Directive sur les voyages

Les dispositions de la présente directive se veulent neutres sur le plan du genre et inclusives dans la mesure du possible. La nature binaire de la langue française ne permet pas toujours de désigner une personne ou un groupe à l'aide d'un pronom neutre.

Principes

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte. Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages du gouvernement et devraient aider tous les fonctionnaires et gestionnaires à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Confiance – accroître la discrétion et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.

Souplesse – créer un environnement où les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des exigences opérationnelles dans l'organisation des préparatifs de voyage.

Respect – créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux voyages.

Valorisation des gens – reconnaître les fonctionnaires d'une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité lors des voyages.

Transparence – assurer l'application cohérente, juste et équitable de cette directive et de ses pratiques.

Pratiques de voyage modernes – adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des voyages; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des voyages.

Généralités

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte. Les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral sera celle décrite à l'article 15.0 du Règlement du Conseil national mixte. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou de l'organisme concerné qui s'applique.

Date d'entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1^er décembre 2026.

Objet et portée

La présente directive a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente directive sont obligatoires et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne constituent pas une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.

Champ d'application

La présente directive s'applique aux fonctionnaires de la fonction publique et à d'autres personnes voyageant en service commandé, y compris à des fins de formation. Lorsqu'une disposition de la directive précise qu'elle s'applique à un fonctionnaire, elle ne s'applique pas aux autres personnes voyageant en service commandé. Elle ne s'applique pas aux personnes dont les voyages sont régis par d'autres autorisations.

Définitions

Autorisation générale de voyager (blanket travel authority) – permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l'autorisation générale de voyager (AGV) exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.

Classe économique (economy class) – classe normale des voyages par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe affaires ou les classes équivalentes.

Déclaration (declaration) – énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu. Voir l'Appendice F.

Déplacement (travel status) – a lieu quand un fonctionnaire ou un voyageur effectue un voyage en service commandé autorisé.

Employeur (employer) – Sa Majesté du chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor; comprend en outre les personnes autorisées à exercer les pouvoirs conférés au Conseil du Trésor.

Époux ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) – une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un fonctionnaire a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée au fonctionnaire.

Faux frais (incidental expense allowance) – indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles que les pourboires (à l'exception des taxis), le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques (à moins d'indications contraires du paragraphe 3.4.6), la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications.

Les indemnités pour les faux frais relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de déjeuner, de dîner et/ou de souper pour le pays/l'endroit applicable.

Dans les situations où il n'existe aucune indemnité de repas à partir de laquelle calculer l'indemnité pour faux frais pour un pays/un endroit en particulier, le fonctionnaire se verra rembourser l'équivalent, en dollars canadiens, de l'indemnité applicable aux faux frais qui figure à l'Appendice C.

Fonction publique (public service) – aux fins de la présente directive, « fonction publique » inclut les mêmes parties et personnes qu'à l'article 1 du Règlement du Conseil national mixte.

Fonctionnaire (employee) – personne employée dans la fonction publique.

Indemnité globale (comprehensive allowance) – indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport et du logement.

Lieu de travail (workplace) :

1. Permanent/régulier (permanent/regular) – endroit permanent unique déterminé par l'employeur où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il relève;
2. Temporaire (temporary) – l'unique lieu dans la zone d'affectation où un fonctionnaire doit temporairement se présenter ou exécuter les tâches liées à son poste. Pour plus de clarté, cette définition s'applique lorsque le lieu de travail permanent/régulier n'est pas disponible (p. ex. incendie, inondation, rénovation, etc.) et qu'il est demandé à un fonctionnaire de se présenter ou d'exécuter les tâches liées à son poste dans un autre lieu jusqu'à ce qu'il soit en mesure de retourner sur le lieu de travail permanent/régulier.

Logement (accommodation) :

1. Logement commercial (commercial accommodation) – établissements d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement;
2. Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution (government and institutional accommodation) – les centres de formation du gouvernement fédéral, les universités, les collèges, les établissements militaires canadiens ou étrangers, les roulottes, les tentes ou autre installation que l'État possède, régit, autorise ou dirige, y compris les autres établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit;
3. Logement particulier non commercial (private non-commercial accommodation) – habitation privée ou établissement non commercial où le voyageur ne loge pas de façon habituelle.

Personne à charge (dependant) – personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :

1. qui est l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire; ou
2. qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son époux ou conjoint de fait, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou de l'époux ou du conjoint de fait du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et :
   1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
   2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
   3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
3. qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une sœur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son époux ou de son conjoint de fait qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et :
   1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
   2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
   3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Reçu (receipt) – document original ou copie papier ou électronique où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur. Lorsque les dépenses engagées sont en devises étrangères, les reçus doivent indiquer quelles sont les devises en question et peuvent être annotés par le voyageur à cette fin.

Voyage en service commandé (government travel) – désigne tous les voyages autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prévues dans la présente directive peuvent être payées ou remboursées par les fonds publics. Les fonctionnaires devraient normalement se rendre au travail par leurs propres moyens et ne sont pas considérés en situation de voyage en service commandé lorsqu'ils se rendent à leur lieu de travail permanent ou régulier, sauf dans les cas particuliers décrits dans la présente directive.

Voyageur (traveller) – une personne qui voyage en service commandé autorisé.

Zone d'affectation (headquarters area) – aux fins de la présente directive, région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

1.1 Autorisation

1.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages en service commandé et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et aux nécessités du service de l'employeur.

1.1.2 Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, le voyage doit être autorisé après coup par l'employeur.

1.1.3 Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur ne constituent pas un motif de remboursement ou non-remboursement. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.

1.2 Programmes de fidélité

1.2.1 Dans la mesure où l'État n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélité et utiliser les avantages offerts par l'industrie du voyage à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement.

