Avant-propos et Introduction

Avant-propos

Toute demande de renseignements au sujet des Directives sur le service extérieur peut être adressée au :

Secteur de la rémunération et des relations de travail
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH)
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A OR5

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international publie chaque mois des « Annexes mensuelles aux DSE et indemnités de repas » par voie électronique. Comme on ne peut appliquer les directives sans consulter les annexes mensuelles, les ministères et organismes ayant des fonctionnaires en mission à l'étranger peuvent adresser leurs demandes au :

Directeur
Direction des initiatives et du contrôle des DSE (AEF)
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Immeuble Lester B. Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (ON) K1A 0G2

Introduction

Les Directives sur le service extérieur sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique du Canada participants au Conseil national mixte.

Principes

Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :

L'équivalence – dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.

L'encouragement – l'employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires à accepter à l'occasion une affectation à l'étranger et pour recruter et conserver des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.

Les dispositions relatives à l'exécution des programmes – afin d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.

Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.

Objet et Champ d'application

Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités et de conditions d'emploi qui, combinés au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en affectation, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent leur affectation. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international offre des programmes d'adaptation avant l'affectation aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Convention collective

Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives dans le site Web du Conseil national mixte (www.njc-cnm.gc.ca).

Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre des directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux du fonctionnaire ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.

Responsabilité de l'employé

Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et(ou) l'aide nécessaires auprès de leur administrateur des DSE concernant l'application et(ou) l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.

Procédure des griefs

Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de cette ligne de conduite, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, sera celle décrite à l'article 15 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou organisme concerné qui s'appliquera.

Révision périodique

Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers, normalement tous les trois ans.

Au terme d'une révision complète par les membres du Comité des Directives du service extérieur du CNM, les directives révisées sont entrées en vigueur le 1er avril 2009 et ont été affichées sur les sites Web du Conseil national mixte et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Ces directives révisées indiquent également le taux de majoration de certaines indemnités et les montants qui entraient aussi en vigueur le 1er avril 2009.

Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

Plusieurs directives requièrent la vérification et(ou) la présentation d'un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités - fournit des précisions sur la fréquence des rapports et les données à fournir, ainsi que sur la vérification des indemnités.

Formulaires

L'application ou l'administration des Directives sur le service extérieur nécessite l'utilisation de diverses formules du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Affaires étrangères et Commerce international. Le titre et le numéro de ces formulaires sont indiqués à la fin des directives auxquelles elles se rapportent.

Partie I - Généralités

DSE 1 - Généralités

Les présentes directives peuvent être citées sous le titre : Directives sur le service extérieur.

Entrée en vigueur

Les Directives sur le service extérieur entrent en vigueur le 1er avril 2009.

DSE 2 - Définitions

Les définitions s'appliquent à toute la Directive. Les définitions propres à chacune des directives se trouvent sous la section de définition de cette directive.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Accompagné d'au moins deux personnes à charge (accompanied by two or more dependants) s'entend de tout fonctionnaire qui demeure avec au moins deux personnes à charge dont le séjour au poste dure au moins huit mois au cours de toute période de douze mois consécutifs, l'une d'elles étant un enfant à charge.

Accompagné d'une personne à charge (accompanied by one dependant) s'entend de tout fonctionnaire qui demeure avec une personne à charge dont le séjour au poste dure au moins huit mois au cours de toute période de douze mois consécutifs.

Administrateur général (deputy head) sauf s'il en est spécifié autrement, s'entend du sous-ministre d'un ministère ou de l'administrateur en chef de l'un des autres éléments de la fonction publique du Canada ou, s'il n'y a pas d'administrateur en chef, de toute autre personne que le gouverneur en conseil peut désigner comme l'administrateur général aux fins des présentes directives.

Affectation (assignment) s'entend d'une affectation définie dans la DSE 3 - Application.

Agent supérieur (senior officer) s'entend, pour chaque ministère représenté à la mission, de la personne que l'administrateur général désigne à chaque mission comme agent supérieur ou, à défaut, du fonctionnaire du ministère dont le rang est le plus élevé à la mission.

Bureau principal (headquarters) s'entend du lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada, déterminé par l'administrateur général au moment de son affectation à l'étranger; dans le cas des fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, il s'agit de la ville d'Ottawa-Gatineau.

Congé (leave) s'entend de toute absence autorisée pour prendre un congé annuel, un congé de maladie, un congé spécial, un congé pour événements familiaux malheureux ou un congé de service à l'extérieur autorisé en vertu des présentes directives, et de tout autre congé :

a) autorisé en vertu des Directives régissant les conditions d'emploi de certains fonctionnaires dans certaines parties de la fonction publique, ou

b) autorisé par toute autre loi, dans le cas de ceux dont l'emploi est assujetti à cette autre loi, ou

c) autorisé selon les clauses de la de la convention collective applicable à certains fonctionnaires et dont les dispositions sont appliquées conformément à l'ordonnance générale d'application du Conseil du Trésor.

Congé de déplacement (travel leave) s'entend de la période d'absence rémunérée que l'administrateur général autorise comme temps de déplacement au cours d'un voyage et durant laquelle le fonctionnaire est considéré comme étant de service aux fins de toute indemnisation applicable en cas d'accident.

Couple de fonctionnaires (employee-couple) désigne deux personnes affectées au même poste, ou à deux postes différents, qui sont mariées ensemble ou qui ont signé conjointement la déclaration figurant à l'appendice A de la présente directive, lorsque :

a) toutes les deux sont des fonctionnaires, ou que

b) l'un est fonctionnaire et que l'autre a droit aux prestations au titre du service extérieur versées par le gouvernement du Canada (par exemple, un membre du personnel des Forces armées).

La DSE 3 - Application précise comment les Directives sur le service extérieur s'appliquent aux couples de fonctionnaires.

Effets mobiliers (household effects) s'entend des meubles, des appareils ménagers et des effets personnels des fonctionnaires et des personnes à leur charge (y compris les motocyclettes), mais ne comprend ni les autres voitures particulières, ni le bétail, ni les animaux domestiques.

Élève ou étudiant à charge (dependent student) à l'exception de ce qui est prévu dans la DSE 51.6, s'entend d'une personne qui est à charge au sens de (b) et (c) de la définition de « personne à charge », qui ne demeure pas avec le fonctionnaire parce qu'elle fréquente à plein temps un établissement d'enseignement.

Époux ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) désigne la personne avec laquelle le fonctionnaire est marié, ou une personne qui, avec le fonctionnaire, a signé la déclaration figurant à l'Appendice A de la présente directive; lorsqu'on utilise la déclaration, le conjoint de fait ne doit pas être considéré comme une personne à charge aux fins des Directives sur le service extérieur, à moins que l'acceptabilité du conjoint de fait qui accompagne le fonctionnaire ait été reconnue par le sous-ministre des Affaires étrangères après consultation avec le chef de la Mission et l'administrateur général.

Fonctionnaire (employee) s'entend de toute personne assujettie aux directives sur le service extérieur conformément à la DSE 3 - Application.

Fonctionnaire affecté à l'étranger (foreign assignment employee) désigne un fonctionnaire qui ne s'est pas engagé à être affecté successivement à un certain nombre de postes à l'étranger durant sa carrière, mais qui est, à l'occasion, affecté, normalement pour une période minimale d'un an.

Fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur (career foreign service employee) désigne un fonctionnaire tenu, pour occuper son emploi, d'être affecté successivement à un certain nombre de postes à l'étranger durant sa carrière. Il peut arriver à l'occasion qu'en raison des nécessités du service, un fonctionnaire soit affecté à seulement quelques postes, voire à une seule.

Frais de voyages (travelling expenses) sauf ceux qui sont identifiés dans la section Déplacement à l'occasion de la réinstallation de la directive 15 spécifiquement pour ce genre de déplacement, et (ou) ceux qui sont identifiés dans la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, sont les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, l'administrateur général devra approuver auparavant le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un transit continu à la destination approuvée.

Frais de subsistance (living expenses) désigne les frais réels et raisonnables engagés aux fins du logement, des repas, des services de blanchissage, de nettoyage à sec et d'entretien des vêtements, et les pourboires afférents.

Jour (day) aux fins des congés ou allocations ou de leur calcul, s'entend d'un jour de rémunération.

Jour de rémunération (compensation day) s'entend de tous les jours sauf le jour ou les deux jours par semaine désignés comme jours de repos à la mission.

Lieu d'affectation (post) s'entend d'une ville, d'une collectivité ou d'un autre endroit où se trouve une « Mission ». Ce terme et le terme « mission » sont utilisés alternativement dans les directives.

Logement de l'État (Crown-held accommodation) s'entend du logement possédé, loué à bail ou contrôlé par l'État et comprend le logement fourni directement au fonctionnaire par le gouvernement d'accueil.

Ministère (department) s'entend d'un ministère ou d'un autre élément de la fonction publique du Canada,

a) qui figure aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;

b) qui figure à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui est membre du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada et pour lesquels les Directives sur le service extérieur font partie de ses conventions collectives.

Mission (mission) s'entend du bureau d'un ministère situé à l'extérieur du Canada.

Poste (post) s'entend d'une ville, d'une collectivité ou d'un autre endroit où se trouve une « mission ».

Mission insalubre (unhealthy post) s'entend de la mission désignée comme telle par Santé Canada et figurant à l'appendice de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

Mutation à une autre mission (cross-posting) désigne l'affectation d'un fonctionnaire d'un poste à une autre.

Non accompagné (unaccompanied) s'entend de tout fonctionnaire qui n'est pas accompagné d'une personne à charge.

Période de service temporaire (period of temporary duty) s'entend du temps passé par le fonctionnaire en service officiel à un endroit situé hors de la zone ordinairement desservie par la mission où il est affecté et comprend le temps qu'il lui faut pour se rendre du poste au lieu de service temporaire et en revenir.

Personne à charge (dependant) s'entend

a) de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire, ou

b) d'un enfant naturel, d'un enfant adopté, d'un enfant du premier lit ou d'un pupille du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), qui réside avec le fonctionnaire au poste et

(i) qui est âgé de moins de 21 ans et continue d'être à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire), ou

(ii) qui est âgé de 21 ans ou plus et qui est à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison d'une déficience mentale ou physique;

c) sous réserve de la définition « d'époux ou de conjoint de fait », de toute autre personne qui demeure avec le fonctionnaire au poste et qui, de l'avis de l'administrateur général, est à la charge du fonctionnaire (ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire) en raison de circonstances exceptionnelles; il faut communiquer les détails de toute décision prise par l'administrateur général à l'égard du présent article au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Temps de déplacement (travelling time) s'entend du temps réellement nécessaire au déplacement, y compris les arrêts inévitables ou permis dont il est question à la DSE 15.8 mais pas plus du temps nécessaire au même voyage par le moyen le plus économique et l'itinéraire le plus direct que détermine l'administrateur général selon les circonstances de chaque cas.

Traitement annuel (annual salary) s'entend, sauf indication contraire, du taux annuel de base de la rémunération normale ou d'intérim, payable au fonctionnaire pour l'exercice de ses fonctions normales au ministère qui l'emploie.

Instructions

Instruction – Général

Dans les présentes directives, sauf indication contraire:

a) le singulier englobe le pluriel et vice versa, et

b) la définition d'un terme s'applique aux autres parties du discours et aux autres formes grammaticales du même terme qui ont un sens correspondant.

Appendice A - Déclaration de conjoint de fait

Sous réserve de la définition de « époux ou conjoint de fait », la présente déclaration servira à désigner une personne comme conjoint de fait aux fins des Directives sur le service extérieur et des avantages qui s'y rattachent accordés à ce titre.

Nous soussignés, ________________ et _________________________, déclarons solennellement que notre relation a été et est manifestée par notre cohabitation et notre relation qui s'assimile à une union conjugale. Cette relation est reconnue et nous nous sommes présentés comme tels pendant une période d'au moins une année dans la ou les collectivités où nous avons vécu.***

Si cette situation prend fin, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de mettre un terme aux paiements faits en raison de l'existence de cette situation.

Si cette situation n'existe pas dans les faits, nous reconnaissons à l'administrateur général le droit de recouvrer les sommes versées en raison de cette situation.

*** Dans des cas précis, cette déclaration peut être faite lorsqu'il y a eu interruption de la période de cohabitation pour des raisons indépendantes de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint de fait. Voir l'Appendice B.

Signature _____________________________ Fonctionnaire

_____________________________________ Conjoint de fait

_____________________________________ Date

Signature ______________________________ pour l'administrateur général

_____________________________________ Date

Appendice B - Conjoint de fait - Interruption de la période de cohabitation

1. Le Conseil national mixte (CNM), dans son interprétation de la Déclaration à l'Appendice A, a convenu de reconnaître une relation de conjoints dans certaines situations où il y a eu interruption de la cohabitation durant la période de référence.

2. Le Comité des DSE du CNM tiendra compte des situations particulières où la cohabitation a débuté avant le départ en poste ou la mutation à un autre poste, mais où la période de référence d'un an a été interrompue parce que la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait a été dans l'impossibilité d'accompagner le ou la fonctionnaire en poste.

3. La séparation doit être attribuable à des motifs raisonnablement indépendants de la volonté du ou de la fonctionnaire ou de la personne désignée comme conjoint ou conjointe de fait. Ces motifs peuvent être liés aux études, à la santé, à la vente d'une résidence principale, à des litiges portant sur la garde d'enfants ou à des obligations contractuelles. Les circonstances justifiant le paiement d'une aide spéciale pour séparation de la famille (DSE 18) serviront de guide.

4. Il incombe au ou à la fonctionnaire de démontrer qu'il existe une continuité dans la relation de conjoints de fait, que les conjoints de fait ont été reconnus comme tels pendant une période d'au moins une année, y compris la période d'interruption approuvée, dans la ou les collectivités où ils ont vécu. Le Comité des DSE du CNM peut demander des preuves ou des renseignements corroborant les déclarations fournies par le ou la fonctionnaire.

5. En règle générale, la personne devant être désignée comme conjoint de fait ne doit pas être placée dans une situation plus favorable ou moins favorable qu'un conjoint.

DSE 3 - Application

Champ d'application

Introduction

Le pouvoir formel dévolu par les directives figure dans les articles de chaque directive. Lorsqu'il semble y avoir divergence entre les dispositions énoncées dans l'introduction à une directive et l'un des articles exécutoires de ladite directive, c'est ce dernier qui prévaut. Les instructions et les lignes directrices ont pour but de préciser les dispositions.

Conformément aux articles 3.7.1 et 3.7.2, les directives s'appliquent au fonctionnaire en service à l'étranger sauf lorsqu'une directive précise expressément ou implicitement que leur dispositions sont applicables pendant le séjour du fonctionnaire au Canada.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

3.1 Affectations

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

3.1.1 Sauf indication contraire, et sous réserve des dispositions de la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada, les présentes directives s'appliquent aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires qui sont affectés à l'étranger dans le cadre d'affectations à l'extérieur du Canada, étant entendu que :

(a) une affectation a normalement une durée d'au moins 12 mois;

(b) une affectation s'entend d'une affectation à un bureau du gouvernement du Canada situé à un poste, ou

(c) lorsqu'un congé payé est autorisé et qu'aucune aide financière ou avantage connexe n'est accordé au fonctionnaire par l'organisme d'accueil, une affectation s'entend d'une affectation :

(i) à un organisme international situé à l'extérieur du Canada;

(ii) à un projet mis en œuvre à l'extérieur du Canada et subventionné, directement ou indirectement, par l'Agence canadienne de développement international;

(iii) à un gouvernement étranger ou à une entreprise ou organisme privé œuvrant à l'extérieur du Canada, en vertu d'une entente officielle entre le ministère employeur et l'organisme d'accueil;

(iv) à un établissement de recherche ou à une université à l'extérieur du Canada, lorsque les fonctionnaires ont reçu l'ordre de continuer de travailler à plein temps dans leur domaine;

3.2 Affectations de formation et/ou perfectionnement

3.2.1 Nonobstant l'article 3.3.1, la DSE 15 - Réinstallation, pourra s'appliquer en partie aux affectations de formation ou de perfectionnement à un établissement d'enseignement reconnu, comme il suit :

(a) Déplacement à l'occasion de la réinstallation (DSE 15.3 - 15.12)

(b) Déménagement des effets mobiliers (DSE 15.13 - 15.17)

(c) Indemnité pour effets mobiliers endommagés ou perdus (DSE 15.19 - 15.27)

(d) Frais de subsistance dans un logement temporaire (DSE 15.31 - 15.33) - Ces frais seront payés pour des périodes maximales de deux jours à l'ancien lieu d'affectation, de cinq jours à l'extérieur du Canada et de deux jours au retour au Canada.

3.3 Autres genres d'affectations

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

3.3.1 Avec le consentement de l'agent négociateur et sous réserve de consultations avec le personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor, selon les nécessités du service, les présentes directives peuvent s'appliquer :

(a) en totalité ou en partie aux affectations pour lesquelles le fonctionnaire a obtenu un congé non payé, y compris un congé d'études non payé;

(b) en totalité ou en partie à d'autres affectations, y compris aux affectations de formation et de perfectionnement pour lesquelles le fonctionnaire a obtenu un congé de perfectionnement professionnel en vertu d'une convention collective;

(c) en partie aux affectations pour lesquelles un fonctionnaire reçoit une aide financière ou des avantages de l'organisme d'accueil; ou

(d) lorsqu'un fonctionnaire a demandé une affectation ou a fait des arrangements en vue d'une affectation autre qu'une affectation à un bureau du gouvernement du Canada situé à un poste, l'administrateur général peut ordonner qu'un fonctionnaire soit exempté de l'application de toutes ou de certaines dispositions des Directives sur le service extérieur pendant une affectation à l'extérieur du Canada.

3.4 Les affectations en soutien des Forces canadiennes

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

3.4.1 Les fonctionnaires affectés à l'étranger pour y travailler avec des militaires dans les Forces canadiennes (FC), qui occupent des postes permanents ou de formation établis par le chef d'état-major du Vice-chef d'état-major de la Défense, sont assujettis à certaines dispositions des Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME), ainsi qu'il est précisé à la section 2 des DSME. Ils sont assujettis également à certaines dispositions des Directives sur le service extérieur (DSE) déterminées à l'occasion par le Conseil du Trésor ou le président du Conseil du Trésor et précisées dans le Protocole d'Entente (EDP) qu'ont peut retrouver sur le site Web du Conseil national mixte (CNM). (http://www.njc-cnm.gc.ca/aux_bin.php?auxid=563)

3.4.2 Les fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et les fonctionnaires affectés à l'étranger qui sont déployés à l'étranger pour y travailler avec les FC dans le cadre d'opérations internationales contrôlées et menées par le commandant du Commandement Canada, le commandant du Commandement de la Force expéditionnaire du Canada, le commandant du Commandement des Forces d'opérations spéciales du Canada ou le commandant du Commandement du soutien opérationnel du Canada sont assujettis aux dispositions pertinentes de la section 3 des DSME, intitulée « Indemnités d'opération ». Ils sont également assujettis à certaines dispositions des DSE déterminées à l'occasion par le Conseil du Trésor ou le président du Conseil du Trésor et précisées dans le mémoire d'entente ‘EDP' qu'on peut retrouver sur le site Web du CNM (http://www.njc-cnm.gc.ca/aux_bin.php?auxid=563), même si la période de déploiement peut être de moins d'un an.

3.5 Couple de fonctionnaires

3.5.1 Les directives s'appliquent à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires tout comme elles s'appliquent au fonctionnaire non accompagné, sauf :

(a) lorsque le couple de fonctionnaires est affecté à des postes différents, auquel cas les directives s'appliquent à chaque fonctionnaire relativement à toute personne à charge qui l'accompagne, ou

(b) lorsque le couple de fonctionnaires est affecté au même poste et qu'une personne à charge demeure avec le couple de fonctionnaires au poste, auquel cas l'un des deux fonctionnaires sera considéré comme non accompagné et l'autre comme accompagné, et l'indemnité applicable lui sera payée;

(c) en cas d'indication contraire dans des dispositions spécifiques d'une directive particulière.

3.6 Déclaration visant la désignation d'une personne à charge

3.6.1 Sauf indication expresse dans une directive particulière, lorsque le fonctionnaire déclare une personne à charge, celle-ci lui sera rattachée pour toute la durée de son affectation.

3.6.2 Lorsque le fonctionnaire demande qu'il soit tenu compte d'une personne à sa charge pour les besoins des présentes directives, il lui incombe d'informer l'employeur de tout changement ou de tout fait qui influe sur l'application des directives. Les versements effectués après tout changement influant sur l'admissibilité peuvent faire l'objet d'un recouvrement.

3.7 Annulation ou changement de l'affectation

3.7.1 Lorsque, en raison des nécessités du service déterminées par l'administrateur général, le fonctionnaire qui travaille au Canada qui a été avisé officiellement d'une affectation à l'étranger reçoit un nouvel avis officiel indiquant que l'affectation a été annulée ou changée, l'administrateur général doit, dans la mesure où cela est jugé nécessaire :

(a) autoriser l'application des directives suivantes, lorsque ces directives ont été appliquées en prévision de l'affectation du fonctionnaire :

(i) DSE 4 - Avances comptables

(ii) DSE 9 - Examens médicaux et dentaires

(iii) DSE 10 - Prêt d'affectation

(iv) DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent à des programmes d'adaptation avant l'affectation

(v) DSE 15 - Réinstallation

(vi) DSE 16 - Aide pour la résidence principale

(vii) DSE 34 - Indemnités scolaires

(viii) DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives

(b) autoriser l'application de la DSE 15 - Réinstallation, à la suite de l'annulation ou du changement de l'affectation, afin de fournir l'aide supplémentaire jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire du fait de l'annulation ou du changement de son affectation; et(ou)

c) recommander au président du Conseil du Trésor l'attribution d'une aide supplémentaire jugée appropriée dans les circonstances,

(i) lorsque l'aide fournie en vertu des articles 3.7.1 (a) et (b) est jugée insuffisante; et(ou)

(ii) lorsque le fonctionnaire a engagé des dépenses en prévision d'une affectation ou à la suite de l'annulation ou du changement de l'affectation pour lesquelles il n'y a aucune autorisation de paiement.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

3.7.2 L'article 3.7.1 s'applique aussi à un chef de Mission désigné dont la nomination proposée a été annulée ou changée par l'administrateur général sans que le fonctionnaire en soit responsable. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

3.7.3 Dans les cas autres que ceux visés aux articles 3.7.1 et 3.7.2 où une affectation à l'étranger a été annulée ou changée, l'administrateur général peut recommander au président du Conseil du Trésor d'accorder l'aide jugée nécessaire pour faciliter un programme du ministère ou pour corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

Instructions

Instructions pour 3.1 - Affectations

1. Les Directives sur le service extérieur s'appliquent aux personnes autres que des fonctionnaires affectés à un poste à l'étranger par un ministère ou un organisme dans le cadre du programme Échanges Canada, ou du Programme d'échanges de cadres de direction entre les milieux d'affaires et l'administration fédérale, tel qu'il est précisé dans le contrat d'affectation.

2. Les dispositions de la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada s'appliquent aux périodes de plus de 30 jours consécutifs mais de moins d'un an. Pour les périodes de moins de 31 jours consécutifs, les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM s'appliquent.

Instructions pour 3.3 – Autres genres d'affectations

1. Au moment d'appliquer l'article 3.3.1, il faut s'assurer que les fonctionnaires :

(a) ne bénéficient pas deux fois des mêmes avantages, et

(b) ne sont pas traités de façon plus favorable que les fonctionnaires qui servent à l'extérieur du Canada en vertu des dispositions des Directives sur le service extérieur, et

(c) sont pleinement informés de l'application particulière des Directives sur le service extérieur.

2. Le contrat d'affectation conclu aux termes de la DSE 3.3.1 doit être signé par l'employé, l'agent négociateur du fonctionnaire, le représentant du ministère et le représentant du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Instructions pour 3.4 – Les affectations en soutien des Forces canadiennes

1. Les avantages et les indemnités varieront selon la durée du déploiement tel qu'il est prévu dans les DSME.

2. Les modifications apportées à la section 3 des DSME, Indemnités d'opération, après le 1er avril 2003 seront signalées au Comité du Conseil national mixte sur les Directives sur le service extérieur.

3. Lors d'une réinstallation à un poste ou au départ d'un poste, le fonctionnaire n'est plus considéré comme étant en déplacement dès lors qu'il reçoit les prestations et les avantages sous le régime des DSME.

Instruction pour 3.7.1 et 3.7.2 – Annulation ou changement de l'affectation

Les articles 3.7.1 et 3.7.2 s'appliquent également lorsqu'une affectation confirmée est annulée ou modifiée à cause de l'état de santé inadéquat du fonctionnaire ou d'une personne à charge qui l'accompagne, tel que déterminé par l'administrateur général sur avis de Santé Canada.

Instruction pour 3.7.3 - Annulation ou changement de l'affectation

Le présent article peut s'appliquer lorsqu'une affectation est annulée ou changée par suite d'une décision ou d'une erreur du fonctionnaire, plutôt qu'à cause des nécessités du service déterminées par l'administrateur général.

DSE 4 - Avances comptables

Champ d'application

Introduction

L'employeur a pour principe d'accorder au fonctionnaire une avance comptable pour toute dépense autorisée en vertu des Directives sur le service extérieur.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

4.1 Application

4.1.1 L'administrateur général peut autoriser le paiement, au fonctionnaire, d'une avance comptable en prévision de toute dépense comptable autorisée en vertu des directives; cette avance ne doit pas être refusée sans raison valable.

4.1.2 Un fonctionnaire qui reçoit une avance comptable doit en rendre compte et rembourser en entier toute portion non utilisée dans les dix jours de la date à laquelle elle a servi aux fins prévues ou dans tout autre délai précisé dans les présentes directives.

4.1.3 Un fonctionnaire qui ne rend pas compte d'une avance ou qui n'en rembourse pas la portion non utilisée dans les délais prévus à l'article 4.1.2 ne peut en recevoir une autre avant d'avoir justifié l'emploi de la première.

Instructions

Instructions - Général

1. Il incombe à l'administrateur général de veiller à ce que le montant d'une avance comptable soit proportionnel aux frais admissibles prévus.

2. Conformément aux dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'État doit recouvrer une avance dont un fonctionnaire ne rend pas compte ou ne rembourse pas la portion non utilisée dans les délais impartis, à même les sommes qu'il doit à ce dernier. Si le fonctionnaire n'a toujours pas rendu compte d'une telle avance dans les trois mois suivant la date où elle a servi aux fins prévues, l'administrateur général pourra autoriser le recouvrement automatique des sommes dues par l'État.

3. La règle mentionnée précédemment dans la présente directive, de même que toutes les autres règles qui s'appliquent aux avances comptables, est énoncées dans les Règlements sur les avances comptables qui, en vertu de l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques, exposent en détail les règles qui s'appliquent à l'émission, à la reddition, au remboursement et au recouvrement des avances comptables.

Lignes directrices

Ligne directrice - Général

Si la vérification préalable d'une réclamation de frais indique qu'il faudra verser un remboursement au fonctionnaire et que l'on prévoit que le règlement définitif risque d'être retardé, une première ou une deuxième avance pourra être versée au fonctionnaire en attendant le règlement de sa réclamation. Toute avance de ce genre ne doit pas dépasser le montant total en souffrance calculé lors de la vérification préalable.

DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada

Champ d'application

Introduction

En raison de la variété des conditions de vie à l'étranger, on a élaboré des dispositions spéciales visant les affectations de courte durée de plus de 30 jours consécutifs mais moins d'un an qu'un fonctionnaire accepte normalement sans être accompagné et auxquelles les Directives sur le service extérieur ne s'appliquent pas, comme on le décrit dans la présente directive.

Les dispositions de la présente directive reposent sur le principe de l'équivalence, décrit dans l'Introduction des Directives sur le service extérieur.

Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Affectation (assignment) désigne une affectation telle que définie dans la DSE 3 - Application.

Directive

8.1 Application

8.1.1 Les dispositions de l'Appendice A de la DSE 3 - Réinstallation à court terme à l'extérieur du Canada et des États-Unis - ont été révisées et incorporées à la présente directive.

8.1.2 Sous réserve du paragraphe 8.1.3, les dispositions de la présente directive s'appliquent à toutes les affectations à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, de plus de 30 jours consécutifs et de moins d'un an.

8.1.3 Lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les avantages et dispositions s'appliquant uniquement aux affectations de plus de 120 jours consécutifs entrent en vigueur à la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

8.1.4 Les présentes dispositions s'appliquent aux affectations à compter du 1er avril 2009, dans les cas où:

a) les fonctionnaires en affectation à l'extérieur du Canada aux termes des dispositions de la Directive sur les voyages du CNM au 1er avril 2009, ont la possibilité de demeurer assujettis à ces dispositions ou de choisir les dispositions révisées de la DSE 8 pour la durée de l'affectation, sans inclure les prolongations possibles,

b) les fonctionnaires en affectation à l'extérieur du Canada au 1er avril 2009, en vertu des dispositions de l'Appendice A de la DSE 3 - Réinstallation à court terme à l'extérieur du Canada et des États-Unis - sont assujettis aux dispositions de la présente directive.

8.2 Déplacement à l'occasion de la réinstallation

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

8.2.1 L'administrateur général doit appliquer aux affectations visées par la présente directive les dispositions relatives aux déplacements de la DSE 15 - Réinstallation.

8.3 Entreposage et expédition des effets mobiliers

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

8.3.1 L'administrateur général doit déterminer si la totalité ou une partie des effets mobiliers, tel que défini dans la DSE 2 - Définitions, du fonctionnaire peut être expédiée ou entreposée, en conformité avec la DSE 15 – Réinstallation.

8.3.2 Dans le cas d'affectations de 120 jours consécutifs ou moins, l'administrateur général peut autoriser:

a) l'expédition d'au plus 150 kg (nets) d'effets mobiliers comme bagages d'accompagnement ou par fret aérien, en plus du poids admissible maximal de bagages d'accompagnement transportés sans frais par la compagnie aérienne; et (ou)

b) dans des circonstances spéciales, l'entreposage des effets mobiliers, si le fonctionnaire n'entretient plus de résidence principale.

8.3.3 Dans le cas d'affectations de plus de 120 jours consécutifs, l'administrateur général peut autoriser:

a) l'expédition d'effets mobiliers jusqu'à concurrence de 50 % de la limite de poids prévue pour un logement meublé, en conformité avec l'article 15.16 de la DSE 15 - Réinstallation; et (ou)

b) l'entreposage des effets mobiliers, y compris celui d'un véhicule moteur particulier (VMP), si le fonctionnaire n'entretient plus de résidence principale.

8.3.4 Lorsque les effets mobiliers d'un fonctionnaire sont placés en entreposage de longue durée aux frais de l'État, le fonctionnaire doit payer des frais de logement, conformément à l'article 8.5.2.

8.4 Indemnité de faux frais de réinstallation

8.4.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement d'une indemnité de faux frais de réinstallation, comme suit :

a) dans le cas d'une affectation de 120 jours consécutifs ou moins, le fonctionnaire reçoit une indemnité en conformité avec le paragraphe 2a) de l'Appendice G de la DSE 15 - Réinstallation; ou

b) dans le cas d'une affectation de plus de 120 jours consécutifs, le fonctionnaire reçoit 50% de l'indemnité de faux frais de réinstallation en conformité avec le paragraphe 2b) de l'Appendice G de la DSE 15 - Réinstallation.

8.5 Logement

8.5.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais de logement et de services publics réels et raisonnables, y compris les frais d'installation, au lieu d'affectation temporaire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

8.5.2 Lorsque, en conformité avec l'article 8.3, les effets mobiliers d'un fonctionnaire ont été placés en entreposage aux frais de l'État, le fonctionnaire doit payer les frais de logement applicables conformément à la DSE 25 - Logement aux taux pour « le ménage d'une personne », à compter du jour suivant la date d'arrivée au poste.

8.6 Indemnité de repas

8.6.1 L'administrateur général autorise le paiement de l'indemnité quotidienne de repas, précisée à l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, selon le cas :

a) pendant les 30 premiers jours consécutifs suivant l'arrivée au lieu d'affectation temporaire, le fonctionnaire reçoit l'indemnité quotidienne de repas complète;

b) lorsque le fonctionnaire habite à l'hôtel, sans installations pour la préparation des repas, il a droit à une indemnité de repas équivalant à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 31e jour consécutif;

c) lorsque le fonctionnaire habite un logement indépendant commercial ou non commercial privé, il a droit à une indemnité de repas équivalant à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 31e jour jusqu'au 120e jour, puis à une indemnité équivalant à 50 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 121e jour.

8.6.2 Lorsque, en raison de circonstances spéciales comme une lourde charge de travail, des difficultés à trouver de la nourriture ou un nombre extrêmement limité de restaurants, l'administrateur général juge que les indemnités mentionnées au paragraphe 8.6.1 ne sont pas suffisantes, il peut autoriser le paiement d'une indemnité qu'il considère raisonnable, jusqu'à concurrence du taux maximal de l'indemnité de repas quotidienne.

8.6.3 Lorsqu'une indemnité de repas n'a pas été fixée pour le pays d'affectation ou lorsqu'il y a de soudaines variations du taux de change ou de fortes poussées inflationnistes, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de repas, sur présentation des reçus.

8.7 Blanchissage et nettoyage à sec

8.7.1 L'administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage aux fonctionnaires qui occupent des logements qui ne sont pas pourvus d'installations de buanderie. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

8.7.2 Si l'administrateur général est convaincu que les frais de nettoyage à sec sont sensiblement plus élevés que ceux applicables dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, un remboursement de 50 % des frais de nettoyage à sec réels est accordé, sur présentation de reçus.

8.8 Aide au transport quotidien

8.8.1 L'administrateur général peut autoriser une aide financière concernant l'excédent des frais engagés pour le transport quotidien, en conformité avec les dispositions sur l'Indemnité de transport quotidien aux termes de la DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes.

8.9 Voyage de fin de semaine au foyer

8.9.1 L'administrateur général autorise les voyages de fin de semaine au foyer en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM visant les déplacements au Canada et aux États-Unis ainsi qu'à l'extérieur du Canada et des États-Unis.

8.10 Communications à domicile

8.10.1 L'administrateur général doit autoriser les dispositions pour la communication à domicile aux fonctionnaires, en conformité avec les dispositions connexes de la Directives sur les voyages du CNM.

8.11 Garde des personnes à charge

8.11.1 L'administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de garde des personnes à charge en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.12 Soins médicaux, dentaires et de santé

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

8.12.1 L'administrateur général doit autoriser l'application de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires lorsque les fonctionnaires sont affectés pendant plus de 120 jours consécutifs à des postes désignées comme étant malsaines en vertu de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

8.13 Prime de service extérieur

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

8.13.1 Lorsque l'affectation dure plus de 120 jours consécutifs, toute prolongation comprise, l'administrateur général autorise le paiement de la prime de service extérieur et l'accumulation de points de service extérieur en conformité avec la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur (prime de service extérieur).

8.14 Indemnité différentielle de poste

8.14.1 Lorsque l'affectation dans un poste difficile dure plus de 120 jours consécutifs, toute prolongation comprise, et que le fonctionnaire occupe un logement indépendant, l'administrateur général doit autoriser le paiement de l'indemnité différentielle de poste en conformité avec la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

8.14.2 Lorsque le paiement d'un montant additionnel d'indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial est prévu pour reconnaître les conditions extraordinaires d'un poste difficile, en conformité avec le paragraphe 58.5.4 de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste, l'administrateur général doit autoriser ces paiements à compter de la première journée d'affectation dans un poste difficile, même si le fonctionnaire n'est pas assujetti aux dispositions de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste.

8.15 Taux de change

8.15.1 L'administrateur général doit autoriser l'application des dispositions relatives aux taux de change conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

8.16 Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

8.16.1 Dans certains cas rares et inhabituels, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à se faire accompagner de son époux ou conjoint de fait et des personnes à charge, résidant normalement avec le fonctionnaire, sujet à la preuve de couverture d'assurance maladie.

8.16.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à précéder les personnes à charge.

8.16.3 La présente disposition s'applique uniquement lorsque les personnes à charge accompagnent le fonctionnaire durant une affectation de plus de 120 jours consécutifs, sauf dans le cas des parents seuls en affectation de courte durée à l'extérieur du Canada.

8.16.4 Lorsque les personnes à charge sont autorisées à accompagner le fonctionnaire, l'aide pour les personnes à charge se limite aux cas suivants :

a) les frais de voyage aux fins de réinstallation, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation, jusqu'à concurrence du montant total de l'indemnité de voyage au foyer auquel le fonctionnaire a droit en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et

b) l'indemnité de subsistance de poste, en conformité avec la DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste, lorsque l'indice de poste est supérieur à 100; et

c) l'indemnité différentielle de poste (DSE 58) et à la prime de service extérieur (DSE 56) prévue pour un fonctionnaire non accompagné; et

d) les frais visés par les dispositions de la DSE 39 - Frais de soins médicaux, de la DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux, et de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et pour frais dentaires, sauf si ces frais sont assurés par le régime provincial ou le régime d'assurance supplémentaire du fonctionnaire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

8.16.5 Dans les cas où les dispositions de 8.16.4 s'appliquent :

a) les fonctionnaires devront renoncer à leur indemnité de voyage au foyer, de communications à domicile, et aux indemnités de repas; et

b) aucun autre logement ne sera fourni et aucun autre frais de logement ne sera remboursés; et

c) aucun remboursement de frais additionnels ne sera autorisé pour l'expédition d'effets mobiliers.

8.17 Aide aux parents seuls

8.17.1 À la demande du fonctionnaire et en remplacement des dispositions relatives aux voyages de fin de semaine de la Directive sur les voyages du CNM, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais de transport aller-retour encourus pour un ou plusieurs enfants d'âge préscolaire jusqu'à concurrence des frais de voyage de fin de semaine que le fonctionnaire aurait autrement encourus en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

b) des frais de garde de personnes à charge au lieu de travail à l'extérieur du Canada qui dépassent les frais normalement engagés pour de services équivalents, jusqu'à concurrence des frais qu'il aurait engagés à l'ancien lieu de travail et qui auraient été remboursés en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et

c) des frais afférents aux vaccins ou inoculations reçus par l'enfant en raison du lieu de travail à l'extérieur du Canada.

Instructions

Instruction pour 8.5.1 – Logement

Si possible, les fonctionnaires occuperont un logement indépendant commercial ou appartenant à l'État.

Instruction pour 8.12 – Soins médicaux, dentaires et de santé

Le fonctionnaire a la responsabilité de s'assurer de bénéficier d'une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire aux termes du RSSFP pendant son séjour à l'étranger. Le fonctionnaire doit informer l'administrateur du régime d'assurance-santé de sa province de son absence anticipée du Canada et demander une protection continue au-delà de la période normalement visée par les régimes provinciaux, au besoin.

Instruction pour 8.13 – Prime de service extérieur

Lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les dispositions de la DSE 56 s'appliquent uniquement à compter de la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

Instruction pour 8.14.1 – Indemnité différentielle de poste

À l'égard de l'article 8.14.1, lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les dispositions de la DSE 58 s'appliquent uniquement à compter de la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

Instruction pour 8.16.4d) – Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

Le fonctionnaire a la responsabilité de s'assurer de bénéficier d'une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire, telle que le RSSFP, à l'égard des personnes à sa charge lorsqu'il est à l'étranger. Le fonctionnaire doit informer l'administrateur de son régime provincial d'assurance-santé de son absence anticipée du Canada et demander une protection continue au-delà de la période normalement visée par les régimes provinciaux, au besoin.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 8.2 – Déplacement à l'occasion de la réinstallation

Il convient de noter que lorsqu'une indemnité non soumise à une justification est autorisée selon la DSE 15.10, l'inclusion de frais de subsistance de deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail n'est pas autorisée lorsque, en conformité avec les DSE 15.31, 15.32 et 15.33, un fonctionnaire peut occuper un logement permanent.

Lignes directrice pour 8.3 – Entreposage et expédition des effets mobiliers

1. La décision de l'administrateur général relativement à l'expédition ou à l'entreposage des effets mobiliers d'un fonctionnaire doit reposer sur des facteurs comme la situation familiale, la durée de l'affectation et le logement temporaire occupé au poste.

2. L'entreposage d'effets mobiliers, y compris un VMP, n'est normalement pas approuvé dans le cas d'affectations de moins de 121 jours consécutifs.

3. Les effets mobiliers, y compris un VMP, dont l'entreposage est autorisé sont autoassurés par le gouvernement, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation.

4. Les effets mobiliers dont l'expédition est autorisée sont autoassurés par le gouvernement, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation.

Ligne directrice pour 8.7.1 – Blanchissage et nettoyage à sec

Les installations de buanderie comprennent des machines à laver et à sécher le linge ainsi qu'un fer et une planche à repasser.

Ligne directrice pour 8.17.1a) – Aide aux parents seuls

Aux fins de la présente directive, un enfant d'âge préscolaire est un enfant qui ne fréquente pas un établissement d'enseignement à plein temps.

Partie II - Avant l'affectation

DSE 9 - Examens médicaux et dentaires

Champ d'application

Introduction

L'employeur veut s'assurer, au moyen de soins préventifs, que les fonctionnaires et les personnes à leur charge sont aptes, du point de vue médical, au service à l'étranger. Normalement, Santé Canada effectuera les examens à cette fin. Si ce ministère ne peut s'en charger ou si l'administrateur général autorise le recours aux services d'installations privées, l'employeur paiera les frais connexes pour ces examens. Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier l'appendice de la présente directive, au besoin.

Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

9.1 Application

9.1.1 Avant d'être affecté à un poste, le fonctionnaire aura droit, ainsi que chacune des personnes à sa charge qui partagera sa résidence à un poste, ou qui sera inscrite à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada, à un examen médical; ils peuvent aussi être tenus de subir, comme condition de l'affectation, un examen dentaire ou médical, voire les deux, comprenant au besoin des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins. Les postes nécessitant des examens dentaires avant l'affectation sont énumérés à l'appendice de la présente directive et publiés sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

9.1.2 Lorsqu'un fonctionnaire est affecté à un poste aux conditions difficiles au sens de l'appendice de la DSE 58, il aura droit au remboursement du coût d'un examen de la vue préalable à l'affectation pour lui-même et les personnes à sa charge. Les examens de la vue préalables à l'affectation ne sont pas obligatoires pour la délivrance d'une formule de confirmation de l'affectation (ou l'équivalent).

9.1.3 L'examen dentaire, l'examen médical et, le cas échéant, l'hospitalisation, de même que tout examen spécial requis, se font de la manière prescrite par Santé Canada, dans une installation du gouvernement du Canada. Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut autoriser le recours à des installations privées. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

9.2 L'évaluation d'aptitude au travail

9.2.1 Santé Canada enverra à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu de la présente directive. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

9.2.2 Santé Canada présentera à l'administrateur général une évaluation des soins dentaires nécessaires qui ne peuvent être assurés au poste du fonctionnaire pour tout examen dentaire effectué en vertu de la présente directive.

9.2.3 Lorsqu'une question d'ordre médical est en litige, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit à Santé Canada. Ce ministère l'étudiera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.

9.2.4 S'il y a divergence importante entre les avis médicaux écrits présentés en vertu des articles 9.2.1 et 9.2.3, Santé Canada peut obtenir d'une tierce partie un avis médical écrit dont il sera tenu compte lorsque l'évaluation d'aptitude au travail sera présentée de nouveau à l'administrateur général.

9.2.5 Lorsque l'administrateur général n'est pas satisfait de l'évaluation d'aptitude au travail et que Santé Canada n'a pas obtenu d'avis médical écrit d'une tierce partie, l'administrateur général peut demander qu'un tel avis soit présenté à Santé Canada, qui en tiendra compte dans l'évaluation d'aptitude au travail.

9.2.6 Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations médicales et dentaires qui lui sont présentées en vertu des articles 9.2.1, 9.2.2, 9.2.3, 9.2.4 et 9.2.5. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

9.3 Frais admissible

9.3.1 L'administrateur général doit autoriser :

a) le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens médicaux, et(ou)

b) le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens dentaires effectués comme condition d'affectation à un poste figurant à l'appendice de la présente directive.

9.3.2 Le cas échéant, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans DSE 2.

9.3.3 Lorsque l'administrateur général autorise le recours à une installation privée, l'avis écrit et le compte d'honoraires doivent être remis à Santé Canada qui vérifiera le compte et en recommandera le paiement lorsqu'il jugera que la qualité de l'avis écrit est satisfaisante.

9.3.4 Les frais engagés par le fonctionnaire conformément aux articles 9.1.3 et 9.2.3 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie ou d'assurance hospitalisation.

9.4 Congé

9.4.1 Lorsque l'examen médical ou dentaire autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, on considérera le fonctionnaire comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.

9.4.2 Lorsque le fonctionnaire est tenu de subir un examen médical ou dentaire autorisé par la présente directive et qu'il n'est pas possible qu'il subisse cet examen pendant ses heures normales de travail, l'administrateur général peut autoriser qu'il soit rémunéré au tarif des heures supplémentaires selon les dispositions prévues dans la convention collective appropriée pour le temps nécessaire à cet examen.

Instructions

Instruction - Général

La présente directive s'applique en cas de mutation à une autre mission.

Instruction pour 9.1.1 - Application

Lorsqu'un examen dentaire est requis, celui-ci doit comprendre une évaluation de tout soin dentaire spécial qui peut être exigé avant ou durant l'affectation du fonctionnaire.

Instruction pour 9.1.3 - Application

L'employeur doit payer les coûts des examens médicaux ou dentaires faits dans une installation privée seulement si Santé Canada ne peut se charger de ces examens, ou si une installation privée est préférable, de l'avis de l'administrateur général.

Instruction pour 9.2.1 – L'évaluation d'aptitude au travail

L'évaluation d'aptitude au travail établie par Santé Canada ne contient pas de renseignements médicaux confidentiels. Le fonctionnaire peut obtenir des renseignements médicaux confidentiels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou en s'adressant de façon informelle à Santé Canada.

Instruction pour 9.2.6 - L'évaluation d'aptitude au travail

Lorsque, après avoir pris en considération les évaluations d'aptitude au travail qui lui ont été présentées, l'administrateur général décide qu'il est impossible d'affecter le fonctionnaire pour des raisons d'ordre médical, il doit en informer ce dernier.

Lignes directrices

Ligne directrice- Général

On trouvera à la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs les dispositions relatives aux frais engagés pour les soins médicaux préventifs autres que les soins avant l'affectation.

Formulaires

Déclaration sous serment avant l'affectation - Examens médicaux et dentaires

Appendice A – Postes nécessitant des examens dentaires avant l'affectation

Le 5 mai 2011

Abidjan, Côte-d'Ivoire

Abuja, Nigéria

Accra, Ghana

Addis-Abeba, Éthiopie

Alger, Algérie

Amman, Jordanie

Ankara, Turquie

Astana, Kazakhstan

Bamako, Mali

Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam

Bangkok, Thaïlande

Beijing, Chine

Belgrade, Serbie

Beyrouth, Liban

Bogotá, Colombie

Brasilia, Brésil

Bratislava, Slovaquie

Bridgetown, Barbade

Bucarest, Roumanie

Caracas, Venezuela

Chandigarh, Inde

Chennai, Inde

Chongqing, Chine

Colombo, Sri Lanka

Dacca, Bangladesh

Dakar, Sénégal

Damas, Syrie

Dar es Salaam, Tanzanie

Doha, Qatar

Georgetown, Guyana

Guangzhou, Chine

Guatemala, Guatemala

Hanoï, Vietnam

Harare, Zimbabwe

Hô Chi Minh-Ville, Vietnam

Islamabad, Pakistan

Istanbul, Turquie

Jakarta, Indonésie

Juba, Soudan

Kaboul, Afghanistan

Kandahar, Afghanistan

Katmandou, Népal

Khartoum, Soudan

Kigali, Rwanda

Kingston, Jamaïque

Kinshasa, République démocratique du Congo

Koweït, Koweït

Kuala Lumpur, Malaisie

Kyiv, Ukraine

La Havane, Cuba

La Paz, Bolivie

Lagos, Nigéria

Le Caire, Égypte

Lima, Pérou

Lusaka, Zambie

Managua, Nicaragua

Manille, Philippines

Maputo, Mozambique

Montevideo, Uruguay

Moscou, Russie

Mumbai, Inde

Nairobi, Kenya

New Delhi, Inde

Niamey, Niger

Ouagadougou, Burkina Faso

Oulan-Bator, Mongolie

Panama, Panama

Port-au-Prince, Haïti

Port of Spain, Trinité-et-Tobago

Prague, République tchèque

Quetta, Pakistan

Quito, Équateur

Rabat, Maroc

Ramallah, Cisjordanie

Rio de Janeiro, Brésil

Riyad, Arabie saoudite

Saint-Domingue, République dominicaine

San José, Costa Rica

San Salvador, Salvador

São Paulo, Brésil

Séoul, République de Corée

Shanghai, Chine

Taipei, Taïwan

Tegucigalpa, Honduras

Téhéran, Iran

Tripoli, Libye

Tunis, Tunisie

Varsovie, Pologne

Yaoundé, Cameroun

Zagreb, Croatie

Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier cet Appendice, au besoin.

DSE 10 - Prêt à l'affectation

Champ d'application

Introduction

La présente directive prévoit l'octroi d'un prêt aux fonctionnaires, au besoin, sur demande, normalement pour les aider à acheter des articles dont ils se serviront au poste ou pour faciliter le service à l'étranger de quelque manière que ce soit, entre autres des vêtements et des produits alimentaires ainsi qu'une voiture particulière. La DSE 10 n'a pas pour but de financer les investissements personnels.

Le fonctionnaire devra préciser la raison pour laquelle il demande un prêt.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

10.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

10.1.1 Un prêt à l'affectation peut être accordé à l'employé :

a) qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente au poste; ou

b) qui est en affectation dans un poste et à qui l'on n'a pas consenti de prêt à l'affectation avant cette affectation; et(ou)

c) à qui l'on a consenti un prêt lors de son affectation et qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente à un autre poste.

10.1.2 Lorsqu'un prêt est approuvé à la suite de l'avis d'une affectation ou d'une mutation à un autre poste, l'employé peut recevoir les fonds jusqu'à 90 jours avant la date officielle de son départ du Canada ou de son poste précédente.

10.2 Montant maximum du prêt

10.2.1 À la discrétion de l'administrateur général, et sous réserve des restrictions et des conditions prévues dans la présente directive, un employé peut se voir accorder, lors de son affectation, un prêt portant intérêt et n'excédant pas le moins élevé des deux montants suivants :

a) cinquante pour cent du salaire annuel brut de l'employé; et

b) le montant indiqué à l'appendice A de la Directive, fixé le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte.

10.2.2 Lorsqu'un prêt est accordé conformément à l'alinéa 10.1.1 c), le montant maximal du prêt ne doit pas dépasser la somme établie en vertu du paragraphe 10.2.1 au moment de l'avis officiel de mutation à un autre poste, moins la partie non remboursée du prêt précédent, le remboursement devant s'effectuer conformément à l'article 10.5.

10.3 Durée maximale du prêt

10.3.1 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément au paragraphe 10.1.1, la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois. Lorsqu'un prêt à l'affectation est renégocié conformément à l'alinéa 10.6.1a), la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois, à compter du premier jour du mois suivant le mois pendant lequel le prêt est renégocié.

10.4 Taux d'intérêt

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

10.4.1 Lorsqu'un prêt d'affectation ou un prêt supplémentaire a été approuvé conformément au paragraphe 10.1.1 et/ou à l'alinéa 10.6.1a),

a) le taux d'intérêt du prêt doit correspondre au taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre (c'est-à-dire le 1er avril, le 1er juillet, le 1er octobre ou le 1er janvier) pendant lequel le prêt est approuvé, ce taux étant fixé par le ministère des Finances et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international;

b) le taux d'intérêt de tout prêt supplémentaire sera le taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre pendant lequel le prêt supplémentaire est approuvé, et lorsque le nouveau taux d'intérêt applicable au prêt combiné doit être une moyenne pondérée des deux taux;

c) le taux d'intérêt doit demeurer le même pendant toute la durée du prêt, sous réserve des dispositions du paragraphe 10.6.1;

d) l'intérêt doit être calculé et est payable deux semaines après le jour où le prêt est approuvé en vue d'être déposé dans le compte bancaire du fonctionnaire, ces deux semaines représentant le délai moyen entre l'approbation et le dépôt. Les intérêts qui sont dus entre l'émission du prêt et le début de la période de remboursement sont ajoutés au capital;

e) les intérêts doivent être calculés sur le solde du prêt, y compris le solde d'un prêt antérieur et le montant d'un prêt supplémentaire.

10.5 Conditions de remboursement

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

10.5.1 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément au paragraphe 10.1.1, le prêt doit être remboursé en versements égaux, comprenant le capital et les intérêts, effectués toutes les deux semaines. Même si les intérêts sont payables deux semaines après que le prêt est approuvé, à la demande du fonctionnaire, la date du premier paiement peut être reportée au premier jour du quatrième mois suivant le mois pendant lequel le prêt est approuvé, ou au premier jour du mois suivant l'arrivée du fonctionnaire au poste, selon la première de ces échéances.

10.6 Renégociation d'un prêt

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

10.6.1 Lorsqu'un prêt d'affectation a été accordé conformément au paragraphe 10.1.1, le fonctionnaire peut :

a) négocier un prêt supplémentaire, une seule fois, d'un montant de 1 500$ ou plus, jusqu'à concurrence de la somme maximale qu'il aurait obtenue en vertu du paragraphe 10.2.1 lorsque le prêt initial a été accordé. La somme additionnelle serait accordée au taux d'intérêt courant pour les prêts d'affectation; et/ou

b) renégocier la durée du prêt jusqu'à concurrence de quatre ans au même taux d'intérêt; et/ou

c) renégocier le prêt de manière à augmenter les paiements et à réduire la durée du prêt, et ce, au même taux d'intérêt.

10.7 Remboursement anticipé

10.7.1 Le fonctionnaire à qui l'on a consenti un prêt d'affectation peut procéder une seule fois à un remboursement partiel du capital du prêt en versant au moins 500 $; dans ce cas, le taux d'intérêt reste le même et le fonctionnaire peut, sur demande :

a) conserver la période initiale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera réduit en fonction de la diminution du capital; ou

b) réduire la période originale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera rajusté de manière à se rapprocher le plus possible, compte tenu de la nouvelle période de remboursement, du total du paiement effectué toutes les deux semaines avant le remboursement partiel du capital.

10.7.2 Après s'être assuré auprès de l'administrateur général du solde impayé de son prêt, un employé a le droit, pendant la durée du prêt, de rembourser la totalité du capital et des intérêts impayés, les intérêts étant calculés jusqu'à la fin de la période de deux semaines où le prêt est acquitté. Si l'employé exerce ce droit, il ne peut plus se prévaloir d'aucune des dispositions de la présente directive pour la durée de l'affectation, même si elle est prolongée, à moins qu'il ne reçoive par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à un autre poste (voir le paragraphe 10.1.2).

10.8 Remboursement/Recouvrement – Autres circonstances

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

10.8.1 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque un employé à qui on a consenti un prêt à l'affectation en prévision d'une affectation reçoit par la suite l'avis officiel de l'annulation de cette affectation à cause de nécessités du service déterminées par l'administrateur général, celui-ci peut autoriser le remboursement du prêt aux mêmes conditions que si l'employé s'était rendu au poste; toutefois, lorsque l'employé éprouve des difficultés financières, l'administrateur général peut prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.2 Lorsque l'employeur met fin à une affectation avant la date prévue, que le fonctionnaire doit rentrer au Canada et que le remboursement du prêt lui causerait des difficultés financières, l'administrateur général pourra envisager de prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.

10.8.3 Nonobstant le paragraphe 10.3.1, lorsque l'employé retourne au Canada avant la fin de son affectation, l'administrateur général peut autoriser le remboursement ininterrompu du prêt et peut également prolonger la période de remboursement jusqu'à concurrence de 48 mois à compter du début de cette période.

10.8.4 Nonobstant toutes les dispositions de la présente directive, lorsqu'un fonctionnaire :

a) quitte son emploi avant d'avoir remboursé le montant dû, le solde du prêt devient immédiatement recouvrable en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

b) a obtenu un congé non rémunéré pendant la période de remboursement du prêt, il doit soumettre des chèques postdatés au titre des montants payables toutes les deux semaines au cours de la période visée. Si aucune mesure n'est prise en ce sens, le solde du prêt doit être recouvré en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Instructions

Instructions pour 10.1 – Application

1. Un prêt à l'affectation est habituellement consenti avant l'affectation ou pendant les douze premiers mois d'une affectation à un poste.

2. Un prêt à l'affectation peut être accordé après douze mois de service dans un poste si les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général.

3. Un prêt à l'affectation n'est accordé pendant les douze derniers mois d'une affectation à un poste que dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général ou lorsque l'employé reçoit par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à un autre poste.

4. L'employé doit être informé par écrit des conditions du prêt, y compris son coût total et le taux d'intérêt exigé.

5. Les dispositions relatives au financement des prêts à l'affectation figurent à l'appendice B de la présente directive.

Instruction pour 10.5 – Conditions de remboursement

Lorsqu'un prêt est consenti conformément à l'alinéa 10.1.1c), le « capital » s'entend du montant total du prêt, qui comprend la somme effectivement reçue par l'employé et toute autre somme nécessaire pour rembourser le solde impayé du prêt antérieur.

Instructions pour 10.6 – Renégociation d'un prêt

1. L'employé peut se prévaloir des dispositions de l'article 10.6 à n'importe quel moment après l'approbation de chaque prêt; toutefois, pendant les douze derniers mois de l'affectation dans un poste, le prêt supplémentaire peut seulement être approuvé dans des circonstances exceptionnelles pour des motifs acceptables à l'administrateur général.

2. Lorsque le prêt à l'affectation qui a été accordé correspond à la somme maximale que l'on peut obtenir en vertu du paragraphe 10.2.1, l'employé ne peut bénéficier des dispositions de l'alinéa 10.6.1a).

3. Les dispositions du paragraphe 10.6.1 ne s'appliquent pas lorsqu'un prêt a été remboursé intégralement.

Instruction pour 10.8 – Paiement/Recouvrement – Autres circonstances

Les modalités dont il est question dans le présent article sont les modalités de remboursement en vigueur au moment où l'affectation a été annulée; elles restent les mêmes jusqu'à ce que le prêt soit remboursé.

Lignes Directrices

Ligne directrice pour 10.4 – Taux d'intérêts

Le 1er avril 2009, le taux prescrit correspondait au taux moyen applicable aux bons du Trésor d'un an pendant le premier mois du trimestre précédent, soit janvier 2009.

Lignes directrices pour 10.6 – Renégociation d'un prêt

Le montant total combiné du prêt à l'affectation et du prêt à l'affectation supplémentaire correspond au montant maximal qui aurait pu être accordé en vertu du paragraphe 10.2.1 au moment de l'approbation du prêt initial. Voici quelques exemples :

1. Montant maximal pouvant être accordé à l'employé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 10 000 $ remboursable sur deux ans.

Après 10 mois au poste, le fonctionnaire estime nécessaire d'acheter une voiture. Bien que le solde ait été ramené à 6 000 $, le prêt pourrait seulement être augmenté jusqu'à concurrence de la somme maximale originale de 25 000 $, moins le montant du prêt initial (10 000 $), de sorte qu'un prêt supplémentaire maximum de 15 000 $ serait approuvé. Le nouveau taux d'intérêt serait une moyenne pondérée établie en prenant le taux d'intérêt appliqué au prêt original et le taux courant appliqué au prêt supplémentaire. Par exemple, si le taux original était de 4 % et le nouveau taux de 5 %, la moyenne pondérée serait de (6 000 $ x 0,04 + 15 000 $ x 0,05)/21 000 $ = 4,71 %.

