieure (une seule);
  10. salle de rangement (séparée de l’appartement).

11.4.2 Pour établir le nombre de pièces admissibles, le rapport d’évaluation sera utilisé dans le cas des propriétaires. Les fonctionnaires qui louent leur logement devront fournir la liste des pièces.

11.5 Faux frais divers de réinstallation avec justification (avec reçus)

11.5.1 Les fonctionnaires peuvent avoir droit au remboursement de divers faux frais de réinstallation, en plus des frais remboursés en vertu de l’indemnité pour faux frais non soumis à une justification (650 $). Les dépenses suivantes seront remboursées à partir de la composante de base principale sur présentation d’une demande de remboursement avec reçus :

  1. branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);
  2. branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);
  3. paiement de permis locaux, tels que l’immatriculation et le permis de conduire de base pour la période minimum exigée par la loi et le certificat de sécurité lorsqu’il est requis par l’administration provinciale pour l’obtention des plaques d’immatriculation (à l’exclusion du coût des réparations requises);
  4. modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d’œuvre seulement; et
  5. frais de changement d’adresse postale.

11.6 Articles non-admissibles

11.6.1 Les articles non-admissibles sont ceux qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils présentent un danger ou parce qu’ils sont exclus selon le contrat des SDAM.

11.7 Entreposage en cours de route

11.7.1 Le fonctionnaire doit recevoir le remboursement des coûts d’entreposage des effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s’avère nécessaire, conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. remboursement des frais réels et raisonnables jusqu’à la dernière journée où l’ILPRFAR sont autorisés;

     Composante de base sur mesure
  2. remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période autorisée par la composante de base principale lorsque cela n’est pas en raison d’un choix personnel.

11.8 Entreposage à long terme

11.8.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé à un poste isolé tel qu’est défini dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) du CNM et que, selon l’avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté le fonctionnaire, l’expédition d’une partie ou de la totalité des effets mobiliers ou des VAP, ou les deux, à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une option pratique, l’employeur doit assumer les frais suivants :

  Composante de base principale

  1. l’emballage, la préparation des boîtes/caisses et le transport des effets mobiliers du fonctionnaire jusqu’à l’endroit le plus proche où les installations convenables d’entreposage à long terme sont disponibles;
  2. l’entreposage des effets mobiliers jusqu’à ce que le fonctionnaire, ou l’une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession;
  3. l’entreposage de jusqu’à deux VAP, ou d’une automobile et d’une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d’entreposage de deux VAP; et
  4. le paiement des frais de préservation en prévision de l’entreposage commercial d’un VAP, pour les services tels que l’enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces au besoin, etc., ces services n’étant payés qu’une seule fois.

11.8.2 Si le fonctionnaire est de nouveau réinstallé, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national peut approuver l’expédition des effets par l’entremise des SDAM de leur lieu d’entreposage :

  1. au nouveau lieu de travail; ou
  2. à l’ancienne résidence d’où les effets ont été expédiés à l’entreposage.

11.8.3 Un fonctionnaire dont l’emploi se termine alors que les effets mobiliers du fonctionnaire sont entreposés :

  1. doit recevoir le remboursement des frais d’entreposage jusqu’au septième (7) jour suivant la date de cessation d’emploi et jusqu’à 14 jours dans des circonstances exceptionnelles, sous réserve de l’approbation de l’administrateur général; et
  2. peut, s’il le choisit, un mois avant la date de cessation d’emploi, se faire expédier par l’employeur ses effets à l’endroit initial d’où ils avaient été expédiés à l’entreposage, ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n’entraîne pas un coût supérieur à celui de l’expédition à l’endroit initial.