1.3 Paiements en trop

1.3.1 Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements aux voyageurs qui ne sont pas conformes aux dispositions de la présente directive, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État.

1.4 Reçus

1.4.1 Lorsque le voyageur certifie que l'original du reçu ou la copie de celui-ci est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration personnelle doit remplacer le reçu.

1.5 Responsabilités

1.5.1 L'employeur doit :

1. établir la structure de délégation adéquate en vue de se conformer à la présente directive;
2. s'assurer que la présente directive est accessible au lieu de travail normal du fonctionnaire, pendant les heures de travail de ce dernier;
3. veiller à ce que, en consultation avec le fonctionnaire et son superviseur immédiat, le gestionnaire s'étant vu déléguer des pouvoirs :
   1. détermine s'il est nécessaire de voyager;
   2. fait en sorte que les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive; et
   3. veille à prendre des mesures d'adaptation tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive.
4. autoriser les voyages, y compris l'autorisation générale de voyager;
5. vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement avant que les frais ne soient remboursés;
6. traiter la demande d'indemnité de déplacement dans les meilleurs délais après avoir reçu une demande d'indemnité dûment remplie ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant;
7. faire en sorte que tous les préparatifs de voyage respectent les lois fédérales et les politiques de l'employeur qui s'appliquent, telles que l'équité en matière d'emploi et les langues officielles;
8. s'efforcer de dresser un horaire de travail qui laissera au voyageur le temps d'utiliser d'autres moyens de transport lorsqu'il éprouve une aversion pour les voyages en avion;
9. envisager la réinstallation d'un fonctionnaire plutôt que de le placer en déplacement de longue durée lorsque le déplacement est prévu pour une période de plus d'un an, sous réserve de l'accord du fonctionnaire; et
10. veiller à ce que le déplacement soit prolongé lorsqu'une situation d'urgence ou un événement tel qu'une éruption volcanique, une grève des compagnies aériennes, etc., rend impossible ou peu pratique le retour du voyageur à son lieu d'origine dans les délais prévus. L'employeur remboursera tous les frais de voyage raisonnables encourus qui ne sont pas couverts par une police d'assurance ou une autre autorisation.

1.5.2 Le voyageur doit :

1. prendre connaissance des dispositions de la présente directive;
2. consulter et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente directive, ce qui inclut l'autorisation générale de voyager;
3. informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins;
4. remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant aussitôt que possible après la fin du voyage. Lorsque le voyage dure plus d'un mois, le voyageur peut présenter une demande d'indemnité de déplacement provisoire avant la fin du voyage; et
5. être responsable de l'annulation des réservations au besoin, de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun.

1.5.3 Lorsque l'employeur et le fonctionnaire n'arrivent pas à trouver une solution aux obstacles qui nuisent aux personnes handicapées pouvant découler de l'application de la présente directive, l'employeur et le fonctionnaire doivent consulter un spécialiste de l'équité en matière d'emploi du ministère ou de la partie syndicale, ou les deux.

1.6 Fournisseurs, services et produits

1.6.1 Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent utiliser les fournisseurs, les services et les produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles. Cela inclut normalement l'utilisation d'une carte individuelle de voyage. Par contre, le fonctionnaire doit avoir accepté qu'une carte lui soit remise et doit accepter de s'en servir.

1.6.2 La préférence sera donnée à l'utilisation de fournisseurs, de services et de produits canadiens et respectueux de l'environnement.

1.6.3 En consultation avec le fonctionnaire, l'employeur utilisera la carte ministérielle de frais de voyage, dans la mesure du possible, pour payer d'avance les arrangements de voyage.

1.6.4 Si, en raison des circonstances, il n'a pas été possible de payer au préalable des dépenses de voyage, il faut rembourser au voyageur les frais réels et raisonnables appuyés par des reçus.

1.7 Avances de voyage

1.7.1 Si un fonctionnaire en déplacement décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées.

1.8 Formulaires applicables aux voyages

1.8.1 Il faut utiliser les formulaires ou les systèmes applicables aux voyages en service commandé pour obtenir une autorisation de voyager et pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.

1.9 Changement du lieu de travail temporaire (ne s'applique que dans la zone d'affectation)

1.9.1 Les dispositions de la présente section ne s'appliquent que dans la zone d'affectation.

1.9.2 Lorsqu'un fonctionnaire est tenu de se présenter à un lieu de travail permanent à un lieu temporaire pour une durée de moins de 30 jours civils consécutifs à partir d'un lieu de travail permanent, les dispositions de la présente directive doivent être appliquées.

1.9.3 Lorsqu'un fonctionnaire est tenu de se présenter à un lieu de travail permanent à un lieu temporaire pour une durée de 30 jours civils consécutifs ou plus, et que le fonctionnaire reçoit un préavis écrit de 30 jours civils avant le changement de lieu de travail, il doit se voir offrir soit :

1. le transport jusqu'au lieu de travail temporaire; ou
2. le taux par kilomètre payé pour la distance entre le domicile et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la valeur la plus faible.

1.9.4 Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé d'un changement de lieu de travail par écrit 30 jours civils avant ce changement, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pendant toute la durée du changement de lieu de travail, jusqu'à concurrence de 60 jours civils. Après le 60^e jour, le fonctionnaire doit bénéficier de l'un ou l'autre des moyens suivants :

1. le transport jusqu'au lieu de travail temporaire; ou
2. le taux par kilomètre payé pour la distance entre le domicile et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la valeur la plus faible.

