Lignes directrices à l'intention des comités chargés d'examiner et d'entendre des griefs

5^ième Édition
Avril 2019

Avril 2019

Lignes directrices à l’intention des comités chargés d’examiner et d’entendre des griefs ont été pour la première fois publiées par le Conseil national mixte en 2002. Elles étaient alors destinées, et le sont encore aujourd’hui, à aider les membres des comités ainsi que les parties qui se présentent devant ces derniers, à comprendre le processus de règlement des griefs du CNM et les procédures privilégiées aux fins du déroulement de l’audition d’un grief au dernier palier.

Le processus de règlement des griefs du CNM est un exemple très fructueux de mode substitutif de règlement des différends; il est établi depuis de nombreuses années. Au dernier palier, il se distingue par deux caractéristiques novatrices, les suivantes.

Le critère d’étude des griefs est l’esprit de la directive. Les griefs au dernier palier sont des démarches d’enquête sur les faits conçues pour découvrir si le ou la fonctionnaire a été traité conformément à l’esprit de la directive du CNM, ce qui est bien différent d’arbitrer des griefs en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, où il s’agit plus souvent de peser les termes d’une convention collective.

Qui serait mieux placé pour déterminer l’esprit de la directive que les parties qui l’ont conçue? Quand un grief est entendu au dernier palier par le CNM, les membres du comité — tant de la partie patronale que de la partie syndicale — qui ont conçu la directive ensemble s’emploient à déterminer si l’employeur l’a appliquée comme ils l’entendaient. Il arrive parfois que les parties ne s’entendent pas sur l’esprit de la directive, mais il est beaucoup plus fréquent qu’elles arrivent à un consensus sur le traitement qu’on aurait dû réserver au/à la fonctionnaire. Ce processus est très différent de celui de l’audition de griefs au dernier palier, car, dans ce cas‑là, une seule partie — la direction — tranche la question.

Nous espérons que les Lignes directrices à l’intention des comités chargés d’examiner et d’entendre les griefs aidera tous les intéressés à faire en sorte que le processus de règlement des griefs du CNM continue d’être un succès.

 

Sean Ross
Secrétaire général

Conseil national mixte

Lignes directrices à l’intention des comités chargés d’examiner et d’entendre des griefs

Contexte

• Le Comité exécutif est le dernier palier de la procédure de règlement des griefs où les fonctionnaires peuvent contester l’interprétation ou l’application, par l’employeur, d’une directive ou d’une politique adoptée par le Conseil et approuvée par l’organe exécutif compétent de l’administration fédérale.

alinéa 15.1.5 c) du Règlement du CNM

• Le fonctionnaire doit avoir obtenu le consentement de son agent négociateur, et être représenté par celui‑ci, pour contester une directive ou une politique qui est réputée faire partie de sa convention collective.

paragraphe 15.1.4

• Lorsque le fonctionnaire n’est pas satisfait de la réponse de l’ALM, que l’ALM ne lui a pas répondu, ou qu’aucune audience au deuxième palier n’a eu lieu dans les délais prescrits, il peut, dans les dix (10) jours ouvrables, présenter le grief au dernier palier par l’entremise de son supérieur immédiat et de l’agent local. Il appartient à l’ALM de porter le grief à l’attention du Comité exécutif par l’entremise du Secrétaire général.

paragraphe 15.1.10

• Les délais prescrits dans la procédure de règlement des griefs du CNM peuvent être prolongés moyennant un accord écrit entre l’agent négociateur et l’employeur. Les délais prescrits excluent les samedis, les dimanches et les jours fériés désignés payés. Il est possible de renvoyer un grief directement au dernier palier avec l’accord écrit des parties.

paragraphes 15.1.23 et 15.24

• Le Comité exécutif peut soit régler le grief lui‑même (en demandant conseil au Secrétaire général), soit le transmettre au comité compétent pour qu’il l’examine au fond et formule une recommandation fondée sur l’objet de la directive ou de la politique en cause. En règle générale, le Comité exécutif s’abstient de régler les griefs lui‑même, sauf lorsqu’il existe de nombreux précédents ou que se pose une question de recevabilité ou de compétence qui peut être tranchée sans tenir d’audience.

paragraphe 15.1.15

• Le Secrétaire général communique par lettre au président du comité le mandat que lui confie le Comité exécutif d’entendre un grief ainsi que le délai dans lequel il doit faire rapport.
• Lorsqu’un grief est transmis au palier final sans réponse au deuxième palier, le Secrétaire général informera le ministère que l’ALM a dix (10) jours ouvrables pour fournir une réponse de deuxième palier. Si le ministère n’est pas en mesure de respecter ce délai, il peut demander une prolongation raisonnable. Sans quoi, le grief sera entendu sans réponse de deuxième palier.