2. Montant maximal pouvant être accordé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 25 000 $ remboursable sur quatre ans.

Après deux ans au poste, le fonctionnaire a réduit de 11 000 $ le montant du prêt d'affectation. Il demande un prêt supplémentaire de 5 000 $. Le prêt ne peut lui être accordé parce qu'il a déjà emprunté le montant maximal de 25 000 $.

Formulaires

Demande de prêt à l'affectation

Appendice A - Montant maximum du prêt - L'article 10.2

En vigueur le 1e avril 2012

En conformité avec l'article 10.2.1 de cette directive, le montant maximum du prêt à l'affectation en vigueur le 1e avril 2012 est 39 742 $ ou jusqu'à cinquante pour cent du salaire annuel brut de l'employé en vigueur au moment ou le prêt est approuvé, le montant le moins élevé étant à retenir.

Note:

La somme prévue sera rajustée le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Appendice B – Financement des prêts et avances au personnel en poste à l'étranger en vertu des directives sur le service extérieur

Introduction

Afin de fournir un moyen approprié de financer les prêts et certaines avances au personnel civil en affectation à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur, un compte de fonds de roulement a été créé au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après désigné - « les Affaires étrangères »).

Application

Le dit compte est réservé au financement :

a) des prêts - consentis par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, mais à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada - pour le financement de prêts à l'affectation consentis à des employés en voie d'être mutés ou actuellement en affectation à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur; et

b) des avances - consenties par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, pour le financement des avances consenties par la mission aux employés à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur.

Le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada continueront à financer les prêts à l'affectation, consentis par la mission à Ottawa ou à l'étranger, au moyen de comptes créés antérieurement à cette fin.

Mise en œuvre

Depuis le 1er avril 1980, tous les prêts à l'affectation, avances pour frais médicaux, avances pour dépôt de garantie pour un logement et avances pour services publics consentis en vertu des Directives sur le service extérieur sont imputés à ce compte de fonds de roulement.

Octroi de prêts et avances

Octroi de prêts

Les demandes dûment autorisées de chèques du Receveur général pour l'octroi de prêts à l'affectation au nom d'autres ministères, à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada, doivent être présentées par les services financiers des ministères demandeurs au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).

Octroi d'avances

Le pouvoir d'approuver et de verser les avances pour frais médicaux (DSE 42), dépôt de garantie pour logement (DSE 26), et avances pour services publics (DSE 25), consentis au personnel en poste à l'étranger de tous les ministères, a été délégué chef de la Mission, à condition que ces demandes d'avances soient dûment recommandées et(ou) approuvées par l'agent supérieur de programme de la mission du ministère intéressé.

Registres des prêts et avances

Tous les prêts et toutes les avances accordés à la demande d'un ministère relèvent naturellement de la responsabilité de ce ministère, ce qui oblige celui-ci à tenir les comptes et les registres appropriés pour percevoir les remboursements et tout intérêt payable, ainsi que pour répondre aux exigences des comptes financiers en ce qui concerne la comptabilisation des prêts et avances et de tout intérêt perçu.

Remboursement des prêts à l'affectation

Tous les prêts à l'affectation doivent être remboursables conformément au barème de remboursement établi à cet effet de temps à autre par les Affaires étrangères en consultation avec Finances Canada. Dans tous les cas, le recouvrement doit se faire par retenues sur le traitement. En raison des délais fixes à respecter, les formules d'entrée personnel-paye correspondantes doivent être en la possession du bureau payeur des Services gouvernementaux Canada au moins trois semaines avant la période de paye visée par la première retenue.

Les Affaires étrangères doivent faire des arrangements durables avec chaque ministère intéressé pour le remboursement mensuel au compte du fonds de roulement de toutes les sommes recouvrées au cours du mois.

Remboursement des avances

Toutes les avances consenties à même le compte du fonds de roulement des Affaires extérieures seront remboursables conformément aux conditions requises pour la directive particulière sur le service extérieur applicable. Chaque ministère intéressé doit établir des procédures pour s'assurer que les paiements exigibles des employés sont entre les mains de l'agent des finances compétent des Affaires étrangères à la mission ou à l'administration centrale des Affaires étrangères à la date d'échéance.

Remboursement des prêts et avances dans des circonstances particulières

Lorsque la période de service d'un employé prend fin avant la date prévue, le ministère doit prendre, au besoin, d'autres mesures pour le remboursement de tous les prêts et avances à recouvrer et informer les Affaires étrangères de ces mesures. Lorsqu'il s'agit de prêts et avances consentis par le poste, les mesures doivent être prises avec l'accord des Affaires étrangères.

Au cas où les fonctions d'un employé prendraient fin avant qu'il ait remboursé des prêts ou avances, on suivra les procédures normales pour assurer le recouvrement de tous les montants dus à l'État.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant la mise en œuvre des procédures dont il est question dans le présent appendice doivent être adressées au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).

DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent à des programmes d'adaptation avant l'affectation

Champ d'application

Introduction

Lorsque l'administrateur général a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation pour un époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à un poste, il se peut qu'un tel programme entraîne des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

12.1 Programme d'adaptation avant l'affectation

12.1.1 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l' époux ou conjoint de fait et (ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui travaille et qui a sa résidence à un endroit au Canada à l'extérieur de cette région, et dont les personnes à charge résideront avec le fonctionnaire au poste, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence habituel du fonctionnaire au Canada et la région de la Capitale nationale;

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;

c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours au lieu de résidence au Canada des membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

12.2 Programme d'adaptation avant l'affectation à un autre poste

12.2.1 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui est affecté à un autre poste, et dont les personnes à charge demeureront avec le fonctionnaire au nouveau poste, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre l'ancien poste du fonctionnaire et la région de la Capitale nationale, si le déplacement à la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire n'a pas été autorisé pour le fonctionnaire ni pour les personnes à charge qui l'accompagnent en vertu des dispositions de la DSE 50.4.1; (Note: Veuillez consulter les Instructions)

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;

c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours au poste où est affecté le fonctionnaire et où se trouvent les membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

12.3 Garde de personnes à charge

12.3.1 L'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de personnes à charge engagées du fait de l'absence d'un époux ou conjoint de fait qui participe au programme d'adaptation avant l'affectation. Lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables suivants de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

12.3.2 Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés au poste peut être dépassé.

Instructions

Instruction - Général

Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne devront pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 - Réinstallation.

Instruction pour 12.1.1d) et 12.2.1d) – Programme d'adaptation avant l'affectation/Programme d'adaptation avant l'affectation à un autre poste

Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés au fonctionnaire qui touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

Instructions pour 12.2.1a) – Programme d'adaptation avant l'affectation à un autre poste

1. Aux fins de l'alinéa 12.2.1a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la ville d'affectation.

2. Si le déplacement est autorisé en vertu de la DSE 50.4.1 à l'égard de l'affectation d'un fonctionnaire à un autre poste, le déplacement ne devra pas être autorisé en vertu de la présente directive. Il faut noter toutefois que, si le déplacement est autorisé en vertu des dispositions de la DSE 50.4.1, les dispositions des alinéas 12.2.1b), c) et d) et aussi l'article 12.3 peuvent être appliquées.

Instructions pour 12.3.1 – Personne à charge

1. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom et le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les pièces justificatives fournis à l'appui des services fournis en vertu du paragraphe 12.3.1.

2. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde de personnes à charge s'appliquent également aux cas de garde partagée où la personne à charge est reconnu à titre de personne à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 - Interprétation. Sous réserve des modalités de l'entente de garde partagée, nulle aide au titre de la garde de personnes à charge n'est accordée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant nécessitant des services de garde.

Partie III - Réinstallation et dispositions connexes

DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère

Champ d'application

Introduction

Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à l'étranger, cette formation entraînera peut-être des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

14.1 Cours de langue étrangère en route à un poste

14.1.1 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit en route à un poste pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui résideront avec le fonctionnaire au poste peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

b) les frais de transport local, à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours. Compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit ou à la location d'une voiture; et  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

c) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné ou, si l'administrateur général a donné son autorisation préalable, à un autre endroit, conformément aux dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés au poste peut être dépassé.  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Si ces personnes se trouvent temporairement ailleurs au Canada, les frais de l'appel téléphonique ne doivent pas dépasser le coût d'un appel téléphonique de numéro à numéro de dix minutes, au tarif réduit de fin de semaine, du lieu de résidence au Canada au centre de formation.  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

14.2 Cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

14.2.1 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit autre que le poste du fonctionnaire pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui sont arrivés à un poste et qui y résident avec le fonctionnaire, peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et l'endroit où le cours de langue est donné;  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

c) les frais de transport local à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours; compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit, ou à la location d'une voiture; et  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

d) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné et(ou) au poste du fonctionnaire Lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables suivants de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé;  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

e) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées.  (Note: Veuillez consulter les Instructions)

Instructions

Instruction - Général

Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne doivent pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la directive 15, Réinstallation.

Instruction pour 14.1.1b) et 14.2.1c) – Cours de langue étrangère en route au poste et cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

Pour l'application des alinéas 14.1.1b) et 14.2.1c), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa, de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instructions pour 14.1.1c) et 14.2.1d) - Cours de langue étrangère en route au poste et cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

1. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom, le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les reçus fournis pour les services assurés en vertu des alinéas 14.1.1c) et 14.2.1d).

2. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde d'enfants à charge s'appliquent également aux cas de garde conjointe où l'enfant à charge est reconnu à titre d'enfant à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 - Définitions. Selon les conditions de l'accord de garde conjointe, le fonctionnaire ne recevra pas, en temps normal, d'aide applicable à la garde d'enfants à charge lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

Instruction pour 14.1.1d) et 14.2.1e) – Cours de langue étrangère en route au poste et cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

Instruction pour 14.2.1a) – Cours de langue étrangère après l'arrivée à un poste

Aux fins de l'alinéa 14.2.1a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la destination approuvée.

DSE 15 - Réinstallation

Champ d'application

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Frais de réinstallation (relocation expenses) s'entend des frais :

(a) de déplacement d'un fonctionnaire et d'une personne à charge, et(ou) d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers d'un fonctionnaire, et(ou) d'entreposage de longue durée des effets mobiliers, lorsque l'administrateur général n'a pas autorisé l'expédition desdits effets au poste du fonctionnaire, ou les frais imprévus d'entreposage nécessaire desdits effets dont l'administrateur général a autorisé l'expédition pendant une période ne dépassant pas douze mois, ou

(b) des divers frais prévus dans la présente directive.

Indemnité d'esthétisme (beauty allowance) s'entend d'une indemnité, dont le montant n'excède par la valeur réelle de l'article, visant l'indemnisation des dommages visibles qui n'ont aucune incidence sur le fonctionnement de l'article.

Indemnité de transport (transportation entitlement) désigne le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

Lieu de travail (place of duty) désigne tout endroit au Canada ou tout poste à l'étranger où un fonctionnaire est habituellement en service; cette expression englobe tout secteur qui, compte tenu des usages locaux, est situé en banlieue du lieu de travail.

Réinstallation (relocate) désigne le déménagement autorisé d'un fonctionnaire et(ou) d'une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à un poste, ou d'un poste à une autre.

Réparation (repair) s'entend de la remise en état d'un article sans excéder sa valeur de remplacement.

Valeur de remplacement (VRE) (replacement cost value) s'entend du coût du remplacement, au Canada, au moment de la perte, de l'article endommagé ou perdu par un article de même nature et qualité.

Valeur réelle (VR) (actual cash value) s'entend de l'âge, de l'état et de la durée de vie prévue de l'article selon l'administrateur des réclamations en conformité avec l'usage actuel dans le domaine.

Directive

15.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.1.1 Cette directive s'applique à un fonctionnaire et(ou) à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans un poste ou entre deux postes ou qui cesse d'être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l'extérieur du Canada.

15.1.2 Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire et excluent le gain personnel ou le remboursement des extravagances du fonctionnaire. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu'un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l'avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d'une interprétation erronée ou d'une erreur ne sont pas nécessairement remboursables.

15.1.3 Puisque c'est l'employeur qui décide de la réinstallation d'un fonctionnaire, c'est donc à lui seul qu'il incombe de déterminer l'aide nécessaire à cette occasion.

15.1.4 Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c'est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l'État, tout en causant le moins d'ennuis possibles au fonctionnaire et à sa famille.

15.1.5 Lorsque la présente directive ou d'autres directives prévoient l'autorisation des frais de déplacement ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s'appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l'autorisation de l'administrateur général, si, à l'occasion d'une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d'un poste, l'une de celles-ci doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

15.1.6 L'employeur accordera à tout fonctionnaire suffisamment de temps rémunéré pour qu'il puisse s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers, selon ses circonstances particulières, ainsi que pour effectuer un voyage à la recherche d'un logement à son nouveau lieu de travail et y déménager; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire. On ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.2 Couple de fonctionnaires

15.2.1 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, les dispositions de la présente directive ne s'appliquent normalement qu'à l'un d'eux. L'autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l'administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les renseignements requis sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du Service extérieur.

15.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté à deux postes différentes, les dispositions de la présente directive s'appliquent à chacun d'eux, compte tenu de toutes personnes à charge qui les accompagnent.

Déplacement à l'occasion de la réinstallation

15.3 Indemnité de voyage

15.3.1 Le déplacement d'un fonctionnaire qui est réinstallé doit être organisé par le service compétent de l'employeur, à moins que le fonctionnaire ne décide de prendre personnellement les dispositions nécessaires. Dans ce cas, l'indemnité de transport admissible sera établie par l'employeur.

15.3.2 Lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé de la ville où se trouve son bureau principal à un poste ou d'un poste à la ville où se trouve son bureau principal, le parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport admissible sera celui le plus direct, par avion, entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

15.3.3 Sous réserve des articles 15.3.4 et 15.3.5, lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé d'un poste à une autre, les frais de parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport ne devront pas dépasser le coût d'un voyage en avion effectué sur le parcours le plus direct, du poste actuelle au poste de réaffectation.

15.3.4 Lorsqu'un fonctionnaire ou les personnes à sa charge désirent passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire lors d'une mutation à un autre poste afin de prendre des effets personnels qui y sont entreposés, ou pour d'autres motifs, l'indemnité de transport inclut les frais de l'escale. Le fonctionnaire devra démontrer qu'il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.3.5 Si l'administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de son poste à son poste de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation, d'effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément à la DSE 50.4.3, sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire. En pareil cas, le fonctionnaire aura le droit d'effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent article.

15.3.6 Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser un fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent à effectuer un voyage aller-retour entre le poste où le fonctionnaire est affecté et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne parte du poste, au lieu d'accorder les avantages prévus aux paragraphes 15.3.4 et 15.3.5, après avoir reçu confirmation de la réaffectation à un autre poste, si cette mesure correspond aux besoins opérationnels du ministère.

15.3.7 Pour déterminer l'indemnité de transport du fonctionnaire qui choisit de prendre lui-même ses dispositions de voyage, l'employeur se basera sur le prix du billet d'avion à plein tarif le moins cher en classe économique, annoncé par les compagnies aériennes habituellement approuvées par l'administrateur général pour les déplacements des fonctionnaires et qui offrent un service comparable à celui des grandes compagnies aériennes internationales pour le parcours le plus direct au moment du voyage. L'employeur déterminera également si une aide additionnelle est appropriée compte tenu des circonstances, conformément à l'article 15.8. L'indemnité de transport mentionnée ci-dessus, qui peut dépasser le prix du billet d'avion le plus économique, doit être justifiée et s'applique uniquement aux frais de voyage réellement engagés.

15.3.8 Nonobstant le paragraphe 15.8.2, si un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires pour son voyage, l'employeur n'est pas responsable des dépenses occasionnées par des perturbations ou des retards découlant des dispositions ainsi prises.

15.3.9 Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions pour son voyage, les frais de transport qui excèdent l'indemnité de transport admissible établie seront à sa charge, le cas échéant.

15.3.10 L'indemnité de transport admissible commence le jour du départ de l'ancien lieu de travail et se termine le jour de l'arrivée au nouveau lieu de travail.

15.3.11 Sous réserve des dispositions de la présente directive, si un fonctionnaire choisit de faire un détour pour se rendre à son nouveau lieu de travail, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de réinstallation jusqu'à concurrence de l'indemnité de transport admissible du fonctionnaire, déterminée en vertu de l'article 15.3, et du coût d'expédition d'une voiture, s'il y a lieu. Toute dépense supplémentaire est à la charge du fonctionnaire, et tout le temps requis en sus du temps qu'exige le voyage en avion par l'itinéraire le plus pratique et le plus économique, est imputé à ses crédits de congés.

15.3.12 On remboursera à un fonctionnaire les frais réels et raisonnables relatifs au logement commercial qu'autorise l'administrateur général. L'administrateur général autorise normalement le fonctionnaire à se loger dans des établissements convenables et bien situés. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.3.13 Bien qu'en temps normal un fonctionnaire utilise des établissements commerciaux, il peut se loger dans sa famille ou chez des amis. Lorsqu'un fonctionnaire ou une personne à charge prend de telles dispositions, les frais sont remboursés qui sont afficher sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui doivent tenir compte des montants, mis à jour de temps à autre, précisés dans la Directive sur les voyages du CNM.

15.3.14 Tout fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne doivent être remboursés des dépenses qu'occasionnent trois repas par jour, et d'autres dépenses engagées en cours de voyage, conformément à la Directive sur les voyages du CNM et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Le fonctionnaire ne doit pas se faire rembourser les repas servis en cours de route par la compagnie aérienne ou un autre transporteur, à moins que ces repas ne soient servis en dehors des heures normales de repas ou ne soient pas complets. Dans ce cas, le fonctionnaire peut se faire rembourser (s'il fournit une preuve de paiement) un repas supplémentaire dont le coût ne dépasse pas l'indemnité prescrite pour ce genre de repas. Tout fonctionnaire qui demande un remboursement des repas et autres frais en cours de route a droit :

a) à l'indemnité de repas quotidienne pour lui-même et pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent et au remboursement des autres dépenses réelles et raisonnables, sur présentation des reçus, ou

b) à l'indemnité mixte de repas quotidienne (repas et faux-frais) pour un fonctionnaire et à l'indemnité de repas quotidienne pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent, et non au remboursement des frais de blanchissage, de nettoyage à sec et(ou) d'entretien des vêtements et des pourboires assujettis à l'article 15.3.15.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.3.15 Pour présenter une demande de remboursement de frais en vertu de cet article, le fonctionnaire doit consulter l'Appendice L. Lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Les fonctionnaires doivent présenter des reçus lorsqu'ils peuvent en obtenir :

a) Taxis - L'utilisation de taxis peut être autorisée par l'administrateur général lorsqu'il n'est pas possible ou commode d'utiliser les services de la navette d'aéroport ou les services de transport en commun. On doit indiquer dans les demandes de remboursement de frais de taxi, le point de départ et la destination, l'objet et le coût de chaque trajet.

b) Chèques de voyage - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés à l'achat et à l'encaissement d'un nombre raisonnable de chèques de voyage.

c) Opérations de change - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés pour changer en devises étrangères une avance reçue pour son déplacement.

d) Blanchissage - Le fonctionnaire qui ne demande pas le remboursement de faux frais en vertu de l'alinéa 15.3.14b) a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage, de nettoyage à sec et d'entretien de ses vêtements et de ceux de chaque personne à charge qui l'accompagne.

e) Appels téléphoniques - Un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais occasionnés par ses appels téléphoniques officiels. La demande de remboursement doit indiquer l'objet de chaque appel.

f) Excédents de bagages - Puisque l'article 15.14 prévoit l'expédition des effets par fret aérien et(ou) par bateau, l'employeur ne rembourse pas normalement les frais occasionnés par des excédents de bagages. Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles que l'administrateur général peut autoriser à l'avance l'expédition de bagages excédentaires à titre de bagages enregistrés. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

g) Passeports et dépenses connexes - À l'occasion de la réinstallation d'un fonctionnaire, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour lui obtenir, sans frais, les passeports, les visas, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux nécessaires. Dans la mesure du possible, ce sont les ministères de Santé Canada, des Anciens Combattants ou de la Défense nationale qui doivent dispenser ces services médicaux.

h) Pourboires - Un fonctionnaire peut réclamer le remboursement des pourboires réels et raisonnables relatifs au déplacement, mais les pourboires pour les repas sont compris dans les taux de repas quotidiens.

i) Assurance - le fonctionnaire a droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable aux réparations ou au remplacement des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage sauf si cette garantie est fournie par le transporteur aérien. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.4 Moyens et normes de transport

15.4.1 Le fonctionnaire réinstallé voyage normalement en avion. Il peut toutefois décider de voyager par bateau ou d'utiliser un véhicule particulier, si cela est possible.

15.4.2 Un fonctionnaire peut choisir d'utiliser un autre moyen de transport que l'avion; dans ce cas, les dispositions nécessaires à son transport lui incombent.

15.4.3 Sauf indication contraire de la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de voyage conformément à la présente directive, jusqu'à concurrence des dépenses qui auraient été engagées en vertu de l'article 15.3 et le paragraphe 15.10.2 si le fonctionnaire avait voyagé en avion.

15.4.4 Un fonctionnaire qui choisit de voyager autrement que par avion se verra accorder un congé de déplacement d'une durée maximale équivalente à ce qu'aurait duré son voyage par avion, sauf :

(a) lorsque le déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 15.4.6, auquel cas l'administrateur général doit déterminer la durée appropriée du congé de déplacement, et

(b) lorsque le fonctionnaire choisit d'utiliser une voiture personnel et de se prévaloir de l'indemnité de voyage non soumise à une justification.

15.4.5 Le fonctionnaire a droit au remboursement de certains frais liés au mode de transport choisi ou peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), selon les modalités décrites dans l'article 15.10.

15.4.6 Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l'administrateur général autorise un fonctionnaire à faire la totalité ou une partie du parcours autrement qu'en avion, le remboursement des frais réels et raisonnables d'un tel voyage conformément à la présente directive doit également être autorisé, même si ces frais excèdent ceux d'un voyage en avion en classe économique. Dans de telles circonstances, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyages du CNM.

15.5 Déplacement par avion

15.5.1 L'avion est le mode de transport ordinaire lors d'une réinstallation puisque, dans presque tous les cas, il est le plus pratique et le plus économique. Il faudra avoir recours aux transporteurs canadiens pour l'ensemble ou une partie d'un voyage, à moins que leurs tarifs ne soient considérablement plus élevés ou que cela n'augmente de beaucoup la durée du voyage.

15.5.2 La classe économique est la classe utilisée pour les voyages en service commandé dans la fonction publique fédérale, y compris les déplacements à l'occasion de la réinstallation. L'administrateur général peut toutefois autoriser le surclassement d'un fonctionnaire si le supplément de dépense lui semble justifié.

15.5.3 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

15.5.4 À compter du 1er juin 2001, les fonctionnaires qui adhèrent à un ou plusieurs programmes de fidélisation pour grands voyageurs peuvent accumuler et échanger des points pour grands voyageurs ou d'autres avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins personnelles ou officielles au cours de déplacements autorisés par les Directives sur le service extérieur.

15.5.5 Signalons toutefois que les avantages ainsi accumulés par suite de voyages autorisés par les Directives sont imposables lorsqu'ils sont échangés à des fins personnelles et doivent être déclarés comme un revenu imposable.

15.5.6 Lorsque possible, les voyages par avion en classe d'affaires seront autorisés si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures et si l'employé soumet une demande relative à des déplacements liés à une réinstallation accompagnée de pièces justificatives. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit.

15.6 Déplacement en voiture particulière (VP)

15.6.1 Un fonctionnaire qui choisit d'utiliser une voiture particulière (VP) pour effectuer le voyage peut se faire rembourser :

(a) le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé, en vigueur au lieu de départ, pour le nombre réel de kilomètres (milles) parcourus entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements supplémentaires nécessaires, selon la décision de l'administrateur général; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

(b) le taux par kilomètre (mille) réduit pour l'utilisation d'une deuxième voiture personnelle pour la même distance que celle parcourue par le premier véhicule, majoré de 20 %; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

(c) les frais du voyage effectué en VP par le fonctionnaire et chaque personne à charge. L'administrateur général doit déterminer le nombre d'escales et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l'hébergement pendant le déplacement, calculés d'après le trajet le plus économique et le plus pratique, en VP.

15.6.2 Les frais du voyage remboursés ne doivent pas dépasser l'indemnité de transport, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport. Cette indemnité doit être majorée du coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière qui aurait autrement été expédiée de l'ancien au nouveau lieu de travail (voir l'article 15.18 Expédition de voiture particulière).

15.6.3 Lorsqu'une voiture est expédiée et que l'autre est conduite, le taux par kilomètre (mille) réduit s'applique et le remboursement est limité au coût d'un billet d'avion. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.7 Déplacement par bateau

15.7.1 Le fonctionnaire qui décide d'effectuer une partie du voyage de réinstallation par bateau peut demander un remboursement jusqu'à concurrence de l'indemnité de transport à laquelle il aurait eu droit s'il avait voyagé en avion, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

15.7.2 Le fonctionnaire peut compléter l'indemnité de l'une ou l'autre des façons suivantes ou des deux :

a) une indemnité de déplacement pour le service extérieur aux termes de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur; et/ou

b) lorsqu'un fonctionnaire expédie une voiture particulière sur le bateau sur lequel il voyage, l'indemnité totale doit inclure le coût de l'expédition de la voiture particulière établi par l'administrateur général conformément à la DSE 15.18.6.

15.7.3 Les sommes remboursables seront limitées aux dépenses suivantes :

a) le coût réel du transport par bateau entre un port outre-mer et un port en Amérique du Nord, par exemple, Southampton-New York;

b) le coût réel du transport par bateau entre un port outre-mer et un port en Amérique du Nord lorsqu'une indemnité de déplacement pour le service extérieur DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur, a été autorisée;

c) les frais réels de l'expédition de la voiture particulière (VP) lorsqu'ils ne sont pas inclus dans le prix total du billet du transport par bateau, y compris les dépenses liées à l'expédition de la VP (droits de quai, assurance, etc.). Toutes les formalités et dispositions nécessaires à l'expédition de la VP sont la responsabilité du fonctionnaire;

d) les frais de déplacement admissibles engagés relativement au transport de surface entre l'ancien lieu de travail et le point d'embarquement et entre le point de débarquement et le nouveau lieu de travail, y compris toutes les escales autorisées conformément aux paragraphes 15.4.3 et 15.4.4 et l'alinéa 15.6.1a).

15.7.4 Les frais réclamables aux termes de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur lorsqu'une indemnité de déplacement a été autorisée en vertu de cet article.

15.8 Escales

15.8.1 En prenant les dispositions requises pour établir le moyen de transport et l'itinéraire les plus pratiques et économiques, il peut être nécessaire de prévoir des escales. Lorsque le voyage se fait par avion entre la ville où se trouve le bureau principal et un poste, l'itinéraire peut comporter le nombre d'escales prévu à l'annexe établie par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, annexe qui est modifiée de temps à autre par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.8.2 L'administrateur général peut, à sa discrétion, approuver des frais aux escales jugés nécessaires et raisonnables dans le cas d'une mutation à une autre mission ou de tout autre déplacement approuvé aux termes des présentes directives.

15.8.3 Quand un fonctionnaire prend ses propres dispositions de voyage à l'occasion de sa réinstallation, le remboursement des dépenses liées aux escales lui sera accordé à hauteur des frais aux escales qui seraient approuvés si c'était l'employeur qui prenait les arrangements nécessaires au voyage de réinstallation.

15.8.4 Si l'escale résulte d'un retard sur l'horaire, il incombe au fonctionnaire de réclamer au transporteur le remboursement des frais attribuables à l'escale; si le transporteur dénie sa responsabilité, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais réels et raisonnables engagés de ce fait pour les repas, le logement et le transport terrestre, pourvu que les dispositions concernant le transport aient été prises par l'employeur (voir le paragraphe 15.3.7).

15.9 Périodes de repos

15.9.1 Pour se remettre de la fatigue due à de longs parcours, à un voyage de nuit ou à des changements de fuseaux horaires, un fonctionnaire doit, dans la mesure du possible, disposer d'une période de repos raisonnable entre le moment de son arrivée à destination et celui où il doit se présenter au travail.

15.10 L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.10.1 Lorsqu'il choisit un mode de transport, le fonctionnaire peut opter pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), qui sera établie sur une base individuelle par l'administrateur général avant le voyage, selon les modalités décrites ci-après. Il n'a pas à présenter une demande de remboursement.

15.10.2 Outre l'IVNSJ, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais suivants :

a) les frais de transport local engagés au nouveau lieu de travail à l'étranger;

b) les frais admissibles liés à sa réinstallation (tels les frais de garde des personnes à charge) non compris dans l'indemnité non soumise à une justification;

c) les frais de subsistance dans un logement temporaire en sus des dépenses pour quatre jours incluses dans l'IVNSJ. Ces frais ne seront remboursés que si l'administrateur général estime que cette aide supplémentaire est justifiée en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire.

15.10.3 Si la conduite d'un véhicule motorisé est une option, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu'il a voyagé selon le moyen de transport préétabli.

15.10.4 Lorsque le fonctionnaire choisit l'IVNSJ aux termes du présent article, il n'a droit à aucune autre IVNSJ prévue aux termes des Directives sur le service extérieur à l'occasion de sa réinstallation.

15.10.5 Le fonctionnaire qui ne choisit pas l'IVNSJ aux termes du présent article peut demander le remboursement d'autres frais de voyage autorisés en vertu des Directives sur le service extérieur, qu'il a engagés à l'occasion de sa réinstallation.

15.10.6 Déplacement par avion - L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) une indemnité de transport entre l'ancien et le nouveau lieu de travail correspondant :

(i) au coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, ou

(ii) au coût d'un billet en classe d'affaires, lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge voyagent conformément aux arrangements du service compétent de l'employeur qui l'autorise à voyager en classe d'affaires en raison d'un vol d'avion de neuf heures ou plus ou d'un déplacement continu en avion excédant 12 heures de l'heure prévue du départ à l'heure d'arrivée à destination, et qu'il accepte de fournir par la suite des preuves (cartes d'embarquement ou billets) attestant que toutes les personnes autorisées à voyager en classe d'affaires ont effectivement voyagé dans cette classe comme prévu ;

b) pour les réinstallations au Canada ou à partir du Canada, un montant de 75 $ au titre des frais de transport local au lieu de travail au Canada;

c) le remboursement des frais engagés lors d'escales autorisées correspondant aux dépenses qui seraient approuvées lorsque l'employeur prend les dispositions de voyage à l'occasion de la réinstallation, pour les escales, les repas, l'hébergement, les faux frais et le transport local entre l'aéroport et les hôtels ;

d) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, deux nuits d'hôtel à l'ancien et au nouveau lieu de travail, dans des établissements utilisés par les fonctionnaires en service commandé, lorsque le fonctionnaire n'occupe pas un logement de l'État;

e) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, l'indemnité mixte pour le fonctionnaire et l'indemnité de repas applicable pour chaque personne à charge qui l'accompagne, pendant deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail.

15.10.7 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport selon l'alinéa 15.10.6a).

15.10.8 Déplacement en voiture particulière (VP) – L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) le « taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé », en vigueur au lieu de départ, pour le nombre réel de kilomètres parcourus entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements additionnels nécessaires, selon la décision de l'administrateur général; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

b) le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à la distance parcourue par la première voiture, si une deuxième voiture est utilisée; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

c) les frais du voyage effectué en voiture particulière pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne. L'administrateur général doit déterminer le nombre d'escales et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l'hébergement, calculés d'après le trajet le plus économique et le plus pratique en VP;

d) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, deux nuits d'hôtel à l'ancien et au nouveau lieu de travail, dans des établissements utilisés par les fonctionnaires en service commandé, lorsque le fonctionnaire n'occupe pas un logement de l'État;

e) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, l'indemnité mixte pour le fonctionnaire et l'indemnité de repas applicable pour chaque personne à charge qui l'accompagne, pendant deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail;

f) deux jours de congé doivent être accordés au titre des congés de déplacement.

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.10.9 Les frais de voyage, conformément aux alinéas 15.10.8a), b) et c), ne doivent pas dépasser l'indemnité de transport, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport. Cette indemnité doit être majorée du coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière qui aurait autrement été expédiée de l'ancien au nouveau lieu de travail (voir l'article 15.18 Expédition de voiture particulière).

15.10.10 Déplacement par bateau – L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) l'indemnité de transport qui aurait été accordée si le fonctionnaire avait voyagé en avion, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y) pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport;

b) le coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière, tel qu'il est établi par l'employeur conformément aux dispositions de l'article 15.18, lorsque l'administrateur général en a autorisé l'expédition ;

c) pour les réinstallations au Canada ou à partir du Canada, une compensation de 75 $ au titre des frais de transport local au lieu de travail au Canada lorsque le fonctionnaire n'a pas accès à un véhicule particulier ;

d) les frais aux escales autorisées, à hauteur des frais qui seraient approuvés - si c'était l'employeur qui prenait les dispositions du voyage de réinstallation - pour les repas, l'hébergement, une indemnité de faux frais et le transport local entre l'aéroport et les hôtels ;

e) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, deux nuits d'hôtel à l'ancien et au nouveau lieu de travail, dans des établissements utilisés par les fonctionnaires en service commandé, lorsque le fonctionnaire n'occupe pas un logement de l'État;

f) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, l'indemnité mixte pour le fonctionnaire et l'indemnité de repas applicable pour chaque personne à charge qui l'accompagne, pendant deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail.

15.10.11 L'option d'une IVNSJ n'est pas disponible lorsque le fonctionnaire choisit de se prévaloir de l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur en même temps que de l'indemnité de voyage.

15.11 Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.11.1 L'administrateur général peut autoriser à l'avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l'égard de chaque personne à charge accompagnant un fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est à destination ou en provenance d'un poste et est autorisé à faire escale pour conclure des affaires officielles et ce, pour une période pouvant aller jusqu'à sept jours en un endroit. Dans le cas des périodes dépassant sept jours, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des dépenses jugées raisonnables et justifiables dans les circonstances.

15.11.2 Les dispositions du paragraphe 15.11.1 s'appliquent aussi aux situations où un fonctionnaire en déplacement qui bénéficie d'une indemnité de DSE 50 - Aide au déplacement de vacance, et voyage en compagnie d'une personne à charge reçoit l'ordre de se présenter temporairement au travail pendant la période de voyage autorisé.

15.12 Maladie, blessure ou décès en cours de route

15.12.1 On peut rembourser des frais d'ambulance ou de taxi, selon le cas, à un fonctionnaire ou une personne à charge qui tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l'administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l'hôtel, en taxi.

15.12.2 Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu'occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l'administrateur général est convaincu que ces frais s'ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n'avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État ou de quelque autre autorisation.

15.12.3 Lorsque, selon le médecin traitant, l'état d'un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour de cette personne jusqu'au lieu où se trouve le fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour de cette personne entre la localité où réside la personne qui voyage et la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire; et

b) les frais de logement réels et raisonnables, au lieu où se trouve le fonctionnaire, pendant la période raisonnable fixée par l'administrateur général.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.12.4 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l'administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 - Décès à l'étranger d'un fonctionnaire ou d'une personne à charge. Si le corps n'est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu'au lieu d'inhumation, selon les dispositions de l'article 15.12.3.

Déménagement des effets mobiliers et véhicule particulier

15.13 Expédition et entreposage des effets mobiliers

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.13.1 À l'occasion d'une réinstallation dans un poste ou d'un poste à une autre l'administrateur général doit autoriser et assurer comme suit l'expédition au nouveau lieu de travail d'une partie ou de la totalité des effets mobiliers d'un fonctionnaire réinstallé dans une mission ou d'une mission à une autre :

a) quant aux effets mobiliers dont l'expédition est autorisée, l'administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport, d'entreposage inhérent au déménagement (d'une durée maximale de douze mois) et de dépaquetage;

b) quant aux effets mobiliers dont l'expédition n'est pas autorisée, l'administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le paiement des frais réels et raisonnables afin d'assurer l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le camionnage, l'entreposage et, au besoin, le transport à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à l'endroit le plus proche où, de l'avis de l'administrateur général, il existe des entrepôts convenables;

c) que la VP ait ou non été expédiée en vertu de l'article 15.18, l'administrateur général pourra autoriser le paiement :

(i) des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial de la VP, y compris les frais d'assurance et le paiement d'une indemnité unique d'entretien pour des services tels que la dépose de la batterie, la mise sur blocs et l'application de lubrifiants au besoin, lorsque la valeur du véhicule indiquée dans le « Canadian Red Book » est supérieure au coût estimatif de son entreposage pendant la période d'affectation; ou

(ii) d'une somme maximale de 30 $ par mois, frais d'assurance compris, pour un entreposage de longue durée à titre privé, ce montant étant rajusté de temps à autre, conformément aux modalités de la présente directive portant sur l'entreposage de longue durée à titre privé d'une VP ainsi qu'aux annexes mensuelles des Directives sur le service extérieur et aux indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, lorsque le coût estimatif d'entreposage du VP pendant la période d'affectation à la mission est supérieur à la valeur indiquée dans le «Canadian Red Book».

15.13.2 Lorsqu'un fonctionnaire est muté à une autre mission, l'administrateur général peut autoriser, à sa discrétion :

a) l'expédition d'un envoi additionnel de la ville du bureau principal, ou d'un troisième endroit, jusqu'au poste, à condition que le poids total de cet envoi n'excède pas la limite prévue à l'Appendice A. Cela vaudra entre autres pour les situations où un déménagement dans une région au climat sensiblement différent exige des vêtements différents ou lorsqu'il faut apporter de la nourriture et d'autres fournitures au poste;

b) l'expédition, de l'ancien lieu de travail à la ville du bureau principal, d'effets qui ne sont pas nécessaires au nouveau lieu de travail. Si l'administrateur général refuse d'autoriser l'expédition à la ville où est situé le bureau principal pour des raisons pécuniaires, le fonctionnaire ne sera pas pénalisé pour l'excédent de poids attribuable aux articles supplémentaires expédiés au nouveau lieu de travail ou depuis le nouveau lieu de travail.

15.13.3 Sous réserve des limites de poids globales indiquées à l'Appendice A, l'administrateur général peut autoriser l'expédition d'effets mobiliers indispensables, si demande en est faite dans les six mois qui suivent la date où le fonctionnaire a commencé à occuper un logement permanent au poste, et approuver le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de déballage de ces effets.

15.13.4 À l'exception de ce qui est prévu au paragraphe 15.13.7, l'expédition des effets ne doit être autorisée, après le délai établi selon le paragraphe 15.13.3, seulement s'il y a augmentation du nombre de personnes à la charge du fonctionnaire, par exemple à la suite de la naissance ou de l'adoption d'un enfant, ou pour les besoins du remplacement des articles de l'inventaire qui ont été perdus à la mission par suite d'un incendie, d'un vol ou de tout autre sinistre. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.13.5 Les frais d'expédition payés selon le paragraphe 15.13.3 ne doivent pas dépasser ceux qu'aurait occasionnés l'expédition des effets entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et son poste.

15.13.6 En vertu de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, on peut autoriser l'expédition des effets d'un étudiant à charge qui rejoint un fonctionnaire à son poste.

15.13.7 Nonobstant le paragraphe 15.13.3, l'expédition ultérieure d'effets personnels et(ou) mobiliers peut être autorisée dans le cas des fonctionnaires qui retournent à un poste difficile de niveau III, IV ou V, en conformité avec les modalités de la DSE 50.6.

15.13.8 Advenant la réinstallation d'un fonctionnaire d'un poste à un lieu de travail au Canada, l'administrateur général doit prendre les mesures nécessaires pour assurer l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu'à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent (selon celle de ces éventualités qui survient en premier) et approuver le remboursement des frais que cela entraîne.

15.14 Modes d'expédition

15.14.1 Les effets mobiliers dont l'expédition au nouveau lieu de travail d'un fonctionnaire est approuvée doivent être envoyés par le mode de transport et l'itinéraire le plus pratique. Les effets seront expédiés par voie de surface, par fret aérien ou les deux, tel que déterminé par l'administrateur général. Pour déterminer le mode d'expédition, l'administrateur général doit tenir compte des coûts prévus du logement temporaire, des installations qui sont disponibles pour l'expédition et des conditions qui existent au nouveau lieu de travail.

15.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser un certain excédent de bagages ou des effets accompagnés par fret aérien, au besoin, par exemple lorsque :

a) l'accès aux effets expédiés par avion pourrait être retardé,

b) le séjour dans un logement temporaire pourrait se prolonger, ou

c) un climat sensiblement différent exige les différents types de vêtements.

15.15 Restrictions concernant les expéditions

15.15.1 Lorsqu'un déménagement aux frais de l'État est autorisé conformément à ce qui précède, un fonctionnaire peut inclure tous ses effets mobiliers sous réserve des limites prévues à l'Appendice A.

15.15.2 Voici une liste représentative d'articles qui ne doivent pas être déménagés aux frais de l'État :

a) articles qui, en vertu de la loi ou d'une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés en même temps que des effets mobiliers, par exemple, carburants, explosifs, munitions, corrodants, liquides inflammables, aérosols, bière de ménage, huile de cuisine, (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

b) biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières,

c) matériaux de construction, pierres de patio, blocs de ciment, barbecues extérieurs (en brique, en ciment ou en pierre),

d) bateaux (sauf s'il y a suffisamment de place dans le conteneur autorisé pour l'expédition des effets y compris la VP, ou une motocyclette, si l'expédition de ceux-ci avec les effets mobiliers par conteneur a été autorisée), (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

e) avions et pièces d'avion,

f) remorques,

g) bétail,

h) bâtiments transportables (sauf lorsqu'ils sont démontés et que le déménageur accepte de les déménager à un tarif calculé d'après le poids),

i) équipement ou machinerie agricole ou de construction.

15.16 Limites de poids

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.16.1 La quantité totale d'effets dont l'administrateur général peut normalement approuver l'expédition, en vertu de l'article 15.13, à l'occasion de chaque réinstallation aux frais de l'État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées à l'Appendice A pour le genre de logement occupé au poste.

15.16.2 Lorsqu'une autorisation a été accordée pour l'expédition des effets au poste aux frais de l'État, cette autorisation vaudra pour l'expédition de ces effets et(ou) leur entreposage aux frais de l'État à partir de ce poste.

15.16.3 Lorsqu'un fonctionnaire décide d'expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d'expédier aux frais de l'État à son départ du poste.

15.17 Préparation de l'inventaire

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.17.1 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l'occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d'indemnité en vertu de la présente directive à moins d'avoir remis à l'administrateur général, avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et(ou) entreposés aux frais de l'État.

15.18 Expédition d'un véhicule particulier (VP)

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.18.1 Sous réserve des dispositions du présent article, l'administrateur général peut autoriser l'expédition d'un véhicule particulier (VP), qui sert principalement au transport de la famille. Pour les besoins de l'expédition, les VP comprennent les motocyclettes (lorsqu'ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d'au plus trois-quart de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l'un ou l'autre.

15.18.2 Le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à l'emballage à claire-voie, à l'assurance et au transport du véhicule particulier du fonctionnaire en provenance et(ou) à destination de son poste peut être autorisé lorsque l'administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d'être réinstallé :

a) n'impose pas de restrictions quant à la taille ou à d'autres caractéristiques du véhicule particulier à expédier ;

b) n'a pas de lois ou de conditions concernant l'utilisation des véhicules qui rendent, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation du véhicule particulier du fonctionnaire beaucoup moins sûre qu'au Canada ;

c) n'impose ni droits prohibitifs d'importation, ni embargo à l'entrée des véhicules particuliers, ni restrictions prohibitives de cession.

15.18.3 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada au poste, bien que le véhicule particulier être expédié d'un troisième endroit jusqu'au poste du fonctionnaire.

15.18.4 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de son poste jusqu'à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le véhicule est la propriété du fonctionnaire ou de l'une des personnes à charge, au poste, avant l'expédition.

15.18.5 Dans le cas d'une mutation à une autre mission, les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire :

(a) de l'ancien au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, si le véhicule est expédié à l'ancien lieu de travail, ou

(b) de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada à son nouveau lieu de travail, si le véhicule est expédié d'un endroit autre que l'ancien poste du fonctionnaire, sauf si l'administrateur général juge que des circonstances exceptionnelles permettent de passer outre à cette restriction et en informe le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.18.6 Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu du paragraphe 15.4.3, le coût de l'expédition du véhicule particulier doit être établi conformément aux paragraphes 15.18.3, 15.18.4 et 15.18.5 ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l'expédition du véhicule de l'endroit où il se trouve jusqu'au nouveau lieu de travail.

15.18.7 L'administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits ou taxes qu'un fonctionnaire peut être appelé à payer à un poste ou au Canada à l'égard de son véhicule particulier.

15.18.8 Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

15.18.9 L'administrateur général ne doit pas autoriser l'expédition d'un véhicule particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

15.18.10 Les dispositions de l'article 15.18 peuvent s'appliquer à un VP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local du poste du fonctionnaire, qu'il ait ou non été immatriculé au nom du fonctionnaire ou d'une de ses personnes à charge ou que l'un ou l'autre en soit propriétaire au moment de l'expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Seuls les frais de transport proprement dits du nouveau VP seront remboursés à condition qu'une preuve satisfaisante montrant que ces frais ont été engagés soit présentée à l'administrateur général.

15.18.11 Les dispositions de l'alinéa 15.18.10 pourront également s'appliquer lorsque, de l'avis de l'administrateur général, il est plus économique d'acheter un nouveau VP d'un concessionnaire local que de payer directement pour l'expédition d'un VP jusqu'au poste.

Réclamation des effets mobiliers et(ou) des bagages enregistrés endommagés ou perdus

15.19 Dispositions générales

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.19.1 Le fonctionnaire peut demander d'être indemnisé pour les effets personnels ou mobiliers expédiés ou entreposés aux frais de l'État qui ont été endommagés ou perdus, conformément aux modalités exposées ci-après.

15.19.2 Quand le fonctionnaire est affecté à un poste à l'extérieur du Canada ou en revient, les effets mobiliers dont l'expédition ou l'entreposage a été autorisé sont assurés par l'État pour la portion des dommages ou de la perte qui excède la responsabilité assumée par les transporteurs ou les autres assureurs, sous réserve des garanties et plafonds indiqués à l'article 15.25.

15.19.3 Lorsque les effets mobiliers sont endommagés ou perdus durant le transport ou l'entreposage, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation à l'administrateur des réclamations, en conformité avec les modalités du paragraphe 15.25.7, à la condition :

a) qu'un inventaire des effets mobiliers préparé en conformité avec les modalités de l'article 15.17 ait été remis à l'administrateur général deux semaines avant que le déménageur vienne prendre les effets;

b) que l'administrateur général ait autorisé au préalable l'expédition ou l'entreposage des effets aux frais de l'État; et

c) qu'un préavis de réclamation, selon l'Appendice E, soit adressé au dernier transporteur et à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la réception des effets.

15.20 Préavis de réclamation relativement aux effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.20.1 Lorsqu'un fonctionnaire envisage de présenter une réclamation contre l'État relativement à l'endommagement et(ou) à la perte d'effets mobiliers :

a) sauf si la réclamation totale est inférieure à 200 $, le fonctionnaire doit soumettre le préavis de réclamation prévu dans la présente partie au dernier transporteur commercial dès la réception d'un envoi. S'il est manifeste que les dommages ou la perte ne sont pas attribuables au dernier transporteur, le fonctionnaire doit adresser sa réclamation au transporteur ou à l'agent concerné. Le fonctionnaire doit aussi envoyer une copie de sa demande à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la livraison des effets; cette copie tient aussi lieu de préavis de réclamation contre l'État ;

b) il n'est pas nécessaire de soumettre un préavis de réclamation dans le cas de réclamations de moins de 200 $;

c) en l'absence du fonctionnaire, l'administration de la mission doit prendre la mesure mentionnée à l'alinéa 15.20.1a), à laquelle donnera suite le fonctionnaire, lorsqu'une expédition est acceptée par l'administration de la mission au nom du fonctionnaire avant son arrivée.

15.21 Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.21.1 Réclamations de moins de 200 $ doivent être soumises directement à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la réception des effets et doivent inclure une brève description des circonstances dans lesquelles les effets ont été endommagés et(ou) perdus, une liste des effets en cause, une copie des pages pertinentes de l'inventaire, et le montant réclamé.

15.21.2 Réclamations de plus de 200 $ sauf si l'administrateur des réclamations conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant une prolongation du délai précisé dans le présent article ainsi qu'aux paragraphes 15.19.3, 15.22.1 et(ou) 15.23.1, la réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus doit être soumise à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la présentation du préavis mentionné au paragraphe 15.19.2 et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

a) les circonstances du sinistre,

b) les détails des dommages et(ou) de la perte, y compris la nature des dommages, la valeur de remplacement, l'âge, la formule privilégiée (réparation, remplacement, règlement) compte tenu de la valeur réelle et le montant réclamé;

c) une copie du reçu de livraison de la compagnie de déménagement décrivant tout dommage ou toute perte constaté au moment de la livraison des effets;

d) le compte rendu de toute somme reçue des transporteurs et la preuve que le fonctionnaire a présenté au dernier transporteur une demande d'indemnité, (sauf si le montant réclamé s'élève à moins de 200 $), à moins qu'il ne soit évident que la perte ou les dommages ont été causés par un transporteur autre que le dernier, auquel cas le fonctionnaire doit présenter une demande d'indemnité au transporteur responsable ;

e) une copie des pages appropriées de l'inventaire préparé et soumis avant l'expédition ou l'entreposage;

f) le compte rendu de toute somme reçue en vertu d'une police d'assurance personnelle.

(Note : Veuillez consulter les Appendices B, C, D et F)

15.22 Bagages enregistrés à l'occasion de la réinstallation endommagés et(ou) perdus

15.22.1 Lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste à l'extérieur du Canada ou en revient; est en affectation temporaire dans le cadre de la réinstallation; utilise une voiture aux fins de la réinstallation; l'État assume le risque de l'endommagement ou de la perte des bagages enregistrés, jusqu'à concurrence de 1 000 $ par voyageur, en sus de l'indemnité prévue par le transporteur, la société émettrice de carte de crédit ou l'assureur de la voiture, sous réserve des plafonds indiqués aux articles 15.24 et 15.25, à condition que :

a) un inventaire des bagages enregistrés indiquant la valeur de remplacement au Canada au moment de la préparation de l'inventaire ait été soumis à l'administrateur général deux semaines avant le voyage;

b) il existe une preuve d'achat des effets acquis après la remise de l'inventaire ou en cours de route à l'occasion de la réinstallation et dont l'expédition a été autorisée aux frais de l'État;

c) la réclamation soit soumise au dernier transporteur ou à l'autre assureur selon les modalités établies; et

d) une fois un règlement intervenu avec le dernier transporteur ou l'autre assureur, ou au plus tard 90 jours après l'arrivée au nouveau lieu d'affectation, une réclamation soit soumise à l'administrateur des réclamations.

15.23 Réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.23.1 Sauf si l'administrateur général conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant la prolongation du délai précisé dans le présent article, toute réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu doit être présentée dans les 90 jours civils suivant la date de l'arrivée au poste et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

a) les circonstances du sinistre,

b) l'importance des dommages ou de la perte,

c) le montant réclamé pour chaque objet,

d) une copie de la réclamation soumise au transporteur ou à l'assureur,

e) une copie de la réponse reçue du transporteur ou de l'assureur indiquant la responsabilité assumée et le règlement proposé,

f) une copie du rapport de police décrivant les circonstances de l'endommagement et(ou) de la perte, lorsqu'il y a lieu,

g) le compte rendu de toute somme reçue en vertu d'une police d'assurance personnelle.

15.24 Plafonds des garanties applicables aux bagages enregistrés

15.24.1 En plus des plafonds généraux précisés à l'article 15.25, les exclusions suivantes s'appliquent aux bagages enregistrés :

a) les dommages aux bagages qui peuvent être réparés;

b) la perte des téléphones cellulaires, des ordinateurs portatifs, des appareils photos et caméras et d'autres articles électroniques, quoiqu'il soit tenu compte des dommages subis en cours de transport; et

c) les dommages et(ou) les pertes qui surviennent au cours de déplacements nécessitant des détours, c'-à.-d. des déplacements qui ne sont pas effectués dans le cadre d'une réinstallation ainsi qu'il est indiqué sur la demande d'avance comptable ou d'indemnité de déménagement sans justification.

15.25 Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.25.1 Le fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés et/ou perdus en cours de transport ne peut toucher une somme plus élevée que la somme indiquée ci-après :

a) 120 000 $ pour les fonctionnaires qui occupent des logements meublés par l'État; ou

b) 140 000 $ pour les fonctionnaires qui occupent des logements non meublés et qui font expédier leurs meubles; et

c) 120 000 $ pour les effets entreposés aux frais de l'État.

15.25.2 Les montants indiqués au paragraphe 15.25.1 seront retranché toute somme que le fonctionnaire a reçue d'un transporteur ou d'un assureur.

15.25.3 Le fonctionnaire qui assure à titre personnel des effets mobiliers ou personnels particuliers qui ne sont pas assurés par l'État ou dont la valeur excède la garantie offerte, doit fournir à l'administrateur des réclamations une copie de la police d'assurance et un inventaire des articles ainsi assurés. Le fonctionnaire ne peut soumettre de réclamation relativement à des articles assurés à titre personnel. Le fonctionnaire qui ne fournit pas l'inventaire des articles assurés à titre personnel sera réputé avoir assuré lui-même la totalité des effets mobiliers et ne sera pas autorisé à soumettre une réclamation contre l'État.

15.25.4 Il n'est pas nécessaire de fournir un inventaire des articles assurés à titre personnel si la protection demandée correspond à la portion de la perte qui excède le montant assuré par l'État, ainsi qu'il est précisé au paragraphe 15.25.1 qui précède. Dans ce cas, l'assurance personnelle souscrite par le fonctionnaire englobe la pleine valeur de remplacement des effets mobiliers et s'accompagne d'une franchise correspondant à la garantie offerte par l'État, ainsi qu'il est indiqué précédemment.

15.25.5 En conformité avec l'usage actuel, l'administrateur des réclamations applique les conditions et exclusions précisées ci-après pour traiter les réclamations contre l'État pour l'endommagement et(ou) la perte d'effets :

a) lorsque l'article n'est ni réparé ni remplacé, l'indemnité versée ne doit pas excéder la valeur réelle de l'article au moment de la perte;

b) lorsque l'article peut être remis en état, l'indemnité versée ne doit pas excéder le coût de la réparation, jusqu'à concurrence de la valeur de remplacement de l'article;

c) lorsque l'indemnité versée pour l'article ou les articles qui ont été endommagés et n'ont pas été réparés correspond à leur valeur de remplacement ou à leur valeur réelle, l'État se réserve le droit d'exiger que l'article ou les articles originaux lui soient remis pour réparation ou élimination;

d) les frais de réparation ou de remplacement des appareils ou du matériel mécanique, électrique ou électronique entreposés attribuables à la dégradation naturelle ne doivent pas excéder la valeur réelle de l'article au moment de l'entreposage; il est toutefois nécessaire de fournir un certificat de bon fonctionnement des articles au moment de leur entreposage;

e) l'indemnité versée pour la perte de valeur artistique ne peut excéder le montant de l'indemnité d'esthétisme;

f) les logiciels perdus donnent lieu au versement d'une indemnité dans la mesure où il existe une preuve d'achat officielle ou un « certificat d'authenticité » et où le fabricant refuse de remplacer les logiciels gratuitement ou à moindre coût; dans ce dernier cas, le fonctionnaire est autorisé à soumettre une réclamation;

g) la responsabilité pour la perte supposée des effets qui étaient censés être expédiés mais qui auraient été entreposés à long terme par erreur est limitée, à la discrétion de l'administrateur des réclamations, à un montant de 500 $ pour les articles qui doivent être remplacés pendant l'affectation; cela ne prive pas le fonctionnaire du droit de soumettre une réclamation pour la perte des articles qui ne font pas partie des effets mis en entreposage de longue durée, à son retour au Canada;

h) les demandes de remboursement des frais de nettoyage ou de pressage professionnel des vêtements ne sont prises en considération que s'il est clairement établi que la situation est indépendante de la volonté du fonctionnaire et que les besoins excèdent ceux qui sont normalement associés à un déménagement;

i) lorsqu'un article ou des articles faisant partie d'un ensemble sont endommagés ou perdus, la valeur des dommages ou de la perte établie par l'administrateur des réclamations correspond à la valeur juste et raisonnable de l'article par rapport à la valeur totale de l'ensemble, mais n'est en aucun cas considérée comme la valeur au complet de l'ensemble.

15.25.6 Aucun remboursement ne doit être effectué :

a) pour des sommes d'argent perdues au cours du déménagement,

b) les créations personnelles (par exemple, sculptures, peintures, manuscrits, etc.) dont la valeur excède 200 $, sauf si la réclamation est étayée par des reçus (p. ex. un encadrement) ou si l'article a fait l'objet d'une évaluation par un expert, auquel cas une copie doit être annexée à l'inventaire;

c) les objets de valeur ou inhabituels tels que des objets d'art, les articles de porcelaine, des tapis faits à la main, des tableaux, des antiquités, des souvenirs de famille et des collections, à l'exclusion des collections de pièces de monnaie, dont la valeur excède 1 000 $, à moins qu'ils aient été dûment évalués par un expert et qu'une copie de l'évaluation, obtenue avant l'expédition, indiquant l'état et la valeur de l'article soit annexée à l'inventaire;

d) les dommages causés aux articles nécessitant un contrôle climatique;

e) les dommages causés à tout type de liquide, produit alimentaire ou produit de nettoyage ou pour la perte de ceux-ci, ou encore pour tout dommage causé aux effets enregistrés en raison de la fuite ou de l'écoulement de ces liquides;

f) la perte de valeur commerciale par suite de l'endommagement d'articles de valeur;

g) pour des articles qui ne sont pas couverts par l'assurance de l'État, entre autres : fourrures; les collections de pièces de monnaie ou de timbres, les bijoux, montres et les pierres précieuses montées et non montées, et les articles pour lesquels une compagnie d'assurance n'aurait pas assumé le risque.

h) une motocyclette, dont l'expédition a été autorisée avec les effets mobiliers et qui a été préparée à cette fin, est endommagée ou perdue; dans ce cas, l'indemnité versée pour la remise en état ou le remplacement de la motocyclette n'excèdera pas la valeur inscrite dans le « Canadian Red Book » à la date d'expédition.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.25.7 Sous réserve des conditions, plafonds et exclusions précisés dans la présente directive, l'administrateur des réclamations approuve les réclamations dont la valeur excède la responsabilité assumée par le transporteur et l'assureur et verse la somme payable directement au fonctionnaire, de la manière décrite selon Appendice F. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.26 Expert en sinistres autonome

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.26.1 Lorsque l'évaluation de la réclamation pour endommagement ou perte des effets personnels ou mobiliers suscite des problèmes, l'administrateur des réclamations peut consulter un expert en sinistres ou un estimateur indépendant pour déterminer l'étendue des dommages et(ou) de la perte et l'indemnité à verser en conformité avec l'usage actuel.

15.27 Avance comptable en attendant le règlement d'une réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.27.1 Avant le règlement d'une réclamation pour endommagement et(ou) perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l'État, l'administrateur des réclamations peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d'une avance comptable dont le montant n'excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

15.27.2 Les avances que touche le fonctionnaire et les indemnités reçues d'un tiers doivent être recouvrées ou prises en considération lors du règlement final de la demande d'indemnité.

15.27.3 Le fonctionnaire peut recevoir plus d'une avance comptable, pourvu que :

a) le montant total de toutes les avances n'excède pas la valeur réelle des articles faisant l'objet de la réclamation; ou

b) le fonctionnaire a présenté une justification pour une avance comptable et demande une autre avance afin d'acheter les articles de remplacement, jusqu'à concurrence de la valeur réelle des autres articles faisant l'objet d'une réclamation.