2.1 Régimes d'assurance et indemnisation

2.1.1 Si un fonctionnaire tombe malade ou est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge, sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :

1. la convention collective ou toute autre autorisation régissant les conditions d'emploi, par exemple les congés pour accident du travail et les indemnités de départ;
2. la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État;
3. le Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation;
4. la Loi sur la pension de la fonction publique;
5. le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec;
6. le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique;
7. le Régime d'assurance-invalidité;
8. le Régime de soins de santé de la fonction publique (pour les frais médicaux et les frais d'hospitalisation qui ne sont pas payés en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État);
9. la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation en cas de poursuite civile intentée contre un fonctionnaire par une tierce partie; et/ou
10. l'assurance contractée dans le cadre de la passation d'un marché avec des fournisseurs ou pour l'obtention de services et de produits approuvés par le gouvernement.

2.1.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent à l'Appendice A.

2.1.3 Les fonctionnaires sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.

2.1.4 Les voyageurs qui souscrivent à une assurance supplémentaire ne peuvent pas se faire rembourser la prime, mais ont droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage en service commandé, sauf si cette assurance est fournie.

2.2 Assurance-automobile

2.2.1 Véhicules de l'État

Le gouvernement fédéral auto-assure ses propres véhicules et ceux loués par l'État lorsqu'ils circulent au Canada. L'assurance responsabilité de l'État s'étend aux fonctionnaires autorisés à conduire un véhicule appartenant à l'État ou loué par l'État lorsqu'ils sont en service commandé et lorsque le véhicule est utilisé aux fins du déplacement autorisé.

Lorsque le véhicule appartenant à l'État ou loué par l'État circule aux États-Unis d'Amérique (É.-U.A.), le conducteur doit être assuré en matière de responsabilité civile et contre les risques et les dommages corporels par une assurance commerciale, et la preuve de cette assurance doit être conservée dans le véhicule. C'est l'employeur qui souscrit cette assurance et qui la paie.

2.2.2 Véhicules de location

Une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile est exigée. Cette protection est généralement fournie par l'utilisation de la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV) ou la carte individuelle de voyage (CID). Toutefois, il incombe au voyageur de s'assurer qu'il dispose d'une couverture adéquate pour la location du véhicule. Lorsqu'une ou l'autre de ces cartes est utilisée pour réserver la location du véhicule et régler intégralement la location, le voyageur doit refuser la protection de l'assurance-collision sans franchise à la signature du contrat de location si elle est couverte par l'assurance de la carte de voyage. Lorsqu'une carte de crédit personnelle est utilisée et que la couverture gratuite n'est pas assurée ou lorsque la CMFV et la CID ne couvrent pas le type de véhicule dont l'utilisation est autorisée, le coût des primes de l'assurance-collision sans franchise est alors remboursé par l'employeur.

La protection de l'assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels est comprise dans les tarifs de location quotidiens des fournisseurs approuvés par le gouvernement aux fins de location de véhicules. Pour les voyages à l'extérieur du Canada, les voyageurs doivent souscrire une protection supplémentaire lorsque cela est requis. Le cas échéant, la prime est remboursée au fonctionnaire.

Les voyageurs ne peuvent être remboursés pour la prime d'assurance pour la protection personnelle en cas d'accident.

2.2.3 Véhicules motorisés particuliers

L'employeur n'assume pas à l'égard des véhicules motorisés particuliers quelque responsabilité financière et ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance. Par conséquent, les voyageurs doivent s'assurer que leurs véhicules motorisés particuliers sont assurés de façon adéquate avant d'utiliser ces véhicules pour des affaires gouvernementales.

Les véhicules motorisés particuliers utilisés en service commandé doivent, au minimum, être protégés par l'assurance-automobile de base requise dans la province/le territoire d'immatriculation du véhicule, laquelle assurance englobe la responsabilité civile et les dommages matériels. Toute prime supplémentaire nécessaire afin de porter la protection de l'assurance-automobile privée à hauteur de l'assurance-automobile de base requise n'est pas remboursable, y compris la réduction des franchises le cas échéant.

La prime supplémentaire est remboursée lorsqu'il est nécessaire de souscrire une assurance commerciale supplémentaire pendant la période de voyage en service commandé.

Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.

3.1 Module 1 – Voyages dans la zone d'affectation

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent quand un voyageur  effectue un voyage en service commandé dans la zone d'affectation au Canada ou à l'étranger.

3.1.1 Logement

Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé. Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions du Module 3 :

1. logement dans les locaux du gouvernement pour participer à des conférences avec hébergement, à des réunions ou à des cours de formation;
2. logement dans les établissements d'enseignement pour participer à des conférences en résidence, à des réunions ou à des cours de formation; ou
3. logement dans des établissements commerciaux seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les fonctionnaires sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes beaucoup plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.

3.1.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses d'affaires qui ne sont pas autrement couvertes qu'il engage, par exemple, les appels d'affaires, les photocopies, les services de traitement de textes, les télécopies, les connexions Internet, la location et le transport de machines de bureau nécessaires et le transport d'effets personnels nécessaires.

Les fonctionnaires dont l’horaire a été modifié pour des raisons indépendantes de leur volonté sont remboursés des frais de téléphone raisonnables qu’ils ont engagés pour faire face à des situations liées à l’horaire modifié du fonctionnaire.

Le cas échéant, l’employeur prend les dispositions nécessaires et rembourse les dépenses réelles et raisonnables encourues pour l’obtention de passeports et les frais connexes tels que les photos et les visas, ainsi que les inoculations, les vaccinations, les radiographies et les certificats de santé. Dans la mesure du possible, les services de Santé Canada ou de la Défense nationale seront utilisés pour les services médicaux.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

• l'utilisation des guichets automatiques;
• l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
• l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
• la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
• l'acquisition de chèques de voyage; et
• les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus. 

3.1.3 Eau en bouteille

Lorsque l’eau potable n’est pas facilement disponible, les frais raisonnables d'eau ordinaire en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.1.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas appuyées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.1.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des alternatives pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins de cette disposition, on entend par fournisseur de soins notamment :

• l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
• l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
• d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
• une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

• 50 $ CAD, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
• 100 $ CAD, par personne à charge, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge. Les déclarations ne seront pas acceptées.