paragraphes 15.1.11 et 15.1.12

Délais

• Les parties peuvent présenter une objection relative au respect des délais, cependant celle-ci doit être reçue dans les trente (30) jours ouvrables suivant la réception du grief par le Secrétaire général au dernier palier.

paragraphe 15.1.13

• Les deux demandes du secrétariat du CNM indiqueront que le Comité exécutif peut trancher la question du respect des délais sur le fondement des arguments écrits des parties, sans tenir d’audience, ou qu’il peut renvoyer la question ainsi que les questions d’objet au comité concerné du Conseil.
• Le comité du Conseil saisi de la question du respect des délais recevra des copies écrites des observations des parties sur la question. Généralement, il donnera aux parties l’occasion de présenter leur preuve sur la question du respect des délais à titre de question préliminaire à l’audience.

Critères d’examen

• Toutes les interprétations ou précisions fournies dans le cadre de la procédure de règlement des griefs du CNM sont fondées sur l’esprit de la politique ou de la directive en cause. Il incombe au président du comité chargé d’examiner un grief de faire rapport au Comité exécutif, par l’intermédiaire du Secrétaire général, sur l’esprit de la directive ou de la politique compte tenu des faits de l’affaire en cause.

paragraphe 15.1.17

• Le comité examine l’esprit de la directive ou de la politique originale, établie et adoptée par le Conseil au moment où la mesure donnant lieu au grief a été prise. Lorsque l’exactitude ou l’authenticité du texte d’une directive ou d’une politique est remise en cause, c’est la version officielle conservée par le secrétariat du CNM qui fait foi.

paragraphe 15.2.1

Présentations au comité

• L’agent négociateur et l’employeur ont le droit de présenter leurs observations au comité du Conseil qui examine le grief.

paragraphe 15.1.16

• Les observations sont généralement formulées de vive voix et étayées par un résumé écrit. Les deux représentants peuvent cependant convenir d’un commun accord de s’en tenir à des observations écrites. Si l’une des parties, ou les deux, refuse de présenter des observations, le comité peut formuler sa recommandation au Comité exécutif en s’appuyant sur les documents versés au dossier.
• Les membres des comités ne devraient normalement pas représenter le fonctionnaire ou la direction dans les affaires qu’il leur est donné d’entendre. Si cela se produit quand même, généralement, le membre concerné ne devrait pas participer à l’examen du grief avec les autres membres du comité et ne devrait pas prendre part aux discussions.
• Le fonctionnaire s’estimant lésé n’assiste généralement pas aux réunions des comités, mais rien ne l’empêche de le faire. Dans ce cas, le représentant de l’agent négociateur doit en aviser le secrétaire du comité à l’avance pour qu’il informe le président, les membres et l’employeur. (Le CNM ne prend pas en charge les frais du fonctionnaire s’estimant lésé.)
• Les présentations se font normalement par le représentant officiel de chaque partie; ces représentants sont normalement les seuls à répondre aux questions posées par les membres du comité. Dans certains cas, le représentant aura besoin d’aide pour fournir des renseignements techniques, mais pas pour présenter son argument. Le représentant devra alors en aviser le secrétaire du comité à l’avance, qui à son tour avisera le président, les membres et le représentant officiel de l’autre partie.
• Les observations orales et écrites sont généralement présentées dans la langue officielle dans laquelle le grief est officiellement soumis par le fonctionnaire s’estimant lésé. Il est possible de se prévaloir de services d’interprétation, à la condition de donner un préavis suffisant.
• Dans la lettre les informant de l’audition du grief, les représentants sont avisés qu’ils doivent fournir dix (10) copies du résumé écrit de leurs observations et de toute pièce justificative et(ou) précédent à l’audience. Il n’est pas dans les responsabilités du comité ou du secrétariat de fournir ces copies.