11.9 Expédition ou entreposage partiel

11.9.1 L’entreposage d’une partie des effets mobiliers d’un fonctionnaire doit être approuvé par le CMN dans des circonstances exceptionnelles ou lorsque ce dernier est assigné à un logement dont l’État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens. Les avantages sont les suivants :

  Composante de base principale

  1. frais d’entreposages réels;
  2. le poids combiné de l’expédition et de l’entreposage, ne doit pas être supérieur à 20 000 livres, ou 9 072 kilos;

     Composante de base sur mesure
  3. les effets excédant le poids de 20 000 livres ou 9 072 kilos qui sont mis en entreposage.

11.9.2 Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services engagé à contrat par les SDAM tel qu’approuvé par le CMN.

11.9.3 Si le fonctionnaire choisit un logement ne pouvant contenir qu’une partie de ses effets mobiliers, c’est à lui qu’il incombe de prendre les dispositions pour l’entreposage de l’autre partie.

11.10 Assurance de base

11.10.1 Les fonctionnaires ont droit à une assurance pour le transport des effets mobiliers, conformément à ce qui suit :

  Composante de base principale

  1. assurance pour les coûts de remplacement prévue dans le contrat des SDAM;

     Composante de base sur mesure
  2. montants excédant la couverture de base;
  3. assurance couvrant des articles particuliers.

11.11 Emballage dans des boîtes/caisses

11.11.1 Il est possible que les fonctionnaires possèdent certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des œuvres d’art ou des antiquités). Les frais d’emballage de ces articles dans des boîtes/caisses doivent être remboursés à partir de la composante de base sur mesure.

11.12 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)

11.12.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l’expédition de leur VAP ou à l’utilisation de ce dernier pour se rendre au nouveau lieu, conformément à ce qui suit :

Expédition de VAP par transporteur commercial

  Composante de base principale

  1. coût d’expédition du premier véhicule;

     Composante de base sur mesure
  2. coût d’expédition d’un deuxième véhicule et de véhicules additionnels.

11.12.2 Lorsque la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 km, les ministères peuvent autoriser l’expédition des véhicules appartenant à la famille et le déplacement de la famille par un moyen de transport commercial.

11.12.3 Le deuxième véhicule peut aussi être expédié dans des cas inhabituels (par exemple s’il est impossible de conduire le deuxième VAP en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de circonstances concernant la famille). Tous les cas doivent être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.

11.12.4 Lorsque le fonctionnaire doit livrer le VAP au point d’expédition, les dépenses suivantes sont remboursables :

  1. le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM pour couvrir les frais du transport d’un VAP à destination et en provenance de l’entrepôt de l’agent de transfert automobile au lieu d’origine et au nouveau lieu du déménagement;
  2. au besoin, le coût du trajet d’un aller ou d’un retour, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que le fonctionnaire puisse revenir de l’entrepôt de l’agent de transfert automobile ou s’y rendre au lieu d’origine et au nouveau lieu du déménagement;
  3. les frais exigés par l’agent de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour le recevoir; et
  4. le coût de l’entreposage du VAP dans les entrepôts de l’agent pour une durée maximale combinée de dix jours.

11.12.5 Les frais de location d’un véhicule automobile engagés (durant la période d’expédition du véhicule du fonctionnaire) ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières hors du contrôle du fonctionnaire. Ces frais sont remboursés à partir de la composante de base sur mesure. Les circonstances en question sont les suivantes :

  1. maladie d’un membre de la famille qui nécessite de se rendre à l’hôpital et de consulter des médecins;
  2. lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge a une déficience permanente;
  3. lorsqu’il n’y a pas de transports publics à l’endroit;
  4. lorsque le véhicule du fonctionnaire est en réparation en raison de dommages subis durant l’expédition;
  5. lorsque la livraison du véhicule du fonctionnaire est retardée après la date de livraison prévue au contrat pour des raisons hors du contrôle du fonctionnaire.

11.12.6 Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.

11.13 Expédition d'un véhicule récréatif, d'un bateau, d'une motocyclette, d'un VTT, d'une remorque ou d'une motoneige

11.13.1 Les frais d’expédition des véhicules récréatifs tels que les bateaux, motocyclettes, véhicule tout-terrain, remorques, et motoneiges doivent être remboursés de la composante de base sur mesure.