Les montants précités s’appliquent lorsque :

1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
2. les fournisseurs de soins précités ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
3. l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, n’est pas prévu d’exercer la garde physique de la personne à charge; et
4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage indiquant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.1.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.1.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui est tenu de voyager en service commandé et qui est autorisé à passer la nuit en vertu du paragraphe 3.1.1 reçoit un remboursement de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu’il est énoncé à l’Appendice C ou D, selon le cas.

3.1.8 Assurances

Voir la Partie II et l'Appendice A.

3.1.9 Repas

À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.

Les frais de repas, excluant les boissons alcoolisées, appuyés de reçus, peuvent être remboursés jusqu’à la limite de l’indemnité pour les repas prévues à l’Appendice C ou D, selon le cas, dans les situations suivantes :

1. lorsqu'un fonctionnaire est tenu de travailler pendant ses heures normales de repas ou au-delà de celles-ci, et se trouve clairement dans une situation où les dépenses pour son repas sont plus élevées qu'elles ne le seraient normalement;
2. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions ou à des audiences publiques comportant des séances en fin de semaine ou les jours fériés;
3. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions et à des audiences publiques officielles qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités;
4. lorsque les représentants de l'employeur participent à des séances de négociation collective;
5. lorsque, en restant ensemble pour la pause-repas normale, les membres d'un groupe de travail ou d'un comité effectuant des études intensives améliorent leur efficacité; ou
6. lorsque le remboursement des frais de repas est manifestement raisonnable et légitime parce qu'ils découlent des fonctions du fonctionnaire.

Lorsqu’un repas est autorisé et que le voyageur engage des frais de repas supérieurs aux indemnités prévues dans des situations indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables engagées sont remboursées sur la base de reçus.

3.1.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.1.11 Transports

Le choix du moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses réelles liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées. Les dépenses visées sont notamment les frais ou droits pour services de transport obligatoires et légitimes, qui sont engagés pendant le déplacement, et qui ne sont pas payés autrement (p. ex. les droits d'amarrage, les péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport). Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

1. Commercial

   Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

   Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, sont remboursées.

2. Autres moyens de transport

   À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

   Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

3. Véhicules

   La norme applicable aux véhicules de location est un véhicule de série intermédiaire. L'utilisation d'un véhicule de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location pour un GPS sont également remboursés.

   Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

   S’il s’avère impossible ou peu pratique de se rendre dans un centre de location le jour du départ, il est possible d’autoriser la prise en charge des véhicules de location la veille du voyage.

   Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule motorisé particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

   Lorsque le fonctionnaire est autorisé à se servir d'un véhicule motorisé particulier en service commandé dans sa zone d'affectation, il sera remboursé selon les taux par kilomètre prévus à l'Appendice B.

   Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le fonctionnaire est de service à son lieu de travail. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette période de temps.

3.1.12 Voyage de retour au domicile la fin de semaine

Sans objet pour ce module.

3.1.13 Voyage de fin de semaine – Alternatives

Sans objet pour ce module.

3.2 Module 2 – Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée au Canada ou ailleurs dans le monde.

3.2.1 Logement

Sans objet pour ce module.

3.2.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses d'affaires qui ne sont pas autrement couvertes, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Les fonctionnaires dont l’horaire a été modifié pour des raisons indépendantes de leur volonté sont remboursés des frais de téléphone raisonnables qu’ils ont engagés pour faire face à des situations liées à l’horaire modifié du fonctionnaire.

Le cas échéant, l’employeur prend les dispositions nécessaires et rembourse les dépenses réelles et raisonnables encourues pour l’obtention de passeports et les frais connexes tels que les photos et les visas, ainsi que les inoculations, les vaccinations, les radiographies et les certificats de santé. Dans la mesure du possible, les services de Santé Canada ou de la Défense nationale seront utilisés pour les services médicaux.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

• l'utilisation des guichets automatiques;
• l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
• l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
• la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
• l'acquisition de chèques de voyage; et
• les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.2.3 Eau en bouteille

Lorsque l’eau potable n’est pas facilement disponible, les frais raisonnables d'eau ordinaire en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.2.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas appuyés par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.2.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des alternatives pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins de cette disposition, on entend par fournisseur de soins notamment :

• l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
• l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
• d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
• une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

• 50 $ CAD, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
• 100 $ CAD, par personne à charge, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge. Les déclarations ne seront pas acceptées.

Les montants précités s’appliquent lorsque :

1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
2. les fournisseurs de soins précités ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
3. l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, n’est pas prévu d’exercer la garde physique de la personne à charge; et
4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage indiquant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.2.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.2.7 Indemnité de faux frais

Sans objet pour ce module.

3.2.8 Assurances

Voir la Partie II et l'Appendice A.

3.2.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque déjeuner, dîner, et souper pendant son déplacement. L’heure à laquelle le déplacement commence et prend fin sera déterminée conformément au paragraphe 1.1.1. Le voyageur peut réclamer un repas s’il est en déplacement à l’heure à laquelle il prendrait normalement son repas ou à l’heure à laquelle il serait raisonnable de prendre un repas.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire déjeuner, dîner et souper, établie selon le début du quart du fonctionnaire. Pour plus de clarté, il est prévu que le fonctionnaire prenne son déjeuner avant le début de son service; par conséquent, le premier repas qui sera normalement remboursé est le dîner.

3.2.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.2.11 Transports

Le choix du moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses réelles liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées. Les dépenses visées sont notamment :

• les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
• les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
• la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
• les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
• les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes; et
• les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

1. Commercial

   Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

   La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

   La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

   Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées.