Autres types de frais de réinstallation

15.28 Voyages à la recherche d'un logement (VRL)

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.28.1 Lorsqu'un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l'État n'est disponible, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait :

a) le paiement des frais de déplacement aller-retour de l'ancien au nouveau lieu de travail; le taux applicable pour l'utilisation de la voiture personnelle (VP) à la demande du voyageur sera le taux par kilomètre (mille) réduit, à moins qu'il ne soit prouvé que les déplacements dans une VP payés en conformité avec les taux prévus dans la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d'une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s'il y a lieu; lorsque le transport se fait par VP, les frais de location de voiture ou d'autres frais de transport ne seront pas remboursés; (Note : Veuillez consulter les Instructions)

b) le paiement des frais de subsistance au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (huit nuits au maximum);

c) le paiement des frais réels et raisonnables de transport local ou de location d'une voiture pendant un VRL au Canada, pendant une période maximale de sept jours, comme suit :

(i) les frais de location d'une voiture compacte, y compris le taux prévu pour chaque kilomètre ou mille parcouru, ou

(ii) le taux de kilomètre prévu dans la Directive sur les voyages du CNM pour l'utilisation d'une voiture particulière à la demande de l'employeur, si le fonctionnaire a utilisé une VP, ou

(iii) les frais de transport en commun jusqu'à concurrence des frais de location de voiture ;

d) le paiement des frais de transport local pendant un VRL à un poste par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général pendant une période maximale de sept jours; les moyens de transport peuvent inclure les taxis ou une voiture de location autre qu'une voiture de série intermédiaire, selon les conditions au poste;

e) le paiement des frais de garde de personnes à charge engagés par les fonctionnaires qui sont chefs de famille monoparentale ou qui sont accompagnés par leur époux ou leur conjoint de fait au moment du VRL, à l'égard des personnes à charge âgées de moins de 18 ans qui résident en permanence chez le fonctionnaire lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde des enfants. Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge conformément aux modalités énoncées dans la Directive sur les voyages du CNM. Dans les cas où des frais sont engagés au poste pour la garde des personnes à charge, le montant payable peut excéder le montant maximal prévu, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent; (Note : Veuillez consulter les Instructions)

f) le paiement d'un appel ou de plusieurs appels téléphoniques effectués pendant le VLR aux personnes à charge restées à l'ancien lieu de travail; ces appels doivent se faire de numéro à numéro au tarif réduit du soir et ne doivent pas dépasser quinze minutes en tout, si un fonctionnaire n'est pas accompagné, et trois minutes s'il l'est; l'administrateur général peut approuver un appel de plus de trois minutes dans des circonstances inhabituelles, par exemple, maladie d'une personne à charge; le fonctionnaire qui reçoit une indemnité de faux frais pour un voyage effectué au Canada ou aux États-Unis ne peut demander le remboursement des appels téléphoniques ;

(g) le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail.

15.28.2 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire a besoin de temps supplémentaire à son nouveau lieu de travail pour conclure un bail, il peut autoriser la prolongation des délais et le remboursement des frais s'y rattachant en vertu aux alinéas 15.28.1b), c), d), et f).

15.28.3 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation.

15.28.4 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et(ou) de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s'il est avantageux de le faire dans le cadre d'un autre voyage, comme un voyage d'affectation temporaire, un déplacement pour le service à l'extérieur ou un voyage de vacances.

15.28.5 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance ou de garde des personnes à charge, ou les deux, à l'égard d'un enfant à charge, s'il est avantageux d'autoriser un VRL en même temps qu'un autre voyage.

15.28.6 Lorsque des enfants souffrant d'une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu'ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d'un logement, les frais de transport commerciaux seulement peuvent être remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l'administrateur général.

15.29 Indemnité de faux frais de réinstallation

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.29.1 En compensation des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas remboursables en vertu d'une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l'administrateur général autorisera une indemnité de faux frais de réinstallation selon l'Appendice G, sans que le fonctionnaire ait à présenter de reçus.

15.29.2 Dans le cas d'affectations à court terme à l'étranger aux termes de la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada l'indemnité de faux frais de réinstallation sera calculé selon l'Appendice G.

15.30 Frais de location de voiture

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.30.1 Le fonctionnaire qui attend l'arrivée d'une voiture particulière (VP) qui a été expédiée à son nouveau lieu d'affectation en conformité avec les dispositions de la présente directive, ou qui s'est départi d'une voiture particulière avant son départ de l'ancien lieu d'affectation, peut réclamer des frais de location de voiture avec reçus à l'appui, au nouveau ou à l'ancien lieu de travail, selon l'Appendice H.

15.30.2 Dans le cas d'une réinstallation d'un poste à une autre, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement des frais de taxi ou d'une voiture de location :

a) s'il s'est départi d'une voiture particulière à l'ancien poste et attend l'arrivée d'une nouvelle VP au nouveau poste; ou

b) s'il a expédié une voiture particulière utilisée à l'ancien poste et attend l'arrivée de cette VP au nouveau mission.

15.30.3 L'administrateur général peut autoriser un autre montant d'aide financière à titre exceptionnel pour couvrir les frais de location de voiture, si l'entreprise de transport ne fournit aucune aide. À cette fin, il a le pouvoir discrétionnaire de tenir compte des délais d'expédition qui varient d'une région à l'autre aussi bien que des conditions locales susceptibles de provoquer des écarts par rapport aux temps de transit garantis. Il exerce son pouvoir discrétionnaire en cas d'exigences du service extérieur qui échappent à la volonté raisonnable du fonctionnaire. Il évite d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour que la situation que connaît un fonctionnaire à l'étranger soit plus avantageuse que celle qu'il connaîtrait au Canada ou pour remédier à une faute, à une erreur ou à la négligence d'un fonctionnaire ou d'une personne à sa charge. L'exercice du pouvoir discrétionnaire susmentionné sera déclaré semestriellement, en avril et octobre chaque année, au Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

15.31 Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d'une réinstallation vers un poste ou en provenance d'un poste

15.31.1 Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n'est pas en mesure d'occuper le logement permanent qui lui est réservé. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l'administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

15.31.2 Sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l'ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu'il existe des logements de l'État au poste, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

15.31.3 Le fonctionnaire ayant une ou plusieurs personnes à charge âgées de neuf ans ou moins habitant à leur résidence principale peut être remboursé pour des frais de garde des personnes à charge pour une période maximale de quatre jours pendant laquelle leurs effets seront empaquetés et chargés puis dépaquetées et déchargés et déballés. L'aide financière pour la garde des personnes à charge est limitée aux heures de bureau et est accordée conformément aux dispositions de la présente directive visant la garde des personnes à charge.

15.31.4 Un fonctionnaire qui est autorisé à l'avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s'il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

a) Logement dans un hôtel

(i) frais de logement réels et raisonnables;

(ii) faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4;

(iii) frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas journalière.

b) Logement indépendant

(i) frais de logement réels et raisonnables;

(ii) les faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4

(iii) frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de 75 % du taux de l'indemnité de repas journalière applicable; toutefois, le montant complet de l'indemnité de repas journalière peut être réclamée pour deux jours, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

c) Logement privé non commercial

(i) frais de logement applicables à un logement privé non commercial selon la Directive sur les voyages du CNM,

(ii) les faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4

(iii) frais de repas raisonnables ne dépassant pas 75 % de l'indemnité de repas journalière; toutefois, le montant complet de l'indemnité de repas journalière peut être réclamé pour deux jours, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

d) Logement permanent de l'État

(i) faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4 et frais de repas raisonnables ne dépassant pas le montant de l'indemnité de repas journalière applicable pour deux jours tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

15.32.1 Sous réserve de l'article 15.31, un fonctionnaire qui y est autorisé à l'avance peut réclamer, de la façon précisée dans la présente directive, les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail et immédiatement après son arrivée au poste, et ce, pour une période totale de 30 jours. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32.2 Lorsqu'un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d'un logement, la durée du voyage, à l'exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

15.32.3 Un fonctionnaire qui se rend au poste avant une personne à charge et qui bénéficie d'une aide aux termes de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, peut se faire rembourser deux jours de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire à son arrivée au poste. De plus, à l'échéance de la période initiale de deux jours, il peut demander le remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire conformément à la présente section, sous réserve des conditions suivantes :

a) si le fonctionnaire précède les personnes à charge, les dépenses ne pourront pas être réclamées à l'ancien lieu de travail;

b) les dépenses engagées pour les personnes à charge à l'ancien lieu de travail sont remboursées pour une période de deux jours;

c) le fonctionnaire sera exempté des frais de logement en vertu de la DSE 25 - Logement, en attendant l'arrivée d'une personne à charge, à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge continuent d'occuper un logement temporaire, dans lequel cas les frais de logement s'appliquent à compter du 31e jour suivant l'arrivée dans le logement temporaire; et

d) un fonctionnaire peut demander une indemnité pour l'occupation d'un logement privé, auquel cas le montant de l'indemnité est rajusté aux termes des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

15.32.4 Toutefois, si un fonctionnaire n'a pas occupé un logement permanent à l'arrivée au poste des personnes à sa charge, il peut demander, au besoin, le remboursement de frais de subsistance engagés pour son compte et celui des personnes à sa charge pour une période maximale de 30 jours, moins la période pour laquelle il a touché, en vertu de la présente section, un remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire pour son compte et/ou celui des personnes à sa charge.

15.32.5 Sauf lors de l'occupation d'un logement privé ou d'un logement indépendant temporaire, tout fonctionnaire qui, à l'expiration de la période limite de 30 jours précisée ci-dessus, est toujours incapable d'emménager dans un logement permanent parce que, de l'avis de l'administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants ou parce qu'un logement de l'État convenable n'est pas libre ou pour toute raison valable aux yeux de l'administrateur général, peut réclamer les frais de logement réels et raisonnables, les faux frais visés à l'instruction 1 qui figure à la suite au paragraphe 15.31.4 et les frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de 75 % de l'indemnité de repas quotidienne. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32.6 Un fonctionnaire peut continuer de réclamer le remboursement des dépenses de logement réelles et raisonnables lorsqu'à l'expiration de la période de 30 jours visée ci-dessus, il occupe encore un logement temporaire privé ou un logement temporaire indépendant et n'est toujours pas en mesure d'emménager dans un logement permanent parce que, de l'avis de l'administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants, ou parce qu'un logement de l'État convenable n'est pas libre ou pour toute autre raison valable aux yeux de l'administrateur général.

15.32.7 À l'échéance de la période de 30 jours, si le fonctionnaire n'est toujours pas en mesure d'emménager dans un logement permanent, pour des raisons valables aux yeux de l'administrateur général, il devra assumer les frais de logement prévus par la DSE 25. Si les frais de logement excèdent les dépenses de logement réelles, le fonctionnaire n'aura pas à payer de frais de logement, mais il devra plutôt assumer les dépenses de logement réelles.

15.32.8 Dans toutes les autres situations non décrites ci-dessus, le fonctionnaire qui occupe un logement temporaire devra assumer ses frais de subsistance.

(Note : Veuillez consulter les Instructions et l'Appendice I)

15.33 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.33.1 Conformément à l'article 15.31, s'il y est autorisé d'avance, un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance qu'il a engagés dans un logement temporaire, conformément à cette directive, avant son départ du poste et immédiatement après son arrivée à son nouveau lieu de travail au Canada, pendant une période totale de 30 jours.

15.33.2 Lorsqu'un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu'il a engagés au cours d'un voyage à la recherche d'un logement fructueux, la durée du voyage, moins le temps de déplacement, est déduite de la période de 30 jours.

15.33.3 Lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à recevoir de l'aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, la période totale pour laquelle des frais de subsistance peuvent être réclamés avant et après son arrivée au nouveau lieu de travail au Canada est limitée à 7 jours. Lorsqu'une personne à charge arrive au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire peut toutefois réclamer le remboursement, s'il y a lieu, de ses frais de subsistance et de ceux de la personne à charge pour une période totale de 30 jours, moins la période pendant laquelle les frais de subsistance lui ont été payés avant l'arrivée de la personne à charge.

15.33.4 Le fonctionnaire ne peut se prévaloir des présentes dispositions si une personne à sa charge a occupé la résidence principale avant le fonctionnaire et que le mobilier et les articles d'ameublement sont suffisants pour que la famille puisse occuper la résidence de façon normale à la suite de la réinstallation du fonctionnaire. L'article 15.42 - Pouvoirs discrétionnaires de la direction accorde à l'administrateur général le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour envisager une exception à cette règle dans des circonstances inhabituelles.

15.33.5 Si un logement permanent se libère et que, sans qu'il y ait choix ou faute de la part du fonctionnaire ou d'une personne à charge, les effets mobiliers n'ont pu être livrés à son logement permanent dans la ville de son bureau principal à cause d'un retard d'expédition ou parce qu'il n'a pas été possible de faire livrer les effets mobiliers pour la date d'occupation, l'administrateur général peut autoriser paiement des frais actuels et raisonnables pour le logement et lavage jusqu'au lendemain de la livraison des effets mobiliers.

15.33.6 Lorsque des conditions inhabituelles existent, comme dans le cas d'une pénurie extrême de logements à louer, et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans le délai de 30 jours indiqué à l'article 15.33, l'administrateur général peut approuver le remboursement au fonctionnaire de toutes dépenses engagées dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement à concurrence normalement d'une période de 60 jours.

15.33.7 Le remboursement mentionné au paragraphe 15.33.6 se limite aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage demandés par un établissement approuvé par l'administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s'entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s'entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

(Note : Veuillez consulter l'Appendice J)

15.34 Dispositions transitoires

15.34.1 Les dispositions des articles 15.31, 15.32 et 15.33 s'appliquent aux fonctionnaires qui occupent un logement temporaire le 1er avril 2009 ou après cette date, à ceci près que ceux qui ont occupé un logement temporaire avant cette date peuvent opter pour l'application des dispositions anciennes ou des dispositions révisées aux articles 15.31, 15.32 et 15.33 à leur période d'occupation, à l'exclusion des prolongations.

Réinstallation dans des circonstances particulières

15.35 Cessation de service hors du Canada

15.35.1 Lorsqu'un fonctionnaire est en affectation à l'étranger et que son service prend fin pour cause :

a) de retraite, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus en ce directive, à partir du lieu de résidence approuvé à l'étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire, ou à un autre endroit, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été remboursés jusqu'à la ville du bureau principal du fonctionnaire, à la condition que le déménagement se fasse dans un délai de six mois après le dernier jour d'emploi, sauf que, si le fonctionnaire doit prendre sa retraite pour des raisons sur lesquelles il a un contrôle et qu'il n'a pas terminé sa période de service prévue, l'administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paye une partie des dépenses, c'est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l'Appendice K, en ce cas, le fonctionnaire doit alors être informé de la situation par écrit avant son départ du poste;

b) du réaménagement des effectifs, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'alinéa 15.35.1a) et l'Appendice K; sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou il pourra être réinstallé directement à l'endroit où il décide de prendre sa retraite;

c) de décès du fonctionnaire, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d'une personne à charge à l'étranger, conformément à l'alinéa 15.35.1a) et l'Appendice K, pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d'emploi du fonctionnaire;

d) de démission ou de renvoi, l'administrateur général peut

(i) autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l'alinéa a) de la définition des frais de réinstallation du fonctionnaire et de chaque personne à charge, du lieu de résidence approuvé à l'étranger à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, le remboursement étant calculé proportionnellement selon l'Appendice K toutefois, dans le cas d'un fonctionnaire qui choisit d'être réinstallé dans un endroit autre que la ville où est situé son bureau principal, la somme payable ne doit pas dépasser celle calculée au moyen de la formule précédente; et(ou)

(ii) autoriser le recouvrement des frais de réinstallation définis selon ce directive payés lors du voyage à destination du poste, si le fonctionnaire donne sa démission dans l'année qui suit son arrivée au poste; le recouvrement est alors calculé proportionnellement selon l'Appendice K, et

(iii) les frais de réinstallation ne seront remboursés que si la réinstallation a lieu dans les deux mois suivant le dernier jour d'emploi et ne s'appliqueront qu'aux dépenses qui seraient remboursées dans le cas d'une réinstallation du poste du fonctionnaire et du lieu de résidence approuvé à l'étranger des personnes à charge à la ville de son bureau principal.

e) longues périodes de congé non payé, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'article 15.35.1a) et l'Appendice K, pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois du dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.36 Cessation anticipée de l'affectation

15.36.1 Lorsqu'un fonctionnaire affecté au poste demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation, l'administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d'une partie des frais de réinstallation définis selon ce directive, c'est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l'Appendice K , dans ce cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ du poste. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.36.2 Lorsqu'un fonctionnaire qui a été affecté au poste à l'extérieur du Canada pour une période d'un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d'affectation, l'administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l'égard d'une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise des droits à cause d'une période insuffisante de possession ou d'absence du Canada, auquel cas le remboursement doit être autorisé :

a) seulement pour des biens achetés avant l'avis de rappel au Canada qui auraient été habituellement admis en franchise des droits et taxes au Canada, si le fonctionnaire avait terminé sa période d'affectation; et

b) si l'affectation du fonctionnaire prend fin pour cause de maladie ou de décès du fonctionnaire ou d'une personne à charge; ou pour des raisons liées au programme, telles que une réaffectation au Canada, ou à un poste, lorsque les biens du fonctionnaire sont renvoyés au Canada pour y être entreposés, une promotion, un renvoi, une mise à pied, un stage de formation, ou la compression du personnel.

15.37 Mutation d'un ministère à un autre

15.37.1 Lorsqu'un fonctionnaire affecté au poste est muté d'un ministère à un autre, c'est le ministère d'arrivée qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis selon ce directive. Cependant, les ministères de départ et d'arrivée peuvent partager les frais si c'est à l'avantage de l'un et l'autre et qu'ils se sont entendus au préalable.

15.38 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.38.1 Lorsqu'un fonctionnaire doit être réinstallé pendant les grandes vacances scolaires, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon ce directive, au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, à l'égard d'un élève ou étudiant à charge :

a) qui n'habitera pas avec le fonctionnaire au poste, mais qui recevra une indemnité scolaire ou de logement en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires; et(ou)

b) qui n'a pas habité avec le fonctionnaire au poste, mais a reçu une indemnité scolaire ou de logement en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires pour l'année scolaire précédant la réinstallation.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.38.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 15.38.1, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie dans la DSE 34.4.1, à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l'article 15.32 jusqu'au début de la session scolaire.

Personne à charge

15.39 Personne qui cesse d'être à charge

15.39.1 Lorsqu'une personne cesse d'être à charge à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

a) définis selon ce directive, lorsque la personne quitte le poste en même temps que le fonctionnaire ou avant; ou

b) définis à l'alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation, » lorsque la personne quitte le poste dans l'année qui suit la date du départ du fonctionnaire du poste; ou

c) définis à l'alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » lorsque la personne a fréquenté un établissement d'enseignement à temps plein à l'étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d'études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d'enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l'étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.40 Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.40.1 Sous réserve du paragraphe 15.40.4, lorsqu'un fonctionnaire en service à l'étranger est réinstallé dans un poste où il lui est interdit d'amener une personne à charge, l'administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation d'une telle personne, tels qu'ils sont définis selon ce directive, de son lieu de résidence approuvé à l'étranger :

a) à la ville du bureau principal du fonctionnaire; ou

b) à un endroit au Canada ou à l'étranger choisi par le fonctionnaire et approuvé par l'administrateur général.

15.40.2 Toutefois, si l'endroit choisi par le fonctionnaire et approuvé par l'administrateur général est situé à l'étranger, le remboursement des frais de réinstallation définis selon ce directive doit se limiter aux dépenses qui auraient été engagées si la personne à charge s'était réinstallée dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.40.3 Sous réserve du paragraphe 15.40.4, si l'interdiction d'amener au poste une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l'administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon ce directive de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé au poste du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l'étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s'était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire à son poste.

15.40.4 Les frais de réinstallation payables en vertu des paragraphes 15.40.1, 15.40.2 et 15.40.3 doivent correspondre aux frais définis selon ce directive et autorisés à la discrétion de l'administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, compte tenu de la présente directive.

15.41 Frais de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.41.1 Lorsqu'un époux ou conjoint de fait devient une personne à charge pendant l'affectation du fonctionnaire, à la suite d'un mariage ou parce que son admissibilité a été reconnue aux termes de l'Appendice A de la DSE 2 – Définitions, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement de l'époux et des enfants à charge qui l'accompagnent, y compris les frais aux escales autorisées, par la route la plus directe partant du lieu où le mariage a été contracté jusqu'au poste du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais de voyage par la route la plus directe allant de la ville où se trouve le bureau principal au poste du fonctionnaire;

b) des frais d'entreposage seulement des effets de l'époux ou conjoint de fait, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux biens du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu'à ce qu'on affecte ce dernier à un lieu de travail au Canada et que les effets soient retirés de l'entreposage à long terme;

c) des frais réels et raisonnables d'empaquetage, de mise en caisses, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers jusqu'au poste du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais d'expédition par la route la plus directe allant de la ville où se trouve le bureau principal au poste du fonctionnaire de:

(i) l'endroit où le mariage a été contracté ou du lieu de résidence de l'époux au moment du mariage, ou de

(ii) l'ancien lieu de résidence du conjoint de fait s'il devient une personne à charge admissible en vertu de la déclaration qui se trouve à l'Appendice A jointe à la DSE 2 – Définitions.

15.41.2 La quantité totale des effets pouvant être expédiés sera établie en fonction de la limite de poids fixée à l'article 15.16 pour la nouvelle taille de ménage du fonctionnaire, compte tenu de toute expédition initiale ou subséquente autorisée au préalable en vertu de l'article 15.13.

15.41.3 Le déménagement doit être effectué immédiatement après le mariage ou après la date ou la personne devient à charge, et pas moins de six mois avant la fin prévue de l'affectation du fonctionnaire.

15.41.4 Le déménagement des effets mobiliers de l'époux ou conjoint de fait ne sera pas autorisé dans un secteur qui, dans l'esprit de la population locale, est situé en banlieue du lieu de travail du fonctionnaire.

Pouvoirs discrétionnaires de la direction

15.42 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.42.1 Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l'administrateur général qui juge que l'aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d'aide qu'il faut, à son avis, pour permettre l'exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l'égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s'il est explicitement interdit par l'un ou l'autre article de la présente directive.

15.42.2 La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d'une séparation de bonne foi, d'une séparation légale ou d'un divorce et que, de l'avis de l'administrateur général, l'aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l'époux ou conjoint de fait séparé.

Instructions

Instruction pour 15.3.4 – Indemnité de voyage

Il appartient au fonctionnaire de faire la demande d'escale dans la ville de son bureau principal lors de la réinstallation à un autre poste, si tel est son souhait. En l'absence d'une demande particulière, les frais de transport sont établis en conformité avec l'article 15.3.5.

Instructions pour 15.3.14 – Indemnité de voyage

1. Les indemnités de repas accordées pour les enfants sont calculées comme suit en fonction de l'indemnité accordée pour un adulte :

a) Au Canada et aux États-Unis

(i) jusqu'à 12 ans - 1/2 tarif quotidien

(ii) 12 ans et plus - plein tarif quotidien

b) À l'extérieur du Canada et des États-Unis

(i) jusqu'à 4 ans - 1/2 tarif quotidien

(ii) 4 ans et plus - plein tarif quotidien

2. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages au Canada et aux États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

3. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages à l'extérieur du Canada et des États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice D de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Instruction pour 15.6.1a) – Déplacement en voiture particulière (VP)

Pour l'application du sous-alinéa 15.6.1a), le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé est indiqué aux pages Web du Conseil national mixte suivantes :

Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php

Localités à l'étranger : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - À l'étranger)

États-Unis d'Amérique : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - Les États-Unis).

Instruction pour 15.6.1b) et 15.6.3 - Déplacement en voiture particulière (VP)

Pour l'application de l'alinéa 15.6.1b) et le paragraphe 15.6.3, c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instruction pour 15.10 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Cette option n'est pas disponible lorsque le fonctionnaire choisit de se prévaloir de l'indemnité prévue à la DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur en même temps que l'indemnité de voyage.

Instruction pour 15.10.8 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Si le fonctionnaire ne se sert de sa voiture particulière que pour une partie du trajet entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, l'indemnité accordée pour l'expédition de la voiture particulière se limitera à ce qu'aurait coûté l'expédition de la voiture particulière si elle avait été expédiée entre l'endroit d'où le fonctionnaire est parti et le nouveau lieu de travail.

Instruction pour 15.10.8a) – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Pour l'application du sous-alinéa 15.10.8a), le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandée est indiqué aux pages Web du Conseil national mixte suivantes :

Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php

Localités à l'étranger : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - À l'étranger)

États-Unis d'Amérique : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - Les États-Unis).

Instruction pour 15.10.8b) – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Pour l'application de l'alinéa 15.10.8b), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instructions pour 15.11 – Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

1. Aux fins de l'article 15.11, une personne à charge accompagnant un fonctionnaire est une personne à charge :

a) qui résidait avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail et continuera de le faire au nouveau; et(ou)

b) pour laquelle les frais de réinstallation sont autorisés conformément à l'article 15.38.

2. Les dispositions relatives aux frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent un cours de langue étrangère en cours de route, avant de se rendre à un poste, sont contenues dans la DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère.

Instructions pour 15.13 – Expédition et entreposage des effets mobiliers

1. Sous réserve des plafonds indiqués à l'article 15.25, le gouvernement assure lui-même les effets entreposés commercialement aux frais de l'État jusqu'à concurrence d'une valeur de 120 000 $ au moment où les effets sont déménagés de l'entrepôt. Le fonctionnaire peut présenter une réclamation pour l'endommagement et(ou) la perte des effets en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, à la condition d'avoir soumis un inventaire des effets avant leur entreposage.

2. L'indemnité versée au titre de l'endommagement et(ou) de la perte des véhicules mis en entreposage correspond à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » au moment de l'entreposage, jusqu'à concurrences de 120 000 $ du plafond, et ne comprend pas les dommages dus à la corrosion et à la dégradation naturelle.

3. Lorsqu'un fonctionnaire hérite de biens ou d'effets mobiliers et(ou) d'une voiture particulière pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général doit user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement de la totalité ou d'une partie des frais d'entreposage seulement (engagés au Canada ou à l'étranger) de ces effets jusqu'à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. Sous réserve de l'assentiment du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l'entreposage d'une voiture particulière héritée, les dispositions de l'article 15.13.1c) s'appliqueront.

4. Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et emballer à claire-voie ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n'auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

5. Lorsque, à la suite de l'avis d'une affectation à l'étranger, un fonctionnaire décide d'expédier les effets mobiliers destinés à un élève ou étudiant à charge qui a été membre de son ménage à une résidence temporaire directement et uniquement occupée à cause de la réinstallation, l'administrateur général peut user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de transport et de dépaquetage, y compris les frais d'assurance en transit, de ces effets et leur expédition (à leur retour) à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais qu'auraient occasionnés l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le camionnage et l'entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

6. Lorsque, à la demande d'un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n'avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l'article 15.13.1b), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage et d'entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

Instruction pour 15.17 – Préparation de l'inventaire

Les inventaires constituent l'un des éléments essentiels de la procédure d'indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L'inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d'articles particuliers. Les fonctionnaires devraient conserver des reçus, des photos ou des enregistrements vidéos des effets importants et uniques ainsi que des effets de valeur. Il faut joindre à l'inventaire des copies des rapports d'évaluation de tous les articles de valeur et des certificats de bon fonctionnement des appareils électroménagers et du matériel électrique, électronique ou mécanique pour obtenir la protection nécessaire.

Instructions pour 15.18 – Expédition d'un véhicule particulier (VP)

1. Lorsque la voiture particulière du fonctionnaire est endommagée ou perdue en cours de transport sans qu'il y ait faute ou négligence du fonctionnaire et que l'assureur rejette toute responsabilité, ou lorsque l'administrateur général a omis de souscrire l'assurance pertinente, le fonctionnaire peut demander une indemnité en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, en sus des plafonds indiqués au paragraphe 15.25.1. L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité.

2. Le fonctionnaire peut demander une indemnité pour l'endommagement et(ou) la perte d'un VP qui a été expédié avec les effets ménagers par camion remorque ou conteneur en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, en sus des plafonds indiqués au paragraphe 15.25.1. L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité du véhicule.

3. À noter que les fonctionnaires pourront réclamer les frais de location de voiture qu'ils engagent pendant qu'ils attendent qu'un VP leur soit expédié au nouveau lieu de travail, ou après qu'ils ont fait expédier un VP ou qu'ils se sont départis d'un VP à leur ancien lieu de travail, en conformité avec l'article 15.30.

4. Si le montant maximal payable en vertu de l'article 15.30 est épuisé, le fonctionnaire est autorisé à louer un véhicule de rechange pour une période supplémentaire d'au plus 30 jours lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport.

5. Les frais liés aux droits de douane, aux taxes et à l'immatriculation d'un VP, d'une motocyclette, d'un bateau ou d'une remorque expédié avec les effets mobiliers sont généralement à la charge du fonctionnaire.

Instructions pour 15.19 – Réclamation des effets mobiliers et(ou) des bagages enregistrés endommagés ou perdus – Dispositions générales

1. Les modalités exposées ci-après visent à décrire le plus fidèlement possible l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages.

2. Dans le cas des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis après la remise d'un inventaire ou en cours de route à l'occasion de la réinstallation et dont l'expédition a été autorisée aux frais de l'État, il est nécessaire de fournir une preuve d'achat et de réclamation contre le dernier transporteur.

3. Les modalités d'indemnisation au titre des dommages et(ou) de la perte s'appliquent également à l'expédition des effets mobiliers autorisée en vertu de la présente directive, à la condition qu'un inventaire préparé en conformité avec les modalités de l'article 15.17 ait été remis à l'administrateur général deux semaines avant que le déménageur vienne prendre les effets.

Instructions pour 15.21 – Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

1. Lorsque le montant réclamé est supérieur à 1 000 $ et que les services d'un expert en sinistres ou d'un estimateur n'ont pas encore été retenus, les réclamations devraient être accompagnées de photos ou d'enregistrements vidéos.

2. Il faut conserver les articles endommagés et le matériel d'emballage jusqu'à ce que l'administrateur des réclamations en autorise l'élimination.

Instructions pour 15.25 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

1. Les présentes dispositions n'ont pas pour objet d'indemniser un employé pour l'endommagement ou la perte d'articles destinés la vente ou à un usage commercial. Ces articles devraient être assurés à titre personnel.

2. Des plafonds différents s'appliquent aux effets dont l'entreposage est autorisé (120 000 $) et à ceux dont l'expédition est autorisée (120 000 $ ou 140 000 $).

Instructions pour 15.25.7 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

1. L'administrateur des réclamations peut faire appel à un expert en sinistres ou un estimateur, selon les besoins, pour régler une réclamation.

2. Le fonctionnaire qui remplace un article qui a été perdu ou qui ne peut pas être remis en état a droit au remboursement des frais engagés pour remplacer l'article en question par un autre article « de même nature et de même qualité », plus les taxes applicables. Par exemple :

a) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire en achète un autre et reçoit un remboursement de 30 $, auquel s'ajoutent les taxes applicables, sur présentation de la facture;

b) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire le remplace par un robot culinaire qui coûte 250 $. Sur présentation de la facture, il reçoit un remboursement de 30 $, soit la valeur de remplacement de l'article perdu, plus les taxes applicables, et le montant peut alors être utilisé aux fins de l'achat du robot culinaire;

c) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; au lieu de remplacer l'article, le fonctionnaire achète un fer à repasser; l'indemnité versée ne dépassera pas le montant correspondant à la valeur réelle de l'article.

3. L'étui d'un ordinateur est endommagé, mais l'ordinateur continue de fonctionner normalement. En conformité avec l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages, seule une indemnité d'esthétisme pourrait être versée.

4. Lorsqu'un article endommagé peut être réparé, le fonctionnaire a droit au remboursement du coût des réparations jusqu'à concurrence de la valeur de remplacement de l'article, plus les taxes applicables. Les frais de réparation qui excèdent ce montant sont à la charge du fonctionnaire.

Instructions pour 15.28 – Voyages à la recherche d'un logement

1. Les voyages à la recherche d'un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. L'administrateur général ne doit les autoriser que dans les cas où l'on peut démontrer de façon raisonnable qu'un tel voyage est rentable. La norme applicable aux déplacements aériens est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.

Il faut tenir compte des différentes restrictions qui pourraient s'appliquer lorsque des tarifs spéciaux sont offerts. Afin de satisfaire aux conditions rattachées aux tarifs spéciaux du transporteur, il se peut qu'il faille payer des frais de subsistance supplémentaires aux fonctionnaires, ce qui ajoute au coût du voyage.

2. Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement des frais d'un VRL, le temps qu'il peut demander à l'égard d'un logement temporaire en vertu des paragraphes 15.32.2 et 15.33.2 doit être réduit par les jours utilisés pour le VRL.

3. La durée d'un VRL ne doit pas être déduite des congés annuels d'un fonctionnaire et(ou) d'un époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire. De plus, la rémunération des heures supplémentaires ne peut être versée pendant un VRL.

4. Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n'a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

5. Lorsque le logement doit être loué à bail par l'État, l'administrateur général peut, à sa discrétion, autoriser un fonctionnaire à effectuer un VRL pour trouver un logement de ce genre au poste, si l'on peut établir de façon raisonnable que ce voyage est rentable.

6 Les dispositions relatives aux personnes à charge en vertu de l'article 15.28 s'appliquent aussi aux fonctionnaires qui ont la garde partagée de personnes à charge répondant à la définition de personne à charge ou d'étudiant à charge énoncée dans la DSE 2 – Définitions. Compte tenu des modalités de l'accord de garde partagée, aucune indemnité n'est habituellement versée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant qui nécessite des services de garde.

Instructions pour 15.28.1a) – Voyage à la recherche d'un logement

1. L'utilisation d'une voiture particulière ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route.

2. Pour l'application de l'alinéa 15.28.1a), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instruction pour 15.28.1e) - Voyages à la recherche d'un logement

Les frais demandés, les dates d'emploi ainsi que le nom, le numéro de téléphone, la raison sociale de la société ou le nom du gardien ou de la gardienne et son numéro de téléphone, ainsi que le numéro d'assurance sociale (s'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne doivent figurer sur les reçus au titre des frais engagés en vertu de l'alinéa 15.28.1e).

Instruction pour 15.29 – L'indemnité de faux frais de réinstallation

La somme prévue à l'article 15.29 sera rajustée le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Instructions pour 15.30 – Frais de location de voiture

1. La somme prévue à l'article 15.30 sera rajustée le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

2. À la discrétion de l'administrateur général et sous réserve de la disponibilité des véhicules de l'État à la mission, les dispositions de la DSE 30.1.1 pourront s'appliquer également à un fonctionnaire dont la VP a été expédiée jusqu'au poste ou à partir de celle-ci en vertu de l'article 15.18. Ce pouvoir discrétionnaire peut normalement s'exercer aux postes où le transport local est inexistant ou inapproprié.

3. Le montant remboursé est calculé sur la base des reçus produits.

4. L'aide n'est accordée que si un fonctionnaire n'a pas accès à une VP.

5. Si une voiture est prise en location dans la ville où est situé le bureau principal, le fonctionnaire qui possède une VP remisée n'a pas droit au remboursement des frais de location, sauf si des circonstances exceptionnelles l'empêchent d'y avoir accès en temps opportun.

Instructions pour 15.31.4 – Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d'une réinstallation vers un poste ou en provenance d'un poste

1. Les faux frais peuvent être remboursés :

a) en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM pour les frais engagés à l'étranger;

b) en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM pour les frais engagés au Canada;

c) en outre, les frais de subsistance pourront comprendre les frais de stationnement engagés à l'égard d'un VP au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n'est pas gratuit;

d) si un fonctionnaire réclame le remboursement de faux frais en vertu du présent article et qu'il ne produit pas de reçus, il ne pourra présenter de demande de remboursement à l'égard du blanchissage, du nettoyage à sec, de voiturier, ou des pourboires en vertu du paragraphe 15.3.15;

e) lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Des reçus devraient être fournis lorsque disponibles.

2. Les logements indépendants comprennent les logements commerciaux indépendants et les logements temporaires de l'État pourvus des meubles et des appareils électriques nécessaires.

3. Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien lieu de travail, pendant la période qui précède immédiatement le départ du fonctionnaire et qui est nécessaire pour que ses effets mobiliers soient enlevés du logement permanent, peuvent donner lieu à un remboursement. Cette période sera normalement de deux ou trois jours, selon la quantité d'effets mobiliers qui doivent être empaquetés et expédiés ou entreposés; toutefois, elle peut être prolongée en raison d'une fin de semaine, d'un jour férié ou de l'incapacité de l'entreprise de déménagement d'empaqueter les effets aux dates requises.

4. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne doit normalement pas être prolongée pour tenir compte d'une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d'un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu'il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, le remboursement de frais de logement temporaire aux fins de redécoration ou de réparation n'est pas autorisé.

5. Dans les situations où l'on ne peut établir clairement qu'il s'agit de besoins opérationnels exceptionnels obligeant le fonctionnaire à prolonger son séjour dans un logement temporaire, mais qui sont de nature inhabituelle, et où le fonctionnaire prouve que tous les efforts possibles ont été faits pour conclure des arrangements convenables dans les circonstances, on pourra prolonger la période pendant laquelle le fonctionnaire peut occuper un logement temporaire. La prolongation de la période dans ces circonstances est assujettie à l'approbation de l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

6. Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu'il habite un logement temporaire à l'ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

a) le fonctionnaire décide de continuer d'occuper le logement permanent jusqu'à son départ de l'ancien lieu de travail ou d'emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l'employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance (qui comprendront l'exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 - Logement), ou

b) le fonctionnaire entretient une résidence principale à l'ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu'une aide a été autorisée en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille. Dans ces circonstances, où des frais de subsistance ne sont pas nécessairement engagés à la suite de la réinstallation, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s'applique pas si aucuns frais de subsistance ne sont nécessairement engagés à la suite de la réinstallation.

7. Lorsque la période de 30 jours est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l'arrivée du fonctionnaire au poste.

8. Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause de besoins opérationnels exceptionnels (par exemple, des délais d'agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu'un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l'obligent à retarder son départ, l'obligation de quitter son logement de l'État qui a besoin d'être redécoré, rénové ou réparé, ou d'autres besoins opérationnels), les jours où ce fonctionnaire a dû, à la demande de l'administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l'exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l'empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

9. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou privé ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l'ancien et(ou) au nouveau lieu de travail. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent toutefois être remboursés s'ils sont engagés pour des raisons de service, s'ils sont directement liés à l'exécution d'un programme ministériel précis et s'ils sont autorisés d'avance par l'administrateur général. Quand il étudie les demandes de remboursement des frais de subsistance dans un logement temporaire situé à un troisième lieu, l'administrateur général doit s'assurer que le logement est occupé pour des raisons directement liées à un programme en particulier et que l'avantage procuré par le logement à un fonctionnaire ou aux personnes à charge n'est que secondaire. Le logement peut être occupé pour diverses raisons, notamment pour pouvoir prendre les vols matinaux en partance d'une ville voisine, quand le logement tant commercial que privé est peut être autorisé, ou pour que le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait puissent chercher plus facilement un logement permanent au nouveau lieu de travail, quand un logement privé pour au moins une personne à charge (autre que l'époux ou conjoint de fait du fonctionnaire) peut être approuvé. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

10. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages au Canada sont payables en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affichée sur la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a3-fra.php.

11. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages à l'extérieur du Canada sont payables en conformité avec les taux indiqués aux appendices C et (ou) D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?sid=3&lang=fra.

Instructions pour 15.32 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

1. Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l'État doté de meubles, agencements et appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s'il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée au poste. Dans ces circonstances, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d'occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d'un logement temporaire après l'arrivée au poste, les frais de logement sont payables dès l'occupation du logement permanent, s'ils n'ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

2. Si un fonctionnaire en affectation dans un poste située ailleurs qu'aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 30 jours parce qu'aucun logement de l'État n'est disponible et que l'administrateur général est convaincu qu'il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 75 % de l'indemnité de repas journalière applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, ce fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas journalière applicable.

3. Nonobstant les réserves du paragraphe 15.32.7 et à la discrétion de l'administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou qui quitte un logement indépendant temporaire pour occuper un logement du personnel permanent peut réclamer jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas journalière applicable pour deux jours au plus.

4. Lorsque l'administrateur général autorise un séjour de plus de cinq jours dans un logement temporaire avant le départ du fonctionnaire de son ancien lieu de travail, il doit fournir des précisions à ce sujet au comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

5. Pour plus de clarté, les dispositions concernant les frais de subsistance versés aux fonctionnaires qui résident dans des logements temporaires à un poste sont résumés dans l'Appendice I de la présente directive.

Instruction pour 15.32.1 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

L'administrateur général peut autoriser à sa discrétion, conformément à l'Instruction 3 qui suit le paragraphe 15.31.4, le remboursement des frais de subsistance pendant plus de deux jours des personnes à la charge d'un fonctionnaire, personnes qui occupaient un logement temporaire avant de quitter l'ancien lieu de travail.

Instructions pour 15.33 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

1. Lorsqu'un fonctionnaire a conclu des arrangements en vue d'occuper un logement permanent ou qu'il a de la difficulté à en trouver un, et qu'un logement indépendant temporaire peut être loué à la semaine ou au mois, il doit prévenir l'administrateur général et quitter le plus tôt possible le logement dont le loyer est le plus élevé.

2. Comme un logement loué se libère normalement le premier jour du mois, une aide sera au besoin versée jusqu'au premier jour du deuxième mois suivant la date où le fonctionnaire est entré dans le logement temporaire. Une prolongation d'une période maximale de 60 jours pourra être approuvée si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois.

3. S'il existe des circonstances inhabituelles, par exemple, si un fonctionnaire ou une des personnes à sa charge tombe malade ou si le fonctionnaire travaille temporairement en dehors de la ville où se trouve le bureau principal pendant une période où il occupe un logement temporaire, de sorte qu'il lui est très difficile de chercher un logement permanent, celles-ci pourront être soumises à l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

Instructions pour 15.35.1 – Cessation de service hors du Canada

1. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme à l'étranger à la demande de l'administrateur général, les frais relatifs à l'expédition des effets mobiliers après la période d'entreposage à long terme sont régis par les dispositions de l'article 15.35, sous réserve des limites de poids prévues par l'article 15.16 et applicables à la date où les biens ont été mis en entreposage.

2. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d'un fonctionnaire, l'expédition de ces effets à un autre endroit ne doit pas être autorisée.

3. Lorsque l'emploi d'un fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d'entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d'emploi du fonctionnaire.

4. Tout fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d'entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d'emploi.

Instruction pour 15.36.1 – Cessation anticipée de l'affectation

Le paragraphe 15.36.1 ne s'applique que dans les cas où la cessation d'affectation dépend exclusivement de la volonté d'un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l'employeur.

Instruction pour 15.39.1 – Personne qui cesse d'être à charge

Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l'article 15.39, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.39 ne doit pas dépasser le poids maximal que l'administrateur général était disposé à approuver en vertu de l'article 15.16.

Instructions pour 15.41 – Frais de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

1. L'administrateur général peut approuver le remboursement des frais liés à l'entreposage d'effets personnels et mobiliers, en vertu de l'alinéa 15.41.1b), ou à l'expédition de ces effets, aux termes de l'alinéa 15.41.1c), après avoir reçu un inventaire préparé conformément à l'article 15.17.

2. Si le fonctionnaire n'a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d'entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé.

3. Sont à la charge d'un fonctionnaire les frais d'emballage, de mise en caisses et d'expédition associés à l'entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de son époux ou conjoint de fait.

Instruction pour 15.42 – Pouvoirs discrétionnaires de la direction

Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Lorsque les circonstances sont inhabituelles, l'administrateur général peut demander l'avis du comité avant d'autoriser une aide supplémentaire en vertu du présent article.

Lignes Directrices

Ligne directrice pour 15.1 – Application

La DSE 4 - Avances comptables s'appliquera au versement d'une avance comptable pour les dépenses à l'égard desquelles aucune avance n'est prévue par la présente directive.

Ligne directrice pour 15.1.6 – Application

La DSE 15.1.6 vise à faire en sorte que l'on tienne compte de la situation de chaque fonctionnaire au moment de déterminer la période de congé nécessaire, notamment de l'aide que peuvent apporter les personnes à charge qui l'accompagnent.

Lignes directrices pour 15.3.12 – Indemnité de voyage

1. On doit autant que possible éviter de se loger dans des établissement luxueux. Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires concernant son logement à l'occasion d'une réinstallation, les normes de logement sont régies par les normes qu'établit la mission du pays où s'effectue le voyage et, si elles sont jugées excessives par l'employeur, on pourra en demander la confirmation à cette mission.

2. Bon nombre d'hôtels un peu partout dans le monde accordent une réduction aux fonctionnaires, notamment aux détenteurs de passeports diplomatiques et spéciaux. Au moment de s'inscrire à l'hôtel, un fonctionnaire devrait demander s'il existe un tarif spécial.

3. Les frais supplémentaires sont à la charge du fonctionnaire lorsqu'il apporte des modifications aux dispositions prises par l'employeur à son intention pour ce qui est du logement commercial, à moins que l'administrateur général n'en autorise le remboursement.

4. Lorsqu'ils est avantageux de le faire, on doit se loger dans les établissements offrant des unités autonomes à des taux hebdomadaires ou mensuels.

Ligne directrice pour 15.3.15f) – Indemnité de voyage

Les circonstances exceptionnelles dont il est question à l'article 15.3.15f) n'englobent habituellement pas le passage d'un taux à la pièce à une limite de poids pour une partie du voyage. Lorsqu'une limite de poids s'applique à une partie du voyage, le fonctionnaire doit respecter cette limite mais peut demander l'autorisation d'expédier des effets par fret aérien conformément à l'article 15.14.

Ligne directrice pour 15.3.15i) – Indemnité de voyage

Les dispositions applicables aux indemnités pour endommagement ou perte des bagages enregistrés, dont le montant excède la responsabilité assumée par le transporteur ou l'assureur personnel, sont énoncées à l'article 15.22.

Ligne directrice pour 15.10.8 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Dans l'intérêt de la sécurité routière, on ne doit pas s'attendre, en général, à ce qu'un fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière parcoure plus de 500 kilomètres (312 milles) par jour, à moins que la distance entre le nouveau et l'ancien lieu de travail ne soit inférieure à 650 kilomètres (409 milles). Dans ce cas, le voyage devrait se faire en une journée, à moins que pour certaines raisons tenues pour valables par l'administrateur général, le fonctionnaire ne puisse respecter ce délai.

Lignes directrices pour 15.11 - Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

1. Lorsque la direction exerce sa discrétion pour des périodes dépassant sept jours, elle doit donner des précisions au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

2. Dans l'application de cet article, l'administrateur général devra tenir compte des particularités de chaque cas pour déterminer l'aide voulue. Il peut y avoir des situations où il serait pratique et économique de fournir une aide financière au logement et(ou) à l'égard des frais de subsistance à un endroit en particulier dans le cas des personnes à charge qui accompagnent le fonctionnaire lorsqu'un fonctionnaire est tenu de visiter plusieurs endroits dans le cadre de ses fonctions temporaires. Dans une telle situation, il est laissé à la discrétion de l'administrateur général de déterminer la nature et la quantité de l'aide voulue dans les circonstances au coût le plus raisonnable pour le public et avec le minimum d'inconvénients pour le fonctionnaire et sa famille jusqu'à concurrence des frais qui seraient autorisés en vertu de la présente directive.

Ligne directrice pour 15.12.3 – Maladie, blessure ou décès en cours de route

Avant d'approuver le déplacement du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général doit tenir compte des autorisations légales qui peuvent être nécessaires pour un traitement médical, une intervention chirurgicale ou des soins de santé et il cherchera par tous les moyens à s'assurer que la personne qui voyage a la capacité juridique requise.

Ligne directrice pour 15.13.4 – Expédition et entreposage des effets mobiliers

1. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu de l'article 15.13.4 parce qu'il y a augmentation du nombre de personnes à la charge d'un fonctionnaire, la quantité totale des effets pouvant être expédiés sera établie en fonction de la limite de poids fixée à l'Appendice A pour la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

2. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu du paragraphe 15.13.4 pour remplacer des articles de l'inventaire perdus durant leur expédition à un poste ou au lieu de travail, le poids de cette expédition ultérieure ne doit pas dépasser les limites précisées à l'Appendice A, et la quantité totale des effets pouvant être expédiés du poste d'un fonctionnaire à l'occasion d'une réinstallation continuera d'être visée par les dispositions de l'Appendice A.

Ligne directrice pour 15.15.2a) – Restrictions concernant les expéditions

En ce qui concerne les articles qui, en vertu de la loi ou d'une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés avec des effets mobiliers, il appartient au fonctionnaire de faire des efforts raisonnables, avec l'aide de l'administrateur général, afin de déterminer quels sont les effets qui peuvent être expédiés, de vérifier si le pays d'origine et le pays de destination imposent des restrictions et de satisfaire aux exigences concernant les assurances et les permis ainsi que les règlements qui se rattachent à l'expédition de ces articles. Dans le cas des déménagements internationaux, il est nécessaire d'observer les conventions concernant les espèces protégées, les trésors nationaux, etc., ainsi que les lois locales concernant l'exportation ou l'importation de biens de consommation contrôlés, comme le tabac, l'alcool, les armes, les plantes, les narcotiques, etc.

Ligne directrice pour 15.15.2d) – Restrictions concernant les expéditions

1. Lorsqu'un fonctionnaire expédie une voiture particulière à un poste et inclut également une motocyclette dans l'expédition des effets mobiliers, la motocyclette peut être soumise aux lois et aux règlements locaux régissant l'importation d'un deuxième véhicule.

2. Nonobstant les dispositions du paragraphe 15.16.2, les bateaux ne pourront être expédiés d'un poste à l'autre que par conteneur.

Lignes directrices pour 15.16 – Limites de poids

1. Il incombe au fonctionnaire de respecter la limite de poids à laquelle il a droit en vertu de l'Appendice A. Le fonctionnaire qui excède cette limite peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

2. Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deça de la limite prévue, ou bien acceptera d'assumer les frais liés à l'excédent de poids.

3. À son arrivée au poste, le fonctionnaire sera avisé du poids réel de tous les effets expédiés au poste et, lorsque la chose est possible, du poids total des articles consomptibles.

4. Avant son départ du poste, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée au poste. Il lui incombera de signaler tout écart à l'administrateur de la mission.

5. La limite de poids à laquelle aura droit le fonctionnaire à son départ du poste sera soit le poids réel des effets expédiés au poste aux frais de l'État, soit la limite de poids établie en conformité avec l'Appendice A, le plus élevé des deux étant retenu, sauf que, s'il y a excédent de poids et que cet excédent soit dû à l'inclusion d'articles consomptibles, la limite de poids autorisée au départ de la mission sera soit :

a) la limite de poids normale à laquelle il a droit, ou

b) le poids total de tous les effets expédiés au poste aux frais de l'État, moins le poids estimatif des biens de consommation expédiés au poste.

6. Nonobstant les dispositions de l'alinéa 15.16.2, lorsqu'une personne à charge retourne au Canada, la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit demeurera le poids de tous les effets expédiés au poste aux frais de l'État, à l'arrivée, soit la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit au moment de sa réinstallation au poste - moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives ou d'une autre disposition des DSE, le plus élevé des deux étant retenu. Cette limite demeurera en vigueur jusqu'au retour du fonctionnaire au Canada, sous réserve des rajustements découlant d'une augmentation de la taille du ménage ou d'un déménagement d'un logement meublé à un logement non meublé à la suite d'une mutation à un autre poste.

7. Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d'emballage sont d'un poids supérieur à la normale ou qu'il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu'on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l'approbation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l'article 15.16. S'il y a lieu, le poids total des effets à l'arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu'on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu'il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu'il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l'excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

Lignes directrices pour 15.17 – Préparation de l'inventaire

1. Les inventaires doivent comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier; entreposage de longue durée et bagage enregistré.

2. Les articles répertoriés dans l'inventaire doivent être accompagnés d'une courte description donnant des précisions sur l'année d'achat, le modèle et les numéros de série, s'il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l'inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes. Le montant maximal payable pour tout article inclus dans un groupe est de 200 $.

3. Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

a) Généralités - Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les œuvres d'art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc. doivent être décrits de manière plus détaillée. Des rapports d'évaluation courante doivent être fournis pour tous les articles dont la valeur est supérieure aux plafonds indiqués au paragraphe 15.25.6 et doivent être annexés à l'inventaire. Il convient aussi de verser au dossier des photos ou des enregistrements vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.

b) La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d'art, etc. doit mettre l'accent sur les objets susceptibles d'être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n'est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.

Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 200 $ doit faire l'objet d'un rapport d'évaluation, dont copie est jointe à l'inventaire.

c) Il n'est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s'ils sont répertoriés individuellement dans l'inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu'il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune. Il faut fournir une description plus détaillée des articles qui sont expédiés à l'extérieur du Canada et des États-Unis.

Il est nécessaire d'obtenir des rapports d'évaluation pour les antiquités, les tapis et les articles inhabituels dont la valeur est supérieure à 1 000 $ et d'en joindre une copie à l'inventaire.

d) La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu'il s'agisse d'articles uniques ou d'antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 000 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d'évaluation courante et de l'annexer à l'inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l'inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l'expédition ou de l'entreposage.

e) Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.

4. Les articles qui ne sont pas couverts par l'assurance fournie par l'État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles, lesquels sont énumérés au paragraphe 15.25.6.

Lignes directrices pour 15.18 – Expédition d'un véhicule particulier (VP)

1. L'article 15.18 vise à permettre à tout fonctionnaire d'utiliser son véhicule particulier pendant la durée de son affectation.

2. Point n'est besoin que le véhicule expédié d'un poste soit le même que celui qui y a été expédié au poste.

3. Le coût de l'emballage à claire-voie ne doit être remboursé que s'il s'agit d'une exigence de la société de transports et/ou d'assurances et que si l'on fournit des pièces justificatives.

Lignes directrices pour 15.20 – Préavis de réclamation relativement aux effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

1. Il importe que tout dommage ou perte manifeste soit indiqué sur l'inventaire du déménageur au moment de la réception des effets, car il est généralement nécessaire d'étayer la perte d'une boîte ou d'un article consigné dans l'inventaire ou sur le reçu de livraison de la compagnie. De même, les dommages causés par l'eau ou une manutention inadéquate sont généralement évidents et doivent être consignés. Il convient également de documenter au moyen de photos ou d'enregistrements vidéos l'état dans lequel l'effet a été reçu.

2. Au reçu du préavis de réclamation, les expéditeurs doivent envoyer les formulaires nécessaires, expliquer la marche à suivre et préciser les autres documents et renseignements à fournir, le cas échéant, aux fins du traitement d'une réclamation. De même, l'administrateur des réclamations informe le fonctionnaire des documents ou des renseignements requis aux fins du traitement d'une réclamation contre l'État.

3. Une réclamation pro forma présentée au transporteur pourrait comprendre le libellé énoncé à l'Appendice E de la présente Directive.

Lignes directrices pour 15.21 – Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

1. Au Canada et aux États-Unis, l'administrateur des réclamations communiquera avec le transporteur utilisé par le fonctionnaire pour déterminer sa responsabilité et donnera suite à toute réclamation pour le compte du fonctionnaire.

2. À l'extérieur du Canada et des États-Unis, les fonctionnaire doit adresser ses réclamations directement au transporteur et aviser l'administrateur des réclamations de tout règlement intervenu ou de toute réponse négative reçue. Le fonctionnaire doit envoyer la réclamation à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la remise du préavis mentionné au paragraphe 15.19.3, même si le transporteur a refusé de collaborer ou de fournir les documents pertinents.

3. Les modalités applicables à la location d'un véhicule de remplacement lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport et est envoyé pour réparation sont exposées à l'article 15.18.

Lignes directrices pour 15.23 – Réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu

1. Les fonctionnaires dont les bagages enregistrés sont assurés par un agent de voyage, une société émettrice de carte de crédit ou un assureur personnel doivent d'abord adresser leur réclamation à l'entité concernée.

2. L'administrateur des réclamations attend que le transporteur ou l'assureur ait offert un règlement ou ait décliné toute responsabilité avant de donner suite à la réclamation, à moins que celle-ci soit inférieure à 200 $.

3. L'administrateur des réclamations tient compte de tout règlement intervenu avec d'autres parties pour déterminer le montant de l'indemnité.

4. Il est nécessaire de fournir une preuve d'achat des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis en cours de route à l'occasion de la réinstallation et une réclamation contre le transporteur.

Ligne directrice pour 15.25.6 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

Lorsqu'il n'est pas nécessaire de fournir une évaluation professionnelle pour un article mentionné aux alinéas 15.25.6b) et c), une description détaillée de cet article, accompagnée de photos et d'enregistrements vidéos, au besoin, doit être annexée à la réclamation pour en faciliter le traitement.

Ligne directrice pour 15.26 – Expert en sinistres autonome

Chaque mission doit tenir une liste d'experts en sinistres commerciaux acceptables.

Ligne directrice pour 15.27 – Avance comptable en attendant le règlement d'une réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

Les délais stipulés dans la DSE 4 - Avances comptables ne s'appliquent pas aux avances comptables versées conformément à l'article 15.27.

Lignes directrices pour 15.29 - L'indemnité de faux frais de réinstallation

1. L'article 15.29 a pour objet de dédommager un fonctionnaire, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie, pour les faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à la réinstallation.

2. À compter du 1er avril 2009, les dispositions sur le nettoyage de la résidence d'un fonctionnaire sont transférées de la DSE 16 à la DSE 15 et intégrées au montant versé au titre de l'indemnité de faux frais de réinstallation.

Ligne directrice pour 15.38.1 – Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

Pour approuver le remboursement des frais de réinstallation en vertu du paragraphe 15.38.1, l'administrateur général doit tenir compte de l'âge de l'élève ou étudiant à charge, du temps que cette personne passera au poste avant le début de l'année scolaire et de la possibilité de trouver un logement temporaire convenable dans la ville où elle étudie.

Appendice A - Limites de poids (pour l'expédition des effets mobiliers) - L'article 15.16

Nombre de personnes dans le ménage

Logement meublé

Logement non meublé

1

3 100 kg net (6 820 livres)

4 700 kg net (10 340 livres)

2

3 400 kg net (7 480 livres)

5 300 kg net (11 660 livres)

3

3 700 kg net (8 140 livres)

5 900 kg net (12 980 livres)

4

4 000 kg net (8 800 livres)

6 500 kg net (14 300 livres)

5

4 300 kg net (9 460 livres)

7 100 kg net (15 620 livres)

6

4 600 kg net (10 120 livres)

7 700 kg net (16 940 livres)

7 ou plus

4 900 kg net (10 780 livres)

8 300 kg net (18 260 livres)

Les limites de poids dont il est question à l'article 15.16 sont des chiffres nets. Pour calculer les poids bruts, on majore les poids nets des pourcentages au titre de l'empaquetage des effets :

Transport aérien :

20 %

Transport par route :

15 %

Transport outremer par conteneur :

15 %

Transport outremer par caisse d'empaquetage en bois :

30 %

Appendice B - Tableau de dépréciation - L'article 15.21

Durée de vie raisonnable en années

Pourcentage annuel de dépréciation arrondi au pour cent le plus proche

1

Ne payer qu'une somme minime

2

50

3

33

4

25

5

20

6

17

7

14

8

12

9

11

10

10

12

8

15

7

20

5

25

4

30

3

50

2

Établir d'abord la durée de vie raisonnable de l'article, en années, pour obtenir le pourcentage annuel de dépréciation. Multiplier ensuite par l'âge réel de l'article pour obtenir le montant total de la dépréciation.