11.14 Frais d'expédition additionnels

11.14.1 Les fonctionnaires sont responsables de tous frais excédant ceux qui ont été établis dans le contrat des SDAM. Les fonctionnaires qui désirent expédier des articles qui ne sont pas visés par le contrat doivent recevoir le remboursement des frais réels à partir de la composante de base sur mesure.

11.15 Transport d'animaux de compagnie

11.15.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement à partir de la composante de base sur mesure des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter leurs animaux de compagnie jusqu’au nouveau lieu ainsi que des frais de pension nécessaires pendant que les fonctionnaires occupent un logement provisoire.

11.16 Congé pour l'emballage des effets mobiliers

11.16.1 Un fonctionnaire a doit d’avoir jusqu’à trois (3) jours de congé payé afin de superviser l’emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu.

11.17 Congé pour le déballage des effets personnels

11.17.1 Un fonctionnaire a droit d’avoir jusqu’à deux (2) jours de congé payé afin de superviser le déchargement et le déballage de ses effets personnels au nouveau lieu.

Partie XII - Réinstallation à la demande du fonctionnaire

12.1 Réinstallation à la demande du fonctionnaire

12.1.1 L’intention des réinstallations à la demande du fonctionnaire est de permettre aux employeurs de reconnaître qu’il peut y avoir certaines circonstances dans la vie personnelle des fonctionnaires qui peuvent les mener à demander de travailler à un autre endroit, telles qu’un décès ou une maladie dans la famille. Les employeurs peuvent répondre à ces demandes par compassion en autorisant une réinstallation lorsqu’il est possible pour eux de le faire. L’autorisation d’une réinstallation à la demande du fonctionnaire par compassion ne vise pas à éviter d’engager les coûts liés à une réinstallation à la demande de l’employeur qui font partie des activités de dotation normales de l’employeur.

12.1.2 Un fonctionnaire peut demander une réinstallation à la demande du fonctionnaire pour des motifs personnels ou de compassion. Les CMN peuvent approuver une réinstallation à la demande du fonctionnaire lorsque :

  1. il y a un poste vacant au groupe et niveau approprié à la destination;
  2. l’administrateur général ou le cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire fournit une attestation écrite que la réinstallation est conforme à l’esprit du paragraphe 12.1.1; et
  3. le fonctionnaire reconnaît par écrit que la réinstallation est une réinstallation à la demande du fonctionnaire et que les avantages se limitent à ceux indiqués dans la présente section.

12.1.3 Le coordonnateur ministériel national doit s’assurer que :

  1. les fonctionnaires reçoivent du FSR des conseils et une confirmation écrite des dispositions de la présente directive qui s’appliquent; et
  2. des copies de toutes les correspondances soient conservées dans le dossier de réinstallation du fonctionnaire.

12.1.4 Lorsqu’une réinstallation à la demande du fonctionnaire est approuvée, le fonctionnaire a droit à ce qui suit :

  1. jusqu’à cinq mille dollars (5 000 $) dans sa composante de base sur mesure;
  2. les composantes de base principale et personnalisée ne s’appliquent pas;
  3. les sommes inutilisées ou restantes doivent être retournées au Receveur général du Canada/ministère et ne peuvent être payées au fonctionnaire sous la forme d’un paiement en argent;
  4. un contrat avec un fournisseur de services de réinstallation qui offre au fonctionnaire des services professionnels tels que des conseils sur les avantages en matière de réinstallation, des conseils sur le logement au nouveau lieu de travail et des conseils en matière de gestion des dépenses.

12.1.5 Les fonctionnaires peuvent demander le remboursement de frais de réinstallation réels et raisonnables énumérés dans la présente directive jusqu’à ce que la composante de base sur mesure soit épuisée. Aucune aide n’est accordée pour se départir ni pour acquérir une résidence principale, incluant les frais de location.