2. Autres moyens de transport

   À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

   Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

3. Véhicules

   La norme applicable aux véhicules de location est un véhicule de série intermédiaire. L'utilisation d'un véhicule de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

   Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

   S’il s’avère impossible ou peu pratique de se rendre dans un centre de location le jour du départ, il est possible d’autoriser la prise en charge des véhicules de location la veille du voyage. 

   Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule motorisé particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

   Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

   Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même un véhicule ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

   1. à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
   2. à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
   3. à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

   
    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule motorisé particulier au terminus pendant la période d'absence. 

   Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette période de temps. 

3.2.12 Voyages de retour au domicile la fin de semaine

Sans objet pour ce module.

3.2.13 Voyage de fin de semaine – Alternatives

Sans objet pour ce module.

3.3 Module 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des É.-U.A. – avec nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des É.-U.A.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

3.3.1 Logement

La norme en matière de logement est une chambre individuelle dans un environnement sécuritaire, bien situé et dotée d'un aménagement confortable.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément au paragraphe 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire doit servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire de l'employeur, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui choisissent de séjourner dans un hôtel après le 30^e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.3.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses d'affaires qui ne sont pas autrement couvertes, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Les fonctionnaires dont l’horaire a été modifié pour des raisons indépendantes de leur volonté sont remboursés des frais de téléphone raisonnables qu’ils ont engagés pour faire face à des situations liées à l’horaire modifié du fonctionnaire.

Le cas échéant, l’employeur prend les dispositions nécessaires et rembourse les dépenses réelles et raisonnables encourues pour l’obtention de passeports et les frais connexes tels que les photos et les visas, ainsi que les inoculations, les vaccinations, les radiographies et les certificats de santé. Dans la mesure du possible, les services de Santé Canada ou de la Défense nationale seront utilisés pour les services médicaux.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

• l'utilisation des guichets automatiques;
• l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
• l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
• la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
• l'acquisition de chèques de voyage; et
• les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.3.3 Eau en bouteille

Lorsque l’eau potable n’est pas facilement disponible, les frais raisonnables d'eau ordinaire en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.3.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas appuyées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.3.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des alternatives pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins de cette disposition, on entend par fournisseur de soins notamment :

• l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
• l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
• d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
• une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

• 50 $ CAD, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
• 100 $ CAD, par personne à charge, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge. Les déclarations ne seront pas acceptées.

Les montants précités s’appliquent lorsque :

1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
2. les fournisseurs de soins précités ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
3. l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, n’est pas prévu d’exercer la garde physique de la personne à charge; et
4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage indiquant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.3.6 Communications à domicile

Les communications à domicile sont incluses dans l'indemnité de faux frais.

L'exception suivante s'applique : Pour chaque période de trois jours consécutifs où le fonctionnaire est en déplacement à bord d'un navire et absent du port d'attache, le fonctionnaire est autorisé à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible. Lorsque des systèmes de communication par satellites sont disponibles et utilisés, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

3.3.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire tenu de voyager en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de journée passée en déplacement tel qu'énoncé à l'Appendice C.  

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier choisit d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers lieux au Canada et aux É.-U.A. dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.3.8 Assurances

Voir la Partie II et l'Appendice A.

3.3.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque déjeuner, dîner et souper pendant son déplacement. L’heure à laquelle le déplacement commence et prend fin sera déterminée conformément au paragraphe 1.1.1. Le voyageur peut réclamer un repas s’il est en déplacement à l’heure à laquelle il prendrait normalement son repas ou à l’heure à laquelle il serait raisonnable de prendre un repas.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31^e jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire déjeuner, dîner et souper, établie selon le début du quart du fonctionnaire. Pour plus de clarté, il est prévu que le fonctionnaire prenne son déjeuner avant le début de son service; par conséquent, le premier repas qui sera normalement remboursé est le dîner.

3.3.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

1. une période de repos convenable; et/ou
2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.3.11 Transports

Le choix du moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses réelles liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées. Les dépenses visées sont notamment :

• les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
• les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
• la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
• les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
• les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes; et
• les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule motorisé particulier pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

1. Commercial

   Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

   La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

   La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

   Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées.

2. Autres moyens de transport

   À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

   Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

3. Véhicules

   La norme applicable aux véhicules de location est un véhicule de série intermédiaire. L'utilisation d'un véhicule de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

   Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

   S’il s’avère impossible ou peu pratique de se rendre dans un centre de location le jour du départ, il est possible d’autoriser la prise en charge des véhicules de location la veille du voyage.

   Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule motorisé particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

   Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

   Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même un véhicule ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

   • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
   • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
   • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

   
    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule motorisé particulier au terminus pendant la période d'absence.

   Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette période de temps.

3.3.12 Voyage de retour au domicile la fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de retour au domicile la fin de semaine ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de retour au domicile la fin de semaine, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

1. l'horaire de travail permet son absence; et
2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Toutes les fins de semaine :

Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :

1. les frais de son maintien au lieu de déplacement pour la fin de semaine (c.-à-d. indemnités de logement, de repas et de faux frais, et autres indemnités pour les dépenses), si la réservation pour le logement a été annulée pour la fin de semaine; ou
2. si le fonctionnaire n'a pas annulé la réservation pour le logement, les indemnités de transport – voyage de retour au domicile la fin de semaine indiquées à l'Appendice C doivent s'appliquer.

Toutes les trois fins de semaine en moyenne :

Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les états continentaux des É.-U.A soit suffisamment éloigné de son domicile qu'un voyage toutes les fins de semaine au domicile soit impraticable.

Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au domicile est impraticable, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au domicile afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.3.13 Voyage de fin de semaine – Alternatives

Le recours à une alternative de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

1. Par le fonctionnaire

   À condition que le fonctionnaire ne soit pas tenu par l'employeur de demeurer au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

   Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

   Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en déplacement.

   Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de retour au domicile la fin de semaine.

2. Par l'époux, le conjoint de fait, ou une personne à charge du fonctionnaire

   En guise d'alternative aux voyages de retour au domicile la fin de semaine par le fonctionnaire, l'époux, le conjoint de fait, ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire au lieu de travail désigné si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son époux, son conjoint de fait, ou les personnes à charge.

3.4 Module 4 – Voyages internationaux hors du Canada ou des États continentaux des É.-U.A.

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des É.-U.A. ou lorsque le point de départ est situé hors du Canada et des continentaux des É.-U.A.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

Dans l'éventualité d'une situation exceptionnelle en raison d'hostilités ouvertes ou d'une catastrophe naturelle, le fonctionnaire en voyage à l'étranger peut avoir droit à une indemnité supplémentaire en vertu des Directives sur le service extérieur.

3.4.1 Logement

La norme en matière de logement est une chambre individuelle dans un environnement sécuritaire, bien situé et doté d'un aménagement confortable.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément au paragraphe 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire doit servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire de l'employeur, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice D. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui choisissent de séjourner dans un hôtel après le 30^e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.4.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses d'affaires qui ne sont pas autrement couvertes par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Les fonctionnaires dont l’horaire a été modifié pour des raisons indépendantes de leur volonté sont remboursés des frais de téléphone raisonnables qu’ils ont engagés pour faire face à des situations liées à l’horaire modifié du fonctionnaire.

Le cas échéant, l’employeur prend les dispositions nécessaires et rembourse les dépenses réelles et raisonnables encourues pour l’obtention de passeports et les frais connexes tels que les photos et les visas, ainsi que les inoculations, les vaccinations, les radiographies et les certificats de santé. Dans la mesure du possible, les services de Santé Canada ou de la Défense nationale seront utilisés pour les services médicaux.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

• l'utilisation des guichets automatiques;
• l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
• l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
• la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
• l'acquisition de chèques de voyage; et
• les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.4.3 Eau en bouteille

Lorsque l’eau potable n’est pas facilement disponible, les frais raisonnables d'eau ordinaire en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.4.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas appuyées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.4.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des alternatives pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins de cette disposition, on entend par fournisseur de soins notamment :

• l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
• l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
• d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
• une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

• 50 $ CAD, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
• 100 $ CAD, par personne à charge, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge. Les déclarations ne seront pas acceptées.

Les montants précités s’appliquent lorsque :

1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
2. les fournisseurs de soins précités ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
3. l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, n’est pas prévu d’exercer la garde physique de la personne à charge; et
4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage indiquant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.4.6 Communications à domicile

Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.

Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour des communications au domicile ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile.

3.4.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C ou D selon le cas, à compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier choisit d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers pays dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.4.8 Assurances

Voir la Partie II et l'Appendice A.

3.4.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque déjeuner, dîner et souper pendant son déplacement. L’heure à laquelle le déplacement commence et prend fin sera déterminée conformément au paragraphe 1.1.1. Le voyageur peut réclamer un repas s’il est en déplacement à l’heure à laquelle il prendrait normalement son repas ou à l’heure à laquelle il serait raisonnable de prendre un repas.

Les indemnités de repas sont remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C ou D à compter du 31^e jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées pour tous les frais de repas engagés le jour du déplacement en question sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire déjeuner, dîner et souper, établie selon le début du quart du fonctionnaire. Pour plus de clarté, il est prévu que le fonctionnaire prenne son déjeuner avant le début de son service; par conséquent, le premier repas qui sera normalement remboursé est le dîner.

3.4.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

1. une période de repos convenable; et/ou
2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.4.11 Transports

Le choix du moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses réelles liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées. Les dépenses visées sont notamment :

• les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
• les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
• la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
• les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
• les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes; et
• les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatif à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule motorisé particulier pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

1. Commercial

   Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

   La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

   Des voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsqu'ils sont disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue de départ du vol et se termine à l'heure d'arrivée au terminal à destination ou à l'escale de nuit ou au repos en escale correspondant à une escale de nuit. Dans le cas où les voyages par avion en classe affaires ne sont pas disponibles, toute classe tarifaire inférieure est autorisée, lorsqu’elle est disponible.

   La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

   Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées.

2. Autres moyens de transport

   À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

   Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

3. Véhicules

   La norme applicable aux véhicules de location est un véhicule de série intermédiaire. L'utilisation d'un véhicule de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

   Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

   S’il s’avère impossible ou peu pratique de se rendre dans un centre de location le jour du départ, il est possible d’autoriser la prise en charge des véhicules de location la veille du voyage.

   Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule motorisé particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

   Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

   Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même un véhicule ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

   • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
   • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
   • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

   
    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule motorisé particulier au terminus pendant la période d'absence.

   Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette période de temps.

3.4.12 Voyage de retour au domicile la fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de retour au domicile la fin de semaine ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de retour au domicile la fin de semaine, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

1. l'horaire de travail permet son absence; et
2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-après :

Le fonctionnaire peut planifier des voyages de retour à domicile la fin de semaine dans la limite du nombre maximum autorisé pour répondre à ses besoins personnels.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.4.13 Voyage de fin de semaine – Alternatives

Le recours à une alternative de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

1. Par le fonctionnaire

   À condition que le fonctionnaire ne soit pas tenu par l'employeur de demeurer au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. De tels arrangements doivent être pris en tenant compte du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, le fonctionnaire devra annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

   Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

   Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en déplacement.

   Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de retour au domicile la fin de semaine.

2. Par l'époux, le conjoint de fait, ou une personne à charge du fonctionnaire

   En guise d'alternative aux voyages de retour au domicile la fin de semaine par le fonctionnaire, l'époux, le conjoint de fait, ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire au lieu de travail désigné si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son époux, son conjoint de fait, ou les personnes à charge.