Dépréciation maximale : 90 pour cent.

Appendice C - Tableau de dépréciation - Guide annexé - L'article 15.21

 

Durée de vie raisonnable en années

Dépréciation annuelle arrondie au pourcentage le plus proche

Observations et remboursements maximums suggérés

APPAREILS MÉNAGERS, ORDINATEURS ET CHAÎNES AUDIOPHONIQUES

Autre qu'indiqué ci-dessous

10

10

 

Tube-image de téléviseur noir et blanc

4

25

 

Tube-image de téléviseur couleur

6

16

 

Ordinateurs

-

-

À déterminer

ARGENTERIE ET AUTRES ARTICLES EN MÉTAL

Plaqué argent (vaisselle plate, vaisselle profonde et ustensiles)

25

4

 

En argent sterling (vaisselle plate, vaisselle profonde et ustensiles)

-

-

90 % du coût de remplacement

Étain, cuivre, laiton

25

4

 

ARTICLES CRÉÉS PERSONNELLEMENT

Moins de 100 $

-

-

Matériaux seulement

Plus de 100 $

-

-

Matériaux seulement; 90 % de la valeur évaluée, le cas échéant

ARTICLES DE COUTURE

Mercerie et tissus

-

-

90 % du coût de remplacement

ARTICLES DE JARDIN

Poêles barbecue- au gaz, au charbon de bois, électriques

10

10

 

Outils de jardinage

10

10

 

Mobilier de jardin

     

- en aluminium ou en acier

5

20

 

- en fer forgé

20

5

 

- en séquoia

10

10

 

- en tissu

3

33

 

- en plastique

3

33

 

Tondeuse à gazon (à moteur)

10

10

 

Parapluie

5

20

 

Échelles

20

5

 

ARTICLES DE LOISIR ET DE SPORT

Autres qu'indiqués ci-dessous

10

10

 

Jumelles

25

4

 

Armes à feu

25

4

 

Collections de pièces de monnaie

-

-

Exclues

Matériel de pêche

20

5

 

Disques 78 tours

-

-

35 % du coût de remplacement

Disques stéréo 33 et 45 tours

-

-

75 % du coût de remplacement

Équipement photographique

     

- moins de 50 $

10

10

 

- plus de 50 $

20

5

 

Fournitures photographique

-

-

75 % du coût de remplacement

Collections de timbres

     

- moins de 300 $

-

-

Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux

- plus de 300 $

-

-

90 % de la valeur évaluée

Bandes et cassettes

-

-

75 % du coût de remplacement

ARTICLES PERSONNELS

Autres indiqués ci-dessous

10

10

 

Cosmétiques et produits de toilette

-

-

90 % du coût de remplacement

Médicaments

     

- sur ordonnance

-

-

20 % du coût de remplacement

- sans ordonnance

1

-

90 % du coût de remplacement

Porte-billets

5

20

 

Parapluie

5

20

 

ARTICLES SPÉCIAUX

Antiques

     

- Moins de 300 $

-

-

Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux

- Plus de 300 $

-

-

90 % de la valeur évaluée

Modèles miniatures (montés par un amateur)

-

-

Matériaux plus une somme nominale (s'ils sont construits à l'aide d'un jeu de construction le double du coût du jeu)

Peintures à l'huile

-

-

Valeur réelle, fondée sur l'évaluation d'un expert

Ornements et décorations

-

-

75 % du coût de remplacement

Photographies et albums-photos

-

-

Matériaux seulement

Albums

-

-

Matériaux seulement

Équipement de professionnel

-

-

Valeur réelle

Papeterie et fournitures de bureau

-

-

90 % du coût de remplacement

Outils

     

- manuels

20

5

 

- électriques

10

10

 

BAGAGES

(Valises et porte-documents)

     

Cuir

20

5

 

Autres matériaux

10

10

 

Malles

25

4

 

BIJOUX

Bijoux de fantaisie

     

- moins de 100 $

5

20

 

Autres

     

- plus de 100 $

-

-

Exclus

BOÎTES

Cigarettes/Bijoux/Couture/Musique

20

5

 

BRIC-À-BRAC

-

-

75 % du coût de remplacement

CADRES (POUR TABLEAUX, ETC.)

20

5

 

CHAMBRE À COUCHER/SALLE DE BAIN

Autre qu'indiqué ci-dessous

10

10

 

Descente de bain

3

33

 

Couverture de laine

20

5

 

Panier à linge

5

20

 

Douillette/Duvet

20

5

 

Couvre-matelas ou housse

5

20

 

Taie d'oreiller

5

20

 

Édredons et couvertures piquées

20

5

 

Drap

5

20

 

Rideau de douche

3

33

 

Serviette/Gant de toilette

5

20

 

FIGURINES, OBJETS D'ART, SCULPTURES ET GRAVURES

- Moins de 300 $

-

-

Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux

- Plus de 300 $

-

-

90 % de la valeur évaluée

FOURRURES

-

-

Exclues

HORLOGES

     

Grand-père

33

3

 

Autres

     

- moins de 25 $

10

10

 

- plus de 25 $

20

5

 

INSTRUMENTS DE MUSIQUE

Moins de 50 $

5

20

 

de 50 $ à 250 $

10

10

 

250 $ et plus

25

4

 

JOUETS

Autres qu'indiqués ci-dessous

10

10

 

Jeux

     

- pour enfants

5

20

 

- électroniques

3

33

 

Pour le développement préscolaire

2

50

 

LAMPES

Lampes de table ou sur pied

15

7

 

Abat-jour

5

20

 

Lustres ou verre teinté

-

-

90 % du coût de remplacement

Ampoules de lampe à bronzer

3

33

 

LINGE DE MAISON

Nappes et serviettes de table, de bonne qualité

20

5

 

Linge de cuisine

5

20

 

LIVRES

Fiction et non-fiction

-

-

60 % du coût de remplacement

Ouvrages professionnels ou de référence

25

4

 

Livre de poche

-

-

50 % du coût de remplacement

MACHINES À ÉCRIRE

20

5

 

CALCULATRICES

10

10

 

MATÉRIEL DE CUISINE

Acier inoxydable

20

5

 

Cuivre

20

5

 

Aluminium lourd

20

5

 

Fonte

20

5

 

Bonne coutellerie

20

5

 

Ustensiles divers, y compris en plastique

5

20

 

MIROIRS

20

5

 

MOBILIER

Table de jeu et chaises

10

10

 

Meubles pour enfants

5

20

 

Matelas et sommiers

20

5

 

Housses

5

20

 

Meubles rembourrés

10

10

 

Meubles chromés

10

10

 

Meubles en plastique

10

10

 

Meubles en rotin

10

10

 

Meubles en osier

10

10

 

Meubles en bois

20

5

 

PORCELAINE, VAISSELLE, VERRERIE, VASES

Cristal, porcelaine fine

-

-

Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux

Verrerie (autre)

5

20

 

Vaisselle, faïence, poterie

10

10

 

PRODUITS ALIMENTAIRES

Produits de première nécessité

-

-

Coût de remplacement

Conserves (maison ou commerciales)

-

-

Coût de remplacement

Produits nécessitant un contrôle climatique

-

-

Exclus

Liquides

-

-

Exclus

(Limité à la perte de produits alimentaires seulement; aucun remboursement pour les dommages causés à ou par ces produits.)

RIDEAUX, TENTURES, QUINCAILLERIE

Rideaux

10

10

 

Tentures

5

20

 

Stores

10

10

 

Tringles

20

5

 

Stores vénitiens

15

7

 

TAPIS ET MOQUETTES

Moins de 100 $ ou moins de 10 $ le m²

5

20

 

De 100 $ à 200 $ ou de 10 $ à 20 $ le m²

10

10

 

Plus de 200 $ ou plus de 20 $ le m²

15

7

 

Tapis d'Orient véritable

25

4

 

Ajuster la dépréciation selon le degré d'usure (faible à modéré ou modéré à élevé).

VÊTEMENTS POUR DAMES

Manteau, étole et veste de fourrure

-

-

Exclus

Manteau, étole et veste de drap

5

20

 

Robe, robe de soirée, tailleur

5

20

 

Jupe, chemisier, pantalon, chaussures

3

33

 

Mouchoir, vêtements de nuit

3

33

 

Chapeau, sac à main en tissu

2

50

 

Lingerie, vêtements de base

1

-

Valeur nominale

Manteau et veste de cuir

10

10

 

Sac à main en cuir

5

20

 

Robe de mariée

-

-

 

(Article acheté pour une occasion précise et qui, à moins de subir des modifications, ne peut être porté à nouveau, sauf pour un autre mariage. Cet article ayant rempli la fin à laquelle il était destiné, sa valeur est réduite à 50  % du coût de remplacement).

VÊTEMENTS POUR ENFANTS (jusqu'à 12 ans)

   

Pour les vêtements, voir le tableau d'amélioration des vêtements

Manteau ou veston

3

33

 

Souliers

1

-

Valeur nominale

Autres

2

50

 

VÊTEMENTS POUR HOMMES

Pardessus, paletot, manteau de pluie

5

20

 

Veston de cuir

10

10

 

Complet, veston sport, pantalon

5

20

 

Chandail, chapeau, gants

5

20

 

Chaussettes, sous-vêtements, chemise

3

33

 

Mouchoir, pyjama

3

33

 

Souliers, divers

3

33

 

Appendice D - Tableau d'amélioration des vêtements - Façon d'utiliser - L'article 15.21

1) Déterminer ce qu'il en coûtera pour remplacer l'article. C'est ce qu'on appelle le coût de remplacement.

2) Déterminer l'âge réel de l'article en mois (en années pour les articles pouvant durer 10 ans).

3) Déterminer l'état de l'article et l'indiquer comme suit : excellent, moyen ou pauvre.

4) Déterminer la durée moyenne de l'article en consultant le tableau approprié de dépréciation de vêtements.

5) Se référer au Tableau de durée de vie utile au haut de la colonne où on indique la durée moyenne. Choisir la case indiquant l'âge réel et noter, au bout de la ligne, la valeur de rajustement.

6) Déterminer, d'après l'état de l'article et les valeurs de rajustement, le pourcentage qui s'applique.

7) Multiplier ce pourcentage par le coût de remplacement déterminé à l'étape 1. On obtiendra ainsi la valeur de rajustement.

Exemple : Robe de cocktail de haute couture. Coût de remplacement : 200 $. Durée de vie utile : 3 ans (Tableau des vêtements pour dames).

Âge réel : 30 mois. État : excellent. Valeur de rajustement : 30 pour cent ou 60 $.

Tableau d'amélioration des vêtements - Façon d'utiliser

Tableau de durée de vie utile

Durée de vie utile Valeurs de rajustement
1 an 2 ans 3 ans 4 ans 5 ans 10 ans  
Âge réel de l'article en mois Âge réel de l'article en années Pourcentage du coût de remplacement
            Excellent Moyen Pauvre
0-4 0-4 0-4 0-4 0-4 Moins d'un an 100 100 100
4-7 4-7 4-10 4-13 4-16 2-4 75 75 60
7-9 7-13 10-19 13-25 16-31 4-6 70 60 45
9-11 13-19 19-28 25-37 31-46 6-8 50 40 30
11-13 19-25 28-37 37-49 46-61 8-11 30 20 15
13 et plus 25 et plus 37 et plus 49 et plus 61 et plus 11 et plus 20 15 10

Appendice E - Préavis de réclamation contre le transporteur - L'article 15.19 à 15.25

Monsieur/Madame,

Objet : Expédition d'effets mobiliers -

(nom du fonctionnaire)

_____________________________________

(numéro) et (date)

__________________  __________________

de la lettre de transport aérien (ou du connaissement)

Comme suite aux commentaires consignés sur le bon de livraison au moment de la livraison susmentionnée des effets par votre entreprise, je vous avise par la présente que j'ai l'intention de présenter une réclamation pour les effets endommagés ou perdus suivants :

Article

___________________________________________________________

Nature des dommages ou de la perte

___________________________________________________________

Coût estimatif préliminaire de remplacement ou de réparation

___________________________________________________________

* Étant donné le montant des pertes ou des dommages subis, j'ai demandé à mon employeur de retenir les services d'un expert en sinistres qui présentera un rapport dont vous recevrez copie sous peu.

** J'aimerais que vos représentants m'indiquent quelles sont les autres mesures que je dois prendre et quelle est l'étendue de la responsabilité de votre entreprise dans cette affaire.

Si vous refusez d'assumer la responsabilité, soit en totalité, soit en partie, à cause de l'état dans lequel se trouvait l'expédition au moment où vous l'avez reçue, veuillez me faire parvenir une copie du document de transfert sur lequel est indiqué l'état de l'expédition afin que je puisse présenter ma réclamation aux transporteurs précédents.

Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l'expression de ma considération distinguée.

Note:

Utiliser le paragraphe marqué d'un astérisque (*) seulement lorsque les dommages ou les pertes se chiffrent à plus de 2 000 $, et le paragraphe marqué de deux astérisques (**), dans tous les cas où l'on constate, au moment de la réception des effets, que les articles sont endommagés ou manquants.

Appendice F - Réclamation des effets mobiliers et(ou) des bagages enregistrés endommagés ou perdus - Les articles 15.19 à 15.25

Réclamations n'excédant pas 200 $

L'administrateur des réclamations approuve les réclamations n'excédant pas 200 $ qui sont fondées sur la valeur de remplacement, en conformité avec les dispositions du paragraphe 15.21.1.

Réclamations de plus de 200 $ et de moins de 500 $

Afin de faciliter le traitement des réclamations présentées en vertu des articles 15.21 et(ou) 15.22 qui n'excèdent pas 500 $, l'administrateur des réclamations approuve :

(a) les demandes de remboursement fondées sur la valeur de remplacement indiquée sur l'inventaire courant du fonctionnaire, sans exiger de reçus pour les articles de remplacement;

(b) les frais d'obtention d'une ou de plusieurs estimations du coût de réparation des articles endommagés en cours de transport ou pendant l'entreposage, ainsi qu'en témoignent les pièces justificatives ou les estimations dignes de foi, ou le coût de remise en état de l'article;

(c) le coût de remise en état de l'article endommagé jusqu'à concurrence de sa valeur de remplacement

à la condition que la réclamation soit présentée en conformité avec les modalités énoncées aux paragraphes 15.20.1, 15.21.2 et(ou) 15.23.1, et sous réserve des plafonds indiqués à l'article 15.25.

Réclamations de plus de 500 $ et de moins de 5 000 $

Dans le cas des réclamations de plus de 500 $ et de moins de 5 000 $ qui sont soumises et étayées en conformité avec les modalités aux paragraphes 15.20.1, 15.21.2 et(ou) 15.23.1, l'administrateur des réclamations approuvera, lorsqu'il y a lieu :

(a) les frais d'obtention d'une ou de plusieurs estimations des frais de réparation des articles endommagés en cours de transport ou durant l'entreposage et le coût, établi au moyen de pièces justificatives ou d'estimations dignes de foi, de la remise en état de l'article;

(b) le coût de la remise en état de l'article endommagé, jusqu'à concurrence de sa valeur de remplacement;

(c) la valeur réelle de l'article, lorsqu'il ne vaut pas la peine de réparer un article (le coût excède la valeur de remplacement) et que le fonctionnaire a choisi de ne pas remplacer ou faire réparer l'article;

(d) la valeur de remplacement au Canada, lorsque l'article ne peut être remis en état et qu'il a été remplacé, ou, lorsque des articles essentiels sont remplacés à l'extérieur du Canada, un montant n'excédant pas la valeur de remplacement au Canada, plus le coût d'expédition de l'article du Canada au poste et plus les taxes de vente applicables;

(e) une indemnité d'esthétisme n'excédant pas la valeur réelle de l'article, lorsque les effets ont subi des dommages minimes qui n'ont aucune incidence sur leur fonctionnement ou leur utilisation;

(f) la valeur réelle lorsque les effets ne peuvent être remis en état et qu'ils ne sont pas remplacés;

ces montants étant déterminés :

(g) au moment de l'établissement de l'inventaire, en ce qui concerne les biens perdus ou endommagés pendant le voyage au poste ou le voyage de retour, lorsqu'ils sont expédiés en conformité avec les modalités de l'article 15.13; et(ou)

(h) au moment où les biens mis en entreposage de longue durée en conformité avec les modalités de l'alinéa 15.13.1b) et du paragraphe 15.13.8 sont déménagés de l'entrepôt, sous réserve des conditions énoncées à l'alinéa 15.25.5d);

sauf que :

(i) une réclamation peut être approuvée à titre provisoire aux termes du paragraphe f) qui précède, sous réserve d'un règlement final effectué en conformité avec les modalités du paragraphe d) qui précède lorsque les effets sont remplacés.

Réclamations de plus de 5 000 $

Les réclamations de plus de 5 000 $ sont réglées de la manière décrite à l'Appendice F, alinéa (i), mais elles sont généralement traitées après réception d'une évaluation écrite effectuée par un expert en sinistres ou un estimateur engagé par l'administrateur des réclamations. Ce dernier peut demander l'aide de la mission pour trouver des experts en sinistres commerciaux jouissant d'une bonne réputation.

Instruction

Il n'est pas nécessaire de fournir des reçus des articles de remplacement à l'appui des réclamations présentées de plus de 200 $ et de moins de 500 $, mais l'employeur se réserve le droit de demander au fonctionnaire de produire des factures, des reçus ou d'autres documents pour justifier le coût de remplacement de l'article particulier figurant dans l'inventaire relativement auquel une indemnisation est demandée.

Ligne directrice pour réclamations de plus de 500 $ mais moins que 5 000 $

Lorsqu'une réclamation est réglée de façon provisoire conformément à l'Appendice F, alinéa i) et que les biens ne sont pas immédiatement remplacés, le fonctionnaire se voit accorder, à sa demande par écrit, une période de temps raisonnable ne dépassant pas 180 jours après son retour au Canada pour remplacer les articles pour lesquels une indemnité a été approuvée; dans ce cas, le règlement final s'effectue selon les dispositions de l'Appendice F, alinéa d). Si le fonctionnaire n'en fait pas la demande, le règlement s'effectue conformément à l'Appendice F, alinéas c), e), et f).

Appendice G - Indemnité de faux frais de réinstallation - L'article 15.29

Date en vigueur le 1er avril 2012

1. L'indemnité de faux frais de réinstallation, dans le cas de toutes les affectations sauf les affectations à court terme à l'étranger aux termes de la DSE 8, est de 2 997 $ par réinstallation.

2. Dans le cas d'affectations à court durée à l'extérieur du Canada aux termes de la DSE 8 – Affectations, l'indemnité de faux frais de réinstallation sera calculé comme suivant :

a) si la durée de l'affectation est supérieure à 30 jours consécutifs et inférieure à 121 jours consécutifs, le fonctionnaire recevra une indemnité de 250 $;

b) si la durée de l'affectation est supérieure à 120 jours consécutifs et inférieure à un an, le fonctionnaire recevra une indemnité de 1 499 $.

Note :

Les sommes d'argent seront modifiées chaque année le 1er avril en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur au Conseil national mixte.

Appendice H - Frais de location de voiture - L'article 15.30

Date en vigueur le 1er avril 2012

Le fonctionnaire peut se faire rembourser les frais de location de voiture, ou les frais de taxi avec reçus à l'appui, conformément aux modalités prévues à l'article 15.30, selon la modalité suivante :

a) jusqu'a concurrence de 964 $ par réinstallation à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada; ou

b) jusqu'à concurrence de 1 445 $ par réinstallation d'un poste à une autre; ou s'il s'est départi d'une voiture particulière à l'ancien poste et attend l'arrivée d'une nouvelle VP au nouveau poste; ou s'il a expédié une voiture particulière utilisée à l'ancien poste et attend l'arrivée de cette VP au nouveau poste; ou

c) jusqu'à concurrence de 964 $ par réinstallation d'un poste à une autre dans tous les autres cas où le fonctionnaire s'est départi d'une voiture particulière utilisée à l'ancien poste ou attend l'arrivée d'une VP au nouveau poste.

Note :

Les sommes d'argent seront modifiées chaque année le 1er avril en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur au Conseil national mixte.

Appendice I - Frais de subsistance dans un logement temporaire - Réinstallation à un poste - L'article 15.32

Jours

Logement dans un hôtel

Logement indépendant

Logement privé

Deux premiers jours au nouveau et à l'ancien lieu de travail

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement
Indemnité de logement

5e au 30e jour

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement
Indemnité de logement

Après le 30e jour

Jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Frais de logement s'appliquent

Aucune indemnité de repas
Aucun faux frais
Frais de logement s'appliquent

Aucune indemnité de repas
Aucun faux frais
Aucun frais de logement
Indemnité de logement

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés au Canada sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du CNM

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés à l'extérieur du Canada sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM.

Lorsqu'un employé reçoit une indemnité non soumise à une justification (INSJ), cela comprend deux jours de frais de subsistance pendant qu'il habite un logement temporaire à l'ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf lorsque la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille s'applique.

Lorsqu'un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d'un logement, la durée du voyage, à l'exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

Lorsqu'un employé reçoit une aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, il peut réclamer le remboursement des frais de subsistance engagés dans un logement temporaire, conformément au paragraphe 15.32.3.

Les faux frais sont payables pour les fonctionnaires seulement et incluent le blanchissage et le nettoyage à sec.

Le logement indépendant s'entend du logement indépendant commercial et du logement temporaire de l'État pourvu des meubles et des appareils électriques nécessaires.

Indemnité pour logement particulier non commercial :

Conformément à la Directive sur les voyages du CNM, 50 $ par jour, à compter du 1er avril 2009; payable par jour, par unité familiale.

Taux de repas :

Au Canada :

Jusqu'à l'âge de 12 ans

la moitié du taux de repas

12 ans et plus

taux de repas maximum

À l'extérieur du Canada :

jusqu'à l'âge de 4 ans

la moitié du taux de repas

4 ans et plus

taux de repas maximum

Appendice J - Frais de subsistance dans un logement temporaire - Réinstallation dans un lieu de travail au Canada - L'article 15.33

Jours

Logement dans un hôtel

Logement indépendant

Logement privé

Deux premiers jours au nouveau et à l'ancien lieu de travail

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement
Indemnité de logement

5e au 30e jour

Indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement

Jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable
Faux frais
Aucun frais de logement
Indemnité de logement

Après le 30e jour au 60e jour

Aucune indemnité de repas
Aucun faux frais
Frais de logement s'appliquent

Aucune indemnité de repas
Aucun faux frais
Frais de logement s'appliquent

Aucune indemnité de repas
Aucun faux frais
Frais de logement
Indemnité de logement

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés au Canada sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du CNM.

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés à l'extérieur du Canada sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM.

Lorsqu'un employé reçoit une indemnité non soumise à une justification (INSJ), cela comprend deux jours de frais de subsistance pendant qu'il habite un logement temporaire à l'ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf lorsque la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille s'applique.

Lorsqu'un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu'il a engagés au cours d'un voyage à la recherche d'un logement ayant réussi, la durée du voyage, moins le temps de déplacement, est déduite de la période de 30 jours.

Lorsqu'un employé reçoit une aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, il peut réclamer le remboursement des frais de subsistance engagés dans un logement temporaire, conformément au paragraphe 15.33.3.

L'administrateur général doit approuver les dépenses de logement de plus de 30 jours. Normalement, ces dépenses de logement additionnelles sont approuvées jusqu'à concurrence de 60 jours seulement.

Les faux frais sont payables pour les fonctionnaires seulement et incluent le blanchissage et le nettoyage à sec.

Le logement indépendant s'entend du logement indépendant commercial et du logement temporaire de l'État pourvu des meubles et des appareils électriques nécessaires.

Indemnité pour logement particulier non commercial :

Conformément à la Directive sur les voyages, 50 $ par jour, à compter du 1er avril 2009; payable par jour, par unité familiale.

Taux de repas :

Au Canada :

Jusqu'à l'âge de 12 ans

la moitié du taux de repas

12 ans et plus

taux de repas maximum

À l'extérieur du Canada :

jusqu'à l'âge de 4 ans

la moitié du taux de repas

4 ans et plus

taux de repas maximum

Appendice K - Frais de réinstallation pour la cessation de service hors du Canada - L'article 15.35 et 15.36

Retraite/Réaménagement des effectifs/Décès du fonctionnaire/Longues périodes de congé non payé

Conformément aux alinéas 15.35.1a), b), c) ou e), lorsque l'affectation d'un fonctionnaire prend fin pour cause de départ à la retraite, le réaménagement des effectifs, le décès du fonctionnaire ou les longues périodes de congé non payé, et qu'il n'a pas terminé sa période de service prévue, l'administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paie une partie des dépenses de réinstallation, c'est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement d'après la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l'affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu'à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Démission ou de renvoi

Conformément à l'alinéa 15.35.1d), lorsque l'affectation d'un fonctionnaire prend fin pour cause de démission ou de renvoi, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation; le remboursement est calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service terminée
durée de l'affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu'à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par l'État

Conformément à l'alinéa 15.35.1d)(ii), lorsque l'affectation d'un fonctionnaire prend fin pour cause de démission, si le fonctionnaire donne sa démission dans l'année qui suit son arrivée à la mission, l'administrateur général peut autoriser le recouvrement des frais de réinstallation payés lors du voyage à destination de la mission; le recouvrement est alors calculé proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l'affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu'à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Réinstallation à la demande du fonctionnaire

Conformément au paragraphe 15.36.1, lorsque l'affectation d'un fonctionnaire prend fin à sa demande avant la fin prévue de son affectation, l'administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d'une partie des frais de réinstallation, calculée proportionnellement au moyen de la formule suivante :

période de service non terminée
durée de l'affectation préalablement convenue
X
frais de réinstallation jusqu'à la ville où se trouve le bureau principal
=
montant payable par le fonctionnaire

Appendice L - Présentation des demandes de remboursement

Le remboursement des dépenses soumises à une justification qu'un fonctionnaire a engagées conformément à la présente directive doit être demandé selon les modalités prescrites par l'employeur. A moins d'indication contraire dans la présente directive, les demandes de remboursement ayant trait aux dépenses suivantes doivent être étayées de pièces justificatives, de reçus ou de tout autre document pertinent :

a) Transport commercial (y compris les billets d'avion utilisés).

b). Logement pour la nuit dans des établissements commerciaux.

c) Frais de taxi supérieurs à 10 $.

d) Achat de chèques de voyage et opérations de change.

e) Blanchissage, nettoyage à sec et entretien de vêtements.

f) Appels téléphoniques interurbains officiels.

g) Bagages excédentaires.

h) Photographies de passeport et dépenses connexes.

i) Frais médicaux, hospitaliers et autres entraînés par une maladie, des blessures ou un décès.

j) Frais relatifs à la résiliation d'un bail.

k) Effets mobiliers endommagés ou perdus, selon la nature de la demande d'indemnité.

l) Frais d'expédition d'une voiture particulière en vertu de l'article 15.18, si l'administrateur général ne les paie pas directement au nom du fonctionnaire.

m) Frais de déménagement des effets mobiliers du fonctionnaire, si l'administrateur général ne les paie pas directement au nom du fonctionnaire.

n) Les frais de location de voiture réclamés en conformité avec l'article 15.30.

DSE 16 - Aide pour la résidence principale

Champ d'application

Introduction

La politique de l'employeur a pour but d'accroître la mobilité du fonctionnaire en facilitant l'acquisition, la gestion et l'aliénation de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal.

Il est donc disposé à lui offrir son aide pour composer avec les frais applicables à sa résidence principale suivants, tels que décrits dans cette directive :

a) dépenses/frais associés à un logement permanent résultant d'une réinstallation;

b) renonciation au coût du logement si le fonctionnaire paye deux logements pendant une affectation à l'étranger;

c) frais associés à la vente et(ou) à l'achat d'une résidence principale.

Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer à l'employeur lorsqu'il occupe un logement de l'État ou lorsqu'il bénéficie d'une aide au logement, conformément aux dispositions de la DSE 25 - Logement.

Logement unifamilial (single-family dwelling) désigne les pièces d'habitation comprenant l'équipement normal nécessaire à une occupation continue toute l'année. Le logement doit avoir une structure distincte et posséder une ou des entrées donnant à l'extérieur de l'édifice ou sur un corridor, un couloir, un vestibule ou un palier communs à l'intérieur de l'édifice.

Résidence principale (principal residence) désigne un logement unifamilial appartenant au fonctionnaire ou à une personne à sa charge (tel que défini dans la Directive 2 – Définitions) et demeurant avec le fonctionnaire. Ce logement doit être enregistré dans le dossier du personnel du ministère ou de l'organisme comme l'adresse permanente du fonctionnaire dans la ville de son bureau principal.

La présente définition ne comprend pas les résidences d'été et autres logements temporaires ou saisonniers.

Si une ou plusieurs des personnes autres que l'époux, le conjoint de fait ou une ou des personnes à charge du fonctionnaire sont copropriétaires de la résidence, on ne rembourse que la portion des dépenses directement proportionnelle à la part du fonctionnaire.

L'aide n'est accordée que lorsque le fonctionnaire a commencé à occuper la résidence principale.

Ville du bureau principal (headquarters city) désigne le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada déterminé par l'administrateur général lorsque le fonctionnaire est affecté à une mission à l'étranger et comprend la région qui, selon les habitudes locales, est à distance raisonnable de ce lieu de travail.

Dans le cas des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, il s'agit d'Ottawa-Gatineau.

Dans le cas des fonctionnaires affectés à l'étranger, il s'agit normalement de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada avant qu'il soit affecté à un poste; cependant, lorsqu'il est certain au moment de l'affectation à l'étranger que le fonctionnaire ne retournera pas à son ancien lieu de travail, l'administrateur général pourra désigner une autre localité à titre de ville du bureau principal pour les besoins de la présente directive, par exemple la ville canadienne où il retournera à la fin de son affectation (ou Ottawa-Gatineau, lorsque ce n'était pas le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada avant son affectation).

Directive

16.1 Application

16.1.1 Sauf indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent à la fois aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement) et aux fonctionnaires affectés à l'étranger (sans roulement).

16.1.2 Les fonctionnaires ne peuvent présenter de demande de remboursement en vertu de la présente directive qu'à l'égard des honoraires de vente d'immeuble et des frais juridiques encourus seulement pendant leur carrière dans le service extérieur ou à titre des fonctionnaires affectés à l'étranger.

16.1.3 Les dispositions de la présente directive ne s'appliquent que conjointement avec l'achat et(ou) de la vente d'une résidence principale, pour lesquels on rembourse des honoraires de vente d'immeuble et(ou) des frais juridiques en vertu de la présente directive.

16.1.4 Les fonctionnaires doivent aussi savoir que, lorsque l'employeur ne rembourse pas les frais ou les dépenses associés à l'achat ou à la vente d'une résidence à la suite d'une réinstallation, ces sommes peuvent être déduites du revenu imposable pour l'année civile au cours de laquelle ils ont été engagés.

16.2 Fonctionnaire locataire

16.2.1 Le fonctionnaire qui retient les services d'une agence de location pour trouver un logement à sa réinstallation peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables facturés.

16.2.2 Lorsque l'administrateur général est convaincu que la disposition était raisonnable et justifiée dans les circonstances, le fonctionnaire autorisé à se réinstaller est tenu de payer un loyer avant de se présenter au travail afin de réserver le logement loué, il peut se faire rembourser :

a) au plus un mois de loyer au nouveau lieu de travail au Canada; et (ou)

b) au plus trois mois de loyer au nouveau lieu de travail à l'étranger.

16.2.3 Le fonctionnaire autorisé à se réinstaller qui doit par conséquent résilier le bail de sa résidence principale peut se faire rembourser les frais réels de résiliation. Il est tenu de produire une preuve satisfaisante de son obligation de résilier le bail et de l'impossibilité de conclure un arrangement moins onéreux.

Fonctionnaire propriétaire

16.3 Location de la résidence principale du fonctionnaire

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

16.3.1 Si le fonctionnaire, une fois son affectation confirmée, a recours aux services d'un agent d'immeuble ou d'une société de gestion immobilière afin de trouver un premier locataire et/ou un locataire subséquent pour sa résidence principale et qu'il doit payer des frais fondés sur le loyer d'un mois ou sur une fraction de celui-ci, l'administrateur général pourra l'exempter du paiement des frais de logement pour un mois ou une fraction de celui-ci sur présentation des documents nécessaires, pour la ou les commissions d'intermédiaire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

16.3.2 Cette exemption s'applique pour un maximum d'un mois, pour chacune des commissions d'intermédiaire versées pour trouver soit un premier locataire, soit un locataire subséquent, sans égard à la durée du bail.

16.3.3 Le fonctionnaire qui a conclu un bail avec le locataire de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables occasionnés :

a) réaffectation avant la date prévue dans la ville du bureau principal du fonctionnaire par la résiliation du bail avec ce locataire lorsque l'employeur décide de réaffecter le fonctionnaire à son bureau principal avant la date de la fin de l'affectation indiquée sur la formule de confirmation de l'affectation du fonctionnaire, quand celui-ci désire occuper sa résidence principale pendant le reste du bail, mais est incapable de le faire, ou

b) préavis trop court de la confirmation de la réaffectation au bureau principal par la cessation du bail lorsque l'employeur n'a pas prévenu assez tôt le fonctionnaire de sa réaffectation au bureau principal à la fin de son affectation et que le fonctionnaire ne peut donc pas donner au locataire le préavis exigé par la loi de la province de sa résidence.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

16.4 Résidence principale inoccupée durant l'affectation

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

16.4.1 L'administrateur général peut exempter le fonctionnaire du paiement des frais de logement dans les cas où celui-ci est réputé payer deux logements, quand il doit payer des frais de logement au poste et

a) paye des frais de propriété, mais ne touche aucun revenu de location parce que :

(i) en raison d'un court préavis d'affectation, il n'a pas eu le temps de louer ou de vendre sa résidence principale avant de quitter la ville de son bureau principal, et que sa résidence est inoccupée; et (ou)

(ii) quand, à la demande de l'employeur, il accepte avec un court préavis une mutation à une autre mission ou une prolongation d'une affectation et que, par conséquent, sa résidence principale est inoccupée; et (ou)

(iii) lorsque son locataire quitte la résidence principale pendant son affectation et que sa résidence est inoccupée pendant qu'il recherche un nouveau locataire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

b) quand le fonctionnaire touche un revenu de location sur sa résidence principale, mais qu'il a payé une société de gestion immobilière ou un agent d'immeuble pour trouver un locataire conformément au paragraphe 16.3.1 et qu'il doit aussi payer des frais de logement au poste.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

16.4.2 L'exemption du paiement des frais de logement visée aux paragraphes 16.3.1 et 16.4.1 est limitée à la période pendant laquelle le fonctionnaire doit payer des frais de logement en double (deux logements), laquelle ne doit pas dépasser neuf mois en tout pendant une affectation, période de prolongation incluse le cas échéant. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

16.4.3 Lorsque le fonctionnaire doit payer deux logements au début de son affectation parce que l'employeur lui a donné un court préavis, l'exemption du paiement des frais de logement ne s'applique normalement pas au-delà de la dernière journée du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de l'affectation ou de la mutation. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

16.4.4 Lorsque le paragraphe 16.3.1 s'applique, le fonctionnaire peut réclamer, pour chaque commission d'intermédiaire, une exemption du paiement des frais de logement pour une période d'au plus un mois comprise dans la période maximale de neuf mois, mais pouvant s'appliquer après le dernier jour du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de son affectation ou de sa mutation.

16.4.5 Normalement, aucune exception à la période maximale de neuf mois n'est autorisée. Toutefois, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur peut déterminer s'il y a lieu d'accorder une aide pour une autre période d'au plus trois mois :

a) dans des circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté du fonctionnaire, lorsque celui-ci doit continuer de payer sa résidence principale au-delà des neuf premiers mois de son affectation à l'étranger ou de sa mutation à un autre poste; ou

b) dans une situation vraiment exceptionnelle, par exemple si l'employeur exige une prolongation d'affectation mettant le fonctionnaire dans l'impossibilité de louer sa résidence principale et qu'elle reste donc inoccupée.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

Achat et vente d'une résidence principale

16.5 Couple de fonctionnaires

16.5.1 Dans le cas d'un couple de fonctionnaires, seul l'un d'entre eux peut présenter une réclamation en vertu de la présente directive, à moins que :

a) chaque fonctionnaire n'ait déjà réclamé des honoraires d'avocat ou de notaire et des honoraires de vente d'immeuble avant de devenir membre d'un couple de fonctionnaires, auquel cas aucun avantage n'est accordé, ou que

b) les fonctionnaires ne se soient mariés après avoir été avertis de l'affectation, auquel cas

(i) chaque fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat ou de notaire et les honoraires de vente d'immeuble liés à la vente de la résidence principale; et

(ii) un fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat de la résidence principale.

16.5.2 En cas de divorce, chaque fonctionnaire reprend le statut de personne seule et conserve les avantages non utilisés en ce qui concerne le paiement des honoraires d'avocat ou de notaire et des honoraires de vente d'immeuble sur la vente ou l'achat d'une résidence principale. Lorsque ces frais ont été réclamés par le couple de fonctionnaires, le fonctionnaire qui a présenté la demande aura utilisé ses avantages et ne pourra en présenter d'autre.

16.6 Fonctionnaire faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement)

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

16.6.1 Les présentes dispositions spéciales s'appliquent aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, compte tenu des circonstances particulières associées à une telle carrière.

16.6.2 Sous réserve des articles 16.11 - Implications fiscales et 16.17 - Réinstallation entre deux villes canadiennes/entre un poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire, ainsi que des limitations de la présente directive, après réception de l'avis lui annonçant sa première réinstallation de la ville de son bureau principal à un lieu de travail à l'extérieur du Canada :

a) une fois au cours de sa carrière dans le service extérieur, le fonctionnaire a le choix de demander le remboursement :

(i) des honoraires de vente d'immeuble (paragraphe 16.8.1) ou des frais de vente privée (article 16.9) ainsi que des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour la vente d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); et

(ii) des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3); ou

b) deux fois au cours de sa carrière dans le service extérieur, de demander le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (paragraphes 16.8.2 et 16.8.3).

16.7 Fonctionnaire affecté à l'étranger (sans roulement)

16.7.1 Une fois au cours de sa carrière dans la fonction publique, et ce pour toutes les réinstallations de la ville de son bureau principal à des postes, dès réception de l'avis annonçant sa première affectation à l'étranger, conformément aux dispositions de la Directive sur la réinstallation du CNM sur les honoraires de vente d'immeuble et d'avocat ou de notaire, le fonctionnaire affecté à l'étranger peut demander le remboursement :

a) des honoraires d'avocat ou de notaire à l'occasion de la vente d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal, au moment d'une réinstallation à partir de cette ville, et (ou)

b) des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal au moment d'une réinstallation dans cette ville à partir d'un poste, s'il avait vendu une résidence principale au moment de sa réinstallation de la ville de son bureau principal au poste.

16.7.2 Cet article s'applique de nouveau lorsqu'il s'est écoulé au moins sept ans entre le retour au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger et sa réaffectation à l'étranger.

16.7.3 Le fonctionnaire affecté à l'étranger qui ne s'est pas prévalu des dispositions de la présente directive et qui accepte une prolongation de sa période d'affectation ou une mutation à une autre mission peut demander les remboursements prévus à l'alinéa 16.7.1a) au moment de ladite prolongation ou mutation.

16.7.4 L'article 16.7 est visé par l'article 16.11 - Implications fiscales et par l'article 16.17 - Réinstallation entre deux villes canadiennes/entre le poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire.

16.8 Frais remboursables

16.8.1 Les honoraires d'un agent immobilier accrédité, y compris la Taxe sur les produits et services (TPS) sur ces honoraires, seront remboursés, aux conditions suivantes :

a) la résidence vendue sert ou a servi de résidence principale au fonctionnaire ou à une personne à charge selon la définition de la DSE 2 - Définitions;

b) la résidence est située sur un terrain d'une superficie ne dépassant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et

c) que la commission d'un agent immobilier, incluant le service d'inscriptions multiples (SIM) soit selon l'échelle normalement en vigueur dans la région. Les honoraires majorés de l'agent immobilier ne seront pas remboursés.

16.8.2 Le fonctionnaire qui s'engage juridiquement à vendre ou à acheter une résidence principale a droit au remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour fournir ou obtenir un titre libre, jusqu'à concurrence du tarif établi par le barreau de la province, y compris la TPS, à condition que :

a) la résidence vendue satisfasse aux conditions relatives au remboursement des honoraires de vente d'immeuble prévues au paragraphe 16.8.1; et(ou)

b) la résidence achetée soit occupée par le fonctionnaire et lui appartienne, ou qu'elle soit occupée par le fonctionnaire et appartienne à une personne à charge qui y réside.

16.8.3 Le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale ne doit avoir lieu qu'une fois que le fonctionnaire a commencé à occuper cette résidence.

16.8.4 Les frais nécessaires pour acquérir ou céder un titre libre sont remboursables sur production de preuves de paiement : il peut s'agir par exemple des honoraires du shérif, des taxes de cession d'un terrain, du transfert du titre et (ou) du coût de l'arpentage, lorsque celui-ci est nécessaire pour confirmer la description de la propriété achetée.

16.8.5 Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire a droit au remboursement :

a) des frais d'inspection de la structure par un inspecteur qualifié avant d'acheter une résidence appartenant à quelqu'un d'autre ou une résidence neuve qui n'était pas protégée par une garantie au moment de la prise de possession. Ce remboursement est limité à 300 $;

b) les frais réels et raisonnables facturés par deux évaluateurs professionnels pour deux évaluations de la résidence à vendre.

16.9 Vente privée

16.9.1 Lorsqu'un fonctionnaire décide de vendre lui-même sa résidence principale, les frais engagés pour la faire évaluer, placer des annonces dans les journaux locaux et acheter ou fabriquer des écriteaux « À vendre », lui sont remboursés au lieu des frais du service d'inscription multiples (SIM), sans toutefois les dépasser, sur production de preuves de paiement et d'une preuve que :

a) la résidence a été vendue;

b) la résidence est ou était occupée comme résidence principale par lui ou par une personne à charge au sens de la DSE 2 - Définitions;

c) la résidence est située sur un terrain d'une superficie n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige; et

d) la résidence a été annoncée jusqu'à sa vente (on tolère de courtes interruptions).

16.10 Construction d'une nouvelle résidence principale

16.10.1 Le fonctionnaire qui construit une résidence principale se verra rembourser les dépenses au titre de l'achat du terrain et de la construction de la maison qu'on aurait remboursées s'il avait acheté une maison.

16.11 Implications fiscales

16.11.1 L'Agence du revenu du Canada a décidé que le remboursement par l'employeur des frais liés à l'achat ou à la vente de la résidence principale d'un fonctionnaire constitue un avantage imposable. Une exception est prévue lorsque la vente ou l'achat de la résidence fait suite à une réinstallation rendue nécessaire par l'emploi, par exemple l'affectation à une mission, aux conditions suivantes :

a) le remboursement des frais admissibles liés à la vente de la résidence après l'envoi de l'avis d'affectation à l'étranger n'est pas imposable;

(b) le remboursement des frais associés à l'achat d'une résidence sont aussi exonérés d'impôt lorsque le fonctionnaire revient au Canada à la fin de sa mission et qu'il achète une nouvelle résidence principale pour remplacer celle qu'il avait vendue lors de sa dernière affectation à l'extérieur du Canada.

16.11.2 Les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement) qui vend ou achète une résidence à un autre moment que ceux qui sont spécifiés ci-dessus se verra défrayé conformément aux dispositions de la présente directive. Toutefois, le remboursement de ces frais sera traité comme un avantage imposable.

16.12 Frais d'hypothèque et connexes

16.12.1 Les frais suivants sont remboursables sur production de preuves de paiement :

a) les frais engagés pour liquider et(ou) acquérir une première hypothèque sur la résidence principale du fonctionnaire;

b) les frais de liquidation ou d'acquisition d'une deuxième hypothèque pour la résidence principale, s'il n'y a pas de frais associés à la liquidation de la première hypothèque lors de la vente d'une résidence principale ou à l'acquisition d'une première hypothèque lors de l'achat d'une résidence principale;

c) si l'intérêt de la première hypothèque sur la nouvelle résidence principale du fonctionnaire est supérieur à celui de la première hypothèque précédente, il faut rembourser au fonctionnaire l'écart entre les taux d'intérêts des deux hypothèques calculé à partir du montant de la nouvelle hypothèque et du solde de l'ancienne pour une période maximale de cinq ans, jusqu'à concurrence de 5 000 $. Lorsque le capital de la nouvelle hypothèque est inférieur à celui de l'ancienne, il servira au calcul de la différence; (Note: Veuillez consulter les Instructions)

d) les primes d'assurance du prêt hypothécaire et (ou) les droits de préparation de l'assurance, si :

(i) le fonctionnaire était auparavant propriétaire d'une maison;

(ii) on a vérifié que l'assurance s'imposait; (l'avoir net du fonctionnaire est inférieur à 25 % du coût de la maison); et

(iii) la prime est perçue en un seul paiement cependant, si l'avoir net dans l'ancienne résidence n'est pas transféré pleinement dans la nouvelle résidence, on ne remboursera pas l'augmentation résultant de la prime ou de la perception de la prime.

16.12.2 Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire admissible au remboursement des honoraires de vente d'immeuble et des honoraires d'avocat ou de notaire qui doit liquider une première hypothèque au moment de la vente d'une résidence et doit alors payer une pénalité a droit au remboursement de cette pénalité, jusqu'à concurrence de six mois d'intérêts.

16.12.3 Le montant du remboursement autorisé en vertu du paragraphe 16.12.2 est rajusté pour correspondre au montant prévu par la Directive sur la réinstallation du CNM, dans sa forme modifiée.

16.13 Frais inadmissibles

16.13.1 Les dépenses relatives aux ententes financières découlant de la cession ou de l'acquisition d'une résidence principale (p. ex. les commissions des agents d'hypothèques et les règlements de départ, comme les taxes municipales) ne sont pas remboursables, puisqu'elles ne sont pas essentielles à l'obtention d'un titre libre.

16.13.2 La TPS sur les maisons nouvellement construites n'est pas remboursée.

16.14 Prêt-relais

16.14.1 Un fonctionnaire qui obtient un prêt personnel à court terme afin d'acheter une nouvelle résidence principale avant d'avoir vendu l'ancienne, sera remboursé :

a) l'intérêt couru sur ce prêt-relais au taux bancaire courant; et

b) les honoraires d'avocat ou de notaire et les frais administratifs afférents, exception faite des frais de tiers liés au prêt-relais.

16.14.2 Lorsque le fonctionnaire ne peut obtenir un prêt personnel à court terme, l'intérêt couru ainsi que les frais administratifs et les honoraires d'avocat ou de notaire relatifs au prêt hypothécaire contracté aux mêmes fins lui seront remboursés, à condition que ces coûts n'excèdent pas ceux d'un prêt personnel à court terme, comme indiqué ci-dessus.

16.14.3 Le montant du prêt personnel ou hypothécaire à l'égard duquel il est possible de rembourser l'intérêt ne doit pas dépasser le capital réel que le fonctionnaire détient dans la résidence principale à vendre. Le capital réel correspond à la différence entre la valeur estimative et les prêts hypothécaires consentis à l'égard de la résidence principale.

16.14.4 Le remboursement doit cesser dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente a été conclue (« vendu et classé » dans le langage de l'immobilier) ou après six mois, selon la première des deux éventualités. Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général ou un cadre supérieur délégué peut prolonger cette période de remboursement d'une autre période de six mois.

16.14.5 Le remboursement ne doit se faire que lorsqu'il y a eu présentation d'une preuve de paiement de l'intérêt, et il doit être fondé sur le montant du prêt ou de l'hypothèque qui a servi à acheter une résidence principale, tel qu'il figure dans une copie de l'acte d'achat et de vente. Ce remboursement peut être versé une fois au cours d'une carrière à la suite de l'achat ou de la vente d'une résidence principale, dans les cas où les honoraires de vente et d'avocat ou de notaire sont payés en vertu de la présente directive.

16.14.6 On n'avance des fonds au titre des dépenses remboursables qu'en cas de nécessité. Dans le cas d'un prêt-relais, le fonctionnaire devrait obtenir une ligne de crédit et emprunter, au besoin, jusqu'à concurrence du maximum de ce crédit, après quoi l'État paiera l'intérêt pour les périodes où les sommes empruntées ont été utilisées.

16.15 Les grandes propriétés

16.15.1 Le remboursement des frais autorisé par la présente directive est limité aux terrains n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige. Lorsque l'employé achète ou vend un terrain avec sa résidence principale, on lui rembourse seulement la partie du coût qui résulterait de la vente de la résidence et d'un terrain ne dépassant pas cette superficie.

16.16 Les propriétés à revenus

16.16.1 Le fonctionnaire qui possède un immeuble à plusieurs unités d'habitation dont chacune est indépendante (p. ex. un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe une à titre de résidence principale et qui vend l'immeuble ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond l'unité qu'il occupe comme résidence principale. Pour le calcul, on peut utiliser la surface de plancher de cette unité ou toute autre modalité de calcul acceptable en application de la Loi de l'impôt sur le revenu.

16.16.2 Si le fonctionnaire vend ou achète un immeuble à revenus (un petit magasin ou une boutique) où est ou était située sa résidence principale, le remboursement versé correspond à la valeur de la résidence principale par rapport à l'ensemble de l'immeuble.

16.17 Réinstallation entre deux villes canadiennes/Entre un poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire

16.17.1 Sous réserve de l'article 16.11 - Implications fiscales, les limitations des paragraphes 16.6.2, 16.7.1 et 16.7.2 ne s'appliquent pas dans le cas d'une réinstallation entre deux villes canadiennes, ni d'une réinstallation entre le poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire.

16.17.2 Pour les besoins du paragraphe 16.17.1 la durée de l'affectation au Canada doit être de plus de trois ans, telle que confirmée par la formule de confirmation de l'affectation (ou un document analogue); et la durée des affectations à l'extérieur du Canada est celle qui est déterminée par l'administrateur principal.

16.17.3 Les réinstallations entre les postes et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire sont visées par la DSE 15 - Réinstallation ainsi que par la présente directive (DSE 16 - Aide pour la résidence principale).

16.17.4 À sa réinstallation à un poste, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement des frais de vente d'une résidence principale située au Canada et occupée pendant plus de trois ans dans une autre ville que celle de son bureau principal, même si l'affectation à l'étranger est d'une durée inférieure à trois ans.

16.17.5 Pour que le fonctionnaire puisse réclamer le remboursement des frais d'achat d'une résidence principale au Canada à sa réinstallation d'un poste dans une ville canadienne autre que celle de son bureau principal, la période d'affectation doit être conforme à la Directive sur la réinstallation du CNM. Au 1er avril 2009, cette période était de plus de trois ans.

16.17.6 Les réinstallations entre deux villes canadiennes sont assujetties à la Directive sur la réinstallation du CNM.

16.17.7 Pour l'application de la Directive sur la réinstallation du CNM, lorsque la résidence principale est dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, les honoraires de vente d'immeuble et les honoraires d'avocat ou de notaire versés pour la vente lui sont remboursés même s'il n'occupait pas la résidence au moment de sa réinstallation.

Instructions

Instruction pour 16.3.1 – Location de la résidence principale du fonctionnaire

L'exemption du paiement des frais de logement lorsqu'une commission d'intermédiaire a été versée sont liés aux frais associés au recours à des agences commerciales de location et de vente.

Instructions pour 16.3.3 – Location de la résidence principale du fonctionnaire

1. Lorsqu'il autorise le remboursement des frais de résiliation du bail du locataire, l'administrateur général doit s'assurer qu'ils sont avantageux par rapport aux frais qu'entraînerait le recours à des dispositions de rechange concernant le logement.

2. Cet article ne vise pas à dédommager le fonctionnaire des frais engagés en raison de sa décision personnelle de retourner dans la ville de son bureau principal, mais plutôt de ceux qu'il doit engager par suite d'une décision de l'employeur de le réaffecter dans cette ville pour des raisons de service, y compris sa santé.

Instruction pour 16.4 – Résidence principale inoccupée durant l'affectation

Le fonctionnaire peut se prévaloir des dispositions de cet article lorsque son affectation à l'extérieur du Canada est confirmée ainsi que lorsqu'il est muté à un autre poste.

Instruction pour 16.4.1 – Résidence principale inoccupée durant l'affectation

Le paragraphe 16.4.1 a pour objet d'aider le fonctionnaire à satisfaire aux exigences du programme déterminées par l'administrateur général du ministère employeur, ou à remédier à ce qui constituerait autrement une injustice flagrante à son endroit.

Instruction pour 16.4.1a)(iii) – Résidence principale inoccupée durant l'affectation

Sousalinéa 16.4.1a)(iii) s'applique principalement aux situations où un fonctionnaire doit trouver un nouveau locataire en cours d'affectation parce que le locataire précédent a quitté la résidence principale. Il ne s'applique pas dans le cas des périodes de moins d'un mois qui surviennent immédiatement avant le départ définitif du poste.

Instruction pour 16.4.2, 16.4.3 et 16.4.5 – Résidence principale inoccupée durant l'affectation

Les paragraphes 16.4.2, 16.4.3 et 16.4.5 ne sont pas censés servir à fournir une aide financière au fonctionnaire qui choisit de ne pas louer la résidence principale qu'il possède dans la ville de son bureau principal, ni de le dédommager pour une perte de revenus de location ou autres attribuable à des circonstances comme la mise en vente ou en location d'une propriété à un prix plus élevé que sa valeur marchande.

Instructions pour 16.12.1c) – Frais d'hypothèque et connexes

1. Cette alinéa a pour objet d'aider le fonctionnaire qui achète un logement en période de taux d'intérêt hypothécaires élevés. Lorsque les taux d'intérêt sont relativement peu élevés et que le fonctionnaire contracte volontairement un prêt hypothécaire à un taux d'intérêt supérieur à ceux en vigueur dans les établissements offrant des prêts hypothécaires (p. ex. en assumant le prêt hypothécaire à taux élevé du vendeur), l'intérêt remboursé est limité à celui qui aurait été payé si le prêt hypothécaire avait été contracté aux taux courants.

2. Le remboursement de la différence entre les taux d'intérêt hypothécaires n'est pas considéré comme un revenu imposable lorsque l'achat du logement découle d'une réinstallation liée à l'emploi.

3. Les Appendices A, B, C, D et E de la présente Directive contiennent des exemples des différences d'intérêts hypothécaires et des calculs connexes, à titre indicatif seulement.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 16.3 et 16.4 – Location de la résidence principale du fonctionnaire/Résidence principale inoccupée durant l'affectation

Les situations où une personne à charge ne rejoint pas le fonctionnaire au poste sont régies par les dispositions de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.

Lignes directrices pour 16.6 – Fonctionnaire faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement)

1. L'article 16.6 ne s'applique que dans les cas de réinstallation entre la ville du bureau principal et le poste. La réinstallation entre deux villes canadiennes et entre le poste et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire est visée à l'article 16.17.

2. Bien que les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur puissent se prévaloir de cette disposition à n'importe quel moment de leur carrière et ne sont pas limités au moment d'une réinstallation, c'est un avantage pouvant être réputé imposable en vertu de l'article 16.11 - Implications fiscales.

Formulaires

Déclaration de résidence principale

Déclaration d'éligibilité

Appendice A - Différence d'intérêts hypothécaires

Exemple

Données

  • Montant principal de l'ancienne hypothèque à la date où l'employé a cessé les paiements (30 avril 1981) - 35 694,93  $
  • Période non échue de l'ancienne hypothèque - 16 mois
  • Hypothèque à l'ancien lieu de travail

date du début

1er août 1977

date de renouvellement

1er août 1982

taux

8 %

période d'amortissement

25 ans

paiement par mille dollars

7,64 $

diviseur d'intérêt mensuel

.0065581970

  • Hypothèque au nouveau lieu de travail (du début) (transférée de l'ancien propriétaire le 1er mai 1981, durée de 10 mois)

date du début

1er mars 1977

date de renouvellement

1er mars 1982

taux

10 3/4 %

période d'amortissement

25 ans

paiement par mille dollars

?

diviseur d'intérêt mensuel

.00876405312

Première demande d'aide - du 1er mai 1981 au 1er mars 1982.

Deuxième demande d'aide - du 1er mars 1982 au 1er août 1982.

Hypothèque au nouveau lieu de travail (renouvellement)

date du début

1er mars 1982

date de renouvellement

1er mars 1983

taux

18 1/2 %

période d'amortissement

15 ans

paiement par mille dollars

$15,98 $

diviseur d'intérêt mensuel

.0148540152

Appendice B – Calculs

Exemple

Première demande d'aide

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1er mai 1981 au 1er mars 1982

Mois

Montant de l'intérêt
qui aurait dû
être payé

Paiement sur
le capital

Paiement mensuel

Résidu sur le capital

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement
par tranche
de 1 000 $

 

1er avril 81

   

7.64

35 694,93

1er mai 81

234,09

38,62

272,71

35 656,31

1er juin 81

233,84

38,87

272,71

35 617,44

1er juillet 81

233,58

39,13

272,71

35 578,31

1er août 81

233,33

39,38

272,71

35 538,93

1er sept. 81

233,07

39,64

272,71

35 499,29

1er oct. 81

232,81

39,90

272,71

35 459,39

1er nov. 81

232,55

40,16

272,71

35 419,23

1er déc. 81

232,29

40,42

272,71

35 378,81

1er jan. 82

232,02

40,69

272,71

35 338,12

1er fév. 82

231,75

40,96

272,71

35 297,16

1er mars 82

231,48

41,23

272,71

35 255,93

 

2 560,81

     

Appendice C - Hypothèque au nouveau lieu de travail

Exemple

Pour la période allant du 1er mai 1981 au 1er mars 1982 (Date de renouvellement)
Montant de l'intérêt payable le 1er avril
Capital pour fins de calcul de la différence 35 694,93 $

       Mois       

Montant de l'intérêt
qui aurait dû être payé

Paiement sur le capital

Paiement mensuel

Résidu sur le capital

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement
par tranche de
1 000 $

 

1er mai 81

312,83

39,17

352,00

35 655,76

1er juin 81

312,49

39,51

352,00

35 616,25

1er juillet 81

312,14

39,86

352,00

35 576,39

1er août 81

311,79

40,12

352,00

35 536,18

1er sept. 81

311,44

40,56

352,00

35 495,62

1er oct. 81

311,09

40,91

352,00

35 454,71

1er nov. 81

310,73

41,27

352,00

35 413,40

1er déc. 81

310,37

41,63

352,00

35 371,81

1er jan. 82

310,00

42,00

352,00

35 329,81

1er fév. 82

309,63

42,37

352,00

35 287,44

1er mars 82

309,26

42,74

352,00

35 244,70

 

3 421,77

     

Différence 860 + 11 paiements = 78,27 par mois

Appendice D - Deuxième demande d'aide

Exemple

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1er mars 1982 au 1er août 1982

 

Diviseur
(.0065581970)

 

Paiement par tranche de 1 000 $

 

1er mars 82

     

35 255,93

1er avril 82

231,21

41,50

272,71

35 214,43

1er mai 82

230,94

41,77

272,71

35 172,66

1er juin 82

230,67

42,04

272,71

35 130,62

1er juillet 82

230,39

42,32

272,71

35 088,30

1er août 82

230,11

42,60

272,71

35 045,70

 

1 153,32 $

     

Hypothèque au nouveau lieu de travail pour la période allant du 1er mars au 1er août 1982 (renouvelée le 1er mars 1982 à un taux d'intérêt de 18 1/2%).

Capital le 1er mars 1982 -  35 255,93 $.

Période d'amortissement - 15 ans.