12.1.6 Les fonctionnaires peuvent réclamer une indemnité pour les faux frais non soumis à une justification de 650 $ dans le cadre de l’allocation de 5 000 $ de la composante de base sur mesure de conformément à ce qui suit :

  1. les reçus ne sont pas requis, mais le fonctionnaire devrait les conserver en cas de vérification fiscale;
  2. le fonctionnaire doit signer une attestation certifiant que les frais ont été engagés.

12.1.7 Tous les arrangements de voyage commerciaux doivent être faits par l’intermédiaire des services contractuels de voyages du gouvernement. Les fonctionnaires sont assujettis à la Directive sur les voyages du CNM.

Partie XIII - Autres réinstallations au Canada

13.1 Télétravail

13.1.1 Les fonctionnaires autorisés en vertu de la Politique de télétravail du Conseil du Trésor à travailler dans leur résidence principale actuelle au Canada plutôt que d’être réinstallé au nouveau lieu de travail doivent être assujettis à la présente directive à l’expiration de l’entente de télétravail.

13.2 Déménagement à un poste isolé ou à partir d’un poste isolé

13.2.1 Les dispositions de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) liées à la réinstallation ont préséance sur la présente directive.

13.3 Déménagement non-accompagnés au Canada

13.3.1 Le but de la présente disposition est de procurer une plus grande flexibilité à la famille qui, pour des raisons reliées à l’emploi, aux études ou à la famille, pourrait souhaiter ne pas se réinstaller au nouveau lieu de travail du fonctionnaire.

13.4 Déménagement permanent

13.4.1 Une réinstallation d’une durée de plus de trois (3) ans est considérée comme permanente.

13.4.2 Un fonctionnaire qui choisit que sa famille reste au lieu d’origine de façon permanente et qui se rend seul à la nouvelle destination peut choisir de recevoir le mesure incitative aux économies sur la commission immobilière prévue à l’alinéa 3.4.6a). Le FSR retiendra 10 % de la somme jusqu’à ce que la réinstallation soit complétée.

13.4.3 Le fonctionnaire est responsable personnellement des coûts reliés aux visites de sa famille.

13.4.3 Si le lieu de travail du fonctionnaire change de nouveau et entraîne une deuxième réinstallation à un troisième lieu de travail, les avantages liés à la réinstallation des membres de la famille qui n’avaient pas été réinstallés auparavant ne doivent pas dépasser les frais de réinstallation à partir de l’endroit où le fonctionnaire réside advenant que sa famille avait habité avec lui.

13.5 Fonctionnaires en affectation pour une durée supérieure à un an

13.5.1 La présente directive peut s’appliquer aux fonctionnaires en affectation de plus d’un (1) an par accord mutuel entre le fonctionnaire et l’employeur. Lorsque l’affectation est de plus d’un (1) an et de moins de trois (3) ans, les dispositions sur la vente d’une résidence (voir la Partie VIII) et sur l’achat d’une résidence (voir la Partie IX) ne s’appliquent pas.

13.5.2 Les ministères et les fonctionnaires doivent agir avec prudence lorsqu’ils songent à une réinstallation au lieu où se déroule l’affectation puisqu’aucun autre avantage de réinstallation ne sera versé si l’affectation est prolongée ou devient permanente, car le fonctionnaire aura déjà déménagé au nouveau lieu de travail.

13.5.3 La formule de financement modifiée, qui se trouve à l’Appendice D, s’appliquera aux fonctionnaires appartenant à cette catégorie.

Appendice A – Paragraphe 1.4.5 – Formule pour calculer la distance de 40 km

La formule pour calculer la distance est la suivante (Formulaire TI-MF (99), « Réclamation des frais de déménagement » de l'ARC) :

  1. La distance en kilomètres entre l'ancienne résidence et le nouveau lieu de travail = ______ km.
  2. La distance en kilomètres entre la nouvelle résidence et le nouveau lieu de travail = ______ km.
  3. Ligne 1 moins ligne 2 = ______ km.