4.1 Agents d'escorte

4.1.1 Une période de repos convenable pour les fonctionnaires exerçant les fonctions d'agents d'escorte doit être de 16 heures pour les voyages entre 8 et 24 heures; et de 24 heures dans le cas des voyages d'une durée de plus de 24 heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

4.2 Officiers et équipages de navire

4.2.1 Le lieu de travail d'un officier de navire ou d'un membre d'un équipage de navire doit être réputé être un édifice adéquat, déterminé par l'employeur et situé :

1. au port d'attache du navire, dans le cas des fonctionnaires travaillant normalement à bord d'un navire; ou
2. à l'endroit où les fonctionnaires exercent normalement leurs fonctions lorsqu'ils ne travaillent pas à bord d'un navire.

4.2.2 Durant toute période où le fonctionnaire est tenu par l'employeur d'être à bord d'un navire indépendant (p. ex. un bâtiment, une drague ou un chaland munis d'installations permettant d'y dormir et d'y prendre ses repas), le fonctionnaire doit être considéré comme dans la zone d'affectation, que le navire y soit effectivement ou non. Dans ce contexte, il faut entendre par « période » tout le temps pendant lequel le fonctionnaire est affecté au navire et non seulement le temps qu'il passe à l'accomplissement même de tâches particulières quand il est de quart.

4.2.3 Si le navire indépendant lui-même se trouve à l'extérieur de la zone d'affectation réelle, le fonctionnaire doit être considéré comme étant en déplacement lorsqu'il est tenu par l'employeur de descendre à terre (sauf en cas de cantonnement à terre) et que, pendant cette absence, il reste à l'extérieur de la zone d'affectation réelle.

4.2.4 Dans les circonstances susmentionnées, le fonctionnaire est considéré en déplacement lorsqu'il est en congé de maladie, mais non lorsqu'il prend un congé autorisé. Toutefois pendant un congé autorisé, il a droit à ce que prévoient les dispositions sur les voyages que renferme sa convention collective, à condition que celles-ci s'appliquent dans les circonstances.

4.2.5 Le droit aux frais d'hébergement et aux indemnités de repas et faux frais pendant chaque période d'absence requise du navire sera régi par cette directive dans la mesure où elle s'applique. Nonobstant ce qui précède, le fonctionnaire ne doit pas être indemnisé pour ses repas et son logement pendant son séjour à terre, si sa convention collective contient des dispositions qui s'appliquent dans son cas.

4.2.6 À moins d'indications contraires dans la convention collective, aux fins de l'application des dispositions portant sur les voyages de retour au domicile la fin de semaine, le fonctionnaire ne doit pas être considéré comme en déplacement pendant la période qu'il passe à exercer ses fonctions habituelles à bord d'un navire indépendant.

4.2.7 Les dispositions qui se rapportent aux urgences ou au décès pendant les voyages en service commandé s'appliquent aux officiers et aux équipages de navire ainsi qu'aux membres d'autres groupes professionnels qui sont de service à bord d'un navire après que celui-ci a quitté le port d'attache, tout comme si ces fonctionnaires étaient en déplacement.

4.2.8 Pour chaque période de trois jours consécutifs où les fonctionnaires sont en déplacement à bord d'un navire et absents du port d'attache, les fonctionnaires doivent être autorisés à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible. Dans le cas des navires dotés de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

5.1 Décès en cours de déplacement

5.1.1 Si le fonctionnaire décède lorsqu'il est en déplacement, l'employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation. Les frais remboursés doivent être réduits de tout montant payable en vertu de quelque autre autorisation. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées :

1. à l'endroit où le décès est survenu, l'ambulance, le corbillard, l'embaumement, le coffre extérieur (mais non le prix d'un cercueil) et tout autre service ou article requis par les lois locales en matière de santé; et
2. le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation ou, si les survivants en expriment le vœu, jusqu'à tout autre lieu, jusqu'à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation. Les frais d'escorte qui s'ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu'une escorte est exigée par la loi.

5.1.2 Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.

5.2 Urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

5.2.1 Le remboursement des frais liées à l'utilisation d'un moyen de transport approprié telle qu'une ambulance ou un taxi doit être autorisé lorsqu'un fonctionnaire tombe malade ou se blesse et que, de l'avis de l'employeur, du fonctionnaire ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure nécessite que le fonctionnaire soit transporté à un établissement de soins médicaux, au lieu de travail, son lieu d'hébergement ou son domicile.

5.2.2 Le fonctionnaire sera remboursé des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où l'employeur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le fonctionnaire aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorisation.

5.2.3 Le fonctionnaire qui tombe malade ou qui est blessé alors qu'il se trouve à l'étranger doit, dans la mesure du possible, recevoir l'avance comptable nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces avances pourront être remboursées à l'employeur en vertu d'une police d'assurance privée, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorité.

5.2.4 Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du fonctionnaire résultant d'une maladie ou d'une blessure justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais de déplacement réels et raisonnables peuvent être remboursés comme si cette personne était un fonctionnaire.

5.2.5 Le fonctionnaire peut être autorisé à retourner plus tôt ou plus tard que prévu, selon le cas, en raison d'une maladie ou d'un accident personnel, ou en cas d'une situation d'urgence à son domicile (p.ex. maladie grave selon l'avis d'un médecin, incendie, inondation, tempête de verglas).

5.2.6 Si un voyage de retour au domicile est effectué en vertu du présent article, il ne faut pas en tenir compte lorsqu'il s'agit de déterminer l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de retour au domicile la fin de semaine.

5.2.7 Lorsqu'un voyage de retour au domicile pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais réels et raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.

Le 1^er décembre 2026

Note : Les protections d’assurance varient selon le profil du fonctionnaire et ses besoins particuliers. Il est conseillé de vérifier toutes les protections d’assurance.