Appendice E - Calcul de la différence d'intérêts

Exemple

Diviseur d'intérêt mensuel .0148540152
Paiement mensuel par mille dollars 15,98 $
Paiement mensuel

 

Diviseur
(.0148540152)

 

Paiement par tranche de 1 000 $

 

1er mars 82

     

35 255,93

1er avril 82

523,69

39,70

563,39

35 216,23

1er mai 82

523,10

40,29

563,39

35 175,94

1er juin 82

522,50

40,89

563,39

35 135,05

1er juillet 82

521,89

41,50

563,39

35 093,55

1er août 82

521,28

42,11

563,39

35 051,44

 

2 612,46 $

     

Différence 1 ,459,14 $ + 5 paiements = 291,83 $

DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait

Champ d'application

Introduction

Dans certains cas, l'employeur accorde une aide financière particulière aux époux ou conjoints de fait afin de les aider à se trouver un emploi au lieu d'affectation ou à réintégrer le marché du travail canadien à leur retour au pays.

Directive

17.1 Cotisations à une association professionnelle

17.1.1 Lorsqu'un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d'une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu'il travaillait dans la profession pertinente au cours de l'année avant son départ du Canada et qu'il se voit obligé de verser, pendant son séjour à l'étranger, des cotisations à cette ou ces associations professionnelles pour pouvoir conserver son accréditation professionnelle, l'administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire, du coût, pendant son séjour à l'étranger, des cotisations annuelles versées à titre de membre d'au plus deux associations professionnelles.

17.1.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 17.1.1, l'administrateur général peut autoriser le paiement, jusqu'à concurrence de 300 $ par année, des cotisations versées à une ou plusieurs associations directement liées au maintien de possibilités d'emploi qui faciliteront la réinsertion sur le marché du travail au Canada.

17.1.3 Afin d'obtenir le remboursement des cotisations indiquées au paragraphe 17.1.1, le fonctionnaire doit fournir une ou des lettres de l'association ou des associations intéressées attestant la nécessité de verser ces cotisations pendant le séjour à l'extérieur du Canada. Quant au remboursement des cotisations indiquées au paragraphe 17.1.2, le fonctionnaire doit fournir une ou des lettres de l'association ou des associations intéressées indiquant que ces cotisations doivent être payées.

17.1.4 Le fonctionnaire fournit à l'employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l'indemnité a été utilisée pour les fins voulues.

17.2 Indemnités relatives à l'emploi

17.2.1 Un fonctionnaire peut réclamer une indemnité de 500 $ pour aider un époux ou conjoint de fait à trouver du travail au Canada, à son retour, ou à l'étranger à l'occasion d'une mutation à une autre mission, sous réserve des conditions suivantes :

a) l'époux ou conjoint de fait réside ou résidait avec le fonctionnaire au Canada ou au poste et travaillait durant l'année précédant le départ du Canada ou du poste du fonctionnaire; et

b) les frais qui ont été engagés visent directement à faciliter l'insertion sur le marché du travail au nouveau lieu de travail à l'extérieur du Canada ou au retour au Canada.

17.2.2 Les frais admissibles comprennent, sans s'y limiter,

a) les frais engagés pour la rédaction d'un curriculum vitae par un professionnel;

b) les frais d'inscription à des conférences et des foires commerciales;

c) les frais d'orientation professionnelle;

d) les frais de contrôle des références;

e) les frais administratifs associés à la recherche d'emploi; et

f) d'autres frais connexes engagés au poste du fonctionnaire tels que, mais sans s'y limiter, des frais d'inscription et d'accréditation professionnelle.

17.2.3 Le fonctionnaire fournit à l'employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l'indemnité a été utilisée pour les fins voulues.

17.2.4 L'indemnité peut être réclamée une fois par déménagement, soit dans les 24 mois suivant l'arrivée au nouveau lieu de travail ou sur confirmation officielle d'une affectation au Canada. Il est reconnu qu'il est possible qu'il soit nécessaire d'engager des frais remboursables avant la réception de la confirmation de l'affectation.

17.2.5 À la discrétion de l'administrateur général, les dispositions du présent article peuvent valoir dans des situations où un époux ou conjoint de fait n'a pas travaillé à l'extérieur du Canada parce qu'il n'y avait pas d'emploi rémunéré disponible au poste ou parce qu'il ne travaillait pas dans l'année précédant le départ du Canada à cause d'un congé pour soins et éducation d'enfants d'âge préscolaire, d'un congé de maladie, d'un congé d'études ou d'un congé de soins à des aînés.

17.3 Recyclage au Canada

17.3.1 Lorsqu'un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire au poste est membre d'une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu'il travaillait dans la profession pertinente au cours de l'année avant son départ du Canada et qu'il est tenu de suivre des cours de recyclage à son retour au Canada afin de récupérer son accréditation professionnelle au même niveau qu'auparavant, l'administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire des frais de scolarité réels et raisonnables engagés pour suivre des cours de recyclage obligatoires qui débutent dans les douze mois suivant le retour au Canada.

17.3.2 À la discrétion de l'administrateur général, le remboursement des frais réels et raisonnables d'études ou de formation engagés au Canada peut être autorisé jusqu'à concurrence de 1 000 $ lorsque :

a) l'absence de l'époux ou conjoint de fait du marché du travail au Canada pour accompagner le fonctionnaire au poste a exigé la mise à jour de ses connaissances ou qualifications;

b) les études ou la formation de l'époux ou conjoint de fait ne sont pas autrement offerts en vertu d'un programme d'emploi ou de formation du gouvernement; et

c) les études ou la formation font partie de la spécialisation de l'époux ou conjoint de fait et amélioreront ses possibilités d'emploi dans cette spécialisation telle que, mais sans s'y limiter, technicien informatique, agent de voyage et secrétaire ou adjoint administratif.

17.4 Aide pour séparation de l'époux ou conjoint de fait une fois dans la carrière

Supprimé le 1er avril 2009. Dispositions incorporés à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.

17.5 Aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait

Supprimé le 1er avril 2009. Dispositions incorporés à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.

DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille

Champ d'application

Introduction

Cette directive assure une plus grande souplesse à l'égard de l'époux ou du conjoint de fait qui, pour des raisons d'ordre professionnel, éducationnel ou familial, n'accompagne pas le fonctionnaire pendant l'ensemble ou une partie de l'affectation. Une aide est prévue dans les situations qui sont attribuables au service extérieur et non dans les situations qui découlent d'un choix personnel.

Cette directive remplace la DSE 17.4, la DSE 17.5 et l'appendice de la DSE 17 - Aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait, ainsi que la DSE 15.34 a) Indemnité de séparation de la famille, des Directives sur le service extérieur de 2001.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

18.1 Objet

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

18.1.1 Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l'époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en poste à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux ou le conjoint de fait.

18.1.2 Il s'agit de prévoir une aide dans les situations attribuables au service extérieur et non dans les situations résultant d'un choix personnel.

18.1.3 L'aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d'une série de frais du ménage. L'objet de cette directive n'est pas qu'un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu'un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.

18.1.4 L'aide est limitée dans les cas où un ou plusieurs enfants à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.

18.1.5 Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d'une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d'une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l'union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l'objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.

18.2 Application

18.2.1 Cette directive prend effet le 1er avril 2009 et s'applique à l'ensemble des fonctionnaires, y compris aux fonctionnaires ayant obtenu une aide pour séparation conjugale ou familiale avant le 1er avril 2009.

18.2.2 Les fonctionnaires qui recevaient une aide en vertu de la DSE 17.04 le 31 mars 2009 auront l'option de continuer à bénéficier de la DSE en question pendant la période pour laquelle l'aide a été autorisée, y compris toute prolongation, ou ils pourront demander à se prévaloir des dispositions de cette directive-ci.

18.2.3 S'il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s'appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction. (L'article 18.9).

18.2.4 Une aide selon cette directive peut être autorisée par l'administrateur général dans les circonstances suivantes:

a) dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l'administrateur général ordonne à un fonctionnaire d'accepter d'être affecté à l'étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l'affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu'à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient autorisées, par l'administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en poste à l'étranger;

b) dans les circonstances où, pour des raisons d'ordre professionnel, éducationnel ou familial, l'époux/le conjoint de fait n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;

c) dans les circonstances où les études d'une personne à charge seraient perturbées; sous réserve de l'alinéa d), la période irait normalement jusqu'à la fin du trimestre scolaire en cause;

d) dans les circonstances où l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l'ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l'enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l'enfant finirait sa dernière année d'études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au même endroit à l'étranger, ou lorsque l'affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s'appliquerait; (Note: Veuillez consulter les Instructions)

e) dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire; la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d'un point de vue médical, capable de voyager;

f) dans les circonstances où une personne à charge reste à l'ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire; la période n'excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d'un contrat de location, selon le cas. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

18.3 Couple de fonctionnaires

18.3.1 Les dispositions de cette directive s'appliquent à un fonctionnaire ainsi qu'aux couples de fonctionnaires.

18.4 Exemption du paiement des frais de logement

(DSE 25 - Logement)

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

18.4.1 Malgré les dispositions de la DSE 25 - Logement, dans les cas où l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire ne l'accompagne pas pendant la totalité ou une partie de son affectation à l'étranger à cause de circonstances décrites au paragraphe 18.2.4, l'administrateur général peut autoriser une exemption intégrale du paiement des frais de logement du fonctionnaire lorsque l'époux/le conjoint de fait habite dans la ville où se trouve le bureau principal, et engage des coûts d'habitation.

18.5 Déplacements pour réunion de famille

(DSE 51 - Réunion de famille)

18.5.1 Malgré les dispositions de la DSE 51 - Réunion de famille,

a) pourvu que la durée de la séparation soit d'au moins six mois, des déplacements pour réunion de famille seront autorisés à raison de deux voyages par année pour les personnes à charge séparées, sauf que, lorsque la personne à charge séparée s'installe chez le fonctionnaire pendant une partie de l'affectation à l'étranger, on réduira normalement de un le nombre total de fois que le fonctionnaire peut demander une indemnité de déplacement pour réunion de famille pendant la durée de l'affectation; (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

b) lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal le fonctionnaire, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville ou est situé le bureau principal à la mission de l'employé, ou, à partir de la mission de l'employé à la ville ou est situé le bureau principal, tel qu'applicable. Le fonctionnaire sera responsable du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de ces personnes et la ville où se trouve le bureau principal, à moins que l'employé accepte d'être affecté seul; (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

c) à la demande du fonctionnaire, on approuvera ses voyages - et les voyages de personnes à charge qui sont avec lui à l'étranger - à destination de la ville où se trouve le bureau principal au lieu de voyages des personnes à charge séparées à destination du poste. Lorsqu'il y a des enfants d'âge scolaire, un des déplacements doit être effectué pour la réunion de la famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l'alinéa 18.5.1b), l'indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et le poste, pour les personne(s) à charge séparée(s);

d) à la demande du fonctionnaire, des voyages à destination d'un troisième endroit peuvent être approuvés, conformément à la DSE 51, sauf qu'il faut que ce soit des voyages du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge admissibles à ces voyages; sous réserve de l'alinéa 18.5.1b), l'indemnité sera calculée sur la base du coût du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et le poste, pour la ou les personne(s) à charge séparée(s); (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

18.6 Aide au déplacement de vacance

(DSE 50 - Aide au déplacement de vacance)

18.6.1 Malgré les dispositions de la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance :

a) afin d'être admissible à une indemnité de déplacement de vacance en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement de vacance, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et

b) l'indemnité sera déterminée selon la taille réelle du ménage (fonctionnaire plus personnes à charge à l'étranger admissibles) au moment de l'autorisation de l'indemnité.

18.7 Dispositions portant sur les études ou liées à l'éducation

(DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes)
(DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada)
(DSE 34 - Indemnités scolaires)
(DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives)

18.7.1 Les dépenses/coûts portant sur les études ou liés à l'éducation sont payables pour l'éducation - à la maternelle ainsi qu'aux niveaux primaire et secondaire - des enfants à charge qui sont avec le fonctionnaire au poste conformément aux directives susmentionnées, sauf que :

a) malgré les dispositions de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le voyage d'un accompagnateur depuis la mission jusqu'au Canada ne sera pas normalement approuvé; et (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

b) les frais d'études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l'égard d'un enfant qui habite avec l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

18.8 Réinstallation

(DSE 15 - Réinstallation)

18.8.1 Malgré les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance du poste pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu'une fois pendant l'affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n'habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

18.8.2 Sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié au paragraphe 18.8.1, on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 - Réinstallation, lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal.

18.8.3 Sous réserve du paragraphe 18.8.1, le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus au poste et, avec l'autorisation de l'administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois au poste.

18.8.4 Le fonctionnaire qui se réinstalle en poste peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l'empaquetage, la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l'entreposage d'effets mobiliers

18.8.5 Lorsque le fonctionnaire se réinstalle en poste, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l'empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d'effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal.

18.8.6 Une seule fois lors d'une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l'empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l'expédition et le dépaquetage d'effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu'au poste et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personne(s) à charge séparée(s) avai(ent) accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation. La limite totale de poids à l'égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personne(s) à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation (Note: Veuillez consulter les Instructions)

18.8.7 Le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d'un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l'administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge ont besoin de l'aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu'au nouveau lieu de travail. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

18.9 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

18.9.1 Lorsque l'administrateur général, se fondant sur la recommandation du comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent, est d'avis que l'aide fournie en vertu de cette directive est nettement inadéquate pour un fonctionnaire (à cause de circonstances spéciales qui ne sont pas prévues par cette directive), de l'aide supplémentaire peut être autorisée selon ce qui sera considéré comme nécessaire pour faciliter un programme ministériel ou pour réparer ce qui serait par ailleurs une injustice manifeste envers le fonctionnaire.

18.10 Rapport

18.10.1 Les ministères et organismes sont tenus de tenir des dossiers sur tous les cas d'aide spéciale pour séparation de la famille et de soumettre ces dossiers au comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent annuellement, soit le 1er avril, et ce, à compter du 1er avril 2010.

Instructions

Instructions pour 18.2.4 - Application

1. Lorsqu'une aide est demandée en vertu des alinéas 18.2.4b), c), d), e) et/ou f), le fonctionnaire doit, avant son affectation, remplir la formule de demande requise et y informer l'employeur en détail sur la séparation conjugale/familiale prévue, pour être admissible aux dispositions de cette directive. Dans des circonstances exceptionnelles, l'employeur prendra en considération une telle demande présentée par un fonctionnaire pendant son affectation.

2. Rien n'empêche la famille de se réinstaller au poste et le fonctionnaire paie alors les coûts d'habitation appropriés. Le paiement des frais de réinstallation pour la famille ne serait pas normalement approuvé s'il reste moins de douze mois d'affectation à ce poste.

Instructions pour 18.2.4d) - Application

1. Dans l'application de l'alinéa 18.2.4d), il est à noter que :

a) ce n'est pas nécessaire que l'élève ait habité avec le fonctionnaire avant la réinstallation; et

b) ces dispositions peuvent s'appliquer lors d'une réinstallation au Canada ou à un poste.

2. Lorsqu'il reste moins de trois mois d'affectation après la fin de la dernière année d'études secondaires de l'enfant, l'exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu'à la fin de l'affectation du fonctionnaire.

Instructions pour 18.4 – Exemption du paiement des frais de logement

1. Comme une exemption du paiement des frais de logement vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal, une preuve des frais d'habitation réels et raisonnables engagés dans le maintien d'un logement doit être fournie à l'administrateur général.

2. Une exemption du paiement des frais de logement pour une période de moins de trois mois à la fois ne sera autorisée que lorsque l'époux/le conjoint de fait habite dans la résidence principale de la famille.

3. Une exemption du paiement des frais de logement ne sera pas approuvée quand un enfant/un élève à charge reste dans la ville où se trouve le bureau principal pour terminer ses études primaires ou secondaires et lorsqu'il s'agit d'une personne à l'égard de laquelle le fonctionnaire reçoit une indemnité scolaire en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires.

4. Une exemption du paiement des frais de logement peut être approuvée quand un enfant/un élève à charge reste dans la ville où se trouve le bureau principal pour terminer ses études primaires ou secondaires au lycée.

5. Les frais de logement du fonctionnaire doivent refléter la taille réelle du ménage à la date d'occupation de l'habitation permanente au poste et ces frais doivent être rajustés de manière à prendre en compte l'arrivée et le départ d'une ou de plusieurs personnes à charge conformément aux dispositions de la DSE 25 - Logement.

6. Étant donné que la taille du ménage changera pendant l'affectation à l'étranger, lorsque le fonctionnaire occupe un logement détenu par l'État, la mission fera tous les efforts pour attribuer une habitation appropriée, compte tenu de la taille réelle du ménage.

7. Lorsque le fonctionnaire précède la ou les personne(s) à charge lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada, une exemption du paiement des frais de logement prendra effet à partir de la date à laquelle le fonctionnaire a quitté le poste.

Instruction pour 18.8.6 - Réinstallation

Il n'est possible de se prévaloir des dispositions du paragraphe 18.8.6 que lorsque la ou les personnes à charge du fonctionnaire habitent dans la ville où est situé le bureau principal. Les situations où l'époux/le conjoint de fait n'habite pas dans la ville où se trouve le bureau principal sont considérées comme représentant un choix personnel et non comme étant attribuables au service extérieur.

Instructions pour 18.9 – Pouvoir discrétionnaire de la direction

1. L'exercice d'un pouvoir discrétionnaire ne vise pas à faire en sorte qu'un fonctionnaire se retrouve dans une situation plus avantageuse ou moins avantageuse que celle de fonctionnaires affectés à l'étranger et n'ayant pas de personnes à charge séparées qui habitent au Canada (si ce n'est un élève à charge).

2. L'utilisation d'un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire. L'exercice d'un tel pouvoir ne doit pas permettre que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse à l'étranger qu'au Canada, ou servir à réparer une faute, erreur ou négligence du fonctionnaire ou d'une personne à charge.

3. Un pouvoir discrétionnaire peut être exercé, au cas par cas, pour appliquer les dispositions de cette directive, y compris l'exemption du paiement des frais de logement, aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et obligés de quitter un bureau régional au Canada en raison d'une affectation à l'étranger, lorsque l'époux/le conjoint de fait reste à l'ancien lieu de travail du fonctionnaire pour l'une quelconque des raisons énoncées au paragraphe 18.2.4.

4. L'utilisation des pouvoirs discrétionnaires doit être l'objet d'un rapport devant être présenté au comité (du CNM) des directives sur le service extérieur semestriellement, soit le premier jour d'avril et d'octobre de chaque année.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 18.1 – Objet

L'administrateur général peut refuser de l'aide lorsque le fonctionnaire est incapable de démontrer qu'une telle aide correspondrait à l'esprit de cette directive.

Lignes directrices pour 18.2.4f) – Application

1. Il incombe au fonctionnaire de prouver, de manière à convaincre l'administrateur général, que des tentatives réalistes et actives ont été faites pour la disposition de la résidence principale, après la réception du formulaire de confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent).

2. Pour faciliter la disposition de la résidence principale, on s'attend que le fonctionnaire explore à la fois les possibilités de vente et de location pendant la période de douze mois.

3. Aucune aide ne sera autorisée dans les cas où une personne à charge reste à l'ancien lieu de travail du fonctionnaire ou à quelque autre endroit pour la disposition d'une propriété générant des revenus.

Lignes directrices pour 18.4 – Exemption du paiement des frais de logement

1. Pour demander une exemption du paiement des frais de logement, il n'est pas nécessaire de continuer à habiter dans la résidence principale qui était occupée lorsque le fonctionnaire a été affecté.

2. Le fonctionnaire reste responsable d'une série de frais du ménage. L'objet de cette directive n'est pas que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu'un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale. Il incombe au fonctionnaire de démontrer que des frais réels et raisonnables ont été engagés dans le maintien d'une seconde résidence. Par exemple, l'esprit de la directive ne serait pas respecté si l'époux/le conjoint de fait quittait la résidence principale pour emménager avec un ami ou un membre de la famille et n'engageait pas de dépenses/frais de logement. Dans une telle situation, le fonctionnaire n'engage pas les frais du maintien d'une seconde résidence.

Lignes directrices pour 18.5.1a) – Déplacements pour réunion de famille

1. Dans la planification des déplacements pour réunion de famille, le fonctionnaire doit prendre en compte les facteurs suivants :

a) la date d'arrivée au poste, ainsi que la date prévue du départ après la fin de la période de travail convenue; et

b) les périodes de congé scolaire, et notamment la longue période des vacances, où il y a des enfants à charge d'âge scolaire; et

c) les dates des voyages de réinstallation, lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) vont rejoindre le fonctionnaire pour une partie de son affectation; et

d) la disponibilité de l'aide aux déplacements de vacances selon la DSE 50 – Aide au déplacement de vacance, lorsqu'une personne à charge habite avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois.

2. Le nombre total de fois que le fonctionnaire peut demander une indemnité de déplacement pour réunion de famille pendant la durée de son affectation sera déterminé par l'administrateur général, qui se fondera sur une formule prévoyant deux voyages pour chaque année durant laquelle le fonctionnaire et la ou les personne(s) à charge sont séparés. On tiendra compte des périodes de moins d'un an ainsi que le fait qu'une réunion de la famille peut être souhaitable à l'occasion d'activités familiales importantes ou de fêtes comme Noël. La fréquence sera calculée à partir de la date à laquelle le fonctionnaire arrive en poste dans un poste.

Ligne directrice pour 18.5.1b) – Déplacements pour réunion de famille

Aux fins de l'alinéa 18.5.1b), l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est basée sur le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personne(s) à charge séparée(s) et le lieu d'affectation du fonctionnaire moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge et la ville où est située le bureau principal.

Lignes directrices pour 18.5.1d) – Déplacements pour réunion de famille

1. Les voyages à destination d'un troisième endroit ne seront approuvés que lorsqu'il s'agira de voyages du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge habitant avec lui au poste ainsi que de toutes les personnes à charge séparées qui sont admissibles à l'égard d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille.

2. Lorsqu'un voyage est autorisé en vertu de l'alinéa 18.5.1 d), le fonctionnaire et toutes les personnes à charge pour qui le voyage a été autorisé doivent passer au moins cinq jours ensemble au troisième endroit approuvé.

Lignes directrices pour 18.7.1a) – Dispositions portant sur les études ou liées à l'éducation

1. Le voyage d'un accompagnateur selon l'alinéa 18.7.1a) ne sera approuvé que lorsque le fonctionnaire pourra prouver, de manière à convaincre l'administrateur général, que :

a) la compagnie aérienne n'acceptera pas l'enfant à charge sans accompagnateur (d'après une lettre de la compagnie); et

b) des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 - Réunion de famille, ou la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance.

2. Un voyage pour un accompagnateur n'est payable que lorsque le fonctionnaire reçoit une indemnité scolaire pour l'enfant à charge conformément à la DSE 34 - Indemnités scolaires.

Lignes directrices pour 18.7.1b) – Dispositions portant sur les études ou liées à l'éducation

1. L'objet de la DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada, est d'assurer la continuité des études en français (système des lycées) faites aux postes à l'étranger.

2. L'aide aux études suivies dans un Lycée au Canada ne sera pas autorisée une deuxième fois lorsque l'enfant n'a pas fréquenté de lycée à l'étranger, puisqu'une aide aux études dans un Lycée au Canada était auparavant autorisée en vertu de la présente directive.

Ligne directrice pour 18.8.1 – Réinstallation

Aux fins du paragraphe 18.8.1, l'indemnité de voyage de réinstallation est basée sur le voyage de réinstallation depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu'au poste et depuis ce poste jusqu'à la ville où se trouve le bureau principal.

Ligne directrice pour 18.8.7 - Réinstallation

Le but du paragraphe 18.8.7 est de permettre aux fonctionnaires d'accompagner les enfants d'âge préscolaire ou les personnes à charge handicapées lors de la réinstallation au poste, notamment lorsqu'il faut faire escale ou changer d'avion. Son but n'est pas d'offrir de l'aide lorsqu'il s'agit par exemple d'établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l'empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l'exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu du paragraphe 18.9.1.

Formulaires

Formulaire de demande d'Aide spéciale pour séparation de la famille

Partie IV - Logement et dispositions connexes

DSE 25 - Logement

Champ d'application

Introduction

L'employeur s'engage à appliquer une politique de comparabilité moyenne prévoyant que, lorsque cela est possible et pratique et compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit, l'employeur fournit à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l'étranger un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l'employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d'un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés par le personnel du Conseil du Trésor de manière à tenir compte de la composante du logement du recensement de Statistique Canada, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte et soumis à ce Comité pour approbation avant la mise en vigueur. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1er avril 2009, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement.

La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l'étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d'Ottawa/Gatineau et où il n'est pas fourni de logement de l'État. Cette aide permet de combler la différence entre le prix d'un logement loué, doté de tous les services, dans la région d'Ottawa/Gatineau et celui d'un logement dans un telle localité à l'étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, à la taille du ménage et aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d'indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d'établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l'étranger, en conformité avec la politique d'intégration administrative à l'étranger et d'utilisation d'organismes de service communs.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes Directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Administrateur général (deputy head) s'entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c'est le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui fournit aux fonctionnaires un logement.

Frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer à l'employeur lorsqu'il occupe un logement de l'État ou lorsqu'il bénéficie d'une aide au logement. Les frais de logement représentent un montant qui, en règle générale, correspond au coût d'un logement loué moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon. Ces frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l'équivalent en devises du pays. Si un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois afin de payer ses frais de logement, le taux de change réel obtenu pourra servir à déterminer le montant équivalent que doit payer le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, l'équivalent des frais de logement en devises locales sera calculé d'après le taux de change légal le plus favorable que pourra obtenir le fonctionnaire, le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l'administration de la mission.

Loyer maximal (rent ceiling) s'entend de la somme maximale établie par l'employeur pour chaque localité où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour les locaux d'habitation non meublés à cette localité, eu égard au traitement du fonctionnaire, à la taille de son ménage ainsi qu'aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. Si l'administrateur général n'est pas prêt à autoriser l'expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l'Appendice F de la DSE 15, un loyer maximal séparé sera établi à l'égard d'un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l'établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s'il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, s'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Loyer réel (actual rent) s'entend du montant en devises locales versé au fonctionnaire par l'employeur pour lui permettre de louer, à un poste, un logement qui, lorsque c'est possible et pratique et eu égard aux conditions et modes de vie locaux, répond aux exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut comprendre les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues, le déneigement, et aussi les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en retour de l'occupation du logement et visant à permettre au fonctionnaire d'acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, lorsqu'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement. (Note: Veuillez consulter les Lignes Directrices)

Directive

25.1 Application

25.1.1 Afin d'établir les frais de logement d'un fonctionnaire et, s'il y a lieu, le loyer réel,

a) le groupe de traitement du fonctionnaire est déterminé par le traitement annuel du fonctionnaire à la date d'entrée en vigueur du premier bail d'un logement loué personnellement ou à la date d'occupation d'un logement de l'État, et aussi le premier jour du mois d'avril de chaque année postérieure à ces dates; (Note: Veuillez consulter les Instructions)

b) le fonctionnaire et les personnes à charge tel que définis à la DSE 2 – Définitions qui habitent ou habiteront avec le fonctionnaire au moins huit mois durant toute période de douze mois consécutifs constituent la taille du ménage.

25.1.2 Le fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage plus grande d'un degré que la taille véritable du ménage pour tenir compte de l'arrivée très prochaine d'un enfant (par naissance ou adoption). (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.1.3 Le fonctionnaire qui est accompagné d'au moins trois personnes à charge et qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage plus petite d'un degré que la taille véritable de son ménage. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.1.4 Le fonctionnaire qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage plus grande d'un degré que la taille véritable du ménage; l'administrateur général peut, à sa discrétion, permettre au fonctionnaire de choisir une taille de ménage qui est plus d'un degré supérieur à la taille véritable du ménage. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.1.5 Lorsqu'un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.3 ou 25.1.4, ce choix vaudra aussi longtemps que le fonctionnaire continuera d'occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et(ou) le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas touchés par l'arrivée ou le départ d'un membre du ménage du fonctionnaire. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.1.6 Lorsque les paragraphes 25.1.3 ou 25.1.4 ne s'appliquent pas, la taille du ménage du fonctionnaire doit être rajustée, pour les besoins de l'établissement des frais de logement, le premier jour du mois suivant la modification de la taille du ménage en raison de l'arrivée ou du départ permanent d'une personne à charge; dans ce genre de situation, le fonctionnaire et l'employeur déploieront tous les efforts raisonnables voulus pour trouver un logement convenable, compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

25.2 Logement de l'État

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l'État à un poste, l'occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.

25.2.2 L'administrateur général décide du caractère convenable des logements de l'État en se fondant sur le traitement annuel, la taille réelle ou prévue du ménage (y compris la naissance prochaine d'un enfant) et les exigences du programme, notamment la nécessité d'offrir à domicile des réceptions officielles importantes. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.2.3 La signature d'un contrat d'occupation est l'une des conditions d'occupation.

25.2.4 Lorsqu'un fonctionnaire a signé un contrat d'occupation, l'État assumera la responsabilité publique et le dédommagement des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l'État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans le contrat d'occupation entre l'État et le propriétaire local comme relevant du locataire mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l'Ontario.

25.2.5 Le fonctionnaire qui choisit de quitter un logement de l'État pour des raisons personnelles doit donner avis par écrit de son intention au moins deux mois avant son départ et continuer à payer des frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

a) deux mois civils après le mois de l'avis de son intention de quitter le logement; ou

b) le temps écoulé jusqu'à ce que l'on se défasse du logement ou qu'il soit occupé de nouveau.

25.3 Logement loué privément - Loyer réel

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.3.1 Sur présentation de la formule de demande d'aide au logement, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard d'un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :

a) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de son ménage, ou

b) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de son ménage, lorsque, de l'avis de l'administrateur général, un fonctionnaire est tenu d'offrir à domicile des réceptions officielles importantes, ou

c) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel (indépendamment de la taille du ménage), lorsqu'un fonctionnaire compte moins de quatre autres personnes dans son ménage, lorsque, de l'avis de l'administrateur général, le fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.3.2 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, ce montant ne doit pas différer pendant la durée du bail, cependant :

a) si le loyer maximal a été révisé, le loyer réel pourra être rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel et de la taille du ménage qui avaient servi à l'établissement du loyer maximal précédent, avec effet à la date de la révision du loyer maximal; et(ou)

b) si le premier bail ou tout bail subséquent contenait une clause de rajustement des coûts, le loyer réel sera rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet à la date du rajustement.

25.3.3 Sous réserve des restrictions exposées à la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les conditions suivantes :

a) si le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment où le fonctionnaire est entré dans le logement, si la clause de rajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l'administration de la mission et si l'administrateur général estime qu'un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et(ou)

b) s'il peut être prouvé que, dans le cas d'un fonctionnaire en particulier, le loyer maximal est inapproprié en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles. Il faudra alors obtenir une recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.3.4 Lorsqu'un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet au premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

25.3.5 Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.4 Logement loué privément - Avances

25.4.1 Lorsqu'un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l'occupation du logement, mais à l'exclusion de tout dépôt de garantie, l'administrateur général peut lui accorder l'avance requise qui n'excédera pas six fois son loyer réel, prévu au paragraphe 25.3.1. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.4.2 Le recouvrement d'une avance faite à un fonctionnaire en vertu du paragraphe 25.4.1 se fera comme suit :

a) lorsque l'avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l'avance a été faite;

b) lorsque le fonctionnaire obtient une avance en retour de l'occupation du logement, le montant de l'avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l'Appendice D.

25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d'avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l'administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l'entreprise pour ces services. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.4.4 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément au paragraphe 25.4.3 doit la rembourser comme suit :

a) si l'avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle

(i) doit être remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l'entreprise de services publics, ou

(ii) doit être retenue sur le traitement du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier;

b) si l'avance a été accordée pour payer des services publics dont le paiement est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit se limiter aux frais réels des services fournis moins le montant de l'avance.

25.5 Logement loué privément – Autres coûts

25.5.1 L'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées aux paragraphes 25.9.3 et 25.9.4 et engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent, lorsqu'un fonctionnaire dans un poste :

a) loue un logement permanent à son arrivée; et(ou)

b) cède, à son départ, le logement permanent qu'il a loué; et(ou)

c) est forcé de changer son logement permanent loué en raison des nécessités du service et sur l'ordre de l'administrateur général ou pour des raisons indépendantes de sa volonté, acceptées par l'administrateur général, qui ne surviendraient pas normalement dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou partie des frais d'entretien et(ou) de réparation d'un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'aménagement, d'entretien et(ou) de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l'État dans un logement loué par l'État au poste. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.6 Logement loué privément - Différends

25.6.1 Lorsqu'un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à son expiration, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais nécessaires pour obtenir l'aide compétente d'un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n'excèdent pas la différence entre la somme que réclame le bailleur et celle dont le fonctionnaire se reconnaît responsable; ou

b) d'un montant pouvant atteindre la somme qu'il faut pour obtenir l'aide compétente d'un tiers, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont, à son avis, le fonctionnaire n'est pas responsable.

25.6.2 L'agent principal de la mission doit soumettre à l'administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d'un évaluateur indépendant, s'il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l'avis de l'administrateur général, n'est pas dûment attribuable à l'abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

a) si l'administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou

b) si des procédures judiciaires ont eu lieu et qu'un jugement a été porté contre le fonctionnaire.

25.7 Logement aux frais du fonctionnaire

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.7.1 Un fonctionnaire doit avoir la faculté de choisir de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux articles 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n'est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l'État. En pareils cas, l'approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.8 Logement appartenu par le fonctionnaire

25.8.1 La présente directive ne s'applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l'approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

25.9 Frais des services publics et autres dépenses

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.9.1 Sous réserve de l'alinéa 25.4.4b), lorsqu'un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l'État à un poste, l'administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d'accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d'occupation du logement de l'État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l'administrateur général doit autoriser le paiement, comprennent les frais :

a) de location et de réparation des compteurs;

b) du service d'eau, s'ils peuvent être déterminés;

c) de gaz;

d) du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu'il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d'énergie;

e) du combustible normal utilisé pour la cuisson;

f) d'électricité;

g) du service d'égout;

h) d'enlèvement des ordures;

i) de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, la police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues et le déneigement, s'ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;

j) de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu'elle est considérée par la direction de la mission comme dépassant la responsabilité personnelle d'un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l'administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d'hygiène de la municipalité. Au moment d'envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé;

k) des permis imposés par le gouvernement hôte à l'égard d'un seul téléviseur, d'un seul poste de radio d'auto et d'un seul poste de radio de maison;

25.9.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent :

a) frais de notaire et d'enregistrement,

b) timbres de douane,

c) frais d'inventaire,

d) commission du courtier en immeubles,

e) prix d'une assurance obligatoire d'un genre qui ne serait pas normalement exigée comme condition d'occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité publique lorsque celle-ci relève du locataire en vertu des lois ou des pratiques locales mais relèverait du propriétaire en vertu de la loi de l'Ontario. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.9.4 En ce qui concerne l'alinéa 25.5.1 c), les frais réels et raisonnables qu'un fonctionnaire a engagés pour se réinstaller à sa nouvelle résidence, y compris l'indemnité prévue aux DSE 15.19 et 15.25 pour effets endommagés ou perdus au cours du déménagement. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.9.5 Les frais des services publics énumérés au paragraphe 25.9.1 ne comprennent pas les frais et les taxes concernant:

a) le téléphone;

b) les services personnels, y compris les services de portiers, de concierges, de bonnes et de jardiniers.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.10 Frais de logement

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.15 et(ou) des DSE 15.31 et 15.32, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) FSD 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État ou qui occupe un logement qu'il a loué par ses propres moyens et touche un montant au titre du loyer doit payer des frais de logement conformément à l'Appendice A de la présente directive.

25.10.2 Les frais de logement sont payables à l'avance le premier jour du mois.

25.10.3 Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devises locales peut se faire rembourser les frais de services bancaires ou d'opérations de change engagés pour acheter des devises locales dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.10.4 Les frais de logement indiqué à l'Appendice A de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à un poste, et pour qui l'administrateur général était disposé à autoriser les frais d'expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l'État après avoir obtenu l'autorisation de l'administrateur général.

25.10.5 Les frais de logement demeurent inchangés jusqu'au 1er avril suivant, sauf :

a) pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et

b) lorsque la taille du ménage d'un fonctionnaire résidant au poste change; dans un tel cas, les frais de logement sont rajustés le premier jour du mois suivant l'arrivée ou le départ permanent d'une personne à charge, compte tenu du traitement du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage, sous réserve du paragraphe 25.1.4.

25.10.6 Les frais de logement du fonctionnaire sont rajustés le 1er avril de chaque année, conformément à l'Appendice A afin de tenir compte du changement du traitement du fonctionnaire, comme le prévoit à l'instruction qui suit l'article 25.1.1a) - Application. Ils sont rajustés également tous les cinq ans, le premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement, afin de tenir compte du tableau des frais de logement révisés, sauf que :

a) lorsqu'un fonctionnaire change de logement à cause de circonstances indépendantes de sa volonté, qu'il s'agisse d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément, son traitement annuel demeure celui qui a servi à déterminer son loyer réel ou ses frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement;

b) lorsqu'un fonctionnaire se voit attribuer un logement temporaire de l'État, parce qu'il n'existe pas de logement convenable (compte tenu de son traitement annuel, de la taille du ménage ou des exigences du programme), et se voit attribuer par la suite un logement de l'État convenable, son traitement annuel sera celui touché le jour du début d'occupation du logement temporaire.

25.11 Date de début et de fin des frais de logement

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

25.11.1 Sauf comme le prévoient les articles 25.13 et 25.15, et(ou) les DSE 15.31 et 15.32, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d'un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s'appliquent à compter du premier jour d'occupation d'un logement loué privément ou d'un logement de l'État au poste jusqu'au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.

25.11.2 En cas d'évacuation d'urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur la formule de confirmation d'affectation (ou l'équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l'article 25.13.

25.12 Calcul des frais mensuel partiel du loyer réel ou des frais de logement

25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l'Appendice B de cette directive.

25.13 Logement partagé

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

25.13.1 Lorsqu'un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs autres fonctionnaires, les frais de logement appropriés sont calculés d'après :

a) le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage, et

b) le traitement annuel du fonctionnaire qui reçoit le traitement le plus élevé, et sont imputés en entier au fonctionnaire qui reçoit le traitement le plus élevé et qui devra payer à l'employeur la totalité des frais de logement. Cette disposition s'applique aussi aux couples de fonctionnaires, peu importe que les conjoints soient affectés au même poste ou qu'ils soient affectés à des postes différents.

25.13.2 Si un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l'État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés d'après son traitement annuel et la taille du ménage, divisé par le nombre des fonctionnaires qui partagent le logement.

25.13.3 Lorsqu'un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s'applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

25.14 Absence temporaire du poste

25.14.1 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général, ou est affecté à un autre poste et qu'une des personnes à charge continue d'habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s'appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.2, 25.3.3, 25.3.4, 25.10.5, 25.10.6 et l'article 25.11.

25.14.2 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune personne à charge ne continue d'habiter le logement loué privément au poste, l'administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d'occupation de la résidence, en tenant compte :

a) des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n'était pas résilié et si le loyer réel continuait de s'appliquer durant l'absence temporaire, et

b) des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l'augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, le bail étant résilié, et si le bail est résilié, l'administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, le paiement de frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d'avantages ne s'appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.14.3 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune des personnes à charge ne continue d'habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.14.4 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente du poste sans l'approbation de l'administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l'absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.15 Rajustement Compensatoires

25.15.1 Le fonctionnaire tenu d'occuper un logement de l'État qui présente des lacunes inacceptables, d'après le sous-ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement et de la taille du ménage, a droit à un rajustement compensatoire, c'est-à-dire à une réduction au pourcentage de ses frais de logement, afin de tenir compte de l'incidence des inconvénients sur l'habitabilité du logement. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte décrite à l'Appendice E de la présente directive.

Instructions

Instructions pour 25.1.1a) – Application

1. Pour l'application de l'alinéa 25.1.1a) le traitement annuel s'entend du taux de rémunération de base du fonctionnaire ou de sa rémunération d'intérim, calculé annuellement, payable pour les tâches ordinaires exécutées par le fonctionnaire dans une mission et effectivement reçu par ce dernier, qui figure dans l'état de la rémunération et des indemnités pour le mois :

a) à la date d'entrée en vigueur du premier bail d'un logement loué personnellement; ou

b) à la date d'occupation d'un logement de l'État; et

c) le premier jour du mois d'avril de chaque année suivant l'occupation d'un logement permanent.

2. Lorsqu'un rajustement salarial rétroactif est autorisé pour les fonctionnaires assujettis à ces directives, par suite soit de la conclusion d'une convention collective, soit d'une décision unilatérale de l'employeur, la date d'entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire est le premier jour du mois d'avril suivant la date de l'autorisation de ce changement (c'est-à-dire, la date de signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou encore la date d'approbation de la révision dans le cas des employés exclus).

Instruction pour 25.1.4 et 25.1.5 - Application

Lorsqu'un fonctionnaire change de logement conformément aux paragraphes 25.1.4 ou 25.1.5, l'administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l'article 25.5.

Instruction pour 25.2.2 et 25.3.1 – Logement de l'État/Logement loué privément – Loyer réel

Pour déterminer le caractère convenable du logement, l'administrateur général doit consulter les Objectifs/Lignes directrices sur les logements dans l'Appendice C qui est aussi utilisé pour déterminer les modifications à apporter pour rendre le logement convenable. Les Objectifs/Lignes directrices se trouvent à l'Appendice E de la présente directive et sont modifiées par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, au besoin, afin d'incorporer les changements apportés aux Lignes directrices sur les logements, le cas échéant, ou à la méthode du rajustement compensatoires.

Instruction pour 25.3.3b) – Logement loué privément - Loyer réel

Les circonstances ou conditions inhabituelles visés à ce paragraphe peuvent inclure les exemples suivants :

a) les besoins spéciaux d'une personne handicapée en matière de logement;

b) les besoins d'espace additionnel découlant de la taille du ménage et dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;

c) les besoins particuliers du programme dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;

d) les conditions inhabituelles du marché qui n'avaient pu être prévues au moment de l'établissement du loyer maximal.

Instruction pour 25.4.3 – Logement loué privément - Avances

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu du paragraphe 25.4.3 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt à l'affectation.

Instructions pour 25.5.2 – Logement loué privément – Autres coûts

1. Il incombe au fonctionnaire de veiller autant que possible à ce que ce soit le bailleur qui soit chargé de l'entretien et des réparations en vertu du contrat de location. Il incombe aussi au fonctionnaire de ne pas conclure de contrat de location à l'égard d'un logement qui est considérablement inférieur à un logement loué moyen doté de tous les services, normalement occupé par une personne touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon, dans la région d'Ottawa/Gatineau.

2. Il n'a pas pour objet de fournir le paiement d'important travaux de réparation ou d'entretien de logements loués privément ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l'occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et(ou) d'entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n'importe quel exercice financier, l'approbation préalable de l'administrateur général doit précéder la demande de remboursement. Dans des circonstances exceptionnelles où l'on prévoit que les frais d'entretien et(ou) de réparation seront considérables, il faudra envisager les autres possibilités, par exemple quitter les lieux, tenant compte de certains facteurs tels que la durée du bail, la durée prévue de l'affectation du fonctionnaire, l'existence d'autres logements convenables à louer, la fourniture éventuelle de logements de l'État et les coûts associés à la rupture du bail et au déménagement dans un autre logement.

3. Des situations peuvent se présenter où le comité interministériel compétent est informé par une mission que, en raison d'une pénurie de logements, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d'aménagement et de réparation. Le comité interministériel peut alors autoriser la mission à payer les coûts des réparations nécessaires jusqu'à concurrence d'un mois de frais de logement pour une unité de logements, sans toutefois dépasser le plafond des loyers en vigueur.

En autres exemples de frais pouvant être payés par la mission, mentionnons les suivants : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d'électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d'ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas admissibles.

4. Il convient de noter que le contrat d'occupation d'un logement de l'État prévoit que la loi de l'Ontario s'appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l'interprétation de ce contrat.

Instruction pour 25.7 – Logement au frais du fonctionnaire

Aux fins de l'article 25.7, le choix devrait normalement être fait au début d'une affectation et s'appliquer à toute la durée de cette affectation. Le choix ne peut être fait par un fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

Instruction pour 25.9.5 – Frais des services publics et autres dépenses

Même sans être l'abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d'occupation, sauf dans des situations inhabituelles où autorisation a été donnée au préalable par l'administrateur général.

Instruction pour 25.10 – Frais de logement

Le tableau des frais de logement (Appendice A) est établi suivant la méthodologie approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte compte tenu de la composante du logement du recensement de Statistique Canada. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1er avril 2009, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement.

Instruction pour 25.10.3 – Frais le logement

Le fonctionnaire qui réclame le taux de change réel obtenu pendant les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois doit présenter à l'administration de la mission un reçu de la transaction avant le premier jour ouvrable du mois pour lequel ses frais de logement sont exigibles, à défaut de quoi l'administration calculera l'équivalent en devises locales en fonction du taux légal le plus favorable que le fonctionnaire aurait pu obtenir le premier jour ouvrable du mois mentionné.

Instruction pour 25.13 – Logement partagé

L'article 25.13 s'applique également lorsque, en raison d'une évacuation d'urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, ou lorsque, avec l'approbation du chef de la mission, il partage son logement avec une personne qui n'est pas un fonctionnaire. Dans de tels cas, le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l'article 25.15.

Lignes directrices

Ligne directrice pour définitions – Loyer réel

Un fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou les frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils excluent des services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, lesquels sont à la charge du fonctionnaire.

Ligne directrice pour 25.1.2 et 25.1.3 – Application

Les paragraphes 25.1.2 et 25.1.3 ont pour objet de donner au fonctionnaire une certaine latitude quant au choix d'un logement qui convienne à son mode de vie. Par exemple, un fonctionnaire seul peut choisir une taille de ménage à deux personnes afin d'être en mesure de recevoir des invités ou d'accueillir quelque autre personne (comme un frère ou une sœur) qui ne peut être considérée comme personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Définitions.

Lignes directrices pour 25.2 – Logement de l'État

1. Le contrat d'occupation est celui approuvé par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte.

2. On doit prévenir les fonctionnaires qu'il leur incombe d'indiquer les articles de l'inventaire et leur état dans les annexes jointes au contrat d'occupation et de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique et des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers.

3. En cas de décès d'un fonctionnaire, l'administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d'occuper le logement de l'État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Bien entendu, le logement devra un jour ou l'autre être libéré pour le successeur du fonctionnaire, mais on fera preuve d'autant de souplesse et de compréhension que possible.

Ligne directrice pour 25.3 – Logement loué privément - Loyer réel

En cas de décès d'un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l'occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas et à condition que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur.

Ligne directrice pour 25.4.1 – Logement loué privément - Avances

Lorsqu'un fonctionnaire occupe un logement loué privément et que le bailleur demande le remboursement de présumés pertes ou dommages, il faut se référer à l'article 25.6 et à la DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie.

Ligne directrice pour 25.9 – Frais des services publics et autres dépenses

Le fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils ne comprennent pas les services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, qui est à la charge du fonctionnaire.

Ligne directrice pour 25.9.1 - Frais des services publics et autres dépenses

En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l'État ou un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec le paragraphe 25.9.1, pourvu que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur en conformité avec les paragraphes 25.10.5, 25.10.6, 25.11.1 et 25.11.2.

Ligne directrice pour 25.9.3e) – Frais de services publics et autres dépenses

Les fonctionnaires doivent être avertis qu'il leur incombe de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique qui relèverait d'eux en vertu de la loi de l'Ontario et à l'égard de leurs effets personnels et ménagers qui pourraient être endommagés ou perdus.

Ligne directrice pour 25.9.4 – Frais de services publics et autres dépenses

L'employeur accordera à un fonctionnaire suffisamment de temps payé pour s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou au conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire; on ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable.

Ligne directrice pour 25.11 - Date de début et de fin des frais de logement

Si, à la suite du décès d'un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l'État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l'employeur, en conformité avec les articles 25.10 et 25.11.

Formulaires

Demande d'aide au logement (EXT-68) (Rév.)

Fiche de logement (EXT-783) (Rév.)

Contrat d'occupation (EXT-1645) (Rév.)

Demande de rajustement compensatoire en matière de logement (EXT-328)

Appendice A – Frais de logement des fonctionnaires - L'article 25.10

Le 1er avril 2012

Le tableau ci-dessous, qui a été inclus pour une plus grande compréhension et afin de pouvoir s'y référer facilement, s'applique à tous les fonctionnaires en poste le 1er avril 2012 selon le salaire actuel reçu à cette date.

En dollars par mois

Fourchette salariale

Nombre de personnes dans le ménage

Ménage d'une personne

Ménage de 2 personnes

Ménage de 3 personnes

Ménage de 4 personnes

Ménage de 5 personnes ou plus

28 000

-

29 999

605

675

716

745

768

30 000

-

31 999

626

697

738

767

789

32 000

-

33 999

647

717

758

787

809

34 000

-

35 999

666

736

777

806

828

36 000

-

37 999

684

754

795

824

846

38 000

-

39 999

701

771

812

841

863

40 000

-

41 999

717

787

828

857

880

42 000

-

43 999

732

802

843

872

895

44 000

-

45 999

747

817

858

887

910

46 000

-

47 999

761

831

872

902

924

48 000

-

49 999

774

845

886

915

937

50 000

-

54 999

797

867

908

937

960

55 000

-

59 999

826

896

937

966

989

60 000

-

64 999

853

923

964

993

1 016

65 000

-

69 999

878

948

989

1 018

1 041

70 000

-

74 999

901

971

1 012

1 041

1 064

75 000

-

79 999

923

993

1 034

1 063

1 085

80 000

-

89 999

953

1 023

1 064

1 093

1 115

90 000

 

99 999

988

1 059

1 100

1 129

1 151

100 000

-

109 999

1 021

1 091

1 132

1 161

1 184

110 000

-

119 999

1 050

1 120

1 161

1 190

1 213

120 000

-

129 999

1 077

1 147

1 188

1 217

1 240

130 000

-

139 999

1 102

1 172

1 213

1 242

1 265

140 000

-

149 999

1 125

1 195

1 236

1 265

1 288

150 000

et

plus

1 147

1 217

1 258

1 287

1 310

Notes:

1. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions apportées au présent appendice ne constituent pas des modifications aux conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

2. Cet Appendice sera révisé en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Appendice B – Calcul du loyer réel et(ou) des frais de logement mensuel partiel - L'article 25.12

Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera de la façon suivante :

Loyer réel mensuel (ou frais de logement mensuels)
X
Nombre de jours civils applicables
Nombre total de jours civils dans le mois en question

Appendice C – Objectifs/Lignes directrices visant la taille des logements - Les articles 25.2 et 25.3

En vigueur le 9 juillet 2008

Les lignes directrices sur les logements de l'État reposent sur les données du recensement sur le logement dans la région d'Ottawa-Gatineau de Statistique Canada (recensement de 2006). Elles prennent en compte le nombre total de pièces1 et de chambres2 dans un logement. Le niveau des salaires est présenté en dollars canadiens et fera l'objet de modifications tous les cinq ans lorsque les nouveaux résultats du recensement seront publiés.

Nombre de personnes dans le ménage

Fourchette salariale

1

2

3

4

5

Moins de 39 000 $

6 (2-3)

6 (2-3)

7 (3-4)

7 (3-4)

8 (3-4)

40 000 $-44 999 $

6 (2-3)

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

45 000 $-49 999 $

6 (2-3)

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

50 000 $-54 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

55 000 $-59 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

60 000 $-64 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

65 000 $-69 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

70 000 $-74 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

75 000 $-79 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

80 000 $-89 999 $

6 (2-3)

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

90 000 $-99 999 $

6 (2-3)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

100 000 $-109 999 $

6 (2-3)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

110 000 $-119 999 $

6 (2-3)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

120 000 $-129 999 $

6 (2-3)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

130 000 $-139 999 $

6 (2-3)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

140 000 $-149 999 $

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

150 000 $ et plus

7 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

8 (3-4)

Note :

1. Indique le nombre de pièces dans un logement - 6, 7 ou 8. Une pièce est une aire fermée à l'intérieur d'un logement qui est aménagée et peut être habitée toute l'année. Les pièces à aire ouverte, divisées partiellement, ou en forme de L, qui peuvent accommoder plus d'une fonction, sont considérées comme autant de pièce que de fonction (p. ex., une pièce en L divisée en salle à dîner et en séjour compte comme deux pièces). Le nombre total de pièces comprend la cuisine, le séjour, la salle à dîner (3), plus 3, 4 ou 5 pièces qui servent de chambre ou ont une autre utilité (coin-détente, salle d'étude ou salle familiale). Peut aussi comprendre les pièces aménagées au rez-de-chaussée, au grenier ou au sous-sol.

Ne comprend pas les salles de bain, les couloirs, les vestibules et les pièces réservées au travail.

2. Désigne toutes les pièces aménagées et meublées pour servir de chambres à coucher (2, 3 ou 4) et utilisées principalement à cette fin, même de façon occasionnelle (c.-à-d. chambre supplémentaire). Quand toutes les chambres ne sont pas utilisées, on peut se servir de l'une d'elles comme coin-détente, salle d'étude, salle familiale ou chambre d'invités.

Appendice D – Calcul de recouvrement de l'avance – Logement loué privément – L'alinéa 25.4.2b)

Lorsqu'une avance en retour de l'occupation du logement, le montant d'une telle avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur le loyer réel du fonctionnaire à un taux non inférieur aux taux calculés comme suit:

Montant de l'avance accordée
Durée du bail en mois

Appendice E – Rajustements compensatoires - Logements de l'État – L'article 25.15

1. Conformément à la DSE-25 - Logement, l'employeur s'engage à fournir à chaque fonctionnaire en poste dans un poste, lorsque cela est possible et pratique, un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement loué et occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de façon similaire.

2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les postes et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certains postes, des logements qui ne rencontre pas l'habitalité globale décrit dans le paragraphe 6 de cette Appendice. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, la DSE 25.15 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.

3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.

4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :

a) Logement inadéquat : on peut envisager la possibilité d'accorder un rajustement compensatoire au fonctionnaire qui doit occuper un logement jugé inadéquat par rapport à son traitement et(ou) à la taille du ménage. Cette situation peut se présenter même lorsque les conditions de vie globales sont généralement comparables, mais qu'il n'est peut-être pas pratique ni économique de fournir un autre logement.

b) Réparation et entretien courants insuffisants : il incombe à la direction de la mission de veiller à ce que les réparations et l'entretien des logements de l'État soient effectués rapidement et correctement; toutefois, un délai raisonnable doit être prévu à cette fin. Un délai de trois mois est jugé comparable à celui que prend en moyenne un propriétaire de la région d'Ottawa/Gatineau pour corriger les lacunes de nature non urgente. Par conséquent, si la réparation ou l'entretien n'est pas effectué dans les trois mois suivant la date à laquelle le problème a été signalé, le fonctionnaire pourra demander un rajustement compensatoire qui, s'il est approuvé, sera versé rétroactivement à partir de la date où le problème a été signalé et tant et aussi longtemps que la situation n'aura pas été corrigée.

c) Réparations exceptionnelles dans les cas où la plus grande partie du logement demeure habitable : Par exemple, un incendie d'origine électrique peut rendre une pièce et une partie du vestibule inutilisable, sans toutefois obliger le fonctionnaire et les personnes à charge à quitter le logement pendant que s'effectuent les réparations.

d) Facteurs locaux : Étant donné qu'une indemnité différentielle de poste (IDP) est accordée lorsqu'il existe des conditions laissant à désirer qui touchent tous les membres du personnel, il se peut que des fonctionnaires touchent déjà une indemnité pour des lacunes liées au milieu ou aux conditions locales. Toutefois, lorsqu'un ou plusieurs facteurs reconnus en vertu de l'indemnité différentielle de mission font qu'un logement se trouve dans un état nettement pire que les autres logements de l'État au poste, une demande de rajustement compensatoire peut être envisagée.

5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, le contrat d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la procédure de redressement du CNM.

6. L'habitabilité globale des logements de l'État et rajustements compensatoires doivent être évaluées en fonction des facteurs suivants :

a) Dimensions et aménagement - Le nombre de pièces, incluant le nombre de chambres doivent généralement correspondre aux chiffres indiqués dans l'Appendice C.

(i) Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.

(ii) Des logements pour des postes ayant des fonctions de représentation, et appuyés par des relevés d'accueil, peuvent être approuvés par le chef de mission, ce qui permet d'avoir une salle à dîner de taille convenable. Les facteurs de qualité de vie, tels que les aires de loisir (parcs pour les enfants, par exemple) ainsi que des chambres additionnelles pour les familles plus nombreuses seront pris en considération dans l'achat de logements pour fonctionnaires.

(iii) L'aménagement des pièces doit également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.

b) Systèmes mécaniques - Cette rubrique englobe les appareils de chauffage, de climatisation, de plomberie, le câblage et l'équipement connexe de la résidence, mais non les services publics. L'équipement de chauffage devrait être en mesure de maintenir la température à 22°C dans toutes les aires du domicile où vivent les occupants. L'équipement de climatisation doit maintenir une température conforme au degré « humidex » fixé pour les zones désignées et qui est indiqué dans le Manuel de gestion du matériel des Affaires étrangères (MGM 2 - Appendice A). La tuyauterie, le câblage et les pièces fixes doivent assurer un degré de commodité, d'utilité et de sécurité comparable à celui que l'on trouve dans les logements de la région d'Ottawa/Gatineau, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.

c) Aires de loisir - Dans le contexte de l'habitation, il existe deux types d'aires de loisir : a) les aires de jeu à l'intention des jeunes enfants, qui doivent se trouver à l'intérieur ou à proximité du domicile; et b) les parcs, terrains de jeu, etc., destinés aux enfants plus âgés et aux adultes et situés à distance raisonnable de la demeure. Selon les conditions et le mode de vie de l'endroit, les aires de loisir varieront considérablement quant à l'emplacement, à la forme et aux commodités, mais elles ne doivent présenter aucun danger (comme la circulation) et la mesure de sécurité personnelle doit y être équivalente à celle qu'on retrouve au poste. La nécessité d'aires de loisir pour enfants avec le logement n'est pas une exigence constante, mais varie en fonction de la structure familiale.

d) Stationnement - Chaque logement doit disposer, au besoin, d'une aire de stationnement pour une voiture, située sur la propriété ou à une distance de marche raisonnable.

e) Autres - Cette rubrique englobe la facilité d'accès, l'apparence, l'état, l'aménagement paysager, les services locaux, le bruit, la pollution, la sûreté, la sécurité, la circulation, les services publics et l'utilisation. Bien que la manière dont la plupart de ces éléments influent sur l'habitabilité globale du logement soit évidente en soi, il convient d'apporter les précisions suivantes concernant leur application en vertu des présentes lignes directrices.

(i) Accès - On entend par accès les allées, promenades, portes et barrières, couloirs, ascenseurs, etc., que l'on doit emprunter pour se rendre à son logement. Ces endroits doivent être facilement accessibles et sûrs. Dans le cas des immeubles à logements multiples, les aires communes (comme les escaliers, les paliers ou les vestibules) devraient être bien éclairées, bien entretenues et libres de tout encombrement.

(ii) Apparence - Les biens connexes, y compris l'extérieur de l'immeuble, les terrains adjacents faisant partie de la propriété et les espaces utilisés en commun avec les autres résidents devraient être salubres, bien entretenus et nettoyés.

(iii) État - L'intérieur des lieux doit être bien entretenu et en bon état.

(iv) Aménagement paysager - L'aménagement paysager de base et l'embellissement des terrains en fonction du voisinage.

