DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur
Introduction
La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en mission le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.
La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.
Directive 45
Banque de crédits de déplacement du service extérieur
45.01 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre la mission et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.
45.02
a) Chaque crédit de déplacement du service extérieur entier est converti à une indemnité de déplacement non justifiable, équivalant à 75 % du plein tarif de la classe économique (Y) du déplacement entre le lieu de la mission du fonctionnaire et la ville du bureau principal qui est en vigueur lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif Y, c'est 100 % du tarif Y2 qui s'appliquera.
b) Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en monnaie nationale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.
c) Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que l'hébergement et les repas.
Instruction
Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des crédits / indemnités de déplacement du service extérieur figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
45.03 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit ou une indemnité de déplacement du service extérieur :
a) pour un voyage pendant sa période d'affectation; et/ou
b) à l'occasion d'un voyage de réinstallation lors de son arrivée à la mission ou de son départ de celle-ci, à condition que le déplacement soit autorisé à l'avance et sous réserve d'une vérification à l'arrivée au nouveau lieu d'affectation; et/ou
c) pour se rendre, après avoir reçu une Confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'instruction des personnes à sa charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité;
de plus,
d) le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne;
e) le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent à la mission);
f) le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir de la mission peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune; et
g) avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).
Instructions
1. Le transport par voiture, au taux par kilomètre (mille) réduit, est acceptable pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres de la mission et que le voyage nécessite l'hébergement pour une nuit ou plus. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/menu-travel-voyage-fra.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission.
2. Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ la mission du fonctionnaire, celle-ci doit figurer dans l'itinéraire et le voyageur doit y faire une escale d'au moins 24 heures.
45.04 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n'est pas refusée sans motif valable.
45.05 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE du bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de déplacement entier.
45.06
a) S'il est mis fin à son affectation avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire,
(i) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ de la mission, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou
(ii) remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli, ou
b) s'il est mis fin à son affectation avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire,
(i) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ de la mission, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou
(ii) peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli, ou
(iii) peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli,
sauf que,
c) lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu d'affectation, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue, et
d) en ce qui a trait à l'application des articles 45.06a) et b), le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, de l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non retournables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.
45.07 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement la mission, (sauf s'il y a réinstallation conformément aux articles 45.03b) et 45.06c)), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.
Instruction
Les dispositions applicables à la vérification des crédits / indemnités de déplacement du service extérieur figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
45.08 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de congé de déplacement entier.
Banque de crédits de congé de service à l'extérieur
45.09 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1er octobre 1997 peut :
a) conserver et utiliser les crédits de congé du service à l'extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/(ou)
b) recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service à l'extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et
c) lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service à l'extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.
Dispositions transitoires
45.10 Les fonctionnaires en mission le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993 demeurent assujettis aux dispositions de 1997 :
a) jusqu'à la prochaine date anniversaire annuelle de l'arrivée à la mission, ou
b) jusqu'au premier jour suivant la fin de la période d'admissibilité à une indemnité de déplacement, lorsqu'une ou plusieurs indemnités de déplacement ont été autorisées à l'avance,
auquel moment, sauf s'il choisit le congé de mission conformément à l'article 46.02b)(i) de la DSE 46 - Congé de mission optionnel, le fonctionnaire reçoit l'indemnité prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.