En vigueur : le 1^er octobre 2026

Les taux payables en cents par kilomètre pour l'utilisation de véhicules motorisés particuliers utilisés dans le cadre de déplacements en service commandé sont indiqués ci-dessous. 

Note : Le taux kilométrique payable lorsqu'un véhicule motorisé particulier immatriculé au Canada est conduit en service commandé dans plus d'une province ou aux États-Unis d’Amérique (É.-U.A.) est le taux applicable à la province ou le territoire d'immatriculation du véhicule.

Pour des raisons de commodité, les taux au millage/kilométrage du Ministère des Affaires mondiales Canada (AMC) :

Module 3 : AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d'Amérique 
Module 4 : AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères/

• Indemnité pour logements particuliers non commerciaux
• Indemnités de repas
• Indemnité de faux frais
• Indemnités de transport pour voyages de retour au domicile la fin de semaine 

En vigueur : le 1^er octobre 2026

1. Canada (CAD, taxes incluses)

2. États-Unis d'Amérique (É.-U.A.)

Les indemnités applicables aux É.-U.A. sont identiques à celles du Canada, mais elles sont versées en devises américaines. L'Alaska suit les tarifs du Yukon.

* Note : Voir les indemnités de repas et de faux frais des É.-U.A. (Hors des États continentaux des É.-U.A. 
SEULEMENT : Guam, Hawaï, Îles Vierges, Îles Mariannes du Nord et Porto Rico) à l'Appendice D et versées en devises américaines.

3. Appendice D – Note explicative

Pour tous les endroits de l'Appendice D suivis d'un astérisque (*) pour l'ensemble des trois repas (dépenses raisonnables et justifiables, reçus requis), les indemnités de faux frais tiennent compte du montant indiqué à l'Appendice C, pour le Canada et les É.-U., et versées en dollars canadiens (CAD).

Cet appendice est mis à jour régulièrement.  Veuillez consulter la version en ligne pour les taux les plus récents.

1^er décembre 2026

(Référez-vous aux appendices connexes A, B, C et D de la Directive sur les voyages, ainsi qu’AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d’Amérique ou AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Note : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager – EXERCICE FINANCIER : _____________________________________

Autorisation générale de voyager – Numéro de suivi : ___________________________________________

Nom du fonctionnaire : ___________________________________________________________________

Ministère : ____________________________________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (A/M/J) : ______________________________________

Signature du gestionnaire délégué : ____________ Date (A/M/J) : _________________________________

Autorisation générale de voyager – Lieu géographique : __________________________________________

Date de début (A/M/J) : ______________ Date de fin (A/M/J) : _____________________________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ______________________________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : ___________________________________

Avance de voyage : OUI ___ NON ___
Montant maximal de l’avance de voyage précisée : _____________________________________________

But du voyage : _________________________________________________________________________

1^er décembre 2026

(Référez-vous aux appendices connexes A, B, C et D de la Directive sur les voyages, ainsi qu’AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d’Amérique (É.-U.A.) ou AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Note : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager – EXERCICE FINANCIER : _____________________________________

Autorisation générale de voyager – Numéro de suivi : __________________________________________

Nom du fonctionnaire : __________________________________________________________________

Ministère : ___________________________________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (A/M/J) : ______________________________________

Signature du gestionnaire délégué : ____________ Date (A/M/J) : ________________________________

Autorisation générale de voyager – Lieu géographique : _________________________________________

Date de début (A/M/J) : ______________ Date de fin (A/M/J) : ____________________________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ____________________________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : __________________________________

Avance de voyage : OUI ___ NON ___
Montant maximal de l’avance de voyage précisée : _____________________________________________

But du voyage : ________________________________________________________________________

1^er décembre 2026

(Référez-vous aux appendices connexes A, B et C de la Directive sur les voyages, ainsi qu’AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d’Amérique.)

Note : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement

Autorisation générale de voyager – EXERCICE FINANCIER : _____________________________________

Autorisation générale de voyager – Numéro de suivi : __________________________________________

Nom du fonctionnaire : __________________________________________________________________

Ministère : ___________________________________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (A/M/J) : ______________________________________

Signature du gestionnaire délégué : ____________ Date (A/M/J) : ________________________________

Autorisation générale de voyager – Lieu géographique : _________________________________________

Date de début (A/M/J) : ______________ Date de fin (A/M/J) : ____________________________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ____________________________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : __________________________________

Avance de voyage : OUI ___ NON ___
Montant maximal de l’avance de voyage précisée : _____________________________________________

But du voyage : ________________________________________________________________________

le 1^er décembre 2026

(Référez-vous aux appendices connexes A, B et D de la Directive sur les voyages, ainsi qu’AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Note : Ce document constitue un outil visant uniquement à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager – EXERCICE FINANCIER : _____________________________________

Autorisation générale de voyager – Numéro de suivi : __________________________________________

Nom du fonctionnaire : __________________________________________________________________

Ministère : ___________________________________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (A/M/J) : ______________________________________

Signature du gestionnaire délégué : ____________ Date (A/M/J) : ________________________________

Autorisation générale de voyager – Lieu géographique : _________________________________________

Date de début (A/M/J) : ______________ Date de fin (A/M/J) : ____________________________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ____________________________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : __________________________________

Avance de voyage : OUI ___ NON ___
Montant maximal de l’avance de voyage précisée : _____________________________________________

But du voyage : ________________________________________________________________________

1er décembre 2026

Note : Ce modèle est fourni uniquement à titre indicatif afin d’illustrer les renseignements devant être fournis dans la déclaration à présenter lorsque l’original ou la copie d’un reçu a été perdu, détruit par inadvertance ou ne peut pas être obtenu. Les montants ci-dessous doivent inclure toutes les taxes payées.

Détails du reçu :