(v) Services locaux - Dans le cas du bureau, des écoles, magasins, parcs et aires de loisirs : en tenant pour acquis des conditions de conduite et des temps de déplacement normaux, le logement doit être situé, au plus, à une heure du lieu de travail en utilisant les moyens de transport publics, ou à 45 minutes en voiture, et dans un rayon de huit kilomètres des écoles publiques, des aires de loisirs et des magasins.

(vi) Bruit - Le niveau de bruit dans les environs immédiats du logement ne doit pas gêner indûment l'occupation normale des lieux, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit. (Il faut se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste - renferme des dispositions sur le niveau de bruit qui incommode tous les membres de certains postes.)

(vii) Pollution - La pollution de l'air, de l'eau et du sol dans les environs du logement ne doit pas excéder de beaucoup les moyennes locales. (Il convient de se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste renferme des dispositions concernant des facteurs comme la pollution qui, dans certains postes, affectent tout le personnel.)

(viii) Sûreté - La solidité du bâtiment, les dispositifs d'alarmes et les sorties d'urgence doivent pouvoir protéger les locataires d'accidents causés par l'environnement ou par la nature, compte tenu des normes locales en matière de construction domiciliaire.

(ix) Sécurité - La sécurité matérielle des lieux doit être suffisante pour prévenir les effractions. Dans le cas des logements fournis par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, la sécurité personnelle supplémentaire est assurée conformément à la politique de ce ministère concernant la protection du personnel des postes.

(x) Circulation - La densité de la circulation dans les rues situées tout autour de l'immeuble devrait être raisonnable, compte tenu du type et de l'emplacement du logement.

(xi) Services publics - On entend par services publics l'alimentation du logement en électricité et en eau, ainsi que l'évacuation des eaux usées. Comme il est impossible d'assurer la non-interruption de ces services, les postes qui connaissent de longues et fréquentes pannes doivent s'assurer que les logements du personnel disposent d'installations qui permettent de pallier à ces lacunes.

(xii) Utilisation - L'utilisation des propriétés connexes doit être compatible avec des critères résidentiels, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.

7. À moins qu'il n'ait été déterminé qu'un rajustement s'appliquait à tous les locataires ultérieurs, la formule EXT-328 « Demande de rajustement compensatoire en matière de logement » doit être remplie par tous les fonctionnaires relevant du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international relativement à tous les logements de l'État fournis par ce ministère. Le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, soit l'identification et la description de l'inconvénient tel que perçu par l'occupant. À cette étape, les aspects comparables ou supérieurs à ceux que l'on retrouve dans le logement moyen d'Ottawa/Gatineau doivent également être notés.

8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.

9. En cas de différend, la mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de la mission.

10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :

a) lorsqu'il n'existe pas d'autres logements permanents convenables et que l'employeur n'a aucun contrôle sur la correction des lacunes; ou

b) lorsque le fonctionnaire accepte de rester dans le logement, malgré la gravité de l'inconvénient, et que les réparations et(ou) améliorations essentielles peuvent être effectuées dans un délai raisonnable.

11. Le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés au poste les 1er avril et 1er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.

DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie

Champ d'application

Introduction

L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.

Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DSE 25 - Logement.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes Directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

26.1 Application

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

26.1.1 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :

a) six mois de loyer réel établi conformément à la DSE 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et(ou)

b) six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

26.2 Remboursement/Recouvrement

(Note: Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices)

26.2.1 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 26.2.2, 26.2.3 ou 26.2.4 sont applicables, l'avance faite en vertu du paragraphe 26.1.1 doit être :

a) remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l'agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l'intérêt couru, conformément aux dispositions du bail, ou

b) recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d'expiration du bail, selon la première de ces échéances.

26.2.2 Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :

a) d'un mois de loyer réel, tel que prévu à la DSE 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent, et(ou)

b) d'un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.2.3 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 26.2.2, l'administrateur général peut :

a) autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n'excède pas celui du dépôt de garantie retenu, ou

b) renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie retenue qui, à son avis, n'est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

26.2.4 Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'alinéa 26.2.3a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l'agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l'agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

Instructions

Instruction pour 26.1 – Application

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 26.1 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

Instruction pour 26.2 – Remboursement/Recouvrement

Avant de renoncer au recouvrement prévu à l'alinéa 26.2.3b) ou au paragraphe 26.2.4, l'agent ministériel supérieur en fonction à la mission doit présenter à l'administrateur général un rapport exposant les circonstances du différend, le rapport d'un estimateur indépendant, le cas échéant, et les recommandations sur la façon de trancher le différend.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 26.1.1b) - Application

Il incombe au fonctionnaire de s'assurer que les meubles sont bien inscrits dans l'inventaire ou le contrat, de même que leur état, afin d'éviter tout malentendu. Au besoin, le fonctionnaire peut utiliser les services de traduction à la mission afin de bien comprendre les termes utilisés à l'égard de certains meubles.

Ligne directrice pour 26.2 – Remboursement/Recouvrement

Le règlement des avances pour dépôt de garantie se fera dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté le poste avant le versement final, auquel cas tous les montants dus seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

Formules

SCT 330-188 (82/5) DSE 26

Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)

DSE 28 - Indemnité d'entreposage en lieu sûr

Champ d'application

Introduction

Lorsqu'un fonctionnaire quitte temporairement son logement du poste, les risques de cambriolage ou d'effraction peuvent être plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, selon la durée de l'absence et le taux de criminalité à ce poste. L'employeur a pour politique d'assurer une protection raisonnable contre ces risques, que le besoin d'une telle protection provienne ou non de circonstances inhérentes au programme.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

28.1 Application

28.1.1 Conformément aux articles 28.2, 28.3 et 28.4, lorsqu'un fonctionnaire est temporairement absent du poste et n'a ni personne à charge ni serviteur en résidence dans son logement durant son absence, et s'il est d'avis qu'une protection contre le cambriolage ou l'effraction est nécessaire, l'administrateur général doit autoriser le moins élevé des frais réels et raisonnables suivants:

a) soit d'entreposage, y compris les frais d'emballage, d'expédition, d'assurance complémentaire et de déballage des effets du fonctionnaire, ou

b) soit de services de garde assurant une protection comparable à partir du premier jour d'absence du fonctionnaire.

28.2 Absence provenant de circonstances inhérentes au programme

28.2.1 Si, de l'avis de l'administrateur général, l'absence provient de circonstances inhérentes au programme, l'administrateur général pourra autoriser les frais d'entreposage mentionnés à l'alinéa 28.1.1a) pour toute la période précédant le départ qui est nécessaire pour permettre l'entreposage en lieu sûr des effets du fonctionnaire dès le premier jour de son absence; ces frais se limiteront aux dépenses relatives :

a) aux effets mobiliers, lorsque le bail conclu par le fonctionnaire qui a loué à titre privé un logement est résilié avec l'approbation de l'administrateur général, ou

b) aux effets personnels seulement, si le bail conclu par le fonctionnaire n'est pas résilié ou s'il n'y a pas de bail. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

28.3 Poids maximal

28.3.1 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente du poste en raison d'un congé payé autorisé, et non en raison d'une absence prévue au paragraphe 28.2.1, et que le bail qu'il a conclu n'est pas résilié ou s'il n'y a pas de bail, les frais d'entreposage dont il est question à l'alinéa 28.1.1a) doivent se limiter :

a) à un poids maximal de

(i) 150 kilogrammes net (333 livres) pour un fonctionnaire non accompagné, ou

(ii) 225 kilogrammes net (500 livres) pour un fonctionnaire accompagné, et(ou)

b) aux dépenses engagées à compter du premier jour de congé du fonctionnaire.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

28.4 Autres circonstances

28.4.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais en vertu du paragraphe 28.3.1 à l'égard :

a) de l'absence du poste de huit jours ou plus, lorsque les risques de cambriolage ou d'effraction des locaux inhabités sont, à son avis, beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, et

b) d'une absence du poste, lorsque, à son avis, les risques de cambriolage et d'effraction des locaux inhabités ne sont pas beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau:

(i) de 19 jours ou plus pendant un congé annuel ayant fait l'objet d'une aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur, ou

(ii) de 25 jours ou plus à une autre fin.

28.5 Résiliation du bail

28.5.1 Le fonctionnaire qui s'absente du poste pour prendre un congé payé et dont le bail est résilié avec l'approbation de l'administrateur général tombe sous le coup de la DSE 15.13.1.

28.6 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

28.6.1 L'administrateur général peut, à sa discrétion, assurer l'entreposage en lieu sûr ou autoriser le paiement des frais d'entreposage de la voiture du fonctionnaire, dans les cas exceptionnels où le fonctionnaire ne peut prendre lui-même les dispositions à cet égard.

Instructions

Instruction pour 28.2.1b) et 28.3.1 – Absence provenant de circonstances inhérentes au programme/Poids maximal

L'expression « s'il n'y a pas de bail » s'applique au fonctionnaire qui habite un logement de l'État ou un logement qui lui appartient.

DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes

Champ d'application

Introduction

L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter les possibilités de posséder une voiture particulière ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires tant à obtenir un moyen de transport personnel qu'à assumer les coûts qui s'y rattachent. Les divers types d'aide offert en vertu de la présente directive visent : la location d'un véhicule, les taxes routières et les frais d'immatriculation, les frais de stationnement, l'aide au transport quotidien, et le transport relatif aux études.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens.

Frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport qu'assume un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un voyage aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément au paragraphe 30.4.2, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée.

Lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que la disponibilité de logements domiciliaires, les établissements d'enseignement, le cas échéant, les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.), la nécessité de donner des réceptions officielles, et l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.

Quote-part des frais de transport quotidiens (commuting share) sauf lorsqu'un fonctionnaire achète un billet ou un laissez-passer de longue durée, la quote-part des frais de transport quotidien est payable pour la durée du billet conformément au paragraphe 30.7.1, et désigne le moins élevé des deux montants suivants, sauf :

a) le prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier pour le mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée, ou,

b) lorsque la réclamation vise une période inférieure à un mois civil complet, le prix d'un billet aller-retour quotidien en autobus de la OC Transpo calculé sur la base du tarif quotidien le plus bas d'OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée, jusqu'à concurrence du prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier.

Taux de kilométrage (millage) au poste (post kilometric (mileage) rate) désigne le taux en cents qui peut être demandé par kilomètre (mille) pour l'utilisation autorisée d'une voiture particulière au poste, lorsqu'un fonctionnaire demande la permission d'utiliser une voiture particulière pour son transport quotidien et que l'employeur y consent. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit ce taux, en rajustant le taux utilisé lorsque la demande provient du voyageur, applicable à Ottawa, et qui est indiqué dans la directive sur les voyages du CNM de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

Transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général,

a) n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs, et

b) fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire.

Directive

30.1 Location d'un véhicule

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

30.1.1 S'il juge qu'un fonctionnaire dans un poste donnée ne peut bénéficier des dispositions de la DSE 15.18 à cause des embargos, droits prohibitifs de douane ou restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de sa voiture particulière, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à utiliser une voiture de l'État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à ce poste, à la condition que ce dernier remplisse les conditions énoncées au paragraphe 30.1.2.

30.1.2 Le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :

a) convenir d'assumer les frais de fonctionnement (huile, carburant et essence, stationnement, péages, etc.) et de payer le taux fixe visé à l'Appendice A jusqu'à ce que la méthodologie soit revue et que le taux fixe soit révisé par le Comité du Conseil national mixte sur les Directives du service extérieur;

b) convenir de rendre la voiture, dans l'état où elle était lorsqu'elle lui a été remise, compte tenu de l'usure normale;

c) s'assurer que le véhicule n'est conduit que par des personnes autorisées qui détiennent un permis de conduire conformément aux lois locales;

d) veiller à ce que l'inspection et l'entretien de la voiture se fassent conformément aux instructions de l'administrateur général;

e) convenir de payer les frais de toute réparation nécessaire qui, de l'avis de l'administrateur général, est attribuable à une faute ou une négligence de la part du fonctionnaire ;

f) convenir de payer la première tranche de $100 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages dans un accident et que le conducteur du véhicule de l'État en est responsable ; et

g) convenir de payer la première tranche de $25 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages qui seraient assurables au Canada aux termes d'une police d'assurance-automobile tous risques.

30.1.3 L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'une voiture de l'État doit autoriser le paiement :

a) des frais autres que ceux du carburant qu'assume le fonctionnaire pour le fonctionnement et l'entretien ordinaires de l'automobile; et

b) des frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'alinéa 30.1.2e); et

c) des frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément aux alinéas 30.1.2f) et g).

30.2 Taxes routières et droits d'immatriculation

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

30.2.1 Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et(ou) des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire prouve par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et(ou) ces droits d'immatriculation locaux, il peut se faire rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et(ou) taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et(ou) aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.2 Si le fonctionnaire est affecté à une localité à l'extérieur du Canada où les voitures particulières doivent obligatoirement faire l'objet d'une inspection technique, il peut toucher le remboursement des frais d'inspection à l'égard d'une voiture particulière, sur présentation des reçus ou des documents nécessaires.

30.3 Frais de stationnement

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

30.3.1 L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

a) les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou que

b) les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement sa voiture particulière pour se rendre au travail.

30.4 Aide au transport quotidien - Général

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

30.4.1 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.4 à 30.7 inclus.

30.4.2 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.5, 30.6, et 30.7.

30.5 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix de l'employeur

30.5.1 Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.5.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique : le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport.

30.5.3 Lorsque l'utilisation autorisée d'une voiture particulière est le mode de transport quotidien le plus économique qui puisse être utilisé, le fonctionnaire peut réclamer au titre de l'aide au transport quotidien, pour la distance aller-retour la plus courte entre son lieu de travail et sa résidence, le montant qui excède la quote-part des frais de transport quotidiens, ce montant étant calculé en fonction du taux de millage ou de kilométrage au poste utilisé lorsque la demande provient du voyageur et des droits de péage applicables pour le nombre de jours où le fonctionnaire a effectivement supporté des frais de transport quotidiens dans un mois civil donné. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

30.6 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix du fonctionnaire

30.6.1 Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire, les moins élevés parmi les suivants :

a) entre son lieu de travail et sa résidence; ou

b) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.

30.6.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme il est dit aux articles 30.5.2 et 30.5.3, sauf que, lorsque l'utilisation d'une voiture particulière est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :

a) entre son lieu de travail et sa résidence, ou

b) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.

30.7 Quote–part des frais de transport quotidiens

30.7.1 Lorsqu'une aide au transport quotidien est autorisée en vertu des paragraphes 30.5.1 ou 30.6.1, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement du prix réel d'un billet ou laissez-passer de longue durée au moment de l'achat. En pareil cas, la quote-part des frais de transport quotidien représente :

a) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le jour de l'achat du billet ou laissez-passer à long terme, si la quote-part des frais de transport quotidien est payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée; ou

b) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le premier jour de chaque mois pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, si la quote-part des frais de transport quotidien n'est pas payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée.

30.7.2 Lorsque l'affectation d'un fonctionnaire se termine avant la date d'expiration du billet ou du laissez-passer de longue durée et que le fonctionnaire a droit au remboursement de la partie inutilisée d'un tel billet, il doit verser à l'employeur le montant remboursable, moins toute quote-part des frais de transport quotidien qui a été déduite au moment de l'achat du billet ou du laissez-passer et qui est applicable à la partie remboursable du billet ou du laissez-passer.

30.7.3 Lorsqu'un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l'État en vertu des dispositions du paragraphe 30.1.1, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément aux paragraphes 30.5.3 ou 30.6.2.

30.8 Transport relatif aux études

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

30.8.1 Lorsqu'un fonctionnaire dans un poste touche, en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside au poste et que le transport scolaire n'est pas assuré par l'école ou compris dans les frais de scolarité, la direction de la mission peut lui accorder de l'aide pour le transport d'un enfant à charge à destination et en provenance de l'école.

30.8.2 Lorsque l'utilisation d'une voiture particulière a été autorisée en vertu de l'article 30.8.1, l'aide se fonde sur le taux de kilométrage (millage) au poste lorsque la demande provient du voyageur, taux qui est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères. Lorsqu'un étudiant à charge utilise une voiture particulière à destination ou en provenance d'un établissement d'enseignement, l'aide qui lui est accordée comprend également le remboursement des frais quotidiens, réels et raisonnables, de stationnement à (ou près de) l'établissement d'enseignement, mais pas le remboursement des frais de stationnement engagés pour le transport des enfants à destination ou en provenance de l'école. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

30.8.3 Pour l'application du paragraphe 30.8.2, le sous-ministre des Affaires étrangères établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instructions

Instructions pour 30.1 – Location d'un véhicule

1. L'utilisation d'une voiture de l'État ou d'un autre moyen de transport vise principalement les fonctionnaires dans un poste à laquelle l'administrateur général n'était pas disposé à autoriser l'expédition de leur voiture particulière en vertu de la DSE 15.18. C'est l'administrateur général qui désigne les postes où les fonctionnaires n'ont pas le droit de se prévaloir des dispositions de la DSE 15.18 en raison d'embargos, de droits prohibitifs de douanes, de restrictions de cession ou de frais d'expédition excessifs. La désignation de ces postes devrait se faire d'un commun accord par les ministères qui y ont des représentants.

2. Les dispositions du paragraphe 30.1.1 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. On fera tous les efforts possibles pour fournir des véhicules appartenant à l'État dans les circonstances susmentionnées, mais il faut reconnaître que la chose ne sera peut-être pas toujours possible dans le cas où les fonctionnaires affectés à l'étranger travaillent dans des localités où les Affaires étrangères et du Commerce international n'ont pas de représentants ou lorsque les affectations sont organisées en vertu d'une entente bilatérale, d'un programme international ou du programme Échanges Canada.

3. Le moyen de transport qui peut être fourni en vertu de la présente directive comprend tous les véhicules appartenant à l'État à un poste et ne se limite pas aux véhicules visés par les dispositions précises de la présente directive.

4. L'administrateur général doit décider du type de voiture ou du moyen de transport à fournir et du moyen le plus économique de le faire, compte tenu du prix initial, du prix des pièces et de la facilité à les obtenir, ainsi que de la qualité du service et de la facilité à s'en prévaloir. Le statut du fonctionnaire ne doit pas entrer ici en ligne de compte.

5. Les paragraphes 30.1.1 à 30.1.3 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un « couple de fonctionnaires » qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

6. À la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles au poste, les dispositions du paragraphe 30.1.1 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont la voiture particulière est expédiée à destination ou en provenance d'un poste en vertu de la DSE 15.18. La présente disposition discrétionnaire s'applique habituellement dans le cas des postes où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

7. À noter que les fonctionnaires peuvent réclamer des frais de location de voiture dans certains cas de réinstallation précis, en conformité avec la DSE 15.30. Lorsqu'un fonctionnaire réclame les frais de location de voiture pour l'utilisation d'une voiture de l'État en vertu du paragraphe 30.1.1, le taux fixe sera déterminé en conformité avec le paragraphe 30.1.2.

8. Bien que le singulier soit utilisé au paragraphe 30.1.1, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

Instruction pour 30.3 – Frais de stationnement

L'article 30.3 de la présente directive s'applique à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Instruction pour 30.4 – Aide au transport quotidien - Général

L'absence du travail ne porte atteinte à l'aide au transport quotidien que si le fonctionnaire n'engage pas de frais de transport quotidien pendant son absence. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel peut continuer de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.

Instructions pour 30.8 – Transport relatif aux études

1. Il incombe à la direction de la mission d'approuver le paiement des frais relatifs à l'utilisation du mode de transport le plus économique et le plus pratique pour mener des enfants à l'école et les ramener, lorsque ce transport n'est pas assuré au moyen de services mis sur pied par l'école.

2. Les frais que peut approuver la direction de la mission comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État ou par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

3. Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève ou de l'étudiant et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :

a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;

b) la surveillance n'est pas assurée pendant la pause du midi;

c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.

Instruction pour 30.8.2 – Transport relatif aux études

Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser sa voiture particulière pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément au paragraphe 30.8.2.

Lignes directrices

Ligne directrice pour Définitions - Taux de kilométrage (millage) au poste

Le taux de kilométrage (millage) au poste est rajusté lorsqu'une mission fait état d'une augmentation du prix du carburant ou de l'essence. Par conséquent, le taux de kilométrage (millage) au poste pour l'aide au transport quotidien sera révisé le 1er avril de chaque année et aux autres dates où le taux utilisé lorsque la demande provient du voyageur pour voyages officiels au poste est rajusté par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Ligne directrice pour 30.1 – Location d'un véhicule

Il convient de noter que, lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise une voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la DSE 30. Dans ce cas, le fonctionnaire doit recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Ligne directrice pour 30.2 – Taxes routières et droits d'immatriculation

L'article 30.2 ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Ligne directrice pour 30.5.3 – Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – choix de l'employeur

Il convient de noter que lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise sa voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la politique d'aide au transport quotidien. Dans ce cas, le fonctionnaire devrait recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage au poste étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Formulaires

Moyen de transport au poste et frais connexes (DSE 30)

Accord de location d'un véhicule à moteur

TBS/SCT 330-198 (rév 89)

Appendice A - Taux fixe pour la location d'un véhicule - L'alinéa 30.1.2a)

Aux fins de l'article 30.1.2, le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit convenir d'assumer les frais de fonctionnement et de payer un taux fixe comme suit :

4 332 $ par année

361 $ par mois

18 $ par jour

Partie V - Éducation des enfants à charge et frais connexes

FSD 32 - Aide aux frais de garde

Champ d'application

Introduction

Devant le coût élevé de la garde d'enfants à de nombreux postes, coût pour lequel l'indemnité de subsistance de poste ne prévoit pas de compensation, la présente directive offre une indemnité pour aider les parents seuls ou qui travaillent à assumer le coût de l'inscription de leurs enfants dans des garderies ou des services de garde agréés, lorsque ce coût est supérieur aux tarifs généralement pratiqués par de semblables services à Ottawa. (Pour les fins de la présente directive, les expressions « service de garde » et « garderie » sont synonymes.)

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

32.1 Application

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

32.1.1 La présente directive offre une aide financière aux fonctionnaires affectés à l'étranger qui sont des parents seuls ou dont l'époux ou conjoint de fait travaille au poste pour :

a) le ou les nourrissons (âgés de moins de 18 mois) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la franchise), en conformité avec l'article 32.3;

b) le ou les tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la franchise), en conformité avec l'article 32.3;

c) le ou les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la franchise), en conformité avec l'article 32.3;

d) le ou les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un établissement d'enseignement, tel qu'un Lycée à l'extérieur du Canada, dont le coût est supérieur à celui précisé à l'Appendice A (la franchise), en conformité avec l'article 32.3.

32.1.2 Cette aide prenant fin lorsque l'enfant atteint l'âge d'une inscription à temps plein à l'école.

32.1.3 Les fonctionnaires qui sont admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.3 peuvent recevoir une indemnité calculée en fonction du nombre de périodes d'une demi-journée auxquelles l'enfant est inscrit dans un mois. Les périodes d'une demi-journée correspondent à la matinée ou à l'après-midi les jours ouvrables. La franchise mensuelle complète correspond au nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices et l'Appendice B)

32.1.4 Lorsque les fonctionnaires utilisent moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la franchise et le plafond du poste seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois. (Note: Veuillez consulter l'Appendice B)

32.1.5 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes du paragraphe 32.1.1 peuvent demander le versement d'une indemnité pour compenser les frais de garderie au-delà des tarifs moyens qui se pratiquent à Ottawa (la franchise), pour autant que :

a) le service de garde soit un établissement agréé possédant ses propres installations et doté d'un personnel composé de professionnels reconnus;

b) la mission certifie que l'établissement sélectionné satisfait à une norme acceptable; et

c) sauf dans les cas prévus par l'alinéa 32.1.1d), aucune assistance ne soit fournie lorsqu'une indemnité d'études (ou allocation d'instruction) est payable en vertu de la DSE 34 - Indemnité scolaire.

32.2 Plafond de frais de garde

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

32.2.1 Lorsqu'il existe un service de garde institutionnel au poste et que les fonctionnaires ont droit à une aide financière à cet égard, le poste fixera un plafond de frais de garde représentatif pour rendre compte de ce qu'il en coûte en moyenne pour faire garder un enfant dans un établissement agréé comparable à ceux utilisés par les parents canadiens au poste.

32.3 Indemnité de garde

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

32.3.1 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes du paragraphe 32.1.1 dont le ou les enfants sont inscrits dans un programme de garde peuvent demander, pour chaque enfant, une indemnité mensuelle qui équivaut au moindre des montants suivants, soit :

a) le coût mensuel réel du programme; ou

b) le plafond représentatif des frais de garde déterminé par le poste; ou

c) un montant maximal équivalant à trois fois la franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec le paragraphe 32.1.1.

32.3.2 La franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'Appendice A sera soustraite.

Instructions

Instructions pour 32.1 - Application

1. La présente directive s'applique lorsque l'époux ou conjoint de fait travaille à temps plein ou à demi-temps à l'extérieur.

2. Quand les deux parents travaillent, mais qu'un des deux le fait à la maison, une aide aux frais de garde est autorisée lorsqu'ils démontrent à la satisfaction de l'administrateur général que le parent travaillant à la maison se livre à des activités telles qu'il ne peut pas s'occuper de ou des enfants à charge ayant besoin de services de garde, au moins pour la période où il(s) doit (doivent) être gardé(s) (c.-à-d. une demi-journée ou la journée entière) et qu'il n'y a pas d'autres personnes capables de s'en occuper à la maison.

3. Aucune aide n'est accordée dans les cas où les fonctionnaires ont recours à des gardiennes ou à d'autres personnes vivant chez eux pour s'occuper de ou des enfants.

4. En cas de pénurie de places dans une garderie agréée, le fonctionnaire peut envoyer son enfant dans une garderie en milieu familial agréée à l'extérieur. La garderie en milieu familial s'entend de la garde de l'enfant dans une résidence privée autre que la maison de l'enfant.

5. Les trois franchises, établies à l'Appendice A correspondent au coût moyen des services de garde dans les établissements de la région d'Ottawa. Le sous-ministre adjoint des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster les franchises au 1er avril de chaque année, afin de refléter les taux/coûts en vigueur pour cette année civile.

Instruction pour 32.2 – Plafond de frais de garde

Le 1er avril de chaque année, les missions avisent l'administrateur général des plafonds recommandés concernant les garderies, ce plafond étant calculé selon une moyenne de trois (dans la mesure du possible) établissements de garde agréés qui sont utilisés par des Canadiens ou d'autres expatriés, pour cette année civile.

Instructions pour 32.3 – Indemnité de garde

1. Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster le montant maximum de l'alinéa 32.3.1c) au 1er avril de chaque année, afin de refléter trois fois la moyenne des coûts/taux en vigueur pour les services de garde dans la région d'Ottawa, pour cette année civile.

2. Pour faciliter l'administration de la présente directive, l'assistance est offerte sous la forme d'une indemnité qui peut être sujette à vérification. Les fonctionnaires sont tenus de prouver que l'indemnité a bel et bien été dépensée aux fins prévues.

3. Une fois que le plafond représentatif de frais de garde a été approuvé par l'administrateur général, les fonctionnaires peuvent présenter une demande d'aide aux frais de garde à l'administration de la mission. Lorsque la demande est approuvée, les missions sont autorisées à verser des indemnités mensuelles au fonctionnaire au titre de l'aide aux frais de garde pendant l'année à venir, et ce, commençant le 1er septembre.

4. Avant d'obtenir l'indemnité pour la période subséquente, le fonctionnaire doit produire une preuve (conservée par l'administration de la mission) que l'enfant a été inscrit dans le programme déclaré de garde pendant une période suffisante pour justifier le versement de l'indemnité. Si ce n'est pas le cas, le fonctionnaire est tenu de rembourser une partie de l'indemnité dont le montant sera calculé au prorata de la période durant laquelle l'enfant n'était pas inscrit au programme.

5. L'indemnité prévue par la présente directive a pour objet d'aider le fonctionnaire à assumer les frais de garderie dont il est responsable. Par exemple, si le fonctionnaire est obligé de payer au mois et que l'enfant s'absente pour cause de maladie pendant plusieurs jours, le fonctionnaire ne devrait pas en être pénalisé. Mais si le paiement se fait à la journée et que l'enfant est absent un ou plusieurs jours, l'indemnité versée le mois suivant devrait être réduite en conséquence.

6. L'indemnité sera normalement versée tous les mois, à moins qu'une période de paiement plus longue soit la norme. En aucun cas, toutefois, la période de versement ne pourra-t-elle dépasser six (6) mois.

7. Les propositions d'aide au-delà des montants prescrits pour la garde d'enfants, en raison de circonstances exceptionnelles, peuvent être étudiées par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

8. Le coût de la garde d'enfants en milieu familial, de la garde après l'école ou du gardiennage (« babysitting ») d'enfant ne donne actuellement pas droit à une assistance en vertu des dispositions de la présente directive.

9. Le transport vers et en provenance du service de garde ou de l'établissement d'enseignement est à la charge du ou des parents. Aucun soutien financier au transport ne sera fourni en application de la présente directive.

10. Pour réserver une place pour son enfant dans un établissement agréé ou une garderie en milieu familial agréée, le fonctionnaire peut avoir à verser des frais d'inscription non remboursables. Le fonctionnaire admissible à une indemnité de garde aux termes du paragraphe 32.1.1, s'il présente un reçu ou un document attestant que des frais d'inscription ont été payés, aura droit au remboursement de ces frais, jusqu'à concurrence de 250 $ par année civile par enfant.

Par contre, les frais non remboursables de demande d'admission que le fonctionnaire a versés à un établissement de garde d'enfants pour assurer l'inscription de l'enfant à charge sont la responsabilité du fonctionnaire et ne seront pas remboursés.

Lignes directrices

Lignes directrices - Général

1. Une assistance est fournie pour la garde d'enfant dans un établissement, c'est-à-dire une organisation localement agréée possédant ses propres installations et son personnel professionnellement qualifié. Les missions devraient suivre le Règlement de l'Ontario sur les garderies, dont un résumé sera envoyé, sur demande, à toute mission. On reconnaît que les normes locales seront différentes. Ce règlement de l'Ontario n'est fourni qu'à titre de ligne directrice sur ce que constitue un établissement acceptable pour obtenir une aide financière en vertu de la présente directive.

2. Les fonctionnaires sont responsables de choisir des services de garde dont les installations répondent aux normes requises, de voir à toutes les démarches et formalités administratives et de fournir tous les détails, y compris les barèmes tarifaires, à l'administration de la mission.

Ligne directrice pour 32.1.3 – Application

Le nombre de périodes dans un mois donné variera en fonction du nombre de jours ouvrables au poste pour le mois donné. L'appendice de la présente directive expose un processus par étape et donne un exemple à suivre pour calculer l'indemnité de garde.

Formulaires

Déclaration des frais de garde d'enfants

Proposition d'indemnité pour frais de garde

Appendice A - Franchise mensuelle et plafonds mensuel

En vigueur le 1er avril 2012

Franchise mensuelle pour les frais de garde

Nourrissons (âgés de moins de 18 mois)

1 554 $

Tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi)

1 269 $

Enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus)

967 $

Plafonds mensuel pour les frais de garde

Nourrissons (âgés de moins de 18 mois)

4 662 $

Tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi)

3 807 $

Enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus)

2 901 $

Note :

Les sommes d'argent prévues sont rajustées le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Appendice B - Indemnité de garde – Calcul au prorata des franchises et des plafonds mensuels - Processus par étapes

Lorsqu'un fonctionnaire utilise moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la franchise et le plafond du poste seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.

Formule de calcul des indemnités

1. Déterminer le nombre total de périodes dans un mois donné.

2. Déterminer le nombre de périodes utilisées au cours du mois.

3. Diviser le nombre de périodes dans un mois donné par le nombre de périodes utilisées.

4. Appliquer le résultat (pourcentage) au plafond du poste.

5. Appliquer le même pourcentage à la franchise.

6. L'indemnité de garde correspond à la différence entre la franchise calculée au prorata et le montant payé par le fonctionnaire ou le plafond mensuel calculé au prorata, en retenant le moins élevé des deux montants.

Exemple - Indemnité de garde - Calcul au prorata

Exemple 1 - Lorsque le montant réclamé ne dépasse pas le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

  • Le nombre total de périodes en juin 2009 au poste est 44
  • Le nombre de périodes utilisées est 19
  • Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 750 $ pour le mois de juin
  • La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
  • Le plafond du poste est de 2 000 $

Nombre total de périodes

44

Nombre de périodes utilisées

19

Taux

43 %

Montant réclamé

750 $

Plafond du poste calculé au prorata

860 $

Franchise calculée au prorata

534 $

Indemnité de garde (différence entre la franchise calculée au prorata et le montant réclamé par le fonctionnaire)

216 $

Exemple 2 - Lorsque le montant réclamé dépasse le plafond du poste calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

  • Le nombre total de périodes en juin 2009 au poste est 44
  • Le nombre de périodes utilisées est 19
  • Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 900 $ pour le mois de juin
  • La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
  • Le plafond du poste est de 2 000 $

Nombre total de périodes

44

Nombre de périodes utilisées

19

Taux

43 %

Montant réclamé

900 $

Plafond du poste calculé au prorata

860 $

Franchise calculée au prorata

534 $

Indemnité de garde (différence entre la franchise calculée au prorata et le plafond du poste calculée au prorata)

326 $

DSE 33 - Aide aux études dans un lycée au Canada

Champ d'application

Introduction

La présente directive a pour objet d'apporter une aide financière aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et aux agents de liaison de la GRC pendant leur affectation au Canada, pour qu'ils puissent inscrire leurs enfants à charge dans un Lycée au Canada, afin d'assurer la continuité des études en français faites par ceux-ci à l'étranger.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

33.1 Application

33.1.1 Les fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et les agents de liaison de la GRC peuvent se prévaloir des dispositions de la présente directive pendant leur affectation au Canada, afin d'assurer la continuité des études en français faites par leurs enfants à charge à l'étranger.

33.1.2 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité, des manuels obligatoires et des fournitures scolaires (tel que déterminé en vertu des dispositions des définitions de la DSE 34) engagés dans un Lycée au Canada à l'égard :

a) d'un enfant qui était inscrit dans le système des lycées français pendant l'affectation du fonctionnaire à l'étranger;

b) d'un enfant qui commence la maternelle dans un système des lycées pendant une affectation du fonctionnaire au Canada à la suite d'une affectation à l'étranger; et

c) d'un enfant qui est inscrit dans un Lycée au Canada avant que le fonctionnaire se fasse offrir une première affectation à l'étranger.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

33.1.3 Le paiement autorisé en vertu du paragraphe 33.1.2 doit normalement être limité à la période de deux ans qui suit immédiatement :

a) l'affectation au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger; et/ou

b) la date où il entre dans le régime d'emploi en vertu duquel il sera affecté successivement à un certain nombre de postes.

33.2 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

33.2.1 L'administrateur général du ministère concerné pourra examiner, au cas par cas, la possibilité de faire exception aux limites prévues au paragraphe 33.1.3; il pourra accorder des prolongations ne dépassant pas une année à la fois, compte tenu des nécessités du service. Il pourra également exercer ce pouvoir discrétionnaire dans les cas où un fonctionnaire est affecté au Canada ou à l'étranger pendant l'année scolaire.

Instructions

Instruction pour 33.1.2 - Application

Pour l'application du présent article, l'enfant doit être admissible à une aide en conformité avec la DSE 34.1.1a), à savoir qu'il doit être âgé de trois ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire.

Formulaires

Aide aux études dans un lycée au Canada – Formulaire de réclamation

DSE 34 - Indemnités scolaires

Champ d'application

Introduction

La présente directive a pour objet la prestation d'une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études primaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.

Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève/l'étudiant de faire un an de pré-maternelle, un an de maternelle, huit ans d'études primaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance.

Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23e anniversaire de naissance d'un étudiant fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

Les dispositions relatives aux indemnités scolaires sont résumés à l'Appendice A de la présente directive.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.

Enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la pré-maternelle à la fin des études secondaires, compte tenu :

a) de l'avantage qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire ou l'équivalent; et

b) des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.

Études postsecondaires (post secondary education) s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada.

Frais de scolarité (education expenses)

frais de scolarité admissibles (admissible education expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge, soit :

a) les frais de cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, comme :

(i) les frais de scolarité,

(ii) les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire,

(iii) les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si la somme peut excéder le plafond établi,

(iv) les frais d'inscription non remboursables,

(v) les droits d'entrée,

(vi) le prix des manuels obligatoires,

(vii) le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :

  • Conseil scolaire du district d'Ottawa-Carleton
  • Conseil scolaire catholique d'Ottawa-Carleton
  • Conseil des écoles catholiques de langue française du Centre-Est
  • Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario

(viii) les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI), les droits d'équivalence et les droits pour les tests d'aptitude aux études,

(ix) les frais de bibliothèque,

(x) les frais de laboratoire,

(xi) les frais d'utilisation d'ordinateurs,

b) les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :

(i) les frais des diplômes de fin d'études,

(ii) les frais de location d'un uniforme militaire,

(iii) les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques,

(iv) les frais d'externat,

(v) les frais d'éducation physique,

(vi) les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin,

(vii) la souscription à une fondation scolaire,

(vii) les frais d'examen et de services médicaux,

(ix) les frais liés à la sécurité des élèves/étudiants et de l'établissement, ou des deux,

(x) les frais de cours, de leçons, de services, de programmes et (ou) d'excursion compris dans le programme de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, mais qui ne sont pas normalement gratuits en tant qu'élément du programme d'enseignement en Ontario, (Note: Veuillez consulter les Instructions)

(xi) les frais des repas du midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents,

(xii) l'assurance-cautionnement en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement, et

(xiii) les frais du test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada,

c) les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour permettre un voyage aller-retour à l'enfant/l'élève/l'étudiant chaque jour de classe entre son lieu de résidence et l'établissement d'enseignement;

d) les frais et coûts :

(i) des cours ou des programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et (ou) de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;

(ii) des cours et (ou) des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;

(iii) des leçons particulières dans des matières où le niveau de scolarité de l'enfant/l'élève est inférieur à celui de sa classe ou de son niveau à l'établissement qu'il fréquente lorsque des autorités compétentes en matière d'éducation recommandent ces leçons particulières afin d'assurer la compatibilité de l'éducation, quand l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;

(iv) des leçons particulières dans la deuxième langue officielle afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants/élèves fréquentant l'école au poste (sauf la pré-maternelle) ;

e) un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;

f) les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études primaires hors du poste parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors du poste;

g) les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève/étudiant à charge entre des années scolaires successives;

h) les frais de demande d'inscription à l'université ainsi que les frais d'évaluation liés aux cours théoriques payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de douze mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.

frais de scolarité inadmissibles (inadmissible education expenses) s'entend :

a) des photographies de classe,

b) de l'équipement sportif,

c) des revues scolaires,

d) des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues,

e) des uniformes scolaires,

f) de l'argent de poche,

g) des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur,

h) des excursions facultatives,

i) des frais de cours de musique et de danse privés, et

j) de l'achat ou de la location d'équipement informatique.

Indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves/étudiants à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration pour l'année suivante dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.

Directive

34.1 Application

34.1.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin que son enfant/élève/étudiant à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance, ce qui correspond :

a) aux programmes facultatifs de pré-maternelle/maternelle offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire ou au 1er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;

b) aux programmes d'école primaire équivalant à de la 1re à la 8e année en Ontario ou de la 1re à la 6e année au Québec, selon le cas, et (Note: Veuillez consulter les Instructions)

c) aux programmes d'école secondaire équivalant à de la 9e à la 12e année en Ontario ou de Secondaire I à Secondaire V ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.1.2 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire communique avec l'administration de la mission par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et (ou) qu'un enfant cesse de la fréquenter pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général. (Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

34.1.3 Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent du service extérieur, doit se demander si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant/l'élève. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant/élève donné, l'administrateur général tient compte des conseils du plus haut fonctionnaire de la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements au poste, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :

a) à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés (Droits à l'instruction dans la langue de la minorité);

b) à l'enseignement dans un milieu sain, sûr et protégé;

c) à un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;

d) à un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;

e) à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;

f) à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;

g) à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut dans la population scolaire;

h) à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent.

34.1.4 Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation imminente à une mission, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.8 et des restrictions du paragraphe 34.10.1.

34.1.5 Le paragraphe 34.1.4 s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation.

34.1.6 Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève/étudiant à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire à la mission n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.2 Études primaires et secondaires au poste

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.2.1 Lorsqu'un enfant à charge fait des études primaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible au poste du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.

34.2.2 Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le plafond autorisé à l'égard du poste pour le coût des frais de scolarité admissibles dans un établissement type pour chaque poste, quand les établissements d'enseignement gratuits ne sont pas compatibles. L'établissement type est choisi à partir de la liste des établissements compatibles recommandés par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que l'établissement a été approuvé comme établissement type pour un poste, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quel établissement figurant à la liste des établissements compatibles du poste, jusqu'à concurrence du plafond établi pour l'établissement type.

34.2.3 L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond du poste, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.

34.2.4 L'administrateur général peut établir, à titre individuel, une indemnité scolaire si l'établissement type n'est pas compatible pour un enfant donné, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans le cas des postes où il ne convient pas d'appliquer le plafond autorisé à l'égard de ce poste dans le cas de cet enfant ou pour lesquelles ce plafond n'a pas été établi parce que l'établissement type n'exige pas de frais.

34.2.5 Sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour l'enseignement à domicile (manuels, fournitures scolaires et autres frais autorisés dans le cadre du Programme d'enseignement à domicile) jusqu'à concurrence du plafond du poste, ou, lorsqu'un plafond n'a pas été établi, des frais d'externat de l'Ontario, lorsque :

a) le fonctionnaire décide que l'enfant fera ses études à la maison, conformément à un Programme provincial d'enseignement à domicile; et

b) un « plan d'études » satisfaisant aux exigences provinciales est produit.

34.3 Études primaires au Canada

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.3.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études primaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible au poste pour un enfant donné ou que les conditions de vie au poste sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

a) frais d'externat pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et frais de chambre et de pension calculés conformément au paragraphe 34.4.1, ou

b) frais de scolarité admissibles dans un pensionnat lorsqu'il est impossible de prendre des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, déterminés conformément au paragraphe 34.4.1.

34.3.2 Au moment de l'affectation à un poste à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études primaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible au poste pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément au paragraphe 34.3.1 lorsque : (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

a) l'enfant fréquente un établissement d'enseignement primaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études primaires; et

b) l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.

34.4 Études secondaires au Canada

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

34.4.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

a) les frais d'externat dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article, ou

b) les frais de scolarité admissibles pour des études dans un pensionnat, quand il est impossible de conclure des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, tels que déterminés conformément au présent article; et

c) les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement français du Québec (aucun établissement ne loge les élèves sept jours sur sept).

34.5 Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada

(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

34.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire offrant le programme d'enseignement canadien le plus près du poste du fonctionnaire, établissement inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne dépasse pas le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.4.

34.5.2 Lorsque le fonctionnaire est réaffecté, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge :

a) conformément au paragraphe 34.5.1; ou

b) conformément à l'article 34.8.

34.5.3 Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, établit un plafond pour les frais de scolarité à l'École Sophia Antipolis de Valbonne (France), dans les cas où il n'est pas possible d'inscrire l'enfant/l'élève à un établissement compatible avec le programme français national d'enseignement secondaire au poste.

34.5.4 Lorsque l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.6 Études postsecondaires

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.6.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un étudiant à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :

a) d'un logement pour toute l'année scolaire lorsque l'étudiant à charge fréquente à plein temps, au Canada, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général; ou

b) d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'un poste à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un étudiant à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire au poste de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire;

c) des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'étudiant à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.6.2 Aux fins des alinéas 34.6.1a) et b), l'indemnité ne peut alors excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1er septembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'étudiant à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel.

34.7 Dépôt remboursable/avance comptable

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.7.1 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent le dépôt d'une somme remboursable à un établissement d'enseignement primaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable égale au dépôt dont il doit être rendu compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.

34.8 Réinstallation pendant l'année scolaire

34.8.1 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé d'un poste à une autre ou d'un poste à un lieu de travail au Canada pendant une année scolaire à l'égard de laquelle il touche une indemnité scolaire pour les études primaires ou secondaires d'un enfant/élève à charge, et que

a) l'enfant à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, autorise le paiement des frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;

b) l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors du poste du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, ou

c) lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.

34.9 Indemnité d'éducation spéciale

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

34.9.1 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire spéciale pour un enfant/élève/étudiant à charge ayant des besoins scolaires spéciaux, à titre individuel. Cette indemnité, qui peut inclure les frais de chambre et de pension, est calculée en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge :

a) physiquement invalide;

b) ayant des besoins d'apprentissage spéciaux;

c) surdoué.

34.10 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

34.10.1 Sous réserve de l'alinéa 34.6.1b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.6 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année universitaire au cours de laquelle l'étudiant à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé en vertu de l'alinéa 34.6.1a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.

34.10.2 L'article 34.8 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, comme :

a) lorsqu'un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64, ou

b) lorsque l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève/étudiant à charge devient incompatible.

Instructions

Instruction pour 34.1.1b) et c) – Application

Afin d'assurer la compatibilité de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.1.1b) et c) seront révisés annuellement, le 1er septembre, et modifiés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Instructions pour 34.1.2 - Application

1. Le remboursement des frais d'excursion n'est envisagé que lorsque le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur est convaincu que les excursions en question sont obligatoires et que leur coût est inclus dans le tarif de l'établissement d'enseignement ou que la non-participation entraînerait l'échec de l'année (avec confirmation par une lettre du directeur de l'école).

2. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais du transport local assuré par ou pour l'école à l'égard de plus d'un aller-retour par jour de classe, quand :

a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi,

b) il n'y a pas de surveillance pendant la pause du midi,

c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.

3. Lorsqu'un fonctionnaire a été requis de payer des frais de scolarité avant le début de l'année scolaire à une école dans la zone du bureau principal (p.ex., le collège Ashbury ou l'école Elmwood) et il fait l'objet d'une affectation ultérieure avant le début de l'année scolaire, l'employeur fera tout son possible pour recouvrer les frais payés par le fonctionnaire.

Instruction pour 34.1.6 – Application

L'application du paragraphe 34.1.6 est prévue pour des situations spéciales, comme la fréquentation d'un Lycée au Canada, qui justifient le versement d'une indemnité lorsque l'enfant/l'élève fréquente une école privée.

Instructions pour 34.2 – Études primaires et secondaires au poste

1. On s'attend à ce que la majorité des enfants fassent leurs études primaires et secondaires au poste.

2. Lorsque les établissements du poste ne sont pas compatibles ou qu'il est dans l'intérêt de l'enfant de faire ses études secondaires au Canada ou dans un établissement offrant un programme d'études canadien, une indemnité scolaire est autorisée à titre individuel ailleurs qu'au poste, conformément aux articles 34.3, 34.4, et 34.5.

3. Dans le cas des postes où les établissements locaux n'exigeant pas de frais sont compatibles, un plafond type n'est pas normalement établi, et le versement d'une indemnité scolaire n'est normalement envisagé que lorsqu'on peut prouver que l'établissement approprié n'exigeant pas de frais n'est pas compatible pour un enfant donné.

4. Pour établir la liste des établissements compatibles, il faut tenir compte du paragraphe 34.1.3.

5. Pour déterminer l'établissement type, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur doit tenir compte de la compatibilité d'un établissement donné pour la majorité des enfants au poste.

6. Plus d'un plafond peut être établi pour le même poste. On peut choisir deux établissements types, l'un où l'enseignement est dispensé en français et l'autre, en anglais. De même, on peut établir pour un même poste un plafond pour l'enseignement primaire et un autre pour l'enseignement secondaire jusqu'à l'équivalent de la 12e année en Ontario. En outre, on peut établir plus d'un plafond pour le même poste de façon à tenir compte de l'emplacement des logements de l'État par rapport aux établissements compatibles.

Instructions pour 34.3 et 34.4 - Études primaires au Canada/Études secondaires au Canada

1. L'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive à l'égard d'un élève faisant ses études primaires ou secondaires dans un pensionnat au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en se fondant sur les frais de scolarité admissibles réels exigés par le Collège Ashbury d'Ottawa.

2. Dans l'éventualité où le Collège Ashbury cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

3. Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine aussi l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et (ou) de transport local (enlèvement et livraison) des effets personnels de l'étudiant lorsqu'il peut être démontré que :

a) aucune autre option n'est disponible ni pratique; ou

b) il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, où aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique; ou

c) la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'étudiant.

4. L'indemnité maximale payable en vertu de la présente directive pour les frais de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage d'un élève fréquentant un établissement d'enseignement public au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un interne et un externe au Collège Ashbury, déduction faite de tous les frais supplémentaires.

5. L'indemnité pour les frais de chambre et de pension en fin de semaine est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en fonction du tarif de fin de semaine à l'Académie Laurentienne de Val-David (QC).

6. Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un Lycée au Canada, le fonctionnaire peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

7. Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

8. Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidants, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.

Instructions pour 34.5 – Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada

1. Le présent article a pour objet la prestation d'une aide financière afin d'assurer la continuité des études de l'élève à charge et d'éviter les perturbations inutiles de l'enseignement secondaire, même s'il y a des établissements compatibles au poste.

2. Afin d'autoriser le versement d'une aide financière en vertu de cet article, l'administrateur général tient compte des besoins d'éducation de l'enfant qui résultent du service à l'extérieur, y compris la proximité du poste du fonctionnaire.

3. Lorsqu'on envisage le versement d'une indemnité scolaire pour des études du programme national français, il convient de souligner qu'une aide financière peut être versée pour des études secondaires au lycée au Canada, en vertu de l'article 34.4.

Instruction pour 34.5.4 – Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada

L'article 34.5.4 s'applique aux situations où il n'existe pas au poste d'établissement d'enseignement compatible et peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études primaires.

Instructions pour 34.6 – Études postsecondaires

1. À l'article 34.6, l'« année scolaire » comprend le temps requis pour s'inscrire au début du trimestre et pour faire ses bagages à la fin du trimestre.

2. Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci à la mission ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.

Instructions pour 34.7 - Dépôt remboursable/avance comptable

1. L'avance comptable autorisée conformément à l'article 34.7.1 n'est pas destinée à tenir lieu de dépôt quelconque à l'égard des frais personnels de l'élève/étudiant à charge.

2. Les dispositions applicables au financement des avances consenties en vertu du paragraphe 34.7.1 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

Instructions pour 34.9 - Indemnité d'éducation spéciale

1. L'« éducation spéciale » s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.

2. Le fonctionnaire doit produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents à leur administrateur des DSE pour présentation au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

3. L'indemnité versée en vertu du présent article peut comprendre les frais horaires facturés par un/une aide pédagogique qui est normalement offert en classe.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 34.1.2 - Application

La DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes, porte sur les autres situations concernant le transport des enfants à charge à l'école.

Lignes directrices pour 34.3.2 – Études primaires au Canada

1. Le paragraphe 34.3.2 a pour objet d'éviter de perturber inutilement les études d'un enfant afin d'assurer la continuité de sa progression jusqu'au niveau secondaire au Canada.

2. Les parents doivent communiquer avec le conseil scolaire responsable pour déterminer s'ils sont tenus de payer des frais, puisque les frais d'externat peuvent ne pas être exigibles au-delà du 18e anniversaire de naissance d'un élève à charge, conformément à la Loi Ontarienne sur l'éducation.

3. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.

4. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant du poste à une école primaire ou secondaire au Canada, au début de la première année au cours de laquelle l'élève reçoit son enseignement à l'extérieur du poste, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.

5. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.

Lignes directrices pour 34.4 et 34.5 – Études secondaires au Canada/Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada

1. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.

2. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant du poste à une école primaire au Canada peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.

3. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.

Formulaires

Certification pour indemnité de logement

Proposition indemnité scolaire/Déplacement pour réunion de famille

Appendice A - Résumé des dispositions afférentes à l'éducation

   

Dispositions afférentes à l'éducation - Indemnités payables

Éducation reçue

Système scolaire au poste

  • pré-maternelle
  • école maternelle
  • au niveau primaire
  • au niveau secondaire

Au poste

Compatible

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé au poste
Article 34.2

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé au poste
Article 34.2

Instruction à domicile par les parents

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé au poste
Paragraphe 34.2.5

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé au poste
Paragraphe 34.2.5

Au Canada

Incompatible

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury)
Paragraphe 34.3.1

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury)
Paragraphe 34.4.1

Compatible

Pour la dernière année au niveau primaire seulement - Frais de scolarité admissibles JUSQU'À CONCURRENCE DE l'option moins coûteuse entre le plafond autorisé au poste et le montant maximal autorisé au Canada (Ashbury)
Alinéa 34.3.2a)

Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury)
Paragraphe 34.4.1

Hors du poste mais non au Canada

Incompatible

Paragraphe 34.5.4

  • Langue anglaise - Paragraphe 34.5.1
  • Mutation à un autre poste - Paragraphe 34.5.2
  • Langue française - Paragraphe 34.5.3
  • Au pays d'affectation - Paragraphe 34.5.4

Compatible

 

Paragraphes 34.5.1 et 34.5.2

DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives

Champ d'application

Introduction

La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève ou étudiant à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève ou étudiant à charge à un établissement scolaire approuvé.

Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

35.1 Application

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

35.1.1 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction d'un moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.

35.2 Niveaux primaires et secondaires

35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des DSE 34.3, 34.4 et(ou) 34.5, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève ou étudiant à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de la DSE 34.1.

a) du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou

b) du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève ou étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38; ou

c) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la mission mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou

d) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou

e) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

35.2.2 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu de l'article 35.2.1, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève ou étudiant à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.

35.3 Niveau postsecondaire

35.3.1 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement en vertu de la DSE 34.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un étudiant à charge :

a) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'étudiant a résidé avec le fonctionnaire;

b) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;

c) d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.5, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;

d) du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;

e) d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.4, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

(Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)

35.3.2 Aux fins des alinéas 35.3.1a), b), c), et d), l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre le poste du fonctionnaire et la ville de son bureau principal.

35.3.3 À la fin de l'alinéa 35.3.1e) l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principale du fonctionnaire.

35.4 Déplacement d'un accompagnateur

35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'étudiant à son école avec le poste comme point de départ, lors de la première année scolaire dans un endroit autre que le poste :

a) quand une indemnité scolaire est autorisée pour un étudiant à l'école élémentaire ou secondaire en vertu de la DSE 34.3, 34.4 et/ou 34.5, ou

b) quand un étudiant qui termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qui avait moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada reçoit une indemnité scolaire autorisée en vertu de la DSE 34.6.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu de l'alinéa 35.4.1b), lorsqu'il y a lieu.

35.5 L'expédition des effets personnels

35.5.1 Lorsque l'indemnité pour les frais de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève ou étudiant à charge à condition que :

a) le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice A de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement, et que

b) les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.

35.5.2 Sauf si des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids précisés au paragraphe 35.5.1, auquel cas il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Instructions

Instructions pour 35.1 - Application

1. La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.

2. Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des indemnités de déplacement figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Instructions pour 35.4.1 – Déplacement d'un accompagnateur

1. Si l'étudiant à charge est éduqué dans un endroit autre que le poste, mais pas au Canada, les frais de voyage seront normalement limités à l'équivalent entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

2. Les dispositions de cet article ne s'appliquent pas aux dépenses engagées à la destination.

3. Le parent au poste n'a pas droit à une indemnité pour des frais de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'étudiant à charge réside au Canada.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 35.2.1 – Niveaux primaires et secondaires

Lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, les frais de déplacement se limiteront normalement à ceux qui seraient engagés entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

Lignes directrices pour 35.3.1 – Niveau postsecondaire

1. La Directive 15 - Réinstallation s'applique lorsque :

a) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant ne demeurera pas avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail;

b) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant n'a pas résidé avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail;

c) un élève ou étudiant à charge à l'égard duquel des indemnités scolaires ont été autorisées en vertu des DSE 34.3, 34.4 et(ou) 34.5, commence à résider avec le fonctionnaire au poste de ce dernier, même si des frais de réinstallation au poste ont pu être autorisés précédemment au nom de cet élève ou étudiant.

2. La DSE 51 - Réunion de famille s'applique au déplacement de l'école approuvée :

a) au poste du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est autorisé à se réinstaller au Canada pendant les grandes vacances scolaires; ou

b) à l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est affecté à un autre poste pendant les grandes vacances scolaires, et du nouveau poste à l'école approuvée.

3. Lorsqu'un étudiant à charge cesse d'être une personne à charge tout en fréquentant à plein temps une école à l'extérieur du Canada, les frais de réinstallation au Canada sont payables en vertu de la DSE 15.39.

Partie VI - Frais médicaux et frais connexes

DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs

Champ d'application

Introduction

L'employeur veut, par des services médicaux préventifs, veiller à la bonne santé de ses fonctionnaires et des personnes à leur charge qui résident aux postes à l'étranger, et éviter que le fonctionnaire doive mettre fin à une période de service à l'étranger à cause d'une maladie qu'on aurait pu prévenir et qui l'affecterait, lui ou une personne dont il a la charge. Santé Canada est autorisé à modifier l'Appendice A de la présente directive, au besoin et quand il le juge à propos.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

38.1 Application

38.1.1 Un fonctionnaire et chacune des personnes à sa charge doivent avoir le droit, ou peuvent être tenus par l'employeur, de subir, à l'endroit le plus proche qui, de l'avis de Santé Canada, offre des services convenables, les radiographies pulmonaires, les vaccins, les examens médicaux et les examens spéciaux ou de laboratoire jugés nécessaires; les résultats de ces examens doivent être transmis à Santé Canada si le fonctionnaire et/ou la personne à sa charge :

a) habitent à un poste qui figure à l'Appendice A de la présente directive et indiquée dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, ou qui

b) fréquentent à plein temps un établissement d'enseignement hors du poste et dont les dépenses sont payées en vertu de la DSE 51 - Réunion de famille.

38.1.2 Lors d'une affectation au Canada ou à un autre poste, un fonctionnaire ou une personne à charge résidant au poste, voire les deux, peuvent, sur demande, obtenir l'autorisation de subir un examen médical comportant des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins, suivant les besoins. Ils peuvent également y être tenus par l'employeur, comme condition d'une affectation future. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

38.2 Examens médicaux

38.2.1 Les examens médicaux mentionnés aux paragraphes 38.1.1 et 38.1.2 et, le cas échéant, l'hospitalisation connexe, doivent se faire de la manière prescrite par Santé Canada, sans frais pour le fonctionnaire, dans une installation du gouvernement du Canada ou dans une installation médicale privée, lorsque l'administrateur général en a donné l'autorisation en raison de circonstances spéciales ou de l'absence d'installation du gouvernement canadien. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

38.2.2 Dans le cas des examens médicaux prévus aux paragraphes 38.1.1, 38.1.2, 38.3.1 et 38.3.2, l'administrateur général autorise :

a) le paiement des frais médicaux réels et raisonnables, et, s'il y a lieu,

b) le paiement des frais de déplacement.

38.2.3 Santé Canada doit présenter à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu des paragraphes 38.1.1 et 38.1.2. À la demande du fonctionnaire, l'employeur doit lui permettre d'avoir accès à cette évaluation. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

38.3 Avis médical indépendant

38.3.1 Chaque fois qu'une question médicale est en cause, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit à Santé Canada. Le ministère l'examinera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail, en tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.

38.3.2 S'il y a divergence importante entre les avis médicaux écrits présentés conformément aux paragraphes 38.2.3 et 38.3.1, Santé Canada peut demander qu'on lui présente par écrit une troisième opinion médicale indépendante dont il sera tenu compte lorsque l'évaluation d'aptitude au travail sera présentée de nouveau à l'administrateur général.