Déroulement de l’examen ou de l’audience

• L’examen des griefs par un comité se veut un processus de consultation (à la demande du Comité exécutif), plutôt qu’un processus décisionnel structuré. Les règles de procédure et de la preuve établies ne s’appliquent pas et il n’y pas d’appel de témoins ni de production de preuve à proprement dit. Le processus devrait être souple et viser à obtenir et à analyser l’information requise en vue de formuler une recommandation sur l’esprit de la directive ou de la politique. Le comité a toutefois une obligation fondamentale et c’est celle de permettre à chacun des représentants de présenter la totalité de ses arguments de manière équitable. La prudence s’impose toutefois dans les cas où la preuve n’est pas clairement fondée (p. ex. quand il y a ouï‑dire).
• Le président du comité détermine la procédure d’examen et tranche toutes les questions de procédure, au besoin. En règle générale, il est recommandé aux comités de procéder de la manière suivante :
  1. Le président présente toutes les parties, expose l’objet de la réunion et la procédure à suivre et tranche les questions préliminaires au besoin.
  2. Le représentant du fonctionnaire s’estimant lésé distribue des copies du résumé de ses observations et présente celles‑ci de vive voix. Les membres du comité lui posent des questions afin d’obtenir des éclaircissements.
  3. Le représentant de l’employeur distribue des copies du résumé de ses observations et présente celles‑ci de vive voix. Les membres du comité lui posent des questions afin d’obtenir des éclaircissements.
  4. Le représentant de l’employeur est invité à réfuter les arguments du fonctionnaire s’estimant lésé.
  5. Le représentant du fonctionnaire s’estimant lésé est invité à réfuter les arguments de l’employeur.
  6. Les membres du comité posent quelques dernières questions pour obtenir des précisions supplémentaires.

• Après avoir soumis leurs observations, les représentants (et le fonctionnaire s’estimant lésé) quittent la pièce pour permettre aux membres du comité de délibérer. Il est recommandé de demander aux représentants de demeurer à la disposition du comité pour une courte période (p. ex. 20 minutes), au cas où il le comité jugerait nécessaire de leur poser des questions supplémentaires. Exceptionnellement, le comité peut demander aux représentants de comparaître à nouveau devant lui ou de lui fournir des renseignements supplémentaires par écrit, auquel cas il doit leur donner la possibilité de formuler des observations au sujet des renseignements fournis, par écrit ou de vive voix, selon ce que le président décide.
• Durant les délibérations, les membres ne sont pas autorisés à produire des éléments de preuve supplémentaires ou des renseignements portant expressément sur le grief au‑delà de ce qui a été présenté par les représentants. Si les membres estiment avoir besoin d’autres renseignements, ils doivent adresser une demande au représentant de l’employeur et(ou) du fonctionnaire s’estimant lésé, selon le cas.
• Durant les délibérations, la partie patronale ou la partie syndicale peuvent se réunir pour discuter du grief, avec l’autorisation du président.
• Dans toute la mesure du possible, le président devrait préciser aux représentants des parties, à la fin de l’audition, quand il s’attend à ce que la recommandation du comité soit étudiée par le Comité exécutif.

Rôle du président

• À titre de facilitateur indépendant, le président détermine et explique les procédures, voit à ce que les représentants des parties présentent la totalité de leurs arguments de manière équitable, détermine les renseignements supplémentaires à obtenir (le cas échéant) avant l’audience ou à l’audience même, et aide au besoin les membres du comité à formuler une recommandation unanime fondée sur l’esprit de la politique ou de la directive.
• Il communique aussi les résultats de l’examen du grief avec exactitude et impartialité au Comité exécutif, par l’intermédiaire du Secrétaire général.

Rôle du secrétaire du comité (conseiller du comité)

• Le secrétaire rédige les procès‑verbaux et les rapports du comité et les transmet au Secrétaire général dans les délais fixés par le Comité exécutif.

paragraphe 6.3.1

• Le secrétaire coordonne et établit le calendrier d’audition des griefs, tient les dossiers de griefs et s’assure qu’ils sont complets et fournit des conseils aux représentants, ainsi qu’au président et aux membres du comité sur les questions de procédure.

Rôle des membres du comité

• Les membres entendent et évaluent les arguments des représentants, demandent des éclaircissements au besoin, examinent l’ensemble des documents et agissent de bonne foi en formulant une recommandation unanime fondée sur l’esprit de la directive ou de la politique (c.‑à‑d. que le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité ou n’a pas été traité conformément à l’esprit de la directive, en partie ou en totalité).

Rôle des représentants

• Les représentants collaborent à l’établissement du calendrier d’audition des griefs et procurent des copies des résumés écrits, des pièces justificatives et (ou) des précédents relatifs au grief aux membres du comité à l’audience.
• Ils présentent leurs arguments de manière claire et concise et fournissent les précisions demandées par les membres du comité.

Médiation/Règlement volontaire

• Il n’est généralement pas dans les attributions des comités d’intervenir à titre de médiateurs pour régler des griefs. Cependant, lorsque le président croit qu’il existe une possibilité de règlement volontaire, rien ne s’oppose à ce qu’il apporte son aide aux représentants à cette fin. Par ailleurs, le président peut demander au Secrétaire général d’assurer la liaison avec les parties pour les aider à trouver un terrain d’entente et régler elles‑mêmes le grief. En cas d’échec, l’affaire est renvoyée au comité, qui formulera une recommandation.

