DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent à des programmes d'adaptation avant l'affectation
Introduction
Lorsque l'administrateur général a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation pour un époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à une mission, il se peut qu'un tel programme entraîne des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.
Directive 12
12.01 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l' époux ou conjoint de fait et (ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui travaille et qui a sa résidence à un endroit au Canada à l'extérieur de cette région, et dont les personnes à charge résideront avec le fonctionnaire à la mission, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence habituel du fonctionnaire au Canada et la région de la Capitale nationale;
b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;
c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;
d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours au lieu de résidence au Canada des membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées.
12.02 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui est affecté à une autre mission, et dont les personnes à charge demeureront avec le fonctionnaire à la nouvelle mission, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre l'ancienne mission du fonctionnaire et la région de la Capitale nationale, si le déplacement à la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire n'a pas été autorisé pour le fonctionnaire ni pour les personnes à charge qui l'accompagnent en vertu des dispositions de la DSE 50.02a);
b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;
c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;
d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours à la mission où est affecté le fonctionnaire et où se trouvent les membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées.
Instruction
Aux fins de l'alinéa 12.02a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la ville d'affectation.
12.03 L'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de garde d'enfants à charge engagées du fait de l'absence d'un époux ou conjoint de fait qui participe au programme d'adaptation avant l'affectation lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables suivants de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire :
a) jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par jour, par ménage, déclaration à l'appui;
b) jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par jour, par ménage, reçu à l'appui;
mis à part le fait que :
c) sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé.
Instructions
1. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés au fonctionnaire qui touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.
2. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom et le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les pièces justificatives fournis à l'appui des services fournis en vertu d'article 12.03.
3. Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne devront pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 - Réinstallation.
4. Si le déplacement est autorisé en vertu de la DSE 50.02a) à l'égard de l'affectation d'un fonctionnaire à une autre mission, le déplacement ne devra pas être autorisé en vertu de la présente directive. Il faut noter toutefois que, si le déplacement est autorisé en vertu des dispositions de la DSE 50.02a), les dispositions des articles 12.02b), c) et d) et aussi l'article 12.03 peuvent être appliquées.
5. Les sommes en dollars précisées dans l'article 12.03 devront être modifiées de temps à autre pour traduire les sommes en dollars autorisées par la directive sur les voyages du CNM; tout changement de ce genre devra être affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
6. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde d'enfants à charge s'appliquent également aux cas de garde partagée où l'enfant à charge est reconnu à titre d'enfant à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 - Interprétation. Sous réserve des modalités de l'entente de garde partagée, nulle aide au titre de la garde de personnes à charge n'est accordée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant nécessitant des services de garde.