38.3.3 Lorsque l'administrateur général n'est pas satisfait de l'évaluation d'aptitude au travail et que Santé Canada n'a pas obtenu par écrit une troisième opinion médicale indépendante, l'administrateur général peut demander qu'un tel avis soit présenté à Santé Canada et que celui-ci en tienne compte dans l'évaluation d'aptitude au travail.

38.3.4 Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations d'aptitude au travail qui lui sont remises conformément aux paragraphes 38.2.3, 38.3.1, 38.3.2 and 38.3.3.

38.3.5 Lorsque, après avoir pris en considération les évaluations d'aptitude au travail qui lui ont été présentées, l'administrateur général décide qu'il est impossible d'affecter un fonctionnaire ou de maintenir son affectation à l'étranger, il doit l'en informer.

38.4 Dépenses médicales

38.4.1 L'administrateur général peut approuver le paiement des frais d'examen médical, de tests de laboratoire et de radiographies pulmonaires subis par chaque domestique d'un fonctionnaire (les extra exceptés) avant l'entrée en fonction de cette personne, et chaque année par la suite, pourvu :

a) que le domestique soit fréquemment en contact étroit avec le fonctionnaire ou les personnes à charge, et

b) que ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.4.2 L'administrateur général peut approuver le paiement des frais nécessaires d'immunisation d'un fonctionnaire, d'une personne à sa charge ou d'un domestique contre une maladie contagieuse, pourvu :

a) que Santé Canada recommande l'immunisation, et

b) que ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.4.3 L'administrateur général peut approuver le paiement des frais assumés par un fonctionnaire pour se procurer des médicaments préventifs, pourvu qu'une autorité médicale compétente ait prescrit ces médicaments. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

38.5 Congé payé et heures supplémentaires

38.5.1 Lorsque l'examen médical autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, le fonctionnaire doit être considéré comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.

38.5.2 Lorsqu'un fonctionnaire doit subir un examen médical autorisé en vertu de la présente directive et qu'il est impossible de procéder à un tel examen durant les heures normales de travail, l'administrateur général peut accorder au fonctionnaire une compensation en temps supplémentaire, comme le stipule la convention collective pertinente, pour la durée de l'examen.

38.6 Régimes d'assurances

38.6.1 Les frais assumés par le fonctionnaire conformément à l'article 38.1 et aux paragraphes 38.3.1, 38.3.2, 38.3.3, 38.4.1, 38.4.2 et 38.4.3 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie et d'assurance-hospitalisation.

38.7 Postes insalubres

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

38.7.1 Aux fins de la présente directive, les postes énumérées dans l'Appendice A ci-jointe et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international sont classées comme insalubres sur le conseil de Santé Canada.

Instructions

Instructions pour 38.1.2 – Application

1. Les examens médicaux dont il est question au paragraphe 38.1.2 doivent habituellement avoir lieu lorsque :

a) le fonctionnaire et(ou) une personne à sa charge termine(nt) une période d'affectation à un poste insalubre; et(ou)

b) le fonctionnaire a déjà été en service à un poste insalubre ou été exposé de toute autre façon à des conditions insalubres à un poste, et(ou)

c) un laps de temps raisonnable s'est écoulé depuis le dernier examen médical du fonctionnaire ou d'une personne à charge.

2. Les examens médicaux mentionnés au paragraphe 38.1.2 peuvent être subis au Canada ou à un autre endroit approuvé par l'administrateur général, pendant que le fonctionnaire est en congé ou exerce des fonctions temporaires.

Instruction pour 38.2.1 – Examens médicaux

La « manière prescrite » dont se fait l'examen médical mentionné au paragraphe 38.2.1 doit être modifiée, s'il y a lieu, en fonction des conditions existant au poste où le fonctionnaire a travaillé, ou des antécédents médicaux du fonctionnaire ou d'une personne à charge qui doit se présenter à cet examen.

Instruction pour 38.2.3 – Examens médicaux

L'évaluation d'aptitude au travail effectuée par Santé Canada ne contient pas de renseignements médicaux confidentiels. Un fonctionnaire peut obtenir des renseignements médicaux confidentiels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou en s'adressant de façon informelle à Santé Canada.

Instruction pour 38.4.3 – Dépenses médicales

L'« autorité médicale compétente » dont il est question au paragraphe 38.4.3 peut être un médecin agréé par Santé Canada, ou tout autre professionnel de la santé dûment qualifié et qui est reconnu par Santé Canada.

Instructions pour 38.7 – Postes insalubres

1. Est insalubre un poste où le personnel est exposé à des maladies qu'il peut contracter, mais qu'il ne contracterait pas ou probablement pas au Canada.

2. Divers facteurs peuvent, seuls ou combinés, déterminer si un poste est insalubre selon la définition ci-dessus : par exemple, les maladies sévissant dans une région, le climat, l'altitude, ainsi que les conditions de vie et de travail des fonctionnaires venant du Canada et des personnes à leur charge.

3. Les notions de santé et de maladie englobent la santé et les maladies mentales.

Appendice A - Liste des postes insalubres

En vigueur le 1er juin 2012

Abidjan, Côte-d'Ivoire
Abuja, Nigéria
Accra, Ghana
Addis-Abeba, Éthiopie
Alger, Algérie
Amman, Jordanie
Ankara, Turquie
Astana, Kazakhstan
Bagdad, Irak
Bamako, Mali
Bandar Seri Begawan, Brunéi Darussalam
Bangkok, Thaïlande
Beijing, Chine
Belgrade, Serbie
Beyrouth, Liban
Bogotá, Colombie
Brasilia, Brésil
Bridgetown, Barbade
Bucarest, Roumanie
Buenos Aires, Argentine
Caracas, Venezuela
Chandigarh, Inde
Chennai, Inde
Chongqing, Chine
Colombo, Sri Lanka
Dacca, Bangladesh
Dakar, Sénégal
Damas, Syrie
Dar es Salaam, Tanzanie
Djouba, Soudan
Georgetown, Guyana
Guadalajara, Mexique
Guangzhou, Chine
Guatemala, Guatemala
Hanoï, Vietnam
Harare, Zimbabwe
Hô Chi Minh-Ville, Vietnam
Hong Kong, Chine
Islamabad, Pakistan
Istanbul, Turquie
Jakarta, Indonésie
Johannesburg, Afrique du Sud
Kaboul, Afghanistan
Kampala, Ouganda
Kandahar, Afghanistan
Katmandou, Népal
Khartoum, Soudan
Kigali, Rwanda
Kingston, Jamaïque
Kinshasa, République démocratique du Congo
Koweït, Koweït
Kuala Lumpur, Malaisie
Kyiv, Ukraine
La Havane, Cuba
La Paz, Bolivie
Lagos, Nigéria
Le Caire, Égypte
Lima, Pérou
Lusaka, Zambie
Managua, Nicaragua
Manille, Philippines
Maputo, Mozambique
Mexico, Mexique
Monterrey, Mexique
Moscou, Russie
Mumbai, Inde
Nairobi, Kenya
New Delhi, Inde
Niamey, Niger
Ouagadougou, Burkina Faso
Oulan-Bator, Mongolie
Port-au-Prince, Haïti
Port of Spain, Trinité-et-Tobago
Pretoria, Afrique du Sud
Quetta, Pakistan
Quito, Équateur
Rabat, Maroc
Ramallah, Cisjordanie
Recife, Brésil
Rio de Janeiro, Brésil
Riyad, Arabie Saoudite
Saint-Domingue, République dominicaine
San José, Costa Rica
San Salvador, Salvador
Santiago, Chili
São Paulo, Brésil
Séoul, Corée du Sud
Shanghai, Chine
Taipei, Taïwan
Tartu, Estonie
Tegucigalpa, Honduras
Téhéran, Iran
Tel Aviv, Israël
Tripoli, Libye
Tunis, Tunisie
Wellington, Inde
Yaoundé, Cameroun

Note :

1. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, les révisions apportées à la présente annexe ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

2. Santé Canada est autorisé à modifier cette Appendice, au besoin.

DSE 39 - Frais de soins médicaux

Champ d'application

Introduction

La présente directive prévoit le versement d'une aide financière aux fonctionnaires qui doivent assumer à l'extérieur du Canada des frais de soins médicaux supérieurs au plafond fixé par le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP), sous réserve de certaines conditions énoncées dans la directive.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Personne à charge (dependant) s'entend de toute personne à charge ou de tout élève ou étudiant à charge au sens de la DSE 2 - Définitions, respectivement, et qui habite avec le fonctionnaire au poste, ou qui est inscrit à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada.

Directive

39.1 Application

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

39.1.1 Sous réserve des dispositions de l'article 39.2, lorsque des frais reliés aux soins médicaux, aux médicaments ou aux soins dentaires ont été engagés pour le fonctionnaire et (ou) une personne à sa charge et que ces frais dépassent le plafond fixé par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP), l'administrateur général peut autoriser le remboursement du montant excédentaire, pourvu :

a) que le fonctionnaire paie la franchise prévue par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou la partie qui aurait été applicable pour l'assurance en vertu de ces régimes, et

b) que le fonctionnaire paie la coassurance applicable en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou le montant de la coassurance qui s'appliquerait en vertu de ces régimes; et

c) que lesdits frais aient été engagés après consultation d'un praticien ou d'un dentiste reconnu par Santé Canada; et

d) que le fonctionnaire présente une demande de règlement en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique dans les délais prévus par ce régime (habituellement 12 mois).

39.1.2 Lorsque la demande est refusée en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce qu'elle se rapporte à un traitement pour lequel une demande de règlement a déjà été présentée, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n'est pas expiré, l'administrateur général peut autoriser le remboursement de tout montant recommandé par l'administrateur du régime qui, autrement, aurait été remboursable en vertu du RSDFP au titre d'une première demande ainsi que des frais de soins dentaires excédentaires déterminés par l'administrateur du régime et payables en vertu de la présente directive. La présente disposition a pour but de compenser les coûts supplémentaires qu'ont entraînés la mauvaise qualité du premier traitement ou l'incompétence du professionnel, lorsque le fonctionnaire ne se trouve plus à l'endroit où il a reçu le premier traitement ou, selon la mission, s'il ne peut obtenir réparation du professionnel initial. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

39.1.3 Lorsque le médecin traitant certifie qu'aucun psychiatre n'est disponible au poste et recommande donc de suivre un traitement offert par un psychologue, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des honoraires du psychologue dont le montant pourrait dépasser le montant maximal remboursable en vertu du RSSFP.

39.1.4 Les soins médicaux dont il est question dans la présente directive peuvent inclure des soins paramédicaux et des services de spécialistes en médecine ou en dentisterie, pourvu que ceux-ci aient été recommandés suite à une consultation auprès d'un praticien ou d'un dentiste reconnu par Santé Canada.

39.1.5 Le montant payable conformément à l'article 39.1 ne doit pas dépasser le montant excédant celui que le fonctionnaire a le droit de recevoir à titre de participant à tout autre régime d'assurance-maladie. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

39.2 Dépenses imputable aux conditions au poste

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

39.2.1 Lorsque des frais de soins médicaux sont engagés au poste, à l'égard d'une personne à charge, sont payable conformément au paragraphe 39.2.2, en raison :

a) d'une maladie attribuable aux conditions dans un lieu où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge ont demeuré ou demeurent encore, maladie d'un type dont l'incidence est plus marquée qu'au Canada, ou

b) d'une blessure résultant d'un événement survenu à l'endroit où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge ont demeuré ou demeurent encore et qui n'aurait pas été subie normalement au Canada, ou qui crée une situation qui ne se serait normalement pas produite au Canada.

39.2.2 L'administrateur général prévoira le paiement, lors du calcul du remboursement en vertu de l'article 39.1, de :

a) la franchise découlant de la différence entre la protection d'une personne seule et la protection familiale prévue par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, selon le cas; et

b) du montant réel de la coassurance que le fonctionnaire doit assumer en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique.

39.2.3 Au moment d'examiner les demandes de remboursement présentées en vertu du paragraphe 39.2.1, l'administrateur général doit demander l'avis de Santé Canada et tenir compte de cet avis afin de confirmer que la maladie ou la blessure est attribuable aux conditions existant au poste.

39.2.4 Lorsque l'assurance-soins médicaux, hospitaliers ou dentaires du fonctionnaire contractée en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique est épuisée par suite de frais entraînés par une maladie ou une blessure du genre dont il est question au paragraphe 39.2.1, l'administrateur général doit autoriser le paiement des montants qui auraient été payés en vertu de ces régimes en attendant le rétablissement de la protection normale du fonctionnaire.

Instructions

Instructions pour 39.1 - Application

1. Il est essentiel que les fonctionnaires conservent la garantie familiale totale en vertu du RSSFP à l'égard des étudiants à charge, résidant habituellement au Canada, qui effectuent des séjours de plus de 40 jours à la fois au poste.

2. Lorsqu'une avance a été autorisée en vertu de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) frais dentaires, et qu'une demande de règlement est rejetée en vertu du Régime parce qu'elle a été présentée en retard, le fonctionnaire devra rembourser l'avance au complet, laquelle doit être recouvrée en vertu des dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Chaque mission dresse une liste des praticiens ou des dentistes locaux qualifiés que le personnel du poste peut consulter. Cette liste devrait comprendre des spécialistes en médecine interne, des obstétriciens, des pédiatres et des omnipraticiens ainsi que des dentistes et des spécialistes en soins dentaires.

4. Lorsque les frais de soins médicaux, d'hospitalisation, de médicaments ou de soins dentaires sont trop élevés et que l'on peut reporter le traitement, le fonctionnaire devrait envisager la possibilité d'obtenir le traitement ailleurs. Dans ce cas, le fonctionnaire communiquera avec son administrateur général qui déterminera l'avantage économique de cette mesure, compte tenu notamment des frais de déplacement pour soins médicaux et des frais connexes énoncés dans la DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux. Par la suite, l'administrateur général peut autoriser la personne à se faire traiter ailleurs qu'au poste.

5. Lorsqu'un médecin de Santé Canada certifie, conformément à la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, que le traitement administré est conforme au traitement qui aurait été administré à l'hôpital, l'administrateur général peut autoriser une demande de remboursement qui a été rejetée par le Régime de soins de santé de la fonction publique.

6. Les fonctionnaires doivent produire des comptes acquittés montrant la différence entre les frais effectivement engagés et ceux autorisés par le RSSFP, le RSDFP, ou leur propre régime d'assurance-maladie ou d'assurance-hospitalisation.

7. Le fonctionnaire qui réclame le remboursement de frais de soins médicaux qui dépassent le plafond prévu par le RSSFP doit inclure l'état détaillé fourni par l'administrateur du régime. Il importe de noter qu'aucun remboursement ne peut être demandé à l'égard des frais qui ne sont pas assurés en vertu du RSSFP ou qui dépassent les montants maximums prévus par ce régime car le fonctionnaire aurait eu à les assumer même au Canada.

8. Lorsque le remboursement de frais d'hospitalisation qui dépassent le plafond fixé est demandé et que le fonctionnaire est assuré pour un montant inférieur à la protection maximale, un rajustement sera effectué. Par exemple, si le fonctionnaire paie des frais additionnels de 200 $ par jour pour une chambre semi-privée et qu'il a choisi la protection de niveau I, laquelle prévoit un remboursement de 60 $ par jour au lieu de 220 $ par jour pour le niveau III, la différence entre la protection de niveau III et la protection de niveau I, c'est-à-dire 160 $, sera déduite du montant remboursé. Donc, le fonctionnaire touchera 200 $ moins 160 $ soit 40 $.

9. Les fonctionnaires peuvent demander le remboursement des frais de soins dentaires dans la mesure où cela les place sur un pied d'égalité avec les fonctionnaires de l'Ontario. Lorsque les frais admissibles en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique sont engagés à l'étranger et sont plus élevés qu'en Ontario, les fonctionnaires peuvent réclamer le remboursement de la partie des frais qu'ils sont tenus de payer à l'étranger et qu'ils n'auraient pas engagés en Ontario. En supposant par exemple que le fonctionnaire a déjà payé sa franchise annuelle et que le régime rembourse 50 % des frais admissibles, si les soins offerts coûtaient 400 $ en Ontario (dont 200 $ à la charge de l'adhérent), et que ces mêmes soins coûtaient 600 $ à l'étranger (dont 300 $ à la charge de l'adhérent), le fonctionnaire devrait donc débourser 100 $ de plus qu'en Ontario. Il pourrait alors demander le remboursement de ces 100 $ en vertu de la présente directive. Une telle mesure placerait les fonctionnaires en poste à l'étranger sur le même pied que ceux en poste en Ontario.

10. Sauf comme le prévoit le Régime de soins de santé de la fonction publique, les frais de soins dentaires ne peuvent faire l'objet d'un remboursement aux termes de la présente directive que si le fonctionnaire et les personnes à sa charge admissibles étaient assurés en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou s'ils étaient admissibles.

11. Afin d'aider les fonctionnaires à présenter leurs demandes de règlement de frais dentaires en vertu de la présente directive, l'administrateur du régime fournira aux fonctionnaires qui résident à l'extérieur du Canada et qui présentent de telles demandes, les renseignements nécessaires sur les frais dentaires excédentaires en même temps que leur remboursement. Une copie du Détail du règlement de l'administrateur du régime indiquant les frais dentaires excédentaires devra être jointe à la demande de règlement que les fonctionnaires devront présenter à l'administration centrale de leur ministère de la même manière que pour une demande de remboursement de frais médicaux présentée en vertu de la présente directive.

12. Lorsque des frais de chirurgie buccale n'ont pas été payés en entier par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, la demande de règlement devra être présentée au Régime de soins de santé de la fonction publique en même temps que des copies de la demande originale présentée au Régime de soins dentaires et du Détail du règlement de l'administrateur du régime. Si à la suite de ce règlement, il reste encore un solde impayé, le fonctionnaire devra présenter une demande en vertu de cette directive, ainsi qu'une copie du Détail du règlement des administrateurs des régimes.

Instruction pour 39.1.2 – Application

Le paragraphe 39.1.2 concerne les cas où une demande de règlement a été refusée aux termes du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce que le fonctionnaire demande le remboursement d'un traitement particulier qui a déjà été remboursé aux termes du régime, dans des circonstances particulières, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n'est pas expiré. Lorsque, de l'avis du fonctionnaire, le nouveau traitement a été nécessaire à cause de l'incompétence du professionnel ou de la mauvaise qualité du premier traitement reçu pendant qu'il était en poste, le fonctionnaire doit en appeler de la décision et demander que l'affaire soit renvoyée au Conseil de gestion en faisant valoir la mauvaise qualité du traitement. Bien que le remboursement ne puisse être autorisé en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, l'administrateur du régime pourra faire enquête et déterminer s'il y a lieu de recommander le remboursement aux termes de la présente directive.

Instruction pour 39.1.5 - Application

Le paragraphe 39.1.5 s'applique aux situations où le fonctionnaire assume des frais de soins médicaux à l'extérieur du Canada tout en étant encore protégé par un régime d'assurance-maladie provincial après son départ du Canada.

Instruction pour 39.2 – Dépenses imputable aux conditions au poste

L'article 39.2 ne s'applique pas aux fonctionnaires mêmes puisque ceux-ci sont visés par la Loi sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État.

DSE 40 - Primes de Régime provincial d'assurance-santé - Personnes à charge résidant au Canada

Champ d'application

Introduction

La présente directive a pour but de fournir une aide financière aux fonctionnaires qui engagent des frais au titre des primes payables à un régime provincial d'assurance-santé au nom d'une ou de plusieurs personnes à charge et que ces frais excèdent le montant des primes au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique qui auraient par ailleurs été payables si la ou les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire au poste.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

40.1 Application

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

40.1.1 Lorsque le fonctionnaire est tenu de payer des primes à un régime provincial d'assurance-santé au nom d'une ou de plusieurs personnes à charge qui habitent au Canada, et que ces primes sont supérieures au montant des primes de la couverture familiale du Régime de soins de santé de la fonction publique que le fonctionnaire aurait par ailleurs été obligé de payer si les personnes à charge l'avaient accompagné au poste, le fonctionnaire peut réclamer une indemnité au titre de l'excédent, sur présentation des reçus nécessaires, à l'égard des personnes à charge résidant au Canada :

a) pour lesquelles il reçoit une aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, ou

b) pour lesquelles il reçoit des indemnités scolaires et/ou une indemnité de logement, en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, si ces personnes à charge fréquentent une école primaire ou secondaire ou un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, ou

c) âgées de moins de 21 ans qui reçoivent des soins ou font un stage d'éducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience mentale ou physique.

40.1.2 Dans les cas où un époux ou un conjoint de fait choisit de demeurer au Canada pour des raisons personnelles autres que celles figurants à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et qu'il est assuré avec les autres personnes à charge, le coût d'une couverture individuelle est attribué à l'époux ou au conjoint de fait et seul le solde de la prime payée dans les faits donne droit à un remboursement.

Instructions

Instructions pour 40.1 - Application

1. Le fonctionnaire peut demander le paiement d'une indemnité correspondant à l'excédent de la prime.

2. Sur réception de l'indemnité, le fonctionnaire doit certifier que le montant sera utilisé aux fins prévues et que toute modification des coûts sera signalée à la direction de l'administration des DSE. Le montant de l'indemnité pourra alors être révisé en conséquence.

3. Les fonctionnaires doivent soumettre tous les documents exigés par l'employeur pour prouver que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues.

DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux

Champ d'application

Introduction

Dans certaines localités à l'étranger, les soins médicaux, les installations et les possibilités de traitement ou de recours aux spécialistes ne répondent pas aux normes canadiennes. De plus, le coût des traitements est trop élevé dans plusieurs localités où les installations ou les soins seraient convenables. La présente directive a pour but de permettre au fonctionnaire et aux personnes à sa charge d'avoir accès, au besoin, à des installations et à des services médicaux convenables, et ce, à un coût rentable tel que défini par l'administrateur général.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Frais de subsistance (living expenses) signifie :

a) frais réels et raisonnables de transport local aller-retour au centre de traitement, et

b) frais réels et raisonnables de subsistance applicables à un logement commercial, ou

c) les frais de chambre, de pension et de blanchissage dans un logement privé, jusqu'à concurrence de l'Indemnité d'hébergement dans un logement particulier non commercial, selon la Directive sur les voyages du CNM;

d) le coût des appels téléphoniques entre la localité où se trouve la personne qui effectue un déplacement pour soins médicaux et le poste du fonctionnaire, où résident les membres de la famille jusqu'à concurrence du coût d'un appel téléphonique interurbain de dix minutes par voie automatique par semaine du lieu de séjour de la personne qui subit des soins médicaux au poste du fonctionnaire pour toute la durée de la période de déplacement. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

Personne à charge (dependant) s'entend de toute personne à charge ou de tout élève ou étudiant à charge, selon la définition à la DSE 2 – Définitions, respectivement, et qui réside avec le fonctionnaire au poste, ou qui fréquente à plein temps un établissement d'enseignement situé hors du Canada.

Directive

41.1 Application

41.1.1 Les installations ou les services de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure les soins dentaires, uniquement pour les postes énumérées à l'Appendice A de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires et affichés sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et les soins paramédicaux raisonnables.

41.1.2 Lorsque l'administrateur général s'est assuré qu'il est impossible de trouver sur place les installations ou les services de santé convenables qui sont nécessaires, ou que le coût du traitement dépasse les frais de déplacement, le coût du traitement et des frais de subsistance à la plus proche localité acceptable, ou à toute autre localité acceptable, ou encore au Canada, il peut autoriser :

a) le fonctionnaire à prendre un congé de déplacement,

b) le paiement des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pendant le temps de déplacement pour un fonctionnaire ou une personne à charge et(ou) pour un jeune enfant obligé d'accompagner un des parents lors d'un déplacement pour soins médicaux et, si le besoin en est attesté par un médecin qualifié, pour la personne qui accompagne le ou la malade, entre le lieu où habite le fonctionnaire ou la personne à sa charge et l'endroit le plus proche jugé convenable par l'administrateur général; ou, si le fonctionnaire en fait la demande, le paiement de frais de déplacement jusqu'au Canada ou une autre localité convenable où sont assurés les soins médicaux voulus, à un coût qui justifie cette mesure, selon ce que détermine l'administrateur général, (Note : Veuillez consulter les Instructions)

c) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance durant le traitement externe pour le fonctionnaire ou la personne à sa charge et(ou) pour un jeune enfant obligé d'accompagner un des parents lors d'un déplacement pour soins médicaux et, si le besoin en est attesté par un médecin qualifié, pour la personne qui accompagne le ou la malade, (Note : Veuillez consulter les Instructions)

d) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance pour la personne qui accompagne le ou la malade, si le besoin en est attesté par un praticien qualifié, en cas d'hospitalisation du fonctionnaire ou de la personne à sa charge et s'il est souhaitable ou plus économique que la personne qui accompagne le ou la malade reste sur place pendant toute la durée du traitement, (Note : Veuillez consulter les Instructions)

e) les frais assumés, à l'issue du traitement, en raison d'un second déplacement aller-retour entre le centre de traitement et le poste si la présence de la personne qui accompagne le ou la malade n'est pas nécessaire, (Note : Veuillez consulter les Instructions)

f) le paiement des frais des services de garde d'une personne à charge engagés par le fonctionnaire chef de famille monoparentale ou dont l'époux ou conjoint de fait l'accompagne dans ses déplacements pour soins médicaux, lorsque les frais sont payés à l'égard des personnes à charge de moins de 18 ans qui résident en permanence avec le fonctionnaire au poste lorsque ces frais sont en sus de ceux occasionnés par les arrangements permanents qui ont déjà été pris pour la garde des enfants, comme le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés au titre des services de garde d'une personne à charge conformément jusqu'aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Dans le cas où les frais se rapportant aux services de garde d'une personne à charge sont engagés au poste, il est possible d'excéder le montant maximal sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

41.2 Congé de déplacement

41.2.1 À moins que l'administrateur général n'en convienne autrement, le congé de déplacement ne doit être accordé pendant les heures normales de travail que s'il est impossible au fonctionnaire de se déplacer avant ou après celles-ci.

41.3 Accouchement

41.3.1 Pour un accouchement, lorsque le paiement des frais réels et raisonnables de déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 41.1.2 pour le fonctionnaire et(ou) une personne à sa charge qui se rend dans le centre convenable le plus proche ou, lorsque l'administrateur général juge que cela est plus économique et que le fonctionnaire en fait la demande, au Canada ou dans tout autre centre convenable où l'accouchement pourrait avoir lieu, l'administrateur général peut également approuver :

a) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance avant et après l'accouchement, lorsque :

(i) les formalités de visa ou autres formalités de rentrée retardent son retour au poste; et(ou)

(ii) le transporteur public que l'administrateur général a autorisé comme étant le moyen de transport le plus convenable et le plus approprié demande que le déplacement s'effectue avant la date prévue pour l'accouchement; et(ou)

(iii) Santé Canada juge que cela est nécessaire pour des raisons d'ordre médical;

b) le paiement des frais de déplacement et de subsistance de l'époux ou du conjoint de fait pour une période maximale de cinq jours, conformément au paragraphe 41.1.2, afin de lui permettre d'assister à la naissance de son enfant. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

41.4 Rapport à Santé Canada

41.4.1 Lorsqu'un déplacement pour soins médicaux est autorisé en vertu de la présente directive, un certificat médical du médecin traitant, conforme aux normes de Santé Canada, doit être envoyé au :

Médecin responsable
Clinique de santé au travail
Programme de santé des fonctionnaires fédéraux
Direction des mesures d'urgence et de la santé au travail
Direction générale des régions et des programmes
Santé Canada
171, rue Slater, 12e étage, I.A. 3712M
Ottawa (ON) K1A 0K9

Instructions

Instruction pour 41.1.2 - Application

L'administrateur général doit déterminer si les installations médicales sont convenables, en demandant l'avis d'un médecin attitré, d'un fonctionnaire de Santé Canada ou de tout autre médecin qualifié. Pour déterminer si un centre de traitement est convenable, il conviendra également de tenir compte des facteurs d'ordre culturel, social et politique.

Instruction pour 41.1.2b) - Application

Bien que la norme applicable aux déplacements en avion soit celle du voyage en classe économique (ce qui comprend les vols APEX, vols nolisés et autres vols à tarif réduit), il peut y avoir des situations qui, de l'avis de l'administrateur général, justifient l'application d'une norme plus élevée pour les déplacements, auquel cas le tarif aérien le plus économique, compte tenu de la circonstance particulière et(ou) de l'itinéraire établi, sera autorisé. En particulier, lorsqu'un déplacement pour soins médicaux peut être prévu et que les arrangements liés au déplacement peuvent être pris à l'avance, une place à tarif réduit sera réservée lorsque des rabais sont offerts. On peut réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance. Quand il n'y a pas urgence, il incombe au fonctionnaire de ne pas ménager ses efforts pour prendre ses rendez-vous médicaux ou de traitement de façon à de profiter des éventuels rabais ou tarifs réduits accordés aux réservations préalables.

Instruction pour 41.1.2b) et 41.1.2c) – Application

L'administration général qui approuve le paiement des frais de déplacement et de subsistance pour les enfants à charge qui accompagnent l'un des parents à l'occasion d'un déplacement pour soins médicaux doit examiner le bien-fondé de chacun des cas en tenant compte de facteurs tels que l'âge desdits enfants et l'accessibilité et le coût des services de garde d'enfants au poste.

Instruction pour 41.1.2d) et 41.1.2e) - Application

La nécessité pour la personne qui accompagne une personne en traitement, de demeurer auprès de celle-ci, est dictée par les circonstances. Par exemple, il est peut-être nécessaire ou souhaitable que le père ou la mère demeure avec un enfant en bas âge durant toute la période de traitement. Par contre, s'il n'est pas nécessaire que la personne qui accompagne la personne malade demeure avec elle, il est peut-être moins coûteux de permettre à la première de se rendre une seconde fois au centre de traitement à l'issue de la période de traitement que de payer ses frais de subsistance pendant tout ce temps.

Instructions pour 41.1.2f) - Application

1. Les pièces justificatives relatives aux frais engagés au titre des services de garde pour une personne à charge en vertu de la présente partie doivent indiquer le coût, les dates d'emploi, le nom, le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne.

2. Les dispositions relatives aux services de garde pour personne à charge énoncées dans la présente directive s'appliquent également aux situations de garde partagée lorsque la personne à charge est considérée comme une personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Définitions. Suivant les modalités de l'accord de garde partagée, le fonctionnaire n'a généralement pas le droit à une indemnité pour la personne à charge lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant ayant besoin de services de garde.

Instructions pour 41.3.1b) – Accouchement

1. Les congés additionnels que peut prendre le fonctionnaire pour effectuer un déplacement en vertu de l'alinéa 41.3.1b) devront être demandés en vertu de la DSE 48 - Autre congé, et non en vertu de la présente directive.

2. Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement en vertu de l'alinéa 41.3.1b) sont énoncées dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Lignes directrices

Lignes directrices pour les Définitions – Les frais de subsistance – l'alinéa d)

1. Les appels téléphoniques devront être appuyés de reçus ou d'une déclaration statutaire attestant que ces frais ont été assumés. S'il n'est pas possible d'effectuer des appels par voie automatique, l'administrateur général fixera une limite appropriée à l'égard de ces frais.

2. Le fonctionnaire pourra réclamer le remboursement de plus d'un appel téléphonique par semaine à condition que le coût total des appels effectués pendant la période du déplacement pour soins médicaux ne dépasse pas le coût d'un appel téléphonique de dix minutes par semaine.

DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) pour frais dentaires

Champ d'application

Introduction

Dans les localités hors du Canada, il peut arriver que les médecins, dentistes et les hôpitaux ne soient pas disposés à attendre que le remboursement des services par les régimes d'assurance-maladie, d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-hospitalisation. En conséquence, si un fonctionnaire peut prouver qu'il satisfait aux conditions d'admissibilité à un régime de soins médicaux ou dentaires, ou à un remboursement en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'employeur lui consentira une avance pour lui permettre de payer ces frais.

L'objet de la présente directive est d'accorder une aide financière pour des dépenses plus importantes, plutôt que pour des frais médicaux et dentaires courants.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

42.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

42.1.1 Lorsqu'un fonctionnaire a engagé des frais pour des soins médicaux et(ou) dentaires et qu'il a droit au remboursement de ces frais en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une avance jusqu'à concurrence de ces frais. Ces avances seront autorisées seulement :

a) lorsque l'avance n'est pas inférieure à 200 $; et

b) lorsque, sous réserve des paragraphes 42.1.3, 42.1.4 et 42.1.5, le fonctionnaire s'engage à rembourser l'avance dans les six mois; et

c) lorsque le fonctionnaire soumet une estimation des frais du médecin, du dentiste ou de l'hôpital représentant 90 % de l'avance demandée, quand le montant de l'avance dépasse 500 $; et

d) à condition que le fonctionnaire s'engage par écrit grâce à la formule d'avance pour frais médicaux et(ou) dentaires, à endosser et à remettre au Receveur général du Canada tout chèque émis par les assureurs, ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels l'avance a été autorisée; et

e) lorsque l'avance vise des frais dentaires pour des personnes à charge non assurées par le Régime de soins dentaire de la fonction publique (RSDFP), le fonctionnaire peut devoir présenter une preuve d'assurance.

42.1.2 Sauf dans les cas prévus au paragraphe 42.1.5, lorsque, pour une raison quelconque, tout chèque émis par l'administrateur du Régime ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement de frais médicaux ou dentaires pour lesquels une avance a été autorisée, n'est pas endossé et remis au Receveur général du Canada par un fonctionnaire, cette avance doit être remboursée sur réception d'un tel règlement.

42.1.3 Sauf dans les cas prévus au paragraphe 42.1.5, lorsqu'un fonctionnaire qui a reçu le règlement de l'administrateur du Régime ou de l'employeur néglige de rembourser tout solde impayé de l'avance dans un délai de 60 jours à compter de la ou des date(s) où le ou les chèques(s) de règlement ont été émis par un administrateur du Régime ou par l'employeur, ce solde impayé de l'avance est susceptible de recouvrement en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.

42.1.4 Sauf dans les cas prévus au paragraphe 42.1.5, lorsqu'une avance a été autorisée en vertu de la présente directive, le fonctionnaire doit s'assurer qu'il présente une demande de règlement en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires le plus tôt possible, nonobstant les délais que les régimes ont en place pour l'acceptation des demandes de règlement. Si une demande est rejetée par le Régime parce qu'elle a été présentée en retard, le fonctionnaire ne pourra présenter de demande en vertu de la DSE 39 de ces directives et il devra rembourser au complet l'avance, qui sera recouvrée en vertu des dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

42.1.5 Le délai de remboursement peut être prolongé lorsque l'administrateur général est convaincu que des circonstances exceptionnelles qui sont raisonnablement indépendantes de la volonté du fonctionnaire empêchent ce dernier de rembourser dans le délai prescrit l'avance qui lui a été consentie en vertu du paragraphe 42.1.1.

Instructions

Instructions pour 42.1 - Application

1. Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu du paragraphe 42.1.1 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

2. Afin de protéger les fonctionnaires des fluctuations du taux de change, les avances peuvent être calculées et remboursées en dollars canadiens ou dans une autre monnaie, selon le cas, pour toutes les fins suivantes :

a) l'estimation des coûts établie par le fournisseur de soins de santé et fournie par le fonctionnaire à l'appui de la demande d'avance pour frais médicaux/dentaires;

b) le paiement des services pour lesquels l'avance a été approuvée; et

c) le remboursement de la réclamation d'assurance du fonctionnaire.

3. L'administrateur général a délégué au chef de mission le pouvoir d'approuver et de surveiller toutes les avances pour frais médicaux/dentaires consenties aux fonctionnaires à la mission (aux missions) dont il a la responsabilité. C'est au chef de mission qu'il appartient de confirmer la légalité et la pertinence de la monnaie dans laquelle l'avance est demandée, si c'est autrement qu'en dollars canadiens. Dans le cas d'une avance consentie au chef de mission, on doit obtenir l'autorisation de la Division de la politique et de l'administration des DSE, MAECI.

Lignes directrices

Lignes directrices pour 42.1 - Application

1. Aucun fonctionnaire ne sera admissible à une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada si l'hôpital, le médecin ou tout autre service de santé est disposé à attendre le règlement du compte par le régime d'assurance-maladie provincial ou autre du fonctionnaire.

2. La période au cours de laquelle un fonctionnaire peut recevoir une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada se termine à la date où le numéro du régime provincial d'assurance-maladie du fonctionnaire est remis en vigueur.

3. Une avance pour frais médicaux ne devrait pas être nécessaire lorsque le fonctionnaire revient au Canada durant une affectation pour y recevoir des soins de santé ou médicaux, puisque les établissements de santé peuvent facturer leurs frais directement à l'administrateur des demandes de remboursement. Pour prendre les arrangements nécessaires, le fonctionnaire doit téléphoner 1-800-667-2883. Si l'on peut démontrer que les fournisseurs de soins de santé n'accepteront pas de facturer les frais directement à l'administrateur du Régime, une avance appropriée sera consentie.

4. L'Ontario et certaines autres provinces permettent le rétablissement immédiat du régime d'assurance-maladie provincial dans le cas des fonctionnaires du service extérieur qui reviennent au Canada.

Lignes directrices pour 42.1.4 – Application

1. Actuellement, aux termes du RSSFP, les fonctionnaires doivent présenter leurs demandes de remboursement à l'administrateur du Régime au plus tard six mois après la fin de l'année civile au cours de laquelle les frais ont été engagés.

2. Dans le cas du RSDFP, les demandes de remboursement doivent être présentées à l'administrateur du Régime (actuellement Great-West Life) dans les 15 mois suivant la date à laquelle les services ont été fournis.

Formulaires

CT 330-18 - Avance pour frais médicaux et(ou) dentaires

CT 330-19 - Demande de prolongation du délai de remboursement d'une avance pour frais médicaux et(ou) dentaires

Partie VII - Jours fériés, congés et voyages personnels

DSE 44 - Jours fériés

Champ d'application

Introduction

La présente directive vise à accorder aux fonctionnaires le même nombre de jours fériés rémunérés que s'ils étaient en service au Canada. De plus, l'administrateur général peut autoriser que les jours auxquels un fonctionnaire aurait normalement droit, s'il était en service au Canada, soient remplacés par les jours fériés locaux.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

44.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

44.1.1 Un fonctionnaire a droit au même nombre de jours fériés rémunérés par année civile auquel il aurait droit, s'il était en service au Canada, selon une convention collective ou toute autre autorité pertinente.

44.1.2 Nonobstant les dispositions d'une convention collective ou de toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada, l'administrateur général peut substituer un autre jour férié au jour férié désigné auquel un fonctionnaire aurait droit s'il était en service au Canada, lorsque ce jour férié désigné n'est pas reconnu au poste comme jour férié général.

44.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire travaille à plus d'un endroit au cours d'une année civile, l'administrateur général devra en outre rajuster les jours fériés désignés au poste pour cet fonctionnaire de manière à ce que celui-ci reçoive le même nombre de jours fériés désignés pour l'année civile que le nombre déterminé dans une convention collective ou toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

44.1.4 Lorsqu'un jour désigné comme jour férié au poste coïncide avec un jour de repos pour le fonctionnaire, ou que ce dernier est tenu de travailler au poste un jour férié, une rémunération ou un congé rémunéré devra être autorisé conformément à la convention collective du fonctionnaire ou à toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada.

Instructions

Instruction pour 44.1 – Application

Chaque mission doit transmettre à l'administrateur général, avant le 31 décembre de chaque année, une liste des jours fériés prévus pour les fonctionnaires de ladite poste au cours de la prochaine année civile. Lorsqu'un changement est apporté à ces jours fériés, il faut présenter une autre liste.

Lignes directrices

Ligne directrice pour 44.1 – Application

Lorsque, pour l'année civile au cours de laquelle un fonctionnaire travaille à plus d'un endroit, le nombre combiné de jours fériés désignés à ces endroits est inférieur à celui qui est prévu dans une convention collective ou toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada, le fonctionnaire se verra accorder les jours additionnels au poste permettant que ces dispositions soient respectées, bien que ces jours puissent ne pas être désignés fériés au poste où le fonctionnaire travaille. Lorsque, pour l'année civile au cours de laquelle le fonctionnaire travaille à plus d'un endroit, le nombre combiné des jours désignés fériés à ces endroits est supérieur à celui que prévoit une convention collective ou toute autre autorité pertinente régissant le service au Canada, des dispositions convenant au fonctionnaire et à l'administrateur général devront être prises pour que le fonctionnaire fournisse le temps de travail additionnel au poste devenu nécessaire pour que ces dispositions soient respectées.

DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur

Champ d'application

Introduction

La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.

La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

45.1.1 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre le poste et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.

45.1.2 Chaque crédit de déplacement du service extérieur entier est converti à une indemnité de déplacement non justifiable, équivalant à 75 % du plein tarif de la classe économique (Y) du déplacement entre le lieu du poste du fonctionnaire et la ville du bureau principal qui est en vigueur lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif Y, c'est 100 % du tarif Y2 qui s'appliquera.

45.1.3 Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en monnaie nationale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.

45.1.4 Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que l'hébergement et les repas.

45.1.5 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit ou une indemnité de déplacement du service extérieur :

a) pour un voyage pendant sa période d'affectation; et/ou

b) à l'occasion d'un voyage de réinstallation lors de son arrivée au poste ou de son départ de celle-ci, à condition que le déplacement soit autorisé à l'avance et sous réserve d'une vérification à l'arrivée au nouveau lieu d'affectation; et/ou

c) pour se rendre, après avoir reçu une Confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'instruction des personnes à sa charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité.

45.1.6 Le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne.

45.1.7 Le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent au poste);

45.1.8 Le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir du poste peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune.

45.1.9 Avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).

45.1.10 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n'est pas refusée sans motif valable.

45.1.11 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE du bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de déplacement entier.

45.1.12 S'il est mis fin à son affectation avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

a) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou

b) remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.13 S'il est mis fin à son affectation avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

a) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou

b) peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli, ou

c) peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.14 Lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu d'affectation, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue.

45.1.15 En ce qui a trait à l'application des paragraphes 45.1.12 et 45.1.13, le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, de l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non retournables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.

45.1.16 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement le poste, (sauf s'il y a réinstallation conformément à l'alinéa 45.1.5b) et au paragraphe 45.1.14), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.

45.17 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de congé de déplacement entier.

45.2 Banque de crédits de congé de service à l'extérieur

45.2.1 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1er octobre 1997 peut :

a) conserver et utiliser les crédits de congé du service à l'extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/(ou)

b) recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service à l'extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et

c) lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service à l'extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.

45.3 Dispositions transitoires

45.3.1 Les fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993 demeurent assujettis aux dispositions de 1997 :

a) jusqu'à la prochaine date anniversaire annuelle de l'arrivée au poste, ou

b) jusqu'au premier jour suivant la fin de la période d'admissibilité à une indemnité de déplacement, lorsqu'une ou plusieurs indemnités de déplacement ont été autorisées à l'avance.

45.3.2 Sauf s'il choisit le congé de poste conformément à l'alinéa 46.1.2b) de la DSE 46 - Congé de poste optionnel, le fonctionnaire qui rencontre soit l'alinéa 45.3.1a) ou b), reçoit l'indemnité prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.

Instructions

Instructions pour 45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur

1. Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des crédits / indemnités de déplacement du service extérieur figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

2. Le transport par voiture, au taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra), est acceptable pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres du poste et que le voyage nécessite l'hébergement pour une nuit ou plus. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

3. Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ le poste du fonctionnaire, celle-ci doit figurer dans l'itinéraire et le voyageur doit y faire une escale d'au moins 24 heures.

DSE 46 - Congé de mission optionnel

Champ d'application

Introduction

En vertu de la présente directive, un fonctionnaire peut choisir un congé de poste de dix jours par année au lieu de l'Indemnité spéciale de poste prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur. Le fonctionnaire recevra la prime de service extérieur au lieu du congé de poste à moins qu'il ne demande expressément le congé de poste.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

46.1 Application

46.1.1 Un fonctionnaire peut choisir le congé de poste, tel qu'il est décrit dans la présente directive, ou l'Indemnité spéciale de poste prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, mais non les deux. Sauf s'il demande expressément le congé de poste, le fonctionnaire recevra la prime de service extérieur. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

46.1.2 Lorsqu'un fonctionnaire choisit le congé de poste, les dispositions de la présente directive s'appliquent :

a) à partir du 1er juin 2001, selon le cas, pour les fonctionnaires qui arrivent au poste à cette date ou par la suite, ou

b) à une date que détermine l'administrateur général, après le 1er juin 2001, pour les fonctionnaires qui sont en poste le 1er juin 2001 et qui sont assujettis aux dispositions transitoires de l'article 46.2; ou les fonctionnaires qui touchent une Indemnité spéciale de poste en vertu de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.

46.1.3 L'administrateur général accorde un congé de poste à un fonctionnaire aux mêmes conditions que les congés annuels qui sont attribués pour son groupe professionnel, sauf que :

a) les crédits de congé de poste sont utilisés au poste, sont transférables d'un poste à l'autre et peuvent être utilisés en combinaison avec les indemnités de déplacement prévues à l'occasion de la réinstallation;

b) le total des crédits de congé de poste acquis à tout moment ne peut dépasser 40 jours; lorsque ce maximum est atteint, le fonctionnaire recevra automatiquement l'Indemnité spéciale de poste prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, jusqu'à ce qu'il ait ramené ses crédits de congé de poste en deçà de 40 jours et qu'il opte de nouveau pour un congé de poste en vertu des dispositions de la présente directive;

c) sur demande, un fonctionnaire peut recevoir un paiement en espèces pour une partie ou la totalité des crédits de congé de poste acquis, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de la demande; et

d) les crédits de congé de poste sont monnayés au retour du fonctionnaire au Canada, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date du retour du fonctionnaire au Canada.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

46.1.4 Lorsqu'un fonctionnaire opte pour un congé de poste, il acquiert des crédits au taux de 10/12 d'une journée pour chaque mois de service complet accompli à un poste :

a) jusqu'à la fin de sa période d'affectation (ou de ses périodes d'affectation, s'il est muté à une autre mission), et ce, jusqu'à concurrence de 40 jours, ou

b) jusqu'au dernier jour du mois suivant le préavis de deux mois qu'il donne de son intention de passer du congé de poste (DSE 46) à une Indemnité spéciale de poste (DSE 56).

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

46.1.5 Pour les besoins du calcul des crédits acquis en vertu de la présente directive, un fonctionnaire est réputé avoir accompli un mois de service lorsqu'il a passé au moins dix jours de rémunération à un poste, sauf que lors d'une réaffectation à un autre poste il ne peut acquérir des crédits en fonction de deux périodes de dix jours de rémunération à l'intérieur du même mois civil.

46.2 Dispositions de transition

46.2.1 Les fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993 (révisées le 1er octobre 1997) le 31 mai 2001 demeurent assujettis aux dispositions de 1997 :

a) jusqu'à la prochaine date anniversaire annuelle de l'arrivée au poste, ou

b) jusqu'au premier jour suivant l'achèvement de la période d'admissibilité à une indemnité de déplacement, lorsqu'une ou plusieurs indemnités de déplacement ont été autorisées à l'avance.

46.2.2 Sauf s'il choisit le congé de poste conformément à l'alinéa 46.1.2b), le fonctionnaire qui rencontre soit l'alinéa 46.2.1 a) ou b), reçoit l'Indemnité spéciale de poste prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.

Instructions

Instruction pour 46.1.1 - Application

Pour passer d'une Indemnité spéciale de poste à un congé de poste, ou vice versa, le fonctionnaire en fait la demande à son administrateur de DSE du bureau principal, par écrit, deux mois avant la date du changement souhaité. Le courrier électronique est le mode de communication préféré, ce qui permet de prévoir suffisamment de temps pour effectuer le changement, mais on peut également recourir à la télécopie ou au courrier officiel au besoin.

Instructions pour 46.1.3 et 46.1.4 - Application

1. L'administrateur général voit à ce que l'on tienne un registre des crédits de congé de poste.

2. Un fonctionnaire peut prendre un congé de poste seul ou en combinaison avec des congés annuels et/ou un congé de service à l'extérieur lorsqu'il a une banque de crédits de congé de service à l'extérieur.

3. Il y a lieu de signaler que les congés annuels, le congé de poste et le congé de service à l'extérieur sont des avantages auxquels le fonctionnaire a droit. On doit s'efforcer d'autoriser les congés que demande le fonctionnaire.

DSE 47 - Congé pour cause de blessure ou maladie attribuable à la mission

Champ d'application

Introduction

Toute absence attribuable à une blessure ou a une maladie qui, selon Santé Canada, ne se serait pas produite ou n'est pas endémique au Canada, n'est pas imputable aux crédits de congé acquis par un fonctionnaire, peu importe la localité où le fonctionnaire se trouve au moment de l'absence. Les autres absences attribuables à une blessure ou a une maladie non visée par la présente directive sont assujetties aux dispositions des conventions collectives ou des règlements appropriés.

Directive

47.1 Application

47.1.1 Lorsque Santé Canada détermine qu'une maladie n'est pas endémique au Canada, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à prendre un congé en raison d'une maladie attribuable au poste.

47.1.2 Lorsque Santé Canada détermine qu'une blessure a des conséquences qu'elle n'aurait normalement pas au Canada, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à prendre un congé en raison de ladite blessure pour une période plus longue que celle à laquelle donnerait normalement droit la même blessure au Canada.

47.1.3 Lorsqu'un fonctionnaire est absent pour cause de maladie attribuable à son poste et non endémique au Canada ou en raison des suites d'une blessure qui n'aurait normalement pas eu les mêmes conséquences au Canada, son absence ne doit pas être imputée à ses crédits de congé de maladie acquis, quelle que soit sa localité d'affectation au moment de l'absence.

DSE 48 - Autre congé

Directive

48.1 Application

48.1.1 L'administrateur général peut accorder plus de jours de congé se rapportant à des responsabilités familiales ou à des deuils que ne le permet une convention collective ou une autre autorisation dans une situation semblable si, de l'avis de la direction, l'événement est plus pénible à un poste qu'il ne le serait au Canada. Cependant, ce congé ne peut en aucun cas dépasser huit jours additionnels en vertu de la présente directive.

DSE 50 - Aide au déplacement de vacance

Champ d'application

Introduction

On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d'une allocation de déplacement de vacance pour faire un voyage au Canada et/ou pour prendre des vacances ailleurs qu'au poste pendant leur affectation, et que les fonctionnaires affectés à des postes difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.

Les procédures d'émission et de vérification se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

50.1 Application

50.1.1 Un fonctionnaire et les personnes à charge qui partagent normalement sa résidence au poste ont droit à une aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur (ADV) pour les aider à prendre des vacances au Canada ou à un autre endroit :

a) une fois par période d'affectation de trois ans ou plus (y compris toute prolongation), pour les postes qui ne sont pas énumérées dans l'Appendice B de la DSE 58; lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste non difficile pour une période de moins de trois ans, il n'a droit à une allocation qu'à la fin de son affectation en vertu du paragraphe 50.4.1;

b) une fois par période d'affectation de deux ans et un voyage pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58;

c) deux fois par période d'affectation de trois ans et un voyage pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58;

d) une fois pour chaque année d'affectation et un voyage pour chaque année en sus de la période normale d'affectation, pour les postes de niveaux III, IV et V figurant à l'Appendice B de la DSE 58.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.1.2 Le fonctionnaire doit utiliser l'allocation pour se déplacer à l'extérieur du poste, et peut se prévaloir de l'allocation à plus d'une occasion, sur présentation d'un plan de voyage fournissant des précisions sur le déplacement de chacune des personnes pour lesquelles une allocation a été autorisée.

50.1.3 Lorsqu'une ADV est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.

50.1.4 En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation prend fin.

50.2 Couple de fonctionnaires

50.2.1 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés au même poste, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.

50.3 L'indemnité de déplacement de vacance

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.3.1 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 50.1.1 et(ou) 50.4.3, l'administrateur général doit autoriser une allocation de déplacement de vacance non soumise à justification qui correspond à l'Indemnité spéciale de poste prévue à la DSE 56.11, le 1er juin de chaque année et équivalent :

a) de 80 % du prix du billet d'avion à plein tarif (Y) en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire jusqu'à la ville où est situé son bureau principal, et

b) s'il n'y a pas de plein tarif (Y) en classe économique pour l'ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif spécial (Y2) en classe économique s'appliquera à l'ensemble du voyage.

50.4 Prorogation de l'indemnité de transport

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.4.1 En plus de l'aide qui leur est accordée en vertu du paragraphe 50.1.1, le fonctionnaire et les personnes à charge partageant normalement sa résidence au poste ont droit de demander de voyager entre le poste et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation, conformément à la DSE 15.3. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.4.2 Le fonctionnaire ne peut se permettre de proroger son indemnité de transport prévue à la DSE 15.3.

50.4.3 L'administrateur général a le droit, pour des raisons opérationnelles, de proroger l'indemnité de transport à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire prévue à la DSE 15.3. En pareil cas, le fonctionnaire a droit à une ADV supplémentaire en vertu de la présente directive pour le déplacement à la ville où est situé le bureau principal, pendant sa nouvelle affectation. Ce déplacement à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire doit être indiqué sur le Formulaire d'attestation de voyage de la DSE 70 au titre de la DSE 50.

50.5 Congé

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.5.1 Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé au paragraphe 50.1.1 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.

50.5.2 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de son poste à la ville où est situé son bureau principal.

50.6 Expédition additionnelle des effets

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.6.1 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à un poste difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions de la DSE 15.13 – 15.15 - Réinstallation. Le fonctionnaire a le droit de faire expédier par avion des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l'accompagne ou de faire expédier 20 kilos d'effets à titre d'excédent de bagage pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l'accompagne.

50.6.2 Les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste du fonctionnaire au moment où le voyage se fait;

50.6.3 Cette expédition doit se faire en provenance d'un endroit situé sur le parcours de retour au poste et doit se rattacher à la période de voyage.

50.6.4 Le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et(ou) les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.

50.7 Travail temporaire pendant un voyage autorisé

50.7.1 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive, accompagné d'une personne à charge, reçoit l'ordre de se présenter au travail temporaire, pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à la DSE 15.11 - Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage.

50.8 Changement du taille de la famille

50.8.1 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADV. Une fois versée, l'ADV ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge.

50.9 Modification du niveau de difficulté du poste

50.9.1 Lorsque la fréquence de l'ADV est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à ce poste.

50.9.2 Lorsque la fréquence de l'ADV est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58, cette modification touche seulement un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à ce poste.

50.10 Départ avant la fin de l'affectation

50.10.1 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à un poste, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'allocation; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes de la DSE 15.35 et la DSE 15.36.)

50.11 Rapport

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

50.11.1 Le fonctionnaire doit démontrer qu'au moins 75 % de indemnité est déboursé pour les frais de déplacement et de dépenses de voyage, ce qui comprend le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais, comme les excursions et les droits d'entrée. Une preuve doit être fournie au terme du voyage ou de l'affectation du fonctionnaire, selon le cas, conformément à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Instructions

Instruction pour 50.1.1 – Application

Après approbation de la demande d'aide conformément à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, l'indemnité accordée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée par le fonctionnaire et par ses personnes à charge.

Instruction pour 50.1.1 et 50.4.1 – Application/Prorogation de l'indemnité de transport

L'expression « personne à charge qui partage normalement la résidence du fonctionnaire au poste » comprend les étudiants des cours primaires et secondaires qui font leurs études hors du poste, mais non au Canada, en vertu des dispositions de la DSE 34.5, lorsque le système scolaire au poste n'est pas compatible.

Instruction pour 50.3 – L'indemnité de déplacement de vacance

Les dispositions relatives à l'émission et à la vérification de l'aide au déplacement de vacance se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Instruction pour 50.4 – Prorogation de l'indemnité de transport

Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.4 à la fin d'une affectation ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyages de réinstallation effectués en vertu de la DSE 15 - Réinstallation, et ne s'appliquent pas aux affectations prolongées.

Instruction pour 50.5 - Congé

Le congé annuel est un droit et devrait être autorisé en même temps que l'approbation de l'ADV.

Instructions pour 50.6 – Expédition additionnelle des effets

1. Un fonctionnaire peut réclamer les frais d'expédition d'un excédent de bagage ou les frais d'expédition par avion, mais non les deux. Si un fonctionnaire réclame le remboursement des frais d'expédition des effets qu'il apporte avec lui à titre d'excédent de bagage lorsqu'il retourne au poste, ces effets peuvent être expédiés à partir d'un ou de plusieurs endroits, jusqu'à concurrence du montant autorisé par l'administrateur général. Si le fonctionnaire réclame les frais d'expédition par avion, ceux-ci ne devraient pas dépasser le montant autorisé par l'administrateur général. Ce montant sera fixé par l'administrateur général avant le départ du fonctionnaire du poste.

2. Sont à la charge d'un fonctionnaire tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.

Instructions pour 50.11 – Rapport

1. Le fonctionnaire peut être tenu par l'administrateur général de prouver que l'ADV est ou sera utilisée pour un voyage de vacances, conformément à l'esprit de la présente directive, qui consiste à aider les fonctionnaires et leurs personnes à charge à faire au moins un voyage de vacances hors du poste.

2. Lorsque le déplacement est effectué à l'aide d'une voiture particulière ou louée, le fonctionnaire peut inclure les frais de location du véhicule, d'essence et d'huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport, mais ne peut pas réclamer de remboursement calculé selon un taux de millage/kilométrage.

Formulaires

50.1 – Demande d'aide au déplacement de vacances

50.4 – Demande d'aide au déplacement de vacances (reporté DSE 15.3)

DSE 70 – Formulaire de certificat de déplacement pour la DSE 50.1 (ADV)

DSE 70 – Formulaire de certificat de déplacement pour la DSE 50.4 (ADV) (reporté DSE 15.3)

DSE 51 - Réunion de famille

Champ d'application

Introduction

Afin de limiter les effets d'une séparation directement attribuable à l'affectation d'un fonctionnaire à un poste, l'employeur prend en charge les appels téléphoniques et les frais de déplacement pour une réunion de famille au moins une fois l'an.

Les dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille prévalent sur celles de la présente directive.

Les dispositions relatives aux déplacements pour réunion de famille sont résumées à l'appendice de la présente directive.

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

51.1 Application

51.1.1 Les avantages auxquels la présente directive donne droit seront établis pour une période de douze mois commençant le 1er septembre de chaque année, sauf s'il s'agit d'un voyage effectué en vertu du paragraphe 51.9 par une personne à charge d'un fonctionnaire qui a accepté d'être affecté seul, auquel cas les avantages auxquels cette personne a droit sont établis en fonction de la période de douze mois à compter de la date d'arrivée du fonctionnaire au poste. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.2 Couple de fonctionnaires

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.2.1 Sous réserve des articles 51.1, 51.3 et 51.11, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille à un fonctionnaire ou à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires aux fins du déplacement pour réunion de famille.

51.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires accepte d'être affecté aux postes différents, l'administrateur général peut autoriser une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :

a) jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois entre les postes, l'un ou l'autre des fonctionnaires, y compris l'enfant à charge résidant avec un des fonctionnaires du couple de fonctionnaires, pouvant se prévaloir de cet avantage pour voyager au poste de l'autre fonctionnaire ;

b) jusqu'à trois voyages aller-retour par période de douze mois pour des déplacements effectués par l'enfant/l'étudiant qui voyage jusqu'à l'une ou l'autre des postes, qui auraient autrement été autorisés conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7, de la ville où l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge réside jusqu'à l'une ou l'autre des missions.

51.2.3 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément à l'article 51.4 pour un enfant inscrit à l'école primaire ou secondaire au Canada, deux des voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.4 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément aux articles 51.5, 51.6 ou 51.7, il doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.

51.2.5 Les voyages d'un enfant/élève/étudiant conformément à l'article 51.2 sont assujettis aux limites d'âge et de coût prévues aux articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 ou 51.8, selon le cas.