Recommandation et rapport

• Le comité indique généralement dans son rapport si le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité ou n’a pas été traité selon l’esprit de la directive ou de la politique en exposant brièvement les motifs de sa recommandation. Lorsqu’il est recommandé d’accueillir le grief du fonctionnaire, en totalité ou en partie, le rapport indique aussi le redressement à accorder compte tenu de la demande formulée par le fonctionnaire à cet égard.
• Trois éléments essentiels figurent dans la section « Recommandation » du rapport du comité :
  1. un énoncé de la conclusion à laquelle est parvenu le comité (c.‑à‑d. que le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité ou n’a pas été traité conformément à l’esprit de la directive, en partie ou en totalité);
  2. les raisons justifiant la conclusion du comité, y compris la détermination spécifique des dispositions pertinentes sur lesquelles la conclusion a été fondée et la décision du comité à l’égard de l’esprit de ces dispositions; et
  3. un énoncé clair concernant la mesure correctrice recommandée, s’il y en a une, y compris une date d’entrée en vigueur s’il y a lieu. (Dans le cas où une mesure correctrice a déjà été prise, celle‑ci devrait être identifiée, et le comité devrait formuler une recommandation quant à savoir si elle est considérée comme suffisante).

• Le principal objectif de l’examen est de formuler une recommandation unanime fondée sur l’esprit de la directive ou de la politique. (Il y a unanimité lorsque tous les membres du comité souscrivent à une recommandation.) Lorsqu’il constate qu’il y a des opinions divergentes entre les membres et qu’un consensus n’est pas possible, le président du comité fait savoir au Comité exécutif, par l’intermédiaire du Secrétaire général, que le comité est dans une impasse. Le cas échéant, le président donne un aperçu des divers avis exprimés par les membres du comité dans le rapport destiné au Comité exécutif.
• Il peut aussi arriver qu’une décision rallie la faveur de la très grande majorité des membres (c’‑à‑d. une nette majorité des membres représentant les deux parties), sans faire l’unanimité. Le président peut alors exposer le point de vue de la majorité, à la condition toutefois de faire état de l’opinion de la minorité. Les rapports majoritaires et minoritaires devraient cependant être l’exception.
• Il n’y a ni vote formel, ni mention de la tenue d’un tel vote.

Étapes suivantes

• Après avoir pris connaissance de la recommandation du comité fondée sur l’esprit de la directive ou de la politique, le Comité exécutif examine le grief et rend sa décision. Dans des cas exceptionnels, le Comité exécutif peut renvoyer le grief au comité de travail pour qu’il l’étudie encore avant de trancher la question.

paragraphe 15.1.18

• Le Secrétaire général informe ensuite l’agent de liaison ministériel (ALM) de la décision du Comité exécutif. L’ALM est responsable de communiquer la décision du Comité exécutif au dernier palier de la procédure de règlement des griefs au fonctionnaire s’estimant lésé et en fait parvenir une copie à son agent négociateur. (Par mesure de courtoisie, une copie de la lettre adressée par le Secrétaire général à l’ALM est envoyée au représentant du fonctionnaire s’estimant lésé.)

paragraphes 15.1.19 et 15.1.20

• Le président du Comité exécutif est tenu de faire état de la décision rendue à la première réunion ordinaire subséquente du Conseil national mixte (dans le cadre de son rapport général).

paragraphe 15.1.21

• Le fonctionnaire peut, avec le consentement de l’agent négociateur, renvoyer le grief à l’arbitrage en conformité avec les dispositions de la Loi sur les relations de travail dans  le secteur public fédéral (LRTSPF) si le grief se rapporte à une directive ou une politique qui est réputée faire partie de la convention collective du fonctionnaire.

paragraphe 15.1.22

Confidentialité

• Par souci de confidentialité, le nom du fonctionnaire s’estimant lésé et les autres renseignements permettant de l’identifier (p. ex. lieu, ministère) ne sont pas mentionnés dans le compte rendu des réunions du comité ou dans un registre quelconque des décisions sous forme d’ébauche ou finale. Les membres ne sont pas autorisés à discuter des résultats de l’audience avant que le Comité exécutif ait rendu une décision finale et que cette décision ait été officiellement communiquée. Il leur est interdit de communiquer des renseignements personnels obtenus dans le contexte de l’examen d’un grief, et ils doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité de la documentation relative au grief ou la faire déchiqueter.

Ce document existe dans les deux langues officielles
sur le site Web du CNM : www.njc-cnm.gc.ca.

Vous trouverez des résumés de plusieurs décisions concernant des griefs sur le site Web situé à www.njc-cnm.gc.ca

Vous pouvez aussi consulter la base de données contenant les décisions archivées ou les décisions récentes. Vous n’y trouverez que les résumés des griefs présentés, les noms des parties n’étant pas divulgués.