Appendice B – Paragraphe 3.3.10 - Calcul de la composante de base sur mesure

3.3.10 Formule de financement de la composante de base sur mesure

3.3.10a)(i) : Commission immobilière (propriétaire) (max 5 250 $/min 1 000 $)

OU

3.3.10a)(ii) : Allocation pour locataires : 1 000 $ @ 100 %

______ x 35 % =

OU

1 000 $

 

---------

+ 3.3.10b) : Coût du transport – aller seulement -Taux par kilomètre du ministère des Finances (fonctionnaire et personnes à charge)

Formule: 35% x (distance x (Directive pertinente actuelle du CNM sur les voyages Appendice B Taux par kilomètre) x taille de la famille).

______ x 35 % =

 

+ 3.3.10c) : Coût d'expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d'effets mobiliers par pièce admissible selon une matrice de calcul zone à zone

Formule : 35 % x le coût d'expédition des effets mobiliers par pièce admissible (selon une matrice zone à zone)

______ x 35 % =

 

Financement total de la composante de base sur mesure :

_______

Appendice C – Paragraphe 3.4.5 - Calcul de la composante personnalisée

3.4.5 Formule de financement de la composante personnalisée

Indemnité :

+ 3.4.5a) : Indemnité pour faux frais non soumis à une justification pour les fonctionnaires

650,00 $

+ 3.4.5b) : Indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de salaire pour les fonctionnaires

 

Sub-total:

_____________

3.4.6 Économies transférables à la composante personnalisée

+ 3.4.6a) : Économies sur la commission immobilière : 80 % de la commission immobilière pour ne pas avoir vendu la maison (Max. 12 000 $/ valeur estimative maximale 300 000 $)

 

+ 3.4.6b) : Économies découlant d’un voyage à la recherche d’un logement (VRL) raccourci : Économies pour les jours inutilisés (max. 250 $, taxes comprises.)

OU

3.4.6c) : Mesures incitatives pour effectuer une nuitée un samedi : 250 $ pour le vol en avion et pour passer la nuit du samedi au lieu de destination;

 

+ 3.4.6d) : Mesure incitative/économies liés à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel : 50 $ x nombre de nuits

_____________

+ 3.4.6e) : Transport des effets mobiliers inférieur à l’estimation avant le déménagement

 

Sub-total:

_____________

Total pour la composante personnalisée :

_____________

Appendice D – Paragraphe 13.5.3 – Formule de financement modifiée pour les fonctionnaires en affectation pendant plus d’un an

 

Formule de financement pour la composante de base sur mesure

Indemnité : 1 000 $ @ 100 %

1 000 $

+ Coût du transport – aller seulement - taux par kilomètre (fonctionnaire et personnes à charge)

 

______ x 35 % =

 

+ Coût d'expédition de 1000 livres (453,60 kilos) d'effets mobiliers par pièce admissible* (selon une matrice zone à zone)

 

______ x 35 % =

 

Total du financement de la composante de base sur mesure :

______

Formule de financement - composante personnalisée

Indemnités/Mesures incitatives :

 

+ Indemnité pour les faux frais non soumis à une justification

650 $

Total partiel :

______

Économies transférables à la composante personnalisée

+ Économies découlant d’un voyage à la recherche d’un logement (VRL) raccourci ou mesures incitatives pour effectuer une nuitée un samedi

Économies des frais de logement provisoire, repas et faux frais pour les jours non utilisés (max 250 $, taxes comprises); ou 250 $ pour le vol en avion et pour passer la nuit du samedi au lieu de destination

 

+ Transport des effets mobiliers inférieur à l’estimation préalable au déménagement

______

Sous-total :

______

Total de la composante personnalisée :

______

*Pièces admissibles : cuisine, chambres, salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriétés et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement). Le poids des tout-terrains, motoneiges, motocyclettes, etc., rangés dans le garage est exclu du calcul de poids (1 kg = 2,2046 livres).