51.3 Indemnité de déplacement pour réunion de famille

51.3.1 Dans toute la présente directive, l'indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille équivaut :

a) un tarif le plus bas d'un voyage par avion vers une destination donnée, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct entre le poste et soit la ville où la personne à charge réside, soit celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas;

b) à une somme correspondant aux frais de transport local à destination et à partir des aéroports des points de départ et/ou de destination; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être;

c) à une somme calculée pour couvrir les frais de repas, de logement et de transport local à destination et à partir de l'aéroport lorsqu'une escale est nécessaire, quand il n'est pas possible ou pratique d'arranger un itinéraire pour que le voyage se poursuive sans escale jusqu'à la destination approuvée, lorsque cette somme est autorisée à l'avance par l'administrateur général; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être.

51.3.2 Aux fins d'établir les montants sous le paragraphe 51.3.1, les critères suivants s'appliquent :

a) un tarif réduit ou à rabais est choisi avant le plein tarif économique, quand ces tarifs sont offerts; des économies substantielles sont possibles lorsque les vols sont réservés aussi longtemps à l'avance que possible; on s'attend à ce que les fonctionnaires fassent leurs arrangements de voyage de quatre à six semaines à l'avance; à moins d'une raison acceptable pour l'administrateur général, le plein tarif économique n'est pas autorisé; et

b) si, pour le même genre de voyage, les tarifs aériens varient selon que le billet est acheté au Canada ou au poste du fonctionnaire, on doit se fonder sur le tarif le plus bas, et

c) si le fonctionnaire achète à l'avance des billets limités afin d'obtenir un tarif réduit, l'employeur lui rembourse le coût des frais de changement de billet s'il faut changer les dates de déplacement pour des raisons échappant au contrôle raisonnable du fonctionnaire; et

d) si la personne à charge ou le fonctionnaire préfèrent se déplacer en voiture, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est calculée en fonction du taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra), lorsque la demande provient du voyageur, pour le voyage aller-retour entre la ville où la personne à charge réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage par avion au tarif le plus bas, conformément au présent article. Le sous-ministre des Affaires étrangères établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

51.4 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire primaire ou secondaire

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.4.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour trois voyages aller-retour par période de douze mois entre la ville où il réside et le poste pour un élève à charge fréquentant une école à plein temps et pour lequel une indemnité scolaire est versée conformément à la DSE 34 - Indemnités scolaires, si l'élève à charge poursuit ses études :

a) primaires ou secondaires au Canada; ou

b) secondaires hors du poste, en raison de l'incompatibilité des écoles au poste.

51.4.2 Aux fins du paragraphe 51.4.1 :

a) la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance, et

b) l'un des voyages doit avoir lieu pendant les longues vacances d'été.

51.5 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire postsecondaire – 21 ans ou moins

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire, entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du déplacement entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'étudiant.

51.6 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire postsecondaire - De plus de 21 ans et de moins de 24 ans

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.6.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge :

a) âgé de plus de 21 ans, mais de moins de 24 ans, et

b) fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement approuvé par l'administrateur général.

51.6.2 Aux fins du paragraphe 51.6.1, l'indemnité doit couvrir les dépenses occasionnées pour se rendre de la ville où l'étudiant réside au poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada.

51.6.3 La dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 23e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

51.7 Voyage d'un enfant à charge au poste – L'enfant non inscrit à un établissement d'enseignement

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.7.1 Aux fins des paragraphes 51.7.2 et 51.7.3, un enfant s'entend de l'enfant d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui :

a) n'est pas un élève/étudiant à charge;

b) n'habite pas avec le fonctionnaire au poste; et

c) habite normalement, comme personne à charge, avec le fonctionnaire/l'époux ou le conjoint de fait au Canada.

51.7.2 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de douze mois, si l'enfant n'a pas atteint l'âge de 19 ans, pour voyager entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût d'un voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 18e anniversaire de naissance de l'enfant.

51.7.3 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de douze mois si l'enfant a plus de 18 ans, mais moins de 22 ans, pour se déplacer entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant.

51.8 Voyage d'un enfant à charge au poste – Un enfant ayant des besoins spéciaux

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.8.1 Lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), et que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 et 51.7 peut servir à son escorte. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.9 Réunion de famille pour le fonctionnaire affecté seul

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.9.1 Sous réserve de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et sauf si le présent article prévoit le contraire, lorsqu'un fonctionnaire accepte d'être affecté seul, l'administrateur général peut autoriser jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois pour ses personnes à charge, selon les modalités suivantes :

a) si les personnes à charge ont été réinstallées dans une autre ville, conformément à la DSE 15.40, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un aller-retour entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire ;

b) si l'alinéa 51.9.1a) ne s'applique pas, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un déplacement effectué, selon le cas :

(i) entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire; ou

(ii) entre la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste.

51.10 Visite d'un enfant visé par une entente de garde

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.10.1 En cas d'entente de garde, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille conformément aux paragraphes 51.10.2, 51.10.3, 51.10.4 et 51.10.5.

51.10.2 Si le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait est responsable du déplacement d'un enfant à charge qui réside avec le fonctionnaire au poste; ou qui est un élève/étudiant à charge au sens de la DSE 2 - Définitions pour visiter l'autre parent, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre la ville où réside l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.10.3 Au moment d'appliquer le paragraphe 51.10.2, lorsque l'enfant réside avec le fonctionnaire au poste, et lorsqu'il est dans l'intérêt de l'enfant de rencontrer son autre parent au poste, l'administrateur général peut, à la demande du fonctionnaire, autoriser le voyage, au titre des frais de déplacement seulement, de l'autre parent pour ne pas que l'enfant ait à voyager. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.10.4 Une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée dans le cas d'un enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'est pas admissible comme personne à charge aux termes de la DSE 2 - Définitions pour la simple raison qu'il ne réside pas normalement avec le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait, si celui-ci a des droits de visite à l'égard de l'enfant aux termes d'une entente de garde, jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois de la ville où réside l'enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre cette ville et celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.10.5 Lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisé chaque année conformément au présent article peut servir à son escorte.

51.11 Réunion de famille hors du poste

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

51.11.1 Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu au poste du fonctionnaire, à sa demande, où l'administrateur général estime que c'est la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée pour un voyage aller-retour entre le poste et la ville où réside l'enfant/l'élève/l'étudiant/l'époux ou conjoint de fait ou celle où est situé son bureau principal, selon le cas, pour :

a) le fonctionnaire, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.9 ou le paragraphe 51.10.4; ou

b) l'époux ou conjoint de fait, si le déplacement remplace l'application des dispositions du paragraphe 51.10.4; ou

c) le fonctionnaire et son époux/conjoint de fait ainsi que tout enfant à charge résidant avec le fonctionnaire au poste, si le déplacement tient lieu des dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 et 51.8.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.11.2 Dans des circonstances exceptionnelles, pourvu que ce soit la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, un voyage aller-retour peut être autorisé par l'administrateur général vers une destination sur un trajet à destination ou à partir du poste, pour le fonctionnaire et toute(s) personne(s) à charge admissible(s) aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant au poste, à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville de l'administration centrale. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.11.3 L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.11 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas, sauf que, lorsque le déplacement d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.10 parce que l'enfant est trop jeune pour voyager seul, l'administrateur général autorise aussi le remboursement des frais de logement réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait dans la ville où est situé son bureau principal, lorsque c'est le lieu de résidence de l'enfant, pour une période ne dépassant pas cinq jours.

51.11.4 Lorsque le voyage est autorisé à partir du poste, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, peu importe l'endroit où elles résident et la fréquence des voyages autorisés.

51.12 Congé

51.12.1 Lorsque les frais de déplacement du fonctionnaire sont autorisés en vertu de l'article 51.11, il faut défalquer au fonctionnaire le nombre voulu de crédits de congé, sauf que si l'administrateur général n'est pas disposé à autoriser la réunion de famille au poste à cause de circonstances inhabituelles au poste et que le fonctionnaire ne peut voyager hors des heures de travail, un congé de déplacement sera autorisé pour une période égale :

a) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et le lieu où se trouve la personne à charge dont il est séparé, ou une autre ville approuvée, en vertu du paragraphe 51.11.2, si ce voyage remplace les dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.9; ou

b) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, moins le temps de déplacement entre la destination et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et où se fait le voyage en remplacement des dispositions de l'article 51.10; ou

c) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, jusqu'à concurrence du temps de déplacement d'un voyage aller-retour jusqu'à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, dans tous les autres cas.

51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

51.13.1 Sous réserve des paragraphes 51.13.2 et 51.13.3, un fonctionnaire ou un fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, pourra être remboursé pour les appels téléphoniques effectués entre l'endroit où se trouve un enfant à charge et le poste et ce, selon les modalités suivantes :

a) pour un élève à charge fréquentant une école secondaire au Canada; ou une école primaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été approuvée en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique par année scolaire de la ville où réside l'élève à charge à son poste;

b) pour un étudiant/élève à charge fréquentant un établissement d'enseignement postsecondaire; ou une école secondaire offrant le programme d'enseignement canadien hors du poste, mais pas au Canada, lorsque les établissements d'enseignement au poste ne sont pas compatibles, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique par année scolaire de la ville où est situé son bureau principal à son poste;

c) si l'enfant à charge en question ne fréquente pas un établissement d'enseignement, le fonctionnaire peut réclamer, pour chaque année scolaire, le remboursement d'appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique de la ville du bureau principal au poste.

51.13.2 Sous réserve de l'article 51.13.3, les dispositions de l'article 51.13.1 s'appliqueront à partir du moment où le fonctionnaire arrive à la mission jusqu'à la fin de la période de douze mois commençant le 1er septembre de l'année où survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant ou de l'élève ou de l'étudiant à charge.

51.13.3 Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement de ses appels téléphoniques conformément à l'article 51.13.1 pour une période inférieure à une année scolaire complète, l'indemnité est calculé en fonction du nombre de mois pour lequel il a droit à une aide comparativement à la période de douze mois applicable.

51.14 Rapport

51.14.1 Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement pour réunion de famille se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Instructions

Instructions - Général

1. Pour les fins de la présente directive, fonctionnaire/l'époux/conjoint de fait désigne le fonctionnaire, l'époux ou le conjoint de fait, selon le cas.

2. La personne à charge n'est tenue à aucun séjour minimum au poste du fonctionnaire et, comme prévu à l'article 51.11, le fonctionnaire n'est tenu à aucune période minimum d'absence du poste, sauf que, puisque la présente directive a pour fin de minimiser la séparation des familles résultant du service extérieur, on s'attend à ce que la famille passe une période raisonnable ensemble. Les visites d'une semaine ou moins doivent être signalées au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Instruction pour 51.1.1 - Application

Pour déterminer l'admissibilité au remboursement des frais de déplacement pour des périodes de moins de douze mois, l'administrateur général doit tenir compte de la date d'arrivée du fonctionnaire au poste par rapport au calendrier des vacances scolaires, le cas échéant, étant donné que la période de douze mois correspond à l'année scolaire. Dans la majorité des cas, les déplacements ont lieu pendant les vacances de Noël et d'été. Par conséquent, lorsque deux voyages sont prévus par période de douze mois et que le fonctionnaire est affecté en janvier, il ne sera habituellement autorisé qu'à un voyage pendant les grandes vacances scolaires, avant le début de la première période complète de douze mois commençant le 1er septembre. La fréquence des déplacements pour les périodes de moins de douze mois est laissée à la discrétion de l'administrateur général.

Instructions pour 51.2 - Couple de fonctionnaires

1. Le présent article a pour objet d'assurer la réunion des deux fonctionnaires et de toutes les personnes à charge admissibles au même endroit en même temps.

2. L'article a été conçu pour faciliter les réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque les déplacements pour réunion de famille ne sont admissibles qu'une fois par période de douze mois, comme prévu au paragraphe 51.7.3, lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.

Instruction pour 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 et 51.10 - Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste/Voyage d'un enfant à charge au poste/Visite d'un enfant visé par une entente de garde

Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 et 51.10 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de quatre voyages.

Instruction pour 51.6 – Voyage d'un élève à charge inscrit à un établissement d'enseignement postsecondaire – De plus de 21 ans et de moins de 24 ans

L'article 51.6 peut s'appliquer aux élèves/étudiants inscrits à un programme d'enseignement reconnu incluant des affectations de travail entre des cours (p. ex. un programme coopératif).

Instruction pour 51.8.1 - Voyage d'un enfant à charge au poste – Un enfant ayant des besoins spéciaux

Un voyage visé au paragraphe 51.8.1 peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document indiquant que la compagnie aérienne n'accepte pas que l'enfant à charge voyage sans être accompagné, c.-à-d., une lettre de la compagnie aérienne.

Instruction pour 51.9 - Réunion de famille pour le fonctionnaire affecté seul

Le présent article a pour objet d'assurer des réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque le déplacement pour réunion de famille ne peut être autorisé qu'une fois par période de douze mois, comme prévu a l'article 51.7, lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.

Instructions pour 51.10 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde

1. Le paragraphe 51.10.1 s'applique aux voyages dans les cas de garde conjointe, auquel cas la fréquence des voyages ne doit pas dépasser celle qui est autorisée en vertu de l'article 51.3. Il s'applique aussi à l'enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'a pas encore atteint l'âge de 22 ans, lorsqu'une entente de garde n'est pas applicable en raison de son âge.

2. Pour déterminer la quote-part des frais de déplacement du fonctionnaire en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé, par exemple :

a) si le voyage est effectué selon un tarif d'excursion, la quote-part du fonctionnaire sera fondée sur les tarifs d'excursion;

b) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable dépasse de 800 kilomètres (500 milles) la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou

c) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable fait jusqu'à 800 kilomètres (500 milles) de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs routiers (autocars) ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs.

Instructions pour 51.10.2 et 51.10.3 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde

1. Pour l'application des paragraphes 51.10.2 et 51.10.3, lorsque l'autre parent de l'enfant se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada et que ce dernier est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

2. Un voyage visé au paragraphe 51.10.2 et 51.10.3 peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document à l'appui des besoins spéciaux, par exemple, une évaluation et une recommandation effectuées par un spécialiste de la santé ou un conseiller pédagogique.

Instruction pour 51.10.2 et 51.10.4 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde

Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des paragraphes 51.10.2 et 51.10.4 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de deux voyages.

Instructions pour 51.10.3 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde

Le paragraphe 51.10.3 vise à reconnaître des situations spéciales où il est recommandé de privilégier le déplacement de l'autre parent de l'enfant à charge en raison notamment de l'âge de celui-ci, de ses besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique) ou de circonstances exceptionnelles fondées sur la recommandation d'un spécialiste de la santé ou d'un conseiller pédagogique, si l'administrateur général estime que la réunion au poste du fonctionnaire est la meilleure manière de respecter l'esprit de la réunion de famille.

Instruction pour 51.10.4 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde

Pour l'application du paragraphe 51.10.4, lorsque l'enfant se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada en compagnie d'un parent qui est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre la ville où se trouve l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

Instruction pour 51.11.1 et 51.11.2 - Réunion de famille hors du poste

Pour déterminer les répercussions financières de l'application des paragraphes 51.11.1 et 51.11.2, il faut comparer les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager à partir du poste du fonctionnaire avec l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

Instruction pour 51.11.2 - Réunion de famille hors du poste

Les circonstances exceptionnelles aux termes du paragraphe 51.11.2, lorsque se rencontrer dans une autre ville fait qu'il est plus facile pour le fonctionnaire et toutes ses personnes à charge admissibles de se déplacer pour réunion de famille en vertu de la présente directive, comprennent :

a) des conditions de sécurité, de santé ou environnementales au poste font qu'il ne serait pas sage pour les personnes à charge de se rendre au poste;

b) le vol est trop long ou les changements de fuseaux horaires sont trop nombreux, compte tenu de la brièveté de la réunion de famille;

c) il est plus commode pour la famille de se réunir à mi-chemin en raison des horaires de travail et des périodes d'études de ses membres;

d) les personnes à charge peuvent habiter à des endroits différents.

Instructions pour 51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge

1. L'année scolaire représente la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août. L'aide versée est calculée en fonction de l'année scolaire canadienne, que l'enfant à charge fréquente ou non l'école.

2. Aucune aide n'est versée pour un élève à charge fréquentant une école primaire ailleurs qu'au poste lorsqu'une indemnité scolaire n'a pas été autorisée.

3. Le montant maximal de l'aide versée en vertu de l'article 51.13.1 est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères le 1er septembre de chaque année.

4. À la demande de l'administrateur général, les frais d'appels téléphoniques doivent être justifiés par des reçus ou une déclaration statutaire attestant qu'ils ont été engagés. S'il n'est pas possible de faire l'appel par composition automatique, le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité à verser.

5. Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté à des postes différents, chacun d'eux peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques.

6. Lorsque le fonctionnaire réclame le remboursement de ses appels téléphoniques à l'égard d'un élève/étudiant à charge, l'indemnité est calculée en fonction de dix appels de cinq minutes par année scolaire, même si l'élève/l'étudiant n'a pas été séparé de sa famille parce que :

a) l'élève ou l'étudiant a passé la totalité ou une partie de ses grandes vacances scolaires au poste; ou

b) le fonctionnaire a été réinstallé au Canada pendant les grandes vacances scolaires.

7. L'administrateur général peut se prévaloir de ses pouvoirs discrétionnaires lorsque l'indemnité pour les frais d'appels téléphoniques a été autorisée en vertu de la présente directive et que :

a) l'enfant, l'élève ou l'étudiant à charge se réinstalle au poste pendant l'année scolaire; ou

b) le fonctionnaire est réinstallé au Canada pendant l'année scolaire.

8. Dans le cas des périodes inférieures à une année scolaire complète, le fonctionnaire a droit à une aide pour chaque mois pendant lequel il est affecté a un poste pendant au moins dix jours rémunérés.

Lignes directrices

Lignes directrices pour 51.11 – Réunion de famille hors du poste

1. La présente directive a pour objet de permettre aux familles de se réunir au moins une fois l'an, soit au poste, soit à la ville où résident la ou les personnes à charge séparées du fonctionnaire, soit, pour des raisons jugées valables par l'administrateur général, dans une autre ville. Le présent article a été conçu pour donner une certaine latitude à la famille désireuse de se réunir, compte tenu des circonstances ou des conditions qui justifient une réunion de famille hors du poste. Les déplacements autorisés en vertu du présent article devraient permettre au fonctionnaire et à toutes ses personnes à charge d'avoir la possibilité de se réunir en famille dans une même ville.

2. Le présent article n'a pas pour objet d'offrir au fonctionnaire et (ou) à une personne à charge des indemnités de déplacement pour congé annuel supplémentaire, ni d'autoriser des échanges, comme par exemple lorsqu'il y a deux enfants résidant hors du poste, si le fonctionnaire tentait de les visiter six fois pendant la période d'admissibilité, ce qui aboutirait à une réunion de famille avec certains de ses membres, mais pas avec d'autres. Un voyage de l'un des parents pour visiter un seul enfant n'est approuvé par l'administrateur général que sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans des circonstances personnelles exceptionnelles exigeant la présence d'un parent au lieu où réside l'enfant et permettant d'atteindre l'objectif de la réunion de famille.

3. Le fonctionnaire qui veut se déplacer hors du poste en vertu du présent article peut envisager aussi d'autres possibilités, comme se prévaloir de la Banque de crédits de déplacement du service extérieur (DSE 45), de l'Aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur (DSE 50) ou de l'Indemnité spéciale de poste (DSE 56.11) pour éviter d'épuiser tous les avantages auxquels il a droit relativement aux personnes à charge admissibles en vertu de la présente directive.

Formulaires

Demande d'indemnité de réunion de famille

Appendice A - Élève/étudiant à charge de 21 ans ou moins

Études poursuivies

Niveau d'enseignement

Système au poste

Fréquence

Frais maximums

Au Canada
DSE 51.4.1a)

Primaire

Incompatible

3 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste

Au Canada
DSE 51.4.1a)

Dernière année du primaire seulement

Compatible

3 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste

Au Canada
DSE 51.4.1a)

Secondaire

S/O

3 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste

Au Canada
51.5.1

Postsecondaire

S/O

2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE
Ville du bureau principal/Poste

À l'extérieur du Canada - Hors du poste

Primaire

Compatible / Incompatible

S/O

S/O

À l'extérieur du Canada - Hors du poste

Secondaire

Compatible

S/O

S/O

À l'extérieur du Canada - Hors du poste
DSE 51.4.1b)

Secondaire

Incompatible

3 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste

À l'extérieur du Canada - Hors du poste
DSE 51.5.1

Postsecondaire

S/O

2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE
Ville du bureau principal/Poste

Notes :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août.

2. La dernière année d'admissibilité à voyager en vertu de l'appendice A est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'étudiant.

3. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'élève/l'étudiant à charge ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné, ou ayant moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.8.1)

Appendice B - Étudiant à charge de plus de 21 ans et de moins de 24 ans

Études poursuivies

Niveau d'enseignement

Fréquence

Frais maximums

Au Canada
DSE 51.6

Postsecondaire

1 voyage aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE
Ville du bureau principal/Poste

À l'extérieur du Canada - Hors du poste
DSE 51.6

Postsecondaire

1 voyage aller-retour par période de 12 mois

Établissement d'enseignement/Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE
Poste/Ville du bureau principal

Notes :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août.

2. La première année d'admissibilité à voyager en vertu de l'appendice B est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 22e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

3. La dernière année d'admissibilité à voyager en vertu de l'appendice B est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 23e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

4. L'étudiant à charge qui a des besoins spéciaux ne peut obtenir les services d'une escorte aux termes de l'appendice B puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

Appendice C – Enfant à charge ne fréquentant pas l'école

Âge limite

Fréquence

Frais maximums

N'a pas atteint l'âge de 19 ans
DSE 51.7.2

2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 2 et 4)

Localité où se trouve l'enfant /Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Poste (déplacements à partir du Canada) ou Poste/Ville du bureau principale (déplacements à partir de l'extérieur du Canada)

A plus de 18 ans, mais moins de 22 ans
DSE 51.7.3

1 voyage aller-retour par période de 12 mois (Notes 3 et 5)

Localité où se trouve l'enfant /Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Poste (déplacements à partir du Canada) ou Poste/Ville du bureau principale (déplacements à partir de l'extérieur du Canada)

Notes :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août.

2. La dernière année d'admissibilité à deux voyages en vertu de l'appendice C est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 18e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

3. La dernière année d'admissibilité à un voyage en vertu de l'appendice C est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

4. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'enfant à charge ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné/ou il a moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.8.1).

5. L'enfant à charge plus de 18 ans mais moins que 22 ans qui a des besoins spéciaux, ne peut obtenir les services d'une escorte puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

Appendice D – Autres situations

Fonctionnaire affecté seul

Fréquence

Frais maximums

Famille réinstallée dans une troisième ville conformément à la DSE 15.40 (DSE 51.9.1a))

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Poste/Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire (autorisés en vertu de la DSE 15.40)

Déplacements du fonctionnaire
(DSE 51.9.1b)(i))

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Poste/ Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire, JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Poste/Ville du bureau principal

Déplacement(s) de la (des) personne(s) à charge
(DSE 51.9.1b)(ii))

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire/Poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Poste

Couple de fonctionnaires (affectés à des différents postes)

Fréquence

Frais maximums

Aucun enfant
(DSE 51.2.2a))

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois

Poste/Poste

Enfant(s) à charge résidant avec un parent
(DSE 51.2.2a)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4 et 5)

Poste/Poste

Enfants à charge résidant avec chacun des parents
(DSE 51.2.2a))

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4 et 5)

Poste/Poste

Élève/étudiant à charge au niveau élémentaire et secondaire au Canada ET/OU Élève/étudiant à charge hors du poste
(DSE 51.2.2b), au lieu de DSE 51.4)

Jusqu'à 3 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 2, 3 et 6)

Localité où se trouve l'enfant/élève/étudiant/L'un ou l'autre poste

Personne à charge de 21 ans ou moins - Études postsecondaires
(DSE 51.2.2b) au lieu de DSE 51.5.1)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 6 et 10)

Localité où se trouve l'élève/étudiant/L'un ou l'autre poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT De Ville du bureau principal/Poste (déplacement à partir du Canada) OU Poste/ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)

Personne à charge de plus de 21 ans et de moins de 24 ans - Études postsecondaires
(DSE 51.2.2b) au lieu de DSE 51.6)

1 voyage aller-retour par période de 12 mois
(Notes 4, 7, 11 et 12)

Localité où se trouve l'élève/étudiant/L'un ou l'autre poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT De Ville du bureau principal/Poste (déplacement à partir du Canada) OU Poste/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)

Enfant de moins de 19 ans ne fréquentant pas l'école
(DSE 51.2.2b)) au lieu de DSE 51.7.2)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 6 and 8)

Localité où se trouve l'enfant /L'un ou l'autre poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Poste (déplacement à partir du Canada) OU Poste/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)

Enfant de plus de 18 ans mais de moins de 22 ans ne fréquentant pas l'école
(DSE 51.2.2b) au lieu de DSE 51.7.3))

1 voyage aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 7 et 9)

Localité où se trouve l'enfant /L'un ou l'autre poste JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Poste (déplacement à partir du Canada) OU Poste/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)

Entente de garde

Fréquence

Frais maximums

Enfant à charge résidant au poste
(DSE 51.10.2)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)

Poste/ Localité où se trouve l'autre parent MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'autre parent/Ville du bureau principal

Entente de garde - Élève/étudiant à charge en vertu de la DSE 2 (DSE 51.10.2)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)

Localité où se trouve l'enfant (poste ou école)/Localité où se trouve l'autre parent MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'autre parent/Ville du bureau principal

Enfant à charge/étudiant résidant au poste – autre parent voyage au poste au lieu (DSE 51.10.3 au lieu de DSE 51.10.2)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois.

Localité où se trouve l'autre parent/Poste/MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'autre parent/Ville du bureau principal

Entente de garde - Visite au poste d'un enfant qui n'est pas à charge
(DSE 51.10.4)

Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)

Localité où se trouve l'enfant/Poste MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'enfant/Ville du bureau principal

Notes :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août.

2. Deux des trois voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.2.3).

3. Un des voyages peut servir au déplacement effectué jusqu'à l'un ou l'autre lieu de résidence du couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.2.3).

4. Le déplacement doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.2.4).

5. Le (les) enfant(s) à charge doi(ven)t se déplacer en même temps que le parent (Renvoi : DSE 51.2.2a)).

6. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'enfant ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné, ou un enfant moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.8.1, DSE 51.10.5).

7. L'enfant à charge qui a des besoins spéciaux ne peut obtenir les services d'une escorte puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

8. La dernière année d'admissibilité à voyager en vertu du paragraphe 51.7.2 est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 18e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

9. La dernière année d'admissibilité à voyager en vertu de l'article 51.5 et du paragraphe 51.7.3 est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

10. La dernière année d'admissibilité à voyager en vertu de l'article 51.6 est la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 23e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

Appendice E – Hors du poste en vertu de l'article 51.11

Déplacement autorisé

Personne(s) voyageant

Destination

Déplacement en vertu de la DSE 51.11.1 au lieu des DSE 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 et 51.8

Fonctionnaire et époux/conjoint de fait et tout enfant à charge résidant à la mission

Localité où se trouve l'enfant/élève/étudiant

Déplacement en vertu de la DSE 51.11.1 au lieu de la DSE 51.10.4

Fonctionnaire ou époux /conjoint de fait, selon le cas

Localité où se trouve l'enfant

Déplacement en vertu de la DSE 51.11.1 au lieu de la DSE 51.9

Fonctionnaire

Localité où se trouvent les personnes à charge séparées du fonctionnaire

Déplacement en vertu de la DSE 51.11.2 - Circonstances exceptionnelles

Le fonctionnaire et toute personne à charge admissible aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant à la mission

Un endroit sur un trajet à destination de la mission

Notes :

1. L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.11 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas.

2. Aux fins de déterminer les répercussions financières de l'application des alinéas 51.11.1 et 51.11.2, les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager ne peuvent dépasser l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par toutes les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

3. En plus des frais de déplacement, lorsque le déplacement a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.10 parce que l'enfant est trop jeune pour voyager seul, le remboursement des frais de logement actuelle et raisonnable dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire est autorisé lorsque c'est le lieu de résidence de l'enfant, pour une période ne dépassant pas cinq jours.

4. Si le voyage est autorisé à partir du poste, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles.

5. La fréquence des voyages est déterminée aux articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas.

DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux

Champ d'application

Introduction

L'aide au déplacement pour événements familiaux malheureux doit servir à rembourser à un fonctionnaire en service à l'étranger les frais découlant d'une maladie grave (ou de blessures graves) d'un élève ou étudiant à charge ou d'un enfant infirme, et d'une maladie (ou de blessures) plaçant dans un état critique un parent, un frère ou une sœur (y compris les demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, ou un membre de la famille immédiate, ou découlant de leur décès, lorsque ces frais excèdent ceux qu'il aurait engagés s'il avait travaillé dans la ville où se trouve son bureau principal. Le fonctionnaire peut en outre obtenir de l'aide pour se rendre auprès de ses parents en vue de les aider à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale et le déménagement dans un établissement de soins aux aînés.

Les dispositions de la présente directive n'englobent pas toutes les urgences familiales. En ce qui concerne les situations non expressément prévues, les fonctionnaires doivent examiner la possibilité de se prévaloir des dispositions d'autres directives telles que l'aide au déplacement de vacance (DSE 50), l'indemnité spéciale de poste (DSE 56.11) ou la banque de crédits de déplacement du service extérieur (DSE 45).

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Famille immédiate (family unit) désigne :

a) le fonctionnaire,

b) son époux ou conjoint de fait,

c) un enfant à charge,

d) un élève ou étudiant à charge,

e) un enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, qui demeure à charge, si cet enfant faisait partie de la famille immédiate du fonctionnaire avant son affectation, qu'il est âgé de moins de 21 ans, qu'il ne réside pas au poste et qu'il ne peut être considéré comme un élève ou étudiant à charge au sens de l'article DSE 2 – Définitions.

Enfant non à charge (non-dependant child) s'entend de l'enfant du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui n'est pas considéré comme membre de la famille immédiate en raison de son âge et(ou) du fait qu'il n'est plus à charge, et ne comprend pas l'enfant né d'un mariage précédent qui ne faisait pas partie de la famille immédiate.

Parent (parent) s'entend de la mère ou du père naturel ou adoptif ou d'une personne désignée officiellement comme tuteur légal d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, ou, avec l'approbation de l'administrateur général, d'un parent nourricier ou d'une autre personne agissant à ce titre.

Directive

54.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

54.1.1 L'aide au déplacement correspond normalement au coût du billet d'avion le moins cher quoiqu'on admette aussi qu'il peut être impossible d'obtenir des tarifs réduits à court préavis.

54.2 Couple de fonctionnaires

54.2.1 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, l'un des deux fonctionnaires est réputé être le fonctionnaire et l'autre, l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire.

54.3 Indemnité de voyage - Enfant infirme

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

54.3.1 Lorsqu'un enfant infirme reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada, en raison d'une déficience mentale ou physique, et qu'un déplacement n'a pas été autorisé à l'égard de cet enfant au cours des douze derniers mois en vertu de la DSE 51 - Réunion de famille, et que ni l'un ni l'autre des parents n'a effectué un voyage au Canada pour rendre visite à un autre enfant en vertu du la DSE 51, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour déplacements pour événements familiaux malheureux pour les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et la localité où se trouve l'enfant infirme, moins les frais de déplacement aller-retour entre la localité où réside l'enfant infirme et la ville du bureau principal :

a) deux fois par année dans le cas du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait, ou

b) deux fois par année dans le cas d'un enfant infirme et de la personne qui l'accompagne; ou

c) une fois par année dans le cas du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait, et une fois par année dans le cas d'un enfant infirme et de la personne qui l'accompagne.

54.4 Maladie grave/Blessures – Élève ou étudiant à charge/Enfant infirme

54.4.1 En cas de maladie grave (ou de blessures graves) d'un élève ou étudiant à charge ou d'un enfant infirme qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience mentale ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les frais suivants qui sont engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait, et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux:

a) frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le poste du fonctionnaire et la localité où se trouve l'enfant; et

b) des frais de logement réels et raisonnables engagés dans la localité où se trouve l'enfant, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.4.2 Lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'établissement d'enseignement résidentiel n'offre pas les soins nécessaires à l'enfant, une indemnité pour les frais de logement réels et raisonnables de l'enfant ainsi que les frais réels et raisonnables de transport local aller-retour entre l'établissement local de soins de santé, la localité où se trouve l'enfant et l'établissement d'enseignement pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.5 Maladie primordial/Blessures – Membre de la famille immédiate

54.5.1 En cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état primordial d'un membre de la famille immédiate ne résidant pas au poste du fonctionnaire, ou d'un enfant infirme qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience mentale ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais suivants engagés par les membres de la famille immédiate :

a) frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique; et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique; et(ou)

(iii) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui n'est pas un élève ou étudiant à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate qui voyage; et(ou)

(iv) dans le cas des membres de la famille immédiate, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate (autre qu'un élève ou étudiant à charge) dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique; et

b) les frais de logement réels et raisonnables engagés,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, dans la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et(ou)

(iii) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui n'est pas un élève ou étudiant à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, dans la localité où se trouve l'élève ou étudiant à charge dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable; et(ou)

(iv) dans le cas des membres de la famille immédiate, dans la ville du bureau principal, lorsque c'est dans cette ville que réside le membre de la famille immédiate (autre qu'un élève ou étudiant à charge) dont la maladie a atteint un état critique, pour une période maximale de cinq jours.

54.5.2 En cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique un membre de la famille immédiate résidant au poste du fonctionnaire, l'administrateur générale autorise le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour :

a) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et(ou)

b) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui ne réside pas au poste du fonctionnaire et qui n'est pas un élève ou étudiant à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate qui voyage.

54.6 Maladie primordial/Blessures – Lors d'une absence temporaire

54.6.1 Dans le cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique le fonctionnaire qui exerce des fonctions temporaires en dehors du poste, l'administrateur général peut, en remplacement des dispositions correspondantes de la Directive sur les voyages du CNM, autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où celui-ci se trouve; et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à la localité où le fonctionnaire se trouve; et(ou)

(iii) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui n'est pas un élève ou étudiant à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le fonctionnaire se trouve, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate qui voyage; et

b) les frais de logement réels et raisonnables engagés dans la localité où se trouve le fonctionnaire, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.6.2 Dans le cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique un membre de la famille immédiate qui réside habituellement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans une localité approuvée par l'administrateur général, ce dernier autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique; et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique; et

b) les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville que se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.6.3 En cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état primordial un membre de la famille immédiate qui réside habituellement au poste du fonctionnaire et qui suit un traitement médical hors du poste dans une localité approuvée par l'administrateur général, ce dernier autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagées par les membres de la famille immédiate :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate résidant au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état primordial; et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique; et(ou)

(iii) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui n'est pas un élève ou étudiant à charge et qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate qui voyage; et

b) les frais réels et raisonnables de logement dans la localité où se trouve le membre de la famille immédiate dont la maladie a atteint un état critique, pour toute période que l'administrateur général estime raisonnable.

54.7 Maladie primordial/Blessures – Fonctionnaire à un poste désigné non-accompagné

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

54.7.1 Dans le cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant le fonctionnaire non accompagné dans un état critique, lorsque le déplacement d'un membre de sa famille immédiate n'est pas autorisé, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et(ou) jusqu'à la localité approuvée par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins les frais de déplacement aller-retour entre la localité où se trouve la personne qui voyage et la ville du bureau principal.

54.8 Maladie primordial/Blessures – Fonctionnaire parent célibataire

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

54.8.1 Dans le cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant le fonctionnaire, qui est un parent célibataire, dans un état critique, et que tous les membres de la famille immédiate ont moins de 21 ans, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour d'une personne acceptable jusqu'au poste du fonctionnaire et(ou) jusqu'à la localité approuvée par l'administrateur général où le fonctionnaire suit un traitement médical, moins les frais de déplacement aller-retour entre la localité où se trouve la personne qui voyage et la ville du bureau principal.

54.9 Maladie primordial/Blessures – Parent

54.9.1 En cas de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique l'un des parents du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire et(ou) son époux ou conjoint de fait et à l'égard d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à la localité où se trouve le parent dont la maladie a atteint un état critique, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le parent; et

b) les frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le parent dont la maladie a atteint un état critique y réside, pour une période maximale de cinq jours.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

54.9.2 Les dispositions du paragraphe 54.9.1 peuvent également s'appliquer lorsque le ou les parents d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait ont besoin, en raison de leur âge et(ou) d'une infirmité, d'une aide que d'autres membres de la famille ne peuvent raisonnablement apporter, dans une situation non médicale non prévue au paragraphe 54.9.1. L'aide au déplacement est accordée uniquement au fonctionnaire et(ou) à son époux ou conjoint de fait et à un nourrisson ou à un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents. Elle est normalement accordée une seule fois à l'égard du ou des parents du fonctionnaire et de son époux ou conjoint de fait pour aider le ou les parents à franchir une étape importante de la vie telle que l'abandon de la résidence familiale ou l'installation dans une maison de retraite ou un établissement de soins aux aînés. Sur la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent, on pourra déroger à cette disposition dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu'il n'y a pas d'autre frère ou sœur et que le ou les parents ont visiblement besoin d'aide, dans le cas notamment où il y a eu une détérioration de l'état de santé nécessitant un déménagement dans un autre établissement.

54.10 Décès ou maladie primordial/Blessures – Enfant qui n'est pas à la charge

54.10.1 En cas de décès ou de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et qui n'est plus considéré comme un membre de la famille immédiate, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans les cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire ou le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et

b) les frais réels et raisonnables de logement engagés par les membres de la famille immédiate dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.10.2 En cas de décès ou de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique un enfant né d'un mariage précédent d'un fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait et qui n'est pas à la charge du fonctionnaire, lorsque cet enfant n'est pas ou n'était pas considéré comme membre de la famille immédiate, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le parent d'un enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et d'un nourrisson ou d'un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'à la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve l'enfant qui n'est pas à charge; et

b) des frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal, si l'enfant qui n'est pas à la charge du fonctionnaire et dont la maladie a atteint un état critique y réside, ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours;

54.11 Décès ou maladie primordial/Blessures – Parent n'ayant pas la garde d'un enfant

54.11.1 En cas de décès ou de maladie primordial (ou de blessures primordiales) plaçant dans un état critique le parent n'ayant pas la garde d'un enfant, qui réside avec le fonctionnaire au poste, ou qui est un étudiant à charge au sens de la DSE 2 - Définitions et qui fréquente un établissement d'enseignement à l'extérieur du Canada en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité à l'enfant et, sous réserve de l'approbation préalable de l'administrateur général, du parent ayant la garde de l'enfant ou du beau-père ou de la belle-mère :

a) des frais réels et raisonnables d'un voyage aller-retour à la localité où se trouve l'autre parent de l'enfant ou au lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation), moins les frais de voyage aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve de l'autre parent de l'enfant; et

b) les frais réels et raisonnables d'hébergement dans la ville du bureau principal, pour une période d'au plus cinq jours, lorsque c'est la localité où se trouve l'autre parent de l'enfant ou le lieu de l'inhumation ou de la cérémonie commémorative (lorsqu'il n'y a pas d'inhumation).

54.12 Décès ou maladie primordial/Blessures –Frère et/ou sœur

54.12.1 En cas de décès ou de maladie primordial (ou de blessures primordiales) d'un frère ou une soeur (y compris demi-frères et demi-sœurs) du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait et un nourrisson ou un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux et par le parent du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait qui est une personne à charge en conformité avec la DSE 2 – Définitions et qui est également un parent de la personne qui souffre d'une maladie la plaçant dans un état critique ou qui est décédée :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour, jusqu'à la localité où se trouve le frère ou la soeur dont la maladie a atteint un état critique ou jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le frère ou la soeur dont la maladie a atteint un état critique; et

b) des frais réels et raisonnables de logement engagés dans la ville du bureau principal si le frère ou la soeur dont la maladie a atteint un état critique y réside ou si la ville du bureau principal est la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (si celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.13 Décès - Membre de la famille immédiate

54.13.1 En cas de décès d'un membre de la famille immédiate qui ne réside pas au poste du fonctionnaire, ou d'un enfant infirme qui reçoit des soins ou fait un stage de rééducation dans un établissement au Canada, en raison d'une déficience mentale ou physique, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque ce dernier remplace l'inhumation); et

b) les frais réels et raisonnables de logement engagés,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours; et(ou)

(ii) dans le cas des membres de la famille immédiate qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation, ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.13.2 Lorsqu'un membre de la famille immédiate décède au poste du fonctionnaire et y est inhumé, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour engagés par les membres de la famille immédiate qui ne résident pas au poste du fonctionnaire:

a) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire; et(ou)

b) dans le cas d'un membre de la famille immédiate qui n'est pas un élève ou étudiant à charge, jusqu'au poste du fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et la localité où se trouve le membre de la famille immédiate qui voyage.

54.14 Décès lors d'une absence temporaire du poste

54.14.1 En cas de décès d'un membre de la famille immédiate qui réside habituellement au poste du fonctionnaire, lorsque celui-ci est temporairement absent du poste, qu'il n'exerce pas une fonction temporaire ou qu'il ne suit pas un traitement médical dans une localité approuvée par l'administrateur général et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu en dehors du poste, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité aux titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate ou, le cas échéant, par une autre personne acceptable :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de décès et la localité où a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et

b) les frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.14.2 Lorsqu'un membre de la famille immédiate décède au poste du fonctionnaire ou à un lieu approuvé par l'administrateur général où la personne décédée, qui résidait normalement au poste du fonctionnaire, suivait un traitement médical, et que l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation) a lieu hors du poste, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité au titre des frais indiqués ci-après engagés par les membres de la famille immédiate ou, le cas échéant, par une autre personne acceptable :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, jusqu'à la localité où le décès est survenu et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et(ou)

(ii) dans le cas d'un élève ou étudiant à charge jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et

b) les frais réels et raisonnables de logement,

(i) dans le cas des membres de la famille immédiate qui résident au poste du fonctionnaire, dans la localité où le décès est survenu et dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours; et(ou)

(ii) dans le cas des membres de la famille immédiate qui ne résident pas au poste du fonctionnaire, dans la ville du bureau principal, si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.15 Décès – Parent

54.15.1 En cas de décès de l'un des parents soit du fonctionnaire ou de son époux ou conjoint de fait, l'administrateur général autorise le versement d'une indemnité pour les dépenses suivantes, engagés par le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait et un enfant mineur (moins de 18 ans) qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents à l'occasion d'un déplacement pour événements familiaux malheureux :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour jusqu'au lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), moins les frais de déplacement aller-retour entre la ville du bureau principal et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation); et

b) des frais réels et raisonnables de logement dans la ville du bureau principal si c'est dans cette ville qu'a lieu l'inhumation ou le service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), pour une période maximale de cinq jours.

54.16 Congé

54.16.1 Lorsque le fonctionnaire ne peut voyager en dehors des heures normales de travail, l'administrateur général accorde au fonctionnaire à qui est versée une indemnité en vertu de la présente directive un congé de déplacement pour la période égale :

a) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la localité où se trouve un enfant à charge, en cas de maladie ou de décès d'un enfant à charge; ou

b) dans tous les autres cas, au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et le lieu de destination, moins le temps de déplacement entre son lieu de destination et la ville de son bureau principal.

54.17 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

54.17.1 Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur et en se fondant sur les lignes directrices établies par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte, étendre les dispositions de la présente directive qui ont trait à la « famille immédiate » de manière à permettre le versement d'une aide au déplacement à l'égard des enfants du fonctionnaire qui ont plus de 21 ans.

54.18 Rapport

54.18.1 Les dispositions régissant l'attribution et la vérification des indemnités de voyage payables en vertu de la présente directive sont énoncées dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Instructions

Instructions pour 54.1 - Application

1. Pour déterminer la quote-part des frais de déplacement du fonctionnaire en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé; par exemple :

a) la quote-part du fonctionnaire est calculée la fonction du tarif utilisé au titre de l'aide au déplacement pour événements familiaux malheureux ;

b) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend au-delà de 800 kilomètres (500 milles) de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou

c) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable s'étend jusqu'à 800 kilomètres (500 milles) de la ville du bureau principal, on se fondera sur les tarifs routiers (autocars) ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs;

d) si un fonctionnaire a réclamé des frais de transport par véhicule particulier, sa quote-part sera fondée sur le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à l'utilisation d'un véhicule à Ontario dans le cas d'un voyage aller-retour entre Ottawa et la destination (http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=478&lang=fra); et

e) lorsque les transporteurs aériens canadiens offrent des tarifs spéciaux ou des rabais pour un décès, la quote-part du fonctionnaire sera fondée sur le tarif réduit, même si la compagnie aérienne utilisée n'a pas offert de rabais et même s'il était impossible ou inopportun de faire appel à une compagnie aérienne canadienne.

2. Comme les voyages sont normalement effectués à partir du poste, l'administration de la mission devra vérifier si les compagnies aériennes étrangères offrent des tarifs spéciaux ou des rabais en cas de voyage pour commisération sur les vols internationaux. Si tel est le cas, elle verra à ce que le fonctionnaire demande le rabais approprié. Tout rabais ainsi obtenu par le fonctionnaire devra être remboursé au Receveur général du Canada.

3. Dans la mesure du possible, on devrait déléguer à l'agent supérieur le pouvoir d'autoriser le recours aux dispositions de la présente directive.

4. Pour les fins de l'approbation d'un déplacement pour événements familiaux malheureux en cas de maladie (ou de blessures) graves ou plaçant dans un état critique, l'administrateur général peut demander au fonctionnaire de fournir une attestation écrite du médecin traitant.

Instructions pour 54.3 – Indemnité de voyage - Enfant infirme

1. Pour l'application du paragraphe 54.3.1, un maximum de deux voyages ou visites par année est autorisé. Par exemple, le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait ne peuvent réclamer quatre voyages individuels parce qu'ils ont voyagé séparément à des époques différentes de l'année.

2. Si l'un des parents ou les deux ont effectué un voyage au Canada en vertu de la DSE 51 pour rendre visite à un autre enfant, ce déplacement comptera pour un voyage puisque l'on peut s'attendre à ce qu'ils rendent visite à l'enfant infirme au même moment. Ce déplacement réduirait donc à un le nombre de voyages autorisé en vertu de la présente directive.

Instruction pour 54.9.1 - Maladie primordial/Blessures – Parent

Les dispositions du paragraphe 54.9.1 englobent les cas de maladie des parents âgés, lorsque cette maladie ne met pas leur vie en péril, mais que les circonstances familiales et(ou) la recommandation du médecin traitant indiquent clairement que la présence du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait est nécessaire, pour prendre des dispositions en vue d'assurer des soins continus ou futurs ou pour régler des questions personnelles et(ou) financières, et pour apporter un soutien moral essentiel, toutes des mesures qui sont une conséquence logique de la maladie.

Lignes Directrices

Ligne directrice pour 54.7 et 54.8 – Maladie primordial/Blessures – Fonctionnaire à un poste non-accompagné/Maladie primordial/Blessures - Fonctionnaire parent célibataire

Avant d'approuver le déplacement d'une « personne acceptable » aux termes des paragraphes 54.7.1 et 54.8.1 l'administrateur général doit tenir compte des autorisations légales qui peuvent être nécessaires pour un traitement médical, une intervention chirurgicale ou des soins de santé et il cherchera à s'assurer que la personne qui voyage a la capacité juridique.

Partie VIII - Indemnités et dispositions connexes

DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste

Champ d'application

Introduction

Pour aider les fonctionnaires affectés à l'étranger qui font face à un coût de la vie plus élevé au poste qu'à Ottawa/Gatineau, l'employeur prévoit une indemnité non soumise à une justification pour compenser l'achat des produits et services plus chers au lieu du poste.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Directive

55.1 Application

55.1.1 L'administrateur général autorisera le versement d'une Indemnité de subsistance de poste (ISP) à chaque fonctionnaire en poste dans un poste dont l'Indice du poste est supérieur à 100, conformément à l'Appendice A de la présente directive, et ce, de la façon suivante :

a) les fonctionnaires recevront une compensation pour la proportion du traitement réellement dépensée au poste, calculée en fonction de leur traitement nominal et en tenant compte du rajustement de l'Indice du poste;

b) le traitement nominal est le point médian de la fourchette salariale d'un fonctionnaire, comme l'indique l'Appendice A de la présente directive; et

c) l'Indice du poste exprime la différence de prix entre le coût de la vie au poste et le coût de la vie à Ottawa, selon les rapports mensuels remis à l'administrateur général par Statistique Canada. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

55.2 Date d'entrée en vigueur

55.2.1 À moins d'indication contraire, l'Indemnité de subsistance de poste commencera le premier jour de rémunération suivant l'arrivée du fonctionnaire à un poste et prendra fin le premier jour de rémunération suivant le départ définitif du fonctionnaire du poste. (Note: Veuillez consulter les Instructions)

55.2.2 Lorsqu'un fonctionnaire est muté à un autre poste, l'ISP calculée conformément au paragraphe 55.1.1 continue de s'appliquer jusqu'au jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste, sauf :

a) si ce jour n'est pas un jour de rémunération, auquel cas l'ISP continue de s'appliquer jusqu'au dernier jour de rémunération qui précède le jour de l'arrivée du fonctionnaire au nouveau poste; ou

b) si 25 jours de rémunération se sont écoulés depuis le départ du fonctionnaire de son affectation précédente, auquel cas l'ISP peut continuer de s'appliquer en vertu des paragraphes 55.2.1 ou 55.3.1, selon le cas.

55.3 Changement de salaire

55.3.1 L'ISP sera rajustée afin de tenir compte de tout changement dans le traitement annuel brut du fonctionnaire, y compris la rémunération provisoire ou d'intérim pour l'exécution de fonctions ordinaires ou de fonctions d'un autre poste, à titre temporaire, lors d'une affectation à un poste, lorsque ces changements se traduisent par un mouvement à la hausse sur l'échelle salariale, aux fins de détermination du traitement nominal du fonctionnaire.

55.4 Méthodologie

55.4.1 L'Appendice A de la présente directive sera révisé en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte :

a) le 1er juin de chaque année, de façon à tenir compte de l'inflation annuelle dont fait rapport Statistique Canada; et

b) le 1er juin suivant la publication des résultats de l'Enquête sur les dépenses des ménages (EDM) menée par Statistique Canada tous les quatre ans.

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

55.4.2 L'administrateur général doit faire appliquer l'ISP à la date déterminée d'après les statistiques que Statistique Canada communique chaque mois.

55.4.3 Les changements apportés à l'Indice du poste entreront en vigueur aux dates déterminées suivantes :

a) lorsqu'il s'agit de changements découlant d'une étude globale, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel Statistique Canada a pris sa décision;

b) lorsqu'il y a eu dévaluation ou revalorisation d'une monnaie, le premier jour du mois qui suit cette dévaluation ou revalorisation;

c) lorsque des révisions ont été apportées par suite de l'examen mensuel des Indices de poste par Statistique Canada, le premier jour du mois qui suit le mois pendant lequel on a déterminé le besoin d'une révision.

55.4.4 Statistique Canada effectuera périodiquement des enquêtes sur les coûts et les prix de vente au détail internationaux en vue de l'établissement des Indices de poste pour les besoins de la présente directive. Il faudra effectuer ces enquêtes dans les délais requis, sous réserve des nécessités du service au poste en cause.

55.4.5 Nonobstant l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, une révision de l'Indice du poste (IP) et la modification de l'ISP qui en résulte ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

55.4.6 Dans les postes où les renseignements sur les taux de change sont insuffisants pour permettre à Statistique Canada d'appliquer la méthode de calcul de l'Indice du poste adoptée par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte, les fonctionnaires peuvent être tenus de fournir chaque mois des documents attestant les taux de change qu'ils ont obtenus lors de l'achat de devises locales.

55.5 Absence temporaire

55.5.1 Lorsqu'un fonctionnaire non accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit cesser de s'appliquer le 26e jour de rémunération et ne recommencer que le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire au poste.

55.5.2 Lorsqu'un fonctionnaire accompagné est absent du poste en service temporaire, à l'occasion d'une évacuation d'urgence ou d'un congé payé, pendant plus de 25 jours de rémunération, l'ISP doit :

a) continuer d'être versée au fonctionnaire aussi longtemps qu'une personne à charge demeure à son domicile au poste, avec l'approbation de l'administrateur général;

b) cesser le premier jour de rémunération suivant celui où la dernière personne à charge du fonctionnaire aura quitté le domicile du fonctionnaire au poste, ou à partir du 26e jour de rémunération suivant le départ du fonctionnaire, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier; et

c) reprendre le premier jour de rémunération suivant le retour du fonctionnaire ou d'une personne à charge, avec l'approbation de l'administrateur général, selon celle de ces deux dates de retour qui survient en premier.

Instructions

Instructions pour 55.1.1c) - Application

1. Les Indices de poste sont établis chaque mois par Statistique Canada, et :

a) sont publiés sur le site Web du Ministère des Affaires étrangères et Commerce international; et

b) se trouvent dans le site Web de Statistique Canada.

2. L'administrateur général appliquera l'Indice du poste communiqué tous les mois au ministère par Statistique Canada, conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Instruction pour 55.2.1 – Date d'entrée en vigueur

Aux fins de ce paragraphe, « le premier jour de rémunération suivant le départ définitif du fonctionnaire du poste » signifie le premier jour de rémunération après le dernier jour en poste au poste.

Instructions pour 55.4.1 – Méthodologie

1. Au 1er juin 2001, la méthode suivie pour calculer l'Indice du poste a été révisée afin de tenir compte des dépenses réellement engagées au poste pour l'achat de produits et services. Les dépenses à l'égard desquelles une disposition est prévue ailleurs dans les Directives sur le service extérieur sont explicitement exclues, tout comme le sont les dépenses engagées au Canada. Selon la méthode révisée, on reconnaît que des fonctionnaires rémunérés à différents niveaux consacrent une proportion différente de leur traitement à des dépenses reliées au poste.

2. Au 1er juin 2009, la méthode suivie pour calculer l'Indemnité de subsistance de poste a été révisée de manière à inclure un rajustement qui tient compte de l'inflation annuelle, comme l'illustre l'indice des prix à la consommation pour la dernière période de douze mois se terminant le 31 décembre.

Appendice A – Indemnité de subsistance annuelle de poste

Le 1er juin 2012

Fourchette de rémunération Point milieu/traitement nominal Rajustement
24 450 25 449 24 950 0,914
25 450 26 449 25 950 0,890
26 450 27 449 26 950 0,868
27 450 28 449 27 950 0,847
28 450 29 449 28 950 0,828
29 450 30 449 29 950 0,810
30 450 31 449 30 950 0,793
31 450 32 449 31 950 0,777
32 450 33 449 32 950 0,763
33 450 34 449 33 950 0,749
34 450 35 449 34 950 0,735
35 450 36 449 35 950 0,723
36 450 37 449 36 950 0,711
37 450 38 449 37 950 0,700
38 450 39 449 38 950 0,690
39 450 40 449 39 950 0,680
40 450 41 449 40 950 0,670
41 450 42 449 41 950 0,661
42 450 43 449 42 950 0,652
43 450 44 449 43 950 0,644
44 450 45 449 44 950 0,636
45 450 46 449 45 950 0,628
46 450 47 449 46 950 0,621
47 450 48 449 47 950 0,614
48 450 49 449 48 950 0,608
49 450 50 449 49 950 0,601
50 450 51 449 50 950 0,595
51 450 52 449 51 950 0,589
52 450 53 449 52 950 0,584
53 450 54 449 53 950 0,578
54 450 55 449 54 950 0,573
55 450 56 449 55 950 0,568
56 450 57 449 56 950 0,563
57 450 58 449 57 950 0,558
58 450 59 449 58 950 0,554
59 450 60 449 59 950 0,549
60 450 61 449 60 950 0,545
61 450 62 449 61 950 0,541
62 450 63 449 62 950 0,537
63 450 64 449 63 950 0,533
64 450 65 449 64 950 0,529
65 450 66 449 65 950 0,525
66 450 67 449 66 950 0,522
67 450 68 449 67 950 0,518
68 450 69 449 68 950 0,515
69 450 70 449 69 950 0,512
70 450 71 449 70 950 0,509
71 450 72 449 71 950 0,506
72 450 73 449 72 950 0,503
73 450 74 449 73 950 0,500
74 450 75 449 74 950 0,497
75 450 76 449 75 950 0,494
76 450 77 449 76 950 0,492
77 450 78 449 77 950 0,489
78 450 79 449 78 950 0,486
79 450 80 449 79 950 0,484
80 450 81 449 80 950 0,482
81 450 82 449 81 950 0,479
82 450 83 449 82 950 0,477
83 450 84 449 83 950 0,475
84 450 85 449 84 950 0,472
85 450 86 449 85 950 0,470
86 450 87 449 86 950 0,468
87 450 88 449 87 950 0,466
88 450 89 449 88 950 0,464
89 450 90 449 89 950 0,462
90 450 91 449 90 950 0,460
91 450 92 449 91 950 0,458
92 450 93 449 92 950 0,457
93 450 94 449 93 950 0,455
94 450 95 449 94 950 0,453
95 450 96 449 95 950 0,451
96 450 97 449 96 950 0,450
97 450 98 449 97 950 0,448
98 450 99 449 98 950 0,446
99 450 99 999 99 725 0,445
100 000 100 000+ 100 000 0,445

Formule de calcul des indemnités

  1. Sélectionnez votre fourchette de rémunération annuelle.
  2. Prenez le point milieu/traitement nominal et multipliez le par le rajustement correspondant.
  3. Prenez le produit obtenu et multipliez le par l'indice de poste (p. ex., 130), puis divisez le tout par 100.
  4. Soustrayez du résultat le produit du point 2 et vous obtiendrez le montant de votre indemnité annuelle de subsistance de poste.
  5. Conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, le point milieu/traitement nominal maximum est 100 000 $ afin de déterminer l'indemnité annuelle de subsistance de poste.

Exemple 1

  • Un traitement de 69 700 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 69 450 $ à 70 449 $, dont le point milieu/traitement nominal est 69 950 $.
  • Multipliez 69 950 $ par 0,512, cela donne 35 814 $.
  • Multipliez 35 814 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
  • Vous obtenez 46 558 $. Soustrayez 35 814 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 10 744 $.

Exemple 2

  • Un traitement de 120 350 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 100 000 $ à 100 000$ et plus, dont le point milieu/traitement nominal est 100 000 $.
  • Multipliez 100 000 $ par 0,445; cela donne 44 500 $.
  • Multipliez 44 500 $ par un indice de poste de 130 (p. ex.), puis divisez le tout par 100.
  • Vous obtenez 57 850 $. Soustrayez 44 500 $ de ce résultat et cela donne une indemnité de subsistance annuelle de poste de 13 350 $.

Note :

L'Appendice est revisé le 1er juin de chaque année, en conformité avec la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur

Champ d'application

Introduction

Les Indemnités incitatives de service extérieur se composent de deux indemnités non imposables versées à titre d'encouragement au service extérieur.

La Prime de service extérieur se veut une marque d'encouragement au service à l'étranger et, en tant que telle, une reconnaissance du fait que servir le pays hors du Canada comporte des inconvénients et des désagréments, dont certains peuvent être d'ordre financier. Cette prime varie selon la taille de la famille du fonctionnaire et la durée de son service hors du Canada, et elle est payable aux fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur, conformément à la DSE 3 - Application et à la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada.

L'Indemnité spéciale de poste est une allocation de déplacement non justifiable visant à aider le fonctionnaire dans ses déplacements d